Рекомендации при работе с excel

Выпустив Excel 2010, Microsoft чуть ли не удвоила функциональность этой программы, добавив множество улучшений и нововведений, многие из которых не сразу заметны. Неважно, опытный вы пользователь или новичок, найдется немало способов упростить работу с Excel. О некоторых из них мы сегодня расскажем.

Выделение всех ячеек одним кликом

Все ячейки можно выделить комбинацией клавиш Ctrl + A, которая, кстати, работает и во всех других программах. Однако есть более простой способ выделения. Нажав на кнопку в углу листа Excel, вы выделите все ячейки одним кликом.

Открытие нескольких файлов одновременно

Вместо того чтобы открывать каждый файл Excel по отдельности, их можно открыть вместе. Для этого выделите файлы, которые нужно открыть, и нажмите Enter.

Перемещение по файлам Excel

Когда у вас открыто несколько книг в Excel, между ними можно легко перемещаться с помощью комбинации клавиш Ctrl + Tab. Эта функция также доступна по всей системе Windows, и ее можно использовать во многих приложениях. К примеру, для переключения вкладок в браузере.

Добавление новых кнопок на панель быстрого доступа

Стандартно в панели быстрого доступа Excel находятся 3 кнопки. Вы можете изменить это количество и добавить те, которые нужны именно вам.

Перейдите в меню «Файл» ⇒ «Параметры» ⇒ «Панель быстрого доступа». Теперь можно выбрать любые кнопки, которые вам нужны.

Диагональная линия в ячейках

Иногда бывают ситуации, когда нужно добавить в таблицу диагональную линию. К примеру, чтобы разделить дату и время. Для этого на главной странице Excel нажмите на привычную иконку границ и выберите «Другие границы».

Добавление в таблицу пустых строк или столбцов

Вставить одну строку или столбец достаточно просто. Но что делать, если их нужно вставить гораздо больше? Выделите нужное количество строк или столбцов и нажмите «Вставить». После этого выберите место, куда нужно сдвинуться ячейкам, и вы получите нужное количество пустых строк.

Скоростное копирование и перемещение информации

Если вам нужно переместить любую информацию (ячейку, строку, столбец) в Excel, выделите ее и наведите мышку на границу, чтобы изменился указатель. После этого переместите информацию в то место, которое вам нужно. Если необходимо скопировать информацию, сделайте то же самое, но с зажатой клавишей Ctrl.

Быстрое удаление пустых ячеек

Пустые ячейки — это бич Excel. Иногда они появляются просто из ниоткуда. Чтобы избавиться от них всех за один раз, выделите нужный столбец, перейдите на вкладку «Данные» и нажмите «Фильтр». Над каждым столбцом появится стрелка, направленная вниз. Нажав на нее, вы попадете в меню, которое поможет избавиться от пустых полей.

Расширенный поиск

Нажав Ctrl + F, мы попадаем в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. Однако его функциональность можно расширить, используя символы «?» и «*». Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск — за несколько. Их стоит использовать, если вы не уверены, как выглядит искомый запрос.

Если же вам нужно найти вопросительный знак или астериск и вы не хотите, чтобы вместо них Excel искал неизвестный символ, то поставьте перед ними «~».

Копирование уникальных записей

Уникальные записи могут быть полезными, если вам нужно выделить в таблице неповторяющуюся информацию. К примеру, по одному человеку каждого возраста. Для этого выберите нужный столбец и нажмите «Дополнительно» слева от пункта «Фильтр». Выберите исходный диапазон (откуда копировать) и диапазон, в который нужно поместить результат. Не забудьте поставить галочку.

Создание выборки

Если вы делаете опрос, в котором могут участвовать только мужчины от 19 до 60, вы легко можете создать подобную выборку с помощью Excel. Перейдите в пункт меню «Данные» ⇒ «Проверка данных» и выберите необходимый диапазон или другое условие. Вводя информацию, которая не подходит под это условие, пользователи будут получать сообщение, что информация неверна.

Быстрая навигация с помощью Ctrl и стрелки

Нажимая Ctrl + стрелка, можно перемещаться в крайние точки листа. К примеру, Ctrl + ⇓ перенесет курсор в нижнюю часть листа.

Транспонирование информации из столбца в строку

Довольно полезная функция, которая нужна не так уж и часто. Но если она вдруг понадобится, вряд ли вы будете транспонировать по одной. Для транспонирования в Excel есть специальная вставка.

Скопируйте диапазон ячеек, который нужно транспонировать. После этого кликните правой кнопкой на нужное место и выберите специальную вставку.

Как скрывать информацию в Excel

Не знаю, зачем это может пригодиться, но тем не менее такая функция в Excel есть. Выделите нужный диапазон ячеек, нажмите «Формат» ⇒ «Скрыть или отобразить» и выберите нужное действие.

Объединение текста с помощью «&»

Если вам нужно объединить текст из нескольких ячеек в одну, необязательно использовать сложные формулы. Достаточно выбрать ячейку, в которой будет соединен текст, нажать «=» и последовательно выбрать ячейки, ставя перед каждой символ «&».

Изменение регистра букв

С помощью определенных формул можно менять регистр всей текстовой информации в Excel. Функция «ПРОПИСН» делает все буквы прописными, а «СТРОЧН» — строчными. «ПРОПНАЧ» делает прописной только первую букву в каждом слове.

Внесение информации с нулями в начале

Если вы введете в Excel число 000356, то программа автоматически превратит его в 356. Если вы хотите оставить нули в начале, поставьте перед числом апостроф «’».

Ускорение ввода сложных слов

Если вы часто вводите одни и те же слова, то обрадуетесь, узнав, что в Excel есть автозамена. Она очень похожа на автозамену в смартфонах, поэтому вы сразу поймете, как ей пользоваться. С ее помощью можно заменить повторяющиеся конструкции аббревиатурами. К примеру, Екатерина Петрова — ЕП.

Больше информации

В правом нижнем углу можно следить за различной информацией. Однако мало кто знает, что, нажав туда правой кнопкой мыши, можно убрать ненужные и добавить нужные строки.

Переименование листа с помощью двойного клика

Это самый простой способ переименовать лист. Просто кликните по нему два раза левой кнопкой мыши и введите новое название.

Часто ли вы пользуетесь Excel? Если да, то у вас наверняка есть свои секреты работы с этой программой. Делитесь ими в комментариях.

Таблицы Excel — очень мощный инструмент. В них больше 470 скрытых функций. Поначалу это пугает: кажется, на то, чтобы разобраться со всем, уйдут годы. На самом деле это не так. Всего десятка функций и горячих клавиш уже хватит для того, чтобы сильно упростить себе жизнь. Расскажем о некоторых из них (скоро стартует второй поток курса «Магия Excel»).

Интерфейс

Настраиваем панель быстрого доступа

Начнем с самого простого — добавления самых часто используемых опций на панель быстрого доступа. Чтобы сделать это, заходите в параметры Excel — «Настроить ленту» — и ищите в параметрах «Панель быстрого доступа».

Опции, перенесенные на панель быстрого доступа, будут доступны при работе со всеми вашими книгами Excel (хотя можно ее настроить и отдельно для любой книги). Так что если пользуетесь какими-то командами и инструментами постоянно — добавляйте их туда.

Другой вариант — просто щелкнуть по инструменту на ленте правой кнопкой мыши и нажать «Добавить…»:

Перемещаемся по ленте без мышки

Нажмите на Alt. На ленте инструментов появились цифры и буквы — у каждого инструмента на панели быстрого доступа и у каждой вкладки на ленте соответственно:

Нажмите на клавиатуре любую из букв — попадете на соответствующую вкладку на ленте, а там каждый инструмент в свою очередь тоже будет подписан. Так можно быстро вызвать нужные опции, не трогая мышку.

Ввод данных

Теперь давайте рассмотрим несколько инструментов для быстрого ввода данных.

Автозамена

Если вам часто нужно вводить какое-то словосочетание, адрес, емейл и так далее — придумайте для него короткое обозначение и добавьте в список автозамены в Параметрах:

Прогрессия

Если нужно заполнить столбец или строку последовательностью чисел или дат, введите в ячейку первое значение и затем воспользуйтесь этим инструментом:

Протягивание

Представьте, что вам нужно извлечь какие-то данные из целого столбца или переписать их в другом виде (например, фамилию с инициалами вместо полных ФИО). Задайте Excel одну ячейку с образцом — что хотите получить:

Выделите все ячейки, которые хотите заполнить по образцу, — и нажмите Ctrl+E. И магия случится (ну, в большинстве случаев).

