2020. PayDox интегрировали с Microsoft Excel
Новый функционал ECM-системы PayDox позволяет автоматизировать управленческий учет и отчетность через интеграцию электронного документооборота с MS Excel. Пользователи могут самостоятельно создавать различные отчеты с автоматическим наполнением таблиц Excel актуальными данными из первичных документов и адаптировать их под текущие нужды организации. Часть результирующих данных можно рассчитывать в СЭД, используя настроечные формулы, а другая часть может рассчитываться с использованием формул Excel. Это позволяет гибко комбинировать обработку данных – поиск документов и вычисления над полями документов осуществлять в СЭД, а табличные вычисления и построение диаграмм в MS Excel. Отчеты проверяются в режиме реального времени. На формируемые отчетом показатели можно кликнуть и получить в СЭД список первичных документов, из которых он получен.
2018. Контроль договоров в сервисе Бизнес.Ру
В сервисе Бизнес.Ру в разделе «Справочники-Договоры» добавлена возможность выгрузки таблицы договоров в файл Excel. В файл попадают только те колонки таблицы, которые в момент выгрузки отображены в таблице. Настроить видимость столбцов и, соответственно, определить какие колонки будут выгружаться, можно через настройку таблицы договоров – просто отметьте нужные столбцы в настройке «Показывать колонки». Выгрузка данных о договорах в Excel предоставляет пользователю Бизнес.Ру практически безграничные возможности для анализа информации о договорах. Контроль дат окончания договоров можно осуществлять, сортируя и фильтруя данные по колонке «Дата окончания». Контролировать договора по статусам и признаку «Подписан/Не подписан» можно по колонкам «Статус» и «Подписан» соответственно. Используя колонку «Контрагент», можно получить любые данные в разрезе.
2015. Негосударственный пенсионный фонд «ЛУКОЙЛ-ГАРАНТ» перевёл документооборот с Lotus на Docsvision
В Негосударственном пенсионном фонде «ЛУКОЙЛ-ГАРАНТ» реализован проект по переводу документооборота организации в систему Docsvision. Возможности и удобство новой СЭД оценили почти 100 пользователей компании. Решение реализовано на базе встроенного приложения «Управление документами» и конструктора согласований Docsvision. Были переписаны листы согласований, реализована возможность вывода в Microsoft Word. Осуществлена миграция данных в Docsvision. Был реализован функционал импорта данных из таблиц Microsoft Excel с поддержкой загрузки приложений и версионности файлов. В ходе проекта автоматизирована канцелярия, договорная деятельность и весь документооборот. Переход в Docsvision был осуществлён в 2014 году. На данный момент компания BTLab оказывает техническую поддержку системы в ходе промышленной эксплуатации.
2015. ЭСКАДО v7.2: новые возможности для согласования документов, интеграция с Excel
Компания «Интерпроком» выпустила новую версию системы комплексной автоматизации документооборота ЭСКАДО. В релизе пользователям предложены новые варианты согласований документов, распознавание отсканированного текста и автоматический перевод файлов в формат *.pdf, постановка QR-кода и углубленная интеграция с MS Excel. В версии 7.2 пользователи могут воспользоваться расширенным вариантом согласования документов в базах ЭСКАДО. Для каждого согласующего создается отдельная карточка согласования, где он может сохранить свою версию документа или вложить дополнительные файлы. Новая версия поддерживает комбинированный тип согласования документов, разбивающий цикл согласования на этапы параллельного и последовательного согласования. Также появилась функция подписания документов в базе «Внутренние». В релизе появилась функция постановки QR-кода и штампа в файл. По команде пользователя система преобразует файлы — как текстовые, так графические, в которых содержатся тексты договоров и других соглашений, в файлы формата *.pdf и проставляет в них QR-код и штамп. Пользователь самостоятельно настраивает содержание штампа и место постановки штампа и QR-кода.
2013. «Экспресс Деньги» стали еще быстрее и надёжнее вместе с ELMA
Компания «Экспресс Деньги» основана в 2009 году с целью создания максимально удобной процедуры выдачи микро займов для физических лиц на короткий срок, без поручителей и залога. Исходя из поставленных задач и существующих условий, была выбрана система ELMA, разработанная компанией ELMA Основными критериями стали богатый функционал, и веб-доступ к приложению. Что позволяет сократить расходы на инсталляцию, а также пользоваться всем функционалом с помощью мобильных устройств, находясь вне рабочего места. Отдельно следует выделить процесс отчетности. Из семи этапов: постановка задачи, контроль исполнения задачи, заполнение отчета, отправка отчетов, систематизация отчетов, сведение отчетов, было автоматизировано шесть. Таким образом, исполнители только заносят данные в систему, все остальные операции полностью автоматизированы, и выполняются системой ELMA. После всех операций готовые отчеты рассортированы по датам, филиалам и исполнителям. В любой момент доступны в системе для просмотра, и возможностью выгрузить данные в «привычный» Microsoft Excel.
