Remove all formulas from excel

There are times when I have an Excel worksheet full of formulas and I want to hard code the results and Excel remove formula completely.

This is very easy to do! Keep reading to know more.

Removing formulas and keeping the data in Excel may be necessary because of the following reasons:

• You don’t require the value to be linked to any other cells and want to display just the value.
• It will help you speed up your workbook.
• You may have confidential information inside the formula that you don’t want to disclose and it is best to Excel remove formula.

Whatever be the reason, sometimes it becomes extremely essential to remove formulas from your Excel workbook and show just the values.

Here is our sample worksheet which has the following formulas in Column E:

Instead of showing the formula =REPLACE(D9, 1, FIND(“-“,D9), “”) in the address bar, you want the value i.e. the new phone number to be displayed.

This can easily be done in Excel using either of the two methods:

• Remove Formula using Right Click
• Remove Formula using the Home Tab
• Find & Remove Formula using Excel Shortcuts

Remove Formula using Right Click

Download this Excel Workbook and follow along to understand how to Excel remove formula from your worksheet:

STEP 1: Select all the cells that have formulas:

STEP 2:Right click and select Copy:

STEP 3: Right click again and select Paste Values:

Now you will see that the values are only retained and the formulas are now gone!

Remove Formula using the Home Tab

STEP 1: Select all the cells that have formulas:

STEP 2: Go to the Home tab in the Clipboard group, click the arrow below Paste and then click Paste Values.

Now, you will see that the cells don’t have formulas anymore. It has been replaced by values.

Lastly, you can even use keyboard shortcuts to convert formulas to value.

Find & Remove Formula using Keyboard Shortcuts

In the above scenarios, you already knew which cells contain formulas.

Let’s go to an example where you have to first find the cells containing formulas and then learn how to remove formulas in Excel using keyboard shortcuts.

In the data below, the sales price for some product have been calculated using formulas and some are constant values.

You have to remove the formulas from your Excel Worksheet. Follow the steps below to learn how to remove formula in Excel shortcut:

STEP 1: Press Ctrl + G to open the Go To dialog box and then select Special.

STEP 2: Select Formulas for the list and click OK.

All the cells containing formulas will be selected.

STEP 3: Highlight these cells with color.

The cells will be highlighted in yellow!

STEP 4: Press Ctrl + C to copy the cells.

STEP 5: Press Alt+E+S to open the Paste Special option dialog box.

STEP 6: Press V to select values and click OK.

The formula has now been replaced with value.

STEP 7: Repeat the same steps for other highlighted cells.

Conclusion

There are 3 ways in which you can Excel remove formula using either right-click, home tab, or keyboard shortcuts. This will help you to remove the formula without deleting the data.

You can easily reduce the size of your file or hide the formula from recipients!

Make sure to download our FREE PDF on the 333 Excel keyboard Shortcuts here:

About The Author

Microsoft Excel is an amazing tool to handle large data without having issues. There are various Excel options that make the work easier, but many people are not familiar with these features. So one of these options is to remove the Excel formula of the sheet without losing the data. In case you are also finding a method to remove the Excel formulas quickly and that too without losing the data, then don’t worry because there are multiple ways to do it easily.

In this tutorial, we are going to explain the techniques to remove formulas from the excel sheets and keeping the data(value) preserved by applying the following methods:

1. Remove formula using Paste Special
2. Remove formula using Mouse Trick
3. Remove formula using Paste Values
4. Remove formula using the Home Tab
5. Remove formula using Keyboard Shortcuts
6. Find & Remove formula using Keyboard Shortcuts
7. Remove Formula from Multiple Sheets (at the same time)

1) Using Paste Special Method

So here is the way to use Paste Special method in MS Excel for removing formulas:

1. Open the excel sheet to which you want to remove the formula.
2. Select and Copy all the cells which have the formulas that you want to remove.

1. Right-click and select the Special Paste option

1. Next, in the Paste Special box, select the Value option and click OK.

1. Now you see the formula has been removed from the cell, and the data will remain the same.

2) Remove Formula using Mouse Trick

Please follow the steps below to remove a formula through the mouse trick.

1. Open the excel sheet to which you want to remove the formula.
2. Select the cells to which have the formulas that you want to remove.

1. Take the cursor to the right edge of the column.

1. Hold the right key of your mouse, drag the cursor to a little right, and bring it back to the cell.
2. Now right click on the mouse and select ‘Copy here as a value only.’

1. This ‘Copy here as a value only’ keeps the value and will remove the formula.

3)Remove formula using Paste Values

Please follow the steps below to remove a formula by the Paste Values option.

1. Open the excel sheet to which you want to remove the formula.
2. Select all the cells that have formulas that you want to remove.

1. Right-click on it and select Copy to copy all the selected cells.

1. After that, right-click again and go to the Paste Options and select 'Values.'

1. Now you will notice that only values are retained, and the formulas are gone!

4) Remove Formula Using the Home Tab

You can use the following steps for removing a formula through Home Tab.

1. Open the excel sheet to which you want to remove the formula.
2. Now select all the cells that have formulas that you want to remove.

1. Right-click on the selected cells and select Copy.

1. Now go to the Home tab and click the downward arrow below the paste option.

1. Next, click on the Paste Values.

1. Now you will notice all the formula from the cell has gone, and values have replaced it.

5) Remove Formula Using Keyboard Shortcut

In case you comfortable using the Paste as Value option keyboard shortcut, then please follow the steps below:

1. Open the excel sheet to which you want to remove the formula.
2. Select all the cells that have formulas that you want to remove.

1. Next, press Ctrl+C to copy all selected cells containing the formula.

1. Now press ALT + E + S + V + Enter to select Paste as Values option.

6) Find & Remove Formula Using Keyboard Shortcuts

In the above scenarios, you already knew which cells contain formulas. Let’s go to an example where you have first to find the cells containing formulas and then remove formulas in Excel on each cell one by one using keyboard shortcuts. Please follow the steps below:

1. Open the excel sheet to which you want to remove the formula.
2. Press Ctrl + G on your keyboard to open a dialog box and then select Special.

1. Now select the Formulas option from the list and click OK. All the cells containing formulas will be selected.

1. Next, highlight all the cells containing formulas with color.

1. Now Press Ctrl + C to copy the one cell containing the formula.

1. Press Now press ALT + E + S + V + Enter to select Paste as Values option.
2. The formula has now been replaced with value.
3. Next, repeat these steps for all other highlighted cells.

7) Remove Formula from Multiple Sheets (at the same time)

Walking through the above methods, we learned the technique to remove the formulas from a single sheet at a time. But what if we want to perform the same operations on multiple numbers of sheets. This task will consume a lot of time for the person performing the task.

In this section, we will look at the technique that will teach us how to remove formulas and keep data in excel for more than one sheet at the same time.

To do this, we have first to group the sheets to which we want to apply the operations. Following is the way we can do so:

1. Click the Name tab of the first sheet
2. Hold the SHIFT button & simultaneously click on the Name tab of the last sheet

Note: You will notice that the color of all the sheet names will turn whiter because these sheets are now grouped. Now whatever operation you will perform on any one of the sheets will happen to all grouped sheet

1. Next, go to sheet one and select all the cells containing the formula.

1. Press Ctrl+C or Right-click and click on the Copy.

1. Now, right-click and go to the 'Paste' Option and select 'Values.'

Since all the sheets are grouped together, therefore, the operations performed on sheet 1 will be applied to all other grouped sheets, we can assume that formulas have been removed from all the sheets, and only values exist after that.

Note: Now after completing the task please turn off the grouping feature. Right-click on any sheet and click UNGROUP sheets.

Conclusion

Throughout this article, we discussed in detail different approaches to delete the formulas and preserve the values. We have also learned the way on how to apply the same kind of operations to multiple sheets at the same time.

So, this will help the person to save his time and allow him not to disclose the formulas to any third party or person.

Работа с формулами в Экселе позволяет значительно облегчить и автоматизировать различные вычисления. Вместе с тем, далеко не всегда нужно, чтобы результат был привязан к выражению. Например, при изменении значений в связанных ячейках, изменятся и итоговые данные, а в некоторых случаях это не нужно. Кроме того, при переносе скопированной таблицы с формулами в другую область значения могут «потеряться». Ещё одним поводом их спрятать может служить ситуация, когда вы не хотите, чтобы другие лица видели, как проводятся в таблице расчеты. Давайте выясним, какими способами можно удалить формулу в ячейках, оставив только результат вычислений.

Процедура удаления

К сожалению, в Excel нет инструмента, который моментально убирал бы формулы из ячеек, а оставлял там только значения. Поэтому приходится искать более сложные пути решения проблемы.

Способ 1: копирование значений через параметры вставки

Скопировать данные без формулы в другую область можно при помощи параметров вставки.

