Резервная копия excel 2007

При работе с документами в программе Excel 2007, впрочем и при работе с предыдущими версиями этой программы, всегда существовали и существуют проблемы при сохранении данных. Конечно, если соблюдать самые простые правила работы с файлами и вовремя сохранять документы, то подобных вопросов и не должно возникать. Создавая большие файлы, электронные таблицы, вы знаете, каково бывает разочарование от потери данные из-за глупой ошибки или потому, что ваш компьютер выключился из-за банального отключения электроэнергии в момент, когда вы работаете с вашими данными. Использование функции автоматического резервного копирования Excel поможет вам восстановить потерянные данные таблицы и продолжать работать как будто ничего не произошло. Функция автоматического резервного копирования в Excel и восстановления данных довольно простая опция. Почему вы должны использовать автоматическое резервное копирование в Excel, и как  восстановить утерянные данные электронной таблицы? Как сохранять документы автоматически, создавать копии документов автоматически в Excel? Иначе говоря, как создавать бекапы (backup) файлов Excel? И для чего использовать функцию резервного копирования в программе Excel и восстановления данных?

Зачем использовать функцию резервного копирования в Excel и восстановления данных?

Это может показаться очевидным, почему вы должны использовать функцию резервного копирования в программе Excel.

Примечание

: Данная команда ничем не отличается от подобной же функции в другой программе Microsoft Word. Предположим, вы вносите изменения в формулу ячейки и сохранили вашу работу. Позже вы узнаете, что вы сделали ошибку и не можете вспомнить точную формулу, которую ранее использовали или точную ячейку, где была формула. Ведь команда «Отмена последней команды» не может работать до бесконечности. Было бы удобно, если бы вы могли вернуться к последней сохраненной версии, чтобы отменить ошибку. С помощью функции встроенного резервного копирования и восстановления, вы можете сделать это.

Как включить команду, функцию резервного копирования файлов в Excel?

Для того чтобы сохранять копии (бекап) файлов автоматически в программе Excel, выполните следующие действия: 1. Выберите команду Кнопка Office -> Сохранить как… 2. В диалоговом окне сохранения файлов в левом нижнем углу откройте меню Сервис и выберите команду Общие параметры сохранения документа (см. Рис. 1).

3. В окошке Общие параметры установите галку напротив команды «Всегда создавать резервную копию«. Обратите внимание, что в этом окне есть еще команды установления Пароля для открытия и изменения файла пользователями.Вы можете установить пароль для открытия (просмотра) и изменение (редактирование) вашего файла Excel . Но если вы установили какой-либо из этих паролей, они перейдут и на резервное копирование файлов также. Таким образом, используйте эти опции с осторожностью, потому что, если вы забыли свой ​​пароль, вы не сможете получить доступ как к основному файлу, так и к резервному. <Чтобы файл открывался без пароля, оставьте поля в этом окне пустыми. 4. Нажмите кнопку OK и Excel будет создавать резервную копию файла.

Где найти резервные копии (backup) файлов Excel и куда они сохраняются автоматически?

После сохранения файла резервные копии будут сохраняться в том же месте, что и основной файл при каждом сохранении. Например, сохраните файл еще раз, чтобы создать первый файл резервной копии. Если мы идем на рабочий стол, где мы сохранили таблицу, то вы увидите два новых файла, один со странным расширением *.XLK.  Это расширение резервного файла в программе Excel (см. Рис. 2), а название в английской версии программы Excel будет «Backup of Book1.xlt», а в русской версии программы Excel «Резервная копия Книга1.xlt».

Все последующие резервные копии будут сохраняться под тем же названием, иначе говоря пересохранять последнюю версию резервной копии. Если вы хотите создать другие копии, сохраните основной документ под другим названием или в другой папке. Таким образом, если вы часто редактируете большие таблицы Excel 2007, то функция резервного копирования для вас является обязательной.

Резервное копирование – это создание файла для последующего восстановления данных на случай, если оригинальный носитель сломается или пропадет. Создать копию данных можно и в Microsoft Excel, для этого в программе есть инструменты. Для восстановления информации можно воспользоваться другой функцией Excel – автовосстановлением. Рассмотрим все возможности вернуть утерянные изменения в таблицах.

Настройка автоматического резервного копирования

Программа способна создать дополнительный файл, полностью копирующий оригинал и обновляющийся одновременно с ним. Настроить резервное копирование особенно важно в тех случаях, когда есть риск аварийного закрытия программы или выключения компьютера. Если ваше устройство работает нестабильно, выполните несколько несложных шагов, чтобы не потерять изменения в таблице.

1. Открываем вкладку «Файл» и находим в меню пункт «Сохранить как». По нему нужно кликнуть, чтобы открыть диалоговое окно.

1. В появившемся окне открываем небольшое меню «Сервис», кнопка находится внизу. Требуется пункт «Общие параметры».

1. Ставим галочку в графе «Всегда создавать резервную копию». Другие поля заполнять не обязательно. При желании можно тут же защитить документ паролем и установить рекомендуемый доступ «только для чтения». Если все необходимое в этом окне сделано, нажимаем «ОК».

1. Сохраняем файл в любое удобное место с помощью того же окна «Сохранить как». Рядом с ним в папке или на рабочем столе всегда будет резервная копия в формате XLK.

Результат после того, как первые изменения были сохранены, выглядит так:

Важно! Теперь можно ответить на вопрос, где хранятся резервные копии: в той же папке, где сохранен оригинальный файл.

Как создать неизменяемую резервную копию

Обычная резервная копия сохраняет версию книги Excel, которая была актуальна одно сохранение назад. Иногда такой вариант не подходит, и требуется версия документа за несколько шагов до последнего сохранения. Чтобы получить возможность обращаться к ранним версиям документа, необходимо установить надстройку. Компания Microsoft не распространяет такие дополнения на официальном сайте, они частично включены в программу.

