Скачать выпадающий список excel при

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».



2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.



3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.



Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».



2. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:



3. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.



2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.



4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub
 

5. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».



6. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.



2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.



3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.



Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

2. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

3. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.


Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        newVal = Target
        Application.Undo
        oldval = Target
        If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
            Target = Target & "," & newVal
        Else
            Target = newVal
        End If
        If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub


Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).



2. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.



3. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.



4. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Раскрывающийся список в Excel – один из методов упорядочивания данных, выполняющий как визуальную функцию, освобождая пространство на листе, так и функциональную – делая таблицу интерактивной и изменяемой. Существуют разные способы создания данного элемента, и об основных из них я хочу рассказать в рамках этого материала, чтобы даже у начинающих пользователей не осталось вопросов по этой теме.

Вариант 1: Группировка существующего списка

Создание выпадающего списка в Excel – задача нетрудная, она не требует от пользователя каких-то особых знаний. Первый метод подойдет в тех ситуациях, когда у вас уже есть готовый перечень чего-либо и вы хотите сделать так, чтобы каждая строка могла заменить собой другую, то есть названия можно было свободно менять, отталкиваясь от уже добавленных значений. Это может звучать сложно, но на деле все куда проще, в чем вы и убедитесь далее.

1. Обратите внимание на следующий скриншот. Это простой пример списка продуктов. Нужно сделать так, чтобы любое значение из этого списка можно было поставить в любую клетку столбца, с чем и поможет справиться выпадающий список. Сначала выделите все ячейки (игнорируя название столбца).

2. Перейдите на вкладку «‎Данные» и выберите инструмент «‎Проверка данных».

3. В новом окне в качестве типа данных укажите «‎Список», отыскав соответствующий вариант из выпадающего меню.

4. В качестве источника задайте те самые ячейки, выделив их левой кнопкой мыши. Нажмите «‎ОК» для применения настроек.

5. Теперь напротив каждой ячейки вы видите кнопку со стрелкой вниз, которая и отвечает за вызов раскрывающегося перечня.

6. Как видно, я поставил три одинаковых значения подряд, используя реализованный только что список. Точно так же можно менять все другие клетки, входящие в диапазон.

Вариант 2: Ручное добавление элементов списка

Еще один похожий вариант, но с немного другим смыслом. Подходит в тех случаях, когда у вас есть несколько клеток и значения, которые могут там располагаться. Выбор между ними и хочется осуществить при помощи рассматриваемой сегодня функции. Тогда принцип создания выглядит следующим образом:

1. Выделите заранее подготовленную область, где хотите расположить перечень. Перейдите на вкладку «‎Данные» и откройте «‎Проверка данных».

2. Выберите в качестве типа данных список, а в «‎Источник» перечислите значения, которые желаете в него добавить. Используйте «‎;», чтобы отделить одно значение от другого.

3. Подтвердите изменения и вернитесь к таблице. Теперь при развертывании списка вы сможете выбрать один из добавленных вариантов.

Вариант 3: Выбор массива с именем

В Excel есть функция, позволяющая присвоить массиву имя и в дальнейшем выбирать его при использовании формул. Как вы видели в предыдущих вариантах, объявление «‎Источника» при формировании выпадающего списка тоже похоже на создание формулы, а это значит, что в нем можно использовать массив, предварительно объявив его.

1. Выделите ячейки для заключения в единый массив, то есть те, значения которых должны отображаться в выпадающем списке. Слева сверху вы увидите отображение названия первой ячейки, по которому нужно кликнуть.

2. Измените имя массива на любое, начинающееся с буквы.

3. Создайте выпадающий список в ячейке листа, для чего снова перейдите в то же самое меню, предварительно выделив саму клетку.

4. В качестве источника укажите созданный массив, написав его название после «‎=».

5. В итоге у вас должен получиться перечень, куда входят все значения массива.

Вариант 4: Создание выпадающего списка из таблицы

Метод реализации данного варианта похож на предыдущий, но в качестве источника указывается сама таблица. Соответственно, ее сначала нужно сформировать из одного столбца, а затем перейти к созданию выпадающего перечня.

1. Выделите все ячейки, включая название столбца, и на главной вкладке нажмите кнопку «‎Сформировать как таблицу».

2. Выберите подходящий для вас тип оформления.

