Сколько ключей можно задать в качестве ключей сортировки excel

Если у вас есть большие объемы данных, это может быть ошеломляющим, если они неправильно отсортированы в вашей книге. Изучите различные методы сортировки данных в Excel, чтобы повысить производительность и упростить управление электронными таблицами.

Ключ сортировки — это данные в столбце или столбцах, которые вы хотите отсортировать. Он идентифицируется заголовком столбца или именем поля. На изображении выше возможные ключи сортировки — это идентификатор студента, название , Возраст , программа , а также Месяц начался

В быстрой сортировке достаточно щелкнуть по одной ячейке в столбце, содержащем ключ сортировки, чтобы указать Excel, что такое ключ сортировки.

В многоколоночных сортировках ключи сортировки идентифицируются путем выбора заголовков столбцов в диалоговом окне «Сортировка».

Сортировка по строкам и клавишам сортировки

При сортировке по строкам, которая предполагает переупорядочение столбцов данных в выбранном диапазоне, имена полей не используются. Вместо этого возможные ключи сортировки идентифицируются номером строки — например, строка 1, строка 2 и т. Д.

Важно отметить, что Excel номера строк в соответствии с их местоположением на всем рабочем листе, а не только в выбранном диапазоне данных.

Строка 7 может быть первой строкой в ​​диапазоне, выбранном для сортировки, но она по-прежнему идентифицируется как строка 7 в Сортировать диалоговое окно.

Сортировка ключей и пропущенных имен полей

Как уже упоминалось, Excel обычно использует заголовок столбца или имена полей для идентификации возможных ключей сортировки, как показано на изображении выше.

Если диапазон данных не включает имена полей, Excel использует буквы столбцов для тех столбцов, которые входят в диапазон сортировки — например, столбец A, столбец B и т. Д.

Как работают несколько ключей сортировки

Функция сортировки Excel позволяет сортировать по нескольким столбцам, задавая несколько ключей сортировки.

В многоколоночных сортировках ключи сортировки идентифицируются путем выбора заголовков столбцов в диалоговом окне «Сортировка».

Если в столбце, содержащем первый ключ сортировки, есть повторяющиеся поля данных, например, два ученика по имени А. Уилсон в изображении выше, может быть определен второй тип сортировки — например, возраст — и записи, содержащие повторяющиеся поля данных будет сортироваться по этому второму типу сортировки.

Заметка: Только записи с повторяющимися полями для первого ключа сортировки сортируются с использованием второго ключа сортировки. Все остальные записи, в том числе те, которые содержат повторяющиеся поля данных в полях не сортировки, такие как ученики В. Рассел и М. Джеймс, которые участвуют в программе сестринского дела, не подвержены влиянию второго ключа сортировки.

Если есть дубликаты полей данных под вторым типом сортировки — например, если оба ученика имеют имя A. Wilson того же возраста, для разрешения ситуации можно определить третий ключ сортировки.

Как и в случае быстрого сортировки, ключи сортировки определяются путем идентификации заголовков столбцов или имен полей в таблице, содержащей ключ сортировки.

When you have large amounts of data, it can be overwhelming if it’s not sorted correctly in your workbook. Learn different methods to sort data in Excel to become more productive and to make your spreadsheets easier to manage.

Select Data to be Sorted

Before data can be sorted, Excel needs to know the exact range that is to be sorted. Excel will select areas of related data as long as the data meets these conditions:

• There are no blank rows or columns in an area of related data.
• Blank rows and columns are between areas of related data.

Excel determines if the data area has field names and excludes the row from the records to be sorted. Allowing Excel to select the range to be sorted can be risky, especially with large amounts of data that are hard to check.

To ensure that the correct data is selected, highlight the range before starting the sort. If the same range will be sorted repeatedly, the best approach is to give it a Name.

Sort Key and Sort Order in Excel

Sorting requires the use of a sort key and a sort order. The sort key is the data in the column or columns you want to sort and is identified by the column heading or field name. In the image below, the possible sort keys are Student ID, Name, Age, Program, and Month Started.

Sort Data Quickly

To do a quick sort, select a single cell in the column containing the sort key. Then choose how you want the data sorted. Here’s how:

1. Select a cell in the column containing the sort key.
2. Select Home.
3. Select Sort & Filter to open the drop-down menu of sort options.
4. Choose how you want to sort the data. Select either ascending or descending order.