Проверка ошибок

Проверка данных позволяет избежать ошибок при вводе информации в ячейки.

Какие бывают типовые ошибки в Excel?

• Текст вместо чисел
• Отрицательные числа там, где их быть не может
• Числа с дробной частью там, где должны быть целые
• Текст вместо даты
• Разные варианты написания одного и того же значения. Например, сокращения («ЭБ» вместо «Электронная библиотека»), лишние пробелы в конце текстового значения или между словами — всего этого достаточно, чтобы превратить текстовые значения в разные и, соответственно, чтобы они обрабатывались Excel некорректно.

Инструмент проверки данных

Чтобы использовать инструмент проверки данных, нужно выделить ячейки, к которым хотите его применить, выбрать на ленте «Данные» → «Проверка данных» и настроить параметры проверки в диалоговом окне:

Если в графе «Сообщение об ошибке» вы выбрали вариант «Остановка», то после проверки в ячейки нельзя будет ввести значения, не соответствующие заданному правилу.

Если же вы выбрали «Предупреждение» или «Сообщение», то при попытке ввести неверные данные будет появляться предупреждение, но его можно будет проигнорировать и все равно ввести что угодно.

Еще неверные данные можно обвести, чтобы точно увидеть, где есть ошибки:

Удаление пробелов

Для удаления лишних пробелов (в начале, в конце и всех кроме одного между слов) используйте функцию СЖПРОБЕЛЫ / TRIM. Ее единственный аргумент — текст (ссылка на ячейку с текстом, как правило).

Если после очистки данных функцией СЖПРОБЕЛЫ или другой обработки вам не нужен исходный столбец, вставьте данные, полученные в отдельном столбце с помощью функций, как значения на место исходных данных, а столбец с формулой удалите:

Дата и время

За любой датой в Excel скрывается целое число. Датой его делает формат.

Аналогично со временем: одна единица — это день, а часть единицы (число от 0 до 1) — время, то есть часть дня.

Это не значит, что так имеет смысл вводить даты и время в ячейки, вводите их в любом из стандартных форматов — Excel сразу отформатирует их как даты:

ДД.ММ.ГГГГ

ДД/ММ/ГГГГ

ГГГГ-ММ-ДД

С датами можно производить операции вычитания и сложения.

Вычесть из одной даты другую, чтобы получить разницу в днях (результатом вычитания будет число — количество дней.

Прибавить к дате число — и получить дату, которая наступит через соответствующее количество дней.

Поиск и подстановка значений

Функция ВПР / VLOOKUP

Функция ВПР / VLOOKUP (вертикальный просмотр) нужна, чтобы связать несколько таблиц — «подтянуть» данные из одной в другую по какому-то ключу (например, названию товара или бренда, фамилии сотрудника или клиента, номеру транзакции).

=ВПР (что ищем; таблица с данными, где «что ищем» должно быть в первом столбце; номер столбца таблицы, из которого нужны данные; [интервальный просмотр])

У нее есть два режима работы: интервальный просмотр и точный поиск.

Интервальный просмотр — это поиск интервала, в который попадает число. Если у вас прогрессивная шкала налога или скидок, нужно конвертировать оценку из одной системы в другую и так далее — используется именно этот режим. Для интервального просмотра нужно пропустить последний аргумент ВПР или задать его равным единице (или ИСТИНА).

В большинстве случаев мы связываем таблицы по текстовым ключам — в таком случае нужно обязательно явным образом указывать последний аргумент «интервальный_просмотр» равным нулю (или ЛОЖЬ). Только тогда функция будет корректно работать с текстовыми значениями.

Функции ПОИСКПОЗ / MATCH и ИНДЕКС / INDEX

У ВПР есть существенный недостаток: ключ (искомое значение) обязан быть в первом столбце таблицы с данными. Все, что левее этого столбца, через ВПР «подтянуть» невозможно.

В реальных условиях структура таблиц бывает разной и не всегда возможно изменить порядок столбцов. Поэтому важно уметь работать с любой структурой.

Функция ПОИСКПОЗ / MATCH определяет порядковый номер значения в диапазоне. Ее синтаксис:

=ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0)

На выходе — число (номер строки или столбца в рамках диапазона, в котором находится искомое значение).

ИНДЕКС / INDEX выполняет другую задачу — возвращает элемент по его номеру.

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; порядковый номер элемента)

Соответственно, мы можем определить номер строки, в котором находится искомое значение, с помощью ПОИСКПОЗ. А затем подставить этот номер в ИНДЕКС на место второго аргумента, чтобы получить данные из любого нужного нам столбца.

Получается следующая конструкция:

=ИНДЕКС(диапазон, из которого нужны данные; ПОИСКПОЗ (что ищем; где ищем ; 0))

Оформление

Нужно оформить ячейки в книге Excel в едином стиле? Для этого есть одноименный инструмент — «Стили».

На ленте инструментов нажмите на «Стили ячеек» и выберите подходящий. Он будет применен к выделенным ячейкам:

А самое главное — если вы применили стиль ко многим ячейкам (например, ко всем заголовкам на 20 листах книги Excel) и захотели что-то переделать, щелкните правой кнопкой мыши и нажмите «Изменить». Изменения будут применены ко всем нужным ячейкам в документе.

На курсе «Магия Excel» будет два модуля — для новичков и продвинутых. Записывайтесь→

Фото на обложке отсюда

Содержание

• Что такое Microsoft Excel?
• Как выглядит Excel? Макет и особенности
• 8 основных функций Microsoft Excel, которые нужно знать
• Основная функция 1: создание листа
• Основная функция 2: добавление вкладок
• Базовая функция 3: Автосумма
• Основная функция 4: изменение типов ячеек
• Основная функция 5: форматирование ячеек
• Базовая функция 6: Сортировка данных
• Основная функция 7: объединение ячеек
• Основная функция 8: Включение формул
• 6 расширенных советов и рекомендаций по работе с Excel
• Расширенная функция 1: создание диаграмм
• Расширенная функция 2: Создание таблиц
• Расширенная функция 3: объединение листов
• Расширенная функция 4: условное форматирование
• Расширенная функция 5: создание сводных таблиц
• Расширенная функция 6: VLookup
• Дополнительные ресурсы для изучения использования Excel
• Что дальше?

Не знаете, как использовать Microsoft Excel? Тогда вы попали в нужное место! Microsoft Excel входит в состав большинства пакетов Microsoft и является общепризнанным компьютерным приложением, которое многие из нас используют в то или иное время.

Хотя Excel известен в первую очередь как инструмент для работы с электронными таблицами, он постоянно вводит новые функции и очень полезен даже для людей, которым он нужен только для основных задач. С помощью Excel вы можете делать такие вещи, как балансировать свой семейный бюджет, составлять диаграммы для презентаций и анализировать данные для предприятий.

Это руководство по Excel расскажет, как использовать Excel, включая основные функции, несколько ключевых дополнительных навыков, а также советы и рекомендации по работе с Excel, которые должен знать каждый. Я рекомендую следовать указаниям в Microsoft Excel, пока вы будете проходить через это руководство.

Что такое Microsoft Excel?

Excel — это программа для работы с электронными таблицами, размещенная в офисе Microsoft и используется для хранения, организации и управления данными. Excel можно использовать для многих основных функций, но он также предлагает множество более продвинутых функций.

Люди из всех отраслей могут использовать Excel и, вероятно, имеют использовал его в то или иное время. Это также означает, что люди всегда ищут руководства по использованию Microsoft Excel, а также советы и рекомендации по Excel, которые они могут использовать для освоения программы. Excel часто используют бухгалтеры и финансовые аналитики.

Самое замечательное в программе то, что вы можете использовать ее основные функции для чего-то столь же простого, как создание списков, или использовать ее более сложные функции для таких вещей, как создание диаграмм и сводных таблиц.

Узнав, как использовать Excel на любом уровне, вы сможете приобрести лучшие навыки тайм-менеджмента и найдите самые полезные инструменты для всего, что вам нужно.

Как выглядит Excel? Макет и особенности

Поскольку Excel — это программа Microsoft, его компоновка похожа на структуру других программ Microsoft в том, что панель инструментов приложения включает такие функции, как «Файл», «Редактировать», «Инструменты» и т. д.

