Сложные базы данных в excel

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

• Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений
• Как заменить ВПР функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Автоматическое заполнение форм и бланков данными из таблицы
• Создание отчетов с помощью сводных таблиц

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.



Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).



2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.



3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».



4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».



2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».



2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».



2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».



3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.



4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.



5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».



6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Готово!

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.



2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».



2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:



2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

Создание базы данных в Microsoft Excel

​Смотрите также​ статистических отчетов, начисления​ определяли данные, которые​Все​Т.е. в ячейке A20​При упоминании баз данных​ Петров Алексей, то​ раскрывающемся списке появляется​ Excel в Access.​ книг и компакт-дисков​ соответствует требованиям. Всю​ запросов язык SQL​ выполнить, могут помочь​ очень богатое, нужно​ цвет поля и​ позицию​.​В пакете Microsoft Office​

​ заработной платы специалистам​ нужно найти в​

Процесс создания

​, чтобы увидеть не​ будет ссылка =B3,​ (БД) первым делом,​ работа с БД​ все содержимое поля.​

​Многие пользователи активно применяют​ и отслеживайте известных​​ базу данных можно​​ (Structured Query). Можно​ сравнить преимущества, которые​ только выбрать подходящую​

​ т. д. –​​«Список»​​Важно проследить, чтобы около​ есть специальная программа​ и т.п.​

​ БД. Если же​ только текущую, а​ в ячейке B20​ конечно, в голову​

Создание таблицы

​ будет затруднена.​ Если хотим спрятать​

1. ​ Excel для генерирования​ кого аренду их.​

   

2. ​ восстановить из резервной​ также использовать выражения​

   

3. ​ каждой программы имеет​ по душе расцветку.​

   

4. ​ все может в​. В поле​ значения​ для создания базы​Однозначно ответить на вопрос,​ функция БИЗВЕЧЬ возвращает​ сразу все «умные​

​ ссылка на =B7​ приходят всякие умные​

​Таблица готова. В реальности​​ какие-то элементы, сбрасываем​ отчетов, их последующей​

Присвоение атрибутов базы данных

​Планирование событий​ копии или вы​ в запросах создавать​ проводить относительно хранения​ Кроме того, совсем​ один клик сделать​«Источник»​

1. ​«Мои данные содержат заголовки»​​ данных и работы​​ как вести складской​

   
2. ​ ошибку #ЗНАЧ! –​ таблицы», которые есть​ и т.д.​ слова типа SQL,​ она может быть​​ птички напротив их.​​ редакции. Для удобного​

   

3. ​    Введите сведения о событии​​ можете восстановить только​​ вычисляемые поля. Использование​ данных, анализа, совместной​ необязательно выполнять всю​ за вас автоформа,​устанавливаем знак​стояла галочка. Если​ с ними –​ учет в Excel,​ значит в базе​ в книге.А затем​​Теперь добавим элементарный макрос​​ Oracle, 1С или​ гораздо длиннее. Мы​Жмем «ОК». В примере​ просмотра информации и​ дат, расположения и​ таблицу или другого​ выражений в Access​ работы нескольких пользователей​ базу данных в​ если правильно ее​«=»​ её нет, то​ Access. Тем не​ невозможно. Необходимо учесть​​ данных нет записей,​​ можно, как и​

   

4. ​ в 2 строчки,​​ хотя бы Access.​​ вписали немного позиций​ мы скроем клиентов,​ получения полного контроля​ участников и печать​​ объекта базы данных,​​ аналогична процесс с​ и безопасность.​ едином стиле, можно​ настроить. Удобно, правда?​и сразу после​

​ нужно поставить.​ менее, многие пользователи​ специфику конкретного предприятия,​ соответствующих критериям поискового​ в классической сводной​ который копирует созданную​ Безусловно, это очень​ для примера. Придадим​ с которыми заключали​ при управлении данными​ расписаний или сводные​ которая может потребоваться.​ помощью формул в​

Сортировка и фильтр

​Плоская сравнении реляционных баз​ раскрасить одну колонку​Кроме этого, не нужно​ него без пробела​После ввода всех нужных​ предпочитают использовать для​

1. ​ склада, товаров. Но​ запроса. Если же​ таблице, просто перетащить​ строку и добавляет​ мощные (и недешевые​ базе данных более​​ договоры в прошлом​​ в процессе работы​​ данные о событиях.​​ При использовании средства​

   

   ​ Excel для вычисления​ данных​

   • ​ в голубой цвет,​
   • ​ забывать о закреплении​
   • ​ пишем наименование выпадающего​
2. ​ параметров жмем на​ этих целей более​ можно вывести общие​ возвращена ошибка #ЧИСЛО!​ мышью нужные нам​ ее к таблице​ в большинстве своем)​ эстетичный вид, сделав​​ и текущем году.​​ с программой.​

   

3. ​Отслеживание питания​ архивации файловой системы​​ значений. Запросы Access​​    Чтобы решить, какое приложение​ другую – в​ первой строки. В​
   • ​ списка, которое мы​​ кнопку​​ знакомое им приложение​ рекомендации:​ – значит в​ поля из любых​​ Продажи. Для этого​​ программы, способные автоматизировать​
   • ​ рамки. Для этого​​Чтобы задать условие для​​Внешний вид рабочей области​    Рецептами и войдите журнал​ копию базы данных​ также можно использовать​ лучше всего подходит​ зеленый и т.​ Excel 2007 это​ дали ему чуть​«OK»​​ – Excel. Нужно​​Для корректного ведения складского​​ базе данных более​​ связанных таблиц в​ жмем сочетание​​ работу большой и​​ выделяем всю таблицу​​ фильтрации поля типа​​ программы – таблица.​
   • ​ режима питания и​ из резервной копии​​ для подведения итогов​​ для хранения данных,​ д.​ можно совершить следующим​

   ​ выше. После этого​.​ отметить, что у​​ учета в Excel​​ 1 одинаковой записи​

   

   ​ области​Alt+F11​ сложной компании с​ и на панели​ «больше», «меньше», «равно»​ А реляционная база​ Испытайте действий.​

   

4. ​ файловой системы также​ данных и представлять​ задайте себе вопрос:​Не только лишь Excel​ образом: перейти на​ жмем на кнопку​После этого информация в​​ этой программы имеется​​ нужно составить справочники.​​ по данному критерию.​​Фильтра​

   

5. ​или кнопку​ кучей данных. Беда​ находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ​ и т.п. числа,​ данных структурирует информацию​Как редактором электронных таблиц​ можно использовать для​ статистических значений, таких​ следующий вопрос: являются​ может сделать базу​ вкладку «Вид», затем​«OK»​ БД будет отсортирована,​ весь инструментарий для​ Они могут занять​​В нашем случаи функция​​,​

   

   ​Visual Basic​ в том, что​ ГРАНИЦ.​ в списке фильтра​ в строки и​ Excel можно хранить​

6. ​ восстановления данных. При​ как суммы, средние​ данные реляционными или​ данных. Microsoft выпустила​ выбрать «Закрепить области»​.​ согласно указанным настройкам.​ создания полноценной базы​ 1-3 листа. Это​ БИЗВЕЧЬ вернула одно​​Строк​​на вкладке​

   

7. ​ иногда такая мощь​Аналогично обрамляем шапку толстой​ нужно выбрать команду​​ столбцы. Несмотря на​​ больших объемов данных​

​ обновлении данных в​​ значения и счетчики.​ нет? Данные, которые​

Поиск

​ еще один продукт,​ и в контекстном​Теперь при попытке ввести​ В этом случае​

1. ​ данных (БД). Давайте​ справочник «Поставщики», «Покупатели»,​​ значение – без​​,​Разработчик (Developer)​​ просто не нужна.​​ внешней границей.​​ «Числовые фильтры».​​ то что стандартный​

   
2. ​ книг, содержащие один​ Excel, можно сохранить​Моделирование​ могут содержаться эффективно​​ который великолепно управляется​​ меню кликнуть на​​ данные в диапазон,​​ мы выполнили сортировку​

   

3. ​ выясним, как это​ «Точки учета товаров».​ ошибок. Эту функцию​Столбцов​

   

   ​. Если эту вкладку​ Ваш бизнес может​​

​Если мы хотим видеть​​ пакет MS Office​ или несколько листов.​

Закрепление областей

​ Автосохранение через заданные​    В Excel можно использовать​ в одной таблице​ с этим непростым​ «Закрепить верхнюю строку».​ где было установлено​ по именам сотрудников​ сделать.​ В небольшой организации,​ можно так же​или​ не видно, то​ быть небольшим и​

1. ​Теперь обратимся к функциям,​ в таблице клиентов,​ имеет отдельное приложение​ Тем не менее​ промежутки времени.​ средства анализ «что​ или лист называется​

   

2. ​ делом. Название ему​​ Это требуется, чтобы​​ ограничение, будет появляться​​ предприятия.​​Скачать последнюю версию​ где не так​​ использовать для вывода​​Значений​ включите ее сначала​​ с относительно несложными​​ которые Excel предлагает​

​ с которыми заключили​ для создания и​ вместо функционирование в​Защита данных на уровне​ если» для прогнозирования​плоской​ – Access. Так​

​ зафиксировать «шапку» работы.​​ список, в котором​Одним из наиболее удобных​

Выпадающий список

​ Excel​ много контрагентов, справочники​ целой строки за​- и Excel​ в настройках​ бизнес-процессами, но автоматизировать​ для работы с​ договор на 3​​ ведения баз данных​​ качестве системы управления​ пользователя​ результат модель листа.​

1. ​или​ как эта программа​ Так как база​ можно произвести выбор​ инструментов при работе​База данных в Экселе​ не нужны. Не​

   

2. ​ одну операцию без​ моментально построит любой​Файл — Параметры -​ его тоже хочется.​ БД.​​ и более лет,​​ – Microsoft Access,​

   

3. ​ базами данных, например​    В Excel можно удалить​ Анализ «что если»​нереляционных​ более адаптирована под​ данных Excel может​ между четко установленными​

   

4. ​ в базе данных​ представляет собой структурированный​ нужно и составлять​ копирования функции в​ нужный нам отчет​​ Настройка ленты (File​​ Причем именно для​​Пример: нам нужно узнать​​ вводим соответствующие значения​ пользователи активно используют​ Access, Excel оптимизирована​​ из представления критических​​ позволяет выполнить различных​

   

5. ​данных. Например если​ создание базы данных,​​ быть достаточно большой​​ значениями.​ Excel является автофильтр.​​ набор информации, распределенный​​ перечень точек учета​​ другие ячейки с​​ на листе:​​ — Options -​​ маленьких компаний это,​ все товары, которые​ в меню пользовательского​ Microsoft Excel для​ для вычисления и​ или личные данные,​ сценариях для своих​​ вы хотите создать​​ чем Excel, то​

​ по объему, то​Если же вы попытаетесь​ Выделяем весь диапазон​ по столбцам и​ товаров, если на​ другими аргументами. Чтобы​Не забудьте, что сводную​ Customize Ribbon)​

​ зачастую, вопрос выживания.​ принимал Петров А.А.​ автофильтра.​ этих же целей.​ анализ данных. Гибкие​ скрытие столбцов и​ данных, например Лучший​ простой список клиентов,​

​ и работа в​​ при пролистывании вверх-вниз​ написать в этих​

​ БД и в​ строкам листа.​ предприятии только один​ избежать необходимости указывать​ таблицу нужно периодически​. В открывшемся окне​Для начала давайте сформулируем​ Теоретически можно глазами​Готово!​ Ведь возможности программы​ программу можно использовать​ строк данных и​ случай и худшим​ с помощью только​ ней будет более​ будет теряться главная​ ячейках произвольные символы,​ блоке настроек​Согласно специальной терминологии, строки​

​ склад и/или один​

lumpics.ru

База данных в Excel: особенности создания, примеры и рекомендации

​ новый критерий для​ (при изменении исходных​ редактора Visual Basic​ ТЗ. В большинстве​ пробежаться по всем​Поэкспериментируем с фильтрацией данных​ позволяют: сортировать; форматировать;​ для построения модели​ нажмите защитить весь​ сценариев и сравнение​ один адрес и​ быстрой и удобной.​ информация – названия​ то будет появляться​«Сортировка и фильтр»​ БД именуются​ магазин.​ каждой ее копии​

Что такое база данных?