Обратите внимание! Найти надстройки можно в открытых источниках в интернете, их использование законно. Обязательно проверьте сайт и загрузки антивирусной системой, чтобы не поставить персональные данные и важные документы под угрозу.

Необходимая для резервного копирования надстройка называется VBA-Excel. Дополнение платное, но можно пользоваться его функциями в течение пробного периода. Подходит для компьютеров с ОС от Windows XP и позднее, для версий Excel от 2007 и позднее. Инструкция по установке идет в комплекте с установочным файлом.

1. После установки надстройки на панели инструментов появится вкладка VBA-Excel. Открываем ее и нажимаем на кнопку «Резервное копирование».
2. В открывшемся диалоговом окне выбираем место для сохранения резервной копии и устанавливаем настройки копирования. Если необходим единичный файл, копирующий содержимое оригинала, не нужно прописывать сроки автоматического создания копий. Нажимаем «Сохранить».

Когда копии уже не требуются, необходимо снова нажать на кнопку «Резервное копирование». Всплывет строка «Отмена резервного копирования» — кликните по ней, и файлы перестанут появляться. Это придется сделать, только если были установлены настройки автоматического копирования.

Настройка автосохранения изменений в документе

В аварийных ситуациях также помогает автоматическое сохранение изменений. Копии документа появляются на специальной вкладке после перезапуска. Через равные промежутки времени программа автоматически записывает все изменения, появившиеся в книге, если установлены соответствующие настройки.

1. Открываем раздел «Параметры на вкладке «Файл». На экране появится диалоговое окно с меню – необходим пункт «Сохранение».
2. Поставьте галочку в графе «Автосохранение» и установите частоту записи изменений. В настройках можно поставить даже одну минуту, но такое частое сохранение затормозит работу Excel на слабом компьютере. Стоит также поставить галочку в следующей строке, чтобы при закрытии документа без сохранения автоматически сохранялась последняя автоматически записанная версия.

1. Выберем папки для автосохранения файлов. Обычно они сразу прописаны в настройках, и путь ведет к папкам Excel. Если место сохранения файлов устраивает, не стоит ничего менять. Нужно знать, где складируются файлы автосохранения, чтобы быстро найти их в будущем.

После экстренного закрытия программы – например, при выключении компьютера – нужно снова открыть Excel и выбрать файл для сохранения во вкладке «Восстановление документа». Там появляются записи автосохранения. Обратите внимание на время создания документа, чтобы выбрать правильную версию.

Важно! Если сохраненные файлы больше не нужны, в диалоговом окне, которое появляется по окончании работы с этими документами, нужно нажать кнопку «Не сохранять».

Как восстановить несохраненную книгу Excel

Если не получилось открыть последнюю версию документа после аварийной ситуации, можно получить доступ к папке, где хранятся существующие файлы автосохранения. Воспользуемся функциями вкладки «Файл», чтобы не искать папку в Проводнике.

1. Когда пользователь открывает вкладку «Файл», программа автоматически показывает раздел «Сведения». Находим внизу экрана пункт «Версии» и нажимаем кнопку «Управление версиями».

1. Откроется один элемент меню – «Восстановить несохраненные книги». Кликнув по нему, вы попадете на диалоговое окно открытия документа. Находим в списке нужный файл и жмем «Открыть».

Иногда в папке не оказывается ни одного документа. В таком случае рядом с пунктом «Версии» находится запись о том, что предыдущих версий файла не существует. Если так произошло, восстановить внесенные изменения не получится.

Если в Excel включено автосохранение, то данная программа периодически сохраняет свои временные файлы в определенную директорию. В случае непредвиденных обстоятельств или сбоев в работе программы их можно восстановить . По умолчанию автосохранение включено с периодичностью в 10 минут, но этот период можно изменить или вообще отключить данную функцию.

Как правило, после сбоев Эксель через свой интерфейс предлагает пользователю произвести процедуру восстановления. Но, в некоторых случаях с временными файлами нужно работать напрямую. Вот тогда и настает необходимость знать, где они расположены. Давайте разберемся с этим вопросом.

Расположение временных файлов

Сразу нужно сказать, что временные файлы в Excel делятся на два типа:

• Элементы автосохранения;
• Несохраненные книги.

Таким образом, даже если у вас не включено автосохранение, то все равно имеется возможность восстановления книги. Правда, файлы этих двух типов расположены в разных директориях. Давайте узнаем, где они размещаются.

Размещение файлов автосохранения

Трудность указания конкретного адреса состоит в том, что в различных случаях может быть не только разная версия операционной системы, но и наименование учетной записи пользователя. А от последнего фактора тоже зависит, где располагается папка с нужными нам элементами. Благо, существует универсальный подходящий для всех способ узнать данную информацию. Для этого нужно выполнить следующие действия.

1. Переходим во вкладку «Файл» Excel. Щелкаем по наименованию раздела «Параметры».



2. Открывается окно параметров Эксель. Переходим в подраздел «Сохранение». В правой части окна в группе настроек «Сохранение книг» нужно найти параметр «Каталог данных для автовосстановления». Именно тот адрес, который указан в этом поле, указывает на директорию расположения временных файлов.

Например, для пользователей операционной системы Windows 7 шаблон адреса будет следующим:

C:Usersимя_пользователяAppDataRoamingMicrosoftExcel

Естественно, вместо значения «имя_пользователя» нужно указать наименование своей учетной записи в данном экземпляре Windows. Впрочем, если вы сделаете все так, как указано выше, то ничего дополнительного вам подставлять не нужно, так как полный путь к каталогу будет отображен в соответствующем поле. Оттуда вы можете его скопировать и вставить в Проводник или выполнить любые другие действия, которые считаете нужными.

Внимание! Место размещения файлов автосохранения через интерфейс Excel важно посмотреть ещё и потому, что оно могло быть изменено вручную в поле «Каталог данных для автовосстановления», а поэтому может не соответствовать шаблону, который был указан выше.

