Регистрация документов в microsoft word

Введение

Формирование шаблона документа

Форма для шаблона

Регистрация документов

Заключение

Введение

Несколько лет назад мне пришлось сотрудничать с юридическим бюро, специализирующимся
на регистрации предприятий. Существенной частью работы юристов было составление
учредительных документов. Для регистрации нового предприятия составлялся целый
пакет документов: учредительный договор, устав, заявление, протоколы и справки.
Пакеты документов несколько отличались разнообразием, в зависимости от организационной
структуры (акционерное общество, паевое товарищество), количества участников
(один или несколько), формирования уставного капитала (денежные или не денежные
взносы). Для формирования документов использовался WinWord под управлением Windows
3.x. Сначала каждый документ сохранялся в виде отдельного файла с замысловатым
именем, включающим название фирмы и вид документа, причем все это «утрамбовывалось»
в восемь символов — стандарт именования DOS. За год накапливалось несколько
тысяч таких файлов. Естественно, найти нужный файл было очень трудно, хотя такая
потребность возникала довольно часто — в связи с необходимостью внесения
изменений или заимствования.

Чтобы как-то облегчить работу юристов, я предложил им сформировать несколько
шаблонов, содержащих целые пакеты документов, разделенных на секции. В шаблонах
появились оглавления. В начале шаблонов помещались таблицы, в которых были сведены
все закладки (bookmarks), используемые в секциях в качестве перекрестных ссылок.
Работа существенно упростилась, но проблемы с поиском файлов остались. Кроме
того, ввод данных в пространство между квадратных скобок, задающих поля закладок,
и обновление документа требовали определенного навыка и применения разных хитростей
вроде «нерасширяемых пробелов».

Второй раз с проблемами формирования юридических документов я столкнулся недавно,
при реализации проекта класса Time Billing System — системы учета затрат
времени специалистов (юристов), связанных с клиентскими договорами обслуживания.
Одной из задач была возможность как генерировать стандартные документы, так
и учитывать время работы с ними. На этот раз в моем распоряжении были Microsoft
Office и VBA, а документы готовились с помощью Microsoft Word.

В результате этих работ и появились пути решения, предлагаемые вниманию читателя.

Формирование шаблона документа

Задача формирования стандартных документов возникает достаточно часто. Обычно
для этой цели используются шаблоны, включающие поля подстановки. Но если документ
не может быть представлен в виде бланка с привычными элементами управления,
имеющимися на панели инструментов «Формы», задача существенно усложняется.

Рассмотрим решение данной задачи на примере составления упрощенного учредительного
договора с переменным числом участников. Допустим, первоначальный шаблон этого
документа выглядит как на рис. 1. Для придания примеру
большей достоверности пришлось реализовать особенности известной пишущей машинки
с отсутствующей литерой «Е».

Переменная информация для данного шаблона выделена на рисунке цветом. Особенность
документа в том, что количество участников договора может меняться. Следовательно,
при подготовке шаблона не обойтись без полей { IF }.

Первая проблема, возникающая у разработчика, состоит в выборе объектов для
хранения переменных значений текста. В качестве основного кандидата обычно рассматривается
коллекция Bookmarks (закладки). Именно эти объекты фигурируют в большинстве
примеров и в качестве аргументов полей подстановки. Для вставки закладки требуется
указать место в документе или использовать выделенный фрагмент текста. Это не
всегда удобно, особенно если документ объемный. Разбросанные по всему тексту
закладки легко пропустить при визуальном просмотре. А если значение закладки
«пусто», ее можно даже ошибочно удалить.

Другой кандидат — коллекция Variables (переменные). Объекты этого типа
вообще не видны в тексте документа, что позволяет строить различные шаблоны
на одном множестве переменных, не заботясь о возможных потерях. Встроенных средств
создания и редактирования этих объектов, к сожалению, не существует, и разработчику
документа приходится решать эту проблему дополнительно, путем программирования
на VBA диалоговых форм для доступа к переменным.

Следует отметить, что и закладки, и переменные должны отвечать общим правилам
именования VBA: имена объектов не должны состоять из цифр, содержать пробелов
и специальных символов.

Всех этих недостатков лишена коллекция CustomDocumentProperties (Свойства документа).
Так же как и закладки, свойства легко используются в полях. Так же как и переменные,
свойства не видны в тексте. Кроме того, существует стандартный инструмент редактирования
свойств — это команда: «Файл. Свойства», вкладка «Прочие». В именах свойств
допустимы пробелы. Более того, свойству можно присвоить определенный тип: текст,
дата, число или булев.

Для того чтобы автоматизировать утомительную процедуру превращения исходного
документа в шаблон с вынесением переменных значений в коллекцию свойств, воспользуемся
макросом, представленным ниже. Алгоритм его вполне логичен. Пользователь выделяет
в исходном тексте фрагмент, который должен стать полем постановки, и запускает
макрос. В диалоговом окне уточняется имя создаваемого свойства, а затем все
вхождения выделенного текста заменяются полем DOCPROPERTY.

