Download the pro forma invoice template to establish a written commitment between two parties for the exchange of goods or services for a specified price. These are helpful when the seller wants to know that the payment is being made before services are completed and for both parties to know what goods are being exchanged to avoid later disagreements.
Make a Free Invoice Now
How to Make in Adobe PDF and Microsoft Word
Step 1 – Download in Adobe PDF (.pdf) or Microsoft Word (.doc).
Step 2 – At the top, enter the date and number of the invoice. Then include your company’s name/your name, your address, and phone number.
Step 3 – Sent To – Include the recipient’s shipping address here, with name and phone number. To the right, enter the airway bill number and information if shipping with an airway bill.
Step 4 – Description of Goods – Here, describe each type of good in the shipment, its quantity, price per unit, associated shipping fees and taxes, and combine the figures in each row to enter totals in the right column. Add each figure in the right column to reach the total due.
Step 5 – Enter the type of currency you want to be paid in to the left, and indicate the transportation terms and reason for export at the bottom.
How to Make in Microsoft Excel
Step 1 – Download in Microsoft Excel (.xls).
Step 2 – Begin by entering your company’s name at the top, followed by its address and other contact information. Then enter the invoice number, date, expiration date, and the customer’s ID at the right.
Step 3 – Customer/Ship To – Here, write the customer’s name, company name, and contact information, and then enter the name and address for where the goods will be sent. Complete the shipping info to the right, including shipping date, number of packages, and so on.
Step 4 – Description Table – Describe each type of good being sent on a separate row. Include the part number and unit of measure (e.g., bundle, roll, etc.) to the left. Then enter the quantity and unit price to the right along with the tax for each to get the total for each row on the right. The figures in the right column will total to give you the subtotal. Include any taxes, shipping fees, and other charges to reach the grand total the customer owes.
Step 5 – Terms and Other Comments – Include any payment terms such as the form of payment you want the customer to use. Include the export and shipping port details below, and then certify the invoice’s information by signing and dating at the bottom.
Добавить в «Нужное»
Счет-проформа (бланк и образец)
Во внешнеэкономической деятельности выставление поставщиком-экспортером счета (инвойса) несет юридические последствия и фиксирует факт возникновения у покупателя (импортера) обязательств рассчитаться по счету в установленные контрактом сроки. При этом возможны ситуации, при которых оплата отгруженного товара не требуется, потому что права собственности на товар не переходят к покупателю до оговоренного в контракте момента или вовсе остаются у поставщика, как, например, при предоставлении товаров для международных выставок. В этих случаях используется счет-проформа, образец заполнения которого не имеет строго установленной формы, но практически дублирует формат счета на оплату (инвойса).
Зачем нужен счет-проформа
Счет-проформа по своей сути является предварительным счетом, документально подтверждающим факт отгрузки товара поставщиком-экспортером. Таким образом, счет-проформа является коммерческим и, так как не требует перечисления оплаты, товаросопроводительным, но не расчетным документом.
В случае, когда у покупателя-импортера отсутствует товарная накладная или счет фактура, счет-проформа является тем документом, который содержит данные по стоимости, весу и количеству товаров, пересекающих таможенную границу.
Счет-проформа признается таможенными органами как документ, подтверждающий заявленную в таможенной декларации стоимость товара, и используется для определения таможенной стоимости.
Проформой счет называется потому, что фактические данные в последующем счете- фактуре, по которому и будет производиться расчет по контакту, могут отличаться от предварительного счета.
Бланк счета-проформы при этом дублирует данные, которые указываются в инвойсе, кроме полей с указанием сроков платежа и банковских реквизитов, так как оплаты счет-проформа не предполагает.
Скачать бланк счета-проформы
Кто оформляет счет-проформу
Счет-проформу оформляет продавец на фактически отгруженный товар и передает покупателю как документ, подтверждающий наличие, объем и стоимость отправленных ему товаров.
При таможенном оформлении при ввозе и вывозе из России от декларирующего груз лица требуется предоставить два экземпляра счета-проформы: один на английском, второй — на русском языке.
Какие данные содержатся в счете-проформе
В бланке счета-проформы должны содержаться следующие поля:
- наименование документа — счет-проформа (pro forma invoice);
- дата и номер документа;
- реквизиты продавца;
- реквизиты покупателя;
- сведения о стране происхождения товара;
- описание товара;
- цена за единицу товара;
- валюта счета;
- общая сумма счета;
- базисные условия поставки.
Скачать заполненный бланк счета-проформы
В бланке счета также должны быть предусмотрены поля для подписи, должности и данных уполномоченного оформлять счета-проформы лица и место для печати, если предприятие ей пользуется.
Бланк счета-проформы не должен заполняться вручную, исправления в бланке не допускаются.
Счет-проформа: образец заполнения полей
Чтобы не вызывать нареканий при таможенном оформлении, поля у счета-проформы должны быть заполнены с учетом нижеприведенных правил.
Поля «Дата» и «Номер» документа заполняются в обязательном порядке. Дата заполняется полностью в формате , чтобы избежать разночтения в принятых форматах дат.
В реквизитах поставщика и получателя указываются наименование компании, полный адрес, включая страну и индекс, а также в бланке заполняются номера телефонов.
Описание товара должно включать его полное наименование с указанием моделей или артикулов (обобщенное перечисление товаров не допускается), количество каждого изделия в единицах измерения, код ТН ВЭД, стоимость за единицу, итоговую стоимость по каждой товарной позиции.
Валюту счета указывают, применяя буквенный код, например USD или EUR.
Итоговая сумма счета-проформы должна совпадать с суммой всех построчных итогов по видам товара, валюта итога соответствует валюте, в которой указывается стоимость товаров. Код ТН ВЭД присваивается, исходя из справочника по товарной номенклатуре для внешнеэкономической деятельности.
Базисные условия поставки должны включать метод поставки по ИНКОТЕРМС (CPT, DAT, DAP и т.д.), наименования перевозчика, общий вес брутто и нетто, общее количество упаковок.
Тип экспорта товара бывает:
- Permanent (постоянный),
- mporary (временный),
- Re-export (реэкспорт).
Цель экспорта должна быть указана, исходя из имеющегося между экспортером и импортером контракта, например, продажа (sales), предоставление образцов (samples), ремонт (repair).
Ведение внешнеэкономической деятельности требует наличия определенного пакета документов, поэтому современные предприниматели должны ориентироваться в них и правильно оформлять. Сегодня речь пойдет о таком документе как счет-проформа, образец которого можно найти далее. В ситуациях, когда оплата отгруженного товара не требуется (к примеру, при предоставлении образцов продукции для международных выставок), этот документ незаменим.
Что такое счет-проформа и чем он отличается от обычного счета?
Счет-проформа (proforma invoice) – это предварительный счет за товары или услуги, направляемый продавцом покупателю в соответствии с условиями сделки и не требующий платежа. Документ часто используется в международной практике. Он не имеет установленной законодательством формы, в нем содержится информация о цене и стоимости товаров. Скачать бланк счета-проформы можно на нашем сайте.
Основное отличие между счетом и счетом-проформой заключается в следующем: счет является документом для оплаты, а счет-проформа не содержит требований об уплате указанной в нем суммы и не является основой для совершения сделки. Proforma invoice носит информативный характер, он может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар. После изучения документа покупатель сможет понять, какую сумму ему придется перечислить за товар.
Общие сведения о счете-проформе
- Подтверждает факт отгрузки товара, но не факт продажи.
- Направляется продавцом покупателю в соответствии с условиями договора.
- Оформляется при помещении ввозимых товаров на таможенную территорию РФ под выбранный таможенный режим.
- Составляется в двух экземплярах: один – на русском языке, другой – на английском.
- Применяется для таких видов транспорта: водный, автомобильный, воздушный, железнодорожный.
- Предъявляется таможенному органу декларирующим лицом при таможенном ввозе и вывозе товаров из РФ для подтверждения заявленных сведений о таможенной стоимости.
- Один экземпляр документа вручают уполномоченному лицу склада временного хранения, а второй оставляют в таможенном органе.
Если предприниматель никогда ранее не составлял подобные документы – он может взять за основу образец заполнения счета-проформы.
В каких случаях используется счет-проформа?
Документ необходим при проведении таможенного контроля и при таможенном оформлении грузов. Продавец высылает покупателю счет-проформу до того, как становятся известными некоторые детали счета. К примеру, точный вес груза не известен, а в контракте указано, что покупатель оплатит ту часть веса, которая будет удостоверена в месте выгрузки. Поэтому в документе продавец указал только предполагаемый вес. Окончательный счет будет выставлен только после уточнения всех деталей.
Счет-проформу выписывают в таких случаях:
- если товар предоставляется бесплатно (отправляется на международные выставки, аукционы, экспертизы и др.);
- если в контракте есть пункт о перечислении аванса покупателем;
- если точная сумма оплаты товара или некоторые его характеристики еще полностью не согласованы.
- если оплата будет произведена в соответствии с другим счетом или документом.
Счет-проформа, образец которого будет представлен далее, часто выполняет роль товаросопроводительного документа. В нем можно прописать размер возможных отклонений по количеству отправляемой продукции. Таможенные органы признают предъявленный счет-проформу как основной документ в случае отсутствия товарной накладной, счета или счета-фактуры.
Обязательные реквизиты документа
В счете-проформе обязательно должны быть указаны:
- реквизиты продавца и покупателя;
- описание товара и его количество;
- страна происхождения товара;
- цена за единицу продукции и общая стоимость груза (в соответствующей валюте);
- базовые условия поставки.
Как заполнять счет-проформу?
- В верхней части документа прописывают его название и дату составления.
- Затем максимально подробно указывают информацию о покупателе и продавце (название компании, адрес, контактный номер телефона).
- После этого необходимо предоставить подробные сведения о товаре (название, основные характеристики, страну происхождения, количество, цену за единицу). Описание дублируется на английском языке.
- После описания указывают общую стоимость товаров. Все цены приводят в соответствующей валюте, указывая ее код.
- В конце документа обязательно должна быть подпись декларирующего лица.
Бланк документа дублирует информацию, которую указывают в счете. Но в нем отсутствуют данные о сроках платежей и банковские реквизиты, так как оплата по счету-проформе не предполагается. Документ заполняется на компьютере или иным машинописным способом, ошибки и исправления в нем не допустимы. Описание товаров не должно быть обобщенным.
Образец заполнения счета-проформы
Create a proforma invoice using our free template listed below. A pro forma invoice is very similar to a sales quote because it is used to formally define the value of a trade prior to shipping or the actual completion of the sale. In business, the term pro forma is often used to indicate a planned transaction or statement. It may be similar to a confirmed purchase order and may be legally binding, depending on the circumstances.[1]
Advertisement
Proforma Invoice Template
for Excel, OpenOffice, and Google Sheets
Download
Download
For: Excel 2007 or later
⤓ Google Sheets
Other Versions
License: Private Use (not for distribution or resale)
«No installation, no macros — just a simple spreadsheet» — by and Brent Weight
Description
Vertex42’s Proforma Invoice Template will help your company generate professional looking invoices. The template is designed for both domestic and international trade, with the same look and feel as our quote template and sales invoice.
This is a common form used in both domestic and international trade, where additional shipping details and the currency need to be defined, as well as details required for customs. We’ve designed our Pro Forma Invoice Template with this in mind. If you are doing business domestically, you might want to try one of our other invoice templates. See below for more information.
How to Use the Pro forma Invoice Template
The template follows a typical pro forma format. Simply download and fill out your business and customer information. Then begin filling out details of the proposed transactions including shipping details, payment terms, additional fees, costs and sales terms. Use the tips below and the info to the right of the form for help with specific sections.
Sometimes you’ll need to include additional lines of details regarding a particular product. Probably the best approach is to just enter the details on separate rows. If your item description is longer than a single line, increase the height of the row. The text is designed to wrap, but because the cells are merged, the row height doesn’t adjust automatically. If you want to include a Return inside the cell description, press Alt+Enter.
If the pro forma will be used for customs, fill out the Reason for Export and sign the document. Otherwise, you might simply delete those sections.
Tips
- Make your price quote, proforma and commercial invoices similar in layout and appearance so that you can quickly transfer information from one to the other to minimize paper work.
- If you are shipping freight, you should be familiar with the terms FOB, CIF and C&F
- Shipping internationally can be confusing and full of different fees. Make sure to do adequate research or seek professional assistance.
- Make sure to include your company letter head at the top. This is required in some countries.
Why Use a Proforma Invoice?
Proforma invoices are most useful when two companies are doing business together for the first time and for import/export transactions. Below are some of the advantages:
- Details, Details, Details – A pro forma has all of the details of the transaction so that the customer knows exactly what they will be paying, leaving no room for surprises. This can help companies close deals because it helps customers become more comfortable about the complete terms of the deal.
- Enabling Payment – A proforma invoice is often used by the buyer to secure credit for the purchase of the goods or services. In the case of international business, this credit is often issued as a Letter of Credit, typically required before the goods will ship. Without this invoice, many international transactions would never occur.
- Crossing Borders – In many countries, a pro forma can be used to secure customs paperwork, consular invoices and to determine shipment values for calculating custom duties and import taxes. With this invoice, all of this necessary paperwork can be processed before the shipment leaves the suppliers, decreasing total transit time.
- Expedite Invoicing – Once a pro forma has been finalized, a commercial invoice is quickly finalized and dispatched to the customer for payment.
References and Resources
- [1] Pro Forma at wikipedia.org — Information about the meaning of «pro forma».
- Government Information on Exporting at trade.gov — Great collection of information and resources on exporting from the United States.
- Importing into the US at cbp.gov — A publication form the US government with help on importing into the U.S. Check out page 38 for information on Pro forma Invoices.
- International Trade Administration at trade.gov — U.S. Government site with articles, links and guides for conducting international trade.
- International Business Resource Desk at msu.edu — A great resource on international business resources and issues maintained by Michigan State University.
- Trade Port at tradeport.org — A collection of information and resources for businesses seeking to conduct international trade (with a focus on California)
- Industry Canada at ic.gc.ca— Canadian Government site with a collection of resources and guides for doing business with Canada.
Important Disclaimer — The information on this page and the template are for educational and illustrative purposes only. You should consult the appropriate laws and professionals before using this information, or using the template in your business practices.