Схема базы данных excel

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.



Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).



2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.



3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».



4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».



2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».



2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».



2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».



3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.



4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.



5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».



6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Готово!

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.



2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».



2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:



2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж  должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table). На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW). Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY).

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP). Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation), указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer). Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon). В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Sub Add_Sell()
    Worksheets("Форма ввода").Range("A20:E20").Copy                         'копируем строчку с данными из формы
    n = Worksheets("Продажи").Range("A100000").End(xlUp).Row                'определяем номер последней строки в табл. Продажи
    Worksheets("Продажи").Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'вставляем в следующую пустую строку
    Worksheets("Форма ввода").Range("B5,B7,B9").ClearContents               'очищаем форму
End Sub

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button):

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations). В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table). В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh), т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX).

Ссылки по теме

• Как использовать функцию ВПР (VLOOKUP) для поиска и подстановки значений
• Как заменить ВПР функциями ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
• Автоматическое заполнение форм и бланков данными из таблицы
• Создание отчетов с помощью сводных таблиц

Добрый день!

Темой этой статьи, как вы поняли, станет создание собственной базы данных. Для тех, кто по опытнее, слова база данных сразу вызовет ассоциацию с MS Access, 1C, Oracle, SQL, СУБД FoxPro и другие, с которыми могла свести судьба и работа. Сразу соглашусь с вами, что это очень хорошие, мощные и достойные базы данных, которые позволяют обрабатывать преогромнейшие массивы данных, но такие удовольствия и стоят соответственно совсем не копейки. В случае если ваш бизнес маленький вам всё равно нужно упорядочить, отсортировать и автоматизировать свои данные что позволит улучшить анализ и принимаемые решения, что зачастую являются главными условиями выживаемости в экономических реалиях. Также небольшие базы данных можно создавать и для своих нужд или структурирования информации, например, база данных книг (которые у вас есть или прочитали или хотите прочитать), ведения личного финансового учёта и прочее.

Как видите условия применения базы данных ограничено только вашей фантазией, ну а навыкам создания своей собственной базы данных я вас научу.

Если вас интересует вопрос, почему именно в MS Excel я решил создавать базу данных, то думаю, что это не секрет что это самая распространённая и доступная программа из тех, что имеется у вас на компьютере, да и с этой задачей сможет справиться, на 5 с плюсом. Так как инструментов у нее предостаточно, это и формулы, и возможность создания интерфейса с использованием VBA, и формирование дашбордов, и инструменты для связывания диаграмм и ячеек, инструменты которые могут производить поиск и создание обновляемых динамических отчётов.

Небольшое отступления, чтобы определить, что же такое база данных, ее терминология:

• База данных – это обыкновенная двумерная таблица в Excel, которая была создана при соблюдении определенных правил;
• Поле (или столбик) – содержит в себе информацию об определенном признаке или значении для записей, во всей базе данных (определяется в шапке базы данных);
• Запись (или строка) – состоит из нескольких или множества признаков, или значений, которые могут охарактеризовать только один объект вашей базы данных;
• Расширяемая база данных – это созданная таблица, куда постоянно производится добавление новых данных или записей (строк) вашей информации. Неизменными остаются всегда количество полей и название.

Всё вышенаписанное является очень важным, так как незнание механизмов работы приведет к ошибке, поэтому это нужно знать и помнить!

А теперь рассмотрим ряд очень важных правил, которыми следует руководиться при создании таблицы для базы данных в Excel, это позволит вам в будущем облегчить работу при попытках извлечения информации из вашей базы! Они не трудны, так что запоминайте!

Правила создания базы данных в Excel

1. Обязательно! Без исключений! Первая строка в вашей базе данных должна содержать название заголовков полей (столбцов);
2. Каждая запись (строка) базы данных обязана содержать ячейку с заполненными данными (никаких пустых строк);
3. Любое объединение диапазонов ячеек запрещено на всей таблице базы данных;
4. Каждое поле (столбик) должно, обязательно, содержать в себе только один определенный тип данных, это либо текстовые значения, либо числовые или значения времени;
5. Пространство возле вашей базы данных обязательно должно быть пустым;
6. Всему диапазону вашей базы данных необходимо присвоить имя;
7. Укажите, что диапазон вашей базы данных является списком;
8. Рекомендовано создание и ведение базы данных на отдельном листе.

Следующим шагом для создания качественной базы данных, это правильно сформулированное техническое задание, то есть чёткое понимание, что должна уметь делать таблица для выполнения вашего задания, а именно:

• сохранять в таблицах разнообразнейшую информацию по разным видам данных: по товарам, сделкам, контрагентам с обязательной перевязкой данных в этих столбцах;
• содержать в себе удобные формы, с помощью которых вводятся данные (использовать возможности выпадающих списков и тому подобное);
• разработать возможность автоматического заполнения нужными данными свои печатные формы (при необходимости создавать или формировать платёжки, акты, счета);
• формировать нужные отчёты для отслеживания бизнес процессов или подбор статистических данных, которые нужны вам и которые имеются в вашей базе данных.

Вы можете использовать не все критерии, так как функции баз данных, могут розниться в зависимости от поставленных задач, но, тем не менее, со всеми этими задачами Excel может справиться достаточно легко, но при условии, что вы приложите немного усилий. Теперь будем пробовать создать свою базу данных.

Я думаю, что на просторах достаточно много примеров создания клиентских баз данных, продажных и складских вы без труда себе найдете массу примеров, которые в той или иной степени вас удовлетворят. Да вообще такие базы желательно писать индивидуально под конкретную задачу или предприятие. Поэтому я хочу создать базу данных книг, тех, которые были прочитаны или будут прочитаны. Лично мне это актуально, хочу знать, сколько я прочитал, а также выбрать книгу, которую хочу прочитать, следить за сериями книг, которые не оконченные, а дочитать очень хочу и вот на таком примере и рассмотрим создание нашей базы данных.

Для начала работы я создаю макет моей базы данных, так как это основа при выполнении таких задач. Моим целям достаточно 4 страницы Excel, в которых я и буду размещать, и обрабатывать данные:

• Страница №1 будет содержать весь набор данных для формы ввода данных, а точнее для формирования данных выпадающего списка, что создаст удобство в использовании, унифицирует данные и застрахует меня от большинства ошибок;
• Страница №2 будет служить мне формой ввода данных в мою базу данных, это позволит мне быстро и почти в автоматическом режиме с помощью макроса добавлять новые записи мне в базу данных;
• Страница №3 будет хранить собственно базу данных, никаких активных работ я здесь не буду делать, чтобы не повредить ее целостности;
• Страница №4 это будет структурированный результат на основе сводной таблицы, которая будет удобно и в нужной форме отбирать записи с базы данных и предоставлять их мне.

После создания макета будем создавать базу наших данных для удобства работы с нашей формой ввода. Все данные мы будем использовать в форме, поэтому максимально продумайте, какие пункты будут вам нужны и создайте по ним варианты нужных ответов. Для моих целей достаточно такой базы:

Следующим шагом станет создание формы ввода для нашей базы данных. В ней я перечислил все те данные, которые мне нужно внести в мою базу. Порядковый номер записи уже стоит, так как он определяется формулой: =СЧЁТЗ(Библиотека!B3:B9949)+1 которая считает записи и выводит номер следующей. В ячейки выделенные синим цветом я буду вводить данные вручную, а в белых ячейках я создам выпадающий список, это позволит мне водить одинаковые значения и избавится от несовпадения данных и ошибок. Введенные данные будут формировать строку A16:L16, которую с помощью макроса, прикреплённого к кнопке, буду переносить в свою библиотеку. Создаю кнопку запуска макроса, на вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажимаем пиктограмму «Вставить» и в выпадающем меню выбираем элемент «Кнопка», рисуем ее на нашем поле, где будет удобно ее использовать и подписываем ее. Теперь вызываем редактор VBA для написания выполняемого макроса по внесению записи в базу данных: Создаем для нашей кнопки отдельный обыкновенный модуль, выбрав пункт «Insert», потом «Module»: Вставляем в модуль наш макрос «Add_Books»:

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).
2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.
3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».
4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».
2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».
2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».
2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».
3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.
4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.
5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».
6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.
2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».
2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:
2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

Создание базы данных в Excel

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table) . На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW) . Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY) .

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP) . Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation) , указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) . Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon) . В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button) :

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations) . В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) . В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh) , т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX) .

Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

Любая база данных (БД) – это сводная таблица с параметрами и информацией. Программа большинства школ предусматривала создание БД в Microsoft Access, но и Excel имеет все возможности для формирования простых баз данных и удобной навигации по ним.

Как сделать базу данных в Excel, чтобы не было удобно не только хранить, но и обрабатывать данные: формировать отчеты, строить графики, диаграммы и т.д.

Пошаговое создание базы данных в Excel

Для начала научимся создавать БД с помощью инструментов Excel. Пусть мы – магазин. Составляем сводную таблицу данных по поставкам различных продуктов от разных поставщиков.

№п/п

Продукт

Категория продукта

Кол-во, кг

Цена за кг, руб

Общая стоимость, руб

Месяц поставки

Поставщик

Принимал товар

С шапкой определились. Теперь заполняем таблицу. Начинаем с порядкового номера. Чтобы не проставлять цифры вручную, пропишем в ячейках А4 и А5 единицу и двойку, соответственно. Затем выделим их, схватимся за уголок получившегося выделения и продлим вниз на любое количество строк. В небольшом окошечке будет показываться конечная цифра.

Примечание. Данную таблицу можно скачать в конце статьи.

По базе видим, что часть информации будет представляться в текстовом виде (продукт, категория, месяц и т.п.), а часть – в финансовом. Выделим ячейки из шапки с ценой и стоимостью, правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню и выберем ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Появится окно, где мы выберем формат – финансовый. Число десятичных знаков поставим 1. Обозначение выбирать не будем, т.к. в шапке у нас уже указано, что цена и стоимость в рублях.

Аналогично поступаем с ячейками, куда будет вписываться количество. Формат выбираем числовой.

Еще одно подготовительное действие. Т.к. стоимость рассчитывается как цена, помноженная на количество, можно сразу учесть это в соответствующих ячейках. Для этого записываем в ячейке F4 формулу и протягиваем ее на остальные ячейки в этом столбце. Так, стоимость будет подсчитываться автоматически при заполнении таблицы.

Теперь заполняем таблицу данными.

Важно! При заполнении ячеек, нужно придерживаться единого стиля написания. Т.е. если изначально ФИО сотрудника записывается как Петров А.А., то остальные ячейки должны быть заполнены аналогично. Если где-то будет написано иначе, например, Петров Алексей, то работа с БД будет затруднена.

Таблица готова. В реальности она может быть гораздо длиннее. Мы вписали немного позиций для примера. Придадим базе данных более эстетичный вид, сделав рамки. Для этого выделяем всю таблицу и на панели находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ ГРАНИЦ.

Аналогично обрамляем шапку толстой внешней границей.

Функции Excel для работы с базой данных

Теперь обратимся к функциям, которые Excel предлагает для работы с БД.

Работа с базами данных в Excel

Пример: нам нужно узнать все товары, которые принимал Петров А.А. Теоретически можно глазами пробежаться по всем строкам, где фигурирует эта фамилия, и скопировать их в отдельную таблицу. Но если наша БД будет состоять из нескольких сотен позиций? На помощь приходит ФИЛЬТР.

Выделяем шапку таблицы и во вкладке ДАННЫЕ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).

У каждой ячейки в шапке появляется черная стрелочка на сером фоне, куда можно нажать и отфильтровать данные. Нажимаем ее у параметра ПРИНИМАЛ ТОВАР и снимаем галочку с фамилии КОТОВА.

Таким образом, у нас остаются данные только по Петрову.

Обратите внимание! При сортировке данных сохраняются не только все позиции в столбцах, но и номера соответствующих строк на листе (они подсвечены синим). Эта особенность пригодится нам позже.

Можно произвести дополнительную фильтрацию. Определим, какие крупы принял Петров. Нажмем стрелочку на ячейке КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и оставим только крупы.

Вернуть полную БД на место легко: нужно только выставить все галочки в соответствующих фильтрах.

Сортировка данных

В нашем примере БД заполнялась в хронологическом порядке по мере привоза товара в магазин. Но если нам нужно отсортировать данные по другому принципу, Excel позволяет сделать и это.

К примеру, мы хотим отсортировать продукты по мере увеличения цены. Т.е. в первой строке будет самый дешевый продукт, в последней – самый дорогой. Выделяем столбец с ценой и на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР.

Т.к. мы решили, что сверху будет меньшая цена, выбираем ОТ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ. Появится еще одно окно, где в качестве предполагаемого действия выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы остальные столбцы тоже подстроились под сортировку.

Видим, что данные выстроились по увеличивающейся цене.

Примечание! Сделать сортировку по убыванию или увеличению параметра можно через автофильтр. При нажатии стрелочки тоже предлагается такое действие.

Сортировка по условию

Нам нужно извлечь из БД товары, которые покупались партиями от 25 кг и более. Для этого на ячейке КОЛ-ВО нажимаем стрелочку фильтра и выбираем следующие параметры.

В появившемся окне напротив условия БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО вписываем цифру 25. Получаем выборку с указанием продукты, которые заказывались партией больше или равной 25 кг. А т.к. мы не убирали сортировку по цене, то эти продукты расположились еще и в порядке ее возрастания.