1. Выделяем таблицу или диапазон, для чего обводим его курсором с зажатой левой кнопкой мыши. Пребывая во вкладке «Главная», делаем щелчок по значку «Копировать», который размещен на ленте в блоке «Буфер обмена».



2. Выделяем ячейку, которая будет верхней левой ячейкой вставляемой таблицы. Выполняем щелчок по ней правой кнопкой мышки. Будет активировано контекстное меню. В блоке «Параметры вставки» останавливаем выбор на пункте «Значения». Он представлен в виде пиктограммы с изображением цифр «123».

После выполнения этой процедуры диапазон будет вставлен, но только в виде значений без формул. Правда при этом потеряется также и исходное форматирование. Поэтому форматировать таблицу придется вручную.

Способ 2: копирование специальной вставкой

Если вам нужно сохранить исходное форматирование, но вы не хотите тратить время на ручную обработку таблицы, то существует возможность для этих целей использовать «Специальную вставку».

1. Копируем тем же способом, что и прошлый раз содержимое таблицы или диапазона.
2. Выделяем всю область вставки или её левую верхнюю ячейку. Делаем щелчок правой кнопкой мыши, тем самым вызывая контекстное меню. В открывшемся списке выбираем пункт «Специальная вставка». Далее в дополнительном меню жмем на кнопку «Значения и исходное форматирование», которая размещается в группе «Вставить значения» и представляет собой пиктограмму в виде квадрата, где изображены цифры и кисточка.

После этой операции данные будут скопированы без формул, но при этом сохранится исходное форматирование.

Способ 3: удаление формулы из исходной таблицы

До этого мы говорили, как убрать формулу при копировании, а теперь давайте выясним, как её удалить из исходного диапазона.

1. Производим копирование таблицы любым из тех методов, о которых шел разговор выше, в пустую область листа. Выбор конкретного способа в нашем случае значения иметь не будет.
2. Выделяем скопированный диапазон. Щелкаем по кнопке «Копировать» на ленте.




3. Выделяем первоначальный диапазон. Щелкаем по нему правой кнопкой мыши. В контекстном списке в группе «Параметры вставки» выбираем пункт «Значения».



4. После того, как данные были вставлены, можно удалить транзитный диапазон. Выделяем его. Вызываем контекстное меню кликом правой кнопки мыши. Выбираем в нем пункт «Удалить…».



5. Открывается небольшое окошко, в котором нужно установить, что именно нужно удалить. В конкретно нашем случае транзитный диапазон находится внизу от исходной таблицы, поэтому нам нужно удалить строки. Но если бы он располагался сбоку от неё, то следовало бы удалить столбцы, тут очень важно не перепутать, так как можно уничтожить основную таблицу. Итак, выставляем настройки удаления и жмем на кнопку «OK».

После выполнения указанных действий все ненужные элементы будут удалены, а формулы из исходной таблицы исчезнут.

Способ 4: удаление формул без создания транзитного диапазона

Можно сделать ещё проще и вообще не создавать транзитный диапазон. Правда в этом случае нужно действовать особенно внимательно, ведь все действия будут выполняться в границах таблицы, а это значит, что любая ошибка может нарушить целостность данных.

1. Выделяем диапазон, в котором нужно удалить формулы. Кликаем по кнопке «Копировать», размещенной на ленте или набираем на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+C. Эти действия равнозначны.



2. Затем, не снимая выделения, кликаем правой кнопкой мыши. Запускается контекстное меню. В блоке «Параметры вставки» жмем на пиктограмму «Значения».

Таким образом, все данные будут скопированы и тут же вставлены, как значения. После этих действий формул в выделенной области не останется.

Способ 5: использование макроса

Для удаления формул из ячеек можно также использовать макросы. Но для этого нужно сначала активировать вкладку разработчика, а также включить саму работу макросов, если они у вас не активны. Как это сделать, можно узнать в отдельной теме. Мы же поговорим непосредственно о добавлении и использовании макроса для удаления формул.

1. Переходим во вкладку «Разработчик». Кликаем по кнопке «Visual Basic», размещенной на ленте в блоке инструментов «Код».



2. Запускается редактор макросов. Вставляем в него указанный ниже код:

   
Sub Удаление_формул()
Selection.Value = Selection.Value
End Sub


   После этого закрываем окно редактора стандартным способом, нажав на кнопку в правом верхнем углу.



