|
Nikard Пользователь Сообщений: 7 |
При слиянии в документ Word выгружаются данные из таблицы Excel. |
|
The_Prist  Пользователь Сообщений: 14182 Профессиональная разработка приложений для MS Office |
{quote}{login=Nikard}{date=12.02.2009 05:59}{thema=Слияние/Mail Merge_ проблемы с форматом даты!!!!!!!}{post}При слиянии в документ Word выгружаются данные из таблицы Excel. Попробуйте такой формат Даже самый простой вопрос можно превратить в огромную проблему. Достаточно не уметь формулировать вопросы… |
|
Nikard Пользователь Сообщений: 7 |
|
|
The_Prist Пользователь Сообщений: 14182 Профессиональная разработка приложений для MS Office |
Посмотрите региональные настройки Worda. Там может стоять именно такой формат дат Даже самый простой вопрос можно превратить в огромную проблему. Достаточно не уметь формулировать вопросы… |
|
В региональных настройках тоже все ок! И формат даты и параметр. В экселе дата стоит в нужном формате. Выгружается в ворд — опятьдвадцатьпять…. |
|
|
The_Prist Пользователь Сообщений: 14182 Профессиональная разработка приложений для MS Office |
Можете поэтапно описать как Вы данные выгружаете? Даже самый простой вопрос можно превратить в огромную проблему. Достаточно не уметь формулировать вопросы… |
|
Nikard Пользователь Сообщений: 7 |
Я как «чайник» не поняла вопроса? Что значит «из чего»? |
|
Nikard Пользователь Сообщений: 7 |
Открываю бланк (Документ Word)_ |
|
Nikard Пользователь Сообщений: 7 |
Из файла «база данных» нужно подставить данные в файл «Приложение к договору…» |
|
Nikard Пользователь Сообщений: 7 |
|
|
Nikard Пользователь Сообщений: 7 |
Спасибо за помощь! В поле, где необходимо поставить дату(в шаблоне) подставила заклинание «/@dd.MM.yyyy» и все получилось. Если есть другие варианты решения проблемы, буду рада попробовать!!! |
|
Lana Пользователь Сообщений: 10 |
Всем привет! |
|
А вариант автора (пост 12:43) у вас не срабатывает? |
|
|
{quote}{login=}{date=17.09.2009 07:32}{thema=}{post}А вариант автора (пост 12:43) у вас не срабатывает?{/post}{/quote} Если честно, я уже уже столько всего перепробовала, но так и не поняла в каком таком месте удалось Nikard проставить заклинание…где я только не ставила везде фигня какая то. Единственное сейчас взяла и перекопировала отдельные строки в Екселе заново на новый лист и что удивительно в нем уже было все ок….что же был за глюк не понимаю…. |
|
|
0) Открываем документ Word с настроенными полями слияния |
|
|
yana Пользователь Сообщений: 51 |
2Прохожий d727 — Большое спасибо!!!! |
|
Всем привет. Столкнулась с той же проблемой. Только мне нужен формат dd.MMM.yyyy. Когда использую этот формат месяц в документе на английском 19.June.2006. Можно сделать так, чтобы был на русском (19.июня.2006)и если ДА, то как? |
|
|
Справилась сама :))) |
|
|
В формате ячейки, в меню «все форматы» укажите формат ДД ММММ ГГГГ «г.» (для варианта 01 января 2011 г.) — у меня получилось. |
|
|
{quote}{login=прохожий d727}{date=17.11.2009 10:42}{thema=решил эту задачу так}{post}0) Открываем документ Word с настроенными полями слияния Спасибо! Ты настоящий чел! |
|
|
Нашел решение проблемы с некорректным переносом формата даты из Excel в Word 1. В шаблоне на поле слияния кликнуть правой кнопкой мыши и выбрать пункт «Изменить поле». |
|
|
Bio Гость |
#23 09.10.2012 10:12:33 Ошибся немного. Описаный мной способ всеголиш ставит текущую (системную) дату а не меняет формат даты полученной из базы. |
|
МЕНЮ САЙТА
КАТЕГОРИИ РАЗДЕЛА ОПРОСЫ |
Слияние данных MS Excel и MS Word
Добавлять комментарии могут только зарегистрированные пользователи. [ Регистрация | Вход ] |
Слияние почты — полезный инструмент для создания набора документов, которые по сути одинаковы, но каждый документ содержит уникальные элементы. Однако, когда мы объединяем несколько писем, мы должны уделять больше внимания формату даты, валюты и числа. Из этого туториала Вы узнаете, как правильно форматировать дату, валюту и число в словах во время слияния почты.
Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word
Правильное форматирование валюты и числа при слиянии писем в Word
Прежде чем мы изменим формат даты, числа и валюты при слиянии писем, нам необходимо сначала применить следующие операции.
