Робота з базами даних excel

Управління великими
масивами даних в Excel
можна з використанням засобів, призначених
для роботи з базами даних.

База даних –
це електронна таблиця, організована
певним чином.

У загальному
значенні термін база даних можна
застосовувати до будь-якої сукупності
упорядкованої інформації, об’єднаною
разом за певною ознакою, наприклад,
телефонні списки, списки клієнтів,
транзакцій, активів, пасивів та інше.
Основним призначенням бази даних є
швидкий пошук інформації.

У Excel
базою даних є список. Список
– це набір даних, що містить інформацію
про певні об’єкти. У Excel
такою базою даних є таблиця, рядки в
якій, починаючи з другого, називають
записами, стовпчики – полями. Перший
рядок списку містить назву полів.

Excel
має у своєму розпорядженні набір функцій,
призначених для аналізу списку. Однією
з найчастіше розв’язуваних задач за
допомогою електронних таблиць є обробка
списків. Внаслідок цього Excel
має багатий набір засобів, що дають
змогу значно спростити обробку даних.

Умови до бази даних

Перед створенням
списку необхідно продумати його структуру
і визначити, які дані помістити до в
нього.

Формування
електронної таблиці як бази даних
виконується, якщо:

1) у кожному стовпчику
електронної таблиці знаходяться
однотипні дані;

2) кожний стовпчик
має заголовок;

3) у тій частині
електронної таблиці, яку необхідно
обробити як базу даних, не повинно бути
порожніх рядків або стовпчиків;

4) на одному робочому
листі не можна розміщувати більше одного
списку;

5) список має бути
відокремленим від інших даних робочого
листа щонайменше одним порожнім
стовпчиком і одним порожнім рядком.

Приклад бази даних
в Excel
наведений на рис. 4.9.

Рис. 4.9 — Приклад
бази даних в Excel

Формування списку

Список формується
на основі трьох основних структурних
елементів поля, запису та заголовка
списку.

Запис
– повний опис конкретного елемента
списку.

Поле
– окремі елементи даних в запису.

Заголовок
списку –
це заголовки полів.

При формуванні
списку потрібно виконувати такі вимоги:

1 Заголовок списку
повинен мати інше форматування в
порівнянні з рештою списку, наприклад
інший розмір або тип шрифту.

2 Не можна виділяти
заголовок від запису порожніми рядками.

3 Не можна починати
поля з пробілів.

Якщо зазначені
умови виконані, то Excel
автоматично розпізнає сукупність даних
таблиці як список. При автоматичному
визначенні списку ознакою кінця списку
є перший порожній рядок.

Структура бази даних в Excel

На одному робочому
листі потрібно розмістити лише один
список.

Інформація в базах
даних має постійну структуру. Кожний
рядок можна розглядати як одиничний
запис. Інформація в межах кожного запису
міститься в полях.

Працюючи з базою
даних в Excel,
насамперед потрібно ввести заголовки
стовпців. Після цього можна ввести
інформацію в базу даних. Введення даних
і перегляд інформації можна здійснювати
за допомогою команди Данные→Форма.

Структурними
компонентами бази даних є записи, поля
і заголовки. Структура зображена на
рис. 4.10

Запис – це повний
опис конкретного об’єкта, він містить
ряд різноманітних, логічно пов’язаних
між собою полів.

Наприклад:

Кожний запис –
це рядок бази даних. Усі записи мають
однакову фіксовану довжину, їх кількість
не обмежена.

Поле – це певна
характеристика об’єкта або окремий
елемент даних у записі.

Кожне поле має
унікальне ім’я, йому відповідають дані
одного стовпця. Для ефективного пошуку,
селекції та сортування даних бази
доцільно записи розбивати на поля, що
містять найдрібніший елемент даних.

Наприклад, замість
поля: «Прізвище, ім’я, по батькові»
краще задати три поля «Прізвище», «Ім’я»,
«По батькові».

Заголовний рядок
– це рядок, що містить імена полів, тобто
заголовки стовпців і розміщується на
самому початку списку.

Щоб підкреслити
заголовки, необхідно скористатися
вкладкою Шрифт
або Граница
діалогового вікна Формат
ячеек, що
відкривається за командою Формат→Ячейки.

Рис. 4.10 — Структура
бази даних

Не потрібно
вставляти окремий рядок з дефісів чи
знаків рівності, тому що Excel
може витлумачити таке підкреслення, як
дані.

Нові дані можна
додавати безпосередньо в кінець списку.
Дуже зручним може виявитися порядкове
редагування списку за допомогою
стандартної екранної форми. Для цього
необхідно виділити якусь комірку в
списку та виконати команду Данные→Форма.
Необхідно пам’ятати, що перед виконанням
команди Данные→Форма
повинна
бути виділена тільки одна комірка в
списку, інакше у формі можуть з’явитися
неправильні заголовки стовпців.

У Excel
є команда текст по стовпцях, що дає
можливість дуже просто створювати
списки з даними, які містяться в текстових
файлах. Також можна скористатися Майстром
перетворень.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #

  10.02.20169.78 Mб62Gruntoznavstvopidruchnik.pdf

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

База данных в Excel: особенности создания, примеры и рекомендации

​Смотрите также​ вычислять продажи по​- город и​ все содержимое поля.​ А реляционная база​ заголовкам нажать комбинацию​ Т.е. в первой​ все возможности для​ базами данных, например​ и разблокировка ячеек​ таблиц и предоставьте​ в отдельной таблице.​ данных, удовлетворяющих условию.​ необходимое условие. Иначе​ можно работать и​ Excel учитывает такое​Допустим, мы хотим создать​Excel является мощным инструментом,​

Что такое база данных?

​ регионам, клиентам или​ регион (адрес, ИНН,​ Если хотим спрятать​ данных структурирует информацию​ горячих клавиш CTRL+SHIFT+=.​ строке будет самый​ формирования простых баз​ Access, Excel оптимизирована​ на листе для​ профессионально регулярно диаграммы,​ Хранения адресов отдельно​ДСТАНДОТКЛ​ постоянно придется тратить​ в таком состоянии,​ желание пользователя. Это​ базу данных собранных​ совмещающим в себе​ категориям. В старых​ банковские реквизиты и​ какие-то элементы, сбрасываем​ в строки и​Далее скопируйте все заголовки​ дешевый продукт, в​ данных и удобной​ для вычисления и​ предотвращения случайного изменения​ следует использовать отчетов​

​ от имен имеет​Оценивает стандартное отклонение по​ время на пролистывание​ как она представлена​ можно сделать несколькими​ средств с родителей​

Создание хранилища данных в Excel

​ большинство полезных и​ версиях Excel для​ т.п.) каждого из​ птички напротив их.​ столбцы. Несмотря на​ столбцов базы данных​ последней – самый​ навигации по ним.​ анализ данных. Гибкие​ важных данных другими​ сводной таблицы или​

​ смысл, так как​ выборке из выделенных​ листа, чтобы посмотреть,​ сейчас, но многие​ способами:​ в фонд школы.​ нужных пользователям функций.​ этого потребовалось бы​ них.​Жмем «ОК». В примере​ то что стандартный​

​ и вставьте их​ дорогой. Выделяем столбец​Как сделать базу данных​ программу можно использовать​ пользователями.​ сводной таблице диаграмм​ каждый клиент может​ записей базы данных.​ какой строке или​ возможности при этом​• Можно выделить всю​

Особенности формата ячеек

​ Размер суммы не​ К ним относятся​ использовать несколько функций​Таблица​ мы скроем клиентов,​ пакет MS Office​ в первую строку​ с ценой и​ в Excel, чтобы​ для построения модели​Защита на уровне файла​ в Excel вместо​ иметь несколько адресов,​ДСТАНДОТКЛП​ столбцу соответствует определенное​ будут урезаны. Ниже​ информацию, содержащуюся на​ ограничен и индивидуален​ графики, таблицы, диаграммы,​ВПР (VLOOKUP)​Продажи​ с которыми заключали​ имеет отдельное приложение​ листа для вспомогательной​ на вкладке ГЛАВНАЯ​ не было удобно​

​ для анализа данных,​    На уровне файла можно​ похожих функций в​ и вы хотите​Вычисляет стандартное отклонение по​ значение.​ мы разберем, как​ листе Excel, скопировать​ для каждого человека.​ ведение учета, составление​для подстановки цен,​будет использоваться нами​ договоры в прошлом​ для создания и​ таблицы критериев.​ выбираем СОРТИРОВКА И​ не только хранить,​ писать простые и​ использовать шифрование в​ Access.​

Что такое автоформа в «Эксель» и зачем она требуется?

​ иметь возможность ввести​ генеральной совокупности из​Выделяем ячейку, области сверху​ сделать БД более​ ее и перенести​ Пусть в классе​ расчетов, вычисления различных​ категорий, клиентов, городов​ впоследствии для занесения​ и текущем году.​ ведения баз данных​Пространство для заполнения критериев​ ФИЛЬТР.​ но и обрабатывать​ сложные формулы для​ обеих программах можно​Access и Excel можно​ несколько адресов для​

Фиксация «шапки» базы данных

​ выделенных записей базы​ и слева от​ функциональной.​ в другую программу.​ учится 25 детей,​ функций и так​ и т.д. в​ в нее совершенных​Чтобы задать условие для​ – Microsoft Access,​ запросов выше данных​Т.к. мы решили, что​ данные: формировать отчеты,​ выполнения вычислений с​ предотвратить несанкционированное могли​ использовать в среде​ каждого клиента без​ данных.​ которой нужно закрепить.​Работа с базами данных,​ Для этого выделите​ значит, и родителей​

​ далее. Из этой​ таблицу​ сделок.​ фильтрации поля типа​ пользователи активно используют​ базы.​

Продолжение работы над проектом

​ сверху будет меньшая​ строить графики, диаграммы​ этими данными любым​ видеть данные. Можно​ совместной работы, таких​ необходимости повторного ввода​БДСУММ​

​ Она будет располагаться​ прежде всего, предусматривает​ данные, предназначенные для​ будет соответствующее количество.​ статьи мы узнаем,​Продажи​Само-собой, можно вводить данные​ «больше», «меньше», «равно»​ Microsoft Excel для​Сначала попытаемся получить номер​ цена, выбираем ОТ​ и т.д.​ способом, который вы​ также указать, что​ как Windows SharePoint​ имя клиента для​Суммирует числа в поле​ сразу под шапкой​ возможность упорядочивания, отбора​ копирования, и щелкните​

Как создать раскрывающиеся списки?

​ Чтобы не нагромождать​ как создать базу​. Это требует времени​ о продажах непосредственно​ и т.п. числа,​ этих же целей.​ фактуры по фамилии​ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ.​Для начала научимся создавать​ хотите данных сводной​ пароль вводиться для​ Services и общие​

​ каждого адреса.​ для записей базы​ и справа от​ и сортировки записей.​ правой кнопкой мышки.​ базу данных большим​ данных в Excel,​ и сил от​ в зеленую таблицу​ в списке фильтра​ Ведь возможности программы​ клиента:​ Появится еще одно​ БД с помощью​ таблицы и представления​ открытия файла базы​ папки, но существует​Локальные сравнении внешних данных​ данных, удовлетворяющих условию.​ наименований записей.​ Подключим эти функции​ В контекстном меню​ числом записей, стоит​ для чего она​ нас, а также​Продажи​

Диапазон значений в Excel

​ нужно выбрать команду​ позволяют: сортировать; форматировать;​В ячейке D2 введите​ окно, где в​ инструментов Excel. Пусть​ данных в различных​ данных или в​ ряд различий в​    Access можно использовать для​БДДИСП​Находясь во вкладке​ к нашей БД.​

​ нажимайте «Копировать». Затем​ сделать раскрывающиеся списки,​ нужна, и какие​ «кушает» немало ресурсов​, но это не​ «Числовые фильтры».​ фильтровать; редактировать; систематизировать​ фамилию Антонова.​ качестве предполагаемого действия​ мы – магазин.​ профессионально оформленных диаграмм.​ другую книгу. Кроме​ нужным данных может​ подключения к данным​Оценивает дисперсию по выборке​«Вид»​Выделяем информацию того поля,​ переключитесь на Access,​ которые спрячут лишнюю​ советы помогут нам​ Excel. Начиная с​ всегда удобно и​Если мы хотим видеть​ и структурировать информацию.​В ячейке A3 введите​ выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ​ Составляем сводную таблицу​Программу Microsoft Excel следует​ того можно защитить​ осуществляться несколькими пользователями.​ из разнообразных внешних​

​ из выделенных записей​кликаем по кнопке​ по которому собираемся​ выберите вкладку «Таблица»,​ информацию, а когда​ облегчить с ней​ Excel 2013 все​

​ влечет за собой​ в таблице клиентов,​То есть все то,​ следующую формулу:​ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы​ данных по поставкам​ использовать при следующих​

​ файл базы данных​Нескольким пользователям доступ к​ источников данных, так​ базы данных.​«Закрепить области»​ провести упорядочивание. Кликаем​ группу «Представления» и​ она снова потребуется,​ работу.​ можно реализовать существенно​ появление ошибок и​ с которыми заключили​ что необходимо для​Сразу же получаем готовый​ остальные столбцы тоже​ различных продуктов от​ условиях.​ или в другую​ данным​

​ что можно просмотреть​БДДИСПП​, которая расположена в​ по кнопке «Сортировка»​ смело кликайте на​ они услужливо предоставят​Это специальная структура, содержащая​ проще, просто настроив​ опечаток из-за «человеческого​ договор на 3​ работы с базами​

Внешний вид базы данных

​ результат как показано​ подстроились под сортировку.​ разных поставщиков.​Требование плоской или нереляционных​ книгу путем применения​    В обычном режиме работы​ запрос и изменять​Вычисляет дисперсию по генеральной​ группе инструментов​ расположенной на ленте​ кнопку «Представление». Выбирайте​ ее опять.​ и хранящая в​ связи между таблицами.​ фактора». Поэтому лучше​ и более лет,​ данных. Единственный нюанс:​ ниже на рисунке:​Видим, что данные выстроились​№п/п​

Как перенести базу данных из Excel в Access

​ представления данных вместо​ цифровая подпись.​ позволяет нескольким пользователям​ данные без необходимости​ совокупности для выделенных​«Окно»​ во вкладке​ пункт «Режим таблицы»​Копируем названия полей и​ себе информационные материалы​Для этого на вкладке​ будет на отдельном​ вводим соответствующие значения​ программа Excel -​Формула нашла соответствующий номер​

​ по увеличивающейся цене.​Продукт​ реляционная база данных,​Ограниченный доступ к данным​ одновременно; открытие одной​ импортировать его. Например​ записей базы данных.​

​. В выпадающем списке​«Данные»​ и вставляйте информацию,​ переносим их на​ самого разного назначения.​Данные (Data)​ листе сделать специальную​ в меню пользовательского​ это универсальный аналитический​ фактуры для клиента​Примечание! Сделать сортировку по​Категория продукта​ который используется в​    В Excel можно указать​ базы данных Access​ в Access предусмотрена​Примечание:​ выбираем значение​в блоке инструментов​ щелкнув правой кнопкой​ пустой лист, который​

​ Говоря простым языком,​нажмите кнопку​ форму для ввода​ автофильтра.​ инструмент, который больше​ с фамилией Антонова.​ убыванию или увеличению​Кол-во, кг​ нескольких таблицах, а​ на основе пользователя​

​ Это работает хорошо,​ команды для подключения​Мы стараемся как​«Закрепить области»​«Сортировка и фильтр»​ мышки и выбрав​ для удобства также​ это набор организованных​Отношения (Relations)​ данных примерно такого​Готово!​ подходит для сложных​Разбор принципа действия функции​ параметра можно через​Цена за кг, руб​ когда данные в​ разрешения на доступ​ так как Microsoft​ к существующие данные​ можно оперативнее обеспечивать​.​.​ «Вставить».​

​ необходимо назвать. Пусть​ и разложенных по​

​. В появившемся окне​

fb.ru

Создание базы данных в Microsoft Excel

​ вида:​Поэкспериментируем с фильтрацией данных​ расчетов, вычислений, сортировки​ БИЗВЛЕЧЬ для работы​ автофильтр. При нажатии​Общая стоимость, руб​ основном числовые.​ к данным или​ Access блокирует только​ в базе данных​ вас актуальными справочными​Теперь наименования полей и​Сортировку можно проводить практически​• Можно импортировать лист​ это будет, к​ полочкам сведений. Сколько​ нажмите кнопку​В ячейке B3 для​

​ по выделенным ячейкам.​ и даже для​

Процесс создания

​ с базами данных​ стрелочки тоже предлагается​Месяц поставки​Часто выполнять вычисления и​ задать права только​

​ те данные, редактировать;​ Microsoft SQL Server,​​ материалами на вашем​​ записей будут у​ по любому параметру:​ формата .xls (.xlsx).​

​ примеру, «Родители». После​​ человек учатся в​​Создать (New)​ получения обновляемой текущей​ Допустим, нам нужно​

​ сохранения структурированных данных,​ в Excel:​ такое действие.​Поставщик​

Создание таблицы

​ статистические сравнения данных.​ для чтения, другие​

1. ​ в результате другие​ dBASE файла или​

   

2. ​ языке. Эта страница​ вас всегда перед​

   

3. ​имя по алфавиту;​ Откройте Access, предварительно​

   

4. ​ того как данные​ классе, их характеристики,​и выберите из​ даты-времени используем функцию​ оставить в таблице​ но в небольших​БИЗВЛЕЧЬ – главная функция​

​Нам нужно извлечь из​Принимал товар​

​Хотите использовать отчеты сводных​​ пользователи могли вносить​ пользователи могут редактировать​

Присвоение атрибутов базы данных

​ папки Outlook, а​ переведена автоматически, поэтому​ глазами, как бы​дата;​ закрыв Excel. В​ будут скопированы, под​ даты рождения и​

1. ​ выпадающих списков таблицы​​ТДАТА (NOW)​​ только те компании,​

   
2. ​ объемах (не более​ базы данных в​ БД товары, которые​С шапкой определились. Теперь​ таблиц для просмотра​​ изменения в данные,​​ различных записей без​

   

3. ​ также других источников​​ ее текст может​​ далеко вы не​число и т.д.​ меню выберите команду​ ними записываем в​ табель успеваемости –​ и названия столбцов,​. Если время не​ которые работают в​ миллиона записей в​ Excel. В первом​​ покупались партиями от​​ заполняем таблицу. Начинаем​ иерархических данных в​ которые они имеют​ конфликтов. В Excel​ данных. Excel можно​ содержать неточности и​ прокручивали лист с​В следующем появившемся окне​ «Импорт», и кликните​ пустые ячейки все​ все это в​ по которым они​ нужно, то вместо​ Беларуси.​​ одной таблице, у​​ аргументе функции вводим​

   

4. ​ 25 кг и​​ с порядкового номера.​​ компактном и гибком​ доступ к. Access​ вы можете поделиться​ использовать для подключения​​ грамматические ошибки. Для​​ данными.​ будет вопрос, использовать​ на нужную версию​ необходимые сведения.​ совокупности представляет собой​

​ должны быть связаны:​ТДАТА​Выделяем те данные, информация​ версии 2010-го года​ диапазон просматриваемой базы​ более. Для этого​ Чтобы не проставлять​ представлении.​ не предоставляет возможности​ книги с другим​ к различным источникам​ нас важно, чтобы​Урок:​

Сортировка и фильтр

​ ли для сортировки​ программы, из которой​Для того чтобы база​ базу данных. Она​Важный момент: таблицы нужно​можно применить функцию​

1. ​ о которых должна​ выпуска ).​ данных вместе с​ на ячейке КОЛ-ВО​ цифры вручную, пропишем​Планирование регулярно создавать диаграммы​​ безопасности на уровне​​ пользователям, но лучший​​ данных, включая Access,​​ эта статья была​

   

   ​Как закрепить область в​ только выделенную область​

   • ​ будете импортировать файл.​
   • ​ данных MS Excel​
   • ​ нужна везде –​
2. ​ задавать именно в​СЕГОДНЯ (TODAY)​ остаться в базе​База данных – набор​ заголовками. Во втором​ нажимаем стрелочку фильтра​ в ячейках А4​ и хотите использовать​​ пользователя, но Access​​ функций совместной работы​

   

3. ​ SQL Server и​ вам полезна. Просим​​ Экселе​​ или автоматически расширять​ Затем нажимайте «ОК».​ предоставляла возможность выбора​
   • ​ на промышленных и​​ таком порядке, т.е.​​.​ видной. В нашем​ данных, распределенных по​ аргументе функции указываем​​ и выбираем следующие​​ и А5 единицу​
   • ​ новые форматы построения​​ поддерживает модель безопасности​​ нескольких пользователей при​ баз данных служб​ вас уделить пару​Для некоторых полей таблицы​ её. Выбираем автоматическое​• Можно связать файл​ данных из раскрывающегося​ технических предприятиях, в​ связанная таблица (​​В ячейке B11 найдем​​ случае находим в​​ строкам и столбцам​​ адрес ячейки где​ параметры.​​ и двойку, соответственно.​​ диаграмм, доступных в​​ пользователя любого сервера​​ работе с данными​
   • ​ Analysis Services, текста​ секунд и сообщить,​​ оптимально будет организовать​​ расширение и жмем​ Excel с таблицей​ списка, необходимо создать​

   ​ образовательных и медицинских​Прайс​ цену выбранного товара​​ столбце страна –​​ для удобного поиска,​

   

   ​ будет возвращено значение​В появившемся окне напротив​ Затем выделим их,​ Excel.​ базы данных, который​ в этой книге​ и XML-файлы и​

   

4. ​ помогла ли она​ выпадающий список, чтобы​ на кнопку​ в программе Access.​ специальную формулу. Для​ учреждениях, в силовых​) не должна содержать​​ в третьем столбце​​ «РБ». Щелкаем по​​ систематизации и редактирования.​​ соответствующие критериям поискового​

   

5. ​ условия БОЛЬШЕ ИЛИ​ схватимся за уголок​Необходимо выделять данные с​ подключается к. Например​ в разные моменты​ источников данных ODBC​ вам, с помощью​ пользователи, добавляя новые​«Сортировка…»​ Для этого в​ этого нужно присвоить​ структурах и даже​ в ключевом столбце​ умной таблицы​ ячейке правой кнопкой​​ Как сделать базу​​ запроса. Третьим аргументом​

   

   ​ РАВНО вписываем цифру​ получившегося выделения и​ помощью значков условного​ при связывании со​ времени вместо одновременно.​ и OLE DB.​

6. ​ кнопок внизу страницы.​ записи, могли указывать​.​ «Экселе» нужно выделить​ всем сведениям о​ в заведениях общественного​ (​Прайс​ мыши.​ данных в Excel?​​ является диапазон ячеек,​​ 25. Получаем выборку​

   

7. ​ продлим вниз на​ форматирования, гистограммы, цветовые​ списком SharePoint доступа​​ В результате совместной​​ Тем не менее​

​ Для удобства также​​ только определенные параметры.​Открывается окно настройки сортировки.​

Поиск

​ диапазон ячеек, содержащих​ родителях диапазон значений,​ питания. Ведь список​Наименование​

1. ​с помощью функции​Выполняем последовательно команду: «фильтр​​Вся информация в базе​​ содержащий следующие условия:​ с указанием продукты,​​ любое количество строк.​​ шкалы.​​ heeds разрешениями пользователей​​ работы пользователей базы​

   
2. ​ не может изменять​ приводим ссылку на​ Это актуально, например,​ В поле​​ необходимую информацию, и,​​ имена. Переходим на​​ блюд, их рецептура​​) повторяющихся товаров, как​

   

3. ​ВПР (VLOOKUP)​ – фильтр по​ данных содержится в​ заголовок столбца БД​

   

   ​ которые заказывались партией​ В небольшом окошечке​Чтобы выполнять сложный анализ​

​ для списка SharePoint.​​ данных Access на​ данные, чтобы изменить​

Закрепление областей

​ оригинал (на английском​ для поля​«Сортировать по»​ кликнув на них​ тот лист, где​ с калорийностью, а​ это происходит в​. Если раньше с​ значению выделенной ячейки».​ записях и полях.​ и диапазон для​ больше или равной​ будет показываться конечная​

1. ​ гипотетических для своих​ Если вы хотите​набор данных​ исходные данные через​ языке) .​«Пол»​указываем имя поля,​

   

2. ​ правой кнопкой мыши,​​ записаны все данные​​ также описание тоже​​ таблице​​ ней не сталкивались,​ Готово.​​Запись – строка в​​ поиска под этим​ 25 кг. А​​ цифра.​​ данных, например анализ​

​ оставить несанкционированное доступа​и пользователи книги Excel​ интерфейс пользователя Microsoft​Microsoft Access и Microsoft​. Ведь тут возможно​ по которому она​ задать имя диапазона.​

​ под названием «Родители»​​ является вместилищем данных.​Продажи​

Выпадающий список

​ то сначала почитайте​Если в БД содержится​ базе данных (БД),​ заголовком. Вспомогательная табличка​ т.к. мы не​Примечание. Данную таблицу можно​ научных и регрессионный​ к данным, можно​​ совместная работа над​​ Excel.​ Excel обладают сходства,​ всего два варианта:​

1. ​ будет проводиться.​ Сохраните данные и​ и открываем специальное​Здесь мы разобрались. Теперь​. Другими словами, связанная​ и посмотрите видео​ финансовая информация, можно​

   

2. ​ включающая информацию об​ критериев поискового запроса​ убирали сортировку по​ скачать в конце​ анализ.​​ зашифровать базу данных​​документом​

   

3. ​Access и Excel предоставляют​ которые могут затруднить​ мужской и женский.​В поле​ закройте Excel. Откройте​ окно для создания​ нужно узнать, что​

   

4. ​ таблица должна быть​ тут.​ найти сумму по​ одном объекте.​ к базе данных,​​ цене, то эти​​ статьи.​​Требуется для отслеживания элементов​​ с помощью паролей.​.​ команды для подключения​​ решить, какое приложение​​Создаем дополнительный список. Удобнее​

   

5. ​«Сортировка»​ «Аксесс», на вкладке​​ имени. К примеру,​​ представляет собой база​ той, в которой​​В ячейке B7 нам​​ разным параметрам:​​Поле – столбец в​​ должна быть так​​ продукты расположились еще​​По базе видим, что​ в простой список,​ Пользователям необходимо ввести​С помощью служб Windows​ к данным в​ следует использовать. Например​ всего его будет​​указывается, как именно​​ под названием «Внешние​

​ в Excel 2007​ данных в Excel,​ вы искали бы​ нужен выпадающий список​сумма (суммировать данные);​ БД, содержащий однотипные​ сформулирована, чтобы критерии​ и в порядке​

​ часть информации будет​ для личного использования​ пароль на чтение​ SharePoint Services для​ списках Windows SharePoint Services.​ обе программы можно​ разместить на другом​ она будет выполняться.​

​ данные» выберите пункт​​ это можно сделать,​ и как ее​

​ данные с помощью​ с товарами из​счет (подсчитать число ячеек​ данные обо всех​ однозначно и точно​ ее возрастания.​ представляться в текстовом​ или целях ограниченный​ данных из базы​ совместной работы​ Тем не менее,​ хранить большие объемы​ листе. В нём​ Для БД лучше​ «Электронная таблица Эксель»​ кликнув на «Формулы»​ создать.​ВПР​ прайс-листа. Для этого​

​ с числовыми данными);​

lumpics.ru

Функции базы данных (справка)

​ объектах.​​ определяли данные, которые​И еще одна полезная​ виде (продукт, категория,​ совместной работы.​ данных, даже если​    Интегрируйте обе программы с​ в программе Excel​ данных запустить мощные​ указываем перечень значений,​ всего выбрать параметр​ и введите ее​ и нажав «Присвоить​

​База, создаваемая нами, будет​, если бы ее​ можно использовать команду​среднее значение (подсчитать среднее​Записи и поля БД​

support.office.com

Управление данными с помощью Access или Excel

​, указать в качестве​​ в выделенном диапазоне;​ Microsoft Excel.​ ошибку #ЗНАЧ! –​ среднее значение и​ ячейки из шапки​ для различных финансовых​ как Microsoft Excel.​ библиотеки документов SharePoint.​ в то время​ данные и выполнение​ кликаем по нему​«Порядок»​ для связи с​ в поле диапазона​ довольно громоздкие и​Продажи​ ограничения​произведение (результат умножения данных);​Если Вы умеете делать​ значит в базе​ т.п. в имеющейся​

​ с ценой и​ документов, например, о​Дополнительные сведения о том,​Access предоставляет широкий спектр​ как Access позволяет​ сложных вычислений, которые​ правой кнопкой мыши.​указываем, в каком​ источником данных, и​ значений? Здесь все​ представляют собой большую​с таблицей​Список (List)​стандартное отклонение и дисперсия​ простые таблицы, то​

​ данных нет записей,​ БД. Она называется​ стоимостью, правой кнопкой​ движении денежных средств,​ как защитить данные​ способов совместной работы​ чтения и записи​ возвращают данные, которые​ В появившемся меню​ порядке будет проводиться​ укажите ее наименование.​ сложнее.​ информационную систему с​Клиенты​и ввести затем​ по выборке.​ создать БД не​ соответствующих критериям поискового​ ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие​

​ мыши вызовем контекстное​ о прибылях и​ просмотреть защиты базы​ с несколькими пользователями​ данных со списками​ необходимо.​ выбираем пункт​ сортировка. Для разных​Вот и все. Работа​Существует несколько видов диапазонов​ внутренним «ядром», которое​по общему столбцу​ в поле​Выделить диапазон БД. Переходим​ составит труда.​ запроса. Если же​ ее от обычных​ меню и выберем​ убытках или отчет​ данных Access 2007​ на сайте SharePoint.​ SharePoint.​Тем не менее каждой​

​«Присвоить имя…»​ типов информации в​ готова!​ значений. Диапазон, с​ состоит из множества​Клиент​Источник (Source)​ на вкладку «Данные»​​ возвращена ошибка #ЧИСЛО!​ команд в том,​

​ ФОРМАТ ЯЧЕЕК.​​ о прибылях и​ и защиты и​ Например, можно отправить​Целостность данных и гибкости​

Сравнение преимущества каждой программы

​ программы имеет свои​.​ этом окне высвечиваются​Автор: Анна Иванова​ которым мы работаем,​ строк программного кода​:​ссылку на столбец​ — «Промежуточные итоги».​Пошаговое создание базы данных​ – значит в​ что она позволяет​Появится окно, где мы​ убытках.​ безопасности в Excel.​ всей базы данных​

Хранение данных

​    Уникальные идентификаторы сохраняют целостность​ преимущества очистить, в​​Открывается уже знакомое нам​ разные значения. Например,​В пакете Microsoft Office​ называется динамическим. Это​ и написано специалистом.​После настройки связей окно​Наименование​В открывшемся диалоге выбираем​ в Excel. Перед​ базе данных более​​ считать заданную функцию​​ выберем формат –​​Составление бюджета​​В очень общие термины​ в библиотеке документов​ данных и их​ зависимости от типа​ окно. В соответствующем​ для текстовых данных​ есть специальная программа​ означает, что все​Наша работа будет представлять​ управления связями можно​из нашей умной​ параметры вычислений.​ нами стоит задача​ 1 одинаковой записи​ даже при изменении​ финансовый. Число десятичных​    Ли вашим потребностям личных​ Access лучше всего​ Windows SharePoint Services,​

​ убедитесь, что нет​ данных, управление которым​ поле присваиваем имя​ – это будет​ для создания базы​ проименованные ячейки в​ собой одну таблицу,​ закрыть, повторять эту​ таблицы​Инструменты на вкладке «Данные»​ – сформировать клиентскую​ по данному критерию.​ размера таблицы. Чего​ знаков поставим 1.​ или деловых связаны,​ подходит при регулярно,​ внести формы и​ две строки (или​ осуществляется и что​ нашему диапазону, согласно​ значение​ данных и работы​ базе данных могут​ в которой будет​ процедуру уже не​Прайс​ позволяют сегментировать БД.​ БД. За несколько​В нашем случаи функция​

​ невожнможно реалиловать в​​ Обозначение выбирать не​ можно создать бюджета​ имеют для отслеживания​ отчеты, доступные в​ записей) содержат именно​ нужно делать с​ условиям, о которых​«От А до Я»​ с ними –​ изменять свои границы.​ вся нужная информация.​ придется.​:​ Сгруппировать информацию с​ лет работы у​ БИЗВЕЧЬ вернула одно​ данном случаи с​ будем, т.к. в​ в Excel —​ и записи данных​ виде представлений служб​ те же данные.​ этими данными. Например​ уже шла речь​или​ Access. Тем не​ Их изменение происходит​ Прежде чем приступить​Теперь для анализа продаж​Аналогичным образом создается выпадающий​ точки зрения актуальности​ компании появилось несколько​

​ значение – без​ помощью функции =СУММ().​ шапке у нас​ например, маркетингового плана​ и затем отобразить,​ Windows SharePoint Services​ Уникальные идентификаторы также​ если ваша задача​ выше.​«От Я до А»​ менее, многие пользователи​ в зависимости от​ к решению вопроса,​ и отслеживания динамики​

​ список с клиентами,​​ для целей фирмы.​ десятков постоянных клиентов.​ ошибок. Эту функцию​ Рассмотрим на примере.​ уже указано, что​ бюджета, Бюджет мероприятия​ экспорт и печать​ и связывание базы​ предоставляют самый быстрый​ для обеспечения целостности​Возвращаемся на лист с​, а для числовых​ предпочитают использовать для​ количества значений в​ как сделать базу​ процесса, сформируем для​ но источник будет​ Выделение групп покупателей​ Необходимо отслеживать сроки​ можно так же​Предварительно придадим нашей БД​ цена и стоимость​ или пенсионных отчислений.​

​ подмножества данных. Формы​ данных с данными,​ способ получения данных​ данных в формате,​ БД. Выделяем диапазон,​ –​ этих целей более​ определенном диапазоне.​ данных в Excel,​ примера какой-нибудь отчет​ уже:​ услуг и товаров​ договоров, направления сотрудничества.​ использовать для вывода​ полный вид. Затем​ в рублях.​Выставление счетов «и» продажи​ Microsoft Access обеспечивают​ которые хранятся в​ при поиска или​ который может осуществляться​ к которому будет​

​«По возрастанию»​ знакомое им приложение​Чтобы получился динамический диапазон,​ нужно узнать специальные​ с помощью сводной​=ДВССЫЛ(«Клиенты[Клиент]»)​ поможет маркетинговому продвижению​ Знать контактных лиц,​ целой строки за​ создадим формулу для​Аналогично поступаем с ячейками,​    Excel также может оказаться​​ более удобный интерфейс​​ списках SharePoint.​ сортировки данных. В​

Анализ данных

​ несколькими пользователями, Access​​ применяться выпадающий список.​или​ – Excel. Нужно​ необходимо использовать формулу​ термины, использующиеся при​ таблицы. Установите активную​Функция​ продукта.​ данные для связи​ одну операцию без​ автосуммы стоимости, записав​ куда будет вписываться​ полезным для управления​ чем лист Excel​Excel предоставляет только один​ приложении Access чтобы​ подходит вашей, тогда​ Переходим во вкладку​«По убыванию»​ отметить, что у​ СМЕЩ. Она, независимо​ взаимодействии с ней.​ ячейку в таблицу​ДВССЫЛ (INDIRECT)​Готовые образцы шаблонов для​ и т.п.​ копирования функции в​ ее в ячейке​ количество. Формат выбираем​ выставления счетов и​ для работы с​ способ совместной работы​

​ автоматически создать уникальный​​ как лучше всего​«Данные»​.​ этой программы имеется​ от того, как​Горизонтальные строки в разметке​Продажи​нужна, в данном​ ведения клиентской базы​Как создать базу данных​ другие ячейки с​ F26. Параллельно вспоминаем​ числовой.​ данных о продажах​ данными. Access можно​

​ с несколькими пользователями​​ идентификатор для каждой​ подходит для сложных​. Жмем на кнопку​Важно проследить, чтобы около​ весь инструментарий для​ были заданы аргументы,​ листа «Эксель» принято​и выберите на​ случае, потому что​ по сегментам.​ клиентов в Excel:​ другими аргументами. Чтобы​ особенность сортировки БД​Еще одно подготовительное действие.​ и можно без​ использовать для автоматизации​ на сайте SharePoint​ записи можно использовать​ числовые данные, которые​«Проверка данных»​

Совместная работа с несколькими пользователями

​ значения​ создания полноценной базы​ возвращает ссылку на​ называть записями, а​ ленте вкладку​ Excel, к сожалению,​Шаблон для менеджера, позволяющий​Вводим названия полей БД​ избежать необходимости указывать​

​ в Excel: номера​ Т.к. стоимость рассчитывается​​ труда создавать формы,​ часто выполняемых действий​ Services. Вы можете​ тип данных «Счетчик».​ требуется проанализировать в​, которая расположена на​«Мои данные содержат заголовки»​ данных (БД). Давайте​ исходные данные. В​ вертикальные колонки –​Вставка — Сводная таблица​ не понимает прямых​ контролировать результат обзвона​ (заголовки столбцов).​ новый критерий для​ строк сохраняются. Поэтому,​ как цена, помноженная​ которые требуется —​ и отчетов Access​ передавать книги в​ Затем можно использовать​ глубину Excel.​ ленте в блоке​стояла галочка. Если​​ выясним, как это​​ выпадающем списке, который​ полями. Можно приступать​​ (Insert — Pivot​​ ссылок на умные​

​ клиентов. Скачать шаблон​Вводим данные в поля​ каждой ее копии​​ даже когда мы​ на количество, можно​ пример счета продажи​ позволяют сведение данных​ библиотеках документов служб​

​ эти идентификаторы для​Во многих случаях можно​ инструментов​ её нет, то​ сделать.​ получится в итоге,​ к работе. Открываем​ Table)​ таблицы в поле​ для клиентской базы​ БД. Следим за​ составим простую формулу,​ будем делать фильтрацию,​ сразу учесть это​ отборочные или заказов​ в печати или​

​ Windows SharePoint Services,​ записей из одной​ использовать обе программы​«Работа с данными»​ нужно поставить.​Скачать последнюю версию​ не должно встречаться​ программу и создаем​. В открывшемся окне​ Источник. Но та​ Excel. Образец:​ форматом ячеек. Если​ в которую добавим​ формула все равно​ в соответствующих ячейках.​ на покупку.​ в электронной форме.​ где отдельных пользователей​ таблицы связаны с​ каждой цели, к​

​.​После ввода всех нужных​​ Excel​ пустых значений. С​ новую книгу. Затем​ Excel спросит нас​ же ссылка «завернутая»​Простейший шаблон.Клиентская база в​ числа – то​ функцию СТОЛБЕЦ. Для​ будет находиться в​ Для этого записываем​Создание отчетов​ Microsoft Access предоставляет​ может извлечь книгу,​ одной или нескольких​ которому лучше всего​Открывается окно проверки видимых​ параметров жмем на​База данных в Экселе​ этим как раз​ в самую первую​ про источник данных​ в функцию​ Excel скачать бесплатно.​

Безопасность

​ числа во всем​ этого:​ ячейке F26.​ в ячейке F4​    В Excel, которые анализируются​ дополнительные структуры для​ чтобы внести изменения,​ записей в другой​ подходит для применения.​ значений. В поле​ кнопку​ представляет собой структурированный​

​ превосходно справляется динамический​​ строку нужно записать​ (т.е. таблицу​ДВССЫЛ​ Образец:​ столбце. Данные вводятся​В ячейке A3 введите​Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет​ формулу и протягиваем​ или обобщаются данные​ ваших данных; Например,​ запретив изменяя книгу​ таблице.​ Как правило, лучше​«Тип данных»​«OK»​ набор информации, распределенный​ диапазон. Он задается​ названия полей.​Продажи​работает при этом​Шаблоны можно подстраивать «под​ так же, как​ следующую формулу:​ 30 аргументов. Первый​ ее на остальные​ можно создавать отчеты​ можно задать типы​ одновременно другим пользователям.​Структура, к которой применяется​ Access для управления​выставляем переключатель в​.​ по столбцам и​ двумя координатами ячеек:​Полезно узнать о том,​) и место для​ «на ура» (подробнее​ себя», сокращать, расширять​ и в обычной​

​Скопируйте ее во все​ статический: код действия.​​ ячейки в этом​ различных типов, например​ данных, которые могут​ Пользователи могут редактировать​ доступ к данным​ данными: помогая оставить​ позицию​После этого информация в​ строкам листа.​ верхней левой и​ как правильно оформлять​ выгрузки отчета (лучше​ об этом было​ и редактировать.​ таблице. Если данные​ ячейки диапазона A3:E3.​ По умолчанию в​

​ столбце. Так, стоимость​​ отчеты о ходе​ быть введены, какие​ книгу без извлечение​ помогает обеспечить целостность​ ее организация, удобный​«Список»​ БД будет отсортирована,​Согласно специальной терминологии, строки​ правой нижней, словно​ содержимое ячейки. Если​ на новый лист):​ в статье про​При упоминании баз данных​ в какой-то ячейке​Выбрана целая строка информации​

​ Excel сумма закодирована​​ будет подсчитываться автоматически​ производительности проекта прогноз​ значения могут быть​ библиотеки документов, в​ данных. Access можно​ для поиска и​. В поле​ согласно указанным настройкам.​ БД именуются​ по диагонали. Поэтому​ ваша база данных​Жизненно важный момент состоит​ создание выпадающих списков​ (БД) первым делом,​ – итог действий​ по конкретной фамилии​ цифрой 9, поэтому​ при заполнении таблицы.​ данных, обобщение данных​ добавлены и вы​ этом случае они​ вставлялись новые записи​ доступные для нескольких​«Источник»​ В этом случае​«записями»​ нужно обратить внимание​ в Excel будет​ в том, что​ с наполнением).​ конечно, в голову​ со значениями других​ определенного клиента.​ ставим ее. Второй​

​Теперь заполняем таблицу данными.​ или текущих расхождениях.​ можете указать, как​ должны согласованы с​ в одной таблице​ пользователей одновременно. Excel​

Условия использования программы Microsoft Access

​устанавливаем знак​ мы выполнили сортировку​. В каждой записи​ на место, откуда​ содержать какие-либо денежные​ нужно обязательно включить​После заполнения формы нужно​ приходят всякие умные​ ячеек, то заносим​Принцип действия формулы​ и последующие аргументы​Важно! При заполнении ячеек,​Планирование​ связанных данных в​ другими пользователями, чтобы​ существующие соответствующее значение​ для анализа данных​«=»​ по именам сотрудников​ находится информация об​ начинается ваша таблица,​ суммы, то лучше​ флажок​ введенные в нее​ слова типа SQL,​ формулу.​ для вывода целой​ динамические: это ссылки​ нужно придерживаться единого​    Excel — отличный инструмент​ одной таблице данных​ избежать конфликтов данных.​ в другой таблице​ обычно выше: выполнение​и сразу после​

​ предприятия.​ отдельном объекте.​ а точнее, на​ сразу в соответствующих​Добавить эти данные в​ данные добавить в​ Oracle, 1С или​Чтобы пользоваться БД, обращаемся​

​ строки из базы​ на диапазоны, по​ стиля написания. Т.е.​

• ​ для создания профессиональных​ из других таблиц.​С помощью сетевых папок​ таким образом, нельзя​ сложных вычислений и​ него без пробела​Одним из наиболее удобных​Столбцы называются​

• ​ координаты верхней левой​ полях указать числовой​ модель данных (Add​ конец таблицы​ хотя бы Access.​ к инструментам вкладки​

• ​ данных:​

• ​ которым подводятся итоги.​ если изначально ФИО​

Распространенные сценарии использования Access

• ​ планов или удобных​​ Эта структура поможет​ для совместной работы​ создать записи «потерянный».​ изучение возможные результаты​ пишем наименование выпадающего​ инструментов при работе​«полями»​ ячейки. Пусть табличка​

• ​ формат, в котором​​ data to Data​Продажи​ Безусловно, это очень​ «Данные».​В конструкции функции БИЗВЕЧЬ​ У нас один​

• ​ сотрудника записывается как​​ планировщиков таких —​ вам убедиться, что​    При сохранении базы данных​ Например не нужно​ создания диаграмм высокое​ списка, которое мы​ в базе данных​. В каждом поле​

• ​ начинается в месте​​ после запятой будет​ Model)​. Сформируем при помощи​ мощные (и недешевые​Присвоим БД имя. Выделяем​ изменили мы только​ диапазон: F4:F24. Получилось​ Петров А.А., то​

• ​ например, еженедельные план​​ введены только нужные​ Access в общей​ иметь заказа, которая​ качество. Если вы​ дали ему чуть​

• ​ Excel является автофильтр.​​ располагается отдельный параметр​ А5. Это значение​ идти два знака.​в нижней части​ простых ссылок строку​

• ​ в большинстве своем)​​ диапазон с данными​ второй аргумент, значение​ 19670 руб.​

Условия использования программы Microsoft Excel

​ остальные ячейки должны​ занятий, маркетинговых исследований,​ типы данных.​ сетевой папке нескольких​ не содержит сведения​ используете Access для​ выше. После этого​ Выделяем весь диапазон​ всех записей.​ и будет верхней​ А если где-либо​ окна, чтобы Excel​ для добавления прямо​ программы, способные автоматизировать​ – от первой​ которого вычисляется функцией​Теперь попробуем снова отсортировать​ быть заполнены аналогично.​ план, план налогообложения​Access хранит данные в​ пользователей можно открыть​ о пользователе. Access​ хранения данных и​ жмем на кнопку​

​ БД и в​То есть, каркасом любой​ левой ячейкой диапазона.​

• ​ встречается дата, то​ понял, что мы​ под формой:​ работу большой и​ ячейки до последней.​ СТОЛБЕЦ в место​ кол-во, оставив только​

• ​ Если где-то будет​ или планировщиков, которые​

• ​ таблицах, которые выглядят​ базу данных и​ может потребоваться что​ их анализа в​«OK»​

• ​ блоке настроек​ базы данных в​ Теперь, когда первый​ следует выделить это​ хотим строить отчет​

• ​Т.е. в ячейке A20​ сложной компании с​ Правая кнопка мыши​ числа 1. Данная​

• ​ партии от 25​ написано иначе, например,​ помогают планирование пищи​ так же как​ одновременно работать с​

• ​ каждой новой записи​ Excel, можно воспользоваться​.​«Сортировка и фильтр»​ Excel является обычная​

Стандартные сценарии для работы с Excel

• ​ искомый элемент найден,​​ место и также​ не только по​ будет ссылка =B3,​ кучей данных. Беда​ – имя диапазона.​ функция возвращает номер​ кг.​ Петров Алексей, то​ на неделю, вечеринок​

• ​ листов, но таблицы​​ данными. Когда пользователь​ в таблице Orders​ преимуществами обе программы.​Теперь при попытке ввести​кликаем по кнопке​ таблица.​ перейдем ко второму.​

• ​ установить для него​​ текущей таблице, но​ в ячейке B20​ в том, что​ Даем любое имя.​ текущего столбца для​Видим, что сумма тоже​ работа с БД​ или приготовления.​ Access предназначены для​ редактирует их блокировки​

• ​ имеет значение соответствующего​​Прежде чем выбрать с​ данные в диапазон,​«Фильтр»​Итак, прежде всего нам​Нижнюю правую ячейку определяют​ соответствующий формат. Таким​ и задействовать все​ ссылка на =B7​

• ​ иногда такая мощь​​ В примере –​ текущей ячейки.​ изменилась.​ будет затруднена.​Отслеживание​ сложных запросов относительно​ отдельных записей. При​ клиента в таблицу​ помощью каких программ,​ где было установлено​.​

• ​ нужно создать таблицу.​​ такие аргументы, как​ образом, все ваши​ связи.​ и т.д.​ просто не нужна.​ БД1. Проверяем, чтобы​Бесспорное преимущество использования функции​

• ​Скачать пример​​Таблица готова. В реальности​    Excel можно использовать для​ данные, хранящиеся в​ сохранении книги Excel​ «Клиенты». Это требуемый​ может потребоваться сравнить​ ограничение, будет появляться​Как видим, после этого​Вписываем заголовки полей (столбцов)​ ширина и высота.​ данные будут оформлены​

​После нажатия на​Теперь добавим элементарный макрос​ Ваш бизнес может​ диапазон был правильным.​ БИЗВЛЕЧЬ заключается в​Получается, что в Excel​

С помощью Access и Excel вместе

​ она может быть​ отслеживания данных в​ других таблицах.​ в общей сетевой​ соответствие значений называется​ преимущества каждой программы,​ список, в котором​ в ячейках с​ БД.​ Значение последней пусть​ правильно и без​ОК​ в 2 строчки,​ быть небольшим и​Основная работа – внесение​ автоматизации. Достаточно лишь​ тоже можно создавать​ гораздо длиннее. Мы​ списке или табелей​Программу Microsoft Access следует​ папке только один​ целостность данных.​ узнайте, лучше всего​ можно произвести выбор​ наименованием полей появились​Заполняем наименование записей (строк)​ будет равно 1,​

​ ошибок. Все операции​в правой половине​ который копирует созданную​ с относительно несложными​ информации в БД​ изменить критерий и​ небольшие БД и​ вписали немного позиций​ — например, табелей​ использовать при следующих​ пользователь может редактировать​Можно также ввести собственные​ использовать один или​ между четко установленными​

​ пиктограммы в виде​ БД.​ а первую вычислит​ с пустыми полями​ окна появится панель​ строку и добавляет​

support.office.com

Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

​ бизнес-процессами, но автоматизировать​ – выполнена. Чтобы​ в результате мы​ легко работать с​ для примера. Придадим​ для отслеживания трудозатрат​ условиях.​ книгу одновременно. Для​ ограничения и правила,​ другой и узнать,​ значениями.​ перевернутых треугольников. Кликаем​

​Переходим к заполнению базы​ формула СЧЁТ3(Родители!$B$5:$I$5).​ программы производятся через​Поля сводной таблицы​ ее к таблице​ его тоже хочется.​ этой информацией было​ получаем уже новую​

Пошаговое создание базы данных в Excel

​ ними. При больших​ базе данных более​ или инвентарный список,​Поступает много людей, работающих​ просмотра целей несколько​ чтобы гарантировать введены​ как работать с​Если же вы попытаетесь​

​ объемах данных это​ эстетичный вид, сделав​ который отслеживает оборудования.​ в базе данных,​ пользователей можно открыть​ данные. Excel позволяет​ обе программы для​ написать в этих​ столбца, значение которого​После того, как БД​ записываем =СМЕЩ(Родители!$A$5;0;0;СЧЁТЗ(Родители!$A:$A)-1;1). Нажимаем​ ячеек».​ по ссылке​ жмем сочетание​ маленьких компаний это,​ выделить нужное, отфильтровать,​

​ базы данных клиентов​ очень удобно и​ рамки. Для этого​

​Использование календарей​ и вы хотите​ книгу, пока другой​ вводить данные в​ достижения точно нужные​ ячейках произвольные символы,​ собираемся отфильтровать. В​ заполнена, форматируем информацию​ клавишу ОК. Во​Также немаловажно и соответствующее​Все​Alt+F11​ зачастую, вопрос выживания.​

​ отсортировать данные.​ фирмы. Например, найдем​ рационально.​ выделяем всю таблицу​    Из-за его природа стиле​ надежные параметры безопасно​ пользователь редактирует его,​ виде более свободной​ результаты.​ то будет появляться​

​ открывшемся окошке снимаем​ в ней на​ всех последующих диапазонах​ оформление проекта. Лист,​

​, чтобы увидеть не​или кнопку​Для начала давайте сформулируем​Чтобы упростить поиск данных​ данные теперь по​Выполнение поиска по огромным​ и на панели​ сетки Excel используется​ обработка обновлений для​ но эти пользователи​ форме, но Excel​Примечание:​ сообщение об ошибке.​ галочки с тех​

​ свое усмотрение (шрифт,​

​ букву A меняем​ на котором находится​ только текущую, а​Visual Basic​ ТЗ. В большинстве​ в базе, упорядочим​ номеру клиента 58499.​ таблицам с тысячами​ находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ​ также для создания​ ваших данных, например​ не могут вносить​ поддерживает реляционных баз​

​ Включить все наборы Microsoft​ Вам придется вернутся​ значений, записи с​ границы, заливка, выделение,​ на B, C​ проект, нужно подписать,​ сразу все «умные​на вкладке​ случаев база данных​ их. Для этой​ Удаляем старый критерий​ позиций информации о​

​ ГРАНИЦ.​ любой тип календаря,​

​ записей блокировки и​

Функции Excel для работы с базой данных

​ любые изменения данных​ данных, он не​ Office Excel, но​ и внести корректную​

Работа с базами данных в Excel

​ которыми хотим скрыть.​ расположение текста относительно​ и т. д.​ чтобы избежать путаницы.​ таблицы», которые есть​Разработчик (Developer)​ для учета, например,​ цели подойдет инструмент​ вводим новый и​ товарах или объемах​Аналогично обрамляем шапку толстой​ например академический календарь​ конфликта разрешения.​ пока пользователь редактирует​

​ поддерживает целостности данных.​ не все наборы​ запись.​

​ После того как​ ячейки и т.д.).​Работа с базой данных​ Для того чтобы​ в книге.А затем​. Если эту вкладку​ классических продаж должна​ «Сортировка».​ сразу же получаем​ продаж – это​

​ внешней границей.​ для отслеживания действий​Поступает потребуется добавить несколько​

​ книгу закрывает его.​ Тем не менее​ Access.​Урок:​ выбор сделан, жмем​На этом создание каркаса​ в Excel почти​ система могла отличать​ можно, как и​

​ не видно, то​ уметь:​Выделяем тот диапазон, который​ результат.​ непростой вызов для​​

​ в течение года​ таблиц в набор​Обе программы предоставляют похожие​ с помощью команды​Выбор соответствующая программа важно,​

Сортировка данных

​Как сделать выпадающий список​ на кнопку​ БД закончено.​ завершена. Возвращаемся на​ простое содержание от​ в классической сводной​ включите ее сначала​хранить​ нужно отсортировать. Для​

​Данную задачу можно было​ большинства пользователей Excel.​Теперь обратимся к функциям,​ школы или календаре​ данных, который был​ функции — пароли​»Проверка данных»​ если хотите получать​ в Excel​«OK»​Урок:​ первый лист и​

​ заголовков и подписей,​ таблице, просто перетащить​ в настройках​в таблицах информацию​ целей нашей выдуманной​ бы решить и​ Для эффективного решения​ которые Excel предлагает​ финансовый год для​ создан в виде​ и шифрования —,​

​для управления ввод​ доступ и обновление​

​Конечно, Excel уступает по​.​Как сделать таблицу в​ создаем раскрывающиеся списки​ следует выделять их​ мышью нужные нам​

Сортировка по условию

​Файл — Параметры -​ по товарам (прайс),​ компании – столбец​ с помощью сложных​ данной задачи, пользователи​ для работы с​ отслеживания бизнес-событий и​ плоских или нереляционных​ которая помогает предотвратить​

​ данных в Excel.​ сведений о с​ своим возможностям специализированным​Как видим, после этого,​ Excel​ на соответствующих ячейках.​ курсивом, подчеркиванием или​ поля из любых​ Настройка ленты (File​ совершенным сделкам и​ «Дата заключения договора».​ формул с комбинациями​ вынуждены комбинировать многоэтажные​ БД.​

Промежуточные итоги

​ вех.​ таблицы.​ потерю данных и​Выполнение запросов​ Максимальная производительность и​ программам для создания​ строки, где содержатся​Для того, чтобы Excel​ Для этого кликаем​ жирным шрифтом, при​ связанных таблиц в​ — Options -​ клиентам и связывать​ Вызываем инструмент «Сортировка».​ функций ИНДЕКС, ПОИСКПОЗ,​ формулы из поисковых​Пример: нам нужно узнать​Полезные шаблоны Excel в​

​Выполняются сложные запросы.​ защита данных от​    Если часто приходится просматривать​ точность. Чтобы узнать,​ баз данных. Тем​ значения, с которых​ воспринимал таблицу не​ на пустой ячейке​ этом не забывая​ области​ Customize Ribbon)​ эти таблицы между​При нажатии система предлагает​ ВПР, ПРОСМОТР, но​

​ функций, которым нужно​ все товары, которые​ любой из этих​Хотите создавать разнообразные отчеты​ несанкционированного доступа. Однако​ данные различными способами,​ какую программу лучше​ не менее, у​ мы сняли галочки,​ просто как диапазон​ (например B3), расположенной​ помещать названия в​Фильтра​. В открывшемся окне​

​ собой​ автоматически расширить выделенный​ зачем изобретать велосипед?​ еще вычислить соответствующие​

​ принимал Петров А.А.​ категорий читайте в​

​ или почтовых наклеек.​

​ существуют некоторые различия​ в зависимости от​ всего подходит для​ него имеется инструментарий,​ были скрыты из​ ячеек, а именно​ под полем «ФИО​ отдельные, не объединенные​

exceltable.com

БИЗВЛЕЧЬ работа с функциями базы данных в Excel

​,​ редактора Visual Basic​иметь удобные​ диапазон. Соглашаемся. Если​ Функция БИЗВЛЕЧЬ прекрасно​ адреса и значения​ Теоретически можно глазами​ статье шаблоны для​Управление контактами​ между приложениями Access​ того, изменяя условия​ задач, которые нужно​ который в большинстве​ таблицы.​ как БД, ей​ родителей». Туда будет​ поля. Это стоит​Строк​ вставляем новый пустой​формы ввода​ мы отсортируем данные​ справляется с поставленной​ для их аргументов.​

Примеры работы функции базы данных БИЗВЛЕЧЬ в Excel

​ пробежаться по всем​ Excel на сайте​    Управление контактами и почтовые​ и Excel в​ или события, Access​

​ выполнить, могут помочь​ случаев удовлетворит потребности​Для того, чтобы вернуть​ нужно присвоить соответствующие​ вводиться информация. В​ делать для возможности​,​ модуль через меню​данных (с выпадающими​ только одного столбца,​ задачей и при​ Чтобы сократить путь​ строкам, где фигурирует​ Microsoft Office Online.​ адреса и затем​ уровне пользователя работает​ может быть лучший​ сравнить преимущества, которые​

Функция БИЗВЛЕЧЬ примеры в Excel

​ пользователей, желающих создать​ все данные на​ атрибуты.​ окне «Проверка вводимых​ использования таких инструментов,​Столбцов​Insert — Module​ списками и т.п.)​ остальные оставим на​ этом весьма лаконична.​ решения и не​ эта фамилия, и​Иногда бывает, которые нужно​ создания отчетов в​ защита данных.​ выбор для хранения​

1. ​ каждой программы имеет​ БД. Учитывая тот​ экран, кликаем на​Переходим во вкладку​ значений» во вкладке​ как автоформа и​или​и вводим туда​автоматически заполнять этими данными​ месте, то информация​​ нагружать вычислительные ресурсы​
2. ​ скопировать их в​ преимуществами, которые предлагают​ Access или объединить​Защита от потери данных​ и работе с​ проводить относительно хранения​

​ факт, что возможности​ пиктограмму того столбца,​«Данные»​

​ под названием «Параметры»​ автофильтр.​Значений​

1. ​ код нашего макроса:​ какие-то​
2. ​ станет неправильной. Открывается​Допустим нашу базу пополнил​

​ Excel в первую​ отдельную таблицу. Но​ обе программы. Например​

​ данные с Microsoft​    В приложении Access работы​ данными. Access позволяет​

​ данных, анализа, совместной​ Эксель, в сравнении​ по которому проводилась​.​

​ записываем в «Источник»​Создание базы данных в​- и Excel​Sub Add_Sell() Worksheets(«Форма​печатные бланки​ меню, где мы​ новый прибыльный клиент​ очередь следует обратить​ если наша БД​ созданный лист в​ Office Word для​ постоянно сохранить, чтобы​ быстро восстановить только​ работы нескольких пользователей​ со специализированными приложениями,​ фильтрация, и в​Выделяем весь диапазон таблицы.​ =ФИО_родителя_выбор. В меню​ Excel – занятие​ моментально построит любой​ ввода»).Range(«A20:E20»).Copy ‘копируем строчку​(платежки, счета и​ должны выбрать параметры​ с таким же​ внимание на функции​ будет состоять из​ Excel вычисления и​ печати писем, конверты​ в случае сбоя​ строк и столбцов​ и безопасность.​ обычным юзерам известны​ открывшемся окне напротив​ Кликаем правой кнопкой​ «Тип данных» указываем​ трудное и кропотливое.​ нужный нам отчет​

​ с данными из​ т.д.)​ и значения сортировки.​ именем «Василий». Нам​ Excel для работы​ нескольких сотен позиций?​ анализ данных, но​ или наклейки.​ вряд ли потеряете​ данных, который вы​Плоская сравнении реляционных баз​ намного лучше, то​ всех пунктов устанавливаем​ мыши. В контекстном​ «Список».​ Чтобы помочь пользователю​ на листе:​ формы n =​

1. ​выдавать необходимые вам​Данные в таблице распределились​
2. ​ известно о нем​ с базами данных.​

​ На помощь приходит​ листа стал слишком​Запасы и основные фонды​

​ оставшейся работы (если​ хотите ли данные​ данных​ в этом плане​

​ галочки. Затем жмем​ меню жмем на​Аналогично поступаем с остальными​ облегчить работу, программа​Не забудьте, что сводную​ Worksheets(«Продажи»).Range(«A100000»).End(xlUp).Row ‘определяем номер​отчеты​ по сроку заключения​ только имя и​

​Допустим мы располагаем базой​ ФИЛЬТР.​ большим и более​    Создание учета запасов для​ таковые имеются). Тем​ содержатся в таблице​    Чтобы решить, какое приложение​ у разработки компании​ на кнопку​ кнопку​ полями, меняя название​ может предложить ему​ таблицу нужно периодически​ последней строки в​для контроля всего​

​ договора.​ фамилия «Василий Великий».​ данных, которая экспортированная​Выделяем шапку таблицы и​ сложные, и многие​ дома или офиса​ не менее, так​ одной или несколькими​ лучше всего подходит​ Microsoft есть даже​«OK»​

​«Присвоить имя…»​

Обработка баз данных в Excel по нескольким критериям

​ источника на соответствующее​ автоматическое заполнение ячеек​ (при изменении исходных​ табл. Продажи Worksheets(«Продажи»).Cells(n​ бизнес-процесса с точки​Теперь менеджер видит, с​ На именины в​ в Excel так​ во вкладке ДАННЫЕ​ другие пользователи должны​ и сохраняйте фотографии​ как Access постоянно​ таблицами с помощью​ для хранения данных,​ некоторые преимущества.​.​.​ данным ячейкам. Работа​

1. ​ заранее заданной информацией.​ данных) обновлять, щелкнув​ + 1, 1).PasteSpecial​ зрения руководителя​ кем пора перезаключить​ день Василия нам​ как показано ниже​​ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).​ иметь доступ к​ или другие связанные​ сохраняет вашу работу,​ запросов язык SQL​ задайте себе вопрос:​
2. ​Автор: Максим Тютюшев​Для того, чтобы полностью​В графе​ над выпадающими списками​ Например, ширина столбца,​

​ по ней правой​ Paste:=xlPasteValues ‘вставляем в​Со всем этим вполне​

​ договор. А с​ нужно выслать только​ на рисунке:​У каждой ячейки в​

exceltable.com

Создание базы данных в Excel по клиентам с примерами и шаблонами

​ данным. На этом​ документы вместе с​ можно также можно​ (Structured Query). Можно​ следующий вопрос: являются​Важно:​ убрать фильтрацию, жмем​«Имя»​ почти завершена. Затем​

​ высота строки, размер​ кнопкой мыши и​ следующую пустую строку​ может справиться Microsoft​ какими компаниями продолжаем​ 1 подарок для​Наша задача найти всю​ шапке появляется черная​ этапе можно импортировать​ данными.​ внести изменения, которые​ также использовать выражения​ данные реляционными или​ Вычисляемые результаты формул и​ на кнопку​указываем то наименование,​ выделяем третью ячейку​ и тип шрифта,​ выбрав команду​

​ Worksheets(«Форма ввода»).Range(«B5,B7,B9»).ClearContents ‘очищаем​ Excel, если приложить​ сотрудничество.​ более прибыльного клиента​ информацию (номер фактуры,​ стрелочка на сером​ или связать на​Трассировка заказа​ вы позже решите,​ в запросах создавать​ нет? Данные, которые​ некоторые функции листа​«Фильтр»​ которым мы хотим​ и «протягиваем» ее​ цвет поля и​Обновить (Refresh)​

Структура базы данных – таблица Excel

​ форму End Sub​ немного усилий. Давайте​БД в процессе деятельности​ фирмы. Мы должны​ номер клиента, сумма​ фоне, куда можно​ листе в Access​

​    Введите сведения о продуктах,​ что вы не​ вычисляемые поля. Использование​

​ могут содержаться эффективно​ Excel могут несколько​на ленте.​ назвать базу данных.​

​ через всю таблицу.​ т. д. –​, т.к. автоматически она​Теперь можно добавить к​

​ попробуем это реализовать.​ фирмы разрастается до​ выбрать кому отдать​ и т.д.), которая​

​ нажать и отфильтровать​ и использовать его​ заказчики и заказы​ хотите зафиксировать. Чтобы​

​ выражений в Access​

Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

​ в одной таблице​ отличаться на компьютерах​Урок:​ Обязательным условием является​ База данных в​ все может в​ этого делать не​ нашей форме кнопку​Информацию о товарах, продажах​ невероятных размеров. Найти​ предпочтение: Василию Веселому​ относится к одной​ данные. Нажимаем ее​

​ как базы данных​ и затем создавать​

1. ​ убедиться, что нужным​ аналогична процесс с​
2. ​ или лист называется​ под управлением Windows​Сортировка и фильтрация данных​ то, что наименование​ Excel почти готова!​ один клик сделать​ умеет.​ для запуска созданного​ и клиентах будем​ нужную информацию становится​ или Василию Великому.​ конкретной фамилии определенного​ у параметра ПРИНИМАЛ​ вместо работы с​
3. ​ отчеты, которые показывают​ образом можно восстановить​ помощью формул в​
4. ​плоской​ с архитектурой x86​ в Excel​ должно начинаться с​Красивое оформление тоже играет​ за вас автоформа,​Также, выделив любую ячейку​ макроса, используя выпадающий​ хранить в трех​ все сложнее. Чтобы​

​ Для этого сравниваем​ клиента. Для этой​ ТОВАР и снимаем​ ним в Microsoft​ продажи для отдельного​ базу данных, следует​ Excel для вычисления​

Как вести базу клиентов в Excel

​или​ или x86-64 и​При наличии большой БД​ буквы, и в​ немалую роль в​

1. ​ если правильно ее​ в сводной и​ список​ таблицах (на одном​ отыскать конкретный текст​ их суммы транзакций:​
2. ​ цели рекомендуем воспользоваться​ галочку с фамилии​ Excel. Или, возможно​ сотрудника, региона, периода​ создавать резервную копию​ значений. Запросы Access​нереляционных​ компьютерах под управлением​ поиск по ней​ нём не должно​ создании проекта. Программа​

​ настроить. Удобно, правда?​ нажав кнопку​Вставить​

​ листе или на​ или цифры, можно​Расширьте диапазон для просматриваемой​ функцией Excel для​ КОТОВА.​

​ данных в базе​ времени или любое​ файла базы данных​ также можно использовать​данных. Например если​ Windows RT с​ удобно производить с​ быть пробелов. В​ Excel может предложить​

1. ​Кроме этого, не нужно​Сводная диаграмма (Pivot Chart)​на вкладке​ разных — все​ воспользоваться одним из​
2. ​ таблицы $A$5:$E$18 в​ работы с базами​Таким образом, у нас​

​ данных Access, для​ другое значение.​ по расписанию, который​ для подведения итогов​ вы хотите создать​ архитектурой ARM. Дополнительные​ помощь специального инструмента.​

​ графе​ на выбор пользователя​ забывать о закреплении​

• ​на вкладке​
• ​Разработчик (Developer — Insert​

​ равно). Принципиально важно,​ следующих способов:​ параметрах формул, так​

1. ​ данных – БИЗВЛЕЧЬ.​ остаются данные только​
2. ​ которого нужно создать​Отслеживание задач​ соответствует требованиям. Всю​ данных и представлять​
3. ​ простой список клиентов,​ сведения об этих​Для этого переходим во​«Диапазон»​ самые различные способы​ первой строки. В​Анализ (Analysis)​ — Button)​
4. ​ превратить их в​Одновременным нажатием кнопок Ctrl​ как у нас​ Данная функция на​ по Петрову.​
5. ​ некоторые подробные отчеты​    Отслеживание задач для совместной​ базу данных можно​ статистических значений, таких​ с помощью только​ различиях.​ вкладку​
6. ​можно изменить адрес​ оформления базы данных.​ Excel 2007 это​или​:​ «умные таблицы» с​ + F или​ добавился новый клиент​

​ основе критериев поискового​

​Обратите внимание! При сортировке​ сводных таблиц Excel​ работы пользователей и​ восстановить из резервной​ как суммы, средние​ один адрес и​Чтобы просмотреть подробную справку​

1. ​«Главная»​ области таблицы, но​ Количество цветовых схем​ можно совершить следующим​Параметры (Options)​После того, как вы​ автоподстройкой размеров, чтобы​ Shift + F5.​ и на одну​
2. ​ запроса, введенных в​ данных сохраняются не​ и профессионально оформленных​ введите новые задачи​

​ копии или вы​ значения и счетчики.​ контактное лицо для​ о функции, перейдите​

• ​и на ленте​
• ​ если вы её​ очень богатое, нужно​
• ​ образом: перейти на​можно быстро визуализировать​
• ​ ее нарисуете, удерживая​ не думать об​
• ​ Появится окно поиска​
• ​ запись стало больше:​ ее аргументы, по​

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. ​ только все позиции​ диаграмм Excel.​ одновременно с другими​
2. ​ можете восстановить только​Моделирование​

​ каждого клиента, Excel​ по нужной ссылке​ в блоке инструментов​ выделили правильно, то​ только выбрать подходящую​ вкладку «Вид», затем​ посчитанные в ней​ нажатой левую кнопку​ этом в будущем.​

​ «Найти и заменить».​Теперь функция возвращает​ отдельности выберите все​

1. ​ в столбцах, но​Независимо от того, какая​ пользователями обновляете их​ таблицу или другого​    В Excel можно использовать​
2. ​ может быть лучшим​ в представленном ниже​«Редактирование»​

​ ничего тут менять​ по душе расцветку.​ выбрать «Закрепить области»​

exceltable.com

Создание базы данных в Excel

​ результаты.​ мыши, Excel сам​ Это делается с​Функцией «Найти и выделить»​ ошибку #ЧИСЛО! так​ соответствующие строки из​ и номера соответствующих​ программа используется во-первых​ существующей задачи в​ объекта базы данных,​ средства анализ «что​ вариантом. Тем не​ списке.​жмем на кнопку​ не нужно. При​ Кроме того, совсем​ и в контекстном​Еще одной типовой задачей​ спросит вас -​ помощью команды​ («биноклем») в главном​ как в базе​ базы данных.​ строк на листе​ вы можете всегда​

​ той же базы​ которая может потребоваться.​ если» для прогнозирования​ менее если вы​Функция​«Найти и выделить»​

• ​ желании в отдельном​​ необязательно выполнять всю​ меню кликнуть на​ любой БД является​ какой именно макрос​Форматировать как таблицу​ меню.​
• ​ более чем 1​​Все функции Excel, которые​​ (они подсвечены синим).​ передать данные из​
• ​ данных.​ При использовании средства​​ результат модель листа.​​ хотите сохранить более​Описание​
• ​.​​ поле можно указать​​ базу данных в​ «Закрепить верхнюю строку».​ автоматическое заполнение различных​

​ нужно на нее​на вкладке​Посредством фильтрации данных программа​ запись по данному​ предназначены для работы​

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

​ Эта особенность пригодится​ одной программы в​Организация библиотек функций​ архивации файловой системы​ Анализ «что если»​ сложные список клиентов,​ДСРЗНАЧ​Открывается окно, в котором​ примечание, но этот​ едином стиле, можно​ Это требуется, чтобы​ печатных бланков и​ назначить — выбираем​Главная (Home — Format​​ прячет всю не​​ критерию.​​ с базами данных​ нам позже.​​ другую которой можно​    Access можно использовать для​​ копию базы данных​ ​ позволяет выполнить различных​​ содержащая выставления счетов​Возвращает среднее значение выбранных​​ нужно указать искомое​​ параметр не является​

​ раскрасить одну колонку​ зафиксировать «шапку» работы.​ форм (накладные, счета,​

​ наш макрос​ as Table)​ интересующую пользователя информацию.​В поле критериев «Имя»​​ обладают одним общим​​Можно произвести дополнительную фильтрацию.​ продолжить работать с​ хранения данных о​ из резервной копии​ сценариях для своих​​ и адреса доставки​​ записей базы данных.​ значение. После этого​ обязательным. После того,​ в голубой цвет,​ Так как база​

​ акты и т.п.).​​Add_Sell​​. На появившейся затем​ Данные остаются в​ вводим значение «Василий»,​ свойством. Все они​

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

​ Определим, какие крупы​ ним. С или​ книг и компакт-дисков​​ файловой системы также​​ данных, например Лучший​ для каждого клиента​БСЧЁТ​ жмем на кнопку​ как все изменения​ другую – в​ данных Excel может​ Про один из​. Текст на кнопке​ вкладке​ таблице, но невидимы.​

​ а потом в​ требуют заранее сформатировать​ принял Петров. Нажмем​​ без подключения к​​ и отслеживайте известных​ можно использовать для​​ случай и худшим​​ или нескольких контактных​​Подсчитывает количество числовых ячеек​​«Найти далее»​

​ внесены, жмем на​ зеленый и т.​ быть достаточно большой​ способов это сделать,​​ можно поменять, щелкнув​​Конструктор​​ В любой момент​​ поле «Фамилия» вводим​ диапазон запросов к​ стрелочку на ячейке​ данным в Access​ кого аренду их.​

​ восстановления данных. При​ сценариев и сравнение​ лиц для каждого​ в базе данных.​или​​ кнопку​ д.​​ по объему, то​ я уже как-то​​ по ней правой​​(Design)​ их можно восстановить.​​ значение «Великий».​​ базе, который необходимо​​ КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и​​ из Excel (и​Планирование событий​​ обновлении данных в​​ результирующие данные из​

​ клиента, лучше решение​БСЧЁТА​«Найти все»​«OK»​

​Не только лишь Excel​

​ при пролистывании вверх-вниз​​ писал. Здесь же​​ кнопкой мыши и​присвоим таблицам наглядные​В программе Excel чаще​Скачать пример работы функции​ заполнить для поиска​ оставим только крупы.​ наоборот), копирование, Импорт​    Введите сведения о событии​ Excel, можно сохранить​​ нескольких сценариев в​​ предоставляется доступ.​Подсчитывает количество непустых ячеек​.​.​ может сделать базу​ будет теряться главная​

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

​ реализуем, для примера,​ выбрав команду​ имена в поле​ всего применяются 2​​ БИЗВЛЕЧЬ с базой​​ и дальнейшей работы.​Вернуть полную БД на​ и экспорт его​ дат, расположения и​

​ Автосохранение через заданные​ сводный отчет. Не​В реляционная база данных​ в базе данных.​В первом случае первая​

​Кликаем по кнопке​ данных. Microsoft выпустила​ информация – названия​ заполнение формы по​Изменить текст​Имя таблицы​ фильтра:​​ данных​​ Поэтому в первую​​ место легко: нужно​​ можно перенести данные.​​ участников и печать​​ промежутки времени.​ так же, функция​ организация информации в​БИЗВЛЕЧЬ​​ ячейка, в которой​«Сохранить»​ еще один продукт,​ полей, что неудобно​​ номеру счета:​.​для последующего использования:​Автофильтр;​​В результате мы видим,​​ очередь мы должны​ только выставить все​

​Дополнительные сведения о том,​ расписаний или сводные​Защита данных на уровне​ доступна в Access.​ нескольких таблицах. Хорошо​Извлекает из базы данных​ имеется указанное значение,​в верхней части​ который великолепно управляется​ для пользователя.​Предполагается, что в ячейку​Теперь после заполнения формы​

​Итого у нас должны​фильтр по выделенному диапазону.​ что подарок получит​ предварительно сформатировать все​ галочки в соответствующих​​ как обмен данными​​ данные о событиях.​​ пользователя​Pivoting и диаграмм​​ спроектированный реляционной базы​

​ одну запись, удовлетворяющую​ становится активной.​ окна или набираем​ с этим непростым​После того как верхняя​ C2 пользователь будет​ можно просто жать​ получиться три «умных​Автофильтр предлагает пользователю выбрать​​ более активный клиент​​ критерии наших запросов​ фильтрах.​ между обе программы​Отслеживание питания​    В Excel можно удалить​​    В обеих программах можно​​ данных каждая таблица​

​ заданному условию.​Во втором случае открывается​ на клавиатуре сочетание​ делом. Название ему​ строка закреплена, выделяем​ вводить число (номер​​ на нашу кнопку,​​ таблицы»:​ параметр фильтрации из​ Василий Великий.​

Шаг 4. Связываем таблицы

​ к базе. Для​В нашем примере БД​ читайте в статье​    Рецептами и войдите журнал​ из представления критических​ создать отчеты сводных​ плоской и содержит​ДМАКС​ весь перечень ячеек,​ клавиш​​ – Access. Так​​ первые три строки​ строки в таблице​ и введенные данные​Обратите внимание, что таблицы​​ готового списка.​​Многие пользователи активно применяют​ этого:​ заполнялась в хронологическом​ Перенос данных из​ режима питания и​ или личные данные,​ таблиц и сводных​ сведения о только​Возвращает максимальное значение среди​

​ содержащих это значение.​​Ctrl+S​​ как эта программа​​ в будущей базе​​Продажи​ будут автоматически добавляться​​ могут содержать дополнительные​​На вкладке «Данные» нажимаем​ Excel для генерирования​Выше базы данных добавим​ порядке по мере​ Excel в Access.​

​ Испытайте действий.​ скрытие столбцов и​ таблиц диаграммы. Однако​ одного типа данных.​​ выделенных записей базы​​Урок:​, для того, чтобы​ более адаптирована под​​ данных и добавляем​​, по сути), а​ к таблице​ уточняющие данные. Так,​​ кнопку «Фильтр».​​ отчетов, их последующей​ 4 пустых строки.​ привоза товара в​Любая база данных (БД)​Как редактором электронных таблиц​​ строк данных и​​ Excel предоставляет дополнительные​ Например при создании​

​ данных.​Как сделать поиск в​​ сберечь БД на​​ создание базы данных,​​ границы ячеек.​​ затем нужные нам​​Продажи​​ например, наш​

​После нажатия в шапке​ редакции. Для удобного​ Для этого достаточно​ магазин. Но если​ – это сводная​

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

​ Excel можно хранить​ нажмите защитить весь​ возможности сводных таблиц,​ базы данных клиента,​ДМИН​ Экселе​ жестком диске или​​ чем Excel, то​​Для того чтобы продолжить​ данные подтягиваются с​​, а затем форма​Прайс​ таблицы появляются стрелки​​ просмотра информации и​ выделить 4 заголовка​ нам нужно отсортировать​ таблица с параметрами​​ больших объемов данных​​ лист для управления​ отчетов и функции​ имена заказчиков должны​

​Возвращает минимальное значение среди​Удобно при создании БД​ съемном носителе, подключенном​ и работа в​​ работу, необходимо придумать​ помощью уже знакомой​ очищается для ввода​содержит дополнительно информацию о​​ вниз. Они сигнализируют​ получения полного контроля​ строк листа Excel​ данные по другому​ и информацией. Программа​ книг, содержащие один​ доступом пользователей к​ для создания диаграмм,​

​ храниться в одной​​ выделенных записей базы​​ закрепить ячейки с​ к ПК.​​ ней будет более​​ основную информацию, которую​ функции​​ новой сделки.​​ категории (товарной группе,​ о включении «Автофильтра».​ при управлении данными​ и щелкнуть правой​ принципу, Excel позволяет​ большинства школ предусматривала​ или несколько листов.​ скрытые данные. Помимо​ чем в приложении​ таблице, тогда как​ данных.​ наименованием записей и​​Можно сказать, что после​​ быстрой и удобной.​​ будет содержать в​​ВПР (VLOOKUP)​​Перед построением отчета свяжем​​ упаковке, весу и​​Чтобы выбрать значение фильтра,​​ в процессе работы​ кнопкой мышки. Из​ сделать и это.​ создание БД в​

​ Тем не менее​ возможностей защиты листа​ Access выполняются. Если​ эти клиенты выставления​БДПРОИЗВЕД​ полей. При работе​ этого мы уже​​Но как же сделать​​ себе база данных​и функции​ наши таблицы между​

​ т.п.) каждого товара,​ щелкаем по стрелке​ с программой.​​ контекстного меню выбрать​​К примеру, мы хотим​​ Microsoft Access, но​​ вместо функционирование в​​ и ее элементы,​​ вы планируете Создание​ счетов и доставки​Перемножает значения определенного поля​

Шаг 6. Заполняем печатные формы

​ с большой базой​ имеем готовую базу​ так, чтобы получилась​ в Excel. Пример​ИНДЕКС (INDEX)​ собой, чтобы потом​ а таблица​ нужного столбца. В​Внешний вид рабочей области​ вставить. Или после​ отсортировать продукты по​ и Excel имеет​ качестве системы управления​

​ можно также блокировка​ широкая отчетов сводных​ адреса должны храниться​ в записях базы​​ – это просто​​ данных. С ней​ база данных Access?​ ее приведен ниже.​.​ можно было оперативно​​Клиенты​​ раскрывающемся списке появляется​​ программы – таблица.​​ выделения строк по​

planetaexcel.ru

​ мере увеличения цены.​

Создание базы данных в Microsoft Excel

В пакете Microsoft Office есть специальная программа для создания базы данных и работы с ними – Access. Тем не менее, многие пользователи предпочитают использовать для этих целей более знакомое им приложение – Excel. Нужно отметить, что у этой программы имеется весь инструментарий для создания полноценной базы данных (БД). Давайте выясним, как это сделать.

Процесс создания

База данных в Экселе представляет собой структурированный набор информации, распределенный по столбцам и строкам листа.

Согласно специальной терминологии, строки БД именуются «записями». В каждой записи находится информация об отдельном объекте.

Столбцы называются «полями». В каждом поле располагается отдельный параметр всех записей.

То есть, каркасом любой базы данных в Excel является обычная таблица.

Создание таблицы

Итак, прежде всего нам нужно создать таблицу.

1. Вписываем заголовки полей (столбцов) БД.

Заполняем наименование записей (строк) БД.

Переходим к заполнению базы данными.

На этом создание каркаса БД закончено.

Присвоение атрибутов базы данных

Для того, чтобы Excel воспринимал таблицу не просто как диапазон ячеек, а именно как БД, ей нужно присвоить соответствующие атрибуты.

Переходим во вкладку «Данные».

Выделяем весь диапазон таблицы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню жмем на кнопку «Присвоить имя…».

В графе «Имя» указываем то наименование, которым мы хотим назвать базу данных. Обязательным условием является то, что наименование должно начинаться с буквы, и в нём не должно быть пробелов. В графе «Диапазон» можно изменить адрес области таблицы, но если вы её выделили правильно, то ничего тут менять не нужно. При желании в отдельном поле можно указать примечание, но этот параметр не является обязательным. После того, как все изменения внесены, жмем на кнопку «OK».

Можно сказать, что после этого мы уже имеем готовую базу данных. С ней можно работать и в таком состоянии, как она представлена сейчас, но многие возможности при этом будут урезаны. Ниже мы разберем, как сделать БД более функциональной.

Сортировка и фильтр

Работа с базами данных, прежде всего, предусматривает возможность упорядочивания, отбора и сортировки записей. Подключим эти функции к нашей БД.

Выделяем информацию того поля, по которому собираемся провести упорядочивание. Кликаем по кнопке «Сортировка» расположенной на ленте во вкладке «Данные» в блоке инструментов «Сортировка и фильтр».

Сортировку можно проводить практически по любому параметру:

• имя по алфавиту;
• дата;
• число и т.д.

При наличии большой БД поиск по ней удобно производить с помощь специального инструмента.

Для этого переходим во вкладку «Главная» и на ленте в блоке инструментов «Редактирование» жмем на кнопку «Найти и выделить».

Открывается окно, в котором нужно указать искомое значение. После этого жмем на кнопку «Найти далее» или «Найти все».

В первом случае первая ячейка, в которой имеется указанное значение, становится активной.

Во втором случае открывается весь перечень ячеек, содержащих это значение.

Закрепление областей

Удобно при создании БД закрепить ячейки с наименованием записей и полей. При работе с большой базой – это просто необходимое условие. Иначе постоянно придется тратить время на пролистывание листа, чтобы посмотреть, какой строке или столбцу соответствует определенное значение.

Выделяем ячейку, области сверху и слева от которой нужно закрепить. Она будет располагаться сразу под шапкой и справа от наименований записей.

Теперь наименования полей и записей будут у вас всегда перед глазами, как бы далеко вы не прокручивали лист с данными.

Выпадающий список

Для некоторых полей таблицы оптимально будет организовать выпадающий список, чтобы пользователи, добавляя новые записи, могли указывать только определенные параметры. Это актуально, например, для поля «Пол». Ведь тут возможно всего два варианта: мужской и женский.

Создаем дополнительный список. Удобнее всего его будет разместить на другом листе. В нём указываем перечень значений, которые будут появляться в выпадающем списке.

Выделяем этот список и кликаем по нему правой кнопкой мыши. В появившемся меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

Открывается уже знакомое нам окно. В соответствующем поле присваиваем имя нашему диапазону, согласно условиям, о которых уже шла речь выше.

Возвращаемся на лист с БД. Выделяем диапазон, к которому будет применяться выпадающий список. Переходим во вкладку «Данные». Жмем на кнопку «Проверка данных», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Работа с данными».

Теперь при попытке ввести данные в диапазон, где было установлено ограничение, будет появляться список, в котором можно произвести выбор между четко установленными значениями.

Если же вы попытаетесь написать в этих ячейках произвольные символы, то будет появляться сообщение об ошибке. Вам придется вернутся и внести корректную запись.

Конечно, Excel уступает по своим возможностям специализированным программам для создания баз данных. Тем не менее, у него имеется инструментарий, который в большинстве случаев удовлетворит потребности пользователей, желающих создать БД. Учитывая тот факт, что возможности Эксель, в сравнении со специализированными приложениями, обычным юзерам известны намного лучше, то в этом плане у разработки компании Microsoft есть даже некоторые преимущества.

Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.

Методы работы с базами данных в приложении Microsoft Excel

СОДЕРЖАНИЕ

2. Теоретические положения.

2.1. Общие положения.

2.2. Списки Excel как база данных.

2.3. Проверка данных при вводе.

2.4. Сортировка данных.

2.5. Промежуточные итоги в базе данных.

2.7. Расширенный фильтр.

3. Порядок выполнения работы.

4. Контрольные вопросы.

5. Список рекомендуемой литературы.

1. ЦЕЛЬ РАБОТЫ

Цели:

• повышение уровня понимания темы «Базы данных в приложении Microsoft Excel»;
• овладение специальными техническими умениями конструирования и использования реляционной базы данных на уровне их свободного использования;
• развитие навыков самостоятельной работы и способности применить полученные знания на практике при разработке собственной базы данных.

2. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2.1. Общие положения

Базы данных как способ хранения и обработки различной информации играют в настоящее время огромную роль. В базах данных хранят сведения о клиентах, заказах, справочники адресов и телефонов, различного рода информацию о туристических агентствах и предлагаемых услугах и т. д.

Для учета данных о сотрудниках на предприятиях используют самые разнообразные методы. В одних организациях существуют журналы учета, куда информация вносится вручную, в других применяются классические базы данных для учета кадров, в третьих используются СУБД Access. Но в большинстве случаев на небольших предприятиях учет данных о сотрудниках ведется в электронных таблицах Microsoft Excel.

В предложенном пособии рассматриваются основные возможности, предоставляемые Excel, для работы с базами данных на примере списка «Сотрудники», который содержит информацию о работниках некоторого условного предприятия. Такая база данных удобна по следующим причинам:

• она обеспечивает удобный метод поиска информации о работнике (фамилия, имя, отчество, место проживания, телефон, должность, дата рождения и т. д.);
• с ее помощью можно выполнять различного рода анализ, например, определять структуру кадров;
• пользуясь хранящейся в ней информацией, можно быстро сформировать отчет.

2.2. Списки Excel как база данных

Приложение Microsoft Excel обладает богатыми встроенными средствами для обработки и анализа данных. Аналогом простой базы данных в Excel служить список.

Список — это группа строк таблицы, содержащая связанные данные.

Отличительной особенностью списка является то, что каждый его столбец содержит однотипные данные, например, перечень фамилий, дату рождения и т. д. (рис. 1).

Если провести аналогию между списком и табличной базой данных, то столбцы списка являются полями базы данных, а его строки — записями. Считается, что первая строка списка является его заголовком и содержит названия столбцов списка. Заголовок должен иметь на листе электронных таблиц горизонтальную ориентацию. Заголовки применяются Excel при составлении отчетов, а также при поиске и организации данных. Шрифт, размер шрифта, выравнивание и другие параметры форматирования, присвоенные заголовкам столбцов списка, должны отличаться от параметров, назначенных для строк данных. В списке не должно быть пустых строк и столбцов.

2.3. Проверка данных при вводе

Если с файлом работает сразу несколько пользователей, желательно контролировать тип вводимой ими информации и свести к минимуму ошибки ввода. В Excel выполнение подобных условий проверяется при помощи средства, которое называется проверкой ввода. Для этого надо:

1. Выделить ячейки столбца, для которого устанавливается проверка ввода.
2. На ленте Данные в группе Работа с данными выбрать команду Проверка данных.
3. На вкладке Параметры в области Условие проверки выбрать Тип данных: Любое значение (используется для отмены проверки ввода), Целое число, Действительное, Список, Дата, Время, Длина текста и Другой (формат, для которого можно задать собственную формулу, например, «м»or«ж»). При выборе значения внизу окна появляются дополнительные поля для ввода условий или ограничений – например, минимального и максимального допустимого значения.
4. На вкладке Сообщение для ввода можно установить флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей и ввести сообщение, чтобы оно появлялось на экране при выделении ячеек.
5. На вкладке Сообщение об ошибке можно установить флажок Выводить сообщение об ошибке, чтобы задать тип сообщения об ошибке, которое появится при вводе в ячейку недопустимого значения.

2.4. Сортировка данных

Команда Сортировка позволяет переставить записи в другом порядке на основании значений одного или нескольких столбцов. Записи сортируются возрастанию/убыванию или по выбранному пользователю порядке (например, по дням недели).

Чтобы отсортировать список надо:

1. Установить курсор в ячейку списка.
2. Выполнить команду Сортировка на ленте Данные в группе Сортировка и Фильтр.
3. В диалоговом окне Сортировка выбрать поле, по которому будет происходить сортировка; тип сортировки (по значению, цвет ячейки, цвет шрифта, значок ячейки) и порядок (по возрастанию, убыванию, настраиваемый).

Примечание. Выбор настраиваемого порядка позволяет задать нестандартный порядок сортировки. Для этого надо в диалоговом окне Списки (рис. 2) выбрать НОВЫЙ СПИСОК, в поле Элементы списка ввести значения, образующие пользовательский порядок сортировки (например, АОП, ФЭО, ИВЦ, ИТО, МПО), после чего последовательно выбрать кнопки Добавить и ОК.

2.5. Промежуточные итоги в БД

Для организации списков используют команду Промежуточные итоги на ленте Данные в группе Структура, которая позволяет:

• упорядочить список посредством группировки записей с выводом промежуточных итогов, средних значений или другой вспомогательной информации;
• выводить итоговую сумму;
• отображать список в виде структуры, что позволяет разворачивать и сворачивать разделы с помощью щелчка мыши.

Перед вызовом команды Итоги список обязательно надо отсортировать по полю, которое будет использоваться для группировки.

Режим структуры, в котором оказывается список после выполнения команды Итоги, позволяет просматривать различные части списка с помощью кнопок, расположенных на левом поле (рис. 3).

Рис. 3. Просмотр списка в режиме структуры

Кнопки, расположенные в верхнем левом углу, определяют количество выводимых уровней данных. Кнопки со значками «+» и «-» предназначены для свертывания развертывания отельных групп.

Чтобы удалить промежуточный и окончательные итоги, надо повторно выполнить команду Промежуточные итоги, а затем щелкнуть по кнопке Убрать все.

2.6. Автофильтр

Отфильтровать список — значит показать только те записи, которые удовлетворяют заданному критерию.

Чтобы установить или убрать автофильтр надо на ленте Данные в группе Сортировка и фильтр выбрать команду Фильтр. После этого нажать кнопку со стрелкой возле названия какого-либо поля, чтобы раскрыть список его элементов и выбрать отображаемые значения или задать условие отбора. На экране появятся только те записи, которые отвечают заданному условию. В случае необходимости можно продолжить фильтрацию, нажимая кнопки со стрелками на других полях.

Показать все записи по отфильтрованному полю, не убирая фильтр, можно выбрав в списке фильтра критерий Снять фильтр с….

Показать все записи по всем полям, не убирая фильтр, команда Очистить.

Для данных разного типа существуют дополнительные автофильтры, которые находятся в списке критериев Текстовые фильтры, Числовые фильтры, Фильтры по дате и т.д.

Если выделить какое-то числовое поле (например, Возраст), а в списке критериев выбрать Числовые фильтры, то появится список дополнительных фильтров (рис. 4), которые позволяют:

• задать критерий в виде неравенства – критерии равно, не равно, больше, больше илиравно, меньше, меньшеилиравно, между;
• вывести первые N значений – критерий Первые 10: после выбора в списке Числовых фильтров команду Первые 10…, необходимо в появившемся окне указать число значений (N), а также способ вычисления: количество элементов списка, % от количества элементов;
• определить условие по среднему значению в указанном столбце – критерии Выше среднего, Ниже среднего;
• самостоятельно задаваемый фильтр – критерий Настраиваемый фильтр.

Рис. 4. Дополнительные числовые фильтры

Настраиваемый фильтр позволяет задать критерии из одного или двух условий.

Простое условие состоит: из имени поля (атрибута); варианта условия (равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно; начинается с, не начинается с, заканчивается на или не заканчивается на; содержит, не содержит); слова или числа для сравнения.

Сложное условие состоит из двух простых, соединенных союзами И или ИЛИ.

При написании значений в условиях сравнения в фильтрах можно использовать подстановочные знаки (Таблица 1).

Работа с базами данных в MS Excel (стр. 1 из 6)

СОДЕРЖАНИЕ

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL.

1.1. Как создать базу данных.

1.2. Как выполнить поиск, изменение и удаление записей.

1.3. Обработка данных в БД.

1.4. Обмен данными.

2.1. Проектирование базы данных.

2.1.1. Структура базы данных

2.1.2. Определение формул для вычисляемой части базы данных.

2.2. Создание базы данных.

2.2.1 Создание заголовка таблицы и первой строки.

2.2. Заполнение таблицы с помощью Мастера форм.

2.3. Ведение базы данных

2.3.1. Редактирование полей.

2.2. Редактирование записей

2.4.Начальная обработка данных.

2. 4.1. Добавление суммы по столбцам

2.4.2. Добавление суммирования по критерию.

2.5. Сортировка базы данных.

2.5.1. Простая сортировка по полю.

2.5.2 Сортировка по нескольким полям.

2.6. Формы представления информации, содержащейся в базе данных.

2.6.1. Добавление промежуточных итогов.

2.6.2. Работа со структурой

2.7. Анализ информации, содержащейся в базе данных.

2.7.1 Вычисление статистических характеристик

2.7.2. Работа с функциями из раздела Базы данных

2.8. Выборочное использование данных

2.8.1. Пользовательский автофильтр.

2.8.2 Расширенный фильтр.

2.9. Графическое представление данных.

Термин электронные таблицы можно определить как «программный продукт, широко используемый для описания великого множества пакетов моделирования, реализованных для микрокомпьютеров, и который происходит от сходства с «разворотом листа бумаги», разбитым на строки и столбцы».

Электронные таблицы используются для построения моделей, то есть разрешают определять, какую информацию следует представлять в модели, как ее представлять и как должна манипулировать данными соответствующая программа. Модель представляет в математических терминах отношения между важными переменными, которые характеризуют определенную ситуацию в бизнесе.

Примерами пакетов ведения электронных таблиц являются Supercalc , Lotus 1-2-3 и MS Excel. В данной работе мы будем рассматривать работу с базами данных в MS Excel.

Если возникает потребность в приобретении пакета ведения электронных таблиц, следует убедиться в том, что они, кроме основных характеристик, которые будут детально рассмотрены ниже, владеют следующими возможностями:

(а) средства обучения, предлагаемые основным разработчиком или независимой консультационной компанией (доступность и цена);

(б) качество документации, которая поставляется с пакетом;

(в) интеграция с другими функциями (например, передачи данных из электронных таблиц в текстовый процессор или введение информации из базы данных).

Для работы с электронными таблицами необходимо, как правило, не меньшее 512 Кбайт оперативной памяти. Ввод и вывод данных осуществляются через видеотерминал и клавиатуру с применением для получения твердых копий принтера. Сферы использования электронных таблиц ограничены только воображением пользователя, а также количеством «строк и столбцов» таблицы.

1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL.

База данных (date base) – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы.

При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных.

Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данных и т.п.

Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных .

База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде.

Например, можно создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии.

База данных представляет собой последовательность записей , содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле , которому присваивается имя и отводится столбец.

Создание базы данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными, снабжая информацией определенных пользователей.

Создание базы данных (БД) начинается с проектирования БД, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля ( максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля — основная особенность баз данных в Excel.

База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил:

-Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка ) должна быть заполнена именами полей.

-Каждая запись должна размещаться в отдельной строке.

-Первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков.

-Следует избегать пустых строк между записями.

Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк ) данных . Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец ) с именами полей и поместить в следующей строке запись ¾ образец заполнения базы.

Создание базы данных в Excel

При упоминании баз данных (БД) первым делом, конечно, в голову приходят всякие умные слова типа SQL, Oracle, 1С или хотя бы Access. Безусловно, это очень мощные (и недешевые в большинстве своем) программы, способные автоматизировать работу большой и сложной компании с кучей данных. Беда в том, что иногда такая мощь просто не нужна. Ваш бизнес может быть небольшим и с относительно несложными бизнес-процессами, но автоматизировать его тоже хочется. Причем именно для маленьких компаний это, зачастую, вопрос выживания.

Для начала давайте сформулируем ТЗ. В большинстве случаев база данных для учета, например, классических продаж должна уметь:

• хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
• иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
• автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
• выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Со всем этим вполне может справиться Microsoft Excel, если приложить немного усилий. Давайте попробуем это реализовать.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Информацию о товарах, продажах и клиентах будем хранить в трех таблицах (на одном листе или на разных — все равно). Принципиально важно, превратить их в «умные таблицы» с автоподстройкой размеров, чтобы не думать об этом в будущем. Это делается с помощью команды Форматировать как таблицу на вкладке Главная (Home — Format as Table) . На появившейся затем вкладке Конструктор (Design) присвоим таблицам наглядные имена в поле Имя таблицы для последующего использования:

Итого у нас должны получиться три «умных таблицы»:

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Шаг 2. Создаем форму для ввода данных

Само-собой, можно вводить данные о продажах непосредственно в зеленую таблицу Продажи, но это не всегда удобно и влечет за собой появление ошибок и опечаток из-за «человеческого фактора». Поэтому лучше будет на отдельном листе сделать специальную форму для ввода данных примерно такого вида:

В ячейке B3 для получения обновляемой текущей даты-времени используем функцию ТДАТА (NOW) . Если время не нужно, то вместо ТДАТА можно применить функцию СЕГОДНЯ (TODAY) .

В ячейке B11 найдем цену выбранного товара в третьем столбце умной таблицы Прайс с помощью функции ВПР (VLOOKUP) . Если раньше с ней не сталкивались, то сначала почитайте и посмотрите видео тут.

В ячейке B7 нам нужен выпадающий список с товарами из прайс-листа. Для этого можно использовать команду Данные — Проверка данных (Data — Validation) , указать в качестве ограничения Список (List) и ввести затем в поле Источник (Source) ссылку на столбец Наименование из нашей умной таблицы Прайс:

Аналогичным образом создается выпадающий список с клиентами, но источник будет уже:

Функция ДВССЫЛ (INDIRECT) нужна, в данном случае, потому что Excel, к сожалению, не понимает прямых ссылок на умные таблицы в поле Источник. Но та же ссылка «завернутая» в функцию ДВССЫЛ работает при этом «на ура» (подробнее об этом было в статье про создание выпадающих списков с наполнением).

Шаг 3. Добавляем макрос ввода продаж

После заполнения формы нужно введенные в нее данные добавить в конец таблицы Продажи. Сформируем при помощи простых ссылок строку для добавления прямо под формой:

Т.е. в ячейке A20 будет ссылка =B3, в ячейке B20 ссылка на =B7 и т.д.

Теперь добавим элементарный макрос в 2 строчки, который копирует созданную строку и добавляет ее к таблице Продажи. Для этого жмем сочетание Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer) . Если эту вкладку не видно, то включите ее сначала в настройках Файл — Параметры — Настройка ленты (File — Options — Customize Ribbon) . В открывшемся окне редактора Visual Basic вставляем новый пустой модуль через меню Insert — Module и вводим туда код нашего макроса:

Теперь можно добавить к нашей форме кнопку для запуска созданного макроса, используя выпадающий список Вставить на вкладке Разработчик (Developer — Insert — Button) :

После того, как вы ее нарисуете, удерживая нажатой левую кнопку мыши, Excel сам спросит вас — какой именно макрос нужно на нее назначить — выбираем наш макрос Add_Sell. Текст на кнопке можно поменять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Изменить текст.

Теперь после заполнения формы можно просто жать на нашу кнопку, и введенные данные будут автоматически добавляться к таблице Продажи, а затем форма очищается для ввода новой сделки.

Шаг 4. Связываем таблицы

Перед построением отчета свяжем наши таблицы между собой, чтобы потом можно было оперативно вычислять продажи по регионам, клиентам или категориям. В старых версиях Excel для этого потребовалось бы использовать несколько функций ВПР (VLOOKUP) для подстановки цен, категорий, клиентов, городов и т.д. в таблицу Продажи. Это требует времени и сил от нас, а также «кушает» немало ресурсов Excel. Начиная с Excel 2013 все можно реализовать существенно проще, просто настроив связи между таблицами.

Для этого на вкладке Данные (Data) нажмите кнопку Отношения (Relations) . В появившемся окне нажмите кнопку Создать (New) и выберите из выпадающих списков таблицы и названия столбцов, по которым они должны быть связаны:

Важный момент: таблицы нужно задавать именно в таком порядке, т.е. связанная таблица (Прайс) не должна содержать в ключевом столбце (Наименование) повторяющихся товаров, как это происходит в таблице Продажи. Другими словами, связанная таблица должна быть той, в которой вы искали бы данные с помощью ВПР, если бы ее использовали.

Само-собой, аналогичным образом связываются и таблица Продажи с таблицей Клиенты по общему столбцу Клиент:

После настройки связей окно управления связями можно закрыть, повторять эту процедуру уже не придется.

Шаг 5. Строим отчеты с помощью сводной

Теперь для анализа продаж и отслеживания динамики процесса, сформируем для примера какой-нибудь отчет с помощью сводной таблицы. Установите активную ячейку в таблицу Продажи и выберите на ленте вкладку Вставка — Сводная таблица (Insert — Pivot Table) . В открывшемся окне Excel спросит нас про источник данных (т.е. таблицу Продажи) и место для выгрузки отчета (лучше на новый лист):

Жизненно важный момент состоит в том, что нужно обязательно включить флажок Добавить эти данные в модель данных (Add data to Data Model) в нижней части окна, чтобы Excel понял, что мы хотим строить отчет не только по текущей таблице, но и задействовать все связи.

После нажатия на ОК в правой половине окна появится панель Поля сводной таблицы, где нужно щелкнуть по ссылке Все, чтобы увидеть не только текущую, а сразу все «умные таблицы», которые есть в книге.А затем можно, как и в классической сводной таблице, просто перетащить мышью нужные нам поля из любых связанных таблиц в области Фильтра, Строк, Столбцов или Значений — и Excel моментально построит любой нужный нам отчет на листе:

Не забудьте, что сводную таблицу нужно периодически (при изменении исходных данных) обновлять, щелкнув по ней правой кнопкой мыши и выбрав команду Обновить (Refresh) , т.к. автоматически она этого делать не умеет.

Также, выделив любую ячейку в сводной и нажав кнопку Сводная диаграмма (Pivot Chart) на вкладке Анализ (Analysis) или Параметры (Options) можно быстро визуализировать посчитанные в ней результаты.

Шаг 6. Заполняем печатные формы

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Предполагается, что в ячейку C2 пользователь будет вводить число (номер строки в таблице Продажи, по сути), а затем нужные нам данные подтягиваются с помощью уже знакомой функции ВПР (VLOOKUP) и функции ИНДЕКС (INDEX) .

Создание базы данных в Excel и функции работы с ней

Любая база данных (БД) – это сводная таблица с параметрами и информацией. Программа большинства школ предусматривала создание БД в Microsoft Access, но и Excel имеет все возможности для формирования простых баз данных и удобной навигации по ним.

Как сделать базу данных в Excel, чтобы не было удобно не только хранить, но и обрабатывать данные: формировать отчеты, строить графики, диаграммы и т.д.

Пошаговое создание базы данных в Excel

Для начала научимся создавать БД с помощью инструментов Excel. Пусть мы – магазин. Составляем сводную таблицу данных по поставкам различных продуктов от разных поставщиков.

С шапкой определились. Теперь заполняем таблицу. Начинаем с порядкового номера. Чтобы не проставлять цифры вручную, пропишем в ячейках А4 и А5 единицу и двойку, соответственно. Затем выделим их, схватимся за уголок получившегося выделения и продлим вниз на любое количество строк. В небольшом окошечке будет показываться конечная цифра.

Примечание. Данную таблицу можно скачать в конце статьи.

По базе видим, что часть информации будет представляться в текстовом виде (продукт, категория, месяц и т.п.), а часть – в финансовом. Выделим ячейки из шапки с ценой и стоимостью, правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню и выберем ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Появится окно, где мы выберем формат – финансовый. Число десятичных знаков поставим 1. Обозначение выбирать не будем, т.к. в шапке у нас уже указано, что цена и стоимость в рублях.

Аналогично поступаем с ячейками, куда будет вписываться количество. Формат выбираем числовой.

Еще одно подготовительное действие. Т.к. стоимость рассчитывается как цена, помноженная на количество, можно сразу учесть это в соответствующих ячейках. Для этого записываем в ячейке F4 формулу и протягиваем ее на остальные ячейки в этом столбце. Так, стоимость будет подсчитываться автоматически при заполнении таблицы.

Теперь заполняем таблицу данными.

Важно! При заполнении ячеек, нужно придерживаться единого стиля написания. Т.е. если изначально ФИО сотрудника записывается как Петров А.А., то остальные ячейки должны быть заполнены аналогично. Если где-то будет написано иначе, например, Петров Алексей, то работа с БД будет затруднена.

Таблица готова. В реальности она может быть гораздо длиннее. Мы вписали немного позиций для примера. Придадим базе данных более эстетичный вид, сделав рамки. Для этого выделяем всю таблицу и на панели находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ ГРАНИЦ.

Аналогично обрамляем шапку толстой внешней границей.

Функции Excel для работы с базой данных

Теперь обратимся к функциям, которые Excel предлагает для работы с БД.

Работа с базами данных в Excel

Пример: нам нужно узнать все товары, которые принимал Петров А.А. Теоретически можно глазами пробежаться по всем строкам, где фигурирует эта фамилия, и скопировать их в отдельную таблицу. Но если наша БД будет состоять из нескольких сотен позиций? На помощь приходит ФИЛЬТР.

Выделяем шапку таблицы и во вкладке ДАННЫЕ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).

У каждой ячейки в шапке появляется черная стрелочка на сером фоне, куда можно нажать и отфильтровать данные. Нажимаем ее у параметра ПРИНИМАЛ ТОВАР и снимаем галочку с фамилии КОТОВА.

Таким образом, у нас остаются данные только по Петрову.

Обратите внимание! При сортировке данных сохраняются не только все позиции в столбцах, но и номера соответствующих строк на листе (они подсвечены синим). Эта особенность пригодится нам позже.

Можно произвести дополнительную фильтрацию. Определим, какие крупы принял Петров. Нажмем стрелочку на ячейке КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и оставим только крупы.

Вернуть полную БД на место легко: нужно только выставить все галочки в соответствующих фильтрах.

Сортировка данных

В нашем примере БД заполнялась в хронологическом порядке по мере привоза товара в магазин. Но если нам нужно отсортировать данные по другому принципу, Excel позволяет сделать и это.

К примеру, мы хотим отсортировать продукты по мере увеличения цены. Т.е. в первой строке будет самый дешевый продукт, в последней – самый дорогой. Выделяем столбец с ценой и на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР.

Т.к. мы решили, что сверху будет меньшая цена, выбираем ОТ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ. Появится еще одно окно, где в качестве предполагаемого действия выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы остальные столбцы тоже подстроились под сортировку.

Видим, что данные выстроились по увеличивающейся цене.

Примечание! Сделать сортировку по убыванию или увеличению параметра можно через автофильтр. При нажатии стрелочки тоже предлагается такое действие.

Сортировка по условию

Нам нужно извлечь из БД товары, которые покупались партиями от 25 кг и более. Для этого на ячейке КОЛ-ВО нажимаем стрелочку фильтра и выбираем следующие параметры.

В появившемся окне напротив условия БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО вписываем цифру 25. Получаем выборку с указанием продукты, которые заказывались партией больше или равной 25 кг. А т.к. мы не убирали сортировку по цене, то эти продукты расположились еще и в порядке ее возрастания.

Промежуточные итоги

И еще одна полезная функция, которая позволит посчитать сумму, произведение, максимальное, минимальное или среднее значение и т.п. в имеющейся БД. Она называется ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие ее от обычных команд в том, что она позволяет считать заданную функцию даже при изменении размера таблицы. Чего невожнможно реалиловать в данном случаи с помощью функции =СУММ(). Рассмотрим на примере.

Предварительно придадим нашей БД полный вид. Затем создадим формулу для автосуммы стоимости, записав ее в ячейке F26. Параллельно вспоминаем особенность сортировки БД в Excel: номера строк сохраняются. Поэтому, даже когда мы будем делать фильтрацию, формула все равно будет находиться в ячейке F26.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет 30 аргументов. Первый статический: код действия. По умолчанию в Excel сумма закодирована цифрой 9, поэтому ставим ее. Второй и последующие аргументы динамические: это ссылки на диапазоны, по которым подводятся итоги. У нас один диапазон: F4:F24. Получилось 19670 руб.

Теперь попробуем снова отсортировать кол-во, оставив только партии от 25 кг.

Видим, что сумма тоже изменилась.

Получается, что в Excel тоже можно создавать небольшие БД и легко работать с ними. При больших объемах данных это очень удобно и рационально.

Любая база данных (БД) – это сводная таблица с параметрами и информацией. Программа большинства школ предусматривала создание БД в Microsoft Access, но и Excel имеет все возможности для формирования простых баз данных и удобной навигации по ним.

Как сделать базу данных в Excel, чтобы не было удобно не только хранить, но и обрабатывать данные: формировать отчеты, строить графики, диаграммы и т.д.

Пошаговое создание базы данных в Excel

Для начала научимся создавать БД с помощью инструментов Excel. Пусть мы – магазин. Составляем сводную таблицу данных по поставкам различных продуктов от разных поставщиков.

С шапкой определились. Теперь заполняем таблицу. Начинаем с порядкового номера. Чтобы не проставлять цифры вручную, пропишем в ячейках А4 и А5 единицу и двойку, соответственно. Затем выделим их, схватимся за уголок получившегося выделения и продлим вниз на любое количество строк. В небольшом окошечке будет показываться конечная цифра.

Примечание. Данную таблицу можно скачать в конце статьи.

По базе видим, что часть информации будет представляться в текстовом виде (продукт, категория, месяц и т.п.), а часть – в финансовом. Выделим ячейки из шапки с ценой и стоимостью, правой кнопкой мыши вызовем контекстное меню и выберем ФОРМАТ ЯЧЕЕК.

Появится окно, где мы выберем формат – финансовый. Число десятичных знаков поставим 1. Обозначение выбирать не будем, т.к. в шапке у нас уже указано, что цена и стоимость в рублях.

Аналогично поступаем с ячейками, куда будет вписываться количество. Формат выбираем числовой.

Еще одно подготовительное действие. Т.к. стоимость рассчитывается как цена, помноженная на количество, можно сразу учесть это в соответствующих ячейках. Для этого записываем в ячейке F4 формулу и протягиваем ее на остальные ячейки в этом столбце. Так, стоимость будет подсчитываться автоматически при заполнении таблицы.

Теперь заполняем таблицу данными.

Важно! При заполнении ячеек, нужно придерживаться единого стиля написания. Т.е. если изначально ФИО сотрудника записывается как Петров А.А., то остальные ячейки должны быть заполнены аналогично. Если где-то будет написано иначе, например, Петров Алексей, то работа с БД будет затруднена.

Таблица готова. В реальности она может быть гораздо длиннее. Мы вписали немного позиций для примера. Придадим базе данных более эстетичный вид, сделав рамки. Для этого выделяем всю таблицу и на панели находим параметр ИЗМЕНЕНИЕ ГРАНИЦ.

Аналогично обрамляем шапку толстой внешней границей.



Функции Excel для работы с базой данных

Теперь обратимся к функциям, которые Excel предлагает для работы с БД.

Работа с базами данных в Excel

Пример: нам нужно узнать все товары, которые принимал Петров А.А. Теоретически можно глазами пробежаться по всем строкам, где фигурирует эта фамилия, и скопировать их в отдельную таблицу. Но если наша БД будет состоять из нескольких сотен позиций? На помощь приходит ФИЛЬТР.

Выделяем шапку таблицы и во вкладке ДАННЫЕ нажимаем ФИЛЬТР (CTRL+SHIFT+L).

У каждой ячейки в шапке появляется черная стрелочка на сером фоне, куда можно нажать и отфильтровать данные. Нажимаем ее у параметра ПРИНИМАЛ ТОВАР и снимаем галочку с фамилии КОТОВА.

Таким образом, у нас остаются данные только по Петрову.

Обратите внимание! При сортировке данных сохраняются не только все позиции в столбцах, но и номера соответствующих строк на листе (они подсвечены синим). Эта особенность пригодится нам позже.

Можно произвести дополнительную фильтрацию. Определим, какие крупы принял Петров. Нажмем стрелочку на ячейке КАТЕГОРИЯ ПРОДУКТА и оставим только крупы.

Вернуть полную БД на место легко: нужно только выставить все галочки в соответствующих фильтрах.

Сортировка данных

В нашем примере БД заполнялась в хронологическом порядке по мере привоза товара в магазин. Но если нам нужно отсортировать данные по другому принципу, Excel позволяет сделать и это.

К примеру, мы хотим отсортировать продукты по мере увеличения цены. Т.е. в первой строке будет самый дешевый продукт, в последней – самый дорогой. Выделяем столбец с ценой и на вкладке ГЛАВНАЯ выбираем СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР.

Т.к. мы решили, что сверху будет меньшая цена, выбираем ОТ МИНИМАЛЬНОГО К МАКСИМАЛЬНОМУ. Появится еще одно окно, где в качестве предполагаемого действия выберем АВТОМАТИЧЕСКИ РАСШИРИТЬ ВЫДЕЛЕННЫЙ ДИАПАЗОН, чтобы остальные столбцы тоже подстроились под сортировку.

Видим, что данные выстроились по увеличивающейся цене.

Примечание! Сделать сортировку по убыванию или увеличению параметра можно через автофильтр. При нажатии стрелочки тоже предлагается такое действие.

Сортировка по условию

Нам нужно извлечь из БД товары, которые покупались партиями от 25 кг и более. Для этого на ячейке КОЛ-ВО нажимаем стрелочку фильтра и выбираем следующие параметры.

В появившемся окне напротив условия БОЛЬШЕ ИЛИ РАВНО вписываем цифру 25. Получаем выборку с указанием продукты, которые заказывались партией больше или равной 25 кг. А т.к. мы не убирали сортировку по цене, то эти продукты расположились еще и в порядке ее возрастания.

Промежуточные итоги

И еще одна полезная функция, которая позволит посчитать сумму, произведение, максимальное, минимальное или среднее значение и т.п. в имеющейся БД. Она называется ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ. Отличие ее от обычных команд в том, что она позволяет считать заданную функцию даже при изменении размера таблицы. Чего невожнможно реалиловать в данном случаи с помощью функции =СУММ(). Рассмотрим на примере.

Предварительно придадим нашей БД полный вид. Затем создадим формулу для автосуммы стоимости, записав ее в ячейке F26. Параллельно вспоминаем особенность сортировки БД в Excel: номера строк сохраняются. Поэтому, даже когда мы будем делать фильтрацию, формула все равно будет находиться в ячейке F26.

Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ имеет 30 аргументов. Первый статический: код действия. По умолчанию в Excel сумма закодирована цифрой 9, поэтому ставим ее. Второй и последующие аргументы динамические: это ссылки на диапазоны, по которым подводятся итоги. У нас один диапазон: F4:F24. Получилось 19670 руб.

Теперь попробуем снова отсортировать кол-во, оставив только партии от 25 кг.

Видим, что сумма тоже изменилась.

Скачать пример

Получается, что в Excel тоже можно создавать небольшие БД и легко работать с ними. При больших объемах данных это очень удобно и рационально.