​ данных) обновлять, щелкнув​ вставляем новый пустой​ случаев база данных​ строкам, где фигурирует​ по выделенным ячейкам.​ фильтровать; редактировать; систематизировать​ для анализа данных,​ лист для управления​ результирующие данные из​ контактное лицо для​Но как же сделать​ полей, что неудобно​ сообщение об ошибке.​кликаем по кнопке​«записями»​При относительно постоянном перечне​ составим простую формулу,​ по ней правой​ модуль через меню​ для учета, например,​ эта фамилия, и​ Допустим, нам нужно​ и структурировать информацию.​ писать простые и​ доступом пользователей к​ нескольких сценариев в​ каждого клиента, Excel​

​ так, чтобы получилась​ для пользователя.​ Вам придется вернутся​«Фильтр»​. В каждой записи​ продукции имеет смысл​

Создание хранилища данных в Excel

​ в которую добавим​ кнопкой мыши и​Insert — Module​ классических продаж должна​ скопировать их в​ оставить в таблице​То есть все то,​ сложные формулы для​ скрытые данные. Помимо​ сводный отчет. Не​ может быть лучшим​

​ база данных Access?​После того как верхняя​ и внести корректную​.​ находится информация об​ сделать номенклатуру товаров​ функцию СТОЛБЕЦ. Для​ выбрав команду​и вводим туда​ уметь:​ отдельную таблицу. Но​

​ только те компании,​ что необходимо для​ выполнения вычислений с​ возможностей защиты листа​ так же, функция​ вариантом. Тем не​ Excel учитывает такое​ строка закреплена, выделяем​ запись.​Как видим, после этого​ отдельном объекте.​

Особенности формата ячеек

​ в виде базы​ этого:​Обновить (Refresh)​ код нашего макроса:​хранить​ если наша БД​ которые работают в​ работы с базами​ этими данными любым​ и ее элементы,​ доступна в Access.​ менее если вы​ желание пользователя. Это​ первые три строки​Урок:​ в ячейках с​Столбцы называются​ данных. Впоследствии приход,​В ячейке A3 введите​, т.к. автоматически она​Sub Add_Sell() Worksheets(«Форма​в таблицах информацию​ будет состоять из​ Беларуси.​ данных. Единственный нюанс:​ способом, который вы​

​ можно также блокировка​Pivoting и диаграмм​ хотите сохранить более​ можно сделать несколькими​ в будущей базе​Как сделать выпадающий список​ наименованием полей появились​«полями»​ расход и отчеты​ следующую формулу:​ этого делать не​ ввода»).Range(«A20:E20»).Copy ‘копируем строчку​ по товарам (прайс),​ нескольких сотен позиций?​Выделяем те данные, информация​ программа Excel -​ хотите данных сводной​ и разблокировка ячеек​    В обеих программах можно​ сложные список клиентов,​

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

​ способами:​ данных и добавляем​ в Excel​ пиктограммы в виде​. В каждом поле​ заполнять со ссылками​Скопируйте ее во все​ умеет.​ с данными из​ совершенным сделкам и​ На помощь приходит​ о которых должна​ это универсальный аналитический​ таблицы и представления​ на листе для​ создать отчеты сводных​ содержащая выставления счетов​• Можно выделить всю​

Фиксация «шапки» базы данных

​ границы ячеек.​Конечно, Excel уступает по​ перевернутых треугольников. Кликаем​ располагается отдельный параметр​ на номенклатуру. Лист​ ячейки диапазона A3:E3.​Также, выделив любую ячейку​ формы n =​ клиентам и связывать​ ФИЛЬТР.​ остаться в базе​ инструмент, который больше​ данных в различных​ предотвращения случайного изменения​ таблиц и сводных​ и адреса доставки​ информацию, содержащуюся на​Для того чтобы продолжить​ своим возможностям специализированным​ по пиктограмме того​ всех записей.​ «Номенклатура» может содержать​

​Выбрана целая строка информации​ в сводной и​ Worksheets(«Продажи»).Range(«A100000»).End(xlUp).Row ‘определяем номер​ эти таблицы между​Выделяем шапку таблицы и​ видной. В нашем​

Продолжение работы над проектом

​ подходит для сложных​ профессионально оформленных диаграмм.​ важных данных другими​ таблиц диаграммы. Однако​ для каждого клиента​ листе Excel, скопировать​ работу, необходимо придумать​

​ программам для создания​ столбца, значение которого​То есть, каркасом любой​ наименование товара, товарные​ по конкретной фамилии​ нажав кнопку​ последней строки в​ собой​ во вкладке ДАННЫЕ​ случае находим в​ расчетов, вычислений, сортировки​Программу Microsoft Excel следует​ пользователями.​ Excel предоставляет дополнительные​ или нескольких контактных​ ее и перенести​ основную информацию, которую​ баз данных. Тем​ собираемся отфильтровать. В​ базы данных в​

Как создать раскрывающиеся списки?

​ группы, коды продукции,​ определенного клиента.​Сводная диаграмма (Pivot Chart)​ табл. Продажи Worksheets(«Продажи»).Cells(n​иметь удобные​ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).​ столбце страна –​ и даже для​ использовать при следующих​Защита на уровне файла​ возможности сводных таблиц,​ лиц для каждого​

​ в другую программу.​ будет содержать в​ не менее, у​ открывшемся окошке снимаем​ Excel является обычная​ единицы измерения и​Принцип действия формулы​на вкладке​ + 1, 1).PasteSpecial​формы ввода​У каждой ячейки в​ «РБ». Щелкаем по​ сохранения структурированных данных,​ условиях.​    На уровне файла можно​ отчетов и функции​ клиента, лучше решение​ Для этого выделите​ себе база данных​ него имеется инструментарий,​ галочки с тех​ таблица.​ т.п.​ для вывода целой​Анализ (Analysis)​ Paste:=xlPasteValues ‘вставляем в​

Диапазон значений в Excel

​данных (с выпадающими​ шапке появляется черная​ ячейке правой кнопкой​ но в небольших​Требование плоской или нереляционных​ использовать шифрование в​ для создания диаграмм,​ предоставляется доступ.​ данные, предназначенные для​ в Excel. Пример​ который в большинстве​ значений, записи с​

​Итак, прежде всего нам​Поступление товаров на склад​ строки из базы​или​ следующую пустую строку​ списками и т.п.)​ стрелочка на сером​ мыши.​ объемах (не более​ представления данных вместо​ обеих программах можно​ чем в приложении​В реляционная база данных​ копирования, и щелкните​ ее приведен ниже.​ случаев удовлетворит потребности​ которыми хотим скрыть.​ нужно создать таблицу.​ учитывается на листе​ данных:​Параметры (Options)​ Worksheets(«Форма ввода»).Range(«B5,B7,B9»).ClearContents ‘очищаем​автоматически заполнять этими данными​ фоне, куда можно​Выполняем последовательно команду: «фильтр​ миллиона записей в​ реляционная база данных,​ предотвратить несанкционированное могли​ Access выполняются. Если​ организация информации в​ правой кнопкой мышки.​

​Допустим, мы хотим создать​ пользователей, желающих создать​ После того как​Вписываем заголовки полей (столбцов)​ «Приход». Выбытие –​В конструкции функции БИЗВЕЧЬ​можно быстро визуализировать​

​ форму End Sub​ какие-то​ нажать и отфильтровать​ – фильтр по​ одной таблице, у​ который используется в​ видеть данные. Можно​

​ вы планируете Создание​ нескольких таблицах. Хорошо​ В контекстном меню​ базу данных собранных​ БД. Учитывая тот​ выбор сделан, жмем​ БД.​ «Расход». Текущее состояние​ изменили мы только​ посчитанные в ней​Теперь можно добавить к​печатные бланки​ данные. Нажимаем ее​ значению выделенной ячейки».​ версии 2010-го года​ нескольких таблицах, а​ также указать, что​ широкая отчетов сводных​ спроектированный реляционной базы​

​ нажимайте «Копировать». Затем​ средств с родителей​ факт, что возможности​ на кнопку​Заполняем наименование записей (строк)​ – «Остатки» («Резерв»).​ второй аргумент, значение​ результаты.​ нашей форме кнопку​(платежки, счета и​ у параметра ПРИНИМАЛ​

Внешний вид базы данных

​ Готово.​ выпуска ).​ когда данные в​ пароль вводиться для​ таблиц и предоставьте​ данных каждая таблица​ переключитесь на Access,​ в фонд школы.​ Эксель, в сравнении​«OK»​ БД.​Итоги, отчет формируется с​ которого вычисляется функцией​Еще одной типовой задачей​ для запуска созданного​ т.д.)​ ТОВАР и снимаем​Если в БД содержится​База данных – набор​ основном числовые.​

Как перенести базу данных из Excel в Access

​ открытия файла базы​ профессионально регулярно диаграммы,​ плоской и содержит​ выберите вкладку «Таблица»,​ Размер суммы не​ со специализированными приложениями,​.​Переходим к заполнению базы​ помощью инструмента «Сводная​ СТОЛБЕЦ в место​ любой БД является​ макроса, используя выпадающий​выдавать необходимые вам​ галочку с фамилии​ финансовая информация, можно​

​ данных, распределенных по​Часто выполнять вычисления и​ данных или в​ следует использовать отчетов​ сведения о только​ группу «Представления» и​ ограничен и индивидуален​

​ обычным юзерам известны​Как видим, после этого,​ данными.​ таблица».​ числа 1. Данная​ автоматическое заполнение различных​ список​отчеты​ КОТОВА.​ найти сумму по​ строкам и столбцам​ статистические сравнения данных.​ другую книгу. Кроме​ сводной таблицы или​ одного типа данных.​ смело кликайте на​ для каждого человека.​ намного лучше, то​ строки, где содержатся​После того, как БД​Чтобы заголовки каждой таблицы​

​ функция возвращает номер​ печатных бланков и​Вставить​для контроля всего​Таким образом, у нас​ разным параметрам:​ для удобного поиска,​Хотите использовать отчеты сводных​ того можно защитить​ сводной таблице диаграмм​

​ Например при создании​ кнопку «Представление». Выбирайте​ Пусть в классе​ в этом плане​ значения, с которых​ заполнена, форматируем информацию​ складского учета не​ текущего столбца для​ форм (накладные, счета,​на вкладке​ бизнес-процесса с точки​ остаются данные только​сумма (суммировать данные);​ систематизации и редактирования.​ таблиц для просмотра​ файл базы данных​ в Excel вместо​ базы данных клиента,​ пункт «Режим таблицы»​ учится 25 детей,​ у разработки компании​ мы сняли галочки,​ в ней на​

​ убегали, имеет смысл​ текущей ячейки.​

​ акты и т.п.).​

fb.ru

Управление данными с помощью Access или Excel

​Разработчик (Developer — Insert​​ зрения руководителя​ по Петрову.​счет (подсчитать число ячеек​ Как сделать базу​ иерархических данных в​ или в другую​ похожих функций в​ имена заказчиков должны​ и вставляйте информацию,​ значит, и родителей​ Microsoft есть даже​ были скрыты из​ свое усмотрение (шрифт,​ их закрепить. Делается​Бесспорное преимущество использования функции​ Про один из​ — Button)​Со всем этим вполне​Обратите внимание! При сортировке​ с числовыми данными);​ данных в Excel?​

​ компактном и гибком​ книгу путем применения​ Access.​ храниться в одной​ щелкнув правой кнопкой​ будет соответствующее количество.​ некоторые преимущества.​ таблицы.​ границы, заливка, выделение,​ это на вкладке​ БИЗВЛЕЧЬ заключается в​ способов это сделать,​:​ может справиться Microsoft​ данных сохраняются не​

​среднее значение (подсчитать среднее​Вся информация в базе​ представлении.​ цифровая подпись.​Access и Excel можно​ таблице, тогда как​ мышки и выбрав​ Чтобы не нагромождать​Автор: Максим Тютюшев​Для того, чтобы вернуть​ расположение текста относительно​ «Вид» с помощью​ автоматизации. Достаточно лишь​ я уже как-то​После того, как вы​ Excel, если приложить​ только все позиции​ арифметическое);​ данных содержится в​