Sub SetProperties()
Dim strName As String
Dim strVal As String
Dim strFld As String
Dim objDp As DocumentProperties
Dim blnFound As Boolean
Dim objTest As Object
Dim intAns As Integer
strName = Trim(Selection.Text)
strVal = strName
strName = InputBox(“Value = “ & strVal & Chr(13) & Chr(13)        _
& “Enter Name, Please.”, “Set Property”, strName)
If strName <> Empty Then
blnFound = False
For Each objTest In ActiveDocument.CustomDocumentProperties
If objTest.Name = strName Then blnFound = True
Next
If blnFound Then
intAns = MsgBox(“Name Already Exist”, vbCritical)
Exit Sub
End If
Set objDp = ActiveDocument.CustomDocumentProperties
objDp.Add Name:=strName, LinkToContent:=False, _
Type:=msoPropertyTypeString, Value:=strVal
strFld = “DOCPROPERTY “ & “””” & strName & “”””
With ActiveDocument.Content.Find
.ClearFormatting
Do While .Execute(FindText:=strVal, Forward:=True, _
Format:=True) = True
With .Parent
.Select
intAns = MsgBox(“Replace “ & “””” & Selection _
& “””” & Chr(13) & “ With “ _
& strFld, vbYesNo + vbQuestion)
If intAns = vbYes Then
Selection.Fields.Add Range:=Selection.Range, _
Type:=wdFieldEmpty, Text:= _
strFld, PreserveFormatting:=False
End If
.StartOf Unit:=wdWord, Extend:=wdMove
.Move Unit:=wdWord, Count:=1
End With
Loop
End With
Else
Exit Sub
End If
End Sub

На рис. 2, 3 показаны фрагменты работы этого макроса.

Однако на этом работа над шаблоном не заканчивается. Осталась нерешенной проблема
списков переменной длины. В нашем примере это количество участников договора.
Здесь придется поработать вручную. Предварительно используем маленькую хитрость.
Добавим к списку свойств два элемента. Первое свойство назовем «количество участников»,
а второе «CR». Свойству CR присвоим значение CHR(13). Это нам пригодится для
размещения с новой строки имени каждого участника.

Теперь список, состоящий максимально из трех участников, можно «запрограммировать»
следующим образом:

{ IF { DOCPROPERTY “количество участников” } > “0” _
“{ DOCPROPERTY “участник 1” }{ DOCPROPERTY “CR” }” } _
{ IF { DOCPROPERTY “количество участников” } > “1” _
“{ DOCPROPERTY “участник 2” }{ DOCPROPERTY “CR” }” } _
{ IF { DOCPROPERTY “количество участников” } > “2” _
“{ DOCPROPERTY “участник 3” }{ DOCPROPERTY “CR” }” }

Поскольку свойство CR, вызывающее перевод строки, вставляется только при выполнении
необходимого условия, полученный в результате текст не будет иметь ни одного
«лишнего» символа. Если значение свойства «количество участников» меньше единицы,
символы в тексте вообще не появятся.

С помощью аналогичного приема можно легко сформировать даже места для переменного
числа подписей внизу документа. Работа формул для разного количества участников
показана на рис. 4, 5.

На этом проектирование шаблона можно считать завешенным — получен полноценный
объект, задавая свойства которого можно существенно видоизменять его внешнее
представление.

Форма для шаблона

Чтобы получить законченную конструкцию, потребуется разработка формы для ввода
переменных значений свойств документа. Для реализации формы воспользуемся рабочей
книгой Excel. Форма на листах Excel, по сравнению с экранными формами VBA, обладает
целым рядом преимуществ. Во-первых, это простота реализации, позволяющая полностью
автоматизировать процесс проектирования, во-вторых — удобство ввода дат
и числовых значений, в-третьих — практически неограниченные размеры.

Следует отметить, что в большинстве случаев приходится проектировать две формы.
Одна из них предназначена для быстрого ввода исходных данных, а вторая, скрытая
от пользователя, выполняет преобразования исходных данных к рабочему формату
свойств текстового документа. Примерами необходимости такого преобразования
могут служить ввод дат и сумм в виде чисел, а также подстановка их в текстовый
документ в виде текстовых выражений. Помимо этого примерами являются разного
рода вычисления, выполняемые в промежуточной форме, или формирование сокращенной
записи имени и отчества людей. При обычном подходе, использующем экранные формы
VBA, все эти преобразования пришлось бы реализовывать в виде программного кода.
Гораздо проще применить обычные формулы в ячейках Excel.

Выбрав для формы рабочий лист Excel, можно, не задумываясь о дизайне, изобразить
ее в виде таблицы, состоящей из двух колонок. Слева расположить названия параметров,
а справа зарезервировать места для значений. Вспомним, что выбор в качестве
носителей переменных значений DocumentProperties позволяет использовать имена
с пробелами. Это означает, что на долю нашей фантазии относительно того, как
заполнить левый столбец формы, практически ничего не остается. Поэтому сгенерируем
форму автоматически, записав в левый столбец имена всех свойств из подготовленного
ранее шаблона документа.

Public Sub GetPropertiesFromWord(strPath As String)
Dim objWord As New Word.Application
Dim objWordDoc As Word.Document
Dim strName As String
Dim strVal As String
Dim objProp As Object
ActiveCell.Select
With objWord
.Visible = True
.WindowState = wdWindowStateMaximize
Set objWordDoc = .Documents.Open(strPath)
End With
For Each objProp In objWordDoc.CustomDocumentProperties
If objProp.Type = msoPropertyTypeString Then
strName = objProp.Name
strVal = objProp.Value
Selection.Range(“A1”).Value = strName
Selection.Range(“B1”).Value = strVal
Selection.Range(“A2”).Select
End If
Next
objWordDoc.Application.Quit
End Sub

Теперь можно поработать над форматированием. В случае необходимости придется
сделать промежуточную форму, а главное — предусмотреть для пользователя
командные кнопки. Первая и самая простая в реализации кнопка — «Печать».
Макрос, соответствующий этой кнопке, очевиден. Необходимо создать в Word новый
документ на основании заданного шаблона, присвоить свойствам этого документа
значения из формы, обновить поля в документе и, наконец, напечатать его. Ниже
приведена соответствующая программа.