3. При появлении окна с расположением данных просто нажмите Enter, поскольку диапазон выбран предварительно.

4. Вы автоматически окажетесь на вкладке «‎Конструктор таблицы», где можете изменить ее имя на любое удобное, начинающееся с буквы. 

5. Разверните список массивов, чтобы убедиться в наличии там созданной таблицы.

6. Используйте ее в качестве источника при создании выпадающего списка точно так же, как это было показано в предыдущих вариантах.

7. На следующем изображении вы видите, что список создан успешно и данные можно использовать в своих целях.

Только что вы увидели 4 способа создания выпадающего списка в ячейке Excel. Из инструкции понятно, что каждый из них обладает своими особенностями и подойдет при разном оформлении книги в программе. Однако во всех вариантах обращение происходит к одному и тому же инструменту, что значительно упрощает процесс запоминания всех принципов действий и позволяет выбрать любой из методов, когда это понадобится.

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

 У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

Способ 2. Стандартный

1. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
2. Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
3. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

Нажмите ОК.

Все! Наслаждайтесь!

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

1. В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
2. Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:
   
   Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
3. Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте

• Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
• Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
• Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

• ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
• LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
• ListRows — количество отображаемых строк
• Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
• ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

Итоговая сравнительная таблица всех способов

	Способ 1. Примитивный	Способ 2. Стандартный	Способ 3. Элемент управления	Способ 4. Элемент ActiveX
Сложность	низкая	средняя	высокая	высокая
Возможность настройки шрифта, цвета и т.д.	нет	нет	нет	да
Количество отображаемых строк	всегда 8	всегда 8	любое	любое
Быстрый поиск элемента по первым буквам	нет	нет	нет	да
Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС	нет	нет	да	нет
Возможность создания связанных выпадающих списков	нет	да	нет	нет

Ссылки по теме:

• Выпадающий список с данными из другого файла
• Создание зависимых выпадающих списков
• Автоматическое создание выпадающих списков надстройкой PLEX
• Выбор фото из выпадающего списка
• Автоматическое удаление уже использованных элементов из выпадающего списка
• Выпадающий список с автоматическим добавлением новых элементов

Как сделать простой выпадающий список в Excel через функцию вставки

Элементарный вариант: не нуждается в какой-либо предварительной настройке и доступен благодаря стандартной функции вставки. Он позволяет выбрать из списка ранее введённые значения и быстро добавить их. Однако это работает, только если данные содержатся в столбце без пропусков, а ввод осуществляется по порядку.

Поставьте курсор в следующую пустую ячейку диапазона. В нашем примере это B7.

Сделайте правый клик мышью и укажите «Выбрать из раскрывающегося списка» либо просто нажмите на клавиатуре Alt + «стрелка вниз».

После этого появится список всех введённых выше значений без повторов, а вам останется лишь выбрать желаемое и кликнуть по нему.

Как сделать выпадающий список в Excel из диапазона данных

Следующий способ позволяет использовать для выпадающего списка какой угодно диапазон данных, который находится в любом месте листа, а также на ином листе или даже в другом файле (об этом далее). Список не будет обновляться, если вы добавите информацию ниже указанного диапазона, но если вставлять её не в конец, а между строк — всё будет работать. При удалении же элементов списка он изменится в любом случае.

Выделите ячейку, в которой должен быть раскрывающийся список (у нас это H3), переключитесь на вкладку «Данные» и кликните «Проверка данных».

В открывшемся окне выберите тип данных «Список», кликните в поле «Источник» и выделите нужные ячейки.

Нажмите OK, и в заданной ячейке появится выпадающий список с нужными значениями.

Как сделать выпадающий список в Excel из именованного диапазона

Любой диапазон ячеек можно сделать именованным, присвоив ему название. Это позволит ссылаться на него и упростит запоминание диапазонов, с которыми вы часто работаете. В остальном такой вариант выпадающего списка не отличается от предыдущего: он будет обновляться лишь в том случае, если вы удалите одно из значений или добавите строки внутрь диапазона.

Для начала создайте именованный диапазон. Для этого выделите ячейки с будущими пунктами выпадающего списка и озаглавьте, вписав имя в поле с названиями ячеек, а затем нажмите Enter. Обязательное условие: первым символом должна быть буква, нельзя использовать пробелы (ставьте вместо них «_»).

Теперь поставьте курсор в ячейку, где хотите сделать список, и на вкладке «Данные» нажмите «Проверка данных».

В графе «Тип данных» выберите «Список», а в качестве источника укажите название диапазона, поставив перед ним «=». В нашем примере вышло «=бренды».

Выпадающий список с элементами из именованного диапазона готов.

Как сделать выпадающий список в Excel с данными другого листа или файла

Иногда нужно использовать внешние данные, которые расположены на другом листе или вообще в отдельной книге. В этом случае поможет функция ДВССЫЛ, которая позволит сослаться на них. Поскольку в качестве источника используется диапазон ячеек, список будет обновляться лишь в том случае, если вы впишете внутрь диапазона новые значения или удалите их. Кроме того, при ссылке на другой файл тот должен быть открыт.

Откройте оба файла, затем выделите ячейку с будущим списком и на вкладке «Данные» кликните «Проверка данных».

Выберите «Список», в качестве источника укажите такую формулу: =ДВССЫЛ("[имя_файла]имя_листа!диапазон") То есть внутри кавычек должно быть название файла с данными для списка в квадратных скобках, потом без пробела название листа, а затем так же без пробела восклицательный знак и обозначение диапазона. В нашем примере будет так: =ДВССЫЛ("[Книга1]Лист1!A3:A9")

Список готов. Чтобы использовать данные из другого файла, он в это время тоже должен быть открыт.

Как сделать выпадающий список в Excel из таблицы

Следующий способ чуть сложнее, но гораздо универсальнее и правильнее. В его основе лежат так называемые умные таблицы, они динамические. А значит, любые изменения, будь то добавление новых пунктов или их удаление, моментально отразятся в выпадающем списке.

Выделите диапазон с элементами списка и их категорией, а затем на вкладке «Главная» кликните «Форматировать как таблицу».

Выберите любой вариант дизайна, отметьте в открывшемся окошке опцию «Таблица с заголовками» и нажмите OK.

Поставьте курсор в одну из ячеек таблицы и на появившейся вкладке «Конструктор таблиц» введите имя списка, подтвердив его нажатием Enter.

Кликните по ячейке, в которой должен быть список, и нажмите «Проверка данных» на вкладке «Данные».

Укажите «Список» как тип данных, а для источника введите такую формулу: =ДВССЫЛ("имя_таблицы") В нашем примере будет так: =ДВССЫЛ("Двери")

Список сразу же заработает и будет обновляться при удалении и добавлении элементов.

Как сделать выпадающий список в Excel с поиском

Если список достаточно большой, то можно облегчить ввод значений подсказками, которые ускорят поиск нужных элементов. Сделать это можно через инструменты разработчика ActiveX.

Если вкладка «Разработчик» не отображается, для начала следует включить её. Для этого раскройте меню и выберите «Другие команды…».

Кликните «Настроить ленту», затем включите пункт «Разработчик» и нажмите OK.

На вкладке «Разработчик» кликните «Вставить» и выберите «Поле со списком» из элементов ActiveX.

«Нарисуйте» с помощью курсора ячейку списка, после чего кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Свойства».

Найдите строку ListFillRange, введите в неё диапазон значений для списка и нажмите Enter. В нашем примере это B6:B9.

Отключите режим конструктора, кликнув по одноимённой кнопке. Теперь список работает, и при вводе будут подсвечиваться подходящие пункты.

Как сделать связанный выпадающий список в Excel

Весьма полезный вид списка, который встречается довольно часто. После выбора строки в одном списке во втором будут доступны разные наборы значений в зависимости от предыдущего. Например, при указании категории товаров в первом перечне во втором меняются модели. Рассмотрим реализацию такого списка на основе таблиц, чтобы данные автоматически обновлялись при добавлении или удалении пунктов.

Подготовьте столбцы с данными: в шапках пункты первого, родительского списка, а под ними пункты связанного с ним второго. Выделите первый столбец с шапкой и на вкладке «Главная» кликните «Форматировать как таблицу».

Выберите любой из стилей, а затем в появившемся окошке включите опцию «Таблица с заголовками» и нажмите OK.

Кликните по любой из ячеек таблицы, а затем присвойте ей имя, вписав его в поле «Имя таблицы» и нажав Enter. Это будет пункт первого списка, в нашем примере — «Компьютеры». Таким же образом создайте таблицы для остальных столбцов и переименуйте их.

Поставьте курсор в ячейку, где будет первый выпадающий список, и на вкладке «Данные» кликните «Проверка данных».

Укажите в качестве типа «Список», а в качестве источника выделите шапки столбцов с категориями, которые станут пунктами родительского перечня.

Далее установите курсор в ячейку, в которой будет второй список, кликните «Проверка данных», выберите вариант «Список», а в поле «Источник» впишите =ДВССЫЛ и адрес ячейки родительского списка в скобках. То есть =ДВССЫЛ(H3) для нашего примера.

Теперь при выборе пункта родительского списка в связанном с ним будут отображаться только соответствующие варианты. Например, если нажать на строку «Ноутбуки», то Excel покажет только модели лэптопов.

А если указать «Наушники» — будут отображены соответствующие названия аксессуаров из одноимённого столбца.

Читайте также 🧐

• 10 формул в Excel, которые облегчат вам жизнь
• Как сделать диаграмму в Excel
• Как сделать или убрать разрыв страницы в Word и Excel
• Как в Excel закрепить область при прокрутке
• 12 простых приёмов для ускоренной работы в Excel

Выпадающий список уникальных значений. Автоматическое обновление выпадающего списка

Введение

Выпадающий список — это супер полезный инструмент, который способствует более комфортной работе с информацией. Он позволяет вместить в ячейку сразу несколько значений, с которыми можно работать, как и с любыми другими. Чтобы выбрать нужное, достаточно щелкнуть на значок стрелки, после чего отобразится перечень значений. После выбора конкретного, ячейка автоматически заполняется им.

Рассмотрим особенности создания выпадающих списков на примере:

Исходные данные:

• Список адресов в разных городах

Задача:

• Создать автоматически обновляемый выпадающий список уникальных городов
• На основе выбранного города, создать зависимый выпадающий список адресов

Мы будем двигаться поэтапно, уделяя внимание всем возможностям данного инструмента.

Скачать файлы из этой статьи

Рабочие файлы

Обзорное видео о работе с выпадающими списками в Excel и Google таблицах смотрите ниже. Приятного просмотра!

Начнем с основ. Для того, чтобы создать выпадающий список потребуется список с данными и инструмент «Проверка данных».

Выбираем ячейку, в которой будем создавать выпадающий список. Далее переходим к инструменту «Проверка данных», тип данных – «Список». В поле «Источник» указываем диапазон списка.

Выпадающий список готов!

Такой способ позволяет представить обычный диапазон в виде выпадающего списка. Повторы данных остались в списке (в диапазоне A2:A16 названия городов повторяются и в выпадающем списке они также повторяются). Это, конечно, не удобно. О том, как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel мы поговорим далее, пока остановимся на этом варианте.

Как создать зависимый выпадающий список в Excel?

Существует несколько вариантов. Один из них, это сочетание именованных диапазонов и функции ДВССЫЛ.

Именованный диапазон в Excel – это ячейка (или диапазон ячеек), которой присвоено имя.

Функция ДВССЫЛ в Excel преобразовывает текст в ссылку.

Способ 1: именованные диапазоны + функция ДВССЫЛ

Для начала создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.

Алгоритм создания именованного диапазона: выделяем диапазон, далее «Формулы» – «Задать имя».

У нас получится 5 именованных диапазона: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.

Обратите внимание, к именам диапазонов есть список требований. Например, в имени не могут содержаться пробелы, запятые, дефисы и прочие символы. Подробнее о создании именованных диапазонов и работе с ними мы говорим в нашем бесплатном курсе Основы Excel.

Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону мы укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.

Именованные диапазоны готовы.

Теперь выбираем ячейку для второго выпадающего списка, того, который будет зависимым. Переходим к инструменту «Проверка данных», тип данных – «Список». В поле «Источник» указываем функцию: =ДВССЫЛ(D2), где D2 – это адрес ячейки с первым выпадающим списком городов.

В ячейке D2, которая используется в качестве аргумента функции ДВССЫЛ, находится текстовое выражение, которое совпадает с именем соответствующего именованного диапазона с названиями городов. В результате функция возвращает ссылку на соответствующий именованный диапазон.

Зависимый выпадающий список адресов готов.

Меняя значения в ячейке D2, меняются списки в ячейке E2. За исключением города Ростов-на-Дону. В выпадающем списке городов (ячейка D2), в названии используется дефис, а в именованном диапазоне – нижнее подчеркивание.

Чтобы устранить это несоответствие, перед тем как применять функцию ДВССЫЛ, обработаем значения функцией ПОДСТАВИТЬ.

Функция ПОДСТАВИТЬ заменяет определенный текст в текстовой строке на новое значение. Вместо: =ДВССЫЛ(D2) укажем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;"-";"_"))

То есть, мы проводим предварительную обработку значений, чтобы они соответствовали правилам написания имён. Если в названии города имеются дефисы, они будут заменены на нижнее подчеркивание.

Теперь зависимый выпадающий список работает и для города, содержащего в названии дефисы – Ростов-на-Дону. Вернемся к выпадающему списку городов.

Как автоматически обновить выпадающий список в Excel, при добавлении новых данных?

Для начала создадим из диапазона данных «умную» таблицу Excel. Сделать это можно сочетанием клавиш Ctrl+T.

Одним из полезных свойств умной таблицы является растягивающийся диапазон. То есть, если мы будем добавлять новые строки, они автоматически будут попадать в выпадающий список. Например, добавим новый город – Санкт-Петербург. И вот, он уже появился в нашем первом выпадающем списке.

Как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel?

Надоело смотреть на повторяющиеся названия городов в выпадающем списке. Реализуем выпадающий список так, чтобы названия городов в нем не повторялись. Для этого, добавим слева вспомогательный столбец. Мы дали ему название – «Уникальные».

И включим новый столбец в диапазон «умной» таблицы. «Конструктор» – «Размер таблицы». Вместо =$B$1:$C$17 указываем: =$A$1:$C$17

Визуально видно, что диапазон «умной» таблицы Excel расширился. Включать этот столбец в диапазон таблицы необходимо для того, чтобы при добавлении новых данных, пересчет уникальных городов происходил автоматически.

В ячейку А2 добавим формулу массива, которая будет формировать список уникальных городов:

=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС([Город];ПОИСКПОЗ(0;СЧЁТЕСЛИ(A$1:A1; [Город]);0));"")

Чтобы Excel воспринял нашу формулу, как формулу массива, жмем Ctrl + Shift + Enter.

Получаем список уникальных городов, который при добавлении новых строк будет автоматически обновляться.

Из списка уникальных городов создадим именованный диапазон (мы назвали его — «Уникальные»), который затем используем в качестве источника для выпадающего списка городов.

«Проверка данных» – «Список». В источнике данных, вместо предыдущего диапазона с названиями городов =$B$2:$B$18, задаем имя – =Уникальные

Как видим, список уникальных значений мы получили, но в придачу у нас остались совершенно ненужные пустые строки из таблицы.

Чтобы их убрать, доработаем именованный диапазон «Уникальные». В диспетчере имен, вместо диапазона =Таблица1[Уникальные] используем: =СМЕЩ(Лист1!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Таблица1[Уникальные])-СЧИТАТЬПУСТОТЫ(Таблица1[Уникальные]))

где: Лист1!$A$2 – ячейка со значением первого пункта списка уникальных значений

Таблица1[Уникальные] – столбец с перечнем всех пунктов списка

Выпадающий список уникальных автоматически обновляемых значений готов.

Вернемся к зависимому списку с адресами. Выпадающий список городов теперь динамический, а вот адреса так и остались фиксированными именованными диапазонами.

Как сделать автоматически обновляемый зависимый список? Способ 2: СМЕЩ+ПОИСКПОЗ+СЧЁТЕСЛИ

Именованные диапазоны, которые мы до этого использовали в сочетании с функцией ДВССЫЛ можно удалить, далее они нам не пригодятся. Рассмотрим способ создания зависимого, автоматически обновляемого выпадающего списка.

В ячейку F2 (зависимый выпадающий список адресов) вместо: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(E2;"-";"_")) вставляем: =СМЕЩ($B$2;ПОИСКПОЗ(E2;$B$2:$B$18;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B$18;E2);1)

Для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы. Функция СМЕЩ будет динамически ссылаться только на ячейки адресов определенного города.

Аргументы функции:

Ссылка – берем первую ячейку нашего списка, т.е. $B$2

Смещение по строкам – считает функция ПОИСКПОЗ, которая выдает порядковый номер ячейки с выбранным городом (E2) в заданном диапазоне ($B$2:$B$18)

Смещение по столбцам = 1, т.к. мы хотим сослаться на адреса в соседнем столбце (С)

Высота – вычисляем с помощью функции СЧЁТЕСЛИ, которая подсчитывает количество встретившихся в диапазоне ($B$2:$B$18) нужных нам значений – названий городов (E2)

Ширина = 1, т.к. нам нужен один столбец с адресами

Готово! Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками. При необходимости можно скопировать выпадающие списки на строки ниже, они будут корректно работать. При копировании выпадающих списков обращайте внимание на адрес ссылок. Абсолютные ссылки остаются неизменными при копировании, относительные – меняют адрес ячеек относительно нового места.

С выпадающими списками в Google таблицах все немного иначе.

Выпадающий список в Google таблицах

В Google таблицах есть аналогичный инструмент для создания выпадающих списков – «Проверка данных».

Выделяем ячейку, в которой будем размещать выпадающий список.

«Данные» – «Настроить проверку данных» – «Значение из диапазона»

Важное отличие от проверки данных Excel в том, что инструмент «Проверка данных» в Google таблицах автоматически выдает уникальные значения, и значит, нам не придется создавать вспомогательный столбец с расчетами.

Зависимый выпадающий список в Google таблицах

Возвращаемся к двум основным способам, которые мы рассмотрели в Excel.

Способ 1: именованные диапазоны + ДВССЫЛ

Создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.

Выделяем ячейки – «Данные» – «Настроить именованные диапазоны»

Указываем имя и жмем готово. У нас получится 5 именованных диапазонов: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.

Также, как и в Excel, в Google таблицах к именам диапазонов есть список требований.

Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.

В Google таблицах мы не сможем подобно Excel задать функцию ДВССЫЛ в инструменте «Проверка данных». Поэтому, разместим результат функции ДВССЫЛ в пустых ячейках правее. Не забываем добавить обработку значений от дефисов функцией ПОДСТАВИТЬ. Подробнее о том, для чего это нужно, мы говорили ранее в примере Excel.

В ячейке F1 введем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;"_";"-"))

Последний штрих в создании зависимого выпадающего списка, в разделе «Настроить проверку данных», в качестве диапазона указываем список из столбца F:F.

При дальнейшей работе вспомогательный столбец F можно скрыть. Минус такого метода – отсутствие динамичности. Если мы добавим новый город и адрес, то они не появятся в созданных выпадающих списках. Но это решаемо!

Как автоматически обновить выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?

В выпадающем списке городов, достаточно расширить диапазон и вместо =$A$2:$A$16 указать: =$A$2:$A. Теперь при добавлении нового города он автоматически появляется в выпадающем списке.

Как автоматически обновить зависимый выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?

Для того, чтобы зависимый выпадающий список автоматически обновлялся с добавлением новых данных, воспользуемся функцией СМЕЩ.

В ячейке G6 укажем:

=СМЕЩ($A$2;ПОИСКПОЗ($D$7;$A$2:$A;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($A$2:$A;$D$7);1)

Важно: для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы от А до Я, или от Я до А. Подробнее о том, как в данном случае работает функция СМЕЩ читайте выше в примере с Excel.

Заключительным этапом поместим результат функции СМЕЩ в диапазон выпадающего списка.

Скроем вспомогательные столбцы для удобства.

Работа выпадающих списков в Google таблицах хоть и схожа с Excel, но все же имеет свои отличительные особенности. Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками.

Заключение

Теперь Вам известны несколько способов, как создать выпадающие списки в Excel и Google таблицах. Смотрите примеры и создавайте нужные Вам выпадающие списки.

Изучить работу в программе Excel Вы можете на наших курсах: бесплатные онлайн-курсы по Excel

Пройдите бесплатный тест на нашем сайте, чтобы объективно оценить свой уровень владения инструментами и функциями программы Excel: пройти бесплатный тест

У нас Вы можете заказать выполнение задач по MS Excel и Google таблицам