Шаг 1: выберите поле слияния, которое вы хотите изменить. В данном случае это поле Дата.
Шаг 2: нажмите Shift + F9 чтобы сделать кодировку поля видимой. Выбранное вами поле теперь должно выглядеть так:
{MERGEFIELD DATE}, {MERGEFIELD CURRENCY} или {«Percent»}
Правильное форматирование даты во время слияния почты в Word
Правильное форматирование даты во время слияния почты в WordДобавьте следующие данные форматирования: @ «дд ММММ гггг» в файл слияния даты. И поле слияния даты должно быть таким:
{ДАТА ОБЪЕДИНЕНИЯ @ «ММММ д, ггг»}
Формат даты будет таким:
Примечание:вы можете изменить формат даты по своему усмотрению. Другие возможные форматы: • дд / МММ / гггг, • д / МММ / гг, • д ММММ гггг.
Правильное форматирование валюты и числа при слиянии писем в Word
Добавьте следующие данные форматирования # $, 0.00 в файл слияния валюты, и поле слияния валюты должно выглядеть так:
{MERGEFIELD CURRENCY # $, 0.00}
Примечание:‘ # $, 0.00’ в поле называется числовым переключателем изображения. Другие возможности включают:
(1). # 0 для округленных целых чисел
(2). #, 0 для округленных целых чисел с разделителем тысяч
(3). #, 0.00 для чисел с точностью до двух десятичных знаков, с разделителем тысяч
(4). # $, 0 для округления всего доллара с разделителем тысяч
(5). # «$, 0.00; ($, 0.00); ‘-‘» для валюты, с квадратными скобками вокруг отрицательных чисел и дефисом для 0 значений
Кроме того, иногда число может быть процентным, может потребоваться отредактировать поле {«Percent»}, чтобы получилось {= «Percent» * 100 # 0.00%}.
Рекомендуемые инструменты для повышения производительности Word
Kutools For Word — Более 100 расширенных функций для Word, сэкономьте 50% времени
- Сложные и повторяющиеся операции можно производить разово за секунды.
- Вставляйте сразу несколько изображений из папок в документ Word.
- Объединяйте и объединяйте несколько файлов Word из папок в одну в желаемом порядке.
- Разделите текущий документ на отдельные документы в соответствии с заголовком, разрывом раздела или другими критериями.
- Преобразование файлов между Doc и Docx, Docx и PDF, набор инструментов для общих преобразований и выбора и т. Д.
Комментарии (66)
Оценок пока нет. Оцените первым!
Одной из давних неприятностей Mail Merge является невозможность правильно форматировать числа в Excel. К счастью, у нас всегда есть выход. Вот 3 способа исправить ошибки форматирования чисел в Mail Merge.
Почтовое слияние Microsoft Word — одна из самых популярных функций. Он очень эффективно создает ярлыки, шаблоны писем, электронные письма или отчеты. Когда вы знаете, как его использовать, вы можете сэкономить часы работы. К сожалению, освоение всех способов использования Mail Merge может быть головной болью.
Одна из проблем с функцией слияния состоит в том, что она не может правильно отформатировать числа в таблицах Excel. Например, результат продаж в Excel теперь равен 100, но в Word он неожиданно превращается в 99,999999999996!
К счастью, исправить эту ошибку не сложно. На самом деле, у нас есть 3 способа обработки ошибок формата чисел при использовании Mail Merge . Вы можете редактировать электронные таблицы, документы Mail-Merge или изменять способ соединения двух файлов. Хотя это решение мало известно, оно может быть лучшим вариантом, за исключением того, что оно больше не поддерживает Word 2016.
Примечание. Несмотря на то, что в Office 2016 выполняются следующие шаги , он по-прежнему работает в других версиях Word и Excel.
Как исправить ошибку числового формата при использовании Mail Merge
- 1. Используйте «Числовой переключатель» в Word
- Числовые Переключатели для полей слияния Mail-Merge
- 2. Редактировать таблицы Excel
- Код формата для функции TEXT в Excel
- Будьте осторожны при работе с функцией ROUND
- 3. Используйте DDE Link
1. Используйте «Числовой переключатель» в Word
Первым способом корректного форматирования чисел из Excel с помощью Mail Merge является редактирование документа Word. В частности, вы примените требуемый код числового формата к полям слияния — поле слияния в файле Word. (По сути, поля слияния уведомляют документ Word, в каком столбце электронной таблицы Excel содержатся данные для обработки.) Чтобы применить форматирование к полю, необходимо включить числовой переключатель (ранее известный как переключатель изображений). ) в поле кода.
