Сложные запросы в excel

Суть запроса на выборку – выбрать из исходной таблицы строки, удовлетворяющие определенным критериям (подобно применению стандартного

(

CTRL+SHIFT+L

или Данные/ Сортировка и фильтр/ Фильтр ) отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу.

В этой статье рассмотрим наиболее часто встречающиеся запросы, например: отбор строк таблицы, у которых значение из числового столбца попадает в заданный диапазон (интервал); отбор строк, у которых дата принаждежит определенному периоду; задачи с 2-мя текстовыми критериями и другие. Начнем с простых запросов.

1. Один числовой критерий (Выбрать те Товары, у которых цена выше минимальной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист

Один критерий — число

).

Необходимо отобразить в отдельной таблице только те записи (строки) из Исходной таблицы, у которых цена выше 25.

Решить эту и последующие задачи можно легко с помощью

стандартного фильтра

. Для этого выделите заголовки Исходной таблицы и нажмите

CTRL+SHIFT+L

. Через выпадающий список у заголовка Цены выберите

Числовые фильтры…

, затем задайте необходимые условия фильтрации и нажмите ОК.

Будут отображены записи удовлетворяющие условиям отбора.

Другим подходом является использование

формул массива

. В отличие от

фильтра

отобранные строки будут помещены в отдельную таблицу — своеобразный

Отчет

, который, например, можно отформатировать в стиль отличный от Исходной таблицы или производить другие ее модификации.

Критерий (минимальную цену) разместим в ячейке

Е6

, таблицу для отфильтрованных данных — в диапазоне

D10:E19

.

Теперь выделим диапазон

D11:D19

(столбец Товар) и в

Строке формул

введем

формулу массива

:

=ИНДЕКС(A11:A19;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$6<=B11:B19;СТРОКА(B11:B19);»»);СТРОКА()-СТРОКА($B$10))-СТРОКА($B$10))

Вместо

ENTER

нажмите сочетание клавиш

CTRL+SHIFT+ENTER

(формула массива будет

возвращать несколько значений

).

Те же манипуляции произведем с диапазоном

E11:E19

(столбец Цена) куда и введем аналогичную

формулу массива

:

=ИНДЕКС(B11:B19;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$6<=B11:B19;СТРОКА(B11:B19);»»);СТРОКА()-СТРОКА($B$10))-СТРОКА($B$10))

В результате получим новую таблицу, которая будет содержать только товары, у которых цены не меньше, указанной в ячейке

Е6

.

Чтобы показать динамизм полученного Запроса на выборку, введем в

Е6

значение 55. В новую таблицу попадет только 2 записи.

Если в Исходную таблицу добавить новый товар с Ценой 80, то в новую таблицу автоматически будет добавлена новая запись.

Примечание

. Также для вывода отфильтрованных данных можно использовать

Расширенный фильтр

и

Сводные таблицы

. Выбор конкретного инструмента зависит от стоящей перед пользователем задачи.

Если Вам не удобно использовать

формулу массива

, которая возвращает несколько значений, то можно использовать другой подход, который рассмотрен в разделах ниже: 5.а, 7, 10 и 11. В этих случаях используются

формулы массива, возвращающие одно значение

.

2. Два числовых критерия (Выбрать те Товары, у которых цена попадает в диапазон)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист

Диапазон Чисел

).

Критерии (нижнюю и верхнюю границы цены) разместим в диапазоне

Е5:Е6

.

Т.е. если Цена Товара попадает в указанный интервал, то такая запись появится в новой таблице Отфильтрованные данные.

В отличие от предыдущей задачи создадим два

Динамических диапазона

: Товары и Цены (без них можно обойтись, но они удобны при написании формул). Соответствующие формулы должны выглядеть в Диспетчере имен ( Формулы/ Определенные имена/ Диспетчер имен ) следующим образом (см. рисунок ниже).

Теперь выделим диапазон

D11:D19

и в

Строке формул

введем

формулу массива

:

=ИНДЕКС(Товары;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($E$5<=Цены)*($E$6>=Цены);СТРОКА(Цены);»»);СТРОКА(Цены)-СТРОКА($B$10))-СТРОКА($B$10))

Вместо

ENTER

нажмите сочетание клавиш

CTRL+SHIFT+ENTER

.

Те же манипуляции произведем с диапазоном

E11:E19

куда и введем аналогичную

формулу массива

:

=ИНДЕКС(Цены;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($E$5<=Цены)*($E$6>=Цены);СТРОКА(Цены);»»);СТРОКА(Цены)-СТРОКА($B$10))-СТРОКА($B$10))

В результате получим новую таблицу, которая будет содержать только товары, у которых цены попадают в интервал, указанный в ячейках

Е5

и

Е6

.

Чтобы показать динамизм полученного Отчета (Запроса на выборку) введем в

Е6

значение 65. В новую таблицу будет добавлена еще одна запись из Исходной таблицы, удовлетворяющая новому критерию.

Если в Исходную таблицу добавить новый товар с Ценой в диапазоне от 25 до 65, то в новую таблицу будет добавлена новая запись.

В файле примера также содержатся формулы массива с обработкой ошибок, когда в столбце Цена содержится значение ошибки, например #ДЕЛ/0! (см. лист

Обработка ошибок

).

Следующие задачи решаются аналогичным образом, поэтому не будем их рассматривать так детально.

3. Один критерий Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки совпадает заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист

Один критерий — Дата

).

