Базы данных (БД) — набор упорядоченной информации, которая хранится в одном месте. Их создают, чтобы быстро находить, систематизировать и редактировать нужные данные, а при необходимости собирать их в отчёт или показывать в виде диаграммы.
Специализированных программ для формирования и ведения баз данных много. В том же MS Office для этого есть отдельное приложение — Microsoft Access. Но и в Excel достаточно возможностей для создания простых баз и удобного управления ими. Есть ограничение — количество строк базы данных в Excel не должно быть больше одного миллиона.
В статье разберёмся:
- как выглядит база данных в Excel;
- как её создать и настроить;
- как работать с готовой базой данных в Excel — фильтровать, сортировать и искать записи.
База данных в Excel — таблица с информацией. Она состоит из однотипных строк — записей базы данных. Записи распределены по столбцам — полям базы данных.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Названия полей — шапка таблицы — определяют структуру базы данных. Они показывают, какую информацию содержит база. В примере выше это имя менеджера автосалона, дата продажи, модель и характеристики автомобиля, который он продал.
Каждая запись — строка таблицы — относится к одному объекту базы данных и содержит информацию о нём. В нашем примере записи характеризуют продажи, совершённые менеджерами автосалона.
При создании базы данных нельзя оставлять промежуточные строки полностью пустыми, как на скриншоте ниже. Так база теряет свою целостность — в таком виде ей нельзя управлять как единым объектом.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Разберём пошагово, как создать базу данных из примера выше и управлять ей.
Создаём структуру базы данных
Выше мы определили, что структуру базы данных определяют названия полей (шапка таблицы).
Задача для нашего примера — создать базу данных, в которой будут храниться все данные о продажах автомобилей менеджерами автосалона. Каждая запись базы — одна продажа, поэтому названия полей БД будут такими:
- «Менеджер»;
- «Дата продажи»;
- «Марка, модель»;
- «Цвет»;
- «Год выпуска»;
- «Объём двигателя, л»;
- «Цена, руб.».
Введём названия полей в качестве заголовков столбцов и отформатируем их так, чтобы они визуально отличались от дальнейших записей.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Создаём записи базы данных
В нашем примере запись базы данных — одна продажа. Перенесём в таблицу всю имеющуюся информацию о продажах.
При заполнении ячеек с записями важно придерживаться одного стиля написания. Например, Ф. И. О. менеджеров во всех строках вводить в виде «Иванов И. И.». Если где-то написать «Иван Иванов», то дальше в работе с БД будут возникать ошибки.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
На этом же этапе важно проконтролировать, подходит ли формат ячеек данным в них. По умолчанию все ячейки получают общий формат. Чтобы в дальнейшем базой данных было удобнее пользоваться, можно изменить формат там, где это нужно.
В нашем примере данные в столбцах A, C и D должны быть в текстовом формате. Данные столбца B должны быть в формате даты — его Excel определил и присвоил автоматически. Данные столбцов E, F — в числовом формате, столбца G — в финансовом.
Чтобы изменить формат ячейки, выделим нужный столбец, кликнем правой кнопкой мыши и выберем «Формат ячеек».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся меню выберем нужный формат и настроим его. В нашем примере для ячейки «Цена, руб.» выберем финансовый формат, уберём десятичные знаки (знаки после запятой) и выключим отображение символа ₽.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Также изменить формат можно на панели вкладки «Главная».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Присваиваем базе данных имя
Для этого выделим все поля и записи базы данных, включая шапку. Нажмём правой кнопкой мыши и выберем «Имя диапазона».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся окне вводим имя базы данных без пробелов.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — мы внесли в базу данных информацию о продажах и отформатировали её. В следующем разделе разберёмся, как с ней работать.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Сейчас в созданной базе данных все записи расположены хаотично — не упорядочены ни по датам, ни по фамилиям менеджеров. Разберёмся, как привести БД в более удобный для работы вид. Все необходимые для этого функции расположены на вкладке «Данные».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Для начала добавим фильтры. Это инструмент, с помощью которого из большого объёма информации выбирают и показывают только нужную в данный момент.
Подробнее о фильтрах в Excel говорили в этой статье Skillbox Media.
Выберем любую ячейку из базы данных и на вкладке «Данные» нажмём кнопку «Фильтры».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В каждой ячейке шапки таблицы появились кнопки со стрелками.
Предположим, нужно показать только сделки менеджера Тригубова М. — нажмём на стрелку поля «Менеджер» и оставим галочку только напротив него. Затем нажмём «Применить фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — в базе отражены данные о продажах только одного менеджера. На кнопке со стрелкой появился дополнительный значок. Он означает, что в этом столбце настроена фильтрация. Чтобы её снять, нужно нажать на этот дополнительный значок и выбрать «Очистить фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Записи БД можно фильтровать по нескольким параметрам одновременно. Для примера покажем среди продаж Тригубова М. только автомобили дешевле 2 млн рублей.
Для этого в уже отфильтрованной таблице откроем меню фильтра для столбца «Цена, руб.» и нажмём на параметр «Выберите». В появившемся меню выберем параметр «Меньше».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Затем в появившемся окне дополним условие фильтрации — в нашем случае «Меньше 2000000» — и нажмём «Применить фильтр».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — фильтрация сработала по двум параметрам. Теперь БД показывает только те проданные менеджером авто, цена которых ниже 2 млн рублей.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Кроме этого, в Excel можно установить расширенный фильтр. Он позволяет фильтровать БД по сложным критериям сразу в нескольких столбцах. Подробно о том, как настроить расширенный фильтр, говорили в статье.
Сортировка — инструмент, с помощью которого данные в БД организовывают в необходимом порядке. Их можно сортировать по алфавиту, по возрастанию и убыванию чисел, по дате.
Для примера отсортируем сделки выбранного менеджера в хронологическом порядке — по датам. Для этого выделим любую ячейку в поле «Дата продажи» и нажмём кнопку «Сортировка».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся окне выберем параметр сортировки «От старых к новым» и нажмём «ОК».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — теперь все сделки менеджера даны в хронологическом порядке.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
То же самое можно сделать другим способом — выбрать любую ячейку столбца, который нужно отсортировать, и нажать на одну из двух кнопок рядом с кнопкой «Сортировка»: «Сортировка от старых к новым» или «Сортировка от новых к старым». В этом случае данные отсортируются без вызова дополнительных окон.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Кроме стандартной сортировки в Excel, можно настроить сортировку по критериям, выбранным пользователем. Эта функция полезна, когда нужные критерии не предусмотрены стандартными настройками. Например, если требуется отсортировать данные по должностям сотрудников или по названиям отделов.
Подробнее о пользовательской сортировке в Excel говорили в этой статье Skillbox Media.
В процессе работы базы данных могут разрастись до миллиона строк — найти нужную информацию станет сложнее. Фильтрация и сортировка не всегда упрощают задачу. В этом случае для быстрого поиска нужной ячейки — текста или цифры — можно воспользоваться функцией поиска.
Предположим, нужно найти в БД автомобиль стоимостью 14 млн рублей. Перейдём на вкладку «Главная» и нажмём на кнопку «Найти и выделить». Также быстрый поиск можно задавать с любой вкладки Excel — через значок лупы в правом верхнем углу экрана.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
В появившемся окне введём значение, которое нужно найти, — 14000000 — и нажмём «Найти далее».
Скриншот: Excel / Skillbox Media
Готово — Excel нашёл ячейку с заданным значением и выделил её.
Скриншот: Excel / Skillbox Media
- В этой статье Skillbox Media собрали в одном месте 15 статей и видео об инструментах Excel, которые ускорят и упростят работу с электронными таблицами.
- Также в Skillbox есть курс «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO». Он подойдёт как новичкам, которые хотят научиться работать в Excel с нуля, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки. На курсе учат быстро делать сложные расчёты, визуализировать данные, строить прогнозы, работать с внешними источниками данных, создавать макросы и скрипты.
- Кроме того, Skillbox даёт бесплатный доступ к записи онлайн-интенсива «Экспресс-курс по Excel: осваиваем таблицы с нуля за 3 дня». Он подходит для начинающих пользователей. На нём можно научиться создавать и оформлять листы, вводить данные, использовать формулы и функции для базовых вычислений, настраивать пользовательские форматы и создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками.