When using Sort & Filter, the sort order options in the drop-down list change depending upon the type of data in the selected range. For text data, the options are Sort A to Z and Sort Z to A. For numeric data, the options are Sort Smallest to Largest and Sort Largest to Smallest.

Sort Multiple Columns of Data in Excel

In addition to performing a quick sort based on a single column of data, Excel’s custom sort feature allows you to sort on multiple columns by defining multiple sort keys. In multi-column sorts, the sort keys are identified by selecting the column headings in the Sort dialog box.

As with a quick sort, the sort keys are defined by identifying the columns headings or field names, in the table containing the sort key.

Sort on Multiple Columns Example

In the example below, the data in the range A2 to E12 is sorted on two columns of data. The data is first sorted by name and then by age.

To sort multiple columns of data:

1. Highlight the range of cells to be sorted. In this example, cells A2 to E12 are selected.
2. Select Home.
3. Select Sort & Filter to open the drop-down list.
4. Select Custom Sort to open the Sort dialog box.
5. Place a check next to My data has headers.
6. Under the Column heading, select the Sort by down arrow and choose Name from the drop-down list to first sort the data by the Name column.
7. Under the Sort On heading, leave the setting as Cell Values. The sort is based on the actual data in the table.
8. Under the Order heading, select the down arrow and choose Z to A to sort the Name data in descending order.
9. Select Add Level to add a second sort option.
10. Under the Column heading, select the Then by down arrow and choose Age to sort records with duplicate names by the Age column.
11. Under the Order heading, choose Largest to Smallest from the drop-down list to sort the Age data in descending order.
12. Select OK to close the dialog box and sort the data.

As a result of defining a second sort key, shown in the example below, the two records with identical values for the Name field are sorted in descending order using the Age field. This results in the record for the student Wilson J., age 21, being before the record for Wilson P., age 19.

The First Row: Column Headings or Data

The range of data selected for sorting in the example above included the column headings above the first row of data. This row contains data that is different from the data in subsequent rows. Excel determined that the first row contains the column headings and adjusted the available options in the Sort dialog box to include them.

Excel uses formatting to determine whether a row contains column headings. In the example above, the column headings are a different font from the data in the rest of the rows.

Excel uses this difference to make a determination on whether the first row is a heading row. If Excel makes a mistake, the Sort dialog box contains a My data has headers checkbox that overrides this automatic selection.

Sort Data by Date or Time in Excel

In addition to sorting text data alphabetically or numbers from largest to smallest, Excel’s sort options include sorting date values. Available sort orders available for dates include:

• Ascending order: Oldest to newest.
• Descending order: Newest to oldest.

Quick Sort vs. Sort Dialog Box

Dates and times that are formatted as number data, such as Date Borrowed in the example above, use the quick sort method to sort on a single column. For sorts involving multiple columns of dates or times, use the Sort dialog box in the same way as sorting multiple columns of number or text data.

Sort by Date Example

To perform a quick sort by date in ascending order, from oldest to newest:

1. Highlight the range of cells to be sorted. To follow the example above, highlight cells G2 to K7.
2. Select Home.
3. Select Sort & Filter to open the drop-down list.
4. Select Custom Sort to open the Sort dialog box.
5. Under the Column heading, select the Sort by down arrow and choose Borrowed to first sort the data by the borrowed date.
6. Under the Sort On heading, choose Cell Values. The sort is based on the actual data in the table.
7. Under the Sort Order heading, choose Oldest to Newest from the drop-down list.
8. Select OK in the dialog box to close the dialog box and sort the data.

Mixed Data and Quick Sorts

When using the quick sort method, if records containing text and number data are mixed together, Excel sorts the number and text data separately by placing the records with text data at the bottom of the sorted list.

Possible Sort Warning

If the Sort dialog box is used, even for sorts on one column, Excel may display a message warning you that it has encountered data stored as text and gives you the choice to:

• Sort anything that looks like a number as a number.
• Sort numbers and numbers stored as text separately.

If you choose the first option, Excel attempts to place the text data in the correct location of the sort results. Choose the second option and Excel places the records containing text data at the bottom of the sort results, just as it does with quick sorts.

Sort Data by Days of the Week or by Months in Excel

You can also sort data by days of the week or by months of the year using the same built-in custom list that Excel uses to add days or months to a worksheet using the fill handle. These lists allow sorting by days or months chronologically rather than in alphabetical order.