Промежуточные итоги

И еще одна полезная функция, которая позволит посчитать сумму, произведение, максимальное, минимальное или среднее значение и т.п. в имеющейся БД. Она называется ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие ее от обычных команд в том, что она позволяет считать заданную функцию даже при изменении размера таблицы. Чего невожнможно реалиловать в данном случаи с помощью функции =СУММ(). Рассмотрим на примере.

Предварительно придадим нашей БД полный вид. Затем создадим формулу для автосуммы стоимости, записав ее в ячейке F26. Параллельно вспоминаем особенность сортировки БД в Excel: номера строк сохраняются. Поэтому, даже когда мы будем делать фильтрацию, формула все равно будет находиться в ячейке F26.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет 30 аргументов. Первый статический: код действия. По умолчанию в Excel сумма закодирована цифрой 9, поэтому ставим ее. Второй и последующие аргументы динамические: это ссылки на диапазоны, по которым подводятся итоги. У нас один диапазон: F4:F24. Получилось 19670 руб.

Теперь попробуем снова отсортировать кол-во, оставив только партии от 25 кг.

Видим, что сумма тоже изменилась.

Получается, что в Excel тоже можно создавать небольшие БД и легко работать с ними. При больших объемах данных это очень удобно и рационально.

Excel Создать базу данных

• Создать базу данных в Excel

Excel Create Database (Содержание)

• Создать базу данных в Excel
• Как создать базу данных в Excel?

Создать базу данных в Excel

Если вы хотите создать базу данных, MS Access — это инструмент, который вам в идеале следует искать. Тем не менее, это немного сложнее, чтобы изучить и освоить методы, такие как MS Access. Вам нужно достаточно времени, чтобы освоить их. В таких случаях вы можете использовать Excel как хороший ресурс для создания базы данных. Проще вводить, хранить и находить конкретную информацию в базе данных Excel. Хорошо структурированная, хорошо отформатированная таблица Excel может рассматриваться как сама база данных. Итак, все, что вам нужно сделать, это создать таблицу, которая имеет правильный формат. Если таблица хорошо структурирована, вы можете сортировать данные разными способами. Кроме того, вы можете применить фильтры к хорошо структурированным данным, чтобы нарезать их и нарезать кубиками в соответствии с вашими требованиями.

Как создать базу данных в Excel?

Мы будем создавать базу данных сотрудников для организации. Давайте посмотрим, как создать базу данных в Excel, следуя приведенному ниже процессу:

Вы можете скачать этот шаблон базы данных Excel здесь — Создать шаблон базы данных Excel

Ввод данных для создания базы данных Excel

Ввод данных является основным аспектом при попытке создать базу данных в Excel.

Предположим, что это данные, которые вы собираетесь использовать в качестве базы данных сотрудников.

Я добавил первые несколько идентификаторов сотрудников . Произнесите D01, D02, D03, а затем перетащите оставшиеся до строки 12, используя ручку заполнения . Второй столбец содержит общую информацию о сотруднике, такую ​​как Имя, Фамилия, Назначение и Зарплата. Заполните эту информацию в ячейках вручную в соответствии с вашими данными. Убедитесь, что формат столбца Зарплата применяется ко всем ячейкам столбца (в противном случае эта база данных может вызвать ошибку при использовании).

Ввод правильных данных

Это всегда хорошо, чтобы ввести правильные данные. Убедитесь, что в ваших данных нет места. Когда я не говорю никаких других пробелов, это покрывает ячейки столбца, которые также не являются пустыми. Старайтесь изо всех сил, чтобы ни одна ячейка данных не была пустой. Если у вас нет никакой информации, предпочитайте ставить NA над пустой ячейкой. Также важно сделать правильный ввод в правый столбец.

Смотрите скриншот ниже:

Предположим, как показано на рисунке выше, вы ошибочно поменяли местами столбцы. то есть вы упомянули Обозначение под Фамилией и Фамилией под Обозначением, что является серьезным отступлением, когда вы рассматриваете это как основные данные о сотрудниках для вашей организации. Это может ввести в заблуждение некоторые ваши выводы.

Предположим, вы добавили правильную запись, но на 2- й строке после последней строки (т.е. одна строка оставлена ​​пустой). Также не рекомендуется делать это. Это разбивка для ваших данных. Смотрите скриншот ниже:

Как вы можете видеть, одна строка остается пустой после строки №. 12 (второй последний ряд набора данных) и добавил одну новую строку, которая не рекомендуется. В аналогичных строках не следует оставлять пустые столбцы в базе данных.

Давайте посмотрим на скриншот ниже:

Как видите, столбец F оставлен пустым. Что заставляет Excel думать, что существует разделение данных. Excel считает, что пустой столбец является разделителем для двух баз данных. Это вводит в заблуждение, поскольку столбец после пустого столбца является частью вашей исходной базы данных. Это не начальный столбец новой базы данных.

Все строки называются «Запись в базе данных Excel».

Это своего рода базовые знания о базе данных, которую мы создаем. Каждая строка, которую мы создаем / добавляем, называется записью в базе данных. Смотрите скриншот ниже для вашей справки:

Каждый столбец — это поле в базе данных Excel

Каждый столбец называется Поле в базе данных Excel. Заголовки столбцов называются именами полей.

Таблица формата

Когда вы закончите ввод данных, они должны быть преобразованы в таблицу для лучшей визуализации.

• Выберите ячейки от A2 до F12 в электронной таблице.
• Перейдите на вкладку « Главная ».
• Выберите « Формат как таблица» в раскрывающемся меню. Вы можете выбрать собственный стол.

Как только вы щелкнете по определенному формату таблицы, появится окно таблицы с диапазоном выбранных данных, и этот диапазон будет окружен пунктирной линией. Вы также можете изменить диапазон данных в диалоговом окне таблицы.

Как только вы довольны диапазоном, вы можете выбрать OK. Теперь вы можете увидеть свои данные в табличной форме. Смотрите скриншот, приведенный ниже:

Используйте инструменты базы данных Excel для сортировки или фильтрации данных

Вы можете использовать стрелки раскрывающегося списка, расположенные рядом с каждым именем поля, для сортировки или фильтрации данных в соответствии с вашими требованиями. Эти параметры действительно полезны, когда вы имеете дело с большим количеством данных.

Расширение базы данных

Если вы хотите добавить еще несколько записей в вашу таблицу, вы можете сделать это. Выберите все ячейки из вашей таблицы.

Поместите мышку внизу последней ячейки вашего стола. Указатель мыши превратится в двуглавую стрелку. Вы можете перетащить указатель вниз оттуда, пока не захотите добавить столько пустых строк в вашу базу данных. Впоследствии вы также можете добавлять данные в эти пустые ячейки.

Форматирование базы данных

Выделите ячейку A1 до F1 из электронной таблицы.

• Выберите вкладку « Главная »
• На вкладке «Главная страница» перейдите к « Обтекание текстом», а также « Объединение и центрирование».
• Вы также можете изменить цвет заливки. Выберите Цвет заливки. Выберите цвет вашего интереса. Здесь я выбрал зеленый цвет.

Вот как мы создали нашу базу данных в Excel.

Что нужно помнить о создании базы данных в Excel

• Информация об одном предмете должна быть полностью заполнена в одном ряду. Вы не можете использовать несколько строк для добавления разных данных одного и того же элемента в базу данных Excel.
• Поле не должно быть пустым. (Включая заголовки столбцов / название поля).
• Тип данных, введенный в один столбец, должен быть однородным. Например, Если вы вводите данные о зарплате в столбце Зарплата, в этом столбце не должно быть текстовой строки. Аналогично, любой столбец, содержащий текстовые строки, не должен содержать никакой числовой информации.
• База данных, созданная здесь, действительно очень маленький пример. Это становится огромным с точки зрения сотрудников, которые время от времени присоединяются, и становится беспокойным, чтобы поддерживать данные снова и снова со стандартным форматированием. Вот почему рекомендуется использовать базы данных.

Рекомендуемые статьи

Это было руководство по созданию базы данных в Excel. Здесь мы обсудим, как создать базу данных в Excel вместе с практическими примерами и загружаемым шаблоном Excel. Вы также можете просмотреть наши другие предлагаемые статьи —

1. Как импортировать данные в Excel?
2. Применение стилей таблиц в Excel
3. Как использовать панель инструментов Excel?
4. Руководство по строкам и столбцам Excel

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.



2. Заполняем наименование записей (строк) БД.



3. Переходим к заполнению базы данными.



4. После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Урок: Как сделать таблицу в Excel

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

1. Переходим во вкладку «Данные».





2. Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».



3. В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».



4. Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

1. Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».
   

   Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

   • имя по алфавиту;
   • дата;
   • число и т.д.
2. В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».



3. Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.
   • В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
   • В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
   • Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.

   После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

   

   После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.



4. Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».



5. Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».
   

   Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.

6. Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».



7. Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

Урок: Сортировка и фильтрация данных в Excel

Поиск

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

1. Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».



2. Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».



3. В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.
   

   Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Урок: Как сделать поиск в Экселе

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

1. Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.



2. Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Урок: Как закрепить область в Экселе

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

1. Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.



2. Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».



3. Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.



4. Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».



5. Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Урок: Как сделать выпадающий список в Excel

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Создание базы данных в Microsoft Excel

​Смотрите также​ статический: код действия.​ остаются данные только​ с порядкового номера.​После нажатия на​.​ с товарами из​ для учета, например,​Чтобы выбрать значение фильтра,​ в Excel. Перед​ выберите вкладку «Таблица»,​ этим как раз​ если правильно ее​ даты рождения и​ разместить на другом​ которыми хотим скрыть.​Можно сказать, что после​В пакете Microsoft Office​

​ По умолчанию в​ по Петрову.​

Процесс создания

​ Чтобы не проставлять​ОК​Теперь после заполнения формы​ прайс-листа. Для этого​ классических продаж должна​

​ щелкаем по стрелке​ нами стоит задача​​ группу «Представления» и​​ превосходно справляется динамический​ настроить. Удобно, правда?​ табель успеваемости –​

​ листе. В нём​​ После того как​​ этого мы уже​ есть специальная программа​ Excel сумма закодирована​

​Обратите внимание! При сортировке​ цифры вручную, пропишем​в правой половине​ можно просто жать​

Создание таблицы

​ можно использовать команду​ уметь:​

1. ​ нужного столбца. В​ – сформировать клиентскую​

   

2. ​ смело кликайте на​ диапазон. Он задается​

   

3. ​Кроме этого, не нужно​ все это в​

   

4. ​ указываем перечень значений,​ выбор сделан, жмем​ имеем готовую базу​ для создания базы​ цифрой 9, поэтому​ данных сохраняются не​ в ячейках А4​

​ окна появится панель​ на нашу кнопку,​

​Данные — Проверка данных​​хранить​ раскрывающемся списке появляется​

Присвоение атрибутов базы данных

​ БД. За несколько​ кнопку «Представление». Выбирайте​ двумя координатами ячеек:​ забывать о закреплении​ совокупности представляет собой​ которые будут появляться​ на кнопку​

1. ​ данных. С ней​​ данных и работы​​ ставим ее. Второй​

   

2. ​ только все позиции​ и А5 единицу​Поля сводной таблицы​ и введенные данные​ (Data — Validation)​​в таблицах информацию​​ все содержимое поля.​

   

3. ​ лет работы у​​ пункт «Режим таблицы»​​ верхней левой и​ первой строки. В​ базу данных. Она​ в выпадающем списке.​«OK»​ можно работать и​ с ними –​ и последующие аргументы​ в столбцах, но​ и двойку, соответственно.​​, где нужно щелкнуть​​ будут автоматически добавляться​, указать в качестве​ по товарам (прайс),​ Если хотим спрятать​ компании появилось несколько​ и вставляйте информацию,​ правой нижней, словно​ Excel 2007 это​ нужна везде –​Выделяем этот список и​.​ в таком состоянии,​ Access. Тем не​ динамические: это ссылки​​ и номера соответствующих​​ Затем выделим их,​

   

4. ​ по ссылке​​ к таблице​​ ограничения​ совершенным сделкам и​ какие-то элементы, сбрасываем​ десятков постоянных клиентов.​​ щелкнув правой кнопкой​​ по диагонали. Поэтому​ можно совершить следующим​ на промышленных и​ кликаем по нему​Как видим, после этого,​

​ как она представлена​ менее, многие пользователи​ на диапазоны, по​ строк на листе​ схватимся за уголок​Все​Продажи​Список (List)​ клиентам и связывать​ птички напротив их.​ Необходимо отслеживать сроки​ мышки и выбрав​ нужно обратить внимание​

Сортировка и фильтр

​ образом: перейти на​ технических предприятиях, в​ правой кнопкой мыши.​ строки, где содержатся​ сейчас, но многие​ предпочитают использовать для​

1. ​ которым подводятся итоги.​ (они подсвечены синим).​ получившегося выделения и​, чтобы увидеть не​, а затем форма​и ввести затем​​ эти таблицы между​​Жмем «ОК». В примере​​ договоров, направления сотрудничества.​​ «Вставить».​

   

   ​ на место, откуда​ вкладку «Вид», затем​

   • ​ образовательных и медицинских​
   • ​ В появившемся меню​
   • ​ значения, с которых​
2. ​ возможности при этом​ этих целей более​ У нас один​ Эта особенность пригодится​ продлим вниз на​ только текущую, а​ очищается для ввода​ в поле​​ собой​​ мы скроем клиентов,​