2008. 14 онлайн альтернатив Excel
С каждым днём становится всё меньше различий между он-лайн и офф-лайн сервисами. Представляем вашему вниманию список 14 решений для он-лайн работы с электронными таблицами. Большинство сервисов бесплатны, некоторые платны, но каждый пользователь сможет найти что-нибудь, соответствующее его потребностям и пожеланиям. BadBlue.com –предоставляет бесплатные учётные записи или платные сервисы класса предприятий для совместной работы с электронными таблицами Excel на сайте.Blist.com – это новое приложения для работы с таблицами пока является частной бета-версией.EditGrid.com – при помощи этого сервиса возможно загрузить уже созданные электронные таблицы, создать новые, а также можно их совместно использовать и работать с друзьями и коллегами. eXxprssoCorp.com – позволяет загрузить в удалённый компьютер Excel документы для совместной работы, и даже предоставляет кнопку плагин для облегчения загрузки .Google Docs – всем известное он-лайн приложение для работы с электронными таблицами. Выглядит и функционирует как Microsoft Excel. Простое в совместном использовании с другими потребителями.InputWebWizard.com – позволяет работать над электронными таблицами вместе с базами данных, так что все данные сохраняются в базе данных SQL. Система создана для помощи в разработке приложений сайтов, но всё ещё является дорогостоящей ($499 в месяц.)JotSpot – предоставляет возможности импорта и экспорта с Excel, копирования и вставки из Excel, совместного использования документов. Т ак же предоставляются возможности использования гиперссылок и прикрепления файлов. Numbler.com – простое, не сложное приложение для совместной работы с электронными таблицами.NumSum.com – более социальное приложение для работы с таблицами, в котором можно оставить работу полностью открытой в случае выбора и разрешения другим её комментировать. Peepel.com – импортирует таблицы Excel, одновременно работает с большим количеством документов в одном окне браузера, предоставляет RSS ленту о последних изменениях в документах, над которыми ведётся совместная работа.Sheetster.com – содержит стандартные функции для он-лайн работы с электронными таблицами . Также предлагает опции связи с блогом.Simple Spreadsheet – проект open source, который является частью проекта Simple Groupware Solutions. Сервис бесплатный .ThinkFreeDocs.com – обеспечивает возможность работы с электронными таблицами прямо на сайте , вместо редактирования загружённых через сайт таблиц. Теперь можно просто загрузить созданные таблицы и совместно их использовать.Zoho Sheet – является частью комплекта онлайн офисных приложений Zoho. Sheet позволит импортировать и экспортировать с Excel, совместно работать с другими пользователями.
2006. Евфрат-Документооборот 12 интегрировали с Excel
Компания Cognitive Technologies выпустила очередную версию системы электронного документооборота Евфрат-Документооборот 12. Главное преимущество двенадцатой версии — поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой. Взаимодействие удаленных серверов реализуется с помощью протокола TCP/IP, информация между серверами передается в кодированном виде. Сама база данных также может быть распределенной. Но пространство управления организации остается единым. Среди других отмеченных нововведений — благодаря интеграции с электронной почтой пользователи смогут импортировать традиционные почтовые сообщения и приложенные к ним файлы в документы системы, а также отправлять документы в виде обычных электронных писем. Упростилась регистрация однотипных документов (есть средства автоматического заполнения полей на основе уже существующих форм), появилась возможность проверки на дублирование регистрируемых документов, а также поддержка потокового сканирования; стала возможна организация автоматического резервного копирования базы данных по расписанию, добавлены возможность работы с иерархическими словарями и новый генератор отчетов, который позволяет не только экспортировать отчеты пользователей в Microsoft Word, Excel или Internet Explorer, но и встраивать в них диаграммы.
2001. PayDox — новая система корпоративного документооборота
Компании Interface Ltd и PayBot, LLC объявили о выпуске PayDox – системы управления корпоративными документами нового поколения. Ее возможности с уклоном в общекорпоративные функции (расчет балансов платежных документов, создание отчетов, ведение учета) превосходят возможности обычных систем документооборота, а использовать PayDox значительно проще и удобнее. Система полностью основана на Internet-технологиях и использует средства защиты данных, применяемые западными финансовыми институтами для обеспечения безопасности финансовых транзакций. Возможно использование PayDox как через локальную сеть компании, так и через Internet для организации единой корпоративной системы документооборота между территориально распределенными подразделениями компании. Cистема интегрирована с MS Office – данные из карточек документов автоматически подставляются в вызываемый с Web-сервера пользователем документ MS Word или MS Excel. Стоимость лицензии на 1–100 пользователей с одним сервером – 5000 долларов. Неограниченная лицензия на один сервер обойдется в 10 000 долларов.
| Функциональные возможности |
|
Автоматизация управленческого учета и отчетности через интеграцию электронного документооборота с MS Excel
Попробуйте, как это работает — прямо сейчас >
Основное преимущество использования MS Excel для управленческого учёта и отчетности – это гибкость. Продвинутые пользователи могут самостоятельно создавать различные варианты отчетов и оперативно адаптировать их под текущие потребности своей организации. Таблицы и графические диаграммы MS Excel,
использование формул, позволяют представить в наглядном виде всевозможные кастомизированные показатели деятельности предприятия.
Очевидной проблемой при использовании MS Excel на предприятии является наполнение таблиц MS Excel актуальной исходной информацией. Данные приходится либо вводить вручную, что является источником ошибок и дополнительной работы, либо писать программный интерфейс для автоматического наполнения таблиц MS Excel данными из корпоративной информационной системы,
что часто является достаточно трудоемкой работой, а также нивелирует всю гибкость использования MS Excel – при изменении таблиц такой код приходится переписывать.
Где находятся 100%-достоверные и проверенные первичные данные, которые используются в финансовых и управленческих контурах управления предприятием? Они находятся в первичных документах предприятия — счетах, актах, договорах и т.п. При наличии на предприятии системы электронного документооборота (СЭД) эти данные существуют в цифровом виде, являются достоверными и верифицированными, так как прошли процедуру электронного согласования и утверждения ответственными сотрудниками. Этим данным можно доверять, они доступны в цифровом виде и их можно использовать через интеграцию с СЭД для формирования управленческой отчетности и построения системы управленческого учета.
Система электронного документооборота и управления совместной работой PayDox включает функционал, позволяющий осуществлять управленческий учет и формировать отчетность через интеграцию с MS Excel.
Функционал СЭД PayDox позволяет пользователям создавать таблицы MS Excel для управленческого учёта и отчетности с автоматическим наполнением таких таблиц актуальными данными из первичных документов. Необходимо лишь в формулах расчета в таблицах MS Excel использовать наименования полей документов из СЭД. Загрузив такой файл MS Excel в СЭД как шаблон, можно потом одним кликом на пиктограмму этого файла в СЭД получать готовый управленческий отчет в виде файла MS Excel с актуальными данными, вставленными в него «на лету» из СЭД. Любая управленческая отчетность таким образом может формироваться самими пользователями и при необходимости дополняться и совершенствоваться. Преимуществом такого подхода является наличие функции «drill-down» – на формируемые отчетом показатели можно кликнуть и получить в СЭД список первичных документов, из которых он получен. Все управленческие отчеты становятся проверяемыми в режиме реального времени. Это важнейшее качество, недостижимое при подготовке управленческой отчетности вручную.
