Шаблоны в ms word это средство позволяющее осуществить автоматизированное форматирование документа - Word и Excel

Тема. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШАБЛОНОВ В MS WORD

	СОДЕРЖАНИЕ
1.	ШАБЛОНЫ MS WORD …………………………………………………………………………………….	2
2.	ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШАБЛОНОВ ……………………………………………………………………	2
	2.1. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СТАНДАРТНЫХ ШАБЛОНОВ WORD 2002…………………………………….	3
	2.2. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ШАБЛОНА ………………………………………	3
3.	СОЗДАНИЕ ШАБЛОНА ДОКУМЕНТА……………………………………………………………	4
4.	ИЗМЕНЕНИЕ ШАБЛОНА ДОКУМЕНТА ………………………………………………………..	5

5.СПОСОБЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПАРАМЕТРОВ ИЗ ДРУГОГО ДОКУМЕНТА

ИЛИ ШАБЛОНА……………………………………………………………………………………………………..	5
6. ПРИСОЕДИНЕНИЕ ДРУГОГО ШАБЛОНА К АКТИВНОМУ ДОКУМЕНТУ….	5

7.КОПИРОВАНИЕ СТИЛЕЙ, ЭЛЕМЕНТОВ СПИСКА АВТОТЕКСТА,

ПАНЕЛЕЙ ИНСТРУМЕНТОВ ИЛИ МАКРОСОВ В ШАБЛОН………………………………	6
8. ЗАГРУЗКА И ВЫГРУЗКА ШАБЛОНОВ И НАДСТРОЕК…………………………………	7
8.1.	ЗАГРУЗКА ШАБЛОНОВ И НАДСТРОЕК………………………………………………………………….	7
8.2.	ВЫГРУЗКА ШАБЛОНОВ И НАДСТРОЕК…………………………………………………………………	8

Тема. Использование шаблонов в MS Word	1
Автор: Воронкина Н.А.

1.Шаблоны MS Word

Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне.

Шаблон – особый вид документа, содержащий части документа и средства харак— терные для документов данного типа.

Шаблон может содержать следующие элементы:

∙текст или параметры форматирования, одинаковые для всех документов этого ти— па, например, для служебной записки или отчета;

∙стили;

∙элементы автотекста;

∙макросы;

∙меню и сочетания клавиш;

∙панели инструментов и др.

При создании нового документа на основе шаблона содержание шаблона и его

средства переносятся в документ, а сам шаблон остается без изменения.

Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки доку— мента, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили. Существует два основных вида шаблонов – общие шаблоны и шаблоны документов.

Общий шаблон – шаблон документа, загруженный в Microsoft Word командой Шаблоны и надстройки (меню Сервис). Во время работы с любым документом, даже ес— ли этот документ основан на другом шаблоне, доступны все макросы, элементы списка автотекста, специальные панели инструментов, меню и сочетания клавиш, хранящиеся в общем шаблоне.

Шаблон Normal.dot разработан специально для использования в качестве общего шаблона. Созданные пользователем элементы, хранящиеся в этом шаблоне, доступны во всех документах.

Шаблон Normal.dot – универсальный шаблон для любых типов документов. При запуске программы Microsoft Word или при нажатии кнопки Создать , на основе шаб— лона Normal.dot создается новый пустой документ. Для изменения стандартного формати— рования или содержимого документа внесите необходимые изменения в этот шаблон.

Шаблон Normal.dot должен храниться в папке Шаблоны. Чтобы задать другое рас— положение, в меню Сервис выберите команду Параметры, перейдите на вкладку Распо—

ложение и укажите нужную папку как значение параметра Шаблоны пользователя или параметра Общие шаблоны. Если шаблона Normal.dot нет ни в этих папках, ни в папке программы Word, будет автоматически создан новый шаблон Normal.dot со стандартными параметрами документа Word.

Шаблоны документа, например, шаблоны записок или факсов, в диалоговом окне Создание документа, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне. Например, при создании записки на основе шаблона записок могут ис— пользоваться как настройки шаблона записок, так и настройки общих шаблонов. В Word имеется набор шаблонов документов, и, кроме того, можно создавать шаблоны самостоя— тельно.

2.Использование шаблонов

Шаблоны можно использовать для упрощения подготовки любых типичных доку— ментов. Особенно полезны шаблоны при подготовке таких документов, как:

∙счета, заказы, и вообще любые стандартные формы на бланках;

∙планы и отчеты;

∙объявления, брошюры;

∙деловые письма и факсы.

Тема. Использование шаблонов в MS Word	2
Автор: Воронкина Н.А.

Использование шаблонов для подготовки печатных бланков и Web-страниц зна— чительнонотел с кратитсокраитвремявремя, затрачиваемое, затрачиваемоенанаподготовкуподг товкутакихтакихдокументовдокументов. .

В состав Word 2002 включено значительное число шаблонов для публикаций, пи— сем, факсов, отчетов и других документов. Эти шаблоны можно модифицировать или соз— давать на их основе свои. Кроме того, некоторые из шаблонов являются мастерами, т.е. представляют собой последовательность диалоговых окон, которые позволяют создавать документы в полуавтоматическом режиме (пользователь отвечает на вопросы, а Word на основе полученных ответов конструирует документ).

Шаблоны являются основным документом для создания интерактивных форм. Word позволяет создавать формы с полями ввода, раскрывающимися списками и флажка— ми. Поскольку формы используются многократно, их целесообразно сохранять как шаб— лоны.

2.1. Использование стандартных шаблонов Word 2002

В большинстве пользователи ограничиваются в повседневной работе использова— нием шаблона «Обычный» (Normal.dot) и, может быть, еще некоторыми для служебных записок и отчетов.

Многие из стандартных шаблонов Word содержат специальные инструменты, сти— ли, меню и макросы, предназначенные для использования в различных процедурах. По стилю оформления встроенные шаблоны делятся на три категории – стандартные, со—

временные и изысканные.

Встроенные шаблоны разбиты на несколько типов, соответствующих вкладкам диалогового окна Шаблоны.

2.2. Создание документа с использованием шаблона

Создать новый документ на основе шаблона очень просто. Для этого нужно вы— брать команду Файл–Создать…, после чего появиться область задач, в которой будет отображена панель Создание документа. Далее следует воспользоваться ссылкой Общие шаблоны… из группы Создание с помощью шаблона на панели Создание документа.

Тема. Использование шаблонов в MS Word	3
Автор: Воронкина Н.А.

В появившемся диалоговом окне Шаблоны следует раскрыть нужную вкладку, выбрать необходимый значок шаблона и нажать ОК.

3.Создание шаблона документа

Шаблоны создаются во многом так же, как документы. Если уже есть шаблон или документ, который содержит часть нужных средств, то можно создавать новый шаблон на их основе.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, уста— новите переключатель Создать в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку OK. Вы— полните команду Сохранить или Сохранить как… . (По умолчанию в поле Папка от— крывается папка Шаблоны. В диалоговом окне Создание документа этой папке соответ— ствует вкладка Общие. Чтобы включить данный шаблон в список на другой вкладке, от— кройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.)

—Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла, а затем нажмите кнопку Сохра-

нить.

—Добавьте в новый шаблон текст или рисунки, которые должны появляться во всех но— вых документах, основанных на этом шаблоне, и удалите все те элементы, которых в документах быть не должно.

—Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования.

—Нажмите кнопку Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл.

Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, от—

кройте нужный документ. Выполните команду Сохранить как… . Выберите значение

Тема. Использование шаблонов в MS Word	4
Автор: Воронкина Н.А.

Шаблон документа в поле Тип файла. Далее выполняются действия аналогичные пре— дыдущим.

Примечание. Если шаблон сохранен в папке Шаблоны, то в результате выбора коман— ды Создать в меню Файл этот шаблон появится на вкладке Общие. Чтобы создать поль— зовательские вкладки с шаблонами в диалоговом окне Создание документа, создайте но— вую подпапку в папке Шаблоны, а затем сохраните в новой подпапке нужные шаблоны. Имя этой подпапки будет присвоено новой вкладке.