   

3. ​ Знать контактных лиц,​• Можно импортировать лист​​ начинается ваша таблица,​​ выбрать «Закрепить области»​ учреждениях, в силовых​ выбираем пункт​
   • ​ мы сняли галочки,​​ будут урезаны. Ниже​​ знакомое им приложение​ диапазон: F4:F24. Получилось​ нам позже.​ любое количество строк.​​ сразу все «умные​​ новой сделки.​
   • ​Источник (Source)​​иметь удобные​​ с которыми заключали​ данные для связи​ формата .xls (.xlsx).​ а точнее, на​ и в контекстном​ структурах и даже​«Присвоить имя…»​ были скрыты из​ мы разберем, как​​ – Excel. Нужно​​ 19670 руб.​​Можно произвести дополнительную фильтрацию.​​ В небольшом окошечке​ таблицы», которые есть​​Перед построением отчета свяжем​​ссылку на столбец​​формы ввода​​ договоры в прошлом​
   • ​ и т.п.​ Откройте Access, предварительно​​ координаты верхней левой​​ меню кликнуть на​ в заведениях общественного​.​

   ​ таблицы.​ сделать БД более​ отметить, что у​​Теперь попробуем снова отсортировать​​ Определим, какие крупы​

   

   ​ будет показываться конечная​ в книге.А затем​ наши таблицы между​Наименование​данных (с выпадающими​ и текущем году.​Как создать базу данных​

   

4. ​ закрыв Excel. В​ ячейки. Пусть табличка​ «Закрепить верхнюю строку».​ питания. Ведь список​Открывается уже знакомое нам​Для того, чтобы вернуть​ функциональной.​​ этой программы имеется​​ кол-во, оставив только​​ принял Петров. Нажмем​​ цифра.​

   

5. ​ можно, как и​ собой, чтобы потом​из нашей умной​ списками и т.п.)​Чтобы задать условие для​ клиентов в Excel:​ меню выберите команду​ начинается в месте​ Это требуется, чтобы​ блюд, их рецептура​ окно. В соответствующем​ все данные на​Работа с базами данных,​ весь инструментарий для​ партии от 25​​ стрелочку на ячейке​​Примечание. Данную таблицу можно​

   

   ​ в классической сводной​ можно было оперативно​ таблицы​автоматически заполнять этими данными​ фильтрации поля типа​Вводим названия полей БД​

6. ​ «Импорт», и кликните​ А5. Это значение​ зафиксировать «шапку» работы.​ с калорийностью, а​ поле присваиваем имя​ экран, кликаем на​ прежде всего, предусматривает​ создания полноценной базы​ кг.​ КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и​​ скачать в конце​​ таблице, просто перетащить​

   

7. ​ вычислять продажи по​Прайс​ какие-то​​ «больше», «меньше», «равно»​​ (заголовки столбцов).​

​ на нужную версию​​ и будет верхней​ Так как база​

Поиск

​ также описание тоже​ нашему диапазону, согласно​ пиктограмму того столбца,​ возможность упорядочивания, отбора​

1. ​ данных (БД). Давайте​Видим, что сумма тоже​​ оставим только крупы.​​ статьи.​ мышью нужные нам​​ регионам, клиентам или​​:​​печатные бланки​​ и т.п. числа,​

   

2. ​Вводим данные в поля​ программы, из которой​ левой ячейкой диапазона.​ данных Excel может​​ является вместилищем данных.​​ условиям, о которых​​ по которому проводилась​​ и сортировки записей.​

   

3. ​ выясним, как это​ изменилась.​Вернуть полную БД на​По базе видим, что​

   

   ​ поля из любых​ категориям. В старых​Аналогичным образом создается выпадающий​

​(платежки, счета и​​ в списке фильтра​ БД. Следим за​

Закрепление областей

​ будете импортировать файл.​ Теперь, когда первый​ быть достаточно большой​Здесь мы разобрались. Теперь​ уже шла речь​ фильтрация, и в​ Подключим эти функции​ сделать.​Скачать пример​ место легко: нужно​ часть информации будет​ связанных таблиц в​ версиях Excel для​

1. ​ список с клиентами,​ т.д.)​ нужно выбрать команду​ форматом ячеек. Если​ Затем нажимайте «ОК».​ искомый элемент найден,​ по объему, то​

   

2. ​ нужно узнать, что​​ выше.​​ открывшемся окне напротив​​ к нашей БД.​​Скачать последнюю версию​Получается, что в Excel​​ только выставить все​​ представляться в текстовом​ области​​ этого потребовалось бы​​ но источник будет​

​выдавать необходимые вам​ «Числовые фильтры».​ числа – то​• Можно связать файл​ перейдем ко второму.​ при пролистывании вверх-вниз​ представляет собой база​

​Возвращаемся на лист с​​ всех пунктов устанавливаем​Выделяем информацию того поля,​

Выпадающий список

​ Excel​ тоже можно создавать​ галочки в соответствующих​ виде (продукт, категория,​Фильтра​ использовать несколько функций​ уже:​отчеты​​Если мы хотим видеть​​ числа во всем​ Excel с таблицей​Нижнюю правую ячейку определяют​

1. ​ будет теряться главная​ данных в Excel,​ БД. Выделяем диапазон,​ галочки. Затем жмем​ по которому собираемся​База данных в Экселе​ небольшие БД и​

   

2. ​ фильтрах.​ месяц и т.п.),​,​ВПР (VLOOKUP)​=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)​​для контроля всего​​ в таблице клиентов,​

   

3. ​ столбце. Данные вводятся​ в программе Access.​ такие аргументы, как​ информация – названия​ и как ее​ к которому будет​ на кнопку​

   

4. ​ провести упорядочивание. Кликаем​ представляет собой структурированный​ легко работать с​В нашем примере БД​ а часть –​​Строк​​для подстановки цен,​​Функция​​ бизнес-процесса с точки​ с которыми заключили​ так же, как​​ Для этого в​​ ширина и высота.​

   

5. ​ полей, что неудобно​ создать.​​ применяться выпадающий список.​​«OK»​ по кнопке «Сортировка»​​ набор информации, распределенный​​ ними. При больших​​ заполнялась в хронологическом​​ в финансовом. Выделим​​,​​ категорий, клиентов, городов​ДВССЫЛ (INDIRECT)​ зрения руководителя​ договор на 3​ и в обычной​ «Экселе» нужно выделить​ Значение последней пусть​​ для пользователя.​​База, создаваемая нами, будет​

​ Переходим во вкладку​.​ расположенной на ленте​ по столбцам и​ объемах данных это​ порядке по мере​ ячейки из шапки​Столбцов​

​ и т.д. в​нужна, в данном​Со всем этим вполне​ и более лет,​ таблице. Если данные​ диапазон ячеек, содержащих​ будет равно 1,​После того как верхняя​

​ простой и без​​«Данные»​Для того, чтобы полностью​

​ во вкладке​ строкам листа.​ очень удобно и​ привоза товара в​ с ценой и​или​ таблицу​ случае, потому что​ может справиться Microsoft​ вводим соответствующие значения​ в какой-то ячейке​ необходимую информацию, и,​ а первую вычислит​ строка закреплена, выделяем​ изысков. Настоящие же​. Жмем на кнопку​ убрать фильтрацию, жмем​«Данные»​Согласно специальной терминологии, строки​

​ рационально.​

lumpics.ru

База данных в Excel: особенности создания, примеры и рекомендации

​ магазин. Но если​ стоимостью, правой кнопкой​Значений​Продажи​ Excel, к сожалению,​ Excel, если приложить​ в меню пользовательского​ – итог действий​ кликнув на них​ формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).​ первые три строки​ вместилища данных -​«Проверка данных»​ на кнопку​в блоке инструментов​ БД именуются​Darth vader​ нам нужно отсортировать​

Что такое база данных?

​ мыши вызовем контекстное​- и Excel​. Это требует времени​ не понимает прямых​ немного усилий. Давайте​ автофильтра.​ со значениями других​ правой кнопкой мыши,​Итак, в поле диапазона​ в будущей базе​ довольно громоздкие и​, которая расположена на​«Фильтр»​«Сортировка и фильтр»​«записями»​: В Excel базу​ данные по другому​ меню и выберем​ моментально построит любой​ и сил от​ ссылок на умные​ попробуем это реализовать.​Готово!​ ячеек, то заносим​ задать имя диапазона.​ записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем​ данных и добавляем​

​ представляют собой большую​ ленте в блоке​на ленте.​.​. В каждой записи​ данных создать нельзя.​

Создание хранилища данных в Excel

​ принципу, Excel позволяет​ ФОРМАТ ЯЧЕЕК.​ нужный нам отчет​ нас, а также​ таблицы в поле​Информацию о товарах, продажах​Поэкспериментируем с фильтрацией данных​ формулу.​ Сохраните данные и​ клавишу ОК. Во​ границы ячеек.​

​ информационную систему с​ инструментов​Урок:​Сортировку можно проводить практически​ находится информация об​ Это ж электронная​ сделать и это.​Появится окно, где мы​ на листе:​ «кушает» немало ресурсов​ Источник. Но та​

​ и клиентах будем​ по выделенным ячейкам.​Чтобы пользоваться БД, обращаемся​ закройте Excel. Откройте​ всех последующих диапазонах​Для того чтобы продолжить​ внутренним «ядром», которое​«Работа с данными»​Сортировка и фильтрация данных​ по любому параметру:​ отдельном объекте.​

Особенности формата ячеек

​ таблица, а не​К примеру, мы хотим​ выберем формат –​Не забудьте, что сводную​ Excel. Начиная с​ же ссылка «завернутая»​ хранить в трех​ Допустим, нам нужно​ к инструментам вкладки​ «Аксесс», на вкладке​ букву A меняем​ работу, необходимо придумать​ состоит из множества​.​ в Excel​имя по алфавиту;​Столбцы называются​ СУБД. Используйте, к​ отсортировать продукты по​ финансовый. Число десятичных​ таблицу нужно периодически​ Excel 2013 все​ в функцию​ таблицах (на одном​ оставить в таблице​ «Данные».​

​ под названием «Внешние​ на B, C​ основную информацию, которую​ строк программного кода​Открывается окно проверки видимых​При наличии большой БД​дата;​«полями»​ примеру, Access​ мере увеличения цены.​ знаков поставим 1.​ (при изменении исходных​ можно реализовать существенно​ДВССЫЛ​ листе или на​ только те компании,​Присвоим БД имя. Выделяем​ данные» выберите пункт​ и т. д.​ будет содержать в​

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

​ и написано специалистом.​ значений. В поле​ поиск по ней​число и т.д.​. В каждом поле​Андрей ершов​ Т.е. в первой​ Обозначение выбирать не​ данных) обновлять, щелкнув​ проще, просто настроив​работает при этом​ разных — все​ которые работают в​ диапазон с данными​ «Электронная таблица Эксель»​Работа с базой данных​ себе база данных​Наша работа будет представлять​

Фиксация «шапки» базы данных

​«Тип данных»​ удобно производить с​В следующем появившемся окне​ располагается отдельный параметр​: дак забивай имена​ строке будет самый​ будем, т.к. в​ по ней правой​ связи между таблицами.​ «на ура» (подробнее​ равно). Принципиально важно,​ Беларуси.​ – от первой​ и введите ее​ в Excel почти​ в Excel. Пример​ собой одну таблицу,​выставляем переключатель в​ помощь специального инструмента.​ будет вопрос, использовать​ всех записей.​ ячеек и вперед​

​ дешевый продукт, в​ шапке у нас​ кнопкой мыши и​Для этого на вкладке​ об этом было​ превратить их в​

Продолжение работы над проектом

​Выделяем те данные, информация​ ячейки до последней.​ название. Затем щелкните​ завершена. Возвращаемся на​ ее приведен ниже.​ в которой будет​ позицию​

​Для этого переходим во​ ли для сортировки​То есть, каркасом любой​ вбивать​ последней – самый​ уже указано, что​ выбрав команду​Данные (Data)​ в статье про​ «умные таблицы» с​ о которых должна​ Правая кнопка мыши​ по пункту, который​ первый лист и​Допустим, мы хотим создать​ вся нужная информация.​«Список»​ вкладку​ только выделенную область​ базы данных в​

Как создать раскрывающиеся списки?

