Рисунок по коду word - Word и Excel - помощь в работе с программами

В данной статье собраны основные операции и алгоритмы работы, позволяющие повысить эффективность разработки документации в редакторе Microsoft Word как индивидуально, так и при командной работе.

Несмотря на то что материала на подобную тематику написано достаточно, многие продолжают использовать компьютер на уровне печатной машинки не задумываясь о том, что половину рутинной работы можно переложить на тот самый Word.

В статье намеренно не рассматриваются подходы с использованием Markdown, Pandoc, Asciidoc, Confluence как более сложные и узкоспециализированные, а статью хотелось сделать доступной и понятной не только молодым людям, но и людям старших возрастов.

Все описанные действия выполнены в программе «Microsoft Word профессиональный плюс 2019». В предыдущих версиях Word последовательность и названия команд могут отличаться, но описанная функциональность так или иначе существует. По минимуму использованы макросы и автоматизация с помощью сторонних средств (в частности Python, использована версия 3.6).

Описанные операции

Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)
Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка
Ссылка на номер рисунка (таблицы, разделы, пункты)
Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)
Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)
Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)
Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе «Начать заново с 1»
Карта стилей
Перенос стилей между документами и очистка стилей
Автоматическое содержание (оглавлениие)
Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон
Сравнение документов
Python. Пакетное сохранение документов в PDF
Список сокращений
Горячие клавиши
Заключение

Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

Классическая проблема: нужно объединить 4 файла, насыщенные рисунками, в один документ. Если это делать «в лоб», после объединения нумерация рисунков собьется. Восстановить ее – большая грустная задача.

Классическое решение: поставить вместо номера рисунка текст «ХХ» и закрасить желтым цветом (желтый цвет предлагается Word по умолчанию для выделения текста). Потом, после объединения частей в один файл, руками проставить номера рисунков в порядке их очередности. Это первое, что делает нормальный человек, действуя интуитивно, и проблема не кажется сложной, пока вы не столкнетесь с документом, в котором рисунков больше сотни, и еще нужно поддерживать актуальность документа (то есть со временем добавлять или исключать рисунки с перекрестными ссылками).

Word умеет делать это автоматически, причем не только для рисунков, а еще и для таблиц, параграфов, разделов, абзацев и др.

Чтобы присвоить рисунку (таблице) номер в автоматическом режиме, нужно нажать непосредственно на рисунок (1), после чего выбрать пункт меню «Ссылки» (2) ⟶ «Вставить название» (3) ⟶ Снять галочку «Исключить подпись из названия» (4) ⟶ «Ок» (5). Под рисунком появится подпись «Рисунок 1», где 1 – это поле автоматической нумерации рисунка (таблицы) (6). Справа от номера, в зависимости от правил именования рисунков, рисунку можно дать название.

Суть данной операции в том, что если 4 человека форматировали наименования рисунков именно так, то после объединения четырех частей документа для проставления корректных номеров рисунков необходимо выделить весь текст документа (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Думаете, что повторить данную процедуру для 1000 рисунков долго? Читаем ниже.

Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка (таблицы)

Для быстрой вставки поля автоматического номера рисунка (таблицы) необходимо выделить любое сформированное ранее название рисунка (таблицы) (см. пункт выше), содержащее поле автоматической нумерации (1), скопировать его, перевести курсор под нужный рисунок и вставить скопированное название (2). Название будет скопировано с полем автоматической нумерации с исходным номером. Его нужно будет обновить. Не обязательно делать это сразу. Пока скопированный текст находится в буфере обмена, можно вставить поле автоматической нумерации под всеми рисунками (таблицами) до конца документа, после чего выделить весь текст (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Это, пожалуй, самый простой способ, которым можно быстро привести в порядок документ, изначально разработанный не Вами, насыщенный рисунками, состав которых необходимо изменить.

Ссылка на номер рисунка (таблицы, раздела, пункта)

Классическая проблема: документ имеет много отсылок на внутренние объекты документа (рисунки, таблицы, разделы, пункты). При изменении номера объекта надо изменить и все отсылки на него, а если они находятся не рядом с объектом, то про них можно просто забыть или пропустить.

Классическое решение: сначала человек проставляет вместо номеров рисунков (объектов) «ХХ» желтым цветом, то же самое делает и для ссылок на указанные рисунки, затем проставляет номера рисунков по окончанию редактирования документа и начинает сопоставлять ссылки с рисунками, к которым они относятся.

Данный подход приходит в голову первым, однако Word и это умеет делать автоматически. Если в тексте встречаются ссылки на рисунки, то крайне полезно делать их именно ссылкой, а не вручную вписанным номером. Это позволяет отказаться от механической проверки актуальности ссылок, которые обязательно начнут сбиваться при малейшем редактировании документа, и переложить указанную работу исключительно на Word. Более того, при перестановке рисунка по тексту или же вставке новых рисунков ссылки обновляются в соответствии с обновленной нумерацией. Если вдруг ссылка дана на несуществующий объект, то вместо номера рисунка (таблицы) появится сообщение вида «Ошибка! Источник ссылки не найден.». Используя поиск, можно быстро отследить корректность всех перекрестных ссылок по фразе «Ошибка».

Для вставки ссылки на рисунок (таблицу) необходимо перевести курсор мыши в то место, где необходимо вставить ссылку (1), нажать пункт меню «Ссылки» (2), «Перекрестная ссылка» (3), выбрать из выпадающего списка тип ссылки «Рисунок» («Таблица» и т.д.) (4), из выпадающего списка выбрать то, на что вставить ссылку «Постоянная часть и номер» (5), выбрать нужный рисунок (таблицу и др.) (6), нажать кнопку «Вставить» (7). На месте (1) появится ссылка на выбранный рисунок (таблицу и др.).

Если стандартный формат вставки ссылки не подходит (например, необходимо выполнять требования ГОСТ), то можно выполнить другие действия, описанные ниже.

Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

По умолчанию Word вставляет фразу «Рисунок N», однако иногда необходимо вставить фразу вида «Рис. N» (или «см. рис. N»). Для этого из перекрестной ссылки необходимо забрать лишь номер, а остальное дописать руками.