​Планирование регулярно создавать диаграммы​Ограниченный доступ к данным​ использовать в среде​ эти клиенты выставления​ «Вставить».​ базу данных большим​Excel является мощным инструментом,​ все данные на​ ячейки и т.д.).​ кнопки «Закрепить области».​ изменить критерий и​ писал. Здесь же​ ее нарисуете, удерживая​ немного усилий. Давайте​ в столбцах, но​максимальные и минимальные значения​ записях и полях.​ и хотите использовать​    В Excel можно указать​ совместной работы, таких​ счетов и доставки​• Можно импортировать лист​ числом записей, стоит​

​ совмещающим в себе​ экран, кликаем на​На этом создание каркаса​Теперь независимо от количества​ в результате мы​ реализуем, для примера,​ нажатой левую кнопку​ попробуем это реализовать.​ и номера соответствующих​ в выделенном диапазоне;​Запись – строка в​

​ новые форматы построения​​ на основе пользователя​ как Windows SharePoint​ адреса должны храниться​ формата .xls (.xlsx).​

Сравнение преимущества каждой программы

​ сделать раскрывающиеся списки,​ большинство полезных и​ пиктограмму того столбца,​ БД закончено.​ записей пользователь будет​ получаем уже новую​ заполнение формы по​ мыши, Excel сам​Информацию о товарах, продажах​ строк на листе​произведение (результат умножения данных);​ базе данных (БД),​ диаграмм, доступных в​ разрешения на доступ​ Services и общие​ в отдельной таблице.​

Хранение данных

​ Откройте Access, предварительно​ которые спрячут лишнюю​​ нужных пользователям функций.​ по которому проводилась​Урок:​ видеть заголовки столбцов.​ строку информации из​ номеру счета:​ спросит вас -​ и клиентах будем​ (они подсвечены синим).​стандартное отклонение и дисперсия​​ включающая информацию об​​ Excel.​​ к данным или​​ папки, но существует​ Хранения адресов отдельно​ закрыв Excel. В​ информацию, а когда​ К ним относятся​ фильтрация, и в​Как сделать таблицу в​​ базы данных клиентов​Предполагается, что в ячейку​ какой именно макрос​ хранить в трех​ Эта особенность пригодится​ по выборке.​ одном объекте.​Необходимо выделять данные с​ задать права только​ ряд различий в​ от имен имеет​

​ меню выберите команду​ она снова потребуется,​ графики, таблицы, диаграммы,​ открывшемся окне напротив​ Excel​Рассмотрим на примере, как​ фирмы. Например, найдем​ C2 пользователь будет​ нужно на нее​ таблицах (на одном​ нам позже.​Выделить диапазон БД. Переходим​Поле – столбец в​ помощью значков условного​ для чтения, другие​ нужным данных может​ смысл, так как​ «Импорт», и кликните​ они услужливо предоставят​ ведение учета, составление​ всех пунктов устанавливаем​Для того, чтобы Excel​ должна работать программа​ данные теперь по​ вводить число (номер​ назначить — выбираем​ листе или на​Можно произвести дополнительную фильтрацию.​ на вкладку «Данные»​

​ БД, содержащий однотипные​​ форматирования, гистограммы, цветовые​ пользователи могли вносить​ осуществляться несколькими пользователями.​ каждый клиент может​ на нужную версию​ ее опять.​ расчетов, вычисления различных​ галочки. Затем жмем​ воспринимал таблицу не​ складского учета в​ номеру клиента 58499.​ строки в таблице​ наш макрос​ разных — все​ Определим, какие крупы​ — «Промежуточные итоги».​ данные обо всех​ шкалы.​ изменения в данные,​Нескольким пользователям доступ к​ иметь несколько адресов,​ программы, из которой​Копируем названия полей и​ функций и так​ на кнопку​ просто как диапазон​ Excel.​ Удаляем старый критерий​Продажи​Add_Sell​ равно). Принципиально важно,​ принял Петров. Нажмем​

​В открывшемся диалоге выбираем​ объектах.​Чтобы выполнять сложный анализ​ которые они имеют​ данным​ и вы хотите​ будете импортировать файл.​ переносим их на​ далее. Из этой​«OK»​ ячеек, а именно​Делаем «Справочники».​ вводим новый и​, по сути), а​

​. Текст на кнопке​​ превратить их в​ стрелочку на ячейке​ параметры вычислений.​Записи и поля БД​ гипотетических для своих​ доступ к. Access​    В обычном режиме работы​ иметь возможность ввести​ Затем нажимайте «ОК».​ пустой лист, который​ статьи мы узнаем,​.​ как БД, ей​Для данных о поставщиках:​ сразу же получаем​ затем нужные нам​ можно поменять, щелкнув​ «умные таблицы» с​ КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и​Инструменты на вкладке «Данные»​ соответствуют строкам и​ данных, например анализ​ не предоставляет возможности​

​ позволяет нескольким пользователям​ несколько адресов для​• Можно связать файл​ для удобства также​ как создать базу​Для того, чтобы полностью​ нужно присвоить соответствующие​* Форма может быть​ результат.​ данные подтягиваются с​ по ней правой​ автоподстройкой размеров, чтобы​ оставим только крупы.​ позволяют сегментировать БД.​ столбцам стандартной таблицы​ научных и регрессионный​ безопасности на уровне​ одновременно; открытие одной​ каждого клиента без​ Excel с таблицей​ необходимо назвать. Пусть​ данных в Excel,​

​ убрать фильтрацию, жмем​ атрибуты.​ и другой.​Данную задачу можно было​ помощью уже знакомой​ кнопкой мыши и​ не думать об​Вернуть полную БД на​ Сгруппировать информацию с​ Microsoft Excel.​ анализ.​ пользователя, но Access​​ базы данных Access​​ необходимости повторного ввода​ в программе Access.​

Анализ данных

​ это будет, к​​ для чего она​ на кнопку​Переходим во вкладку​Для данных о покупателях:​ бы решить и​ функции​ выбрав команду​ этом в будущем.​ место легко: нужно​ точки зрения актуальности​Если Вы умеете делать​Требуется для отслеживания элементов​ поддерживает модель безопасности​ Это работает хорошо,​ имя клиента для​ Для этого в​ примеру, «Родители». После​ нужна, и какие​«Фильтр»​«Данные»​* Обратите внимание: строка​ с помощью сложных​ВПР (VLOOKUP)​Изменить текст​ Это делается с​ только выставить все​ для целей фирмы.​ простые таблицы, то​ в простой список,​ пользователя любого сервера​ так как Microsoft​ каждого адреса.​

​ «Экселе» нужно выделить​​ того как данные​ советы помогут нам​на ленте.​.​ заголовков закреплена. Поэтому​ формул с комбинациями​и функции​.​ помощью команды​ галочки в соответствующих​ Выделение групп покупателей​ создать БД не​ для личного использования​ базы данных, который​ Access блокирует только​

​Локальные сравнении внешних данных​​ диапазон ячеек, содержащих​ будут скопированы, под​ облегчить с ней​Урок:​Выделяем весь диапазон таблицы.​ можно вносить сколько​ функций ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ,​ИНДЕКС (INDEX)​Теперь после заполнения формы​Форматировать как таблицу​ фильтрах.​ услуг и товаров​ составит труда.​ или целях ограниченный​ подключается к. Например​ те данные, редактировать;​    Access можно использовать для​ необходимую информацию, и,​ ними записываем в​ работу.​

Совместная работа с несколькими пользователями

​Сортировка и фильтрация данных​ Кликаем правой кнопкой​ угодно данных. Названия​ ВПР, ПРОСМОТР, но​.​ можно просто жать​на вкладке​В нашем примере БД​ поможет маркетинговому продвижению​

​​ совместной работы.​​ при связывании со​ в результате другие​ подключения к данным​ кликнув на них​ пустые ячейки все​Это специальная структура, содержащая​ в Excel​ мыши. В контекстном​ столбцов будут видны.​ зачем изобретать велосипед?​Выполнение поиска по огромным​ на нашу кнопку,​Главная (Home — Format​ заполнялась в хронологическом​ продукта.​Пошаговое создание базы данных​Учет​ списком SharePoint доступа​ пользователи могут редактировать​ из разнообразных внешних​ правой кнопкой мыши,​ необходимые сведения.​ и хранящая в​При наличии большой БД​​ меню жмем на​​Для аудита пунктов отпуска​ Функция БИЗВЛЕЧЬ прекрасно​​ таблицам с тысячами​​ и введенные данные​

​ as Table)​ порядке по мере​Готовые образцы шаблонов для​​ в Excel. Перед​    Вы можете использовать мощные​ heeds разрешениями пользователей​ различных записей без​ источников данных, так​

​ задать имя диапазона.​Для того чтобы база​ себе информационные материалы​ поиск по ней​ кнопку​ товаров:​ справляется с поставленной​ позиций информации о​ будут автоматически добавляться​. На появившейся затем​ привоза товара в​ ведения клиентской базы​ нами стоит задача​ вычислительные функции Excel​ для списка SharePoint.​ конфликтов. В Excel​

​ что можно просмотреть​ Сохраните данные и​ данных MS Excel​ самого разного назначения.​ удобно производить с​«Присвоить имя…»​Еще раз повторимся: имеет​ задачей и при​ товарах или объемах​ к таблице​ вкладке​ магазин. Но если​ по сегментам.​ – сформировать клиентскую​ для различных финансовых​ Если вы хотите​ вы можете поделиться​ запрос и изменять​ закройте Excel. Откройте​ предоставляла возможность выбора​

​ Говоря простым языком,​ помощь специального инструмента.​​.​ смысл создавать такие​ этом весьма лаконична.​ продаж – это​Продажи​Конструктор​ нам нужно отсортировать​Шаблон для менеджера, позволяющий​ БД. За несколько​ документов, например, о​ оставить несанкционированное доступа​ книги с другим​ данные без необходимости​ «Аксесс», на вкладке​ данных из раскрывающегося​ это набор организованных​Для этого переходим во​В графе​ справочники, если предприятие​​ непростой вызов для​, а затем форма​(Design)​

Безопасность

​ данные по другому​ контролировать результат обзвона​ лет работы у​ движении денежных средств,​ к данным, можно​ пользователям, но лучший​ импортировать его. Например​ под названием «Внешние​ списка, необходимо создать​ и разложенных по​ вкладку​«Имя»​

​ крупное или среднее.​​Допустим нашу базу пополнил​ большинства пользователей Excel.​ очищается для ввода​присвоим таблицам наглядные​ принципу, Excel позволяет​ клиентов. Скачать шаблон​ компании появилось несколько​ о прибылях и​ зашифровать базу данных​ функций совместной работы​ в Access предусмотрена​ данные» выберите пункт​ специальную формулу. Для​ полочкам сведений. Сколько​«Главная»​указываем то наименование,​Можно сделать на отдельном​ новый прибыльный клиент​ Для эффективного решения​ новой сделки.​ имена в поле​ сделать и это.​ для клиентской базы​ десятков постоянных клиентов.​ убытках или отчет​ с помощью паролей.​ нескольких пользователей при​ команды для подключения​ «Электронная таблица Эксель»​ этого нужно присвоить​ человек учатся в​и на ленте​ которым мы хотим​ листе номенклатуру товаров:​ с таким же​ данной задачи, пользователи​Перед построением отчета свяжем​Имя таблицы​К примеру, мы хотим​

​ Excel. Образец:​ Необходимо отслеживать сроки​​ о прибылях и​ Пользователям необходимо ввести​ работе с данными​ к существующие данные​ и введите ее​ всем сведениям о​ классе, их характеристики,​ в блоке инструментов​ назвать базу данных.​В данном примере в​ именем «Василий». Нам​ вынуждены комбинировать многоэтажные​ наши таблицы между​для последующего использования:​ отсортировать продукты по​Простейший шаблон.Клиентская база в​ договоров, направления сотрудничества.​

​ убытках.​​ пароль на чтение​ в этой книге​ в базе данных​ название. Затем щелкните​ родителях диапазон значений,​ даты рождения и​«Редактирование»​ Обязательным условием является​ таблице для складского​ известно о нем​ формулы из поисковых​ собой, чтобы потом​Итого у нас должны​ мере увеличения цены.​ Excel скачать бесплатно.​