Первое, что вам нужно сделать, это знать фактический код поля. Откройте документ « Слияние» и щелкните вкладку « Почтовые рассылки » в верхней части окна. Убедитесь, что кнопка « Просмотр результатов» отключена, чтобы вы могли видеть поля слияния. Затем щелкните правой кнопкой мыши в окне слияния (например, « Пожертвование» ) и выберите « Переключить код поля» . Вы увидите код этого поля, обозначенный фигурными скобками, например: {MERGEFIELD Donation} . Теперь отредактируйте код для этого поля, просто вставив числовой переключатель в конце кода следующим образом:
{MERGEFIELD Пожертвование # $ #, ## 0,00}
Программное обеспечение предоставляет много кодов изображений. Вот 4 примера, которые соответствуют результату:
{MERGEFIELD Sales # 00.00} 01.00
{MERGEFIELD Sales # $ ###} $ 15
{MERGEFIELD Sales # $ #, ## 0,00} $
1500,00 {MERGEFIELD Date @ «MMMM d»} 26 ноября
Как видите, код числового коммутатора идентичен коду формата Excel, за исключением того, что перед номером стоит « #», а дата — « @». (Обратите внимание, используйте кавычки в коде даты, но не в числовом коде.) Чтобы увидеть больше кода, перейдите к таблице ниже или посетите интерактивную справку по «числовому переключателю» в Microsoft Word.
Вот несколько примеров того, как числовые коды полей обрабатывают данные в столбце «Продажи» в электронных таблицах Excel.
Числовой переключатель для полей слияния Mail-Merge
На самом деле Word и Excel используют один и тот же код формата, так почему бы не использовать одну и ту же функцию форматирования ? Например, почему бы не использовать функцию MergeField следующим образом:
{MERGEFIELD (Пожертвование, «$ #, ## 0,00»)}
Это действительно проблема многих людей, и, возможно, только Microsoft знает ответ.
Примечание. Помните, что при добавлении или изменении числового переключателя результаты отображаются не сразу. Вы должны обновить поле (щелкните его правой кнопкой мыши и выберите « Обновить поле» ) или нажмите кнопку « Почтовые рассылки»> «Предварительный просмотр результатов» . Иногда вам нужно повторить эту операцию 2-3 раза. Если вы используете мастер слияния, вам может потребоваться сделать шаг назад и отменить, чтобы увидеть влияние внесенных вами изменений.
Числовые переключатели хорошо работают в области микширования, но их использование немного сложно запомнить и допускать ошибки. Если вы чувствуете то же самое, попробуйте один из следующих двух способов.
2. Редактировать таблицы Excel
Это способ избежать ошибок форматирования при использовании Mail Merge. В электронной таблице Excel вставьте столбец, содержащий формулу, которая преобразует числа или даты в Excel в текстовый формат, который вы хотите отобразить в документе Mail Merge.
Для этого вам нужно использовать функцию TEXT в Excel. Это позволяет пользователям конвертировать числа или даты в эквивалентный текстовый формат точно так, как хочет пользователь. Недостатком этого решения является то, что вам нужно знать код форматирования. Хотя эти коды идентичны кодам, используемым в функции формата пользовательских номеров , немногие пользователи Excel знают об их существовании.
Например, формулы TEXT (B3, «$ #, ## 0,00») и TEXT (C5, «M / dd / yy») преобразуют числовые данные и данные даты в текстовые данные (в этом примере они составляют «12 345,67 долл. США» и «12/12/10»).
Совет: Вы должны отформатировать ячейки, содержащие эти формулы, в разных стилях, таких как курсив или какой-то другой странный цвет, чтобы напомнить, что числа — это просто текст. В более старых версиях Excel эти «числа» нельзя использовать в расчетах. В Excel 2016 вы можете использовать их во всех формулах, кроме функций сумм, таких как SUM и AVERAGE.
Преимущество числовых форматов и форматов даты, таких как текст, состоит в том, что текст преобразуется из Excel в документ, использующий слияние без искажений. Параметры формата, такие как шрифт, размер, цвет неизменны.
Код формата для функции TEXT в Excel
Ниже приведен список наиболее часто используемых кодов справа. Следует помнить, что и «0», и «#» являются заполнителями для чисел, но «0» заставит число 0 появиться в первой или последней позиции. «#» Будет заменено на число, если оно не является начальным или конечным нулем. Поэтому код «00000» гарантирует, что начальный ноль не будет обрезан из почтовых индексов Нью-Джерси.
Эти коды для чисел, дат и времени можно использовать в функции TEXT или в пользовательском формате чисел Excel (Custom). Кроме того, они также могут быть использованы в «Числовые коммутаторы» в поле Word Mail-Merge.