В Excel столбцы организованы по буквам, а строки по номерам. По мере того, как столбцы проходят мимо того, что доступно в алфавите, они будут помечены как AA, AB, AC, а затем BA, BB, BC, CA, CB, CC и т. Д. Это означает, что у каждой ячейки есть имя. Например, ячейка в столбце A и строке 5 называется A5. Эта особенность позволяет легко находить нужную информацию и вводить формулы.

На этой вкладке вы увидите некоторые знакомые вам функции Microsoft, такие как шрифт, инструмент копирования и вставки и параметр переноса текста; однако вы также увидите некоторые Специальные функции Excel, например, выделение ячеек. Другие вкладки включают «Макет», «Таблицы», «Диаграммы», «SmartArt», «Формулы», «Данные» и «Обзор».

Лучше всего изучить эти функции, чтобы понять, где их найти; возможно, они вам не понадобятся, но вы хотите знать, где их найти и что может предложить Excel.

8 основных функций Microsoft Excel, которые нужно знать

Освоение основ Excel — это первый шаг к изучению того, как использовать Excel, и к тому, чтобы стать профессионалом Excel. Некоторые пользователи могут обойтись только основами, но эти навыки должны быть у всех, кто использует программу. После того, как вы изучите интерфейс и начнете использовать программу, вы сразу поймете, как эффективно использовать Microsoft Excel.

Ниже приведены восемь основных функций Excel каждый должен уметь пользоваться.

Основная функция 1: создание листа

Первый шаг к любому проекту Excel — открыть приложение. В самой последней версии вы попадете в галерею, в которой есть варианты макетов страниц и общих проектов. Для большинства элементов, а также для большей функциональности и гибкости ваших проектов вы выберете Книга Excel. Это откроет таблицу в виде сетки, на которую вы можете начать вводить свои данные.

Основная функция 2: добавление вкладок

Внизу листа вы увидите вкладки. Открытая вкладка называется «Лист 1» и автоматически создается при открытии новой книги. Использование вкладок — отличный способ упорядочить свой проект; вы можете разделить информацию по категориям или сохранить отдельные элементы проекта.

Например, если вы работаете над мероприятием, вы можете хранить список поставщиков и контактную информацию на одной вкладке, бюджет — на другой, а список сроков оплаты — на третьей.

Чтобы создать новую вкладку, щелкните значок плюса (+) рядом с существующей вкладкой Лист 1. Новая вкладка будет выглядеть как Лист 2. При необходимости продолжайте добавлять вкладки. Чтобы переименовать вкладку, вы можете сделать одно из двух: дважды щелкнуть вкладку, или же щелкните правой кнопкой мыши вкладку (ctrl + щелкните на Mac) и выберите «Переименовать». Введите новое имя и нажмите Enter.

Базовая функция 3: Автосумма

Одна из самых простых и полезных функций Excel — автосуммирование. Автосумма быстро складывает столбцы и строки чисел.

Чтобы использовать автосумму, выделите строку или столбец и оставьте одну дополнительную ячейку в конце строки или столбца. В ряду значков в самом верху книги вы увидите значок, похожий на маленькую синюю букву Z в обратном направлении.

Щелкните по нему и сумма появится в ранее пустой ячейке в конце строки или столбца.

Основная функция 4: изменение типов ячеек

Данные можно вводить разными способами в зависимости от того, что вам нужно с ними делать. В Excel есть несколько вкладок вверху с такими ярлыками, как «Главная», «Макет», «Таблицы» и т. Д. На вкладке «Главная» вы найдете раскрывающееся меню с надписью «Число».

В раскрывающемся меню вы увидите, что есть несколько вариантов типа ячейки, например «Общие», «Число», «Валюта» и «Учет». Тип ячейки по умолчанию — «Общий».

Вы можете измените тип ячейки, щелкнув ячейку правой кнопкой мыши и выбрав «Форматировать ячейку». из меню. В появившемся поле «Формат ячеек» также есть вкладки с такими ярлыками, как «Число», «Выравнивание», «Шрифт», «Граница», «Заливка» и «Защита».

На вкладке Number находится столбец с типами ячеек; здесь вы можете выбрать тип ячейки. Вы также можете изменить сразу несколько ячеек, выделив их и выбрав нужный тип ячеек в раскрывающемся меню, или следуя процедуре в меню «Формат ячеек».

Основная функция 5: форматирование ячеек

В меню «Формат ячеек», о котором говорилось выше, есть множество других параметров форматирования. Не существует правильного формата, поэтому поиграйте с форматами и посмотрите, что лучше всего подходит для вас и вашего проекта.

Здесь вы можете изменить такие вещи, как шрифт и выравнивание. Добавление границы к ячейкам — распространенная функция форматирования поскольку это облегчает чтение, особенно если вы планируете распечатать электронную таблицу. Помните, что вы можете изменить формат для нескольких ячеек одновременно, если это необходимо.

Базовая функция 6: Сортировка данных

Выделите данные, которые хотите отсортировать. Затем вы можете отсортировать то, что вы выделили, перейдя в Вкладка «Данные» и выбор «Сортировать». Вы можете сортировать по алфавиту (A – Z), по цвету ячеек или по значку ячейки; у вас также есть возможность настраивать сортировку.

Основная функция 7: объединение ячеек

В Excel вы можете объединить любые ячейки, граничащие друг с другом. Две или более ячеек можно объединить в одну большую ячейку. Выделите ячейки, которые хотите объединить в одну, и перейдите на вкладку «Главная». На панели «Выравнивание текста» выберите параметр «Объединить».

Основная функция 8: Включение формул

В Excel есть формулы, которые позволяют выполнять быстрые вычисления. Хотя необходимо изучить множество формул, мы рассмотрим несколько основных и способы их ввода. Microsoft предлагает книгу формул Excel, которая является действительно удобным ресурсом, который я рекомендую использовать.

Чтобы ввести формулу, выберите ячейку, в которой должен отображаться результат, и введите формулу в строке формул выше. Это полоса с надписью FX. Все формулы должны начинаться со знака равенства (=).

После знака равенства идет название ячейки. Например, предположим, что у вас есть комплексное число или уравнение в ячейке E5, а другое — в ячейке D5, и вам нужно вычесть то, что находится в ячейке D5, из ячейки E5. Вы можете выбрать любую другую ячейку (например, F5) и ввести эту формулу, чтобы найти разницу: = E5-D5. Затем ответ автоматически появится в ячейке F5.

Еще одна полезная формула: СУММ. Мы обсуждали автосумму выше, но у вас могут быть более конкретные потребности.

Например, предположим, что у вас есть список чисел в столбце D, который идет от D1 до D10. В ячейке D11 вы хотите видеть сумму всех чисел, но вы также хотите видеть суммы только некоторых чисел в этом столбце.

Чтобы найти общую сумму, вы можете ввести формулу = СУММ (D1: D10) в D11. Двоеточие означает, что все ячейки от D1 до D10 должны быть включены.

Чтобы сложить определенные числа, вы можете ввести формулу = СУММ (D1, D5, D7) или любые другие ячейки, которые вы хотите добавить, в D11. Запятые здесь указывают на то, что следует включать только конкретно упомянутые ячейки.

СРЕДНИЙ — еще одна часто используемая формула, работающая так же, как СУММ. Итак, чтобы усреднить весь столбец чисел, вы должны использовать формулу = СРЕДНЕЕ (D1: D10). А для усреднения конкретных ячеек введите = СРЕДНЕЕ (D1, D6, D8).

6 расширенных советов и рекомендаций по работе с Excel

Как мы знаем, Excel является сверхмощным и предлагает массу возможностей для организации и просмотра ваших данных. Excel также может помочь вам разобраться в своих данных и представить их по-разному, чтобы вы могли делать выводы из этих данных, не заблудившись в них.

Ниже приведены шесть ключевых дополнительных функций чтобы помочь вам начать работу.

Расширенная функция 1: создание диаграмм

В Excel есть много разных типов диаграмм, как показано на вкладке «Диаграммы», в том числе круговые диаграммы, столбцы, столбцы и линейные диаграммы.

В качестве примера предположим, что вы создали отчет, показывающий квартальную прибыль вашей компании, и ввели все свои данные. Ваши столбцы — это Q1, Q2, Q3 и Q4, а ваши строки — по разделам и имеют имена подразделений. Остальные ячейки содержат денежные значения.

Выделите данные, которые вы хотите отобразить, и выберите нужную диаграмму в меню. После создания диаграммы, выбрав ее, вы увидите две новые вкладки с названиями «Макет диаграммы» и «Формат». Используйте эти функции для редактирования вашей диаграммы.