Public Sub PrintWordDocument(strPath As String, blnNew As Boolean)
Dim objWord As New Word.Application
Dim objWordDoc As Word.Document
Dim strName As String
Dim strVal As String
Dim varVal As Variant
Dim objTbl As Range
Dim objCell As Range
Dim strInput As String
Dim intCopies As Integer
intCopies = 1
strInput = InputBox(“Enter Number Of Copies, Please.”, _
“Printing”, intCopies)
If strInput <> Empty Then
intCopies = Val(strInput)
If intCopies < 1 Then intCopies = 1
Else
Exit Sub
End If
With objWord
.Visible = True
.WindowState = wdWindowStateMaximize
If blnNew Then
Set objWordDoc = .Documents.Add(Template:= _
strPath, NewTemplate:=False)
Else
Set objWordDoc = .Documents.Open(strPath)
End If
End With
Set objTbl = ActiveCell.CurrentRegion
objTbl.Offset(0, 0).Resize(objTbl.Rows.Count, 1).Select
For Each objCell In Selection
strName = objCell.Value
varVal = objCell.Offset(0, 1).Value
strVal = varVal
objWordDoc.CustomDocumentProperties(strName).Value = strVal
Next
objWordDoc.Fields.Update
objWordDoc.PrintOut Background:=False, Copies:=intCopies
objWordDoc.Close wdDoNotSaveChanges
objWord.Quit
End Sub

Следует отметить, что для работы приведенных выше процедур необходимо в Excel
VBA-проекте подключить библиотеку Microsoft Word Object Library. Для этого требуется
поставить «галочку» против названия библиотеки в окне доступных ссылок (меню
«Сервис», команда «Ссылки»).

Регистрация документов

Итак, мы получили конструкцию «форма + документ», часто используемую на практике.
Однако эта конструкция достаточно громоздка, поскольку в ней задействованы два
приложения. Напомним, что целью разработки является не только формирование,
но и регистрация документов — важнейший элемент правильного делопроизводства.
Обычно регистрация событий производится в журнале. Проще всего реализовать журнал
в виде списка Excel, тем более что для этого имеется подходящая книга.

Сформировать список очень просто. Для строки заголовков нужно скопировать левую
колонку формы, которая содержит наименования свойств, и вставить их в строку
заголовков списка путем транспонирования. После печати экземпляра документа
в «тело» списка достаточно транспонировать правую колонку формы. Полученную
конструкцию можно разнообразить макросами SaveToList и ExtractFromList, обеспечивающими
обмен информацией между формой и списком. Приводить примеры этих макросов автор
считает нецелесообразным.

Несмотря на законченность, построенная система документов далека от идеальной.
Критически настроенный пользователь может заметить, что хорошо бы было предусмотреть
не только возможность печати стандартного документа, но и его модификацию (при
необходимости). И будет прав. Если уж в процессе работы открывается Word, то
почему бы не остановиться и не продемонстрировать навыки машинописи. Однако
в этом случае вся наша работа с журналом регистрации рушится. Оставив пользователя
наедине с Word, мы не только теряем момент регистрации (после печати), но и
ставим под сомнение достоверность параметров, использованных при формировании
документа. Ведь никто не может гарантировать, что при ручной правке пользователь
не изменил до неузнаваемости содержание документа. Картину дополняют возможности
Word одновременно открывать и редактировать несколько документов и печатать
все подряд.

Вероятно, идеальное решение в условиях такой неопределенности найти невозможно,
однако, оговорив некоторые требования к пользователю, можно попытаться решить
поставленную задачу. Прежде всего следует четко определить событие, означающее
конец работы с документом, за которым следует регистрация. Выбор тут небольшой.
Из трех событий, связанных с объектом Word.Document, для наших целей подходит
событие Close, тем более что даже при завершении работы Word последовательно
закрывает все открытые документы.

Сложнее определить, сумел ли пользователь изменить стандартный документ до
неузнаваемости. Будем рассуждать следующим образом. Если пользователь внес в
документ существенные изменения, то он, с целью регистрации исходящих документов,
обязан сохранить «нестандартную» копию. Если же он этого не сделал, то доказать,
что документ, зарегистрированный как стандартный, был модифицирован вручную,
невозможно.

Для того чтобы определить факт сохранения документа, воспользуемся особенностью
процедуры именования новых документов Word. Каждый, кто работал с Word, знает,
что вновь созданный документ получает имя «ДокументN» (в русской редакции),
где N — последовательный номер нового документа в текущем сеансе работы.
При сохранении документа это имя обязательно изменяется. Даже если пользователь
задумает сохранить имя в первоначальном виде «ДокументN», то при записи на диск
к этому имени добавится полный путь. Таким образом, факт изменения имени при
создании и закрытии документа может использоваться в качестве индикатора сохранения.

Кроме того, если документ был сохранен, то отпадает необходимость регистрации
параметров, использованных для его создания. Достаточно зафиксировать гиперссылку
на сохраненный документ. При необходимости документ можно будет воспроизвести,
воспользовавшись оригиналом.

Для реализации указанного подхода прежде всего необходимо создать модуль класса
WithEvents.

‘ Класс WordDocWithEvents
Public WithEvents wdDoc As Word.Document
Private Sub wdDoc_Close()
gstrDocNewName = gobjWordDocWithEv.wdDoc.FullName
Set gobjWordDocWithEv = Nothing ‘ Освобождаем ссылку на документ.
If gstrDocNewName <> gstrDocOldName Then FixCloseName
End Sub

После того как класс создан, можно написать и основную процедуру, запускающую
Word и создающую новый документ. Здесь следует обратить внимание на следующее.
Прежде всего в проекте используются глобальные переменные, поскольку после открытия
Word до наступления события Close никакие процедуры не выполняются. В отличие
о процедуры печати экземпляр приложения Word открывается только при необходимости.
Если в момент запуска макроса Word уже был открыт, новый документ просто добавляется
к его коллекции. Передача параметров и обновление полей выполнятся так же, как
и в процедуре печати, однако после этого происходит инициализация нового объекта
WordDocWithEvents. При этом используется позднее связывание объектов. Это несколько
неудобно при программировании, поскольку интеллектуальная поддержка объектов
недоступна. Но зато конструкция при этом работает надежно.