​ Знать контактных лиц,​​Составление бюджета​ данных из базы​ в разные моменты​ Microsoft SQL Server,​ по пункту, который​ имена. Переходим на​ табель успеваемости –​жмем на кнопку​ то, что наименование​ учета будем использовать​ только имя и​ функций, которым нужно​ можно было оперативно​ получиться три «умных​ Т.е. в первой​ Образец:​ данные для связи​    Ли вашим потребностям личных​ данных, даже если​ времени вместо одновременно.​ dBASE файла или​ предлагает создать таблицу​ тот лист, где​ все это в​«Найти и выделить»​ должно начинаться с​ выпадающие списки. Поэтому​ фамилия «Василий Великий».​ еще вычислить соответствующие​ вычислять продажи по​ таблицы»:​ строке будет самый​Шаблоны можно подстраивать «под​ и т.п.​

​ или деловых связаны,​ они доступ к​ В результате совместной​ папки Outlook, а​ для связи с​ записаны все данные​

Условия использования программы Microsoft Access

​ совокупности представляет собой​.​ буквы, и в​ нужны Справочники и​ На именины в​ адреса и значения​ регионам, клиентам или​Обратите внимание, что таблицы​ дешевый продукт, в​ себя», сокращать, расширять​Как создать базу данных​ можно создать бюджета​ нему с помощью​ работы пользователей базы​ также других источников​ источником данных, и​ под названием «Родители»​ базу данных. Она​Открывается окно, в котором​ нём не должно​ Номенклатура: на них​ день Василия нам​ для их аргументов.​ категориям. В старых​ могут содержать дополнительные​ последней – самый​ и редактировать.​ клиентов в Excel:​ в Excel —​ другой программы, такой​ данных Access на​ данных. Excel можно​ укажите ее наименование.​ и открываем специальное​ нужна везде –​

​ нужно указать искомое​ быть пробелов. В​ сделаем ссылки.​ нужно выслать только​ Чтобы сократить путь​ версиях Excel для​ уточняющие данные. Так,​ дорогой. Выделяем столбец​

​Любая база данных (БД)​Вводим названия полей БД​ например, маркетингового плана​

• ​ как Microsoft Excel.​набор данных​ использовать для подключения​Вот и все. Работа​ окно для создания​ на промышленных и​ значение. После этого​ графе​

• ​Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим​ 1 подарок для​ решения и не​ этого потребовалось бы​ например, наш​ с ценой и​

• ​ – это сводная​

• ​ (заголовки столбцов).​ бюджета, Бюджет мероприятия​

Распространенные сценарии использования Access

• ​Дополнительные сведения о том,​​и пользователи книги Excel​ к различным источникам​ готова!​ имени. К примеру,​ технических предприятиях, в​ жмем на кнопку​«Диапазон»​ имя: «Таблица1». Для​

• ​ более прибыльного клиента​​ нагружать вычислительные ресурсы​ использовать несколько функций​Прайс​ на вкладке ГЛАВНАЯ​ таблица с параметрами​Вводим данные в поля​

• ​ или пенсионных отчислений.​​ как защитить данные​ совместная работа над​ данных, включая Access,​Автор: Анна Иванова​ в Excel 2007​ образовательных и медицинских​«Найти далее»​можно изменить адрес​

• ​ этого выделяем диапазон​​ фирмы. Мы должны​ Excel в первую​ВПР (VLOOKUP)​содержит дополнительно информацию о​ выбираем СОРТИРОВКА И​ и информацией. Программа​ БД. Следим за​Выставление счетов «и» продажи​

• ​ просмотреть защиты базы​​документом​ SQL Server и​Примечание:​ это можно сделать,​ учреждениях, в силовых​

• ​или​​ области таблицы, но​ таблицы и в​ выбрать кому отдать​ очередь следует обратить​для подстановки цен,​

• ​ категории (товарной группе,​​ ФИЛЬТР.​ большинства школ предусматривала​ форматом ячеек. Если​

Условия использования программы Microsoft Excel

​    Excel также может оказаться​ данных Access 2007​.​ баз данных служб​Мы стараемся как​ кликнув на «Формулы»​ структурах и даже​«Найти все»​ если вы её​ поле имя (напротив​ предпочтение: Василию Веселому​ внимание на функции​ категорий, клиентов, городов​ упаковке, весу и​Т.к. мы решили, что​ создание БД в​ числа – то​ полезным для управления​ и защиты и​С помощью служб Windows​ Analysis Services, текста​ можно оперативнее обеспечивать​ и нажав «Присвоить​ в заведениях общественного​

​.​ выделили правильно, то​ строки формул) вводим​

• ​ или Василию Великому.​ Excel для работы​ и т.д. в​ т.п.) каждого товара,​ сверху будет меньшая​ Microsoft Access, но​ числа во всем​

• ​ выставления счетов и​ безопасности в Excel.​

• ​ SharePoint Services для​ и XML-файлы и​ вас актуальными справочными​ имя». В поле​ питания. Ведь список​

• ​В первом случае первая​ ничего тут менять​ соответствующие значение. Также​ Для этого сравниваем​ с базами данных.​

• ​ таблицу​ а таблица​ цена, выбираем ОТ​ и Excel имеет​

• ​ столбце. Данные вводятся​ данных о продажах​В очень общие термины​ совместной работы​ источников данных ODBC​

• ​ материалами на вашем​ имени записываем: ФИО_родителя_выбор.​ блюд, их рецептура​ ячейка, в которой​ не нужно. При​

Стандартные сценарии для работы с Excel

• ​ нужно присвоить имя:​​ их суммы транзакций:​Допустим мы располагаем базой​Продажи​Клиенты​ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ.​ все возможности для​ так же, как​ и можно без​ Access лучше всего​

• ​    Интегрируйте обе программы с​​ и OLE DB.​ языке. Эта страница​ Но что написать​ с калорийностью, а​ имеется указанное значение,​ желании в отдельном​ «Таблица2» диапазону таблицы​

• ​Расширьте диапазон для просматриваемой​​ данных, которая экспортированная​. Это требует времени​- город и​ Появится еще одно​ формирования простых баз​ и в обычной​ труда создавать формы,​ подходит при регулярно,​ помощью технологий Microsoft​ Тем не менее​

• ​ переведена автоматически, поэтому​​ в поле диапазона​ также описание тоже​ становится активной.​ поле можно указать​ «Поставщики». Это позволит​ таблицы $A$5:$E$18 в​ в Excel так​ и сил от​

• ​ регион (адрес, ИНН,​​ окно, где в​ данных и удобной​ таблице. Если данные​ которые требуется —​ имеют для отслеживания​ Windows SharePoint Services,​ не может изменять​ ее текст может​ значений? Здесь все​ является вместилищем данных.​Во втором случае открывается​

• ​ примечание, но этот​​ удобно ссылаться на​ параметрах формул, так​ как показано ниже​ нас, а также​ банковские реквизиты и​ качестве предполагаемого действия​ навигации по ним.​

• ​ в какой-то ячейке​​ пример счета продажи​ и записи данных​ например списки и​ данные, чтобы изменить​ содержать неточности и​ сложнее.​Здесь мы разобрались. Теперь​ весь перечень ячеек,​ параметр не является​ их значения.​ как у нас​

​ на рисунке:​ «кушает» немало ресурсов​ т.п.) каждого из​ выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ​Как сделать базу данных​ – итог действий​

С помощью Access и Excel вместе

​ отборочные или заказов​ и затем отобразить,​ библиотеки документов SharePoint.​ исходные данные через​ грамматические ошибки. Для​Существует несколько видов диапазонов​ нужно узнать, что​ содержащих это значение.​ обязательным. После того,​Для фиксации приходных и​ добавился новый клиент​Наша задача найти всю​ Excel. Начиная с​ них.​ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы​ в Excel, чтобы​ со значениями других​ на покупку.​ экспорт и печать​Access предоставляет широкий спектр​ интерфейс пользователя Microsoft​ нас важно, чтобы​ значений. Диапазон, с​ представляет собой база​Урок:​ как все изменения​ расходных операций заполняем​

​ и на одну​ информацию (номер фактуры,​ Excel 2013 все​Таблица​ остальные столбцы тоже​ не было удобно​ ячеек, то заносим​Создание отчетов​ подмножества данных. Формы​ способов совместной работы​ Excel.​ эта статья была​ которым мы работаем,​ данных в Excel,​

​Как сделать поиск в​ внесены, жмем на​ два отдельных листа.​ запись стало больше:​ номер клиента, сумма​ можно реализовать существенно​

support.office.com

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

​Продажи​ подстроились под сортировку.​ не только хранить,​ формулу.​    В Excel, которые анализируются​ Microsoft Access обеспечивают​ с несколькими пользователями​Access и Excel предоставляют​ вам полезна. Просим​

​ называется динамическим. Это​ и как ее​ Экселе​ кнопку​Делаем шапку для «Прихода»:​Теперь функция возвращает​ и т.д.), которая​ проще, просто настроив​будет использоваться нами​Видим, что данные выстроились​ но и обрабатывать​Чтобы пользоваться БД, обращаемся​ или обобщаются данные​ более удобный интерфейс​ на сайте SharePoint.​ команды для подключения​ вас уделить пару​ означает, что все​ создать.​

​Удобно при создании БД​«OK»​Следующий этап – автоматизация​ ошибку #ЧИСЛО! так​ относится к одной​ связи между таблицами.​ впоследствии для занесения​ по увеличивающейся цене.​ данные: формировать отчеты,​ к инструментам вкладки​ можно создавать отчеты​ чем лист Excel​ Например, можно отправить​ к данным в​ секунд и сообщить,​ проименованные ячейки в​База, создаваемая нами, будет​

Структура базы данных – таблица Excel

​ закрепить ячейки с​.​ заполнения таблицы! Нужно​ как в базе​ конкретной фамилии определенного​Для этого на вкладке​ в нее совершенных​

​Примечание! Сделать сортировку по​ строить графики, диаграммы​ «Данные».​

​ различных типов, например​ для работы с​ всей базы данных​ списках Windows SharePoint Services.​

​ помогла ли она​ базе данных могут​ простой и без​ наименованием записей и​

​Кликаем по кнопке​ сделать так, чтобы​ более чем 1​ клиента. Для этой​

​Данные (Data)​ сделок.​ убыванию или увеличению​ и т.д.​

​Присвоим БД имя. Выделяем​

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

​ отчеты о ходе​ данными. Access можно​ в библиотеке документов​ Тем не менее,​ вам, с помощью​ изменять свои границы.​ изысков. Настоящие же​ полей. При работе​«Сохранить»​ пользователь выбирал из​ запись по данному​ цели рекомендуем воспользоваться​нажмите кнопку​

​Само-собой, можно вводить данные​ параметра можно через​

1. ​Для начала научимся создавать​ диапазон с данными​
2. ​ производительности проекта прогноз​ использовать для автоматизации​ Windows SharePoint Services,​ в программе Excel​ кнопок внизу страницы.​ Их изменение происходит​ вместилища данных -​ с большой базой​в верхней части​ готового списка наименование​ критерию.​ функцией Excel для​Отношения (Relations)​ о продажах непосредственно​
3. ​ автофильтр. При нажатии​ БД с помощью​ – от первой​
4. ​ данных, обобщение данных​ часто выполняемых действий​ внести формы и​ существует только только​ Для удобства также​ в зависимости от​ довольно громоздкие и​ – это просто​ окна или набираем​ товара, поставщика, точку​

​В поле критериев «Имя»​ работы с базами​. В появившемся окне​ в зеленую таблицу​ стрелочки тоже предлагается​ инструментов Excel. Пусть​ ячейки до последней.​

Как вести базу клиентов в Excel

​ или текущих расхождениях.​ и отчетов Access​ отчеты, доступные в​ для чтения подключения​ приводим ссылку на​

1. ​ количества значений в​ представляют собой большую​ необходимое условие. Иначе​ на клавиатуре сочетание​ учета. Код поставщика​ вводим значение «Василий»,​
2. ​ данных – БИЗВЛЕЧЬ.​ нажмите кнопку​Продажи​ такое действие.​ мы – магазин.​ Правая кнопка мыши​Планирование​ позволяют сведение данных​ виде представлений служб​ к спискам SharePoint;​ оригинал (на английском​

​ определенном диапазоне.​ информационную систему с​ постоянно придется тратить​

​ клавиш​ и единица измерения​ а потом в​ Данная функция на​Создать (New)​

​, но это не​Нам нужно извлечь из​ Составляем сводную таблицу​ – имя диапазона.​    Excel — отличный инструмент​ в печати или​ Windows SharePoint Services​ в то время​ языке) .​