Урок: Как настроить автосохранение в Excel

Размещение несохраненных книг

Немного сложнее дело обстоит с книгами, у которых не настроено автосохранение. Адрес места хранения таких файлов через интерфейс Эксель узнать можно только выполнив имитацию процедуры восстановления. Они находятся не в отдельной папке Excel, как в предыдущем случае, а в общей для хранения несохраненных файлов всех программных продуктов пакета Microsoft Office. Несохраненные книги будут располагаться в директории, которая находится по адресу следующего шаблона:

C:Usersимя_пользователяAppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles

Вместо значения «Имя_пользователя», как и в предыдущий раз, нужно подставить наименование учетной записи. Но, если в отношении места расположения файлов автосохранения мы не заморачивались с выяснением названия учетной записи, так как могли получить полный адрес директории, то в этом случае его обязательно нужно знать.

Узнать наименование своей учетной записи довольно просто. Для этого жмем кнопку «Пуск» в левом нижнем углу экрана. В верхней части появившейся панели и будет указана ваша учетная запись.

Просто подставьте её в шаблон вместо выражения «имя_пользователя».

Получившийся адрес можно, например, вставить в Проводник, чтобы перейти в нужную директорию.

Если же вам нужно открыть место хранения несохраненных книг, созданных на данном компьютере под иной учетной записью, то перечень имен пользователей можно узнать, выполнив следующие инструкции.

1. Открываем меню «Пуск». Переходим по пункту «Панель управления».



2. В открывшемся окне перемещаемся в раздел «Добавление и удаление записей пользователей».



3. В новом окне никаких дополнительных действий делать не нужно. Вы там можете посмотреть, какие имена пользователей на данном ПК имеются и выбрать подходящее, чтобы использовать его для перехода в директорию хранения несохраненных книг Excel, подставив в шаблон адреса вместо выражения «имя_пользователя».

Как уже говорилось выше, место хранения несохраненных книг можно узнать также, проведя имитацию процедуры восстановления.

1. Переходим в программе Excel во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Сведения». В правой части окна жмем на кнопку «Управление версиями». В открывшемся меню выбираем пункт «Восстановить несохраненные книги».



2. Открывается окно восстановления. Причем оно открывается именно в той директории, где хранятся файлы несохраненных книг. Нам остается только выделить адресную строку данного окна. Именно её содержимое и будет являться адресом директории расположения несохраненных книг.

Далее мы можем в этом же окне провести процедуру восстановления или воспользоваться полученной информацией об адресе в других целях. Но нужно учесть, что данный вариант подходит для того, чтобы узнать адрес расположения несохраненных книг, которые были созданы под той учетной записью, под какой вы работаете сейчас. Если нужно узнать адрес в другой учетной записи, то применяйте метод, который был описан чуть ранее.

Урок: Восстановление несохраненной книги Excel

Как видим, точный адрес расположения временных файлов Excel можно узнать через интерфейс программы. Для файлов автосохранения это делается через параметры программы, а для несохраненных книг через имитацию восстановления. Если же вы хотите узнать место расположения временных файлов, которые были сформированы под другой учетной записью, то в этом случае нужно узнать и указать наименование конкретного имени пользователя.

Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:

Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:

По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает – активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:

И что совсем хорошо – никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие – файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.

В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.

Переход в настройки

Давайте выясним, как попасть в настройки автосохранения.

1. Открываем вкладку «Файл». Далее перемещаемся в подраздел «Параметры».



2. Открывается окно параметров Excel. Кликаем по надписи в левой части окна «Сохранение». Именно тут размещаются все необходимые нам настройки.

Как настроить автосохранение в Excel?

Чтобы настроить автосохранение в Excel 2007нажмите кнопку Office — Параметры Excel — Сохранение — откроется окно настроек автосохранения.

В Excel 2010перейти к автосохранению можно: Файл — Параметры Excel — Сохранение — откроется окно настроек автосохранения.

Время автосохранения

Первая настройка — это вообще включение функции автосохранения и времени сохранения.

Минимальное время — одна минута. Файл будет сохраняться постоянно.

Если слабый компьютер, то это может тормозить работу с программой, и автосохранение лучше сделать пореже или вовсе отключить, на современных компьютерах автосохранение не заметно.

ЧаВо:

— Что делать, если не работает автосохранение в Excel?

— Зайдите в настройки сохранения (Файл — Параметры Excel — Сохранение) и поставьте соответствующую галочку (см. выше).

Управление версиями

В каталоге можно удалять устаревшие варианты. А так, под управлением версией можно понимать варианты автоматического восстановления, особенно если их несколько. При этом можно выбирать вариант для удаления и открытия. Делается это так:

1. При запуске программы выбрать «Показать восстановленные файлы».
2. Теперь посмотреть на список восстановленных книг.
3. Здесь можно выбрать:
   • «Открыть» для обычного открытия;
   • «Сохранить как…» для создания новой копии, включающей изменения;
   • «Удалить» для удаления документа;
   • «Показать восстановленные элементы», чтобы узнать какие изменения сохранены в данной версии документа. Актуально если их несколько.

Размещение несохраненных книг

Немного сложнее дело обстоит с книгами, у которых не настроено автосохранение. Адрес места хранения таких файлов через интерфейс Эксель узнать можно только выполнив имитацию процедуры восстановления. Они находятся не в отдельной папке Excel, как в предыдущем случае, а в общей для хранения несохраненных файлов всех программных продуктов пакета Microsoft Office. Несохраненные книги будут располагаться в директории, которая находится по адресу следующего шаблона:

C:Usersимя_пользователяAppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles

Вместо значения «Имя_пользователя», как и в предыдущий раз, нужно подставить наименование учетной записи. Но, если в отношении места расположения файлов автосохранения мы не заморачивались с выяснением названия учетной записи, так как могли получить полный адрес директории, то в этом случае его обязательно нужно знать.

