Согласование документов в word - Word и Excel - помощь в работе с программами

При параллельном согласовании документа возникает необходимость редактирования несколькими пользователями одновременно одного и того же документа. Вариантов по одновременному согласованию документа существует много (от редактирования каждым пользователем своего абзаца, с последующим сведением таких абзацев в единый документ, до одновременного редактирования документа в браузере (Google Docs, MS Office 365, облако МойОфис)). Подробнее об основных кейсах одновременного согласования можно почитать в этой статье.

Одним из способов решения проблемы одновременного редактирования документа является создание для каждого согласующего пользователя отдельной версии (или копии документа) на основе оригинала, а затем слияния всех созданных версий (копий документов) в одну, с учетом проведенных пользователями правок.

При этом есть различные вариации:

«Слияние версий». Согласующие пользователи вносят правки в текст своего документа. Тексты документов сводятся в один. Инициатор документа, учитывая правки согласующих в тексте, редактирует документ и отправляет его на повторное согласование;
«Слияние примечаний». Согласующие пользователи добавляют примечания к тексту, не изменяя при этом сам текст. Примечания к документу сводятся. Инициатор документа, учитывая примечания согласующих, редактирует документ и отправляет его на повторное согласование;
«Смешанный вариант». Пользователи могут изменять текст и добавлять примечания.

Какую из вариаций выбрать, нужно решать в каждом случае индивидуально. Если предполагается, что согласующих будет много и инициатор документа будет сводить все замечания согласующих, то возможно, инициатору проще будет учитывая все пожелания согласующих, самому доработать документ. Т.е. в этом случае у согласующих будет возможность только добавлять примечания к тексту, без возможности редактирования текста. А инициатору не придется думать, что же делать со словосочетанием, которое исправили все согласующие и каждый из них изменил его по-своему.

В этой статье рассмотрен вариант программной реализации кейса по одновременному согласованию документа с использованием объектной модели MS Word (ОМ). При этом можно использовать все три вариации на выбор (слияние версий, слияние примечаний или смешанный вариант).

В MS Word существует возможность выполнить объединение исправлений из копий документа в один документ. Как это сделать видно на скриншоте ниже:

Аналогичный функционал можно реализовать, используя ОМ. Для этого в ОМ начиная с MS Word 2010 появился метод по слиянию документов MergeDocuments. Метод позволяет слить два документа в один.

Для того, чтобы слить несколько копий документов можно воспользоваться следующей схемой:

Сначала сливаются первые две копии документа, затем сливаются полученный документ со следующей копией и т.д. пока не сольются все копии в один документ.

Для реализации получен примерно такой код:

  // в SourceFileList - содержится список имен файлов копий документа

  Count = SourceFileList.Count
  if Count > 0

    wdCompareDestinationNew = 2                               // в новый файл
    wdGranularityWordLevel  = 1                               // по словам
    wdFormatDocumentDefault = 16                              // DOCX - по умолчанию

    WordApplication = CreateObject("Word.Application")
    
    FirstFile = SourceFileList.Values(0)
    Ext = ExtractFileExt(FirstFile)
    TmpFolder = GetTempFolder() 
    MergeFileTemplate = TmpFolder & "merge_%s_%s" & Ext
    
    MergeFile = ''
    Idx = 1                                                    // сразу со второго файла
    while Idx < Count
      SecondFile = SourceFileList.Values(Idx)
      
      FirstDoc  = WordApplication.Documents.Open(FirstFile)    
      SecondDoc = WordApplication.Documents.Open(SecondFile)

      MergeDoc = WordApplication.MergeDocuments(FirstDoc; SecondDoc; wdCompareDestinationNew; wdGranularityWordLevel)
  
      FirstDoc.Close      
      SecondDoc.Close

      if MergeFile <<>> ''
        DeleteFile(MergeFile)
      endif
      
      MergeFile = Format(MergeFileTemplate; ArrayOf(Idx; NewID()))  
      MergeDoc.SaveAs2(MergeFile; wdFormatDocumentDefault)
      MergeDoc.Close

      FirstFile = MergeFile

      Idx = Idx + 1
    endwhile 

    WordApplication.Quit
    WordApplication = nil
    
    FirstDoc  = nil
    SecondDoc = nil
    MergeDoc  = nil
    
    if Assigned(ResultFile)
      MoveFile(MergeFile; ResultFile)
    else
      ResultFile = MergeFile    
    endif

    Result = ResultFile
  endif

Пусть согласование документа проводят Иванов, Петров, Сидоров. Инициатор подготавливает документ и отправляет согласующим. Для каждого согласующего создается своя копия документа и приходит задание с вложенной индивидуальной копией документа.

Иванов решил, что никакие изменения не нужны, а Петров и Сидоров внесли изменения в текст документа, а также добавили примечания:

Копия документа Иванова:

Копия документа Петрова:

Копия документа Сидорова:

После внесения изменений, согласующие выполняют задание на согласование. Проводится слияние копий документов. В результате чего получается итоговый документ, который получит инициатор:

Если необходимо, чтобы согласующие могли добавлять только примечания к тексту (без возможности его правки), то предварительно каждую копию документа необходимо защитить от редактирования методом Protect.

Применять данное решение рекомендуется только, если одновременных процессов по согласованию будет мало, так как при увеличении «процессов слияния документов» увеличивается количество запускаемых процессов Word. А они, в большом количестве, не позволяют системе чувствовать себя хорошо (зависают, некорректно завершаются). Необходимо убедиться, что при завершении слияния процесс Word корректно завершился (а если это не так, то спроектировать механизм, позволяющий это сделать наподобие того, как сделано тут). Также стоит учитывать, что при большом объеме документа процесс Word может работать долго.

Плюсы описанного решения

— Относительно нетрудоёмко;

— Не нужно разрабатывать специальных алгоритмов по слиянию документов.

Минусы

— Нестабильная работа при большом количестве одновременных процессов по слиянию документов или при больших объемах документа.

Источник

Показываем, как оформить гриф и визу согласования на бумажном проекте документа, как сделать отдельный лист согласования, как эту процедуру можно провести в электронном виде при помощи MS Outlook или в СЭД.

Давайте разберемся в том, как оформляется согласование. В каждой организации, конечно, установлены свои варианты и их комбинации. Мы же постараемся показать возможные.

Внешнее согласование

Для внешнего согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует использовать гриф согласования на проекте документа. Напомню, что гриф согласования – это реквизит, который выражает согласие другой организации, не являющейся автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 7.0.8-2013, определение 56).

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Пример 1. Образец грифа согласования, который чаще всего используется на практике

Пример 2. Образец грифа согласования (с расположением на документе и составом элементов по ГОСТ 6.30-2003)

Внутреннее согласование

1. Визирование документа (виза согласования)

Данная форма согласования наиболее часто используется небольшими организациями, где список согласующих лиц достаточно ограничен, либо для документов, которые согласуют пара-тройка человек.

Однако данный способ совсем не удобен для крупных компаний, список согласантов которых достигает десятка (возможно и больше) должностных лиц.

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять визу согласования подобно грифу согласования, но без указания самого слова «СОГЛАСОВАНО» и наименования организации в составе должности согласующего (при внутреннем согласовании и так понятно, что данное должностное лицо работает в организации – авторе документа). Следующее отличие: внутреннее согласование проекта возможно при наличии замечаний к нему, которые должны быть приложены.

Фрагмент документа

3.24. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Пример 3. Образец визирования документа

2. Лист согласования

На практике достаточно часто можно встретить сбор виз согласования проекта документа не на нем самом, а на его листе согласования.

Лист согласования (визирования) документа – это часть официального документа с отметками (визами) о согласовании (ГОСТ Р 7.0.8-2013).

В разных организациях его форма может сильно отличаться. С учетом указанного определения отметим, что допускается использование в нем именно отметки о согласовании, а не визы согласующего. Поэтому распечатки из СЭД и MS Outlook (об этом позже, см. Рисунок 4 и Пример 6) являются не чем иным, как листами согласования.

Хочу отметить, что визирование на самом проекте документа или сбор «живых» подписей на бумажном листе согласования является наиболее надежным вариантом, т.к. согласующий от своей личной подписи вряд ли потом откажется.

Пример 4. Образец листа согласования, который используется в нашей кредитной организации

Пример 5. Образец классического листа согласования

3. Согласование по электронной почте (например, в MS Outlook)

Сбор «живых» подписей на проекте документа или на листе согласования отнимает достаточно времени. Да и сама суть процесса согласования не проста. Потому службы делопроизводства пытаются упростить жизнь и себе, и согласующим. Одним из вариантов такого упрощения является использование электронного согласования. И даже если у вас нет СЭД со специальным делопроизводственным функционалом, то обычная электронная почта скорее всего установлена на компьютерах всех согласующих лиц. А, между прочим, при помощи MS Outlook вполне можно организовать электронное согласование рассылаемых по ней файлов.

Кратко поясню, как этим можно пользоваться:

При создании письма в разделе «ПАРАМЕТРЫ» выбираем «КНОПКИ ГОЛОСОВАНИЯ». При нажатии нам будет предложен выбор ответа «Одобрить / Отвергнуть», «Да / нет», «Да / нет / возможно» или другой, который вы зададите сами:

Рисунок 1

Рисунок 2

Рисунок 3

Рисунок 4

Однако хочу отметить, что у этого варианта есть и минусы. Согласующий всегда может сказать, что с его компьютера в его отсутствие кто-то другой проголосовал. Подобные недоразумения компании стараются решать:

либо путем использования электронной цифровой подписи каждым участником процесса (очень затратный механизм),
либо во внутренних положениях (например, «о безопасности», «об использовании автоматизированного рабочего места» и др.) стараются обязать сотрудников использовать для работы только свой компьютер, а покидая, блокировать его паролем.

