Скрытые функции функций в excel

Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).

Интерфейс

Настраиваем панель быстрого доступа

Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».

Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.

Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:

Перемещаемся по ленте без мышки

Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:

Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Проверка ошибок

Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.

Какие бывают типовые ошибки в Excel?

• Текст вместо чисел
• Отрицательные числа там, где их быть не может
• Числа с дробной частью там, где должны быть целые
• Текст вместо даты
• Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Инструмент проверки данных

Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:

Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.

Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.

Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:

Удаление пробелов

Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).

Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:

Дата и время

За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.

Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.

Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:

ДД.ММ.ГГГГ

ДД/ММ/ГГГГ

ГГГГ-ММ-ДД

С датами можно производить операции вычитания и сложения.

Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.

Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.

Поиск и подстановка значений

Функция ВПР / VLOOKUP

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])

У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX

У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.

В реальных условиях структура таблиц бывает разной и не всегда возможно изменить порядок столбцов. Поэтому важно уметь работать с любой структурой.

Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:

=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)

На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).

ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Получается следующая конструкция:

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))

Оформление

Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».

На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:

А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.

На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь→

Фото на обложке отсюда

Excel – это программа для работы с таблицами, созданная всемирно известной американской корпорацией Microsoft. Она работает на платформах Microsoft Windows, Windows NT, Mac OS, Android, iOS и Windows Phone.

Сегодня это одно из самых популярных приложений для создания и редактирования электронных таблиц. Microsoft всегда старается сделать функционал своих программ максимально удобным. Для этого разработчики компании внедряют в них различные полезные и удобные инструменты. Но, к сожалению, многие не знают, как пользоваться большинством из них.

Ранее мы рассказывали о 20 малоизвестных функциях Microsoft Word. В этой статье поведаем о 20 полезных «секретных» возможностях Excel.

1. Выделение всех ячеек таблицы

Существует несколько способов выделить все ячейки таблицы Excel. Первый – с помощью известной многим комбинации клавиш Ctrl+A.

Но можно делать это другим, еще более простым способом – при помощи одного клика мышки. Чтобы выделить все ячейки достаточно нажать на кнопку в левом верхнем углу таблицы (она находится над первой строкой и перед столбцом A.

2. Вставка нескольких пустых столбцов или строк

Все знают, как вставлять в Excel-документ одну строку или столбец. Но часто возникает необходимость вставить сразу несколько.

Делается это очень просто. Нужно лишь выделить необходимое количество строк и столбцов, а затем нажать «Вставить» и выбрать место, куда необходимо сдвинуть ячейки.

3. Открытие сразу нескольких таблиц за раз

Мало кто знает, что можно открывать сразу несколько Excel-файлов за один раз. Для этого достаточно выделить нужные документы на компьютере, а затем нажать Ctrl+Enter. Быстро и удобно.

4. Быстрое копирование и перенос данных из одной ячейки в другую

Бывает, возникает необходимость копировать или переносить содержимое из одной ячейки Excel-таблицы в другую.

На самом деле, сделать это очень просто. Необходимо двойным щелчком мыши выделить содержимое нужной ячейки и для переноса, удерживая нажатой клавишу мыши, перетащить ее в другую ячейку. Для копирования нужно проделать все то же самое, только с нажатой клавишей Ctrl.

5. Быстрое перемещение по открытым таблицам

Разработчики Excel позаботились о том, чтобы юзеры могли быстро перемещаться между открытыми файлами.

Для этого нужно использовать комбинацию Ctrl+Tab.

К слову, это сочетание работает и в Windows, например, для переключения между активными окнами и приложениями.

6. Диагональное разделение ячейки

Иногда возникает необходимость разделить ячейку Excel пополам по диагонали.

Для этого нужно на главной странице нажать на иконку границ, а затем в открывшемся окошке выбрать «Другие границы». Там вы найдете соответствующее изображение.

7. Быстрое удаление пустых ячеек

Чтобы быстро удалить пустые ячейки, нужно во вкладке «Данные» выбрать «Фильтр». После этого над каждым из столбцов появится стрелка, указывающая вниз. После нажатия на нее появится меню, с помощью которого можно избавиться от пустых ячеек

8. Быстрая навигация

Если вам нужно быстро переместиться к крайней снизу/сверху/слева/справа ячейке, то используйте стрелки клавиатуры при зажатой клавише Ctrl.