Option Explicit
Public gobjWord As Object ‘ Переменная для сохранения _
ссылки на Microsoft Word.
Public gobjWordDocWithEv As Object ‘ Переменная для сохранения _
ссылки на Microsoft Word _
Document With Events.
Public gblnWordWasNotRunning As Boolean ‘ Флаг для выхода из _
приложения.
Public gstrDocOldName As String ‘ Имя документа при открытии
Public gstrDocNewName As String ‘ Имя документа при закрытии
Public Sub CreateWord(strPath As String, blnNew As Boolean)
Dim objWordDoc As Word.Document
Dim strName As String
Dim strVal As String
Dim varVal As Variant
Dim objTbl As Range
Dim objCell As Range
‘ Проверка, выполняется ли Microsoft Word.
On Error Resume Next ‘ Отложенный перехват ошибок.
‘ Функция GetObject, вызванная без указания первого аргумента,
‘ возвращает ссылку на экземпляр приложения. Если это приложение
‘ не запущено, возвращается ошибка.
Set gobjWord = GetObject(, “Word.Application”)
gblnWordWasNotRunning = (Err.Number <> 0)
Err.Clear ‘ Очищаем объект Err на случай ошибки.
If gblnWordWasNotRunning Then Set gobjWord = New Word.Application
With gobjWord
.Visible = True
.WindowState = wdWindowStateMaximize
If blnNew Then
Set objWordDoc = .Documents.Add(Template:= _
strPath, NewTemplate:=False)
Else
Set objWordDoc = .Documents.Open(strPath)
End If
gstrDocOldName = objWordDoc.FullName
objWordDoc.Application.Activate
End With
Set objTbl = ActiveCell.CurrentRegion
objTbl.Offset(0, 0).Resize(objTbl.Rows.Count, 1).Select
For Each objCell In Selection
strName = objCell.Value
varVal = objCell.Offset(0, 1).Value
strVal = varVal
objWordDoc.CustomDocumentProperties(strName).Value = strVal
Next
objWordDoc.Fields.Update
ActiveCell.Select
Set gobjWordDocWithEv = New WordDocWithEvents
Set gobjWordDocWithEv.wdDoc = objWordDoc
End Sub

Необходимо отметить еще одно важное обстоятельство. Выбор для передачи параметров
коллекции DocumentProperties и внешней по отношению к Word вызывающей среды
позволяет на одном множестве переменных построить несколько шаблонов, связанных
одинаковым предметным содержанием. Так, для формирования целого пакета учредительных
документов предприятия, включающего учредительный договор, устав, заявление
и разного рода справки, достаточно единственной пары «форма + список». Естественно,
в форме потребуется еще один элемент управления, например ComboBox, для выбора
названия используемого шаблона. Примерный вид реальной формы и списка показаны
на рис. 6, 7. Обратите внимание на гиперссылки, выделенные
синим цветом на рис. 7. Они свидетельствуют о том, что документы были несколько
видоизменены по сравнению с шаблоном. Для открытия этих документов в Word достаточно
щелкнуть мышью.

Заключение

Представленные выше решения дают ощутимый эффект в работе предприятий, связанных
с массовым производством юридических документов. Это прежде всего нотариальные
конторы или фирмы, специализирующиеся на регистрации предприятий. Помимо этого
в подобных документах даты и суммы обычно изображаются прописью, что легко реализовать
в промежуточной форме Excel. Нотариальные документы легко снабдить записями
о взимаемой плате, присовокупив соответствующую квитанцию.

Другой пример применения — это создание системы учета договоров предприятия.
В этом случае форма может содержать только реквизиты партнеров по договору.
А все виды договоров, имеющие различные шаблоны, будут формироваться из одной
формы и регистрироваться в едином списке со сквозной нумерацией. В этом случае,
конечно, каждый договор будет «дописываться» вручную и сохраняться, зато поиск
документов по списку с гиперссылками станет тривиальной задачей.

Хочется предостеречь и от чрезмерного увлечения подобными конструкциями. Несмотря
на кажущуюся простоту, настройка системы документов, состоящей из шаблона, формы
и списка, реализованных в разных приложениях, — задача, требующая определенной
квалификации. Поэтому не следует использовать описанную технологию для формирования
платежных поручений, счетов и прочих достаточно примитивных документов. Для
этого существуют более простые решения.

КомпьютерПресс 10’2000

Использование КриптоПро CSP в Word/Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

Данная инструкция описывает порядок действий по конфигурации программ Word и Excel из состава Microsoft Office 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, для создания и проверки электронных цифровых подписей документов. Цифровые подписи используют в тех случаях, когда требуется гарантировать подлинность, целостность и происхождение (авторство) документа, поэтому подписывать документ необходимо только в том случае, когда он окончательно готов.

Для создания ЭП на 2012 ГОСТ в Microsoft Office Word/Excel 2007/2010/2013/2016 необходимо наличие плагина «КриптоПро Office Signature 2.0». Описание использования этого продукта (плагина) имеется в данном документе. Дистрибутив плагина доступен на странице: http://www.cryptopro.ru/products/office/signature

Важно помнить: если после создания и подписи документ будет открыт в другой версии Microsoft Office Word/Excel, то ЭП документа проверится не всегда.