4.Изменение шаблона документа

1.Выберите команду Открыть в меню Файл, а затем найдите и откройте шаблон, который требуется изменить.

Если в диалоговом окне Открытие документа нет списка шаблонов, выберите зна—

чение Шаблон документа в списке Тип файлов.

2.Измените любые из имеющихся в шаблоне надписей, рисунков, стилей, форматов, макросов, элементов списка автотекста, панелей инструментов, настроек меню и сочетаний клавиш.

3.Нажмите кнопку Сохранить.

Примечание. Внесенные в шаблон изменения не влияют на содержимое существую— щих документов, основанных на этом шаблоне. Измененные стили обновляются при от— крытии существующих документов, только если установлен флажок Автоматически обновлять стили. Чтобы установить этот флажок, перед открытием существующих доку— ментов выберите в меню Сервис команду Шаблоны и надстройки.

5.Способы использования параметров из другого документа или шаблона

При работе с активным документом допускается использование макросов, элемен— тов списка автотекста, сочетаний клавиш и настраиваемых панелей инструментов, пара— метров панелей инструментов и стилей, которые хранятся либо в шаблоне Normal.dot, ли— бо в шаблоне, присоединенном к активному документу. Кроме того, возможно использо— вание макросов, сочетаний клавиш, стилей и настраиваемых панелей инструментов из других документов.

Присоединение другого шаблона. К документу можно присоединить другой шаб— лон, содержащий нужные элементы. В этом случае он заменит текущий присоединенный шаблон. Это полезно, например, в том случае, если в документе, сделанном на основе шаблона Normal.dot, требуется использовать шаблон с дополнительными стилями, макро— сами или другими настройками.

6.Присоединение другого шаблона к активному документу

Надстройка – дополнительная программа, расширяющая возможности Word.

1. Выберите команду Шаблоны и надстройки в меню Сервис.

Тема. Использование шаблонов в MS Word	5
Автор: Воронкина Н.А.

2.Нажмите кнопку Присоединить, а затем выберите нужный шаблон.

3.Нажмите кнопку Открыть.

Копирование настроек. Возможно использование настроек из другого документа или шаблона путем копирования их в текущий присоединенный шаблон. Можно копиро— вать из одного шаблона или документа в другой стили, макросы и настраиваемые панели инструментов; копирование элементов списка автотекста возможно только из одного шаблона в другой.

7.Копирование стилей, элементов списка автотекста, панелей инструментов или макросов

вшаблон

1.Выберите команду Шаблоны и надстройки в меню Сервис.

2.Нажмите кнопку Организатор, а затем выберите вкладку с элементами, которые требуется скопировать.

3.Для копирования элементов из другого шаблона или документа (или в другой шаб— лон или документ) нажмите кнопку Закрыть файл, чтобы закрыть шаблон Normal.dot или текущий документ и присоединенные к нему шаблоны. Затем на— жмите кнопку Открыть файл и откройте нужный файл или шаблон.

4.Выберите элементы, которые требуется скопировать в одном из списков, а затем нажмите кнопку Копировать.

Чтобы выделить диапазон элементов, щелкните первый и последний элементы это— го диапазона, удерживая нажатой клавишу SHIFT. Чтобы выделить несколько несмежных элементов, щелкните их по очереди, удерживая нажатой клавишу CTRL.

Примечание. При копировании настраиваемых панелей инструментов, с которыми связа— ны созданные пользователем макросы, следует также скопировать эти макросы.

Загрузка общего шаблона. Чтобы временно сделать доступными в любом доку— менте объекты из другого шаблона, можно загрузить этот шаблон в Microsoft Word как общий шаблон.

1. Выберите команду Шаблоны и надстройки в меню Сервис.

Тема. Использование шаблонов в MS Word	6
Автор: Воронкина Н.А.

2.В списке Общие шаблоны и надстройки установите флажок рядом с предназна— ченным для загрузки шаблоном или надстройкой.

Если нужный шаблон (или надстройка) отсутствует в диалоговом окне, нажмите кнопку Добавить, найдите содержащую его папку, выделите его, а затем нажмите кнопку

OK.

8.Загрузка и выгрузка шаблонов и надстроек

Существует возможность загружать шаблоны и надстройки только на время теку— щего сеанса или при каждом запуске Word.

8.1. Загрузка шаблонов и надстроек

Надстройки – это дополнительные программы, расширяющие возможности Word путем добавления специальных команд и новых функций.

Например, пользователь может написать программу—надстройку, которая будет вставлять отсканированные рисунки из приложения, которое обычно недоступно при работе в Word.

При загрузке шаблона или программы—надстройки они остаются в памяти только на время текущей сессии Word. После завершения работы шаблоны и надстройки не будут вновь автоматически загружены при повторном запуске Word. Чтобы иметь возможность пользоваться шаблоном или надстройкой при каждом запуске Word, сохраните эту над— стройку или шаблон в папке автозагрузки. Для задания или изменения расположения пап—

ки автозагрузки выберите команду Параметры в меню Сервис и перейдите на вкладку

Расположение.

Тема. Использование шаблонов в MS Word	7
Автор: Воронкина Н.А.

8.2. Выгрузка шаблонов и надстроек

Для более рационального использования памяти и повышения скорости работы программы Word можно выгрузить шаблоны и программы—надстройки, которые редко ис— пользуются. При выгрузке шаблона или надстройки, размещенных в папке автозагрузки, Word выгружает шаблон для текущего сеанса и вновь автоматически загружает его при следующем запуске. При выгрузке шаблона или надстройки, размещенных в любой дру— гой папке, этот шаблон или надстройка не будут доступны до тех пор, пока они вновь не будут загружены. Для удаления шаблона или надстройки из Word, их следует удалить в диалоговом окне Шаблоны и надстройки.

Тема. Использование шаблонов в MS Word	8
Автор: Воронкина Н.А.

Соседние файлы в папке Теор

#
28.04.2017237.12 Кб52.xps
#
28.04.2017305.49 Кб43.xps
#
#
#
#
#
#
#

Источник

Шаблоны Word — это файлы, содержащие стили, структуру, параметры страниц и др., на основе которых можно создавать новые документы.

Шаблоны MS Word уже заложены по умолчанию в программе и среди них есть, например, записки, отчеты, письма и факсы, публикации. Причем каждый раздел включает в себя еще варианты оформления (изысканное письмо, современный факс и др.) или иначе сказать, форматирования документа.

Возьмем к примеру, письма и факсы. Вы можете воспользоваться командой Файл/Создать и в правой части программы откроется Область задач, в которой выберите Создание документа -> Шаблоны -> На моем компьютере (см. Рис. 1).

Рисунок 1. Создание шаблона

После выполнения команды откроется диалоговое окно (см. Рис. 2).

Рисунок 2. Диалоговое окно «Шаблоны»

Выберите Обычный факс и создайте на его основе шаблон. Для этого установите «галочку» напротив команды «шаблон».

В окне Просмотра можно увидеть как будет выглядеть тот или иной документ. Нажмите ОК. Шаблон открыт.

Как правило, те стили, которые заданы в шаблонах по умолчанию, не подходят для компании поэтому приходиться править форматирование.

Читайте подробно об изменении стилей:

Стили в документе Word

Стили в документе. Формат по образцу

Стили в документе. Формат стиля

Таким образом, за основу создания шаблонов для своей организации можно брать уже имеющиеся файлы в программе MS Word. И на их базе создавать свои шаблоны. А можно создать «с нуля шаблон», что порой чаще делают опытные пользователи. Для этого нужно будет только изменить стили, параметры страниц, колонтитулы, разделы и т.д. Вот как раз об этом мы поговорим в следующий раз.
Как создать шаблон любого документа, пусть то будет исходящее письмо, отчет, реферат, факс, резюме и т.п.