4. Согласование в СЭД

Еще более прогрессивным способом согласования документов является использование различных систем электронного документооборота.Принцип работы прост:

Инициатор заводит некую заявку в СЭД (ДЕЛО, Босс-референт, Directum или др.) и прикладывает проект документа.
Согласующие, рассмотрев проект, оставляют свои комментарии и голосуют.
Инициатор может вывести итог голосования на печать и приложить к проекту документа для подписания. Как правило, этот «итог» (лист согласования) подтверждает своей подписью ответственный работник службы делопроизводства.

* * *

У нас в организации принято использовать две формы согласования на усмотрение инициатора:

сбор «живых» виз на бумажном листе согласования или
согласование в СЭД – при этом тоже формируется лист согласования, но заполненный автоматически (показан в Примере 6).

Однако сочетание этих способов при согласовании одного документа у нас запрещено, т.к. одни согласующие не увидят комментариев других. Лист согласования, выведенный на печать из СЭД, обязательно заверяется подписью руководителя СДОУ.

Пример 6. Лист согласования, выведенный из СЭД

Источник

Как в ворде сделать согласовано и утверждаю

Рекомендуемая разметка текста

Согласовано
Начпупс Пофигов

Утверждаю
Гендир Шишка

Работа с таблицами

Столбцы с цифрами лучше воспринимаются, если они выровнены по правому краю.
В столбцах не следует указывать единицы измерения вместе с цифрами. Не следует отделять пробелом разряды чисел. Не следует отделять дробную часть точкой вместо запятой. Не следует оставлять пустые ячейки или ставить в них прочерк (лучше поставить 0). Всё это вызывает неправильную работу механизма автоматического пересчёта. В Microsoft Word единицы измерения указываются в заголовке столбца. В Microsoft Excel задаётся соответствующий формат ячеек, тогда единица измерения добавляется к цифрам автоматически и не сбивает расчёты.
В Microsoft Word для суммирования столбца чисел можно применять формулу «=SUM(ABOVE)». Но результат автоматически не обновляется. После изменений в столбце необходимо щёлкнуть правой кнопкой мышки по полю, содержащему формулу, и выбрать пункт «Обновить».

Новый гост для оформления документов

Этот гост добровольный — его можно не использовать или применять частично. Но если у вас нет корпоративных стандартов, дизайнера или верстальщика, а хочется составить понятный документ, его стоит иметь в виду. Все-таки это гост, он утвержден и действует. Там есть здравые требования, но есть кое-что странное и даже опасное.

Мы прочитали его весь — вот главное.

Как составлять документы по госту

Вот несколько советов из стандарта:

Используйте бесплатные шрифты: Times New Roman, Arial, Verdana.
Выравнивайте заголовки по левому краю или по центру, а текст — по ширине.
В заголовке пишите не только название, но и содержание документа — о чем он.
Отметку о коммерческой тайне ставьте вверху справа. Советуем на каждом листе.
У адресата инициалы пишите после фамилии, а в подписи — перед ней.
Если адресат — фирма, то указывайте его в именительном падеже, а если человек — в дательном («кому»).
Печать не должна заходить на подпись.
Резолюцию можно ставить в любом месте или на отдельном бланке.
На копии надо написать, где находится подлинник.
Утвердите формы бланков с реквизитами документов, чтобы каждый раз не заполнять заново.

Зачем гост для документов

В России, как и в любой стране, пишут много документов: и чиновники, и бизнес, и мы с вами. От того, как документ оформлен, зависит, насколько легко его прочитать, найти нужное и ответить. Если все договорятся, что адресат там-то, заголовки выглядят так-то, а лучший шрифт для работы такой-то, то всем будет немного легче работать.

У каждой компании и в каждом ведомстве могут быть свои правила оформления документов. Но когда в стране есть об этом гост, компании и ведомства могут основывать свои правила на нем, а не изобретать каждый раз с нуля.

Этот гост — такая опорная точка: вы можете его не придерживаться, но если нужен ответ на вопрос «Как правильно с точки зрения России?» — вот он, этот ответ.

Применять или не применять гост — решайте сами. Штрафов за это нет. Но если вы где-то публично заявите: у нас, мол, документы по госту, — тогда уже должны применять обязательно.

Когда документ на нескольких страницах

Если документ из нескольких страниц, начиная со второй, их нужно нумеровать. Номер ставят посередине верхнего поля. Отступ сверху — минимум 10 мм. Можно печатать с двух сторон листа, но тогда поля боковые должны совпадать.

