Шаблон делового письма word

Хотите откликнуться на предложение вакансии? Нужно отправить сердечную благодарность? Начните с бесплатного шаблона письма от Майкрософт. Шаблон письма для Word легко использовать, и он содержит готовые рекомендации по содержимому и макету.

Существует целый ряд шаблонов писем для различных целей: от шаблона формального делового письма для клиентов до шаблона дружественного личного письма для бабушки. Особенно полезен формат письма, предназначенный специально для непростых писем, например для рекомендаций или писем об увольнении. Эти шаблоны писем содержат пример текста, который можно настроить или изменить под свои потребности.

Также существует ряд бесплатных шаблонов писем с сообщениями касательно здравоохранения и льгот, которые подходят для медицинских учреждений и малых предприятий. И, конечно же, никакая коллекция не будет полной без шаблона письма Деду Морозу! Вашим детям оно очень понравится.

Используйте шаблон письма для Word, чтобы разослать свое сообщение и произвести впечатление. Ознакомьтесь с коллекцией прямо сейчас.

Деловое письмо — образец и пустой бланк

⏬Деловое письмо — образец и пустой бланк — документ доступен для скачивания с нашего сайта. Воспользуйтесь прямыми ссылками для загрузки. Скачайте пример заполнения и пустой бланк в форматах для открытия в программах Word и Excel. Распечатайте и заполните правильный образец документа. Во избежании ошибок используйте инструкцию по заполнению.

Размер файла: 27 Kb. Скачиваний: 100668. Формат документа: doc

Деловое письмо – письменное извещение к партнерам и деловым агентам. Предназначено для плодотворного сотрудничества. Письма бывают разных видов, от запросов до гарантий, но их объединяет общий строгий стиль изложения. Содержание пишется официально, без художественных оборотов.

В содержании внимание уделяется составителю и адресату. Тело текста – конкретное сообщение, выражающее просьбу, требование или другую потребность изготовителя. К примеру, можно давать объяснения, почему произошла задержка заработной платы. Текст подписывается первым лицом организации – директором или председателем.

Важно помнить простое правило – не рекомендуется составлять объемные документы. Получатель сообщения, как правило, уделяет около минуты своего времени на прочтение акта. Следует излагать только конкретные факты, без лишних умозаключений.

Интересные материалы по теме:

• Отчёт о финансовых результатах (форма 2) — скачать бесплатно
• Протокол разногласий к договору — образец и пустой бланк
• Рекламация — скачать образец и пустой бланк

Загрузка документа
«Деловое письмо»

Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Гарантийное письмо на погашение ссуды
• Благодарственное письмо воспитателю
• Благодарственное письмо врачу
• Благодарственное письмо за сотрудничество
• Благодарственное письмо организации
• Благодарственное письмо родителям
• Благодарственное письмо сотруднику
• Благодарственное письмо ученику
• Благодарственное письмо учителю
• Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса
• Гарантийное письмо о приеме на работу
• Гарантийное письмо об оплате
• Информационное письмо
• Письмо-запрос
• Письмо-напоминание

                                                  Повинуясь правилу, я не выбираю.

                                                  Правилу я следую слепо.

                                                                                Людвиг Витгенштейн

Как вы уже знаете, с 1 июля 2017 года вводится в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016). Эксперты обсуждают недочеты и противоречия нового стандарта. Однако в любом случае нам предстоит по нему работать… Расскажем о том, как разработать шаблон исходящего письма организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 и как защитить документ от изменений.

УЧИТЫВАЕМ ТРЕБОВАНИЯ НОВОГО ГОСТА

Одна из статей предыдущего номера журнала была посвящена новациям ГОСТ 7.0.97-2016[1].

Вспомним те из них, которые важно учитывать при разработке шаблона документа.

Разметка шаблона письма. Начнем со схемы расположения реквизитов, которая была приведена в прошлом номере журнала (рис. 1).

На ней наглядно показаны границы зон, в которых должны располагаться реквизиты документа на бланке формата А4 в соответствии с требованиями нового стандарта. Эту разметку и возьмем за основу при разработке шаблона письма.

Чтобы настроить параметры полей, отступов, интервалов шаблона, заходим во вкладку Разметка страницы (рис. 2).