Источник

Использование шаблонов Word

Еще один инструмент упрощения ввода текста – шаблоны. Шаблон – это документ, который создают один раз и потом используют для создания других документов. Шаблоны представляют собой электронные бланки, в которых можно настроить все необходимые параметры таким образом, чтобы впоследствии осталось только набрать текст в нужных местах. При этом шаблоны позволяют задавать элементы форматирования как всего текста, так и некоторых его частей, а также стандартные фрагменты, которые будут автоматически размещены в документе.

Шаблоны программы Microsoft Word, можно сравнить с электронными бланками, которые заполняются нужной информацией. Чаще всего их используют для создания однотипных документов, что очень удобно.

Любой шаблон состоит из двух частей – изменяемой и неизменяемой. При создании шаблона текст, который будет присутствовать во всех документах, созданных на основе данного шаблона, размещают как неизменяемый. Для изменяемого текста создают специальные поля, куда пользователь, внесет свои данные. Создав свой шаблон, содержащий неизменяемую часть документа, можно впоследствии вносить лишь нужные правки.

Очень легко понять, что такое шаблон, сравнив его с бумажным бланком, с которым вы наверняка не раз сталкивались, отвечая на вопросы анкеты или заполняя форму для нового паспорта или карточку при приеме на работу. Так вот, бумажный бланк тоже состоит из неизменяемого текста (напечатанного на бумаге) и изменяемого (вписываемого). Неизменяемый текст создают при изготовлении шаблона, а изменяемый вписывают потом, когда создают документ на его основе. Шаблоны в Word используют в тех случаях, когда необходимо создать документы с одинаковой основой.

Собственно, любой документ текстового редактора Word создают на основе шаблона. Даже пустой документ, который вы привыкли видеть на экране после запуска программы, формируется на основе шаблона, заданного по умолчанию. Имя такого шаблона – normal.dot. Кроме этого стандартного шаблона, в редакторе Word есть несколько других – для создания писем, факсов, заявлений и других типичных документов.

Работая над курсовой или дипломной работой, можно создать шаблоны, например, для каждой главы, указав стандартный текст «Глава», «Раздел», «Выводы». С помощью шаблона можно создать также, например, документы для ввода таблиц при наборе приложений, особенно если эти таблицы имеют одинаковую структуру.

В текстовом редакторе Word предусмотрено несколько способов создания шаблонов. Например, если ранее был создан документ, который впоследствии нужно использовать для создания других, можно, внося лишь незначительные изменения, превратить его в шаблон. Для этого его достаточно сохранить в формате шаблона, выполнив команду Файл ? Сохранить как и в поле Тип файла задать значение Шаблон документа (*.dot). Обратите внимание на место сохранения нового шаблона – по умолчанию все они сохраняются в папке Шаблоны, которая размещена в папке Documents and Settingsимя_пользователя Application DataMicrosoft. Это расположение файлов-шаблонов менять не рекомендуется.

Для создания нового шаблона необходимо выполнить команду Файл ? Создать, в области задач Создание документа в области Шаблоны выбрать пункт На моем компьютере и в появившемся окне установить переключатель в положение шаблон (рис. 2.34). При создании документа на основе шаблона в новый документ вставляется неизменяемый текст. В каждый документ пользователь добавляет свой текст. Некоторые средства Word позволяют упростить заполнение изменяемых полей и запретить изменение стандартной части (что очень удобно при работе со сложными шаблонами), например задать стандартное форматирование заглавий или шапки таблицы. Для этого в шаблоне необходимо разместить поля для ввода текста. Поля используются в основном тогда, когда некоторые фрагменты необходимо отформатировать не так, как основной текст.

Рис. 2.34. Окно создания шаблона

Для размещения полей в шаблоне нужно отобразить в окне редактора панель инструментов Формы, на которой размещены необходимые для формирования шаблона элементы. Сделать это можно, выполнив команду меню Вид ? Панели инструментов ? Формы. С помощью панели инструментов Формы вы сможете не только указать место для ввода текста, но и построить таблицу, разместить в документе флажок или поле со списком.

Первая кнопка, расположенная на панели инструментов Формы, – Текстовое поле. С ее помощью можно вставить в шаблон поле, в которое пользователь будет вводить текст. Например, если вы хотите оставить место для ввода фамилии или какого-то названия, воспользуйтесь этой кнопкой. Вставить текстовое поле в шаблон можно, просто один раз щелкнув на этой кнопке (рис. 2.35).

Рис. 2.35. Текстовое поле предназначено для ввода текста в файле, созданном на основе шаблона

Двойной щелчок кнопкой мыши на вставленном поле отобразит окно свойств текстового поля (см. рис. 2.35). Здесь можно задать текст, отображаемый по умолчанию, – он будет виден после создания документа на основе шаблона. Вспомните, как довольно часто в бумажных бланках ниже строки для ввода текста бывает напечатано, что именно здесь следует написать. Так вот, текст по умолчанию в шаблоне выполняет ту же функцию: он подсказывает, что надо вводить в поля. Еще одна подсказка о предназначении поля может быть размещена в виде справочной информации. Для ее ввода воспользуйтесь кнопкой Текст справки. С помощью этого окна можно настроить отображение информации в строке состояния или в окне после нажатия клавиши F1, здесь пишут пояснение о том, что необходимо делать или для чего предназначено поле. Вставив текстовое поле в документ, вы можете задать параметры форматирования текста, который будете в него вводить, например указать стиль или изменить размер шрифта.

Создав шаблон, не забудьте его сохранить, выполнив команду Файл ? Сохранить как и в поле Тип файла установив значение Шаблон документа (*.dot).

Теперь вы можете использовать свой шаблон для создания новых документов. Выполните команду Файл ? Создать и в области задач Создание документа воспользуйтесь ссылкой На моем компьютере. Шаблоны, которые были сохранены ранее, вы найдете на вкладке Общие окна Шаблоны. Здесь будет размещен значок и вашего шаблона.

Создав документ на основе шаблона, в который были вставлены поля и где была использована защита формы, вы получите доступ к вводу информации только во вставленные в шаблон поля. В текстовые поля данные можно вводить с клавиатуры, а значение поля со списком выбирается из созданного списка значений.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Создание шаблона документа в Microsoft Word

Если вы часто работаете в MS Word, сохранение документа в качестве шаблона наверняка вас заинтересует. Так, наличие шаблонного файла, с установленным вами форматированием, полями и прочими параметрами, может во многом упростить и ускорить рабочий процесс.

Шаблон, создаваемый в ворде, сохраняется в форматах DOT, DOTX или DOTM. Последний разрешает работу с макросами.

Что такое шаблоны в Ворде

Шаблон — это особый тип документа, при его открытии и последующем изменении создается копия файла. Исходный (шаблонный) документ при этом остается неизменным, как и его местоположение на диске.

В качестве примера того, каким может быть шаблон документа и зачем вообще он нужен, можно привести бизнес-план. Документы этого типа довольно часто создаются в Word, следовательно, используют их тоже довольно часто.

Так, вместо того, чтобы каждый раз заново создавать структуру документа, выбирать подходящие шрифты, стили оформления, устанавливать размеры полей, можно просто использовать шаблон со стандартным макетом. Согласитесь, такой подход к работе куда более рационален.

Документ, сохраненный в качестве шаблона, можно открыть и заполнить необходимыми данными, текстом. При этом, сохраняя его в стандартных для Word форматах DOC и DOCX, исходный документ (созданный шаблон), будет оставаться неизменным, как уже было сказано выше.

Большинство шаблонов, которые могут вам понадобиться для работы с документами в Ворде, можно найти на официальном сайте (

Примечание: Часть шаблонов уже встроена в программу, но часть из них, хоть и отображается в списке, на самом деле находится на сайте Office.com. После того, как вы нажмете на такой шаблон, он будет мгновенно скачан с сайта и доступен для работы.

Создание собственного шаблона

Проще всего будет начать создание шаблона с пустого документа, для открытия которого достаточно просто запустить Word.

Если вы используете одну из последних версий MS Word, при открытии программы вас будет встречать стартовая страница, на которой уже можно будет выбрать один из доступных шаблонов. Особенно радует то, что все они удобно рассортированы по тематическим категориям.