Для отображения только номера объекта необходимо выделить поле ссылки (1) и нажать «SHIFT+F9», при этом откроется код ссылки (2), в него нужно дописать сочетание « # » и обязательно поставить в конце пробел (3). Чтобы увидеть номер рисунка (таблицы), необходимо обновить содержимое поля нажатием «F9» (4).

Если у Вас сложилось впечатление, что это слишком долго, то читаем ниже, как можно немного ускориться.

Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

Ускорить процесс вставки ссылок можно достаточно просто, следуя советам дедушки Сазерленда (методология Scrum), а именно: нужно выполнять одну простейшую операцию. Применительно к нашей задаче следует выделить весь текст нажатием «Ctrl+A», отобразить коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», открыть окно «Перекрестные ссылки» по примеру выше, после чего необходимо пролистывать документ, перенося курсор в нужные места, выбирать нужные ссылки из открытого окна перекрестных ссылок и вставлять их. Окно «Перекрестные ссылки» закрываем только тогда, когда документ отработан до конца.

По аналогии можно быстро изменить отображение перекрестных ссылок на рисунки (таблицы). Для этого выделяем весь текст нажатием «Ctrl+A», отображаем коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», копируем в буфер обмена текст « # » (пробел в конце обязателен) и вставляем его в конце требуемых полей. Обновляем поля нажатием «F9», когда документ обработан до конца.

Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

Классическая ошибка: этап проекта перешел на новый год, вы внесли в документ необходимые правки, закрыли документ, но забыли обновить год или число страниц на титульном листе и отправили заказчику.

Классическое решение: вы не забываете обновить год и число страниц и по завершении редактирования документа листаете его до конца, чтобы Word корректно пересчитал число страниц с учетом форматирования, возвращаетесь на титульный лист и вставляете полученное число.

Все это может выполняться автоматически стандартными средствами Word. В качестве примера вставим автоматическое поле числа страниц документа. Для этого устанавливаем курсор мыши туда, где необходимо вставить автозаполняемое поле (1), выбираем пункт меню «Вставить», затем «Экспресс-блоки» (2), затем «Поле» (3). Откроется окно «Поле» (4), в колонке «Поля» выбираем тип поля, в нашем примере «NumPages» (5), и нажимаем кнопку «Ок» (6). При этом в месте, где был установлен курсор (1), вставится поле, которое при обновлении (F9) поменяет значение на фактическое число страниц.

Для вставки даты вместо «NumPages» (5) необходимо найти «Date» и выбрать необходимый формат.

Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе «Начать заново с 1»

Классическая проблема: надо начать новый нумерованный список, но по умолчанию продолжается старая нумерация. Обычно делают так: нажимают «ПКМ», «Начать заново с 1» и первый номер съезжает к значению по умолчанию.

Классическое решение: каждый раз передвигать отступы первого пункта списка на необходимое место.

Этого можно не делать если заранее определить отступы для нумерованного списка. Для этого необходимо нажать на первый номер нумерованного списка «ПКМ», затем «Изменить отступы в списке». Проделать это можно сразу для нескольких уровней списков, а еще лучше, если для каждого уровня списка создать отдельный стиль, что позволит быстро изменять отступы по всему документу, но об этом уже ниже.

Карта стилей

Классическая проблема: два человека разрабатывают части документа, в которых используется нумерация разделов и пунктов, выделение заголовков и особое форматирование абзацев. Один человек поддерживал нумерацию механически, второй — используя автонумерацию. При объединении нумерация съезжает, равно как и форматирование.

Классическое решение: выбирается жертва, которая приводит полученный бардак к единому виду.

Это, пожалуй, самая распространенная проблема, которая влечет за собой много нудной, монотонной и неинтересной работы по форматированию документа. Возникает она по причине того, что мало кто знает и пользуется одной из базовых возможностей Word — стилями. Правильно подготовленная карта стилей позволяет экономить уйму времени. Вы знали, что при изменении параметров существующего стиля они применяются ко всему тексту документа, который отформатирован в этом стиле?

Так вот, чтобы форматирование не занимало слишком много времени, хорошей практикой считается перед началом проекта уяснить требования к оформлению документов (например, определенных в ГОСТ или шаблонах заказчика) и собрать карту стилей хотя бы для следующих элементов:

Заголовок 1,2,3,4,5,6 уровней;
Текст;
Нумерованный список;
Список;
Название таблицы;
Текст таблицы;
Название рисунка;
Рисунок;
Программный код.

Шаблон документа с указанными стилями раздается всем членам команды, а еще лучше сохраняется в корпоративном облаке или Confluence.

При таком подходе вставка новых материалов в документ не нарушает целостность форматирования.

Перенос стилей между документами и очистка стилей

Классическая проблема: вы отдаете документ на проверку по отделам организации. И один из сотрудников вносит свои правки в Libre в Ubuntu, а другой делает то же самое, но используя Mac. Потом документы возвращаются к вам, вы обнаруживаете в них 10000 стилей, текст в непонятных шрифтах и нарушение исходного форматирования.

Классическое решение (взято из интернета): нажимаем галочку в правом нижнем углу раздела «Стили» (или «Ctrl» + «Shift» + «Alt» + «S»), затем «Очистить стили».

Проблема такого подхода в том, что сами стили не удаляются из документа. Происходит сброс примененного форматирования текста, а оставшиеся стили в списке стилей мешают нормально форматировать документ. Очистить документ от мусора в виде тысяч стилей можно, однако автоматически присвоить необходимые стили абзацам не получится (тут уже в ход необходимо пускать Markdown и прочие подходы к разработке документации).

Документ в формате *.docx — это самый обыкновенный архив, который спокойно открывается архиватором (например, WinRAR).

Чтобы открыть документ в WinRAR открываем непосредственно сам архиватор, находим искомый документ, нажимаем правой клавишей мыши и выбираем «Показать содержимое архива». Нам откроется структура папок вида: _rels, customXml, docProps, word. В большей степени нас интересует каталог «Word». Переходим в него. За стили в документе отвечает файл «styles.xml».

Чтобы перенести стили из исходного шаблона документа в требуемый, достаточно заменить файл со стилями в требуемом документе аналогичным файлом из исходного шаблона документа. В требуемом документе стили будут сброшены до тех, что были созданы в шаблоне, зато появится возможность не настраивать карту стилей заново.

Если же есть острое желание очистить документ от всех стилей, файл «styles.xml» нужно удалить.

Если совсем не хочется открывать документ в WinRar, вот скрипт (для Windows):

@ECHO OFF
SET Winrar=C:Program FilesWinRARWinRAR.exe
FOR %%I IN (*.docx) DO (
 "%WinRAR%" d "%%I" wordstyles.xml
)

Открываем блокнот, вставляем туда указанный текст и сохраняем в формате *.bat. Переносим полученный файл в каталог с документами, в которых необходимо удалить стили и запускаем.

По-хорошему, чтобы не доводить до подобного, лучше сравнивать документы на предмет выявления правок, и переносить их вручную в документ с нормальным форматированием. Еще лучше – отдавать документ на вычитку в формате *.pdf, чтобы не нарушать правило, что изменения в документ вносит только ответственный за документацию.

Автоматическое содержание (оглавление)

Классическая проблема: Вы работаете над документом размером, например, в 300 страниц. По завершении листаете документ и собираете содержание, проставляете номера страниц. Срочно возникает необходимость вставить в текст новый раздел.

Классическое решение: вставляете необходимый текст, актуализируете нумерацию разделов и всего, что должно быть пронумеровано, актуализируете содержание, заново листаете документ и проставляете новые номера страниц заголовков разделов.

Подход в целом обычный, но зачем проходить такой долгий путь, если можно его избежать. Автособираемое оглавление – стандартная функция Word. По своей сути это еще одно автозаполняемое поле, но с некоторыми нюансами. Оно позволяет переносить из документа абзацы, отформатированные специальным образом, в содержание и автоматически указывать номер страницы, на которой этот абзац расположен.

Делается это достаточно просто, особенно при наличии преднастроенных стилей для заголовков. Если же таких стилей нет, то нужно немного изменить параметры абзаца (а лучше сразу стиля).

Предположим, что у нас есть текст (1). Выделяем в нем нужный заголовок (для нашего примера сразу все), который можно отнести к заголовку первого уровня, и заходим в настройки абзаца (2). Для выбранных абзацев в выпадающем списке «Уровень» (3) выбираем «Уровень 1» и нажимаем «Ок» (4). То же самое проделываем для всех оставшихся абзацев, присваивая им соответствующий уровень.

После того как уровни заголовков проставлены, переходим в пункт меню «Ссылки» (1), «Оглавление» (2), «Настраиваемое оглавление» (3). Здесь в окне «Параметры» (4) можно выполнить более точную настройку параметров содержания или включить в него стили, которым не были заданы уровни. По умолчанию достаточно указать число уровней, которые должны быть перенесены в содержание, нажать «Ок» и посмотреть, все ли, что Вы хотели, оказалось в содержании.

После завершения работы с документом обновление содержание осуществляется, как и любое другое автозаполняемое поле. Необходимо выделить его и нажать «F9». Однако при работе с содержанием будет предложено два варианта: «Полностью» и «Только номера страниц». При выборе параметра «Полностью» форматирование будет сброшено и надо будет править его заново. При обновлении только номеров страниц форматирование не съезжает и выполняется только пересчет страниц.

Макрос. Обрамление выделенного текста двоеточием с обеих сторон

Классическая проблема: в начале проекта не до конца утверждена терминология. Названия изделий, ряд сокращений и прочее выполнено в виде обычного текста, а заказчик требует выделить все эти элементы кавычками.

Классическое решение: открываете все документы один за одним и читаете. Все, на чем сделан акцент, выделяете кавычками.

Выделить одно слово кавычками не выглядит чем-то сложным, однако если вы работали в какой-нибудь IDE, то скорее всего знаете, насколько удобнее, когда ставится сразу две кавычки (открывающая и закрывающая). Аналога подобной функции в Word мне найти не удалось, зато встроенный инструментарий работы с макросами позволяет это реализовать. А чтобы полученный макрос можно было быстро применять, нужно назначить ему горячую клавишу.

Если изначально написать макрос кодом, моя сборка Word не позволяет назначить ему горячую клавишу. Это можно обойти следующим образом: переходим в пункт меню «Вид» (1), «Макросы» (2), «Запись макроса». Откроется окно «Запись макроса», где нужно ввести имя макроса и назначить его клавишам (4). Откроется окно «Настройка клавиатуры» (5), где нужно задать сочетание клавиш для выполнения макроса (например «Ctrl+2», так как кавычки задаются смежным сочетанием «Shift+2») (6), нажать «Назначить» (7) и «Закрыть» (8). Начнется запись макроса. Ее нужно остановить, для чего заходим в меню «Макросы» (2) и нажимаем «Остановить запись».

Теперь в созданный пустой макрос необходимо добавить код. Для этого переходим в «Макросы» (2), выбираем наш макрос из списка и нажимаем «Изменить». Откроется окно редактирования Visual Basic, содержимое которого необходимо заменить кодом ниже.

Sub Кавычки
'
'Кавычки макрос
'
'
If Right(Selection.Text, 1) = Chr(32) Or _
  Right(Selection.Text, 1) = Chr(13) Then
  Selection.MoveLeft wdCharacter, 1, wdExtend
End If
With Selection
  .InsertBefore Chr(171)  'вместо Char(171) можно использовать '('
  .InsertAfter Chr(187)  'вместо Char(171) можно использовать ')'
End With
End Sub

Теперь при выделении текста и нажатии «Ctrl+2» он будет обрамлен кавычками с обеих сторон.

Сравнение документов

Классическая проблема: вы отдали документ на проверку и вам внесли в него правки. Вы не знаете, что было изменено, так как коллега поленился включить режим записи исправлений или хотя бы выделить их цветом.

Классическое решение: узнаете у человека, что он исправил, или же открываете два окна со старым и новым документ и начинаете сравнение.

Если вы не пользуетесь программами контроля версий (SVN) вроде GIT, где изменения можно просмотреть в логах, то Word аналогично может подсветить различия двух документов.

Для этого необходимо нажать пункт меню «Рецензирование» (1), «Сравнить» (2), выбрать исходный файл (3), измененный файл (4) и нажать «ОК» (5).

Откроется новое окно Word, в котором в виде комментариев и правок будут доступны все изменения между двумя документами.

Python. Пакетное сохранение документов в PDF

Классическая проблема: передаете комплект документов, а при открытии форматирование начинает съезжать, потому что не хватило шрифтов или еще чего-то.

Классическое решение: передавать документы в формате *.pdf. Для этого вы открываете сначала один документ, нажимаете «Сохранить как», выбираете тип файла «PDF», сохраняете. И так с каждым документом.

Данную процедуру можно автоматизировать с помощью Python, и запуском одного скрипта сохранить пакет документов в формате *.pdf.

Устанавливаем Python, открываем блокнот и вставляем в него следующий код:

import sys
import os
import comtypes.client

def decode_doc_to_pdf(filename):
    wdFormatPDF = 17

    in_file = os.path.abspath(filename+'.docx')
    out_file = os.path.abspath(filename+'.pdf')

    word = comtypes.client.CreateObject('Word.Application')
    doc = word.Documents.Open(in_file)
    doc.SaveAs(out_file, FileFormat=wdFormatPDF)
    doc.Close()
    word.Quit()

def get_list_of_docx_files():
    list_of_all_files = os.listdir('.')  
    list_of_docx_files = []
    for filename in list_of_all_files:
        if filename[-4:] == 'docx':
            list_of_docx_files.append(filename[:-5])
    return list_of_docx_files

docx_list = get_list_of_docx_files()


for filename in docx_list:
    decode_doc_to_pdf(filename)

Сохраняем документ с расширением *.py. Все что нужно сделать дальше, это положить скрипт в папку с документами в формате *.docx и запустить его. Если запуск исполняемого файла скрипта не проходит, то выполнить скрипт через командную строку.

Список сокращений

Классическая проблема: необходимо сформировать актуальный список сокращений, использованных в документе.

Классическое решение: читаем весь документ от начала до конца, выписываем все сокращения в отдельном файле, перечитываем документ сначала на предмет корректного применения сокращения (проверяем, что сокращение не используется раньше, чем оно введено)

Подобный процесс можно упростить. Подход не совершенный, так как программно отличить слово в верхнем регистре от сокращения без использования словаря невозможно, а делать подобное макросом в Word — бессмысленно.

Чтобы не нарушать форматирование в основном документе, необходимо сделать его копию. В копии исходного документа необходимо сбросить все форматирование, так как
будет необходимо использовать поиск с подстановочными знаками. Далее нажимаем «Заменить» (1), затем в поле «Найти» (2) вставляем текст « <[А-Я,A-Z]@> » (« <[А-Я]@> » для поиска только русских слов в верхнем регистре). Устанавливаем чекбокс «Подстановочные знаки» (3), нажимаем «Формат» (4), выбираем «Шрифт», затем «Полужирный» и нажимаем «Ок». В строке «Заменить на» (5) появится текст « ^& », после чего нажимаем «Заменить все» (6). Все слова в верхнем регистре будут выделены полужирным шрифтом.

Далее необходимо выделить весь найденный текст в верхнем регистре. Для этого выделяем любое сокращение, отформатированное жирным, нажимаем «Выделить», затем «Выделить текст, имеющий такой же формат». Копируем выделенный текст в буфер обмена (Ctrl+C).

Отсеять слова в верхнем регистре от сокращений и дубликатов можно используя Excel. Если не знакомы с такой процедурой, то открываем Excel, вставляем скопированный текст из буфера обмена в левую верхнюю ячейку. Чтобы удалить дубликаты из получившейся колонки, выделяем ее, переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Удалить дубликаты».

Появится сообщение вида «Найдено и удалено….осталось». Далее с полученным списком нужно немного поработать руками.

Горячие клавиши

Нельзя было опустить в подобной статье тему горячих клавиш. Учитывая, что есть много достойных статей, как например на официальном сайте Microsoft или же уже готовая шпаргалка, из общего списка горячих клавиш можно лишь выделить минимальный набор часто используемых сочетаний.

Выравнивание

CTRL+E — Переключение абзаца между выравниванием по центру и выравниванием по левому краю;
CTRL+J — Переключение абзаца между выравниванием по ширине и выравниванием по левому краю;
CTRL+R — Переключение абзаца между выравниванием по правому краю и выравниванием по левому краю;
CTRL+L — Выравнивание абзаца по левому краю.

Перемещение курсора

CTRL+СТРЕЛКА ВЛЕВО — На одно слово влево;
CTRL+СТРЕЛКА ВПРАВО — На одно слово вправо;
CTRL+СТРЕЛКА ВВЕРХ — На один абзац вверх;
CTRL+СТРЕЛКА ВНИЗ — На один абзац вниз.

Удаление слова

CTRL+BACKSPACE — Удаление одного слова слева от курсора;
CTRL+DEL — Удаление одного слова справа от курсора.

Начертание текста

CTRL+B — Добавление полужирного начертания;
CTRL+I — Добавление курсивного начертания;
CTRL+U — Добавление подчеркивания;
CTRL+[ — Уменьшение размера шрифта на 1 пункт;
CTRL+] — Увеличение размера шрифта на один пункт;
CTRL+SHIFT+> — Увеличение размера шрифта;
CTRL+SHIFT+< — Уменьшение размера шрифта.

Прописные буквы

SHIFT+F3 — Изменение регистра букв.

Прочее полезное

F4 – повтор последнего действия;
Alt + двойной клик в любом поле таблицы – выделить таблицу.

Заключение

Какими бы банальными не казались описанные выше операции, это — 90% косяков и ошибок в документах, связанных с оформлением, которые действительно трудно контролировать с ростом объема без четких правил командной работы. Все понимают причины таких ошибок, но не всегда знают, как с ними бороться.

Кто-то просто способен договориться внутри команды о подобных вещах и поделиться опытом, у кого-то подобные правила входят в СМК (Система менеджмента качества), у кого-то описано на уровне СТП (Стандарт предприятия).

Надеюсь, статья оказалась полезной и займет место в закладках не только технических писателей и аналитиков, но и специалистов других областей, которые значительную часть времени проводят в данном текстовом редакторе.

Источник

У меня есть текстовый документ, содержащий изображения и таблицы. У них есть заголовки, которые нумеруются, как «Изображение 1-Пример чего-то». Позже я решил изменить некоторые главы моего документа. Однако нумерация объектов осталась прежней, поэтому первое изображение — это изображение 8, второе — это изображение 3 и т. Д.

Я хочу заставить Word пересчитать нумерацию изображений, чтобы первое изображение в документе было изображением 1, второе — изображением 2 и т. Д.

Это возможно? Будут ли обновляться ссылки (добавленные через функцию перекрестных ссылок) на эти объекты?

Ответы:

Вам необходимо обновить все ссылки в вашем документе. Для этого выберите весь документ ( Ctrl+ A), затем нажмите F9.

Word 2011 для Mac обновляет эти значения полей для всего документа перед печатью. Вам на самом деле не нужно печатать файл, а просто открыть и закрыть диалоговое окно печати через File --> Print... --> Cancel. Не знаю, работает ли это для всех версий.

Я только что натолкнулся на сценарий, в котором Word решил, что второй фигурой в моем документе является рисунок 1, а первой — рисунок 2, и я ничего не мог сделать, чтобы убедить его в обратном.

Возможное решение оказалось

Выберите вторую цифру и ее подпись и обрежьте ее.
Обновите поля с помощью F9.
Вставьте рисунок и подпись обратно.
Обновите поле во вновь вставленной подписи.
Исправить неизбежное результирующее форматирование SNAFU.

Если отслеживание изменений включено и таблицы, рисунки и связанные с ними подписи были изменены, я обнаружил, что должен был принять эти изменения, прежде чем сработали предложенные выше рекомендации.

Чтобы обновить элементы, содержащие ссылки, такие как оглавление или перекрестные ссылки, выберите содержимое документа и нажмите клавишу F9.

Конечно, это не сработает, если вы пронумеровали подписи от руки, вместо того чтобы позволить Word выполнить подсчет.

Поле обновления не всегда может быть связано с F9. В некоторых случаях это сочетание клавиш shift + alt + cmd + U, хотя обычно щелчок правой кнопкой мыши работает

Я знаю, что это может показаться поздним и старым, но я хотел бы поделиться этим:

Я дважды щелкнул / выбрал только номер (если это рисунок 2, затем дважды щелкнул / выбрал «2»), после этого я щелкнул правой кнопкой мыши и во всплывающем окне появилось «Поле обновления», я щелкнул это и рисунок получил обновление.

Я думаю, что единственным недостатком является то, что вы должны сделать для каждой фигуры / таблицы, но это работает.

Фрэнк

Мне пришлось объединить ответ bytesum с другими решениями.

открыть диалог печати (обновляет номера в подписи)
выберите все и нажмите F9 (обновляет ссылки на эти подписи)

редактировать: я использую слово 2011 (Mac)

Другой способ, если ваш F9ключ не работает (например, удаленный рабочий стол на платформу ПК с Mac), используйте Ctrl+, Aзатем щелкните правой кнопкой мыши и выберите «обновить поле!»

Control-A, тогда F9 будет работать, только если вы добавили подписи, используя опцию добавления подписи, когда щелкнете правой кнопкой мыши по изображению. Если вы добавили строки вручную, говоря «рисунок 1 — бла-бла», то слово не будет перенумеровывать их, потому что это просто другая строка текста. Вы можете сказать, какие заголовки добавляются и управляются словом, а какие нет, переключая коды полей. Я делаю это, нажимая control-a, затем щелкая правой кнопкой мыши заголовок или пустую область и нажимая «переключить коды полей».

Подписи, созданные словом, теперь будут выглядеть примерно так: «Рисунок {SEQ Figure * ARABIC} — бла-бла» вместо числа. Если ваши подписи не показывают это, Word не будет их перенумеровывать, стирать и заменять подписи, созданные с помощью параметра «Вставить подпись».

Для начала нужно выбрать все и только изображения:

давайте посмотрим, что ваши изображения имеют заголовок, начинающийся так: « Рисунок #nb »,

Выберите рисунок мира из любой подписи, которую вы хотите,
перейдите на вкладку Главная,
Редактирование-> Выбрать-> Выбрать текст с похожим форматированием,
нажмите клавиатуру F9 .

Источник

Я поражаюсь разработчикам, которые делали в Ворде автоматическую нумерация формул, рисунков и всех остальных объектов. Это ж надо было додуматься сделать так, что возможность вроде как есть, но пользоватья ей невозможно без плясок с бубном и дубины шамана. Сразу предупреждаю, что я сейчас говорю про Ворд из Office 2003 , не знаю может быть в 2007 или 2010 что-то и изменилось.

Итак, что нам нужно от Ворда? Вот, допустим, есть у нас такой текст:

Мы хотим сделать так, чтобы рисунки автоматически перенумеровывались, если перед ними добавляются новые рисунки, и чтобы при этом все упоминания номера рисунка в тексте тоже автоматом исправлялись.

В принципе, в ворде есть такая возможность. Сначала вставим номер рисунка. Для этого удаляем единицу, которую мы уже написали в подрисуночной подписи, выбираем пункт меню «Вставка — Ссылка — Название», затем выбираем в поле «Подпись» «Рисунок», ставим галку «Исключить подпись из названия», потому что слово «Рисунок» мы уже и так написали.

Теперь у нас появилась другая единица — в виде поля, которая будет подкрашиваться серым (всегда или только, когда курсор находится рядом с ней в зависимости от настроек).

Теперь мы хотим сослаться на этот рисунок в тексте, чтобы эта ссылка всегда оставалась правильной независимо от того, какой номер этого рисунка станет в будущем. Казалось бы, в Ворде все для этого есть. Удаляем нашу единицу в тексте, ставим курсор на ее место и выбираем пункт меню «Вставка — Ссылка — Перекрестная ссылка».

Выбираем тип ссылки «Рисунок», находим в списке внизу наш рисунок, а вот список из «Вставить ссылку на:» вгоняет в ступор. Казалось бы, нам нужно просто вставить номер рисунка «А вот хрен вам», — говорят разработчики — «Мы лучше знаем, что вам надо вставлять. Вы хотите вставить ‘Рисунок 1’ «. Просто номер без постоянной части вставить нельзя, а постоянная часть — это все, что находится на этой же строке левее номера.

Ладно, мы не гордые, мы можем для начала вставить все это безобразие полностью:

А теперь назло разработчикам выделяем слово «Рисунок», выбираем пункт меню «Формат — Шрифт» и делаем выделенную область невидимой с помощью галки «скрытый». На первый взгляд мы получили, что хотели:

Мы можем даже точно так же добавить рисунок выше, а наша ссылка останется верной:

Для пересчета полей только понадобится выделить весь текст и нажать клавишу F9.

Все вроде бы работает, но появляется другая проблема — если включить отображение непечатных знаков, но все наши лишние «Рисунки» опять появятся. Больше того, такой же способ нумерации можно применять для формул, тогда при вставке ссылки на нее вместо относительно безобидного «Рисунок» будет втавлена целая формула, — я ведь выше писал, что постоянной частью считается все, что левее поля с номером.

Такой текст в режиме отображения непечатных символов читать просто невозможно, а этот режим, все-таки, очень уж полезен.

Кроме того, здесь есть еще один неприятный момент. Если документ создан в Ворде из Office 97 (есть еще такие, кто им пользуется) и старее, то будет невозможно выделить только слово «Рисунок» в поле без номера. Для обхода этой проблемы в более новом Ворде, достаточно создать новый документ и скопировать туда содержимое исходного файла.

К своему позору, в своем диссере я использовал описанный способ нумерации формул и рисунков (только не надо говорить про TeX), а когда все уже было оформлено, нашел другой способ автоматической нумерации, который не портит режим с непечатными знаками.

Для начала посмотрим, что делает ворд при вставке ссылки на рисунок (или формулу). Он создает закладку с незапоминающимся названием вроде «_Ref262659882», которая ссылается на текст «Рисунок N». Чтобы в этом убедиться, щелкните правой кнопкой на ссылку на рисунок и выберите пункт меню «Коды / значение полей». Вы увидите примерно следующее:

Мы можем поступить так же, но умнее. Мы выделим созданное поле с номером в подрисуночной подписи (только номер) и создадим свою закладку на это поле. Для этого надо выбрать пункт меню «Вставка — Закладка»

Вводим имя закладки (пробелы в имени использовать нельзя)

А теперь, если мы хотим сослаться на рисунок, идем все в тот же пункт меню «Вставка — Ссылка — Перекрестная ссылка» и в качестве «Тип ссылки» выбираем «Закладка», в поле «Вставить ссылку на:» выбираем «Текст закладки», а внизу находим нашу только что созданную закладку:

Ура! мы опять сделали ссылку на номер:

Можем еще раз проверить, что автонумерация работает, добавив еще один рисунок в начале.

Можем опять включить отображение непечатных символов и убедиться, что на этот раз ничего лишнего не появляется:

А на следующем скриншоте показаны коды полей:

Так же можно нумеровать и формулы, правда, иногда для формул сложнее придумать осмысленное имя закладки, чтобы оно при этом было уникально, но, в конце концов, если даже вы забыли имя закладки на очередную 1357-ю формулу, то всегда можно добавить к ней еще одну закладку, ничего страшного не случится.

Эх, знать бы про этот способ хотя бы на год раньше…

Итак, что нам нужно от Ворда? Вот, допустим, есть у нас такой текст:

В принципе, в ворде есть такая возможность. Сначала вставим номер рисунка. Для этого удаляем единицу, которую мы уже написали в подрисуночной подписи, выбираем пункт меню «Вставка – Ссылка – Название», затем выбираем в поле «Подпись» «Рисунок», ставим галку «Исключить подпись из названия», потому что слово «Рисунок» мы уже и так написали.

Теперь у нас появилась другая единица – в виде поля, которая будет подкрашиваться серым (всегда или только, когда курсор находится рядом с ней в зависимости от настроек).

Теперь мы хотим сослаться на этот рисунок в тексте, чтобы эта ссылка всегда оставалась правильной независимо от того, какой номер этого рисунка станет в будущем. Казалось бы, в Ворде все для этого есть. Удаляем нашу единицу в тексте, ставим курсор на ее место и выбираем пункт меню «Вставка – Ссылка – Перекрестная ссылка».

Выбираем тип ссылки «Рисунок», находим в списке внизу наш рисунок, а вот список из «Вставить ссылку на:» вгоняет в ступор. Казалось бы, нам нужно просто вставить номер рисунка «А вот хрен вам», – говорят разработчики – «Мы лучше знаем, что вам надо вставлять. Вы хотите вставить ‘Рисунок 1′ «. Просто номер без постоянной части вставить нельзя, а постоянная часть – это все, что находится на этой же строке левее номера.

Ладно, мы не гордые, мы можем для начала вставить все это безобразие полностью:

А теперь назло разработчикам выделяем слово «Рисунок», выбираем пункт меню «Формат – Шрифт» и делаем выделенную область невидимой с помощью галки «скрытый». На первый взгляд мы получили, что хотели:

Мы можем даже точно так же добавить рисунок выше, а наша ссылка останется верной:

Для пересчета полей только понадобится выделить весь текст и нажать клавишу F9.

Все вроде бы работает, но появляется другая проблема – если включить отображение непечатных знаков, но все наши лишние «Рисунки» опять появятся. Больше того, такой же способ нумерации можно применять для формул, тогда при вставке ссылки на нее вместо относительно безобидного «Рисунок» будет втавлена целая формула, – я ведь выше писал, что постоянной частью считается все, что левее поля с номером.

Для начала посмотрим, что делает ворд при вставке ссылки на рисунок (или формулу). Он создает закладку с незапоминающимся названием вроде «_Ref262659882″, которая ссылается на текст «Рисунок N». Чтобы в этом убедиться, щелкните правой кнопкой на ссылку на рисунок и выберите пункт меню «Коды / значение полей». Вы увидите примерно следующее:

Вводим имя закладки (пробелы в имени использовать нельзя)

А теперь, если мы хотим сослаться на рисунок, идем все в тот же пункт меню «Вставка – Ссылка – Перекрестная ссылка» и в качестве «Тип ссылки» выбираем «Закладка», в поле «Вставить ссылку на:» выбираем «Текст закладки», а внизу находим нашу только что созданную закладку:

Ура! мы опять сделали ссылку на номер:

Можем еще раз проверить, что автонумерация работает, добавив еще один рисунок в начале.

А на следующем скриншоте показаны коды полей:

Эх, знать бы про этот способ хотя бы на год раньше…

Эта запись у меня в блоге

Источник

Возможности поиска картинок и других изображений

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке) .

При использовании области задач Картинки для поиска картинок или фотографии, результаты вы видите в разделе творческих произведений лицензии системылицензия изображений Bing.

Если вы не можете найти ничего подходящего в программе Office, попробуйте воспользоваться службой поиска изображений Bing в Интернете. Ниже приводятся нисколько советов по поиску изображений в Bing, а также полезная информация о лицензировании и правах на рисунки.

(Если вы не видите указанные ниже фильтры, скорее всего используется старая браузера. Чтобы узнать, какие браузеры с фильтры Bing, читайте в статье браузеры.)

Возможность 1. Фильтрация результатов по типу лицензии

Чтобы найти изображения, которые можно использовать, общий доступ или изменить для профессиональной или личного использования, искать изображения с помощью поиска изображений Bing, а затем Фильтрация изображений по типу лицензии.

Фильтр Bing основан на системе лицензирования Creative Commons. Как правило, с лицензиями Creative Commons предоставляется множество возможностей, например разрешения на бесплатное изменение, распространение и коммерческое использование изображений Тем не менее, вы должны самостоятельно проверять лицензионные требования для каждого рисунка. Чтобы понять, как и когда можно использовать изображение, может потребоваться найти дополнительные сведения на исходном сайте.

Возможность 2. Поиск картинок

Чтобы с помощью системы Bing найти картинки (рисованные изображения), добавьте в строку поиска слово «картинка». Примеры: картинка рамки или картинка цветка. Результаты этих запросов уже отфильтрованы в Bing по наиболее свободной категории Бесплатное изменение, распространение и использование в коммерческих целях.

Также на странице с результатами поиска вы можете выбрать для фильтра Тип значение Картинки.

Возможность 3. Поиск фотографий

Чтобы ограничить результаты фотографиями, добавьте в строку поиска слово «фотография». Примеры: фотография собаки или фотография кошки. Результаты этих запросов уже отфильтрованы в Bing по наиболее свободной категории лицензии Бесплатное изменение, распространение и использование в коммерческих целях.

Также на странице с результатами поиска вы можете выбрать для фильтра Тип значение Фотография.

Возможность 4. Другие способы фильтрации

В системе поиска изображений Bing также доступны другие фильтры: по цвету, размеру, макету и т. д. На рисунке ниже показаны параметры для поиска фотографий среднего размера.

Примечание: Обратите внимание, что при новом запросе все фильтры будут сброшены.

Поддерживаемые браузеры

Для доступа к фильтрам Bing необходимо использовать один из следующих браузеров:

Windows Internet Explorer 9 или более поздней версии

Как найти и заменить изображения в MS Word другим изображением или текстом?

Как быстро заменить изображения в MS Word другим, удалить все изображения из файла Word, заменить текст изображением, а также заменить изображения текстом?

Как удалить все изображения из документа Word?

Существует простой способ для достижения этой цели. Прежде всего откройте документ, который содержит изображения, воспользуйтесь функцией Найти и заменить, щелкнув значок на панели инструментов или нажав сочетание Ctrl + H.

Появится диалоговое окно, как на скриншоте ниже.

ВВедите «^g » (для графики) без кавычек строчными буквами в поле Найти. Поле Заменить на оставьте пустым. Нажмите Заменить все, чтобы удалить все изображения из документа.

Как заменить все изображения другим изображением в документе MS Word?

Допустим, вы хотите заменить все изображения в файле Word другим изображением.Это также очень легко сделать.

Прежде всего, выберите новое изображение, которым вы хотите заменить все изображения. Если изображение нет в вашем документе, добавьте его. Теперь скопируйте его в буфер обмена с помощью Ctrl + C. Далее в документе, где нужно заменить изображения, нажмите Ctrl + H и введите в поле Найти «^g» (для графики) строчными буквами (без кавычек). В поле Заменить на наберите «^с » опять же строчными буквами (без кавычек), как показано на скриншоте.

fr1

При нажатии Заменить все все изображения в документе будут заменены на изображение, скопированное в буфер обмена.

Как заменить текст изображением в документе MS Word?

В данном случае вы сможете заменить любой текст любым изображением. Если, например, вы хотите заменить текст Лев изображением льва, то это также можно сделать, используя функцию Найти и заменить.

Прежде всего выберите изображение, которое будет вставлено вместо указанного текста. Скопируйте его в буфер обмена, нажав Ctrl + C. Вернитесь в текстовый документ и нажмите Ctrl + H.В поле Найти введите нужный текст, в поле Заменить на введите «^с » строчными буквами (без кавычек).

fr2

Нажмите Заменить все, указанные текст будет заменен изображением, скопированным в буфер обмена.

Как заменить все изображения текстом в документы MS Word?

Допустим, необходимо заменить все изображения из документа Word определенным текстом. Как сделать это быстро?

Откройте текстовый документ, который нужно отредактировать. Нажмите Ctrl + H. В поле найти введите «^g» (для графики) строчными буквами (без кавычек), а в поле Заменить на нужный текст. См. скриншот.

fr copy

Можно также применить желаемое форматирование к вставляемому тексту, нажав Больше>>.При нажатии на Заменить все все изображения в документе будут заменены указанным текстом.

Таким образом, используя перечисленные способы работы с большим количеством изображений в Word, вы облегчите себе работу и сбережете много времени.

Вставка изображений (картинок и фото) в Word

Для улучшения читабельности текстовых документов помимо форматирования текста можно добавить наглядные объекты, такие как картинки, фотографии и другие графические объекты.
Для этого в Word есть раздел Иллюстрации на вкладке Вставка в ленте инструментов.
В текстовые документы можно вставлять (или копировать) изображения с вашего компьютера или из сети «Интернет».

Панель инструментов для вставки изображений

Раздел Иллюстрации на панели Вставка

Рисунки. Вставка изображений с вашего компьютера или с сетевого хранилища.
Изображения из Интернета. Поиск и вставка фото и изображений из различных источников всемирной сети «Интернет». Используется поисковая система Bing.
Фигуры. Вставка готовых геометрических фигур (круги, стрелки многоугольники, линии и т.п.)
Вставка графического элемента из коллекции SmartArt для улучшенного визуального представления различной информации.
Добавление диаграмм и графиков самых разных типов, включая гистограммы и круговые диаграммы.
Быстрая вставка снимков любой прямоугольной области открытого окна.

В приложениях Microsoft Office, начиная с версии 2013, больше нет коллекций картинок, которые были в предыдущих версиях. Также больше не поддерживается добавление изображений со сканера.

Как в ворд вставить фото

Рассмотрим пример вставки изображения из файла на вашем компьютере:

Кликните левой кнопкой мыши в текстовом документе для указания места вставки вашего изображения. Текстовый курсор будет находиться в месте клика.
На вкладке Вставка в разделе Иллюстрации нажмите кнопку Рисунки.
В открывшемся окне выберите папку с фотографией или рисунком. Выделите нужный файл и нажмите кнопку Вставить.

Окно вставки рисунка с компьютера

Изображение появиться в вашем документе.

Вставить изображение в документ можно просто перетащив его мышкой из папки в нужное место. Также можно использовать горячие клавиши Ctrl +C и Ctrl+V

Вставленное изображение может занять всю ширину страницы. Если необходимо сделать его меньше, то кликните по нему. Картинка станет выделена рамкой (смотрите рисунок ниже). Теперь захватив мышкой любой угол (кружок 7) изображения потяните его к центру фото.

Размещение рисунка в тексте документа

Изображение будет уменьшаться. Отпустите кнопку мыши, чтобы зафиксировать размер.

Для уменьшенного рисунка необходимо задать его положение относительно текста и страницы. Нажмите кнопку 8 и в появившемся списке параметров разметки укажите нужное положение. Также установите привязку к абзацу или к странице (переключатели 9).

Изображения из Интернета

Этот инструмент поможет вам сэкономить время на поиск подходящего изображения, с соблюдением авторских прав на использование в своем документе. Кликнув на кнопку инструмента, вы попадете в поисковое окно Bing. Вводите ключевое слова для поиска и нажимайте Enter или значок лупы.

Вставка изображения из Интернет

Изображения в поиске можно отфильтровать по четырём параметрам: размер, тип, цвет и лицензия. Выберите одно или несколько найденных картинок и нажмите кнопку Вставка.

Фильтрация по размеру происходит исходя из параметров ширины или длины картинки в пикселах:

Маленький — изображения до 200 пикселов в любом измерении.
Средний — от 200 до 500 пиксел.
Большой — от 500 до 1000 пиксел.
Очень большой — все изображения с длиной стороны более 1000 пиксел.

Фильтрация по типу:

Фотография — любые фотографические изображения.
Картинки — рисованные изображения или отредактированные фото.
Рисунок линиями — не раскрашенные рисунки.
Прозрачный — рисунки без фона.

Фильтр по цвету: здесь просто выбираете цветовую гамму для рисунков и получаете картинки с преобладанием выбранного цвета.

Геометрические фигуры и элементы схем

Раздел Фигуры в Word содержит большую библиотеку готовых графических элементов для построения новых изображений и схем.

Библиотека графических элементов

Чтобы нарисовать фигуру, выберите её из библиотеки и удерживая левую кнопку мыши растяните её на листе до нужных размеров.

Удерживайте кнопку Shift для получения правильной фигуры с соблюдением пропорциональных размеров (круг, квадрат и др.).

После создания фигуры её можно изменить. Кликните по фигуре. Она будет выделена рамкой. Круговая стрелка сверху позволяет повернуть фигуру на произвольный угол. Белые кружки (квадратики) регулируют размеры автофигуры. Некоторые фигуры могут иметь несколько вспомогательных элементов желтый кружок (ромбик в предыдущих версиях). Желтый манипулятор изменяет внешний вид графического элемента. Но и это еще не всё.

Изменение автофигуры

Кликните правой кнопкой на графическом объекте и выберите из контекстного меню команду Начать изменение узлов. В этом режиме передвигая узлы и изменяя кривизну линий в этих узлах с помощью узловых манипуляторов можно добиться большего преобразования фигуры.

Изменение формы фигуры с помощью узлов

Дополнительная информация:

Рисуем график в Word
Изменение рисунков в Word
Все уроки по программе Microsoft Word

Дорогой читатель! Вы посмотрели статью до конца. Получили вы ответ на свой вопрос? Напишите в комментариях пару слов. Если ответа не нашли, укажите что искали или откройте содержание блога.

Источник

: September 25 2012, 23:35

Приветствую!

Полезная фича Ворда, которая была найдена после долгих поисков — как правильно делать ссылки на рисунки (или таблицы). Это позволить сделать Ваши документы красивыми.
Часто требуется дать ссылку просто на номер рисунка, например, «1», чтобы просклонять в тексте «на рисунке 1», «в таблице 2» и т.д. Стандартные опции такой возможности не предоставляют.

Как дать рисунку название, знают почти все (правой кнопкой мыши по рисунку, «Вставить название»). Рисунки при этом автонумеруются.

Как сделать ссылку на рисунок, включающую его номер, тоже понятно.
«Вставка-Перекрестная ссылка», появляется окно:

Ссылка при этом будет видна как «Рисунок 1» (Постоянная часть и номер). А как вставить ссылку только на номер?

Решение:
1. Вставляем ссылку обычным образом, как показано выше. Ссылка типа «Постоянная часть и номер», после вставки выглядит как «Рисунок 1».
2. Перемещаем курсор на ссылку — она выделяется

3. Нажимаем SHIFT-F9 — видим автотекст типа «{REF _Ref233434534 h }»
4. Меняем автотекст на «{REF _Ref233434534 h # }» . Важно, что после «» должен стоять пробел. Т.е. мы добавили «# «.
5. Нажимаем F9.

Ссылка в виде номера рисунка готова! Склоняйте ее и используйте в тексте как хотите.

Источник