Send to email from word

Как отправить документ Word по электронной почте, нюансы и советы

Здравствуйте, уважаемые читатели. С развитием интернет и сетевых технологий, все меньше документов отправляются на печать. Куда удобнее отправить файл Word по Email своему руководителю, заказчику, коллеге. Только не все знают, что перед отправкой нужно обязательно настроить и проверить файл. Зачем? Сейчас расскажу, усаживайтесь поудобнее!

Настройка общей читаемости файла

Когда адресат получит Ваш документ, он может изучать его с экрана, либо распечатать на бумаге. Кому как удобнее. Потому, рекомендую подготовить файл к обоим процедурам. Вообще, любой документ, будь то файл Word, Excel, или, например, отчет Access всегда должен быть готов к печати. Это должно стать Вашим правилом.

Начнем с подготовки к печати, в рамках которой делается много настроек общего характера. Вы улучшите внешний вид проекта и устраните многие недочеты, которые способны испортить впечатления от изучения материалов.

От Вас потребуется (при необходимости) 10 простых шагов:

Как всё это делается, я уже рассказывал раньше. Если Вы не читали ту статью, вот ссылка на нее.

Проверка личных данных

При работе в Word, программа сохраняет различные вспомогательные данные. Большинство из них можно считать конфиденциальными. Это удобно для совместной работы над документом в структурированной организации. Пользователи видят кто автор проекта, когда он создан и изменен, какой организации принадлежит и др.

Однако, распространение этой информации сторонним лицам нежелательно. Поэтому, нужно внимательно контролировать, кому и какие личные данные Вы передаете вместе с документом Ворд.

Посмотрите, как много об авторе могут узнать люди. Всегда ли это нужно? Уверен, что нет. Кроме того, документ может хранить информацию об исправлениях, комментариях, скрытый контент и др. В большинстве случаев, эти данные нужно очистить. Как это сделать? В программе есть удобное и быстрое средство очистки личных данных.

После проверки откроется окно со списком данных. Перечень будет разбит по типам. Там, где найдены личные – появится восклицательный знак и кнопка «Удалить все». Смотрите по списку что именно программа предлагает удалить и нажимайте на кнопку. Я обычно удаляю всё, кроме колонтитулов.

Когда почистите таким образом все личные данные, на всякий случай повторите проверку.

Проверка совместимости версий программы

Вы знаете, что существует несколько версий пакета Microsoft Office, которые выходили поочередно. Office 2003, XP, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019… С каждой версией вводились новые инструменты, функционал. Например, Вы вставили на лист схему SmartArt, которая впервые появилась в Office 2007. Очевидно, что пользователь с XP не сможет корректно ее просмотреть (или изменить).

Проверка доступности материалов

В мире стараются всячески социализировать людей с ограниченными физическими возможностями. Свою лепту в это вносит и компания Майкрософт. Для этого они встраивают анализаторы доступности содержимого в свои программы. Если есть хоть малейшая вероятность того, что документ Word будут просматривать люди с нарушениями зрения или слуха, обязательно воспользуйтесь анализатором и следуйте его рекомендациям.

Что он проверяет? Компания разработала для своих программ средство чтения с экрана с помощью голосового диктора. Анализатор проверит, насколько документ подготовлен к этому процессу. Кроме того, будет выполнена проверка адаптации контента для людей с нарушениями слуха и речи.

Исправьте всё, что получится, это позволит особенным читателям испытывать минимум неудобств.

Пометить документ Word, как окончательный

При открытии такого файла, пользователь не сможет сразу вносить изменения. Появится желтое информационное поле с надписью «Помечен как окончательный». Читатель не сможет изменять текст, лента будет скрыта. Однако, этот инструмент всего лишь сообщает, что редакция текста окончательная, не более того.

Если пользователь нажмет Все равно редактировать в информационном поле, статус «окончательный» будет удален. Содержимое снова можно будет изменять, удалять, добавлять. Так что, инструмент используется только для осведомления, но никак не защищает информацию от редактирования. Хотя, часто и этого достаточно.

Отправка документа Word

Вы подготовили файл к отправке, осталось только разослать его по e-mail. Приступаем:

В открывшемся окне выберите один из вариантов отправки:

Если Outlook нет, сохраните файл и отправьте его с помощью другого почтового клиента или сервиса. Файлы Word отправляют так же само, как и другие файлы. Так делают большинство пользователей Ворда, но я предпочитаю и рекомендую использовать именно Outlook. Почему? Читайте статьи про эту программу и всё поймете сами. Они появятся на моем блоге уже скоро.

Друзья, это всё про отправку документа Word электронной почтой. Главное – перед отправкой позаботьтесь о своих читателях и почистите личные данные.

Следующий пост будет о выводе документа на печать. Вы догадываетесь, что там тоже есть свои тонкости. С одной стороны, всё просто, с другой – некоторые моменты требуют внимательного отношения. Так что, не поленитесь, прочтите его и будьте уверены в том, что всё делаете правильно. До встречи!

Источник

Как отправить документ по электронной почте для чайников, варианты

Как отправить документ по электронной почте для чайников этот вопрос задают пользователи, которые в первый раз начинают использовать электронную почту. В этой статье будут рассмотрены основные почтовые ящики Интернета, процесс регистрации почт Яндекса, Гугла, Мейл Ру и отправка документа по данным почтам.

Основные почтовые ящики в Рунете

Здравствуйте друзья! В Интернете можно не только разговаривать в скайпе или общаться в социальных сетях. В Рунете есть основные почтовые ящики, благодаря которым Вы можете отправлять различные документы, письма. Отправлять их можно пользователям на удалённом расстоянии, прямо из дома, используя только Интернет и компьютер.

Какие в Интернете существуют почтовые ящики? Их на самом деле в сети достаточно много. Но, следует привести Вам только самые основные, поскольку они имеют высокий уровень безопасности и легко помогают отправлять письма, документы, сообщения. Приведу в пример три почтовых ящика, которые помогут Вам решить вопрос – как отправить документ по электронной почте для чайников:

Эти почтовые ящики, используются чаще всего в Рунете, и являются основными, поскольку считаются надёжными. И поэтому их мы будем использовать для отправки документов.

Как завести почтовые ящики

Как завести почтовые ящики? Зарегистрировать почтовый ящик не составит особого труда. Для начала, Вам нужно выбрать один из почтовых ящиков, которые были представлены выше. И далее следовать инструкции, чтобы пройти успешно весь процесс регистрации этих почтовых ящиков.

Уверен, когда Вы создадите свою первую электронную почту она Вам пригодится не только для отправки документа. Но и для других целей.

Как создать почтовый ящик на Яндексе

Почтовый ящик на Яндекс создать просто необходимо. Особенно если Вы создаёте свой сайт, то Вам обязательно в будущем потребуется подтвердить свои права на управления сайтом в сервисе Яндекс Вебмастер. И получить доступ ко всем инструментам, которые позволяют отслеживать работу Ваше сайта или блога.

Для начала, чтобы создать почту на Яндексе, откройте любой браузер. О том, как создать почтовый ящик на Яндексе смотрите в представленном ниже видео:

Как создать почтовый ящик в Гугле

Для ведения блога, для занятия различными вопросами заработка через Интернет Вам понадобится как минимум два ящика почты Gmail (Гугл). Если Вы не будете иметь этого почтового ящика, то не сможете пользоваться сервисами от Гугл. Например, такими сервисами как YouTube или Гугл плюс.

Итак, чтобы создать почтовый ящик в Гугле Вам необходимо открыть поиск в браузере и написать в нём – Gmail. Затем перейти к процессу регистрации почтового ящика, который показан в видео:

Как завести почтовый ящик на mail ru

Чтобы Вам завести почтовый ящик на mail ru откройте в любом браузере этот сайт и нажмите на кнопку «регистрация нового ящика». (Рисунок 1)

Далее, у Вас открывается окно, в котором требуется внести данные для регистрации – имя, фамилию, пароль, почтовый адрес, номер телефона и так далее (Рисунок 2).

После нажатия кнопки «зарегистрироваться» к вам на указанный телефон придёт пятизначный код, который нужно ввести в это поле и дальше нажать на «продолжить» (Рисунок 3)

Всё, Ваша почта Мейл Ру создана! Вы сразу попадаете в свою почту и уже сможете ей пользоваться. Теперь, когда Вы создали почтовые ящики можно перейти к отправке документов по электронной почте.

Как отправить документ по электронной почте для чайников

Итак, с помощью указанных выше почтовых ящиков Вы можете отправить любой документ. Как правильно это сделать? Давайте по порядку отправим документы через каждые почтовые ящики. Начнём с Яндекс почты.

Откройте Яндекс-почту. Далее нажмите на кнопку «написать», которая находится в левом верхнем углу. Затем впишите адрес электронной почты кому хотите отправить документ, укажите тему и сообщение. Чтобы Вам отправить документ с компьютера, следует нажать на «прикрепить файлы» (Рисунок 4)

Потом выбираете файлы с компьютера, и дождитесь пока они загрузятся. За считанные минуты, Ваши документы отправятся тому получателю, которому Вы хотели отправить.Остальные почтовые ящики работают по такому же принципу. Например, чтобы отправить документ в Мейл Ру нужно нажать на «написать письмо» и выбрать «прикрепить файл»

Заключение

В этой статье мы рассмотрели вопрос, как отправить документ по электронной почте для чайников. Конечно, используя почтовые ящики, Вы можете отправлять другим людям не только документы. Это могут быть фото, видео, аудио, архивы и так далее.

Почтовые ящики отличные помощники в решении многих вопросов, особенно тех, которые касаются заработка через Интернет. Ведь на некоторых сервисах невозможно зарегистрироваться, не имея почтового ящика, или не получится создать электронный кошелёк. Пользуйтесь почтовыми ящиками, и тогда Вы будете быстро отправлять новые письма и документы своим родственникам, друзьям, коллегам по работе!

Источник

Как отправить документ Word в теле электронного письма

Если Вы предпочитаете писать электронные письма в Word, знайте, что их можно отправлять получателям прямо оттуда. Эта опция в Word 2013 скрыта, хотя её следовало бы добавить на ленту или панель быстрого доступа.

Мы покажем, как поместить инструмент Send to Mail Recipient (Отправить сообщение) на панель быстрого доступа Word и как с его помощью отправить электронное письмо из Word.

Запустите Word и откройте вкладку File (Файл).

В меню слева нажмите Options (Параметры).

В левой части диалогового окна Word Options (Параметры Word) есть список разделов. Отыщите Quick Access Toolbar (Панель быстрого доступа).

Справа появится окно настроек панели быстрого доступа. Слева вверху кликните по выпадающему списку Choose commands from (Выбрать команды из) и выберите Commands Not in the Ribbon (Команды не на ленте).

Пролистайте появившийся список команд и нажмите на Send to Mail Recipient (Отправить сообщение). Кликните по Add (Добавить), чтобы добавить эту команду в список команд панели быстрого доступа (справа).

Нажмите ОК, чтобы подтвердить изменения и закрыть диалоговое окно.

Теперь на панели быстрого доступа появилась кнопка, позволяющая отправить сообщение. Чтобы создать в текущем документе письмо, готовое к отправке по электронной почте, нажмите на эту кнопку.

Откроется панель с полями To (Кому), Cc (Копия), Subject (Тема) и Introduction (Введение). В поле To (Кому) введите адрес электронной почты адресата, в поле Subject (Тема) напишите тему письма. Поля Cc (Копия) и Introduction (Введение) заполните по желанию.

Если Вы хотите, чтобы Ваш адрес электронной почты отобразился у получателя, когда ему придёт письмо, нажмите Options (Параметры) и в выпадающем списке выберите From (От).

В появившемся поле From (От) введите свой адрес электронной почты.

Некоторые параметры можно настроить для всех электронных писем. Для доступа к ним кликните по Options (Параметры) и выберите одноименный пункт из выпадающего меню.

Настройте параметры безопасности, отправки и доставки в диалоговом окне Properties (Свойства). Чтобы изменить индивидуальные настройки безопасности для текущего письма, нажмите кнопку Security Settings (Параметры безопасности).

Примечание: Как и в Outlook 2013, в Word можно запросить уведомление о получении и прочтении письма.

Установите желаемые параметры в диалоговом окне Security Properties (Свойства безопасности) и нажмите ОК. В диалоговом окне Properties (Свойства) кликните по Close (Закрыть), чтобы вернуться к редактированию письма.

Для отправки письма нажмите кнопку Send a Copy (Отправить копию) или сочетание клавиш Alt+S.

Если Вы заполнили поле From (От), то именно этот адрес отобразится у адресата, когда он получит письмо.

Обратите внимание, что единственное подтверждение, которое останется после отправки письма – это исходный документ Word. Чтобы сохранить копию письма в почтовой программе (Outlook, Thunderbird и проч.), в выпадающем меню Options (Парметры) выберите Bcc (СК) и введите в это поле свой электронный адрес.

Источник

Заметки сисадмина о интересных вещах из мира IT, инструкции и рецензии. Настраиваем Компьютеры/Сервера/1С/SIP-телефонию в Москве

Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word 2013 2016

После завершения работы над документом, который вы хотите отправить в виде вложения по электронной почте, скорее всего, вы воспользуетесь одним из традиционных вариантов:

Как насчет команды, которая позволит делать это непосредственно из Word? Это именно то, о чем я хочу вам рассказать.

Как добавить почтовую команду в ленту Word 2013

Для примера я будут использовать Word 2013, но в случае с предыдущими версиями все шаги будут более или менее похожи.

Шаг 1: Нажмите кнопку «Файл».

Шаг 2: В панели слева нажмите «Параметры», чтобы открыть окно «Параметры Word».

Шаг 3: В открывшемся окне выберете раздел «Настроить ленту».

Шаг 4: Теперь, вы можете либо создать новую вкладку и / или группу (как объяснено здесь), либо добавить команду для отправки электронной почты в одну из существующих вкладок. Я полагаю, что команда отлично впишется во вкладку «Рассылки», но в ней мы создадим новую группу. В окне «Параметры Word» справой стороны выберете вкладку «Рассылки» и нажмите «Создать группу».

Шаг 5: Возможно, вы захотите переименовать созданную группу. Для этого щелкните на ней правой кнопкой мыши, а затем выберете «Переименовать» и введите новое имя.

Шаг 6: Далее нужно добавить команду для отправки электронной почты. В левой части окна «Параметры Word», в списке с часто используемыми командами, найдите команду «Отправить по электронной почте» и нажмите «Добавить».

Результат будет таким, как на скриншоте ниже.

Теперь нажмите «OK» и вернитесь к ленте, чтобы посмотреть, что изменилось. На вкладке «Рассылки» вы должны будете увидеть новую группу, а внутри нее команду «Отправить по электронной почте».

Как работает команда «Отправить по электронной почте»

В следующий раз, когда вы создадите документ и решите отправить его по электронной почте, все, что вам нужно сделать, это перейти на вкладку «Рассылки» и выбрать «Отправить по электронной почте». В результате в почтовом клиенте по умолчанию будет создано новое письмо, а ваш документ будет прикреплен к нему в качестве вложения.

Вам останется лишь указать адрес получателя и нажать кнопку «Отправить».

Источник

MS Word: создание серийных писем или рассылки

Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними – с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

Этап 2. Выбор документа

Этап 3. Выбор получателей

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл – Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно “застрянут” в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Источник