3. Возвращаемся к листу, на котором расположена интересующая нас таблица. Выделяем фрагмент, где расположены формулы, которые нужно удалить. Во вкладке «Разработчик» жмем на кнопку «Макросы», размещенную на ленте в группе «Код».



4. Открывается окно запуска макросов. Ищем в нем элемент под названием «Удаление_формул», выделяем его и жмем на кнопку «Выполнить».

После этого действия все формулы в выделенной области будут удалены, а останутся только результаты вычислений.

Урок: Как включить или отключить макросы в Excel

Урок: Как создать макрос в Excel

Способ 6: Удаление формулы вместе с результатом

Впрочем, бывают случаи, когда нужно удалить не только формулу, но и результат. Сделать это ещё проще.

1. Выделяем диапазон, в котором размещены формулы. Кликаем правой кнопкой мыши. В контекстном меню останавливаем выбор на пункте «Очистить содержимое». Если вы не хотите вызывать меню, то можно просто после выделения нажать клавишу Delete на клавиатуре.



2. После этих действий все содержимое ячеек, включая формулы и значения, будет удалено.

Как видим, существует целый ряд способов, с помощью которых можно удалить формулы, как при копировании данных, так и непосредственно в самой таблице. Правда, штатного инструмента Excel, который автоматически убирал бы выражение одним кликом, к сожалению, пока не существует. Таким способом можно удалить только формулы вместе со значениями. Поэтому приходиться действовать обходными путями через параметры вставки или же с применением макросов.

Why would you need to keep the cell values and remove their formulas?

Especially true for very busy and large worksheets, removing the formulas will speed things up in your file as you may notice how lagged all the actions in the workbook are.

If you’re not willing to disclose the formulas, you also have the option of hiding the formula cells. By doing so, the formula bar will be blank when you select a cell with its formula hidden. Hence it might be your preference to remove the formulas and paste back the values so at least the values show up in the formula when the cell is selected.

You’re trying to edit the value of the cell but are faced with the formula instead. The only way to manually edit the contents of a formula cell would then be to get rid of the formulas so the value left behind can be edited.

Or maybe you don’t need a certain formula anymore and are comfortable taking it down, letting its results be.

For any of the reasons above and more, we have set this tutorial for you to remove formulas from the cells but keep their values in Excel. You will be seeing a lot of copy-pasting today but with a twist. Plain copy-pasting pastes formulas, values, and formats. We’ll focus on just pasting the values today involving easy options using right-click, right-click and drag, the ribbon menu, and a keyboard shortcut.

Let’s get formula-reaping and value-sowing!

Using Paste Values from Right-click Context Menu

This method of removing formulas and keeping the cell values is a slight tweak in the regular copy and paste. The copying part is the same Ctrl + C but instead of pasting using Ctrl + V, we will paste the values from the Paste Options in the right-click menu. It’s not hard at all and this is how you can paste values from the right-click menu:

• Select the cells you want the formulas removed from. In the Formula Bar, you can see the formula of the first cell in the selection.
• Press the Ctrl + C keys to copy the selected cells. The marching ants line is an indication of the copied cells.

• Right-click any of the selected cells and click on the Values option under Paste Options.

The values will be pasted from the copied cells to the selected cells (both are the same in this case).

Now if you look at a selected cell in the formula bar, it will show the value instead of the formula:

Using Paste Values from Ribbon Options

This method derives also from copy-paste and the paste bit of it is carried from the ribbon menu. Again, we will utilize the Paste Values option to remove the formulas and retain the values of the cells. Here we have the steps to remove formulas and use Paste Values from the ribbon menu to retain the values:

• Select the formula cells.
• Copy the cells in selection by pressing Ctrl + C. As of now, the formula bar shows the formula of the first selected cell.

• The very first section in the Home tab is the Clipboard. Click on the Paste button with the little arrow under the clipboard button. Select Values under the Paste Values division in the menu.

The formulas in the selected cells will be overwritten by the pasted values:

Using Paste Options with Ctrl + V

Okay so you haven’t been able to get over Ctrl + V. Good news, you don’t have to! After copy-pasting with Ctrl + C and Ctrl + V, you will see a little Ctrl icon with a clipboard flashing at the bottom of the cells in the selection and you’ll have the option to paste the values in its menu. Easy? Let’s see the detailed steps on pasting values using the Paste Options (Ctrl) menu:

• Select the cells containing the formulas.
• Press Ctrl + C to copy the cells and then Ctrl + V to paste them. A clipboard icon will have appeared at the base of the selected cells.