И все же, если вы сами хотите создать шаблон, выберите “Новый документ”. Будет открыт стандартный документ с установленными в нем параметрами по умолчанию. Эти параметры могут быть, как программными (заданными разработчиками), так и созданными вами (если ранее вы сохраняли те или иные значения в качестве используемых по умолчанию).

Используя наши уроки, внесите необходимые изменения в документ, который в дальнейшем будет использоваться в качестве шаблона.

Помимо выполнения вышеперечисленных действий в качестве параметров по умолчанию для документа, который будет использоваться как шаблон, можно также добавить подложку, водяные знаки или любые графические объекты. Все, что вы измените, добавите и сохраните в дальнейшем будет присутствовать в каждом документе, созданном на основе вашего шаблона.

После того, как вы внесете необходимые изменения, зададите параметры по умолчанию в будущий шаблон, его необходимо сохранить.

1. Нажмите кнопку “Файл” (или “MS Office”, если используете старую версию Word).

2. Выберите пункт “Сохранить как”.

3. В выпадающем меню “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона:

Шаблон Word (*.dotx): обычный шаблон, совместимый со всеми версиями Ворда старше 2003 года;

Шаблон Word с поддержкой макросов (*.dotm): как понятно из названия, данный тип шаблонов поддерживает работу с макросами;

Шаблон Word 97 — 2003 (*.dot): совместим со старыми версиями Ворд 1997 — 2003.

4. Задайте имя файла, укажите путь для его сохранения и нажмите “Сохранить”.

5. Созданный и настроенный вами файл будет сохранен в качестве шаблона в заданном вами формате. Теперь его можно закрыть.

Создание шаблона на основе существующего документа или стандартного шаблона

1. Откройте пустой документ MS Word, перейдите во вкладку “Файл” и выберите пункт “Создать”.

Примечание: В последних версиях Ворда при открытии пустого документа пользователю сразу предлагается перечень шаблонных макетов, на основе которых можно создать будущий документ. Если вы хотите получить доступ ко всем шаблонам, при открытии выберите “Новый документ”, а затем уже выполните действия, описанные в пункте 1.

2. Выберите подходящий шаблон в разделе “Доступные шаблоны”.

Примечание: В последних версиях Word ничего выбирать не нужно, список доступных шаблонов появляется сразу после нажатия на кнопку “Создать”, непосредственно над шаблонами находится перечень доступных категорий.

3. Внесите в документ необходимые изменения, воспользовавшись нашими советами и инструкциями, представленными в предыдущем разделе статьи (Создание собственного шаблона).

Примечание: Для разных шаблонов стили оформления текста, которые доступны по умолчанию и представлены во вкладке “Главная” в группе “Стили”, могут быть разными и заметно отличаться от тех, что вы привыкли видеть в стандартном документе.

Совет: Воспользуйтесь доступными стилями для того, чтобы сделать свой будущий шаблон действительно уникальным, не похожим на остальные документы. Конечно, делайте это лишь в том случае, если вас не ограничивают требования к оформлению документа.

4. После того, как вы внесете необходимые изменения в документ, выполните все те настройки, которые посчитаете нужными, сохраните файл. Для этого нажмите на вкладку “Файл” и выберите “Сохранить как”.

5. В разделе “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона.

6. Задайте имя для шаблона, укажите через “Проводник” (“Обзор”) путь для его сохранения, нажмите кнопку “Сохранить”.

7. Шаблон, созданный вами на основе существующего, будет сохранен вместе со всеми внесенными вами изменениями. Теперь этот файл можно закрыть.

Добавление стандартных блоков к шаблону

Стандартными блоками называют многократно используемые элементы, содержащиеся в документе, а также те компоненты документа, которые хранятся в коллекции и доступны для использования в любое время. Хранить стандартные блоки и распространять их можно с помощью шаблонов.

Так, используя стандартные блоки, вы можете создать шаблон отчета, в котором будут содержаться сопроводительные письма двух и более типов. При этом, создавая новый отчет на основе данного шаблона, другие пользователи смогут выбрать любой из доступных типов.

1. Создайте, сохраните и закройте шаблон, созданный вами с учетом всех требований. Именно в этот файл будут добавляться стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны другим пользователям созданного вами шаблона.

2. Откройте шаблонный документ, к которому необходимо добавить стандартные блоки.

3. Создайте необходимые стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны для других пользователей.

Примечание: При введении сведений в диалоговое окно “Создание нового стандартного блока” введите в строке “Сохранить в” имя шаблона, к которому их необходимо добавить (это тот файл, который вы создали, сохранили и закрыли согласно первому пункту данного раздела статьи).

Теперь созданный вами шаблон, содержащий стандартные блоки, может быть предоставлен другим пользователям. Сами же блоки, сохраненные вместе с ним, будут доступны в заданных коллекциях.

Добавление элементов управления содержимым к шаблону

В некоторых ситуациях требуется придать шаблону вместе со всем его содержимым некоторую гибкость. Например, шаблон может содержать раскрывающийся список, созданный автором. По тем или иным причинам этот список может не устроить другого пользователя, которому доведется с ним работать.

Если в таком шаблоне будут присутствовать элементы управления содержимым, второй пользователь сможет подкорректировать список под себя, оставив его неизменным в самом шаблоне. Чтобы добавить в шаблон элементы управления содержимым, необходимо включить вкладку “Разработчик” в MS Word.

1. Откройте меню “Файл” (или “MS Office” в более ранних версиях программы).

2. Откройте раздел “Параметры” и выберите там пункт “Настройка ленты”.

3. В разделе “Основные вкладки” установите галочку напротив пункта “Разработчик”. Для закрытия окна нажмите “ОК”.

4. Вкладка “Разработчик” появится на панели управления Ворд.

Добавление элементов управления содержанием

1. Во вкладке “Разработчик” нажмите на кнопку “Режим конструктора”, расположенную в группе “Элементы управления”.

Вставьте в документ необходимые элементы управления, выбрав их из представленных в одноименной группе:

Форматированный текст;
Обычный текст;
Рисунок;
Коллекция стандартных блоков;
Поле со списком;
Раскрывающийся список;
Выбор даты;
Флажок;
Повторяющийся раздел.

Добавление пояснительного текста к шаблону

Сделать шаблон более удобным в использовании можно с помощью пояснительного текста, добавленного в документ. Если это необходимо, стандартный пояснительный текст всегда можно изменить в элементе управления содержимым. Для настройки пояснительного текста по умолчанию для пользователей, которые будут использовать шаблон, необходимо выполнить следующие действия.

1. Включите “Режим конструктора” (вкладка “Разработчик”, группа “Элементы управления”).

2. Кликните по тому элементу управления содержимым, в котором необходимо добавить или изменить пояснительный текст.

Примечание: Пояснительный текст по умолчанию находится в небольших блоках. Если “Режим конструктора” отключен, эти блоки не отображаются.

3. Измените, отформатируйте замещающий текст.

4. Отключите “Режим конструктора” повторным нажатием на эту кнопку на панели управления.

5. Пояснительный текст будет сохранен для текущего шаблона.

На этом мы закончим, из этой статьи вы узнали о том, что представляют собой шаблоны в Microsoft Word, как их создавать и изменять, а также обо всем том, что с ними можно делать. Это действительно полезная функция программы, во многом упрощающая работу с ней, особенно, если над документами работает не один, а сразу несколько пользователей, не говоря уже о крупных компаниях.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.

Как использовать шаблон

Вы установили Word, в котором уже имеется несколько шаблонов- документов. Они не только могут служить образцом для создания собственного шаблона, но позволяют использовать их для быстрого создания документов. Чтобы создать документ на базе стандартного шаблона Word, выполните следующее.

Выберите команду Файл>Создать.

В области задач Создание документа можно работать со стандартными шаблонами Word.

Найдите необходимый вам шаблон.

Существует две области, в которых выбирают шаблоны. Первая — это Web-страница Microsoft. Невероятно интересное место, однако его обычно посещается только тогда, когда нечем больше заняться.

