Системы управление документами word

Система
управления документами поддерживает
все стадии жизненного цикла документа:

• создание нового
  документа;

• открытие
  существующего документа;

• сохранение
  документа;

• защиту доступа к
  информации документа;

• удаление документа;

• печать документа
  в файл и на принтер;

• поиск документа
  по различным поисковым образам.

2.4.1. Создание документов

После
запуска Word на экране появляется пустое
окно (документ с установленными по
умолчанию параметрами), в котором можно
сразу начать набирать текст документа.
В качестве образца для создания документа
по умолчанию используется шаблон
Обычный, находящийся в файле Normal.dot папки
Шаблоны. Шаблон ‑ это особый тип
документа Word, хранящийся в виде файла
с расширением .dot и определяющий параметры
документа при его создании, например,
параметры форматирования. Кроме того,
любой текст и графические изображения,
содержащиеся в шаблоне, автоматически
копируются в новый документ. Создать
документ можно также одним из указанных
ниже способов:

• Щелкнув на кнопке
  Создать
  Стандартной
  панели инструментов (при этом создается
  документ на основе шаблона Обычный);

• Нажав комбинацию
  <Ctrl-N> (используется шаблон Обычный);

• С помощью команды
  Файл Создать (рис.
  1),
  указав переключатель: Документ и выбрав
  базовый шаблон, на основании которого
  создается документ ‑
  по умолчанию
  Normal.dot.

Рис.
1. Диалоговое окно Создание документа

2.4.2. Сохранение документов

Первоначальное
сохранение нового либо сохранение
существующего документа под другим
именем, на другом диске, в другом каталоге
выполняется командой
ФайлСохранить
как (рис. 2).
При сохранении документа имя файла
пользователь задает самостоятельно,
вводя его с клавиатуры в поле Имя файла,
а расширение Word присваивает в соответствии
с выбранным пользователем из раскрывающегося
списка Тип файла форматом сохраняемого
документа (документ Word, шаблон документа,
только текст и др.). Документы Word
сохраняются в виде файлов со стандартным
расширением
.DOC.
После выбора имени и типа файла необходимо
щелкнуть кнопку Сохранить диалогового
окна Сохранение документа.

Рис.
2. Диалоговое окно Сохранение документа

Для
выбора параметров, обеспечивающих
требуемый режим сохранения файлов,
необходимо:

1. Щелкнуть на кнопке
   Параметры диалогового окна Сохранение
   документа.

2. В открывшемся
   окне (рис.
   3) установить необходимые опции, например,
   всегда создавать резервную копию
   (предыдущую версию соответствующего
   документа в файл с расширением .bak) или
   включить автосохранение через заданные
   промежутки времени.

Сохранение
именованного файла выполняется командой
ФайлСохранить
или
с помощью кнопки Сохранить
панели
инструментов Стандартная либо комбинации
клавиш <Ctrl-S>.

Рис.
3. Изменение параметров сохранения
файла

2.4.3. Открытие документов

Word
сохраняет последовательность документов,
использованных в последнее время, в
виде списка, который находится в нижней
части меню
Файл,
для открытия любого их этих документов
следует щелкнуть на его имени.

В
общем случае ранее сохраненный документ
открывается для последующего использования
с помощью команды
ФайлОткрыть,
либо при использовании комбинации
<Ctrl-О (лат)>, либо с помощью соответствующей
кнопки
панели
инструментов Стандартная.

Для
выбора файлов документов в диалоговом
окне Открытие документа (рис. 4) указываются
диск и каталог, в поле Тип файла выбирается
расширение имени открываемых файлов,
список которых выводится. Возможные
типы шаблонов имен файлов:

• Документы Word
  (*.DOC)

• Шаблоны документов
  (*.DOT)

• Форматированный
  текст (*.RTF)

• Текстовые файлы
  (*.ТХТ)

• Все файлы (*.*) и
  др.

Рис.
4. Диалоговое окно Открытие документа

Для
добавления в список имен файлов с другим
типом расширения вводится точка с
запятой (;) и новый шаблон группового
имени файлов. Например, список файлов
с расширениями .DOC и .ТХТ содержит
объединенный шаблон в виде *.doc;*.txt.

Для
открытия файла документа следует либо
дважды щелкнуть на его имени, либо
щелкнуть на его имени и щелкнуть кнопку
Открыть диалогового окна Открытие
документа.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Эти краткие инструкции помогут вам приступить к работе в Word с помощью этих быстрых инструкций, как создавать, совместно использовать и редактировать документы самостоятельно или в команде.

Чтобы преобразовать документы Google в документ Word, выберите файл > загрузить > Microsoft Word (DOCX). Затем откройте файл в Word. Ознакомьтесь с дополнительными сведениями в разделе Приступая к работе с документами.

Примечание: Функции и информация в этом руководстве относятся к Word, доступ к которому можно получить с помощью Microsoft 365.

Создание документа

1. Выберите файл > Главная.

2. Выберите пункт пустой документ, выберите один из шаблонов или откройте рекомендованный или последний файл.

Открытие документа

• Выберите файл > Открыть, а затем выберите нужный документ.

• Если файл сохранен в OneDrive и вы работаете в автономном режиме, ваши изменения будут сохранены при следующем подключении к Интернету.

Переименование документа

Чтобы переименовать документ, выполните указанные ниже действия.

• Если файл сохранен в OneDrive, выберите его имя в верхней части экрана и введите нужное значение.

• Выберите файл > Сохранить как, выберите папку для сохранения и переименуйте файл.

Выбор варианта сохранения

• Сохранение документа в OneDrive

  Если файл сохранен в OneDrive, внесенные вами изменения будут автоматически сохранены.

  • Выберите Файл > Сохранить как.

  • Выберите OneDrive.

  • Введите имя и нажмите кнопку сохранить.

• Другие возможности сохранения

Существуют и другие способы сохранения документа. Сначала выберите файл:

• Чтобы сохранить файл, нажмите кнопку сохранитьили выберите файл > сохранить.

• Чтобы сохранить файл в формате PDF, выберите файл > сохранить в формате Adobe PDF.

Лабораторная работа №4

Тема: СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ В MS WORD

Цель: освоение технологии поиска, просмотра, защиты и автосохранения документов, использования гиперссылок, оформления документов и создания титульного листа, разбивки документа на страницы, преобразования текста в несколько колонок, добавления колонтитулов, создания сносок, примечаний и оглавления.

Задание 1. Система управления документами в Word. Установка режимов сохранения документов. Поиск документов.

Система управления документами в Word включает в себя разнообразные средства поиска, упорядочения и просмотра документов, а также их атрибутов, средства защиты, автосохранения и пр. Использование средств системы управления документами особенно необходимо при увеличении числа файлов Word на жестком диске.

