Синтаксис формулы впр в excel

Функция ВПР может использоваться для поиска значения по строке в таблице в определённом массиве данных. Синтаксис нашей функции имеет следующий вид:

ВПР (искомое значение; диапазон поиска; номер столбца с входным значением; 0 (ЛОЖЬ) или 1 (ИСТИНА)).

ЛОЖЬ – точное значение, ИСТИНА – приблизительное значение.

Простейшая задача для функции ВПР. Например, у нас есть список лекарственных препаратов. Наша первая задача – найти стоимость препарата Хепилор.

Простейшая задача для функции ВПР

В ячейке С12 начинаем писать функцию:

Столбцы нумеруются

  1. B12 – поскольку нам нужен Хепилор, выбираем ячейку с предварительно написанным названием искомого лекарства.
  2. Далее выбираем диапазон данных B3:D10, где функция будет совершать поиск нужного нам значения. Крайний левый столбец диапазона должен содержать в себе искомый критерий, по которому производится поиск значения.
  3. Следующий шаг – указать номер столбца в массиве B3:D10, из которого будет считана информация на одной строке с Хепилором. Столбцы нумеруются слева направо в самом диапазоне, в нашем примере первый столбец – В, но не А, поскольку А лежит вне области диапазона.

Поиск по столбце «Производитель» будет работать точно так же, нужно просто указать последовательность столбца, где находится нужная нам информация – заменяем цифру «3» в формуле (ячейка С27) на цифру «2»:

Поиск по столбце

Есть определённая особенность, связанная со столбцами. Иногда в Excel-файле в таблицах некоторые ячейки объединяют. На картинке ниже в формуле на месте порядкового номера столбца у нас написана цифра «3», но результат – название производителя, а не цена, как в первом примере:

Производитель или цена

Произошел сдвиг нумерации столбцов как раз из-за наличия объединения ячеек в столбце «Лекарственное средство»: мы объединяли столбцы «H» и «I», зрительно столбец «Лекарственное средство» — это первый столбец, а «Производитель» — второй, НО формула нумерует их следующим образом:

  • H – первый;
  • I – второй;
  • J – третий;
  • K – четвертый.

Использование функции ВПР для поиска по критерию в данном примере кажется не совсем уместной, ведь любую информацию о продукте можно сразу прочитать без поиска, но когда диапазон вмещает сотни, тысячи названий, она значительно ускорит процесс и сэкономит очень много времени сравнительно с самостоятельным поиском.



Использование функции ВПР для работы с несколькими таблицами и другими функциями

В следующем примере рассмотрим, как ещё мы можем использовать функцию для поиска и получения информации по критериям и комбинирование функции с функцией ЕСЛИОШИБКА. Например, мы имеем два отчета – отчет о количестве товара и отчет о цене за единицу товара, которые нам необходимы для подсчета стоимости. Опять же, с небольшим количеством данных это вполне можно сделать вручную, но, когда мы имеем большой объем, справиться с этим скорее и эффективнее нам поможет функция ВПР. В ячейке D3 начинаем писать функцию:

два отчета

  1. B3 – критерий, по котором проводим поиск данных.
  2. F3:G14 – диапазон, по котором наша функция будет осуществлять поиск совпадения критерия и данных по строке.
  3. Цифра «2» — номер столбца с нужной нам информацией по критерию.
  4. Цифра «0» (или можно использовать слово «ЛОЖЬ») — для точности результатов.

Таким образом, когда мы задаем формуле искомый критерий, она начинает поиск совпадений с верхней ячейки первого столбца (шаг 1 на картинке). Затем функция «читает» все критерии сверху вниз, пока не найдет точное совпадение (шаг 2). Когда ВПР дойдет до Хепилора, она отсчитает нужное количество столбцов вправо (шаг 3) и выдаст нам искомое значение для критерия – цену 86,90 (шаг 4):

Шаг за шагом

Но сейчас у нас есть данные только по первому критерию. Для того чтобы заполнить третий столбец D первой таблицы до конца, нужно просто скопировать функцию до последнего критерия. Однако, на этом этапе для корректной работы диапазон, где совершается поиск, нужно закрепить, иначе массив данных «съедет» вниз и у нас ничего не получится. Для этого используем абсолютные ссылки для диапазона в ячейке D3 – выделяем курсором диапазон F3:G14 и нажимаем клавишу F4, после чего совершаем копирование формулы до конца таблицы:

копирование формулы до конца

В итоге мы получаем необходимый нам результат:

пример 2

Однако, наш пример базировался на полном соответствии критериев с обеих таблиц – одинаковое количество товаров, одинаковые наименования. Но что, если, например, убрать последние четыре товара с отчета по ценам за упаковку? Тогда у нас будет ошибка #Н/Д в первой таблице в тех позициях, которые находятся на одной строке с искомым критерием:

нет данных

Если вас не устраивает такое содержание ячеек, можно заменить значение ошибки. Для этого комбинируем функцию ВПР с функцией ЕСЛИОШИБКА. Синтаксис функции ЕСЛИОШИБКА(значение, значение_если_ошибка), таким образом значением у нас будет наша использованная функция ВПР, а значением если ошибка – то, что мы хотим видеть вместо #Н/Д, например, прочерк, но обязательно взятый в кавычки:

В результате мы получим красиво оформленную таблицу с надлежащим видом:

ЕСЛИОШИБКА

Использование приблизительного значения

Не всегда критерий, по которому происходит поиск, должен совпадать в таблицах точь-в-точь. Иногда будет достаточно некоторого диапазона, в который будет входить искомый критерий. Например, у нас есть список сотрудников с их показателями выполнения плана продаж и система мотивации, которая показывает нам сколько процентов премии от оклада заработали сотрудники:

Пример 3

Как видим, размер премии зависит от того диапазона по системе премирования, куда попал показатель выполнения продаж конкретного сотрудника. Мы видим, что если план выполнен менее, чем на 100% — премия не присваивается, а если на 107% (выше 100%, но меньше 110%), тогда сотрудник получает премию размером 10%. Описанные показатели премии нам нужно вписать с помощью функции ВПР в столбец «Премия» первой таблицы, только на этот раз критерий будет находиться в определённом диапазоне.

Для корректной работы нужно убедиться, что границы диапазонов во второй таблице крайнего левого столбца размещены по возрастанию сверху вниз (шаг 1). Формула берёт выбранный нами критерий и осуществляет поиск в первом столбце второй таблицы (шаг 2), просматривая все значения сверху вниз (шаг 3). Как только функция находит первое значение, которое превышает критерий с первой таблицы, делает «шаг назад» (шаг 4) и считывает значение, которое соответствует найденому критерию (шаг 5). Иными словами, при неточном поиске функция ВПР ищет меньшее значение для искомого критерия:

пошагово 2

Таким образом, наша функция будет выглядеть так:

И результат использования функции ВПР с приблизительным поиском имеет вот такой результат:

результат использования функции ВПР

download file. Скачать все пошаговые примеры функции ВПР в Excel

Например, сотрудник Ольга имеет премию размером 0%, поскольку она выполнила 76% продаж, тоесть перевыполнила план на 0%. А сотрудник Наталья совершила продажи на 21% выше нормы и была премирована на 20%, что мы и видим, если сравнить самостоятельно данные с двух таблиц.

На этих примерах применение функции ВПР не заканчивается, есть много других задач, с которыми удобно справляться этой функцией. Она облегчает работу с большим массивом данных, минимизирует ошибки сравнительно с самостоятельными расчетами, проста в понимании и применении.