Для отбора строк используются формулы массива, аналогичные Задаче1 (вместо критерия <= используется =):

= ИНДЕКС(A12:A20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$6=B12:B20;СТРОКА(B12:B20);»»);СТРОКА(B12:B20)-СТРОКА($B$11))-СТРОКА($B$11))

=ИНДЕКС(B12:B20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$6=B12:B20;СТРОКА(B12:B20);»»);СТРОКА(B12:B20)-СТРОКА($B$11))-СТРОКА($B$11))

4. Два критерия Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки попадает в диапазон)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист

Диапазон Дат

).

Обратите внимание, что столбец Дат НЕ СОРТИРОВАН.

Решение1

: Для отбора строк можно использовать

формулы массива, возвращающие одно значение

.

Введите в ячейку

D12

формулу массива:

=ИНДЕКС(A$12:A$20;НАИБОЛЬШИЙ(($E$6<=$B$12:$B$20)*($E$7>=$B$12:$B$20)*(СТРОКА($B$12:$B$20)-СТРОКА($B$11));$J$12-СТРОКА(A12)+СТРОКА($B$11)+1))

Примечание

: После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER. Это сочетание клавиш используется для ввода формул массива.

Скопируйте формулу массива вниз на нужное количество ячеек. Формула вернет только те значения Товаров, которые были поставлены в диапазоне указанных дат. В остальных ячейках будут содержаться ошибки #ЧИСЛО! Ошибки в файле примера (Лист 4.Диапазон Дат)

скрыты с помощью Условного форматирования

.

Аналогичную формулу нужно ввести и для дат в столбец E.

В ячейке

J12

вычислено количество строк исходной таблицы, удовлетворяющих критериям:

=СЧЁТЕСЛИМН(B12:B20;»>=»&$E$6;B12:B20;»<=»&$E$7)

Строки исходной таблицы, которые удовлетворяют критериям,

выделены также Условным форматированием

.

Решение2

: Для отбора строк можно использовать формулы массива, аналогичные Задаче2 (т.е.

формулы массива, возвращающие несколько значений

):

= ИНДЕКС(A12:A20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($E$6<=B12:B20)*($E$7>=B12:B20);СТРОКА(B12:B20);»»);СТРОКА(B12:B20)-СТРОКА($B$11))-СТРОКА($B$11))

=ИНДЕКС(B12:B20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($E$6<=B12:B20)*($E$7>=B12:B20);СТРОКА(B12:B20);»»);СТРОКА(B12:B20)-СТРОКА($B$11))-СТРОКА($B$11))

Для ввода первой формулы выделите диапазон ячеек

G12:G20

. После ввода формулы вместо клавиши ENTER (ВВОД) нужно нажать сочетание клавиш CTRL+SHIFT+ENTER.

Решение3

: Если столбец Дат СОРТИРОВАН, то можно не использовать формулы массива.

Сначала необходимо вычислить первую и последнюю позиции строк, которые удовлетворяют критериям. Затем вывести строки

с помощью функции СМЕЩ()

.

Этот пример еще раз наглядно демонстрирует насколько

предварительная сортировка данных

облегчает написание формул.

5. Один критерий Дата (Выбрать те Товары, у которых Дата поставки не раньше/ не позже заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист

Один критерий — Дата (не позже)

).

Для отбора строк, дата которых не раньше (включая саму дату), используется формула массива:

= ИНДЕКС(A12:A20;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($E$7<=B12:B20;СТРОКА(B12:B20);»»);СТРОКА(B12:B20)-СТРОКА($B$11))-СТРОКА($B$11))

Также в файле примера приведены формулы для условий: Не раньше (не включая); Не позже (включая); Не позже (не включая).

Эта формула введена как

формула массив

а, возвращающая множество значений (см. здесь

Формулы массива в MS EXCEL, возвращающие несколько значений

). Эту формулу можно переделать, чтобы

возвращалось только 1 значение

, см. следующую задачу 5а.

5а. Один критерий Дата (Выбрать События, которые Закончились/ не начались/ происходят на заданную дату)

Пусть имеется перечень событий и даты их начала и завершения.

Пользователю требуется найти и вывести в отдельную таблицу события, которые либо уже закончились на заданную дату, либо еще длятся, либо еще не начались.

Т.е. нам потребуется формула, обрабатывающая 3 вышеуказанные ситуации. Можно использовать нижеуказанную формулу, которую нужно ввести в строке для каждого события

= ВЫБОР($C$6;$B$7>C15;И($B$7>=B15;$B$7<=C15);$B$7

Формула возвращает ЛОЖЬ или ИСТИНА в зависимости от того удовлетворят ли Событие указанным критерием. Результат этой формулы мы будем использовать как для

Условного форматирования

, чтобы выделить События, так и для вывода Событий в отдельный диапазон.

Для вывода Событий в соседний диапазон используйте формулу:

= ИНДЕКС(A$15:A$21;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($D$15:$D$21;СТРОКА(A$15:A$21);»»);СТРОКА()-СТРОКА($B$14))-СТРОКА($B$14))

Формула делает следующее:

— если Событие удовлетворяет условию, то формула запоминает номер строки этого События: ЕСЛИ($D$15:$D$21;СТРОКА(A$15:A$21);»»)

—

Функция НАИМЕНЬШИЙ()

сортирует

полученный массив номеров строк: первыми идут номера строк Событий, которые удовлетворяют критерию;

—

Функция ИНДЕКС()

выводит названия Событий из указанный строк.

6. Два критерия: Дата и Текст (Выбрать Товары определенного вида, у которых Дата поставки не позже заданной)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Датами поставки (см. файл примера, лист

2 критерия — Дата-Текст

).

