Содержимым ячейки в excel не может быть список - Word и Excel

Выпадающий список в Excel с помощью инструментов или макросов

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.
Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.
Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.
Private Sub Worksheet_Change( ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range( «C2:C5» )) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
newVal = Target
Application.Undo
oldval = Target
If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
Target = Target & «,» & newVal
Else
Target = newVal
End If
If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
End If
End Sub

Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Как сделать выпадающий список в Эксель

В прошлой заметке с помощью формулы массива мы создали отчет. Сейчас давайте его улучшим, добавив выпадающий список с критериями.

Выпадающий список позволяет вводить лишь те данные, которые мы в нем укажем, соответственно, не может возникнуть ошибки, при вводе данных вручную, да и удобство работы с такой таблицей выше.

Предлагаю уникальные элементы списков вынести на отдельный лист (1). Таким образом в столбце A второго листа (2) будут перечислены имена менеджеров, а в столбце B — товары (3).

Теперь создадим выпадающий список из этих данных.

Во-первых, выделим ячейку, в которой впоследствии будем выбирать имя менеджера (1). На вкладке Данные (2) выбираем команду Проверка данных (3). Появится диалоговое окно, в котором в выпадающем меню Тип данных (4) выбираем Список (5):

В поле Источник указываем соответствующий диапазон со второго листа.

Аналогичным образом создадим список и для товара.

Проверим работу таблицы. Все работает…

Ну а если уж все делать по уму, то нужно таким же образом создать выпадающий список для основной таблицы, чтобы при ее заполнении можно было выбирать из списка менеджера и товар. В итоге только сумму заказа пришлось бы вводить вручную. Но эту задачу я оставлю вам. Попробуйте реализовать ее самостоятельно.

Более подробно о том, как сделать выпадающий список в Эксель, смотрите в видео:

3 способа как в экселе сделать выпадающий список

Для таблиц, которые используют постоянные и повторяющиеся данные (например фамилии сотрудников, номенклатура товара или процент скидки для клиента) чтобы не держать в голове и не ошибиться при наборе, существует возможность один раз создать стандартный список и при подстановке данных делать выборку из него. Данная статья позволит вам использовать 4 разных способа как в экселе сделать выпадающий список.

Способ 1 — горячие клавиши и раскрывающийся список в excel

Данный способ использования выпадающего списка по сути не является инструментом таблицы, который надо как либо настраивать или заполнять. Это встроенная функция (горячие клавиши) которая работает всегда. При заполнении какого либо столбца, вы можете нажать правой кнопкой мыши на пустой ячейке и в выпадающем списке выбрать пункт меню «Выбрать из раскрывающегося списка».

Этот же пункт меню можно запустить сочетанием клавиш Alt+»Стрелка вниз» и программа автоматически предложит в выпадающем списке значения ячеек, которые вы ранее заполняли данными. На изображении ниже программа предложила 4 варианта заполнения (дублирующиеся данные Excel не показывает). Единственное условие работы данного инструмента — это между ячейкой, в которую вы вводите данные из списка и самим списком не должно быть пустых ячеек.

Использование горячих клавиш для раскрытия выпадающего списка данных

При чем список для заполнения таким способом работает как в ячейке снизу, так и в ячейке сверху. Для верхней ячейки программа возьмет содержание списка из нижних значений. И опять же не должно быть пустой ячейки между данными и ячейкой для ввода.

Выпадающий список может работать и в верхней части с данными, которые ниже ячейки

Способ 2 — самый удобный, простой и наиболее гибкий

Данный способ предполагает создание отдельных данных для списка. При чем данные могут находится как на листе с таблицей, так и на другом листе файла Excel.

Сперва необходимо создать список данных, который будет источником данных для подстановки в выпадающий список в excel. Выделите данные и нажмите правой кнопкой мыши. В выпадающем списке выберите пункт «Присвоить имя…».

Создание набора данных для списка

Введите имя для набора данных

Создать выпадающий список можно сразу для нескольких ячеек

Для создания проверки вводимых значений введите имя ранее созданного списка

При попытке ввести значение, которого нет в заданном списке, эксель выдаст ошибку.

Кроме списка можно вводить данные вручную. Если введенные данные не совпадут с одним из данных — программа выдаст ошибку

А при нажатии на кнопку выпадающего списка в ячейке вы увидите перечень значений из созданного ранее.