Обратите внимание, что существуют небольшие различия между тем, как код работает в Excel и Word в Microsoft 2013. В Excel вы можете использовать «M» или «m» для месяцев и минут. В большинстве случаев Excel достаточно умен, чтобы знать, на какую единицу вы ссылаетесь. Но Word не такой «умный». Вы должны использовать заглавные буквы, чтобы указать месяц. Кроме того, в Excel также имеется дополнительный код «MMMMM», который возвращает только одну аббревиатуру за месяц (например: J, F, M, A, …).
Добавление нескольких таблиц, содержащих функцию TEXT, в электронную таблицу — простое решение для исправления ошибок форматирования чисел при использовании Mail Merge. Вам просто нужно помнить, что эти ячейки могут выглядеть как числа, но не могут применять к ним функции SUM и AVERAGE. Если вам нужно снова преобразовать их в числа, вам нужно только использовать функцию VALUE.
Будьте осторожны при работе с функцией ROUND
Вместо функции TEXT () некоторые люди предпочитают использовать функцию ROUND (), чтобы уменьшить количество десятичных знаков. Как следует из названия, функция Excel ROUND () по умолчанию округляет десятичное число вверх или вниз в выбранной пользователем позиции. Преимущество этого подхода состоит в том, что округленные числа не являются текстовыми и могут все еще использоваться для вычислений. Во многих случаях, хотя функция ROUND () хорошо работает с Mail Merge, вы можете избежать ее по следующим причинам:
- Функция ROUND не содержит знак доллара или запятую, разделяющую тысячи и более.
- КРУГЛЫЙ будет обрезать нули в конце.
- Функция ROUND иногда заставляет Mail Merge отображать десятичные ошибки. Например, документ Mail Merge отображает 4 десятичных знака, а ROUND выбрал 2 или 3.
В некоторых редких случаях функция ROUND заставляет Mail Merge немного отклоняться. Например, вместо 1.0014, Mail Merge теперь показывает 1.0013.
3. Используйте DDE Link
Вышеупомянутые два относительно просты, но если есть много полей, которые требуют форматирования, они могут расстраивать рано, потому что вам нужно запомнить код формата и, хотя код один и тот же, их можно использовать по-разному.
Легкое и простое решение — связать Word с книгой Excel через DDE (динамический обмен данными), что лучше, чем обычный процесс фиксированного связывания. Звучит сложно, но если вы освоили Mail Merge, DDE — это просто «мелочь». Это простой двухэтапный процесс. В качестве первого шага вам просто нужно включить Word, чтобы открыть файл через DDE. Этот процесс нужно сделать только один раз.
Office 2016 поддерживает DDE? Динамический обмен данными — это старая технология. Иногда это работает нормально, но иногда это не работает в Office 2016. Вы должны открыть источник данных Excel, прежде чем обращаться к нему из Word. Обычно с источниками данных Excel вы должны начать импортировать данные из первой строки рабочего листа. Если вы достаточно терпеливы, вы можете использовать DDE в Office 2016).
Чтобы настроить Word 2013 для ссылок DDE, выполните следующие действия.
- Нажмите Файл> Параметры .
- Перейдите на вкладку « Дополнительно » слева и прокрутите вниз до раздела « Общие » .
- Установите флажок Подтвердить преобразование формата файла при открытии .
Отныне вам никогда не придется делать вышеуказанное. Теперь вы можете открыть копию Word в различных форматах и путях, включая IDE. Единственный эффект — каждый раз, когда вы открываете файл, отличный от Word, программа предоставит вам выбор.
Второй и последний шаг — выбор источника данных для процесса слияния (на шаге 3 мастера слияния в Word или после нажатия кнопки « Выбрать получателей» на ленте « Почтовые рассылки» ). Теперь вам нужно всего лишь выполнить еще 3 клика.
- После выбора данных, которые вы хотите использовать, появится новое диалоговое окно « Подтверждение источника данных ».
- Тип ссылки по умолчанию — OLE, но не тот, который вам нужен.
- В диалоговом окне « Подтверждение источника данных » щелкните « Показать все» .
- В расширенном списке типов файлов выберите MS Excel Worksheets через DDE (* .xls). (Используйте эту опцию даже при использовании более нового формата файла Excel: * .xlsx.)
- Если требуется, подтвердите, что вы выбираете всю электронную таблицу .
Если вы выбрали электронную таблицу для документа Word, возможно, вам придется выбрать ее снова, но на этот раз по ссылке DDE. Вот и все! Отныне ваш формат Excel будет корректно применяться к документам Word Mail Merge, и вам нужно только помнить, чтобы поместить данные, которые вы хотите объединить, в первую рабочую книгу Excel.
Выше описано, как исправить ошибку с числовым форматом в Mail Merge . Надеюсь, они вам пригодятся. Если есть какой-либо другой способ, не стесняйтесь поделиться с нами.