If your organization is looking for more structure — whether it is a startup or an established company — it can only strengthen its position by refining strategy. With so many different management techniques and methodologies, deciding where to start can be overwhelming. However, the balanced scorecard is one management tool that provides a cohesive and focused strategy. And with so many companies worldwide already using the balanced scorecard, there is plenty of expertise available to help you get started.
This guide wraps up our series on the balanced scorecard by explaining what the balanced scorecard is and why you should design one. We offer a brief history of this strategy as well as some examples of companies, both large and small, who utilize it. Next, we jump into the five key steps for developing your own scorecard. Then, we provide you with a useful lists of don’ts. Finally, we offer common metrics, samples of scorecards for different industries, and templates for you to develop your own scorecards.
Strategy Map Template — Excel
Download Strategy Map Template — Excel
The strategy map is a location where you can lay out all of your objectives and organize them in a cause-and-effect relationship. You can edit the template with different colors, titles, and text to make it unique to your business.
Key Performance Indicators Dashboard Template — Excel
Download Key Performance Indicators Dashboard Template — Excel
This template gives you a unique document where you can place all of your KPIs.The template comes with all four of the perspectives, but you can edit them to reflect your needs. There is also space for your company logo and space to indicate how important the KPI is as well as how your company is doing regarding that KPI.
The Basic Balanced Scorecard Template — Word
Download Basic Balanced Scorecard Template
WORD | Smartsheet
This template is suitable for businesses that need a basic template to get started with the balanced scorecard concept. You can modify fonts and colors and add a logo to create your custom look. There is also room for your budget information.
The Basic Balanced Scorecard Template — Excel
Download Basic Balanced Scorecard Template
Excel | Smartsheet
This balanced scorecard template offers a professional, easy-to-read layout in Microsoft Excel (you can hover over each cell for instructions). Enter your objectives, KPIs, targets, and initiatives in each of the four perspectives. There is also room to add budget information for your projects.
The Basic Balanced Scorecard Template — PowerPoint
Download Basic Balanced Scorecard Template
PowerPoint | Smartsheet
This template is suitable for scorecard presentations, which is helpful because many executive-level meetings require presentations in PowerPoint. You can add creative graphics for instructions, logos, and images, and crop, rotate, or use your scorecard as a graphic in itself. The scorecard is fillable, but you can easily turn it into a picture for your presentation needs.
Restaurant Balanced Scorecard Example — Excel
Download Restaurant Balanced Scorecard Example — Excel
This is an example of what a restaurant’s balanced scorecard might look like. The scorecard contains all four perspectives, including objectives, KPIs, targets, and initiatives. The scorecard also includes the reporting frequency, along with a budget for the proposed projects.
Different Examples of Balanced Scorecards
Download Different Examples of Balanced Scorecards — PowerPoint
What makes the balanced scorecard so successful is its adaptability: you can use it with a wide variety of programs, formats, and templates. Below are two different examples of what your BSC might look like. The first BSC incorporates a strategy map in the left portion, which outlines the main and lower-level objectives. This BSC also lists the objectives as well as the measures, targets, and initiatives in the traditional BSC format, and leaves room for budget calculations. The second BSC is a simple chart that does not incorporate any fancy graphics or cells.
Balanced Scorecard for Healthcare Example — Excel
Download Balanced Scorecard for Healthcare Example — Excel
This is an example of a balanced scorecard for a hospital. Balanced scorecards for public and government organizations start with the organization’s mission and vision and then proceed first through the customer perspective. In this case, the customer perspective is the hospital’s stakeholders. This group may include not only the patients but also the health board, staff, and investors. Starting from the customer perspective will give you the transparency that a public agent requires, and enable you to prioritize responsibly.
Balanced Scorecard for Information Technology Example
Download Balanced Scorecard for Information Technology Example
Excel | PDF
This is an example of a balanced scorecard for an information technology department. As you can see, the financial perspective drives this scorecard, which keeps costs in line with the company’s needs. A department like this would not be concerned with external income, but it would have to keep within its allotted company budget and serve the staff accordingly.
What Is the Balanced Scorecard, and What Is Balanced Scorecard Software?
The balanced scorecard (BSC) is a management system and structured report that aligns your company’s strategy with your tactical activities. Developed uniquely for your company, this holistic system enables you to maintain focus and move in a cohesive, consistent direction. The balanced scorecard includes your overarching objectives, measures (key performance indicators or KPIs), targets for your KPIs, and the initiatives that can help you reach those targets. These four elements align with your private or public company’s mission, vision, and values, and you develop each of these four elements in four different perspectives: financial, customer, internal business processes, and learning and growth. These perspectives, taken together, give your scorecard the “balanced” approach.
- Financial Perspective: This perspective indicates whether your strategy improves your company’s bottom line and how that strategy is implemented and executed. For-profit companies design the financial perspective first, while nonprofit companies design the financial perspective last.
- Customer Perspective: This perspective is all about the value proposition that you give to your customers. From this, you can target the market segment that you want to address and maximize your strategies. In nonprofit, design your customer perspective first — it will drive the rest of the scorecard.
- Internal Business Processes Perspective: This perspective ensures the stability and sound operation of your business. In this way, you can guarantee that your products and services meet your customer’s expectations.
- Learning and Growth Perspective: This perspective consists of training and improvement for your workforce. It ensures that your employees have the skills and development to keep pace and exceed the competition.
Part of the benefit of having a scorecard is that you will design it yourself. You and your team design and implement the BSC so that it meets your unique business needs. Essentially, you are flushing out your business goals to determine the best and most realistic course to achieve them. You may then cascade those goals down through the structure of your business to maintain alignment. When using this management system, you should also perform a strategic mapping of your objectives. A strategy map gives your objectives cause-and-effect directionality. For more information on the balanced scorecard concept, see this BSC 101 guide.
You use BSC software to manage your documents and updates. You can work with templates, pre-implemented performance management software modules, or standalone BSC tracking and development programs. Ideally, you should choose a software system that you can update easily and regularly and that your BSC users have access to. For more information on BSC software, see this BSC software guide.
Why Design a Balanced Scorecard?
All companies begin with a vision. Whether that vision is captured informally or formally, in order to get the company off the ground, you must design a strategy. Once the strategy is designed, you may think planning is complete and, therefore, dive directly into running your business. However, what’s missing from this scenario is a framework for achieving that strategic plan — something that takes your high-level objectives and turns them into a reality that does not overlook any stakeholders. This is what the balanced scorecard does. Further, it is an exercise in getting everyone in your company on the exact same page. Other benefits of the balanced scorecard include:
- Getting the full picture of your organization’s health
- Acquiring feedback to continuously improve your processes
- Tracking the right metrics over time
- Enabling you to cascade your strategy down through your entire company
Five Steps to Develop a Balanced Scorecard
The development of your company’s BSC does not happen magically or in a vacuum. For all four perspectives, you should follow a series of loose steps. Also, consider using a template to ask your initial questions. Using a template will help center your group’s thinking and get you to ask the right questions of the right people. Here are the five steps to develop a BSC:
- Develop Your Company Vision: Vision statements provide clarification for the future of your company, and should be inspirational. For example, IKEA’s vision is “to create a better everyday life for the many people.”
- Determine Your Strategic Objectives: These are the goals most important to your business’ current and future wellness. Many professionals use a strengths, weaknesses, opportunities, and threats (SWOT) analysis to determine these priorities.
- Analyze What Factors Will Bring Success: These are the critical success factors (CSF) for your company or the critical areas in which high performance is crucial for the success of your company.
- Choose Your Key Performance Indicators (KPIs): These are the indicators that align performance with strategic objectives. They should be defined in simple, concrete language that makes your strategic objectives accessible, and should also be linked to your budget. With enough time and honing, these measures will become obvious.
- Set Your Targets, Plans, and Initiatives: These are the areas of your BSC where your follow-up occurs. Your targets should take into account your KPIs’ baseline and aims.
The steps above will yield your overarching company BSC. Once you have completed this highest level, however, you need to cascade it down through all of your business units. Do this by having each unit develop their own BSC based on the high-level one. Then, link the BSCs together in your software.
Also, remember that these documents are not static. You must update them regularly. If you build your BSCs so that users are comfortable using them, they will make changes as they address the lower-level elements, such as the month-to-month or quarter-to-quarter measures and targets. Moreover, you should schedule a periodic review of your BSC to determine how it relates to your organizational processes. For example, if you update your budget annually, it is appropriate to conduct an annual review of your BSC that addresses your budgeting processes. Finally, once you’ve completed your BSC, be sure to perform a formal review session about 18 months later to determine if your design is appropriate. By that point, you should have had enough meetings and updates to make clear what changes are necessary. Although many organizations use a five-year strategic plan, you’ll want to update your BSC more frequently to remain current and flexible as variables change.