9. Скрытие данных ячеек

В некоторых случаях может возникать необходимость скрытия информации ячеек.

Чтобы сделать это, нужно выбрать определенные ячейки, а затем нажать «Формат» и «Скрыть или показать».

10. Быстрое переименование листа

Удивительно, но некоторые не знают о том, что переименовать лист таблицы можно с помощью двойного щелчка мыши.

Чтобы сделать это, достаточно дважды нажать на него (но с чуть затянутыми интервалом между кликами). После этого можно ввести новое название и наслаждаться результатом.

11. Автозамена

В Excel есть такая полезная функция как автозамена. С помощью этой функции, находящейся в языковых параметрах, можно, например, заменить часто повторяющиеся сочетания длинных слов аббревиатурой. Например «Александрина Соврасова» можно заменить буквенным сочетанием «АС».

12. Нули перед цифрой

Как известно, программа Excel автоматически убирает нули перед введенной цифрой. Например, «067» приложение превратит в «67».

Но часто бывает так, что оставить нули просто необходимо. Для этого нужно просто поставить перед числом символ «’».

13. Объединения текста в нескольких ячейках

Достаточно востребованная функция, о которой, однако, знают немногие.

Чтобы объединить написанный в нескольких ячейках текст, нужно выбрать ту из них, с которой будут объединены другие, а затем поставить знак равенства и последовательно выбрать другие ячейки, вставляя между ними символ &.

14. Изменение регистра букв

В некоторых случаях возникает необходимость менять регистр букв. Для этого можно  воспользоваться функциями «ПРОПИСН», «СТРОЧН» или «ПРОПНАЧ», которые соответственно сделают все буквы прописными, строчными или сделают прописной только первую букву слова.

15. Кастомизация панели быстрого доступа

Excel предоставляет нам возможность настроить панель быстрого доступа по собственному усмотрению. Такая функция может очень пригодиться, если вам необходимо иметь быстрый доступ к каким-либо функциям, которых нет в стандартном наборе панели.

Чтобы кастомизировать ее, нажмите «Файл», затем «Параметры», а после этого выберите «Панель быстрого доступа» и устанавливайте свои правила.

16. Расширенный поиск

В Excel, как и в Windows, для поиска используется комбинация клавиш Ctrl+F. Но иногда пользователь точно не уверен в том, какой запрос ему нужно ввести. В таком случае стоит воспользоваться символами «?» (один неизвестный символ) и «*» (несколько неизвестных символов).

Если же в таблице нужно отыскать вопросительный знак или «звездочку», то перед ними нужно поставить значок «~».

17. Копирование уникальной информации

Чтобы скопировать из таблицы не повторяющиеся данные, необходимо выбрать нужный столбец, и нажать «Дополнительно» слева от «Фильтр». Затем нужно отметить галочкой «Только уникальные записи», а после этого выбрать диапазон копирования и диапазон вставки.

18. Дополнительные сведения

Те, кто работает в Excel, могли заметить, что в правом нижнем углу программы отображается различная информация о работе.

Чтобы получить дополнительные сведения, нужно щелкнуть по соответствующей области правой клавишей мыши. После этого перед вами откроется необходимое меню.

19. Создание выборки

Программа Excel предлагает нам возможность создания выборки. Для этого нужно войти в меню «Данные», а в нем выбрать «Проверка данных».

После этого в открывшемся окне следует указать необходимые параметры. После применения изменений пользователь станет получать уведомления о вводе неверной информации, не попадающей под указанные параметры.

20. Копирование информации из столбца в строку

В некоторых случаях может возникнуть необходимость скопировать данные из столбца в строку.

Сделать это можно не прибегая к одиночному переносу ячеек. Для этого нужно скопировать данные из нужных секторов, а затем нажать правой клавишей мышки на нужную область и в появившемся меню выбрать «Специальная вставка».

Фото: из открытых источников

Excel — не самая дружелюбная программа на свете. Обычный пользователь использует лишь 5% её возможностей и плохо представляет, какие сокровища скрывают её недра. Используя советы Excel-гуру, можно научиться:

• сравнивать прайс-листы;
• прятать секретную информацию от чужих глаз;
• составлять аналитические отчёты в пару кликов.