• Click on the (Ctrl) button flashing at the end of the selection. From the Paste Values section, select the Values

Paste Values pastes the copied values onto the formulas:

Using Right-click + Mouse Drag

Values of the cells can be pasted to a different location or the same location using right-click and drag. Let’s explain what we’ll be doing in the steps below. The right-click and drag menu doesn’t come up unless the selected range is dragged to a different location. The way we’ll work around that is to drag the range to a different location and then drag it back to its original location so we can access the right-click and drag menu. Thereon, we can copy the values over the formulas to remove the formulas without removing the values.

Now that you know why we do it this way, here’s how to do it this way:

• Select the range with the formulas.
• Hover the cursor over the border of the cell selection until the pointer turns to a four-headed arrow. Now right-click and drag the selection to any cell next to the current selection, all the while holding down the mouse’s right button.

• While still holding down the right button on the mouse, drag the selection back to its original place and release the button of the mouse.

• When you release the right-click, a context menu will appear.
• Select the Copy Here as Values Only option from the context menu.

This option copies the selected values onto the chosen location. Since we are pasting the values to the same location, the formulas will be replaced by the values:

Using Keyboard Shortcut

If you’d rather hit the keyboard than the mouse, we also have a keyboard shortcut method of pasting values while removing formulas. The keyboard shortcut for removing formulas and copying and pasting values is:

Enter the keys below in succession with the formula cells selected and copied:

Alt + E + S + V + Enter

Alt + E + S keys in succession launch the Paste Special dialog box.

(Ctrl + Alt + V will also open the Paste Special dialog box but instead of pressing them in succession, you will hold down the Ctrl + Alt keys and then press the V key.)

V selects the Values radio button from the Paste section in the dialog box.

Enter selects the OK command button.

This is what you need to do to apply the keyboard shortcut for pasting values and removing formulas:

• Select the cells containing the formulas you want to be removed.
• Copy the cells in selection by pressing Ctrl + C.

• Press the Alt + E + S keys one after the other. The Paste Special dialog box will open.
• Press the V key to select the Values radio button and then press the Enter key to select the OK button.

This keyboard shortcut will apply the Paste Values feature, removing the formulas from the selected cells:

Those were all the quick and easy ways to remove formulas but keep values in Excel. We hope all that copying and pasting got you out of your sticky situation. We’ll be back with more formulations to get you out of more Excel pickles. Copy that!

Don’t just wonder how to remove formula in Excel. Learn it by going through this article and do it yourself.

Microsoft Excel is one of the best tools that lets you handle large data and that too without any hiccups. The tool offers several ways to make your work easier and surprisingly not many people know about it and the many features that it has to offer. 

Using Paste Special Method

1. Open the excel sheet to which you want to remove the formula.

2. “Select” and “Copy” all the cells which have the formulas that you want to remove.

3. Right-click and select the “Special Paste” option

4. In the” Paste Special” box, select the value option and click OK.

5. Now you see the formula has been removed from the cell, and the data will remain the same.

Removing Formula Using Keyboard Shortcut

1. Open the excel sheet and select all the cells that have formulas that you want to remove.

2. Press Ctrl + C to copy all selected cells containing the formula.

3. Now press ALT + E + S + V + Enter to select Paste as Values option.

Removing Formula with Mouse

1. Open the excel sheet and Select the cells which have the formulas that you want to remove.

2. Take the cursor to the right edge of the column.

3. Hold the right key of your mouse, drag the cursor to a little right, and bring it back to the cell.

4. Now right-click and select ‘Copy here as a value only.’

5. This will keep the value and will remove the formula.

Remove Formula Using Home Tab

1. Open the excel sheet and select all the cells that have formulas that you want to remove.

2. Right-click on the selected cells and select Copy.

3. Go to the Home Tab and click the downward arrow below the paste option.

4. Click on the Paste Values.

5. All the formula from the cell has gone, and values have replaced them.

Remove Formula Using Paste Units

1. Open the excel sheet and select all the cells that have formulas that you want to remove.

2. Right-click on it and select copy to copy all the selected cells.

3. Now right-click again and go to the Paste Options and select ‘Values.’

4. Notice that only values are retained, and the formulas are gone!

This is how easy it is to remove formulas from Excel and this is how simply you can do that. With MS Excel, anything is simple to accomplish with only rudimentary expertise. Comprehend how to filter in Excel, merge or unmerge cells, eliminate duplicates, and calculate averages, and you’ll be able to perform all of these functions with ease.