Отчет по приходам и расходам
Отчет о движении денежных средств
Статистика согласования за период
Используемые для агрегирования данные автоматически переносятся в таблицы MS Excel из соответствующих первичных документов в СЭД. При этом часть результирующих данных можно рассчитывать в СЭД, используя настроечные формулы, а другая часть может рассчитываться с использованием формул MS Excel.
Это позволяет гибко комбинировать обработку данных — поиск необходимых документов и вычисления над полями документов делать в СЭД, а табличные вычисления и построение графических диаграмм осуществлять в MS Excel.
Таким образом возможно делать тесную интеграцию системы электронного документооборота с уже имеющейся на предприятии управленческой отчетностью на таблицах MS Excel, полностью автоматизируя подготовку таких отчетов. Данный подход обеспечивает гибкость и оперативность подсистемы управленческого учета и отчетности предприятия и позволяет ответственным сотрудникам предприятия участвовать в разработке и дальнейшей адаптации процесса автоматизации управленческой отчетности под нужды предприятия.
Время на прочтение
6 мин
Количество просмотров 5.5K
В этой статье я хочу поделиться опытом организации сбора, рецензирования и обсуждения материалов, присылаемых участниками научной конференции, ежегодно проводимой нашей кафедрой.
Мы принимаем материалы по электронной почте в форматах OpenOffice и Microsoft Office, но оригинал-макет сборника, в соответствии с требованиями нашей типографии, подготавливается в формате *.docx. Взаимодействие между авторами, оргкомитетом и рецензентами необходимо было организовать таким образом, чтобы учитывать все поступившие файлы, вносимые в них изменения и замечания. Для контроля устранения замечаний требовалось сохранять и сравнивать различные версии файлов.
Первый опыт проведения конференции
Приемом материалов занимались несколько сотрудников кафедры. Принятый файл проверялся на соответствие формальным требованиям, затем направлялся специалисту на рецензию, затем (в случае положительного ответа рецензента) редактору для работы над сборником. Данные о полученных материалах (название, авторы, контактная информация) заносились редактором в общий список. Это был обыкновенный файл Microsoft Excel.
В этой цепочке выполнялась двойная работа по рецензированию и технической обработке материалов. Структурирование по тематическим разделам требовало внимательности и аккуратности. Терялись изменения при обмене версиями файлов по электронной почте. Указанные проблемы привели к увеличению общего времени работы над сборником.
Автоматизация с использованием Google Диска
В 2014 году, с учетом предшествующего опыта, мы создали форму на Google Диске, в которую вносились данные о полученных материалах в момент их поступления, с указанием состояния (на рецензировании, редактируется, для компоновки в сборник). Исходный файл также сохранялся на Google Диске. Заполнение формы выполнялось несколькими сотрудниками. При этом были практически исключены потеря файлов и их двойная обработка.
Появились новые проблемы. При внесении данных требовалось проверять, наличие поступивших материалов в списке во избежание дублирования. Требовалось предварительно договариваться о правилах именования файлов, распределении фронта работ между редакторами. Два редактора могли добавить новый файл с одинаковым именем. Один файл мог быть скачан для правки несколькими редакторами, а отдельные изменения при этом исчезали. Работа над сборником стала удобней, но хотелось большей автоматизации.
Пытаемся организовать работу с Joomla
В 2016 году было принято решение предварительные версии материалов для обсуждения и рецензирования публиковать на сайте конференции. Для организации коллективной работы мы использовали CMS Joomla. Были организованы тематические разделы, форма регистрации с отправкой файлов. Была также предпринята попытка перейти к предоставлению участниками конференции собственной публикации при помощи онлайн-редактора. Это позволяло работать с различными версиями материалов средствами, встроенными в CMS. Но большинство участников присылали файлы по электронной почте, игнорируя форму регистрации, и пришлось вернуться к прежней схеме работы, дополнив ее публикацией файлов редакторами на сайте конференции. Использование тематического форума упростило обсуждение замечаний и работу рецензентов. Структурирование присланных материалов по тематическим разделам также стало более удобным.
Данный подход к организации работы конференции имел ряд проблем. Работа непосредственно с авторским представлением своих материалов онлайн не сложилась. Мы использовали собственный сайт для хранения различных версий присылаемых файлов и организации к ним коллективного доступа, но для контроля изменений требовалось скачивать файлы на компьютер, а измененные загружать заново. Требовались дополнительные усилия и время на поддержание работы сайта. В результате одной из попыток взлома пришлось восстанавливать присланные материалы. По причине указанных проблем мы отказались от использования CMS Joomla.
Пробуем систему электронного документооборота
При обсуждении организации конференции в 2017 году было принято решение протестировать в качестве инструмента коллективной работы систему электронного документооборота. Среди кандидатов были наиболее распространенные, судя по публикациям в интернете, продукты: NauDoc, Alfresco, Pilot-ICE, 1С: Документооборот.
Наши критерии отбора:
- наличие доступной без дополнительных затрат времени пробной версии;
- бесплатное использование;
- поддержка различных форматов документов;
- понятная русскоязычная документация;
- наличие русскоязычного интерфейса.
Я не буду проводить подробный сравнительный анализ указанных систем. В интернете есть ряд статей, посвященных указанным продуктам. Сразу были отклонены СЭД, требующие предварительной покупки. Alfresco отмели из-за отсутствия русскоязычной документации и отсутствия официальной поддержки русскоязычного интерфейса. NauDoc больше не поддерживается производителем. Мы остановились на Pilot-ICE в связи с доступной пробной версией и наличием бесплатной лицензии для образовательных организаций.
Адаптация системы под наши запросы не заняла много времени. Серверную и клиентскую часть установили на компьютерах нашей локальной сети. Создали проект с тематическими разделами для работы над структурой сборника. При поступлении нового материала он вносился в проект одним из членов оргкомитета с указанием состояния. Для этих целей мы использовали работу с карточками материалов и атрибутами.
Исходные файлы хранились на виртуальном диске. После некоторого времени работы над файлом редактор синхронизировал свою версию файла с сервером при помощи контекстного меню проводника Windows. На время работы с файлом редактор блокировал его от изменений. При замене файла, например, присланным после авторской доработки, и синхронизации с сервером, также создавалась новая версия. Впоследствии принималось решение о сохранении тех или иных изменений в актуальной версии. Использование виртуального диска оказалось удобным за счет отсутствия привязки управления версиями к программе редактирования и формату файла. Из минусов системы следует отметить отсутствие возможности удалять устаревшие версии.
Для рецензирования и контроля устранения замечаний редактор представлял документы в формате фиксированной разметки путем печати на виртуальном принтере Pilot-XPS. При этом заполнялась карточка документа, а также указывалось его место в структуре проекта (Сборника конференции). Мы отметили удобство заполнения полей в карточке по сравнению с ведением реестра поступивших материалов в файле Excel. Те же самые копирование и вставка, но без необходимости несколько раз переключаться между документами.
Рецензенты делали вывод о соответствии присланного материала требованиям конференции и рекомендовали его в один из тематических разделов сборника. Для внесения замечаний использовался инструмент для просмотра XPS-файлов и сравнения версий документов в формате фиксированной разметки.
Структурирование материалов конференции по тематическим разделам было реализовано при помощи операций копирования и вставки документов в структуре проекта. Процесс стал заметно проще, так как не требовал физического перемещения самих исходных файлов и мог осуществляться совместными усилиями. Проблему составило дальнейшее объединение материалов в сборник. Для верстки одного раздела необходимо было вручную отобрать все исходные файлы документов, относящихся к данному разделу. Дальнейшая работа по компоновке сборника происходила при помощи текстового редактора.
Приведу общую схему нашей работы с использованием СЭД:
- сохранение поступившего файла на виртуальный диск;
- печать на виртуальном принтере в формат XPS и регистрация присланного материала в структуре сборника вне тематических разделов;
- формулировка задания на рецензирование;
- устранение (при необходимости) замечаний и печать на виртуальном принтере новой версии документа;
- контроль устранения замечаний (сравнение версий);
- перенос документа в рекомендованный рецензентом тематический раздел;
- формулировка задачи редактору на объединение файлов в один сборник.
Несмотря на оставшиеся проблемы, использование системы электронного документооборота оказалось более удобным по сравнению с предыдущими попытками организации обработки материалов конференции. Учет, рецензирование и структурирование по тематическим разделам стали эффективными за счет коллективной работы и надежного хранения файлов. В заключение приведу сравнительную таблицу наших попыток организации конференции с использованием различных инструментов.
| Способ организации коллективной работы | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Ведение реестра поступивших материалов в файле Microsoft Excel | Не требует установки дополнительных программ |
|
| Google Диск |
|
|
| CMS Joomla |
|
|
| NauDoc | — | Отсутствие поддержки |
| Alfresco | Бесплатность | Отсутствие русскоязычной документации |
| Pilot-ICE |
|
|
Если у вас нет системы электронного документооборота, то удобнее всего регистрировать документы в Excel. В статье мы рассмотрели не только вопросы создания журналов регистрации в Excel «с нуля», но и то, как работать с их содержимым: быстро найти, что и как можно отфильтровывать и сортировать, как можно изменять журнал в различных рабочих ситуациях, как распечатать в удобном виде, как «закрыть» в конце года. Порой одну и ту же операцию можно выполнить по-разному – мы предложили оптимальные алгоритмы, чтобы вам стало удобнее работать.
Об обязательности регистрации документов однозначно высказываются Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-20031:
Фрагмент документа
«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», п. 3.8
Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.
Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.
Итак, все документы организации должны быть учтены. Раньше это делалось в больших толстых тетрадях – книгах регистрации. Кстати, некоторые компании до сих пор пользуются подобным методом. Но большинство все же предпочитает вести электронные регистрационные формы.
На сегодняшний день существует несколько доступных возможностей создания электронных журналов регистрации:
- в Microsoft Excel. Пожалуй, это самая простая и доступная программа для подобных целей. Даже пользователь, чей опыт общения с компьютером ограничивается только уроками информатики и бытовыми интернет-нуждами, может без труда создать здесь полноценный журнал регистрации документов;
- в Microsoft Access – программа, уже требующая от пользователя подготовки и обучения, но и обладающая более широким функционалом, нежели Excel. Удобна, в частности, возможностью связывать между собой различные журналы и получить в конечном итоге общую базу данных;
- с применением «облачных» сервисов, например, Google.Drive. В отличие от обычных «облачных» хранилищ данных, сервис позволяет создать табличный файл с теми же функциями, что и у Excel. Существенным достоинством «облачных» сервисов является возможность настроить доступ к ним пользователей из любой точки мира и с любого устройства. Не менее существенным недостатком – абсолютная зависимость от подключения к Интернету, которое не всегда и не везде идеально.
Таким образом, самой доступной программой для создания журнала регистрации в обычном российском офисе является Microsoft Excel. Далее рассмотрим вопросы создания журналов и работы с ними в версии Microsoft Excel 2010 на примере Журнала регистрации распорядительных документов.
Создадим файл в Excel и назовем его «Журнал регистрации распорядительных документов». Для этого можно использовать круглую кнопку «Office» в верхнем левом углу экрана (на Рисунке 1 отмечена цифрой 1), при нажатии на которую открывается меню, в нем выбираем первую команду – «Создать». Чтобы не потерять результаты своих дальнейших настроек, лучше сразу сохранить созданный файл; для этого подойдут команды «Сохранить» или «Сохранить как» того же меню.
Рисунок 1
Предположим, в нашей условной организации используются 2 вида подобных документов: приказ и распоряжение. Целесообразно регистрировать оба вида документов в одном файле, но в разных таблицах. В нижнем левом углу окна расположены по умолчанию три листа: Лист 1, Лист 2 и Лист 3. На каждом из них можно поместить по журналу учета одного вида документов. Программа позволяет создавать сколько угодно листов в одном файле, добавляя и удаляя их по усмотрению пользователя.
Переименуем листы. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой «мыши» по наименованию листа и выбрать опцию «Переименовать». Здесь же можно выбрать цвет ярлыка, установить пароль для защиты, удалить ненужный лист. В нашем Журнале регистрации распорядительных документов будет 2 листа: для приказов по основной деятельности и для распоряжений (Рисунок 2).
Рисунок 2
Рисунок 3
Определившись с наименованиями граф таблицы, создадим «шапку». Настроить внешний вид граф легко, используя верхнюю панель инструментов. В основном понадобятся группы команд «Шрифт» и «Выравнивание» на вкладке «Главная» (см. Рисунок 3).
Группа команд «Шрифт» знакома любому пользователю программы Word (цифра 1). Напомним их в порядке расположения иконок слева направо:
- верхний ряд позволит вам:
- выбирать шрифт,
- его размер,
- одним нажатием увеличивать размер шрифта,
- одним нажатием уменьшать размер шрифта;
- нижний ряд поможет назначить:
- полужирное начертание,
- курсив,
- подчеркивание,
- измененить границы выделенных ячеек и
- цвет их фона,
- изменить цвет текста.
Теперь посмотрим на набор команд «Выравнивание» (отмечено цифрой 2):
- значения иконок верхнего ряда:
- первые 3 – выравнивание текста по верхнему краю ячейки, по центру или по нижнему краю соответственно,
- расположение текста по диагонали или по вертикали,
- перенос текста (если пользователь не хочет менять ширину ячейки, чтобы уместился текст, можно нажать на эту кнопку, и текст будет выстроен в несколько строк по ширине ячейки);
- вторая строка:
- первые 3 иконки знакомы каждому пользователю Word – это выравнивание текста по левому краю ячейки, по центру или по правому краю соответственно;
- следующие 2 иконки – уменьшение или увеличение отступа текста от левого края;
- последняя иконка – объединение ячеек с помещением текста в центре.
Заполним «шапку» нашей таблицы названиями граф. Скорее всего, при этом понадобится увеличить ширину некоторых столбцов. Это нетрудно сделать, наведя курсор на линию между двумя ячейками в самой верхней серой строке, где обычно указаны буквенные обозначения столбцов (реже – цифровые). Появится значок с двумя стрелками, смотрящими в разные стороны. Кликнув «мышью» и перемещая значок в нужном направлении, можно делать столбец уже или шире. Так же можно установить желаемую высоту строки, используя крайний левый столбец с номерами. Мы немного усложним задачу и разделим графы на 2 группы: регистрационные данные о документе и контроль. Отформатируем внешний вид ячеек, используя изученные опции (на Рисунке 5 показана таблица, в которой не только создана «шапка», но уже заполнено…
Здравствуйте, друзья сайта itswat.ru. Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов – внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена. Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные. Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО – лишние и пока неуместные траты. Мой ответ – используйте Excel и с помощью нескольких функций систематизируйте и учитывайте свои «важные бумажки». Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel. Дело не сложное, но муторное и с множеством нюансов, поэтому расскажу пошагово с картинками.
Содержание
1. Что можно поместить в реестр?
2. Пошаговая инструкция
2.1. Папка
2.2. Название
2.3. Документ
Что можно поместить в реестр?
Реестр в Excel можно создать для чего угодно, например, для договоров с партнёрами, клиентами или подрядчиками. Ниже вы можете увидеть картинку – шаблон таблицы с заголовками столбцов, отражающими данные, которые необходимо учесть.
Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.
Я же буду создавать реестр текстовых документов, содержащих описания товаров, которые я когда-то составлял по просьбе одной бизнесвумен, по чистой случайности, завалявшиеся на моём ноутбуке. Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс. Это и будет пошаговая инструкция. Уяснив принципы, вы легко сможете адаптировать её под себя, изменив шапку таблицы и выбрав только те действия, которые понадобятся именно вам. Я использую Excel 2007, но версия не принципиальна. Вы можете работать в Excel 2010 или более поздних годов выпуска, ничего не потеряете, так как во всех редакциях используемые мной функции также присутствуют, а разделы меню и команды находятся там же, где и раньше.
Пошаговая инструкция
Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:
- Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».
- Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.
- Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».
- Приступаем к заполнению столбцов.
- Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).
- Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.
- В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
- В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
- Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
- Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.
Папка
Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:
- Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
- Копируем адрес нужной папки.
- Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.
- Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).
- Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.
- Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.
Название
С названием немного сложнее:
- Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть *.
- Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».
- А в её мастере команду «Создать».
- Задаём имя, в моём случае это будет «Название».
- В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).
- Нажимаем ОК и «Закрыть».
- Ставим курсор в первую ячейку столбца.
- Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
- Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.
- Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, *docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.
Если что-то вам по моим картинкам и описанию не понятно, то посмотрите следующую подробную инструкцию в формате видео.
Документ
Друзья, столбец «Документ» содержит то же название, но являющееся ссылкой. Чтобы этого добиться, следует проделать все те же действия, что и в предыдущем алгоритме до шага 8. Мы их опустим, так как повторно делать одно и то же не нужно. Теперь немного усложняем формулу. Она примет вид =ГИПЕРССЫЛКА(ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1)). После её размещения и ввода строки заполнятся теми же названиями, но являющими собой активные ссылки.
Вот, кажется, и всё. Старался описать алгоритм наиболее подробно. Меня ещё недавно спросили, как создать реестр сведений о доходах физических лиц, то есть формировать справки 2-НДФЛ и вести их учёт в программе «Налогоплательщик ЮЛ». Тема, в общем, та же, но программа другая, поэтому я решил посвятить ей отдельный материал. До скорых встреч.
Читайте также:
По мнению 150 организаций рейтинг: 4.9
Поддержка стран: Все
Операционная система: Windows, Android, macOS
Семейство: Универсальная Система Учета
Назначение: Автоматизация бизнеса
Короткое видео легкой программы для электронного документооборота USU
Данное видео длится всего шесть минут. Оно показывает все достоинства программы для электронного документооборота УСУ.
Быстрый переход.
Что Вы сейчас хотите сделать?
На других языках:
Основные возможности программы:
-
Регистрация неограниченного числа документов со всеми необходимыми данными
Документы
-
Наша программа позволит быстро найти нужный документ по заданным критериям
Поиск
-
Вы легко найдете просроченные документы, узнаете текущее местонахождение или срок окончания любого документа
Визуализация
-
Быстро фиксируйте любые перемещения ваших документов
Прием и
перемещение -
Используйте возможности адресного хранения, чтобы выяснить точное расположение
Адресное хранение
-
Анализируйте общее количество документов по любому отделению, категории или периоду
Объемы
-
Используйте внутренние штрих-кода для быстрого поиска документа, к примеру, при его возврате
Штрих-кода
-
Контролируйте наличие документов «на руках»
Выдача и возврат
-
Узнайте все перемещения документа за любой период
Статистика движения
-
Храните в единой базе электронные документы для мгновенного доступа
Электронные
документы -
Учитывайте все изменения по документу, создавая архив его версий
Версии
-
Прикрепляйте к документу любые сопутствующие файлы или изображения
Любые файлы
-
Контролируйте сроки завершения важных документов
Сроки
-
Легко найдите обязательные документы по контрагенту
Наличие
-
Узнайте об отсутствии или неактуальности важных документов по любому сотруднику или клиенту
Отсутствие
-
Цепочки автоматических задач позволят легко провести электронное согласование или подпись документа
Подпись и
согласование -
Отслеживайте свою работу или задачи сотрудников
Контроль работы
-
Узнайте оперативность работы или находите зависшие дела
Анализ задач
-
По любому документу можно задать набор заполнения любых параметров, включая и шаблоны стандартных значений
Параметры
-
Добавляйте свои шаблоны в формате MS Word в программу
Свои шаблоны
-
Функция автозаполнения поможет экономить время и избавит от ошибок при формировании документов и договоров
Автозаполнение
-
Интеграция с новейшими технологиями позволит вам эпатировать клиентов и заслуженно получить репутацию самой современной компании
Эксклюзивность
- Система планирования позволяет настроить расписание резервного копирования, получения важных отчетов строго в определенное время и задать любые другие действия программы
Планировщик
- Специальная программа сохранит по расписанию копию всех ваших данных в программе без необходимости останавливать работу в системе, автоматически заархивирует и уведомит о готовности
Резервное
копирование -
Вы сможете быстро внести первоначальные данные, необходимые для работы программы. Для этого используется удобный ручной ввод или импорт данных
Быстрый старт
-
Мы добавили множество красивейших шаблонов, чтобы работа в нашей программе приносила еще большее удовольствие
Красивый дизайн
-
Интерфейс программы настолько легок, что в ней может быстро разобраться даже ребенок
Легкая программа
Автоматизация бизнеса нами выполнена для множества организаций:
Основной язык программы: РУССКИЙ
Также при необходимости Вы можете найти международную версию нужной программы, которые у нас переведены аж на 96 языков.
Документооборот excel имеет ограниченные функциональные возможности для пользователей тех или иных организаций. На данный момент времени документооборот в организациях осуществляется в электронной форме, посредством специализированного программного обеспечения, которое подразумевает принятие и работу с различными форматами не только в excel и word, преобразовывая документы в нужную форму и оперативно формируя нужные отчёты, помимо этого, обеспечивая контролем и управлением над всеми производственными процессами. В документообороте excel, возможно вносить данные по клиентам и поставщикам, определяя количество, выводя суммированные показатели и т.д. Программное обеспечение «Универсальная Система Учета» обеспечивает полным спектром функциональных возможностей, подходящих под любой вид деятельности организаций, с многоканальным доступом для всех пользователей, обеспечивая единовременной деятельностью и безграничными возможностями. В системе УСУ, возможно вести любые таблицы excel по сотрудникам, по контрагентам, по услугам и товарам. Количественные данные и объёмы документации в excel или word неограниченно, учитывая качественное и автоматическое сохранение в единой информационной базе, с регулярным резервным копированием на удалённый сервер, что немаловажно, при длительном и некачественном сохранении. Доступ к документообороту у каждого пользователя персональный, учитывая делегированные права пользования, основываясь на рабоче-трудовой деятельности каждого пользователя. Входя в приложение, работники могут обмениваться информацией и общением по внутренним сетям, учитывая консолидацию всех отделов и филиалов организации, с удобным управлением руководством, посредством получения аналитической и статистической отчётности, по всем периодам и группам. Таким образом, будет улучшены качественные показатели, повышен статус компании и как следствие, увеличены доходы. Каждый работник будет иметь персональную учётную запись, с отображением полных сведений по рабочим моментам, осуществляющихся ежедневно, с отображением данных в таблицах excel с учетом общего отработанного времени, для последующего начисления заработной платы. Таким образом, работники будут стремиться с наилучшим показаниям качественных результатов, проделанной деятельностью и оперативности. При работе с документооборотом в любом формате, также в excel, доступно оперативно заполнять нужную документацию и отчетность, используя перемещение сведений с доступных источников, оптимизируя рабочее время. Работникам будет быстрее и легче находить нужные ему сведения, с ведением единого документооборотом excel, упорядочивая данные и классифицируя по заданным критериям, для оперативного поиска, посредством контекстного поисковика, внося в электронное окошко свой запрос или ключевые фразы. Бухгалтерский документооборот важен в каждом деле, потому в нашей разработке предусматривается интеграция с 1С системой, оперативно формируя нужные документы и сдавая налоговую отчётность, осуществляя калькуляцию и взаиморасчёты с последующим контролем над финансовым состоянием. Платёжные операции могут осуществляться по безналичному расчёту, используя терминалы, банковские карты, счета, онлайн кошельки и прочие безналичные операции, с приёмом любой денежной единицы мира, для конвертации внутри приложения, с встроенным электронным конвертером, учитывающим текущий курс национального банка. Ведение отдельной базы CRM, в формате excel по всем контрагентам, обеспечивает полными сведениями проведенных работ и планируемых задач, с отображением данных по взаиморасчетам, данным относящимся к документообороту, отзывам и т.