​Rss​ дорогой. Выделяем столбец​ цена и стоимость​Обновить (Refresh)​нажмите кнопку​ создание выпадающих списков​ автоподстройкой размеров, чтобы​ остаться в базе​ – имя диапазона.​ предлагает создать таблицу​ создаем раскрывающиеся списки​ базу данных собранных​

​ Прежде чем приступить​. В поле​«Главная»​ или автоматически расширять​ Excel является обычная​: БД составляется в​ с ценой и​ в рублях.​, т.к. автоматически она​Отношения (Relations)​ с наполнением).​ не думать об​ видной. В нашем​ Даем любое имя.​ для связи с​ на соответствующих ячейках.​ средств с родителей​ к решению вопроса,​«Источник»​и на ленте​ её. Выбираем автоматическое​ таблица.​ Acsess и не​ на вкладке ГЛАВНАЯ​Аналогично поступаем с ячейками,​ этого делать не​

Диапазон значений в Excel

​. В появившемся окне​После заполнения формы нужно​ этом в будущем.​ случае находим в​ В примере –​ источником данных, и​ Для этого кликаем​ в фонд школы.​ как сделать базу​устанавливаем знак​ в блоке инструментов​ расширение и жмем​

​Итак, прежде всего нам​ забивайся чепухой​ выбираем СОРТИРОВКА И​ куда будет вписываться​ умеет.​ нажмите кнопку​ введенные в нее​ Это делается с​ столбце страна –​ БД1. Проверяем, чтобы​ укажите ее наименование.​ на пустой ячейке​ Размер суммы не​ данных в Excel,​«=»​«Редактирование»​ на кнопку​ нужно создать таблицу.​Snape​ ФИЛЬТР.​ количество. Формат выбираем​Также, выделив любую ячейку​Создать (New)​ данные добавить в​ помощью команды​ «РБ». Щелкаем по​ диапазон был правильным.​Вот и все. Работа​ (например B3), расположенной​ ограничен и индивидуален​ нужно узнать специальные​

​и сразу после​жмем на кнопку​«Сортировка…»​Вписываем заголовки полей (столбцов)​: Смейтесь все! Такое​Т.к. мы решили, что​ числовой.​

​ в сводной и​и выберите из​ конец таблицы​Форматировать как таблицу​ ячейке правой кнопкой​Основная работа – внесение​ готова!​

​ под полем «ФИО​ для каждого человека.​ термины, использующиеся при​ него без пробела​«Найти и выделить»​.​ БД.​ возможно!​ сверху будет меньшая​Еще одно подготовительное действие.​ нажав кнопку​ выпадающих списков таблицы​Продажи​на вкладке​ мыши.​ информации в БД​Автор: Анна Иванова​ родителей». Туда будет​ Пусть в классе​

​ взаимодействии с ней.​ пишем наименование выпадающего​.​Открывается окно настройки сортировки.​Заполняем наименование записей (строк)​На вкладке «Данные»​ цена, выбираем ОТ​ Т.к. стоимость рассчитывается​Сводная диаграмма (Pivot Chart)​ и названия столбцов,​. Сформируем при помощи​

Внешний вид базы данных

​Главная (Home — Format​Выполняем последовательно команду: «фильтр​ – выполнена. Чтобы​Многие пользователи активно применяют​ вводиться информация. В​ учится 25 детей,​Горизонтальные строки в разметке​ списка, которое мы​Открывается окно, в котором​ В поле​ БД.​ далее ниже по​ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ.​ как цена, помноженная​на вкладке​ по которым они​ простых ссылок строку​ as Table)​ – фильтр по​ этой информацией было​

Как перенести базу данных из Excel в Access

​ Excel для генерирования​ окне «Проверка вводимых​ значит, и родителей​ листа «Эксель» принято​ дали ему чуть​ нужно указать искомое​«Сортировать по»​Переходим к заполнению базы​ списку есть фраза​ Появится еще одно​ на количество, можно​Анализ (Analysis)​ должны быть связаны:​ для добавления прямо​. На появившейся затем​

​ значению выделенной ячейки».​ удобно пользоваться, необходимо​ отчетов, их последующей​ значений» во вкладке​ будет соответствующее количество.​ называть записями, а​ выше. После этого​

​ значение. После этого​указываем имя поля,​ данными.​ «группа и структура».​ окно, где в​ сразу учесть это​или​Важный момент: таблицы нужно​ под формой:​ вкладке​ Готово.​ выделить нужное, отфильтровать,​ редакции. Для удобного​ под названием «Параметры»​ Чтобы не нагромождать​ вертикальные колонки –​ жмем на кнопку​ жмем на кнопку​ по которому она​После того, как БД​ Там задаешь нужные​

​ качестве предполагаемого действия​ в соответствующих ячейках.​Параметры (Options)​ задавать именно в​Т.е. в ячейке A20​Конструктор​Если в БД содержится​ отсортировать данные.​ просмотра информации и​ записываем в «Источник»​

​ базу данных большим​ полями. Можно приступать​«OK»​«Найти далее»​ будет проводиться.​ заполнена, форматируем информацию​ тебе параметры базы​ выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ​ Для этого записываем​можно быстро визуализировать​ таком порядке, т.е.​ будет ссылка =B3,​(Design)​ финансовая информация, можно​Чтобы упростить поиск данных​ получения полного контроля​ =ФИО_родителя_выбор. В меню​ числом записей, стоит​ к работе. Открываем​.​или​В поле​ в ней на​

​ данных.​ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы​

​ в ячейке F4​

fb.ru

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

​ посчитанные в ней​ связанная таблица (​ в ячейке B20​присвоим таблицам наглядные​ найти сумму по​ в базе, упорядочим​ при управлении данными​ «Тип данных» указываем​ сделать раскрывающиеся списки,​

​ программу и создаем​Теперь при попытке ввести​«Найти все»​«Сортировка»​ свое усмотрение (шрифт,​Пётр московских​ остальные столбцы тоже​ формулу и протягиваем​ результаты.​Прайс​ ссылка на =B7​ имена в поле​ разным параметрам:​ их. Для этой​ в процессе работы​ «Список».​ которые спрячут лишнюю​ новую книгу. Затем​ данные в диапазон,​

​.​указывается, как именно​ границы, заливка, выделение,​: * База данных​ подстроились под сортировку.​ ее на остальные​Еще одной типовой задачей​) не должна содержать​ и т.д.​Имя таблицы​сумма (суммировать данные);​ цели подойдет инструмент​ с программой.​Аналогично поступаем с остальными​ информацию, а когда​ в самую первую​ где было установлено​

Структура базы данных – таблица Excel

​В первом случае первая​ она будет выполняться.​ расположение текста относительно​ — организованная в​Видим, что данные выстроились​ ячейки в этом​ любой БД является​

​ в ключевом столбце​Теперь добавим элементарный макрос​для последующего использования:​

​счет (подсчитать число ячеек​ «Сортировка».​Внешний вид рабочей области​ полями, меняя название​

​ она снова потребуется,​ строку нужно записать​ ограничение, будет появляться​ ячейка, в которой​

​ Для БД лучше​ ячейки и т.д.).​ соответствии с определёнными​ по увеличивающейся цене.​

​ столбце. Так, стоимость​ автоматическое заполнение различных​ (​ в 2 строчки,​

​Итого у нас должны​

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

​ с числовыми данными);​Выделяем тот диапазон, который​ программы – таблица.​ источника на соответствующее​ они услужливо предоставят​ названия полей.​ список, в котором​ имеется указанное значение,​ всего выбрать параметр​На этом создание каркаса​ правилами и поддерживаемая​Примечание! Сделать сортировку по​ будет подсчитываться автоматически​

​ печатных бланков и​Наименование​

1. ​ который копирует созданную​ получиться три «умных​
2. ​среднее значение (подсчитать среднее​ нужно отсортировать. Для​ А реляционная база​ данным ячейкам. Работа​ ее опять.​Полезно узнать о том,​ можно произвести выбор​ становится активной.​«Значения»​ БД закончено.​ в памяти компьютера​ убыванию или увеличению​ при заполнении таблицы.​ форм (накладные, счета,​
3. ​) повторяющихся товаров, как​ строку и добавляет​ таблицы»:​
4. ​ арифметическое);​ целей нашей выдуманной​ данных структурирует информацию​ над выпадающими списками​Копируем названия полей и​ как правильно оформлять​ между четко установленными​Во втором случае открывается​.​Урок:​

​ совокупность данных, характеризующая​ параметра можно через​Теперь заполняем таблицу данными.​ акты и т.п.).​ это происходит в​ ее к таблице​Обратите внимание, что таблицы​

Как вести базу клиентов в Excel

​максимальные и минимальные значения​ компании – столбец​ в строки и​ почти завершена. Затем​ переносим их на​

1. ​ содержимое ячейки. Если​ значениями.​ весь перечень ячеек,​В поле​Как сделать таблицу в​ актуальное состояние некоторой​
2. ​ автофильтр. При нажатии​Важно! При заполнении ячеек,​ Про один из​ таблице​ Продажи. Для этого​ могут содержать дополнительные​ в выделенном диапазоне;​ «Дата заключения договора».​ столбцы. Несмотря на​ выделяем третью ячейку​ пустой лист, который​

​ ваша база данных​Если же вы попытаетесь​ содержащих это значение.​

​«Порядок»​ Excel​ предметной области и​ стрелочки тоже предлагается​ нужно придерживаться единого​

​ способов это сделать,​Продажи​ жмем сочетание​ уточняющие данные. Так,​произведение (результат умножения данных);​ Вызываем инструмент «Сортировка».​ то что стандартный​ и «протягиваем» ее​ для удобства также​

1. ​ в Excel будет​ написать в этих​Урок:​указываем, в каком​Для того, чтобы Excel​
2. ​ используемая для удовлетворения​ такое действие.​ стиля написания. Т.е.​

​ я уже как-то​. Другими словами, связанная​Alt+F11​ например, наш​стандартное отклонение и дисперсия​При нажатии система предлагает​ пакет MS Office​

​ через всю таблицу.​ необходимо назвать. Пусть​ содержать какие-либо денежные​

• ​ ячейках произвольные символы,​
• ​Как сделать поиск в​

​ порядке будет проводиться​ воспринимал таблицу не​ информационных потребностей пользователей​

1. ​Нам нужно извлечь из​ если изначально ФИО​
2. ​ писал. Здесь же​ таблица должна быть​или кнопку​Прайс​
3. ​ по выборке.​ автоматически расширить выделенный​ имеет отдельное приложение​ База данных в​ это будет, к​ суммы, то лучше​ то будет появляться​ Экселе​
4. ​ сортировка. Для разных​ просто как диапазон​ [1].​ БД товары, которые​ сотрудника записывается как​
5. ​ реализуем, для примера,​ той, в которой​Visual Basic​содержит дополнительно информацию о​Выделить диапазон БД. Переходим​ диапазон. Соглашаемся. Если​ для создания и​
6. ​ Excel почти готова!​ примеру, «Родители». После​ сразу в соответствующих​ сообщение об ошибке.​Удобно при создании БД​ типов информации в​ ячеек, а именно​* База данных​

​ покупались партиями от​

​ Петров А.А., то​ заполнение формы по​ вы искали бы​на вкладке​ категории (товарной группе,​ на вкладку «Данные»​ мы отсортируем данные​

1. ​ ведения баз данных​Красивое оформление тоже играет​ того как данные​ полях указать числовой​ Вам придется вернутся​ закрепить ячейки с​ этом окне высвечиваются​ как БД, ей​ — совокупность данных,​
2. ​ 25 кг и​ остальные ячейки должны​ номеру счета:​ данные с помощью​

​Разработчик (Developer)​ упаковке, весу и​ — «Промежуточные итоги».​ только одного столбца,​

• ​ – Microsoft Access,​
• ​ немалую роль в​ будут скопированы, под​
• ​ формат, в котором​ и внести корректную​
• ​ наименованием записей и​ разные значения. Например,​
• ​ нужно присвоить соответствующие​
• ​ хранимых в соответствии​ более. Для этого​

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. ​ быть заполнены аналогично.​Предполагается, что в ячейку​ВПР​
2. ​. Если эту вкладку​ т.п.) каждого товара,​

​В открывшемся диалоге выбираем​ остальные оставим на​ пользователи активно используют​ создании проекта. Программа​ ними записываем в​ после запятой будет​ запись.​ полей. При работе​ для текстовых данных​

​ атрибуты.​ со схемой данных,​ на ячейке КОЛ-ВО​

1. ​ Если где-то будет​ C2 пользователь будет​, если бы ее​ не видно, то​ а таблица​
2. ​ параметры вычислений.​ месте, то информация​ Microsoft Excel для​

​ Excel может предложить​ пустые ячейки все​ идти два знака.​

exceltable.com

Создание базы данных в Excel

​Урок:​ с большой базой​ – это будет​Переходим во вкладку​ манипулирование которыми выполняют​ нажимаем стрелочку фильтра​ написано иначе, например,​ вводить число (номер​ использовали.​ включите ее сначала​Клиенты​Инструменты на вкладке «Данные»​ станет неправильной. Открывается​ этих же целей.​ на выбор пользователя​ необходимые сведения.​ А если где-либо​Как сделать выпадающий список​ – это просто​ значение​«Данные»​ в соответствии с​ и выбираем следующие​ Петров Алексей, то​ строки в таблице​

​Само-собой, аналогичным образом связываются​ в настройках​- город и​ позволяют сегментировать БД.​ меню, где мы​ Ведь возможности программы​

• ​ самые различные способы​​Для того чтобы база​ встречается дата, то​ в Excel​ необходимое условие. Иначе​«От А до Я»​.​
• ​ правилами средств моделирования​​ параметры.​​ работа с БД​Продажи​
• ​ и таблица​Файл — Параметры -​​ регион (адрес, ИНН,​​ Сгруппировать информацию с​ должны выбрать параметры​
• ​ позволяют: сортировать; форматировать;​​ оформления базы данных.​​ данных MS Excel​ следует выделить это​Конечно, Excel уступает по​

​ постоянно придется тратить​или​Выделяем весь диапазон таблицы.​ данных [2].​В появившемся окне напротив​

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

​ будет затруднена.​, по сути), а​Продажи​ Настройка ленты (File​ банковские реквизиты и​ точки зрения актуальности​ и значения сортировки.​ фильтровать; редактировать; систематизировать​ Количество цветовых схем​ предоставляла возможность выбора​ место и также​ своим возможностям специализированным​ время на пролистывание​«От Я до А»​​ Кликаем правой кнопкой​​* База данных​​ условия БОЛЬШЕ ИЛИ​Таблица готова. В реальности​​ затем нужные нам​с таблицей​​ — Options -​ ​ т.п.) каждого из​​ для целей фирмы.​Данные в таблице распределились​​ и структурировать информацию.​​ очень богатое, нужно​

​ данных из раскрывающегося​ установить для него​ программам для создания​

​ листа, чтобы посмотреть,​, а для числовых​ мыши. В контекстном​ — некоторый набор​​ РАВНО вписываем цифру​​ она может быть​ данные подтягиваются с​Клиенты​ Customize Ribbon)​ них.​​ Выделение групп покупателей​​ по сроку заключения​То есть все то,​ только выбрать подходящую​ списка, необходимо создать​ соответствующий формат. Таким​

​ баз данных. Тем​​ какой строке или​​ –​ меню жмем на​ перманентных (постоянно хранимых)​ 25. Получаем выборку​

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

​ гораздо длиннее. Мы​ помощью уже знакомой​по общему столбцу​​. В открывшемся окне​​Таблица​ услуг и товаров​ договора.​ что необходимо для​ по душе расцветку.​ специальную формулу. Для​ образом, все ваши​ не менее, у​ столбцу соответствует определенное​«По возрастанию»​ кнопку​

​ данных, используемых прикладными​ с указанием продукты,​ вписали немного позиций​​ функции​​Клиент​ редактора Visual Basic​​Продажи​​ поможет маркетинговому продвижению​​Теперь менеджер видит, с​​ работы с базами​

​ Кроме того, совсем​ этого нужно присвоить​ данные будут оформлены​ него имеется инструментарий,​​ значение.​​или​​«Присвоить имя…»​​ программными системами какого-либо​ которые заказывались партией​ для примера. Придадим​ВПР (VLOOKUP)​:​

​ вставляем новый пустой​будет использоваться нами​ продукта.​ кем пора перезаключить​ данных. Единственный нюанс:​​ необязательно выполнять всю​ всем сведениям о​​ правильно и без​ который в большинстве​​Выделяем ячейку, области сверху​​«По убыванию»​.​​ предприятия [3].​​ больше или равной​​ базе данных более​​и функции​После настройки связей окно​​ модуль через меню​​ впоследствии для занесения​

​Готовые образцы шаблонов для​ договор. А с​ программа Excel -​ базу данных в​

​ родителях диапазон значений,​

​ ошибок. Все операции​​ случаев удовлетворит потребности​​ и слева от​.​В графе​* База данных​ 25 кг. А​ эстетичный вид, сделав​ИНДЕКС (INDEX)​ управления связями можно​Insert — Module​​ в нее совершенных​​ ведения клиентской базы​ какими компаниями продолжаем​ это универсальный аналитический​ едином стиле, можно​ имена. Переходим на​ с пустыми полями​

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

​ пользователей, желающих создать​ которой нужно закрепить.​Важно проследить, чтобы около​«Имя»​​ — совокупность взаимосвязанных​​ т.к. мы не​ рамки. Для этого​.​ закрыть, повторять эту​

​и вводим туда​ сделок.​ по сегментам.​ сотрудничество.​ инструмент, который больше​

​ раскрасить одну колонку​ тот лист, где​ программы производятся через​ БД. Учитывая тот​ Она будет располагаться​ значения​указываем то наименование,​​ данных, совместно хранимых​​ убирали сортировку по​​ выделяем всю таблицу​​Любая база данных (БД)​​ процедуру уже не​​ код нашего макроса:​Само-собой, можно вводить данные​Шаблон для менеджера, позволяющий​БД в процессе деятельности​​ подходит для сложных​ в голубой цвет,​ записаны все данные​ контекстное меню «Формат​​ факт, что возможности​ сразу под шапкой​«Мои данные содержат заголовки»​ которым мы хотим​​ в одном или​​ цене, то эти​ и на панели​

​ – это сводная​ придется.​Sub Add_Sell() Worksheets(«Форма​ о продажах непосредственно​ контролировать результат обзвона​ фирмы разрастается до​ расчетов, вычислений, сортировки​ другую – в​ под названием «Родители»​ ячеек».​ Эксель, в сравнении​ и справа от​

​стояла галочка. Если​ назвать базу данных.​ нескольких компьютерных файлах​ продукты расположились еще​ находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ​​ таблица с параметрами​​Теперь для анализа продаж​​ ввода»).Range(«A20:E20»).Copy ‘копируем строчку​ в зеленую таблицу​​ клиентов. Скачать шаблон​

​ невероятных размеров. Найти​ и даже для​ зеленый и т.​ и открываем специальное​Также немаловажно и соответствующее​ со специализированными приложениями,​ наименований записей.​ её нет, то​ Обязательным условием является​​ [4].​​ и в порядке​ ГРАНИЦ.​ и информацией. Программа​ и отслеживания динамики​ с данными из​​Продажи​​ для клиентской базы​

​ нужную информацию становится​ сохранения структурированных данных,​ д.​ окно для создания​ оформление проекта. Лист,​ обычным юзерам известны​​Находясь во вкладке​​ нужно поставить.​ то, что наименование​* База данных​

Шаг 4. Связываем таблицы

​ ее возрастания.​Аналогично обрамляем шапку толстой​ большинства школ предусматривала​ процесса, сформируем для​ формы n =​, но это не​ Excel. Образец:​ все сложнее. Чтобы​ но в небольших​Не только лишь Excel​​ имени. К примеру,​​ на котором находится​ намного лучше, то​«Вид»​После ввода всех нужных​​ должно начинаться с​​ — совместно используемый​И еще одна полезная​ внешней границей.​ создание БД в​ примера какой-нибудь отчет​ Worksheets(«Продажи»).Range(«A100000»).End(xlUp).Row ‘определяем номер​ всегда удобно и​Простейший шаблон.Клиентская база в​ отыскать конкретный текст​

​ объемах (не более​​ может сделать базу​​ в Excel 2007​​ проект, нужно подписать,​​ в этом плане​кликаем по кнопке​​ параметров жмем на​​ буквы, и в​ набор логически связанных​ функция, которая позволит​​ Microsoft Access, но​

​ с помощью сводной​ последней строки в​ влечет за собой​ Excel скачать бесплатно.​​ или цифры, можно​​ миллиона записей в​ данных. Microsoft выпустила​ это можно сделать,​​ чтобы избежать путаницы.​​ у разработки компании​«Закрепить области»​ кнопку​​ нём не должно​​ данных (и описание​ посчитать сумму, произведение,​Теперь обратимся к функциям,​ и Excel имеет​ таблицы. Установите активную​​ табл. Продажи Worksheets(«Продажи»).Cells(n​​ появление ошибок и​ Образец:​

​ воспользоваться одним из​ одной таблице, у​​ еще один продукт,​​ кликнув на «Формулы»​​ Для того чтобы​​ Microsoft есть даже​​, которая расположена в​​«OK»​

​ быть пробелов. В​ этих данных) ,​ максимальное, минимальное или​ которые Excel предлагает​ все возможности для​

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

​ ячейку в таблицу​ + 1, 1).PasteSpecial​ опечаток из-за «человеческого​Шаблоны можно подстраивать «под​ следующих способов:​ версии 2010-го года​ который великолепно управляется​​ и нажав «Присвоить​​ система могла отличать​ некоторые преимущества.​​ группе инструментов​.​ графе​​ предназначенный для удовлетворения​ среднее значение и​ для работы с​ формирования простых баз​​Продажи​​ Paste:=xlPasteValues ‘вставляем в​ фактора». Поэтому лучше​ себя», сокращать, расширять​

​Одновременным нажатием кнопок Ctrl​ выпуска ).​ с этим непростым​ имя». В поле​​ простое содержание от​Автор: Максим Тютюшев​«Окно»​После этого информация в​​«Диапазон»​ информационных потребностей организации​ т.п. в имеющейся​ БД.​ данных и удобной​и выберите на​ следующую пустую строку​ будет на отдельном​

​ и редактировать.​​ + F или​​База данных – набор​ делом. Название ему​​ имени записываем: ФИО_родителя_выбор.​​ заголовков и подписей,​Excel является мощным инструментом,​​. В выпадающем списке​​ БД будет отсортирована,​можно изменить адрес​ [5].​ БД. Она называется​Пример: нам нужно узнать​ навигации по ним.​ ленте вкладку​ Worksheets(«Форма ввода»).Range(«B5,B7,B9»).ClearContents ‘очищаем​ листе сделать специальную​При упоминании баз данных​ Shift + F5.​ данных, распределенных по​​ – Access. Так​​ Но что написать​​ следует выделять их​​ совмещающим в себе​​ выбираем значение​​ согласно указанным настройкам.​​ области таблицы, но​​Определения взяты из​ ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие​ все товары, которые​Как сделать базу данных​

​Вставка — Сводная таблица​ форму End Sub​ форму для ввода​ (БД) первым делом,​ Появится окно поиска​ строкам и столбцам​ как эта программа​​ в поле диапазона​​ курсивом, подчеркиванием или​ большинство полезных и​«Закрепить области»​

​ В этом случае​ если вы её​ ВИКИПИДИИ​​ ее от обычных​​ принимал Петров А.А.​​ в Excel, чтобы​​ (Insert — Pivot​​Теперь можно добавить к​​ данных примерно такого​ конечно, в голову​ «Найти и заменить».​

Шаг 6. Заполняем печатные формы

​ для удобного поиска,​ более адаптирована под​ значений? Здесь все​ жирным шрифтом, при​ нужных пользователям функций.​.​ мы выполнили сортировку​ выделили правильно, то​Любой желающий может​ команд в том,​ Теоретически можно глазами​ не было удобно​ Table)​

​ нашей форме кнопку​ вида:​ приходят всякие умные​Функцией «Найти и выделить»​​ систематизации и редактирования.​​ создание базы данных,​ сложнее.​ этом не забывая​ К ним относятся​Теперь наименования полей и​​ по именам сотрудников​​ ничего тут менять​​ создать БД в​​ что она позволяет​

planetaexcel.ru

Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

​ пробежаться по всем​ не только хранить,​. В открывшемся окне​ для запуска созданного​В ячейке B3 для​ слова типа SQL,​ («биноклем») в главном​ Как сделать базу​ чем Excel, то​Существует несколько видов диапазонов​ помещать названия в​ графики, таблицы, диаграммы,​

​ записей будут у​ предприятия.​ не нужно. При​ Excel, лишь бы​ считать заданную функцию​ строкам, где фигурирует​ но и обрабатывать​ Excel спросит нас​

Пошаговое создание базы данных в Excel

​ макроса, используя выпадающий​ получения обновляемой текущей​ Oracle, 1С или​ меню.​ данных в Excel?​ и работа в​ значений. Диапазон, с​ отдельные, не объединенные​

​ ведение учета, составление​

​ вас всегда перед​

​Одним из наиболее удобных​

​ желании в отдельном​

​ в поле (то​

​ даже при изменении​

​ эта фамилия, и​

​ данные: формировать отчеты,​

​ про источник данных​

​ список​ даты-времени используем функцию​ хотя бы Access.​Посредством фильтрации данных программа​Вся информация в базе​ ней будет более​ которым мы работаем,​ поля. Это стоит​ расчетов, вычисления различных​ глазами, как бы​ инструментов при работе​ поле можно указать​ бишь столбы был​ размера таблицы. Чего​ скопировать их в​ строить графики, диаграммы​

​ (т.е. таблицу​Вставить​ТДАТА (NOW)​

​ Безусловно, это очень​ прячет всю не​ данных содержится в​ быстрой и удобной.​ называется динамическим. Это​ делать для возможности​ функций и так​ далеко вы не​ в базе данных​ примечание, но этот​ одинаковый формат данных.​ невожнможно реалиловать в​ отдельную таблицу. Но​

​ и т.д.​Продажи​на вкладке​. Если время не​ мощные (и недешевые​ интересующую пользователя информацию.​ записях и полях.​Но как же сделать​ означает, что все​ использования таких инструментов,​

​ далее. Из этой​ прокручивали лист с​ Excel является автофильтр.​ параметр не является​

​ Раздел функций в​ данном случаи с​ если наша БД​Для начала научимся создавать​) и место для​Разработчик (Developer — Insert​ нужно, то вместо​ в большинстве своем)​ Данные остаются в​Запись – строка в​ так, чтобы получилась​ проименованные ячейки в​ как автоформа и​ статьи мы узнаем,​

​ данными.​

​ Выделяем весь диапазон​ обязательным. После того,​ Excel так и​ помощью функции =СУММ().​ будет состоять из​ БД с помощью​ выгрузки отчета (лучше​ — Button)​ТДАТА​ программы, способные автоматизировать​ таблице, но невидимы.​ базе данных (БД),​ база данных Access?​

​ базе данных могут​ автофильтр.​ как создать базу​Урок:​ БД и в​ как все изменения​ называется Работа с​ Рассмотрим на примере.​ нескольких сотен позиций?​ инструментов Excel. Пусть​ на новый лист):​:​

​можно применить функцию​ работу большой и​

​ В любой момент​

Функции Excel для работы с базой данных

​ включающая информацию об​ Excel учитывает такое​ изменять свои границы.​Создание базы данных в​

Работа с базами данных в Excel

​ данных в Excel,​Как закрепить область в​ блоке настроек​ внесены, жмем на​ базой данных.​Предварительно придадим нашей БД​ На помощь приходит​ мы – магазин.​Жизненно важный момент состоит​После того, как вы​СЕГОДНЯ (TODAY)​ сложной компании с​ их можно восстановить.​ одном объекте.​

​ желание пользователя. Это​ Их изменение происходит​ Excel – занятие​

​ для чего она​ Экселе​«Сортировка и фильтр»​ кнопку​А вот про​ полный вид. Затем​ ФИЛЬТР.​ Составляем сводную таблицу​ в том, что​ ее нарисуете, удерживая​

​.​ кучей данных. Беда​В программе Excel чаще​

​Поле – столбец в​ можно сделать несколькими​ в зависимости от​ трудное и кропотливое.​ нужна, и какие​Для некоторых полей таблицы​кликаем по кнопке​«OK»​ СУБД (систему управления​

​ создадим формулу для​Выделяем шапку таблицы и​ данных по поставкам​ нужно обязательно включить​ нажатой левую кнопку​В ячейке B11 найдем​

​ в том, что​ всего применяются 2​ БД, содержащий однотипные​ способами:​ количества значений в​

Сортировка данных

​ Чтобы помочь пользователю​ советы помогут нам​ оптимально будет организовать​«Фильтр»​.​ БД) тут не​ автосуммы стоимости, записав​ во вкладке ДАННЫЕ​ различных продуктов от​

​ флажок​ мыши, Excel сам​ цену выбранного товара​ иногда такая мощь​ фильтра:​ данные обо всех​• Можно выделить всю​ определенном диапазоне.​ облегчить работу, программа​ облегчить с ней​ выпадающий список, чтобы​.​

​Кликаем по кнопке​ спрашивалось.​ ее в ячейке​ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).​ разных поставщиков.​Добавить эти данные в​ спросит вас -​ в третьем столбце​ просто не нужна.​Автофильтр;​ объектах.​

​ информацию, содержащуюся на​Чтобы получился динамический диапазон,​

​ может предложить ему​ работу.​ пользователи, добавляя новые​Как видим, после этого​«Сохранить»​Sploit​

Сортировка по условию

​ F26. Параллельно вспоминаем​У каждой ячейки в​№п/п​ модель данных (Add​ какой именно макрос​ умной таблицы​ Ваш бизнес может​фильтр по выделенному диапазону.​Записи и поля БД​

​ листе Excel, скопировать​ необходимо использовать формулу​ автоматическое заполнение ячеек​Это специальная структура, содержащая​ записи, могли указывать​ в ячейках с​в верхней части​: БД и СУБД​ особенность сортировки БД​ шапке появляется черная​Продукт​ data to Data​ нужно на нее​Прайс​

Промежуточные итоги

​ быть небольшим и​Автофильтр предлагает пользователю выбрать​ соответствуют строкам и​ ее и перенести​ СМЕЩ. Она, независимо​ заранее заданной информацией.​ и хранящая в​ только определенные параметры.​ наименованием полей появились​ окна или набираем​ — это конечно​ в Excel: номера​ стрелочка на сером​Категория продукта​ Model)​ назначить — выбираем​с помощью функции​ с относительно несложными​

​ параметр фильтрации из​ столбцам стандартной таблицы​ в другую программу.​ от того, как​ Например, ширина столбца,​ себе информационные материалы​ Это актуально, например,​ пиктограммы в виде​ на клавиатуре сочетание​ разные вещи​ строк сохраняются. Поэтому,​ фоне, куда можно​Кол-во, кг​в нижней части​

​ наш макрос​ВПР (VLOOKUP)​ бизнес-процессами, но автоматизировать​ готового списка.​ Microsoft Excel.​ Для этого выделите​ были заданы аргументы,​ высота строки, размер​ самого разного назначения.​ для поля​ перевернутых треугольников. Кликаем​ клавиш​БД в excel​ даже когда мы​

​ нажать и отфильтровать​Цена за кг, руб​ окна, чтобы Excel​Add_Sell​

​. Если раньше с​ его тоже хочется.​

​На вкладке «Данные» нажимаем​

​Если Вы умеете делать​ данные, предназначенные для​ возвращает ссылку на​ и тип шрифта,​ Говоря простым языком,​«Пол»​ по пиктограмме того​Ctrl+S​

exceltable.com

Как создать базу данных в Excel?

​ создать можно, а​​ будем делать фильтрацию,​ данные. Нажимаем ее​Общая стоимость, руб​ понял, что мы​. Текст на кнопке​ ней не сталкивались,​

​ Причем именно для​​ кнопку «Фильтр».​ простые таблицы, то​ копирования, и щелкните​

​ исходные данные. В​​ цвет поля и​ это набор организованных​. Ведь тут возможно​

​ столбца, значение которого​​, для того, чтобы​ вот СУБД -​
​ формула все равно​ у параметра ПРИНИМАЛ​Месяц поставки​ хотим строить отчет​ можно поменять, щелкнув​ то сначала почитайте​ маленьких компаний это,​

​После нажатия в шапке​​ создать БД не​ правой кнопкой мышки.​ выпадающем списке, который​ т. д. –​ и разложенных по​ всего два варианта:​ собираемся отфильтровать. В​ сберечь БД на​ уже нет​ будет находиться в​ ТОВАР и снимаем​
​Поставщик​ не только по​ по ней правой​ и посмотрите видео​ зачастую, вопрос выживания.​ таблицы появляются стрелки​ составит труда.​ В контекстном меню​
​ получится в итоге,​ все может в​ полочкам сведений. Сколько​ мужской и женский.​ открывшемся окошке снимаем​ жестком диске или​
​Сергей стопэ​ ячейке F26.​ галочку с фамилии​Принимал товар​ текущей таблице, но​ кнопкой мыши и​
​ тут.​Для начала давайте сформулируем​ вниз. Они сигнализируют​​ нажимайте «Копировать». Затем​ не должно встречаться​ один клик сделать​ человек учатся в​
​Создаем дополнительный список. Удобнее​ галочки с тех​
​ съемном носителе, подключенном​: здесь тебе подскажут​Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет​ КОТОВА.​С шапкой определились. Теперь​ и задействовать все​ выбрав команду​В ячейке B7 нам​ ТЗ. В большинстве​ о включении «Автофильтра».​
​Пошаговое создание базы данных​ переключитесь на Access,​ пустых значений. С​ за вас автоформа,​

​ классе, их характеристики,​​ всего его будет​ значений, записи с​ к ПК.​
​ как создать export-base.ru/​ 30 аргументов. Первый​Таким образом, у нас​ заполняем таблицу. Начинаем​

​ связи.​​Изменить текст​ нужен выпадающий список​

​ случаев база данных​

Создание базы данных в Microsoft Excel

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.

Заполняем наименование записей (строк) БД.

Переходим к заполнению базы данными.

После того, как БД заполнена, форматируем информацию в ней на свое усмотрение (шрифт, границы, заливка, выделение, расположение текста относительно ячейки и т.д.).

На этом создание каркаса БД закончено.

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

Переходим во вкладку «Данные».

Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».

В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».

Кликаем по кнопке «Сохранить» в верхней части окна или набираем на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+S, для того, чтобы сберечь БД на жестком диске или съемном носителе, подключенном к ПК.

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».

Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

• имя по алфавиту;
• дата;
• число и т.д.

В следующем появившемся окне будет вопрос, использовать ли для сортировки только выделенную область или автоматически расширять её. Выбираем автоматическое расширение и жмем на кнопку «Сортировка…».

Открывается окно настройки сортировки. В поле «Сортировать по» указываем имя поля, по которому она будет проводиться.

• В поле «Сортировка» указывается, как именно она будет выполняться. Для БД лучше всего выбрать параметр «Значения».
• В поле «Порядок» указываем, в каком порядке будет проводиться сортировка. Для разных типов информации в этом окне высвечиваются разные значения. Например, для текстовых данных – это будет значение «От А до Я» или «От Я до А», а для числовых – «По возрастанию» или «По убыванию».
• Важно проследить, чтобы около значения «Мои данные содержат заголовки» стояла галочка. Если её нет, то нужно поставить.

После ввода всех нужных параметров жмем на кнопку «OK».

После этого информация в БД будет отсортирована, согласно указанным настройкам. В этом случае мы выполнили сортировку по именам сотрудников предприятия.

Одним из наиболее удобных инструментов при работе в базе данных Excel является автофильтр. Выделяем весь диапазон БД и в блоке настроек «Сортировка и фильтр» кликаем по кнопке «Фильтр».

Как видим, после этого в ячейках с наименованием полей появились пиктограммы в виде перевернутых треугольников. Кликаем по пиктограмме того столбца, значение которого собираемся отфильтровать. В открывшемся окошке снимаем галочки с тех значений, записи с которыми хотим скрыть. После того как выбор сделан, жмем на кнопку «OK».

Как видим, после этого, строки, где содержатся значения, с которых мы сняли галочки, были скрыты из таблицы.
Для того, чтобы вернуть все данные на экран, кликаем на пиктограмму того столбца, по которому проводилась фильтрация, и в открывшемся окне напротив всех пунктов устанавливаем галочки. Затем жмем на кнопку «OK».

Для того, чтобы полностью убрать фильтрацию, жмем на кнопку «Фильтр» на ленте.

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».

Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».

В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.

Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.

Находясь во вкладке «Вид» кликаем по кнопке «Закрепить области», которая расположена в группе инструментов «Окно». В выпадающем списке выбираем значение «Закрепить области».

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.

Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.

Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».

Открывается окно проверки видимых значений. В поле «Тип данных» выставляем переключатель в позицию «Список». В поле «Источник» устанавливаем знак «=» и сразу после него без пробела пишем наименование выпадающего списка, которое мы дали ему чуть выше. После этого жмем на кнопку «OK».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Методы работы с базами данных в приложении Microsoft Excel

СОДЕРЖАНИЕ

2. Теоретические положения.

2.1. Общие положения.

2.2. Списки Excel как база данных.

2.3. Проверка данных при вводе.

2.4. Сортировка данных.

2.5. Промежуточные итоги в базе данных.

2.7. Расширенный фильтр.

3. Порядок выполнения работы.

4. Контрольные вопросы.

5. Список рекомендуемой литературы.

1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Цели:

• повышение уровня понимания темы «Базы данных в приложении Microsoft Excel»;
• овладение специальными техническими умениями конструирования и использования реляционной базы данных на уровне их свободного использования;
• развитие навыков самостоятельной работы и способности применить полученные знания на практике при разработке собственной базы данных.

2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Общие положения

Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о туристических агентствах и предлагаемых услугах и т. д.

Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на небольших предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Microsoft Excel.

В предложенном пособии рассматриваются основные возможности, предоставляемые Excel, для работы с базами данных на примере списка «Сотрудники», который содержит информацию о работниках некоторого условного предприятия. Такая база данных удобна по следующим причинам:

• она обеспечивает удобный метод поиска информации о работнике (фамилия, имя, отчество, место проживания, телефон, должность, дата рождения и т. д.);
• с ее помощью можно выполнять различного рода анализ, например, определять структуру кадров;
• пользуясь хранящейся в ней информацией, можно быстро сформировать отчет.

2.2. Списки Excel как база данных

Приложение Microsoft Excel обладает богатыми встроенными средствами для обработки и анализа данных. Аналогом простой базы данных в Excel служить список.

Список — это группа строк таблицы, содержащая связанные данные.

Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, дату рождения и т. д. (рис. 1).

Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки — записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов списка. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ориентацию. Заголовки применяются Excel при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных. Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, назначенных для строк данных. В списке не должно быть пустых строк и столбцов.

2.3. Проверка данных при вводе

Если с файлом работает сразу несколько пользователей, желательно контролировать тип вводимой ими информации и свести к минимуму ошибки ввода. В Excel выполнение подобных условий проверяется при помощи средства, которое называется проверкой ввода. Для этого надо:

1. Выделить ячейки столбца, для которого устанавливается проверка ввода.
2. На ленте Данные в группе Работа с данными выбрать команду Проверка данных.
3. На вкладке Параметры в области Условие проверки выбрать Тип данных: Любое значение (используется для отмены проверки ввода), Целое число, Действительное, Список, Дата, Время, Длина текста и Другой (формат, для которого можно задать собственную формулу, например, «м»or«ж»). При выборе значения внизу окна появляются дополнительные поля для ввода условий или ограничений – например, минимального и максимального допустимого значения.
4. На вкладке Сообщение для ввода можно установить флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей и ввести сообщение, чтобы оно появлялось на экране при выделении ячеек.
5. На вкладке Сообщение об ошибке можно установить флажок Выводить сообщение об ошибке, чтобы задать тип сообщения об ошибке, которое появится при вводе в ячейку недопустимого значения.

2.4. Сортировка данных

Команда Сортировка позволяет переставить записи в другом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются возрастанию/убыванию или по выбранному пользователю порядке (например, по дням недели).

Чтобы отсортировать список надо:

1. Установить курсор в ячейку списка.
2. Выполнить команду Сортировка на ленте Данные в группе Сортировка и Фильтр.
3. В диалоговом окне Сортировка выбрать поле, по которому будет происходить сортировка; тип сортировки (по значению, цвет ячейки, цвет шрифта, значок ячейки) и порядок (по возрастанию, убыванию, настраиваемый).

Примечание. Выбор настраиваемого порядка позволяет задать нестандартный порядок сортировки. Для этого надо в диалоговом окне Списки (рис. 2) выбрать НОВЫЙ СПИСОК, в поле Элементы списка ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки (например, АОП, ФЭО, ИВЦ, ИТО, МПО), после чего последовательно выбрать кнопки Добавить и ОК.

2.5. Промежуточные итоги в БД

Для организации списков используют команду Промежуточные итоги на ленте Данные в группе Структура, которая позволяет:

• упорядочить список посредством группировки записей с выводом промежуточных итогов, средних значений или другой вспомогательной информации;
• выводить итоговую сумму;
• отображать список в виде структуры, что позволяет разворачивать и сворачивать разделы с помощью щелчка мыши.

Перед вызовом команды Итоги список обязательно надо отсортировать по полю, которое будет использоваться для группировки.

Режим структуры, в котором оказывается список после выполнения команды Итоги, позволяет просматривать различные части списка с помощью кнопок, расположенных на левом поле (рис. 3).

Рис. 3. Просмотр списка в режиме структуры

Кнопки, расположенные в верхнем левом углу, определяют количество выводимых уровней данных. Кнопки со значками «+» и «-» предназначены для свертывания развертывания отельных групп.

Чтобы удалить промежуточный и окончательные итоги, надо повторно выполнить команду Промежуточные итоги, а затем щелкнуть по кнопке Убрать все.

2.6. Автофильтр

Отфильтровать список — значит показать только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию.

Чтобы установить или убрать автофильтр надо на ленте Данные в группе Сортировка и фильтр выбрать команду Фильтр. После этого нажать кнопку со стрелкой возле названия какого-либо поля, чтобы раскрыть список его элементов и выбрать отображаемые значения или задать условие отбора. На экране появятся только те записи, которые отвечают заданному условию. В случае необходимости можно продолжить фильтрацию, нажимая кнопки со стрелками на других полях.

Показать все записи по отфильтрованному полю, не убирая фильтр, можно выбрав в списке фильтра критерий Снять фильтр с….

Показать все записи по всем полям, не убирая фильтр, команда Очистить.

Для данных разного типа существуют дополнительные автофильтры, которые находятся в списке критериев Текстовые фильтры, Числовые фильтры, Фильтры по дате и т.д.

Если выделить какое-то числовое поле (например, Возраст), а в списке критериев выбрать Числовые фильтры, то появится список дополнительных фильтров (рис. 4), которые позволяют:

• задать критерий в виде неравенства – критерии равно, не равно, больше, больше илиравно, меньше, меньшеилиравно, между;
• вывести первые N значений – критерий Первые 10: после выбора в списке Числовых фильтров команду Первые 10…, необходимо в появившемся окне указать число значений (N), а также способ вычисления: количество элементов списка, % от количества элементов;
• определить условие по среднему значению в указанном столбце – критерии Выше среднего, Ниже среднего;
• самостоятельно задаваемый фильтр – критерий Настраиваемый фильтр.

Рис. 4. Дополнительные числовые фильтры

Настраиваемый фильтр позволяет задать критерии из одного или двух условий.

Простое условие состоит: из имени поля (атрибута); варианта условия (равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно; начинается с, не начинается с, заканчивается на или не заканчивается на; содержит, не содержит); слова или числа для сравнения.

Сложное условие состоит из двух простых, соединенных союзами И или ИЛИ.

При написании значений в условиях сравнения в фильтрах можно использовать подстановочные знаки (Таблица 1).

Работа с базами данных в MS Excel (стр. 1 из 6)

СОДЕРЖАНИЕ

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL.

1.1. Как создать базу данных.

1.2. Как выполнить поиск, изменение и удаление записей.

1.3. Обработка данных в БД.

1.4. Обмен данными.

2.1. Проектирование базы данных.

2.1.1. Структура базы данных

2.1.2. Определение формул для вычисляемой части базы данных.

2.2. Создание базы данных.

2.2.1 Создание заголовка таблицы и первой строки.

2.2. Заполнение таблицы с помощью Мастера форм.

2.3. Ведение базы данных

2.3.1. Редактирование полей.

2.2. Редактирование записей

2.4.Начальная обработка данных.

2. 4.1. Добавление суммы по столбцам

2.4.2. Добавление суммирования по критерию.

2.5. Сортировка базы данных.

2.5.1. Простая сортировка по полю.

2.5.2 Сортировка по нескольким полям.

2.6. Формы представления информации, содержащейся в базе данных.

2.6.1. Добавление промежуточных итогов.

2.6.2. Работа со структурой

2.7. Анализ информации, содержащейся в базе данных.

2.7.1 Вычисление статистических характеристик

2.7.2. Работа с функциями из раздела Базы данных

2.8. Выборочное использование данных

2.8.1. Пользовательский автофильтр.

2.8.2 Расширенный фильтр.

2.9. Графическое представление данных.

Термин электронные таблицы можно определить как «программный продукт, широко используемый для описания великого множества пакетов моделирования, реализованных для микрокомпьютеров, и который происходит от сходства с «разворотом листа бумаги», разбитым на строки и столбцы».

Электронные таблицы используются для построения моделей, то есть разрешают определять, какую информацию следует представлять в модели, как ее представлять и как должна манипулировать данными соответствующая программа. Модель представляет в математических терминах отношения между важными переменными, которые характеризуют определенную ситуацию в бизнесе.

Примерами пакетов ведения электронных таблиц являются Supercalc , Lotus 1-2-3 и MS Excel. В данной работе мы будем рассматривать работу с базами данных в MS Excel.

Если возникает потребность в приобретении пакета ведения электронных таблиц, следует убедиться в том, что они, кроме основных характеристик, которые будут детально рассмотрены ниже, владеют следующими возможностями:

(а) средства обучения, предлагаемые основным разработчиком или независимой консультационной компанией (доступность и цена);

(б) качество документации, которая поставляется с пакетом;

(в) интеграция с другими функциями (например, передачи данных из электронных таблиц в текстовый процессор или введение информации из базы данных).

Для работы с электронными таблицами необходимо, как правило, не меньшее 512 Кбайт оперативной памяти. Ввод и вывод данных осуществляются через видеотерминал и клавиатуру с применением для получения твердых копий принтера. Сферы использования электронных таблиц ограничены только воображением пользователя, а также количеством «строк и столбцов» таблицы.

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL.

База данных (date base) – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.

При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных.

Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данных и т.п.

Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных .

База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

Например, можно создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии.

База данных представляет собой последовательность записей , содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле , которому присваивается имя и отводится столбец.

Создание базы данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными, снабжая информацией определенных пользователей.

Создание базы данных (БД) начинается с проектирования БД, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля ( максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля — основная особенность баз данных в Excel.

База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:

-Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка ) должна быть заполнена именами полей.

-Каждая запись должна размещаться в отдельной строке.

-Первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков.

-Следует избегать пустых строк между записями.

Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк ) данных . Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец ) с именами полей и поместить в следующей строке запись ¾ образец заполнения базы.

Создание базы данных в Excel

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table) . На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW) . Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY) .

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP) . Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation) , указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) . Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon) . В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button) :

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations) . В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) . В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh) , т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX) .

Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

Любая база данных (БД) – это сводная таблица с параметрами и информацией. Программа большинства школ предусматривала создание БД в Microsoft Access, но и Excel имеет все возможности для формирования простых баз данных и удобной навигации по ним.

Как сделать базу данных в Excel, чтобы не было удобно не только хранить, но и обрабатывать данные: формировать отчеты, строить графики, диаграммы и т.д.

Пошаговое создание базы данных в Excel

Для начала научимся создавать БД с помощью инструментов Excel. Пусть мы – магазин. Составляем сводную таблицу данных по поставкам различных продуктов от разных поставщиков.

С шапкой определились. Теперь заполняем таблицу. Начинаем с порядкового номера. Чтобы не проставлять цифры вручную, пропишем в ячейках А4 и А5 единицу и двойку, соответственно. Затем выделим их, схватимся за уголок получившегося выделения и продлим вниз на любое количество строк. В небольшом окошечке будет показываться конечная цифра.

Примечание. Данную таблицу можно скачать в конце статьи.

По базе видим, что часть информации будет представляться в текстовом виде (продукт, категория, месяц и т.п.), а часть – в финансовом. Выделим ячейки из шапки с ценой и стоимостью, правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню и выберем ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Появится окно, где мы выберем формат – финансовый. Число десятичных знаков поставим 1. Обозначение выбирать не будем, т.к. в шапке у нас уже указано, что цена и стоимость в рублях.

Аналогично поступаем с ячейками, куда будет вписываться количество. Формат выбираем числовой.

Еще одно подготовительное действие. Т.к. стоимость рассчитывается как цена, помноженная на количество, можно сразу учесть это в соответствующих ячейках. Для этого записываем в ячейке F4 формулу и протягиваем ее на остальные ячейки в этом столбце. Так, стоимость будет подсчитываться автоматически при заполнении таблицы.

Теперь заполняем таблицу данными.

Важно! При заполнении ячеек, нужно придерживаться единого стиля написания. Т.е. если изначально ФИО сотрудника записывается как Петров А.А., то остальные ячейки должны быть заполнены аналогично. Если где-то будет написано иначе, например, Петров Алексей, то работа с БД будет затруднена.

Таблица готова. В реальности она может быть гораздо длиннее. Мы вписали немного позиций для примера. Придадим базе данных более эстетичный вид, сделав рамки. Для этого выделяем всю таблицу и на панели находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ ГРАНИЦ.

Аналогично обрамляем шапку толстой внешней границей.

Функции Excel для работы с базой данных

Теперь обратимся к функциям, которые Excel предлагает для работы с БД.

Работа с базами данных в Excel

Пример: нам нужно узнать все товары, которые принимал Петров А.А. Теоретически можно глазами пробежаться по всем строкам, где фигурирует эта фамилия, и скопировать их в отдельную таблицу. Но если наша БД будет состоять из нескольких сотен позиций? На помощь приходит ФИЛЬТР.

Выделяем шапку таблицы и во вкладке ДАННЫЕ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).

У каждой ячейки в шапке появляется черная стрелочка на сером фоне, куда можно нажать и отфильтровать данные. Нажимаем ее у параметра ПРИНИМАЛ ТОВАР и снимаем галочку с фамилии КОТОВА.

Таким образом, у нас остаются данные только по Петрову.

Обратите внимание! При сортировке данных сохраняются не только все позиции в столбцах, но и номера соответствующих строк на листе (они подсвечены синим). Эта особенность пригодится нам позже.

Можно произвести дополнительную фильтрацию. Определим, какие крупы принял Петров. Нажмем стрелочку на ячейке КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и оставим только крупы.

Вернуть полную БД на место легко: нужно только выставить все галочки в соответствующих фильтрах.

Сортировка данных

В нашем примере БД заполнялась в хронологическом порядке по мере привоза товара в магазин. Но если нам нужно отсортировать данные по другому принципу, Excel позволяет сделать и это.

К примеру, мы хотим отсортировать продукты по мере увеличения цены. Т.е. в первой строке будет самый дешевый продукт, в последней – самый дорогой. Выделяем столбец с ценой и на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР.

Т.к. мы решили, что сверху будет меньшая цена, выбираем ОТ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ. Появится еще одно окно, где в качестве предполагаемого действия выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы остальные столбцы тоже подстроились под сортировку.

Видим, что данные выстроились по увеличивающейся цене.

Примечание! Сделать сортировку по убыванию или увеличению параметра можно через автофильтр. При нажатии стрелочки тоже предлагается такое действие.

Сортировка по условию

Нам нужно извлечь из БД товары, которые покупались партиями от 25 кг и более. Для этого на ячейке КОЛ-ВО нажимаем стрелочку фильтра и выбираем следующие параметры.

В появившемся окне напротив условия БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО вписываем цифру 25. Получаем выборку с указанием продукты, которые заказывались партией больше или равной 25 кг. А т.к. мы не убирали сортировку по цене, то эти продукты расположились еще и в порядке ее возрастания.

Промежуточные итоги

И еще одна полезная функция, которая позволит посчитать сумму, произведение, максимальное, минимальное или среднее значение и т.п. в имеющейся БД. Она называется ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие ее от обычных команд в том, что она позволяет считать заданную функцию даже при изменении размера таблицы. Чего невожнможно реалиловать в данном случаи с помощью функции =СУММ(). Рассмотрим на примере.

Предварительно придадим нашей БД полный вид. Затем создадим формулу для автосуммы стоимости, записав ее в ячейке F26. Параллельно вспоминаем особенность сортировки БД в Excel: номера строк сохраняются. Поэтому, даже когда мы будем делать фильтрацию, формула все равно будет находиться в ячейке F26.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет 30 аргументов. Первый статический: код действия. По умолчанию в Excel сумма закодирована цифрой 9, поэтому ставим ее. Второй и последующие аргументы динамические: это ссылки на диапазоны, по которым подводятся итоги. У нас один диапазон: F4:F24. Получилось 19670 руб.