Ниже представлена таблица, в которой рассмотрены все варианты создания подписи: в Word/Excel с плагином и без него — и возможности проверки подписи в различных версиях Microsoft Office. 

Документ сделан и подписан в:	Документ открывается в:
	Office 2003	Office 2007	Office 2007 с плагином	Office 2010/2013/2016	Office 2010/2013/2016 с плагином
Office 2003	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, или 3.6	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6. При наличии CSP 3.0 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.6. При наличии CSP 3.0 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»	Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»	Выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи»
Office 2007	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись не будет показана
Office 2007 с плагином	Подпись не будет показана	При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6
Office 2010/2013/2016	—	—	—	—	—
Office 2010/2013/2016 с плагином	Подпись не будет показана	При наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6 выводит сообщение «Документ содержит недействительные подписи», но предлагает ссылку на сайт для установки плагина	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6	Подпись не будет показана	Подпись проверяется при наличии КриптоПро CSP 3.0 SP3, CSP 3.6

Оглавление

1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft Office Word/Excel 2003

         1.1. Создание цифровой подписи

         1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

2. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»

         2.1. Установка «КриптоПро Office Signature»

         2.2. Создание и проверка ЭП

         2.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

         2.4. Видимые строки подписи

                 2.4.1 Добавление строки подписи

                 2.4.2 Добавление подписи в строку подписания

                 2.4.3 Просмотр свойств подписи

         2.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»

1. Использование КриптоПро CSP в Microsoft OfficeWord/Excel 2003

1.1. Создание цифровой подписи

В главном меню выберите пункт Сервис → Параметры

В появившемся окне выберите закладку Безопасность и нажмите кнопку Цифровые подписи.

Появится окно цифровой подписи. Это окно позволяет пользователю добавить свои личные сертификаты, которые будут использоваться для формирования ЭП. Нажмите Добавить.

В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК.

 

Появится окно ввода пароля ключевого контейнера. Введите пароль, соответствующий контейнеру выбранного сертификата.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно подтверждения подписи.

В результате подписания документа, в строке состояния в правом нижнем углу появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ создан с ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на это значок.

При изменении подписанного документа, цифровая подпись пропадает, о чем свидетельствует сообщение:

 

1.2. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Для подписания документа, уже содержащего цифровую подпись, необходимо проделать шаги, аналогичные п1.

Во вкладке Сервис, выбрать Параметры. В появившемся окне на вкладке Безопасность, нажать кнопку Цифровые подписи.

Добавить сертификаты для подписания документа. Выделить сертификат и нажать ОК.

Нажатием двойного щелчка мыши на значке, свидетельствующем о подписи документа, на нижней панели задач, откроется окно Цифровая подпись. Это окно содержит информацию о подписях документа.

При внесении изменений в документ, подписи становятся недействительными, поэтому рекомендуется подписывать уже готовые документы.

Для просмотра статуса подписи, опять нажать на иконку в нижней части. Обе подписи будут недействительными.

Замечание:

При использовании отправителем и получателем одинаковой версии Microsoft Office совместимость форматов подписи обеспечивается при использовании версии КриптоПро CSP 3.0 и выше.

Если происходит открытие подписанного документа версии Microsoft Office Word 2003 в Microsoft Office Word 2007, то необходимо использовать КриптоПро CSP 3.6.1.

2. Создание цифровой подписи в Microsoft Office/Excel 2007 и 2010/2013/2016 с использованием «КриптоПро Office Signature»

2.1. Установка «КриптоПро Office Signature»

Установка продукта «КриптоПро Office Signature» производится на компьютер с программным обеспечением:

ОС: Windows XP/2003/Vista/2008/2008 R2/7 (32 или 64 бит);

Microsoft Office 2007 или Microsoft Office 2010 (32 или 64 бит);

КриптоПро CSP 2.0 и выше.

Установка производится путём запуска дистрибутива:

XMLDSigAddIn-win32.msi (для 32-битных версий MS Office)

XMLDSigAddIn-x64.msi (для 64-битных MS Office)

2.2. Создание и проверка ЭП

После завершения редактирования документа и сохранения документа можно добавить к документу ЭП.

Подписанный документ будет доступен только для чтения.

Если в подписанный документ нужно внести изменения, то все созданные ЭП следует удалить из документа.

Для создания ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Для создания ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО)

Затем появится окно подписания документа. Это окно позволяет пользователю указать свой личный сертификат, который будет использоваться для формирования ЭП. Один из сертификатов будет выбран автоматически.

Если нужно выбрать другой сертификат — нажмите кнопку Изменить. В появившемся окне представлен список сертификатов пользователя, установленных на компьютере.

Выберите сертификат и нажмите ОК. Если для доступа к ключевому контейнеру требуется задать пароль — появится окно ввода пароля.

Если пароль введен неверно, повторите попытку. При успешном вводе пароля появится окно о статусе подписания документа.

После подписи документа, в строке состояния окна документа появится значок, свидетельствующий о том, что данный документ имеет ЭП.

Для проверки статуса подписи, нажмите на этот значок, и справа появится вкладка Подписи, в которой указан статус подписи. Для просмотра состава подписи щелкните правой кнопкой мыши на строке подписи и выберите пункт Состав подписи.

Появится более детальное сообщение о составе подписи.

При открытии измененного документа, содержащего ЭП, появится сообщение о том, что документ содержит недействительную подпись.

Для более детального просмотра статуса, нажмите на значок ЭП в строке состояния, и справа появится окно, содержащее недействительный статус подписи.

Состав подписи можно посмотреть нажатием правой кнопки мышки

2.3. Подписание документа, содержащего цифровую подпись

Если документ уже содержит цифровую подпись, его можно подписать еще раз.