д. При работе с документооборотом, сотрудникам будет легче осуществлять формирование новых документов, посредством имеющихся шаблонов и образцов в excel и word, прочих форматов. Удобная система навигации работает по принципу рабочей деятельности предприятия, обеспечивая сотрудников многофункциональными возможностями, адаптируемых под каждого. В единой системе пользователи могут обмениваться информацией и сообщениями с правом и единого доступа к документообороту предприятия, основываясь на делегированных правах пользования, учитывая трудовое положение и прочие критерии, установленные руководством. Чтобы оперативно найти нужные сведения по заданному запросу, обеспечивая автоматизации и оптимизации рабочих и временных процессов, предусматривается использование контекстного поисковика. Данные с документооборота, возможно напечатать или передать в любом формате, в том числе в excel. Построение рабочих графиков, осуществляется автоматически в планировщик задач, с отображением информации в таблица Excel, возможности изменения статус выполненных работ самими сотрудниками, включая сроки выполнения тех или иных операций. Возможно составление руководства аналитической и статистической отчетности со всем документооборотом, сохраняя в едином информационном пространстве. Объёмы хранящейся информации не имеет ограничений, особенно актуально при резервном копировании на удалённый сервер в полном объёме, поддерживая различные форматы excel. Программное обеспечение обеспечивает не только введение документооборота в excel, но и обеспечивает полноценным контролем на протяжении всего периода действия предприятия, посредством камер слежения, в реальном времени отображающих сведения на главном компьютере. Также, доступна консолидация всех рабочих устройств, синхронизирующих в единой базе для последующего предоставления информации, при удалённой деятельности организации. Руководитель может дистанционно контролировать всю последовательность действий, посещаемость тех или иных сайтов, проработанное время и охваченные объёмы информации каждым пользователем, анализируя их на общем мониторе, разделённых определенными окошками, с выделенными цветами для большего удобства управления. Автоматизированная программа позволяет осуществлять инвентаризацию, путем автоматического выполнения, при исполнении высокотехнологичных устройств, которые адаптируются к требованиям пользователей и проводят учет и контроль всего наименования товарно-материальной ценности, отображая информацию в едином бухгалтерском документообороте, с последующей необходимостью пополнения или списания материалов. При работе с контрагентами, будет учтена возможность массовой или выборочной рассылки сообщений на контактные номера телефонов и электронную почту, прилагая документооборот и прочие сведения, для повышения лояльности и получения обратной связи. Чтобы на собственном деле оценить многофункциональность программного обеспечения, ознакомиться с модулями и инструментами, освоить принципы управления, с взаимодействием с различными приборами и приложениями, возможно скачать тестовую версию, в бесплатном доступе имеющуюся на нашем сайте, и в полной мере оценить во временном режиме всю масштабность и уникальность данной разработки. Мы заранее выражаем свою благодарность в указанном Вами доверии, направленности на сотрудничество и уделённом времени. При обращении к нам по указанным контактным номерам, мы с радостью вас проконсультируем и поможем с установкой приложения.
Программой могут пользоваться:
-
Ателье
-
Химчистка
-
Торговое предприятие
-
Производственная
компания -
Спортивный центр
-
Логистическая компания
-
МФО
-
Медицинское предприятие
-
Туристические фирмы
-
Учебный центр
-
Ремонтная мастерская
-
Любая другая
организация
Видео программы для документооборота в excel
Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ — Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на YouTube видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!
Анатолий Вассерман представляет новую версию программы УСУ
Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Анатолий Вассерман родился 9 декабря 1952 года. Окончил Одесский технологический институт холодильной промышленности, по специальности инженер. После окончания института работал программистом. Затем — системным программистом. Впервые на экране появился в 1989 году в клубе «Что? Где? Когда?», затем — на «Брэйн-ринге». В телевизионной «Своей игре» одержал пятнадцать побед подряд в 2001—2002 годах и стал лучшим игроком десятилетия в 2004 году. Пятикратный чемпион Украины по спортивной версии «Своей игры». Четырёхкратный чемпион Москвы по спортивной версии «Своей игры», бронзовый призёр того же соревнования, серебряный 2017 года. Серебряный призёр «Знатокиады» — Всемирных игр знатоков — 2010 года по «Своей игре».
Дополнение к программе для профессиональных управленцев — Библия Современного Руководителя
Дополнение к программе для профессиональных управленцев: для развития бизнеса и повышения доходов. Уникальный продукт, разработанный на стыке двух наук: экономики и информационных технологий. Аналогов нет
Мобильное приложение USU
С развитием технологий жизнь ускоряется. Везде нужно успеть – ведь чем быстрее делаешь дела, тем больше зарабатываешь. По этой причине очень важно иметь под рукой многофункциональное мобильное приложение.
Александр Друзь об Универсальной Системе Учета
Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Александр Друзь — первый магистр интеллектуальной игры «ЧГК». Шесть раз награждался призом «Хрустальная сова» как лучший игрок клуба. Обладатель «Бриллиантовой совы» – приза лучшему игроку. Чемпион телевизионной версии «Брейн-ринга». В телевизионной передаче «Своя игра» выигрывал «Линейные игры», «Суперкубок», выигрывал с командой «III Кубок Вызова», установил абсолютный рекорд результативности за одну игру. Автор и ведущий интеллектуальных игр и познавательных программ на различных телеканалах.
Максим Поташёв об эффективности программы УСУ
Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Максим Поташев — магистр игры «Что? Где? Когда?», четырёхкратный обладатель приза «Хрустальная сова», дважды чемпион мира, трижды чемпион России, шестикратный чемпион Москвы, трёхкратный победитель Открытого чемпионата Москвы по игре «ЧГК». По итогам всеобщего зрительского голосования в 2000 году признан лучшим игроком за все 25 лет существования элитарного клуба. За кандидатуру Максима Поташёва проголосовало 50 тысяч телезрителей программы. Получил «Большую хрустальную сову» и главный приз юбилейных игр — «Бриллиантовую звезду» магистра игры. Член правления и с 2001 года — вице-президент Международной ассоциации клубов. По профессии — математик, маркетолог, бизнес-тренер. Окончил факультет управления и прикладной математики, преподавал на кафедре общей и прикладной экономики в МФТИ. В августе 2010 года избран президентом Общероссийской общественной организации «Федерация спортивного бриджа России». Возглавляет консалтинговую компанию, которая помогает различным организациям решать задачи, связанные с продажами, маркетингом, клиентским сервисом и оптимизацией бизнес-процессов.