As with other sort options, sorting values by a custom list can be displayed in ascending (Sunday to Saturday or January to December) or descending order (Saturday to Sunday or December to January).

In the image above, the following steps were followed to sort the data sample in the range A2 to E12 by months of the year:

1. Highlight the range of cells to be sorted.
2. Select Home.
3. Select Sort & Filter to open the drop-down list.
4. Select Custom Sort to open the Sort dialog box.
5. Under the Column heading, choose Month Start from the drop-down list to sort the data by the months of the year.
6. Under the Sort On heading, select Cell Values. The sort is based on the actual data in the table.
7. Under the Order heading, select the down arrow next to the default A to Z option to open the drop-down menu.
8. Choose Custom List to open the Custom Lists dialog box.
9. In the left-hand window of the dialog box, select January, February, March, April.
10. Select OK to confirm the selection and return to the Sort the dialog box.
11. The chosen list (January, February, March, April) displays under the Order heading.
12.  Select OK to close the dialog box and sort the data by months of the year.

By default, custom lists are displayed only in ascending order in the Custom Lists dialog box. To sort data in descending order using a custom list after having selected the desired list so that it is displayed under the Order heading in the Sort dialog box:

1. Select the down arrow next to the displayed list, such as January, February, March, April to open the drop-down menu.
2. In the menu, select the custom list option that is displayed in descending order, such as December, November, October, September.
3. Click OK to sort the data in descending order using the custom list.

Sort by Rows to Reorder Columns in Excel

As shown with the previous sort options, data is normally sorted using column headings or field names. The result is the reordering of entire rows or records of data. A less known, and therefore, less used sort option in Excel is to sort by row, which has the effect of rearranging the order of columns left to right in a worksheet.

Customize the Column Order

Very seldom, however, is getting the columns in the correct order a straightforward task due to the limitations of the ascending and descending sort order options for values. Usually, it is necessary to use a custom sort order, and Excel includes options for sorting by cell or font color or by conditional formatting icons.

The easiest way of telling Excel the order of columns is to add a row above or below the data table containing numbers that indicate the order of columns from left to right. Sorting by rows then becomes a simple matter of sorting the columns smallest to largest by the row containing the numbers.

Once the sort is done, the added row of numbers can easily be deleted.

Sort by Rows Example

In the data sample used for this series on Excel sort options, the Student ID column has always been first on the left, followed by Name and then Age.

In this instance, as shown in the image above, numbers have been added to the columns to prepare the worksheet to reorder the columns so that the Program column is first on the left followed by Month Start, ​Name, Age, and Student ID.

Here’s how to change the column order:

1. Insert a blank row above the row containing the field names.
2. In this new row, enter the following numbers left to right starting in column A: 5, 3, 4, 1, 2.
3. Highlight the range to be sorted. In this example, highlight A2 to E13.
4. Select Home.
5. Select Sort & Filter to open the drop-down list.
6. Select Custom Sort to open the Sort dialog box.
7. Select Options to open the Sort Options dialog box.
8. In the Orientation section, select Sort left to right to sort the order of columns left to right in the worksheet.
9. Select OK to close the Sort Options dialog box.
10. With the change in Orientation, the Column heading in the Sort dialog box changes to Row.
11. Select the Sort by down arrow and choose Row 2. This is the row containing the custom numbers.
12. Under the Sort On heading, choose Cell Values.
13. Under the Order heading, choose Smallest to Largest from the drop-down list to sort the numbers in row 2 in ascending order.
14. Select OK to close the dialog box and sort the columns left to right by the numbers in row 2.
15. The order of columns begins with Program followed by Month Start, Name, Age, and Student ID.

Use Excel’s Custom Sort Options to Reorder Columns

While custom sorts are available in the Sort dialog box in Excel, these options are not easy to use when it comes to reordering columns in a worksheet. Options for creating a custom sort order available in the Sort dialog box are to sort the data by cell color, font color, and icon.

Unless each column has already had unique formatting applied, such as different font or cell colors, that formatting needs to be added to individual cells in the same row for each column to be reordered.

For example, to use font color to reorder the columns:

1. Select each field name and change the font color for each. For example, change Program to red, Month Start to green, Name to blue, Age to orange, and Student ID to purple.
2. In the Sort dialog box, select Sort by and choose Row 2.
3. Under the Sort on heading, choose Font Color.
4. Under the Order heading, manually set the order of field names colors to match the desired column order.
5. After sorting, reset the font color for each field name.