Узнать наименование своей учетной записи довольно просто. Для этого жмем кнопку «Пуск» в левом нижнем углу экрана. В верхней части появившейся панели и будет указана ваша учетная запись.

Просто подставьте её в шаблон вместо выражения «имя_пользователя».

Получившийся адрес можно, например, вставить в Проводник, чтобы перейти в нужную директорию.

Если же вам нужно открыть место хранения несохраненных книг, созданных на данном компьютере под иной учетной записью, то перечень имен пользователей можно узнать, выполнив следующие инструкции.

1. Открываем меню «Пуск». Переходим по пункту «Панель управления».



2. В открывшемся окне перемещаемся в раздел «Добавление и удаление записей пользователей».



3. В новом окне никаких дополнительных действий делать не нужно. Вы там можете посмотреть, какие имена пользователей на данном ПК имеются и выбрать подходящее, чтобы использовать его для перехода в директорию хранения несохраненных книг Excel, подставив в шаблон адреса вместо выражения «имя_пользователя».

Как уже говорилось выше, место хранения несохраненных книг можно узнать также, проведя имитацию процедуры восстановления.

1. Переходим в программе Excel во вкладку «Файл». Далее перемещаемся в раздел «Сведения». В правой части окна жмем на кнопку «Управление версиями». В открывшемся меню выбираем пункт «Восстановить несохраненные книги».



2. Открывается окно восстановления. Причем оно открывается именно в той директории, где хранятся файлы несохраненных книг. Нам остается только выделить адресную строку данного окна. Именно её содержимое и будет являться адресом директории расположения несохраненных книг.

Далее мы можем в этом же окне провести процедуру восстановления или воспользоваться полученной информацией об адресе в других целях. Но нужно учесть, что данный вариант подходит для того, чтобы узнать адрес расположения несохраненных книг, которые были созданы под той учетной записью, под какой вы работаете сейчас. Если нужно узнать адрес в другой учетной записи, то применяйте метод, который был описан чуть ранее.

Как видим, точный адрес расположения временных файлов Excel можно узнать через интерфейс программы. Для файлов автосохранения это делается через параметры программы, а для несохраненных книг через имитацию восстановления. Если же вы хотите узнать место расположения временных файлов, которые были сформированы под другой учетной записью, то в этом случае нужно узнать и указать наименование конкретного имени пользователя.

Механизм восстановления данных

Стоит отметить, что восстановление данных возможно только при условии, что в параметрах программы включена функция автосохранения. В противном случае, к сожалению, вернуть данные не получится, так как они будут храниться только в оперативной памяти.

На самом деле, автосохранение в Эксель должно быть включено по умолчанию, но не лишним будет проверить, действительно ли это так, чтобы исключить возможные проблемы в дальнейшем.

1. Запускаем меню “Файл”, кликаем по разделу “Параметры”.
2. Переходим в раздел “Сохранение”:
   • в правой части окна проверяем наличие установленного флажка напротив пункта “Автосохранение”. По умолчанию задана периодичность сохранения – через каждые 10 минут. Мы можем изменить это значение на свое усмотрение.
   • также проверяем наличие галочки напротив пункта “Сохранять… при закрытии без сохранения”.
3. По готовности жмем кнопку OK.

Отключить авто сохранение

Полностью отменить работу автосохранения можно в том же разделе параметров.

Нужно или выставить интервал равный максимально допустимому значению (120 минут, что при работе с документом по 15-20 минут почти равно отключению опции) или сняв галочку в указанном поле. При снятии галочки отменяется любое резервное копирование, и он может быть повреждён или утрачен безвозвратно.

Примечание! Строка «сохранять последнюю версию при закрытии» отвечает за создание копий документа, если от их сохранения было решено отказаться. Не рекомендуется убирать её, хотя это и сэкономит место на жёстком диске (на самом деле это вызовет безвозвратное удаление документов при случайном выключении компьютера).

Как включить автосохранение в Excel

Чтобы сделать автосохранение в Excel через заданный промежуток времени, следует выполнить следующее:

1. Выберите «Файл»-«Параметры»-«Сохранение».



2. В разделе «Сохранение книг», нужно поставить галочкой в пункт «Автосохранение». И укажите интервал периодичности автоматического сохранения документов.
3. Так же важно отметить пункт: «Сохранять последнюю автосохраненную версию при закрытии».
4. Можно задать путь к желаемой папке, где будут сохраняться документы после автовосстановления.
5. После всех изменений подтверждаем нажатием кнопки «ОК» .

Примечание. Обратите внимание, что в данном разделе настроек можно изменить папку, которая предлагается по умолчанию для сохранения новых документов – «Расположение файлов по умолчанию». То есть, вместо папки «Мои документы» можно указать любую другую часто используемую папку на Ваш выбор.

Таким образом, если Вы забыли сохранить изменения в документе, а Ваш компьютер дал сбой (по любой причине), то будут утеряны только данные, проделаны на протяжении последних 10 минут (при настройках по умолчанию). Поэтому, в настройках лучше уменьшить значение данного параметра хотя-бы на 5 минут.

Как открыть автосохраненные файлы?

Как правило, если программа работает корректно, то искать папки автосохранения не нужно. Просто после аварийного закрытия программы ее нужно запустить заново, и все имеющиеся автосохраненные файлы будут показаны на специальной панели Восстановление документа.

На скриншоте приведен список из одного документа, но их может быть несколько. Какой же файл открывать? Посмотрите на время создания документа и откройте более поздний. Если это не тот файл, то посмотрите другие файлы из списка — для этого просто щелкните мышкой по названию файла.

Если сохранение происходит редко, то даже в последнем документе могут быть не все последние изменения файла — в этом случае придется заново проделать последнюю работу.

После завершения работы с сохраненными файлами Excel спросит, нужно ли их хранить дальше или нет. Если они больше не нужны, то нажмите “Не сохранять”, если нужны или вы сомневаетесь, то сохраните в своей рабочей папке как копию документа.