Excel для Microsoft 365 Excel для Microsoft 365 для Mac Excel для Интернета Excel 2021 Excel 2021 для Mac Excel 2019 Excel 2019 для Mac Excel 2016 Excel 2016 для Mac Excel 2013 Excel 2010 Excel 2007 Excel для Mac 2011 Excel Starter 2010 Еще…Меньше

Совет: Попробуйте использовать новую функцию ПРОСМОТРX, улучшенную версию функции ВПР, которая работает в любом направлении и по умолчанию возвращает точные совпадения, что делает ее проще и удобнее в использовании, чем предшественницу.

Находите данные по строкам в таблице или диапазоне с помощью функции ВПР. Например, можно найти цену автомобильной детали по ее номеру или найти имя сотрудника по его идентификатору.

Самая простая функция ВПР означает следующее:

=ВПР(искомое значение; место для его поиска; номер столбца в диапазоне с возвращаемым значением; возврат приблизительного или точного совпадения — указывается как 1/ИСТИНА или 0/ЛОЖЬ).

Ваш браузер не поддерживает видео. Установите Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player или Internet Explorer 9.

Совет: Секрет функции ВПР состоит в организации данных таким образом, чтобы искомое значение (Фрукт) отображалось слева от возвращаемого значения, которое нужно найти (Количество).

Используйте функцию ВПР для поиска значения в таблице.

Синтаксис 

ВПР(искомое_значение, таблица, номер_столбца, [интервальный_просмотр])

Например:

  • =ВПР(A2;A10:C20;2;ИСТИНА)

  • =ВПР(«Иванов»;B2:E7;2;ЛОЖЬ)

  • =ВПР(A2;’Сведения о клиенте’!A:F;3;ЛОЖЬ)

Имя аргумента

Описание

искомое_значение    (обязательный)

Значение для поиска. Искомое значение должно находиться в первом столбце диапазона ячеек, указанного в аргументе таблица.

Например, если таблица охватывает диапазон ячеек B2:D7, искомое_значение должно находиться в столбце B.


Искомое_значение
может являться значением или ссылкой на ячейку.

таблица    (обязательный)

Диапазон ячеек, в котором будет выполнен поиск искомого_значения и возвращаемого значения с помощью функции ВПР. Вы можете использовать именованный диапазон или таблицу, а также имена в аргументе вместо ссылок на ячейки. 

Первый столбец в диапазоне ячеек должен содержать искомое_значение. Диапазон ячеек также должен содержать возвращаемое значение, которое нужно найти.

Узнайте, как выбирать диапазоны на листе .

номер_столбца    (обязательный)

Номер столбца (начиная с 1 для крайнего левого столбца таблицы), содержащий возвращаемое значение.

интервальный_просмотр    (необязательный)

Логическое значение, определяющее, какое совпадение должна найти функция ВПР, — приблизительное или точное.

  • Вариант Приблизительное совпадение — 1/ИСТИНА предполагает, что первый столбец в таблице отсортирован в алфавитном порядке или по номерам, а затем выполняет поиск ближайшего значения. Это способ по умолчанию, если не указан другой. Например, =ВПР(90;A1:B100;2;ЛОЖЬ).

  • Вариант Точное совпадение — 0/ЛОЖЬ осуществляет поиск точного значения в первом столбце. Например, =ВПР(«Иванов»;A1:B100;2;ЛОЖЬ).

Начало работы

Для построения синтаксиса функции ВПР вам потребуется следующая информация:

  1. Значение, которое вам нужно найти, то есть искомое значение.

  2. Диапазон, в котором находится искомое значение. Помните, что для правильной работы функции ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. Например, если искомое значение находится в ячейке C2, диапазон должен начинаться с C.

  3. Номер столбца в диапазоне, содержащий возвращаемое значение. Например, если в качестве диапазона вы указываете B2:D11, следует считать B первым столбцом, C — вторым и т. д.

  4. При желании вы можете указать слово ИСТИНА, если вам достаточно приблизительного совпадения, или слово ЛОЖЬ, если вам требуется точное совпадение возвращаемого значения. Если вы ничего не указываете, по умолчанию всегда подразумевается вариант ИСТИНА, то есть приблизительное совпадение.

Теперь объедините все перечисленное выше аргументы следующим образом:

=ВПР(искомое значение; диапазон с искомым значением; номер столбца в диапазоне с возвращаемым значением; приблизительное совпадение (ИСТИНА) или точное совпадение (ЛОЖЬ)).

Примеры

Вот несколько примеров использования функции ВПР.

Пример 1

=ВПР (B3,B2:E7,2,ЛОЖЬ)

ВПР ищет "Иванов" в первом столбце (столбец B) в таблице B2:E7 и возвращает "Григорий" из второго столбца (столбец C) таблицы.  Значение ЛОЖЬ возвращает точное совпадение.

Пример 2

=ВПР (102,A2:C7,2,ЛОЖЬ)

ВПР ищет точное совпадение (ЛОЖЬ) фамилии для 102 (искомое_значение) во втором столбце (столбец B) в диапазоне A2:C7 и возвращает "Григорий".

Пример 3

=ЕСЛИ(ВПР(103; А1:E7;2;ЛОЖЬ)="Кузьмина","Найдено","Не найдено")

ЕСЛИ проверяет, возвращает ли ВПР значение "Кузьмина" как фамилию сотрудника, соответствующую 103 (искомое_значение) в A1:E7 (таблица). Так как фамилия сотрудницы под номером 103 на самом деле "Сазонова", возвращается результат "Не найдено".

Пример 4

=ЦЕЛОЕ(ДОЛЯГОДА(ДАТА(2014,6,30),ВПР(105,A2:E7,5,ЛОЖЬ),1))



ВПР ищет дату рождения сотрудника под номером 109 (искомое_значение) в диапазоне A2:E7 (таблица), и возвращает 04.03.1955. Функция ДОЛЯГОДА вычитает эту дату рождения из даты 30.06.2014 и возвращает значение, которое с помощью функции ЦЕЛОЕ преобразуется в целое число 59.

Пример 5

ЕСЛИ(ЕНД(ВПР(105;A2:E7;2;ЛОЖЬ)) = ИСТИНА,"Сотрудник не найден",ВПР(105;A2:E7;2;ЛОЖЬ)) 



ЕСЛИ проверяет, возвращает ли ВПР фамилию из столбца B для сотрудника 105 (искомое_значение). Если ВПР находит фамилию, то функция ЕСЛИ отображает фамилию, в противном случае ЕСЛИ возвращает "Сотрудник не найден". ЕНД гарантирует, что если функция ВПР возвращает #Н/Д, то вместо #Н/Д отображается "Сотрудник не найден".



В этом примере возвращается значение "Егоров" — то есть фамилия под номером 105.

С помощью функции ВПР вы можете объединить несколько таблиц в одну, если одна из таблиц содержит поля, общие для всех остальных. Это может быть особенно удобно, если вам нужно поделиться книгой с пользователями более старых версий Excel, которые не поддерживают функции данных с несколькими таблицами в качестве источников данных. Благодаря объединению источников в одну таблицу и изменению источника функции данных на новую таблицу, функцию данных можно использовать в более старых версиях Excel (при условии, что функция данных поддерживается в более старой версии).

Лист со столбцами, которые используют функцию ВПР для получения данных из других таблиц.

Здесь столбцы A–F и H содержат значения или формулы, которые используют значения только на этом листе, а в остальных столбцах используется функция ВПР и значения столбца А (код клиента) и столбца B (адвокат) для получения данных из других таблиц.

  1. Скопируйте таблицу с общими полями на новый лист и присвойте имя.

  2. Щелкните Данные > Работа с данными > Отношения, чтобы открыть диалоговое окно «Управление отношениями».

    Диалоговое окно "Управление связями".

  3. Для каждого отношения в списке обратите внимание на следующее.

    • Поле, которое связывает таблицы (указано в скобках в диалоговом окне). Это искомое_значение для вашей формулы ВПР.

    • Имя связанной таблицы подстановки. Это таблица в вашей формуле ВПР.

    • Поле (столбец) в связанной таблице подстановки, содержащее данные, которые вам нужны в новом столбце. Эта информация не отображается в диалоговом окне «Управление отношениями». Чтобы увидеть, какое поле нужно получить, посмотрите на связанную таблицу подстановки. Обратите внимание на номер столбца (A=1) — это номер_столбца в вашей формуле.

  4. Чтобы добавить поле в новую таблицу, введите формулу ВПР в первом пустом столбце, используя сведения, собранные на шаге 3.

    В нашем примере столбец G использует адвоката (искомое_значение) для получения данных ставки из четвертого столбца (номер_столбца = 4) из таблицы листа «Адвокаты», тблАдвокаты (таблица), с помощью формулы =ВПР([@Адвокат];тбл_Адвокаты;4;ЛОЖЬ).

    Формула также может использовать ссылку на ячейку и ссылку на диапазон. В нашем примере это =ВПР(A2;’Адвокаты’!A:D;4;ЛОЖЬ).

  5. Продолжайте добавлять поля, пока не получите все необходимые поля. Если вы хотите подготовить книгу, содержащую функции данных, которые используют несколько таблиц, измените источник данных для функции данных на новую таблицу.

Проблема

Возможная причина

Неправильное возвращаемое значение

Если аргумент интервальный_просмотр имеет значение ИСТИНА или не указан, первый столбец должны быть отсортирован по алфавиту или по номерам. Если первый столбец не отсортирован, возвращаемое значение может быть непредвиденным. Отсортируйте первый столбец или используйте значение ЛОЖЬ для точного соответствия.

#Н/Д в ячейке

  • Если аргумент интервальный_просмотр имеет значение ИСТИНА, а значение аргумента искомое_значение меньше, чем наименьшее значение в первом столбце таблицы, будет возвращено значение ошибки #Н/Д.

  • Если аргумент интервальный_просмотр имеет значение ЛОЖЬ, значение ошибки #Н/Д означает, что найти точное число не удалось.

Дополнительные сведения об устранении ошибок #Н/Д в функции ВПР см. в статье Исправление ошибки #Н/Д в функции ВПР.

#ССЫЛКА! в ячейке

Если значение аргумента номер_столбца больше, чем число столбцов в таблице, появится значение ошибки #ССЫЛКА!.

Дополнительные сведения об устранении ошибок #ССЫЛКА! в функции ВПР см. в статье Исправление ошибки #ССЫЛКА!.

#ЗНАЧ! в ячейке

Если значение аргумента таблица меньше 1, появится значение ошибки #ЗНАЧ!.

Дополнительные сведения об устранении ошибок #ЗНАЧ! в функции ВПР см. в статье Исправление ошибки #ЗНАЧ! в функции ВПР.

#ИМЯ? в ячейке

Значение ошибки #ИМЯ? чаще всего появляется, если в формуле пропущены кавычки. Во время поиска имени сотрудника убедитесь, что имя в формуле взято в кавычки. Например, в функции =ВПР(«Иванов»;B2:E7;2;ЛОЖЬ) имя необходимо указать в формате «Иванов» и никак иначе.

Дополнительные сведения см. в статье Исправление ошибки #ИМЯ?.

Ошибки #ПЕРЕНОС! в ячейке

Эта конкретная ошибка #ПЕРЕНОС! обычно означает, что формула использует неявное пересечение для искомого значения и применяет весь столбец в качестве ссылки. Например, =ВПР(A:A;A:C;2;ЛОЖЬ). Вы можете устранить эту проблему, привязав ссылку подстановки с помощью оператора @, например: =ВПР(@A:A;A:C;2;ЛОЖЬ). Кроме того, вы можете использовать традиционный метод ВПР и ссылаться на одну ячейку вместо целого столбца: =ВПР(A2;A:C;2;ЛОЖЬ).

Действие

Примечания

Используйте абсолютные ссылки в аргументе интервальный_просмотр

Использование абсолютных ссылок позволяет заполнить формулу так, чтобы она всегда отображала один и тот же диапазон точных подстановок.

Узнайте, как использовать абсолютные ссылки на ячейки.

Не сохраняйте числовые значения или значения дат как текст.

При поиске числовых значений или значений дат убедитесь, что данные в первом столбце аргумента таблица не являются текстовыми значениями. Иначе функция ВПР может вернуть неправильное или непредвиденное значение.

Сортируйте первый столбец

Если для аргумента интервальный_просмотр указано значение ИСТИНА, прежде чем использовать функцию ВПР, отсортируйте первый столбец таблицы.

Используйте подстановочные знаки

Если значение аргумента интервальный_просмотр — ЛОЖЬ, а аргумент искомое_значение представляет собой текст, то в аргументе искомое_значение допускается использование подстановочных знаков: вопросительного знака (?) и звездочки (*). Вопросительный знак соответствует любому отдельно взятому символу. Звездочка — любой последовательности символов. Если требуется найти именно вопросительный знак или звездочку, следует ввести значок тильды (~) перед искомым символом.

Например, с помощью функции =ВПР(«Ивано?»;B2:E7;2;ЛОЖЬ) будет выполнен поиск всех случаев употребления Иванов с последней буквой, которая может меняться.

Убедитесь, что данные не содержат ошибочных символов.

При поиске текстовых значений в первом столбце убедитесь, что данные в нем не содержат начальных или конечных пробелов, недопустимых прямых (‘ или «) и изогнутых (‘ или “) кавычек либо непечатаемых символов. В этих случаях функция ВПР может возвращать непредвиденное значение.

Для получения точных результатов попробуйте воспользоваться функциями ПЕЧСИМВ или СЖПРОБЕЛЫ.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.

Подключитесь к эксперту. Учитесь у живых инструкторов.

См. также

Функция ПРОСМОТРX

Видео: когда и как использовать ВПР

Краткий справочник: функция ВПР

Исправление ошибки #Н/Д в функции ВПР

Поиск значений с помощью функций ВПР, ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ

Функция ГПР

Нужна дополнительная помощь?

Сегодня мы начинаем серию статей, описывающих одну из самых полезных функций Excel – ВПР (VLOOKUP). Эта функция, в то же время, одна из наиболее сложных и наименее понятных.

В этом учебнике по ВПР я постараюсь изложить основы максимально простым языком, чтобы сделать процесс обучения для неискушённых пользователей максимально понятным. Кроме этого, мы изучим несколько примеров с формулами Excel, которые продемонстрируют наиболее распространённые варианты использования функции ВПР.

  • Общее описание и синтаксис
  • Примеры с функцией ВПР
    • Как, используя ВПР, выполнить поиск на другом листе Excel
    • Поиск в другой рабочей книге с помощью ВПР
    • Как использовать именованный диапазон или таблицу в формулах с ВПР
    • Использование символов подстановки в формулах с ВПР
  • Точное или приближенное совпадение в функции ВПР
  • ВПР в Excel – это нужно запомнить!

Содержание

  1. Функция ВПР в Excel – общее описание и синтаксис
  2. Синтаксис функции ВПР
  3. Примеры с функцией ВПР
  4. Как, используя ВПР, выполнить поиск на другом листе Excel
  5. Поиск в другой рабочей книге с помощью ВПР
  6. Как использовать именованный диапазон или таблицу в формулах с ВПР
  7. Использование символов подстановки в формулах с ВПР
  8. Пример 1: Ищем текст, начинающийся или заканчивающийся определенными символами
  9. Пример 2: Сочетаем символы подстановки и ссылки на ячейки в формулах с ВПР
  10. Точное или приближенное совпадение в функции ВПР
  11. Пример 1: Поиск точного совпадения при помощи ВПР
  12. Пример 2: Используем ВПР для поиска приблизительного совпадения
  13. ВПР в Excel – это нужно запомнить!

Функция ВПР в Excel – общее описание и синтаксис

Итак, что же такое ВПР? Ну, во-первых, это функция Excel. Что она делает? Она ищет заданное Вами значение и возвращает соответствующее значение из другого столбца. Говоря техническим языком, ВПР ищет значение в первом столбце заданного диапазона и возвращает результат из другого столбца в той же строке.

В самом привычном применении, функция ВПР ищет в базе данных заданный уникальный идентификатор и извлекает из базы какую-то связанную с ним информацию.

Первая буква в названии функции ВПР (VLOOKUP) означает Вертикальный (Vertical). По ней Вы можете отличить ВПР от ГПР (HLOOKUP), которая осуществляет поиск значения в верхней строке диапазона – Горизонтальный (Horizontal).

Функция ВПР доступна в версиях Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP и Excel 2000.

Синтаксис функции ВПР

Функция ВПР (VLOOKUP) имеет вот такой синтаксис:

VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца;[интервальный_просмотр])

Как видите, функция ВПР в Microsoft Excel имеет 4 параметра (или аргумента). Первые три – обязательные, последний – по необходимости.

  • lookup_value (искомое_значение) – значение, которое нужно искать.Это может быть значение (число, дата, текст) или ссылка на ячейку (содержащую искомое значение), или значение, возвращаемое какой-либо другой функцией Excel. Например, вот такая формула будет искать значение 40:

    =VLOOKUP(40,A2:B15,2)
    =ВПР(40;A2:B15;2)

Если искомое значение будет меньше, чем наименьшее значение в первом столбце просматриваемого диапазона, функция ВПР сообщит об ошибке #N/A (#Н/Д).

  • table_array (таблица) – два или более столбца с данными.Запомните, функция ВПР всегда ищет значение в первом столбце диапазона, заданного в аргументе table_array (таблица). В просматриваемом диапазоне могут быть различные данные, например, текст, даты, числа, логические значения. Регистр символов не учитывается функцией, то есть символы верхнего и нижнего регистра считаются одинаковыми.Итак, наша формула будет искать значение 40 в ячейках от A2 до A15, потому что A – это первый столбец диапазона A2:B15, заданного в аргументе table_array (таблица):

    =VLOOKUP(40,A2:B15,2)
    =ВПР(40;A2:B15;2)

  • col_index_num (номер_столбца) – номер столбца в заданном диапазоне, из которого будет возвращено значение, находящееся в найденной строке.Крайний левый столбец в заданном диапазоне – это 1, второй столбец – это 2, третий столбец – это 3 и так далее. Теперь Вы можете прочитать всю формулу:

    =VLOOKUP(40,A2:B15,2)
    =ВПР(40;A2:B15;2)

    Формула ищет значение 40 в диапазоне A2:A15 и возвращает соответствующее значение из столбца B (поскольку B – это второй столбец в диапазоне A2:B15).

    Руководство по функции ВПР в Excel

Если значение аргумента col_index_num (номер_столбца) меньше 1, то ВПР сообщит об ошибке #VALUE! (#ЗНАЧ!). А если оно больше количества столбцов в диапазоне table_array (таблица), функция вернет ошибку #REF! (#ССЫЛКА!).

  • range_lookup (интервальный_просмотр) – определяет, что нужно искать:
    • точное совпадение, аргумент должен быть равен FALSE (ЛОЖЬ);
    • приблизительное совпадение, аргумент равен TRUE (ИСТИНА) или вовсе не указан.

    Этот параметр не обязателен, но очень важен. Далее в этом учебнике по ВПР я покажу Вам несколько примеров, объясняющих как правильно составлять формулы для поиска точного и приблизительного совпадения.

Примеры с функцией ВПР

Я надеюсь, функция ВПР стала для Вас чуть-чуть понятнее. Теперь давайте рассмотрим несколько примеров использования ВПР в формулах с реальными данными.

Как, используя ВПР, выполнить поиск на другом листе Excel

На практике формулы с функцией ВПР редко используются для поиска данных на том же листе. Чаще всего Вы будете искать и извлекать соответствующие значения из другого листа.

Чтобы, используя ВПР, выполнить поиск на другом листе Microsoft Excel, Вы должны в аргументе table_array (таблица) указать имя листа с восклицательным знаком, а затем диапазон ячеек. К примеру, следующая формула показывает, что диапазон A2:B15 находится на листе с именем Sheet2.

=VLOOKUP(40,Sheet2!A2:B15,2)
=ВПР(40;Sheet2!A2:B15;2)

Конечно же, имя листа не обязательно вводить вручную. Просто начните вводить формулу, а когда дело дойдёт до аргумента table_array (таблица), переключитесь на нужный лист и выделите мышью требуемый диапазон ячеек.

Формула, показанная на скриншоте ниже, ищет текст «Product 1» в столбце A (это 1-ый столбец диапазона A2:B9) на листе Prices.

=VLOOKUP("Product 1",Prices!$A$2:$B$9,2,FALSE)
=ВПР("Product 1";Prices!$A$2:$B$9;2;ЛОЖЬ)

Руководство по функции ВПР в Excel

Пожалуйста, помните, что при поиске текстового значения Вы обязаны заключить его в кавычки («»), как это обычно делается в формулах Excel.

Для аргумента table_array (таблица) желательно всегда использовать абсолютные ссылки (со знаком $). В таком случае диапазон поиска будет оставаться неизменным при копировании формулы в другие ячейки.

Поиск в другой рабочей книге с помощью ВПР

Чтобы функция ВПР работала между двумя рабочими книгами Excel, нужно указать имя книги в квадратных скобках перед названием листа.

Например, ниже показана формула, которая ищет значение 40 на листе Sheet2 в книге Numbers.xlsx:

=VLOOKUP(40,[Numbers.xlsx]Sheet2!A2:B15,2)
=ВПР(40;[Numbers.xlsx]Sheet2!A2:B15;2)

Вот простейший способ создать в Excel формулу с ВПР, которая ссылается на другую рабочую книгу:

  1. Откройте обе книги. Это не обязательно, но так проще создавать формулу. Вы же не хотите вводить имя рабочей книги вручную? Вдобавок, это защитит Вас от случайных опечаток.
  2. Начните вводить функцию ВПР, а когда дело дойдёт до аргумента table_array (таблица), переключитесь на другую рабочую книгу и выделите в ней нужный диапазон поиска.

На снимке экрана, показанном ниже, видно формулу, в которой для поиска задан диапазон в рабочей книге PriceList.xlsx на листе Prices.

Руководство по функции ВПР в Excel

Функция ВПР будет работать даже, когда Вы закроете рабочую книгу, в которой производится поиск, а в строке формул появится полный путь к файлу рабочей книги, как показано ниже:

Руководство по функции ВПР в Excel

Если название рабочей книги или листа содержит пробелы, то его нужно заключить в апострофы:

=VLOOKUP(40,'[Numbers.xlsx]Sheet2'!A2:B15,2)
=ВПР(40;'[Numbers.xlsx]Sheet2'!A2:B15;2)

Как использовать именованный диапазон или таблицу в формулах с ВПР

Если Вы планируете использовать один диапазон поиска в нескольких функциях ВПР, то можете создать именованный диапазон и вводить его имя в формулу в качестве аргумента table_array (таблица).

Чтобы создать именованный диапазон, просто выделите ячейки и введите подходящее название в поле Имя, слева от строки формул.

Руководство по функции ВПР в Excel

Теперь Вы можете записать вот такую формулу для поиска цены товара Product 1:

=VLOOKUP("Product 1",Products,2)
=ВПР("Product 1";Products;2)

Большинство имен диапазонов работают для всей рабочей книги Excel, поэтому нет необходимости указывать имя листа для аргумента table_array (таблица), даже если формула и диапазон поиска находятся на разных листах книги. Если же они находятся в разных книгах, то перед именем диапазона нужно указать название рабочей книги, к примеру, вот так:

=VLOOKUP("Product 1",PriceList.xlsx!Products,2)
=ВПР("Product 1";PriceList.xlsx!Products;2)

Так формула выглядит гораздо понятнее, согласны? Кроме того, использование именованных диапазонов – это хорошая альтернатива абсолютным ссылкам, поскольку именованный диапазон не меняется при копировании формулы в другие ячейки. Значит, Вы можете быть уверены, что диапазон поиска в формуле всегда останется корректным.

Если преобразовать диапазон ячеек в полноценную таблицу Excel, воспользовавшись командой Table (Таблица) на вкладке Insert (Вставка), то при выделении диапазона мышью, Microsoft Excel автоматически добавит в формулу названия столбцов (или название таблицы, если Вы выделите всю таблицу).

Руководство по функции ВПР в Excel

Готовая формула будет выглядеть примерно вот так:

=VLOOKUP("Product 1",Table46[[Product]:[Price]],2)
=ВПР("Product 1";Table46[[Product]:[Price]];2)

А может даже так:

=VLOOKUP("Product 1",Table46,2)
=ВПР("Product 1";Table46;2)

При использовании именованных диапазонов, ссылки будут вести к тем же ячейкам, не зависимо от того, куда Вы копируете функцию ВПР в пределах рабочей книги.

Использование символов подстановки в формулах с ВПР

Как и во многих других функциях, в ВПР Вы можете использовать следующие символы подстановки:

  • Знак вопроса (?) – заменяет один любой символ.
  • Звёздочка (*) – заменяет любую последовательность символов.

Использование символов подстановки в функциях ВПР может пригодиться во многих случаях, например:

  • Когда Вы не помните в точности текст, который нужно найти.
  • Когда Вы хотите найти какое-то слово, которое является частью содержимого ячейки. Знайте, что ВПР ищет по содержимому ячейки целиком, как при включённой опции Match entire cell content (Ячейка целиком) в стандартном поиске Excel.
  • Когда в ячейке содержатся дополнительные пробелы в начале или в конце содержимого. В такой ситуации Вы можете долго ломать голову, пытаясь понять, почему формула не работает.

Пример 1: Ищем текст, начинающийся или заканчивающийся определенными символами

Предположим, что Вы хотите найти определенного клиента в базе данных, показанной ниже. Вы не помните его фамилию, но знаете, что она начинается на «ack». Вот такая формула отлично справится с этой задачей:

=VLOOKUP("ack*",$A$2:$C$11,1,FALSE)
=ВПР("ack*";$A$2:$C$11;1;ЛОЖЬ)

Руководство по функции ВПР в Excel

Теперь, когда Вы уверены, что нашли правильное имя, можно использовать эту же формулу, чтобы найти сумму, оплаченную этим клиентом. Для этого достаточно изменить третий аргумент функции ВПР на номер нужного столбца. В нашем случае это столбец C (3-й в диапазоне):

=VLOOKUP("ack*",$A$2:$C$11,3,FALSE)
=ВПР("ack*";$A$2:$C$11;3;ЛОЖЬ)

Вот ещё несколько примеров с символами подстановки:

~ Находим имя, заканчивающееся на «man»:

=VLOOKUP("*man",$A$2:$C$11,1,FALSE)
=ВПР("*man";$A$2:$C$11;1;ЛОЖЬ)

~ Находим имя, начинающееся на «ad» и заканчивающееся на «son»:

=VLOOKUP("ad*son",$A$2:$C$11,1,FALSE)
=ВПР("ad*son";$A$2:$C$11;1;ЛОЖЬ)

~ Находим первое имя в списке, состоящее из 5 символов:

=VLOOKUP("?????",$A$2:$C$11,1,FALSE)
=ВПР("?????";$A$2:$C$11;1;ЛОЖЬ)

Чтобы функция ВПР с символами подстановки работала правильно, в качестве четвёртого аргумента всегда нужно использовать FALSE (ЛОЖЬ). Если диапазон поиска содержит более одного значения, подходящего под условия поиска с символами подстановки, то будет возвращено первое найденное значение.

Пример 2: Сочетаем символы подстановки и ссылки на ячейки в формулах с ВПР

А теперь давайте разберём чуть более сложный пример, как осуществить поиск с помощью функции ВПР по значению в какой-то ячейке. Представьте, что в столбце A находится список лицензионных ключей, а в столбце B список имён, владеющих лицензией. Кроме этого, у Вас есть часть (несколько символов) какого-то лицензионного ключа в ячейке C1, и Вы хотите найти имя владельца.

Это можно сделать, используя вот такую формулу:

=VLOOKUP("*"&C1&"*",$A$2:$B$12,2,FALSE)
=ВПР("*"&C1&"*";$A$2:$B$12;2;FALSE)

Эта формула ищет значение из ячейки C1 в заданном диапазоне и возвращает соответствующее значение из столбца B. Обратите внимание, что в первом аргументе мы используем символ амперсанда (&) до и после ссылки на ячейку, чтобы связать текстовую строку.

Как видно на рисунке ниже, функция ВПР возвращает значение «Jeremy Hill», поскольку его лицензионный ключ содержит последовательность символов из ячейки C1.

Руководство по функции ВПР в Excel

Заметьте, что аргумент table_array (таблица) на скриншоте сверху содержит имя таблицы (Table7) вместо указания диапазона ячеек. Так мы делали в предыдущем примере.

Точное или приближенное совпадение в функции ВПР

И, наконец, давайте рассмотрим поподробнее последний аргумент, который указывается для функции ВПРrange_lookup (интервальный_просмотр). Как уже упоминалось в начале урока, этот аргумент очень важен. Вы можете получить абсолютно разные результаты в одной и той же формуле при его значении TRUE (ПРАВДА) или FALSE (ЛОЖЬ).

Для начала давайте выясним, что в Microsoft Excel понимается под точным и приближенным совпадением.

  • Если аргумент range_lookup (интервальный_просмотр) равен FALSE (ЛОЖЬ), формула ищет точное совпадение, т.е. точно такое же значение, что задано в аргументе lookup_value (искомое_значение). Если в первом столбце диапазона table_array (таблица) встречается два или более значений, совпадающих с аргументом lookup_value (искомое_значение), то выбрано будет первое из них. Если совпадения не найдены, функция сообщит об ошибке #N/A (#Н/Д).Например, следующая формула сообщит об ошибке #N/A (#Н/Д), если в диапазоне A2:A15 нет значения 4:

    =VLOOKUP(4,A2:B15,2,FALSE)
    =ВПР(4;A2:B15;2;ЛОЖЬ)

  • Если аргумент range_lookup (интервальный_просмотр) равен TRUE (ИСТИНА), формула ищет приблизительное совпадение. Точнее, сначала функция ВПР ищет точное совпадение, а если такое не найдено, выбирает приблизительное. Приблизительное совпадение – это наибольшее значение, не превышающее заданного в аргументе lookup_value (искомое_значение).

Если аргумент range_lookup (интервальный_просмотр) равен TRUE (ИСТИНА) или не указан, то значения в первом столбце диапазона должны быть отсортированы по возрастанию, то есть от меньшего к большему. Иначе функция ВПР может вернуть ошибочный результат.

Чтобы лучше понять важность выбора TRUE (ИСТИНА) или FALSE (ЛОЖЬ), давайте разберём ещё несколько формул с функцией ВПР и посмотрим на результаты.

Пример 1: Поиск точного совпадения при помощи ВПР

Как Вы помните, для поиска точного совпадения, четвёртый аргумент функции ВПР должен иметь значение FALSE (ЛОЖЬ).

Давайте вновь обратимся к таблице из самого первого примера и выясним, какое животное может передвигаться со скоростью 50 миль в час. Я верю, что вот такая формула не вызовет у Вас затруднений:

=VLOOKUP(50,$A$2:$B$15,2,FALSE)
=ВПР(50;$A$2:$B$15;2;ЛОЖЬ)

Руководство по функции ВПР в Excel

Обратите внимание, что наш диапазон поиска (столбец A) содержит два значения 50 – в ячейках A5 и A6. Формула возвращает значение из ячейки B5. Почему? Потому что при поиске точного совпадения функция ВПР использует первое найденное значение, совпадающее с искомым.

Пример 2: Используем ВПР для поиска приблизительного совпадения

Когда Вы используете функцию ВПР для поиска приблизительного совпадения, т.е. когда аргумент range_lookup (интервальный_просмотр) равен TRUE (ИСТИНА) или пропущен, первое, что Вы должны сделать, – выполнить сортировку диапазона по первому столбцу в порядке возрастания.

Это очень важно, поскольку функция ВПР возвращает следующее наибольшее значение после заданного, а затем поиск останавливается. Если Вы пренебрежете правильной сортировкой, дело закончится тем, что Вы получите очень странные результаты или сообщение об ошибке #N/A (#Н/Д).

Руководство по функции ВПР в Excel

Вот теперь можно использовать одну из следующих формул:

=VLOOKUP(69,$A$2:$B$15,2,TRUE) или =VLOOKUP(69,$A$2:$B$15,2)
=ВПР(69;$A$2:$B$15;2;ИСТИНА) или =ВПР(69;$A$2:$B$15;2)

Как видите, я хочу выяснить, у какого из животных скорость ближе всего к 69 милям в час. И вот какой результат мне вернула функция ВПР:

Руководство по функции ВПР в Excel

Как видите, формула возвратила результат Антилопа (Antelope), скорость которой 61 миля в час, хотя в списке есть также Гепард (Cheetah), который бежит со скоростью 70 миль в час, а 70 ближе к 69, чем 61, не так ли? Почему так происходит? Потому что функция ВПР при поиске приблизительного совпадения возвращает наибольшее значение, не превышающее искомое.

Надеюсь, эти примеры пролили немного света на работу с функцией ВПР в Excel, и Вы больше не смотрите на неё, как на чужака. Теперь не помешает кратко повторить ключевые моменты изученного нами материала, чтобы лучше закрепить его в памяти.

ВПР в Excel – это нужно запомнить!

  1. Функция ВПР в Excel не может смотреть налево. Она всегда ищет значение в крайнем левом столбце диапазона, заданного аргументом table_array (таблица).
  2. В функции ВПР все значения используются без учета регистра, то есть маленькие и большие буквы эквивалентны.
  3. Если искомое значение меньше минимального значения в первом столбце просматриваемого диапазона, функция ВПР сообщит об ошибке #N/A (#Н/Д).
  4. Если 3-й аргумент col_index_num (номер_столбца) меньше 1, функция ВПР сообщит об ошибке #VALUE! (#ЗНАЧ!). Если же он больше количества столбцов в диапазоне table_array (таблица), функция сообщит об ошибке #REF! (#ССЫЛКА!).
  5. Используйте абсолютные ссылки на ячейки в аргументе table_array (таблица), чтобы при копировании формулы сохранялся правильный диапазон поиска. Попробуйте в качестве альтернативы использовать именованные диапазоны или таблицы в Excel.
  6. Когда выполняете поиск приблизительного совпадения, не забывайте, что первый столбец в исследуемом диапазоне должен быть отсортирован по возрастанию.
  7. И, наконец, помните о важности четвертого аргумента. Используйте значения TRUE (ИСТИНА) или FALSE (ЛОЖЬ) обдуманно, и Вы избавитесь от многих головных болей.

В следующих статьях нашего учебника по функции ВПР в Excel мы будем изучать более продвинутые примеры, такие как выполнение различных вычислений при помощи ВПР, извлечение значений из нескольких столбцов и другие. Я благодарю Вас за то, что читаете этот учебник, и надеюсь встретить Вас снова на следующей неделе!

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

В табличном редакторе Microsoft Excel множество различных формул и функций. Они позволяют сэкономить время и избежать ошибок – достаточно правильно написать формулу и подставить нужные значения. 

В этой статье мы рассмотрим функцию ВПР (или VLOOKUP, что означает «вертикальный просмотр»). Функция ВПР помогает работать с данными из двух таблиц и подтягивать значения из одной в другую. Использовать ее удобно, когда нужно посчитать выручку или прикинуть бюджет, если в одной таблице указан прайс-лист, а в другой количество проданного товара.

Таблица Excel

Допустим, есть таблица с количеством проданного товара и таблица с ценами на эти товары

Необходимо к каждому товару из таблицы слева добавить цену из прайса справа.

Как создать функцию ВПР в Excel

Необходимая последовательность значений в функции называется синтаксис. Обычно функция начинается с символа равенства «=», затем идет название функции и аргументы в скобках.

Записываем формулу в столбик цены (С2). Это можно сделать двумя способами:

  1. Выделить ячейку и вписать функцию.

  2. Выделить ячейку → нажать на Fx (Shift +F3) → выбрать категорию «Ссылки и массивы» → выбрать функцию ВПР → нажать «ОК».

После этого открывается окно, где можно заполнить ячейки аргументов формулы.

аргументы функции ВПР

Синтаксис функции ВПР выглядит так:

=ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр)

В нашем случае получится такая формула:

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)

Аргументы ВПР в Эксель

Аргументы функции ВПР

Сейчас разберемся что и куда писать.

Со знаком равенства «=» и названием «ВПР» все понятно. Поговорим об аргументах. Они записываются в скобках через точку с запятой или заполняются в ячейки в окне функции. Формула ВПР имеет 4 аргумента: искомое значение, таблица, номер столбца и интервальный просмотр.

Искомое значение – это название ячейки, из которой мы будем «подтягивать» данные. Формула ВПР ищет полное или частичное совпадение в другой таблице, из которой берет информацию. 

В нашем случае выбираем ячейку «A2», в ней находится наименование товара. ВПР возьмет это название и будет искать аналогичную ячейку во второй таблице с прайсом.

=ВПР(A2;

Функция ВПР, искомое значение

Таблица – это диапазон ячеек, из которых мы будем «подтягивать» данные для искомого значения. В этом аргументе используем абсолютные ссылки. Это значит, что в формуле таблица будет выглядеть как «$G$2:$H$11» вместо «G2:H11». Знаки «$» можно поставить вручную, а можно выделить «G2:H11» внутри формулы и нажать F4. Если этого не сделать, таблица не зафиксируется в формуле и изменится при копировании. 

В нашем случае – это таблица с прайсом. Формула будет искать в ней совпадение с ячейкой, которую указали в первом аргументе формулы – A2 (Кофе). Нажимаем F4 и делаем ссылку абсолютной.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11

Функция ВПР, таблица

Номер столбца – это столбец таблицы, из которой нужно взять данные. Именно из него мы будем «подтягивать» результат. 

  1. Формула сканирует таблицу по вертикали.

  2. Находит в самом левом столбце совпадение с искомым значением.

  3. Смотрит в столбец напротив, очередность которого мы указываем в этом аргументе.

  4. Передает данные в ячейку с формулой.

В нашем случае – это столбец с ценой продуктов в прайсе. Формула ищет искомое значение ячейки A2 (Кофе) в первом столбце прайса и «подтягивает» данные из второго столбца (потому что мы указали цифру 2) в ячейку с формулой.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2

Функция ВПР, принцип работы

Интервальный просмотр – это параметр, который может принимать 2 значения: «истина» или «ложь». Истина обозначается в формуле цифрой 1 и означает приблизительное совпадение с искомым значением. Ложь обозначается цифрой 0 и подразумевает точное совпадение. Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями. 

В нашем случае искомое значение – это текстовое наименование. Поэтому используем точный поиск – ставим цифру 0 и закрываем скобку.

=ВПР(A2;$G$2:$H$11;2;0)

Комьюнити теперь в Телеграм

Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Подписаться

Автозаполнение

В конце протягиваем формулу вниз до конца, в результате чего происходит автозаполнение.

Автозаполнение ячеек в Excel

Чтобы функция ВПР правильно сработала во время автозаполнения, искомое значение должно быть относительной ссылкой, а таблица – абсолютной. 

  • В нашем случае искомое значение – A2. Это относительная ссылка на ячейку, потому что в ней нет знаков «$». Благодаря этому ссылка на искомое значение меняется относительно каждой строчки, когда происходит автозаполнение в другие ячейки: A2 → A3 → … → A11. Это удобно, когда необходимо повторить формулу на несколько строк, ведь ее не приходится писать заново.

  • Таблица зафиксирована абсолютной ссылкой «$G$2:$H$11». Это означает, что ссылки на ячейки не изменятся во время автозаполнения. Таким образом, расчет каждый раз будет корректным и опираться на таблицу. 

ВПР и приблизительный интервальный просмотр

В предыдущем примере мы «подтягивали» значения из таблицы, используя точный интервальный просмотр. Он подходит для работы с наименованиями. Теперь разберем ситуацию, когда может понадобиться приблизительный интервальный просмотр.

Задача. В магазин привезли товар. Необходимо присвоить каждому товару размер партии, опираясь на его количество.

Задача для Excel, ВПР

Товары такие же, как и в первом примере, но задача изменилась: нужно привязать формулу не к наименованию, а к количеству

Решение. Заполняем формулу ВПР в ячейке «Партия», как было показано в предыдущем примере.

Окно для формулы ВПР в Excel

Разница в том, что теперь искомое значение – число, а интервальный просмотр – истина, что означает приблизительный поиск. Получается вот такой результат:

Сортировка в Excel с помощью ВПР

Что произошло? Аргумент «интервальный просмотр» имеет значение 1. Это значит, что формула ВПР ищет в таблице ближайшее меньшее искомое значение. 

В нашем случае количество товара «Кофе» – 380. ВПР берет это число в виде искомого значения, после чего ищет ближайшее меньшее в соседней таблице – число 300. В конце функция «подтягивает» данные из столбца напротив («Крупная»). Если количество товара «Кофе» = 340 – это «Крупная партия». Важно, чтобы крайний левый столбец таблицы, которая указана в формуле, был отсортирован по возрастанию. В противном случае ВПР не сработает. 

Некорректная работа функции ВПР

Значения и данные во второй таблице отсортированы по убыванию – ВПР не работает

Итоги

  • Функция ВПР означает вертикальный просмотр. Она просматривает крайний левый столбец таблицы сверху вниз. 

  • Синтаксис функции: =ВПР(искомое значение;таблица;номер столбца;интервальный просмотр).

  • Функцию можно вписать вручную или в специальном окне (Shift + F3).

  • Искомое значение – относительная ссылка, а таблица – абсолютная. 

  • Интервальный просмотр может искать точное или приблизительное совпадение с искомым значением. 

  • Приблизительный поиск и критерий «истина» обычно используют при работе с числами, а точный и «ложь» – в работе с наименованиями.

  • Порядок работы с функцией подходит для Гугл-таблиц.

#Руководства

  • 6 апр 2022

  • 0

Как перенести данные из одной таблицы в другую, если строки идут не по порядку? Разбираемся на примере каталога авто — переносим цены.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Ксеня Шестак

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

ВПР (Vlookup, или вертикальный просмотр) — поисковая функция в Excel. Она находит значения в одной таблице и переносит их в другую. Функция ВПР нужна, чтобы работать с большими объёмами данных — не нужно самостоятельно сопоставлять и переносить сотни наименований, функция делает это автоматически.

Разберёмся, зачем нужна функция и как её использовать. В конце материала расскажем, что делать, если нужен поиск данных сразу по двум параметрам.

Представьте, что вы продаёте автомобили. У вас есть каталог с характеристиками авто и их стоимостью. Также у вас есть таблица с данными клиентов, которые забронировали эти автомобили.

Это каталог автомобилей с ценами

Это список клиентов: указаны забронированные авто, но нет цен

Вам нужно сообщить покупателям, сколько стоят их авто. Перед тем как обзванивать клиентов, нужно объединить данные: добавить во вторую таблицу колонку с ценами из первой.

Просто скопировать и вставить эту колонку не получится. Искать каждое авто вручную и переносить цены — долго.

ВПР автоматически сопоставит названия автомобилей в двух таблицах. Функция скопирует цены из каталога в список забронированных машин. Так напротив каждого клиента будет стоять не только марка автомобиля, но и цена.

Ниже пошагово и со скриншотами разберёмся, как сделать ВПР для этих двух таблиц с данными.

Важно!

ВПР может не работать, если таблицы расположены в разных файлах. Тогда лучше собрать данные в одном файле, на разных листах.


ВПР работает по следующему принципу. Функция просматривает выбранный диапазон первой таблицы вертикально сверху вниз до искомого значения‑идентификатора. Когда видит его, забирает значение напротив него из нужного столбца и копирует во вторую таблицу.