1. Сделайте необходимые установки для того, чтобы Word перед записью документа предлагал заполнить свойства документа.
2. Сделайте необходимые установки для того, чтобы Word автоматически сохранял текущий документ каждые 15 минут.
3. Сделайте необходимые установки для того, чтобы при выполнении команды Открыть в окне Открытие документа отображалась рабочая папка, отличная от папки Мои Документы.
4. Измените число последних рабочих файлов, имена которых видны в нижней части меню Файл.
5. Установите защиту документа паролем открытия и паролем разрешения записи. Проверьте действие парольной защиты.
6. Заполните сводку открытого документа и сохраните его в какой-либо папке, отличной от исходной. Закройте документ.
7. Просмотрите краткий и подробный список свойств созданного документа, не открывая его в Word.
8. Используя средства поиска Word в окне Открытие документа, найдите заданный документ по одному из его свойств или по совокупности свойств.
9. Выполните поиск документа, используя сохраненный набор условий поиска.

Выполнение

1. Выполните команду СЕРВИС | Параметры, на вкладке Сохранение задайте установку режима сохранения: Предлагать заполнение свойств документа.
2. Выполните команду СЕРВИС | Параметры, на вкладке Сохранение задайте установку режима сохранения: Автосохранение каждые: 15 мин.
3. На вкладке Расположение измените каталог по умолчанию для открытия и размещения файлов. Выберите в поле Типы файлов — Документы, щелкните по кнопке Изменить и укажите рабочий каталог.
4. Для изменения количества файлов, которые появляются в нижней части меню Файл, выберите команду СЕРВИС | Параметры | Общие и, установив флажок Помнить список из, введите в соответствующем поле цифру не более 9.
5. Активизируйте окно документа, для которого требуется обеспечить парольную защиту. Выполните команду СЕРВИС | Параметры | Безопасность. Введите пароли открытия и разрешения записи файла. Закройте документ, сохранив сделанные установки, и повторно откройте его. Проверьте действие парольной защиты. Внесите изменения в пароли или удалите их.
6. Активизируйте окно документа, для которого требуется задать свойства. Выполните команду ФАЙЛ | Свойства. Укажите автора документа, ключевые слова и заметки. Ознакомьтесь со статистической информацией о документе. Выполните команду ФАЙЛ | Сохранить как, в окне Сохранение документа присвойте ему новое имя и в списке Папка укажите другую папку. Завершите сохранение документа нажатием кнопки Сохранить. Закройте документ.
7. В папке Мой компьютер или в Проводник откройте папку, содержащую данный документ. В контекстном меню файла выберите команду Свойства и вкладку Сводка. Убедитесь в соответствии сводки с ранее введенной информацией (автор документа, ключевые слова и заметки). Добавьте какие-либо сведения о документе, например, в поле Тема введите Практикум. Для просмотра краткого перечня свойств нажмите кнопку Кратко, для просмотра подробного перечня свойств нажмите кнопку Подробно в нижней части окна сводки.
8. Стартуйте Word и выполните команду ФАЙЛ | Открыть | Сервис | Найти. В верхнем поле окна Найти по умолчанию будет установлен критерий поиска Тип файлов совпадает с Все документы Word. В поле Свойство выберите Автор и в поле Значение введите свою фамилию (при условии заполнения соответствующего поля в окне Файл | Свойства). В поле Папка выберите диск С: и установите флажок Просмотреть вложенные. После этого нажмите кнопку Добавить для включения критерия поиска в список в верхней части окна. Затем нажмите кнопку Сохранить и введите имя набора условий, например, F1 для сохранения набора условий поиска. Нажмите Найти для старта поиска. После завершения поиска добавьте в сформированный список условие отбора файлов, содержащих образец текста (без различия строчных и прописных букв). Для этого укажите в полях значения:

1. Свойство — текст или свойство,
2. Отношение — содержит слова,
3. Значение — какое-нибудь слово из поискового файла,
4. Папка — путь к папке, где находится файл, или корневая папка С: или D: (можно также указать обе через ;). При выборе корневой папки следует установить флажок Просмотреть вложенные. Затем нажмите кнопку Сохранить и введите имя набора условий, например, F2 для сохранения набора условий поиска. Нажмите кнопку Найти для старта поиска.

1. Для выполнения поиска документа с использованием сохраненного набора условий поиска стартуйте Word и выполните команду ФАЙЛ | Открыть | Сервис | Найти. В окне Найти нажмите Открыть и выберите один из сохраненных наборов условий поиска F1 или F2. Нажмите кнопку Открыть и затем Найти.

Задание 2. Управление просмотром документов. Просмотр и перемещение внутри документа. Переход по закладке. Использование гиперссылок.

Режим просмотра можно изменять в зависимости от характера работы над документом, например, при вводе и корректировке текста желательно установить обычный режим с увеличением от 100% и выше.

Для перехода на конкретный объект (страницу, закладку и пр.) следует воспользоваться командой Правка | Перейти, которая позволяет выбрать объект перехода и указать его абсолютный номер (имя) или задать относительный переход, указав со знаком + или — количество объектов для перемещения вперед или назад относительно текущего. Для относительного перехода от начала документа на объект следует задать число со знаком процента, например, ввод 30% при выборе страницы в качестве объекта перехода позволит перейти на страницу, порядковый номер которой составляет 30% от общего числа страниц документа.

Для точного указания места перехода можно воспользоваться условными обозначениями разделов (s), страниц (р) и строк (I) документа, например, при вводе выражения s2p20124 выполняется переход к 24-й строке 20-й страницы 2-го раздела документа.

Для точного указания места перехода можно воспользоваться закладкой или гиперссылкой. Закладка представляет собой некое именованное место вставки или именованный элемент, например, блок текста.

1. Освойте работу в режиме предварительного просмотра документа перед выводом на принтер.
2. В тексте объявите одно из слов закладкой и выполните к ней переход.
3. Создайте гипертекстовую ссылку в тексте, проверьте переход по ссылке, измените текст гиперссылки, сделайте ее анимационной.

Выполнение

1. Получите на экране вид предварительного просмотра документа, щелкнув по соответствующей кнопке стандартной инструментальной панели.
2. Просмотрите документ с отображением одной, двух, трех и шести страниц. Для этого щелкните по кнопке инструментальной панели Несколько страниц, протяните курсор мыши по необходимому количеству страниц и щелкните левой клавишей мыши.
3. Перейдите к просмотру документа в масштабе 100% и отредактируйте его.
4. Восстановите первоначальный вид предварительного просмотра.
5. Отредактируйте текст в режиме увеличения «лупой». Для этого выполните следующие действия:

1. если в предварительном просмотре курсор имеет форму «лупы», то перейдите к следующему пункту. Если нет, то нажмите кнопку Увеличение и щелкните в области текста, курсор приобретет форму лупы;
2. щелкните «лупой» по заданному фрагменту текста, после чего он отобразится в масштабе 100%. Опять нажмите кнопку Увеличение, указатель мыши примет форму символа I;
3. отредактируйте фрагмент документа. Еще раз нажмите кнопку Увеличение, курсор опять приобретает форму лупы;
4. при щелчке по документу восстанавливается предварительный просмотр.

1. Для создания закладки установите курсор на то место в документе, где Вы хотите поместить закладку и выполните команду Вставка | 3акладка.
2. В окне Закладка введите имя закладки в поле ввода Имя закладки, например, bm1. Нажмите кнопку Добавить.
3. Проверьте действие закладки. Для этого перейдите в начало документа командой Ctrl-Home, выполните команду Правка | Перейти и выберите в качестве объекта перехода закладку с именем bm1. Нажмите ОК.
4. Для создания гипертекстовой ссылки выделите объект, на который должна быть создана ссылка. Это может быть слово, строка, абзац, рисунок, таблица и т.п. в том же или другом документе. Установите указатель мыши на выделенный объект и нажмите ее правую клавишу. Не отпуская правую клавишу, переместите указатель в то место, где должен находится дескриптор (ссылка). При перемещении рядом с указателем появляется небольшая рамка.
5. Переместив указатель мыши в требуемую позицию, отпустите клавишу. На экране появится контекстное меню, в котором необходимо выбрать пункт «Создать гиперссылку». При этом выделенное слово автоматически записывается в позицию места вставки, получает отличительный цвет и при наведении на него указатель мыши приобретает вид указательного пальца.
6. Выполните щелчок левой клавишей мыши, но дескриптору, при этом происходит переход на фрагмент текста, соответствующий гиперссылке. Текст гиперссылки можно поменять на любой другой текст, а также установить для этого текста любой доступный формат. Для этого выделите гиперссылку и введите другой текст в требуемом формате.
7. Чтобы сделать гиперссылку анимационной,

1. выделите гиперссылку;
2. выполните команду ФОРМАТ | Шрифт | Анимация;
3. из списка Вид выберите вид анимации. В окне Образец виден внешний вид анимации.

Задание 3. Оформление документа. Создание титульного листа.

1. Подготовьте титульную страницу документа Реферат.doc.
2. Установите параметры страницы: размер всех полей — 2,5 см, переплет — 0 см, колонтитулы — 1,25 см, зеркальные поля отсутствуют.
3. Введите текст и в конце вставьте маркер раздела.
4. Отформатируйте текст и выполните вертикальное выравнивание на странице.

Выполнение

1. Откройте новый документ и затем выполните команду Файл | Сохранить как. Назовите файл Реферат.doc и сохраните его в своей рабочей папке.
2. Выполните команду Файл | Параметры страницы. Установите параметры страницы.
3. Не меняя установок форматирования, введите все строки текста титульной страницы. Текст документа должен выглядеть так, как на рис. 1. Атрибуты форматирования отдельных строк должны соответствовать табл. 1. Ввод отдельных строк завершается либо нажатием комбинации Shift+Enter (принудительный перевод строки в пределах абзаца), либо нажатием клавиши Enter для завершения абзаца. При вводе текста не вставляйте пустые строки.

Атрибуты форматирования текста на титульной странице

Таблица 1

Строки текста	Шрифт	Размер	Начертание	Выравнивание
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Shift+Enter БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ Enter	Times New Roman (TNR)	14	Обычный, прямой	По центру
РЕФЕРАТ Enter	TNR	20	П/ж, прямой	По центру
«Текстовый процессор Word 2000» Shift+Enter	Arial	16	П/ж, прямой	По центру
по дисциплине «Информатика» Enter	TNR	14	Обычный, курсив	По центру
Руководитель А.В.Иванов Shift+Enter Исполнитель А.И.Петров Shift+Enter	TNR	14	Обычный, прямой	Справа
Группа 1411А Enter	TNR	12	Обычный, прямой	Справа
Белгород Shift+Enter 2004	TNR	14	Обычный, прямой	По центру

1. Выделите поочередно каждый абзац текста и отформатируйте его согласно атрибутам, приведенным в таблице.
2. После форматирования строк установите место вставки в конце документа (после 2004) и вставьте маркер разрыва раздела. Для этого:

1. выполните команду Вставка | Разрыв;
2. в группе Новый раздел выберите переключатель Со следующей страницы;
3. нажмите ОК.

1. Для окончательного форматирования титульного раздела поместите в него место вставки и выберите команду Файл | Параметры страницы. На вкладке Поля установите значения полей:

1. верхнее и нижнее — 3,5 см;
2. левое и правое — 4 см;
3. Применить — К текущему разделу.

1. Откройте вкладку Макет и в раскрывающемся списке Вертикальное выравнивание выберите По высоте.
2. Нажмите ОК.
3. Просмотрите титульную страницу в режиме предварительного просмотра и внесите изменения в формат отдельных строк по своему желанию.

Примерный вид титульного листа показан на рис. 1.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

РЕФЕРАТ

«Текстовый процессор Word 2000»
по дисциплине «Информатика»

Руководитель А.В.Иванов
Исполнитель А.И.Петров
Группа 1411А

Белгород
2004

Рис. 1. Титульный лист

Задание 4. Страницы и разделы документа. Разбивка документа на страницы. Разрывы страниц. Нумерация страниц.

При добавлении текста Word автоматически вставляет мягкий (изменяемый) перенос, иначе называемый разрывом страницы. По мере редактирования текста этот разрыв меняет свое положение относительно текста, оставаясь в конце текущей страницы. В обычном режиме просмотра мягкий разрыв отображается пунктирной линией, в разметке страниц или в предварительном просмотре вы видите страницы «как есть».

Жесткий (принудительный) разрыв страницы можно вставить в любом месте, при этом последующий текст будет всегда начинаться с новой страницы. В обычном режиме просмотра и при просмотре непечатаемых символов для остальных режимов можно увидеть жесткий разрыв страницы в виде пунктирной линии со словами Разрыв страницы.

Копирование текста из справки Word

Для выполнения дальнейших упражнений по освоению функций Word скопируйте во второй раздел документа несколько страниц любого текста. Текст можно скопировать из справки Microsoft Word. Для этого нажмите F1. откройте вкладку Содержание, затем любой раздел, например, Запуск программ и работа с файлами, первый подраздел и затем выделите первый параграф подраздела. Щелкните по тексту справа правой кнопкой мыши и выполните Выделить всё. Повторно щелкните правой кнопкой мыши и выполните Копировать. В окне Word установите место вставки во втором разделе и выполните команду Вставить. Ниже перечислены параграфы текста, которые надлежит скопировать.

Запуск программ Office (введите как название главы)

1. автоматический запуск Word при включении компьютера;
2. изменение программы, используемой для открытия файла;
3. автоматическое восстановление Office или приложения Office установщиком Windows Installer;
4. о стандартном шрифте Office;
5. переименование или перемещение рабочей папки, используемой по умолчанию для Office;
6. не удается зарегистрировать Word 2000 или Office 2000

Работа с файлами и папками (введите как название главы)

1. копирование файла;
2. удаление файла;
3. перемещение файла;
4. переименование файла;
5. работа с файлами;
6. объединение и организация связанных файлов с помощью подшивки Office Binder;
7. изменение используемой по умолчанию рабочей папки;
8. об используемой по умолчанию рабочей папке;
9. разрешение общего доступа к документам на данном компьютере;
10. отображение списка последних документов в меню «Файл».