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2007 или Excel 2007:

В главном меню выберите пункт Подготовить, затем Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Для добавления новой ЭП в MS Office Word 2010 или Excel 2010:

На вкладке Файл в разделе Сведения нажмите кнопку Добавить цифровую подпись (КРИПТО-ПРО).

Дальнейшие действия аналогичны созданию первой подписи.

В результате на вкладке Подписи появится еще одна действительная подпись.

Для просмотра состава подписи, щелкните правой кнопкой мыши на строке нужной подписи и выберите пункт Состав подписи.

2.4. Видимые строки подписи

2.4.1 Добавление строки подписи

На вкладке Вставка в группе Текст нажмите на стрелку рядом с кнопкой Строка подписи и в появившемся меню выберите Строка подписи (КРИПТО-ПРО).

Появится диалоговое окно Настройка подписи. В нём можно ввести информацию о лице, которое будет добавлять подпись. Эти сведения будут отображены в строке подписи в документе. Заполнять все пункты необязательно.

• в поле Предложенный подписывающий вводится ФИО подписывающего.
• в поле Должность предложенного подписывающего — название должности подписывающего.
• в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего — адрес электронной почты подписывающего
• в поле Инструкции для подписывающего можно ввести рекомендации или требования для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подпись, в котором подписывающий будет ставить подпись.
• для разрешения самому подписывающему добавления комментариев в процессе создания подписи установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
• для отображения даты подписания документа, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.

Нажмите кнопку ОК.

Созданная строка подписи представляет собой графический объект, который можно переместить на любое место в тексте документа.

При необходимости можно повторить добавление видимой строки подписи в случае, если документ подписывается разными людьми.

2.4.2 Добавление подписи в строку подписания

Дважды щелкните мышью в документе по строке подписи, в которую требуется ввести подпись. Появится диалоговое окно Подписание

В верхней части окна можно просмотреть дополнительные сведения о создаваемой подписи нажав ссылку Дополнительные сведения о том, что подписывается.

При нажатии ссылки Выбрать рисунок можно добавить изображение, например, своей рукописной подписи.

Один из имеющихся на компьютере сертификатов будет выбран автоматически.

Для выбора другого цифрового сертификата для подписи нажмите кнопку Изменить и в окне Выбор сертификата выберите необходимый сертификат

В окне Подписание нажмите кнопку Подписать. Появится информационное окно подтверждения подписи, в этом окне нажмите кнопку ОК. Для удобства работы можно установить флажок Больше не показывать это сообщение.

Созданная подпись будет отображена в документе. Одновременно будет отображена вкладка Подписи, в которой приведен список подписей в документе. Созданная подпись будет находиться в разделе Действительные подписи. Незаполненная подпись — в разделе Требуемые подписи.

После того, как в документе появилась первая (или единственная) цифровая подпись, он автоматически помечается как окончательный и доступен только для чтения.

Если документ содержит единственную подпись, то на этом работа с ним заканчивается.

Если документ содержит несколько строк подписей для нескольких лиц, документ следует передать этим лицам для подписания.

При открытии документа, содержащего незаполненные строки подписи, появляется панель сообщений.

Щелкните по кнопке Просмотр подписей, после чего на вкладке Подписи будет отображен список подписей в документе.

Для добавления подписи в строку подписи дважды щелкните по строке подписи в тексте документа или в панели Подписи нажмите правой кнопкой мыши на нужной строке подписи и выберите команду Подписать.

В окне Подписание введите необходимую информацию и нажмите кнопку Подписать

После создания последней подписи в документе в панели Подписи все подписи будут находиться в разделе Действительные подписи

2.4.3 Просмотр свойств подписи

В окне документа в панели Подписи щелкните по стрелке требуемой подписи и выберите команду Состав подписи. Можно также дважды щелкнуть мышью по строке подписи в тексте документа.

Свойства подписи буду отображены в соответствующем окне. Для просмотра сертификата, использовавшегося при создании подписи, нажмите кнопку Просмотр.

Подписанный документ, можно просматривать, печатать, выделять фрагменты и копировать их в буфер обмена.

Можно скопировать и строку подписи в другой документ, но эта строка подписи вставляется без цифровой подписи. Необходимо добавление подписи в строку подписи в новом документе.

При попытке сохранить подписанный документ под другим именем, появляется информационное окно:

Если нажать кнопку Да, все подписи в документе станут недействительными.

Документ, содержащий цифровые подписи, автоматически помечается как окончательный. При попытке снятия этой отметки появляется информационное окно.

Если нажать кнопку Да, то любое действие по редактированию документа приведёт к тому, что все подписи в документе станут недействительными.

Тогда в строках подписи появится текст Недействительная подпись. На вкладке Подписи данные подписи будут находиться в разделе Недействительные подписи.

Документ, содержащий недействительную подпись, можно подписать повторно.

Для этого на вкладке Подписи щелкните по стрелке недействительной подписи и выберите команду Подписать еще раз. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши по строке подписи в тексте документа и в контекстном меню выбрать команду Подписать еще раз.

Заново заполните окно Подписание и нажмите кнопку Подписать.

2.5. Открытие документа на компьютере без «КриптоПро Office Signature»:

При открытии документа с подписью на компьютере, где не установлен продукт «КриптоПро Office Signature» подпись будет отображаться как недействительная. При выборе пункта Состав подписи на вкладке Подписи будет выдано информационное окно:

Кнопка Дополнительные сведения об этом поставщике служит для перехода на веб-сайт производителя продукта «КриптоПро Office Signature», где можно скачать дистрибутив и установить «КриптоПро Office Signature».

Is this article up to date?