Другие материалы Skillbox Media по Excel
- Как сделать сортировку в Excel: детальная инструкция со скриншотами
- Как установить фильтр и расширенный фильтр в Excel: детальные инструкции со скриншотами
- Как сделать ВПР в Excel: пошаговая инструкция со скриншотами
- Основы Excel: работаем с выпадающим списком. Пошаговая инструкция со скриншотами
- Основы Excel: как использовать функцию ЕСЛИ
- Как сделать сводные таблицы в Excel: пошаговая инструкция со скриншотами
Любая база данных (БД) – это сводная таблица с параметрами и информацией. Программа большинства школ предусматривала создание БД в Microsoft Access, но и Excel имеет все возможности для формирования простых баз данных и удобной навигации по ним.
Как сделать базу данных в Excel, чтобы не было удобно не только хранить, но и обрабатывать данные: формировать отчеты, строить графики, диаграммы и т.д.
Пошаговое создание базы данных в Excel
Для начала научимся создавать БД с помощью инструментов Excel. Пусть мы – магазин. Составляем сводную таблицу данных по поставкам различных продуктов от разных поставщиков.
| №п/п | Продукт | Категория продукта | Кол-во, кг | Цена за кг, руб | Общая стоимость, руб | Месяц поставки | Поставщик | Принимал товар |
С шапкой определились. Теперь заполняем таблицу. Начинаем с порядкового номера. Чтобы не проставлять цифры вручную, пропишем в ячейках А4 и А5 единицу и двойку, соответственно. Затем выделим их, схватимся за уголок получившегося выделения и продлим вниз на любое количество строк. В небольшом окошечке будет показываться конечная цифра.
Примечание. Данную таблицу можно скачать в конце статьи.
По базе видим, что часть информации будет представляться в текстовом виде (продукт, категория, месяц и т.п.), а часть – в финансовом. Выделим ячейки из шапки с ценой и стоимостью, правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню и выберем ФОРМАТ ЯЧЕЕК.
Появится окно, где мы выберем формат – финансовый. Число десятичных знаков поставим 1. Обозначение выбирать не будем, т.к. в шапке у нас уже указано, что цена и стоимость в рублях.
Аналогично поступаем с ячейками, куда будет вписываться количество. Формат выбираем числовой.
Еще одно подготовительное действие. Т.к. стоимость рассчитывается как цена, помноженная на количество, можно сразу учесть это в соответствующих ячейках. Для этого записываем в ячейке F4 формулу и протягиваем ее на остальные ячейки в этом столбце. Так, стоимость будет подсчитываться автоматически при заполнении таблицы.
Теперь заполняем таблицу данными.
Важно! При заполнении ячеек, нужно придерживаться единого стиля написания. Т.е. если изначально ФИО сотрудника записывается как Петров А.А., то остальные ячейки должны быть заполнены аналогично. Если где-то будет написано иначе, например, Петров Алексей, то работа с БД будет затруднена.
Таблица готова. В реальности она может быть гораздо длиннее. Мы вписали немного позиций для примера. Придадим базе данных более эстетичный вид, сделав рамки. Для этого выделяем всю таблицу и на панели находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ ГРАНИЦ.
Аналогично обрамляем шапку толстой внешней границей.
Функции Excel для работы с базой данных
Теперь обратимся к функциям, которые Excel предлагает для работы с БД.
Работа с базами данных в Excel
Пример: нам нужно узнать все товары, которые принимал Петров А.А. Теоретически можно глазами пробежаться по всем строкам, где фигурирует эта фамилия, и скопировать их в отдельную таблицу. Но если наша БД будет состоять из нескольких сотен позиций? На помощь приходит ФИЛЬТР.
Выделяем шапку таблицы и во вкладке ДАННЫЕ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).
У каждой ячейки в шапке появляется черная стрелочка на сером фоне, куда можно нажать и отфильтровать данные. Нажимаем ее у параметра ПРИНИМАЛ ТОВАР и снимаем галочку с фамилии КОТОВА.
Таким образом, у нас остаются данные только по Петрову.
Обратите внимание! При сортировке данных сохраняются не только все позиции в столбцах, но и номера соответствующих строк на листе (они подсвечены синим). Эта особенность пригодится нам позже.
Можно произвести дополнительную фильтрацию. Определим, какие крупы принял Петров. Нажмем стрелочку на ячейке КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и оставим только крупы.
Вернуть полную БД на место легко: нужно только выставить все галочки в соответствующих фильтрах.
Сортировка данных
В нашем примере БД заполнялась в хронологическом порядке по мере привоза товара в магазин. Но если нам нужно отсортировать данные по другому принципу, Excel позволяет сделать и это.
К примеру, мы хотим отсортировать продукты по мере увеличения цены. Т.е. в первой строке будет самый дешевый продукт, в последней – самый дорогой. Выделяем столбец с ценой и на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР.
Т.к. мы решили, что сверху будет меньшая цена, выбираем ОТ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ. Появится еще одно окно, где в качестве предполагаемого действия выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы остальные столбцы тоже подстроились под сортировку.
Видим, что данные выстроились по увеличивающейся цене.
Примечание! Сделать сортировку по убыванию или увеличению параметра можно через автофильтр. При нажатии стрелочки тоже предлагается такое действие.
Сортировка по условию
Нам нужно извлечь из БД товары, которые покупались партиями от 25 кг и более. Для этого на ячейке КОЛ-ВО нажимаем стрелочку фильтра и выбираем следующие параметры.
В появившемся окне напротив условия БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО вписываем цифру 25. Получаем выборку с указанием продукты, которые заказывались партией больше или равной 25 кг. А т.к. мы не убирали сортировку по цене, то эти продукты расположились еще и в порядке ее возрастания.
Промежуточные итоги
И еще одна полезная функция, которая позволит посчитать сумму, произведение, максимальное, минимальное или среднее значение и т.п. в имеющейся БД. Она называется ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие ее от обычных команд в том, что она позволяет считать заданную функцию даже при изменении размера таблицы. Чего невожнможно реалиловать в данном случаи с помощью функции =СУММ(). Рассмотрим на примере.
Предварительно придадим нашей БД полный вид. Затем создадим формулу для автосуммы стоимости, записав ее в ячейке F26. Параллельно вспоминаем особенность сортировки БД в Excel: номера строк сохраняются. Поэтому, даже когда мы будем делать фильтрацию, формула все равно будет находиться в ячейке F26.
Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет 30 аргументов. Первый статический: код действия. По умолчанию в Excel сумма закодирована цифрой 9, поэтому ставим ее. Второй и последующие аргументы динамические: это ссылки на диапазоны, по которым подводятся итоги. У нас один диапазон: F4:F24. Получилось 19670 руб.
Теперь попробуем снова отсортировать кол-во, оставив только партии от 25 кг.
Видим, что сумма тоже изменилась.
Скачать пример
Получается, что в Excel тоже можно создавать небольшие БД и легко работать с ними. При больших объемах данных это очень удобно и рационально.
Примечание: Microsoft Access не поддерживает импорт Excel данных с примененной меткой конфиденциальности. В качестве обходного решения можно удалить метку перед импортом, а затем повторно применить метку после импорта. Дополнительные сведения см. в статье «Применение меток конфиденциальности к файлам и электронной почте в Office».
Доступ и Microsoft Excel обладают множеством сходств, что может затруднить выбор программы, которую следует использовать. Например, обе программы могут хранить большие объемы данных, выполнять мощные запросы и средства анализа, чтобы срезить и обрезать эти данные, и выполнять сложные вычисления, которые возвращают необходимые данные.
Однако каждая программа имеет четкие преимущества в зависимости от типа данных, которыми вы управляете, и того, что вы хотите сделать с этими данными. Например, если ваша цель — поддерживать целостность данных в формате, к которому могут получить доступ несколько пользователей, лучше всего выбрать Access, тогда как Excel лучше подходит для сложных числовых данных, которые требуется подробно проанализировать.
Во многих случаях можно использовать обе программы, применяя каждую из них для оптимальной цели. Как правило, Access лучше всего управляет данными: помогает упорядочить их, упростить поиск и доступность для нескольких одновременных пользователей. Excel, как правило, лучше анализировать данные: выполнять сложные вычисления, изучать возможные результаты и создавать высококачественные диаграммы. Если вы используете Access для хранения данных и Excel их анализа, вы можете воспользоваться преимуществами обеих программ.
Прежде чем решить, какую программу использовать, может потребоваться сравнить преимущества каждой программы, узнать, когда лучше использовать одну или другую, и узнать, как работать с обеими программами для достижения именно нужных результатов.
Примечание: Все Microsoft Office включают Excel, но не все наборы включают Access.
Сравнение преимуществ каждой программы
Выбор правильной программы очень важен, если вы хотите получить доступ к сведениям и обновить их с максимальной производительностью и точностью. Чтобы узнать, какая программа лучше всего подходит для задач, которые вы хотите выполнить, можно сравнить преимущества, которые каждая программа может предложить в отношении хранения данных, анализа данных, совместной работы с несколькими пользователями и безопасности.
Неструктурированные и реляционные данные Чтобы решить, какая программа лучше всего подходит для хранения данных, задайте себе следующий вопрос: реляционные данные или нет? Данные, которые могут эффективно содержаться в одной таблице или листе, называются неструктурированными или нереляционными данными. Например, если вы хотите создать простой список клиентов только с одним адресом и контактным лицом для каждого клиента, лучше Excel вариант. Тем не менее, если вы хотите сохранить более сложный список клиентов, содержащий адреса выставления счетов и доставки для каждого клиента или несколько контактных лиц для каждого клиента, Access является лучшим решением.
В реляционная база данных сведения упорядочиваются по нескольким таблицам. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица является плоской и содержит сведения только об одном типе данных. Например, при создании базы данных клиента имена клиентов должны храниться в одной таблице, а адреса выставления счетов и доставки клиентов — в отдельной таблице. Хранить адреса отдельно от имен рекомендуется, так как у каждого клиента может быть несколько адресов, и вы хотите иметь возможность вводить несколько адресов для каждого клиента без необходимости повторного ввода имени клиента для каждого адреса.
Локальные и внешние данные Вы можете использовать Access для подключения к данным из различных внешних источников данных, чтобы просматривать, запрашивать и редактировать эти данные без необходимости их импорта. Например, Access предоставляет команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файле dBASE или папке Outlook, а также к многим другим источникам данных. С помощью Excel можно подключаться к различным источникам данных, включая базы данных Access, SQL Server и Analysis Services, текстовые и XML-файлы, а также источники данных ODBC и OLE DB. Однако изменить данные для изменения исходных данных с помощью пользовательского интерфейса Excel нельзя.
Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в Windows SharePoint Services списках. Однако Excel предоставляет доступ только для чтения к спискам SharePoint; в то время как Access позволяет считывать и записывать данные в SharePoint списков.
Целостность данных и гибкость Уникальные идентификаторы помогают сохранить целостность данных и гарантируют, что две строки (или записи) не содержат точно одинаковые данные. Уникальные идентификаторы также предоставляют самый быстрый способ получения данных при поиске или сортировке данных. В Access можно использовать тип данных AutoNumber для автоматического создания уникального идентификатора для каждой записи. Затем эти идентификаторы можно использовать для связываия записей в одной таблице с одной или несколькими записями в другой таблице.
Структура, применяемая Access к данным, помогает обеспечить целостность данных. Access может требовать, чтобы новые записи в одной таблице имеют существующее соответствующее значение в другой таблице, чтобы не создавать «потерянные» записи. Например, вам не нужен заказ, который не содержит сведения о клиенте. Для Access может потребоваться, чтобы каждая новая запись в таблице «Заказы» имеет соответствующее значение клиента в таблице «Клиенты». Это обязательное соответствие значений называется целостность данных.
Вы также можете наложить собственные ограничения и правила, чтобы обеспечить правильность ввода данных. Excel позволяет вводить данные в более свободной форме, но так как Excel не поддерживает реляционные данные, он не поддерживает целостность данных. Однако можно использовать команду проверки данных для управления записью данных в Excel.
Запрос Если вам часто приходится просматривать данные различными способами в зависимости от изменяющихся условий или событий, Access может быть лучшим выбором для хранения и работы с данными. Access позволяет использовать язык SQL (SQL) для быстрого получения только нужных строк и столбцов данных независимо от того, содержатся ли данные в одной или нескольких таблицах. Вы также можете использовать выражения в запросах для создания вычисляемых полей. Использование выражения в Access аналогично процессу использования формул в Excel для вычисления значений. Вы также можете использовать запросы Access для суммирования данных и представления статистических значений, таких как суммы, средние значения и счетчики.
Моделирования В Excel можно использовать анализ «что если» для прогнозирования результатов модели листа. Анализ «что если» позволяет выполнять различные сценарии с данными, например сценарии лучшего и наихудшего, и сравнивать полученные данные нескольких сценариев в сводных отчетах. Аналогичная функция недоступна в Access.
Сводка и диаграмма В обеих программах можно создавать сводная таблица отчеты и сводная таблица диаграммы. Однако Excel предоставляет более сложные функции сводная таблица создания отчетов и диаграмм, чем Access. Если вы планируете регулярно создавать подробные сводная таблица отчеты или предоставлять профессионально оформленные диаграммы, следует использовать сводная таблица отчеты или сводная таблица диаграммы в Excel, а не те же функции в Access.
Access и Excel могут использоваться в средах для совместной работы, таких как общие папки Windows SharePoint Services и сетевые общие папки, но существуют различия в способе доступа к данным нескольким пользователям.
Доступ нескольких пользователей к данным При нормальной работе Access позволяет нескольким пользователям открывать одну базу данных одновременно; Это хорошо работает, так как Access блокирует только редактируемые данные. в результате другие пользователи могут редактировать разные записи без конфликтов. В Excel вы можете поделиться книгой с другими пользователями, но для совместной работы с несколькими пользователями лучше всего работать с данными в этой книге в разное время, а не одновременно. По сути, пользователи базы данных Access совместно работают над набором данных, а пользователи Excel над документом.
Использование Windows SharePoint Services для совместной работы Обе программы интегрируются Microsoft Windows SharePoint Services технологий, таких как SharePoint списков и библиотек документов.
Access предоставляет различные способы совместной работы с несколькими пользователями на SharePoint сайте. Например, можно отправить полную базу данных в библиотеку документов Windows SharePoint Services, сделать формы и отчеты доступными в Windows SharePoint Services представлениях, а также связать базу данных с данными, хранящимися в SharePoint списках.
Excel предоставляет только один способ совместной работы с несколькими пользователями на SharePoint Services сайте. Вы можете отправить книгу в Windows SharePoint Services, где отдельные пользователи могут получить доступ к книге для внесения изменений, предотвращая одновременное изменение книги другими пользователями. Пользователи могут редактировать книгу, не извлекая ее из библиотеки документов. В этом случае они должны координировать работу с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.
Использование сетевых папок для совместной работы Если база данных Access хранится в общей сетевой папке, несколько пользователей могут открыть базу данных и работать с ее данными одновременно. Отдельные записи блокируются, когда пользователь изменяет их. Если книга Excel в общей сетевой папке, только один пользователь может редактировать книгу одновременно. В целях просмотра несколько пользователей могут открыть книгу, пока другой пользователь редактирует ее, но эти пользователи не смогут вносить изменения в данные, пока пользователь, редактирует книгу, не закроет ее.
Обе программы предоставляют аналогичные функции — пароли и шифрование, которые могут помочь предотвратить потерю данных и защитить данные от несанкционированного доступа. Однако существуют некоторые различия между Access и Excel в том, как работает защита данных на уровне пользователя.
Защита от потери данных В Access ваша работа постоянно сохраняется, поэтому в случае непредвиденного сбоя вы вряд ли потеряете много работы (если таково). Однако, так как Access постоянно сохраняет вашу работу, вы также можете внести изменения, которые позже решите, что не хотите выполнять фиксацию. Чтобы восстановить базу данных в нужном виде, необходимо создать резервную копию файла базы данных по расписанию, которое соответствует вашим потребностям. Вы можете восстановить всю базу данных из резервной копии или только необходимую таблицу или другой объект базы данных. При использовании служебной программы резервного копирования файловой системы для восстановления данных можно также использовать копию базы данных из резервной копии файловой системы. В Excel вы можете сохранять сведения автовосстановления через заданные интервалы времени при обновлении данных.
Защита данных на уровне пользователя В Excel можно удалить критически важные или закрытые данные из представления, скрытие столбцов и строк данных, а затем защитить весь лист для управления доступом пользователей к скрытым данным. Помимо защиты листа и его элементов, можно также заблокировать и разблокировать ячейки на листе, чтобы другие пользователи не могли непреднамеренного изменения важных данных.
Безопасность на уровне файлов На уровне файла можно использовать шифрование обеих программах, чтобы предотвратить просмотр данных неавторизованными пользователями. Можно также потребовать, чтобы пароль для открытия файла базы данных или книги. Кроме того, вы можете защитить файл базы данных или книгу, используя цифровая подпись.
Ограниченный доступ к данным В Excel вы можете указать пользовательские разрешения на доступ к данным или задать права только для чтения, которые запрещают другим пользователям вносить изменения в данные, к которым у них есть доступ. Access не предоставляет функции безопасности на уровне пользователя, но Access поддерживает модель безопасности пользователей любого сервера базы данных, к котором он подключается. Например, если вы ссылались на SharePoint, Access будет учим разрешения пользователя для SharePoint списка. Если вы хотите, чтобы неавторизованные пользователи не могли получить доступ к данным Access, можно зашифровать базу данных, заданную паролем. Пользователи должны ввести пароль для чтения данных из базы данных, даже если они имеют к ним доступ с помощью другой программы, например Excel.
Дополнительные сведения о том, как защитить данные, см. в разделах «Установка или изменение безопасности на уровне пользователя Access 2003» в Access 2007 или более поздней версии, а также «Защита и безопасность» в Excel.
Когда следует использовать Access
В общих терминах Access — это лучший вариант, когда необходимо регулярно отслеживать и записывать данные, а затем отображать, экспортировать или печатать подмножества этих данных. Формы доступа предоставляют более удобный интерфейс, чем Excel для работы с данными. Вы можете использовать Access для автоматизации часто выполняемых действий, а отчеты Access позволяют суммировать данные в печатной или электронной форме. Access обеспечивает дополнительную структуру данных; Например, можно управлять типами данных, которые могут быть введены, какие значения можно ввести, и указать, как данные в одной таблице связаны с данными в других таблицах. Эта структура помогает гарантировать, что вводятся только правильные типы данных.
Access хранит данные в таблицах, которые выглядят так же, как листы, но таблицы Access предназначены для сложных запросов по отношению к данным, хранящимся в других таблицах.
Используйте Access, когда:
-
Предугадать, что в базе данных работает много людей, и вам нужны надежные параметры, которые безопасно обрабатывают обновления данных, такие как блокировка записей и разрешение конфликтов.
-
Предугадать необходимость добавления дополнительных таблиц в набор данных, созданный как плоская или нереляционная таблица.
-
Требуется выполнять сложные запросы.
-
Хотите создавать различные отчеты или почтовые наклейки.
-
Управление контактами. Вы можете управлять контактами и почтовыми адресами, а затем создавать отчеты в Access или объединять данные с Microsoft Office Word для печати писем, конвертов или почтовых наклеев.
-
Инвентаризация и отслеживание активов Создайте ведомость учета запасов для дома или офиса и сохраняйте вместе с данными фотографии или другие связанные документы.
-
Отслеживание заказов. Вводите информацию о товарах, клиентах и заказах, а затем формируйте отчеты, которые показывают продажи для отдельного сотрудника, региона, периода или другой переменной.
-
Отслеживание задач Вы можете отслеживать задачи для группы людей и вводить новые задачи в то же время, как другие пользователи обновляют свои задачи в той же базе данных.
-
Упорядочение библиотек для библиотек библиотек Вы можете использовать Access для хранения данных о книгах и CD, а также отслеживать, кому они нужны.
-
Планирование мероприятий. Вы можете ввести сведения о датах, расположениях и участниках событий, а затем распечатать расписания или сводки о событиях.
-
Отслеживание взгляда Отслеживайте рецепты, регистры и упражнения.
Когда следует использовать Excel
В программе электронной таблицы Excel хранить большие объемы данных в книгах, содержащих один или несколько листов. Однако вместо использования в качестве системы управления базами данных, такой как Access, Excel оптимизирован для анализа и вычисления данных. Эту гибкую программу можно использовать для создания моделей для анализа данных, написания простых и сложных формул для вычисления этих данных, сведения данных любым способом и представления данных в различных профессиональных диаграммах.
Используйте Excel, когда:
-
Требуется плоское или нереляционное представление данных вместо представления реляционная база данных, в котором используется несколько таблиц, и если данные в основном числовые.
-
Часто запускайте вычисления и статистические сравнения данных.
-
Хотите использовать сводная таблица отчеты для просмотра иерархических данных в компактном и гибком макете.
-
Планируйте регулярное создание диаграмм и хотите использовать новые форматы диаграмм, доступные в Excel.
-
Вы хотите подчеркнуть свои данные с помощью значков условного форматирования, гистограмм и цветовых шкал.
-
Хотите выполнять сложные операции анализа «что если» с данными, такие как статистический, инженерный и регрессионный анализ.
-
Хотите отслеживать элементы в простом списке для личного использования или для ограниченной совместной работы.
-
Финансовый Вы можете использовать эффективные функции вычисления Excel во многих финансовых отчетностях, например в инструкции по денежным потокам, в отчете о доходах или в отчете о прибыли и убытках.
-
Составление бюджета. Независимо от того, связаны ли ваши потребности с личными или бизнес-потребностями, вы можете создать бюджет любого типа в Excel, например маркетинговый план бюджета, бюджет событий или бюджет прекращения использования.
-
Выставление счетов и продажи Excel также удобно использовать для управления данными о выставлении счетов и продажах, и вы можете легко создавать необходимые формы, например счета за продажу, квитанции для упаковки или заказы на покупку.
-
Отчеты Вы можете создавать различные типы отчетов в Excel, которые отражают анализ данных, или суммировать данные, например отчеты, которые измеряют производительность проекта, прогнозируете данные, суммируете данные или представляют данные дисперсии.
-
Планирование Excel — это отличный инструмент для создания профессиональных планов или полезных планировщиков, например еженедельный план занятий, план маркетинговых исследований, план на конец года или планировщики, которые помогают планировать еженедельные мероприятия, праздники или отпуски.
-
Отслеживания Можно использовать Excel для отслеживания данных на листе времени или в списке, например в листе времени для отслеживания работы или в списке запасов, который отслеживает оборудование.
-
Использование календарей В связи с его характером сетки Excel хорошо подходит для создания календаря любого типа, например учебного календаря для отслеживания действий в течение учебного года или календаря финансового года для отслеживания бизнес-событий и вех.
Полезные Excel в любой из этих категорий см. в разделе «Шаблоны для Excel в Microsoft Office Online».
Использование Access и Excel вместе
Иногда может потребоваться воспользоваться преимуществами, которые могут предложить обе программы. Например, вы создали лист в Excel, в котором можно вычислить и проанализировать данные, но лист стал слишком большим и сложным, и многие другие пользователи должны иметь доступ к данным. На этом этапе может потребоваться импортировать или связать лист с Access и использовать его в качестве базы данных, а не работать с ним в Excel. Или, возможно, у вас есть данные в базе данных Access, для которой вы хотите создать подробные Excel сводная таблица отчеты и профессионально оформленные Excel диаграммы.
Независимо от того, какую программу вы используете в первую очередь, вы всегда можете передавать данные из одной программы в другую, где вы можете продолжать работать с ней. С подключением к данным или без него можно переносить данные в Access из Excel (и наоборот) путем копирования, импорта или экспорта.
Дополнительные сведения об обмене данными между обеими программами см. в статье «Перемещение данных Excel в Access».
@Yourmind
пишу говнокод в перерывах между едой и сериалами
Можно ли эксель назвать субд?
можно ли эксель назвать субд?
Вроде таблицы есть. Ну да всякие посгресы и оракалы наверное больший функционал имеют но все же.
-
Вопрос заданболее трёх лет назад
-
1819 просмотров
Комментировать
Пригласить эксперта
Ответы на вопрос 2
Можно ли эксель назвать субд?
Тогда и текстовый файл это тоже СУБД.
И берестяная грамота туда же.
Microsoft Access — вот это можно назвать СУБД.
А Excel это табличный процессор.
Да, вполне, почему нет. В какой-то степени даже соответствует правилам реляционных СУБД, а их все ни одна СУБД не выполняет. Есть вопросы к резервному копированию и журналированию, т.е. к надежности, но это ограничения больше клиента Excel, а не встроенной СУБД Excel.
Комментировать
Похожие вопросы
-
Показать ещё
Загружается…
17 апр. 2023, в 01:43
20000 руб./за проект
16 апр. 2023, в 23:43
500 руб./за проект
16 апр. 2023, в 23:03
10000 руб./за проект
Минуточку внимания
практическая работа
по теме:
«СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ (СУБД).
СОЗДАНИЕ ТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ СРЕДСТВАМИ MICROSOFT
EXCEL»
ВВЕДЕНИЕ
В данных методических указаниях рассматриваются вопросы
назначения, основных функций и возможностей систем управления базами данных
(СУБД). Дается обзор современных СУБД.
Приведен пример создания табличной базы данных средствами
Microsoft Excel. На примере созданной базы данных разбирается технология работы
с табличной базой данных: ввод и редактирование данных, вывод данных, поиск и
отбор данных.
В конце методических указаний приведены вопросы для
самопроверки и задания для самостоятельной работы.
Методические указания предназначены для студентов, выполняющих
лабораторные работы по курсу “Информатика”, и имеют целью научить студентов
использовать Microsoft Excel для создания табличных баз данных.
1. ВВЕДЕНИЕ В БАЗЫ ДАННЫХ
1.1. Что такое база данных?
Термин база данных имеет технический оттенок, но ничего
сложного в нем нет. Вы уже наверняка пользовались хотя бы одной базой данных,
например адресной книгой.
Специальным образом организованная и хранящаяся во внешней
памяти компьютера взаимосвязанная информация (данные) об объектах называется
базой данных (БД).
Система программ, позволяющая создавать БД, обновлять хранимую
в ней информацию, обеспечивающая удобный доступ к ней с целью просмотра и
поиска, называется системой управления базами данных (СУБД). Функции
программы, управляющей базой данных, можно, в какой-то мере, сравнить с
функциями карточного ящика, наделенного способностью проверять информацию при
заполнении картотеки и осуществлять просмотр ее содержимого. Главное отличие
компьютерной базы данных от карточных и печатных каталогов и указателей
заключается в том, что можно задавать самые разнообразные запросы и найти
нужную запись по одному из ее элементов.
Современная СУБД обеспечивает возможность работы с БД в
глобальных и локальных сетях. Широко используются такие базы данных:
· информационные системы по продаже и
резервированию авиа- и железнодорожных билетов;
· электронные библиотечные каталоги;
· электронные энциклопедии со сведениями о
номерах телефонов, химических элементов и соединениях, сотрудниках какого-либо
учреждения и т.д.
Для работы с базой данных СУБД должна обеспечивать:
· возможность внесения и чтения информации;
· работу с большим объемом данных;
· быстроту поиска данных;
· целостность данных (их непротиворечивость);
· защиту от разрушения, уничтожения ( не только
при случайных ошибках пользователя), от несанкционированного доступа;
· систему дружественных подсказок (в расчете на
пользователя без специальной подготовки).
1.2. Специальные термины, используемые при работе с базой данных.
База данных — это просто метод хранения информации, в котором
каждый отдельный элемент, называемый записью, имеет аналогичную с другими
элементами структуру. Например, в контрольной регистрации чековой книжки каждый
элемент состоит из пяти частей: “номер чека”, “дата”, “получатель”, “сумма” и
“категория”. Конечно, каждый элемент содержит разную информацию, но все они
имеют одни и те же пять частей, т.е. одну структуру.
При работе с базами данных используются несколько специальных
терминов, которые необходимо знать.
Один полный элемент базы данных называется записью. В
приведенном примере записью может служить информация о каждом чеке.
Поле — это часть информации, содержащейся в каждой
записи. В приведенном примере пять полей: “номер чека”, “дата”, “получатель”,
“сумма” и “категория”.
Поля имеют уникальные имена, которые идентифицируют поля в
таблице базы данных.
1.3. Обзор возможностей и особенностей различных СУБД.
В мире насчитывается более 50 типов СУБД для IBM PC и
совместимых с ними компьютеров. Наиболее простые системы этого вида позволяют
обрабатывать на компьютере один массив информации, например персональную
картотеку. С такими СУБД легко могут работать пользователи даже невысокой
квалификации, так как действия в них осуществляются с помощью меню и других
диалоговых средств. Среди таких СУБД можно назвать такие, как PC-File,
Reflex, Q&A.
При решении задач, в которых используются много видов объектов
и соответственно много информационных массивов, связанных друг с другом
различными соотношениями, используются более сложные СУБД. Среди них можно
назвать такие СУБД, как dBASE, Paradox — фирмы Borland, Fox Pro, Access — фирмы
Microsoft.
Очень часто компьютеры объединяют в локальную сеть и локальные
сети связывают между собой с помощью каналов связи, образуя распределенные
вычислительные системы и сети различного назначения. Для обработки информации
в подобных системах используются СУБД, функционирующие в режиме клиент/сервер.
К этому классу относятся следующие СУБД: Oracle — корпорации Oracle, SQL
Server — фирмы Microsoft.
Кроме классификации СУБД по степени их сложности и средствам
взаимодействия с пользователем, используется классификация по типам организации
данных и связей между ними. Известны три типа организации данных и связей
между ними: иерархический (в виде дерева), сетевой и реляционный.
Иерархическая БД. В иерархической БД существует
упорядоченность элементов в записи, один элемент считается главным, остальные —
подчиненными. Данные в записи упорядочены в определенную последовательность,
как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться лишь
последовательным спуском со ступеньки на ступеньку. Поиск какого-либо элемента
данных в такой системе может оказаться довольно трудоемким из-за необходимости
последовательно проходить несколько предшествующих иерархических ступеней.
Иерархическую БД образует каталог файлов, хранимых на диске; дерево каталогов,
доступное для просмотра в Norton Commander, — наглядная демонстрация структуры
такой БД и поиска в ней нужного элемента (при работе в операционной системе
MS-DOS). Такой же БД является родовое генеалогическое дерево.
Сетевая БД. Эта база данных отличается большой
гибкостью, так как в ней существует возможность устанавливать дополнительно к
вертикальным иерархическим связям горизонтальные связи. Это облегчает процесс
поиска требуемых элементов данных, так как уже не требуется обязательного
прохождения всех существующих ступеней.
Реляционная БД. Наиболее распространенным способом
организации данных является третий, к которому можно свести как иерархический,
так и сетевой — реляционный (англ. relation — отношение, связь). В
реляционной БД под записью понимается строка прямоугольной таблицы.
Элементы записи образуют столбцы этой таблицы (поля). Все
элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный), а каждый
столбец — неповторяющееся имя. Одинаковые строки в таблице отсутствуют.
Преимущества таких БД — наглядность и понятность организации данных, скорость
поиска нужной информации. Примером реляционной БД служит ведомость назначения
на стипендию, в которой записью является строка с данными о конкретном
студенте, а имена полей (столбцов) указывают, какие данные о каждом студенте
должны быть записаны в ячейках таблицы.
2. ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ КАК СРЕДСТВО СОЗДАНИЯ ТАБЛИЧНЫХ
БАЗ ДАННЫХ
2.1. Что такое электронные таблицы?
Электронные (динамические) таблицы, или
табличные процессоры, — это компьютерные программы, предназначенные для
работы с большими массивами числовой информации.