Использование панели Microsoft Office (введите как название главы)

1. Панель Microsoft Office.

1. Просмотрите разбивку страниц второго раздела документа Реферат.doc.
2. Изменяя формат раздела (шрифт, поля страницы и пр.), отметьте изменения в разбивке текста по страницам.
3. Вставляя жесткие разрывы страниц, добейтесь, чтобы на каждой странице находилось целое число абзацев и таблиц (без разрывов).
4. Выполните нумерацию страниц.

Выполнение

1. Откройте документ Реферат.doc.
2. Переместите место вставки за маркер первого раздела, например, командой Ctrl-End — в конец документа.
3. Просмотрите второй раздел, обращая внимание на расположение мягких разрывов страниц, и переместите место вставки в начало второго раздела.
4. Выделите раздел командой Shift+Ctrl+End и увеличьте размер шрифта на 2-3 пункта. Снимите выделение, нажав клавишу мыши в любом месте раздела.
5. Повторно просмотрите раздел и отметьте изменения в разбивке текста по страницам. Оставьте место вставки во втором разделе.
6. Выполните команду Файл | Параметры страницы, где на вкладке Поля установите значения:

1. поле слева — 3,5 см;
2. поля сверху, снизу, справа — 2см;
3. поле Применить — К текущему разделу.

Если во втором разделе оставлен выделенный блок текста, то следует установить К выделенному разделу.

1. Снова просмотрите второй раздел, обращая внимание на изменение расположения мягких разрывов страниц, а также на те абзацы и таблицы, которые подверглись разрыву в местах переноса страниц.
2. Найдите от начала второго раздела первый абзац, который имеет разрыв страницы, и установите перед ним место вставки. Выполите команду Вставка | Разрыв и выберите переключатель Начать новую страницу. Нажмите ОК.
3. Наблюдайте появление маркера жесткого разрыва страницы и перемещение начала абзаца на новую страницу.
4. Просмотрите текст до конца и установите там, где это необходимо, жесткие разрывы страниц. Для их вставки можно использовать команду Ctrl+Enter.

Номер страницы можно разместить в верхнем или нижнем полях, по краю или по центру. Вставку номеров страниц выполняют двумя способами:

1. Командой Вставка | Номера страниц.
2. Командой Вид | Колонтитулы с последующим нажатием кнопки Номер страницы.

При выполнении первой команды появляется диалоговое окно Номера страниц, где можно задать расположение номера, а также отметить флажком необходимость вывода номера на первой странице. При нажатии кнопки Формат открывается окно Формат номера страницы, где можно установить тип нумерации — продолжающаяся (сквозная) или локальная (для раздела), а также задать формат вывода номеров страниц.

1. Пронумеруйте страницы документа Реферат.doc, поместив номер в верхнем поле по центру и исключив номер на титульной странице. Откройте Реферат.doc и выполните команду Вставка | Номера страниц.
2. В окне Номера страниц установите значения:

1. для поля Положение — вверху страницы;
2. для поля Выравнивание — от центра;
3. для флажка Номер на первой странице — снят.

1. Нажмите ОК.
2. Проверьте вывод нумерации страниц в режиме разметки страниц.

Задание 5. Колончатые тексты

Word позволяет преобразовать документ, раздел или блок текста в несколько колонок, при этом в начале и в конце этого блока вставляются разрывы разделов. Для просмотра и изменения параметров колонок следует включить вид Разметка страницы.

Преобразуйте текст одного из разделов документа Реферат.doc в двухколенчатый с колонками одинаковой ширины по 7,5 см.

Выполнение

1. Выберите ширину интервала между колонками 1 см (обычно не более

15% ширины колонки) и определите суммарный размер боковых полей 21 см — 2*7,5см — 1см = 5см, который можно представить в виде составляющих:

        3см — левое поле,

        2см — правое поле.

1. Откройте Реферат.doc и установите место вставки в выбранном разделе документа.
2. Для форматирования полей раздела выполните команду Файл | Параметры страницы | Поля и установите

                Левое — 3см,

                Правое — 2см,

                Применить — К текущему разделу.

1. Нажмите ОК.
2. Для создания колонок воспользуйтесь одним из вариантов:

Вариант I. Выполните команду Формат | Колонки.

1. в окне Колонки выберите установки:

                Тип — две,

                Число колонок — 2,

                Промежуток— 1см,

Установить флажок Колонки одинаковой ширины,

Применить — К текущему разделу.

1. нажмите ОК.

Вариант 2. Нажмите кнопку Колонки.

1. в открывшейся палитре протащите указатель мыши, чтобы выделить две колонки;
2. проверьте шкалу линейки, которая должна быть градуирована в см. Для смены единиц измерения выполните Сервис | Параметры | Общие, где можно выбрать единицы измерения в одноименном списке. Переместите указатель мыши на граничную область линейки между интервалом и текстом одной из колонок, чтобы указатель принял форму двусторонней стрелки. Удерживая клавишу Alt и нажав кнопку мыши, измените размер интервала до 1 см;
3. переместите указатель мыши на среднюю зону интервала, чтобы указатель принял форму двусторонней стрелки (команда Переместить столбец). Удерживая клавишу Alt и нажав кнопку мыши, передвиньте интервал влево или вправо, чтобы выровнять колонки по ширине 7,5 см.

Задание 6. Колонтитулы. Размещение колонтитулов.

Колонтитулами называют заголовочные области в верхнем и нижнем полях, повторяющиеся на четных и/или нечетных страницах. Они могут содержать название темы, главы, номер страницы, графику, дату печати и прочую информацию, характерную для раздела или всего документа. Колонтитулы, как и поля страниц, для разных разделов могут отличаться.

При добавлении колонтитулов командой Вид | Колонтитулы Word переходит в вид Разметка страницы и показывает на экране штриховой рамкой зону для размещения верхнего или нижнего колонтитула. Одновременно с этим активизируется панель инструментов Колонтитулы, а основной текст документа становится серым, то есть недоступным для изменений.

Чтобы добавить верхний или нижний колонтитул к документу:

1. Выберите команду Вид | Колонтитулы.
2. Введите и отформатируйте верхний колонтитул.
3. Нажмите кнопку Верхний/нижний колонтитул, чтобы перейти к нижнему колонтитулу. Введите и отредактируйте нижний колонтитул.
4. Нажмите кнопку Закрыть и дважды щёлкните по основному тексту документа, чтобы закрыть область колонтитула и перейти к основному тексту документа.

Каждый раздел в документе может иметь свои собственные колонтитулы. Это очень удобно, если каждую главу в документе объявить как отдельный раздел. Можно задать различные колонтитулы для чётных и нечётных страниц. Чтобы изменить колонтитулы в отдельном разделе документа:

1. Поместите точку вставки в том разделе, где нужно изменить колонтитул.
2. Выберите команду Вид | Колонтитулы. Word выделит верхний колонтитул текущего раздела. Нажмите кнопку Верхний/нижний колонтитул, если нужно изменить нижний колонтитул.
3. Чтобы отменить связь колонтитулов, нажмите кнопку Как в предыдущем разделе. При этом исчезнет надпись «Как в предыдущем», которая обычно присутствует на правой верхней границе области колонтитула.
4. Создайте новый колонтитул.
5. Нажмите кнопку Закрыть или дважды щёлкните но основному тексту документа, чтобы закрыть область колонтитулов и перейти к основному тексту документа.