Прочие параметры

Опция автоматического сохранения книг Excel включает в себя несколько дополнительных возможностей, которые также заслуживают внимания.

Разберем их подробнее по указанным на скриншоте выше номерам:

1. Это место хранения указанных резервных копий. Из этого места подтягиваются автоматические копии файла при нештатном завершении работы, влекущем за собой восстановление документа.
2. Изменяет вид таблицы восстановления, делая её или «с элементами предварительного просмотра» или «классической». Разницы в том, насколько проще понять какая версия нужна.
3. Не относится к «автосохранению». Является компонентом для обычного. При сохранении сразу выбирается место хранения на компьютере, а не облако.
4. Дублирует предыдущую опцию фокусируясь на сохранении данных сразу на компьютере. Пропускает этап выбора носителя для сохранения.
5. Указывает куда первым делом направлен «Проводник» при сохранении на компьютере. Удобно, если рабочим является каталог, отличный от стандартного «Документы».
6. Запрещает автоматически восстанавливать выбранную (активную) книгу. Резервные копии всё равно создаются и могут быть найдены по указанному пути.

Все способы расчета процента в Microsoft Excel – формулы и примеры использования

Изменение других настроек

Кроме того, в разделе настроек можно изменить ещё ряд других параметров, хотя без лишней надобности их не советуют трогать. Прежде всего, можно определить в каком формате файлы будут сберегаться по умолчанию. Это делается путем выбора соответствующего наименования формата в поле параметра «Сохранять файлы в следующем формате». По умолчанию это Книга Excel (xlsx), но имеется возможность смены этого расширения на следующие:

• Книга Excel 1993 – 2003 (xlsx);
• Книга Excel с поддержкой макросов;
• Шаблон Excel;
• Веб-страница (html);
• Простой текст (txt);
• CSV и многие другие.

В поле «Каталог данных для автовосстановления» прописывается путь, где хранятся автосохраненные копии файлов. При желании этот путь можно изменить вручную.

В поле «Расположение файлов по умолчанию» указывается путь к директории, в которой программа предлагает хранить оригинальные файлы. Именно эта папка открывается, когда вы жмете на кнопку «Сохранить».

восстановление данных после сбоя

Если случился системный сбой, внезапно отключилось электропитание, из-за чего у нас не было возможности сохранить документ, выполняем следующие шаги:

1. Для начала нужно вернуть компьютер в полностью рабочее состояние, снова запустить программу Эксель и открыть документ, над которым мы работали.
2. В окне программы слева появится раздел, с помощью которого можно восстановить документ. Все, что нам нужно сделать – это щелкнуть по нужной версии книги (если их несколько).Примечание: Если работа ведется на ноутбуке, то вероятно, после выключения питания и очередного запуска, система автоматически откроет все окна запущенных программ, в том числе, Excel с уже восстановленным документом (при определенных настройках электропитания ноутбука).
3. В результате программа вернет несохраненные данные (с учетом периодичности автосохранения). После этого сохраняем документ. Сделать это можно, нажав на значок в виде дискеты в левом верхнем углу окна программы или меню “Файл” (пункт – “Сохранить” или “Сохранить как”).
4. В правой части окна кликаем по кнопке “Обзор” (в некоторых версиях программы данное действие не требуется и программа сразу открывает окно сохранения).
5. На экране появится окно, где мы можем сохранить документ. Указываем путь, даем название файлу, при необходимости меняем расширение, после чего нажимаем “Сохранить“.
6. Все готово. С помощью действий выше нам удалось выполнить восстановление данных и сохранить их.

Настройки авто сохранения

Автоматически сохраняется документ в указанный по умолчанию путь с интервалом в 10 минут. Изменить как место хранения, так и интервал между сохранениями можно с помощью настроек приложения. Найти её кажется сложной задачей, но так только кажется. Всё скрыто во вкладке «Параметры».

Расположение настроек

Выше уже упомянуто, что искать автосохранение следует в разделе «параметры». Попробуем уточнить расположение конфигурации резервного копирования при работе с ним в редакторе Excel:

1. Открыть «Файл».
2. Выбрать раздел «Параметры».
3. Перейти во вкладку «Сохранение».
4. Здесь, в правой части окна и расположены необходимые настройки.

Основные настройки

Ключевой настройкой автосохранения является смена интервала. В зависимости от указанного параметра периодически Excel будет игнорировать команды, выполняя резервное копирование документа. Чем больше документ и слабее компьютер, тем дольше проводится эта процедура. В среднем она занимает 5 секунд для довольно громоздких формул на 4 листах.

Поменять этот параметр можно указав интервал в поле автосохранения. По умолчанию он установлен в 10 минут. Если работать предстоит с файлами, целостность которых крайне важна, то лучше изменить параметр до 3-5 минут.

Восстановить предыдущую версию файла Excel с помощью функции автоматического восстановления

Авто-восстановление и автосохранение являются встроенными функциями в Excel. И если вы настроили его, вы можете восстановить файл Excel, сохраненный или несохраненный. Помните, что функция автоматического восстановления работает только с книгами, которые были сохранены хотя бы один раз.

Шаг 1Убедитесь, что вы настроили функции «Автосохранение» и «Автосохранение» в «Файл»> «Параметры»> «Сохранить».

Шаг 2: Чтобы восстановить предыдущую версию файла Excel без сохранения, откройте вкладку «Файл» и перейдите к «Открыть» с левой боковой панели. Вы можете нажать «Недавние рабочие книги», чтобы отобразить все файлы Excel, которые вы недавно открыли.

Шаг 3: Прокрутите вниз и выберите «Восстановить несохраненные книги» внизу. Затем предыдущая версия книги откроется в Excel и предложит сохранить ее. Нажмите кнопку «Сохранить как» на желтой панели предупреждений, чтобы сохранить предыдущую книгу на свой компьютер.