1. ​Чтобы получился динамический диапазон,​ внутренним «ядром», которое​ время на пролистывание​Ctrl+S​ должны отображаться автоматически.​
2. ​ поле «Фамилия» вводим​ основе критериев поискового​и выберите из​

​ всегда удобно и​ БД товары, которые​ данных по поставкам​ Даем любое имя.​ для создания профессиональных​ в электронной форме.​ и связывание базы​

​ как Access позволяет​Microsoft Access и Microsoft​ необходимо использовать формулу​

• ​ состоит из множества​
• ​ листа, чтобы посмотреть,​

​, для того, чтобы​ Дата, номер накладной,​ значение «Великий».​

1. ​ запроса, введенных в​ выпадающих списков таблицы​
2. ​ влечет за собой​ покупались партиями от​ различных продуктов от​ В примере –​
3. ​ планов или удобных​ Microsoft Access предоставляет​ данных с данными,​ чтения и записи​ Excel обладают сходства,​ СМЕЩ. Она, независимо​ строк программного кода​ какой строке или​
4. ​ сберечь БД на​ количество и цена​Скачать пример работы функции​ ее аргументы, по​ и названия столбцов,​
5. ​ появление ошибок и​ 25 кг и​ разных поставщиков.​ БД1. Проверяем, чтобы​ планировщиков таких —​ дополнительные структуры для​ которые хранятся в​
6. ​ данных со списками​ которые могут затруднить​ от того, как​ и написано специалистом.​ столбцу соответствует определенное​ жестком диске или​ вносятся вручную. Программа​ БИЗВЛЕЧЬ с базой​

​ отдельности выберите все​

​ по которым они​ опечаток из-за «человеческого​ более. Для этого​№п/п​ диапазон был правильным.​ например, еженедельные план​ ваших данных; Например,​

1. ​ списках SharePoint.​ SharePoint.​ решить, какое приложение​ были заданы аргументы,​Наша работа будет представлять​ значение.​ съемном носителе, подключенном​ Excel считает стоимость.​ данных​
2. ​ соответствующие строки из​ должны быть связаны:​ фактора». Поэтому лучше​ на ячейке КОЛ-ВО​

​Продукт​Основная работа – внесение​ занятий, маркетинговых исследований,​ можно задать типы​

• ​Excel предоставляет только один​
• ​Целостность данных и гибкости​ следует использовать. Например​
• ​ возвращает ссылку на​ собой одну таблицу,​
• ​Выделяем ячейку, области сверху​ к ПК.​
• ​Приступим к решению задачи.​
• ​В результате мы видим,​ базы данных.​

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. ​Важный момент: таблицы нужно​ будет на отдельном​ нажимаем стрелочку фильтра​
2. ​Категория продукта​ информации в БД​

​ план, план налогообложения​ данных, которые могут​ способ совместной работы​    Уникальные идентификаторы сохраняют целостность​ обе программы можно​ исходные данные. В​ в которой будет​ и слева от​Можно сказать, что после​

​ Сначала все справочники​ что подарок получит​Все функции Excel, которые​

1. ​ задавать именно в​ листе сделать специальную​ и выбираем следующие​Кол-во, кг​ – выполнена. Чтобы​
2. ​ или планировщиков, которые​ быть введены, какие​ с несколькими пользователями​

​ данных и их​ хранить большие объемы​ выпадающем списке, который​

exceltable.com

Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

​ вся нужная информация.​ которой нужно закрепить.​ этого мы уже​ отформатируем как таблицы.​ более активный клиент​ предназначены для работы​ таком порядке, т.е.​ форму для ввода​ параметры.​Цена за кг, руб​ этой информацией было​ помогают планирование пищи​

​ значения могут быть​ на сайте SharePoint​ убедитесь, что нет​ данных запустить мощные​ получится в итоге,​ Прежде чем приступить​ Она будет располагаться​ имеем готовую базу​

Пошаговое создание базы данных в Excel

​ Это нужно для​ Василий Великий.​ с базами данных​ связанная таблица (​ данных примерно такого​В появившемся окне напротив​Общая стоимость, руб​ удобно пользоваться, необходимо​

​ того, чтобы впоследствии​Складской учет в Excel​ обладают одним общим​Прайс​ вида:​ условия БОЛЬШЕ ИЛИ​Месяц поставки​ выделить нужное, отфильтровать,​ или приготовления.​ можете указать, как​ передавать книги в​ записей) содержат именно​ инструменты анализа срез​ пустых значений. С​ как сделать базу​ и справа от​

​ можно работать и​ можно было что-то​ подходит для любой​

​ свойством. Все они​) не должна содержать​В ячейке B3 для​ РАВНО вписываем цифру​Поставщик​ отсортировать данные.​Отслеживание​ связанных данных в​ библиотеках документов служб​ те же данные.​ и поперечные срезы,​ этим как раз​ данных в Excel,​

​ наименований записей.​ в таком состоянии,​ добавлять, менять.​ торговой или производственной​ требуют заранее сформатировать​ в ключевом столбце​ получения обновляемой текущей​ 25. Получаем выборку​Принимал товар​Чтобы упростить поиск данных​

​    Excel можно использовать для​ одной таблице данных​ Windows SharePoint Services,​ Уникальные идентификаторы также​

​ данные и выполнение​ превосходно справляется динамический​ нужно узнать специальные​Находясь во вкладке​ как она представлена​Создаем выпадающий список для​ организации, где важно​ диапазон запросов к​ (​ даты-времени используем функцию​ с указанием продукты,​С шапкой определились. Теперь​ в базе, упорядочим​ отслеживания данных в​

​ из других таблиц.​

​ где отдельных пользователей​ предоставляют самый быстрый​ сложных вычислений, которые​ диапазон. Он задается​ термины, использующиеся при​«Вид»​ сейчас, но многие​ столбца «Наименование». Выделяем​ учитывать количество сырья​ базе, который необходимо​Наименование​ТДАТА (NOW)​ которые заказывались партией​

​ заполняем таблицу. Начинаем​ их. Для этой​ списке или табелей​ Эта структура поможет​ может извлечь книгу,​ способ получения данных​ возвращают данные, которые​ двумя координатами ячеек:​ взаимодействии с ней.​кликаем по кнопке​ возможности при этом​ столбец (без шапки).​

​ и материалов, готовой​ заполнить для поиска​

​) повторяющихся товаров, как​

Функции Excel для работы с базой данных

​. Если время не​ больше или равной​ с порядкового номера.​ цели подойдет инструмент​

Работа с базами данных в Excel

​ — например, табелей​ вам убедиться, что​ чтобы внести изменения,​ при поиска или​ необходимо.​ верхней левой и​Горизонтальные строки в разметке​«Закрепить области»​ будут урезаны. Ниже​ Переходим на вкладку​ продукции. С этой​ и дальнейшей работы.​ это происходит в​ нужно, то вместо​

​ 25 кг. А​ Чтобы не проставлять​ «Сортировка».​

​ для отслеживания трудозатрат​ введены только нужные​ запретив изменяя книгу​ сортировки данных. В​Тем не менее каждой​ правой нижней, словно​ листа «Эксель» принято​, которая расположена в​ мы разберем, как​ «Данные» — инструмент​

​ целью предприятие ведет​ Поэтому в первую​ таблице​

​ТДАТА​ т.к. мы не​ цифры вручную, пропишем​Выделяем тот диапазон, который​ или инвентарный список,​ типы данных.​ одновременно другим пользователям.​ приложении Access чтобы​ программы имеет свои​

​ по диагонали. Поэтому​ называть записями, а​ группе инструментов​ сделать БД более​ «Проверка данных».​ складской учет. Крупные​

​ очередь мы должны​Продажи​можно применить функцию​ убирали сортировку по​ в ячейках А4​

Сортировка данных

​ нужно отсортировать. Для​ который отслеживает оборудования.​Access хранит данные в​ Пользователи могут редактировать​ автоматически создать уникальный​ преимущества очистить, в​ нужно обратить внимание​ вертикальные колонки –​«Окно»​

​ функциональной.​В поле «Тип данных»​ фирмы, как правило,​ предварительно сформатировать все​. Другими словами, связанная​СЕГОДНЯ (TODAY)​ цене, то эти​ и А5 единицу​ целей нашей выдуманной​Использование календарей​ таблицах, которые выглядят​ книгу без извлечение​

​ идентификатор для каждой​ зависимости от типа​ на место, откуда​ полями. Можно приступать​. В выпадающем списке​Работа с базами данных,​ выбираем «Список». Сразу​ закупают готовые решения​ критерии наших запросов​ таблица должна быть​.​

​ продукты расположились еще​ и двойку, соответственно.​

​ компании – столбец​    Из-за его природа стиле​ так же как​ библиотеки документов, в​ записи можно использовать​ данных, управление которым​

Сортировка по условию

​ начинается ваша таблица,​ к работе. Открываем​ выбираем значение​ прежде всего, предусматривает​ появляется дополнительное поле​ для ведения учета​ к базе. Для​ той, в которой​В ячейке B11 найдем​

​ и в порядке​ Затем выделим их,​ «Дата заключения договора».​ сетки Excel используется​ листов, но таблицы​ этом случае они​ тип данных «Счетчик».​ осуществляется и что​ а точнее, на​ программу и создаем​«Закрепить области»​ возможность упорядочивания, отбора​ «Источник». Чтобы значения​ в электронном виде.​

Промежуточные итоги

​ этого:​ вы искали бы​ цену выбранного товара​ ее возрастания.​ схватимся за уголок​ Вызываем инструмент «Сортировка».​ также для создания​ Access предназначены для​ должны согласованы с​ Затем можно использовать​ нужно делать с​ координаты верхней левой​ новую книгу. Затем​.​ и сортировки записей.​ для выпадающего списка​ Вариантов сегодня предлагается​Выше базы данных добавим​

​ данные с помощью​ в третьем столбце​И еще одна полезная​ получившегося выделения и​При нажатии система предлагает​ любой тип календаря,​ сложных запросов относительно​ другими пользователями, чтобы​ эти идентификаторы для​ этими данными. Например​ ячейки. Пусть табличка​ в самую первую​Теперь наименования полей и​ Подключим эти функции​

​ брались с другого​ масса, для различных​ 4 пустых строки.​ВПР​ умной таблицы​ функция, которая позволит​ продлим вниз на​ автоматически расширить выделенный​ например академический календарь​ данные, хранящиеся в​ избежать конфликтов данных.​ записей из одной​ если ваша задача​ начинается в месте​

​ строку нужно записать​ записей будут у​ к нашей БД.​ листа, используем функцию:​

​ направлений деятельности.​ Для этого достаточно​

​, если бы ее​

​Прайс​ посчитать сумму, произведение,​ любое количество строк.​ диапазон. Соглашаемся. Если​ для отслеживания действий​ других таблицах.​С помощью сетевых папок​ таблицы связаны с​

exceltable.com

Создание базы данных в Excel

​ для обеспечения целостности​ А5. Это значение​ названия полей.​ вас всегда перед​Выделяем информацию того поля,​ =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).​На малых предприятиях движение​ выделить 4 заголовка​ использовали.​с помощью функции​ максимальное, минимальное или​ В небольшом окошечке​ мы отсортируем данные​ в течение года​Программу Microsoft Access следует​ для совместной работы​ одной или нескольких​ данных в формате,​ и будет верхней​Полезно узнать о том,​ глазами, как бы​ по которому собираемся​Теперь при заполнении первого​ товаров контролируют своими​ строк листа Excel​

​Само-собой, аналогичным образом связываются​ВПР (VLOOKUP)​ среднее значение и​ будет показываться конечная​ только одного столбца,​ школы или календаре​

• ​ использовать при следующих​​    При сохранении базы данных​ записей в другой​ который может осуществляться​ левой ячейкой диапазона.​ как правильно оформлять​ далеко вы не​
• ​ провести упорядочивание. Кликаем​​ столбца таблицы можно​​ силами. С этой​ и щелкнуть правой​
• ​ и таблица​. Если раньше с​​ т.п. в имеющейся​​ цифра.​ остальные оставим на​
• ​ финансовый год для​​ условиях.​​ Access в общей​ таблице.​ несколькими пользователями, Access​

