Система контроля версий для документов word

To use versioning in Word, you need to store your documents in either OneDrive or in a SharePoint Library.

When documents are stored online, you can turn on AutoSave to automatically save as your work. You can also share documents by inviting someone to the library, or providing a link rather than sending a discrete copy of the document. Lastly, you can work with others to co-author a document at the same time.

For more information on saving to OneDrive or SharePoint, coauthoring, or using AutoSave, see:

OneDrive and SharePoint

• Save a document to your OneDrive

• Should I save to OneDrive or SharePoint

• How does versioning work in a SharePoint list or library

• Restore a previous version of an item or file in SharePoint

• Enable and configure versioning for a list or library

Coauthoring and AutoSave

• Document collaboration and coauthoring

• Video: Coauthor Office files

• What is AutoSave

• Turn on AutoSave

If you truly want version control, which you seem to, since you mention git, and you want it to be usable by not too tech-savvy people, then I can heartily recommend PlasticSCM.

I have been using it for a few years now for my own private code, in numerous languages. I am particularly impressed by its diff/merge capabilities and also by some of the graphical eye candy (not to mention the free T-shirt for completing a survey ,-)

Best of all for you, it integrates into MS office, adding new buttons to the toolbar, and it has strong MS Office (word and Excel) diff & merge capabilities.

We’ve just released new changes in Plastic SCM integration with
several Microsoft Office tools: Word, Excel and PowerPoint.

You’ll now be able to diff Word docs, Excel sheets and even PowerPoint
presos (restricted to old versions which had support for it).

Now you’ll be able to merge Microsoft Word files too… out of the
box! What the new changes are about When several people are updating
and making copies of the same files, multiple versions easily blossom
out of control.

Plastic SCM can now compare proprietary file formats including
Microsoft Office files.

We released integration with Office in Windows to perform diff and
merge for Office documents.

As stated above, now you can use Plastic SCM (default installation) to
Microsoft Word document merge.

The new release is also adding diffing capabilities for:

Excel - Microsoft Excel 2003 and later
Word - Microsoft Word 2003 and later
Power Point - Microsoft Power Point 2003 (Microsoft dropped support for diffing after the 2003 release)

На последнем уроке в этой серии Geek School мы поговорим о том, как отслеживать версии в Word, а также сравнивать и комбинировать документы.

Функция Версии в Word была удалена в последних версиях Word. В Word 2013 единственный способ получить доступ к предыдущим версиям документа в Word — открыть предыдущие автоматически сохраненные (автосохраненные) версии документа. Вы также можете открыть последние несохраненные документы. Однако в Word нет официальной функции управления версиями. Мы покажем вам альтернативу, которую вы можете легко добавить в Word бесплатно, которая обеспечит эту возможность.

Если несколько человек работали над разными копиями одного и того же файла, вместо использования функции отслеживания изменений для одной копии файла, вы можете сравнить две версии файла, чтобы увидеть различия. Word содержит инструмент сравнения, который позволяет сравнивать два файла, если они имеют разные имена файлов. Мы покажем вам, как использовать эту функцию и как читать результаты сравнения.

Помимо сравнения документов, вы можете объединять документы после их сравнения. Мы покажем вам, как объединить две версии одного и того же документа, а также как легко объединить два разных документа, если несколько авторов работали над отдельными частями документа.

После внесения всех изменений, необходимых сравнений и объединения документов вы можете легко поделиться своим документом с помощью Microsoft OneDrive. Вы также можете использовать OneDrive в любой момент процесса совместной работы, чтобы предоставить доступ к документу другим рецензентам.

Отслеживание версий документа

В Word раньше была формальная функция управления версиями, позволяющая сохранять разные версии документа в самом документе. Эта функция исчезла, и единственный способ восстановить предыдущие версии документа — использовать функцию автосохранения или доступ к несохраненным документам, если они доступны.

По умолчанию Word автоматически сохраняет ваш документ через определенные промежутки времени. Это функция автосохранения. Чтобы вернуться к ранее автоматически сохраненной копии вашего документа, перейдите на вкладку «Файл» и выберите пункт «(автосохранение)» из списка в разделе «Версии».