Сортировка данных – это интегральная часть анализа. Сортировка позволяет быстро отобразить данные для их легкого восприятия и понимания. Сортировка в Excel позволяет организовать и быстро находить нужные значения для принятия наиболее эффективных решений. Программа Excel предоставляет широкие возможности для сортировки. Можно выполнять сортировку данных по нескольким условиям и столбцам и даже на основе цвета заливки ячеек.

Как сделать сортировку в Excel по нескольким столбцам

Инструмент сортировки в Excel всегда под рукой. Например, настраиваемую сортировку можно включить на закладке: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сортировка и фильтр»-«Настраиваемая сортировка» или на закладке: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Сортировка».

Допустим у нас имеется таблица, которую нужно сортировать по нескольким столбцам:

Чтобы отсортировать диапазон ячеек по нескольким условиям следует:

1. Перейдите на любую ячейку диапазона, который содержит данные и включите настраиваемую сортировку одним из выше описанных способов. Например, так:



2. В появившемся окне активируйте галочкой опцию «Мои данные содержат заголовки».



3. Откройте выпадающий список «Сортировать по:» и выберите опцию «Дата». Во второй секции оставляем значение выпадающего списка по умолчанию «Значения», а в третьей «Порядок» выбираем опцию «От старых к новым».



4. Кликните на кнопке «Добавить уровень». В первой секции выбираем опцию «Город», во второй «Значение», в третьей «От А до Я».



5. Еще раз добавьте новый уровень (новое условие сортировки). На новом уровне в первом выпадающем списке выбираем опцию «Продавец», а остальные оставляем без изменений – «Значение» и «От А до Я».



6. Снова нажмите на кнопку «Добавить уровень». В первой секции указываем «Сумма», вторая секция – без изменений, а в секции «Порядок» должно быть значение «По возрастанию». И нажите ОК.

Список отсортирован по 4 условиям:

1. Самая старая дата – 20.07.2017.
2. В этой дате название города в алфавитном порядке – Екатеринбург.
3. Далее в этой дате в этом городе первый продавец по алфавиту – Луналика.
4. Наименьшая сумма продаж Луналики в городе Екатеринбург за 20.07.2017 – 47 817,00₽.

Максимальное количество уровней в настраиваемой сортировке может достигать до 64-ох условий. Обратите внимание на несколько дополнительных опций, которые помогают организовать и создавать новые условия в окне настраиваемой сортировки. Слева от кнопки «Параметры» находиться две кнопки со стрелками:

Благодаря им можно упорядочить порядок выполнения условий в нижней области уровней. Порядок положений уровней существенно влияет на конечный результат сортировки по нескольким условиям. Если условия мало чем отличаются между собой можно воспользоваться кнопкой «Копировать уровень». В результате под активным (выделенным) уровнем создается новый с такими же параметрами критериев, где пользователю остается лишь внести небольшие корректировки.

В третьей секции «Порядок» пользователь определяет тип сортировки значений в области одного столбца. Стоит заметить, что Excel автоматически подставляет опции к формату значений, находящихся в столбце. Например, для дат порядок сортировки будет «От старых к новым» или наоборот, а для чисел – «По возрастанию». В связи с этим упорядочиться условия в соответствии с типом исходных значений. Но что если в одном столбце несколько типов значений (например, текст и числа)? Тогда порядок сортировки будет выполняться по тем типам которых больше в данном столбце.

Внимание! Каждый раз при вызове инструмента «Настраиваемая сортировка» следует обращать внимание включена или отключена опция «Мои данные содержат заголовки» (в правом верхнем углу диалогового окна инструмента). Если заголовков на самом деле нет, а данная опция включена это негативно отразиться на правильности сортировки данных, так как значения в первой строке не примут участия и не будут учитываться. Программа воспримет такие значения за названия заголовков.



Другие способы сортировки списков в Excel

Чтобы сортировать список данных, можно его заменить на таблицу. Таким образом сортировка может быть выполнена с помощью выпадающего меню появившихся в заголовках столбцов таблицы. Для этого:

1. Перейдите курсором на любую ячейку в область данных и выберите инструмент: «ВСТАВКА»-«Таблица» или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T.



