Show all formatting in excel

Microsoft Excel spreadsheets can have a lot of different types of formatting. Usually, Excel will be able to determine the appropriate formatting type based on the type of data you have entered, but this doesn’t always work correctly. if you suspect that there is a problem then you might be wondering how to see formatting in Excel.

How to Check a Cell’s Format in Excel 2013

1. Open the spreadsheet.
2. Select the cell.
3. Choose the Home tab.
4. Find the format type in the Number group dropdown menu.

Our guide continues below with additional information on how to see formatting in Excel, including pictures of these steps.

Different types of cell formats will display your data differently in Excel 2013. Changing the format of a cell to best suit the data contained within it is a simple way to ensure that your data displays correctly.

For example, a date that is formatted as a “Date” cell might display as “6/27/2016.” However, if that same cell is formatted as a number, then it might display as “42548.00” instead. This is just one example of why it is important to use proper formatting when possible.

If data is not displaying properly in a cell, then you should check the cell formatting before you start troubleshooting. Our guide below will show you a quick location to check so you can see the formatting that is currently applied to a cell.

If you are trying to fix error issues with the VLOOKUP formula, then our article on how to make n/a 0 in Excel can save you some headaches.

What Format is a Cell in My Spreadsheet? (Guide with Pictures)

This guide will show you how to select a cell, and then see the format of that cell. This is helpful information to have if you are having certain types of issues that are difficult to fix. For example, you might need to check a cell’s format if the cell contains a formula that is not updating. So continue reading below to see how to view the format currently applied to a cell.

Step 1: Open the spreadsheet in Excel 2013.

Step 2: Click the cell for which you wish to view the current format.

Step 3: Click the Home tab at the top of the window.

Step 4: Locate the drop-down menu at the top of the Number section in the ribbon.

The value shown in the drop-down is the current format for your cell. The format of the cell that is currently selected is “Number.” If you click that drop-down menu, you can select a different format for the currently-selected cell.

Now that you know how to see formatting in Excel you will be able to check for that information more easily so that you can make necessary changes. For example, you could convert text to numbers in Excel using that tool.

Our tutorial continues below with additional discussion about how to check the format on a cell in Excel.

More Information on How to View Formatting in Microsoft Excel

There are a lot of different formatting options that you can apply to some of the cells in your worksheet when you right-click on a cell and choose the Format Cells option. Some of the options that you will see on the Format Cells dialog box include:

• Currency format – if you are going to be working with monetary values then this can be preferable to using one of the number formatting options
• Number format – occasionally the “General” formatting option might not work properly if you are dealing with large number values, or if you copy and paste data from another source.
• Text format
• Percentage format
• Date format
• Time format
• Fraction format
• Scientific format – if you are going to be working with scientific notation or have multiple lines in a lot of your cells, then you might not see the options you need on the number tab in the ribbon, which can make this a more useful formatting selection.

There are more than that, and you also have the ability to see your own custom format if you are dealing with something like large numbers, or if your selected cells contain needs an uncommon registered trademarks symbol, or a currency symbol, that isn’t offered as a formatting choice by default.

Some of the formatting options are going to let you do things like adjust the number of decimal places if you need to increase decimal or decrease decimal content.

You can also find some of the more common formatting options if you choose the Home tab at the top of the window, then look at the different buttons in the Number group of the ribbon.

In addition to these formatting options there are also groups on the Home ribbon where you can do things like adjust the font color or font size, or switch the text alignment for your selected cells.

When you change the formatting for some of your cell data if can affect the way that it displays in the cells. This could lead to your columns not being wide enough to fit all of the data, so you might need to double-click on a column border to display everything if you are starting to see numeric values as scientific notation.

Do you want to remove all of the formatting from a cell and start from scratch? This article – https://www.solveyourtech.com/removing-cell-formatting-excel-2013/ – will show you a short method that clears all of the formatting from a cell.

Additional Sources

---

Formatting

Excel has many ways to format and style a spreadsheet.

Why format and style your spreadsheet?

• Make it easier to read and understand
• Make it more delicate

Styling is about changing the looks of cells, such as changing colors, font, font sizes, borders, number formats, and so on.

The most used styling functions are:

• Colors
• Fonts
• Borders
• Number formats
• Grids

There are two ways to access the styling commands in Excel:

1. The Ribbon
2. Formatting menu, by right clicking cells

Read more about the Ribbon in the Excel overview chapter.