1. Супертайный лист
Допустим, Вы хотите скрыть часть листов в Excel от других пользователей, работающих над книгой. Если сделать это классическим способом — кликнуть правой кнопкой по ярлычку листа и нажать на «Скрыть» (картинка 1), то имя скрытого листа всё равно будет видно другому человеку. Чтобы сделать его абсолютно невидимым, нужно действовать так:

— Нажмите ALT+F11.

— Слева у Вас появится вытянутое окно.

— В верхней части окна выберите номер листа, который хотите скрыть.

— В нижней части в самом конце списка найдите свойство Visible и сделайте его xlSheetVeryHidden. Теперь об этом листе никто, кроме Вас, не узнает.

2. Запрет на изменения задним числом
Перед нами таблица с незаполненными полями «Дата» и «Кол-во». Менеджер Вася сегодня укажет, сколько морковки за день он продал. Как сделать так, чтобы в будущем он не смог внести изменения в эту таблицу задним числом?

— Поставьте курсор на ячейку с датой и выберите в меню пункт «Данные».

— Нажмите на кнопку «Проверка данных». Появится таблица.

— В выпадающем списке «Тип данных» выбираем «Другой».

— В графе «Формула» пишем =А2=СЕГОДНЯ().

— Убираем галочку с «Игнорировать пустые ячейки».

— Нажимаем кнопку «ОК». Теперь, если человек захочет ввести другую дату, появится предупреждающая надпись.

— Также можно запретить изменять цифры в столбце «Кол-во». Ставим курсор на ячейку с количеством и повторяем алгоритм действий.

3. Запрет на ввод дублей
Вы хотите ввести список товаров в прайс-лист так, чтобы они не повторялись. Вы можете установить запрет на такой повтор. В примере указана формула для столбца из 10 ячеек, но их, конечно, может быть любое количество.

— Выделяем ячейки А1:А10, на которые будет распространяться запрет.

— Во вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Проверка данных».

— Во вкладке «Параметры» из выпадающего списка «Тип данных» выбираем вариант «Другой».

— В графе «Формула» вбиваем =СЧЁТ ЕСЛИ($A$1:$A$10;A1)<=1.

— В этом же окне переходим на вкладку «Сообщение об ошибке» и там вводим текст, который будет появляться при попытке ввести дубликаты.

— Нажимаем «ОК».

4. Выборочное суммирование
Перед Вами таблица, из которой видно, что разные заказчики несколько раз покупали у Вас разные товары на определённые суммы. Вы хотите узнать, на какую общую сумму заказчик по имени ANTON купил у Вас крабового мяса (Boston Crab Meat).

— В ячейку G4 вы вводите имя заказчика ANTON.

— В ячейку G5 — название продукта Boston Crab Meat.

— Встаёте на ячейку G7, где у Вас будет подсчитана сумма, и пишете для неё формулу {=СУММ((С3:С21=G4)*( B3:B21=G5)*D3:D21)}. Сначала она пугает своими объёмами, но если писать постепенно, то её смысл становится понятен.

— Сначала вводим {=СУММ и открываем скобки, в которых будет три множителя.

— Первый множитель (С3:С21=G4) ищет в указанном списке клиентов упоминания ANTON.

— Второй множитель (B3:B21=G5) делает то же самое с Boston Crab Meat.

— Третий множитель D3:D21 отвечает за столбец стоимости, после него мы закрываем скобки.

— Вместо Enter при написании формул в Excel нужно вводить Ctrl + Shift + Enter.

5. Сводная таблица
У Вас есть таблица, где указано, какой товар, какому заказчику, на какую сумму продал конкретный менеджер. Когда она разрастается, выбирать отдельные данные из неё очень сложно. Например, Вы хотите понять, на какую сумму продано моркови или кто из менеджеров выполнил больше всего заказов. Для решения таких проблем в Excel существуют сводные таблицы. Чтобы создать такую таблицу, Вам нужно:

— Во вкладке «Вставка» нажать кнопку «Сводная таблица».

— В появившемся окне нажать «ОК».

— Появится окошко, в котором Вы можете сформировать новую таблицу, используя только интересующие Вас данные.

6. Товарный чек
Чтобы посчитать общую сумму заказа, можно поступить как обычно: добавить столбец, в котором нужно перемножить цену и количество, а потом посчитать сумму по этому столбцу. Если же перестать бояться формул, можно сделать это более изящно.

— Выделяем ячейку C7.

— Вводим =СУММ(.