Вторая область обозначена на панели задач ссылкой На моем компьютере. Она соответствует папке с шаблонами, сохраненными в вашем компьютере.

Выберите из списка необходимый шаблон.

Если вы видите необходимый шаблон в списке, то выберите его— и дело с концом. В противном случае вам придется воспользоваться диалоговым окном Шаблоны (см. п. 4).

Щелкните на кнопке На моем компьютере.

Откроется диалоговое окно Шаблоны (рис. 17.1), в котором вы увидите большое количество вкладок (причем в каждой из содержится ряд шаблонов, мастеров и т.д.). На рис. 17.1 открыта вкладка Общие (в ней вы сможете увидеть все шаблоны, которые будете создавать сами).

Рис. 17.1. Диалоговое окно Шаблоны

Выберите необходимый шаблон.

Все шаблоны в диалоговом окне Шаблоны сгруппированы по типу документа, который вы хотите создать, и помещены в соответствующие вкладки. Для примера щелкните на ярлычке вкладки Письма и факсы. Вы увидите шаблоны и мастера, с помощью которых можно быстро написать письмо или факсимильное сообщение.

Мастера — это такие программы, которые берут вас за руку и проводят через весь процесс создания нового документа.

Шаблоны — это особые документы Word, в которых собраны различные стили, может содержаться текст и даже графические элементы — все, что необходимо для работы с новым документом. Например, шаблон Изысканное письмо, который содержится во вкладке Письма и факсы, включает всевозможные графы, не заполненные в определенных позициях. Заполнив или отредактировав их, вы получите образец делового письма.

Если вы используете встроенный шаблон или обновляете один из собственных, встроенные средства Word помогут изменить шаблоны в соответствии с вашими потребностями. Чтобы обновить свой шаблон, откройте файл, внесите необходимые изменения и сохраните его.

Нажмите Файл > Открыть.

Дважды щелкните этот компьютер. (В Word 2013 дважды щелкните компьютер).

Перейдите в папку Пользовательские шаблоны Office, которая находится в папке Документы.

Щелкните шаблон и нажмите кнопку Открыть.

Внесите необходимые изменения, а затем сохраните и закройте шаблон.

Создание шаблонов

Добавление стандартных блоков в шаблон

Стандартные блоки — это многократно используемые элементы содержимого или другие части документа, которые хранятся в коллекциях и в любое время доступны для повторного использования. Стандартные блоки также можно хранить и распространять с помощью шаблонов.

Например, можно создать шаблон отчета, содержащий два типа сопроводительных писем, которые пользователи смогут выбрать при создании отчета на основе данного шаблона.

Добавление элементов управления содержимым в шаблон

Сделайте свои шаблоны гибкими, добавив и настроив элементы управления содержимым, такие как «форматированный текст», «рисунок», «раскрывающийся список» или «выбор даты».

Например, вы можете создать шаблон, который содержит раскрывающийся список. Если вы разрешите редактирование раскрывающегося списка, другие люди смогут изменять его параметры в соответствии со своими потребностями.

Примечание: Если элементы управления содержимым недоступны, возможно, вы открыли документ или шаблон, созданный в более ранней версии Word. Чтобы использовать элементы управления содержимым, необходимо преобразовать документ в формат файла Word 2013, щелкнув Файл > Сведения > Преобразоватьи нажав кнопку ОК. После преобразования документа или шаблона сохраните его.

Чтобы можно было добавлять элементы управления содержимым, отобразите вкладку Разработчик.

Выберите команды Файл > Параметры > Настроить ленту.

В раскрывающемся списке Настроить ленту выберите Основные вкладки.

Установите в списке флажок для вкладки Разработчик и нажмите кнопку ОК.

Добавление элементов управления содержимым

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора и добавьте необходимые элементы управления.

Добавление элемента управления текстом, в который пользователи могут вводить текст

В элементе управления содержимым «форматированный текст» пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым «обычный текст».

В документе щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Элемент управления содержимым или Элемент управления содержимым .

Добавление элемента управления «рисунок»

Щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Рисунок .

Вставка поля со списком или раскрывающегося списка

В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления содержимым или элемент управления содержимым .

Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

Чтобы создать список вариантов выбора, нажмите Добавить в разделе Свойства поля со списком или Свойства раскрывающегося списка.

Введите значение в поле Отображаемое имя, например Да, Нет или Возможно. Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все нужные вам значения не окажутся в раскрывающемся списке.

При необходимости задайте остальные свойства.

Примечание: Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.

Вставка элемента управления «выбор даты»

Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления «выбор даты».

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления содержимым «выбор даты» .

Вставка флажка

Щелкните в том месте, где нужно вставить элемент управления «флажок».

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления щелкните элемент управления содержимым .

Добавление элемента управления коллекцией стандартных блоков

Элементы управления стандартными блоками используются, когда необходимо предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста.

Например, элементы управления стандартными блоками полезны, когда необходимо настроить шаблон контракта и добавлять различный стандартный текст в зависимости от конкретных требований контракта. Для каждой версии стандартного текста можно создать элементы управления содержимым форматированного текста, а затем использовать элемент управления коллекцией стандартных блоков как контейнер элементов управления содержимым форматированного текста.

Элементы управления стандартными блоками также можно использовать в формах.

Щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Элемент управления содержимым коллекции .

Щелкните элемент управления содержимым, чтобы выделить его.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

Выберите значения в списках Коллекция и Категория для стандартных блоков, которые необходимо сделать доступными в элементе управления стандартным блоком.

Установка или изменение свойств элементов управления содержимым

Выберите элемент управления содержимым и нажмите кнопку Свойства в группе Элементы управления.

В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым укажите, может ли элемент управления содержимым быть удален или изменен другим пользователем, использующим шаблон.

Чтобы работать с несколькими элементами управления содержимым или несколькими абзацами текста как с одним объектом, выберите эти элементы управления или текст, а затем в группе Элементы управления нажмите кнопку Группировать.

Возьмем для примера документ «Отказ от ответственности», состоящий из трех абзацев. После группирования этих абзацев с помощью команды «Группировать» соответствующий текст невозможно будет изменить, а удалить его можно будет только как группу.

Добавление пояснительного текста в шаблон

Чтобы сделать шаблон более удобным в использовании, можно добавить пояснительный текст. Вы можете изменить пояснительный текст по умолчанию в элементе управления содержимым.

Вот как вы можете настроить пояснительный текст по умолчанию для пользователей шаблона.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите Режим конструктора.

Щелкните элемент управления содержимым, у которого вы хотите изменить замещающий пояснительный текст.

Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

Защита шаблона

К отдельным элементам управления содержимым в шаблоне можно добавить защиту, чтобы запретить удаление или редактирование определенных элементов управления содержимым или группы элементов управления. Можно также защитить все содержимое шаблона паролем.

Защита элементов шаблона

Откройте шаблон, к которому нужно добавить защиту.

Выделите элемент управления содержимым, изменения которого необходимо ограничить.

Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Группировать и выберите команду Группировать.

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым в разделе Блокировка сделайте следующее.

Установите флажок Элемент управления содержимым нельзя удалить. Это позволит изменять содержимое элемента управления, но сам элемент управления нельзя будет удалить из шаблона или созданного с его помощью документа.

Установите флажок Содержимое нельзя редактировать. Это позволит удалить элемент управления, но редактировать содержимое в элементе управления будет запрещено.

Эти параметры можно использовать для защиты текста, если он включен в шаблон. Например, если часто добавляется отказ от ответственности, защита гарантирует неизменность текста и в то же время позволяет удалить отказ от ответственности в документах, где он не нужен.

Назначение пароля для шаблона

Вот как вы можете назначить документу пароль, разрешающий удалять защиту только знающим его пользователям.

Откройте шаблон, которому нужно назначить пароль.

На вкладке Рецензирование в группе Защитить выберите команду Ограничить редактирование.

В разделе Включение защиты нажмите кнопку Да, включить защиту.

Введите пароль в поле Новый пароль (необязательно), а затем подтвердите его.

Важно: Если вы решили не использовать пароль, любой пользователь может изменить ограничения на редактирование.

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Надежный пароль: Y6dh!et5. Пример ненадежного пароля: House27. Пароль должен содержать не менее 8 символов. Чем длиннее пароль, тем он надежнее.

Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Все записанные пароли следует хранить в надежном месте отдельно от сведений, для защиты которых они предназначены.

Источник

Создание форм и шаблонов

Основные понятия

Шаблон — это файл, содержащий настройки
Word. Любой документ Word создается на основе некоторого шаблона.
Большинство создается на основе шаблона Normal.dot, который загружается
автоматически, например, при нажатии кнопки «Создать» на стандартной
панели инструментов. При открытии документа, основанного на некотором
шаблоне, последний загружается автоматически.

Форма — это защищенный документ, содержащий
поля для ввода информации и применяемый для заполнения бланков, таблиц и
других типовых документов.

Шаблоны и формы служат для автоматизации разработки типовых
документов и для организации работы с ними неквалифицированных
пользователей ЭВМ.

В редакторе Word имеется набор шаблонов для часто используемых документов. Как правило, эти шаблоны хранятся в папке MSOfficeШаблоны. Однако, пользователь может создавать и свои собственные шаблоны.

В шаблоне может храниться следующая информация:

стили;
параметры страницы и бумаги;
обычный текст, таблицы, рисунки;
формы;
макросы;
пользовательские меню;
панели инструментов и другая информация.

Стиль — это набор форматирующих команд,
сохраняемых под своим именем для многократного использования. Стиль
определяет внешний вид документа. Шаблон Normal.dot содержит несколько
стилей, в том числе стиль «Обычный», используемый при создании
большинства документов.

Создание форм

Формой может быть любой документ, содержащий поля. Существует три типа полей:
для ввода текста; флажок;
раскрывающийся список. Порядок вставки полей достаточно прост: установите курсор в позицию для ввода поля формы, обратитесь к меню Вид/Панели инструментов/Формы. На панели «Формы»
выберите один из трех типов полей. Поскольку формы очень часто
создаются для быстрой разработки типовых документов, на панели «Формы»
имеются инструменты для вставки и редактирования таблиц и для защиты
формы.

Построение формы проходит в 3 этапа:

создание текстовой основы (структуры) формы;
вставка и настройка полей формы;
защита и сохранение формы.

Первый этап является обычным оформлением документа. Для форматирования сложных документов часто используются таблицы.

О вставке полей формы говорилось выше, поэтому остановимся на их настройке.

Для настройки поля следует на панели «Формы» выбрать «Параметры поля формы». В зависимости о того какое поле выделено, откроется одно из трех окон для настройки.

Окно «Параметры текстового поля» содержит следующие основные поля:

«Тип» — позволяет выбрать тип поля формы. Если, например, выбрать
числовой тип, то при вводе текста в него будет выдано сообщение об
ошибке;
«Текст по умолчанию» — задает текст, который будет появляться в поле перед его заполнением;
«Максимальная длина» — максимальное количество символов, которое разрешается вводить в поле;
«Формат текста» — позволяет выбрать различные форматы текста для более жесткого контроля за вводом.

Окно «Параметры флажка» позволяет настроить размер флажка и его состояние по умолчанию: «Снят» или «Установлен». Флажок может быть связан с макросом, текстом справки и т.д.

Окно «Параметры поля со списком» позволяет
задать раскрывающийся список, содержащий до 25 значений, из которых
пользователь может выбирать нужное значение при заполнении поля формы.
Имеется возможность добавления, удаления и изменения порядка следования
значений.

Во всех окнах для настройки параметров полей имеется кнопка «Текст
справки», с помощью которой можно подготовить справку по каждому из
полей (в печатных документах этой цели служат подстрочные надписи). В
окне «Текст справки для поля формы» имеются две вкладки: «Строка
состояния» и «Клавиша F1». Текст справки, введенный на первой вкладке
будет автоматически выводиться в строке состояния при активизации
соответствующего поля. Справка, введенная на второй вкладке, выводится в
отдельном окне при нажатии клавиши F1.

Созданный документ можно назвать формой, если он имеет поля формы и
защищен. В незащищенном документе поля не будут проявлять необходимых
свойств. Кроме того, защищенная форма отличается тем, что ее нельзя
редактировать, а можно только заполнять поля формы. Защитить форму можно
двумя способами.

Первый способ:

выбрать меню Сервис/Установить защиту… ;
в окне «Защита документа» установить метку «Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм» и нажать
«Ok»;
при необходимости ввести текст пароля для открытия документа.

Второй способ заключается в выборе инструмента «Защита формы» на панели «Формы».

Для редактирования структуры формы защиту следует снять повторным нажатием на инструмент «Защита формы».

Создание шаблона

Выполните Файл/Создать…. В окне «Создание документа» установите метку «Шаблон», найдите и выделите шаблон «Обычный», на основе которого будет создан свой шаблон. Нажмите «Ok».
Установите требуемые параметры форматирования документа, введите
тексты и другую информацию, которую следует сохранить в шаблоне.
Выберите меню Файл/Сохранить как… и папку, в которой нужно сохранить шаблон. В поле «Имя файла» введите имя шаблона и нажмите «Ok». Расширение .dot будет добавлено к имени шаблона автоматически.

Загрузка шаблона

Существует два способа загрузки шаблона:

при открытии документа, основанного на некотором шаблоне, последний загружается автоматически;
при создании нового документа выберите меню Файл/Создать…
. В окне «Создание документа» установите
переключатель «Документ», найдите и выделите нужный шаблон и нажмите
Ok.

Контрольные вопросы

Что такое шаблон?
На основе какого шаблона создается большинство документов?
Что называется формой?
Для чего служат шаблоны и формы?
Какая информация может храниться в шаблоне?
Что называется стилем?
Какие документы могут служить в качестве формы?
Какие типы полей может содержать документ?
Как вставить поле?
Через сколько этапов проходит построение формы?
Как выполняется создание текстовой основы формы?
Каковы возможности настройки формы?
Как защитить форму?
Как создается шаблон?
Как загрузить шаблон?

Источник

Microsoft Word: шаблоны (templates)

Введение

Основополагающим фактором, предопределившим углубленное изучение мной Word и VBA, стало открытие одного из предустановленных в Word 2.0 шаблонов.
Его работа, позволяющая безошибочно произвести заполнение и форматирование сложного документа, произвела на меня неизгладимое впечатление.
Именно с тех пор возник интерес и желание полностью понять, как это устроено и для чего им можно воспользоваться.
Несколько десятилетий повседневного всестороннего применения позволяют говорить, что именно данная тема известна мне примерно на 95–99%.
Вдумчивое изучение с практической реализацией перечисленного может приблизить к этому уровню большинство пользователей.

Назначение

Шаблоны являются одним из самых мощных механизмов, встроенных в Microsoft Word, направленных на унификацию и автоматизацию работы.

Изначально, некий условный шаблон (набор характеристик) вшит в среду, а при любом изменении параметров по умолчанию, создается файл Normal.dot(m/x), куда и помещается все необходимое.
Если его удалить, то возникнет та же совокупность условий, которая была при первичной установке Word.

Немаловажным моментом является то, что клавиатурное сочетание Ctrl+N по-прежнему создает новый документ на основе шаблона Normal, минуя диалоги.

Что хранится в шаблоне?

Шаблон имеет множество предназначений и содержит (или может содержать) несколько ключевых информационных элементов.
Прежде чем приступать к разбору, хотелось бы пояснить, что при создании документа из шаблона, снимается «цифровой слепок», полностью соответствующий оригиналу.
Ну, почти.
Связь с шаблоном рвется не полностью, так как в нем по умолчанию остаются «на хранение» макросы и глоссарий (автотекст), доступные из каждого дочернего файла.
Кроме того, шаблон можно настроить в качестве источника обновления стилей.

Отсюда возникает конкретизация: что копируется из шаблона при создании документа?