---

Styling Commands in Ribbon

The Ribbon can be expanded by clicking the arrow/caret-down icon on the right side. This gives access to more commands:

---

---

Styling Commands, Right Clicking Cells

You can also right-click on any cell to style it:

Styling commands can be accessed from both views.

---

Chapter summary

Formatting is used to make spreadsheets more readable. There are many ways to add styles. The most common ones are; Color, Font, Number format and Grids.

---

Одним из самых важных процессов при работе в программе Excel является форматирование. С его помощью не только оформляется внешний вид таблицы, но и задается указание того, как программе воспринимать данные, расположенные в конкретной ячейке или диапазоне. Без понимания принципов работы данного инструмента нельзя хорошо освоить эту программу. Давайте подробно выясним, что же представляет собой форматирование в Экселе и как им следует пользоваться.

Урок: Как форматировать таблицы в Microsoft Word

Форматирование таблиц

Форматирование – это целый комплекс мер регулировки визуального содержимого таблиц и расчетных данных. В данную область входит изменение огромного количества параметров: размер, тип и цвет шрифта, величина ячеек, заливка, границы, формат данных, выравнивание и много другое. Подробнее об этих свойствах мы поговорим ниже.

Автоформатирование

К любому диапазону листа с данными можно применить автоматическое форматирование. Программа отформатирует указанную область как таблицу и присвоит ему ряд предустановленных свойств.

1. Выделяем диапазон ячеек или таблицу.



2. Находясь во вкладке «Главная» кликаем по кнопке «Форматировать как таблицу». Данная кнопка размещена на ленте в блоке инструментов «Стили». После этого открывается большой список стилей с предустановленными свойствами, которые пользователь может выбрать на свое усмотрение. Достаточно просто кликнуть по подходящему варианту.



3. Затем открывается небольшое окно, в котором нужно подтвердить правильность введенных координат диапазона. Если вы выявили, что они введены не верно, то тут же можно произвести изменения. Очень важно обратить внимание на параметр «Таблица с заголовками». Если в вашей таблице есть заголовки (а в подавляющем большинстве случаев так и есть), то напротив этого параметра должна стоять галочка. В обратном случае её нужно убрать. Когда все настройки завершены, жмем на кнопку «OK».

После этого, таблица будет иметь выбранный формат. Но его можно всегда отредактировать с помощью более точных инструментов форматирования.

Переход к форматированию

Пользователей не во всех случаях удовлетворяет тот набор характеристик, который представлен в автоформатировании. В этом случае, есть возможность отформатировать таблицу вручную с помощью специальных инструментов.

Перейти к форматированию таблиц, то есть, к изменению их внешнего вида, можно через контекстное меню или выполнив действия с помощью инструментов на ленте.

Для того, чтобы перейти к возможности форматирования через контекстное меню, нужно выполнить следующие действия.

1. Выделяем ячейку или диапазон таблицы, который хотим отформатировать. Кликаем по нему правой кнопкой мыши. Открывается контекстное меню. Выбираем в нем пункт «Формат ячеек…».



2. После этого открывается окно формата ячеек, где можно производить различные виды форматирования.

Инструменты форматирования на ленте находятся в различных вкладках, но больше всего их во вкладке «Главная». Для того, чтобы ими воспользоваться, нужно выделить соответствующий элемент на листе, а затем нажать на кнопку инструмента на ленте.

Форматирование данных

Одним из самых важных видов форматирования является формат типа данных. Это обусловлено тем, что он определяет не столько внешний вид отображаемой информации, сколько указывает программе, как её обрабатывать. Эксель совсем по разному производит обработку числовых, текстовых, денежных значений, форматов даты и времени. Отформатировать тип данных выделенного диапазона можно как через контекстное меню, так и с помощью инструмента на ленте.

Если вы откроете окно «Формат ячеек» чрез контекстное меню, то нужные настройки будут располагаться во вкладке «Число» в блоке параметров «Числовые форматы». Собственно, это единственный блок в данной вкладке. Тут производится выбор одного из форматов данных:

• Числовой;
• Текстовый;
• Время;
• Дата;
• Денежный;
• Общий и т.д.

После того, как выбор произведен, нужно нажать на кнопку «OK».

Кроме того, для некоторых параметров доступны дополнительные настройки. Например, для числового формата в правой части окна можно установить, сколько знаков после запятой будет отображаться у дробных чисел и показывать ли разделитель между разрядами в числах.

Для параметра «Дата» доступна возможность установить, в каком виде дата будет выводиться на экран (только числами, числами и наименованиями месяцев и т.д.).

Аналогичные настройки имеются и у формата «Время».

Если выбрать пункт «Все форматы», то в одном списке будут показаны все доступные подтипы форматирования данных.

Если вы хотите отформатировать данные через ленту, то находясь во вкладке «Главная», нужно кликнуть по выпадающему списку, расположенному в блоке инструментов «Число». После этого раскрывается перечень основных форматов. Правда, он все-таки менее подробный, чем в ранее описанном варианте.

Впрочем, если вы хотите более точно произвести форматирование, то в этом списке нужно кликнуть по пункту «Другие числовые форматы…». Откроется уже знакомое нам окно «Формат ячеек» с полным перечнем изменения настроек.

Урок: Как изменить формат ячейки в Excel

Выравнивание

Целый блок инструментов представлен во вкладке «Выравнивание» в окне «Формат ячеек».

Путем установки птички около соответствующего параметра можно объединять выделенные ячейки, производить автоподбор ширины и переносить текст по словам, если он не вмещается в границы ячейки.

Кроме того, в этой же вкладке можно позиционировать текст внутри ячейки по горизонтали и вертикали.

В параметре «Ориентация» производится настройка угла расположения текста в ячейке таблицы.

Блок инструментов «Выравнивание» имеется так же на ленте во вкладке «Главная». Там представлены все те же возможности, что и в окне «Формат ячеек», но в более усеченном варианте.

Шрифт

Во вкладке «Шрифт» окна форматирования имеются широкие возможности по настройке шрифта выделенного диапазона. К этим возможностям относятся изменение следующих параметров:

• тип шрифта;
• начертание (курсив, полужирный, обычный)
• размер;
• цвет;
• видоизменение (подстрочный, надстрочный, зачеркнутый).

На ленте тоже имеется блок инструментов с аналогичными возможностями, который также называется «Шрифт».

Граница

Во вкладке «Граница» окна форматирования можно настроить тип линии и её цвет. Тут же определяется, какой граница будет: внутренней или внешней. Можно вообще убрать границу, даже если она уже имеется в таблице.

А вот на ленте нет отдельного блока инструментов для настроек границы. Для этих целей во вкладке «Главная» выделена только одна кнопка, которая располагается в группе инструментов «Шрифт».

Заливка

Во вкладке «Заливка» окна форматирования можно производить настройку цвета ячеек таблицы. Дополнительно можно устанавливать узоры.

На ленте, как и для предыдущей функции для заливки выделена всего одна кнопка. Она также размещается в блоке инструментов «Шрифт».

Если представленных стандартных цветов вам не хватает и вы хотите добавить оригинальности в окраску таблицы, тогда следует перейти по пункту «Другие цвета…».

После этого открывается окно, предназначенное для более точного подбора цветов и оттенков.

Защита

В Экселе даже защита относится к области форматирования. В окне «Формат ячеек» имеется вкладка с одноименным названием. В ней можно обозначить, будет ли защищаться от изменений выделенный диапазон или нет, в случае установки блокировки листа. Тут же можно включить скрытие формул.

На ленте аналогичные функции можно увидеть после клика по кнопке «Формат», которая расположена во вкладке «Главная» в блоке инструментов «Ячейки». Как видим, появляется список, в котором имеется группа настроек «Защита». Причем тут можно не только настроить поведение ячейки в случае блокировки, как это было в окне форматирования, но и сразу заблокировать лист, кликнув по пункту «Защитить лист…». Так что это один из тех редких случаев, когда группа настроек форматирования на ленте имеет более обширный функционал, чем аналогичная вкладка в окне «Формат ячеек».

.
Урок: Как защитить ячейку от изменений в Excel

Как видим, программа Excel обладает очень широким функционалом по форматированию таблиц. При этом, можно воспользоваться несколькими вариантами стилей с предустановленными свойствами. Также можно произвести более точные настройки при помощи целого набора инструментов в окне «Формат ячеек» и на ленте. За редким исключением в окне форматирования представлены более широкие возможности изменения формата, чем на ленте.