A Brief History of the Balanced Scorecard
In 1992, Dr. Robert Kaplan and Dr. David Norton introduced the balanced scorecard concept in an article in the Harvard Business Review. The authors discussed measuring performance across more perspectives than merely the financial one and presented a solution that includes human issues. In succeeding generations of the BSC, organizational theorists removed the strategy’s early flaws and added a strategy map. In addition, they expanded the concept to include government and nonprofits. Kaplan and Norton published several books and papers, most notably their first book The Balanced Scorecard: Translating Strategy into Action. Over the years, other theorists have expanded on the BSC a bit, but the design that professionals use today remains essentially the same as the third generation developed in the late 1990s. By 2004, almost 60 percent of businesses worldwide had implemented the BSC. Kaplan and Norton continue to write and publish materials on the BSC, mostly about its uses.
As of a 2014 survey, the BSC still ranks as one of the top 10 management tools used globally. Interestingly, commercial examples of current, actual BSCs are difficult to find. This is mainly due to the fact that most of the information that appears on the BSC is proprietary, detailing strategies of competitive organizations. However, while many available case studies do not reveal the contents of competing organization’s scorecards, they do detail the process they used to develop the BSC. It is markedly easier to find BSCs for nonprofits, as many are required to share with the public how they spend their funds. Balancedscorecard.org also keeps a running list of commercial and nonprofit adopters of the BSC. Some of the companies that use the BSC management system include:
Apple, Inc.
Exxon Mobil Corporation
Ford Motor Company
General Electric Company
Honeywell
IBM
Pfizer Inc.
Thomson Reuters
University of California
University of Denver
National Marrow Donor Program
Wells Fargo Bank
The Balanced Scorecard: What Not to Do
In this guide and in companion articles, we discuss the theory of BSC in depth, and also tell you why and how you should build a BSC. However, there are some practices to avoid when developing and implementing your balanced scorecard. Do not:
- Do Not Use the Older BSC Generations as Your Model: The older models may give you an option you are looking for, but they do not explain your strategy and do not include the strategy map.
- Do Not Develop Your Scorecard in a Bubble: Without linking your scorecard to live data, it can run the risk of being out of date. Your scorecard should be a living document that is accessible to all who use it.
- Do Not Neglect to Show the Relationship between Your Business Goals: You should develop your perspectives from the top down, from the financial to the learning and growth perspectives (in a for-profit scenario). This shows the contributory effect between the goals.
- Do Not Focus on Irrelevant KPIs: Your metrics should not only be capable of showing progress, but should also focus on the specific objectives of your BSC (you can apply lower-level KPIs to lower-level BSCs in your business). You should also choose metrics that help you manage a solution, not just report a problem.
- Do Not Use Templates That Are Not Actually Templates: There are so many diagrams online depicting the BSC. However, many of these merely describe the concept and are not actual templates. Some are old versions of the BSC, and some are simply amended versions that don’t look at all four perspectives. Get a BSC template from a reputable source. The template should contain all four perspectives and all four elements from each perspective. This true scorecard will tell your story.
- Do Not Use One Format as a One-Size-Fits-All: There are multiple formats available, even among software meant specifically for BSCs. Some modules and templates cater to presentation, and some cater to design and updates. Your company may need multiple versions.
- Do Not Mistake Metric-Only Dashboards for a Balanced Scorecard: Your measures are a vital part of your BSC, but they’re not the entire BSC. Be sure to seek out options that fulfill all of a balanced scorecard’s requirements. (Some templates even include benchmarking with their KPIs.)
- Do Not Take a Paint-by-Numbers Approach: The BSC has been so successful since the 1990s precisely because the concept stresses developing your own strategy and elements. Each business should have a unique, constantly evolving BSC.
Examples of Key Performance Indicators
In each field, there are standard KPIs that you can choose from to give you a sense of the health of your company. Although the KPIs for your company should be based on how your specific business operates, there are some that are more prevalent in certain industries. The customer indicators you’ll find below are an example of those that you’d find in any business, while the internal processes indicators are usually highly specialized. (The ones listed below are examples. Most likely, you do not have these in your business but can get an idea of what they would entail.) Finally, the education KPIs you’ll see below are examples that are only relevant in the higher-learning industry. These can tell you where your school stands with respect to academics, finances, curriculum, faculty, facilities, technology, transportation, and housing. Here are the customer indicators:
- Overall Satisfaction: This is the level of satisfaction as reported by your customers. You can perform surveys of your customers to learn this information.
- Satisfaction Improvement: This indicator measures the change in customer satisfaction. You should be looking out for improvement or stasis.
- Customer Retention: This is the rate of customers who stay with your business over time.
- Net Promoter Score: This is the rate of customers who recommend your business to others.
- Conversion Rate: This is the rate of purchase by customers after they have interaction with your company.
- Compared to Competitors: This is the rate of customers who choose your company over your competitors.
- Average Resolution Time: This is how quickly your customer service team resolves issues.
- Active Issues: These are the issues that you have not resolved.
- Resolved Issues: How quickly your customer service team resolves your customers’ issues is an indication of the quality of your customer service operation.
- Employee Productivity: This is a measure of your employees’ effectiveness. You can measure job effectiveness in many different ways, but employee productivity is a major factor affecting your customers’ satisfaction.
- Employee Retention/Employee Turnover: The happier your employees are, the longer they stay with your company. The longer they stay with your company, the more empowered and capable they feel in their positions, so they will provide higher-quality service.
- Brand Attributes: You need to understand how your customers perceive your company. You should have a unique brand that customers can describe.
- Complaint Escalation Rate: This rate ties together your number of complaints and resolved issues. You should track complaints that escalate.
- Cash Flow: Cash flow can indicate how well your business is doing with regard to customer service, referrals, and brand image.
- External Industry Benchmarks: This should tell you how you stack up against your competition. Even the best companies do not get it right all of the time. Checking external benchmarking survey data is appropriate. Examples of internal processes indicators include:
- Cost measures for storage
- Rate of on-time delivery
- Order fulfilment time
- Rates of capacity utilization
- Yield measurements
- Percentage of project cost variance
- Percentage of billable hours
- Supplier relationship measures
- First contact resolved
- Percentage of process waste
- Percentage of rework
- Cost to serve measures
- Risk measures
- Efficiency of information systems
- Expenses per employee
- Average decision-making time
- Supplier frequency
- Ratio of timely completed orders
The following are examples of education indicators:
- Graduation Rate: How many students completed schooling or finished their course of study.
- Research Grants: This is the percentage of grants received over the amount of grants applied for.
- Student Attendance Rate: This is the number of students who have achieved a certain percentage of attendance per semester or year.
- Grant Money: This is the amount of money you’ve raised for your institution.
- Cost per Student: This is the amount of money it takes to educate each student in the school.
- Number of Annual Faculty Training Sessions: This KPI indicates how up to date your faculty is with teaching methods and industry standards.
- Proficiency Rates for Each Subject: This rate tells you how well your curriculum is doing.
Make Better Business Decisions, Faster with Smartsheet Dashboards
Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.
Когда компания намерена создать и автоматизировать ССП, она выбирает старый добрый Excel или специализированное программное обеспечение. Электронные таблицы (MS Excel или Google Sheets) не требуют длительного обучения и установлены на большинстве компьютеров. С другой стороны, профессиональное ПО для системы показателей предлагает некоторые привлекательные функции, однако оно требует дополнительных затрат.
Содержание статьи:
- Excel vs. специализированное ПО: преимущества Excel, риски, преимущества специализированного ПО
- Мнения: что говорят эксперты; что говорят пользователи
- Практика: видеоуроки о создании ССП в Excel; приемы для BSC Designer
- Переход от таблицы Excel: о чем необходимо знать до того, как перейти от системы показателей в Excel к специализированному ПО
Цель статьи – анализ преимуществ Excel и специализированного ПО. Если у вас есть дополнительные мысли, которые могут помочь бизнесменам разобраться с этой дилеммой, поделитесь ими в комментариях.
Электронная таблица (например, MS Excel) является прекрасным инструментом бизнеса. Она установлена на большинстве компьютеров и также доступна в облачном формате. Электронные таблицы имеют определенные преимущества и зоны применения в области создания ССП/dashboard-ов/KPI.
1. Дополнительные вложения не требуются
Если вы не обладаете бюджетом на новое ПО, Excel станет прекрасным инструментом автоматизации. За короткое время вы можете создать базовую ССП со всей информацией, необходимой для KPI (целевые значения, инициативы, бизнес контекст). При помощи некоторых приёмов базовая ССП может быть создана в Excel ещё быстрее.
2. ССП на одного пользователя
Если человек обладает черным поясом по Excel, или он станет единственным пользователем системы, ему также подойдет Excel. Использование формул, вкладок и перекрестных ссылок поможет представить и проанализировать все возможные данные о расчеты.
3. Создание прототипа
Не существует систем измерения производительности или управленческих решений, подходящих всем. Перед тем, как инвестировать в новое ПО, рекомендуется попробовать различные подходы, чтобы понять, который из них подойдёт вашей организации. Электронная таблица прекрасно подходит для подобных экспериментов. Позднее прототип ССП может быть перенесен в специализированное ПО, что доказывается примерами наших пользователей.