​ Теперь, когда первый​ содержимое ячейки. Если​ прокручивали лист с​ по кнопке «Сортировка»​ выбирать название товара​

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

​ целью можно использовать​ кнопкой мышки. Из​Продажи​ ней не сталкивались,​ БД. Она называется​Примечание. Данную таблицу можно​ месте, то информация​ отслеживания бизнес-событий и​Поступает много людей, работающих​ сетевой папке нескольких​Структура, к которой применяется​ подходит вашей, тогда​ искомый элемент найден,​ ваша база данных​​ данными.​​ расположенной на ленте​​ из списка.​ таблицы Excel. Функционала​​ контекстного меню выбрать​с таблицей​​ то сначала почитайте​ ​ ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие​​ скачать в конце​ станет неправильной. Открывается​​ вех.​​ в базе данных,​

​ пользователей можно открыть​ доступ к данным​ как лучше всего​

​ перейдем ко второму.​ в Excel будет​Урок:​ во вкладке​​Автоматически в столбце «Ед.​​ данного инструмента вполне​ вставить. Или после​Клиенты​ и посмотрите видео​ ее от обычных​​ статьи.​​ меню, где мы​Полезные шаблоны Excel в​ и вы хотите​ базу данных и​ помогает обеспечить целостность​

​ подходит для сложных​​Нижнюю правую ячейку определяют​​ содержать какие-либо денежные​Как закрепить область в​«Данные»​ изм.» должно появляться​

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

​ достаточно. Ознакомимся с​ выделения строк по​по общему столбцу​​ тут.​​ команд в том,​По базе видим, что​ должны выбрать параметры​ любой из этих​ надежные параметры безопасно​ одновременно работать с​ данных. Access можно​ числовые данные, которые​ такие аргументы, как​ суммы, то лучше​ Экселе​

​в блоке инструментов​ соответствующее значение. Сделаем​ некоторыми возможностями и​​ заголовкам нажать комбинацию​​Клиент​В ячейке B7 нам​​ что она позволяет​​ часть информации будет​​ и значения сортировки.​​ категорий читайте в​

​ обработка обновлений для​ данными. Когда пользователь​ вставлялись новые записи​ требуется проанализировать в​​ ширина и высота.​​ сразу в соответствующих​​Для некоторых полей таблицы​​«Сортировка и фильтр»​ с помощью функции​ самостоятельно составим свою​ горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.​:​

​ нужен выпадающий список​ считать заданную функцию​ представляться в текстовом​Данные в таблице распределились​ статье шаблоны для​​ ваших данных, например​ редактирует их блокировки​​ в одной таблице​ глубину Excel.​​ Значение последней пусть​​ полях указать числовой​ оптимально будет организовать​​.​​ ВПР и ЕНД​​ программу складского учета​​Далее скопируйте все заголовки​После настройки связей окно​​ с товарами из​​ даже при изменении​

​ виде (продукт, категория,​ по сроку заключения​ Excel на сайте​ записей блокировки и​

​ отдельных записей. При​

​ существующие соответствующее значение​​Во многих случаях можно​​ будет равно 1,​ формат, в котором​ выпадающий список, чтобы​Сортировку можно проводить практически​ (она будет подавлять​ в Excel.​ столбцов базы данных​ управления связями можно​ прайс-листа. Для этого​​ размера таблицы. Чего​​ месяц и т.п.),​ договора.​ Microsoft Office Online.​ конфликта разрешения.​ сохранении книги Excel​ в другой таблице​

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

​ использовать обе программы​ а первую вычислит​ после запятой будет​ пользователи, добавляя новые​​ по любому параметру:​​ ошибку в результате​В конце статьи можно​ и вставьте их​ закрыть, повторять эту​

​ можно использовать команду​ невожнможно реалиловать в​ а часть –​Теперь менеджер видит, с​Иногда бывает, которые нужно​

​Поступает потребуется добавить несколько​ в общей сетевой​ таким образом, нельзя​ каждой цели, к​ формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).​ идти два знака.​ записи, могли указывать​​имя по алфавиту;​​ работы функции ВПР​​ скачать программу бесплатно,​​ в первую строку​​ процедуру уже не​​Данные — Проверка данных​ данном случаи с​ в финансовом. Выделим​ кем пора перезаключить​​ преимуществами, которые предлагают​ таблиц в набор​ папке только один​ создать записи «потерянный».​​ которому лучше всего​Итак, в поле диапазона​ А если где-либо​ только определенные параметры.​​дата;​​ при ссылке на​ которая здесь разобрана​

​ листа для вспомогательной​ придется.​ (Data — Validation)​ помощью функции =СУММ().​ ячейки из шапки​ договор. А с​ обе программы. Например​ данных, который был​ пользователь может редактировать​ Например не нужно​ подходит для применения.​ записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем​

​ встречается дата, то​ Это актуально, например,​число и т.д.​ пустую ячейку первого​ и описана.​​ таблицы критериев.​​Теперь для анализа продаж​​, указать в качестве​ Рассмотрим на примере.​​ с ценой и​

​ какими компаниями продолжаем​ созданный лист в​ создан в виде​ книгу одновременно. Для​ иметь заказа, которая​ Как правило, лучше​ клавишу ОК. Во​ следует выделить это​ для поля​​В следующем появившемся окне​​ столбца). Формула: .​Любое специализированное решение для​Пространство для заполнения критериев​ и отслеживания динамики​ ограничения​​Предварительно придадим нашей БД​​ стоимостью, правой кнопкой​

​ сотрудничество.​ Excel вычисления и​ плоских или нереляционных​ просмотра целей несколько​ не содержит сведения​ Access для управления​​ всех последующих диапазонах​​ место и также​«Пол»​ будет вопрос, использовать​

Шаг 4. Связываем таблицы

​По такому же принципу​ складского учета, созданное​ запросов выше данных​ процесса, сформируем для​Список (List)​ полный вид. Затем​ мыши вызовем контекстное​БД в процессе деятельности​ анализ данных, но​ таблицы.​​ пользователей можно открыть​​ о пользователе. Access​ данными: помогая оставить​ букву A меняем​ установить для него​​. Ведь тут возможно​​ ли для сортировки​ делаем выпадающий список​ самостоятельно или приобретенное,​ базы.​ примера какой-нибудь отчет​и ввести затем​ создадим формулу для​ меню и выберем​ фирмы разрастается до​

​ листа стал слишком​​Выполняются сложные запросы.​​ книгу, пока другой​​ может потребоваться что​​ ее организация, удобный​ на B, C​​ соответствующий формат. Таким​​ всего два варианта:​ только выделенную область​ и автозаполнение для​ будет хорошо работать​Сначала попытаемся получить номер​

​ с помощью сводной​ в поле​ автосуммы стоимости, записав​ ФОРМАТ ЯЧЕЕК.​​ невероятных размеров. Найти​​ большим и более​Хотите создавать разнообразные отчеты​ пользователь редактирует его,​​ каждой новой записи​​ для поиска и​ и т. д.​ образом, все ваши​​ мужской и женский.​​ или автоматически расширять​ столбцов «Поставщик» и​ только при соблюдении​ фактуры по фамилии​ таблицы. Установите активную​​Источник (Source)​​ ее в ячейке​Появится окно, где мы​

​ нужную информацию становится​ сложные, и многие​​ или почтовых наклеек.​​ но эти пользователи​​ в таблице Orders​​ доступные для нескольких​​Работа с базой данных​​ данные будут оформлены​

​Создаем дополнительный список. Удобнее​ её. Выбираем автоматическое​ «Код».​ основных правил. Если​ клиента:​

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

​ ячейку в таблицу​ссылку на столбец​ F26. Параллельно вспоминаем​ выберем формат –​ все сложнее. Чтобы​ другие пользователи должны​Управление контактами​​ не могут вносить​​ имеет значение соответствующего​ пользователей одновременно. Excel​​ в Excel почти​ правильно и без​ всего его будет​​ расширение и жмем​Также формируем выпадающий список​ пренебречь этими принципами​В ячейке D2 введите​​Продажи​​Наименование​ особенность сортировки БД​ финансовый. Число десятичных​

​ отыскать конкретный текст​ иметь доступ к​    Управление контактами и почтовые​ любые изменения данных​​ клиента в таблицу​ для анализа данных​ завершена. Возвращаемся на​ ошибок. Все операции​​ разместить на другом​ на кнопку​ для «Точки учета»​ вначале, то впоследствии​ фамилию Антонова.​и выберите на​из нашей умной​ в Excel: номера​

​ знаков поставим 1.​​ или цифры, можно​​ данным. На этом​ адреса и затем​​ пока пользователь редактирует​​ «Клиенты». Это требуемый​ обычно выше: выполнение​​ первый лист и​​ с пустыми полями​ листе. В нём​«Сортировка…»​ — куда отправили​ работа усложнится.​В ячейке A3 введите​ ленте вкладку​ таблицы​ строк сохраняются. Поэтому,​ Обозначение выбирать не​ воспользоваться одним из​ этапе можно импортировать​​ создания отчетов в​​ книгу закрывает его.​​ соответствие значений называется​​ сложных вычислений и​​ создаем раскрывающиеся списки​​ программы производятся через​​ указываем перечень значений,​​.​ поступивший товар. Для​Заполнять справочники максимально точно​ следующую формулу:​

​Вставка — Сводная таблица​Прайс​ даже когда мы​ будем, т.к. в​ следующих способов:​ или связать на​ Access или объединить​​Обе программы предоставляют похожие​​ целостность данных.​ изучение возможные результаты​ на соответствующих ячейках.​

​ контекстное меню «Формат​ которые будут появляться​Открывается окно настройки сортировки.​​ заполнения графы «Стоимость»​​ и подробно. Если​​Сразу же получаем готовый​​ (Insert — Pivot​​:​​ будем делать фильтрацию,​ шапке у нас​Одновременным нажатием кнопок Ctrl​

Шаг 6. Заполняем печатные формы

​ листе в Access​ данные с Microsoft​ функции — пароли​Можно также ввести собственные​ создания диаграмм высокое​ Для этого кликаем​ ячеек».​ в выпадающем списке.​ В поле​ применяем формулу умножения​ это номенклатура товаров,​ результат как показано​ Table)​

​Аналогичным образом создается выпадающий​ формула все равно​ уже указано, что​ + F или​​ и использовать его​​ Office Word для​ и шифрования —,​ ограничения и правила,​ качество. Если вы​ на пустой ячейке​​Также немаловажно и соответствующее​​Выделяем этот список и​​«Сортировать по»​​ (= цена *​

planetaexcel.ru

БИЗВЛЕЧЬ работа с функциями базы данных в Excel

​ то необходимо вносить​ ниже на рисунке:​. В открывшемся окне​ список с клиентами,​ будет находиться в​ цена и стоимость​ Shift + F5.​ как базы данных​ печати писем, конверты​ которая помогает предотвратить​ чтобы гарантировать введены​ используете Access для​ (например B3), расположенной​ оформление проекта. Лист,​ кликаем по нему​указываем имя поля,​ количество).​ не только названия​Формула нашла соответствующий номер​ Excel спросит нас​ но источник будет​ ячейке F26.​ в рублях.​

Примеры работы функции базы данных БИЗВЛЕЧЬ в Excel

​ Появится окно поиска​ вместо работы с​ или наклейки.​ потерю данных и​ данные. Excel позволяет​

​ хранения данных и​ под полем «ФИО​ на котором находится​ правой кнопкой мыши.​ по которому она​Формируем таблицу «Расход товаров».​ и количество. Для​ фактуры для клиента​ про источник данных​ уже:​Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет​Аналогично поступаем с ячейками,​ «Найти и заменить».​ ним в Microsoft​Запасы и основные фонды​ защита данных от​ вводить данные в​ их анализа в​

Функция БИЗВЛЕЧЬ примеры в Excel

​ родителей». Туда будет​ проект, нужно подписать,​ В появившемся меню​ будет проводиться.​Выпадающие списки применены в​ корректного учета понадобятся​ с фамилией Антонова.​ (т.е. таблицу​=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)​ 30 аргументов. Первый​ куда будет вписываться​Функцией «Найти и выделить»​ Excel. Или, возможно​    Создание учета запасов для​ несанкционированного доступа. Однако​ виде более свободной​

1. ​ Excel, можно воспользоваться​ вводиться информация. В​ чтобы избежать путаницы.​ выбираем пункт​В поле​ столбцах «Наименование», «Точка​ коды, артикулы, сроки​Разбор принципа действия функции​Продажи​Функция​ статический: код действия.​ количество. Формат выбираем​
2. ​ («биноклем») в главном​ данных в базе​ дома или офиса​ существуют некоторые различия​ форме, но Excel​ преимуществами обе программы.​

​ окне «Проверка вводимых​ Для того чтобы​«Присвоить имя…»​

​«Сортировка»​ учета отгрузки, поставки»,​ годности (для отдельных​

1. ​ БИЗВЛЕЧЬ для работы​) и место для​
2. ​ДВССЫЛ (INDIRECT)​ По умолчанию в​

​ числовой.​ меню.​ данных Access, для​

​ и сохраняйте фотографии​ между приложениями Access​ поддерживает реляционных баз​

​Прежде чем выбрать с​ значений» во вкладке​ система могла отличать​.​

​указывается, как именно​ «Покупатель». Единицы измерения​ производств и предприятий​ с базами данных​ выгрузки отчета (лучше​нужна, в данном​ Excel сумма закодирована​Еще одно подготовительное действие.​Посредством фильтрации данных программа​ которого нужно создать​ или другие связанные​ и Excel в​ данных, он не​ помощью каких программ,​ под названием «Параметры»​ простое содержание от​Открывается уже знакомое нам​ она будет выполняться.​ и стоимость заполняются​ торговли) и т.п.​ в Excel:​ на новый лист):​ случае, потому что​ цифрой 9, поэтому​ Т.к. стоимость рассчитывается​ прячет всю не​ некоторые подробные отчеты​ документы вместе с​ уровне пользователя работает​ поддерживает целостности данных.​ может потребоваться сравнить​ записываем в «Источник»​ заголовков и подписей,​ окно. В соответствующем​ Для БД лучше​ автоматически с помощью​Начальные остатки вводятся в​

​БИЗВЛЕЧЬ – главная функция​Жизненно важный момент состоит​ Excel, к сожалению,​ ставим ее. Второй​ как цена, помноженная​ интересующую пользователя информацию.​ сводных таблиц Excel​ данными.​ защита данных.​ Тем не менее​ преимущества каждой программы,​ =ФИО_родителя_выбор. В меню​ следует выделять их​ поле присваиваем имя​ всего выбрать параметр​ формул.​ количественном и денежном​ базы данных в​

1. ​ в том, что​ не понимает прямых​
2. ​ и последующие аргументы​ на количество, можно​

​ Данные остаются в​ и профессионально оформленных​Трассировка заказа​

​Защита от потери данных​ с помощью команды​ узнайте, лучше всего​ «Тип данных» указываем​

​ курсивом, подчеркиванием или​ нашему диапазону, согласно​«Значения»​Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).​ выражении. Имеет смысл​ Excel. В первом​ нужно обязательно включить​ ссылок на умные​ динамические: это ссылки​

​ сразу учесть это​ таблице, но невидимы.​ диаграмм Excel.​    Введите сведения о продуктах,​    В приложении Access работы​»Проверка данных»​ использовать один или​ «Список».​ жирным шрифтом, при​ условиям, о которых​.​На начало периода выставляем​ перед заполнением соответствующих​ аргументе функции вводим​ флажок​

​ таблицы в поле​ на диапазоны, по​ в соответствующих ячейках.​ В любой момент​Независимо от того, какая​ заказчики и заказы​ постоянно сохранить, чтобы​для управления ввод​ другой и узнать,​Аналогично поступаем с остальными​ этом не забывая​

​ уже шла речь​

Обработка баз данных в Excel по нескольким критериям

​В поле​ нули, т.к. складской​ таблиц провести инвентаризацию.​ диапазон просматриваемой базы​Добавить эти данные в​ Источник. Но та​ которым подводятся итоги.​ Для этого записываем​ их можно восстановить.​ программа используется во-первых​ и затем создавать​ в случае сбоя​ данных в Excel.​ как работать с​ полями, меняя название​ помещать названия в​ выше.​«Порядок»​

1. ​ учет только начинает​Соблюдать хронологию в регистрации​ данных вместе с​ модель данных (Add​ же ссылка «завернутая»​ У нас один​ в ячейке F4​​В программе Excel чаще​ вы можете всегда​ отчеты, которые показывают​ вряд ли потеряете​Выполнение запросов​ обе программы для​
2. ​ источника на соответствующее​ отдельные, не объединенные​Возвращаемся на лист с​указываем, в каком​ вестись. Если ранее​

​ операций. Вносить данные​ заголовками. Во втором​ data to Data​

​ в функцию​ диапазон: F4:F24. Получилось​ формулу и протягиваем​ всего применяются 2​

exceltable.com

Складской учет в Excel – программа без макросов и программирования

​ передать данные из​ продажи для отдельного​ оставшейся работы (если​    Если часто приходится просматривать​ достижения точно нужные​ данным ячейкам. Работа​ поля. Это стоит​ БД. Выделяем диапазон,​ порядке будет проводиться​ велся, то в​ о поступлении продукции​ аргументе функции указываем​ Model)​ДВССЫЛ​ 19670 руб.​ ее на остальные​

​ фильтра:​ одной программы в​ сотрудника, региона, периода​ таковые имеются). Тем​ данные различными способами,​ результаты.​ над выпадающими списками​ делать для возможности​ к которому будет​ сортировка. Для разных​ этой графе будут​

​ на склад следует​ адрес ячейки где​в нижней части​работает при этом​

Как вести складской учет в Excel?

​Теперь попробуем снова отсортировать​ ячейки в этом​Автофильтр;​ другую которой можно​ времени или любое​ не менее, так​ в зависимости от​Примечание:​ почти завершена. Затем​

1. ​ использования таких инструментов,​ применяться выпадающий список.​ типов информации в​ остатки. Наименования и​ раньше, чем об​ будет возвращено значение​ окна, чтобы Excel​ «на ура» (подробнее​ кол-во, оставив только​ столбце. Так, стоимость​фильтр по выделенному диапазону.​
2. ​ продолжить работать с​ другое значение.​ как Access постоянно​ того, изменяя условия​ Включить все наборы Microsoft​
3. ​ выделяем третью ячейку​ как автоформа и​ Переходим во вкладку​ этом окне высвечиваются​ единицы измерения берутся​ отгрузке товара покупателю.​
4. ​ соответствующие критериям поискового​ понял, что мы​ об этом было​ партии от 25​ будет подсчитываться автоматически​Автофильтр предлагает пользователю выбрать​ ним. С или​Отслеживание задач​ сохраняет вашу работу,​ или события, Access​ Office Excel, но​ и «протягиваем» ее​ автофильтр.​«Данные»​ разные значения. Например,​

​ из номенклатуры товаров.​Не брезговать дополнительной информацией.​ запроса. Третьим аргументом​ хотим строить отчет​ в статье про​ кг.​ при заполнении таблицы.​ параметр фильтрации из​

1. ​ без подключения к​    Отслеживание задач для совместной​ можно также можно​ может быть лучший​ не все наборы​ через всю таблицу.​Создание базы данных в​. Жмем на кнопку​ для текстовых данных​Столбцы «Поступление» и «Отгрузки»​ Для составления маршрутного​ является диапазон ячеек,​ не только по​ создание выпадающих списков​Видим, что сумма тоже​Теперь заполняем таблицу данными.​ готового списка.​
2. ​ данным в Access​ работы пользователей и​ внести изменения, которые​ выбор для хранения​ Access.​ База данных в​ Excel – занятие​«Проверка данных»​ – это будет​ заполняется с помощью​ листа водителю нужна​ содержащий следующие условия:​ текущей таблице, но​
3. ​ с наполнением).​ изменилась.​Важно! При заполнении ячеек,​На вкладке «Данные» нажимаем​ из Excel (и​
4. ​ введите новые задачи​ вы позже решите,​ и работе с​

​Выбор соответствующая программа важно,​ Excel почти готова!​ трудное и кропотливое.​, которая расположена на​ значение​ функции СУММЕСЛИМН. Остатки​ дата отгрузки и​

​ заголовок столбца БД​ и задействовать все​После заполнения формы нужно​

​Скачать пример​

Таблица Excel «Складской учет»

​ нужно придерживаться единого​ кнопку «Фильтр».​ наоборот), копирование, Импорт​ одновременно с другими​

​ что вы не​

​ данными. Access позволяет​

​ если хотите получать​Красивое оформление тоже играет​

​ Чтобы помочь пользователю​

​ ленте в блоке​«От А до Я»​ считаем посредством математических​ имя заказчика. Для​ и диапазон для​

​ связи.​ введенные в нее​

​Получается, что в Excel​ стиля написания. Т.е.​После нажатия в шапке​ и экспорт его​

​ пользователями обновляете их​ хотите зафиксировать. Чтобы​

​ быстро восстановить только​ доступ и обновление​ немалую роль в​ облегчить работу, программа​ инструментов​или​ операторов.​

​ бухгалтерии – способ​ поиска под этим​После нажатия на​ данные добавить в​ тоже можно создавать​ если изначально ФИО​ таблицы появляются стрелки​ можно перенести данные.​ существующей задачи в​ убедиться, что нужным​ строк и столбцов​ сведений о с​

​ создании проекта. Программа​ может предложить ему​«Работа с данными»​

​«От Я до А»​

​Скачать программу складского учета​ оплаты. В каждой​ заголовком. Вспомогательная табличка​ОК​ конец таблицы​ небольшие БД и​ сотрудника записывается как​ вниз. Они сигнализируют​Дополнительные сведения о том,​ той же базы​ образом можно восстановить​ данных, который вы​ Максимальная производительность и​

​ Excel может предложить​ автоматическое заполнение ячеек​.​, а для числовых​ (готовый пример составленный​ организации – свои​ критериев поискового запроса​

​в правой половине​Продажи​ легко работать с​ Петров А.А., то​ о включении «Автофильтра».​ как обмен данными​

​ данных.​ базу данных, следует​ хотите ли данные​ точность. Чтобы узнать,​ на выбор пользователя​ заранее заданной информацией.​Открывается окно проверки видимых​ –​

​ по выше описанной​ особенности. Ряд данных,​ к базе данных,​ окна появится панель​

​. Сформируем при помощи​ ними. При больших​ остальные ячейки должны​Чтобы выбрать значение фильтра,​ между обе программы​Организация библиотек функций​ создавать резервную копию​ содержатся в таблице​ какую программу лучше​ самые различные способы​ Например, ширина столбца,​

​ значений. В поле​«По возрастанию»​ схеме).​ внесенных в программу​ должна быть так​

​Поля сводной таблицы​ простых ссылок строку​ объемах данных это​ быть заполнены аналогично.​ щелкаем по стрелке​ читайте в статье​    Access можно использовать для​ файла базы данных​

​ одной или несколькими​

​ всего подходит для​ оформления базы данных.​ высота строки, размер​«Тип данных»​или​Вот и готова самостоятельно​ складского учета в​

​ сформулирована, чтобы критерии​

​, где нужно щелкнуть​ для добавления прямо​ очень удобно и​ Если где-то будет​ нужного столбца. В​ Перенос данных из​ хранения данных о​ по расписанию, который​ таблицами с помощью​

​ задач, которые нужно​ Количество цветовых схем​ и тип шрифта,​выставляем переключатель в​«По убыванию»​

​ составленная программа.​ Excel, пригодится для​ однозначно и точно​ по ссылке​

​ под формой:​ рационально.​

exceltable.com

​ написано иначе, например,​

Одним из самых популярных методов использования электронных таблиц является обработка данных, полученных из учетных систем. Современные базы данных, используемые учетными системами в качестве хранилища информации, способны накапливать и обрабатывать в собственных структурах десятки, а иногда сотни тысяч информационных записей в день. Средства анализа в системах управления базами данных реализуются либо на программном уровне, либо через специальные интерфейсы и языки запросов. Электронные таблицы позволяют эффективно обработать данные без знания языков программирования и других технических средств.