В отличие от Задачи 5 будем отбирать строки только того Товара, который указан в критерии. Список дат должен быть

отсортирован

(для каждого из товаров), по товару сортировка не требуется.

Для отбора строк, дата которых не позже (включая саму дату), используется формула массива:

= ИНДЕКС(A13:A21; НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($E$7=$A$13:$A$21)*($E$8>=$B$13:$B$21)*($B$13:$B$21>0);СТРОКА($B$13:$B$21);»»);СТРОКА($B$13:$B$21)-СТРОКА($B$12)) -СТРОКА($B$12))

Условие $E$7=$A$13:$A$21 гарантирует, что будут отобраны товары только определенного типа. Условие $E$8>=$B$13:$B$21 гарантирует, что будут отобраны даты не позже заданной (включая). Условие $B$13:$B$21>0 необходимо, если в диапазоне дат имеются пустые ячейки. Знак * (умножение) используется для задания

Условия И

(все 3 критерия должны выполняться для строки одновременно).

Примечание

. Случай, когда список несортирован, рассмотрен в статье

Поиск ДАТЫ (ЧИСЛА) ближайшей к заданной, с условием в MS EXCEL. Несортированный список

.

7. Один Текстовый критерий (Выбрать Товары определенного вида)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист

Один критерий — Текст

).

Задача решается аналогично Задачам 1 и 3. Более подробное решение см. в статье

Поиск ТЕКСТовых значений в MS EXCEL с выводом их в отдельный список. Часть1. Обычный поиск

.

8. Два Текстовых критерия (Выбрать Товары определенного вида, поставленные в заданный месяц)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист

2 критерия — текст (И)

).

Для отбора строк используется формула массива:

= ИНДЕКС($A$11:$A$19; НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(($F$6=$A$11:$A$19)*($F$7=$B$11:$B$19);СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10);30);СТРОКА(ДВССЫЛ(«A1:A»&ЧСТРОК($A$11:$A$19)))))

Выражение ($F$6=$A$11:$A$19)*($F$7=$B$11:$B$19) задает оба условия (Товар и Месяц).

Выражение СТРОКА(ДВССЫЛ(«A1:A»&ЧСТРОК($A$11:$A$19))) формирует

массив последовательных чисел

{1:2:3:4:5:6:7:8:9}, т.е. номера строк в таблице.

9. Два Текстовых критерия (Выбрать Товары определенных видов)

Пусть имеется Исходная таблица с перечнем Товаров и Ценами (см. файл примера, лист

2 критерия — текст (ИЛИ)

).

В отличие от Задачи 7 отберем строки с товарами 2-х видов (

Условие ИЛИ

).

Для отбора строк используется формула массива:

= ИНДЕКС(A$11:A$19; НАИБОЛЬШИЙ((($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19))*(СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10)); СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1))

Условие ($E$6=$A$11:$A$19)+($E$7=$A$11:$A$19) гарантирует, что будут отобраны товары только заданных видов из желтых ячеек (Товар2 и Товар3). Знак + (сложение) используется для задания

Условие ИЛИ

(должен быть выполнен хотя бы 1 критерий).

Вышеуказанное выражение вернет массив {0:0:0:0:1:1:1:0:0}. Умножив его на выражение СТРОКА($A$11:$A$19)-СТРОКА($A$10) , т.е. на

массив последовательных чисел

{1:2:3:4:5:6:7:8:9}, получим массив позиций (номеров строк таблицы), удовлетворяющих критериям. В нашем случае это будет массив {0:0:0:0:5:6:7:0:0}.

С помощью функции НАИБОЛЬШИЙ() выведем 3 значения из позиции 5 (строка 15 листа), 6 (16) и 7 (17), т.е. значения Товар2, Товар2 и Товар3. Для этого используем выражение СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$6)+СЧЁТЕСЛИ($A$11:$A$19;$E$7)-ЧСТРОК($A$11:A11)+1 , которое последовательно (начиная со строки 11) будет возвращать числа 3; 2; 1; 0; -1; -2; … Формула НАИБОЛЬШИЙ(…;3) вернет число 5, НАИБОЛЬШИЙ(…;2) вернет число 6, НАИБОЛЬШИЙ(…;1) вернет число 7, а НАИБОЛЬШИЙ(…;0) и далее вернет ошибку, которую мы скроем

условным форматированием

.

И наконец, с помощью

функции ИНДЕКС()

последовательно выведем наши значения из соответствующих позиций: = ИНДЕКС(A$11:A$19;5) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;6) вернет Товар2, = ИНДЕКС(A$11:A$19;7) вернет Товар3.

10. Отбор значений с учетом повторов

В разделе

Отбор на основании повторяемости

собраны статьи о запросах с группировкой данных. Из повторяющихся данных сначала отбираются уникальные значения, а соответствующие им значения в других столбцах — группируются (складываются, усредняются и пр.).

Наиболее популярные статьи из этого раздела:

Отбор уникальных значений (убираем повторы из списка) в MS EXCEL

Отбор уникальных значений с суммированием по соседнему столбцу в MS EXCEL

Отбор повторяющихся значений в MS EXCEL

Отбор уникальных значений из двух диапазонов в MS EXCEL

Отбор уникальных СТРОК с помощью Расширенного фильтра в MS EXCEL

В качестве примера приведем решения следующей задачи:

Выбрать Товары, цена которых лежит в определенном диапазоне и повторяется заданное количество раз или более.