Чтобы заново связать колонтитул с колонтитулом предыдущего раздела:

1. Поместите точку вставки в том разделе, где нужно связать колонтитул с колонтитулом предыдущего раздела.
2. Выберите команду Вид | Колонтитулы. Word выделит верхний колонтитул текущего раздела. Нажмите кнопку Верхний/нижний колонтитул, если нужно изменить нижний колонтитул.
3. Чтобы заново установить связь колонтитулов, нажмите кнопку Как в предыдущем разделе. Word запросит подтверждение на удаление колонтитула. Если ответить утвердительно, то собственный колонтитул текущего раздела будет удалён и колонтитулом текущего раздела станет колонтитул предыдущего. При этом появится надпись «Как в предыдущем», которая обычно присутствует на правой верхней границе области колонтитула.
4. Нажмите кнопку Закрыть или дважды щелкните по основному тексту документа, чтобы закрыть панель колонтитулов и перейти к основному тексту документа.

Чтобы задать разные колонтитулы для чётных и нечётных страниц и первой страницы:

1. Выберите команду Вид | Колонтитулы.
2. Перейдите к колонтитулам того раздела, для которого нужно задать особенный колонтитул для первой страницы или разные колонтитулы для чётных и нечётных страниц.
3. Нажмите кнопку Параметры страницы или выберите команду Файл | Параметры страницы.
4. Раскройте вкладку Макет в диалоговом окне Параметры страницы.
5. Установите флажок Чётных и нечётных страниц в группе Различать колонтитулы. На верхнем крае области колонтитула появится надпись Верхний колонтитул нечётной страницы или Нижний колонтитул нечётной страницы. Для перехода к колонтитулам чётных страниц, нажмите кнопку Перейти к следующему.
6. Нажмите кнопку Закрыть или дважды щелкните по основному тексту, чтобы закрыть область колонтитулов и перейти к основному тексту документа.

По умолчанию колонтитулы размещаются на расстоянии 2,27 см (полдюйма) от края бумага. Чтобы изменить это расстояние:

1. Выберите команду Вид | Колонтитулы.
2. Перейдите к колонтитулам того раздела, для которого нужно задать расстояние колонтитула от края страницы. Перейти к колонтитулам нужного раздела можно с помощью кнопок Перейти к предыдущему и Перейти к следующему на панели инструментов Колонтитулы.
3. Нажмите кнопку Параметры страницы или выберите команду Файл | Параметры страницы.
4. Раскройте вкладку Поля в диалоговом окне Параметры страницы.
5. В группе От края до колонтитула установите значения в полях Верхнего и Нижнего.
6. Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры страницы.
7. Нажмите кнопку закрыть или дважды щелкните по основному тексту документа, чтобы закрыть область колонтитулов и перейти к основному тексту документа.

Для документа Реферат.doc подготовьте для второго раздела нижний колонтитул четных страниц Белгород 2004 и нижний колонтитул нечетных страниц Белгородский Государственный Университет. Отчеркните верхний колонтитул (номер страницы по центру) и нижний колонтитул горизонтальной линией. Отрегулируйте размер колонтитулов по линейке.

Выполнение

1. Откройте Реферат.doc и выполните команду ФАЙЛ | Параметры страницы. Проверьте (измените) следующие установки:

1. на вкладке Макет — различать колонтитулы на четных и нечетных страницах, а также первой страницы;
2. значение Применить — Ко всему документу.

1. Установите место вставки во втором разделе документ. Выполните команду Вид | Колонтитулы. При этом должен появиться верхний колонтитул четной страницы с находящимся по центру номером страницы (страница 2) и панель инструментов Колонтитулы. Проверьте кнопку Как в предыдущем на этой панели. Если кнопка утоплена, то ее следует нажать, чтобы обеспечить разрыв связи между колонтитулами соседних разделов.
2. Введите в поле колонтитула подряд три символа «-» или «=», или «_» и нажмите клавишу Enter. Номер страницы будет подчеркнут соответствующей линией.
3. На панели инструментов Колонтитулы нажать кнопку Верхний/нижний колонтитулы и перейти к оформлению нижнего колонтитула четной страницы:

1. вставьте текст Белгород 2004, центрируйте, оформите шрифт. Перед текстом введите три символа черты и нажмите Enter. Над текстом колонтитула появится черта (см. пункт выше).

1. Перейдите к оформлению колонтитула следующей нечетной страницы с помощью кнопки Переход к следующему:

1. вставьте текст Белгородский Государственный Университет (вставить из автотекста). Перед текстом введите три символа черты и нажмите Enter. Над текстом колонтитула появится черта;
2. проверьте первую страницу. Переместитесь к ней, нажимая кнопку Переход к предыдущему на панели инструментов Колонтитулы. Первая страница не должна иметь колонтитулов. По окончанию оформления колонтитулов нажмите кнопку Закрыть.

1. Перейдите в режим просмотра печатного документа — ФАЙЛ | Предварительный просмотр и просмотрите результаты оформления колонтитулов.
2. Закройте предварительный просмотр и выполните Вид | Разметка страницы. Установите место вставки курсора в нижней или верхней части той страницы, колонтитул которой необходимо изменить. Передвиньте курсор мыши на линейку слева в зону границы колонтитула и текста так, чтобы курсор принял вид двойной стрелки. Отрегулируйте размер колонтитула, удерживая нажатой кнопку мыши. Просмотрите еще раз оформление колонтитулов в предварительном просмотре.

Задание 7. Создание сносок и примечаний.

Для размещения дополнительной информации в документе используют сноски и примечания. В Word различают обычные и концевые сноски. Обычная сноска располагается внизу страницы, а концевая — в конце раздела или документа.

По умолчанию символ сноски является целым числом, соответствующим порядковому номеру вводимой сноски. Для просмотра сноски надо навести на номер сноски мышь, при этом указатель мыши сменит вид на флажок, затем появится текст сноски на желтом поле.

Примечания представляют собой комментарии, привязанные к любому месту документа. Обычно они используются для вопросов и замечаний автору документа.

Для вставки примечания следует:

1. выделить слово или фрагмент текста, к которому нужно сделать примечание;
2. выбрать команду Вставка | Примечание. При этом для выделенного текста вставляется знак примечания и открывается панель Примечания;
3. ввести текст примечания в панели Примечания.

1. Заполните экзаменационную ведомость – VEDOM.DOC:

Экзаменационная ведомость

по дисциплине «_________________________________________________»

Фамилия Имя Отчество                Фамилия Имя Отчество        Опенка

студента                преподавателя

1. Иванов И.И.                Сидоров В.Н.

        отлично

1. Петров П.П.                Сидоров В.Н.