Способ 3 — как в excel сделать выпадающий список с использованием ActiveX

Чтобы воспользоваться этим способом, необходимо чтобы у вас была включена вкладка «РАЗРАБОТЧИК». По умолчанию эта вкладка отсутствует. Чтобы ее включить:

Нажмите на «Файл» в левом верхнем углу приложения.
Выберите пункт «Параметры» и нажмите на него.
В окне настройки параметров Excel во вкладке «Настроить ленту» поставьте галочку напротив вкладки «Разработчик».

Включение вкладки «РАЗРАБОТЧИК»

Теперь вы сможете воспользоваться инструментом «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Во вкладке «РАЗРАБОТЧИК» нажмите на кнопку «Вставить» и найдите в элементах ActiveX кнопку «Поле со списком (Элемент ActiveX)». Нажмите на нее.

Нарисуйте данный объект в excel выпадающий список в ячейке, где вам необходим выпадающий список.

Теперь необходимо настроить данный элемент. Чтобы это сделать, необходимо включить «Режим конструктора» и нажать на кнопку «Свойства». У вас должно открыться окно свойств (Properties).

С открытым окном свойств нажмите на ранее созданный элемент «Поле со списком». В списке свойств очень много параметров для настройки и вы сможете изучив их, настроить очень много начиная от отображения списка до специальных свойств данного объекта.

Но нас на этапе создания интересуют только три основных:

ListFillRange — указывает диапазон ячеек, из которых будут браться значения для выпадающего списка. В моем примере я указал два столбца (A2:B7 — дальше покажу как это использовать). Если необходимо только одни значения указывается A2:A7.
ListRows — количество данных в выпадающем списке. Элемент ActiveX отличается от первого способа тем, что можно указать большое количество данных.
ColumnCount — указывает сколько столбцов данных указывать в выпадающем списке.

В строке ColumnCount я указал значение 2 и теперь в списке выпадающие данные выглядят вот так:

Как видите получился выпадающий список в excel с подстановкой данных из второго столбца с данными «Поставщик».

Поделиться «3 способа как в экселе сделать выпадающий список»

Создание раскрывающегося списка

Чтобы упростить работу пользователей с листом, добавьте в ячейки раскрывающиеся списки. Раскрывающиеся списки позволяют пользователям выбирать элементы из созданного вами списка.

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel. Если это не так, список можно быстро преобразовать в таблицу, выделив любую ячейку диапазона и нажав клавиши CTRL+T.

Почему данные следует поместить в таблицу? Потому что в этом случае при добавлении и удалении элементов все раскрывающиеся списки, созданные на основе этой таблицы, будут обновляться автоматически. Дополнительные действия не требуются.

Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

Примечание: Если кнопка Проверка данных недоступна, возможно, лист защищен или является общим. Разблокируйте определенные области защищенной книги или отмените общий доступ к листу, а затем повторите шаг 3.

На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список.

Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора.

Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

Установите флажок Список допустимых значений

Откройте вкладку Подсказка по вводу.

Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

Откройте вкладку Сообщение об ошибке.

Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Выводить сообщение об ошибке, выберите параметр в поле Вид и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

Не знаете, какой параметр выбрать в поле Вид?

Чтобы отобразить сообщение, не препятствующее вводу данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант Сообщение или «Предупреждение». Если выбрать вариант «Сообщение», сообщение будет отображаться со значком , а если «Предупреждение» — со значком .

Чтобы заблокировать пользователям ввод данных, которые не содержатся в раскрывающемся списке, выберите вариант Остановка.

Примечание: Если вы не добавили заголовок и текст, по умолчанию выводится заголовок «Microsoft Excel» и сообщение «Введенное значение неверно. Набор значений, которые могут быть введены в ячейку, ограничен».

Если список элементов для раскрывающегося списка находится на другом листе и вы хотите запретить пользователям его просмотр и изменение, скройте и защитите этот лист. Подробнее о защите листов см. в статье Блокировка ячеек.

Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка.

Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Предлагаем скачать образец книги с несколькими примерами проверки данных, аналогичными примеру в этой статье. Вы можете воспользоваться ими или создать собственные сценарии проверки данных. Скачать примеры проверки данных Excel.

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

На вкладке Данные в группе Инструменты нажмите кнопку Проверка данных или Проверить.

Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.