В качестве исходной возьмем таблицу партий товаров.

Предположим, что нас интересует сколько и каких партий товаров поставлялось по цене от 1000р. до 2000р. (критерий 1). Причем, партий с одинаковой ценой должно быть минимум 3 (критерий 2).

Решением является формула массива:

=НАИМЕНЬШИЙ(СТРОКА($A$14:$A$27)*($C$14:$C$27>=$B$7)*($C$14:$C$27<=$C$7)*($D$14:$D$27>=$B$10);F14+($G$8-$G$9))

Эта формула возвращает номера строк, которые удовлетворяют обоим критериям.

Формула =СУММПРОИЗВ(($C$14:$C$27>=$B$7)*($C$14:$C$27<=$C$7)*($D$14:$D$27>=$B$10)) подсчитывает количество строк, которые удовлетворяют критериям.

В файле примера на листе «10.Критерий — колич-во повторов» настроено

Условное форматирование

, которое позволяет визуально определить строки удовлетворяющие критериям, а также

скрыть ячейки, в которых формула массива возвращает ошибку #ЧИСЛО!

11. Используем значение критерия (Любой) или (Все)

В фильтре

Сводных таблиц

MS EXCEL используется значение (Все), чтобы вывести все значения столбца. Другими словами, в

выпадающем списке

значений критерия содержится особое значение, которое отменяет сам критерий (см. статью

Отчеты в MS EXCEL

, Отчет №3).

В файле примера на листе «11. Критерий Любой или (Все)» реализован данный вариант критерия.

Формула в этом случае должна содержать функцию ЕСЛИ() . Если выбрано значение (Все), то используется формула для вывода значений без учета данного критерия. Если выбрано любое другое значение, то критерий работает обычным образом.

=ЕСЛИ($C$8=»(Все)»;НАИМЕНЬШИЙ((СТРОКА($B$13:$B$26)-СТРОКА($B$12))*($D$13:$D$26>=$D$8);F13+($G$6-$G$7));НАИМЕНЬШИЙ((СТРОКА($B$13:$B$26)-СТРОКА($B$12))*($D$13:$D$26>=$D$8)*($C$13:$C$26=$C$8);F13+($G$6-$G$7)))

Остальная часть формулы аналогична рассмотренным выше.

12. Актуальная цена

Пусть для товара ежедневно заполняется таблица цен (цена может меняться, но не каждый день). Нужно найти актуальнуй цену, т.е. цену на последнюю дату. Если товар всего один, то можно отсортировать по дате и в последней строке будет нужная актуальная цена. Если товаров много, то нужно сначала выбрать Автофильтром нужный товар, затем опять отсортировать по цене.

Чтобы иметь перечень товаров с актуальными ценами придется использовать формулы:

1) сначала сформируем перечень товаров без повторов

Отбор уникальных значений (убираем повторы из списка) в MS EXCEL

2) определяем последнюю (максимальную) дату для каждого товара с помощью формулы массива =МАКС((Таблица1[товар]=E8)*Таблица1[дата])

3) наконец, выводим актуальную цену =СУММЕСЛИМН(Таблица1[цена];Таблица1[товар];E8;Таблица1[дата];F8)

Для товара не должно быть повторов дат, иначе цены будут суммироваться (если повторяется последняя дата).

В файле примера приведено решение на листе 12. Актуальная цена.

Базовый курс

Уроки базового курса научат вас основным приемам работы. Вы научитесь импортировать данные, объединять таблицы по горизонтали и вертикали и многому другому.

Практический курс

С помощью уроков этого курса вы сможете закрепить навыки и значения из базового курса.

Продвинутый курс

Уроки этого курса научат вас решать сложные задачи с помощью Power Query.

Обработка ошибок

В этих уроках вы узнаете как работать с самыми распространенными ошибками в Power Query.

Веб-запросы

Уроки по получению данных веб-сайтов.

Язык М

Углубимся в язык Power Query также известный как М.

Power Query + VBA

Какие задачи можно выполнить, если совместить VBA и Power Query.

Ускорение запроса

Если ваш запрос работает медленно, то стоит изучить этот курс.

Разное

Здесь собраны полезные уроки по Power Query, которые не вошли ни в один курс.

Этой статьей я открываю цикл про выполнение запросов в Excel и оптимизацию работы с крупными таблицами Excel.

Для работы с большими массивами данных, представляющими собой таблицы с многими полями и большим количеством строк, но для ведения которых нет смысла покупать Access, удобно использовать таблицы Excel и делать из них выборки.

Вначале определимся, о каких таблицах идет речь. Постараюсь без лишних рассуждений. Достаточно часто встречаются случаи, когда есть много информации, которую удобно разместить в таблицу, но она получается очень большой. И это делает не удобным вытаскивание из неё части данных, которые периодически нужны для работы. Стоит отметить, что самый оптимальный вариант —  это таблицы, в которых каждая строка содержит исчерпывающую информацию о некотором объекте. Например, информацию о сотрудниках или характеристиках изделия. Пожалуй, для наглядности будем пользоваться таблицей о сотрудниках, это классика жанра, понятная многим.

Пускай наша таблица содержит такие поля:

• Таб_N
• Фамилия
• Имя
• Отчество
• Пол
• Дата рождения
• ИНН
• Должность
• Отдел
• Последний отпуск (дата)
• Прием на работу (дата)
• Уволен (дата)

Думаю, для иллюстрации работы этого будет достаточно.

Теперь немного напомню, какие требования к таблице стоит соблюдать:

1. Она не упорядочена сверху вниз — поэтому я не вводил нумерацию, а оставил табельный номер. Новых сотрудников можно просто добавлять снизу или даже куда-нибудь в середину.
2. Нет одинаковых строк — у нас в любом случае за это отвечает табельный номер.
3. Данные в столбцах должны представлять собой логически неделимую информацию. Хорошо видно на Ф.И.О. Если мы укажем всё в одном столбце, то найти человека или отсортировать данные по имени-отчеству будет проблематично.

Ещё один момент! Этой таблице нужно присвоить ИМЯ. Допустим, банально, но привычно — Кадры. 🙂 Я имею в виду не имя файла, а задать имя для таблицы средствами редактора. Это делается командой Имя таблицы, расположенной на закладке Конструктор таблицы в области Свойства. Благодаря имени мы сможет обращаться к таблице из других файлов (книг) Excel и видеть её поля и данные.

Итак, стоит помнить, что наша таблица будет аскетична и иметь статус основного хранилища актуальной информации, к которому мы будем обращаться с целью извлечения нужных данных. Поэтому её надо аккуратно заполнять и делать резервные копии.

Извлеченная информация будет по запросу выбираться и переноситься в другие файлы Excel и там приводиться к красивому виду с сортировками, выделениями цветом и шрифтами, дабы ее удобнее было воспринимать, анализировать и строить отчеты.

Вот такую таблицу мы получим:

Я не заносил туда много данных, лишь бы хватало данных проиллюстрировать возможности, и не сортировал ни по одному из столбцов.

В следующей статье рассмотрен собственно инструмент, при помощи которого мы будем обращаться к нашей таблице и выполнять запросы в Excel на выборку нужных данных.

Если пользователю Excel приходится работать с большой таблицей, и перед ним ставится задача найти уникальные значения, которые подпадают под определенный критерий, то ему нередко приходится применять такой инструмент, как фильтр. Но в некоторых случаях приходится делать другое, а именно, выделять все ряды, в которых есть определенные значения в отношении к другим рядам. Если говорить про эту ситуацию, то здесь нужно применять другую функцию – условное форматирование.

Чтобы отдача была максимальной, нужно в качестве запроса применять выпадающий перечень.

Это хорошо подходит для тех ситуаций, когда надо постоянно изменять запросы одного типа, чтобы экспонировать разные строки диапазона. Сейчас мы подробно расскажем о том, какие действия надо выполнять, чтобы создать выборку из повторяющихся ячеек, входящих в состав выпадающего перечня.

Как выбрать уникальные и повторяющиеся значения в Excel — пошаговая инструкция

В первую очередь надо разобраться, что такое выборка. Это одно из самых главных статистических понятий, которое означает набор параметров, отобранных по определенному критерию. В качестве выборки может выступать что-угодно: люди для эксперимента, одежда, предприятия, ценные бумаги и так далее.

Чтобы создать выборку, необходимо сначала отобрать те результаты, которые подходят под условия из большого перечня, после чего отобразить эти значения отдельным списком или же в первоначальной таблице.

Подготовка содержания выпадающего списка

Чтобы наша работа сегодня была более наглядной, давайте возьмем историю расчетов с клиентами. Она будет такой, как на рисунке. 

Здесь нам надо выделить все операции, совершенные по отношению к каждому конкретному контрагенту, с помощью цвета. Чтобы переключаться между ними, применим выпадающий список. Следовательно, изначально нужно его сделать, а для этого надо отобрать данные, которые будут его элементами. В нашем примере нам требуются все фамилии контрагентов, которые есть в колонке А и при этом не повторяются. Для подготовки содержания выпадающего списка нам нужно выполнить следующую инструкцию:

1. Выделяем первый столбец нашей таблицы.
2. Используем инструмент «Данные» – «Сортировка и фильтр» – «Дополнительно». 
3. После этого перед нами появится окно, в котором нам надо выбрать тип обработки «скопировать результат в другое место», а также поставить флажок возле пункта «Только уникальные записи». В нашем случае диапазоном, который мы используем будет ячейка с адресом $F$1. Знак доллара означает, что ссылка абсолютная и она не будет меняться в зависимости от того, что человек копирует или вставляет содержимое ячейки, которая с ней связана. 
4. После того, как мы зададим все необходимые параметры, нам нужно нажать на клавишу ОК и так мы подтверждаем наши действия.

Теперь видим перечень ячеек с уникальными фамилиями, которые уже не повторяются. Это и будет наша выборка для списка. 

Модификация исходной таблицы

После этого надо внести некоторые изменения в нашу таблицу. Для этого нужно выделить первые два ряда и нажать на комбинацию клавиш Ctrl+Shift+=. Таким образом у нас вставляются две дополнительные строчки. В новосозданную ячейку A1 вставляем слово «Клиент».

Создание выпадающего списка

После этого нам нужно создать выпадающий список. Чтобы это сделать, выполните следующие действия:

1. Делаем клик по ячейке B1. Переходим на вкладку «Данные» – «Работа с данными» – «Проверка данных». 
2. Появится диалоговое окно, в котором нам надо выбрать тип данных «Список», а в качестве источника данных выбрать наш перечень фамилий. После этого нажимаем на кнопку ОК.

После этого ячейка B1 превращается в полноценный список фамилий клиентов. Если информация, которая служит источником для выпадающего перечня, располагается на другом листе, то в этом случае лучше сделать этот диапазон именным и сослаться на него таким образом.

В случае же с нами в этом нет никакой необходимости, потому что у нас и без того вся информация располагается на одном листе.