Вы также можете увеличить или уменьшить интервал для функции автосохранения в Word .

Если вы случайно закрыли свой документ без сохранения или потеряли питание, а компьютер неожиданно выключился, вы можете восстановить несохраненные документы. Для этого перейдите на вкладку «Файл» и нажмите кнопку «Управление версиями» на экране «Информация». Выберите «Восстановить несохраненные документы» в раскрывающемся меню.

Если бы были доступны несохраненные файлы, они были бы перечислены в открывшемся диалоговом окне «Открыть».

Альтернативы для сохранения версий документа Word

Существуют альтернативы для добавления системы контроля версий в Word. Один — это надстройка для Word, которая называется «Сохранить версии», а другой — плагин, который работает с внешней программой управления версиями под названием Perforce.

Надстройка « Сохранить версии» позволяет легко сохранять пронумерованные версии документа Word из файла.

Perforce — это программа контроля версий, которая доступна бесплатно для 20 пользователей. Они предоставляют плагин для Microsoft Office, который позволяет легко сохранять файлы Microsoft Word, Excel, PowerPoint и Project и управлять ими в Perforce из программ.

Сравните две версии одного документа

Если рецензент забыл использовать функцию «Отслеживать изменения», и вы не заблокировали ее в документе, вы все равно можете сравнить две версии документа и принять и отклонить изменения на основе сравнения. Все, что вам нужно, это ваш оригинальный документ и пересмотренный документ. Каждый файл должен иметь свое имя.

Функции «Сравнить» и «Объединить» похожи, но каждая из них имеет свое назначение. Если у вас есть только два документа, которые вы хотите сравнить, и ни один из них не содержит отслеженных изменений, используйте функцию «Сравнить». Если у вас есть два или более документа, которые содержат отслеженные изменения, и вам необходимо отслеживать, кто изменил что и когда, используйте функцию «Объединить», описанную далее в этом уроке.

Чтобы сравнить исходную и пересмотренную версии документа, нажмите «Сравнить» в разделе «Сравнить» на вкладке «Обзор» и выберите «Сравнить» в раскрывающемся меню.

ПРИМЕЧАНИЕ. Невозможно сравнить два документа, если один из них защищен от отслеженных изменений или применен какой-либо вид защиты документов. Снимите защиту документов, чтобы продолжить сравнение документов. См. Урок 2 для получения информации о том, как разблокировать отслеживаемые изменения, и Урок 4 для получения информации об удалении ограничений форматирования и редактирования из документа и пароля, назначенного документу для его открытия.

В диалоговом окне «Сравнить документы» выберите «Исходный документ» из раскрывающегося списка.

Выберите «Пересмотренный документ» из выпадающего списка. В разделе «Пересмотренный документ» укажите метку, которая будет применяться к изменениям, чтобы вы знали, кто их внес, в поле редактирования «Метка изменений с помощью». Это может быть имя пользователя или что угодно.

Нажмите «Дополнительно», чтобы получить доступ к дополнительным параметрам.

В разделе «Настройки сравнения» выберите элементы, которые вы хотите сравнить в двух документах. По умолчанию все элементы выбраны.

ПРИМЕЧАНИЕ. Пункт «Вставки и удаления» всегда отображается серым цветом и всегда отмечен. Когда вы используете «Сравнить» или «Объединить», вставки и удаления всегда будут сравниваться.

В разделе «Показать изменения в» выберите для сравнения знак за символом («Уровень символа») или слово за словом («Уровень слова»). «Уровень персонажа» позволяет увидеть точные изменения, которые были сделаны. Например, если в исходном документе есть слово «до», а в пересмотренном документе есть слово «тоже», к которому добавлено «o», настройка «Уровень слова» покажет вам, что «к» было заменено на « тоже. »Однако настройка« Уровень персонажа »будет показывать тот факт, что был добавлен« o ».

По умолчанию функция «Сравнить» помещает изменения в новый документ, как показано в разделе «Показать изменения в». Однако вы можете поместить изменения в «Оригинальный документ» или «Пересмотренный документ».

Нажмите «ОК», как только вы сделали свой выбор.

Произведено сравнение между двумя документами, и изменения отображаются в указанном документе. В нашем примере мы решили принять по умолчанию показ изменений в новом документе. «Исходный документ» и «Пересмотренный документ» отображаются на панели справа от «Сравненного документа», который будет использоваться для справки. Они не могут быть отредактированы.

Если вы не видите панель с исходными и измененными документами, нажмите «Сравнить» в разделе «Сравнить» на вкладке «Обзор». Затем выберите «Показать исходный документ», а затем «Показать оба». Вы также можете выбрать «Показать оригинал» или «Показать исправленные», если вы не хотите просматривать оба.

«Область просмотра», кратко обсужденная на уроке 2 и более подробно на уроке 3, также отображается слева от «Сравненного документа».

В «Сравненном документе» вы можете просмотреть отслеженные изменения, как описано в уроке 2, принимая или отклоняя каждое изменение.

Затем сохраните сравниваемый документ с другим именем, и вы получите документ, содержащий изменения как исходных, так и пересмотренных документов.

Объединить документы

Если у вас есть несколько документов, содержащих отслеживаемые изменения, которые необходимо сравнить, это помогает отслеживать, кто и какие изменения внес и когда. Команда «Объединить» позволяет объединять отслеживаемые изменения из каждого документа по два, пока все изменения из всех документов не будут включены в один документ.

ПРИМЕЧАНИЕ. Это не лучший способ просмотра документов и внесения изменений. Лучше всего делиться документами и заставлять других людей просматривать их последовательно, используя «Отслеживание изменений». Однако, если этого не было сделано, функция «Объединить» может помочь вам собрать и включить изменения, сделанные всеми рецензентами.

Кроме того, как и в случае функции «Сравнить», вы не можете объединять документы, если какой-либо из документов защищен каким-либо образом. Снимите защиту с документов перед их объединением.

Объединить несколько версий одного и того же документа

Чтобы начать объединение первых двух документов, нажмите «Сравнить» в разделе «Сравнить» на вкладке «Обзор» и выберите «Объединить» в раскрывающемся меню.

Диалоговое окно «Объединить документы» по сути аналогично диалоговому окну «Сравнить документы», которое обсуждалось в предыдущем разделе.

Для «Первоначального документа» выберите самую раннюю версию оригинального документа, а затем выберите одну из версий документа рецензентов как «Пересмотренный документ». Введите метки для «Первоначального документа» и «Пересмотренного документа», используя соответствующие Поле «Пометьте неотмеченные изменения с помощью». Это позволяет увидеть, кто сделал какие изменения.

Как и при сравнении документов, выберите «Настройки сравнения», уровень «Показать изменения в» и какой документ «Показать изменения в». При объединении более двух документов может быть хорошей идеей показать изменения в «Оригинальном документе», убедитесь, что вы сначала сделали его копию, и использовали тот же самый оригинальный документ при сравнении с каждым документом рецензента. Это позволяет вам «собрать» все изменения в исходном документе.

«Объединенный документ» отображается со всеми отслеженными изменениями и отмеченными указанными метками и временем. Если изменения в «Пересмотренном документе» не отслеживались, то временем пересмотра будет время, когда документы были объединены, что по существу будет бесполезным.

Вы можете подождать, пока объедините все документы рецензентов, прежде чем просматривать, принимать и отклонять изменения редактирования. Однако перед объединением дополнительных документов необходимо разрешить все изменения форматирования, поскольку Word не может сохранить несколько версий форматирования.

Самый простой способ сделать это — использовать меню «Показать разметку», чтобы отобразить только разметку «Форматирование». Выберите «Комментарии», «Чернила» и «Вставки и удаления», чтобы слева от этих параметров не было галочек. Только опция «Форматирование» должна иметь галочку. Затем просмотрите все отслеженные изменения форматирования и примите или отклоните каждое изменение.

ПРИМЕЧАНИЕ. Если вы не используете планшет, опция «Чернила» не имеет значения. Неважно, включена эта опция или нет.

После разрешения всех изменений форматирования вы можете сравнить новый исходный документ со следующим пересмотренным документом. Продолжайте, пока все пересмотренные документы не будут объединены в оригинал. Когда это будет сделано, у вас будет версия, содержащая все изменения, и каждое изменение будет помечено тем, кто это сделал. Опять же, времена, когда были сделаны изменения, являются точными, только если изменения отслеживались в каждом пересмотренном документе.

Теперь вы можете отобразить всю разметку с помощью меню «Показать разметку» (включить «Комментарии» и «Вставки и удаления» — включить «Чернила», только если вы используете планшет) и просмотреть все изменения, принимая или отклоняя каждое изменение.

Объединить два разных документа

Могут быть случаи, когда несколько авторов работают над разными частями документа, и вам необходимо объединить эти отдельные части в один документ. Это легко достигается в Word. Откройте основной документ, в который вы хотите добавить другие документы, и поместите курсор в точку, куда вы хотите вставить другой файл. Нажмите вкладку «Вставить».

В разделе «Текст» нажмите стрелку вниз на кнопке «Объект» и выберите «Текст из файла» в раскрывающемся списке.

В диалоговом окне «Вставить файл» перейдите к местоположению файла, который вы хотите вставить, выберите файл и нажмите «Вставить».

ПРИМЕЧАНИЕ. Также можно вставить ссылку на файл, что рекомендуется, если этот файл будет изменен. Вместо того, чтобы нажимать кнопку «Вставить», нажмите стрелку вниз на кнопке «Вставить» и выберите «Вставить как ссылку». Вставляется код поля «INCLUDETEXT», а не содержимое файла.

Когда вы вставляете содержимое файла с помощью параметра «Текст из файла», стили текущего документа применяются к содержимому входящего файла. Если во входящем файле использовались стили, форматирование вставленного текста, скорее всего, изменится на форматирование текущего документа. Однако любая информация о размере бумаги, ориентации, полях и других настройках макета страницы будет отброшена и заменена настройками из текущего документа.

Поделиться документом с помощью Microsoft OneDrive

Вы можете использовать OneDrive, чтобы поделиться своим документом с другими рецензентами. Документ можно сохранить и открыть из своей учетной записи OneDrive непосредственно из Word, если вы вошли в свою учетную запись Microsoft. Чтобы поделиться своим документом с другими, просто нажмите вкладку «Файл», а затем нажмите «Сохранить как» в списке параметров слева. На экране «Сохранить как» выберите параметр «OneDrive», а затем нажмите кнопку «Обзор» справа.

Если у вас есть подключение к Интернету, отображается диалоговое окно «Сохранить как», в котором отображаются файлы и папки вашей учетной записи OneDrive. Выберите папку для сохранения вашего документа (или создания новой папки), введите имя файла и нажмите «Сохранить».

Чтобы другие люди могли получить доступ к документу в OneDrive, вы должны предоставить общий доступ к файлу или папке, содержащей этот файл. См. Справку на сайте OneDrive для получения информации о том, как это сделать.

Вывод

И это все, что касается руководства How-To Geek School по использованию Word в командной настройке!

Это было весело, мы многому научились, и надеюсь, что вы тоже! Если вы пропустили какую-либо часть этой серии статей или просто хотите что-то еще раз просмотреть, вы можете легко это сделать, щелкнув любую из ссылок в оглавлении в начале статьи.

Внимание! Статья переведена автопереводчиком и предназначена для собственных нужд. Если есть интерес, рекомендую читать оригинал (ссылка в конце статьи).

Одним из основных проблем в процессе написания журнальной статьи — это отслеживание версий: создание, прогресс и изменения, сделанные вашими сотрудниками.

Для большинства ученых Microsoft Word пишет по умолчанию инструмент, и это как очень хороший и очень плохо в этом.

Очень хорошо, потому что особенность изменения дает это легко увидеть, что изменилось с момента последней версии, а кто сделал изменения.

Очень плохо, потому что эта функция строится вокруг одного документа Word, так что только один человек может работать на над рукописью в то время.

Это, как правило, означает отправку рукописи по электронной почте, и нужно быть очень осторожным, чтобы не  путать разные версии документа, которая требует творчества .

Подходы к преодолению этих проблем предлагают:

1. интегрировать документы Word, в инструменты для совместной работы, такие как Sharepoint и Office 365, или документ, файлообменников, таких как Dropbox и Google Docs (если вы используете его для этого), или
2. использует различные авторинга инструмент в целом.
3. Если ни один из этих подходов работает для вас, у вас есть третий вариант: использовать систему контроля версий Git .

Git является программным обеспечением, которое помогает отслеживать изменения в файлах, так что вы можете вспомнить конкретные версии позже.

Git, как правило, используется для отслеживания изменений исходного кода программного обеспечения (и был первоначально разработан Linus Torvalds для разработки ядра Linux в 2005 году), но на самом деле он может быть использован для любого файла, в котором мы хотите отслеживать версии с течением времени.

Git — это программное обеспечение с открытым исходным кодом, которая работает на локальном компьютере, поэтому, поэтому есть все основания попробовать  и начать отслеживать изменения в ваших рукописях (или других сложных документах) с Git.

Каждый раз, когда вы хотите сохранить версию, не Git совершить с небольшим описанием и дополнительной метки.

Такой подход не является идеальным, так как Git был написан с исходным кодом в текстовом формате в виду, и, например, не понимает, что изменилось между двумя ревизиями документа Word.

Некоторые люди скажут вам, чтобы никогда не надо хранить двоичные файлы в системе контроля версий, но не следует слушать их.

Вместо этого нужно дать Git инструмент для преобразования документов Word в обычный текст и Git будет счастливо сказать вам, что изменилось между версиями.

Некоторые инструменты могут сделать это, но, поскольку ранее в этом месяце Pandoc может читать документы Word в DOCX формате.

Сделайте следующее, чтобы Pandoc конвертировал документы Word и сравнить изменения от слова, а не от линии (что делает больше смысла):

# .gitattributes file in root folder of your git project
*.docx diff=pandoc
# .gitconfig file in your home folder
[diff "pandoc"]
  textconv=pandoc --to=markdown
  prompt = false
[alias]
  wdiff = diff --word-diff=color --unified=1

Вы можете использовать Git wdiff important_file.docx чтобы увидеть изменения (с ударениями в красном цвете  и вставок в зеленом), или Git войти -p —word дифференциала = цвет important_file.docx , чтобы увидеть все изменения с течением времени.

Хотя теперь вы можете отслеживать изменения документа Word, и увидеть изменения, вы также хотите, чтобы иметь возможность объединить различные версии документа Word, вместе с тем, что вы и ваши сотрудники могут работать над рукописью параллельно.

Git не может объединить двоичные файлы вместе, так что сначала необходимо преобразовать документ Word в формат, который Git понимает.

Так же, как и в предыдущем примере, можно использовать для Pandoc. Это также будет работать с HTML, но простота уценки делает это лучше подходит для управления версиями, которые не знают о разметке из этих форматов.

Одна из причин, почему Git стал настолько популярным является то, что это распределенная система контроля версий, а не централизованная система, как, например, Subversion.

Это означает, что вы можете отслеживать все изменения на локальном компьютере, но все еще ​​может синхронизировать изменения с другим пользователем.

Github является популярным сервисом, который облегчает эту синхронизацию и добавляет некоторые полезные функции.

Один из способов сотрудничать с вашими соавторами состоит в том, чтобы создать хранилище GitHub (государственный или частный) для вашей рукописи, а также хранить эталонную версию рукописи в формате уценки.

Вместо того чтобы работать на мастер-версии непосредственно, вы должны использовать Pandoc для конвертирования туда и обратно между этой главной версией в формате уценки и ваш документ Word, и будет продолжать использовать слово как инструмент разработки.

Rakali является Pandoc инструмент, который я выпустил на прошлой неделе которые могут помочь автоматизировать этот преобразования документов.

Github имеет много особенностей, чтобы облегчить сотрудничество, которое может быть использовано здесь, например, вопросы GitHub для обсуждения и управления задачами.

Есть еще несколько грубых краев в рабочем процессе, описанном выше (например, только частичной поддержке отслеживания изменений Word), но это интересный подход к сотрудничеству с помощью Microsoft Word и Git.

И этот рабочий, конечно, могут быть улучшены также включать авторов, которые пишут в LaTeX или один из других форматов, которые поддерживает Pandoc.

Один хороший побочный эффект использования уценки в том, что Github автоматически создает веб-страницу для документа (которая не будет делать для HTML без дополнительных усилий).

Оригинал статьи: http://blog.martinfenner.org/2014/08/25/using-microsoft-word-with-git/

Возможны ли какие-то проблемы?

Есть ряд форматов данных, которые внутри себя устроены как папки/архивы, содержащие текст (xml) и бинарные данные. Список XML-based форматов просто огромен, приведу одни из самых популярных:

• OpenDocument: .odt, .ods, .odp и прочие.
• OpenOffice.org XML: .sxw, .sxc, .sxi и прочие.
• Open Packaging Conventions .docx, .xlsx, .pptx и прочие.

Git может распознавать такие файлы как текст. Тогда он

• Начнет приводить к общему виду окончания строк,
• При слиянии ветвей соберет один документ из двух, рассчитывая на дальнейшую ручную правку.

То и другое испортит файл почти необратимым образом.

Из документации Git: gitattributes, «Marking files as binary».

Git usually guesses correctly whether a blob contains text or binary data by examining the beginning of the contents. However, sometimes you may want to override its decision, either because a blob contains binary data later in the file, or because the content, while technically composed of text characters, is opaque to a human reader.

Как правильно организовать хранение?

В корневой директории проекта нужно создать файл .gitattributes (или отредактировать, если уже есть). В него добавить следущую строку — для каждого расширения файлов, которое там будет храниться:

*.<расширение> binary

Пример:

*.docx    binary
*.xlsx    binary
*.odt    binary

Таким образом вы явно отмечаете, что файлы с данным расширением необходимо обрабатывать как бинарные. В бинарном файле Git никогда не будет заменять окончания строк (т.к. для него это теперь не CR и LF, а просто байты).

Можно ли производить слияние (merge) этих файлов средствами Git?

Если .gitattributes настроен правильно, то можно производить слияние веток, содержащих такие файлы.

При слиянии документ не будет испорчен, но и объединить содержимое двух файлов в один автоматически не получится. Однако, PashaPash подсказывает, что в MS Office есть специальный инструмент для слияния файлов.

После того, как вы вручную собрали из двух документов один (или выбрали одну из версий), нужно проиндексировать изменения и подтвердить их коммитом, чтобы завершить слияние.

Simul is a version control and collaboration tool for Microsoft Word. It automatically creates versions, shows you what changed between each version, and gives you a full history of a document.

Used in thousands of organisations worldwide

How It Works

Upload & invite people to collaborate on your document

Upload a Word document from your computer or cloud services like Dropbox, OneDrive & SharePoint and invite users to collaborate on them.

Automatically create versions each time the document is changed

Collaborators can access the latest version of a document in Word or Word Online in just 1 click, and each time they make changes it’s automatically saved as a new version.

Here’s how it works:

Open the latest version in 1 click

Collaborators can access and open the latest version of a document in just 1 click.

Make edits in Word or Word Online

Simul integrates directly with Word and Word Online, so you can make edits to a document in your preferred environment.

Automatically create a new version

When you click ‘Save’ in Word or Word Online, a new version is automatically created in Simul and instantly available to all collaborators to continue working on.

See what changed between each version

Simul makes it easy to see what changed between each version, regardless of whether tracked changes were turned on or not.

See the full history of a document

See every version of a document — including what changed, who changed it and when — in a simple interface.

Access content from previous versions

With just 1 click, you can revert back to a previous version of your document or open an old version and copy and paste content out of it.

Get approval, publish as PDF, export to cloud file storage & more

When you’re finished collaborating on your document, you can use Simul’s approval workflow to easily get sign off from everybody and then export your document as a PDF or DOCX to your computer or cloud storage service.

“Simul allows anyone on our team to access the latest version of a document instantly. It automatically creates versions, allows us to compare them to see what changed, and gives us a full version history of the document. It’s made writing research reports so much easier.”

Nikolas Balanis — Cancer Researcher

Get Started For Free

See how Simul can help you with a 14 day free trial, and paid plans start at just $15 per month.