Сергей Карякин о тактике в бизнесе
Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Сергей Карякин. В возрасте 12 лет стал самым молодым гроссмейстером в истории человечества. Внесён в Книгу рекордов Гиннесса. Одержал победу в турнире претендентов. Обладатель Кубка мира ФИДЕ. Чемпион мира по быстрым шахматам, чемпион мира по блицу. Заслуженный мастер спорта Украины. Заслуженный мастер спорта России, гроссмейстер России. Награждён орденом «За заслуги» ІІІ степени. Член Общественной палаты Российской Федерации VI состава. Неоднократный победитель детских и юношеских чемпионатов мира и Европы. Победитель и призёр ряда крупных турниров. Чемпион XXXVI Всемирной Шахматной олимпиады в составе сборной Украины, серебряный призёр Олимпиады в составе сборной России. На своей доске показал лучший результат и получил первый индивидуальный приз (на 4 доске). Чемпион России с лучшим результатом на 1-й доске. Чемпион мира в составе сборной России. Полуфиналист Кубка мира. Победитель ряда международных турниров.
Возможности контроля и управления документооборотом
Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.
- Автоматизированная программа УСУ, позволяет вести документооборот в формате excel, word, а также других удобных наименованиях.
- Приложение интуитивно адаптируется под каждого пользователя, обеспечивая необходимыми модулями и инструментами, адаптируемых под каждую организацию и вид деятельности, предоставляя необходимые модули и инструменты, с возможностью дополнения и обновления, посредством персонального обращения клиентов.
- Для каждого пользователя предусматривается персональная учётная запись, с ведением и настройкой рабочего стола, выбором языковой панели, с учётом использования нескольких видов языков одновременно, для улучшения качественных показателей при взаимосвязи с контрагентами.
- Работники могут по локальной сети обмениваться сообщениями и информацией, документооборотом, контролируя взаимную работу, учитывая делегирование пользовательских возможностей, основываясь на трудовом положении каждого в организации.
- Построение графиков работ, осуществляется автоматически, с учётом анализа трудового положения, загруженности, распределяя задачи, основываясь на имеющихся ресурсах, предоставляя таблицы в excel для дальнейшего выполнения задач и изменения статуса работ.
- Чтобы оповестить работников о планируемых мероприятиях, возможно выслать информационные сообщения, посредством всплывающих сообщений на экране монитора.
- Стоимость программы достаточно демократичная, подходит под бюджет любой организации, даже малого бизнеса, обеспечивая многофункциональностью и отсутствием необходимости в приобретении дополнительных устройств и систем.
- Конфиденциальность документооборота будет на высшем уровне, ограничивая доступ третьим лицам.
- Контролировать деятельность подчинённых, возможно посредством камер слежения внутри отделений и филиалов, а при переходе организации на удалённую деятельность предусматривается синхронизация всех рабочих устройств, отображаемых в единой системе, разграничивая каждое окошко определённым цветом и персональными данными сотрудников.
- Учёт рабочего времени обеспечивается суммированными показателями итогов ежедневно, начисляя ежемесячную заработную плату, по фактическим показаниям, улучшая дисциплину, качество работ и оперативность.
- При выводе материалов с документооборота, предусматривается использование контекстного поисковика, оптимизирующего рабочее время специалистов.
- Резервное копирование будет автоматически осуществляться систематически, по заданным срокам, установленных в планировщике задач, обеспечивая длительным и качественным сохранением материалов и документооборота в excel, на удаленном сервере.
- Выполнение различных задач, например инвентаризации, выполняется автоматически, при взаимодействии с высокотехнологичными устройствами, отражая полные сведения по имеющейся материальной ценности в документообороте, именно которые в excel для последующего пополнение или списания определенных наименований позиции.
- Удалённый доступ в приложение и документообороту, производится посредством установки мобильной версии программы.
- Для обеспечения информационной грамотности контрагентов и предоставления необходимого документооборота, журналов, счетов, актов, накладных, таблиц excel, обеспечивается посредством рассылки сообщений на мобильные номера или электронную почту.
- Установив тестовую версию приложения, находящуюся в свободном доступе на нашем сайте, возможно проанализировать функциональные возможности и протестировать имеющиеся модули с инструментами приложения.
- При работе с терминалами оплаты, банками, онлайн переводами любой денежной единицы мира, возможно оперативно осуществлять платежные операции, конвертируя по состоянию курса валют национального банка.
- Данные будут автоматически сохраняться в едином информационном пространстве, документообороте, с определенной классификацией и фильтрацией по определённым наименованиям и группам.
- Подключение АТС телефонии, способствуют улучшению качественных показателей взаимоотношения с контрагентами, получая предварительную информацию о входящем абоненте, видимых данных по документообороту, о проделанной работе и планируемым мероприятиям, давая возможность работникам подготовиться к последующему разговору, улучшая качественные показатели.
Презентация программы для документооборота в excel
Скачать программное обеспечение для электронного документооборота
Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.
-
Презентация программы
-
Скачать демо-версию
Есть вопросы по демо-версии?
Наша служба технической поддержки Вам поможет!
Напишите или позвоните нам. Контакты здесь.
Заказать автоматизацию для документооборота в excel
Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.
Как купить программу УСУ?
Высылаете реквизиты для договора
Вносите предоплату
Вам устанавливают программу
Наслаждаетесь результатом
-
Заказать программу
Смотрите также:
- Эдо отчетность
- Формирование и ведение личных дел работников
- Личный документооборот
- Решения для документооборота
- Выбор эдо
- Программа для внутреннего документооборота
- Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете
- Для чего нужен эдо
- Документация и документооборот в бухгалтерском учете