Теперь попробуем снова отсортировать кол-во, оставив только партии от 25 кг.

Видим, что сумма тоже изменилась.

Получается, что в Excel тоже можно создавать небольшие БД и легко работать с ними. При больших объемах данных это очень удобно и рационально.

Excel может анализировать данные из многих источников. Но используете ли вы модель данных, чтобы облегчить себе жизнь? В этом посте вы узнаете, как создать сводную таблицу с использованием двух таблиц с помощью функции модели данных в Excel.

Что такое модель данных

Модель данных Excel позволяет загружать данные (например, таблицы) в память Excel. Он сохраняется в памяти, где вы его не видите. Затем вы можете указать Excel связать данные друг с другом с помощью общего столбца. Часть «Модель» модели данных относится к тому, как все таблицы соотносятся друг с другом.

Старая школа Excel Pro, используйте формулы для создания огромной таблицы, содержащей все данные для анализа. Им нужна эта большая таблица, чтобы сводные таблицы могли служить источником единой таблицы. Тем не менее, создавая отношения, вы избавляетесь от необходимости использовать формулы ВПР, СУММЕСЛИ, ИНДЕКС-ПОИСКПОЗ. Другими словами, вам не нужно собирать все столбцы в одной таблице. Через отношения модель данных может получить доступ ко всей необходимой информации. Даже если он находится в нескольких местах или за таблицами. После создания модели данных Excel сохраняет данные в своей памяти. И, имея его в своей памяти, вы можете получить доступ к данным по-новому. Например, вы можете начать использовать несколько таблиц в одной сводной таблице.

Простая задача

Представьте, что ваш босс хочет иметь представление о продажах, но также хочет знать пол продавца. Ниже представлен набор данных, содержащий одну таблицу с продажами на человека и другую таблицу, содержащую продавцов и их пол. Чтобы проанализировать ваши данные, используйте формулу ПРОСМОТР и составьте большую таблицу, содержащую всю информацию. На следующем этапе вы можете использовать сводную таблицу для суммирования данных по полу.

Преимущества модели данных

Метод And before отлично подходит, когда вы работаете с очень небольшим количеством данных. Тем не менее, у использования функции модели данных в Excel есть преимущества. Вот некоторые преимущества:

1. Проверка и обновление формул может быть произвольной при работе с большим количеством таблиц. В конце концов, вам нужно убедиться, что все формулы заполнены до нужной ячейки. И после добавления новых столбцов формулы LOOKUP также необходимо расширить. Модель данных требует совсем немного времени при настройке , чтобы связать таблицу. При настройке используется общий столбец. Однако столбцы, которые вы добавляете позже, автоматически добавляются в модель данных.
2. Работа с большими объемами данных часто приводит к очень медленной работе листа из-за вычислений.. Однако модель данных корректно обрабатывает большие объемы данных , не замедляя работу вашей компьютерной системы.
3. Excel 2016 имеет ограничение в 1,048,576 строк. Однако количество строк, которые вы можете добавить в память модели данных, практически не ограничено . В 64-битной среде нет жестких ограничений на размер файла. Размер книги ограничен только доступной памятью и системными ресурсами.
4. Если ваши данные находятся только в вашей модели данных, вы значительно сэкономите на размере файла .

Добавить данные в модель данных

Теперь вы узнаете, как добавлять таблицы в модель данных. Для начала убедитесь, что ваши данные находятся в таблице. Используя Power Query, вы можете легко загружать таблицы в модель данных.

• Щелкните вкладку Данные -> Щелкните ячейку в нужной таблице для импорта
• Выберите Из таблицы/диапазона

На главной вкладке редактора Power Query

• Выберите Close & Load -> затем Закрыть и загрузить в…

• Выберите Только создать соединение .
• Обязательно установите флажок Добавить эти данные в модель данных

Это добавляет данные в модель данных. Обязательно выполните эти действия для обеих таблиц .

Создание отношений между данными

После добавления данных в модель данных вы можете связать общие столбцы друг с другом. Чтобы создать связи между таблицами:

• Перейдите на вкладку Данные -> выберите Управление моделью данных

Откроется экран Power Pivot.

• Щелкните Представление диаграммы. Это дает вам обзор всех таблиц в модели данных.
• Затем свяжите общий столбец “Продавец” в первая таблица, со столбцом «Продавец» во второй таблице. Вы можете сделать это, щелкнув и перетащив один столбец на другой. Должна появиться связь.

Примечание : Когда вы устанавливаете связь между двумя столбцами, обычно в одном из столбцов указываются уникальные значения. Это называется отношением один-ко-многим . Наличие дубликатов с обеих сторон может привести к ошибке. Для сложных вычислений могут существовать отношения многие-ко-многим (например, в Power BI). Однако это слишком сложная задача, чтобы описать ее в этой статье. Если вас интересуют эти темы, обязательно исследуйте «Отношения« многие ко многим ».

Использование модели данных

Теперь мы подошли к самому интересному.. Чтобы использовать модель данных в сводной таблице, выполните следующие действия:

• Перейдите на вкладку Вставить -> нажмите Pivot Таблица

Появится всплывающий экран «Создать сводную таблицу». Поскольку у вас есть модель данных, теперь вы можете выбрать использование ее в качестве источника данных.

• Нажмите Использовать модель данных этой книги

Теперь в полях сводной таблицы вы увидите все возможные источники данных для вашей сводной таблицы. Желтый значок базы данных в правом нижнем углу отмеченных таблиц показывает, что она является частью модели данных Excel.

Поскольку две таблицы связаны друг с другом, вы можете использовать поля из обеих таблиц в одной сводной таблице! Прочтите предыдущее предложение еще раз. Разве это не потрясающе ?? В примере ниже используются поля «Продажи» и «Продавец» из таблицы ProductSales, а поле «Пол» – из другой таблицы. И цифры по-прежнему верны!

Используя модель данных, вы можете анализировать данные из нескольких таблиц одновременно . И все это без использования формул ПРОСМОТР, СУММЕСЛИ или ИНДЕКС ПОИСКПОЗ для выравнивания исходной таблицы. Тем не менее, анализируемые данные также могут поступать из базы данных, текстового файла или облачного хранилища. Возможности безграничны.

Чтобы еще больше свести к минимуму использование формул LOOKUP, обратите внимание на Power Query. На моем сайте есть несколько статей об этом. Например, вы можете прочитать, как использовать Power Query для создания уникальных комбинаций или для преобразования столбцов с накоплением .

---

Я произвел некоторые преобразования и добавил еще несколько столбцов в свою модель данных.
Теперь мне нужно экспортировать эти данные в файл CSV из модели данных, как мне сделать это, Рик? У меня 7,5 миллионов записей.

Ответ

---

Привет, Рик! – Спасибо, что поделились!
У меня к вам вопрос, надеюсь, вы сможете ответить:
У меня есть файл CSV с 2 мил. строки (записи GL с транзакциями за каждый день). Я использую Power Query для подключения к файлу и добавления в Datamodel.
Если я ничего не сделаю, Datamodel должен обработать 2 миллиона. строк.
Если я сделаю группировку с агрегированием суммы в месяц в Power Query, тогда будет только 80 тысяч строк.
Будет ли это преимуществом, сделайте это быстрее в модели данных , чтобы использовать PowerQuery для такого агрегирования?

Ответ

---

Привет, Рик, спасибо за ответ. На данный момент я только пытаюсь создать информационный список. Хотя я понял это; когда я объединяю их в Power Query, он определяет уникальный ключ цветового кода и дает мне то, что я ищу. Большое спасибо!

Ответ

---

У меня есть 5 списков в Sharepoint на основе производственных частей, которые я хочу использовать в модели данных (сначала попробуйте это).

Я только начинаю с двух из них: «Основные части» и «Цветовые коды».. Я подтвердил, что столбец «Цветовой код» в списке «Цветовые коды» уникален (2000 уникальных кодов). В списке «Основные детали» около 1800 номеров деталей. Объединение происходит по «Цветовому коду», который есть в каждом списке. Когда я пытаюсь извлечь описание цвета из списка цветовых кодов, я получаю сообщение о том, что отчет сводной таблицы не помещается на листе – он пытается назначить каждый цветовой код каждому отдельному номеру детали, как будто нет реляционной связи между Столбцы цветового кода в каждом списке, но они явно есть в моей модели данных. Какие-либо предложения? На первом этапе кажется очевидным, что…

Ответ

---

Привет, Рик,
Ваша статья ясна, проста и легка для понимания.
Я прочитал много статей о модели данных и Power Pivot, но ваша статья действительно проста.
У меня к вам вопрос.
Я создал панель мониторинга в формате xlsb и вставил множество срезов, сводных таблиц и графики.
Две таблицы, из которых берутся данные, состоят из 200 тыс. строк, но они всегда растут неделя за неделей.
Каждую неделю мне приходится преобразовывать данные в таблицы, потому что источники таких данные разные (SAP, Coupa), и, кроме того, я вношу в них некоторые дополнительные изменения.
Теперь я заметил, что время загрузки модели данных слишком сильно увеличивается, и я ищу способ сделать запросы быстрее.
Я сохранил файл как xlsb. Я также удалил исходные данные (изначально я помещал таблицы в тот же файл, что и панель мониторинга на разных листах): после обновления исходных данных и обновления панели мониторинга я использую для удаления листов, на которых были исходные данные, чтобы уменьшить размер файла. На данный момент размер файла составляет 20 МБ (xlsb).
Основная проблема – время для загрузки модели данных. Все еще слишком много.
Я еще не использовал power query/pivot, потому что эта панель инструментов используется многими пользователями, и, если я хорошо помню, всем им следует активировать эту функцию, чтобы панель работала нормально. Это может быть очень сложно управлять.
Я уже пытался не использовать функции.
Исходный источник данных с множеством столбцов и все функции в нем сохранены в другом файле. Затем я помещаю в тот же файл, где находится панель управления, но на другом листе, только те столбцы, которые мне действительно нужны для работы.
Как сказано выше, после обновления сводных таблиц и графиков я удаляю исходные данные (сохраненные в другом файле Excel).

Итак, есть ли у вас предложения, чтобы ускорить запросы?
Спасибо,
Майкл

Ответить

---

Привет, Рик. Спасибо за то, что уделили время написанию этого.

Итак, я в основном застрял на том факте, что у меня есть рабочая книга, которая добавляет и вычисляет столбцы и меры.
Теперь … я хочу используйте эту модель данных в ДРУГОМ файле excel. Соединение должно обновляться автоматически, поскольку оба файла находятся на Sharepoint.

Мой вопрос заключается в том, могу ли я использовать вычисляемые столбцы и проводить измерения из одной «пустой» книги (модель данных) в другой книге, поэтому я можно создать там новую сводную таблицу.

Есть шансы?

Спасибо,

Сантьяго из Перу

Ответ

---

Привет, Рик,

Надеюсь, ты поможешь с моим вопросом. У меня есть данные, которые повторяются через годы. Я отметил это стрелкой на картинке. Вот ссылки на файл Excel.

https://www.dropbox.com/scl/fi/1xxmqyb9a0vwpj00mfkgj/Sample.xlsx?dl=0&rlkey=n2zc09cvc7gzxgv0p3g9kwi70

https://www.dropbox.com/s/hpcmtf6q1rfehwl/Capture.PNG?dl=0

https://www.dropbox.com/s/418zg5uupy6g3wj/Capture2.PNG? dl = 0

Стоимость печати должна быть указана только за один год, а не за три года. Все остальные данные верны: гонорар тренера, гонорар эксперта, плата за номер и плата за питание и питание.

Спасибо,
K

Ответить

---

У меня есть информационная панель, заполненная сводными таблицами, которые заполняются моделью данных. Я хочу включить срезы для фильтрации данных. Если я затем отправлю файл кому-то, у кого нет доступа к исходному источнику данных, будут ли срезы работать для этого человека? Или они получат ошибку, потому что Excel и модель данных больше не могут найти источник данных? (Я знаю, что они не могут обновить модель данных, я просто беспокоюсь о просмотре того, что я уже заполнил, прежде чем отправлять им)

Ответ

---

не работает для меня! В модели данных все дублируется между двумя таблицами! Итак, у меня есть 99 единичных строк в таблице 1 и 99 уникальных строк в таблице 2, так что есть отображение 1-1. Таблица первая. Я переместил один столбец из таблицы 1 в таблицу 2 и попытался объединить два, используя модель данных, и все, что он делает, повторяет 99 полей из таблицы 2 под ключом в таблице 1 – vlookups намного проще. Кроме того, у меня возникают всевозможные проблемы с памятью, поэтому он не так хорош, как vlookups для больших наборов данных.

Ответ

---

Так что в основном Excel становится больше похожим на Access?

Ответить

---

Это было моей мыслью, когда я узнал больше об этом инструменте, особенно после того, как увидел Отношения.

Ответ

---

Спасибо, отличная информация

Ответ

---

Одна важная вещь, которая мне нравится в моделях данных, – это дополнительные функции, которые вы можете использовать в сводных таблицах, особенно «Уникальные счетчики».

Ответ

---

---

Анализировать в Excel – Модель данных отсутствует в Excel – Сообщество Microsoft Power BI

---

---

---

---