— Выделяем диапазон B2:B5.

— Вводим звёздочку, которая в Excel ­ — знак умножения.

— Выделяем диапазон C2:C5 и закрываем скобку (картинка 2).

— Вместо Enter при написании формул в Excel нужно вводить Ctrl + Shift + Enter.

7. Сравнение прайсов
Это пример для продвинутых пользователей Excel. Допустим, у Вас есть два прайса, и Вы хотите сравнить их цены. На 1-й и 2-й картинке у нас прайсы от 4 и от 11 мая 2010 года. Часть товаров в них не совпадает — вот как узнать, что это за товары.

— Создаём в книге ещё один лист и копируем в него списки товаров и из первого, и из второго прайса.

— Чтобы избавиться от дублей товаров, выделяем весь список товаров, включая его название.

— В меню выбираем «Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр».

— В появившемся окне отмечаем три вещи:

а) скопировать результат в другое место;

б) поместить результат в диапазон — выберите место, куда хотите записать результат, в примере это ячейка D4;

в) поставьте галочку на «Только уникальные записи».

— Нажимаем кнопку «ОК» и, начиная с ячейки D4, получаем список без дублей.

— Удаляем первоначальный список товаров.

— Добавляем колонки для загрузки значений прайса за 4 и 11 мая и колонку сравнения.

— Вводим в колонку сравнения формулу =D5-C5, которая будет вычислять разницу.

— Осталось автоматически загрузить в колонки «4 мая» и «11 мая» значения из прайсов. Для этого используем функцию: =ВПР( искомое_значение; таблица; номер_столбца; интервальный _просмотр).

— «Искомое_значение» — это строчка, которую мы будем искать в таблице прайса. Легче всего искать товары по их наименованию.

— «Таблица» — это массив данных, в котором мы будем искать нужное нам значение. Он должен ссылаться на таблицу, содержащую прайс от 4-го числа.

— «Номер_столбца» — это порядковый номер столбца в диапазоне, который мы задали для поиска данных. Для поиска мы определили таблицу из двух столбцов. Цена содержится во втором из них.

— Интервальный_просмотр. Если таблица, в которой Вы ищете значение, отсортирована по возрастанию или по убыванию, надо ставить значение ИСТИНА, если не отсортирована — пишете ЛОЖЬ.

— Протяните формулу вниз, не забыв закрепить диапазоны. Для этого поставьте перед буквой столбца и перед номером строки значок доллара (это можно сделать, выделив нужный диапазон и нажав клавишу F4).

— В итоговом столбце отражается разница в ценах по тем позициям, которые есть и в том, и в другом прайсе. Если в итоговом столбце отражается #Н/Д, это значит, что указанный товар есть только в одном из прайсов, а следовательно, разницу вычислить невозможно.

8. Оценка инвестиций
В Excel можно посчитать чистый дисконтированный доход (NPV), то есть сумму дисконтированных значений потока платежей на сегодняшний день. В примере рассчитана величина NPV на основе одного периода инвестиций и четырёх периодов получения доходов (строка 3 «Денежный поток»).

— Формула в ячейке B6 вычисляет NPV с помощью финансовой функции: =ЧПС($B$4;$C$3:$E$3)+B3.

— В пятой строке расчёт дисконтированного потока в каждом периоде находится с помощью двух разных формул.

— В ячейке С5 результат получен благодаря формуле =C3/((1+$B$4)^C2) (картинка 2).

— В ячейке C6 тот же результат получен через формулу {=СУММ(B3:E3/((1+$B$4)^B2:E2))}.

9. Сравнение инвестиционных предложений
В Excel можно сравнить, какое из двух предложений об инвестировании выгоднее. Для этого нужно выписать в два столбца требуемый объём инвестиций и суммы их поэтапного возврата, а также отдельно указать учётную ставку инвестирования в процентах. С помощью этих данных можно вычислить чистую приведённую стоимость (NPV).

— В свободную ячейку нужно ввести формулу =npv(b3/12,A8:A12)+A7, где b3 — учётная ставка, 12 — число месяцев в году, A8:A12 — столбец с цифрами поэтапного возврата инвестиций, A7 — необходимая сумма вложений.

— По точно такой же формуле рассчитывается чистая приведённая стоимость другого инвест-проекта.

— Теперь их можно сравнить: у кого больше NPV, тот проект выгоднее.