Расширенная функция 2: Создание таблиц

Таблицы полезны для сортировки и фильтрации ваших данных. Чтобы создать таблицу, выделите данные, которые вы хотите поместить в таблицу, а затем перейдите на вкладку Таблица. Выберите формат таблицы и отредактируйте таблицу, используя доступные параметры.

Вы увидите это в каждом столбце теперь есть стрелка в теме. Стрелки позволяют сортировать и фильтровать доступную информацию. Например, если у меня есть таблица, содержащая названия книг, авторов, цены и жанры, теперь у меня есть возможность фильтровать и сортировать по своему усмотрению. Я мог отсортировать по цене от наименьшей к наибольшей, а затем отфильтровать все книги, которые не являются загадками, сняв отметку со всего, кроме «Тайны» в меню.

Расширенная функция 3: объединение листов

Самый простой способ объединить два листа — скопировать и вставить один в другой, если вы хотите, чтобы все данные были на другом листе; однако таким образом легко потерять данные и совершить ошибки. Вы можете объединить некоторые или все данные, перейдя на вкладку «Данные» и нажав «Консолидировать» в разделе «Инструменты».

Появится меню, в котором вас попросят указать ссылку — это означает какие данные вы хотите объединить на этом листе. Выделите то, что вы хотите объединить, а затем щелкните значок, чтобы развернуть меню. При нажатии кнопки «Добавить» ваша ссылка будет помещена в поле «Все ссылки».

Затем перейдите к Листу 2 и щелкните значок стрелки, чтобы сделать коробку снова маленькой. Выделите данные на листе 2, которые вы хотите объединить, и снова разверните меню.Нажмите «Добавить», чтобы включить это в поле «Все ссылки».

Обязательно установите флажки «Верхний ряд» и «Левый столбец», прежде чем нажать «ОК». Объединенные данные появятся на новом листе.

Расширенная функция 4: условное форматирование

Помимо стандартного форматирования, вы можете добавлять формулы, которые определяют форматирование на основе характеристик данных ячеек. Таким образом, когда вы добавляете и удаляете ячейки, они будут следовать тому же формату, который у вас уже есть на вашем листе.

На вкладке «Главная» выберите «Условное форматирование». В этом меню вы можете добавить параметры для представления ваших данных. Например, если у вас есть список электронных писем людей и вы хотите выделить только те, которые поступают с определенного веб-сервера, вам нужно перейти в раздел «Условное форматирование» → выделить правила для ячеек → текст, содержащий → и добавить в @ emailserver.com.

Все ячейки, содержащие этот текст, будут выделены на листе. Если вы добавите новый адрес электронной почты, он также будет выделен.

Вы также можете использовать это с числами, чтобы указать ценность по отношению к вашему проекту. Если вы показываете квартальные продажи, вы можете выделить самую высокую и самую низкую прибыль или использовать форматирование значков, чтобы показать самую высокую и самую низкую трети вашей общей прибыли.

Расширенная функция 5: создание сводных таблиц

Сводная таблица — одна из самых полезных расширенных функций, с которыми вы столкнетесь, когда научитесь использовать Excel.

Когда у вас много данных на листе Excel, и вам нужно суммировать и реорганизовать эти данные, вам понадобится сводная таблица. Сила сводной таблицы заключается в том, что все данные остаются в ней, но вы можете просматривать только то, что вам нужно, чтобы понять смысл этих данных. Например, у вас может быть указана ваша прибыль по подразделениям, но включены данные за каждый квартал этого года и за предыдущие три года.

С помощью сводной таблицы вы можете ответить на такие вопросы, как «Каковы наши результаты в первом квартале этого года по сравнению со вторым кварталом прошлого года?» и больше. Сводные таблицы не изменяют ваши данные — они просто позволяют вам продолжать реорганизовывать их и создавать отчеты для того, что вам нужно. Убедитесь, что ваши данные хорошо организованы, с вертикальными списками с заголовками.

Чтобы создать сводную таблицу, выделите данные, которые вы хотите включить, и перейдите на вкладку «Таблицы». Перейдите в «Форматировать как таблицу» и выберите один из форматов. Это упрощает добавление и редактирование информации позже, а сводная таблица сохраняет изменения. Выберите «Суммировать с помощью сводной таблицы».

Появится меню, в котором вас спросят, какую таблицу вы хотите превратить в сводную (скорее всего, это будет та, которую вы выделили, но вы всегда должны перепроверять!) И где вы хотите, чтобы сводная таблица отображалась. . Это проще сделать на новом листе, чтобы не запутаться. На новом пустом листе справа появится панель с надписью «Поля сводной таблицы».

Все заголовки ваших столбцов в отчете будут отображаться под своими именами. Затем вы можете организовать это как хотите. Перетащите имена в столбцы и строки в зависимости от того, какие данные вы хотите просмотреть и как.

Расширенная функция 6: VLookup

VLookup — это функция, которая позволяет вам находить информацию в таблице, строке или столбце. Он позволяет искать данные в определенном диапазоне и возвращает результат в указанном месте.

Чтобы выполнить Vlookup, вам нужно выбрать область в своей книге для ввода формулы / результата и место для ввода критериев поиска. Допустим, вы ищете зарплату сотрудника с идентификационным номером 18302. Введите слово «ID» в одну ячейку и «18302» в ячейку рядом с ним. Под идентификатором введите слово «Зарплата» в отдельной ячейке. Рядом с этой ячейкой вы будете вводить формулу.

Допустим, у нас есть идентификационный номер в ячейке D2 и зарплата / формула в D3. Наша таблица варьируется от A1 до C12, в столбце 1 указаны идентификаторы, а в столбце C — зарплаты. Для выполнения VLookup вам нужны критерии поиска, диапазон поиска и столбец, из которого вы хотите вернуть значение. Вы можете ввести слово «Верно» для приблизительного совпадения или «Ложь» для точного совпадения. Итак, в ячейку формулы мы должны ввести следующее: = VLookup (D2, A1: C12,3, False).

Я только что обыскал свою таблицу и сказал ей найти точное соответствие критериям, указанным в D2, и найти, где оно соответствует столбцу 3 или столбцу C. Результат должен появиться в ячейке, в которой мы написали формулу, D3 .

Имейте в виду, что подсчитываются только столбцы в таблица при написании формулы VLookup. Итак, если ваша таблица начинается в столбце R и переходит в столбец U, тогда столбец R равен 1, столбец S равен 2 и так далее.

Дополнительные ресурсы для изучения использования Excel

У Microsoft есть множество руководств по Excel и пошаговых руководств по большинству функций, чат «спросите эксперта» и ссылки на форумы. Вы можете найти руководства, перейдя на официальный сайт поддержки Microsoft и выполнив поиск по тому, что вам нужно знать.

YouTube — еще один отличный ресурс для руководств по Excel, поскольку видеоуроки шаг за шагом проведут вас через наглядное пособие. Вы можете искать по задаче или по общим учебникам.

Полезно найти канал, который вам нравится, и подписаться на него. Существует так много учебных пособий по Excel, поэтому использование одного канала полезно, поскольку их часто преподает один и тот же человек в стиле, который вам нравится, и вы можете быть уверены, что не повторяете то, что уже выучили. «Технологии для студентов и учителей» — одно из моих любимых учебных пособий по Excel.

Полно технические форумы также публикуют руководства по Excel, ответьте на вопросы и дайте полезные советы и рекомендации по работе с Excel. В этом может быть немного сложнее ориентироваться, поскольку они могут не отвечать на ваш конкретный вопрос, а это означает, что вам придется копаться. Excel обновлялся годами, поэтому вам нужно убедитесь, что вы просматриваете правильную версию в год.

Прежде чем приступить к поиску ресурсов и руководств, убедитесь, что вы ознакомились с интерфейсом Excel. Таким образом, вы можете следовать инструкциям, не тратя время на поиск функций.

Также важно убедиться, что при поиске вы вводите фактический год работы программы Excel, которую вы используете. Программа существует некоторое время и претерпела немало изменений. С этими небольшими различиями может быть сложно ориентироваться, поэтому всегда указывайте год при поиске помощи.

Excel — это мощный инструмент, который является его самым большим активом, но он может легко заставить пользователей почувствовать себя подавленным. Вы можете погрузиться в его безграничные возможности и создавать сводные таблицы, диаграммы и таблицы в течение всего дня.