Риски создания ССП в Excel, и как их избежать
Теперь рассмотрим типичные риски использования электронной таблицы для создания ССП. О некоторых из них говорили наши клиенты.
1. Риск создания ССП в стиле спагетти
Если любое специализированное ПО строит ССП по определённым правилам, электронная таблица дает нам полную свободу. В некоторых случаях результатом этой свободы становится система показателей в стиле спагетти со множеством перекрестных ссылок между сотнями показателей и множеством вкладок. Возможно, такая ССП будет эффективна какое-то время, но следующее же обновление превратится в кошмар. Если вы решите использовать электронную таблицу, сделайте структуру KPI максимально простой.
2. Сложность управления историческими данными
Как меняется показатель удержание клиентов? Почему в июне подскочили продажи? Растём ли мы быстрее рынка? Анализ тенденций является важным инструментом понимания бизнеса. Проблема заключается в том, что электронные таблицы не предназначены для хранения исторических данных.
Разумеется, существуют определённые приёмы: клонирование столбца перед вводом новых данных, сохранение исторических данных на отдельной вкладке или в отдельной таблице. Они работают в небольшом масштабе, однако при увеличении ССП таблица превратится в гигантского монстра, затрудняющего анализ. Заранее подумайте о том, как будут храниться исторические данные.
3. Замороженная стратегическая карта
Хорошая ССП включает стратегическую карту, объясняющую контекст показателей. Создавая ССП в Excel, вы можете использовать встроенные функции рисунка или создать стратегическую карту в программном обеспечении для презентаций, например, в Power Point.
В этом случае карта может выглядеть очень профессионально, однако любое изменение деталей будет проблематичным. Поэтому привлекательные стратегические карты, как правило, служат исключительно для ежегодного обзора отчета для акционеров. Один из способов использования Excel — замена визуальной карты на таблицу данных или текстовую карту, менее привлекательную, зато редактируемую.
4. Трудоемкая нормализация и определение веса KPI
В большинстве случаев значения показателей помещены на разные шкалы, поэтому для проведения дальнейшего анализа необходима нормализация. К примеру, «время ответа на сообщения» измеряется в часах. Если показатель необходимо сравнить с «уровнем удовлетворённости», измеряемым в %, то его будет необходимо нормализовать, например, представив значение на шкале 1 и соответственно рассчитав производительность.
Через несколько недель после внедрения конечные пользователи, вероятно, изменят требования. Типичными требованиями являются:
- Шкала измерения показателей меняется с течением времени
- Требования, связанные со случаями, когда меньшее значение означает большую производительность
- Показатели с разным весом по-разному влияют на производительность
Используемая для расчетов математика не является сложной, однако вычисления требуют времени. При этом задача может выполняться автоматически.
5. Необходимость согласования рабочего процесса
Большинство бизнесменов знакомы с Excel, поэтому обучение их базовым операциям не требуется. Однако Excel не является специализированным ПО для автоматизации ССП, поэтому программа не предлагает определенного процесса создания ССП и ввода данных. Организации должны определить и согласовать процесс поддержки ССП: ввод новых KPI, обновление и валидация данных, изменение стратегической карты, создание отчетов о производительности и т.д.
Как показывает анализ истории ПО, специализированные инструменты становятся всё более популярными.
Преимущества специализированного ПО
Специализированное ПО позволяет пользователям автоматизировать различные аспекты ССП. На первичном этапе любой инструмент предложит основу построения ССП, описания KPI и ввода данных.
1. Многоуровневые KPI
Представьте, что вам необходимо измерить показатель «Удовлетворенность клиентов, %», коррелирующий с «Временем ответа» и «Качеством ответа», которые также должны быть детализированы. Создание подобной многоуровневой структуры возможно в Excel, однако её поддержание представляется проблематичным. Специализированное ПО может легко автоматизировать многоуровневые ССП.
2. Стратегическая карта с причинно-следственными связями
В отличие от ПО для презентаций, большинство средств автоматизации ССП могут создавать стратегическую карту в реальном времени (на ней отображаются текущие данные о производительности). Инструмент предложит несколько привлекательных шаблонов, поэтому даже новички смогут создавать профессиональные карты с нуля.
Если вам не требуется стратегическая карта, вы, вероятно ищете ПО для автоматизации KPI, но не для создания ССП.
3. Командная работа и управление доступом
Для обеспечения работы команды программное обеспечение для автоматизации ССП позволяет поддерживать данные в облаке, назначать права доступа к системе показателей и индикаторам, а также отправлять уведомления членам команды.
Это можно сделать и в Excel, например, разместив таблицу в облаке или переслав сообщения с вложенными файлами. Однако выполнение подобной работы займет время.
Одно из ограничений возможного применения таблиц Excel – это обработка исторических данных. Любой сотрудник, имеющий право редактировать документ, может не только ввести новую информацию, но и изменить исторические данные. В связи с этим менеджер не может быть уверен в том, что хранимая в таблице информация не подверглась манипуляции. Электронные таблицы не предназначены для автоматизации систем показателей.
В специализированном ПО, подобном BSC Designer, вы можете ограничить права пользователей изменять исторические или будущие данные. Кроме того, вы решаете, какие данные считаются историческими. Например, вы можете разрешить редактирование данных не старше 30 дней и модификацию значений на ближайшее будущее, например, на 3 дня от текущей даты.
4. Обновление системы показателей
Специализированные ПО упростят актуализацию данных и помогут автоматизировать ввод данных путем получения необходимой информации непосредственно из базы данных.
5. Каскадирование/согласование
ССП используют не только топ-менеджеры. Важные бизнес-цели должны быть согласованы с целями других подразделений, которые должны быть активно вовлечены в процесс (существует несколько способов сделать это). Специализированное ПО предложит пользователям инструменты для каскадирования.
Ознакомьтесь с бесплатными примерами систем KPI, стратегических карт и рабочих панелей, созданных в BSC Designer.
Что говорят эксперты
Мы поговорили с людьми, использующими ССП и спросили их мнение о специализированных средствах автоматизации. Ниже приведены их цитаты:
Из интервью с Джеймсом Крилманом:
Начните с офисных инструментов. Примерно через год переходите на специализированное ПО. Автоматизация позволяет компании извлечь максимальную пользу из системы показателей: отслеживать прогресс, составлять отчеты, обмениваться передовым опытом и т. д.
Из интервью с Жероном Де Фландером:
Я советую либо выбрать стандартное программное решение и изменить процесс, либо отложить автоматизацию до того момента, когда вы будете полностью удовлетворены основным процессом.
Из интервью с Игнасио Кастилло:
Могу гордо заявить: мы работаем только в BSC Designer, эту программу мы внедряем в компаниях клиентов, а они предпочитают облачную версию.
Из интервью с Деном Монтгомери:
Хорошая визуализация необходима всей команде для создания стратегической перспективы…
Вам нужна общая база достоверных данных с настраиваемым интерфейсом, который сделает ее полезной для пользователя, а также хорошие инструменты создания презентаций для обсуждения и принятия решений.
Электронные таблицы не созданы для этой работы.
Из интервью с Гэвином Лори:
По нашему мнению, хорошо продуманная ССП содержит около 20 финансовых и нефинансовых показателей, отчет о которых составляется раз в квартал. Идея специализированного ПО для поддержки одной ССП кажется нелепой. По нашему мнению, оно не требуется (а иногда может и отвлекать) для отчетов о ССП. По сравнению с альтернативами (Excel, к примеру) подобное ПО дорого стоит и не предлагает большого количества дополнительных функций.
Однако, если за определенный период вам необходимо отслеживать несколько ССП (больше пяти, как нам кажется), ПО для автоматизации становится полезным. Хотя это зависит от вашей организации, и нет никаких четких правил, которым вы могли бы следовать. Очевидно лишь то, что ни одно из присутствующих на рынке ПО (их примерно 100) не поможет вам создать ССП. Они нужны лишь для того, чтобы упростить отчетность (вне зависимости от продавца, на мой взгляд).
Что говорят пользователи
Некоторые пользователи BSC Designer поделились своим опытом переноса ССП, созданной в электронной таблице, в BSC Designer.