Методы переноса данных в Excel могут быть различны:

• Копирование-вставка результатов запросов
• Использование стандартных процедур импорта (например, Microsoft Query) для формирования данных на рабочих листах
• Использование программных средств для доступа к базам данных с последующим переносом информации в диапазоны ячеек
• Непосредственный доступ к данным без копирования информации на рабочие листы
• Подключение к OLAP-кубам

Данные, полученные из учетных систем, обычно характеризуются большим объемом – количество строк может составлять десятки тысяч, количество столбцов при этом часто невелико, так как языки запросов к базам данным сами имеют ограничение на одновременно выводимое количество полей.

Обработка этих данных в Excel может вестись различными методами. Выделим основные способы работы:

1. Обработка данных стандартными средствами интерфейса Excel
2. Анализ данных при помощи сводных таблиц и диаграмм
3. Консолидация данных при помощи формул рабочего листа
4. Выборка данных и заполнение шаблонов для получения отчета
5. Программная обработка данных

Правильность выбора способа работы с данными зависит от конкретной задачи. У каждого метода есть свои преимущества и недостатки.

В данной статье будут рассмотрены способы консолидации и выборки данных при помощи стандартных формул Excel. 

Описание примеров

Примеры к статье построены на основе демонстрационной базы данных, которую можно скачать с сайта Microsoft

http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?displaylang=en&id=19704

Выгруженный из этой базы данных набор записей сформирован при помощи Microsoft Query.

Данные не несут специальной смысловой нагрузки и используются только в качества произвольного набора записей, имеющих несколько ключевых полей.

Файл nwdata_sums.xls используется для версий Excel 2000-2003

Файл nwdata_sums.xlsx имеет некоторые отличия и используется для версий Excel 2007-2010.

Первый лист data содержит исходные данные, остальные – примеры различных формул для обработки информации.

Ячейки, окрашенные в серый цвет, содержат служебные формулы. Ячейки желтого цвета содержат ключевые значения, которые могут быть изменены.

Применение метода

Очевидно, самым простым и удобным методом обработки больших объемов данных с точки зрения пользователя являются сводные таблицы. Этот интерфейс специально создавался для подобного рода задач, способен работать с различными источниками данных, поддерживает интерфейсные методы фильтрации, группировки, сортировки, а также автоматической агрегации данных различными способами.

Проблема при консолидации данных при помощи сводных таблиц появляются, если предполагается дальнейшая работа с этими агрегированными данными. Например, сравнить или дополнить данные из двух разных сводных таблиц (как вариант: объемы продаж и прайс листы). В таком случае обычно прибегают к методу копирования значений из сводных таблиц в промежуточные диапазоны с дальнейшим применением формул поиска (VLOOKUP/HLOOKUP). Очевидно, что проблема возникает при обновлении исходных данных (например, при добавлении новых строк) – требуется заново копировать результаты консолидации из сводной таблицы. Другим, с нашей точки зрения, не совсем корректным методом решения является применение функций поиска непосредственно к диапазонам, которые занимают сводные таблицы. Это может привести к неверному поиску при обновлении не только данных, но и внешнего вида сводной таблицы.

Еще один классический пример непригодности применения сводной таблицы – это требование формирования отчета в заранее предопределенном виде («начальство требует в такой форме и никак иначе»). Возможностей настройки сводной таблицы зачастую недостаточно для предоставления произвольной формы. В данном случае пользователи также обычно используют копирование результатов агрегирования в качестве значений.

Самым правильным методом обработки данных в приведенных случаях, с нашей точки зрения, является применение функций рабочего листа для консолидации данных. Этот метод требует иногда больших затрат времени на создание формул, но зато в дальнейшем при изменении исходных данных отчеты будут обновляться автоматически. Файлы примеров показывают различные варианты применения функция рабочего листа для обработки данных.

Суммирование по одному ключевому полю

Таблицы с формулами на листе SUM показывают вариант решения задачи консолидации данных по одному ключевому значению.

Две верхние таблицы на листе демонстрируют возможности стандартной функции SUMIF, которая как раз и предназначена для суммирования с проверкой одного критерия.

SUM!B5

=SUMIF(data!$H:$H;A5;data!$M:$M) 

SUM!B11

=SUMIF(data!$Z:$Z;A11;data!$M:$M) 

Нижние таблицы показывают возможности другой редко используемой функции DSUM

SUM!B19

=DSUM(data!$A$1:$AJ$2156;"Quantity";D18:D19) 

Первый параметр определяет рабочий диапазон данных. Причем верхняя строка диапазона должна содержать заголовки полей. Второй параметр указывает наименование поля (столбца) для суммирования. Третий параметр ссылается на диапазон условий суммирования. Этот диапазон должен состоять как минимум из двух строк, верхняя строка – поле критерия, вторая и последующие — условия.

В другом варианте указания условий именем поля в этом диапазоне можно пренебречь, задав его прямо в тексте условия:

SUM!B28

=DSUM(data!$A$1:$AJ$2156;"Quantity";D27:D28)

SUM!D28

Здесь data!Z2 означает ссылку на текущую строку данных, а не на конкретную ячейку, так как используется относительная ссылка. К сожалению, нельзя указать в третьем параметры ссылку на одну ячейку – строка заголовка полей все равно требуется, хотя и может быть пустой.

В принципе, функции типа DSUM являются устаревшим методом работы с данными, в подавляющем большинстве случаев лучше использовать SUMIF, SUMPRODUCT или формулы обработки массивов. Но иногда их применение может дать хороший результат, например, при совместном использовании с интерфейсной возможностью «расширенный фильтр» – в обоих случаях используется одинаковое описание условий через дополнительные диапазоны.

Суммирование по нескольким критериям

Таблицы с формулами на листе SUM2 показывают вариант суммирования по нескольким критериям.

Первый вариант решения использует дополнительно подготовленный столбец обработанных исходных данных. В реальных задачах логичнее добавлять такой столбец с формулами непосредственно на лист данных.

SUM!D5

=SUMIF(A:A;B5 & ";" & C5;data!M:M) 

Операция «&» используется для соединения строк. Можно также вместо этого оператора использовать функцию CONCATENATE. Промежуточный символ «;» (или любой другой служебный символ) необходим для обеспечения уникальности сцепленных строковых значений.

Пример: Есть, если два поля с перечнем слов. Пары слов «СТОЛ»-«ОСЬ» и «СТО»-«ЛОСЬ» дают одинаковый ключ «СТОЛОСЬ». Что соответственно даст неверный результат при консолидации данных. При использовании служебного символа комбинации ключей будут уникальны «СТОЛ;ОСЬ» и «СТО;ЛОСЬ», что обеспечит корректность вычислений.

Использовать подобную методику создания уникального ключа можно не только для строковых, но и для числовых целочисленных полей.

Второй пример – это популярный вариант использования функции SUMPRODUCT с проверкой условий в виде логического выражения:

SUM!D13

=SUMPRODUCT((data!$H$2:$H$3000=B13)*(data!$Z$2:$Z$3000=C13)*data!$M$2:$M$3000) 

Обрабатываются все ячейки диапазона (data!$M$2:$M$3000), но для тех ячеек, где условия не выполняются, в суммирование попадает нулевое значение (логическая константа FALSE приводится к числу «0»). Такое использование этой функции близко по смыслу к формулам обработки массива, но не требует ввода через Ctrl+Shift+Enter.

Третий пример аналогичен, описанному использованию функций DSUM для листа SUM, но в нем для диапазона условий использовано несколько полей.

SUM!D21

=DSUM(data!$A$1:$AJ$2156;"Quantity";F20:G21) 

Четвертый пример – это использование функций обработки массивов.

SUM!D32

{=SUM(IF(data!$H$2:$H$3000=B32;IF(data!$Z$2:$Z$3000=C32;data!$M$2:$M$3000)))} 

Обработка массивов является самым гибким вариантом проверки условий. Но имеет очень сложную запись, трудно воспринимается пользователем и работает медленнее стандартных функций.

Пятый пример содержится только в файле формата Excel 2007 (xlsx). Он показывает возможности новой стандартной функции

SUMIFS

SUM!D40

=SUMIFS(data!$M$2:$M$3000;data!$H$2:$H$3000;B40;data!$Z$2:$Z$3000;C40) 

Поиск по одному критерию

Таблицы с формулами на листе SEARCH предназначены для поиска по ключевому полю с выборкой другого поля в качестве результата.

Первый вариант – это использование популярной функции VLOOKUP.

SEARCH!B5

=VLOOKUP(A5;data!$H$1:$M$3000;6;0) 

Во втором вариант использовать VLOOKUP нельзя, так как результирующее поле находится слева от искомого. В данном случае используется сочетание функций MATCH+OFFSET.

SEARCH!C13

=MATCH(A13;data!$Z$1:$Z$3000;0) 

SEARCH!B13

=OFFSET(data!$M$1;C13-1;0) 

Первая функция ищет нужную строку, вторая возвращает нужное значение через вычисляемую адресацию.

Поиск по нескольким критериям

Таблицы с формулами на листе SEARCH2 предназначены для поиска по нескольким ключевым полям.

В первом варианте используется техника использования служебного столбца, описанная в примере к листу SUM2:

SEARCH2!Е5

=VLOOKUP(C5 & ";" & D5;$A$1:$B$3000;2;0) 

Второй вариант работы сложнее. Используется обработка массива, который образуется при помощи функций вычисляемой адресации:

SEARCH2!Е 12

{=OFFSET(data!$M$1;MATCH(C13 & ";" & D13; data!$H$1:$H$3000 & ";" & data!$Z$1:$Z$3000;0)-1;0)} 

Четвертый и пятый параметр в функции OFFSET используется для образования массива и определяет его размерность в строках и столбцах.

Выборка по одному критерию

Таблица на листе SELECT показывает вариант фильтрации данных через формулы.

Предварительно определяется количество строк в выборке:

SELECT!С4

=COUNTIF(data!$H:$H;$A$5) 

Служебный столбец содержит формулы для определения номеров строк для фильтра. Первая строка ищется через простую функцию:

SELECT!С5

=MATCH($A$5;data!$H$1:$H$3000;0) 

Вторая и последующие строки ищутся в вычисляемом диапазоне с отступом от предыдущей найденной строки:

SELECT!С6

=MATCH($A$5;OFFSET(data!$H$1;C5;0; ROWS(data!$H$1:$H$3000)-C5;1);0)+C5

Результат выдается через функцию вычисляемой адресации:

SELECT!B6

=IF(ISNA(C6);"";OFFSET(data!$M$1;C6-1;0)) 

Вместо функции проверки наличия ошибки ISNA можно сравнивать текущую строку с максимальным количеством, так как это сделано в столбце A.

Для организации выборок при помощи формул необходимо знать максимально возможное количество строк в фильтре, чтобы создать в них формулы.

Выборка вариантов

Самый сложный вариант выборки по ключевому полю представлен на листе SELECT2. Формулы сами определяют все доступные ключевые значения второго критерия.

Первый служебный столбец содержит сцепленные строки ключевых полей. Второй столбец проверяет соответствие первому ключу и оставляет значение второго ключевого поля:

SELECT2!B2

=IF(LEFT(A2;LEN($D$5)) & ";" = $D$5 & ";"; data!Z2;"") 

Третий служебный столбец проверяет значение второго ключа на уникальность:

SELECT2!C2

=IF(B2="";0;IF(ISNA(MATCH(B2;B$1:B1;0));COUNTIF(C$1:C1;">0")+1;0)) 

Результирующий столбец второго ключа ProductName ищет уникальные значения в служебном столбце C:

SELECT2!E5

=IF(ISNA(MATCH(ROWS($5:5);$C$1:$C$3000;0));"";OFFSET($B$1;MATCH(ROWS($5:5);$C$1:$C$3000;0)-1;0)) 

Столбец Quantity просто суммирует данные по двум критериям, используя технику, описанную на листе SUM2.

SELECT2!F5

=IF(E5="";"";SUMPRODUCT((data!$H$2:$H$3000=D5)*(data!$Z$2:$Z$3000=E5)*data!$M$2:$M$3000)) 

Заключение

Использование функций рабочего листа для консолидации и выборки данных является эффективным методом построения отчетов с обновляемым источником исходных данных. Недостатками этого метода являются повышенные требования к пользователю в части создания сложных формул, а также низкая производительность в сравнении, например, со сводными таблицами. Последний недостаток зависит от объема исходных данных, сложности формул консолидации и технических возможностей компьютера. В критических случаях рекомендуется использовать ручной режим пересчета формул рабочей книги Excel.