Подробнее о том, как определить все эти значения, поговорим ниже. А пока разберёмся на примере с продажей авто, где найти функцию ВПР в Excel и с чего начать работу.

Сначала нужно построить функцию. Для этого выделяем ячейку, куда функция перенесёт найденное значение.

В нашем случае нужно перенести цены на авто из каталога в список клиентов. Для этого добавим пустой столбец «Цена, руб.» в таблицу с клиентами и выберем ячейку напротив первого клиента.

Выделяем ячейку, в которую нужно перенести данные

Дальше открываем окно для построения функции ВПР. Есть два способа сделать это. Первый — перейти во вкладку «Формулы» и нажать на «Вставить функцию».

Нажимаем сюда, чтобы открыть окно построения

Второй способ — нажать на «fx» в строке ссылок на любой вкладке таблицы.

Справа появляется окно «Построитель формул». В нём через поисковик находим функцию ВПР и нажимаем «Вставить функцию».

Нажимаем сюда, чтобы открылась функция ВПР

Появляется окно для ввода аргументов функции. Как их заполнять — разбираемся ниже.

Так выглядит окно для ввода аргументов

Последовательно разберём каждый аргумент: искомое значение, таблица, номер столбца, интервальный просмотр.

Искомое значение — название ячейки с одинаковыми данными для обеих таблиц, по которым функция будет искать данные для переноса. В нашем примере это модель авто. Функция найдёт модель в таблице с каталогом авто, возьмёт оттуда стоимость и перенесёт в таблицу с клиентами.

Порядок действий, чтобы указать значение, выглядит так:

  1. Ставим курсор в окно «Искомое значение» в построителе формул.
  2. Выбираем первое значение столбца «Марка, модель» в таблице с клиентами. Это ячейка A2.

Выбранное значение переносится в построитель формул и одновременно появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2).

Указать номер ячейки можно и вручную, но проще нажать на неё

Таблица — это диапазон ячеек, из которого функция будет брать данные для искомого значения. В этот диапазон должны войти столбцы с искомым значением и со значением, которое нужно перенести в первую таблицу.

В нашем случае нужно перенести цены автомобилей. Поэтому в диапазон обязательно нужно включить столбцы «Марка, модель» (искомое значение) и «Цена, руб.» (переносимое значение).

Важно!

Для правильной работы ВПР искомое значение всегда должно находиться в первом столбце диапазона. У нас искомое значение находится в ячейке A2, поэтому диапазон должен начинаться с A.

Порядок действий для указания диапазона:

  1. Ставим курсор в окно «Таблица» в построителе формул.
  2. Переходим в таблицу «Каталог авто».
  3. Выбираем диапазон, в который попадают столбцы «Марка, модель» и «Цена, руб.». Это A2:E19.
  4. Закрепляем выбранный диапазон. На Windows для этого выбираем значение диапазона в строке ссылок и нажимаем клавишу F4, на macOS — выбираем значение диапазона в строке ссылок и нажимаем клавиши Cmd + T. Закрепить диапазон нужно, чтобы можно было протянуть функцию вниз и она сработала корректно во всех остальных строках.

Выбранный диапазон переносится в построитель формул и одновременно появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19).

Так выглядит диапазон, в котором функция будет искать искомые и переносимые значения

Номер столбца — порядковый номер столбца в первой таблице, в котором находится переносимое значение. Считается по принципу: номер 1 — самый левый столбец, 2 — столбец правее и так далее.

В нашем случае значение для переноса — цена — находится в пятом столбце слева.

Если столбцы не пронумерованы, посчитайте их вручную

Чтобы задать номер, установите курсор в окно «Номер столбца» в построителе формул и введите значение. В нашем примере это 5. Это значение появится в формуле в строке ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5).

Интервальный просмотр — условное значение, которое настроит, насколько точно сработает функция:

  • Если нужно точное совпадение при поиске ВПР, вводим 0.
  • Если нужно приближённое соответствие при поиске ВПР, вводим 1.

В нашем случае нужно, чтобы функция подтянула точные значения цен авто, поэтому нам подходит первый вариант.

Ставим курсор в окно «Интервальный просмотр» в построителе формул и вводим значение: 0. Одновременно это значение появляется в формуле строки ссылок: fx=ВПР(A2;’каталог авто’!$A$2:$E$19;5;0). Это окончательный вид функции.

Так выглядят настроенные аргументы функции

Чтобы получить результат функции, нажимаем кнопку «Готово» в построителе формул. В выбранной ячейке появляется нужное значение. В нашем случае — цена первой модели авто.

Формула сработала для одной строки. 

Дальше нужно протянуть это значение вниз до конца таблицы, чтобы функция нашла и перенесла цены всех оставшихся моделей. Для этого мы закрепляли интервал, когда заполняли аргументы.

Получилась таблица с ценами — можно звонить клиентам и сообщать о стоимости авто. Данные перенесены без ошибок, а потратили мы на это несколько минут.

Так выглядит результат: настраивали ВПР несколько минут, а она перенесла цены за мгновение

В нашем примере модели автомобилей в таблицах не повторяются, поэтому мы ищем только по одному критерию — названию модели. Но бывают случаи, когда такой поиск не подходит.

Например, у нас несколько одинаковых моделей с разным цветом.

Таблица с ценами на модели разных цветов

И по традиции есть таблица с клиентами, которые эти модели забронировали.

Сюда нужно перенести цены автомобилей

Если идти по классическому пути ВПР, получится такая функция: fx=ВПР(A29;’каталог авто’!$A$29:$E$35;5;0). В таком виде ВПР найдёт первую совпавшую модель и подтянет её стоимость. Параметр цвета не будет учтён.

Соответственно, цены у всех Nissan Juke будут 1 850 000 рублей, у всех Subaru Forester — 3 190 000 рублей, у всех Toyota C-HR — 2 365 000 рублей.

Такой результат получится, если использовать обычную функцию ВПР

Поэтому в этом варианте нужно искать стоимость авто сразу по двум критериям — модель и цвет. Для этого нужно изменить формулу вручную. В строке ссылок ставим курсор сразу после искомого значения.

Дописываем в формулу фразу ЕСЛИ(‘каталог авто’!$B$29:$B$35=B29, где:

  • ‘каталог авто’!$B$29:$B$35 — закреплённый диапазон цвета автомобилей в таблице, откуда нужно перенести данные. Это весь столбец с ценами.
  • B29 — искомое значение цвета автомобиля в таблице, куда мы переносим данные. Это первая ячейка в столбце с цветом — дополнительным параметром для поиска.

Итоговая функция такая: fx=ВПР(A29;ЕСЛИ(‘каталог авто’!$B$29:$B$35=B29;’каталог авто’!$A$29:$E$35);5;0). Теперь значения цен переносятся верно.

Так выглядит таблица, в которую ВПР переносит данные на основе двух совпадений

Как использовать ВПР в «Google Таблицах»? В них тоже есть функция Vlookup, но нет окна построителя формул. Поэтому придётся прописывать её вручную. Перечислите через точку с запятой все аргументы и не забудьте зафиксировать диапазон. Для фиксации поставьте перед каждым символом значок доллара. В готовой формуле это будет выглядеть так: =ВПР(A2;’Лист1′!$A$2:$C$5;3;0).

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Синтаксис формул в таблицах word
  • Синтаксис формул в excel это
  • Синтаксис формул в excel или
  • Синтаксис формул в excel если синтаксис
  • Синтаксис команды если excel