        хорошо^[1]

1. Соколов С.С.                Сидоров В.Н.

        удовл.^[2]

Подпись        Дата        

1. Сделайте обычные сноски для оценок с помощью команды ВСТАВКА | Сноска, выполнив следующую настройку после нажатия кнопки Параметры:

Положение — внизу страницы;

Формат номера — 1, 2, 3 …

Начать с 1;

Нумерацию продолжить

1. Выполните просмотр и редактирование сформированных сносок, изменив их тип и стиль оформления.
2. Вставьте примечания в текст документа с помощью команды ВСТАВКА | Примечание. Предварительно сформировать инициалы рецензента по команде СЕРВИС | Параметры | Пользователь. Осуществить просмотр и редактирование примечаний.

Задание 8. Создание оглавления.

Чтобы создать оглавление в документе, прежде всего, следует отформатировать заголовки документа встроенными стилями «Заголовок 1», «Заголовок 2» и т.д. до «Заголовок 9». В этом случае при сборке оглавления Word автоматически распознает и соберет в оглавление тексты, отформатированные этими стилями. Можно ограничить уровень заголовков, которые должны войти в оглавление.

Постройте оглавление в документе Реферат.doc и расположите его в конце документа. Количество уровней заголовков должно быть равно трем, стиль заголовков должен соответствовать шаблону, для каждого заголовка справа должен стоять номер страницы с заполнителем промежутка в виде множества точек.

Выполнение

Если вы скопировали во второй раздел документа текст из справки Microsoft Word, то заголовки параграфов текста будут иметь стиль Заголовок1. Внутри некоторых параграфов, например, в «Объединение и организация связанных файлов с помощью подшивки Office Binder» присутствуют подпараграфы, имеющие стиль Заголовок 2.

Чтобы построить оглавление из заголовков трех уровней, выполните следующее:

1. Замените стиль Заголовок 2 всех заголовков документа на стиль Заголовок 3. Для этого:

1. выполните Правка | Заменить и установите место вставки в окне Найти;
2. нажмите Формат, выберите Стиль и далее Заголовок 2. Нажмите ОК;
3. установите место вставки в окне Заменить;
4. нажмите Формат, выберите Стиль и далее Заголовок 3. Нажмите ОК;
5. нажмите Заменить все.

1. Аналогичным образом замените стиль Заголовок 1 всех заголовков документа на стиль Заголовок 2.
2. Примените к названиям глав документа стиль Заголовок 1.
3. Проверьте корректность установленной иерархии заголовков. Для этого выполните Вид | Структура и нажмите последовательно кнопки Показать заголовок 1, Показать заголовки 1 и 2, Показать заголовки 1-3.
4. Вернитесь к виду Разметка страницы. Поместите курсор в начало или в конец документа, то есть туда, где должно появиться оглавление.
5. Отключите отображение скрытого текста и кодов полей, с тем, чтобы при создании оглавления документ был разбит на страницы правильным образом.
6. Выберите команду Вставка | Оглавление и указатели.
7. Раскройте вкладку Оглавление.
8. Выделите один из семи форматов оглавления в списке Формат, при этом пример оформления оглавления будет отображаться в окне Образец.
9. Если выделен вариант Из шаблона, то будет доступна кнопка Изменить. Нажмите эту кнопку и настройте стили, используемые для оформления оглавления. Настройка производится в стандартном окне Стиль.
10. Установите флажок Показать номера страниц, чтобы в оглавлении присутствовали номера страниц.
11. В счётчике Уровни установите уровень заголовка. В оглавлении будут присутствовать все заголовки до указанного уровня включительно.
12. Установите флажок Номера страниц по правому краю, чтобы выровнять номера страниц вправо.
13. Если этот флажок установлен, то доступен раскрывающийся список Заполнитель, где выберите символ заполнителя пространства между заголовком и номером страницы в оглавлении. Это могут быть точки, дефисы, сплошная линия или заполнитель может отсутствовать.
14. Нажмите ОК. Word заново разобьёт документ на страницы и соберёт оглавление.

Задание 9. Печать документов.

После установки хотя бы одного драйвера принтера в Windows, при выполнении команды Файл | Печать Word выводит в окне Печать имя принтера в списке Имя. Для установки параметров принтера нажмите кнопку Свойства и установите по необходимости ориентацию страницы, разрешение, размер бумаги и пр. Набор возможных параметров зависит от выбранного принтера. По умолчанию Word предлагает в окне свойств принтера книжную ориентацию страницы и размер бумаги А4, поэтому для документа с отличающими параметрами страницы их необходимо изменить.

1. Подготовьте к печати документ Реферат.doc, содержащий не менее трех страниц формата А4 книжной ориентации. Заполните некоторые свойства, например, название, тему и автора. Вставьте номера страниц, не включая номер на первой странице.
2. Установите первую страницу текущей и распечатайте ее.
3. Распечатайте страницы 2 и 3.
4. Распечатайте нечетные страницы документа.
5. Выделите фрагмент текста и распечатайте его.
6. Распечатайте только сведения о документе.

Выполнение

1. Откройте документ Реферат.doc, затем выполните ФАЙЛ | Параметры страницы | Размер бумаги. Проверьте и по необходимости измените размер бумаги и ориентацию. Нажмите ОК.
2. Выполните ФАЙЛ | Свойства и на вкладке Документ введите название, тему и автора.
3. Проверьте наличие нумерации страниц. Если нумерации нет, то вставьте номера страниц командой Вставка | Номера страниц, сняв флажок Номер на первой странице.
4. Установите курсор на первой титульной странице. Выполните команду ФАЙЛ | Печать. В группе Страницы установите переключатель Текущая и нажмите ОК для запуска печати. Первая страница должна распечататься.
5. Выполните команду ФАЙЛ | Печать. В группе Страницы установите переключатель Номера и введите номера 2,3 (через запятую). Нажмите ОК для запуска печати.
6. Выполните команду ФАЙЛ | Печать. В группе Страницы установите переключатель Все и в списке Вывести на печать выберите Нечетные страницы. Нажмите ОК для запуска печати.
7. Выделите фрагмент текста и выполните команду ФАЙЛ | Печать. В группе Страницы установите переключатель Выделенный фрагмент и нажмите ОК для запуска печати.
8. Выполните команду ФАЙЛ | Печать. В списке Напечатать выберите Сведения. Нажмите ОК для запуска печати.

Контрольные вопросы для самопроверки:

1. Как можно оформить текст в несколько колонок?
2. В каких случаях в документе оформляется новый раздел?
3. В каких случаях в документе должны быть оформлены разделы?
4. Как можно удалить границы разделов?
5. Как можно вставить номера страниц в документ Word?
6. Что такое стиль? Как создать стиль? Как изменить стиль?
7. Как текст оформить в стиле заголовка?
8. Что называется оглавлением документа?
9. Как создать оглавление?
10. Что называется указателем в документе Word?
11. Какие этапы включает в себя создание указателя?
12. Как выполняется идентификация элемента указателя?
13. Что такое колонтитул? Как вставить колонтитул в документ?
14. Как оформить многоколоночный текст?
15.  Как оформить в документе сноски и примечания?
16. Какая команда используется для распечатки документа?
17. Какие установки можно выполнить в диалоговом окне Печать?
18. Как распечатать несколько копий документа?