Во-первых, файл уже содержит документ, даже если кажется, что он пуст.
На самом деле в нем уже создан раздел и настроены все параметры его страниц.
Раздел содержит, как минимум, один пустой абзац.

Во-вторых, мы можем заранее его заполнить содержимым любой степени сложности.

В-третьих, из шаблона будет перенесен список стилей.
И, как уже сказано, их обновление можно настроить на автоматический режим.

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Примеры вариантов шаблонов

Раздел создан исключительно с целью привести конкретику и, так сказать, немного спустить тему на землю.
Речь идет лишь о взгляде с позиции применения результирующего текста или процесса работы.
То есть того, что мы увидим, если документ распечатаем.

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Доступность

Во-первых, любой шаблон, размещенный в папке по умолчанию, доступен всегда.
Но обращение к нему будет происходить только из файлов, созданных на его основе.
Исключением является шаблон Normal.dot*,

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Учитывая всю совокупность перечисленных закономерностей, можно построить разные схемы, удобные по обстоятельствам.
Если при этом не учесть возможные противоречия, связанные с порядком поиска файла шаблона, неизбежны сбои.
Отсюда вытекает вывод о необходимости стремления к простым и очевидным решениям.
Лучшим из них будет подчинение рекомендациям текстового редактора («Настраиваемые шаблоны Office») и хранение резервных копий вне папок с документами (хотя бы убирать в подпапку).

Размещение

Вопрос имеет под собой два основания:
1) чтобы скопировать шаблон, нужно зайти в соответствующую папку;
2) создать документ из шаблона естественным путем получится только если он расположен в «правильном» месте.

Итак, папка с шаблоном по умолчанию (Normal.dot*) изменилась в процессе развития программы.
Было:

C:Documents and Settings[Имя профиля]Application DataMicrosoftTemplates

Стало:

С:Users[Имя профиля]AppDataRoamingMicrosoftTemplates

В среде русскоязычной версии Windows вы увидите «Пользователи» вместо «Users» (папка все равно называется «Users») и «Шаблоны» вместо «Templates»
и не получите доступа к папке параметров приложения, которая является скрытой и по умолчанию не отображается.
Вместо включения показа скрытых файлов, рекомендуется воспользоваться файловым менеджером, например, FAR.

Еще одно замечание. Папка с именем профиля будет называться так, как оно было сформулировано при создании.
После этого профиль может быть неоднократно переименован, но имя обсуждаемой папки сохранится в первозданном виде!
Чтобы его быстро понять, можно зайти в Проводнике в любую подпапку, например, Документов и активировать адресную строку, которая тогда будет отражать полный текущий путь.

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Кроме указанного места, существует папка для хранения личных шаблонов (шаблоны пользователя), куда следует помещать всё, что вы создаете,
так как именно она открывается при запросе в диалоге создания новых файлов с указанием типа шаблона «Личные», стандартно размещаемая в

…DocumentsНастраиваемые шаблоны Office.

Естественно, могут быть случаи, когда вы захотите сохранить шаблон отдельно, например, в папке проекта, для работы с которым он предназначен.
Но его будет не совсем удобно использовать для создания новых файлов.

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Перенос шаблона из предыдущих версий

В версиях до 2007 главный шаблон назывался Normal.dot и имел принципиально другую структуру.
Затем он был переименован в Normal.dotm, где последняя буква означает возможность сохранения макросов (программ на языке VBA)
или обычный Normal.dotx — без макросов.
Естественным образом возникает задача переноса наработанных ранее материалов.
Причем ее актуальность с годами отнюдь не сводится к нулю.

Простейшим способом будет следующий алгоритм.

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Использование

В зависимости от решаемой ситуации, роль шаблона может быть различной.
Так как выполнение этих ролей зависит от порядка работы (задействования), ряд моментов мы обсудим более подробно.

Создание и редактирование шаблона

Прежде чем использовать шаблон, его нужно создать, что понятно.
Гораздо менее очевидно, что его нужно очень тщательно продумать, ибо исправить некоторые основополагающие вещи в уже созданных на основе шаблона документах будет очень непросто или невозможно.

По своей сущности, шаблон первично сам является документом.
Именно отсюда и вытекает способ его создания — из нового документа, который следует сохранить, присвоив ему в диалоге один из типов:

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Создание документа из шаблона

Данное действие означает, что будет создан новый документ, содержащий текст, оформление страниц и колонтитулов, а также набор стилей, присутствующих в шаблоне.
Кроме того, при открытии такого файла, автоматически дополнительно открывается (подключается) его шаблон с предоставлением пользователю доступа к содержанию последнего (автотекст, макросы).

Для Word 2016 запуск осуществляется через вкладку ленты Файл.

«Новый документ» означает создание файла из шаблона Normal.dot(m/x), что дублируется горячей клавишей Ctrl+N.

Надпись «К сожалению, нам не удалось загрузить популярные шаблоны, поэтому они сейчас не отображаются.» выводится в связи с автономностью работы.
Устранить этот сбой можно нажатием на надписи «Автономная работа», в результате чего вы увидите перечень стандартных шаблонов.

Наконец, пункт «ЛИЧНЫЕ» предоставляет доступ к созданию файлов из набора пользовательских шаблонов.

Для Word 2003

English

English

Подключение шаблона к существующему документу

Такое использование имеет целый ряд ограничений.
Однако, давайте сначала вспомним, зачем это может понадобиться?

Доступ к макросам.
Доступ к глоссарию.
Автообновление стилей.

Доступ к настройке присоединенного шаблона в Word 2016

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Для осуществления работы нужно четко понимать вопрос размещения шаблонов в файловой системе, так как вам откроется та папка, где располагается текущий шаблон.
Искать тот, который вам нужен, придется самостоятельно.

Для Word 2003

English

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Обновление стилей

Как уже сказано выше, за это отвечает флажок «Автоматически обновлять стили» диалога «Шаблоны и надстройки».
Разберем чуть подробнее, что происходит.

Ключевым моментом является установка флажка и последующее сохранение документа, без чего механизмы работать не будут.
Эта очевидная процедура является источником критических ошибок: флажок пометили, но документ не сохранили и при закрытии он исчез.
Винить в этом можно только себя.

При повторном открытии документа Word считает имя шаблона и откроет его (если найдет).
Далее будет обнаружена настройка автообновления стилей и произойдет полное сравнение стилей шаблона со стилями документа.
В случае обнаружения любого расхождения, в стиль документа будет внесена корректировка, так, чтобы он соответствовал шаблону.

Но конкретный стиль можно обновить и вручную….

….

Обобщение

Поскольку ситуация при описании почти всегда имеет множество решений, сборное краткое резюмирование выглядит разумным.
Своего рода ответ на вопрос: «А как сделать то-то…»?

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

….

Внедрение шаблона

После создания и отладки шаблона, его нужно внедрить.
Все примитивно, когда он создан для личного использования, так как вы его сделали для облегчения своего труда, вам и наслаждаться преимуществами технологии.

Но все становится намного сложнее, если пользователем (пусть и единственным) шаблона окажется другой человек.
В достаточно большом числе случаев он будет всем недоволен, а в основу этого ляжет невозможность самостоятельного исправления.
Если же вы предоставите человеку такую возможность, то ему все будет крайне неудобно, и неаккуратность вкупе с размножением собственных ошибок может вызвать самую бурную реакцию.
Я не отговариваю, а всего лишь информирую о крайне вероятных событиях, чтобы вы были к этому готовы и сделали все возможное, чтобы такого не случилось.

А вот в этом месте я хочу высказать дополнительное предостережение.

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

….

Защита шаблона

Защита «от дурака» и защита своих авторских прав идут здесь рука об руку.
Сразу оговорюсь что в Word можно защитить от изменений далеко не все, что хотелось бы.
Что именно?

Первым делом нужно сказать о проекте, то есть макропрограммах и формах на VBA.
Доступ осуществляется через среду редактора VBA (VBE).

Еще раз обращаю внимание, что интерфейс там имеется только на английском языке.

….

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

….