В электронных таблицах информация организована в виде
прямоугольной таблицы и занесена в ее ячейки. Эту информацию можно видеть
хранящейся в клетках таблицы, изменять ее, а также использовать хранимое
значение для проведения расчетов, указывая имя ячейки в нужной формуле. Информационная
структура в такой таблице не статическая, а динамическая, то есть
с изменением исходных данных происходит автоматический пересчет вычисляемых данных.
Строки такой таблицы могут быть не однотипными (например, возможна строка
“Итого:”).
Таблица может быть больше размеров экрана, в этом случае в
каждый момент виден только фрагмент таблицы, но с помощью клавиш перемещения
курсора можно перемещаться по таблице. Рабочее поле программы — экранное окно,
в котором пользователь видит часть таблицы, так как число столбцов может быть
больше 200, число строк — более 10 000, причем изменяемой ширины и высоты.
Имеются системы подсказок, меню, строка формул, строка состояния с информацией
о текущей ячейке.
С программой “электронные таблицы” возможны следующие режимы
работы: формирование таблицы, редактирование, вычисление по формулам,
сохранение на ВЗУ, построение графиков и диаграмм, статистическая обработка элементов
таблицы, упорядочение по признаку, работа как с базой данных.
Самое экзотическое свойство электронных таблиц — способность
хранить в смежных ячейках данные различного типа. Большинство других
программных продуктов не обладают таким свойством. В СУБД, например, в каждом
поле можно хранить данные только одного типа. В текстовых редакторах еще проще
— все, что в них вводится, воспринимается как текст.
Второе оригинальное свойство электронной таблицы заключается в
том, что информации, вводимой в ячейку, будь то текст, числа или даты,
автоматически присваивается адрес этой ячейки.
Среди пользователей IBM-совместимых компьютеров наиболее
известны электронные таблицы: Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro.
Функциональные возможности этих пакетов приблизительно
одинаковы. Пакеты работают в операционной среде Windows и используют панели
инструментов, которые всегда выводятся на экран и доступны. Имеются средства
для создания собственной панели инструментов.
Имеется возможность графического представления данных.
Наиболее удобно создавать диаграммы в Excel, где реализовано пошаговое
построение диаграммы. В Lotus 1-2-3 и Quattro Pro вначале строится стандартная
диаграмма, а затем включается режим редактирования с использованием специальной
панели инструментов. Имеется возможность построения диаграмм в двухмерном и
трехмерном пространстве.
В пакетах предусмотрены функции для обработки данных. Среди
них можно выделить:
· элементарные математические функции;
· матричные функции;
· различные функции, работающие со строками и
столбцами таблицы;
· статистические функции.
В Excel реализован первичный статистический анализ с выводом
результатов в отдельную таблицу. В Quattro Pro предусмотрена возможность
выполнения статистической обработки и регрессионного анализа.
2.2. Табличные базы данных и электронные таблицы.
При определенном размещении информации таблица аналогична базе
данных, поэтому в электронных таблицах предусмотрены процедуры управления
такими таблицами, т.е. при определенной организации данных можно использовать
электронные таблицы для создания баз данных.
Для этой цели все электронные таблицы поддерживают функции:
· сортировки;
· формирования выборки по различным критериям;
· построения таблицы результатов;
· обмен данными с внешними приложениями;
Задание критерия отбора в каждом пакете осуществляется
оригинальным образом. Очень удачно реализован автофильтр у Excel.
Составление таблиц, которые можно обрабатывать как базы
данных, удобно по следующим причинам:
· появляется возможность упорядочения данных в
таблице;
· данные в базе можно обрабатывать с помощью
статистических и математических функций;
· можно просматривать только те данные, которые
удовлетворяют определенным условиям.
Табличная база данных представляет гибкий метод хранения и
обработки некоторых видов информации.
Электронные таблицы позволяют осуществлять обработку внешних
баз данных, т.е. баз данных, которые созданы с помощью других СУБД, например
FoxPro, Paradox, dBASE, Access. Программа обработки внешних баз данных
позволяет осуществлять:
· редактирование содержимого внешней базы
данных;
· обмен данными между внутренними (табличными
базами данных) и внешними базами данных;
· выбор информации из внешней базы данных по
различным критериям.
Табличную базу данных, созданную с помощью электронной таблицы,
можно импортировать в любую из перечисленных выше СУБД, если это необходимо и
наоборот, экспортировать данные из СУБД в табличную базу данных , т.е. можно
совместно использовать СУБД и электронную таблицу.
2.3. Электронная таблица Microsoft Excel.
Сразу после своего появления в 1985 году Microsoft Excel
получила признание как наиболее мощная и популярная электронная таблица. На
сегодняшний день вопреки всем стараниям соперников Excel остается лидером. Рассмотрим
возможности работы с табличной базой данных на примере этой электронной
таблицы. В других электронных таблицах создание табличной базы данных и работа
с ней во многом аналогична работе с базой данных в Excel.
В Excel для табличной базы данных используется термин список.
Список является аналогом таблицы реляционной базы данных, строки списка
соответствует записям базы данных, столбцы списка — полям записи. Список
— прямоугольная область ячеек, в которой строки электронной таблицы, содержат
подобные по типу данные. Во всех строках списка одинаковое использование
столбцов — все ячейки в столбце содержат один и тот же формат. Верхняя строка
списка содержит имена (названия) столбцов Название может состоять из
нескольких слов, но обязательно размещенных в одной ячейке. Приведем некоторые
полезные рекомендации, которые следует учитывать при работе со списками:
· устанавливайте один и тот же формат для каждой
записи данных в столбце;
· избегайте ввода пробелов в начале содержимого
ячейки, так как они приведут к неправильной сортировке;
· создавайте на листе только один список, т. к.
ряд функций управления списком может работать только с одним списком в листе;
· оставляйте одну полностью пустую строку и один
столбец между списком и другими данными, чтобы помочь системе правильно
выделить список.
2.3.1. Запуск Microsoft Excel.
Нажмите кнопку Пуск на панели задач Windows. Для
запуска Excel выберите команду Программы в меню Пуск, а затем — Microsoft
Excel. После этого Excel откроет и выведет на экран пустую книгу.
После запуска Microsoft Excel экран содержит пять областей:
окно книги, которое занимает большую часть экрана, строку меню, две или больше
панели инструментов, строку формул и строку состояния. Все вместе эти пять
областей называются рабочей областью Excel.
2.3.2. Создание рабочей книги.
Рабочая книга — наиболее распространенный способ хранения
информации в среде Excel в виде файла с расширением .XLS.
Для создания рабочей книги используется команда ФАЙЛ,
Создать. Структура рабочей книги использует один из готовых
шаблонов, который либо задается по умолчанию, либо его параметры задаете вы.
Рабочая книга может содержать расположенные в произвольном
порядке 255 листов следующих типов:
· рабочий лист;
· лист с диаграммой;
· модуль Visual Basic;
· диалог;
· лист макросов Microsoft Excel 4.0;
· международный лист макросов Microsoft Excel
4.0.
На одной рабочей странице в вашем распоряжении будет 256
столбцов и 16384 строк. Строки пронумерованы от 1 до 16384, столбцы названы
буквами и комбинациями букв. После 26 букв латинского алфавита следуют
комбинации букв от AA, AB, и т. д. до IV. Каждая ячейка таблицы имеет адрес,
который состоит из имени столбца и номера строки. В ячейки рабочего листа
вводятся два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы. Константы
делятся на числовые, текстовые, логические, типа дата/время. Формулы строятся
как выражения для вычисления нового значения. Они могут содержать константы,
ссылки на ячейки (адреса или имена), функции, операторы.
В упрощенном виде рабочая страница представлена на рис. 1.
|
A |
B |
C |
D |
E |
G |
E |
F |
|
|
1 |
||||||||
|
2 |
||||||||
|
3 |
||||||||
|
4 |
||||||||
|
5 |
||||||||
|
6 |
||||||||
|
7 |
||||||||
|
8 |
||||||||
|
9 |
||||||||
|
10 |
||||||||
|
11 |
||||||||
|
12 |
||||||||
|
13 |
||||||||
|
14 |
||||||||
|
15 |
Рис. 1. Общий вид рабочей страницы.
Первое, что нужно сделать — создать новую рабочую книгу. При
этом возможны два варианта:
1 вариант: Входите в среду Excel и переименовываете новую
стандартную книгу со стандартным именем Book (номер) с помощью команды ФАЙЛ,
Сохранить как.