---

[1] Разместил сноску в конце документа, а не в конце страницы.

[2] Сделал ошибки при оформлении колонтитула и при составлении оглавления отчёта

Появление “окон” Windows произвело настоящую революцию среди пользователей компьютеров. Помню, как сложно было освоить использование мышки. И насколько удобно после Лексикона на DOS стало работать с текстами и таблицами в  офисных приложениях Microsoft. С тех пор вышло много релизов операционной системы. Ключевые редакторы MS Office, Word и Excel, претерпели немало модификаций. С каждым новым выпуском усложнялся функционал, менялся интерфейс. Работа с Microsoft Word в чем-то стала более удобной. С другой стороны, освоить инструментарий текстового редактора становится все сложнее. Например, изменение расширения с .doc на .docx в свое время создало проблему открытия файлов в разных сборках приложения. В статье рассмотрим основные инструменты MS Word, которые помогут сделать работу с текстами в этом приложении более понятной и, главное, удобной.

Смотрите также: Не работает Word в Windows 10 — причины и решение. 

Для того чтобы сразу создать вордовский документ с нуля, достаточно кликнуть правой кнопкой мышки по Рабочему столу или свободному месту в Проводнике. В открывшемся меню выбрать “Создать” и “Документ Microsoft Word”. Вновь созданному пустому файлу можно присвоить свое имя и сразу начать работать в редакторе.

Чтобы сформировать новый документ в самом приложении, в верхнем меню выберете “Файл” — “Создать”. Откроется окно с готовыми шаблонами Word. Подведя указатель мыши к предустановленному варианту, вы увидите подсказку. Кликаете два раза левой кнопкой мыши (ЛКМ) и выберите нужный шаблон нового документа.

В подменю “Файл” доступны операции с существующими документами. Можно сохранить текущий файл в новом месте компьютера, выбрав при этом другие приложения, например .pdf или XML-документ, веб-страницу. Для поиска по ключевым словам добавьте теги. Можно также присвоить общее название похожим файлам, что также помогает при сортировке большого количества документов.

Вкладка “Последние” предоставит выборочный доступ к недавно открытым файлам. Здесь же вы можете поместить интернет-версию документа в папку OneDrive на диске компьютера для последующей синхронизации с облачным хранилищем. Либо сразу выгрузить файл в облако Microsoft через “Добавление места”. Для выполнения этой операции требуется Учетная запись Microsoft

Активировав вкладку “Печать”, вы получите доступ к настройкам печати документа. Данное меню можно быстро вызвать из самого документа при помощи “горячих клавиш” Ctrl+P.

Если необходимо настроить общий доступ к документу в облаке, отправить по электронной почте, опубликовать в блоге либо преобразовать в онлайн-презентацию, воспользуйтесь функционалом “Общий доступ”.

Инструмент “Экспорт” дает возможность преобразовать файл в документ PDF/XPS, изменить тип файла на альтернативный. Данная операция в чем-то аналогична функционалу “Сохранить как” с выбором расширений, но производит более корректную конвертацию из одного приложения в другое.

Вкладка “Параметры” предоставляет доступ к более сложным настройкам, которые могут быть применены во всех документах приложения Word, либо только в существующем. Поэтому менять некоторые из них следует с определенной осторожностью. Здесь вы можете настроить язык по умолчанию, проверку правописания, режим автосохранения и многое другое.

Важный пользовательский функционал, доступный в “Параметрах” — настройка команд и иконок графического интерфейса “Лента”. Добавляйте полезные функции в меню быстрого доступа и удаляйте ненужные, чтобы ускорить и упростить работу с документами в MS Word.

Создание собственного шаблона документа

Предположим, у вас есть фирменный бланк, либо запланирована массовая рассылка стандартного письма. Чтобы каждый раз не копировать документ, достаточно создать собственный Шаблон. 

1. >Создайте документ-шаблон для дальнейшего использования в виде исходника.
2. Войдите в меню “Файл”, выберете “Сохранить как” или “Экспорт”. Затем кликнете два раза ЛКМ по кнопке “Шаблон (*dotx)”, либо выберете тип файла с таким же расширением. Сохраните документ в удобном месте.

Теперь каждый раз при открытии файла *dotx у вас будет стандартный шаблон под названием “Документ” с порядковым номером 1 / 2 / 3 и т.д., в который можно вносить необходимые изменения. Далее документ сохраняете под новым названием уже с обычным префиксом *docx.

Набор текста, форматирование и редактирование

Печатание текста в редакторе не вызывает сложностей. Прежде всего для удобства работы выбираем масштаб отображения страниц. Для этого в правом нижнем углу экрана передвигаем ползунок между знаками “-” и “+”.

Изначально параметры текста, размер и стиль шрифта устанавливаются разработчиком. Пользователь легко может изменить их несколькими способами — через верхнее меню, либо с помощью правой кнопки мыши при работе с выделенными фрагментами текста. Создание своего шаблона документа сохранит личные настройки. В Windows 10 меню настроек форматирования появляется автоматически при выделении текста.

Здесь выбираем варианты начертания и стиля текста:

• доступный шрифт из списка;
• верхний либо нижний регистр;
• начертание курсивом, полужирным, зачеркнутый или подчеркнутый текст;
• дополнительные эффекты.

Вкладка “Дополнительные” расширяет возможности работы со шрифтами. Чтобы откатить изменения к начальным, достаточно нажать кнопку “По умолчанию” либо “Очистить все форматирование”. 

В верхнем меню есть кнопка “Формат по образцу”, которая позволяет быстро переносить стили текста внутри документа и между разными файлами:

• поставьте курсор в то место документа, стиль текста которого вы хотите скопировать;
• нажмите кнопку с кистью;
• выделите фрагмент текста, к которому хотите применить копируемый формат.

Например, я хочу в данном документе применить стиль Заголовка первого уровня к Заголовку 2. Для этого я ставлю курсор на “Основы работы с Microsoft Word”, нажимаю на “кисточку” в верхнем меню, она становится активной, далее выделяю предложение “Создание и работа с файлами Ворд”. Все настройки форматирования первого фрагмента текста автоматически применяются ко второму.

Параметры страницы и форматирование абзацев

Выполняем предварительные настройки параметров станицы:

1. В основном Меню открываем вкладку “Вид” и устанавливаем режим “Разметка страницы”. Ставим галочку в окошко напротив надписи “Линейка”.

1. Щелкаем два раза ЛКМ по левому или верхнему полю страницы с цифрами (“Линейка”). В открывшемся меню настраиваем базовые параметры страницы:

• книжная или альбомная;
• размер полей, переплет; 
• режим отображения страниц;
• размер и источник бумаги.

Настройки могут быть применены ко всему документу, либо к выбранному фрагменту. Во втором случае выделенный текст отобразится на отдельной странице. 