Прелесть Excel в том, что это имеет ценность для всех и является одной из лучших программ для организации данных. Это руководство — только начало того, что вы и Excel можете делать вместе, так что не упустите свои знания и следите за новыми учебными пособиями и руководствами!

Что дальше?

Знаете ли вы, что можно добавить Excel в свое резюме? Ознакомьтесь с нашими руководствами по написанию резюме для аспирантуры и добавлению факультативов в заявку в колледж, чтобы узнать, как это сделать.

Если вы хотите глубже погрузиться в информатику и информационные технологии, не пропустите этот список лучших школ информационных технологий.

Освоив Excel, ознакомьтесь с навыками и стратегиями тайм-менеджмента, чтобы получить от своего дня максимум удовольствия.

Есть друзья, которым тоже нужна помощь в подготовке к экзаменам? Поделитесь этой статьей!

Excel — фирменное приложение Microsoft, которое позволяет управлять, систематизировать, анализировать и форматировать данные в электронных таблицах. Независимо от того, являетесь ли вы обычным пользователем, управляющим городским бюджетом или владельцем малого бизнеса, программа непременно облегчит жизнь. Главное — научиться ей пользоваться.

Горячие клавиши для ускорения работы

Горячие клавиши — полезный инструмент, который предоставляет быстрый доступ к различным возможностям Excel. При работе с большим объёмом чисел и электронных таблиц эти комбинации значительно экономят время и избавляют от головной боли.

• Ctrl + N — создание нового документа;
• Ctrl + S — сохранение документа;
• Ctrl + O — открытие документа;
• Ctrl + W — закрытие документа;
• ALT + F1 — создание диаграммы;
• Shift + F3 — вставка функции;
• Ctrl + Shift + $ — применение денежного формата;
• Ctrl + Shift + % — применение процентного формата;
• Ctrl + Shift + & — применение границы контура;
• Alt + H + D + C — удаление столбца;
• Alt + H + B — добавление границ к ячейке.

Конечно, это — далеко не все комбинации, которые можно использовать при работе с электронными таблицами. У Microsoft есть полный список, который находится по ссылке.

Использование «Условного форматирования»

«Условное форматирование» — одна из самых важных функций Excel. Этот инструмент обеспечивает быстрые графические подсказки для идентификации конкретных ячеек. С помощью этой фичи можно выделить область с определёнными значениями, найти критические ошибки, визуализировать нужную информацию и многое другое. Например, «Условное форматирование» поможет предпринимателю всего в несколько кликов выявить процент самых эффективных продавцов или же проследить динамику продаж. Получается, самая простая смена цвета может принести огромную пользу. Чтобы настроить эту функцию, нужно перейти в меню «Главная» > «Условное форматирование» > «Панели данных», а затем выбрать набор нужных цветов для заливки.

Подробнее об условном форматировании по ссылке.

«ВПР» (VLOOKUP) для сопоставления данных в таблицах

«ВПР» — инструмент для поиска любых данных внутри конкретного столбца таблицы. Он ищет информацию в первом столбце определённого листа и возвращает соответствующее значение в той же строке из другого столбца. Например, пользователь может узнать стоимость товара, выполнив поиск по названию модели. И хотя функция «ВПР» ограничена вертикальной ориентацией, это — важный инструмент, упрощающий выполнение других задач Excel, таких как вычисление стандартного отклонения и вычисление средневзвешенных значений. Для работы с этим инструментом необходимо построить формулу «ВПР», которая включает искомое значение, диапазон искомого значения, номер столбца и слова «ИСТИНА» (если подойдёт приблизительное совпадение) или «ЛОЖЬ» (если требуется точное совпадение).

Подробнее об этом инструменте по ссылке.

Использование инструмента Power View

Power View — инструмент для исследования и визуализации данных, который может быстро сопоставлять большие объёмы информации и создавать интерактивные отчёты для презентации из таблиц, карт, графиков, матриц, гистограмм, диаграмм и так далее. Впервые эта фича появилась в Microsoft Excel 2013. Power View можно найти в меню «Вставка» > «Отчёты». При этом важно понимать, что лист Power View включает несколько компонентов: холст Power View, фильтры, список полей и вкладки на ленте.

Подробнее об этом инструменте по ссылке.

Применение «Сводных таблиц»

«Сводные таблицы» — инструмент, который позволяет суммировать, сортировать и подсчитывать большие объёмы информации в списках и таблицах. Эта фича упрощает анализ данных на основе конкретных ориентиров. «Сводные таблицы» являются идеальным решением для учителей. Например, если у педагога есть полный набор оценок за весь год, данный инструмент может сузить круг до одного ученика на один месяц. Чтобы создать сводную таблицу, нужно выбрать «Сводная таблица» на вкладке «Вставка». А ещё лучше выбрать вариант «Рекомендуемые сводные таблицы», чтобы Excel автоматически подобрал правильный тип. Также можно попробовать сводную диаграмму, которая создаёт таблицу с включённым графиком для упрощения понимания.

Подробнее об этом инструменте по ссылке.

Использование «Защиты ячеек»

Когда нужно поделиться информацией с другими пользователями, важно предотвратить случайное редактирование. Лучше всего запретить изменение значений. Сначала необходимо защитить сам лист. Для этого нужно выбрать вариант «Защитить лист» в меню «Формат». После этого стоит выбрать тип изменения, ввести пароль и подтвердить своё действие. Можно также выбрать необходимые строки или столбцы и заблокировать их, нажав «Заблокировать ячейку» в меню «Формат». Этот инструмент особенно полезен экономистам, которые создают отчёты и отправляют их для ознакомления остальным работникам. С помощью «Защиты ячеек» информация не будет случайным образом искажена или же потеряна, что, несомненно, положительно отразится на продуктивности всего отдела.

Подробнее о защите ячеек по ссылке.

Закрепление заголовков строк и столбцов

Закрепить заголовки строк и столбцов — один из самых простых приёмов Excel, с помощью которого главная информация при прокрутке всегда будет находиться на виду. Чтобы использовать этот инструмент, сначала нужно выбрать ячейку, которую необходимо закрепить — далее на вкладке «Вид» нажать «Закрепить области».

Подробнее об этом инструменте по ссылке.

Использование «Специальной вставки» для транспонирования

Невнимательные пользователи могут внести данные в столбцы, в тот момент как нужно было предоставить информацию в виде строк. Однако это не означает, что вся проделанная работа пойдёт насмарку — из такой ситуации есть простой выход. Сначала нужно скопировать исходный блок ячеек, затем правой кнопкой мыши нажать целевую ячейку и выбрать вариант «Специальная вставка» > «Транспонировать». Столбцы и строки поменяются местами.

Подробнее об этом инструменте по ссылке.

Использование «Мгновенного заполнения»

«Мгновенное заполнение» — инструмент, который заполнит столбец на основе шаблона данных, который находится в базовой ячейке. Например, если первый столбец содержит имена, а второй — фамилии, чтобы третий столбец соединил эти данные, необходимо в верхней ячейке ввести полное имя и фамилию. Далее функция мгновенного заполнения использует этот шаблон и заполнит остальные ячейки. Если же этот процесс не происходит, то, вероятнее всего, данная опция не включена. Для активации мгновенного заполнения необходимо перейти в меню «Сервис» > «Параметры» > «Дополнительно» > «Параметры правки» > «Автоматически выполнять мгновенное заполнение».

Подробнее об этом инструменте по ссылке.

Применение окна контрольного значения

Когда редактируете большой рабочий лист, часто нужно посмотреть, как изменения в одной области влияют на итоги и другие вычисления в ячейках, которые находятся за пределами страницы. Вместо того, чтобы многократно перемещаться вперёд и назад по экрану, достаточно использовать окно контрольного значения для отображения ячеек в другой части листа. Чтобы настроить этот инструмент, нужно щёлкнуть левой кнопкой мыши в пределах одной области, которую нужно отследить. Далее на панели инструментов выбрать «Формулы» и «Окно контрольного значения». А поскольку ячейка уже выбрана, останется только подтвердить, что ссылка на неё в диалоговом окне верна.

Подробнее об окне контрольного значения читайте по ссылке.

Microsoft Excel – самая популярная программа для работы с электронными таблицами. Ее преимущество заключается в наличии всех базовых и продвинутых функций, которые подойдут как новичкам, так и опытным пользователям, нуждающимся в профессиональном ПО.

В рамках этой статьи я хочу рассказать о том, как начать работу в Эксель и понять принцип взаимодействия с данным софтом.

Создание таблицы в Microsoft Excel

Конечно, в первую очередь необходимо затронуть тему создания таблиц в Microsoft Excel, поскольку эти объекты являются основными и вокруг них строится остальная работа с функциями. Запустите программу и создайте пустой лист, если еще не сделали этого ранее. На экране вы видите начерченный проект со столбцами и строками. Столбцы имеют буквенное обозначение, а строки – цифренное. Ячейки образовываются из их сочетания, то есть A1 – это ячейка, располагающаяся под первым номером в столбце группы А. С пониманием этого не должно возникнуть никаких проблем.

Обратите внимание на приведенный выше скриншот. Вы можете задавать любые названия для столбцов, заполняя данные в ячейках. Именно так формируется таблица. Если не ставить для нее границ, то она будет бесконечной. В случае необходимости создания выделенной таблицы, которую в будущем можно будет редактировать, копировать и связывать с другими листами, перейдите на вкладку «‎Вставка» и выберите вариант вставки таблицы.

Задайте для нее необходимую область, зажав левую кнопку мыши и потянув курсор на необходимое расстояние, следя за тем, какие ячейки попадают в пунктирную линию. Если вы уже разобрались с названиями ячеек, можете заполнить данные самостоятельно в поле расположения. Однако там нужно вписывать дополнительные символы, с чем новички часто незнакомы, поэтому проще пойти предложенным способом. Нажмите «‎ОК» для завершения создания таблицы.

На листе вы сразу же увидите сформированную таблицу с группировками по столбцам, которые можно сворачивать, если их отображение в текущий момент не требуется. Видно, что таблица имеет свое оформление и точно заданные границы. В будущем вам может потребоваться увеличение или сокращение таблицы, поэтому вы можете редактировать ее параметры на вкладке «‎Конструктор».

Обратите внимание на функцию «‎Экспресс-стили», которая находится на той же упомянутой вкладке. Она предназначена для изменения внешнего вида таблицы, цветовой гаммы. Раскройте список доступных тем и выберите одну из них либо приступите к созданию своей, разобраться с чем будет не так сложно.

Основные элементы редактирования

Работать в Excel самостоятельно – значит, использовать встроенные элементы редактирования, которые обязательно пригодятся при составлении таблиц. Подробно останавливаться на них мы не будем, поскольку большинство из предложенных инструментов знакомы любому пользователю, кто хотя бы раз сталкивался с подобными элементами в том же текстовом редакторе от Microsoft. 

На вкладке «‎Главная» вы увидите все упомянутые инструменты. С их помощью вы можете управлять буфером обмена, изменять шрифт и его формат, использовать выравнивание текста, убирать лишние знаки после запятой в цифрах, применять стили ячеек и сортировать данные через раздел «‎Редактирование».

Использование функций Excel

По сути, создать ту же таблицу можно практически в любом текстовом или графическом редакторе, но такие решения пользователям не подходят из-за отсутствия средств автоматизации. Поэтому большинство пользователей, которые задаются вопросом «‎Как научиться работать в Excel», желают максимально упростить этот процесс и по максимуму задействовать все встроенные инструменты. Главные средства автоматизации – функции, о которых и пойдет речь далее.

1. Если вы желаете объявить любую функцию в ячейке (результат обязательно выводится в поле), начните написание со знака «​=», после чего впишите первый символ, обозначающий название формулы. На экране появится список подходящих вариантов, а нажатие клавиши TAB выбирает одну из них и автоматически дописывает оставшиеся символы.

2. Обратите внимание на то, что справа от имени выбранной функции показывается ее краткое описание от разработчиков, позволяющее понять предназначение и действие, которое она выполняет.

3. Если кликнуть по значку с функцией справа от поля ввода, на экране появится специальное окно «‎Вставка функции», в котором вы можете ознакомиться со всеми ними еще более детально, получив полный список и справку. Если выбрать одну из функций, появится следующее окно редактирования, где указываются аргументы и опции. Это позволит не запутаться в правильном написании значений.

4. Взгляните на следующее изображение. Это пример самой простой функции, результатом которой является сумма указанного диапазона ячеек или двух из них. В данном случае знак «:»​ означает, что все значения ячеек указанного диапазона попадают под выражение и будут суммироваться. Все формулы разобрать в одной статье нереально, поэтому читайте официальную справку по каждой или найдите открытую информацию в сети.

5. На вкладке с формулами вы можете найти любую из них по группам, редактировать параметры вычислений или зависимости. В большинстве случаев это пригождается только опытным пользователям, поэтому просто упомяну наличие такой вкладки с полезными инструментами.

Вставка диаграмм

Часто работа в Эксель подразумевает использование диаграмм, зависимых от составленной таблицы. Обычно это требуется ученикам, которые готовят на занятия конкретные проекты с вычислениями, однако применяются графики и в профессиональных сферах. На данном сайте есть другая моя инструкция, посвященная именно составлению диаграммы по таблице. Она поможет разобраться во всех тонкостях этого дела и самостоятельно составить график необходимого типа.

Подробнее: Как построить диаграмму по таблице в Excel: пошаговая инструкция

Элементы разметки страницы

Вкладка под названием «‎Разметка страницы» пригодится вам только в том случае, если создаваемый лист в будущем должен отправиться в печать. Здесь вы найдете параметры страницы, сможете изменить ее размер, ориентацию, указать область печати и выполнить другое редактирование. Большинство доступных инструментов подписаны, и с их использованием не возникнет никаких проблем. Учитывайте, что при внесении изменений вы можете нажать комбинацию клавиш Ctrl + Z, если вдруг что-то сделали не так.

Сохранение и переключение между таблицами

Программа Эксель подразумевает огромное количество мелочей, на разбор которых уйдет ни один час времени, однако начинающим пользователям, желающим разобраться в базовых вещах, представленной выше информации будет достаточно. В завершение отмечу, что на главном экране вы можете сохранять текущий документ, переключаться между таблицами, отправлять их в печать или использовать встроенные шаблоны, когда необходимо начать работу с заготовками.

Надеюсь, что эта статья помогла разобраться вам с тем, как работать в Excel хотя бы на начальном уровне. Не беспокойтесь, если что-то не получается с первого раза. Воспользуйтесь поисковиком, введя там запрос по теме, ведь теперь, когда имеются хотя бы общие представления об электронных таблицах, разобраться в более сложных вопросах будет куда проще.

Excel — удобный и доступный инструмент, содержащий сотни полезных функций. В электронных таблицах можно быстро рассчитать значения по заданным критериям, найти в огромном массиве данных нужную информацию. Поэтому многие компании используют его для финансового моделирования и управления.

Формулы в Excel довольно гибкие. В их основе лежат порядка десятка категорий различных функций — логических, математических, статистических, финансовых, инженерных, аналитических, текстовых.

Вы можете воспользоваться нашей памяткой, которая поможет не забыть, какой инструмент Excel для чего предназначен (таблица 1).

Таблица 1. 17 полезных функций Excel

Функция	Назначение	Пример
1	СУММ	Позволяет складывать отдельные значения, диапазоны ячеек, ссылки на ячейки или данные всех этих трёх видов.	=СУММ(Число 1;Число 2;…Число n) или =СУММ(А1;B1;C1) — сумма значений в ячейках
2	ПРОИЗВЕД	Перемножает все числа, переданные как аргументы, и возвращает произведение.	=ПРОИЗВЕД(Число 1; Число 2;…;Число n) или =ПРОИЗВЕД(А1;B1;C1) — произведение значений в ячейках
3	СРЗНАЧ	Считает среднее арифметическое числовых значений.	=СРЗНАЧ(Число 1; Число 2;…;Число n) или =СРЗНАЧ(А1;A2;A3)
4	ЕСЛИ	Позволяет выполнять логические сравнения значений и ожидаемых результатов (проверить, выполняются ли заданные условия в выбранном диапазоне таблицы). У функции возможны два результата (ИСТИНА и ЛОЖЬ). Функцию ЕСЛИ можно настроить сразу по нескольким критериям.	=ЕСЛИ(логическое выражение; [функция если истина]; [функция если ложь]) Например, если в таблице нужно определить значения меньше 100, то значение 96 будет отмечено функцией как истинное, а значение 125 — как ложное. =ЕСЛИ(A1>=100;»истина»;ЕСЛИ(A1<100;»ложь«))
5	СУММЕСЛИ	Суммирует значения, удовлетворяющие заданным условиям (например, все затраты из одной категории).	=СУММЕСЛИ(ячейки которые нужно проверить на условие; условие; какие ячейки складывать при удовлетворении условию)
6	СЧЁТЕСЛИ	Подсчитывает количество ячеек в диапазоне, удовлетворяющих заданному условию (например, сколько раз в списке повторяется то или иное название).	= СЧЕТЕСЛИ(ячейки которые надо подсчитывать, критерий по которым ячейку принимать в расчёт)
7	СРЗНАЧЕСЛИ	Рассчитывает условное среднее значение.	=СРЗНАЧЕСЛИ(ячейки которые нужно проверить на условие; условие; для каких ячеек рассчитывать среднее при удовлетворении условию)
8	МИН	Возвращает наименьшее значение в списке аргументов.	=МИН(Число 1; Число 2;…;Число n) или =МИН(A2:A6)
9	МАКС	Возвращает максимальное значение в списке аргументов (функция обратная МИН).	=МАКС(Число 1; Число 2;…;Число n) или =МАКС(A2:A6)
10	НАИМЕНЬШИЙ	Используется для получения минимального значения из заданного диапазона ячеек (возвращает k-ое наименьшее значение из массива данных).	В ячейках А1;A5 находятся числа 1;3;6;5;10. =НАИМЕНЬШИЙ (A1;A5) при разных k: k=1; результат =1 (первое наименьшее значение) k=2; результат=2 (второе наименьшее значение) k=3; результат=5 (третье наименьшее значение)
11	НАИБОЛЬШИЙ	Позволяет выбрать значение по его относительному местоположению (возвращает k-ое по величине значение из множества данных). Функцией можно воспользоваться для определения наилучшего, второго или третьего результатов.	В ячейках А1;A5 находятся числа 1;3;6;5;10. = НАИБОЛЬШИЙ (A1;A5) при разных k: k=1; результат = 10 (первое наибольшее значение) k=2; результат = 6 (второе наибольшее значение) k=3; результат = 5 (третье наибольшее значение)
12	СЖПРОБЕЛЫ	Позволяет избавиться от всех лишних пробелов в заданных ячейках (кроме уместных одинарных).	=СЖПРОБЕЛЫ(адрес ячейки)
13	ЛЕВСИМВ	Возвращает заданное количество знаков из указанной строки слева.	=ЛЕВСИМВ(адрес ячейки; количество знаков)
14	ПРАВСИМВ	Возвращает заданное количество знаков из указанной строки справа.	=ПРАВСИМВ(адрес ячейки; количество знаков)
15	ПСТР	Возвращает знаки из текстовой строки, начиная с указанной позиции.	=ПСТР(адрес ячейки; начальное число; число знаков)
16	ВПР	Позволяет находить данные по строкам в таблице или диапазоне (по фрагменту известных данных можно найти неизвестные) Например, по номеру товара можно найти его цену или по идентификатору найти имя сотрудника.	=ВПР(искомое значение; таблица; номер столбца; тип совпадения) Тип совпадения может быть приблизительным или точным. Для передачи точного значения в формуле нужно прописать 0 или ЛОЖЬ, для передачи приблизительных значений указывается 1 или ИСТИНА
17	Конкатенация	Позволяет объединить в одной ячейке данные из двух и более ячеек. Самый простой способ — вставить между адресами ячеек амперсанд (&).	=ячейка 1&ячейка 2…&ячейка n (=A1&A2&A3)

В Excel немало и других инструментов, и хитростей, зная которые можно существенно упростить себе работу. Вот шесть из них.

1. Чем полезно умное форматирование

Чтобы систематизировать данные, привести таблицы в понятный и презентабельный вид можно использовать условное форматирование (рисунок 1). Это целый массив способов обработки данных.

Методы основаны на цветном выделении ячеек в зависимости от различных критериев:

• ранжирования по диапазону значений с помощью гистограмм
• сравнения с константой
• различных значков

Благодаря динамике, данные корректируются при каждом изменении.

Рисунок 1. Условное форматирование

2. Как создать умную таблицу

Список данных в Excel можно преобразовать в умную таблицу (рисунок 2), у которой есть масса полезных функций:

• шапка таблицы автоматически закрепляется при прокрутке, включаются кнопки фильтра для отбора и сортировки;
• при дописывании новых столбцов и строк таблица автоматически растягивается;
• появляется дополнительная вкладка «Конструктор» с дополнительными инструментами анализа и настроек;
• введённые формулы автоматом копируются на весь столбец.

Рисунок 2. Умная таблица

3. Как визуализировать данные с помощью спарклайнов

Чтобы отобразить динамику ваших данных, можно использовать спарклайны. Это маленькие диаграммы, расположенные прямо в ячейках.

Чтобы создать спарклайн, нажмите «Вставка» → группа «Спарклайны» → кнопка «График» или «Гистограмма» (рисунок 3).

Рисунок 3. Спарклайны

4. Как перенести большую формулу

При переносе большой формулы, содержащей ссылки на ячейки, может измениться ссылка. Чтобы этого не произошло, можно прибегнуть к небольшой хитрости.

Замените знак «=» на «!». Формула превратится в символьную строку, которая перемещается без изменений. После того как формула полностью вписана в нужную ячейку, поменяйте знак обратно на «=».

5. Как ускорить и упростить работу с помощью Power Query

Представьте, что вам нужно составлять еженедельный отчёт. Вы готовите таблицы в Excel. А исходные вы получаете в виде CSV-файлов. Нужно каждый раз искать в них только необходимую вам информацию, вставлять данные в Excel, обновляя сводные данные и графики. Всё можно сделать намного проще, воспользовавшись Power Query.

Это технология подключения к данным. С помощью Power Query можно находить, загружать, объединять, преобразовывать, обновлять, и уточнять данные из различных источников.

Надстройка умеет собирать данные из фалов почти 40 различных форматов (например, TXT, XLSX, HTML, CSV, JSON, XML). Помогает менять регистр на правильный, приводить цифры к числовому формату, заполнять пробелы, исправлять заголовки таблиц, разделять текстовые фрагменты на столбцы и склеивать их снова в единый текст, удаляет пустые столбцы и строки, выполняет многие другие полезные операции.

Power Query представлена в двух вариантах:

• отдельным модулем, доступным для скачивания с официального сайта Microsoft (для Excel 2010-13).
• как сервисная функция в составе редактора (рисунок 4).

В большинстве последних версий Excel надстройка находится на вкладке «Данные» → Получить и преобразовать.

Рисунок 4. Power Query

6. Как восстановить несохранённые файлы

Даже если вы закрыли документ, забыв «согласиться» с сохранением, есть шанс восстановить данные. Вот алгоритм для разных версий Excel:

• Excel 2010: «Файл» → «Последние» и найдите в правом нижнем углу экрана кнопку «Восстановить несохранённые книги».
• Excel 2013: «Файл» → «Сведения» → «Управление версиями» → «Восстановить несохранённые книги».
• Для последующих версий Excel: «Файл» → «Сведения» → «Управление книгой».

Здесь вы найдёте временные копии созданных, изменённых, но несохраненных книг.

Иллюстрация: Meery Mary для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Excel — универсальный софт для работы с электронными таблицами. Он одинаково хорош как для составления примитивных отчётов или графиков, так и для глубокого анализа больших объёмов информации.

Функции Excel позволяют делать всё, что может понадобиться в работе с таблицами: объединять ячейки, переносить данные с одного листа на другой, закреплять строки и столбцы, делать выпадающие списки и так далее. Они значительно упрощают работу с данными, поэтому применять их должны уметь все.

В Skillbox Media есть серия инструкций по работе с Excel. В этом материале — подборка главных возможностей программы и ссылки на подробные руководства с примерами и скриншотами.

• Как ввести и оформить данные
• Как работать с формулами и функциями
• Как объединить ячейки и данные в них
• Как округлить числа
• Как закрепить строки и столбцы
• Как создать и настроить диаграммы
• Как посчитать проценты
• Как установить обычный и расширенный фильтр
• Как сделать сортировку
• Как сделать выпадающий список
• Как пользоваться массивами
• Как использовать функцию ЕСЛИ
• Как использовать поисковые функции
• Как делать сводные таблицы
• Как делать макросы
• Как узнать больше о работе в Excel

---

С этого видеоурока стоит начать знакомство с Excel. В нём сертифицированный тренер по Microsoft Office Ренат Шагабутдинов показывает:

• какие есть способы и инструменты для ввода данных в Excel;
• как копировать, переносить и удалять данные;
• как настраивать форматы и стили таблиц;
• как создавать пользовательские форматы, чтобы таблицы становились нагляднее.