Другие продукты Microsoft Office, такие как Word, PowerPoint и т. Д., Также оснащены этой функцией. Вы можете легко восстановить документ Word, Презентации PowerPoint и т. Д. Таким образом

ручное восстановление несохраненных данных

Иногда пользователи, выполняя шаги, описанные во втором методе могут столкнуться с тем, что папка “UnsavedFiles” пустая. Дело в том, что в указанную папку попадают только документы, которые ни разу пользователем не сохранялись.

Но бывают и случаи, когда мы вышли из документа, который ранее сохраняли, но почему-то в этот раз случайно нажали кнопку “Не сохранять”.

Алгоритм действия для восстановления документа в этом случае следующий:

1. Переходим в меню “Файл”, затем – в раздел “Параметры”.
2. В подразделе “Сохранение” копируем адрес каталога данных, указанного в параметрах автосохранения.
3. Открываем Проводник (например, нажатием клавиш Win+I), вставляем скопированный путь в адресную строку и жмем Enter. После этого мы окажемся в папке с автосохранениями документов Excel. Открываем нужную папку, в названии которой присутствуют фрагменты из имени требуемого файла.
4. Здесь мы видим перечень книг, которые программа сохранила в автоматическом режиме. Открываем последнюю версию файла (ориентируемся на дату сохранения документа).
5. После запуска файла программа проинформирует нас о том, что это восстановленный несохраненный файл. Щелкаем кнопку “Восстановить”, затем подтверждаем действие нажатием кнопки OK в появившемся небольшом окошке.
6. Все готово, мы заменили последнюю сохраненную версию файла документом, который только что открыли.

Как восстановить файл Excel, который был сохранен (Отменить изменения)

Когда вы создаете или открываете файл Excel, Office также запускает временный файл, в котором хранятся все изменения. И прежде чем закрыть файл Excel, временный файл позволяет отменить, повторить или повторить изменения листа в любое время. Другими словами, если ваша рабочая книга еще открыта, вы можете использовать функцию отмены, чтобы удалить ошибки и вернуть ваши данные.

Шаг 1: Когда вы обнаружили, что ваш лист исчез, оставьте книгу открытой и найдите ее на самой верхней ленте.

Шаг 2: Нажимайте кнопку «Отменить» со значком стрелки влево, пока файл не вернется к предыдущей версии.

Если вы не можете найти кнопку «Отменить» в верхней части окна, нажмите «Ctrl + Z», чтобы отменить изменения. Это самый простой способ восстановить предыдущую версию Excel, но обязательным условием является то, что файл все еще открыт.

Как восстановить несохранённый документ в excel 2010 и 2013

В Excel 2010 и 2013 разработчики внедрили опцию Версия, которая отвечает за:

• автосохранение рабочих книг;
• сохранение закрытых без Save файлов как черновиков.

Программа и создаёт разные типы версий одного документа. Найти их все можно в разделе Файл, строка Сведения. Чтобы восстановить одну из предыдущих версий файла (например, если не сохранили текущую), можно кликнуть по одной из строк списка.

Внимание! Открытие предыдущей копии не приводит к замене текущей. Вы откроете фактически другой документ. Объединение можно произвести вручную.

Версии книги Excel сохраняются только до закрытия файла. Потом удаляются. При внезапном отключении ПК вам потребуется найти черновик документа:

1. Откройте тот же документ.
2. Войдите в меню Файл, далее — Сведения.
3. Найдите в окне Версии кнопку Управление.

Выберите восстановление несохранённых документов. Программа предложит вам несколько вариантов. Их можно посмотреть и выбрать. Неиспользованные черновики хранятся 4 суток. Периодичность автоматического сохранения копий в этих версиях настраивается, как и в более старых.

В EXCEL есть удобный функционал по резервному копированию сохраняемых файлов.

При каждом сохранении, EXCEL будет сохранять и обновлять резервную копию файла с расширением .xlk

Для того, чтобы настроить эту возможность, необходимо перезаписать файл через меню «Сохранить как»:

1. Нажать на кнопку Файл — > Сохранить как

   

2. Нажимаем кнопку «Обзор»
   
3. В открывшемся окне нажимаем кнопку «Сервис» — > Общие параметры

   
4. В окне «Общие параметры» установить галку «Всегда создавать резервную копию» и нажать «ОК»

   

5. Сохранить файл.

   

В папке с сохраняемым файлом всегда будет файл обновляемой резервной копии.

Повреждение книги часто бывает очень болезненным. Я покажу, во-первых, как обезопасить себя с помощью резервного копирования, а во-вторых, что можно сделать, если файл всё же нужно восстановить.

Автоматическое сохранение резервной копии книги

Чтобы ваш труд не пропал, в случае повреждения файла, настройте резервное копирование. Пройдите по меню Файл –> Сохранить как (в Excel 2013). Выберите место на диске для сохранения, и в открывшемся окне Сохранение документа, нажмите стрелку рядом с кнопкой Сервис; выберите команду Общие параметры. В открывшемся окне Общие параметры установите флажок Всегда создавать резервную копию (рис. 1). Эта установка действует только для той книги, в которой вы сделали настройку.

Рис. 1. Автоматическое сохранение резервной копии книги

Скачать заметку в формате Word или pdf

Автоматическое создание файла восстановления через определенные промежутки времени

Резервная копия создается всякий раз, когда вы сохраняете книгу. Резервная копия – это предыдущая версия той книги, которую вы сохраняете. Лет 10–15 назад многие программы (такие как Excel или PageMaker), да и сама операционная система Windows, были не очень надежны, поэтому у меня выработалось правило периодически сохранять свою работу. С тех пор программы стали более надежными, и «вылетают» относительно редко, поэтому у большинства пользователей такая привычка не выработалась. Не беда. Настройте периодическое автоматическое сохранение открытых файлов. Пройдите по меню Файл –> Параметры. На вкладке Сохранение в разделе Сохранение книг установите флажок Автосохранение каждые, а затем введите количество минут. В поле ввода Каталог данных для автовосстановления введите расположение, в котором необходимо сохранять файлы для восстановления. Убедитесь в том, что флажок Отключить автовосстановление только для этой книги снят. А эта установка действует для всех книг Excel.