Настроить размер полей можно при помощи мышки. Для этого поймайте на боковой или верхней “Линейке” край поля и передвиньте его на нужное расстояние.

Настройка абзацев

В Ворд можно создать индивидуальные настройки для разных абзацев, либо поменять отступы для всего документа: 

• выделите отдельный фрагмент;
• на “Линейке” при помощи мышки перемещайте указатели правого и левого отступа;
• так же меняйте “Отступ первой строки” для создания “красной строки”;
• в верхнем Меню откройте вкладку “Макет” и настройте отступы;
• откройте меню “Абзац”, установите нужные параметры.

Чтобы изменить “Отступ первой строки” и “Выступ” для всего текста в файле, выделите его при помощи клавиш Ctrl+A. Быстро применить настройки одного абзаца к другому можно при помощи уже знакомой кнопки “Формат по образцу”.

Также быстро изменить отступ на фиксированный интервал можно кнопками Основного меню “Уменьшить отступ” и “Увеличить отступ”.

Выравнивание текста

В редакторе Word существует четыре варианта горизонтального выравнивания всего текста, либо отдельных абзацев: по левому и правому краю, по центру и ширине. Для этого используйте кнопки Верхнего меню или окно “Абзац”.

Регулирование межстрочного интервала

Выделите весь текст или фрагмент. Воспользуйтесь кнопкой Интерфейсного меню или расширенными настройками в окне “Абзац”, выбрав вариант преднастроек или пользовательский.

Использование инструмента “Вставка”

Для работы с объектами, не относящимися к текстовому контенту, в редакторе Microsoft Word присутствует функционал вставки. Получите к нему доступ, открыв соответствующую вкладку в Интерфейсном меню.

Здесь доступно создание и импорт различных объектов. Рассмотрим некоторые из них подробнее.

1.  “Титульная страница” предоставит доступ к набору шаблонов-обложек для быстрого создания заглавных страниц с предустановленными полями и готовым оформлением.

1. “Пустая страница” создает новый чистый лист в месте нахождения курсора.
2. Для разделения на страницы в произвольном месте документа используйте “Разрыв страницы”.
3. Для графического оформления данных предусмотрена вставка “Диаграммы”. Одновременно с выбором типа откроется окно приложения Excel для внесения данных и меню “Конструктора Диаграмм”.

В меню “Вставка” предусмотрено большое количество вставки сторонних объектов и интеграции с внешними приложениями, импорт из интернета и с локального компьютера. По сути, его функционал требует написания отдельной методички. Остановимся на трех наиболее популярных и востребованных объектах, используемых в Microsoft Word.

Читайте также: Как в MS Word сделать картинки одного размера. 

Таблица

Чтобы добавить таблицу, разверните соответствующее подменю и выберите количество строк и колонок. Произойдет автоматический переход в меню “Конструктор” с расширенными возможностями настройки таблицы.

Несколько полезных советов, как упростить работу с таблицами в Ворд.

1. Чтобы выделить всю таблицу, кликните ЛКМ по квадратику со стрелками рядом с левым верхним углом таблицы.

1. Для быстрого перехода в следующую ячейку воспользуйтесь клавишей Tab.
2. Чтобы создать новую строку внизу таблицы, установите курсор в последнюю ячейку и нажмите Tab.
3. Для произвольного добавления разделительных линий воспользуйтесь инструментом “Нарисовать таблицу”.

1. Инструмент “Таблица Excel” в меню “Вставка” — “Таблица” дает возможность создать внутри документа внедренный объект таблицы Excel с возможностью использования функционала соответствующего приложения.

1. Для дополнительной работы с таблицей удобнее всего использовать всплывающее меню, которые вызывается правой кнопкой мыши.
2. Чтобы выделить отдельные ячейки с текстом, разные строки, используйте мышку, одновременно удерживая Ctrl.

Фигуры

Еще один популярный инструмент создания и редактирования встроенных объектов в Ворд, используемый в качестве дополнительного оформления документа.

1. Откройте “Фигуры” в меню “Вставки”. В коллекции выберите подходящий объект.

1. Внедрите фигуру и в открывшемся подменю “Формат” отредактируйте параметры объекта. Добавьте дополнительные фигуры, взяв их из готовых шаблонов.

1. Дополнительное меню редактирования объекта вызывается правой кнопкой мышки.

Работать с фигурами достаточно просто. Они легко меняют размер, перемещаются по страницам. Их можно совмещать с текстом, поворачивать, менять цветовую палитру и линии.

Колонтитулы

Бывает, что в документах необходимо создать статичный контент, повторяющийся на всех страницах. Это могут быть реквизиты, логотип, иная информация или объект. Для этого воспользуйтесь инструментом создания и редактирования колонтитулов.

1. Войдите в меню “Конструктор” и выберите нижний или верхний колонтитул, либо номер страницы. Доступны варианты форматирования колонтитулов.

1. Заполните соответствующее поле колонтитула текстом, вставьте рисунок, либо задействуйте нумерацию страниц. Теперь контент будет автоматически отображаться на всех страницах документа.

Для быстрого входа в колонтитул достаточно два раза щелкнуть мышкой внизу страницы. Редактирование в колонтитулах выполняется так же, как и в обычном тексте Ворд.

Создание оглавления

Для быстрой навигации по многостраничному документу используйте “Содержание”. Прежде всего в документе необходимо создать заголовки различного уровня. С этой целью проще всего воспользоваться выбором стилей в Верхнем меню интерфейса.

1. Установите курсор на главный Заголовок документа, либо выделите его. В меню “Стили” активируйте вкладку “Заголовок” или “Заголовок 1”.

1. Далее в иерархическом порядке создайте стили форматирования для тайтлов следующего уровня: “Заголовок 2”, “Заголовок 3” и т.д.

1. Установите курсор в место документа, где будет находиться навигационный список. Откройте вкладку “Ссылки” и выберите “Оглавление”, определившись с вариантом компоновки Содержания. Список заголовков будет сформирован автоматически. Для перехода к нужному разделу удерживайте клавишу Ctrl и щелкните мышкой по ссылке.

Использование макросов

Инструментарий макросов в Microsoft Word используется для упрощения работы с индивидуальными настройками часто повторяющихся действий. Это функционал внутреннего программирования логики решения задач, которая не предусмотрена в стандартном наборе управления приложением. Для создания алгоритма используется вкладка “Макросы” в контекстном меню “Вид”.

Заключение

Возможности текстового редактора Microsoft Word очень обширны, описать их все в одной статье невозможно. К тому же, применение функционала программы зависит от задач конкретного пользователя при работе с текстами. Я привел примеры использования некоторых инструментов приложения, которые помогают упростить и ускорить работу в редакторе. Часть из них доступна начинающим юзерам, другие инструменты требуют более глубокого погружения в свойства программы. Главное, экспериментируя с Ворд, не забывайте создавать бэкапы важных документов. Настройте автоархивирование или почаще пользуйтесь “волшебной дискеткой” в левом верхнем углу графического интерфейса. 

Post Views: 305