Формулы в Excel — выражения, с помощью которых проводят расчёты со значениями на листе. Пользователи вводят их в ячейки таблицы вручную. Чаще всего их используют для простых вычислений.

Функции в Excel — заранее созданные формулы, которые проводят вычисления по заданным значениям и в указанном порядке. Они позволяют выполнять как простые, так и сложные расчёты.

На тему работы с формулами и таблицами тоже есть видеоурок. В нём Ренат Шагабутдинов показывает:

• как проводить расчёты с помощью стандартных формул и функций;
• как создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками;
• как находить ошибки в формулах.

Функция объединения позволяет из нескольких ячеек сделать одну. Она пригодится в двух случаях:

• когда нужно отформатировать таблицу — например, оформить шапку или убрать лишние пустые ячейки;
• когда нужно объединить данные таблицы — например, сделать одну ячейку из нескольких и при этом сохранить всю информацию в них.

В статье подробно рассказали о четырёх способах объединения ячеек в Excel:

• Кнопка «Объединить» — когда нужно сделать шапку в таблице.
• Функция СЦЕПИТЬ — когда нужно собрать данные из нескольких ячеек в одну.
• Функция СЦЕП — когда нужно собрать данные из большого диапазона.
• Функция ОБЪЕДИНИТЬ — когда нужно собрать данные из большого диапазона и автоматически разделить их пробелами.

Округление необходимо, когда точность чисел не важна, а в округлённом виде они воспринимаются проще.

В Excel округлить числа можно четырьмя способами:

• Округление через изменение формата ячейки — когда нужно округлить число только визуально.
• Функция ОКРУГЛ — когда нужно округлить число по правилам математики.
• Функции ОКРУГЛВВЕРХ и ОКРУГЛВНИЗ — когда нужно самостоятельно выбрать, в какую сторону округлить число.
• Функция ОКРУГЛТ — когда нужно округлить число с заданной точностью.

В статье показали, как применять эти способы округления.

Закрепление областей таблицы полезно, когда все данные не помещаются на экране, а при прокрутке теряются названия столбцов и строк. После закрепления необходимые области всегда остаются на виду.

Опция «замораживает» первую строку таблицы, первый столбец или несколько столбцов и строк одновременно. В этой статье Skillbox Media мы подробно разбирали, как это сделать.

Диаграммы используют для графического отображения данных таблиц. Также с помощью них показывают зависимости между этими данными. Сложная информация, представленная в виде диаграмм, воспринимается проще: можно расставлять нужные акценты и дополнительно детализировать данные.

В статье «Как создать и настроить диаграммы в Excel» рассказали:

• для чего подойдёт круговая диаграмма и как её построить;
• как показать данные круговой диаграммы в процентах;
• для чего подойдут линейчатая диаграмма и гистограмма, как их построить и как поменять в них акценты;
• как форматировать готовую диаграмму — добавить оси, название, дополнительные элементы;
• как изменить данные диаграммы.

В этой статье Skillbox Media подробно рассказывали о четырёх популярных способах расчёта процентов в Excel:

• как рассчитать процент от числа — когда нужно найти процент одного значения в общей сумме;
• как отнять процент от числа или прибавить процент к числу — когда нужно рассчитать, как изменятся числа после уменьшения или увеличения на заданный процент;
• как рассчитать разницу между числами в процентах — когда нужно понять, на сколько процентов увеличилось или уменьшилось число;
• как рассчитать число по проценту и значению — когда нужно определить, какое значение будет у процента от заданного числа.

Фильтры в таблицах используют, чтобы из большого количества строк отобразить только нужные. В отфильтрованной таблице показаны данные, которые соответствуют критериям, заданным пользователем. Ненужная информация скрыта.

В этой статье Skillbox Media на примерах показали:

• как установить фильтр по одному критерию;
• как установить несколько фильтров одновременно и отфильтровать таблицу по заданному условию;
• для чего нужен расширенный фильтр и как им пользоваться;
• как очистить фильтры таблицы.

Сортировку в Excel настраивают, когда информацию нужно отобразить в определённом порядке. Например, по возрастанию или убыванию чисел, по алфавиту или по любым пользовательским критериям.

В статье о сортировке в Excel разобрали:

• как сделать сортировку данных по одному критерию;
• как сделать сортировку по нескольким критериям;
• как настроить пользовательскую сортировку.

Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее. Эта функция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры — например, фамилии сотрудников или наименования товаров.

В статье дали пошаговую инструкцию по созданию выпадающих списков — на примере каталога авто.

Массивы в Excel — данные из двух и более смежных ячеек таблицы, которые используют в расчётах как единую группу, одновременно. Это делает работу с большими диапазонами значений более удобной и быстрой.

С помощью массивов можно проводить расчёты не поочерёдно с каждой ячейкой диапазона, а со всем диапазоном одновременно. Или создать формулу, которая одним действием выполнит сразу несколько расчётов с любым количеством ячеек.

В статье показали, как выполнить базовые операции с помощью формул массивов и операторов Excel:

• построчно перемножить значения двух столбцов;
• умножить одно значение сразу на весь столбец;
• выполнить сразу два действия одной формулой;
• поменять местами столбцы и строки таблицы.

ЕСЛИ — логическая функция Excel. С помощью неё проверяют, выполняются ли заданные условия в выбранном диапазоне таблицы.

Это может быть удобно, например, при работе с каталогами. Пользователь указывает критерий, который нужно проверить, — функция сравнивает этот критерий с данными в ячейках таблицы и выдаёт результат.

В статье Skillbox Media подробнее рассказали о том, как работает и для чего нужна функция ЕСЛИ в Excel. На примерах показали, как запустить функцию ЕСЛИ с одним или несколькими условиями.

Поисковые функции в Excel нужны, чтобы ускорить работу с большими объёмами данных. С их помощью значения находят в одной таблице и переносят в другую. Не нужно, например, самостоятельно сопоставлять и переносить сотни наименований, функция делает это автоматически.

В этой статье Skillbox Media разобрали, для чего нужна функция ВПР и когда её используют. Также показали на примере, как её применять пошагово.

В видеоуроке ниже Ренат Шагабутдинов показывает, как работают другие поисковые функции Excel — ПОИСКПОЗ и ПРОСМОТРX. А также учит пользоваться функциями для расчётов с условиями — СЧЁТ, СУММ, СРЗНАЧ, ИНДЕКС.

Сводные таблицы — инструмент для анализа данных в Excel. Сводные таблицы собирают информацию из обычных таблиц, обрабатывают её, группируют в блоки, проводят необходимые вычисления и показывают итог в виде наглядного отчёта.

С помощью сводных таблиц можно систематизировать тысячи строк и преобразовать их в отчёт за несколько минут. Все параметры этого отчёта пользователь настраивает под себя и свои потребности.

В статье дали пошаговую инструкцию по созданию сводных таблиц с примером и скриншотами. Также на эту тему есть бесплатный видеоурок.

Макрос в Excel — алгоритм действий, записанный в одну команду. С помощью макросов можно выполнить несколько шагов в Excel, нажав на одну кнопку в меню или на сочетание клавиш.

Макросы используют для автоматизации рутинных задач. Вместо того чтобы совершать несколько повторяющихся действий, пользователь записывает ход их выполнения в одну команду — и запускает её, когда нужно выполнить все эти действия снова.

В статье дали инструкцию по работе с макросами для новичков. В ней подробно рассказали, для чего нужны макросы и как они работают. А также показали, как записать и запустить макрос.

• В Skillbox есть курс «Excel + Google Таблицы с нуля до PRO». Он подойдёт как новичкам, которые хотят научиться работать в Excel с нуля, так и уверенным пользователям, которые хотят улучшить свои навыки. На курсе учат быстро делать сложные расчёты, визуализировать данные, строить прогнозы, работать с внешними источниками данных, создавать макросы и скрипты.
• Кроме того, Skillbox даёт бесплатный доступ к записи онлайн-интенсива «Экспресс-курс по Excel: осваиваем таблицы с нуля за 3 дня». Он подходит для начинающих пользователей. На нём можно научиться создавать и оформлять листы, вводить данные, использовать формулы и функции для базовых вычислений, настраивать пользовательские форматы и создавать формулы с абсолютными и относительными ссылками.
• Здесь собраны все бесплатные видеоуроки по Excel и «Google Таблицам», о которых мы говорили выше.

Научитесь: Excel + Google Таблицы с нуля до PRO
Узнать больше