Все файлы в Microsoft Word имеют название – «Документы». Начиная работу в Word, можно создать новый документ или использовать шаблон. Также необходимо знать, как открыть уже существующий файл, что и будет представлено в этой статье.

Создаем новый документ

Приступая к работе в Word, чаще всего начинают с нового документа.

1. Откройте вкладку «Файл»:

2. Выберите вкладку «Создать», а затем нажмите «Новый документ»:

3. Откроется новый документ.

Открываем существующий документ

1. Перейдите на вкладку «Открыть»:

2. Затем нажмите «Обзор». Кроме этого, Вы можете открыть файлы, хранящиеся в службе OneDrive:

3. Найдите и выберите нужный документ в диалоговом окне «Открытие документа», затем нажмите «Открыть»:

Если Вы открывали данный документ недавно, то удобнее будет найти его в списке «Последние документы», чем искать на компьютере.

Как закрепить документ

Если Вы часто работаете с одним и тем же документом, то удобней будет закрепить его.

1. Перейдем во вкладку «Файл», затем нажмите «Открыть». Появятся последние открытые документы.

2. Наведите указатель мыши на документ, который необходимо закрепить. Рядом с документом появится значок в виде канцелярской кнопки. Нажмите на значок:

3. Документ окажется закреплённым среди последних документов. Для того чтобы снять закрепление, снова нажмите на значок канцелярской кнопки.

Похожим образом можно закреплять и папки для быстрого доступа к ним.

Использование шаблонов

Шаблон – это предварительно созданный документ, служащий для ускорения работы. Шаблоны содержат готовые настройки, такие как форматирование и дизайн, с целью экономии времени и сил при создании нового проекта.

Как создать новый документ на основе шаблона

1. Откройте вкладку «Файл»:

2. Нажмите «Создать». Следом за опцией «Новый документ» расположены несколько шаблонов:

3. Нажмите на шаблон, чтобы посмотреть его:

4. Откроется предварительный просмотр и дополнительная информация об использовании шаблона.

5. Нажмите «Создать», чтобы воспользоваться выбранным шаблоном:

Важно: не все шаблоны созданы компанией Microsoft. Многие созданы сторонними компаниями и даже частными пользователями, поэтому некоторые шаблоны могут работать лучше, а некоторые хуже других.

Microsoft Office Online — это веб-сайт, на котором можно получить бесплатные онлайн-службы для Microsoft Office. Чтобы обеспечить доступность этих служб, подключитесь к Интернету и завершите процесс регистрации и входа.

Какие веб-службы нужно зарегистрировать?

Регистрация дает вам разрешение на использование бесплатных служб, размещенных на Office Online, требующих проверки подлинности.

Регистрация — это не то же самое, что процесс активации. Если вам нужно активировать программное обеспечение, чтобы оно работало правильно, регистрация не является обязательной.

При регистрации для Microsoft Online Services вам будет предложено выполнить вход с помощью учетных данных Windows Live ID (адрес электронной почты и пароль). Эти учетные данные можно зарегистрировать на веб-сайте Windows Live ID . Кроме того, вам будет предложено ввести дополнительные сведения, например отображаемое имя и страну или регион. Отображаемое имя отображается при использовании функций персонализации в Office Online.

Как зарегистрировать Office для веб-обновлений и служб?

Выполните одно из указанных ниже действий.

Перейдите на страницу входа в службу регистрации и следуйте указаниям, приведенным в этой области.

На последней странице мастера настройки Office нажмите Перейти в Office Online.

В мастере активациинажмите Перейти к Office Online.

В рамках отдельной программы выполните указанные ниже действия.

Используемое приложение выпуска 2007 набора Microsoft Office:

Учетная запись Microsoft — логин и пароль для входа в Windows, Skype, OneDrive, Office, Hotmail, Outlook, Xbox Live, Bing, MSN, Store (Магазин Microsoft), Windows Phone, Visual Studio. Учетная запись необходима пользователю для доступа к службам, приложениям, подпискам и устройствам корпорации Майкрософт.

Через учетную запись пользователь получает доступ к своим данным и настройкам с любого устройства, приложения и сервисы становятся более удобными, а управление персональным.

Пользователь может связать с одной учетной записью все свои профили на различных устройствах для удобного управления своим аккаунтом в Майкрософт. У пользователя может быть несколько учетных записей Microsoft, если он в разное время создавал профили в программах или на сервисах, используя различные адреса электронной почты и пароли. В этом случае, управление выполняет учетная запись, привязанная к данному устройству.

Ранее учетная запись неоднократно меняла свои названия. Предыдущая версия учетной записи называлась «Windows Live ID».

Еще одним преимуществом использования учетной записи в операционной системе Windows, является привязка лицензии ключа продукта к данным учетной записи. В случае, переустановки Windows, после входа в систему из учетной записи Майкрософт (MSA), выполнения подключения к интернету, операционная система будет автоматически активирована на компьютере. Поэтому, я рекомендую на своем компьютере хотя бы один раз войти в систему при помощи учетной записи Майкрософт. Система на ПК будет связана с учетной записью, что поможет без проблем снова активировать систему на этом железе.

Я думаю, что принимая во внимание вышеописанное, имеет смысл создать учетную запись Microsoft. Профиль может пригодиться в разных ситуациях.

Создать учетную запись Майкрософт (Microsoft account) можно несколькими способами:

• непосредственно из параметров ОС Windows;
• на официальной странице сайта Microsoft https://account.microsoft.com/ ;
• из окна программы или сервиса производства.

Пользователь, войдя в свой профиль, из учетной записи выполняет управление своим аккаунтом Майкрософт:

• редактирует свои пользовательские данные: можно изменить имя учетной записи Майкрософт, адрес электронной почты, привязанный к профилю телефонный номер;
• изменяет или сбрасывает пароль от учетной записи;
• производит оплату и выставляет счета, касающиеся продуктов;
• управляет устройствами:
• управляет подписками на продукты;
• изменяет параметры конфиденциальности и безопасности;
• управляет семейной безопасностью;
• проводит поиск и выполняет блокировку утерянных устройств;
• получает справочную информацию для решения проблем;
• при необходимости удалить учетную запись Microsoft.

При входе в профиль происходит синхронизация параметров учетной записи между всеми устройствами, управляемыми данным профилем Microsoft.

Учетная запись в Windows 10: как создать учетную запись на Windows

В этой инструкции рассмотрим создание учетной записи на примере операционной системы Windows 10. Создать учетную запись на Windows 10 можно из параметров системы.

Для создания учетной записи Microsoft выполните следующие шаги:

1. Войдите в меню «Пуск», запустите приложение «Параметры».
2. Откройте «Учетные записи», в разделе «Ваши данные» нажмите на ссылку «Войти вместо этого с учетной записью Майкрософт».

1. В окне «Учетная запись Майкрософт», если у вас уже имеется профиль в Microsoft, потребуется ввести адрес электронной почты, номер телефона или учетную запись Skype. Если учетной записи нет, нажмите на ссылку «Создайте ее!». Процесс создания профиля займет немного времени.

1. В следующем окне введите адрес своей электронной почты (подойдет любой почтовый ящик на Gmail, Яндекс Почта, Mail.Ru, Yahoo и т. д.), придумайте пароль для учетной записи, а затем выберите страну.

1. Далее спрашивает ваше согласие на отображение материалов, наиболее соответствующих вашим интересам. Если это предложение вас не заинтересовало, снимите оба флажка в этом окне.

1. В открывшемся окне предлагают ввести текущий пароль для входа в операционную систему, чтобы убедиться в подлинности пользователя. При следующем входе в систему будет использоваться пароль от учетной записи Майкрософт. Оставьте поле пустым, если у вас в данный момент времени на компьютере не используется пароль для входа в Windows.

1. В окне «Создание ПИН-кода» предлагается создать ПИН-код для входа в систему, которым можно воспользоваться вместо ввода пароля от учетной записи Майкрософт. ПИН-код сохраняется на данном устройстве и не передается в Интернет.

1. В окне «Настройка ПИН-кода» введите символы нового ПИН-кода, а затем подтвердите ПИН-код. ПИН-код должен содержать не менее 4 символов.

1. После применения настроек, произойдет переход в раздел учетных записей в приложение «Параметры». Здесь вы увидите, что на компьютере произошел вход учетную запись Майкрософт.

Создание учетной записи Microsoft без использования операционной системы Windows происходит подобным образом. После создания своего профиля на сайте, пользователь может войти в учетную запись на компьютере, введя данные от своего аккаунта Майкрософт.

Для изменения параметров, или для применения нужных настроек, зайти в учетную запись на официальном сайте можно при помощи браузера с любого устройства.

Вход в Windows 10 при помощи учетной записи Майкрософт

Во время установки Windows, система предлагает ввести данные от учетной записи Майкрософт. Если вы желаете использовать свой профиль Microsoft в операционной системе, введите эти данные при установке системы. Сделать это можно в любой момент времени, из установленной Windows.

После запуска компьютера или при перезагрузке, для входа в операционную систему потребуется ввести пароль от учетной записи или ПИН-код, на выбор пользователя. Пользователь может самостоятельно изменить «Параметры» входа» в систему, выбрав для ввода в соответствующее поле, пароль учетной записи или ПИН-код.

При необходимости, пользователь может изменить имя учетной записи на другое.

Если вас затрудняет постоянной ввод пароля при каждом запуске операционной системы, перейдите по ссылке, чтобы прочитать статью о том, как отключить ввода пароля в Windows 10 при входе в систему.

Выводы статьи

При работе на компьютере в операционной системе Windows, пользователь может использовать учетную запись Майкрософт. После создания профиля, пользователю становятся доступными настройки для управления личными данными, конфиденциальностью, безопасностью на всех устройствах, связанных с учетной записью Microsoft.

Word бесплатно как и сыр бывает только в мышеловке. Зато существует отличный бесплатный аналог, который позволит открыть и редактировать документы созданные в word.

Бесплатный word

Word входит в о фисны й пакет Microsoft Office который распространяется на платной основе, поэтому скачать word бесплатно не получится.

Пользоваться ломаными программами не стоит по нескольким причинам: возможна не стабильная и не корректная работа, никаких гарантий отсутствия вредоносного кода (вируса или трояна) и это не законно. По этим причинам, советую избегать сайты с призывами «скачать word бесплатно» или « скачать бесплатный word », а в некоторых случаях и заплатить деньги за скачивание.

Бесплатный ворд — OpenOffice

OpenOffice — бесплатный офисный пакет по функционалу схожий с Microsoft Office. В состав пакета входят: текстовый редактор (бесплатный word) , редактор таблиц (бесплатный excel) , программа подготовки презентаций, система управления базами данных, векторный графический редактор, редактор формул. Все приложения имеют привычный, стандартный интерфейс на русском языке.

Редактор текстовых документов, как и word имеет встроенные словари для проверки орфографии на русском языке. В целом функций программ достаточно для обработки документов, а работа с ними схожа с программами входящих в пакет от Microsoft. Устанавливается на большинстве популярных платформах Linux, Microsoft Windows и Mac бесплатно и без регистрации.

Таким образом установив пакет офисных приложений Apache OpenOffice отпадет необходимость скачать бесплатный word, excel и другие приложения.

Полезно. Как сделать автоматическое написание чисел прописью в Excel читайте здесь.