Protect an Excel file
To prevent others from accessing data in your Excel files, protect your Excel file with a password.
Note: This topic covers file-level protection only, and not workbook or worksheet protection. To learn the difference between protecting your Excel file, workbook, or a worksheet, see Protection and security in Excel.
-
Select File > Info.
-
Select the Protect Workbook box and choose Encrypt with Password.
-
Enter a password in the Password box, and then select OK.
-
Confirm the password in the Reenter Password box, and then select OK.
Warning:
-
Microsoft cannot retrieve forgotten passwords, so be sure that your password is especially memorable.
-
There are no restrictions on the passwords you use with regards to length, characters or numbers, but passwords are case-sensitive.
-
It’s not always secure to distribute password-protected files that contain sensitive information such as credit card numbers.
-
Be cautious when sharing files or passwords with other users. You still run the risk of passwords them falling into the hands of unintended users. Remember that locking a file with a password does not necessarily protect your file from malicious intent.
Need more help?
You can always ask an expert in the Excel Tech Community or get support in the Answers community.
See Also
Protect a workbook
Protect a worksheet
Protection and security in Excel
Need more help?
В электронных таблицах, создаваемых при помощи Microsoft Excel, часто хранится важная информация, которая должна быть скрыта от лишних глаз или случайного редактирования. Специально для таких случаев разработчики программного обеспечения предлагают защиту в виде установки пароля. Всего доступно три разных варианта добавления защитного ключа, которые и будут разобраны далее.
Способ 1: Установка пароля при сохранении файла
Самый быстрый метод, который подойдет большинству пользователей, – установка пароля на Excel-файл при его сохранении. В этом случае не нужно переходить в дополнительные меню и искать специальные параметры, достаточно будет открыть всего одну панель, куда и вписывается ключ доступа.
-
Допустим, вы уже завершили редактирование электронной таблицы и готовы перейти к ее сохранению с добавлением пароля. Тогда на верхней панели выберите меню «Файл».
-
В появившемся окне на левой панели выберите пункт «Сохранить как».
-
Далее щелкните по «Обзор», чтобы перейти к «Проводнику» и не только выбрать место сохранения таблицы, но и указать сам пароль.
-
В небольшом окошке сохранения разверните меню «Сервис» и выберите из него пункт «Общие параметры».
-
Вы можете задать два пароля: для открытия и изменения файла. Здесь уже сами решайте, нужно ли добавить два ключа или достаточно будет только какого-то одного. В конце обязательно подтвердите свой пароль и завершите экспорт XLSX-файла.
-
Теперь при следующем запуске данного защищенного файла появится окно со строкой для ввода пароля. Доступ к содержимому и редактирование будет доступно только после ввода этого ключа.
Снять установленный пароль можно через специальное меню «Сведения», о котором как раз пойдет речь в следующем методе.
Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей
Подписаться
Способ 2: Установка пароля через меню «Сведения»
Microsoft Excel предлагает пользователям доступ к отдельному меню, где есть разные параметры для взаимодействия с книгой. В нем вы можете настроить резервное копирование, проверить форматирование, узнать метаданные и установить защиту. Как раз последнюю настройку я и предлагаю рассмотреть более детально.
-
В том же окне «Файл», о переходе в которое говорилось в предыдущей инструкции, на левой панели выберите раздел «Сведения».
-
Нажмите по кнопке «Защитить книгу», чтобы открыть доступные настройки защиты.
-
Среди всех пунктов отыщите «Зашифровать с использованием пароля». Можете использовать и другие настройки, если посчитаете, что они лучше подойдут конкретно в вашей ситуации.
-
Создайте новый пароль и подтвердите внесение изменений. Учитывайте тот факт, что забытый пароль восстановить невозможно, поэтому сохраните его в надежном месте или где-то запишите.
Способ 3: Использование онлайн-сервисов
В конце статьи я хотел бы показать метод, который придет на помощь тем юзерам, кто не имеет доступа к Microsoft Excel, но на руках есть файл, для которого нужно установить пароль. В таких ситуациях изменения можно вносить прямо в код документа, в чем помогут разные онлайн-сервисы.
-
Для реализации поставленной задачи я выбрал инструмент на онлайн-сервисе ASPOSE, но вы можете через поисковик отыскать любые другие тематические веб-ресурсы, если этот по каким-то причинам не подойдет. Начните с загрузки исходного файла на сайт.
-
Убедитесь в том, что файл выбран, затем в специально отведенном поле введите пароль.
-
Подтвердите его добавление, кликнув по «Protect».
-
Ожидайте окончания операции, не закрывая текущую вкладку, иначе весь прогресс будет сброшен.
-
Страница обновится, появится кнопка для скачивания электронной таблицы. Эта версия файла теперь будет открываться только после ввода установленного через онлайн-сервис пароля.
Я уже писал об этом выше, но повторюсь еще раз: при вводе пароля обязательно запомните его, учитывайте текущую раскладку и регистр символов, поскольку все это влияет на ключ безопасности. Восстановить его можно будет, но для этого понадобится обращаться к стороннему софту или платным сайтам, что не есть хорошо.
Excel files are too precious as they hold vital personal, business, or work related data and securing them with a password is the best practice always. When you set password for Excel, it ensures that your data is protected from unauthorized access or data leakage. If your work computer is used by other employees on a different shift, then also you need to lock the files as nobody wants to risk parting with important information.
If you are worried about setting up passwords for Excel files of different versions and looking for the right solution. You have reached the right place. In this article we are going to explain you how to set a password on Excel file, as well as how to recover a lost Excel file’s password using the best method.
Keep reading to know more!
Useful Tips on How to Set Password for Excel
As data safety is your top concern, learning how to lock your Excel with password is a great savior. In this part, we are going to explain the process for setting password for Excel 2007 and Excel 2016 files.
Set Password for Excel 2016
This is the most advanced version of Microsoft Excel that comes with so many amazing features. For ensuring utmost security of data, here is the step-by-step guide for Excel 2016 password setting.
Step 1. On your computer browse for the Excel file you want to password protect and open it. After that click the ‘File’ option and then tap ‘Info’ from the list.
Step 2. After that you need to click the ‘Protect Workbook’ tab here. You will be prompted to key-in a password here. Remember this password would be your key to unlock the file.
Step 3.After entering the password close the document. You have successfully set password on Excel file.
Note: There is no way to lock multiple documents at one. Each password is exclusive for that specific Excel workbook only. Tap the «Info» tab anytime to make sure the Excel workbook has been locked properly.
Set Password for Excel 2007
Excel 2007 is one of the most reliable and user-friendly versions so far. So, knowing how to set password for an Excel 2007 workbook will prove beneficial for you, if you are currently using it. In this part we are going to explain the step-by-step guide.
Step 1. Search the desired file you want to set password for on your computer. Right click and ‘Open’ the respective workbook.
Step 2. One you open the file, click the ‘Review’ tab and then hit the ‘Protect Sheet’ or ‘Protect Workbook’ option as per your choice.
Step 3. When the popup appears asking for your desired settings, enter all the details here. Enter the secure password you want to protect this Excel file with.
Now that you have set the password for this Excel workbook, nothing can go wrong with your data.
Extra Tip: How to Reset Forgotten Excel File
There are chances that you might forget the Excel workbook password, as there is a long list of accounts whose passwords you need to memorize. Jotting down your password somewhere is unsafe as it makes the file or any account vulnerable to threat or data loss. PassFab for Excel comes in handy for such trying times and helps you reset password for your Excel file. It recovers password for Excel workbooks when you have forgotten/lost or the password becomes unresponsive to open the document (all Microsoft Excel versions). You can set a new password on Excel file after that.
Here comes the complete guide to reset the Excel password.
Step 1: From the official website of PassFab for Excel, download and install the software on your computer. As soon as you install and launch the program, make sure to click ‘Add’ button over the PassFab interface. This will import your Excel file once you choose it through the interface window.
Step 2: Now, you need to choose the most suitable password attack type mentioned in ‘Select a Password Attack Type’ section. Fill the details in the ‘Settings’ tab against the option you have chosen.
- Dictionary Attack – you need to choose this when you have a password dictionary to pick the password from.
- Brute-force attack (default Excel spreadsheet password recovery option) – it verifies the characters one by one and finds the password.
- Brute-force with Mask attack – it provides the password, when you partially remember it by verifying the customize symbols, characters, and numbers.
Step 3: You need to hit the ‘Start’ button soon after filling in the settings and options. It will recover the password of your Excel file.
Step 4: This time your Excel password will be displayed in a pop up window.
Conclusion
From the above article it is evident that PassFab for Excel is a pro at Excel password recovering and resetting. It can quickly recover Excel passwords if they are lost or forgotten. It’s multi-core GPU acceleration helps in cracking passwords for Excel 2016 files without consuming much time. The easy to use intuitive interface makes the process of setting the password on Excel files a cake walk. The traditional methods are not of much help, when you forget the password. But, this password cracking tool can easily resolve the issue, within no time.
Содержание
- Установка пароля
- Способ 1: установка пароля при сохранении файла
- Способ 2: установка пароля в разделе «Сведения»
- Способ 3: Установка пароля и его снятие во вкладке «Рецензирование»
- Вопросы и ответы
Безопасность и защита данных являются одним из главных направлений развития современных информационных технологий. Актуальность этой проблемы не уменьшается, а только растет. Особенно важна защита данных для табличных файлов, в которых зачастую хранится важная информация коммерческого характера. Давайте узнаем, как защитить файлы Excel при помощи пароля.
Установка пароля
Разработчики программы прекрасно понимали важность возможности установки пароля именно на файлы Excel, поэтому внедрили сразу несколько вариантов выполнения данной процедуры. При этом, существует возможность установить ключ, как на открытие книги, так и на её изменение.
Способ 1: установка пароля при сохранении файла
Один из способов предполагает установить пароль непосредственно при сохранении книги Excel.
- Переходим во вкладку «Файл» программы Excel.
- Кликаем по пункту «Сохранить как».
- В открывшемся окне сохранения книги жмем на кнопку «Сервис», расположенную в самом низу. В появившемся меню выбираем пункт «Общие параметры…».
- Открывается ещё одно небольшое окно. Как раз в нём можно указать пароль на файл. В поле «Пароль для открытия» вводим ключевое слово, которое нужно будет указать при открытии книги. В поле «Пароль для изменения» вводим ключ, который нужно будет ввести, если понадобится отредактировать данный файл.
Если вы хотите, чтобы ваш файл не могли редактировать посторонние лица, но доступ к просмотру желаете оставить свободным, то, в таком случае, вводите только первый пароль. Если задано два ключа, то при открытии файла будет предложено ввести оба. Если пользователь знает только первый из них, то ему доступно будет исключительно чтение, без возможности редактирования данных. Вернее, редактировать он сможет всё что угодно, но вот сохранить эти изменения не получится. Можно будет только сохранить в виде копии без изменения первоначального документа.
Кроме того, тут же можно поставить галочку около пункта «Рекомендовать доступ только для чтения».
При этом, даже для пользователя, знающего оба пароля, файл по умолчанию откроется без панели инструментов. Но, при желании он всегда сможет открыть эту панель, нажав соответствующую кнопку.
После того, как все настройки в окне общих параметров выполнены, жмем на кнопку «OK».
- Открывается окно, где нужно ввести ключ ещё раз. Это сделано для того, чтобы пользователь ошибочно при первом вводе не совершил опечатку. Жмем на кнопку «OK». В случае несовпадения ключевых слов программа предложит ввести пароль ещё раз.
- После этого мы опять возвращаемся в окно сохранения файла. Тут можно при желании изменить его название и определить директорию, где он будет находиться. Когда все это сделано, жмем на кнопку «Сохранить».
Таким образом мы защитили файл Excel. Теперь для его открытия и редактирования потребуется вводить соответствующие пароли.
Способ 2: установка пароля в разделе «Сведения»
Второй способ подразумевает установку пароля в разделе Excel «Сведения».
- Как и в прошлый раз, переходим во вкладку «Файл».
- В разделе «Сведения» кликаем на кнопку «Защитить файл». Открывается список возможных вариантов защиты ключом файла. Как видим, тут можно защитить паролем не только файл в целом, но и отдельный лист, а также установить защиту на изменения структуры книги.
- Если мы остановим выбор на пункте «Зашифровать паролем», то откроется окно, в которое следует ввести ключевое слово. Этот пароль соответствует ключу для открытия книги, который мы применяли в предыдущем способе при сохранении файла. После ввода данных жмем на кнопку «OK». Теперь без знания ключа файл никто не сможет открыть.
- При выборе пункта «Защитить текущий лист» откроется окно с большим количеством настроек. Тут также есть окно для ввода пароля. Данный инструмент позволяет защитить конкретный лист от редактирования. При этом, в отличие от защиты от изменения через сохранение, данный способ не предусматривает возможности даже создавать измененную копию листа. Все действия на нём блокируются, хотя в целом книгу сохранить можно.
Настройки степени защиты пользователь может установить сам, выставляя галочки в соответствующих пунктах. По умолчанию из всех действий для пользователя, который не владеет паролем, доступным на листе является только выделение ячеек. Но, автор документа может разрешить форматирование, вставку и удаление строк и столбцов, сортировку, применение автофильтра, изменение объектов и сценариев, и т.д. Можно снять защиту практически с любого действия. После установки настроек жмем на кнопку «OK».
- При нажатии на пункт «Защитить структуру книги» можно установить защиту структуры документа. В настройках предусмотрена блокировка изменения структуры, как с паролем, так и без него. В первом случае, это, так называемая «защита от дурака», то есть от непреднамеренных действий. Во втором случае, это уже защита от целенаправленного изменения документа другими пользователями.
Способ 3: Установка пароля и его снятие во вкладке «Рецензирование»
Возможность установки пароля существует также во вкладке «Рецензирование».
- Переходим в вышеуказанную вкладку.
- Ищем блок инструментов «Изменение» на ленте. Кликаем на кнопку «Защитить лист», или «Защитить книгу». Эти кнопки полностью соответствуют пунктам «Защитить текущий лист» и «Защитить структуру книги» в разделе «Сведения», о которых мы уже говорили выше. Дальнейшие действия тоже полностью аналогичные.
- Для того, чтобы удалить пароль, нужно нажать на кнопку «Снять защиту с листа» на ленте и ввести соответствующее ключевое слово.
Как видим, программа Microsoft Excel предлагает сразу несколько способов защитить файл паролем, как от преднамеренного взлома, так и от неумышленных действий. Запаролить можно, как открытие книги, так и редактирование или изменение её отдельных структурных элементов. При этом, автор может сам определять, от каких именно изменений он хочет защитить документ.
Еще статьи по данной теме:
Помогла ли Вам статья?
-
Home
- Computing
- Guides
If you use a computer, you probably have some Microsoft Excel documents on your Mac or PC that you wouldn’t want other people to find and read.
After all, Excel serves not only the average person, but also businesses, government institutions, and millions of other folks worldwide. Whether you’re creating graphs, converting PDFs, or just inputting rows and rows of data, the best way to keep that information safe is to learn how to password-protect an Excel file.
Adding a password
Step 1: In Excel, open the document you want to secure with a password.
Step 2: Click File, followed by Info.
Step 3: Next, click the Protect Workbook button. From the drop-down menu, select Encrypt with Password.
Step 4: Excel will then prompt you to type in a password. Pick one that’s complicated and unique and note it down in your password manager.
It is paramount that you remember it, or have access to a copy of it in a secure location because if you forget it, you will lose access to the Excel file and recovering it will be complicated. There’s no way to access a forgotten password, so keep it in a password manager or similar method in case it is forgotten.
From now on, any time you try to open that file, Excel will prompt you to input your newly chosen password. Note that this password only protects that individual document, not every Excel document on your PC. If you want all Excel files to have similar protection, you’ll need to password-protect each file individually or look at more advanced protections.
If you want to see whether an Excel file has password protection or not, check out the Info tab for the document and look at the Protect Workbook section. It will tell you whether a password is required to open it or not.
Now that you’ve password-protected your most essential files, it might be worth considering adding extra layers of security to your system. The easiest way to protect a large number of records is to encrypt them. Luckily, encryption programs are not hard to find. Windows 10 Professional users have a built-in encryption utility called Bitlocker. Still, if you want to download a free version with lots of customization options for many types of data, you can try Crypto Expert 8 or VeraCrypt open source downloads.
Additional security options
Excel also allows you to apply more customized security options to your file if necessary. It’s important to know what these other options do so you can create the right security for your project. Under Protect Document, you’ll find several additional features that may prove useful:
Mark as Final: This will mark the file as completed, which lets other people know that they shouldn’t make any changes. Using this option will not secure the data behind a password, however, so it doesn’t offer any security.
Protect Current Sheet: This will guard the currently selected worksheet with a password so that people can’t make any changes. It’s a handy option if there’s only one sheet in the workbook that you want to protect, and you don’t mind if people can see the info — you just don’t want them messing with anything. You will notice that there’s also an option to do this with Workbook Structure, which protects data throughout the workbook from changes unless people have the password.
Restrict Access: Businesses in particular benefit from restricting access to Excel files. Businesses know that all employees have access to the company’s system, and yet some aren’t authorized to open certain documents. Just as IT has made security templates that keep Excel files safe from particular users, the Restrict Access feature backs up these settings. It’s helpful in big groups where some people need to get to data, but not everyone needs to move in and out of the document.
Add a Digital Signature: You can guarantee that only you have access to and control over your Excel files by establishing a unique and inimitable digital signature.
Safeguarding Excel files is a crucial task that many people overlook. There are plenty of safety measures available to ensure that your information remains private and secure, starting with password protection. If you want to improve your information security, look at our crash course on encryption and our article on hiding files in Windows 10.
Editors’ Recommendations
-
Wi-Fi not working? How to fix the most common problems
-
Here’s how to rewatch the first public demo of ChatGPT-4
-
Best Microsoft Office deals for January 2023
-
The best all-in-one computers for 2023
-
How to fix audio issues in macOS
-
Computing
Microsoft Teams Premium uses AI to automatically recap your meetings
Microsoft has just made Teams Premium available for a short time. The preview will allow Microsoft’s customers to test out some of the new features that won’t be widely available for a while yet.
A few interesting features are making an appearance during this short trial run, including the ability to add custom branding to meetings, live translated captions, and meeting recaps prepared by artificial intelligence (AI).
Read more
-
Computing
How to use the new communities feature in Microsoft Teams
Microsoft has announced a new communities feature for its free Microsoft Teams communication platform that is intended for personal use rather than exclusively for large businesses.
The communities feature is available for Microsoft 365 Personal and Family and Teams Essentials accounts and allows users to easily organize, share, communicate, and collaborate in a hybrid manner. The feature allows you to not only connect online directly, but also to prepare for in-person meetings.
Read more
-
Computing
Hacker ranks explode — here’s how you can protect yourself
The number of people that have hacking skills has exploded recently but it’s still possible to protect yourself against almost all attacks, according to Microsoft’s latest Digital Defense Report.
Microsoft has among the most complete collections of cybersecurity data compiled from Windows computers around the world and has analyzed that information to uncover some interesting insights for 2022. Something immediately obvious from the report is the threat from phishing attacks and ransomware is growing rapidly and at the same time becoming more sophisticated but you can still protect yourself.
Read more