Выборка ячеек из таблицы по условию

Теперь же давайте попробуем создать выборку ячеек по условию. Для этого надо выделить ту таблицу, в которой указана фамилия контрагента, его код, номер транзакции и сумма операции, после чего откроем окно «Условное форматирование». Чтобы его вызвать, нужно перейти на вкладку «Главная», там найти группу «Стили», и в ней будет кнопка «Условное форматирование».

Появится меню, в котором нам надо кликнуть по пункту «Создать правило», в качестве которого выбираем «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек». 

Далее вводим формулу, указанную на скриншоте, после чего нажимаем на кнопку «Формат», чтобы сделать все ячейки, содержащие одну и ту же фамилию, цветом. Например, зеленым. После этого подтверждаем все выполненные ранее действия путем многократного нажатия на «ОК» на всех окнах, которые будут на тот момент открытыми. После этого когда мы выбираем фамилию нашего человека, все ячейки, включающие ее, выделяются тем цветом, который мы задали.

Как это работает? Когда мы выбираем какое-то значение в выпадающем списке, то формула анализирует все имеющиеся строки, и если видит совпадение, выделяет их обозначенным пользователем цветом. В том, что формула работает, можно убедиться, выбрав другую фамилию. После этого выделение поменяется. Это значительно облегчает чтение таблицы.

Принцип действия следующий: проверяется значение в столбце А. Если оно равно тому, которое выбрано в списке, находящемся в ячейке B1, то эта формула возвращает значение ИСТИНА. После этого целая строка форматируется таким образом, каким вы захотите. В принципе, можно не только выделять эту строчку отдельным цветом, но и произвольно регулировать шрифт, границы и другие параметры. Но выделение цветом – самый быстрый метод.

Как мы добились того, чтобы цветом окрашивалась целая строка, а не отдельная ячейка? Для этого мы применили ссылку на ячейку, где адрес колонки является абсолютным, а номер ряда – относительным.

Скачать пример выборки из списка с условным форматированием

Как это работает? Вы можете попробовать посмотреть наглядно, скачав пример такой таблицы, которая была нами рассмотрена ранее. Для этого нужно перейти по этой ссылке.

4 способа выборки данных в Excel

Но на этом мы не заканчиваем нашу инструкцию. На самом деле, у нас есть целых четыре доступных способа формирования выборки данных в Excel.

Расширенный автофильтр

Это самый легкий метод, который позволяет отобрать значения, которые подходят под определенные критерии. Давайте более подробно рассмотрим, что нужно для этого.

1. Предположим, у нас есть таблица, содержащая наименование товара, дату и общее количество денег, которое получилось заработать на продаже конкретной позиции в определенный день. Нам надо выделить ту область, где надо отобрать выборку. Для этого переходим на вкладку «Главная», где находим кнопку «Сортировка и фильтр» и нажимаем на нее. Ее можно найти в блоке инструментов «Редактирование». После этого находим опцию «Фильтр». Приводим скриншот для наглядности. 
2. Есть и второй способ, как можно поступить в этом случае. Можно найти кнопку «Фильтр» в группе «Сортировка и фильтр», которая располагается на вкладке «Данные». 
3. После того, как мы это сделаем, сверху таблицы появятся стрелочки, с помощью которых можно отобрать данные для фильтра. Нужно нажать на одну из них (то, какая именно, зависит от того столбца, в котором нам нужно выполнить сортировку). После этого находим пункт «Числовые фильтры», и нажимаем на «Настраиваемый фильтр». 
4. После этого появляется окно, через которое можно настроить пользовательскую фильтрацию. С его помощью пользователь может задать критерий, исходя из которого и будут отбираться данные. В выпадающем перечне для той колонки, в какой содержатся числовые ячейки (а именно их мы используем для примера), есть возможность выбрать такие критерии, как равно, не равно, больше, больше или равно и меньше. То есть, стандартные арифметические операции сравнения.
   Давайте для наглядности зададим правило, согласно которому программа должна отбирать исключительно те значения, в которых сумма выручки составляет больше, чем 10 тысяч рублей. Следовательно, нам нужно в поле, обозначенном на скриншоте цифрой 1, выставить пункт «больше», а в поле, обозначенном цифрой 2, установить значение 10 тысяч (цифрами). Далее осталось только подтвердить наши действия. 
5. Как мы понимаем, после того, как мы отфильтровали данные остались исключительно те строки, в которых объем заработанных денег без вычета налогов составляет больше, чем 10 тысяч рублей. 
6. Но у нас есть возможность еще один критерий добавить. Чтобы это сделать, надо снова вернуться к пользовательскому фильтру, в нижней части которого мы видим еще два поля, которые имеют такой же вид, как и тот, в котором мы вводили наши критерии. В нем можно задать второй параметр. Пусть, к примеру, нам надо будет отбирать только те данные, которые не превышают 14999. Для этого выбираем правило «Меньше», а в качестве значения выставляем «15000».
   Также можно воспользоваться переключателем условий, который может принимать одно из двух значений: И и ИЛИ. Первоначально он настроен на первый вариант, но если человеку нужно задать соответствие одному из этих условий, то можно выбрать значение ИЛИ. Чтобы переключить тип соотношения между условиями, необходимо поставить тумблер в соответствующее положение. После того, как мы выполнили все необходимые действия, нажимаем на кнопку «ОК». 
7. Теперь наша таблица отображает только те значения, которые колеблются в пределах от 10 тысяч рублей до 14999 рублей.

Формула массива

Еще один вариант отбора – использование формулы массива. В этом случае результат выводится в отдельную таблицу, что может быть полезно, если первоначальные данные всегда нужно иметь перед глазами в неизменном виде. Чтобы это сделать, нам нужно следующее:

1. Копируем шапку таблицы в нужное место. 
2. Выделяем все ячейки, которые содержатся в первой колонке новосозданной таблицы и переводим курсор в строку ввода формул. После этого туда вставляем следующую формулу (значения, естественно, меняем на свои). =ИНДЕКС(A2:A29;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ(15000<=C2:C29;СТРОКА(C2:C29);»»);СТРОКА()-СТРОКА($C$1))-СТРОКА($C$1))
3. Подтверждаем ввод с помощью комбинации клавиш Ctrl + Shift + Enter.
4. Выполняем аналогичную операцию со вторым столбцом.
5. Делаем то же самое с третьим столбцом.

Во всех трех ситуациях формула в целом та же самая, просто изменяются координаты.

После этого присваиваем правильный формат ячейкам, в которых появляется ошибка. Далее используем условное форматирование для выделения тех ячеек, которые содержат определенное значение.

Выборка с несколькими условиями с помощью формулы

Использование формул также позволяет выбирать значения по нескольким критериям. Для этого выполняем следующие действия:

1. Задаем условия в специальной колонке таблицы. 
2. Записываем три формулы с правильными координатами в каждый из вспомогательных столбцов, которые предварительно нужно создать. Точно так же используем для этого формулу массива. 

Преимущество этого метода в том, что нет необходимости изменять формулу, если вдруг понадобится изменить условия. Они всегда будут сохраняться в соответствующих ячейках.

Случайная выборка

Ну и наконец, последний метод формирования выборки, который подойдет не во всех ситуациях – использование генератора случайных чисел. Для этого надо использовать функцию =СЛЧИС(). Далее заполняем такое количество ячеек, которое нам нужно, с помощью маркера автозаполнения.

Далее выбираем «Настраиваемая сортировка» в меню фильтра.

Появляется меню настроек, где выставляем параметры так, как на скриншоте. 

Потом нажимаем «ОК» и получаем результат.

Видим, что нет ничего сложного. Если немного потренироваться, то все будет получаться очень легко. Главное – понять принцип, а метод можно выбрать любой, какой душе угодно.

 Sub ConnectSqlServer()

        Dim conn As ADODB.Connection
        Dim rs As ADODB.Recordset
        Dim sConnString As String

        ' Create the connection string.
        sConnString = "Provider=SQLOLEDB;Data Source=vrsqladhoc;" & _
                      "Initial Catalog=TACT_REV;" & _
                      "Integrated Security=SSPI;"


        ' Create the Connection and Recordset objects.
        Set conn = New ADODB.Connection
        Set rs = New ADODB.Recordset

        ' Open the connection and execute.
        conn.Open sConnString
        Set rs = conn.Execute("select distinct column1 from table1;")

        ' Check we have data.
        If Not rs.EOF Then
            ' Transfer result.
            Sheets(2).Range("A2").CopyFromRecordset rs
        ' Close the recordset
            rs.Close
        Else
            MsgBox "Error: No records returned.", vbCritical
        End If

        End Sub

    SELECT Count(column1) as status_count, case when 
    missing_flag = 1 then ' Missing' else ' Available' end as status,'Name' as Document_Type

    FROM table1 cm
    inner join table2 md on md.column1 = cm.column2
    WHERE cm.column3 = 'R'
    and cm.column4 = 3
    group by case when 
    missing_flag1 = 1 then 'Missing' else 'Available' end

    Union All

      SELECT Count(column1) as status_count, case when 
    missing_flag = 1 then ' Missing' else ' Available' end as status,'Name' as Document_Type

    FROM table2 cm
    inner join table2 md on md.column1 = cm.column2
    WHERE cm.column3 = 'R'
    and cm.column4 = 3
    group by case when 
    missing_flag1 = 1 then 'Missing' else 'Available' end

Union All

      SELECT Count(column1) as status_count, case when 
    missing_flag = 1 then ' Missing' else ' Available' end as status,'Name' as Document_Type

    FROM table3 cm
    inner join table2 md on md.column1 = cm.column2
    WHERE cm.column3 = 'R'
    and cm.column4 = 3
    group by case when 
    missing_flag1 = 1 then 'Missing' else 'Available' end

Union All

      SELECT Count(column1) as status_count, case when 
    missing_flag = 1 then ' Missing' else ' Available' end as status,'Name' as Document_Type

    FROM table4 cm
    inner join table2 md on md.column1 = cm.column2
    WHERE cm.column3 = 'R'
    and cm.column4 = 3
    group by case when 
    missing_flag1 = 1 then 'Missing' else 'Available' end

Union All

      SELECT Count(column1) as status_count, case when 
    missing_flag = 1 then ' Missing' else ' Available' end as status,'Name' as Document_Type

    FROM table5 cm
    inner join table2 md on md.column1 = cm.column2
    WHERE cm.column3 = 'R'
    and cm.column4 = 3
    group by case when 
    missing_flag1 = 1 then 'Missing' else 'Available' end

Union All

      SELECT Count(column1) as status_count, case when 
    missing_flag = 1 then ' Missing' else ' Available' end as status,'Name' as Document_Type

    FROM table6 cm
    inner join table2 md on md.column1 = cm.column2
    WHERE cm.column3 = 'R'
    and cm.column4 = 3
    group by case when 
    missing_flag1 = 1 then 'Missing' else 'Available' end

Union All

      SELECT Count(column1) as status_count, case when 
    missing_flag = 1 then ' Missing' else ' Available' end as status,'Name' as Document_Type

    FROM table7 cm
    inner join table2 md on md.column1 = cm.column2
    WHERE cm.column3 = 'R'
    and cm.column4 = 3
    group by case when 
    missing_flag1 = 1 then 'Missing' else 'Available' end

Union All

      SELECT Count(column1) as status_count, case when 
    missing_flag = 1 then ' Missing' else ' Available' end as status,'Name' as Document_Type

    FROM table8 cm
    inner join table2 md on md.column1 = cm.column2
    WHERE cm.column3 = 'R'
    and cm.column4 = 3
    group by case when 
    missing_flag1 = 1 then 'Missing' else 'Available' end

5 ответов

Лучший ответ

Dim sql As String

sql = "SELECT Count(column1) as status_count, case when " & _
        "missing_flag = 1 then ' Missing' else ' Available' end as status,'Name' as Document_Type" & _
        "FROM table1 cm " & _
        "inner join table2 md on md.column1 = cm.column2 " & _
        "WHERE cm.column3 = 'R' " & _
        "and cm.column4 = 3 " & _
        "group by case when " & _
        "missing_flag1 = 1 then 'Missing' else 'Available' end "

sql = sql & " UNION ALL "

sql = sql & " keep going like this ..."

strSQL = ThisWorkbook.Sheets("SQL_Query").TextBoxes("SQL_Text").Text

Sub ADOExcelSQLServer()

    Dim Cn As ADODB.Connection
    Dim Server_Name As String
    Dim Database_Name As String
    Dim User_ID As String
    Dim Password As String
    Dim SQLStr As String
    Dim rs As ADODB.Recordset
    Set rs = New ADODB.Recordset

    Server_Name = "Your_Server_Name" ' Enter your server name here
    Database_Name = "Northwnd" ' Enter your  database name here
    User_ID = "" ' enter your user ID here
    Password = "" ' Enter your password here
    SQLStr = " SELECT Field1, Field2, Field3, Field4 "
    SQLStr = SQLStr & " FROM Orders Where Order ID = 100 " ' Enter your SQL here

    Set Cn = New ADODB.Connection
    Cn.Open "Driver={SQL Server};Server=" & Server_Name & ";Database=" & Database_Name & _
    ";Uid=" & User_ID & ";Pwd=" & Password & ";"

    rs.Open SQLStr, Cn, adOpenStatic

    With Worksheets("Sheet1").Range("A1:Z500")
        .ClearContents
        .CopyFromRecordset rs
    End With

    rs.Close
    Set rs = Nothing
    Cn.Close
    Set Cn = Nothing
End Sub



Sub Working2()

Dim con As Connection
Dim rst As Recordset
Dim strConn As String

Set con = New Connection
strConn = "EXCEL-PCSQLEXPRESS;Database=Northwind;Trusted_Connection=True"

con.Open strConn

'Put a country name in Cell E1
Set rst = con.Execute("Exec dbo.MyOrders '" & ActiveSheet.Range("E1").Text & "'" & ActiveSheet.Range("E2").Text & "'")

'The total count of records is returned to Cell A5
ActiveSheet.Range("A5").CopyFromRecordset rst

rst.Close
con.Close

End Sub

SQLStr = " SELECT Count(column1) as status_count, case when 
    missing_flag = 1 then ' Missing' else ' Available' end as status,'Name' as Document_Type
    FROM table1 cm
    inner join table2 md on md.column1 = cm.column2
    WHERE cm.column3 = 'R'
    and cm.column4 = 3
    group by case when 
    missing_flag1 = 1 then 'Missing' else 'Available' end "
SQLStr = SQLStr & " Union All
    SELECT Count(column1) as status_count, case when 
    missing_flag = 1 then ' Missing' else ' Available' end as status,'Name' as Document_Type
    FROM table2 cm
    inner join table2 md on md.column1 = cm.column2
    WHERE cm.column3 = 'R'
    and cm.column4 = 3
    group by case when 
    missing_flag1 = 1 then 'Missing' else 'Available' end "
SQLStr = SQLStr & " Union All
    SELECT Count(column1) as status_count, case when 
    missing_flag = 1 then ' Missing' else ' Available' end as status,'Name' as Document_Type
    FROM table3 cm
    inner join table2 md on md.column1 = cm.column2
    WHERE cm.column3 = 'R'
    and cm.column4 = 3
    group by case when 
    missing_flag1 = 1 then 'Missing' else 'Available' end "

Dim sql As String
sql = "SELECT Count(column1) as status_count, case when " & _
      " ..." & _
      " ..." & _
      " ..." & _
      "and so on"

sql = sql & " rest of the " & _
      " ...query"

Dim sql As String
With New StringBuilder
    .Append "SELECT ..."
    .Append "..."
    .Append "..."
    .Append "..."
    .Append "..."
    .Append "..."
    sql = .ToString
End With

SELECT
       invoice_id,
       temp.invoice_number,
       temp.open_date,
       temp.close_date,
       product_id,
       description,
       line_total,
       taxable
   FROM
       lineitems
           INNER JOIN
       (SELECT
           invoice_id, invoice_number, open_date, close_date
       FROM
           invoices
       WHERE
           close_date BETWEEN [start_date] AND [end_date]) AS temp USING (invoice_id)
   WHERE
     taxable=1 OR product_id LIKE '%TAX%';