Недостатки и достоинства работы с шаблонами

Поскольку всё должно быть обосновано, и всё имеет свою цену, необходимо принимать взвешенные решения, опираясь на понятные аргументы.
Перечни будут формироваться постепенно.

Достоинства.

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Недостатки.

Изначально раздел предполагался как «Расплата за использование шаблонов», что тоже верно.

Доступ к этим материалам предоставляется только зарегистрированным пользователям!

Источник

Работа приложения Microsoft Word с настройками по умолчанию начинается с чистого листа – как в прямом, так и в переносном смысле. Начать работу с текстовым редактором не с чистого листа при желании можно, взяв за основу шаблон Word – готовый документ с примененным форматированием, определенными параметрами листа и содержимым. Для приложений пакета Microsoft Office предусмотрен огромнейший перечень шаблонов из различных сфер: производственные и учебные бланки, образцы деловой переписки, объявления, резюме, календари, буклеты, брошюры, плакаты, листовки и т.п. Шаблоны призваны облегчить работу пользователей, сориентировать или вдохновить их, а также наглядно продемонстрировать возможности самого текстового редактора. Шаблоны для Word можно посмотреть и скачать на специальном сайте Microsoft. Но более удобным местом презентации и получения шаблонов является само приложение Microsoft Word, в него интегрирован доступ к базе шаблонов в Интернете. Открыв меню «Файл» — «Создать», можем просмотреть шаблоны в имеющихся тематических подборках или поискать образцы на другие тематики при помощи внутрибазового поисковика.

Создание шаблона

При нажатии кнопки создания документа с выбранным шаблоном он тотчас же будет скачан с Интернета и открыт в окне Word.

Образцы в Интернете – это хорошо, но как создать свои шаблоны, хоть на базе предлагаемых Microsoft, хоть сформированных самостоятельно, и упростить работу с ними в приложении Word? Ниже рассмотрим, как изменить шаблон по умолчанию, запускаемый вместе с Word, а также сформировать коллекцию личных шаблонов.

1. Изменение шаблона по умолчанию Normal.dotm

Шаблон, запускаемый вместе с Microsoft Word – это файл Normal.dotm. С настройками по умолчанию он являет собой обычный чистый лист А4 с определенным шрифтом, интервалом и предустановленной коллекцией стилей форматирования. Любые изменения, проделанные с документом на базе шаблона по умолчанию, будут сохранены только для конкретного документа – файла с расширением «.docx» (или «.doc»). Чтобы каждый раз при запуске Microsoft Word появлялся не чистый лист, а лист с данными (например, бланк предприятия) или тот же чистый лист, но с другими предустановками инструментов документа, необходимо изменить содержимое шаблона Normal.dotm. В версиях Microsoft Word 2007, 2010, 2013 и 2016 это делается следующим образом.

В первую очередь подготавливаем шаблон: берем любой из имеющихся документов Word или создаем новый. Настраиваем его под себя – выбираем макет листа, шрифт, интервал, добавляем подложку, колонтитулы, текст или таблицу, формируем свою коллекцию стилей и т.п.

Изменение шаблона по умолчанию

По итогу сохраняем документ под именем «Normal», а в качестве типа файла указываем «Шаблон Word с поддержкой макросов». Сохраняем в любом удобном месте на диске.

Сохранение документа

Закрываем приложение Microsoft Word. Только что созданный файл Normal.dotm открываем в окне проводника, вырезаем или копируем его.

Далее жмем клавиши Win+R и запускаем команду:

appdata

Откроется системная папка «AppData». Здесь проходим путь:

Roaming — Microsoft — Templates (или Шаблоны)

Удаляем исходный файл Normal.dotm, а вместо него вставляем из буфера отредактированный Normal.dotm.

2. Создание коллекции личных шаблонов

Кроме редактирования основного шаблона Normal.dotm, упростить работу с большим документопотоком можно, создав коллекцию личных шаблонов. Тогда как Normal.dotm будет шаблоном для документов, с которыми работа проводится преимущественно, в коллекцию личных шаблонов могут войти образцы документов, используемых реже. Для хранения коллекции личных шаблонов пользователей приложения Microsoft Office при установке создают специальную папку «Настраиваемые шаблоны Office» внутри папки «Документы» пользовательского профиля. Изначально она пустая, заполнить ее можно, сохранив в эту папку любой отредактированный документ Word в формате шаблона. Для этого при сохранении документа необходимо выбрать тип файла «Шаблон Word» или «Шаблон Word с поддержкой макросов».

Коллекция личных шаблонов доступна внутри приложения Microsoft Word. Чтобы задействовать любой из своих шаблонов, при создании нового документа необходимо переключиться на вкладку «Личные».

3. Как не потерять свои шаблоны при сбое работы Windows

Шаблоны – и Normal.dotm, и коллекция личных – хранятся на диске системы С, не самом надежном месте компьютера. При критическом сбое работы Windows и, как следствие, ее переустановки, со всеми своими наработками можно распрощаться навсегда. Чтобы не потерять свои шаблоны, необходимо обеспечить хранение их копий на несистемном разделе, съемном носителе или в «облаке». Хранение копии – это единственный вариант уберечь шаблон Normal.dotm, поскольку его местонахождением должен быть рассмотренный выше путь внутри папки «AppData». А вот коллекцию личных шаблонов на несистемном диске можно хранить постоянно, указав приложению Microsoft Word новый путь хранения. Как это сделать?

Перемещаем папку «Настраиваемые шаблоны Office» из папки «Документы» на другой диск, в нашем случае D. Запускаем приложение Word, жмем «Файл» — «Параметры». В окне параметров переключаемся на вкладку «Сохранение» и ищем графу «Расположение личных шаблонов по умолчанию». В этой графе нужно указать новый путь хранения личных шаблонов. Поскольку кнопка обзора для этой настройки не предусмотрена, новый путь прописываем вручную (или копируем его в проводнике и вставляем).

Отличного Вам дня!

Источник

Читайте также

Тела шаблонов

Разрешение конфликтов шаблонов

Создание шаблонов

Использование шаблонов титров

Создание библиотек шаблонов

Создание шаблонов

Создание пользовательских шаблонов

1.26. Использование экспортируемых шаблонов

Использование шаблонов Word

Глава 13 Использование MS Word: работаем с документами

Создание шаблонов Joomla!

Создание собственных шаблонов

Практическая работа 36. Использование шаблонов и тем

Создание шаблона документа в Microsoft Word

Что такое шаблоны в Ворде

Создание собственного шаблона

Создание шаблона на основе существующего документа или стандартного шаблона

Добавление стандартных блоков к шаблону

Добавление элементов управления содержимым к шаблону

Добавление элементов управления содержанием

Добавление пояснительного текста к шаблону

Как использовать шаблон

Создание шаблонов

Добавление стандартных блоков в шаблон

Добавление элементов управления содержимым в шаблон

Добавление элементов управления содержимым

Добавление элемента управления текстом, в который пользователи могут вводить текст

Добавление элемента управления «рисунок»

Вставка поля со списком или раскрывающегося списка

Вставка элемента управления «выбор даты»

Вставка флажка

Добавление элемента управления коллекцией стандартных блоков

Установка или изменение свойств элементов управления содержимым

Добавление пояснительного текста в шаблон

Защита шаблона

Защита элементов шаблона

Назначение пароля для шаблона

Создание форм и шаблонов

Основные понятия

Создание форм

Создание шаблона

Загрузка шаблона

Microsoft Word: шаблоны (templates)

Введение

Назначение

Что хранится в шаблоне?

Примеры вариантов шаблонов

Доступность

Размещение

Перенос шаблона из предыдущих версий

Использование

Создание и редактирование шаблона

Создание документа из шаблона

Подключение шаблона к существующему документу

Обновление стилей

Обобщение

Внедрение шаблона

Защита шаблона

Недостатки и достоинства работы с шаблонами

1. Изменение шаблона по умолчанию Normal.dotm

2. Создание коллекции личных шаблонов

3. Как не потерять свои шаблоны при сбое работы Windows