Откройте вкладку Параметры и во всплывающем меню Разрешить выберите пункт Список.

Щелкните поле Источник и выделите на листе список допустимых элементов.

Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

Нажмите клавишу ВВОД или кнопку Развернуть , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем нажмите кнопку ОК.

Значения также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую.

Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле Источник.

Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке Данные нажмите кнопку Проверка данных или Проверить, а затем откройте вкладку Сообщение об ошибке.

На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel.

Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите пункт Список.

Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле Источник и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую. Например:

Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы

Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

Установите флажок Список допустимых значений

Откройте вкладку Сообщение для ввода.

Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Показывать сообщения и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

Откройте вкладку Сообщение об ошибке.

Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Показывать оповещения, выберите параметр в поле Тип и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

Нажмите кнопку ОК.

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Выпадающий список в MS EXCEL на основе Проверки данных

При заполнении ячеек данными, часто необходимо ограничить возможность ввода определенным списком значений. Например, имеется ячейка, куда пользователь должен внести название департамента, указав где он работает. Логично, предварительно создать список департаментов организации и позволить пользователю лишь выбирать значения из этого списка. Этот подход поможет ускорить процесс ввода и уменьшить количество опечаток.

Выпадающий список можно создать с помощью Проверки данных

В этой статье создадим Выпадающий список с помощью Проверки данных ( Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ) с типом данных Список.

Выпадающий список можно сформировать по разному.

А. Простейший выпадающий список — ввод элементов списка непосредственно в поле Источник

Самым простым способом создания Выпадающего списка является ввод элементов списка непосредственно в поле Источник инструмента Проверка данных.

Предположим, в ячейке B1 необходимо создать выпадающий список для ввода единиц измерений. Выделим ячейку B1 и вызовем Проверку данных.

Если в поле Источник указать через точку с запятой единицы измерения шт;кг;кв.м;куб.м, то выбор будет ограничен этими четырьмя значениями.

Теперь смотрим, что получилось. Выделим ячейку B1. При выделении ячейки справа от ячейки появляется квадратная кнопка со стрелкой для выбора элементов из выпадающего списка.

Недостатки этого подхода: элементы списка легко потерять (например, удалив строку или столбец, содержащие ячейку B1); не удобно вводить большое количество элементов. Подход годится для маленьких (3-5 значений) неизменных списков.
Преимущество: быстрота создания списка.

Б. Ввод элементов списка в диапазон (на том же листе, что и выпадающий список)

Элементы для выпадающего списка можно разместить в диапазоне на листе EXCEL, а затем в поле Источник инструмента Проверки данных указать ссылку на этот диапазон.

Предположим, что элементы списка шт;кг;кв.м;куб.м введены в ячейки диапазона A1:A4, тогда поле Источник будет содержать =лист1!$A$1:$A$4

Преимущество: наглядность перечня элементов и простота его модификации. Подход годится для редко изменяющихся списков.
Недостатки: если добавляются новые элементы, то приходится вручную изменять ссылку на диапазон. Правда, в качестве источника можно определить сразу более широкий диапазон, например, A1:A100. Но, тогда выпадающий список может содержать пустые строки (если, например, часть элементов была удалена или список только что был создан). Чтобы пустые строки исчезли необходимо сохранить файл.

Второй недостаток: диапазон источника должен располагаться на том же листе, что и выпадающий список, т.к. для правил Проверки данных нельзя использовать ссылки на другие листы или книги (это справедливо для EXCEL 2007 и более ранних).

Избавимся сначала от второго недостатка – разместим перечень элементов выпадающего списка на другом листе.

B. Ввод элементов списка в диапазон (на любом листе)

В правилах Проверки данных (также как и Условного форматирования) нельзя впрямую указать ссылку на диапазоны другого листа (см. Файл примера ):

Пусть ячейки, которые должны содержать Выпадающий список, размещены на листе Пример,

а диапазон с перечнем элементов разместим на другом листе (на листе Список в файле примера ).

Для создания выпадающего списка, элементы которого расположены на другом листе, можно использовать два подхода. Один основан на использовании Именованного диапазона, другой – функции ДВССЫЛ() .

Используем именованный диапазон
Создадим Именованный диапазон Список_элементов, содержащий перечень элементов выпадающего списка (ячейки A1:A4 на листе Список).
Для этого:

выделяем А1:А4,
нажимаем Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя
в поле Имя вводим Список_элементов, в поле Область выбираем Книга;

Теперь на листе Пример, выделим диапазон ячеек, которые будут содержать Выпадающий список.

вызываем Проверку данных;
в поле Источник вводим ссылку на созданное имя: =Список_элементов .

Примечание
Если предполагается, что перечень элементов будет дополняться, то можно сразу выделить диапазон большего размера, например, А1:А10. Однако, в этом случае Выпадающий список может содержать пустые строки.

Избавиться от пустых строк и учесть новые элементы перечня позволяет Динамический диапазон. Для этого при создании Имени Список_элементов в поле Диапазон необходимо записать формулу = СМЕЩ(Список!$A$1;;;СЧЁТЗ(Список!$A:$A))

Использование функции СЧЁТЗ() предполагает, что заполнение диапазона ячеек (A:A), который содержит элементы, ведется без пропусков строк (см. файл примера , лист Динамический диапазон).

Используем функцию ДВССЫЛ()

Альтернативным способом ссылки на перечень элементов, расположенных на другом листе, является использование функции ДВССЫЛ() . На листе Пример, выделяем диапазон ячеек, которые будут содержать выпадающий список, вызываем Проверку данных, в Источнике указываем =ДВССЫЛ(«список!A1:A4») .

Недостаток: при переименовании листа – формула перестает работать. Как это можно частично обойти см. в статье Определяем имя листа.

Ввод элементов списка в диапазон ячеек, находящегося в другой книге

Если необходимо перенести диапазон с элементами выпадающего списка в другую книгу (например, в книгу Источник.xlsx), то нужно сделать следующее:

в книге Источник.xlsx создайте необходимый перечень элементов;
в книге Источник.xlsx диапазону ячеек содержащему перечень элементов присвойте Имя, например СписокВнеш;
откройте книгу, в которой предполагается разместить ячейки с выпадающим списком;
выделите нужный диапазон ячеек, вызовите инструмент Проверка данных, в поле Источник укажите = ДВССЫЛ(«[Источник.xlsx]лист1!СписокВнеш») ;

При работе с перечнем элементов, расположенным в другой книге, файл Источник.xlsx должен быть открыт и находиться в той же папке, иначе необходимо указывать полный путь к файлу. Вообще ссылок на другие листы лучше избегать или использовать Личную книгу макросов Personal.xlsx или Надстройки.

Если нет желания присваивать имя диапазону в файле Источник.xlsx, то формулу нужно изменить на = ДВССЫЛ(«[Источник.xlsx]лист1!$A$1:$A$4»)

СОВЕТ:
Если на листе много ячеек с правилами Проверки данных, то можно использовать инструмент Выделение группы ячеек ( Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ). Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.

Примечание :
Если выпадающий список содержит более 25-30 значений, то работать с ним становится неудобно. Выпадающий список одновременно отображает только 8 элементов, а чтобы увидеть остальные, нужно пользоваться полосой прокрутки, что не всегда удобно.

В EXCEL не предусмотрена регулировка размера шрифта Выпадающего списка. При большом количестве элементов имеет смысл сортировать список элементов и использовать дополнительную классификацию элементов (т.е. один выпадающий список разбить на 2 и более).

Например, чтобы эффективно работать со списком сотрудников насчитывающем более 300 сотрудников, то его следует сначала отсортировать в алфавитном порядке. Затем создать выпадающий список, содержащий буквы алфавита. Второй выпадающий список должен содержать только те фамилии, которые начинаются с буквы, выбранной первым списком. Для решения такой задачи может быть использована структура Связанный список или Вложенный связанный список.

Источник

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».

Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.

Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».

Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:

Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.

Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.

Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub

Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».

Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.

Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.

Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub

Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) On Error Resume Next If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then Application.EnableEvents = False newVal = Target Application.Undo oldval = Target If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then Target = Target & "," & newVal Else Target = newVal End If If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents Application.EnableEvents = True End If End Sub

Выпадающий список с поиском

На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).

Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.

Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.

Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

Источник

Содержание

5 способов создания выпадающего списка в ячейке Excel
Как нам это может пригодиться?
1 — Самый быстрый способ.
2 — Используем меню.
3 — Создаем элемент управления.
4 — Элемент ActiveX
5 — Список с автозаполнением
Способ 1. Укажите заведомо большой источник.
Способ 2. Применяем именованный диапазон.
Способ 3. «Умная» таблица нам в помощь.
Как обойти ограничение Excel и сделать выпадающий список зависимым

5 способов создания выпадающего списка в ячейке Excel

Одной из наиболее полезных функций при вводе данных является возможность использовать выпадающий список. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel. Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц, мы также рассмотрим.

Как нам это может пригодиться?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров. Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых необходимо указать только одно.

Важно то, что вы теперь будете не вводить, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы вписали в таблицу, теперь уже не нужна.

1 — Самый быстрый способ.

Как проще всего добавить выпадающий список? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

2 — Используем меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере — в диапазон G2:G7.

Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка. (Data – Validation). Далее нажмите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов — в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника можно использовать также и именованный диапазон.

К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».

Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле «Источник». К примеру, написать там —

Используйте для разделения значений точку с запятой, запятую, либо другой символ, установленный у вас в качестве разделителя элементов. (Смотрите Панель управления — Часы и регион — Форматы — Дополнительно — Числа.)

3 — Создаем элемент управления.

Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.

4 — Элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже — из раздела «Элементы ActiveX».

Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию — 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС — отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.

5 — Список с автозаполнением

Задача: Создать перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в диапазон будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых значений. Никакие формулы и настройки здесь корректировать не нужно.

Вот как автозаполнение может выглядеть на простом примере:

Способ 1. Укажите заведомо большой источник.

Самая простая и несложная хитрость. В начале действуем по обычному алгоритму действий: в меню выбираем на вкладке Данные – Проверка . (Data – Validation). Из перечня Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source). Зарезервируем в списке набор с большим запасом: например, до 55-й строки, хотя занято у нас только 7. Обязательно не забудьте поставить галочку в чекбоксе «Игнорировать пустые . «. Тогда ваш «резерв» из пустых значений не будет вам мешать.

Действительно самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться.

Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:

Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.

В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.

Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле «Имя», находящееся левее строки формул. Создадим в С2 перечень значений. В качестве источника для него укажем выражение

Недостатком работы с таким списком является то, что новые значения нельзя просто дописывать в конец используемого перечня — они останутся за пределами именованного диапазона. Их придется вставлять внутрь его, использовав вставку пустой строки.

Перечень ещё можно отсортировать, чтобы удобно было пользоваться.

Главное неудобство пользования таким списком заключается в том, что используемый нами диапазон — статический. Автоматически его размеры измениться не могут. Согласитесь, не слишком удобный и технологичный способ. Слишком много ручных операций.

А теперь давайте пойдем дальше и посмотрим, как можно работать с динамическим диапазоном, который автоматически подстраивается под вводимые значения.

Способ 3. «Умная» таблица нам в помощь.

Начиная с 2007 года таблица для Excel — уже не просто набор строк и столбцов. Если вы просто расположите показатели с привычном для нас табличном виде, то он не будет считать их таблицей. Существует специальное форматирование, после чего диапазон начинает вести себя как единое целое, приобретая целый ряд интересных свойств. В частности, он начинает сам отслеживать свои размеры, динамически изменяясь при корректировке данных.

Любой набор значений в таблице может быть таким образом преобразован. Например, A1:A8. Выделите их мышкой. Затем преобразуйте в таблицу, используя меню Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). Укажите, что в первой строке у вас находится название столбца. Это будет «шапка» вашей таблицы. Внешний вид может быть любым: это не более чем внешнее оформление и ни на что больше оно не влияет.

Как уже было сказано выше, «умная» таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее информации. Если в строку ниже нее вписать что-либо, то она тут же присоединит к себе её. Таким образом, новые значения можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 слово «кокос», и таблица тут же расширится до 9 строк.

Следовательно, автоматическое обновление набора используемой информации в списке можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца «умной» таблицы.

Осталось только обозначить ее как источник. Проблема заключается в том, что программа в качестве источника в списке не понимает выражение вида

и не считает его формулой. Хотя в обычных выражениях на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле «Источник» она почему-то игнорируется.

Чтобы использовать «умную таблицу» как источник, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку.

Формула теперь будет выглядеть следующим образом:

Таблица5 — имя, автоматически присвоенное «умной таблице». У вас оно может быть другим. На вкладке меню Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя на свое (но без пробелов!). По нему мы сможем потом адресоваться к нашей таблице на любом листе книги.

«Продукт» — название нашего первого и единственного столбца, присвоено по его заголовку.

Не забудьте также заключить все выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.

Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения выпадающего списка значений решена.

Надеемся, вы сможете теперь с помощью списков без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в таблицу.

Источник

Как обойти ограничение Excel и сделать выпадающий список зависимым

Недавно дочь обратилась с вопросом, нельзя ли в Excel выпадающий в ячейке список сделать контекстным, например, зависящим от содержания ячейки, находящейся слева от ячейки со списком (рис. 1)? Я довольно давно не использовал в работе выпадающие списки, поэтому для начала решил освежить свои знания по вопросу проверки данных в Excel.

Рис. 1. Состав выпадающего списка зависит от содержания соседней ячейки

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel2007

Команда Проверка данных находится на вкладке Данные, область Работа с данными.

Примечание. Иногда команда Проверка данных может быть недоступна:

Возможно, в настоящее время вводятся данные. Во время ввода данных в ячейку команда Проверка данных недоступна. Чтобы завершить ввод данных, нажмите клавишу ВВОД или ESC.
Возможно, лист защищен или является общим. Если лист защищен или является общим, изменить параметры проверки данных невозможно. Снимите защиту или отмените режим «общий».
Возможно, таблица Excel связана с узлом SharePoint. Невозможно добавить проверку данных в таблицу Excel, которая связана с узлом SharePoint. Чтобы добавить проверку данных, необходимо удалить связь таблицы Excel или преобразовать ее в диапазон.

К сожалению, Excel в своем стандарте позволяет делать списки только на основе:

имени массива
диапазона ячеек
прямого перечисления элементов списка (рис. 2).

Примечание. Элементы списка вводите через стандартный разделитель элементов списка Microsoft Windows (в русском Excel по умолчанию это точка с запятой).

Рис. 2. Возможные источники списка: вверху – имя массива; посередине – диапазон ячеек; внизу – элементы списка

Попытка ввести формулу в поле Источник диалогового окна Проверка вводимых значений заканчивается неудачей (рис. 3). Видно, что Excel не воспринял значение ячейки D2 ( » цвет » ), как имя массива, и просто включил это значение в качестве единственного элемента списка.

Рис. 3. Недопустимый источник списка – формула

Примечания. Ширина раскрывающегося списка определяется шириной ячейки, для которой применяется проверка данных. Ширину ячейки можно настроить так, чтобы не обрезать допустимые записи, ширина которых больше ширины раскрывающегося списка.

Убедитесь, что установлен флажок Список допустимых значений. В противном случае рядом с ячейкой не будет отображена стрелка раскрывающегося списка. Хотя ограничение на ввод значений в ячейку работать будет.

Чтобы указать, как обрабатывать пустые (нулевые) значения, установите или снимите флажок Игнорировать пустые ячейки. При включенном флажке ячейку можно будет оставить пустой.

Если допустимые значения заданы именем диапазона ячеек, среди которых имеется пустая ячейка, установка флажка Игнорировать пустые ячейки позволит вводить в проверяемую ячейку любые значения.

После изменения процедуры проверки одной ячейки можно автоматически применить эти изменения ко всем остальным ячейкам, имеющим такие же параметры. Для этого откройте диалоговое окно Проверка данных и на вкладке Параметры установите флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием.

И всё же в Excel есть одна функция непрямого действия. На английском языке у нее говорящее название – INDIRECT. На русском – название функции ни о чем – ДВССЫЛ… В чем же заключается непрямое действие? В отличие от других функций Excel, ДВССЫЛ возвращает не значение, хранящееся в ячейке, а ссылку, хранящуюся в ячейке. Непонятно? Сам «продирался» через это с трудом 🙂 Попробую пояснить. Вот что написано в справке Excel: ДВССЫЛ – возвращает ссылку, заданную текстовой строкой. Ссылки немедленно вычисляются для вывода их содержимого (рис. 4).

Рис. 4. Как работает функция ДВССЫЛ: вверху – формулы, внизу – значения

Понимаю, что если вы впервые столкнулись с функцией ДВССЫЛ, то разобраться сложно. Пробуйте, экспериментируйте, и понимание со временем придет.

Итак, еще раз, ДВССЫЛ возвращает ссылку, а не значение, хранящееся в ячейке. Ссылка немедленно вычисляется, и выводится ее значение (или содержимое). Именно это свойство позволит нам ввести непрямую ссылку на соседнюю ячейку так, что вернется не значение, хранящееся в этой соседней ячейке (как на рис. 3), а ссылка, хранящаяся в ячейке, эта ссылка тут же вычисляется, и получается имя массива (рис. 5).

Рис. 5. Формирование списка, зависящего от значения в левой ячейке

Примечание. Ссылка в формуле =ДВССЫЛ(D2) должна быть относительной (D2), а не абсолютной ($D$2). Подробнее об этом см. раздел Тип ссылок на ячейки в формулах для проверки данных заметки Excel. Проверка данных.

Если настоящая заметка не подсказала вам путь к решению вашей проблемы, рекомендую почитать Связанные (зависимые) выпадающие списки (обратите также внимание на многочисленные комментарии к ней).

Источник

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

Способ 2. Стандартный

Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

Нажмите ОК.

Все! Наслаждайтесь!

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:

Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте

Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
ListRows — количество отображаемых строк
Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

Итоговая сравнительная таблица всех способов

	Способ 1. Примитивный	Способ 2. Стандартный	Способ 3. Элемент управления	Способ 4. Элемент ActiveX
Сложность	низкая	средняя	высокая	высокая
Возможность настройки шрифта, цвета и т.д.	нет	нет	нет	да
Количество отображаемых строк	всегда 8	всегда 8	любое	любое
Быстрый поиск элемента по первым буквам	нет	нет	нет	да
Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС	нет	нет	да	нет
Возможность создания связанных выпадающих списков	нет	да	нет	нет

Ссылки по теме:

Выпадающий список с данными из другого файла
Создание зависимых выпадающих списков
Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
Выбор фото из выпадающего списка
Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов

Источник

Форматирование текста внутри ячеек в Microsoft Excel – одна из задач, которая для многих пользователей кажется сложной. Действия, необходимые для ее выполнения, во многом не похожи на те, которые осуществляются в стандартных текстовых редакторах. Относится это и к формированию списка в рамках одной ячейки. К счастью, вам нужно знать всего одну настройку, чтобы быстро справиться с этим и перейти к дальнейшим действиям с электронной таблицей.

Сначала предлагаю обратить внимание на то, как по умолчанию формируется текст внутри ячейки в Эксель. Это всегда одна строка без каких-либо переносов. Если задать дополнительные настройки, текст может автоматически переноситься ниже после достижения границы ширины ячейки, но это не подходит для создания списка.

Сейчас можете вставить необходимое содержимое из внешних источников в ячейку, после чего приступить к внесению изменений, которые будут продемонстрированы ниже.

Создание списка внутри ячейки в Excel

Следующая настройка, которая заключается в изменении формата ячеек, подойдет как только для одного поля, так и для нескольких, если вы хотите создать списки в разных ячейках. Следуйте инструкции, чтобы разобраться с этим и завершить подготовку.

На этом этапе советую сразу растянуть ячейки по высоте и ширине так, чтобы в них помещался будущий список. Осуществляется это с зажатой левой кнопкой мыши и перетаскиванием краев.
Затем выделите все ячейки, в которых будут находиться списки, или оставьте выделенной только одну, если речь идет об одном перечне.
Щелкните в любом удобном месте правой кнопкой мыши и из появившегося контекстного меню выберите пункт «Формат ячеек».
Отобразится окно, в котором в качестве формата обязательно укажите «Текстовый», чтобы остальные настройки соответствовали требуемым.
Перейдите на вкладку «Выравнивание» и для параметра «Отображение» отметьте галочкой пункт «Переносить текст».

После этого примените изменения и закройте данное окно. Можете приступить к редактированию списка для каждой ячейки, которая была подготовлена.

Каждая строка переносится нажатием сочетания клавиш Alt + Enter.
Вам нужно переносить этой комбинацией каждый номер в списке, чтобы достичь желаемого результата. В итоге перечень получится примерно таким же, каким он представлен на следующем изображении.

Ничего сложного в настройке такого форматирования текста в Excel нет. По сути, достаточно активировать всего один параметр для формата ячейки, после чего приступить к требуемым изменениям и создать список. При этом он может быть как нумерованным, так и маркированным совершенно разными знаками. Вы устанавливаете их для каждого пункта самостоятельно, поэтому никаких ограничений в этом плане нет.

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Источник