Рис. 2. Настройка автосохранения файла (чтобы увеличить картинку кликните на ней правой кнопкой мыши и выберите опцию Открыть ссылку в новой вкладке)

Перед тем как делать что-либо еще, обязательно сохраните копию проблемной книги, иначе можно пожалеть. Если у вас есть копия, вы всегда сможете обратиться за профессиональной помощью!

Во-первых, попробуйте открыть книгу в более поздней версии Excel и просто сохранить ее. Чем более поздней является версия Excel, тем больше у нее возможностей открыть и восстановить файл. Очевидно, это невозможно, если вы уже работаете в самой последней версии программы.

Восстановление поврежденной книги вручную

Пройдите по меню Файл –> Открыть. В диалоговом окне Открытые документа выберите поврежденную книгу, которую необходимо открыть. Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть, а затем выберите команду Открыть и восстановить.

Рис. 3. Открыть и восстановить

На первом этапе, чтобы восстановить максимально возможное количество данных книги, нажмите кнопку Восстановить (рис. 4). Если книга не открылась, выполните описанные выше действия повторно, но теперь нажмите кнопку Извлечь данные. Это позволит извлечь значения и формулы из книги, если попытка восстановления книги не удалась.

Рис. 4. На первом этапе попробуйте восстановить книгу; если не получилось, то можно попытаться извлечь данные

Если ошибка на диске или в сети не позволяет открыть книгу, переместите книгу на другой жесткий диск или из сети на локальный диск, перед тем как попытаться восстановить ее каким-либо из следующих способов.

Возврат книги к последней сохраненной версии

Если при редактировании листа книга была повреждена до того, как изменения в ней были сохранены, можно восстановить исходный лист, вернувшись к последней сохраненной версии. Чтобы сделать это, пройдите по меню Файл –> Открыть. Дважды щелкните имя книги. Excel выдаст предупреждение, что вы пытаетесь повторно открыть уже активную книгу, и что ранее сделанные изменения в ней будут утеряны. Кликните «Да», ведь вы именного этого и добиваетесь.

Сохранение книги в формате HTML

Если это не работает, попробуйте открыть и сохранить книгу в формате HTML или НТМ, затем закройте файл и заново откройте его; после этого сохраните файл в нужном формате, то есть *.xlsх. При сохранении в формате HTML или НТМ из Excel 2007 будут потеряны следующие возможности:

• Новые возможности Excel 2007
• Сводные таблицы и диаграммы
• Проекты VBA
• Совместно используемые книги уже не будут совместно используемыми.
• Не все настройки диаграмм будут сохранены.

Сохранение книги в формате SYLK (символьной ссылки)

Попробуйте открыть файл и сохранить его в формате *.slk. Сохранение книги в формате SYLK позволяет отфильтровать поврежденные элементы. Формат SYLK обычно используется для устранения ошибок принтера. Для сохранения книги в формате SYLK пройдите по меню Файл –> Сохранить как. В списке Тип файла выберите пункт SYLK (Symbolic Link), а затем нажмите кнопку Сохранить. Если отображается сообщение о том, что выбранный тип файла не поддерживает книги, содержащие несколько страниц, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить только активный лист. Если отображается сообщение о том, что книга может содержать возможности, несовместимые с форматом SYLK, нажмите кнопку Да. Пройдите по меню Файл –> Закрыть. Если в появившемся сообщении предлагается сохранить внесенные изменения, нажмите кнопку Да. Повторно откройте файл *.slk. (Возможно, чтобы увидеть SLK-файл, может понадобиться выбрать пункт Все файлы или Файлы SYLK в списке Тип файлов.) Сохраните файл в обычном формате с расширением *.xlsx. Поскольку формат *.slk позволяет сохранить только активный лист книги, необходимо открыть поврежденную книгу несколько раз и сохранить каждый лист отдельно.

Установите пересчет вручную

Возможно, проблемы в поврежденной книге связаны с тем, что данные пересчитываются автоматически. Попробуйте отключить автоматический пересчет. Книга не будет пересчитываться и поэтому может открыться. Чтобы установить пересчет вручную в Microsoft Excel, сделайте следующее. Закройте все книги Excel. Создайте новую книгу, нажав Ctrl+N. Пройдите по меню Файл –> Параметры. В категории Формулы в группе Вычисления в книге установите переключатель в положение вручную (рис. 5). Нажмите кнопку ОК. Попробуйте открыть поврежденную книгу.

Рис. 5. Параметры вычисления – вручную

Использование внешних ссылок для связи с поврежденной книгой

Если необходимо извлечь из книги только данные, а не формулы или значения, можно использовать внешние ссылки для связи с поврежденной книгой. Пройдите по меню Файл –> Открыть. В поле Область поиска выберите папку, содержащую поврежденную книгу, а затем нажмите кнопку Отмена (вы настроили папку для файла). Создайте новую книгу Excel, нажав Ctrl+N. В ячейке A1 новой книги введите =имя_файла!A1, где имя_файла — это имя поврежденной книги, нажмите ВВОД (необходимо ввести только имя книги, вводить расширение не нужно). Если в поврежденной книге, на которую вы ссылаетесь, более одного листа, появится диалоговое окно Выбор листа, выберите нужный лист, а затем нажмите ОК (рис. 6).

Рис. 6. Выберите лист, данные которого вы пытаетесь извлечь

«Протяните» формулу в ячейке А1 новой книги на область, приблизительно соответствующую диапазону ячеек, содержащих данные в поврежденной книге. Скопируйте данные в буфер обмена и выполните команду Специальная вставка –> значения. Вставка значений удаляет ссылки на поврежденную книгу и оставляет только данные. Повторите процедуру для извлечения данных из других листов поврежденной книги.