2. В появившемся окне «Создание таблицы» автоматически заполниться поле ввода ссылкой на диапазон ячеек. При необходимости измените его на свой адрес. Если же после вызова диалогового окна поле ввода «Укажите расположения данных таблицы:» оказалось пустым, то заполните его ссылкой на необходимый диапазон.



3. Активируйте галочкой опцию «Таблица с заголовками» и нажмите на кнопку ОК.

Список преобразован в таблицу Excel.

Полезный совет! Выпадающие списки меню автофильтра, имеют такие же опции сортировки по возрастанию и убыванию:

Можно не создавать таблицу а просто перейти курсором в любую ячейку списка данных и включить автофильтр: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Фильтр».

Цель работы:
овладеть навыками работы со списками
(базами данных) в Excel, освоить средства
сортировки, поиска и фильтрации данных,
а также формирования промежуточных
итогов.

Теоретико-методологическая часть

1. Представление эт в виде списка

Список —
это один из способов организации данных
на рабочем листе. Данные, организованные
в список, в терминах Excel часто называются
базой данных
(БД). При этом
строки таблицы называются записями
базы данных,
а столбцы — полями.
Чтобы преобразовать таблицу Excel в список,
необходимо присвоить столбцам таблицы
имена, которые будут использоваться в
качестве имен полей. Имена полей должны
располагаться в первой строке списка,
причем каждое имя — в одной ячейке, при
этом возможен перенос по словам.

Строки списка
должны содержать данные одного типа.
Рекомендуется отделять список от других
данных на рабочем листе (в т.ч. от итоговой
строки) хотя бы одной пустой строкой.
Это поможет Excel автоматически выделить
список при сортировке данных или
выполнении фильтрации.

2. Средства обработки списков в Excel

Excel предоставляет
различные возможности и функции обработки
списков:

• ввод, просмотр и
  редактирование списка с использованием
  формы данных;

• сортировка данных
  списка по одному или нескольким ключам
  сортировки (не более трех);

• поиск данных с
  использованием формы данных;

• отбор записей из
  списка с использованием автофильтра
  и расширенного фильтра;

• получение
  промежуточных итогов по группам записей.

3. Ввод, просмотр и редактирование списка с использованием формы данных

Для ввода, просмотра
и редактирования данных списка удобно
использовать форму
данных. Чтобы
открыть окно формы, следует задать
Данные—Форма.
В диалоговом окне, имеющем заголовок,
совпадающий с именем текущего рабочего
листа, можно выбрать одну из следующих
возможностей:

• Добавить
  — ввод новой строки в список;

• Удалить
  — удаление текущей строки из списка;

• Вернуть —
  восстановление
  данных;

• Назад
  — перемещение на одну строку назад по
  списку;

• Далее
  — перемещение на одну строку вперед
  по списку;

• Критерии
  — задание критериев поиска данных;

• Закрыть
  — завершение диалога.

4. Сортировка данных

Список можно
отсортировать по алфавиту, по числовому
значению или в хронологическом порядке
в соответствии с содержанием определенного
поля.

Чтобы отсортировать
список, следует:

• выделить область
  списка¹;

• задать
  Данные—Сортировка;

• в диалоговом окне
  Сортировка
  диапазона
  в группе Сортировать
  по
  определить ключ
  сортировки²
  и указать направление сортировки: по
  возрастанию или по убыванию;

• нажать кнопку ОК.

Для выполнения
быстрой сортировки (по одному ключу)
используются кнопки на панели инструментов
Стандартная:

— по возрастанию и— по убыванию. Ключом сортировки в этом
случае является столбец с текущей
ячейкой.

Excel дает возможность
проводить сортировку по нескольким
ключам. Многоуровневая сортировка
выполняется в том случае, если в списке
содержатся данные с одинаковым значением
первого ключа.

Для выполнения
многоуровневой сортировки следует в
диалоговом окне
Сортировка диапазона
в группе
Затем по
указать второй, а в группе
В последнюю очередь, по —
третий ключи сортировки.

5. Поиск данных с использованием формы данных

Для осуществления
поиска данных следует:

• выделить область
  списка;

• задать
  Данные—Форма;

• в появившемся
  диалоговом окне нажать кнопку Критерии;

• задать данные для
  поиска;

• просмотреть строки
  списка, содержащие искомые данные,
  нажимая кнопки Далее
  и
  Назад;

• нажать кнопку
  Закрыть.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #