С какими приложениями может работать excel

Содержание

Введение                                                                                                                          
5

1.

1.1
Классификация и возможности основных программ Microsoft Office   6

1.2
Интеграция приложений MS Office                                                         
9

1.3
Использование электронной таблицы в качестве источника данных для рассылок MS
Word                                                                                                  11

2. Охрана
труда и безопасность жизнедеятельности                                            
20

Заключение                                                                                                             
27

Список
использованных источников                                                                      
28

Введение

Табличный
процессор MS Excel (электронные таблицы) – одно из наиболее часто используемых
приложений пакета MS Office. Excel —
очень мощная программа, она отлично справляется с обработкой больших массивов
данных, сложных итеративных расчетов и формированием отчетов. Если необходимо
создать множество однотипных документов с различающимися реквизитами (например,
договоров с клиентами) или осуществить почтовую рассылку по базе контрагентов 
Excel справится и с этой задачей.

Программа легко может выходить за рамки своей
предметной области — электронных таблиц — за счет глубокой интеграции с другими
программами из пакета Microsoft Office.
         
Цель работы — исследовать интеграцию программы MS Excel
с другими приложениями.

Задачи:
Изучить возможности основных программ Microsoft Office и рассмотреть
возможность интеграции приложений MS Office. Продемонстрировать возможность  интеграции
программы MS Excel
с другими приложениями на примере использования электронной таблицы в качестве
источника данных для рассылок MS Word.

1.Основная часть

1.1.
Классификация и возможности основных программ Microsoft Office

Пакеты
прикладных программ (ППП) − это специальным образом организованные программные
комплексы, рассчитанные на общее применение в определенной проблемной области и
дополненные соответствующей технической документацией. Каждый ППП обладает
обычно рядом возможностей по методам обработки данных и формам их
представления,  что дает возможность пользователю выбрать подходящий для
конкретных условий вариант.

Самым
распространенным в мире офисным пакетом является Microsoft Office. По данным
International Data Corporation — одной из крупнейших компаний, работающих в
области компьютерной аналитики, это приложение установлено более чем на 95%
персональных компьютеров.

Пакет
Microsoft Office включает программы:
Word, Excel, Outlook, PowerPoint.

Microsoft
Word — это многофункциональная система обработки текстов, обладающая полным
набором средств, необходимых для быстрого создания и эффективной обработки
документов любой степени сложности. Word обеспечивает редактирование текста,
предоставляя пользователю разнообразные инструменты форматирования (на уровне
символа, абзацев и разделов).

Форматированием
называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его
содержание.

На
уровне символа программа обеспечивает символьное форматирование (шрифт, размер шрифта,
расстояние между символами, полужирный текст, курсив, подчеркивание, цвет
текста).

На
уровне абзаца осуществляется форматирование абзаца (способ выравнивания,
межстрочные интервалы, обрамление абзацев, заливка абзаца, создание
маркированных списков).

Программа
 позволяет форматировать разделы, то есть участки документа, в пределах которых
сохраняют свой формат колонки, колонтитулы, нумерация страниц, сноски, поля и
некоторые другие параметры. Совокупность форматирования символов, абзацев и
разделов, а также параметров страницы (размер, фон и т.п.) определяет
информацию о макете документа. Word значительно облегчает работу при
форматировании документа, предоставляя возможность использовать стили.

Стиль
— это именованный и сохраненный набор параметров форматирования. Стиль может
определять шрифт, его размер, межстрочный интервал, способ выравнивания текста
по краям и т.д. Определив стиль, можно быстро применить его к любому фрагменту
текста документа. Форматировать текст с помощью стилей намного быстрее, чем
изменять вручную каждый элемент форматирования. Использование стиля гарантирует
единообразие внешнего вида определенных элементов документа. При внесении
изменений в определение стиля весь текст документа, к которому был применен
этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть
целый ряд заранее определенных стилей, а также предусмотрена возможность
создавать пользовательские.

В
организациях создается множество повторяющихся (типовых) документов, подготовку
которых можно ускорить, используя специальные шаблоны. Шаблон позволяет быстро
изготавливать новые, аналогичные по форме документы, не тратя времени на
форматирование. Шаблоны могут содержать информацию о стилях, стандартных
текстах и даже панели инструментов, что позволяет унифицировать и
автоматизировать процесс подготовки документов. В комплект поставки Word входят
шаблоны многих стандартных документов.

Таким
образом, с помощью программы Word можно быстро оформить приказ, служебную
записку, подготовить научно-технический отчет, письмо или любой другой
документ, содержащий стандартные элементы.

Word
предлагает встроенные средства графики, позволяющие включать в текст схемы,
чертежи и диаграммы.

Важной
особенностью программы является возможность поиска и замены фрагментов текста,
сравнения версий документов, проверки правописания.

В
Word 2007 реализованы также возможности доступа к дополнительным ресурсам
(электронным словарям, шаблонам, клипартам, учебным материалам и т.п.), которые
собраны на специальном Web-узле Microsoft Office Online.

Microsoft
Outlook представляет собой мощное средство для работы с персональной
информацией. Программа объединяет функции электронной почты, личного календаря,
средства планирования, управления личной информацией (такой, как контакты), создания
специальных приложений для сотрудничества и совместного использования
информации.

Microsoft
Power Point — это популярная программа подготовки презентаций, которая широко
используется бизнесменами, преподавателями, лекторами и служащими офисов. Power
Point позволяет создавать наглядные презентации, интегрируя текст, графику,
видео и другие элементы на отдельных страницах, называемых «слайдами». Переходы
между слайдами при демонстрации презентации с компьютера могут быть анимированы
различными способами. Можно анимировать также отдельные элементы на слайдах,
чтобы привлечь к ним внимание аудитории. Как и в других программах, входящих в
MS Office, Power Point предоставляет множество готовых вариантов дизайна и
шаблонов содержания.

Microsoft
Excel — это идеальное средство для решения учетных задач, обработки
экспериментальных данных, составления отчетов и т.п.

Документ
Excel называется рабочей книгой. Книга Excel состоит из листов, представляющих
собой таблицы ячеек, в которых может храниться числовая и текстовая информация.
Таблицы Excel удобны для хранения и сортировки информации, для проведения
математических и статистических расчетов. Помимо работы с числами, в Excel
хорошо развиты возможности работы с текстом, позволяющие создавать документы
практически любой сложности. Excel располагает большим количеством шаблонов, с
помощью которых можно быстро оформить самые разные, в том числе финансовые,
документы.

Microsoft
Excel имеет массу встроенных функций для математических, статистических, финансовых
и других вычислений. Одна из важнейших функций программы — возможность
представления данных в виде разнообразных графиков, диаграмм и карт.

Программа
имеет возможности доступа к внешним источникам данных (таблицам другого
формата, базам данных).

1.2 Интеграция
приложений MS Office

Интеграция приложений заключается в обмене данными между ними.

Продукты семейства
Microsoft Office содержат однотипные панели инструментов, а также целый набор
инструментов, общих для всех приложений (механизмы проверки правописания,
средство для рисования, редактор диаграмм, библиотека клипартов, рисунков и
т.д.). Поэтому, научившись работе с одним из приложений, пользователи могут
легко освоить другие составляющие пакета.

Все приложения Microsoft
Office обеспечивают обмен данными между отдельными приложениями. Любое
приложение пакета позволяет поместить в документ (будь то текст, электронная
таблица, презентация) рисунок, видеофрагмент или звуковой ролик.

Пользователь,
подключенный к Сети, имеет возможность непосредственно из MS Office обратиться
к дополнительным сервисам.

Приложения семейства
Microsoft Office поддерживают совместную групповую работу над общими
документами, расположенными не только на локальном диске рабочей станции, но и
на соседнем компьютере или на сервере сети. Электронной таблицей Microsoft
Excel могут одновременно пользоваться несколько человек. Microsoft Word
позволяет создавать документ, над разными частями которого могут одновременно
работать разные исполнители.

За счет интеграции
приложений Microsoft Office пользователи пакета могут создавать весьма сложные
составные документы, содержащие данные из различных приложений. Способ обмена
данными между приложениями Microsoft Office (механизм связывания и внедрения
объектов) предоставляет пользователю возможность вставлять в документ,
созданный в одном приложении, фрагменты, созданные в других приложениях.

В общем виде описанные
возможности можно сформулировать следующим образом. Фрагмент, созданный в
приложении-источнике, можно поместить в документ приложения — приемника как
объект, в котором вместе со вставляемыми данными хранится информация о
приложении, создавшем этот объект.

Это позволяет
редактировать объект средствами создавшего его приложения. Объекты могут
представлять собой рисунок, текст, диаграмму, интервал ячеек, звуковой файл или
даже видеоклип. Например, в документ Word может быть внедрена диаграмма Excel,
слайд презентации PowerPoint или выборка из базы данных.

Механизм связывания
оригинального объекта и его копии обеспечивает эффективную работу с составными
документами, в которых используются различные источники. В частности, можно
настроить режим, при котором данные, помещенные в Word-документ из таблицы
Excel, будут обновляться автоматически в составном документе при обновлении источника
— таблицы Excel.

Приложения Microsoft
Office могут взаимодействовать и с приложениями, не входящими в пакет, в том
числе других производителей. Например, встроенные средства экспорта/импорта
позволяют обрабатывать документы, подготовленные в форматах других программ. В
частности, Excel позволяет загружать и обрабатывать документы в форматах других
табличных процессоров.

И наконец, внутрь
документа MS Office могут быть вставлены гиперссылки на любые документы.

1.3
Использование электронной таблицы в качестве источника данных для рассылок MS
Word

Подготовка
данных электронной таблицы

Таблица,
предназначенная для слияния, должна удовлетворять некоторым требованиям: в
таблице не должно быть объединенных ячеек, все столбцы должны иметь уникальные
названия, которые будут использоваться при слиянии.

В
качестве примера возьмем таблицу с перечнем Ф.И.О лиц, которым необходимо
отправить приглашение на конференцию в соответствии с рисунком 1. 

                         
Рисунок 1 – Таблица с перечнем Ф.И.О

Подготовка шаблона документа  Word

На этом этапе в текстовом
редакторе Word
формируется документ в соответствии с рисунком 2, в который в дальнейшем будут
внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой
общую для всех рассылок часть. Письма будут одинаковыми за  исключением
обращения. Обращения будут импортироваться из таблицы Excel.

                              
Рисунок 2 — Текст  документа с общей для
всех рассылок частью

Работа Мастера слияния MS Word

Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера
слияния. Мастер слияния запускается с помощью кнопки  Начать
слияние на вкладке Рассылки в соответствии с рисунком 3.

                         Рисунок 3- Запуск Мастера слияния  

 Работа Мастера слияния включает 6 шагов.

1 шаг: выбираем тип документа для рассылки в соответствии с
рисунком 4, в нашем случае это Письма

                                          Рисунок
4- Выбор типа документа

2 шаг: выбираем документ, на основе которого будут создаваться рассылки,
им может быть открытый текущий документ, шаблон или существующий
документ. При выборе варианта Шаблон или Существующий
документ появляется возможность указать нужный файл в Проводнике. Мы
выбираем Текущий документ в соответствии с рисунком 5.

                                    Рисунок 5 –
Выбор документа

3 шаг: выбираем получателей. В нашем случае источником данных будет
таблица Excel, значит отмечаем вариант Использование списка. Затем с
помощью кнопки Обзор… выбираем нужный файл в Проводнике.

                                    Рисунок 6 –
Выбор источника данных

После выбора файла раскрывается диалоговое окно с
выбранной таблицей в соответствии с рисунком 7. Если нам нужны все записи, то
сразу нажимаем ОК. При необходимости можно список отсортировать, отфильтровать
нужные записи, либо найти их с помощью соответствующих команд.
В нашем случае требуется установить фильтр по
полю Рассылка по значению да».

Фильтр можно установить, щёлкнув мышкой по
названию поля и выбрав «да», либо воспользовавшись ссылкой Фильтр в
этом же диалоговом окне.

                       Рисунок 7 — Диалоговое окно с
выбранной таблицей

4 шаг: вставляем нужные поля в документ.
Прежде, чем выбрать один из предложенных Мастером вариантов работы, следует
установить курсор в тексте туда, куда Вы хотите вставить данные. Если Вы забыли
это сделать, тоже ничего страшного, поля можно вставить в любое место
документа, а затем перенести. В нашем случае ставим курсор после слова
«Уважаем» перед восклицательным знаком. Так как нам нужны отдельные
поля, выбираем Другие элементы в соответствии с рисунком 8.

                               Рисунок 8 — Выбираем Другие
элементы

Раскрывается диалоговое окно для выбора полей
слияния.

                                               Рисунок 9 — Выбор
полей слияния

Выбираем поле Фамилия,
нажимаем Вставить, то же самое для полей Имя и Отчество. Закрываем
окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными
полями в соответствии с рисунком 10.

                   Рисунок 10 – Документ с
вставленными полями

Кроме указанных выше полей требуется вставить
окончание обращения ый (ая), которое зависит от значения поля Пол. Для
этого воспользуемся  специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух
значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова
«Уважаем» в соответствии с рисунком 11, нажмём
кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант  IF…THEN…ELSE,
что означает (ЕСЛИ…ТОГДА…ИНАЧЕ).

    Рисунок
11 – Документ без вставленных окончаний

В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметры
в соответствии с рисунком 12.

                            Рисунок 12- Параметры
формирования окончания

5 шаг: просматриваем получившиеся письма, используя кнопки
навигации в соответствии с рисунком 13. На этом шаге также можно изменить
список получателей, применив фильтр или убрав флажки.

     Рисунок 13 – Окно с кнопками навигации для
просмотра получателей

6 шаг: выбираем вариант Изменить часть писем… и
просматриваем получившийся документ в соответствии с рисунком 14, при
необходимости его можно отредактировать, сохранить как отдельный файл или отправить
на печать.

          
Рисунок 14 — Получившийся документ

2. Охрана труда и безопасность жизнедеятельности

 Пользователь автоматизированного рабочего
места  несет ответственность за сохранность и правильную эксплуатацию компьютерного
оборудования.

Установка
и изменение конфигурации операционной системы и состава программного
обеспечения производятся специалистами отдела технического обслуживания
информационных систем.

В
случае неисправности компьютерного оборудования об этом необходимо сообщить в
отдел технического обслуживания информационных систем.

Эксплуатация ЭВМ

Перед включением ЭВМ (ПК)
необходимо ознакомиться с аппаратным журналом и убедиться, что все устройства
ЭВМ были исправны при работе ранее. Для подключения к сети электропитания необходимо использовать только
исправные силовые кабели, поставляемые с компьютерным оборудованием. Включение ЭВМ (ПК) производить согласно инструкции по включению и
выключению на данную ЭВМ.

Запрещается включать
устройства, к работе которых сотрудник не имеет доступа. Запрещается снимать
крышки и щиты, закрывающие доступ к токоведущим частям. Запрещается включать и
отключать разъемы кабелей электропитания и блоков вентиляторов под напряжением.
Прикасаться к задней панели компьютерного оборудования;
переключать разъемы кабелей периферийного оборудования; производить
самостоятельный ремонт компьютерного оборудования; удалять с корпуса наклейки с
заводскими и лицензионными номерами.

При
необходимости временного прекращения работы корректно закрыть все активные
программы.

Для
корректного выключения компьютера необходимо закрыть все работающие программы,
выбрать в меню «Пуск» команду «Завершение работы» и в
появившемся меню выбрать пункт «Завершение работы» и нажать кнопку
«ОК». Дождаться отключения питания системного блока, выключить
монитор и принтер.

Противопожарные
мероприятия

При техническом
обслуживании и эксплуатации ЭВМ (ПК) необходимо строго соблюдать правила
противопожарной безопасности.

Запрещается хранить в
машинном зале смазочные материалы. Включенные паяльники необходимо класть на
специальные подставки. Рабочие места, проходы и выход не должны загромождаться
посторонними предметами. По окончании работы все электроприборы должны быть
выключены. Курение, пользование электронагревательными приборами, открытым
огнем в данных классах запрещается.

При возникновении пожара
отключить оборудование (электроустановку), принять меры к ликвидации пожара,
сообщить дежурному персоналу. При ликвидации пожара применять средства тушения,
гасящее вещество которых не проводит электрический ток (огнетушители
углекислотные, порошковые).

 Лица, работающие в
классах, должны быть обучены приемам освобождения пострадавшего от
электрического тока, приемам искусственного дыхания, правилам оказания первой
помощи и способам тушения пожара в производственном помещении.

Лица, допустившие
нарушения, несут дисциплинарную, административную, уголовную ответственность.

Меры предосторожности

К самостоятельной работе
на ПК допускаются лица не моложе 18-ти лет, прошедшие медицинское
освидетельствование, специальное обучение, инструктаж по охране труда на
рабочем месте, изучившие “Руководство по эксплуатации” и усвоившие безопасные
методы и приемы выполнения работы.

ПК должен подключаться к
однофазной сети с нормальным напряжением 220 (120) В, частотой 50 (60) Гц и
заземленной нейтрально. Заземляющие контакты розеток должны быть надежно
соединены с контуром защитного заземления помещения. В помещении должен быть
установлен автомат аварийного или рубильник общего отключения питания.

Запрещается
самостоятельно производить ремонт ПК (его блоков), если это не входит в круг
ваших обязанностей.

При эксплуатации ПК
должны выполняться следующие требования, правила:

не подключать и не
отключать разъемы и кабели электрического питания при поданном напряжении сети;

не оставлять ПК
включенным без наблюдения;

не оставлять ПК
включенным во время грозы;

по окончании работы
отключить ПК от сети;

устройства должны быть
расположены на расстоянии 1 м от нагревательных приборов; рабочие места должны
располагаться между собой на расстоянии не менее 1,5 метров;

устройства не должны
подвергаться воздействию прямых солнечных лучей;

непрерывная
продолжительность работы при вводе данных на ПК не должна превышать 4 часов при
8-часовом рабочем дне, через каждый час работы необходимо делать перерыв 5-10
минут, через 2 часа на 15 минут;

в помещении, где
расположена компьютерная техника, должен быть оборудован уголок пожаротушения.

Санитарно-гигиенические
требования при работе с компьютером

В соответствии с СанПиН:
2.2.2.542-96 «Гигиенические требования к ВДТ и ПЭВМ. Организация
работы»

Все вредности,
возникающие при работе ВДТ и ПЭВМ можно разделить на три группы: Параметры
рабочего места и рабочей зоны.

Визуальные факторы
(яркость, контрастность, мерцание изображения, блики).

Излучения (рентгеновское,
электромагнитное излучение ВЧ и СВЧ диапазона, гамма-излучение,
электростатические поля).

Внедрение ЭВМ имеет как
положительные, так и отрицательные моменты. С одной стороны, это обеспечение
более высокой эффективности производства за счет совершенствования
технологического процесса и повышение производительности труда, а с другой —
увеличение нагрузки на работающих в связи с интенсификацией производственной
деятельности и специфическими условиями труда.

Условия труда работающих
с ЭВМ характеризуются возможностью воздействия на них следующих
производственных факторов: шума, тепловыделений, вредных веществ, статического
электричества, ионизирующих и неионизирующих излучений, недостаточной
освещенности, параметров технологического оборудования и рабочего места. 

Основными источниками
шума в помещениях, оборудованных вычислительной техникой, являются принтеры,
плоттеры, множительная техника и оборудование для кондиционирования воздуха,
вентиляторы систем охлаждения, трансформаторы.  Для снижения шума и вибрации в
помещениях вычислительных центров оборудование, аппараты необходимо
устанавливать на специальные фундаменты и амортизирующие прокладки,
предусмотренные нормативными документами.

Уровень шума на рабочих
местах не должен превышать 50 дБА. Нормируемые уровни шума обеспечиваются путем
использования малошумного оборудования, применением звукопоглощающих материалов
(специальные перфорированные плиты, панели, минераловатные плиты). Кроме того,
необходимо использовать подвесные акустические потолки.

В помещениях с избытком
тепла необходимо предусматривать регулирование подачи теплоносителя для
соблюдения нормативных параметров микроклимата. Микроклиматические условия на
рабочих местах в помещениях с вычислительной техникой должны соответствовать
требованиям. Воздух, поступающий в рабочие помещения операторов ЭВМ, должен
быть очищен от загрязнений, в том числе от пыли и микроорганизмов. Патогенной
микрофлоры быть не должно.

При профессиональном
отборе работников ЭВМ основное внимание обращается на состояние органов зрения:
состояния мышечного равновесия глаз, положительный запас аккомодации, цветовую
чувствительность, остроту зрения, рефракционную способность глаз, контрастную
чувствительность и поле зрения.

Организация рабочего
места

Приступая к работе на
компьютере желательно:

Осмотреть рабочее место
(расположение блоков и их состояние…).

Подобрать по высоте стул.

Монитор должен
располагаться на уровне глаз и перпендикулярно углу зрения.

Экран монитора должны
быть чистым.

Освещение должно
соответствовать нормам СанПиН.

Не рекомендуется
располагать монитор около яркого источника света, т.к. приходится повышать
яркость и контрастность, что влечет за собой: увеличение нагрузки на глаза,
излучения, сокращается срок службы монитора.

На мониторе не должно
быть бликов, сильного контраста с внешним освещением.

Мышь располагается так,
чтобы было удобно работать с ней. Провод должен лежать свободно. При работе с
мышью по периметру коврика должно оставаться пространство не менее 2-5
сантиметров.

Клавиатуру следует
располагать прямо перед пользователем, работающим на компьютере. По периметру
оставляется свободное место 2-5 сантиметров.

 Устанавливать системный
блок следует устойчиво на ровной поверхности таким образом, чтобы углы
системного блока не выступали за края стола. Лучше установить его на полу
(специальной подставке) под столом.

 Лучше всего использовать
специальный компьютерный стол со столешницей достаточной глубины, местом под
системный блок и выдвижной доской для клавиатуры и мышки. Это позволит
использовать стол и для других целей.

 Чтобы надежно
обезопасить компьютер от неожиданностей и неприятностей, имеет смысл потратить
средства на источник бесперебойного питания или, как минимум, установить
заземленную розетку с фильтрами.

 Содержите вентиляционные
отверстия системного блока и монитора открытыми, не захламляйте стол бумагами,
журналами и книгами. Ухудшение условий охлаждения может существенно сократить
срок жизни монитора и компьютера. Если на столе скапливается много документов,
имеет смысл установить монитор на специальном кронштейне (подставке), чтобы
приподнять его.

При работе с мышкой
следует обзавестись хорошими привычками. Есть правила, которые стоит неукоснительно
выполнять:

Запястье должно быть
прямым. Никогда не опирайтесь на запястье, лежащее на столе. Не изгибайте
суставы запястья: оно должно лежать в естественном положении.

Не сжимайте мышку с
силой. Это вызывает ненужное напряжение мышц, нарушает кровообращение и
затрудняет движения. Если мышь не слушается, почистите ее.

Не работайте с мышкой
полностью вытянутой рукой. Подбирая рабочий стол, выбирайте такой, чтобы за
мышкой не приходилось тянуться слишком далеко. Для движения мышкой должно быть
достаточно свободного места.

Некоторые предпочитают
обычной мыши трэкбол. Этот манипулятор имеет свои достоинства и недостатки: для
него требуется меньше пространства на столе и меньше приходиться двигать рукой,
зато гораздо больше приходиться работать пальцами. Используйте то устройство,
применение которого вам лично кажется более естественным.

 Оптимальная высота стола
или выдвижной полки для клавиатуры 68 – 73 см. над полом. Высоту стула и стола
следует подобрать так, чтобы минимально напрягать мышцы плечей, рук и запястий.
Запястья могут касаться стола перед клавиатурой. Но ни в коем случае нельзя
переносить на них хотя бы часть веса тела. Клавиатура регулируется по высоте
наклона. Подберите для себя наиболее удобный угол наклона.

У компьютера довольно много
кабелей и проводов. Их лучше всего собрать сзади стола. Но стол необходимо
отодвинуть от стены, чтобы в этом пространстве кабели не запутались между
собой.

 Чтобы уменьшить
отражение и блики на экране, размещайте домашний компьютер перпендикулярно окну.
Обеспечьте достаточное местное освещение, направленное на документ, чтобы можно
было выключать общее освещение в помещении и снижать яркость бликов.

Не стоить экономить на
хорошем стуле или удобном кресле, регулируемом по высоте и специально
предназначенном для работы за компьютером. Перед компьютером очень важно
соблюдать правильную позу.

Заключение

В
заключении можно сформулировать  общие цели интеграции приложений  следующим
образом: это избавление от повторного ручного ввода  данных;  увеличение
скорости выполнения задачи; высокое качество выполнения задачи за счет
минимизации человеческого фактора, как основного источника ошибок.

В
ходе выполнения выпускной квалификационной работы были решены следующие задачи:
рассмотрены возможности основных программ Microsoft Office и возможность их интеграции, 
пример использования электронной таблицы в качестве источника данных для
рассылок MS Word.

Итогом выпускной квалификационной работы является создание
видеоролика с ходом выполнения рассылки.

СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1.                
Алтынова Н. Расширенные возможности
Microsoft Excel 2007 М.: Центр компьютерного обучения «Специалист», 2007. —  83
с.

2.                
Гладкий А.А., Чиртик А.А. Excel 2007.
Трюки и эффекты СПб.: Питер, 2007.
— 368 с.

3.                
Иванов И.И. Microsoft Excel  для
квалифицированного пользователя
М.: Академия АйТи, 2011. — 243 с.

4.                
Маккормик Д. Секреты работы в Windows,
Word, Excel: Полное руководство для начинающих / Игорь Тимонин (пер.с англ.).
Х. : Книжный Клуб «Клуб Семейного Досуга», 2007. —  240с.

5.                
Меженный О.
А. Microsoft
Office 2010. Краткое руководство. — М.: «Диалектика»,
2010. — 368 с.

6.                
http://www.excelworld.ru/ — Мир MS
Excel/Статьи об Excel

7.                
http://excel7.ru/ —
САМОУЧИТЕЛЬ ПО EXCEL 2007-2010

В предыдущих статьях вы видели, как Excel может управлять другими приложениями Microsoft, такими как Word и Outlook. Но одновременно с этим другие приложения также могут быть использованы для управления Excel.

Например, вы написали макрос для Word или Access, который создает таблицу Excel, заполняет ее данными, а затем сохраняет ее. Excel не обязательно должен при этом быть запущенным, а таблица не должна присутствовать на экране. Если все же Excel запущен, то появится новая книга, но этого можно избежать, используя свойство Visible вашего виртуального приложения.

Установив его в значение False, вы можете исключить появление новой книги на экране. При запуске этого типа приложения весьма интересно бывает установить свойство Visible в значение True и понаблюдать, как данные вносятся в таблицу, как будто невидимый оператор работает за вашим компьютером.

Это может произвести сильное впечатление на стороннего наблюдателя, но нажатие какой-либо клавиши на клавиатуре может привести к закрытию вашей таблицы либо другим непредсказуемым результатам. Если вы установите свойство Visible в значение False, то пользователь не сможет навредить при выполнении этой процедуры, он даже не будет знать, что она в настоящий момент выполняется.

В качестве примера я приведу создание таблицы Excel из приложения Word. VBA работает практически одинаково во всех офисных приложениях, за исключением того, что объектные модели очень сильно отличаются в различных приложениях.

Запустив Microsoft Word, вы должны ввести код в окно VBA. Окно редактора вызывается так же, как и в Excel: с помощью нажатия сочетания клавиш Alt+F1. Оно имеет такую же функциональность, как и в Excel. Когда вы управляли различными приложениями с помощью Excel, вы сначала добавляли файлы библиотек объектов. То же самое нужно сделать и в Word, поместив ссылку на файл библиотеки объектов Excel.

Вы выбирали в меню редактора Tools › References, сейчас вам нужно сделать то же самое, только выбрать в появившемся окне Excel Object Library и поставить напротив галочку, как показано на рис. 1.

Теперь вы сделали все, чтобы написать код, управляющий Excel. Добавьте модуль (Insert › Module), в котором наберите следующий код:

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13

Sub Test_Excel()
    Dim oEapp As Excel.Application
    Set oEapp = CreateObject("Excel.Application")
    Dim oWBook As Workbook, oWSheet As Worksheet
    Set oWBook = oEapp.Workbooksþ.Add
    Set oWSheet = oWBook.Worksheets(1)
    oWSheet.Range("A1").Value = "Ваш текст" ' Не забудьте изменить
    oWBook.SaveAs ("C:TestExcel.xlxs") ' Вы можете выбрать собственный путь сохранения
    oWBook.Close
    oEapp.Quit
    Set oWSheet = Nothing
    Set oWBook = Nothing
End Sub

Когда этот код будет запущен, будет создан файл с именем C:TestExcel.xlxs, содержащий таблицу, в ячейке А1 которой находится строка «Ваш текст». В коде создается переменная оЕарр для хранения объекта приложения Excel. Переменные oWBook и oWSheet представляют собой книгу и лист соответственно. При этом книга добавляется в коллекцию Workbooks.

В ячейку А1 на первом листе вносится строка «Ваш текст», затем книга сохраняется как C:TestExcel.xlxs. После этого книга закрывается с помощью метода Close. Произойдет то же самое, если выбрать в меню Excel Файл › Закрыть. После этого закрывается само приложение, так же, как будто пользователь выбрал в меню Файл › Выход. И наконец, переменным Workbook и Worksheet присваивается значение Nothing, освобождается память компьютера от излишней информации.

Как уже было оговорено не один раз, важно правильно завершить работу приложения, присвоив значение Nothing всем объектам в VBA-коде. В противном случае память не будет освобождена и другие приложения не смогут к ней обратиться. Это может вызвать проблемы у пользователей, когда они выходят из вашего приложения, а оно завершается некорректно и переменные остаются в памяти, которая очень даже может понадобиться для других задач.

Microsoft Excel является одной из самых популярных программ с более чем миллиардом пользователей. Он используется для создания диаграмм, таблиц, отчетов, определения тенденций и организации данных и т. д. Но для многих эта программа довольно дорогая и не доступна на всех платформах. Кроме того, у него нет надежных функций совместной работы и синхронизации, а также не хватает многих параметров настройки. К счастью, Microsoft Excel не является единственным инструментом создания рабочих таблиц, доступным на рынке. Существует множество других наборов Office с альтернативами Excel, которые доступны как бесплатно, так и оплачиваются, что может быть хорошей заменой Microsoft Excel в определенных ситуациях. Вы найдете как онлайн, так и офлайн-инструменты с уникальными функциями.

Чтобы помочь вам в поиске лучшей альтернативы Microsoft Excel, мы создали этот список лучших наборов Office, которые поставляются с альтернативами Excel. Просто сделайте выбор в соответствии с вашим требованием.

1. Google Таблицы

Очень похоже на внешний вид и функциональность Excel, Google Таблицы , вероятно, являются самой популярной альтернативой Excel.

Он предлагает временные функции, похожие на Excel, такие как диаграммы и графики, встроенные формулы, сводные таблицы и условное форматирование. Он доступен для всех, у кого есть аккаунт Google.

Вся информация живет в облаке, поэтому вам не нужно беспокоиться о резервном копировании файлов. Вы можете получить к ним доступ практически из любой точки мира (кроме Китая), если у вас есть доступ в Интернет.

Кроме того, он отлично подходит для совместной работы и контроля версий, поскольку несколько пользователей могут работать с одним и тем же документом одновременно, и изменения сохраняются автоматически.

Google Таблицы поставляются с предварительно разработанными, удобными для презентации шаблонами, чтобы быстрее настроить вашу таблицу. Вы можете использовать приложение, чтобы открывать, редактировать и сохранять файлы Microsoft Excel, а также конвертировать файлы Excel в Google Таблицы и наоборот.

Ссылка: https://www.google.com/sheets/about/

Основные возможности: инструменты совместной работы, автоматическое сохранение и синхронизация и полностью бесплатное использование.

Цена: бесплатно.

Тип: онлайн-таблица с автономным доступом через Google Chrome.

Совместимость:  веб-версия, автономная версия для Windows, Mac OS X и выделенных приложений для платформы Android и iOS.

2. OpenOffice

Apache OpenOffice, представленный более 20 лет назад и установленный на более чем 100 миллионах компьютеров, представляет собой программный пакет для офисных приложений с открытым исходным кодом для обработки текстов, электронных таблиц, презентаций, графики, баз данных и т. Д.

Calc, эквивалент Excel в OpenOffice, отлично работает как инструмент анализа данных, особенно для небольших наборов данных.

Данные хранятся в международном формате открытого стандарта, который работает в Windows, Mac OSX и Linux, а также может читать и записывать файлы из других общих офисных программных пакетов.

Apache OpenOffice можно установить на большинстве компьютеров бесплатно. Поскольку он загружен на компьютер, для его использования вам не требуется подключение к Интернету.

Благодаря открытому исходному коду вы можете изменить программу в соответствии с потребностями вашей компании, как вам удобно.

Ссылка: https://www.openoffice.org/ru/

Основные характеристики: бесплатный и открытый, настольный клиент, как и Excel, и имеет чистый интерфейс.

Цена: бесплатно.

Тип: автономный рабочий стол.

Совместимость: Windows, Mac OS X и Linux.

3. Excel Online

Если вы действительно ищете копию Microsoft Excel бесплатно, то Microsoft Office в Интернете может стать отличной альтернативой. Это пакет Microsoft Office (включая Excel в Интернете), который просто подключен к сети с незначительным добавлением функций и не обладает некоторыми мощными пользовательскими функциями настольного приложения, такими как макросы, слияние писем, формат Painter, затенение, границы и лента и т. Д. ,

Он предлагает действительно эффективные инструменты для совместной работы (может быть, не так хорош, как Google Таблицы), и сохраняет все документы в OneDrive или Dropbox. Сохранение и синхронизация происходит в режиме реального времени, и вы также получаете дополнительные инструменты для поиска.

Главный недостаток заключается в том, что у него нет какой-либо автономной версии. Если у вас нет доступа к Интернету, приложение практически бесполезно. Кроме того, программы отлично работают и дают вам подобное ощущение Excel 2013. Поскольку это веб-сайт, загрузка огромных данных может привести к задержкам и разочарованиям.

Ссылка: https://www.office.com/

Основные характеристики: Дайте вам аналогичное ощущение рабочего стола  Microsoft Excel, сохранение в реальном времени и синхронизацию с OneDrive, бесплатные и надежные инструменты совместной работы.

Ценообразование: бесплатно.

Тип: Online Spreadsheets.

Совместимость: Windows, Mac OS X, Linux и  Android.

4. LibreOffice

LibreOffice — еще один бесплатный инструмент с открытым исходным кодом и фактически основан на том же исходном коде, что и OpenOffice. Однако он был сильно изменен; предлагает различные функции и обладает удивительной совместимостью с документами. Как и OpenOffice, он также имеет альтернативу Excel под названием Calc.

Интерфейс довольно похож на старую версию Microsoft Office, например Office 2003, но функции достаточно мощные, чтобы бороться с последними версиями. Он имеет некоторые удивительные функции импорта и экспорта и, как говорят, импортирует практически любой формат документа. Это также известно для открытия устаревших версий офисных документов Microsoft, которые люди даже не используют сейчас.

Некоторые из его уникальных функций включают в себя: Портативную версию, язык макросов, многоплатформенную поддержку, расширения и импорт графических форматов.

Ссылка: https://ru.libreoffice.org

Основные характеристики: открытые и бесплатные, мощные функции для бесплатного программного обеспечения, настольный клиент для упрощения работы в автономном режиме.

Ценообразование: бесплатно.

Тип: автономный настольный инструмент для работы с электронными таблицами.

Совместимость: Windows, Mac OS X, Linux и приложение для просмотра для Android.

5. FreeOffice 2018

Ссылка: https://www.freeoffice.com/ru/

Последняя версия SoftOffice 2018 SoftMaker полностью совместима с форматами файлов Microsoft Office, что означает, что вы не будете удивлены при передаче файлов в MS Office.

Это бесплатное программное обеспечение имеет интерфейс, аналогичный интерфейсу MS Office, и имеет очень быстрое время загрузки.

PlanMaker, аналог Excel от FreeOffice, предлагает такие функции, как условное форматирование и сводные таблицы, которые очень похожи на Excel.

Он также предлагает такие функции, как графика и рисунки, а также инструменты визуализации данных, которые помогут вам создавать материалы, готовые к презентации.

6. Офисный пакет WPS

Если вы занимаетесь редактированием листов на своем смартфоне, вы можете попробовать WPS Office Suite. Это альтернатива Excel для вашего смартфона, которая позволяет редактировать zippy. Разумеется, он не может конкурировать напрямую с настольным приложением, но очень просто сделать небольшие изменения в среднем с вашего телефона бесплатно.

Приложение имеет действительно чистый дизайн со всей информацией, представленной перед вами. Хотя это полный пакет Office, но когда вы загрузите лист, он автоматически загрузит параметры редактирования для электронной таблицы.

Он интегрируется с Dropbox для сохранения всех ваших документов и синхронизации их на всех ваших устройствах. Лучше всего, он не требует какой-либо учетной записи, в отличие от Microsoft Excel или Google Таблиц для смартфона.

Ссылка: http://wps.com/

Основные характеристики: Интуитивно понятный интерфейс, бесплатный и не требует никакой учетной записи и делает редактирование очень быстрым и простым.

Цена: бесплатно.

Тип: Интернет-приложение для смартфонов на основе смартфонов.

Совместимость: Android, iOS и Linux.

7. Zoho таблицы

Zoho Docs — еще один офисный пакет, который предлагает альтернативу Excel в виде Zoho Sheet. Zoho Docs имеет как автономных, так и онлайн-клиентов в виде настольного клиента и веб-клиента. Набор не настолько богат, если сравнивать его с Microsoft Excel, но он имеет некоторые уникальные функции.

У этого есть некоторый надежный набор инструментов сотрудничества; он сохраняет и синхронизирует листы с облачным хранилищем Zoho. Хотя, у него есть бесплатная версия, но она ограничена. Бесплатная версия получит все необходимые функции вместе с 1 ГБ памяти. Если вам нужно больше места и какая-то другая свобода безопасности и сотрудничества, вам придется заплатить.

Ссылка: https://www.zoho.com/docs/sheet.html

Основные характеристики: простой интерфейс, надежные инструменты для совместной работы и как клиентские, так и настольные.

Цена: бесплатно с ограничениями и 5 долларов США в месяц с 50 ГБ оперативной памятью и 8 долларов США в месяц с хранением 100 ГБ, а все функции разблокированы.

Тип: автономный и интерактивный инструмент электронных таблиц.

Совместимость: Windows, Mac OS X, Linux и Android.

8. Bime

Ссылка: https://www.bimeanalytics.com/

Bime помогает анализировать, визуализировать и представлять данные путем интеграции информации из разных источников и создания пользовательских показателей, отчетов и панелей мониторинга.

Хотя он не предназначен для доставки всех функций и функций MS Excel, он предлагает удобную и удобную альтернативу возможностям визуализации данных Excel, таким как графики и диаграммы, с большим количеством колоколов и свистов.

Bime — это облачное программное обеспечение с планами от 490 долл. США / мес.

9. ThinkFree

Ссылка: https://www.thinkfree.com/ru/index

ThinkFree Office Online — это набор текстовых процессоров для веб-страниц, электронных таблиц и презентаций, аналогичных Google Apps для ПК.

Он совместим с Microsoft Office и позволяет пользователям создавать и редактировать документы в веб-приложении и сотрудничать с другими пользователями в режиме реального времени.

Компания также предлагает ThinkFree Office Mobile — услугу, которая позволяет пользователям создавать, просматривать и редактировать документы на своих мобильных устройствах.

10. Smartsheet

Smartsheet — удивительная онлайн-альтернатива Excel с особенностями для опытных пользователей и компаний. Однако, как и Excel, это не бесплатный инструмент. Вы просто получите 30-дневную пробную версию, и после этого вам придется платить ежемесячно или ежегодно. Smartsheet может делать почти все, что может сделать Excel, но он добавляет некоторые дополнительные возможности управления и настройки.

Как и номера Apple, вы начнете с чистого документа, и вы можете использовать шаблон для начала своей работы. Инструмент может быть немного сложным для некоторых начинающих пользователей, но есть советы и видео-инструкции, предоставляемые с каждым шагом. Вы можете легко настраивать строки и столбцы с полным контролем над своими визуальными эффектами.

Некоторые из его уникальных возможностей, отсутствующих в Excel, включают в себя представление Gantt и Calendar, обсуждение и прикрепление файлов к задачам, планированию и настраиваемым отчетам.

Ссылка: https://www.smartsheet.com/

Основные возможности: Доступ в Интернет к листам, Тонны настроек и отличные инструменты для совместной работы.

Ценообразование: базовое $ 16 / месяц с 3 ГБ хранилищем, план команды $ 50 в месяц для 3 пользователей с 45 ГБ хранилищем и индивидуальный план с 25 пользователями и 375 ГБ места по цене 270 долларов США.

Тип: интерактивный инструмент для работы с электронными таблицами.

Совместимость: Windows, Mac OS X, Linux и Android.

11. Gnumeric

Gnumeric — это еще одно дополнение бесплатного инструмента Open-source в этом списке. Как следует из названия, Gnumeric лучше всего подходит для обработки числовых данных и выполнения всех вычислений. Если вы используете Excel для управления учетными записями и другими подобными вещами, Gnumeric может быть лучшим и быстрым выбором.

Gnumeric — очень простая настольная программа и чрезвычайно легкая на компьютерах. Это позволит вам обрабатывать тысячи записей без какого-либо отставания, которое вы можете увидеть в Excel. Из-за его базового дизайна и функциональности, возможно, не очень хорошо импортировать другие документы с графическим интенсивным контентом.

Его расчеты проверены профессионалами, и они столь же точны, как и Excel с гораздо более быстрыми результатами и обработкой. Если вы ищете бесплатную и быструю альтернативу вычислениям Excel, Gnumeric должен стать счастливой заменой.

Ссылка:  http://www.gnumeric.org/

Основные характеристики: легкий и точный, простой интерфейс и Open-source.

Ценообразование: бесплатно.

Тип: автономный рабочий стол для настольных компьютеров.

Совместимость: Unix.

Получить Gnumeric

12. PlanMaker

PlanMaker фактически разработан, чтобы быть более дешевой альтернативой Excel, поэтому, если вам нужно что-то похожее на Excel, но по более низкой цене, PlanMaker открыт. Хотя он по-прежнему не лучше, чем Microsoft Excel, но он очень близок и хорошо взаимодействует с документами Excel.

Перемещение документов из Excel в PlanMaker никогда не приведет к изменению структуры данных. Он поддерживает даже более старые версии документов Microsoft Excel, например .xls. Интерфейс также очень похож на Excel, поэтому вы не будете зацикливаться на изучении новых вещей.

Кроме того, форматирование можно легко стилизовать; цвет можно использовать как для подсветки, так и для записи, чтобы сделать ваши листы привлекательными. Он поставляется с 30-дневной пробной версией с полной функциональностью, чтобы проверить инструмент, и после этого вам придется выбирать платные пакеты.

Ссылка: https://www.softmaker.com/ru/softmaker-office-planmaker

Основные характеристики: Взаимодействие с Excel Sheets, более дешевая альтернатива Excel и делает пользователей Excel такими, как дома.

Цена: бесплатное 30 проб и стандартная версия за € 69.99 и профессиональная версия за € 89,95.

Тип: автономный настольный и планшетный инструмент для работы с электронными таблицами.

Совместимость: Windows, Mac OS X, Linux и Android.

13. Numbers For Mac

Поставляется бесплатно с каждым Mac, это ответ Apple на Microsoft Excel.

Номера для Mac отлично подходят для визуализации небольших наборов данных и превращают их в готовые к презентации графики, на которые приятно смотреть. (Вы не ожидаете ничего от Apple, верно?).

Numbers для Mac поставляется с предварительно построенными шаблонами и поддерживает широкий спектр возможностей анализа данных.

Он интегрирован в экосистему iOS, поэтому, если вы используете iPhone или iPad, вы можете легко получить доступ к своим документам с мобильных устройств и сотрудничать с вашей командой.

Вы можете сохранять документы в форматах файлов Excel, для тех «ПК» мира

14. Apple iWork

Ссылка: https://www.apple.com/ru/iwork/

Apple всегда была крупнейшим конкурентом Microsoft в потребительских операционных системах, но Apple приложила щедрые усилия в свой офисный пакет iWork. Он доступен только в Mac OS (OS X), но он бесплатный ( хотя и не бесплатный как FOSS ). Да, в нем не хватает многих функций Microsoft Office, но вам они нужны?

iWork способен обрабатывать текст (с акцентом на дизайн), электронные таблицы и программное обеспечение для презентаций. Некоторые находят iWork настолько простыми, что заставляют вас чувствовать себя глупыми ( включая меня ), и для того, чтобы привыкнуть, на самом деле требуется некоторое время. Несмотря на это, эта замена Microsoft Office для Mac по-прежнему является надежным пакетом для небольшого офиса.

Почему Apple iWork?

iWork предоставляет множество простых в использовании и популярных функций. Он прост в использовании без лишней суеты.

Также доступна облачная версия iWork для iCloud. Ранее iCloud был доступен только для пользователей Apple, но теперь другие платформы также совместимы с приложениями iWork из-за бесплатного офисного пакета на iCloud. Все, что вам нужно, это Apple ID.

Платформы, поддерживаемые iCloud:  Mac, iOS, несколько операционных систем (через версию iCloud).

15. SPREAD32

Ссылка: http://spread32.software.informer.com/2.0/

Эта бесплатная программа для работы с электронными таблицами работает с настольными и некоторыми мобильными устройствами и поддерживает большинство распространенных форматов файлов.

Как и большинство распространенных электронных таблиц, он предлагает сотни формул и основные функции Excel, такие как фильтрация данных, вставка диаграмм и условное форматирование.

С его уменьшенными визуальными эффектами и дизайном пользовательского интерфейса это программное обеспечение очень «легкое», что делает файлы легко передаваемыми.

16. Sheetster

Эта автономная веб-электронная таблица с открытым исходным кодом позволяет создавать, редактировать и просматривать электронные таблицы различных форматов.

Sheetster может импортировать и экспортировать форматы файлов .xls и .xlsx и поддерживает полный спектр формул и функций Excel.

Sheetster предоставляет API-интерфейс на стороне сервера для соединителей для хранения документов и богатый API REST для управления открытыми электронными таблицами, что делает его отличным выбором для разработчиков, которые хотят интегрировать электронные таблицы в свои веб-приложения.

17. Calligra Sheets

Этот инструмент расчета и таблицы может быстро создавать и вычислять различные бизнес-таблицы, в среде, очень похожей на среду Excel.

В листе Calligra представлены шаблоны рабочего стола, инструменты стиля, возможности форматирования, встроенные функции, диаграммы, сортировка данных и даже сценарии с Python, Ruby и Javascript.

Первоначально разработанный для операционных систем Linus, BSD и Unix, Calligra теперь предлагает предварительную поддержку для MS Windows и OS X.

18. Siag

Siag Office — компактный и легкий, плотно интегрированный бесплатный офисный пакет.

В то время как его компактный дизайн отлично подходит для пользователей, работающих в старых операционных системах с небольшим объемом оперативной памяти, легко заметить, что мы привыкли к этим дням из большинства программ электронных таблиц.

19. EtherCalc

Бесплатное веб-программное обеспечение, которое работает на GNU / Linux, FreeBSD, Mac OS X и Windows, EtherCalc — это программа для электронных таблиц с открытым исходным кодом.

Подобно Google Таблицам, пользователи могут сохранять данные в Интернете, предоставлять разрешения на редактирование и изменять их для всех пользователей в режиме реального времени.

Хотя EtherCalc не является полнофункциональной программой для работы с электронными таблицами, ее сокращенная функциональность (поставляемая без ущерба для удобства использования) делает ее одним из самых простых приложений для работы с электронными таблицами для совместной работы.

20. Quip for Teams

Если вы целая команда пытается координировать новый бюджет или хотите комментировать номера, трудно хранить и находить эти комментарии в одном документе Excel. Quip позволяет всей вашей команде управлять и управлять таблицами вместе, устраняя необходимость громоздкие приложения. Он также не испытывает недостатка в мощности — он имеет более 400 функций.

21. IBM Lotus Symphony SpreadSheets

IBM Lotus Symphony — еще один полнофункциональный офисный пакет для замены Microsoft Office. Он имеет модуль электронных таблиц, который позволяет открывать и создавать электронные таблицы. Вы можете добавлять все типы формул и создавать графики с вашими данными. Конечно, как и в случае с OpenOffice, могут возникнуть проблемы с совместимостью, но большинство электронных таблиц должны открываться без проблем.

Вывод

С таким большим разнообразием инструментов для работы с электронными таблицами на выбор, возникает соблазн попытаться «сделать все» на Excel или его альтернативах.

Однако не все задачи могут хорошо выполняться в Excel, что, несмотря на универсальность, является «универсальным» инструментом.

Например, мы видели много людей, которые пытались консолидировать свои расходы на программное обеспечение, сжимая свои задачи управления проектами в Excel, что оказалось ошибкой снова и снова, поскольку Excel не имеет функций, специально предназначенных для управления проектами, таких как совместной работы в реальном времени, обширных изменений в треке и поддержки клиентов.

XLS, расшифровка Extended Cells  — формат, в котором хранятся таблицы, если информация заполняется в программе Excel, входящей в Microsoft Office 2003.

Сейчас пользователи работают в Microsoft Office 2007, 2010 и 2016, в которых табличная информация хранится в формате XLSX.

Рассмотрим 2 вопроса:

• как  открыть файл XLS, созданный в Эксель 2003, на компьютере с офисными приложениями 2010, 2013 или 2016;
• чем открыть файл XLS онлайн.

Краткое описание формата XLS

Книга XLS состоит из отдельных листов. Лист разлинован на столбцы и строки. Столбцы пронумерованы либо цифрами, либо латинскими буквами, а строки – цифрами. На пересечении строки и столбца расположена ячейка. Каждая ячейка однозначно определяется номерами столбца и строки. Ячейки заполняются информацией. Это могут быть числа, текст, даты, проценты, дроби. Над ячейками выполняют действия с помощью формул. Каждую из ячеек раскрашивают для наглядности цветами шрифта и фона, доступными в палитре цветов.

XLS – один из востребованных табличных форматов. Но книгу XLS открыть, просмотреть и отредактировать обычными текстовыми редакторами не удастся. Поэтому вопрос «чем открыть XLS?» возникает достаточно часто.

Как открыть файл XLS расширения

Для этого нужна специальная программа – Microsoft Excel, входящая в состав Microsoft Office.

Если пользователь хочет просмотреть табличную информацию на устройстве, где офисные приложения не установлены, он может попробовать открыть XLS онлайн.

Как открыть файл XLS онлайн

Для этого стоит попробовать запустить программу-вьювер, используя подключение к интернету. Запустив вьювер, пользователь обретает шанс не только просмотреть информацию, но и редактировать введенное, и даже трансформировать в более подходящий формат.

Для этой цели созданы следующие ресурсы:

• Google Docs.

Далее — нажать знак «плюс» (+), после чего откроется пустая таблица.

Потом нужно последовательно нажать на «Файл», затем на «Открыть», выбрать в списке «Загрузка» и найти нужный файл на стационарном компьютере.

• Zoho Excel Viewer.

После скачивания и установки программы — нажать на «Выбрать файл», после чего произойдет загрузка информации со стационарного компьютера, потом — использовать кнопку «Просмотреть».

• Docspal

Если в предыдущих ресурсах файл можно как редактировать, так и форматировать, то здесь — только быстро просматривать.

• ThinkFree Online.

Нажимаем на изображение лупы, и в открывшемся окне – на кнопку «Обзор», после чего выбираем необходимый файл на жёстком диске.

Затем — нажимаем кнопку «View document» (расположена справа), начнется процедура обработки файла.

Кроме специальных программ применяются дополнения к браузерам. При помощи дополнений файлы Эксель возможно просматривать быстро и с удобством.

• Google Docs Viewer для Мозилла;
• Google Docs для Хром.

Открываем XLS на Андроиде

Фирма Майкрософт разработала бесплатные программы, специально предназначенные для работы с таблицами Эксель на андроиде:

• Microsoft Excel;
• QuickOffice;
• Kingsoft WPS Office;
• Microsoft Office для Android (мобильная версия);
• MobiSystems OfficeSuite Pro;
• Google Drive.

Эти программы бесплатны и есть на нашем сайте.

QuickOffice позволяет обращаться к популярным облачным хранилищам — Dropbox, Google Docs и просматривать размещенные там файлы с возможностью их редактирования.

Открываем файл XLS на компьютере

Если всё хорошо, открытие файла происходит по двойному щелчку левой кнопки мыши, когда указатель стоит на названии файла. Но если этого не произошло, то либо программа, используемая для открытия данного типа файлов, не установлена, либо назначение ее программой по умолчанию не произведено. В зависимости от причины потребуется установить нужную программу, или прописать требуемую ассоциацию файла.

Наиболее распространённое средство, позволяющее открыть файл XLS – текстовый процессор Excel, входящий в стандартный пакет программ MS Office.

Если же в вашей системе не установлен пакет программ MS Office от компании Майкрософт, можно использовать аналогичные, но бесплатные программы.

Самые используемые из них:

• Open Office;
• LibreOffice.

Для открытия файла XLS нужно запустить программу Calc, входящую в Open Office и LibreOffice. Calc дублирует функции Excel.

Чем открыть XLS в Windows 10

Более 30% пользователей предпочитают использовать для этой цели Microsoft Office 2010, поскольку этот пакет привычен и удобен.

Microsoft Office 2016 – более современный офисный продукт, все программы, входящие в него, и Excel, в том числе, улучшены и доработаны.

Чем открыть XLS в Windows 7

Microsoft Office 2007 — стандартный и наиболее часто используемый пакет, позволяющий просмотр и редактирование файла XLS в Windows 7.

Какие еще могут быть проблемы с файлом XLS

Файл не получится открыть, если он поврежден.

В этом случае восстановление информации производится из предыдущих сохраненных версий файла. Если в работе офисных программ произошли сбои, потребуется удалить их и переустановить заново.

Электронные таблицы как средство разработки бизнес-приложений

Excel часто используется как универсальное средство для разработки бизнес-приложений. В этой статье я хочу сравнить, существующие без особых изменений уже более 30 лет, электронные таблицы с современной классической императивной парадигмой программирования глазами архитектора ПО. Затем я хочу рассказать о своей работе над новым табличным процессором, который исправляет многие недостатки, выявленные при сравнении, тем самым позволяя создавать более надежные, масштабируемые и легкие для поддержки и дальнейшего развития, бизнес-приложения.

Электронные таблицы и их возможности

Принцип, по которому работают современные электронные таблицы (Microsoft Excel, LibreOffice Calc или Google Sheets) появился в конце 70-х – середине 80-х годов. Двухмерный массив ячеек, как модель данных, и возможность автоматических вычислений с помощью формул появились в VisiCalc в 1979 году. Трехмерный массив ячеек (возможность пользоваться несколькими листами) впервые появился в 1985 в Boeing Calc.

В теории, электронные таблицы ничем не уступают любому языку программирования. Существует машина Тьюринга на формулах Excel (линк), а это значит, что любой алгоритм, который можно реализовать с помощью компьютера, можно реализовать в Excel. Вопрос только в удобстве и эффективности такой реализации.

На практике я встречал очень сложные системы, реализованные в Excel. Например, финансовая модель развития международного аэропорта с возможностью вносить множество разных типов объектов (парковки, склады, полосы, …) и пересчетом квадратных метров и парковочных мест в cash flow (расходы за годы строительства vs прибыль за годы эксплуатации) с учетом разных моделей инфляции. На то чтобы «переписать» такой «эксельчик» на Java с использованием реляционной базы данных может уйти от нескольких человеко-месяцев до нескольких человеко-лет. В этом конкретном случае реляционная модель в базе данных насчитывала более 50 таблиц. Самое интересное, что такого «переписывания» можно было бы избежать, если бы электронные таблицы позволяли не только создавать программное обеспечение, но и делали бы возможным его сопровождение и масштабирование. Для конечного пользователя (экономиста) система на Java это шаг назад, потому что он больше не видит промежуточные результаты и не может сам изменить или дополнить модель.

Выходит, что одну и ту же задачу можно решить, как электронной таблицей, так и универсальным языком программирования. Значит, мы можем сравнить сильные и слабые стороны этих двух инструментов, как средств создания бизнес-приложений. Здесь мы попробуем взглянуть на Excel глазами программиста-архитектора и применим правила архитектуры ПО, которые уже устоялись в классической разработке софта.

Достоинства электронных таблиц

1. Интуитивно понятный концепт: каждый из нас в школе видел и заполнял таблички на листочках в клеточку и играл в морской бой. Большинство людей, которые работают с Экселем, никогда не проходили никакого специального обучения (в лучшем случае коллега за полчаса показал на какие кнопки нажимать). Это большое преимущество перед языками программирования, где «C++ за 21 день» звучит даже слишком оптимистично.
2. Открытое и статичное состояние облегчает отладку: сложность поиска ошибки в программе чаще всего заключается в том, чтобы поймать тот момент времени, когда что-то пошло не так. Приходиться использовать breakpoints и прокручивать программу по шагам. В электронной таблице состояние статично. Поиск ошибки сводится к тому, чтобы найти первую ячейку с неправильным результатом.
3. Реактивность: мы просто задаем формулу, а система сама знает в каком порядке и когда пересчитывать ячейки. Этот концепт, который относительно недавно стал популярным в разработке UI, был основой электронных таблиц с самого начала.

Недостатки электронных таблиц

1. Слабо структурированная модель данных: электронные таблицы используют трехмерный массив ячеек как модель данных. Это лучше чем неструктурированный текст в Notepad, но значительно хуже строгой типизации Java или нормализованной реляционной структуры базы данных. В любую ячейку можно записать любой тип данных. Заголовки или значения не различаются. Сказать заранее, что будет в момент исполнения по ссылке E5 невозможно. Зависимости между таблицами неявно хранятся в параметрах функции VLOOKUP и ломаются при неосторожном добавлении колонки. По-моему, это и является одной из основных причин ошибок.
2. Высокая избыточность: у программистов хорошо себя зарекомендовал так называемый принцип DRY (Don’t repeat yourself — не повторяйся). Чаще всего мы стараемся писать логику один раз, давать ей название (например, в виде имени функции/метода) и потом ссылаться на нее когда это необходимо. В табличных процессорах мы копируем формулы. Сначала это конечно удобно, но в итоге, понять, где применяется та или другая формула очень сложно. Любое изменение объема данных ведет к необходимости копировать формулы. Это очень сильно затрудняет поддержку и дальнейшее развитие моделей в табличных процессорах.
3. Отсутствие интерактивности интерфейса: электронные таблицы не позволяют динамически изменять способ отображения данных. Также отсутствует возможность создавать запрограммированные операции выполняемые, например, по нажатию кнопки.

Как сделать электронные таблицы лучше?

Меня зовут Вадим. Я CTO в CubeWeaver и уже довольно давно занимаюсь разработкой нового табличного процессора. Несколько лет назад я уже писал (линк) про раннюю версию системы, но с тех пор многое изменилось и в этом году проект дошел до коммерческой стадии.

Вот список новшеств моего проекта, которые позволяют устранить перечисленные выше недостатки, стараясь при этом сохранить преимущества электронных таблиц:

Многомерная модель данных

Многомерная модель данных широко используется в Business Intelligence и OLAP системах, предназначенных для анализа данных. Суть модели заключается в том, чтобы хранить данные в ячейках многомерного куба, грани которого подписаны заголовками бизнес-объектов:

В интерфейсе программы отображается не весь многомерный куб, а его двумерный срез, соответствующий выбранной нами комбинации фильтров:

При реализации такой модели в реляционной BI системе, часто используют схему снежинки (snowflake schema). Кубы реализуются таблицами фактов (fact table), а заголовки на гранях хранятся в таблицах измерений (dimension table).

В моей системе кубы называются рабочими листами (worksheets), а заголовки на гранях куба называются элементами списков (list items).

Каждая ячейка такого многомерного рабочего листа имеет уникальный адрес, состоящий из надписей на гранях. Например, значение 935 на изображении имеет адрес: Bikes, 2020, Paris.
Каждый элемент списка имеет название и идентификатор. В ссылках на ячейки используются идентификаторы, и вышеуказанный адрес в формуле мог бы выглядеть так (ссылки заключаются в квадратные скобки):

[PROD:23, YEAR:2020, CITY:24], где PROD это идентификатор списка «продукт», а 23 идентификатор элемента «Bikes».

Применение многомерной модели позволяет значительно улучшить ситуацию с недостатком номер 1. Во-первых, заголовки теперь хранятся отдельно от численных данных. Во-вторых, введение дополнительного измерения «метрика» (или «позиция отчета») позволяет адресовать ячейки не по порядковому номеру, а по семантическому смыслу, исключая ошибки из-за добавления или удаления столбцов или строк.

Конечно, нужно сказать, что такой подход слегка портит ситуацию с преимуществом номер 1. В морской бой играли все, а в четырехмерные шахматы только некоторые студенты-математики. Но опыт показывает, что благодаря двумерному представлению куба, большинство пользователей довольно быстро привыкают к новой модели данных.

Функция JOIN и метаданные

Многомерная модель позволяет использовать метаданные для описания ячеек. Метод адресации описанный выше означает, что каждая ячейка рабочего листа соответствует определенному набору элементов списка (например, году, продукту и точке продажи). Списки в свою очередь могут иметь атрибуты (колонки), что делает их похожими на обычные реляционные таблицы. Например, можно добавить колонку «валюта» к списку «точка продажи», связывая таким образом списки «точка продажи» и «валюта» в реляцию с кардинальностью many-to-one.

Функция JOIN дает возможность динамически ссылаться на ячейки, используя такую связь. Эта функция заменяет VLOOKUP, устраняя при этом необходимость работать с индексами.

Пример: для того чтобы посчитать сумму продаж по миру, нужно сначала сконвертировать сумму продаж по каждой стране в единую валюту (умножить позицию «продажи» на курс обмена). В Excel мы бы хранили 2 таблицы: список стран с валютой для каждой страны и список валют с курсом обмена. Для того чтобы найти правильный курс мы бы использовали функцию VLOOKUP два раза: найти код валюты по названию страны и найти курс обмена по коду валюты.

Ссылка на ячейку с курсом обмена, могла бы выглядеть так:
EX_RATES.[COUNTRY.join(CURRENCY)], где
EX_RATES — название рабочего листа с курсами обмена валют
COUNTRY — измерение со странами
CURRENCY — измерение с валютами

Цепочки связей могут быть любой длины, например: STORE.join(COUNTRY).join(CURRENCY)

Фактически, строя модель, мы создаем схему снежинки. Функция JOIN позволяет формулам динамически ссылаться на ячейки рабочих листов, используя связи между таблицами (списками) этой схемы. При этом зависимости между ячейками явно указаны в аргументах функции JOIN.

Зона действия формул

Возможность указать зону действия формулы (area of effect) позволяет избавиться от необходимости копировать формулы.

По каждому измерению куба мы задаем набор элементов, на которые действует формула, как например: все года, продукты типа «велосипед», позиция отчета «выручка». На практике это выглядит вот так (Синим цветом отмечена цель формулы, красным и оранжевым её аргументы. Список выбранных элементов по каждому измерению находиться внизу экрана):

Этот подход устраняет недостаток номер 2 и позволяет добавлять и удалять элементы или даже измерения, не изменяя формулу. Также отпадает необходимость искать все ячейки, в которые формула была скопирована, каждый раз, когда мы хотим ее изменить.

Интерактивность ячеек

Это нововведение позволяет создавать интерактивные интерфейсы, используя формулы. Формулы можно использовать не только для того чтобы вычислить значение ячейки, но и для форматирования ячеек (cell formatting), изменения цвета ячеек (cell color) и для того чтобы спрятать или показать группу ячеек или целые колонки или строки (cell visibility). Ячейки можно форматировать не только как числа, даты и текст, но и как кнопки, флажки (checkbox) и списки выбора (dropdown).

Таким образом, например, цвет ячеек может меняться в зависимости от значения ячейки. Флажок или список выбора в одном листе может отображать, прятать или блокировать на запись ячейки в другом листе.

Кнопки в ячейках позволяют создавать довольно сложные операции со значениями ячеек. Создавая кнопку, мы задаем цель операции (cell range) и формулу, которая выполняется один раз для каждой из целевых ячеек. На одной кнопке может быть несколько операций. Так, нажатие на кнопку может, например, скопировать данные из предыдущего года в следующий или распределить содержимое ячейки по нескольким другим ячейкам, пропорционально какой-то величине (splashing).

Кнопки в сочетании с ограничениями доступа пользователя позволяют создавать необратимую функциональность. Так, например пользователь получивший доступ к кнопке, но не получивший доступ к целевой ячейке, сможет записать в ячейку только то, что позволит ему формула в кнопке.

Заключение

Новый табличный процессор позволяет создавать значительно более сложные модели, чем это возможно в других системах. При этом модели остаются понятными и простыми в сопровождении. Также значительно уменьшается вероятность ошибок в формулах.

Платой за эти преимущества является повышенная сложность системы. Прежде чем начать работать, пользователь должен создать модель данных в виде списков и кубов.

В целом система рассчитана на технически более грамотного пользователя, чем Excel (например, экономисты с базовыми знаниями программирования или программисты, работающие над экономическими моделями).

С удовольствием отвечу на ваши вопросы в комментариях или личных сообщениях. Также, в интернете можно найти документация к системе и несколько обучающих видео.