Содержание электронной таблицы excel

Формулы

Вычисления
в таблицах программы Excel
осуществляются
при помощи формул
Формула
может содержать числовые константы,
ссылки на ячейки и функции
Ехсel
соединенные
знаками математических операций. Скобки
позволяют изменять стандартный порядок
выполнения действий. Если ячейка содержит
формулу, то в рабочем
листе отображается текущий результат
вычисления этой формулы. Если сделать
ячейку текущей, то сама формула
отображается в строке формул.

Правило
использования формул в программе Excel
состоит
в том, что, если значение ячейки
действительно
зависит
от других ячеек таблицы, всегда
следует
использовать
формулу, даже если операцию легко можно
выполнить в «уме». Это гарантирует,
что последующее редактирование таблицы
не нарушит ее целостности и правильности
производимых в ней вычислений.

Ссылки на ячейки

Формула
может содержать ссылки,
то
есть адреса ячеек, содержимое которых
используется
в вычислениях. Это означает, что результат
вычисления формулы зависит
от числа, находящегося в другой ячейке.
Ячейка, содержащая формулу, таким
образом, является зависимой.
Значение,
отображаемое в ячейке с формулой,
пересчитывается
при изменении значения ячейки, на которую
указывает ссылка.

Ссылку
на ячейку можно задать разными способами.
Во-первых, адрес ячейки можно
ввести вручную. Другой способ состоит
в щелчке на нужной ячейке или выборе
диапазона, адрес которого требуется
ввести. Ячейка или диапазон при этом
выделяются
пунктирной рамкой.

Все
диалоговые окна программыExcel,
которые
требуют указания номеров или диапазонов
ячеек, содержат кнопки, присоединенные
к соответствующим полям. При щелчке на
такой кнопке диалоговое окно сворачивается
до минимально возможного
размера, что облегчает выбор нужной
ячейки (диапазона) с помощью щелчка или
протягивания (рис. 5.3).

Рис.
5.3. Диалоговое окно в развернутом и
свернутом виде

Для
редактирования формулы следует дважды
щелкнуть на соответствующей ячейке.
При этом ячейки (диапазоны), от которых
зависит значение формулы, выделяются
на рабочем листе цветными рамками, а
сами ссылки отображаются в ячейке и
в строке формул тем же цветом. Это
облегчает редактирование и проверку
правильности
формул.

Абсолютные и
относительные ссылки

По
умолчанию, ссылки на ячейки в формулах
рассматриваются как относительные.
Это
означает, что при копировании формулы
адреса в ссылках автоматически изменяются
в соответствии с относительным
расположением исходной ячейки и
создаваемой
копии.

Пусть,
например, в ячейке В2 имеется ссылка на
ячейку A3. В относительном представлении
можно сказать, что ссылка указывает на
ячейку, которая располагается на
один столбец левее и на одну строку ниже
данной. Если формула будет скопирована
в другую ячейку, то такое относительное
указание ссылки сохранится. Например,
при копировании формулы в ячейку ЕА27
ссылка будет продолжать указывать на
ячейку, располагающуюся левее и ниже,
в данном случае на ячейку DZ28.

При
абсолютной
адресации адреса
ссылок при копировании не изменяются,
так что ячейка, на которую указывает
ссылка, рассматривается как нетабличная.
Для изменения
способа адресации при редактировании
формулы надо выделить ссылку на
ячейку и нажать клавишу F4.
Элементы номера ячейки, использующие
абсолютную
адресацию, предваряются символом $.
Например, при последовательных нажатиях
клавиши F4
номер ячейки А1 будет записываться как
А1, $А$ 1, А$ 1 и $А1. В
двух последних случаях один из компонентов
номера ячейки рассматривается как
абсолютный, а другой — как относительный.

Копирование
содержимого ячеек

Копирование
и перемещение ячеек в программе Excel
можно
осуществлять методом
перетаскивания или через буфер обмена.
При работе с небольшим числом ячеек
удобно использовать первый метод, при
работе с большими диапазонами — второй.

Метод
перетаскивания.
Чтобы методом перетаскивания скопировать
или переместить
текущую ячейку (выделенный диапазон)
вместе с содержимым, следует навести
указатель мыши на рамку текущей ячейки
(он примет вид стрелки с дополнительными
стрелочками). Теперь ячейку можно
перетащить в любое место рабо­чего
листа (точка вставки помечается
всплывающей подсказкой).

Для
выбора способа выполнения этой операции,
а также для более надежного контроля
над ней рекомендуется использовать
специальное
перетаскивание с
помощью правой
кнопки мыши. В этом случае при отпускании
кнопки мыши появляется специальное
меню, в котором можно выбрать конкретную
выполняемую операцию.

Применение
буфера обмена. Передача
информации через буфер обмена имеет в
программе Excel
определенные
особенности, связанные со сложностью
контроля над
этой операцией. Вначале необходимо
выделить копируемый (вырезаемый) диапазон
и дать команду на его помещение в буфер
обмена: Правка ► Копировать или Правка
► Вырезать. Вставка данных в рабочий
лист возможна лишь немедленно после
их помещения в буфер обмена. Попытка
выполнить
любую другую операцию
приводит к отмене начатого процесса
копирования или перемещения. Однако
утраты
данных не происходит, поскольку
«вырезанные» данные удаляются из места
их
исходного размещения только в момент
выполнения вставки.

Место
вставки определяется путем указания
ячейки, соответствующей верхнему левому
углу диапазона, помещенного в буфер
обмена, или путем выделения диапазона,
который по размерам в точности равен
копируемому (перемещаемому). Вставка
выполняется
командой Правка ► Вставить. Для управления
способом вставки можно использовать
команду Правка ► Специальная вставка.
В этом случае правила вставки данных
из буфера обмена задаются в открывшемся
диалоговом окне.

Автоматизация
ввода

Так
как таблицы часто содержат повторяющиеся
или однотипные данные, программа Excel
содержит
средства автоматизации ввода. К числу
предоставляемых средств относятся:
автозавершение,
автозаполнение
числами
и
автозаполнение
формулами.

Автозавершение.
Для
автоматизации ввода текстовых данных
используется метод автозавершения.
Его
применяют при вводе в ячейки одного
столбца рабочего листа текстовых
строк, среди которых есть повторяющиеся.
В ходе ввода текстовых дан­ных в
очередную ячейку программа Excel
проверяет
соответствие введенных сим­волов
строкам, имеющемся в этом столбце выше.
Если обнаружено однозначное совпадение,
введенный текст автоматически дополняется.
Нажатие клавиши ENTER
подтверждает
операцию автозавершения, в противном
случае ввод можно продол­жать,
не обращая внимания на предлагаемый
вариант.

Можно
прервать работу средства автозавершения,
оставив в столбце пустую ячейку. И
наоборот, чтобы использовать возможности
средства автозавершения, заполнен­ные
ячейки должны идти подряд, без промежутков
между ними.

Автозаполнение
числами. При
работе с числами используется метод
автозаполнения.
В
правом нижнем углу рамки текущей ячейки
имеется черный квадратик — маркер
заполнения. При
наведении на него указатель мыши (он
обычно имеет вид толстого
белого креста) приобретает форму тонкого
черного крестика. Перетаскивание
маркера заполнения рассматривается
как операция «размножения» содержимого
ячейки в горизонтальном или вертикальном
направлении.

Если
ячейка содержит число (в том числе дату,
денежную сумму), то при перетаскивании
маркера происходит копирование ячеек
или их заполнение арифметической
прогрессией. Для выбора способа
автозаполнения следует производить
специальное
перетаскивание с использованием правой
кнопки мыши.

Пусть,
например, ячейка А1 содержит число 1,
Наведите указатель мыши на маркер
заполнения,
нажмите правую кнопку мыши и
перетащите
маркер заполнения так, чтобы
рамка охватила ячейки А1, В1 и С1, и
отпустите кнопку мыши. Если теперь
выбрать
в открывшемся меню пункт Копировать
ячейки, все ячейки будут содержать число
1. Если же выбрать пункт Заполнить, то в
ячейках окажутся числа 1, 2 и 3.

Чтобы
точно сформулировать условия заполнения
ячеек, следует дать команду Правка
► Заполнить ► Прогрессия. В открывшемся
диалоговом окне Прогрессия выбирается
тип прогрессии, величина шага и предельное
значение. После щелчка на
кнопке OK
программа Excel
автоматически
заполняет ячейки в соответствии с 1
заданными
правилами.

Автозаполнение
формулами.
Эта операция выполняется так же, как
автозаполнение
числами. Ее особенность заключается в
необходимости копирования ссылок на
другие ячейки. В ходе автозаполнения
во внимание принимается характер ссылок
в формуле: относительные ссылки изменяются
в соответствии с относи­тельным
расположением копии и оригинала,
абсолютные остаются без изменений.

Для
примера предположим, что значения в
третьем столбце рабочего листа (столбце
С) вычисляются как суммы значений в
соответствующих ячейках столбцов А и
В, Введем в ячейку С1 формулу =А1+В1. Теперь
скопируем эту формулу методом
автозаполнения
во все ячейки третьего столбца таблицы.
Благодаря относитель­ной адресации
формула будет правильной для всех ячеек
данного столбца.

Втаблице 5.1 приведены правила обновления
ссылок при автозаполнении вдольстроки
или вдоль столбца.

Таблица
5.1. Правила обновления ссылок при
автозаполнении

Использование
стандартных функций

Стандартные
функции используются в программе Excel
только
в формулах. Вызов
функции
состоит
в указании в формуле имени
функции, после
которого в скобках указывается
список
параметров. Отдельные
параметры разделяются в списке точкой
с запятой. В качестве параметра может
использоваться число, адрес ячейки или
произвольное выражение, для вычисления
которого также могут использо­ваться
функции.

В
режиме ввода формулы в левой части
строки формул, где раньше располагался
номер
текущей ячейки, появляется раскрывающийся
список функций. Он содержит
десять функций, которые использовались
последними, а также пункт Другие функции.

Использование
мастера функций. При
выборе пункта Другие функции запускается
Мастер
функций, облегчающий выбор нужной
функции. В раскрывающемся списке
Категория
выбирается категория, к которой относится
функция (если определить категорию
затруднительно, используют пункт Полный
алфавитный перечень), а в списке
Выберите функцию — конкретная функция
данной категории. После щелчка на
кнопке ОК имя функции заносится в строку
формул вместе со скобками, ограни­чивающими
список параметров. Текстовый курсор
устанавливается между этими скобками.
Вызвать Мастер функций можно и проще,
щелчком на кнопке Вставка функции в
строке формул.

Аргументы
функции.
Как только имя функции выбрано, на экране
появляется диалоговое
окно Аргументы функции (в предыдущих
версиях Ехсеl
это окно
рассматривалось
как палитра
формул). Это
окно, в частности, содержит значение,
которое
получится, если немедленно закончить
ввод формулы (рис. 5.4).

Рис.
5.4. Строка формул и диалоговое окно
Аргументы функции

Правила
вычисления формул, содержащих функции,
не отличаются от правил вычисления
более простых формул. Ссылки на ячейки,
используемые в качестве параметров
функции, также могут быть относительными
или абсолютными, что учитывается
при копировании формул методом
автозаполнения.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

A spreadsheet is a computer application that is designed to add, display, analyze, organize, and manipulate data arranged in rows and columns. It is the most popular application for accounting, analytics, data presentation, etc. Or in other words, spreadsheets are scalable grid-based files that are used to organize data and perform calculations. People all across the world use spreadsheets to create tables for personal and business usage. You can also use the tool’s features and formulas to help you make sense of your data. You could, for example, track data in a spreadsheet and see sums, differences, multiplication, division, and fill dates automatically, among other things. Microsoft Excel, Google sheets, Apache open office, LibreOffice, etc are some spreadsheet software. Among all these software, Microsoft Excel is the most commonly used spreadsheet tool and it is available for Windows, macOS, Android, etc. 

A collection of spreadsheets is known as a workbook. Every Excel file is called a workbook. Every time when you start a new project in Excel, you’ll need to create a new workbook. There are several methods for getting started with an Excel workbook. To create a new worksheet or access an existing one, you can either start from scratch or utilize a pre-designed template.

A single Excel worksheet is a tabular spreadsheet that consists of a matrix of rectangular cells grouped in rows and columns. It has a total of 1,048,576 rows and 16,384 columns, resulting in 17,179,869,184 cells on a single page of a Microsoft Excel spreadsheet where you may write, modify, and manage your data.

In the same way as a file or a book is made up of one or more worksheets that contain various types of related data, an Excel workbook is made up of one or more worksheets. You can also create and save an endless number of worksheets. The major purpose is to collect all relevant data in one place, but in many categories (worksheet).

Feature of spreadsheet

As we know that there are so many spreadsheet applications available in the market. So these applications provide the following basic features:

1. Rows and columns: Rows and columns are two distinct features in a spreadsheet that come together to make a cell, a range, or a table. In general, columns are the vertical portion of an excel worksheet, and there can be 256 of them in a worksheet, whereas rows are the horizontal portion, and there can be 1048576 of them.

The color light green is used to highlight Row 3 while the color green is used to highlight Column B. Each column has 1048576 rows and each row has 256 columns.

2. Formulas: In spreadsheets, formulas process data automatically. It takes data from the specified area of the spreadsheet as input then processes that data, and then displays the output into the new area of the spreadsheet according to where the formula is written. In Excel, we can use formulas simply by typing “=Formula Name(Arguments)” to use predefined Excel formulas. When you write the first few characters of any formula, Excel displays a drop-down menu of formulas that match that character sequence. Some of the commonly used formulas are:

• =SUM(Arg1: Arg2): It is used to find the sum of all the numeric data specified in the given range of numbers.
• =COUNT(Arg1: Arg2):  It is used to count all the number of cells(it will count only number) specified in the given range of numbers.
• =MAX(Arg1: Arg2): It is used to find the maximum number from the given range of numbers.
• =MIN(Arg1: Arg2): It is used to find the minimum number from the given range of numbers.
• =TODAY(): It is used to find today’s date.
• =SQRT(Arg1): It is used to find the square root of the specified cell.

For example, you can use the formula to find the average of the integers in column C from row 2 to row 7:

= AVERAGE(D2:D7)

The range of values on which you want to average is defined by D2:D6. The formula is located near the name field on the formula tab.

We wrote =AVERAGE(D2:D6) in cell D9, therefore the average becomes (2 + 3 + 4 + 5 + 6 + 7)/6 = 27/6 = 4.5. So you can quickly create a workbook, work on it, browse through it, and save it in this manner.

3. Function: In spreadsheets, the function uses a specified formula on the input and generates output. Or in other words, functions are created to perform complicated math problems in spreadsheets without using actual formulas. For example, you want to find the total of the numeric data present in the column then use the SUM function instead of adding all the values present in the column. 

4. Text Manipulation: The spreadsheet provides various types of commands to manipulate the data present in it. 

5. Pivot Tables: It is the most commonly used feature of the spreadsheet. Using this table users can organize, group, total, or sort data using the toolbar. Or in other words, pivot tables are used to summarize lots of data. It converts tons of data into a few rows and columns.

Use of Spreadsheets

The use of Spreadsheets is endless. It is generally used with anything that contains numbers. Some of the common use of spreadsheets are:

• Finance: Spreadsheets are used for financial data like it is used for checking account information, taxes, transaction, billing, budgets, etc.
• Forms: Spreadsheet is used to create form templates to manage performance review, timesheets, surveys, etc.
• School and colleges: Spreadsheets are most commonly used in schools and colleges to manage student’s data like their attendance, grades, etc.
• Lists: Spreadsheets are also used to create lists like grocery lists, to-do lists, contact detail, etc.
• Hotels: Spreadsheets are also used in hotels to manage the data of their customers like their personal information, room numbers, check-in date, check-out date, etc.

Components of Spreadsheets

The basic components of spreadsheets are:

1. TitleBar: The title bar displays the name of the spreadsheet and application. 

2. Toolbar: It displays all the options or commands available in Excel for use.  

3. NameBox: It displays the address of the current or active cell.

4. Formula Bar: It is used to display the data entered by us in the active cell. Also, this bar is used to apply formulas to the data of the spreadsheet. 

5. Column Headings: Every excel spreadsheet contains 256 columns and each column present in the spreadsheet is named by letters or a combination of letters. 

6. Row Headings: Every excel spreadsheet contains 65,536 rows and each row present in the spreadsheet is named by a number.

7. Cell: In a spreadsheet, everything like a numeric value, functions, expressions, etc., is recorded in the cell. Or we can say that an intersection of rows and columns is known as a cell. Every cell has its own name or address according to its column and rows and when the cursor is present on the first cell then that cell is known as an active cell.

8. Cell referring: A cell reference, also known as a cell address, is a way for describing a cell on a worksheet that combines a column letter and a row number. We can refer to any cell on the worksheet using cell references (in excel formulae). As shown in the above image the cell in column A and row 1 is referred to as A1. Such notations can be used in any formula or to duplicate the value of one cell to another (by using = A1).

9. Navigation buttons: A spreadsheet contains first, previous, next, and last navigation buttons. These buttons are used to move from one worksheet to another workbook. 

10. Sheet tabs: As we know that a workbook is a collection of worksheets. So this tab contains all the worksheets present in the workbook, by default it contains three worksheets but you can add more according to your requirement.

Create a new Spreadsheet or Workbook

To create a new spreadsheet follow the following steps:

Step 1: Click on the top-left, Microsoft office button and a drop-down menu appear.

Step 2: Now select New from the menu.

Step 3: After selecting the New option a New Workbook dialogue box will appear and then in Create tab, click on the blank Document.

A new blank worksheet is created and is shown on your screen. 

Note: When you open MS Excel on your computer, it creates a new Workbook for you.

Saving The Workbook 

In Excel we can save a workbook using the following steps:

Step 1: Click on the top-left, Microsoft office button and we get a drop-down menu:

Step 2: Now Save or Save As are the options to save the workbook, so choose one.

• Save As: To name the spreadsheet and then save it to a specific location. Select Save As if you wish to save the file for the first time, or if you want to save it with a new name.
• Save: To save your work, select Save/ click ctrl + S if the file has already been named.

So this is how you can save a workbook in Excel.

Inserting text in Spreadsheet

Excel consists of many rows and columns, each rectangular box in a row or column is referred to as a Cell. So, the combination of a column letter and a row number can be used to find a cell address on a worksheet or spreadsheet. We can refer to any cell in the worksheet using these addresses (in excel formulas). The name box on the top left(below the Home tab) displays the cell’s address whenever you click the cell.

To insert the data into the cell follow the following steps:

Step 1: Go to a cell and click on it

Step 2: By typing something on the keyboard, you can insert your data (In that selected cell).

Whatever text you type displays in the formula bar as well (for that cell).

Edit/ Delete Cell Contents in the Spreadsheet

To delete cell content follow the following steps:

Step 1: To alter or delete the text in a cell, first select it. 

Step 2: Press the Backspace key on your keyboard to delete and correct text. Alternatively, hit the Delete key to delete the whole contents of a cell. You can also edit and delete text using the formula bar. Simply select the cell and move the pointer to the formula bar.