На наш взгляд, BSC Designer является очень эргономичным и интуитивно понятным инструментом – простым, быстрым и эффективным. Он быстро приспосабливается к вашему стилю ведения ССП и выполняет анализ данных. BSC Designer поможет вам уйти от использования и поддержки самодельных таблиц Excel и создать профессиональную ССП. Узнать больше…
https://www.linkedin.com/in/ejaunart/[/do]Эммануэль Яунарт, основатель Mielabelo, Бельгия
Мы получили прекрасные впечатления от использования BSC Designer в качестве инструмента, облегчающего внедрение ССП в нашем подразделении. Мы пытались создать ССП в MS Excel, однако это оказалось сложнее, чем мы предполагали. Поэтому мы рады возможности использовать BSC Designer в качестве инструмента для создания электронной версии ССП. Читать дальше…
https://za.linkedin.com/in/pierre-juan-de-montfort-024a211a[/do] Пьер де Монфорт, Школа армии ЮАР ADA, Кимберли, ЮАР
Я искал инструмент, подходящий для построения обобщенного показателя для измерения эффективности департамента. BSC Designer кажется нам правильным инструментом: он прост в использовании, и им легко поделиться с другими. До сих пор я пытался использовать для подобных ССП MS Excel, однако обновлять его новыми данными было слишком сложно. Посмотрим, сможет ли BSC Designer решить нашу задачу. Читать дальше…
Иржи Краточвиль, менеджер по системе снабжения, PMI, Чехия
Как создать сбалансированную систему показателей и KPI в Excel
Нам задают этот вопрос почти каждый день:
“Как создать сбалансированную систему показателей в MS Excel?”
Мы решили создать руководство, объясняющее всё необходимое для создания ССП: основы Excel, создание формул, форматирование ячеек… Тогда мы поняли, что нам придётся снять часовой видеоурок. И мы его сняли. Мы также продумали более простое решение.
Внизу вы найдёте:
- Видеоуроки по электронным таблицам
- Простое решение: автоматический экспорт из BSC Designer
Видеоуроки: система показателей в электронной таблице
Part 1. How to Normalize KPIs with Spreadsheets Software and with BSC Designer
Part 2. Using Excel and Indicators Weight to Calculate Performance
Part 3. KPI Calculation in Spreadsheets: Maximization vs. Minimization
Part 4. Designing natural-choice qualitative KPIs in spreadsheets
Part 5. Applying stop-light colors to the indicators in spreadsheet software
Part 6. Calculating progress for the indicator (progress vs. performance)
Part 7. Grouping rows of the spreadsheet-based scorecard
Создание системы показателей в таблице при помощи BSC Designer
Мы покажем, как создать ССП в Excel всего за пару минут без усилий!
Вот, что вам нужно сделать:
1. Установите BSC Designer
Перейдите в раздел «Загрузить» и загрузите бесплатную пробную версию BSC Designer Pro. Установите и запустите программу.
2. Создайте систему KPI
Используйте кнопку «Добавить показатель» на панели инструментов для создания базовой структуры системы показателей, а затем создайте индикаторы, которые будут отслеживать эффективность бизнеса в каждой категории.
- Если вам требуется многоуровневая ССП, вы также можете создавать подкатегории. Таким образом, всего за несколько нажатий вы можете создать подобную систему KPI.
3. Экспорт системы KPI в Excel
Откройте меню «Отчеты» (“Reports”), нажмите на кнопку “Экспорт в MS Excel.”
- BSC Designer спросит вас о том, хотите ли вы составить отчет на основе производительности или на основе прогресса. На данном этапе выберите вариант по умолчанию.
4. Система KPI готова
Для завершения нажмите OK! Ваша система показателей была экспортирована в MS Excel.
Обратите внимание на то, что это не экспорт простого текста. Напротив, клетки включают все необходимые вам формулы.
При изменении значения в одной клетке значения связанных клеток автоматически обновятся.
К примеру, если я меняю значение производительности одной группы, соответственно обновится значение общей производительности компании. Вы даже можете изменить относительный вес показателя, увеличить или уменьшить его роль в общем значении системы показателей.
Здесь, наверху, вы даже можете увидеть сводку всех категорий высшего уровня, производительность бизнеса в каждой из них и общую производительность всей системы показателей.
Сколько времени ушло на эту работу? Меньше двух минут!
- Хотите понимать использованные формулы? Прочтите статью Система показателей и KPI 101.
Возможности для улучшения
Использование ССП в Excel представляется удобным, поскольку на большинстве компьютеров установлена Excel или другая электронная таблица.
Проблема состоит лишь в том, что управлять, делиться и обновлять ССП в таблице довольно сложно.
- Представьте, что вам нужно добавить новый показатель или подпоказатель! Для этого вы должны быть продвинутым пользователем MS Excel.
- А если вам понадобится поделиться значениями некоторых показателей с коллегами? Это возможно, но требует времени.
MS Excel не является ПО, созданным для автоматизации ССП.
К счастью, существует альтернатива, которая не будет стоить вам ни копейки. Попробуйте бесплатную версию BSC Designer Light. Она имеет ограниченный функционал, однако в ней можно создавать, обновлять и делиться ССП. Эта программа – простой способ начать использовать ССП, она прекрасно подходит для новичков и небольших компаний.
Если вы хотите получить больше функций, ознакомьтесь с возможностями BSC Designer PRO.
- Отслеживайте эффективность бизнеса во времени.
- Анализируйте исторические значения показателей.
- Укажите точку отсчета и целевое значение, чтобы отслеживать достижение цели.
- Настройте формулы производительности для KPI.
- Импортируйте и делегируйте показатели с одного уровня организации на другой, чтобы повысить эффективность работы команды.
- Вы можете создавать стратегические карты и диаграммы, составлять отчеты для постановки бизнес-целей и предоставления отчетов о прогрессе заинтересованным лицам.
Так стоит ли выбрать Excel или BSC Designer для создания ССП?
Наши рекомендации:
- Начните с MS Excel или BSC Designer Light, бесплатной версии нашей программы.
- Сделайте работу с ССП привычной. Получите представление о её пользе, и о том, какие средства автоматизации вам могут понадобиться.
- Затем, когда вы поймёте свои потребности, переходите на BSC Designer Online.
По нашему опыту, через пару месяцев после создания ССП в Excel люди переходят на BSC Designer. Поэтому мы с нетерпением ждём новой встречи с вами через 1-2 месяца! Если для начала работы вам требуется наша помощь, мы готовы оказать вам поддержку.
Возникли вопросы? Задайте их в комментариях!
Как перенести систему показателей из таблицы Excel в специализированное ПО?
Ранее мы обсуждали преимущества и недостатки ведения стратегии компании (или ССП) в Excel. Теперь давайте рассмотрим перенос и поддержание подобных систем в специализированном ПО.
Несколько вопросов, которые необходимо обсудить с командой:
- Тип расчета веса
- Определения индикаторов
- План переноса параметров цели
- Изменения в каскадировании
- Составление стандартных отчетов
Абсолютный и относительный вес показателей
Во многих системах показатели сортируются по весу. Вес показывает влияние индикатора на производительность в системе показателей.
Перенося систему из Excel в специализированную программу, убедитесь в том, что использованная ранее концепция веса соответствует тому, как он исчисляется в этом инструменте.
Существует два подхода к вычислению веса:
- Использование абсолютного веса
- Использование относительного веса (рекомендуется)
В чем заключается разница? Предположим, ваша система показателей содержит следующие уровни:
- Цель 1
- Цель 1.1.
- Показатель 1.1.1
- Показатель 1.1.2
- Цель 1.2
- Показатель 1.2.1
- Показатель 1.2.2.
- Цель 1.1.
- Цель 2
- Цель 2.1.
- Показатель 2.1.1
- Показатель 2.1.2.
- Цель 2.1.
В соответствии с подходом абсолютного веса, вам придется определить вес каждого индикатора. К примеру, вы можете сказать, что:
- Вес показателя 1.1.1 составляет 10%
- Вес показателя 1.1.2 составляет 15%
- Вес показателя 1.2.1 составляет 5%
- Вес показателя 1.2.2 составляет 20%
- …
Проблема подхода заключается в необходимости количественно оценивать различие между всеми показателями на разных уровнях. Вы можете сделать это, имея всего с несколько индикаторов, однако подобная оценка лишена смысла для систем, обладающих 12 и более показателями.
В случае подхода относительного веса необходимо определить важность показателя в сравнении с другим показателем на том же уровне.
Иными словами:
- Вес показателя 1.2.1 составляет 30%, вес показателя 1.2.2 – 70%. Вы сравниваете индикаторы одного уровня, а не всей системы.
Затем вы сравниваете другие группы и уровни:
- Какая цель обладает большим весом? Цель 1.1 или цель 1.2? Чтобы ответить на этот вопросы, вы должны определить вес каждой из них.
Наконец:
- Какая цель обладает большим весом? Цель 1 или цель 2?
Обладая всеми данными, вы можете рассчитать влияние каждого индикатора на общую производительность системы (абсолютный вес!).
Если вы хотите понять логику этих вычислений, ознакомьтесь с разделом о весе в статье об оценке системы показателей.
Теперь вы понимаете, почему к применению рекомендуется подход относительного веса. Вы можете без проблем масштабировать этот метод, а присвоение веса показателями происходит естественным образом.
Для определения веса показателей BSC Designer использует подход относительного веса. Вес каждого индикатора может быть указан во вкладке «Контекст».
С другой стороны, абсолютный вес может быть полезен, если нужно взглянуть на систему целиком. В BSC Designer вы можете визуализировать абсолютный вес показателей на специальной диаграмме «абсолютный вес».
Пересмотр определений индикаторов
Просмотрите систему, поддерживаемую в таблице или текстовом документе.
Есть ли у вас показатели вроде «Повышение удовлетворенности клиентов с 70% до 80% в следующем квартале»?
Подобные показатели сочетают:
- Показатель («Удовлетворённость клиентов»)
- Текущее (70%) и искомое значения показателя (80%)
- Временной отрезок (1 квартал)
- Направление оптимизации («повышение», а не «понижение»)
- Единица измерения (“%”)
Метод S.M.A.R.T. подходит для систем, поддерживаемых вручную, однако при переходе на автоматизированную ССП вам придется организовать показатели немного по-другому.
Но ведь в этом и заключается задача автоматизации! Подробно мы говорим об этом в статье «Полный гид по KPI».
Используя BSC Designer, вы должны учитывать следующие нюансы:
- Во вкладке “Данные” вы можете задать текущее значение (поле “Значение”) и искомые 80% (поле “Цель”).
- Во вкладке “Производительность” вы уточняете, что значение индикатора должно повыситься, а не понизиться.
- Во вкладке “Общее” указываются название и единица измерения показателя.
Теперь нажмите кнопку «Редактор значений» для дальнейшей настройки индикатора:
- интервал обновлений может быть установлен на “Ежеквартально”, а
- искомое значение для следующего квартала – на 80%
Если вы собираетесь перенести в специализированное ПО существующую систему показателей, вашу задачу значительно упростит функция импорта данных.
Параметры цели: обоснование, инициативы, комментарий, бюджет, владельцы
Рассмотрим другие параметры хорошо описанной стратегии.
Если система показателей была создана правильным образом, кроме целей и KPI у вас могут быть:
- Описание: более детализированное описание цели и способа вычисления KPI.
- Сопутствующая документация: подробное обоснование целей и выбора показателей.
- Инициативы: конкретный план действий, согласованный с целями и KPI.
- Комментарий: сделанные командой заметки по конкретным данным, объясняющие колебания показателей и предлагающие корректирующие действия.
- Другие параметры, например, бюджет, график и владельцы.
По моему мнению, комментарии являются самой ценной частью процесса реализации стратегии.
Делая комментарии, команда отмечает важные мысли, которые могут стать ключом к реорганизации стратегии.
В специализированном ПО также сохраняются параметры цели. Например, в BSC Designer:
- Название и описание цели указываются во вкладке “Общее”.
- Инициативы помогают охватить остальные детали: комментарии, бюджет, график, владельцев и ссылку на сопутствующую документацию.
В чем состоит преимущество специализированных ПО в этом аспекте? Данные хранятся в более организованном виде. К примеру, мы с легкостью можем согласовать различные инициативы с целью, указать статус инициатив и автоматически отобразить их на стратегической карте.
Как и в случае данных KPI, если в электронную таблицу уже были занесены инициативы, вы можете импортировать их при помощи функции импорта данных.
Каскадирование: вы можете задействовать больше людей
Также изменится организационный уровень. Если для ведения системы показателей вы используете электронную таблицу, доступом к данным будет обладать ограниченное число лиц. Как правило, это приводит к определенному способу каскадирования системы.
Если свою ССП вы ведете вручную, вероятно, ваша схема каскадирования схожа с кейсом 5, который обсуждался в ряду других примеров каскадирования.
Используя специализированное ПО, вы можете проводить каскадирование более эффективно. С описанием примера подобного каскадирования вы можете ознакомиться в кейсе 11.
Настроив в программе гибкие права доступа, вы можете эффективно каскадировать систему. К примеру, вы можете ограничить доступ к системам показателей, индикаторам или историческим данным.
Преимуществом этого изменения является возможность вовлечь большее количество людей в реализацию стратегии. Я имею в виду не просто обновление данных по KPI, но детально проработанную стратегию каждого отдела, связанную со стратегией высшего порядка.
Обратная совместимость: отчетность по системе показателей
Специализированное ПО позволит по-новому собирать и обрабатывать данные.
При этом некоторые члены команды отдадут предпочтение отчетам старого формата, что особенно характерно для фазы перехода.
В этом случае решением представляется использование специализированного ПО и заблаговременная подготовка соответствующих отчетов.
Например, для реализации этой идеи BSC Designer позволяет создавать различные пользовательские типы отчетов. Отчеты могут быть представлены онлайн или загружены в форматах PDF и Excel.
Ожидаемые результаты
Ожидаемым результатом перехода от системы показателей, поддерживаемой вручную в электронной таблице к ССП, автоматизированной при помощи специального инструмента, являются большая прозрачность и лучшая организация внутри системы.
Вы можете воспользоваться бесплатной версией программы BSC Designer. Она подходит для небольших проектов и позволит вам понять, насколько программа соответствует вашему рабочему процессу. Как и всегда, наша команда будет рада помочь вам.
Заключение
Электронные таблицы, как MS Excel являются хорошим выбором для системы с несколькими показателями, рассчитанной на одного пользователя. Она поможет научиться обрабатывать данные и разобраться в процессе, прежде чем переходить на специализированное ПО. Поддержка и совместное использование крупной ССП с помощью электронной таблицы отнимает много времени.
Такое специализированное ПО, как BSC Designer требует дополнительных инвестиций в виде затрат на подписку. Эти инструменты были разработаны с учетом определенного рабочего процесса и помогут автоматизировать такие рутинные задачи, как ввод данных, построение стратегических карт, совместное использование ССП, создание отчетов и каскадирование.
Вы можете попробовать большинство профессиональных инструментов бесплатно, поиграть с реальными данными и, если что-то вам не понравится, вернуться в Excel.
Я приглашаю читателей делиться в комментариях своими историями об использовании систем показателей в Excel, переходе от Excel к специализированному ПО или обратно, или от профессиональных инструментов к электронной таблице.
Этот шаблон сбалансированной системы показателей включает графики, диаграммы и таблицы, которые позволяют эффективно представлять отчеты о производительности заинтересованным лицам. Этот шаблон сбалансированной системы показателей отличается легко настраиваемым дизайном и красочной инфографикой. Это шаблон со специальными возможностями.
PowerPoint
Скачать
Открыть в браузере
Поделиться
Сбалансировать финансовые показатели, найти оптимальные значения коэффициентов, упростить подбор параметров и пропорций при составлении бюджета — все это можно сделать в Excel с помощью полосы прокрутки (ScrollBar), одного из элементов ActiveX. Это удобно, когда руководство требует предоставить в наглядной форме информацию, например, о том, как при повышении цены на выпускаемую продукцию изменится рентабельность продаж. Как это сделать, мы расскажем в данной статье.
Для начала разрабатываем финансовую модель, то есть выбираем влияющие показатели, определяем их предельные значения, устанавливаем для каждого показателя специальный элемент управления — полосу прокрутки. В качестве примера рассмотрим модель точки безубыточности. Напомним, что объем продаж в этой точке в натуральном выражении (Q, шт.) определяется по формуле:
Q = Зпост / (Ц – C),
где Зпост — постоянные затраты, руб.;
Ц — цена реализации единицы продукции, руб./шт.;
С — переменные расходы на единицу продукции (себестоимость), руб./шт.
Также в модели будут задействованы еще два показателя: прибыль (П) и рентабельность продаж (Р):
П = Ц × Q – (Зпост + C × Q);
Р = П / (Ц × Q).
Далее выбираем показатели, влияющие на модель. В нашем случае это цена, себестоимость единицы продукции, постоянные расходы, отклонение планируемого объема продаж от объема продаж в точке безубыточности (∆Q).
Предельные значения перечисленных показателей компании «Альфа», выпускающей электротехническое оборудование, представлены в табл. 1 (напоминаем, что все расчеты ведутся в Excel).
|
Таблица 1. Предельные значения показателей компании «Альфа» |
||
|
Показатель |
Предельное значение |
|
|
минимальное |
максимальное |
|
|
Цена реализации (Ц), руб. |
10 000 000 |
20 000 000 |
|
Себестоимость единицы продукции (С), руб./шт. |
5 000 000 |
9 000 000 |
|
Постоянные расходы (Зпост), руб. |
20 000 000 |
110 000 000 |
|
Отклонение планируемого объема продаж от объема продаж в точке безубыточности (∆Q), % |
0 |
100 |
Размещаем для каждого показателя полосу прокрутки. На вкладке «Разработчик» в группе «Элементы управления» нажимаем кнопку «Вставить», далее в раскрывшемся списке в разделе «Элементы ActiveX» кликаем по значку полосы прокрутки и устанавливаем в любое удобное место рабочего листа (рис. 1).
Рис. 1. Полосы прокрутки показателей
Так, для показателя «Себестоимость единицы продукции» в контекстном меню выбираем «Свойства» и далее в строках Min и Max открывшегося окна Properties указываем соответствующие цифры — 5 000 000 и 9 000 000. В строке LinkedCell записываем ячейку В19: там будет отображаться значение 5 150 345, установленное в строке Value (рис. 2).
Рис. 2. Свойства полосы прокрутки, характеризующей показатель «Себестоимость единицы продукции»
Далее переходим к автоматизированному управлению ограничениями. Для этого стоит создать макрос и кнопку (ее можно назвать, например, «Установка ограничений»). Каждому максимальному и минимальному значению присваиваем имя. Так, показателю «Цена» в ячейках С16 и Н16 присваиваем соответственно имена Цmin и Цmax. Затем создаем саму кнопку. Для этого переходим на вкладку «Разработчик» и выбираем один из элементов ActiveX — значок, который обозначает кнопку (CommandButton). Далее в контекстном меню выбираем «Свойства» и в открывшемся окне Properties в строке Caption присваиваем кнопке имя «Установка ограничений» (рис. 3).
Рис. 3. Свойства для кнопки «Установка ограничений»
Затем для кнопки создаем макрос: заходим в редактор Visual Basic и задаем правила для автоматического изменения полос прокрутки:
Private Sub CommandButton1_Click()
ScrollBar1.Min = Range(«Цmin»)
ScrollBar1.Max = Range(«Цmax»)
ScrollBar2.Min = Range(«Cmin»)
ScrollBar2.Max = Range(«Cmax»)
ScrollBar3.Min = Range(«Зпостmin»)
ScrollBar3.Max = Range(«Зпостmax»)
ScrollBar4.Min = Range(«dQmin»)
ScrollBar4.Max = Range(«dQmax»)
End Sub
Поясним, что ScrollBar1, ScrollBar2, ScrollBar3, ScrollBar4 — это порядковые номера и коды соответствующих полос;
Цmin и Цmax, Cmin и Cmax, Зпостmin и Зпостmax, dQmin и dQmax — заданные имена ячеек с минимальным и максимальным значениями.
Обратите внимание!
Текст кода повторяется, меняются только порядковые номера элементов (отражаются в окне «Имя» слева от строки формул при выборе объекта в режиме конструктора) и адреса ячеек. После введения новых минимальных или максимальных значений исходных параметров остается только нажать кнопку, и диапазон значений на полосах прокрутки автоматически поменяется.
Далее переходим к построению модели определения точки безубыточности, которая состоит из таблицы и графика.
Таблица состоит из восьми столбцов:
- Отклонение от точки безубыточности (∆Q);
- Объем продаж (Q);
- Переменные затраты (Зпер.);
- Постоянные затраты (Зпост.);
- Общие затраты (Зобщ.);
- Выручка (В);
- Прибыль (П);
- Рентабельность продаж (Р).
Начнем заполнять таблицу. Сначала задаем объем продаж в точке безубыточности. В Excel формула будет такой:
=B22/(B16-B19),
где B22 — постоянные затраты, руб.;
B16 — цена реализации, руб./шт.;
B19 — удельные переменные затраты, руб./шт. (все значения заданы с помощью полос прокрутки).
Переходим к первому столбцу таблицы. В нем отражается процентное отклонение объема продаж от аналогичного показателя в точке безубыточности (∆Q). Причем максимальное отклонение (в примере — A12) должно быть приравнено к значению ∆Q на полосе прокрутки (B25). Формула в ячейке A12 выглядит так:
=B25/100.
В ячейке, соответствующей точке безубыточности (A8), значение должно быть равно 0. В диапазон A4:A7 вводим формулу:
=A[j]-($A$12-$A$8)/(СТРОКА($A$12)-СТРОКА($A$8))»,
где j — номер строки последующей ячейки.
Для диапазона A10:A12 формула аналогична, только после A[j] ставится минус, а сама переменная j обозначает номер строки предыдущей ячейки. Данные в других графах таблицы рассчитываются по приведенным в заголовках формулам (рис. 4).
Рис. 4. Формулы для модели точки безубыточности
В нашем примере прибыль будет равна 0 при условии, что объем продаж составит 4 шт., переменные затраты на единицу выпускаемой продукции — 5 150 345 руб./шт., а постоянные затраты — 27 849 899 руб. (табл. 2). Если же отклонение от точки безубыточности составляет 35 %, например, это значит, что компания выпустит продукцию в количестве 6 шт., при этом выручка составит 66 717 580 руб., а рентабельность продаж — 15 %.
|
Таблица 2. Анализ точки безубыточности продукции, выпускаемой компанией «Альфа» |
|||||||
|
Отклонение от точки безубыточности (∆Q), % |
Объем продаж (Q), шт. |
Переменные затраты (Зпер.), руб. |
Постоянные затраты (Зпост.), руб. |
Общие затраты (Зобщ.), руб. |
Выручка (В), руб. |
Прибыль (П), руб. |
Рентабельность продаж (Р), % |
|
— |
= Q0 * (1+∆Q) |
= C * Q |
= Зпост. |
= Зпост. + C * Q |
= Ц * Q |
= В — Зобщ. |
= П / В |
|
–35 % |
3 |
14 020 845 |
27 849 899 |
41 870 744 |
32 123 279 |
-9 747 465 |
-30% |
|
–26 % |
3 |
15 908 266 |
27 849 899 |
43 758 165 |
36 447 567 |
-7 310 598 |
-20% |
|
–18 % |
3 |
17 795 688 |
27 849 899 |
45 645 587 |
40 771 855 |
-4 873 732 |
-12% |
|
–9 % |
4 |
19 683 109 |
27 849 899 |
47 533 008 |
45 096 142 |
-2 436 866 |
-5% |
|
0 % |
4 |
21 570 531 |
27 849 899 |
49 420 430 |
49 420 430 |
0 |
0% |
|
9 % |
5 |
23 457 952 |
27 849 899 |
51 307 851 |
53 744 717 |
2 436 866 |
5% |
|
18 % |
5 |
25 345 374 |
27 849 899 |
53 195 273 |
58 069 005 |
4 873 732 |
8% |
|
26 % |
5 |
27 232 795 |
27 849 899 |
55 082 694 |
62 393 293 |
7 310 598 |
12% |
|
35 % |
6 |
29 120 217 |
27 849 899 |
56 970 116 |
66 717 580 |
9 747 465 |
15% |
Далее переходим к построению графика точки безубыточности, который строится по двум рядам: по выручке и общим затратам (рис. 5).
Рис. 5. График точки безубыточности
На оси Х фиксируются значения объема продаж (по рис. 4 это диапазон В4:В12). В дополнение можно также настроить и его автомасштабирование, чтобы пересечение прямых всегда располагалось по центру оси значений. При перемещении бегунка в полосах прокрутки график будет меняться автоматически. Для этого понадобится определить ее основные параметры и внести небольшое дополнение в ранее созданный макрос:
- нижнее значение, в примере задается в ячейке B27 формулой:
=ОКРУГЛВНИЗ(МИН(E4:F12)/1000;0)*1000, ячейке присваивается имя «Мин»;
- верхнее значение задается в ячейке B28:
=ОКРУГЛВВЕРХ(МАКС(E4:F12)/1000;0)*1000, ячейке присваивается имя «Макс»);
- масштаб делений задается в ячейке B29:
=МАКС((C28- C27)/10;1), присваивается имя Дел.
Далее включаем режим конструктора (рис. 6). После добавления в макрос следующего текста (в пределах открывающей и закрывающей строк, содержащих слово Sub, и над блоком, который был создан ранее) должен получиться в целом такой макрос:
Private Sub CommandButton1_Click()
With ActiveSheet.ChartObjects(1).Chart.Axes(xlValue)
.MinimumScale = Range(«Мин»)
.MaximumScale = Range(«Макс»)
.MajorUnit = Range(«Дел»)
End With
ScrollBar1.Min = Range(«Цmin»)
ScrollBar1.Max = Range(«Цmax»)
ScrollBar2.Min = Range(«Cmin»)
ScrollBar2.Max = Range(«Cmax»)
ScrollBar3.Min = Range(«Зпостmin»)
ScrollBar3.Max = Range(«Зпостmax»)
ScrollBar4.Min = Range(«dQmin»)
ScrollBar4.Max = Range(«dQmax»)
End Sub
Рис. 6. Включение Режима конструктора
Таким образом, мы создали динамическую модель с настраиваемыми значениями показателей и их ограничений. Передвигая любой из ползунков, можно увидеть, как влияет изменение соответствующего показателя на конечно-целевой результат. Например, при цене выпускаемой продукции 19 129 554 руб., себестоимости единицы продукции 8 002 012 руб., постоянных затратах 54 137 931 руб. и рентабельности продаж 12 % прибыль должна составить 14 211 207 руб., а объем реализации — 6 шт. (табл. 3).
|
Таблица 3. Показатели продаж в компании «Альфа» при реализации продукции по цене 19 129 554 руб. |
|||||||
|
Отклонение от точки безубыточности (∆Q), % |
Объем продаж (Q), шт. |
Переменные затраты (Зпер.), руб. |
Постоянные затраты (Зпост.), руб. |
Общие затраты (Зобщ.), руб. |
Выручка (В), руб. |
Прибыль (П), руб. |
Рентабельность продаж (Рпродаж), % |
|
= Q0 * (1+∆Q) |
= C * Q |
= Зпост. |
= Зпост. + C * Q |
= Ц*Q |
= В – Зобщ. |
= П / В |
|
|
26 % |
6 |
49 151 072 |
54 137 931 |
103 289 003 |
117 500 210 |
14 211 207 |
12 % |
Использование на практике такого рода инструмента позволит владеть всей информацией в достаточно простой, доступной и наглядной форме, представленной в финансовых моделях, изменяя необходимые параметры.
Статья опубликована в журнале «Справочник экономиста» № 11, 2014.
Система сбалансированных показателей: как перейти от стратегии к действию
Система сбалансированных показателей, ССП (англ. — Balanced Scorecard, BSC) — это один из ключевых инструментов менеджмента, который позволяет отслеживать достижение целей в рамках реализации стратегии компании.
Систему разработали в 90-х годах профессор бизнес-школы при Гарвардском университете Роберт Каплан (Robert Kaplan) и американский консультант по вопросам управления Дэвид Нортон (David Norton). В первую очередь — как инструмент стратегического управления результативностью компании и частично стандартизированную систему отчетности.
Отличительные характеристики ССП:
Сочетание финансовых и нефинансовых данных
Небольшое количество отслеживаемых метрик
Акцент на стратегических целях
Система схожа с Objectives and Key Results — методологией постановки целей, но если OKR позволяет грамотно ставить цели, то BSC — отслеживать их реализацию. На уровне бизнес-процессов достижение стратегических целей отслеживают с помощью Key Performance Indicators — ключевых показателей, которые позволяют оценить результативность проведенной работы. KPI служат своеобразными маяками, с помощью которых можно понять, в какой мере были достигнуты запланированные значения.
На уровне планирования создается стратегическая карта, которая имеет сходство с дорожной картой проекта — на ней отображаются связи между задачами, которые необходимо выполнить для достижения цели. При этом целевой результат определяется сразу по 4 направлениям: финансы, клиенты, внутренние бизнес-процессы и развитие персонала.
Для каждой задачи определяются свои KPI, отслеживать которые можно с помощью дашбордов. Автоматизированный вариант — платформы Business Intelligence, которые собирают разрозненные бизнес-данные из разных источников, визуализируют их и позволяют анализировать.
Классическая стратегическая карта ССП, которую предложили Нортон и Каплан, имела вид диаграммы, разделенной на четыре сектора (или перспективы):
Пример модели ССП 1-го поколения Источник
На модели показано, что все четыре основных направления работают на достижение стратегических целей, а KPI (indicators) работают на успешность «перспектив». Таким образом, все запланированные ключевые показатели (KPI) уравновешивают друг друга, Например, у финансовых показателей нет приоритета над бизнес-процессами, мероприятиями по обучению сотрудников или проектами повышения качества обслуживания. Именно поэтому систему таких показателей называют сбалансированной.
Современные стратегические карты интерактивны: используют данные в реальном времени и выводят их на панель управления (дашборды). Также они выглядят немного иначе, но сохранили основные характеристики.
Пример стратегической карты с интерактивными индикаторами показателей в платформе Corporater
Основы подхода
В базе лежит перенос и декомпозиция стратегических целей на уровень планирования операционной деятельности. Простыми словами, ССП — это система методов и инструментов, которые позволяют добиваться того, чтобы стратегические цели компании реализовались в процессе выполнения ежедневных задач.
Также ССП — это:
Инструмент для перевода стратегии в конкретные задачи, показатели и цели
Механизм для реализации стратегии и ее корректировки
Система управления компанией
Метод контроля целевых показателей
Система мотивации персонала
Система для сбора обратной связи, обучения и постоянного развития
Цели и задачи ССП
Резюмируем: ССП позволяет определиться с целями и сроками их достижения, а также понять, кто будет отвечать за результат и каким образом будут реализовываться планы.
Преимущества
Организация получает систему координат, по которой можно понять, насколько действия соотносятся со стратегией.
Планы развития доступны сотрудникам на всех уровнях — это повышает вовлеченность и степень понимания задач.
Руководство получает инструмент для стратегического планирования будущего компании.
Система связывает различные функциональные области и уровни управления. Например, финансы, управление персоналом, операционные процессы и т.д.
Гибкость. Поскольку исходный код открыт, вы можете вносить любые изменения.
Стратегическое и оперативное управление связываются за счет определения ключевых показателей и стратегической карты.
Разработка ССП
Любая ССП должна содержать шесть обязательных элементов, которые составляют ядро системы:
Перспективы (perspectives) — элементы для декомпозиции стратегии.
Показатели (measures) — метрики, которые отражают прогресс на пути к достижению стратегической цели, указывают на то, как должна реализовываться стратегия на операционном уровне.
Стратегические цели (objectives) — определяют направление реализации стратегии.
Целевые значения (targets) — количественные выражения уровня, которого должен достичь тот или иной показатель.
Причинно-следственные связи (cause and effect linkages) — связывают цели компании в единую цепочку.
Стратегические инициативы (strategic initiatives) — проекты, которые способствуют достижению целей.
Разработка стратегической карты
Определение целей и видения будущего компании
Рассмотрим каждый этап создания ССП подробнее.
Стратегический анализ
Начинается с комплексного анализа организации, здесь придут на помощь методологии PEST и SWOT. Они помогают собрать данные о внешней и внутренней среде компании, ее сильных и слабых сторонах, оценить риски и перспективы.
Формирование видения компании
На этом этапе формируются миссия, видение, стратегические цели и основные ценности. На их основе вы сможете создать корпоративную стратегию, которая станет базой для стратегической карты.
Разработанная и жизнеспособная стратегия представляет из себя алгоритм:
Стратегические цели (objectives) → Показатели (measures) → Целевые значения (targets) → Стратегические инициативы, мероприятия (strategic initiatives)
Получить таблицу с вопросами для формулировки стратегических целей
Оставьте адрес электронной почты — документ откроется автоматически.
Когда стратегические цели согласованы, их группируют по четырем направлениям, которые также называют перспективами (perspectives) или проекциями. Авторы подхода Нортон и Каплан предложили следующий набор:
«Финансы». Какой результат можно предоставить акционерам и учредителям?
«Внутренние процессы». Какие бизнес-процессы нужно улучшить?
«Клиенты». Какой образ компании формируется в глазах покупателей?
«Обучение и рост». Как развиваться дальше и повышать стоимость компании?
На каждую перспективу нужно подбирать 3−5 ключевых целей, которые выражены качественно. Например, снизить стоимость продукта, повысить уровень обслуживания.
Для каждой перспективы подбирают набор качественных и количественных показателей. Например, вот так выглядит базовая система показателей компании American Telegraph and Telephone (AT&T).
Система стратегических показателей компании AT&T
Пример из статьи «Практика применения сбалансированных показателей» М.Н. Лукьяновой, кандидата экономических наук, доцента Российской экономической академии им. Г.В. Плеханова, журнал «Финансы и Кредит», 2007
Следующий шаг — определение стратегических задач и инициатив:
Инициативы — это проекты, которые необходимо создать, чтобы цель была реализована.
Задачи — это проблемы, при решении которых будет достигнута цель.
Такими образом вы получите ядро ССП, визуальное отображение которого будет являться стратегической картой организации.
Разработка стратегической карты
Для создания карты определяют причинно-следственные связи (cause and effect linkages) между стратегическими целями. Таким образом, цели компании становятся связаны между собой логической цепочкой, которая построена по принципу «если — то». Совокупность целей и связей между ними образует стратегическую карту организации.
Пример стратегической карты компании
CRM — система управления отношения с клиентами
ERP — система управления ресурсами предприятия
Последний пункт — стратегические инициативы (strategic initiatives) — это программы из поставленных задач для достижения конкретных целей.
Пример стратегической карты из статьи «Практика применения сбалансированных показателей» М.Н. Лукьяновой, кандидата экономических наук, доцента Российской экономической академии им. Г.В. Плеханова, журнал «Финансы и Кредит», 2007
Внедрение ССП
Внедрение системы сбалансированных показателей включает 3 этапа:
Контроль и оценку результатов
Каскадирование по иерархии
Рассмотрим каждый этап подробнее.
Интеграция
Интеграция в свою очередь делится еще на 3 этапа:
Интеграция с системой руководства персоналом
Встраивание в систему отчетности
Контроль внедрения мероприятий
ССП должна работать вместе с другими инструментами стратегического управления:
Повышать эффективность организационной структуры. Управление на основе поставленных целей вносит элементы самоконтроля со стороны менеджера.
Дополнять систему мотивации. Сотрудники уведомляются о стратегических целях компании, после чего, как правило, к достижению целей привязываются бонусы сотрудника.
Взаимодополнять систему бюджетирования. Показатели ССП будут приняты в качестве отправных точек, а система бюджетирования предоставит конкретные финансовые значения для системы. Еще один уровень взаимодействия — распределение финансовых ресурсов между стратегическими целями.
Каскадирование
Каскадирование — вертикальная интеграция системы по всей иерархической структуре компании. Стратегические цели, показатели, целевые значения и мероприятия конкретизируются и адаптируются в подразделениях и отделах.
Корпоративная система показателей должна быть связана с ССП подразделений, отделов и с индивидуальными планами работы сотрудников. На основе системы показателей своего подразделения каждый отдел разрабатывает собственную ССП, которая должна быть согласована с корпоративной. Каскадирование необходимо для полноценной интеграции системы на всех уровнях и повышения качества стратегического управления.
Контроль и оценка результатов
Внедрение и контроль ССП в современных компаниях невозможны без внедрения систем автоматизации: CRM, ERP и других. Для оперативного контроля можно использовать дашборды специализированных сервисов.
Итоги работы оцениваются через сравнение плана и факта с выяснением причин отклонений. В результате корректируется либо целевое значение показателей, либо стратегические мероприятия. ССП нижнего уровня всегда оцениваются на предмет соответствия стратегическим целям верхнего уровня.
Ошибки внедрения ССП
Копируется чужая ССП. Таким образом можно сократить срок внедрения, но увеличится количество ошибок, а это скажется на результате. Учитывайте, что ССП отражает конкретную стратегию компании, ее систему и процессы управления.
Руководитель не принимает участия в разработке системы. Основной потребитель ССП — менеджмент. Если руководитель не заинтересован в проекте, проект обречен на провал.
Нет формализованной стратегии с четко определенными целями. Это приводит к тому, что ССП приходится разрабатывать заново, сроки внедрения значительно растягиваются, проект останавливается.
Неправильно определены KPI. Это приводит к тому, что все усилия приводят лишь к убыткам и деградации бизнес-процессов, поскольку неверно задан вектор развития.
У системы нет взаимосвязи с другими системами управления, например, бюджетирования и мотивирования. При определении KPI не учитываются возможности существующей планово-учетной системы. В результате выбранные показатели «зависают в воздухе», так как не могут быть спланированы и учтены. Учитывайте важный момент: если сотрудники не мотивированы выполнять показатели, то запланированные результаты не будут достигнуты.
Неправильно настроена учетная система, что приводит к большому количеству доработок, достижению бесполезных показателей, увеличению сроков и снижению результативности.
Нет проектной команды, специалисты перегружены или не наделены достаточным статусом. Это ведет к затягиванию внедрения и остановке проекта.
Система показателей не актуализируется. Среда, в которой работает бизнес, всегда динамична, что приводит к изменению бизнес-процессов. Следовательно, должны корректироваться стратегические цели и показатели, в противном случае эффективность ССП значительно снизится.
Чтобы не допустить ошибок, необходимо планировать внедрение системы заранее. ССП должна внедряться в рамках комплексных мероприятий по совершенствованию процессов в компании, которые включают в себя следующие этапы:
Разработку и внедрение ССП
Доработку системы управления
Автоматизацию и регламентацию
Получите эксклюзивный плакат «Дорожная карта проекта»
Подпишитесь на нашу рассылку — получите в подарок наглядную инструкцию, которая поможет эффективно реализовать стратегию интернет-маркетинга в вашей компании.
Инструменты
BSC Designer — специализированное программное обеспечение для создания и использования ССП. Позволяет строить стратегические карты, а для оперативного контроля использовать встроенные дашборды. Также позволяет управлять стратегическими инициативами и масштабировать стратегию на всю компанию.
Есть десктопная и облачная версии. Доступна версия на русском языке и бесплатный демонстрационный период. В отдельном разделе представлены примеры и шаблоны для разных направлений бизнеса, управления персоналом и маркетинга.
Наглядно представлены связи между задачами и показателями.
ССП для руководителя компании
Панель управления руководителя обновляется автоматически и позволяет оперативно отслеживать состояние бизнеса.
Дашборд с ключевыми показателями
Если показатели не дотягивают до плановых, пользователь получит уведомление. Также есть встроенная система прогнозирования и анализа KPI.
Данные можно импортировать из Excel вручную или через коннектор Zapier.
В «1С: Управление холдингом» есть подсистема «Бизнес-анализ и BSC», в которой доступны инструменты для контроля и управления ССП. Они позволяют производить многослойный анализ накопленной информации от общей картины к деталям. С помощью BSC можно декомпозировать стратегические цели, определять ключевые показатели, распределять ответственность и планировать инициативы.
Ключевые возможности:
1. Стратегическая карта целей
Позволяет создавать связи между ключевыми целями, задачами и проектами.
Пример стратегической карты для ССП в «1С: Управление холдингом». Источник
Дает возможность оперативно оценивать ключевые показатели. С его помощью можно своевременно обнаружить негативную динамику.
Монитор KPI в «1С: Управление холдингом». Источник
Дашборды служат для наглядного отображения важнейших показателей.
Пример дашборда для ССП в «1С: Управление холдингом». Источник
4. Аналитические панели для ССП
Аналитические панели предназначены для вывода и обработки разных данных в одной форме. Позволяют представлять информацию в виде мозаики списков, выводить прогнозные значения, расшифровывать данные внешних информационных баз.
В качестве инструментов визуализации доступны диаграмма Ганта и другие виды диаграмм, виджеты KPI, сводные таблицы и отчеты.
Аналитические панели для ССП в «1С: Управление холдингом». Источник
Аналитические панели для ССП в «1С: Управление холдингом». Источник
Пример: как использовать ССП в интернет-маркетинге
Давайте построим систему сбалансированных показателей для контент-маркетинга. Предположим, у нас есть блог, с помощью которого мы хотим привлечь новых клиентов. Для создания и реализации ССП будем использовать программу BSC Designer.
Чтобы составить стратегию, нужно определиться с перспективами:
Финансы. Что мы можем сделать для увеличения прибыли?
Внутренние процессы. Что мы должны изменить во внутренних процессах, чтобы получить больше трафика? Как нужно изменить сайт?
Клиенты. Что мы можем предложить посетителям блога? Как привлечь больше посетителей?
Обучение и рост. Каким должен быть контент, чтобы привлекать и удерживать больше посетителей?
Получается следующая логическая цепочка:
Изучение, тестирование и анализ лучших практик → Создание и распространение контента → Увеличение трафика → Привлечение клиентов и увеличение доходов → Рост прибыли
Сформулированные стратегические цели добавляем в программу.
Система стратегических целей
После стратегических целей определяем ключевые показатели эффективности. В нашем случае это продажи, источником которых являются статьи, и количество связанных обращений в техподдержку, например, заявки на внедрение «Битрикс24».
Если объединить KPI причинно-следственными связями, можно будет построить стратегическую карту.
Стратегическая карта перспектив для контент-маркетинга
Следующий шаг — план действий, в котором нужно определить сроки и ответственных. Например, наша цель — выпускать по 4 статьи в месяц и 3 гостевых поста в квартал.
Прогресс реализации стратегии можно отслеживать с помощью панели управления, на которой выводятся выбранные виджеты: графики, показатели производительности, достижения целей. Также можно настроить автоматические уведомления, если какой-либо из показателей изменяется.
Панель управления (дашборд) ССП для контент-маркетинга
ССП (BSC) — это стратегический уровень управления, поэтому не стоит ожидать немедленных результатов от внедрения. В том числе это связано с необходимостью проводить корректировки целей и задач в первые месяцы внедрения. Также мы не рекомендуем использовать ССП в организациях, где руководство ждет от работников слепого подчинения — результат может не оправдать ожиданий. Учитывайте, что система направлена на вовлечение сотрудников и повышение их мотивации, достижение слаженности работы всей компании и развитие командного взаимодействия для достижения стратегических целей.
Читайте по теме
Подпишитесь на нашу рассылку
Мы отправляем полезные материалы, которые помогут вам в работе
Другие статьи
Обзор сайтов автобрендов: 8 ключей к сердцу клиентов
6 ноября 2019
15 мин.
103837
Как составить портрет потребителя: инструкция, шаблон и примеры
9 сентября 2021
Создаем в Uplab экоофис. Часть 1: разбор мусорной корзины
Услуги
Сайты и сервисы
Создаем удобные и эффективные сайты, которые нравятся пользователям и хорошо продвигаются в поисковых системах.
Дизайн
Сервисный дизайн на основе аналитики, метрик и пользовательского опыта — продуктовый подход для создания привлекательных и эффективных решений.
Аналитика
Изучаем бизнес клиента и его конкурентов, подбираем инструменты и способы продвижения.
SEO-продвижение
Увеличиваем органический трафик на сайте и снижаем затраты на привлечение клиентов.