У некоторых документов может быть титульный лист. Например, у устава компании, отчета или пакета документов для торгов. Если хотите оформить титульный лист по правилам, в госте есть схема.

Шрифты — бесплатные

Шрифты рекомендуют такие:

Times New Roman, размеры 13, 14.
Arial, 12, 13.
Verdana, 12, 13.
Calibri, 14.

Или похожие по начертанию и размеру.

В таблицах шрифт может быть мельче. Важные реквизиты можно выделять полужирным: например, адресата заявления или заголовок документа.

Отступы и интервалы

Абзацный отступ — 1,25 см.

Заголовки разделов — с таким же абзацным отступом слева или по центру.

Вот требования к интервалам:

Для текста — 1—1,5 межстрочных интервала.
Если нужно уменьшить масштаб документа — тогда через 2 интервала.
Между буквами — обычный.
Между словами — один пробел.
Реквизиты из нескольких строчек — через 1 интервал.
Группы реквизитов — с дополнительным интервалом между группами.

Минимальные поля для всех документов:

левое — 20 мм;
правое — 10 мм;
верхнее — 20 мм;
нижнее — 20 мм.

Если документ хранится больше 10 лет — левое поле должно быть минимум 30 мм. Но все это логично использовать для бумажных документов, потому что их скрепляют, прошивают, а края бумаги за годы могут истрепаться. Для электронных документов это не так важно, но гост почему-то этого не учитывает, хотя для электронных документов он тоже работает.

Выравнивание — по ширине

Документы по госту нужно выравнивать по ширине листа.

Если реквизиты пишут в углу, то самая длинная строчка должна быть не больше 7,5 см. Это примерно треть формата А4.

Если реквизиты документа не в углу, а по центру, их тоже нельзя растягивать на всю ширину. Максимум на 12 см — это половина ширины листа.

От редакции: выравнивая документ по ширине листа, включите переносы, иначе между словами будут огромные дыры. Либо люди, которые составляли гост, не знают об этом эффекте, либо у них нет глаз или вкуса.

Реквизиты документа

Товарный знак или логотип — вверху посередине или слева. Можно указать название компании, магазина или бизнеса — которое неофициальное, но к нему привыкли.

В верхней части документа нужно написать, какая компания его составила, ее адрес, телефон и электронную почту, ИНН , ОГРН и другие реквизиты с учетом назначения документа.

По госту нужно написать и название документа. Это не касается только деловых и служебных писем. Если это приказ — нужно так и указать.

Дату ставят вверху. Причем не ту, когда составили документ, а когда подписали. Форматы даты такие:

19.10.2018;
19 октября 2018 г.

Отметка о коммерческой тайне

Если в документе есть что-то секретное, нужно написать об этом прямо в реквизитах. В старом госте такого вообще не было. Слова «Коммерческая тайна», «Только для служебного использования» или «Конфиденциально» нужно писать в правом верхнему углу. Если документ на нескольких листах, пишут на титульном.

И это странная рекомендация, потому что по закону такую отметку нужно ставить на каждом листе. Мы советуем ставить на каждом: иначе потом не докажете, что конфиденциальный весь документ, а не только обложка.

Как указать адресата: кому и куда

Адресатом может быть фирма или человек. Его всегда пишут справа — под реквизитами автора документа или в верхнему углу. Тут есть изменения по сравнению с прежними правилами.

Если адресат — человек, нужно писать в дательном падеже:

Если адресат — компания, тогда название пишут в именительном падеже, хотя это тоже «кому»:

Министерство финансов Российской федерации

Если адресат — подразделение или филиал, название фирмы пишут в именительном, а подразделение и должность — в дательном падеже:

ООО «Завод Литий»
Начальнику транспортного цеха
Петрову П. П.

Смотрите, как изменилось место для инициалов адресата. По старому госту их следовало писать перед фамилией:

А теперь — после фамилии:

А еще можно добавить «г-ну» или «г-же». Раньше так было не принято.

Если адресатов несколько

По госту в документе не должно быть больше четырех адресатов. Если их все-таки больше, тогда есть два варианта:

составить отдельный список адресатов и к нему приложить документ;
указать адресатов без фамилий, просто: руководителям филиалов такого-то банка.

Перед каждым следующим адресатом не нужно писать слово «копия».

Судя по всему, гост не учитывает особенности электронных документов. В них адресата на бланке можно не указывать. Или их может быть больше четырех без потери информативности. А еще в электронной переписке и электронных документах физически невозможно перечислить адресатов отдельным списком.

Заголовок документа

Из заголовка должно быть понятно не только что это за документ, но и о чем он.

Плохой заголовок	Хороший заголовок
Приказ	Приказ о повышении заработной платы

Заголовок документа выравнивают по левому краю или по центру. Если документ из 4—5 строк, можно без заголовка. Раньше тоже было можно, но для формата А5. Теперь условие о формате убрали, потому что гост касается и электронных писем тоже.

Если есть ссылки на другие документы

Если документ составили на основе какого-то закона, письма, постановления, внутреннего приказа компании, то его нужно указывать со всеми реквизитами: номером, датой, составителем, названием.

Если есть приложения, их перечисляют внизу, нумеруют список и указывают количество страниц.

От какого лица писать текст

Это зависит от вида документа. В коммерческом предложении покупателю можно писать как захочется. Но в официальных документах, уставах и кадровых приказах так лучше не делать.

Основы делопроизводства

ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1. ПОРЯДОК УТВЕРЖДЕНИЯ И СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Гриф утверждения

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лиц утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Генеральный директор ОАО «Рога и копыта»

О.И. Бендер 18.12.2005

При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения со- стоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ)

(без кавычек), названия утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

приказом директора предприятия 20.03.2006 № 264/18

протоколом общего собрания акционеров от 17.03.2006 № 14

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать эле- менты относительно самой длинной строки, например:

приказом директора предприятия 20.12.2003 № 264/18

-акты (проверок, ревизий, приема законченных работ, оборудования, списания, экспертизы, передачи дел, ликвидации организаций );

-договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности);

-задания (на проектирование объектов, на кап. строительство, на проведение НИР, ОКР и технологических работ);

-инструкции (должностные, техники безопасности, внутреннего трудового распорядка, документационному обеспечению управления);

-нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.);

-отчеты (о производственной деятельности, командировках, НИР и т.д.);

-перечни (должностей работников с не нормируемым рабочим днем; типовых документов с указанием сроков хранения и т.д.)

-планы (производственные, НИР, строительно-монтажных работ, проектно- изыскательских работ, внедрения новой техники, по капитальному ремонту, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

-программы (командировок, проведения работ и мероприятий);

-положения (о структурном подразделении, премировании, о персонале организации);

-расценки на производство работ;

-структура и штатная численность;

-штатные расписания и изменения к ним;

-смета расходов средств организации;

-смета расходов на содержание специалистов организации.

Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации),

личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Главный бухгалтер ЗАО «Компания АБВ»

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей, форме например:

Протокол заседания Правления страховой компании «АБВ» от 21.09.2005 № 12

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа рекомендуется осуществлять в следующей очередности:

-с организациями, интересы которых затрагивает документ;

-с организациями, занимающимися научными исследованиями в области, к которой имеет отношение содержание документа;

-с общественными организациями (при необходимости);

-с органами государственного контроля (надзора) в определенной области (санитария, экология, пожарный надзор и т.п.);

-с вышестоящими или межотраслевыми органами в случаях, когда законодательством предусмотрена возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Виза согласования

Используется для внутреннего согласования документов. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему. Состав должностных лиц, визирующих документ, определяется нормативными актами (положениями, инструкциями) организации. Отказ от визирования не допускается.

Виза согласования включает:

личную подпись визирующего;
ее расшифровку (инициалы и фамилию);
дату;
при необходимости — должность визирующего, например:

международных связей К.И.Смехов

При согласовании возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «С п.7 не согласен», «Замечания прилагаются» и т.п.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Внутреннее согласование целесообразно проводить в следующей последовательности:

Последовательность согласования документа

-руководитель структурного подразделения, где составлен документ;

-заинтересованные должностные лица других подразделений предприятия;

-общественные организации (при необходимости);

-руководитель финансовой или бухгалтерской службы;

-заместитель руководителя предприятия, курирующий данное направление деятельности;

-руководитель юридической службы или юрисконсульт предприятия.

Виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом. Виза ознакомления служит письменным подтверждением факта доведения документа до сведения работника и начинается словами: «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Ставится на наиболее важных документах, подтверждая их подлинность. Печати делятся на гербовые и простые. Гербовая печать – круглая с изображением в центре герба РФ, по окружности указывается полное название учреждения. Печати с воспроизведением герба могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента РФ от 30.11.93 г № 2050.

В коммерческих структурах применяются простые круглые печати, приравненные к гербовым для государственных организаций.

Простые печати бывают различной геометрической формы – круглые, прямоугольные, треугольные, овальные. На них обычно воспроизводится название структурного подразделения организации. Их используют для самых различных

целей – от проставления на копиях документов до применения при опечатывании дверей, пакетов и т.д.

Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ. Иногда это место помечают буквами «МП» или изображением круга с пометкой «ставить точно в круг». Оттиск печати должен хорошо читаться.

Перечень документов, на которых ставится печать:

Акты, доверенности, договоры, задания на проектирование и технические, заявки, исполнительные листы, заявления (на аккредитив и т.д.), заключения и отзывы, нормы расхода драгоценных металлов, гарантийные письма, платежные поручения, протоколы согласования планов поставок, реестры чеков, сметы расходов, штатные расписания и изменения к ним, спецификации продукции, образцы оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право совершения хозяйственных операций, Устав организации, справки о начисленной зарплате.

Источник

Составление листа согласования договора происходит перед заключением договора. Это отдельный бланк, в котором прописываются все корректировки и пожелания к документу, регулирующему взаимоотношения между сторонами или их отсутствие, а также фиксируются подписи ответственных за содержание договора лиц.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк листа согласования договора .docСкачать образец листа согласования договора .doc

Зачем нужен лист согласования

Как известно, в любой сделке всегда участвуют минимум две стороны. Обычно письменный договор, по которому предстоит работать, предоставляет исполнитель и договор этот, как правило, типовой. Понятно, что он не всегда может устраивать вторую сторону в полном объеме, причем спорные моменты могут касаться самых разных аспектов: сроков изготовления, формы оплаты, нюансов производства или поставки продукции и т.д.

Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый. Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы. Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски.

Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Типы листа согласования

Данный документ может быть:

универсальным, т.е. имеющий одинаковую структуру и перечень согласовывающих лиц для всех договоров, заключаемых на предприятии;
индивидуальным (в этом случае каждый раз формируется отдельный бланк со списком только тех специалистов, которые должны согласовывать тот или иной тип договора).

Порядок заполнения листа согласования

При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении.
С договором знакомятся:

руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую,
юрисконсульт
представитель отдела бухгалтерии
сотрудник службы безопасности
заместитель директора и т.д.

При этом следует учесть, что есть всего два лица, которые договор должны согласовывать всегда и везде – это юрист и бухгалтер.

После согласования со всеми уполномоченными сотрудниками, ответственный за ведение и заключение договора работник вносит в него все необходимые правки и при достижении соответствующего соглашения со второй стороной, документ подписывается руководителем предприятия, регистрируется и исполняется.

Сроки согласования

Период согласования договора в каждом случае индивидуален. Зависит он обычно от возможностей организации и устанавливается в специальном документе — Регламенте по договорной работе, который действует во всех крупных предприятиях.

На практике этот срок обычно не превышает одного месяца.

Кто составляет документ

Документ, как правило, оформляет специалист юридического отдела, т.е. тот сотрудник, в должностные обязанности которого входит контроль за составлением и согласованием договоров.
Если в организации должность юриста или юрисконсульта отсутствует, то формированием и заполнением листа согласования может заниматься любой другой работник, в чьи должностные обязанности включена данная функция или назначенный на это отдельным приказом директора.

К формированию документа следует относиться очень внимательно, поскольку предварительное согласование договора – очень важная задача, которая зачастую, при должном исполнении, позволяет избежать разногласий, споров и конфликтных ситуаций в будущем.

На что обратить внимание при составлении листа

На сегодняшний день унифицированного образца листа согласования договора нет, так что представители предприятий и организаций могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, действующему внутри фирмы. При его составлении в плане структуры и содержания важно придерживаться стандартов делопроизводства и правил русского языка.

Вначале документа пишется наименование отдела, в который поступил договор и внутренний номер документа.
Затем идет основная часть:

сюда вписывается название компании-контрагента, т.е. той организации, с которой заключается договор, проходящий согласование;
коротко обозначается смысл договора.

Следующий раздел обычно состоит в виде таблицы, куда заносятся:

порядковый номер и наименование структурного подразделения, в которое поступает договор вместе с листом согласования для ознакомления;
должность, фамилия-имя-отчество и подпись ответственного лица;
дата согласования;
замечания и предложения.

Эта часть документа может быть различной по объему, в зависимости от того, насколько широк круг ответственных за заключаемые договоры лиц.

Под таблицей пишется общая сумма договора, фамилия-имя-отчество представителя контрагента, который ведет договор с той стороны, а также его контактный номер телефона (на случай возникновения различных вопросов).

В завершении следует отметить работника, который ответственен за подписание договора со стороны согласовывающей организации, вписав в лист его должность и ФИО.

Основные нюансы при оформлении листа

Как к содержанию листа согласования, так и к его оформлению, никаких особенных критериев не предъявляется. Формировать его можно вручную или на компьютере, на обыкновенном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия. Главное, что нужно соблюсти: чтобы все подписи были в наличии и в оригинальном виде.

Недопустимо пропускать кого-либо из ответственных сотрудников, а тем более подделывать их автографы.

Удостоверять бланк листа согласования при помощи печати или штампа организации не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица имеют право пользоваться штемпельными изделиями только в том случае, если это правило закреплено во внутренних нормативно-правовых актах фирмы.

Лист обычно формируется в единственном экземпляре, но при необходимости к нему могут быть сделаны и дополнительные копии, заверенные ответственным сотрудником.

Сколько времени и как хранить бланк

Лист согласования договора необходимо хранить в отдельной папке вместе с договором, к которому он относится, на протяжении периода, установленного для сохранения такого рода документации законодательством РФ или локальными актами организации (как правило, не менее пяти лет), затем его можно утилизировать (также в строго определенном порядке).

Источник

Лист согласования договора

На странице представлен образец документа «Лист согласования договора» с возможностью скачать его в формате doc.

Тип документа: Разное

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 33,5 кб

Лист согласования договора – это особый вид документов, который составляют уполномоченные лица. В этом листе прописывают все требования пожелания сторон, между которыми заключается договор. Такой лист разрабатывают в основном юристы – частные или работающие на предприятия. И затем этот лист прикладывается непосредственно к самому договору. Он также несет юридическую силу, как и договор. Есть несколько правил заполнения шаблонов листа согласования договора:

указывают, что конкретно согласовывают, то есть что является предметом согласования;
контрагент обозначается со всеми прилагающимися ему паспортными данными и с обязательным указанием места прописки;
не забывают указывать и дату по согласованию;
обязательно указать дату передачи в отделы, которые принимают участие в рассматривании договора, ограничить сроки рассмотрения; отделы должны согласовать все позиции листа;
обозначить дату возврата листа согласования договора к исполнителю;
подпись руководителя и всех лиц, ответственных за согласование.

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Разное: образцы (Полный перечень документов)
Поиск по фразе «Разное» по всему сайту
«Лист согласования договора».doc

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

Счет на оплату
Счет-фактура (пустой бланк)
Обходной лист при увольнении работника
Банковская гарантия
Авианакладная
Лист ознакомления с локальными нормативными актами
Итоговая запись к номенклатуре дел организации
Форма 7-п. Адресный ярлык на посылку
Номенклатура дел структурного подразделения организации
Лист фонда

Источник

Рассматриваемая бумага необходима для редактирования пунктов по ходу имеющихся договоренностей. Образец листа согласования можно скачать бесплатно.

Рассматриваемая бумага необходима сторонам сделки для редактирования пунктов по ходу имеющихся договоренностей. Образец листа согласования — доступен для скачивания по прямой ссылке в соответствующем блоке страницы абсолютно бесплатно. Бланк можно отредактировать в простейшем редакторе, и применить его в собственной практике правоотношений. Лист согласования это взаимное встречное письменное предложение с конкретными условиями. В случае утверждения листа согласования, предлагаемый одной стороной образец подписывается вторым контрагентом.

Уникальным отличием этого листа от иных локальных пактов, является возможность редактирования бумаги, внося в нее собственные коррективы, дополнения, точки зрения узких специалистов. Таким образом, лист согласования могут рассматривать сразу несколько сотрудников предприятия и делать определенные умозаключения в тексте. Как и все правовые акты, лист согласования имеет обязательные пункты. Без них попросту невозможно существование правоотношения сторон. Указанный правовой пакт создается различными отделами компании, но обязательно согласовывается с руководством.

Обязательные пункты листа согласования

Название, дата, номер, реквизиты;
Ниже возможно указать его принадлежность к основному проекту;
Далее в виде таблицы или последовательным изложением вносится суть проекта;
Указываются существенные условия сделки;
Вносятся данные ответственных лиц и подразделений;
Дополнения, замечания, подписи, печати.

После того, как соблюдены все процедуры, лист согласования получает юридическую силу. Необходимо отметить, что пакт может быть именован и другими словами: договор, дополнительное соглашение. Однако, его суть от этого не изменяется. Главным составляющим является содержание, а не наименование. Структура бумаги также может быть различна. Шаблон допустимо создать в виде таблицы, либо прописать пункты последовательным изложением в виде текста. Оба варианта юридически грамотны, если будет соблюден порядок делопроизводства.

Источник

Лист согласования договора

⏬Лист согласования договора — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.

Размер файла: 118,5 Kb. Скачиваний: 100437. Формат документа: doc

Лист согласования договора – акт, который составляется перед непосредственным заключением соглашения. В документе фиксируются все корректировки, которые касаются отдельных моментов содержания договора. Лист позволяет контрагентам защититься от возможных неточностей и недопонимания.

В листе согласования указываются участники основного соглашения. Сам текст заключен в таблицу, в которой отображены сведения об ответственных работниках. Ключевое внимание уделено столбцу замечаний – конкретным правкам к тексту, что требуется изменить по мнению участника.

Листок готовится в одном варианте. Указывается общая сумма сделки и контактные данные контрагентов. Составление листка – право, но не обязанность сторон по заключаемой сделке.

Интересные материалы по теме:

Дополнительное соглашение об изменении оклада — образец и пустой бланк
Информационное письмо о деятельности компании — образец скачать
Письмо с предложением о сотрудничестве — образец и пустой бланк

Источник

Лист согласования договора – это документ, в который сотрудники предприятия записывают замечания относительно предоставленного контрагентам проекта договора. В материале мы рассмотрим, когда приходится составлять официальную бумагу, как её правильно оформить.

Файлы для скачивания:

Договорённости

Согласование договора – это один из этапов на пути к заключению сделки, который порой затягивается на довольно длительный промежуток времени. Сторонам необходимо оценить все риски, а также свои возможности, ведь оставив автограф в соглашении, придётся выполнять взятые на себя обязательства. Разработкой проекта, как правило, занимается один из контрагентов, а второй работает уже с предложенным вариантом. В любом случае пока обе стороны не будут удовлетворены всеми условиями, сделка не состоится. Закон ни коим образом не регулирует продолжительность стадии согласования, в этой части всё индивидуально.

Лист согласования

Лист согласования применяют исключительно крупные организации, имеющие несколько структурных подразделений и большой штат сотрудников. Документ предполагает сбор мнений всех значимых для компании людей. Это как правило главный бухгалтер, начальник юридического отдела, заместители директора, начальники структурных подразделений. Руководитель, конечно, может и самостоятельно подписать договор, ведь он имеет на это полное право, однако предварительное выслушивание альтернативных мнений поможет принять единственно правильное решение. К тому же, генеральный директор физически не может знать возможности своей фирмы на все сто процентов. Именно поэтому в компании и происходит разделение полномочий между несколькими людьми.

На что обратить внимание

На практике два раздела вызывают наибольшее количество споров и противоречий при заключении сделки: цена договора, права и обязанности сторон. В первую очередь мы рекомендуем обратить внимание на эти моменты. В частности, сможет ли организация позволить себе такие затраты из бюджета, будет ли это выгодно, какие перспективы развития и риски придётся на себя взять. Этой работой занимаются юристы и экономические аналитики, конечно, если они есть в штате организации. В противном случае имеет смысл привлечь специалистов со стороны, которые, действуя в рамках договора возмездного оказания услуг, помогут проанализировать текст соглашения.

Принятие решения

Итоговый вариант листа согласования договора, в котором отражено мнение нескольких руководителей, попадает на стол к генеральному директору. Изначально только он имеет право подписывать гражданско-правовые договоры с контрагентами, такие полномочия гарантируются уставом. Эти права также можно разделить между подчинёнными.

Как бы то ни было, начальник вправе и не учитывать мнение коллег, если он целиком и полностью уверен в своей правоте. Отметим, что раскол в компании ни к чему хорошему не приведёт.

Процедура

Предполагается, что лист согласования должен пройти по всем лицам, на которых указал генеральный директор. Обязанность по исполнению распоряжения обычно возлагается на секретаря, как на правую руку руководителя. Именно ему придётся обойти все отмеченные начальником точки, а затем возвратить заполненный лист согласования.

Форма документа

Лист согласования договора является официальной бумагой внутреннего документооборота компании, а также не упоминается в законодательных актах. Из этого следует, что никаких общеобязательных унифицированных бланков для его составления не существует. Документ пишется в свободной форме тем сотрудником, которому директор поручил исполнять его распоряжение по согласованию.

За основу обычно берут фирменный бланк компании. Таким образом лист будет иметь более деловой, строгий вид. Также допускается воспользоваться чистым листом бумаги формата А4. Рассматривая вопрос формы, можно смело заявить, что все нюансы и особенности конкретного листа согласования отдаются на откуп составителю. Обычно документ представляет собой таблицу с мнениями работников.

Заполнить составленный бланк можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Тем не менее все автографы, оставленные на бумаге, должны быть «живыми».

Рассказываем, как правильно составить лист согласования

Первым делом предлагаем отметить, среди сотрудников какой организации происходит опрос. Для этого в шапке документа прописываем полное наименование предприятия со ссылкой на его организационно-правовую форму. Далее обозначаем название данной официальной бумаги (лист согласования договора).

Следующим шагом выдаём справочную информацию, в которой отметим, что компания получила проект договора от контрагента (наименование фирмы), подлежащий рассмотрению. Ниже по документу возьмёт своё начало блок с мнениями лиц. Обычно он выполняется в виде таблицы, но это не строгое правило, которое можно нарушить. В любом случае должны быть указаны следующие сведения:

ФИО лица;
занимаемая им должность на предприятии согласно штатному расписанию;
дата согласования;
автограф с расшифровкой;
предмет замечания с мотивировкой.

Необходимо учесть, что все замечания, оставленные заинтересованными лицами, должны быть мотивированными, на что-то ссылаться. Так директор сможет объективно оценить имеющуюся на данный момент обстановку, принять верное решение относительно продолжения сотрудничества с контрагентом.

Примерный образец

На этом моменте работа с документом подходит к завершению. Как только все лица будут опрошены, а их автографы отражены на бумаге, возвращаем лист согласования генеральному директору для принятия решения. Если контрагент согласится на предложенные правки, сделки будет заключена в кратчайшие сроки.

Источник