Нововведения стандарта. При разработке шаблона письма необходимо учесть те изменения, в оформлении документов, которые вводит новый ГОСТ Р 7.0.97-2016:

■ Стандарт зафиксировал предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Calibri № 14. Допускается использовать приближенные по начертанию шрифты, а также шрифты меньшего размера.

■ Номер страницы проставляется посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

■ Рекомендуемый абзацный отступ – 1,25 мм.

■ Коды организации ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП теперь включены в состав реквизита «Справочные данные об организации».

■ ГОСТ выделяет реквизиты «Эмблема» и «Товарный знак» (раньше был один реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»). Они помещаются либо посередине верхнего поля шаблона над реквизитом «Наименование организации – автора документа» (на расстоянии 10 мм от верхнего края листа), либо слева на уровне реквизита «Наименование организации – автора документа».

■ Реквизит «Отметка об исполнителе» может быть размещен в нижнем колонтитуле шаблона, причем набран шрифтом меньшего размера.

СОЗДАЕМ ШАБЛОН ПИСЬМА

Попробуем создать шаблон для продольного бланка исходящего письма организацции. Приведем пошаговый алгоритм.

■ Шаг 1. Задаем размеры полей:

– левое поле – 20 мм;

– правое поле – 10 мм;

– верхнее поле – 20 мм;

– нижнее поле – 20 мм.

■ Шаг 2. Вносим сведения в реквизит «Справочные данные об организации» (реквизит 08) и вставляем изображение эмблемы. Используем шрифт Arial, № 12.

В реквизите указываем полное и краткое наименование организации (в соответствии с уставом), почтовый адрес организации (дополнительно можно указать местонахождение юридического лица, если оно не совпадает с почтовым адресом), номера телефона и факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Над реквизитом «Справочные данные об организации» размещаем реквизит «Эмблема» (реквизит 02) (в нашем примере – изображение солнца).

Итак, мы заполнили реквизит «Справочные данные об организации» и вставили изображение эмблемы организации. В нашем примере это выглядит так, как показано на рис. 3.

■ Шаг 3. Защищаем реквизит «Справочные данные об организации» от редактирования. Самый простой способ запретить пользователям вносить любые изменения – вставить его в шаблон письма как рисунок.

Для этого с помощью штатного средства MS Word «Ножницы» вырежем нужную нам картинку.

Найти этот инструмент просто: кликаем по значку Windows в левом нижнем углу экрана или нажимаем клавишу Windows на клавиатуре – откроется окно, где в строке поиска пишем «ножницы» (рис. 4).

Открываем эту программу щелчком мыши и в появившемся окне нажимаем кнопку Создать (рис. 5).

Далее мышкой выделяем тот объект, который мы хотим сохранить как рисунок, – появится окно с изображением вырезанного фрагмента (рис. 6).

Теперь картинку нужно сохранить. Для этого нажимаем вкладку Файл, затем – Сохранить как, после чего присваиваем файлу имя и выбираем место хранения. Рисунок будет сохранен в формате PNG.

Теперь вставляем рисунок в будущий шаблон согласно расположению реквизитов, указанных на схеме (рис. 1).

■ Шаг 4. Вставляем поля для заполнения реквизитов «Дата документа» (10), «Регистрационный номер документа» (11), «Ссылка на регистрационный номер документа (12) – все согласно нашей схеме (рис. 1).

Эти реквизиты располагаются ниже слева под реквизитом «Справочные данные об организации» и выглядят так, как показано на рис. 7.

Начнем с поля для реквизита «Дата документа». Сначала нужно активировать вкладку Разработчик. В MS Word 2013 для этого нужно совершить следующие действия: нажимаем Файл, далее – Параметры. В открывшемся окне выбираем опцию Настроить ленту. Настраиваем ленту Основные вкладки, а точнее, ставим галочку рядом с вкладкой Разработчик и нажимаем ОК (рис. 8).

Теперь переносим курсор на строку, где должен проставляться реквизит «Дата документа». Далее во вкладке Разработчик открываем меню Элементы управления и в блоке Инструменты из предыдущих версий нажимаем кнопку Поле (элементы управления формами) (рис. 9).

Добавленное поле будет выглядеть так: 

Аналогичным образом добавляем поля для других реквизитов шаблона: «Регистрационный номер документа», «Ссылка на регистрационный номер документа», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Текст», «Отметка об исполнителе» и т.д.

■ Шаг 5. Задаем параметры текстовых полей. Если дважды кликнуть по любому из добавленных полей, откроется диалоговое окно Параметры текстового поля. В нем задаем нужные параметры для текстов реквизитов (рис. 10).

Для большей части полей в нашем шаблоне смело указываем тип данных «Обычный текст» (рис. 10). Можно заполнить строку «Текст по умолчанию» – размещенный здесь текст будет автоматически подставляться в поле при подготовке письма в этом шаблоне. Также при желании задаем формат текста (прописные буквы, строчные буквы и т.д.). Также мы можем ограничить длину размещаемого в поле текста.

Параметры текстового поля для реквизита «Дата документа». Для этого реквизита необходимо указать тип данных «Дата» (рис. 11).

Задаем другие параметры для поля реквизита «Дата»: если нужно, заполняем строку «Дата по умолчанию» – указанная дата будет автоматически подставляться в поле. Также выбираем формат даты (традиционный – dd.MM.уууу).

■ Шаг 6. Подписываем текстовые поля шаблона. В шаблоне все текстовые поля будут иметь вид серых прямоугольников. Однако нам важно, чтобы пользователь, открывший шаблон письма, без раздумий понимал, где и какая информация должна быть отражена. Иными словами, необходимо эти поля подписать. Это также несложно сделать. Перемещаем курсор в одно из полей, вводим в поле текст-подсказку и переходим к следующему полю (не нажимая клавишу Enter).

В конечном итоге шаблон нашего письма получится таким, как показано на рис. 12.

■ Шаг 7. Добавляем всплывающие подсказки. Для удобства работы с шаблоном письма можно сделать всплывающие подсказки к полям. Чтобы создать подсказку, выделяем поле, к которому хотим ее привязать, и открываем вкладку Вставка. Далее в разделе Ссылки выбираем Закладка (рис. 13).

В открывшемся диалоговом окне в поле Имя закладки вводим название закладки (без пробелов) и нажимаем Добавить (рис. 14).

Закладка добавлена. Теперь нам нужно «связать» ее с подсказкой. Для этого нажимаем сочетание клавиш CTRL+K. Откроется новое диалоговое окно Вставка гиперссылки, в котором в разделе Связать с: выбираем Место в документе и указываем нашу закладку. Далее в этом же окне жмем на кнопку Подсказка (рис. 15).

Откроется диалоговое окно Подсказка для гиперссылки. Вводим текст подсказки. В нашем случае это фраза «Введите дату документа». Нажимаем ОК (рис. 16).

После этого внешний вид поля немного изменится. Теперь при наведении на него курсора будет всплывать подсказка (рис. 17).

Таким же образом добавляем подсказки к остальным полям.

ОГРАНИЧИВАЕМ РЕДАКТИРОВАНИЕ ШАБЛОНА

Что касается мер защиты, то здесь они также необходимы, но есть, как всегда, нюансы.

Нас интересует, как ввести ограничения на редактирование шаблона – разрешить пользователям только вводить данные в поля форм.

Чтобы ограничить редактирование, во вкладке Рецензирование выбираем команду Ограничить редактирование. Справа откроется одноименная панель (рис. 18).

Здесь мы устанавливаем ограничения для пользователей, которые будут работать с шаблоном.

Ставим галочку в поле Ограничения на редактирование и разрешаем только ввод данных в поля форм (рис. 19).

Добавим, что такое ограничение на редактирование позволяет также зафиксировать расположение реквизитов в бланке письма.

Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2023 году, и пойдет речь ниже.

Деловое письмо – что это?

Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

• оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
• рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
• пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
• резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
• поздравления и благодарности.

Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

Также официальное письмо должно быть:

• емким;
• грамотным;
• сформированным по правилам делового этикета.

Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.

При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.

Шаблоны оформления для делового письма (пустые):

Образец официального делового письма

Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.

Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)

Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.

Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:

• этикета;
• делопроизводства.

Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:

• дата ставится в соответствии со страной-адресатом (США – месяц.число.год, Англия – число.месяц.год);
• обращение к получателю зависит от его семейного положения (Mr или Mrs к лицам в браке, Miss либо Mr к незамужним и неженатым, Ms – при незнании статуса женщины);
• адрес в формате «офис, № дома, улица, индекс, штат/графство, страна»;
• обращение заканчивается двоеточием (США) или запятой (Англия).

В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».

Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)

Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:

• одна сторона производит продукцию;
• вторая заинтересована в ее приобретении.

Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.

В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.

В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.

Деловое письмо – просьба (+образец оформления)

Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:

• отправка образцов товара;
• получение допсведений о продукции;
• согласование действий и не только.

Характерная черта корреспонденции этого вида – основная часть начинается со слов «Просим Вас…». Или с иных вежливых обращений подобного характера. Если необходимо высказать несколько просьб, то их правильнее будет указывать в виде списка. Важно изложить просьбу таким образом, чтобы отразить выгоду ее выполнения для адресата.

Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)

Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.

Гарантии могут разными:

• произвести оплату в установленные сроки;
• отгрузить товар;
• предоставить те или иные образцы продукции;
• принять на работу сотрудника и не только.

В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.

Письмо партнерам (+образец оформления)

Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:

• Смена графика работы;
• о пролонгации договора;
• о внесении корректировок в список ответственных сотрудников и так далее.

В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.

Полезная информация: Самые лучшие банки для ИП

Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.

Письмо обращение (+образец оформления)

Главная цель текста – смотивировать получателя:

• рассмотреть вопрос;
• выполнить что-либо.

Обычно с помощью этого вида переписки:

• запрашивается информация;
• доносятся сведения до адресата;
• излагаются просьбы разного характера.

Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.

Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.

• Скачать бланк письма обращения
• Скачать образец письма обращения

Письмо руководителю (+образец оформления)

Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:

• просьбу;
• обращение;
• требование.

Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:

• продажа некачественного товара;
• отмена сделки купли-продажи товаров;
• просьба о замене товара и не только.

• Скачать письмо руководителю — образец 1
• Скачать письмо руководителю — образец 2

Шаблон прикреплен ниже.

Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.

Письмо в компанию (+образец оформления)

Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.

Один из вариантов приведен ниже.

Письмо контрагенту (+образец оформления)

Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:

• обсуждение сроков оплаты товара;
• просьба о зачете взаимных требований;
• информирование о смене расчетных счетов и так далее.

По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.

Правила написания делового письма в 2023 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Виды деловых писем

Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.

Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:

• требующие ответа;
• не требующие ответного послания.

В первую группу попадают:

• обращения;
• требования;
• предложения и не только.

Во вторую включают:

• инструкции;
• приглашения;
• рекомендации;
• поздравления;
• благодарность;
• подтверждения в получении товара/услуги.

Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.

Деловая корреспонденция делится и по характеру:

• коммерческая;
• некоммерческая.

Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:

• запрос;
• оферта;
• претензия;
• напоминание.

Некоммерческая корреспонденция:

• предупреждение;
• просьба;
• информационная рассылка и так далее.

Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:

• свободная форма с авторским текстом;
• написание по строго установленному образцу деловых писем.

Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:

• циркуляр – направляется одновременно нескольким лицам либо организациям;
• обычное – уходит от одной стороны другой;
• коллективное – подписывается группой и отправляется одному адресату.

Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:

• факсовое сообщение;
• электронная почта;
• почтовое отправление в конверте.

Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.

Основные ошибки в оформлении делового письма

При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

Самые распространенные варианты приведены в списке:

• излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
• использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
• тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
• склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
• устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
• похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
• ошибки в числительных;
• двойные кавычки.

Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

• перемена местами структурных частей документа;
• несоблюдение правил оформления;
• использование в письме фамильярных обращений;
• неполные реквизиты.

Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.

Шаблон от Vertex42 является коротким и поставляется с бонусной квитанцией о пожертвовании в конце. Это идеально подходит для предоставления вашим донорам того, что им нужно для уплаты налогов, в то время как вы благодарите их одновременно.

6. Интервью Спасибо

Если вы были на охоте на работу, то вы знаете, насколько тяжелой может быть конкуренция. Итак, если вам посчастливилось попасть на собеседование, обязательно отправьте ему письмо с благодарностью.

Этот шаблон с веб-сайта шаблона Microsoft Office имеет готовую формулировку, и вы можете настроить и персонализировать ее по мере необходимости. Просто добавьте контактную информацию, измените, как вам нравится, и отправьте ее для лучшего шанса с вашим потенциальным работодателем.

Письма о работе

7. Письмо об отставке

Когда приходит время прощаться с текущим работодателем, почти всегда уместно и часто требуется подать официальное заявление об увольнении. В письме должно быть указано как минимум ваше рабочее место и последняя дата службы.

Tidy Forms имеет шаблон, который включает в себя язык, касающийся подписания контракта с вашим новым работодателем, если это необходимо. Или вы можете просто удалить этот абзац и заполнить все остальное для профессиональной и официальной отставки.

8. Письмо (предложение) о принятии

Как только вы получаете предложение о работе, часто требуется письмо о принятии. Это обеспечивает официальное принятие позиции и повторяет ее детали для полного понимания между сторонами.

Vertex42 имеет шаблон, который объясняет, что именно вы должны включить, и вы можете выразить свое общение своими словами.

9. Письмо (предложение) отклонения

Если вы получили предложение о работе, которое вы не хотите принимать, вам потребуется письмо с отказом. Это не только формальный способ отклонить предложение, но также позволяет вам оставаться профессионалом для будущей связи с интервьюером и компанией.

Также из Vertex42 этот шаблон позволяет вам выразить своими словами, почему вы отклоняете предложение, но в то же время предоставляет руководство.

10. Письмо о расторжении

Если вы в настоящее время находитесь в положении, когда увольнение сотрудников является частью вашей работы, то разумным вариантом будет иметь шаблон письма об увольнении. Для большинства этот тип задач достаточно неприятен, поэтому шаблон облегчит работу.

Еще один полезный шаблон, связанный с работой от Vertex42 , — письмо о расторжении, которое проведет вас через необходимые пункты. С официальной и конкретной датой расторжения, причинами, предварительными предупреждениями и подробностями о товарах компании и компенсации, этот шаблон идеален.

11. Рекомендательное письмо

Дополнительным шаблоном, который пригодится вам, если вы обладаете полномочиями, является рекомендательное письмо. Нравится вам это или нет, но компании все время теряют хороших сотрудников. И, если кто-то попросит вас предоставить рекомендательное письмо, шаблон, безусловно, поможет вам сказать правильные слова. письмо

Из Microsoft Office этот шаблон имеет немного больше шума, чем другие шаблоны писем, но не выходит за рамки. Язык профессиональный и актуальный.

Специфично для Word 2016

Если вы являетесь пользователем Microsoft Word 2016, то, возможно, вы уже изучили множество доступных шаблонов.

Просто зайдите в File и затем выберите New, чтобы открыть раздел шаблона. Вы можете выбрать Бизнес под окном поиска, а затем Письма справа. Или просто введите слова Business Letters в поле поиска, чтобы отобразить результаты.

Вот лишь несколько шаблонов деловых писем, которые вы можете найти в Word.

12. Тендерное письмо

В большинстве случаев официальное принятие заявки требуется в письменном виде. Хранение шаблона письма для этой ситуации под рукой означает, что вы можете ускорить общение и начать действовать.

13. Письмо-разрешение

Когда придет время начинать работу, вы можете использовать официальное письмо для официального запуска. Это может повторить условия и особенности для работы под рукой. Хотя этот шаблон предлагает язык, относящийся к домашнему проекту, вы можете легко настроить его для профессиональных ситуаций.

14-15. Шаблоны с темами

Если вам не нужны рекомендации, но вы хотите, чтобы все сообщения были единообразными, в Word есть несколько шаблонов с привлекательными темами.

Первый шаблон имеет приятное форматирование с чистым внешним видом. Небольшой всплеск цвета сверху и для приветствия делает этот базовый бизнес-шаблон стильным, но при этом заниженным.

Второй шаблон предоставляет немного больше с рамкой страницы и выделенным разделом с информацией о компании вверху. Если вы хотите выйти за рамки базовых, но не чрезмерно, это привлекательный вариант.

Вы используете шаблоны деловых писем?

Составляете ли вы деловые письма на регулярной основе или просто время от времени, наличие шаблона, безусловно, может сэкономить время. и укажите, в каком направлении вы пишете.

Мы пропустили шаблон делового письма, который вы хотели бы увидеть? Поделитесь своими мыслями в комментариях ниже!

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail

Подписаться на
журнал на почте

Подписаться на
журнал сейчас

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно «встречают по одежке». Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

• название организации;
• физический адрес организации;
• телефон и факс;
• web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

Генеральному директору
ООО «Рассвет»
Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» — «Вставить автотекст» — «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример:

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:
1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;
2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

Шаблоны и формы

Инструкция: составляем официальное письмо в организацию

Официальное письмо — это документ, который используется в деловой переписке для решения различных вопросов. Его содержание зависит от цели написания, но включает ряд обязательных реквизитов.

Какие есть виды деловой корреспонденции

Деловая переписка осуществляется по разным вопросам, ее классифицируют по следующим основаниям:

1. Назначение (цель): коммерческие предложения, запросы, претензии, информационные, гарантийные и сопроводительные письма, отказы, приглашения и выражение благодарности.
2. Адресат: обычная (адресуются одному лицу) и циркулярная (отправляются нескольким адресатам).
3. Содержание: регламентированные документы (предусматривают наличие определенных условий, например претензия) и нерегламентированные (составляются в свободной форме, нет обязательных требований к содержанию).

Содержание делового письма и требования к нему

Общими требованиями к содержанию документа являются:

• актуальность и достоверность информации;
• лаконичность и информативность изложения;
• использование простых и точных формулировок, отсутствие специфической лексики, сленга, неизвестных и непонятных сокращений;
• деловой и вежливый стиль изложения;
• грамотность, отсутствие исправлений, опечаток, помарок;
• корректное и уважительное обращение.

Официальное деловое письмо обязательно содержит:

• дату составления;
• достоверные реквизиты отправителя, чтобы адресат мог точно установить, от кого поступил документ, и получателя, включая вежливое адресное обращение;
• причины и цель, которые послужили его написанию;
• подпись отправителя с расшифровкой и печать (при наличии).

Примеры

Негосударственный фонд помощи ветеранам

г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2

Директору ООО «Помещение»

Петрову П.П.

г. Москва, ул. Коммерческая, 1а

Уважаемый Петр Петрович!

Негосударственный фонд помощи ветеранам выражает признательность за оказанную Вами помощь и приглашает принять участие в благотворительном вечере, который состоится 15.02.2021 по адресу: г. Москва, 1-й бюджетный проезд, д. 2. Подробная программа мероприятия прилагается.

С уважением,

директор фонда _______________________ Иванов И.И.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

Еще один пример:

Правила оформления деловых бумаг

Установленной законодательно формы нет, при составлении документа ориентируемся на ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• текст печатается через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине листа;
• абзацный отступ составляет 1,25 см;
• рекомендуется использовать распространенные бесплатные шрифты размером 12, 13, 14;
• рекомендуемые формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить…»); от третьего лица единственного числа («общество предлагает рассмотреть…»); от первого лица единственного числа («прошу рассмотреть…»);
• применяем вступительное обращение «Уважаемый (ая) …!» и заключительную этикетную фразу «С уважением, …».

Кто и на чье имя пишет

Документ от физического лица оформляется от его имени либо от имени его представителя, внизу ставится подпись отправителя или его поверенного.

Если отправителем и/или получателем выступает юридическое лицо, то корреспонденция оформляется от имени (на имя) руководителя организации. В некоторых случаях внизу документа указывается ответственный исполнитель, в основном используется при ответах от государственных/муниципальных органов.

Как отправить в организацию деловое письмо

Направить деловые бумаги другой стороне допускается несколькими способами:

1. Электронная почта. Обязательно заполняйте строку «Тема» в электронном сообщении. Если вопрос срочный, укажите на важность документа.
2. Почтовое отправление (Почтой России или различными курьерскими службами). Подходит для случаев, когда требуется подтвердить отправку документа, например в случае направления претензии. Используйте заказное письмо с уведомлением о вручении.
3. Факс. Часто используется, когда заинтересованную сторону требуется немедленно уведомить по какому-либо вопросу.

Выбор способа зависит от цели документа, срочности вопроса и установившихся между сторонами отношений.

Установлены ли сроки для ответа

Срок ответа и его необходимость зависят от характера делового документа, который поступил, например:

• если бумага носит информационный характер, то допустимо оставить ее без ответа;
• если речь идет о приглашении, то ответ на него следует направить, срок зависит от даты мероприятия;
• если поступила претензия, то ответ следует подготовить в обозначенные в ней сроки.

Об авторе статьи

Самоловских Наталья

Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Вместе с эти материалом часто ищут: