Образец журнала регистрации исходящих документов
Скачать журнал регистрации исходящих документов
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Штатное расписание
Журнал регистрации входящих документов
Журнал регистрации исходящих документов
Командировочное удостоверение
Ошибки и пожелания
Здесь вы сможете бесплатно скачать бланки журнала регистрации исходящих документов. Указанные бланки представлены в PDF, Word doc и Excel форматах.
Выберете нужный вам формат бланка журнала регистрации исходящих документов и нажмите скачать:
- Журнал регистрации исходящих документов в PDF формате скачать
- Журнал регистрации исходящих документов в Word формате скачать
- Журнал регистрации исходящих документов в Excel формате скачать
Образец журнала регистрации исходящих документов |
 |
Форма N 1-а
См. данную форму в MS-Word.
Журнал
учета исходящей корреспонденции
|
N п/п (исх. номер) |
Наименование документа |
Кому направлен |
Дата направления |
Другие отметки |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Список изменяющих документов
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ
от 09.04.2015 N 95, от 18.02.2016 N 33)
(см. текст в предыдущей редакции)
Журнал входящей документации — это специальная книга, в которой ведется учет и регистрация писем и распоряжений, поступающих в компанию. Это необходимо, чтобы корреспонденция не потерялась среди многочисленных бумаг и дошла до адресата.
Для чего нужен журнал
В каждой организации ежедневно происходит оборот многочисленных входящих и исходящих деловых бумаг. Первые приходят от клиентов и партнеров. Их относят директору или его заместителю, которые распределяют документацию для исполнения. Вторые, предназначенные для контрагентов и различных инстанций, складывают по конвертам и отправляют на почту.
Регистрация документации на предприятии — не прихоть, а необходимый процесс. Исчезновение бумаги от важного партнера вызовет не только ухудшение имиджа предприятия, но и существенные убытки. Если сведения о документе зафиксируют в книге учета, он не затеряется и дойдет до того, кому предназначался.
Эти книги не подлежат строгой отчетности. Но их обязательно регистрировать, присвоив специальный номер. Всю корреспонденцию необходимо фиксировать в книге учета в день поступления. Определимся пошагово, как вести журнал входящей документации:
- Сначала деловые бумаги сортируют.
- Затем присваивают регистрационные номера.
- Отмечают момент их поступления в компанию.
- Позже вносят информацию об их последующем распределении по организации.
Записи, сделанные в книге учета, помогают структурировать документооборот в компании. Это облегчит поиск и избавит от спорных вопросов в суде, если возникнет такая необходимость.
Главные задачи журнала:
- учет, порядок и сохранность деловой переписки;
- распределение полученных писем и распоряжений;
- быстрое реагирование на запросы начальства;
- контроль за решением важных вопросов в срок;
- выдача справок по полученным документам.
Чаще всего ведение подобных регистрационных книг возложено на делопроизводителя или секретаря. А иногда на других должностных лиц, назначенных распоряжением директора (например, на кадровика или бухгалтера).
Обязателен ли документ
Норм об обязательном ведении этих книг в трудовом законодательстве нет. Как гласит ч. 1 ст. 8 ТК РФ, работодатели принимают локальные нормативные акты в пределах своей компетенции. То есть самостоятельно решают, насколько необходим для них процесс учета деловой переписки. В п. 5.18 приказа от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» предусмотрена регистрация всех важных поступающих в организацию бумаг. На практике это обязательный атрибут системы делопроизводства любой компании. Строгий учет бумаг позволит избежать многих проблем в дальнейшем.
По какой форме вести
Форму книги каждая организация выбирает произвольно. Руководство самостоятельно решает, как заполняется журнал входящей документации, четкой структуры закон не устанавливает. Но обычно в большинстве компаний его ведут в традиционных общих тетрадях или в специальных альбомах формата А4. Он составлен в виде таблицы со специальными графами, все страницы одинакового формата. На титульном листе предусмотрена форма, в которую вписывают следующие данные:
- название организации;
- информация о должностных лицах, отвечающих за ведение книги;
- период заполнения;
- другие реквизиты.
Листы следует пронумеровать и прошить. На последней странице обозначают общее количество страниц. Затем директор компании визирует книгу, поставив подпись и печать. Заполняют обычно шариковой ручкой с синими, фиолетовыми или черными чернилами.
Бумажный вариант журнала применяют в большинстве компаний, поскольку он удобен и надежен для хранения. В любой момент руководитель вправе добавить в него нужные графы, поменять структуру ведения и др. А любой сотрудник, перелистав книгу, легко найдет акт или распоряжение (если делопроизводитель, например, отсутствует).
Единственный недостаток — невозможность организовать быстрый поиск по заданным параметрам, как в электронном формате. Если информации немного, как в мелких и средних предприятиях, найти нужную бумагу не составит труда. А для крупных компаний удобнее использовать журналы в цифровом виде.
Возможно ли вести в электронной форме
Любая компания вправе вести книгу в электронной форме, если это удобно для внутреннего пользования. Есть несколько вариантов ведения электронного журнала входящей и исходящей документации — в форматах Word, Excel и в системе электронного документооборота (СЭД). Среди преимуществ электронной формы — удобство систематизации и сортировки, быстрый поиск по любым параметрам (дате, ключевым словам, отправителю, адресату и т. д.).
Самый передовой способ — ведение журнала в СЭД, для этого необходимо внедрить систему на предприятии. В ней формируются специальные формы регистрационных карточек, в которых требуется только заполнить подготовленные ячейки.
Электронная система документации позволяет:
- эффективно управлять распределением деловых бумаг;
- отслеживать исполнение распоряжений;
- сократить период согласования документов;
- снизить расходы на делопроизводство.
Среди негативных факторов — риск потери или искажения данных из-за возможных сбоев в компьютерной системе. В связи с этим еще не так много компаний внедрили передовые технологии. Но для крупных предприятий с большим объемом распорядительных документов электронная система предпочтительнее.
Какие данные обязательно вносят в журнал
Обычно для поступивших и отправляемых писем заводят две разных книги. Это связано с тем, что информация отличается. Но есть обязательные пункты, которые необходимо отразить:
- регистрационный номер и дата;
- адресат или получатель;
- исполнитель;
- наличие примечаний или приложений.
Законодательство не регулирует порядок ведения, количество граф и их наименования. Руководитель самостоятельно решает вопрос, как правильно заполнять журнал входящей документации, но необходимо учитывать стандартный комплект реквизитов:
- дату поступления бумаги в компанию;
- данные о сотруднике, отправившем документ (имя, фамилия и должность сотрудника, название и реквизиты организации);
- сведения о человеке, для которого предназначен документ;
- основное содержание бумаги;
- данные об исполнителе, которому передали письмо;
- период исполнения документа.
Дополнительно в каждой организации включают те разделы, которые необходимы в конкретных случаях, например: способ доставки корреспонденции, количество страниц, расписка в получении документа, резолюция директора, отметка о направлении в дело, об исполнении и др.
Придерживайтесь правила делопроизводства: если документ неправильно составлен и не заверен подписью должностного лица, не регистрируйте его.
Всегда проверяйте, чтобы документы, поступающие извне, соответствовали всем правилам — с печатью и подписью руководителя. А на некоторых необходима подпись других должностных лиц, например бухгалтера, если это счет на оплату, платежные поручения и др. Иначе эта бумага не имеет юридической силы.
Образец
Ознакомьтесь с примерным бланком ведения журнала исходящих документов.
| Дата документа | Регистрационный номер | Адресат | Краткое содержание | Количество листов | Исполнитель (Ф.И.О., должность, подразделение) | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|
| … | ||||||
| … | ||||||
| … | ||||||
| … |
А это заполненный образец книги учета входящей корреспонденции.
Сколько хранить журнал
Обычно срок хранения книг учета поступающих и отправляемых документов не превышает 5 лет. Это предусмотрено в перечне типовых управленческих архивных документов, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (п. 182). После этого срока специальная комиссия проверяет ценность документа. Если он не представляет интереса для будущего применения и судебных разбирательств, его ликвидируют.
При этом действует следующее правило: сохранять журнал следует до тех пор, пока не истекли сроки хранения указанных в нем документов. По этой причине часто кадровики разделяют журналы: одни — для бумаг с длительным или постоянным сроком хранения, другие — для тех, которые хранятся недолго.
Загрузка документа
«Журнал регистрации исходящей документации»
Имя файла документа: 10060
Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf
Размер текстовой версии файла: 1,2 кб
Как скачать документ?
Дождаться загрузки ссылок для скачивания, они очень скоро появятся на этом месте
После появления ссылок, скачайте нужный вам формат
Не забудьте «Сказать спасибо», ваш голос помогает формировать нам рейтинг документов
Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Журнал регистрации исходящих телетайпограмм в таможенных органах
- Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов из архива таможенного органа
- Журнал регистрации дезинфекции (дезинсекции) одежды и постельных принадлежностей в дезинфекционной камере специального приемника
- Журнал регистрации приказов Госадмтехнадзора Московской области
- Журнал регистрации распоряжений (распоряжений начальника) Госадмтехнадзора Московской области
- Журнал регистрации выдачи конкурсной документации на размещение Минпромторгом России заказов на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ за счет средств федерального бюджета
- Журнал регистрации запросов на разъяснение положений конкурсной документации конкурса на размещение Минпромторгом России заказов на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ за счет средств федерального бюджета
- Журнал регистрации заявок на участие в конкурсе на размещение Минпромторгом России заказов на выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ за счет средств федерального бюджета
- Журнал регистрации результатов ревизий (проверок) организации Луховицкого муниципального района Московской области
- Журнал регистрации и исполнения поступивших нарядов-заказов (заявок) для театральной постановки. Форма N 9-тз
- Журнал регистрации, изменений и отзыва заявок на участие в конкурсе по размещению государственного заказа
- Журнал регистрации поступления котировочных заявок (приложение к протоколу рассмотрения и оценки котировочных заявок на выполнение работ (оказание услуг) по проекту в рамках реализации федеральных целевых, государственных и иных программ в сфере образования, воспитания и развития общедоступных образовательных ресурсов)
- Журнал регистрации поступления котировочных заявок (приложение к протоколу рассмотрения и оценки котировочных заявок на поставку товара по проекту в рамках реализации федеральных целевых, государственных и иных программ в сфере образования, воспитания и развития общедоступных образовательных ресурсов)
- Журнал регистрации отметок на счетах-фактурах
- Журнал регистрации заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов
С целью обеспечения учета документов в организации должна быть организована их регистрация. Для регистрации документов, направляемых сторонним организациям, заводится журнал регистрации исходящих документов.
Файлы в .DOC:Бланк журнала регистрации исходящих документовОбразец журнала регистрации исходящих документов
Зачем нужна регистрация документов
В процессе своей деятельности любая организация «обрастает» массой документов, в число которых входят:
- локальные нормативные акты (положения, инструкции, порядки, коллективный договор и т.п.);
- организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения);
- деловая переписка (входящая и исходящая, внутренняя переписка);
- отчетность (бухгалтерская, налоговая);
- документы по личному составу;
- договоры купли-продажи, поставки, оказания услуг и т.п.;
- протоколы, акты и другие документы.
В целях обеспечения учета документов и определения их ценности в организации разрабатывается номенклатура дел, представляющая собой сводную опись всех заведенных в организации дел с указанием места каждого подразделения в структуре организации и сроков хранения создаваемых или получаемых этим подразделением документов. Подробно о составлении номенклатуры мы рассказали в материале по ссылке.
Однако учету подлежат не только группы документов (приказы, распоряжения, письма), но и каждый отдельно взятый документ. С этой целью в организации разрабатывается система делопроизводственных индексов, под которыми эти документы и регистрируются. Регистрационные индексы позволяют однозначно идентифицировать:
- вид документа (организационно-распорядительная документация, переписка, документ по личному составу);
- автора документа (подразделение или должностное лицо);
- год создания документа;
- место документа в цепочке «вопрос-ответ».
Современные системы электронного делопроизводства и документооборота позволяют создавать карточки документов, в которые «вкладываются» их электронные скан-образы.
Как организовать регистрацию исходящих документов
Для организации регистрации документов потребуется разработать их делопроизводственные индексы. Индексы для облегчения их запоминания разрабатываются на основании индексов, введенных в действие номенклатурой дел, с добавлением, при необходимости, литер (например, «д» для приказов по дисциплине и «л» для приказов по личному составу).
Регистрация переписки может осуществляться как без разделения ее на входящую и исходящую, так и раздельно. Если организация имеет разветвленную структуру, то исходящие письма могут регистрироваться под отдельным индексом для каждого из авторов письма, например:
- ПГ — письма, подписываемые генеральным директором;
- ПФ — письма, подписываемые финансовым директором;
- ПТ — письма, подписываемые техническим директором, и так далее.
Для закрепления индексов в структуре делопроизводства потребуется издать приказ об утверждении регистрационных индексов, с которым должны быть ознакомлены работники службы делопроизводства. Приказ издается общий на все предприятие, включая обособленные подразделения (филиалы, представительства). С момента его издания (или с даты, указанной в нем) индексы становятся обязательными для применения при регистрации документов.
Форма журнала регистрации исходящих документов
Унифицированной формы журнала регистрации исходящих писем не существует. Организация вправе разработать свою с учетом ее нужд. На нашем сайте имеются бланк и образец формы, которые можно скачать и применять в работе.
На титульном листе журнала потребуется указать:
- название организации, адрес;
- название журнала;
- наименование подразделения (если журнал ведется не для организации целиком, а для подразделения);
- дату начала и окончания журнала.
Журнал оформляется в табличной форме. В графы потребуется внести следующие данные:
- номер по порядку. Нумерация записей в журнале может вестись валовым методом, без обнуления в начале каждого года;
- дату документа;
- регистрационный номер документа;
- название или краткое описание документа (например, «О продлении договора поставки П-23» или «О согласовании мероприятия — дня медика»);
- список приложений (опционально);
- организацию — адресата письма;
- автора письма;
- исполнителя письма (опционально), то есть ФИО лица, непосредственно составившего письмо;
- способ отправки письма (факс, телетайп, электронная почта) и дату отправки;
- отметка об оформлении документа в дело.
Журнал регистрации исходящих документов хранится в организации в течение 5 лет, после чего уничтожается.
Дзен! Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате. Подпишитесь прямо сейчас →