Откройте Excel в безопасном режиме

Если книгу Excel всё еще не удалось открыть, закройте программу Excel, и запустите Excel в безопасном режиме. Для этого перед кликом на строке Excel в меню Пуск, нажмите и удерживайте клавишу Ctrl. Это приведет к отключению VBA и надстроек Excel. Иногда это помогает.

Откройте файл в других программах

Если ваша книга повреждена до такой степени, что вы даже не можете открыть ее, попробуйте открыть электронную таблицу в Microsoft Word или в программе просмотра электронных таблиц Spreadsheet viewer, которую можно загрузить с сайта Microsoft, а затем скопируйте данные из открытого файла. Однако большая часть форматирования, формул и т.п. будет утеряна.

Книгу Excel можно также попробовать открыть в приложении WordPad. Если ее удалось открыть, можно попытаться восстановить код Microsoft Visual Basic в пользовательских модулях и модулях класса. Чтобы найти код, воспользуйтесь поиском по словам «Sub» или «Function».

Кроме того, можно посетить сайт OpenOffice.org и загрузить бесплатную версию программы OpenOffice.org. Кроме отличающихся названий различных утилит и команд, OpenOffice.org очень похожа на Excel. OpenOffice.org основана на той же базовой структуре электронных таблиц, что и Excel, поэтому в ней удобно работать пользователям Excel. В действительности, около 96% формул, которые используются в Excel, можно создать и применить в электронных таблицах OpenOffice.org. Чаще всего восстановить данные Excel удается. Однако код VBA из-за несовместимости OpenOffice.org и Excel восстановить невозможно.

Восстановление Excel-файла специальными программами

Если ни один из перечисленных способов не работает, вам придется воспользоваться специальной программой. Один из источников, где можно приобрести подобное программное обеспечение (для Windows) — После приобретения и установки запустите программу ExcelFix. Щелкните на кнопке Select File, выберите поврежденный файл, а затем щелкните на кнопке Diagnose, чтобы восстановить его. Теперь вы сможете увидеть восстановленный файл в программе просмотра рабочих книг. Щелкните на кнопке Save Workbook, чтобы сохранить книгу в читаемом файле, который можно будет открыть в Excel. Можно загрузить и демонстрационную версию программы, которая не позволяет сохранять файл. Однако все версии программы позволяют начать заново и восстановить столько файлов, сколько вам нужно.

В Инете можно найти и другие платные и бесплатные online сервисы восстановления файлов, например,

По книге Р.Холи, Д.Холи. Excel 2007. Трюки, стр. 61–63 и официальным материалам Microsoft

При работе с некоторыми особо ценными файлами, бывает необходимо периодически в течение рабочего дня сохранять его промежуточные версии, чтобы, при необходимости, иметь возможность к ним вернуться. Выполнять постоянно вручную команды «Файл — Сохранить как» утомительно, да и случайно можно вместо «Сохранить как» нажать на «Сохранить», похоронив этим большой кусок работы.

Если у вас Excel 2010, то кроме стандартного автосохранения у вас должна работать система версий — каждый раз при автосохранении Excel делает отдельную копию вашего текущего файла и (даже!) при выходе из программы и отрицательном ответе на вопрос «Сохранить изменения в файле?» все равно сохраняет временную копию. Добраться до этих временных копий можно через вкладку Файл — Сведения — Версии (File — Properties — Versions):

 Для своих проектов я в итоге пришел к другому решению — написал макрос, который сохраняет текущую книгу в заданную папку, добавляя к имени книги текущую дату и время в формате ДД-ММ-ГГ  ЧЧ-ММ (например Мой проект 12-10-12 07-35). Периодически запуская этот макрос на ключевых этапах работы с файлом, я получаю список из энного количества файлов-версий рабочей книги и, соответственно, легко могу откатиться к нужному варианту в прошлом.

Откройте редактор Visual Basic, выбрав на вкладке Разработчик — Редактор Visual Basic (Developer — Visual Basic Editor) или нажав ALT+F11. Вставьте через меню Insert — Module новый пустой модуль и скопируйте туда текст этого макроса:

Sub Backup_Active_Workbook()      Dim x As String      strPath = "c:TEMP"     'папка для сохранения резервной копии      On Error Resume Next      x = GetAttr(strPath) And 0      If Err = 0 Then ' если путь существует - сохраняем копию книги, добавляя дату-время          strDate = Format(Now, "dd-mm-yy hh-mm")          FileNameXls = strPath & "" & "Мой проект" & " " & strDate & ".xls"   'или xlsm          ActiveWorkbook.SaveCopyAs Filename:=FileNameXls      Else 'если путь не существует - выводим сообщение          MsgBox "Папка " & strPath & " недоступна или не существует!", vbCritical      End If  End Sub  

Естественно, путь к папке (C:TEMP) и имя файла (Мой проект) надо заменить на свои.

Если ваша папка для сохранения находится на сетевом диске, то ее адрес можно прописать, используя IP-адрес сервера, например:

strPath = "192.168.1.1Папка для бэкапов"  

Еще одно, возможно, полезное дополнение в том, что имя файла может быть не постоянным, а браться из заданной ячейки листа, где его либо вводит пользователь, либо оно автоматически формируется формулами (например, функцией СЦЕПИТЬ и т.д.). Тогда необходимо будет чуть подправить следующую строку:

FileNameXls = strPath & "" & Sheets("Лист1").Range("A1").Value & " " & strDate & ".xls"

Предполагается, что имя файла берется с листа Лист1 из ячейки А1.

Ссылки по теме

• Автоматический бэкап в заданную папку с помощью надстройки PLEX
• Что такое макросы, куда вставлять код макроса на VBA, как их использовать?