2 вариант: На экране отображена созданная ранее книга с
уникальным именем. В этом случае для создания новой книги со стандартным
именем Book (номер) воспользуйтесь командой ФАЙЛ, Создать.
Команда ФАЙЛ, Сохранить как является, по сути,
средством копирования файлов. По этой команде закрывается старый файл без
модификации содержимого и открывается созданный (копия старого), в котором
будут зафиксированы все изменения, сделанные в течение текущего сеанса работы.
3. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ
MICROSOFT
EXCEL
3.1.
Разработка проекта базы данных.
Каждую базу
данных следует строить вокруг некоторого набора задач или функций. Определим
задачу, для которой нужно создать базу данных: получить информацию о студентах,
обучающихся в данном учебном заведении.
Первый этап
в создании таблицы базы данных — планирование или проектирование. При этом
необходимо учесть следующие моменты:
·
какие поля должны
содержать таблицы базы данных?
·
какими должны быть имена
полей? Имена должны описывать содержащуюся в поле информацию и в то же время
быть максимально короткими;
·
как должны быть
организованы поля? Другими словами, каким должен быть порядок слева направо
полей в базе данных.
Попробуем
ответить на эти вопросы. Запись о студенте должна содержать следующую
информацию: номер его личного дела, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения,
номер учебной группы. Мы определили перечень полей, которые должна содержать
таблица базы данных.
Каждому полю
таблицы присвоим уникальное имя. Сведем все результаты проектирования в таблицу
1.
Таблица 1.
Структура таблицы СТУДЕНТ
|
Поле |
Тип поле |
Размер поля |
|
Номер |
Текстовое |
5 |
|
Фамилия |
Текстовое |
15 |
|
Имя |
Текстовое |
10 |
|
Отчество |
Текстовое |
15 |
|
Пол |
Текстовое |
1 |
|
Дата рождения |
Дата |
Краткий формат |
|
Группа |
Текстовое |
3 |
При
выполнении самостоятельного задания первый шаг- проектирование базы данных.
Результаты проектирования должны быть сведены в таблицу (пример: таблица 1).
При проектировании необходимо учесть следующее:
·
каждая запись должна
содержать не менее 7 полей;
·
имена каждого поля должны
быть уникальны.
Основные операции,
которые выполняют СУБД при работе с табличной базой данных:
·
добавить запись в
табличную базу данных;
·
удалить запись из
табличной базы данных;
·
изменить имеющуюся запись;
·
найти запись по значениям
нескольких полей;
3.2. Ввод
данных в таблицу.
3.2.1.
Задание заголовка.
Выполнив
пункт 2.3.2 , вы имеете для работы новую рабочую книгу, в которой создаете
табличную базу данных.
Одна из строк таблицы резервируется
для названий полей. Это обычно строка из заголовка таблицы. Заголовок состоит
из двух частей: общего названия и строки с названиями полей (шапки таблицы). В
ячейку A1 введем общий заголовок — ” Список студентов”. В следующей строке
введем имена полей в ячейки:
A2
— Номер;
B2
— Фамилия;
C2
— Имя;
D2
— Отчество;
E2
— Пол;
F2
— Дата рождения;
G2
— Группа.
Таким
образом, заголовок списка готов. Можно приступить к заполнению таблицы.
3.2.2. Ввод
данных в таблицу.
Начинаем вводить информацию о
студентах. Например, в ячейку A3 нам надо ввести номер личного дела студента.
Устанавливаем курсор на ячейку A3 и щелчком выделяем ее. После этого вводим
нужные данные. Для того, чтобы текст был внесен в текущую ячейку рабочего
листа, он должен быть подтвержден. Это можно сделать следующим образом:
·
нажав клавишу ввода;
·
щелкнув мышью на другой
ячейке;
·
покинув текущую ячейку с
помощью клавиш управления курсором.
Если при вводе выйдите за пределы
поля, нужно отодвинуть правую границу ячейки. Для этого установите курсор на
этой границе в верхней строке, содержащей обозначение столбцов. Как только
курсор сменит форму, начните перемещать правую границу до требуемого размера.
Для передвижения по рабочему листу используйте мышь или клавиши управления
курсором.
Заполняем все остальные поля, последовательно вводя данные, относящиеся
к первому студенту в списке. Для перехода от одного столбца к другому
используйте клавишу TAB. В следующей строке вводим информацию о втором
студенте, и т. д.
Если при
вводе текста произошла ошибка, то установите курсор на ту ячейку, в которой
сделана ошибка и исправьте информацию.
3.2.3.
Оформление заголовка.
Вставим после общего названия пустую строку. Это можно сделать
следующим образом: установить курсор на любой ячейке той строки, перед которой
надо сделать вставку (в нашем случае на второй строке) и одновременно нажать
три клавиши: Ctrl, Shift,”+”, либо использовать команду ВСТАВКА, Строка.
В первом случае на экране появится меню, в котором надо нажать кнопку
“строка” и кнопку ОК.
Для удаления
строки достаточно одновременно нажать Ctrl и “-”.
Появится аналогичное
меню и надо нажать те же кнопки. Для удаления строки можно использовать команду
ПРАВКА, Удалить.
Отформатируем
заголовок. Выделим все заголовки полей. Для этого надо проделать следующие
действия:
1.
установить курсор в ячейку,
начиная с которой выполняется выделение;
2.
нажать левую кнопку мыши;
3.
протащить курсор,
закрашивая область выделения.
После
выделения блока ячеек, выполнить команду ФОРМАТ, Ячейки. Эта
команда имеет несколько вкладок. Выбрать вкладку Выравнивание и выбрать
опции Горизонтальное — по центру.
3.3.
Просмотр и редактирование данных.
Этот режим можно использовать также для ввода данных. Выделить
ячейку заголовка и выполнить команду ДАННЫЕ, Форма. Excel создает
удобный шаблон или форму для ввода данных. Открывается диалог задания форм,
имеющий заголовок, совпадающий с именем листа, в котором можно вводить данные в
табличную базу данных в соответствии с заданным заголовком. С помощью полосы
прокрутки в середине можно перемещаться по таблице. Кнопки справа активизируют
следующие функции:
·
Предыдущая — перемещение на одну запись назад в базе
данных;
·
Следующая — перемещение на одну запись вперед в базе
данных;
·
Закрыть — закрывает диалог.
Найдя нужную
запись, можно внести необходимые изменения.
3.3.1. Ввод данных.
Для ввода данных нажать кнопку Создать. После этого
можно ввести новую строку в базу данных. Если база данных уже существует, то
добавление производится в конец базы данных.
3.3.2.
Удаление записи из базы данных.
Для удаления записи из базы данных в режиме просмотра найти
нужную запись и нажать кнопку Удалить.
Если запись
была удалена по ошибке, то ее можно восстановить, нажав кнопку Восстановить.
3.4. Поиск нужной записи в базе данных.
Нажав кнопку Критерии, получаем доступ к окну диалога
задания критериев поиска. Можно задать столько критериев для поиска, сколько
существует полей. Программа будет искать запись в базе данных, которая
удовлетворяет всем введенным критериям. Условие поиска может состоять из одного
или нескольких логических выражений. В последнем случае выражения соединяются
логическими операторами И или ИЛИ. Применительно к полям, содержащим текстовые
данные, имеют смысл два оператора: “равно” и “не равно”. Операторы, в которые
входят знаки “больше” или “меньше”, применимы только к числовым данным. Если
поиск был успешным, а в базе данных существует несколько строк, удовлетворяющих
критериям поиска, то для их просмотра можно использовать кнопки Предыдущая
и Следующая.
3.5.
Сортировка записей базы данных.
С помощью команды ДАННЫЕ , Сортировка можно
отсортировать записи базы данных. Выделить всю таблицу, за исключением строки с
названием таблицы. При выполнении команды открывается диалог, в котором можно
определить поля, по которым будет проведена сортировка. Таких полей может быть
не более трех. Если нужно отсортировать более чем по трем полям, для этого
нужно выполнить несколько последовательных сортировок по меньшему количеству
полей. Отсортируйте сначала по наименее важному полю, затем повторите
сортировку по полю следующей степени важности и т. д. Сортировка может быть
выполнена одним из двух способов: по возрастанию или по убыванию, с учетом и
без учета регистра букв.
Сортировка
по возрастанию осуществляется:
·
от меньших чисел к
большим;
·
по алфавиту;
·
в хронологическом порядке
дат;
Сортировка
по убыванию осуществляется:
·
от больших чисел к
меньшим;
·
в обратном алфавитном
порядке;
·
в обратном хронологическом
порядке.
При этом имеет место приоретет:
числа, текст, логические значения, значения ошибок, пустые ячейки. Можно
создать и применить пользовательский порядок сортировки.
Для результата сортировки существен
порядок выбора полей (“старший” ключ сортировки, “промежуточный” ключ
сортировки, “младший” ключ сортировки). При сортировки базы меняется порядок
следования записей. Можно сортировать таблицу не целиком, а в пределах области
выделения таблицы. Идентификация полей производится либо по названиям из
заголовка таблицы, либо по обозначениям столбцов листа.
Проверяйте результат сортировки. Если получили не то, что
хотели, используйте команду ПРАВКА Отменить для восстановления исходного
состояния базы данных.
3.6.
Фильтрация (выборка) записей базы данных.
Команда ДАННЫЕ , Фильтр обеспечивает выборку
подмножества данных из табличной базы данных. Фильтр представляет собой
конструкцию, предназначенную для отбора тех строк, которые удовлетворяют
заданному условию и временному сокрытию остальных. Excel предоставляет две
команды : Автофильтр, для простых условий отбора и Расширенный фильтр,
для более сложных критериев.
3.6.1.
Автофильтрация
Команда ДАННЫЕ , Фильтр , Автофильтр для каждого
поля строит список значений , который используется для задания условий
фильтрации.
По каждому полю
можно указать:
·
значение — будут выбраны
только те записи, которые в данном поле содержат указанное значение;
·
пустые — будут выбраны
записи, которые в данном поле содержат пустое значение;
·
непустые — будут выбраны
записи, которые в данном поле содержат непустые значения;
·
все — выбираются все
записи без ограничения.
Условие для отбора записей по значению в определенном поле
может состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ.
3.6.2.
Расширенный фильтр
Команда ДАННЫЕ
, Фильтр , Расширенный фильтр обеспечивает использование двух типов
критериев для фильтрации записей базы данных:
·
критерий сравнения;
·
вычисляемый критерий.
Обычно
критерий фильтрации формируется в нескольких столбцах и тогда его называют множественным
критерием .
Важной особенностью этого режима является необходимость
формирования заранее до выполнения самой команды фильтрации специального блока
(области) для задания сложных поисковых условий, называемых интервалом
критериев. Технология использования расширенного фильтра включает два
этапа:
1-й этап —
формирование интервала критериев;
2-й этап —
фильтрация записей списка.
Интервал
критериев содержит строку имен полей и произвольное количество строк для
задания поисковых условий.
Вычисляемый критерий представляет собой формулу,
записанную в строке условий интервала критериев, которая возвращает логическое
значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Формула строится с использованием
адресов ячеек, встроенных функций, констант различных типов (число, текст,
дата, логическая константа), операторов отношений.
Для снятия действий условий фильтрации выполняется команда ДАННЫЕ
, Фильтр , Показать все.
4. ЗАДАНИЕ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ
4.1. Вопросы для самопроверки.
1.
Дайте определение базы
данных.
2.
Что такое система
управления базами данных (СУБД)?
3.
Где могут быть
использованы базы данных?
4.
Какие функции должна
обеспечивать СУБД?
5.
Дайте определение
следующим терминам: запись, поле.
6.
Как можно
классифицировать СУБД?
7.
Дайте характеристику
иерархической, сетевой и реляционной баз данных.
8.
В чем преимущества
реляционной базы данных?
9.
Что такое “электронная
таблица”? Какой еще термин применяют к этому классу программ?
10.
Почему информационная
структура электронных таблиц не статическая, а динамическая?
11.
Что можно сделать с
помощью электронных таблиц?
12.
Какие электронные таблицы
вы знаете?
13.
Какие функции
предусмотрены в электронных таблицах для работы с табличными базами данных?
14.
Что вы можете сказать о
возможности обработки внешних (созданных средствами других СУБД) баз данных
электронными таблицами ?
15.
Что представляет из себя
рабочая книга Microsoft Excel? Как ее создать?
16.
Как определяется адрес
ячейки таблицы в рабочей книге?
17.
Перечислите основные
операции при работе с базой данных.
4.2. Задание по созданию табличной базы данных.
При
выполнении самостоятельной работы необходимо:
· спроектировать базу данных, соответствующую
предметной области вашего варианта (п 3.1);
· ввести не менее 15 записей базы данных,
выполнив все действия по созданию и форматированию заголовка (п 3.2);
· просмотреть содержимое базы данных, используя
команду ДАННЫЕ, Форма. Изменить несколько записей в базе данных
и одну запись удалить (п 3.3);
· найти несколько записей в базе данных,
используя критерии поиска (п 3.4);
· отсортировать созданную базу данных, задав не
менее двух ключей сортировки (п 3.5).
· установите курсор в область базы данных и
выполните команду ДАННЫЕ , Фильтр , Автофильтр. Задайте не менее
двух условий отбора.. Отмените результат автофильтрации (п 3.6).
Варианты заданий:
1.
База данных о работе
магазина по продаже джинсов.
2.
База данных о работе фирмы
по продаже недвижимости.
3.
База данных о
студенческой успеваемости.
4.
База данных о работе
коммерческого киоска.
5.
База данных о продажах
автомобилей.
6.
База данных об
абитуриентах.
7.
База данных о работе
сбербанка.
8.
База данных о работе
отдела кадров.
9.
База данных о
студенческом расписании.
10.
База данных о работе библиотеки.
11.
База данных о продаже театральных билетов.
12.
База данных о работе налоговой инспекции.
13.
База данных о работе бухгалтерии.
14.
База данных о работе поликлиники.
15. База данных о торговле компьютерами.
16. База данных о торговле газетами.
17. База данных о работе ателье.
18. База данных о киоске канцтоваров.
19. База данных о клубе дрессировки собак.
20. База данных о книготорговой фирме.
21. База данных о работе парикмахерской.
22. База данных о работе ресторана.
23. База данных о яхт-клубе.
24. База данных о мебельном магазине.
25. База данных об автозаправочной станции.
ЛИТЕРАТУРА
1.
Додж М., Кината К.,
Стинсон К., The Cobb Group Эффективная работа с Excel 7.0 для Windows 95 —
Спб: Питер, 1997 — 1040с.
2.
Гончаров А. Excel 7.0 в
примерах — Спб: Питер, 1996 — 256с.
3.
Горев А., Ахаян Р.,
Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД — Спб: Питер, 1997 — 704с.
4.
Кэмпбелл М. Excel — М.:
БИНОМ, 1996 — 384с.
5.
Наумов А.Н., Вендров А.М.,
Иванов В. К. и др./ Под редакцией А.Н. Наумова. Системы управления базами
данных и знаний. — М.: Финансы и статистика, 1991 — 80 с.
6.
Николь Н., Ральф А.
Электронные таблицы Excel 5.0 для квалифицированных пользователей — М.: ЭКОМ,
1996 — 304с.
7.
Шмидт М. Quattro Pro for
Windows … для пользователя — К.: Торгово-издательское бюро BHV, 1994 — 368с.
8.
Эйткен П. Lotus 1-2-3 for
Windows — М.: Компьютер,ЮНИТИ, 1996 — 294с.
ОГЛАВЛЕНИЕ
|
Введение |
3 |
||||
|
1. |
ВВЕДЕНИЕ В БАЗЫ ДАННЫХ |
3 |
|||
|
2. |
ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ |
6 |
|||
|
3. |
СОЗДАНИЕ ТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ С ПОМОЩЬЮ MICROSOFT EXCEL |
10 |
|||
|
4. |
ЗАДАНИЕ ДЛЯ САМОСТОЯТЕЛЬНОЙ РАБОТЫ |
16 |
|||
|
Литература |
18 |
||||