Регистрация документов с помощью excel - Word и Excel - помощь в работе с программами

Содержание

Как сделать реестр документов в excel?
Ведение реестра документов
Создание печатной формы
Заполнение печатной формы
Списки для сортировки и заполнения
Создание выпадающих списков
Создание выпадающего списка с источником на этом же листе
Создание выпадающего списка с источником на другом листе
Как скрыть лист с источником списка
Формирование и регистрация стандартных документов Word с помощью Excel
Введение
Формирование шаблона документа
Форма для шаблона
Регистрация документов
Заключение

Как сделать реестр документов в excel?

Ведение реестра документов в электронном виде в Excel позволит их систематизировать, обеспечит к ним быстрый доступ и исключит необходимость хранить каждый документ в отдельности. В любое время документ из реестра можно вывести на печатную форму, созданную на листе Excel. Ссылка для скачивания файла с примером внизу.

Ведение реестра документов
Создание печатной формы
Заполнение печатной формы

Ведение реестра документов

Реестр документов удобно заполнять в «Умной таблице» Excel, если не предполагается использование объединенных ячеек.

Далее мы рассмотрим реестр с данными сотрудников, который может использоваться для хранения этих данных и распечатки различных документов. На практике это был реестр Трудовых договоров, из которого распечатывались: Трудовой договор, Приложение к трудовому договору, Договор о материальной ответственности, Приказ о приеме на работу, Изменения к трудовому договору, Соглашение о расторжении трудового договора.

В примере реестр значительно уменьшен, из печатных форм оставлен только Договор о материальной ответственности, чтобы показать сам принцип ведения реестра и заполнения данными печатной формы.

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Для заполнения реестра данными можно использовать автоформу, подробнее о которой можно прочитать в разделе Работа с «Умной таблицей».

Создание печатной формы

Чтобы заполнить печатную форму с помощью формул, она должна быть создана в Excel. Если не удалось найти нужный файл в Excel, его текст можно перенести из файла другой программы на рабочий лист, учитывая максимальное количество знаков, умещающееся в ячейке, иначе текст будет обрезан.

В нашем примере используется печатная форма Договора о материальной ответственности, текст которого скопирован на рабочий лист Excel из документа Word:

Договор о материальной ответственности

Если печатная форма на рабочем листе Excel готова, остается переместить (или скопировать) ее в книгу с реестром. Если реестр еще не создан, можно просто добавить новый лист в книгу с печатной формой и назвать его «Реестр…».

Заполнение печатной формы

Для заполнения печатной формы данными из реестра будем использовать встроенную функцию Excel — «ВПР». Ориентиром поиска по таблице будет номер записи в реестре по порядку, поэтому ячейку с номером договора укажем в формулах «ВПР» печатной формы как «Искомое_значение».

Аргументы функции «ВПР»

В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР(‘Печать ДМО’!G1;’Реестр ДМО’!A2:J102;2;ЛОЖЬ)

Во все остальные ячейки с переменными значениями копируется эта формула, и в ней заменяется только «Номер_столбца».

Теперь при записи в ячейку «G1» номера нужной строки реестра, печатная форма Договора о материальной ответственности заполнится данными соответствующего работника.

Вы можете скачать файл с примером ведения реестра в Excel и автоматического заполнения печатной формы Договора о материальной ответственности данными выбранного сотрудника.

Отчет «Универсальный реестр документов» позволяет формировать реестры с произвольным набором группировок и произвольными настройками отборов. Отчет вызывается из пункта «Учет документов» — «Универсальный реестр документов» главного меню программы или с рабочего стола «Учет документов» по одноименной ссылке.

Отбор, сортировка и группировка строк настраиваются на специальной панели, вызываемой по кнопке «Настройка».

Отчет содержит в себе такие сведения документах, как дату и номер регистрации в организации, количество документов, сумму, размер и количество прикрепленных файлов, если таковые имеются.

Новый документ можно зарегистрировать прямо из отчета, нажав на кнопку «Ввести документ» на верхней командной панели.

Пример реестра документов представлен ниже:

Универсальный реестр документов

Реквизиты отчета, обязательные для заполнения

Для формирования отчета необходимо указать:

Период формирования реестра. Ограничивает собственную дату документов (может отличаться от даты регистрации). При открытии формы отчета устанавливается период «по умолчанию», равный текущему месяцу.
Организацию, для которой формируется реестр документов. По умолчанию значение реквизита соответствует основной организации, которая указана в персональных настройках пользователя.

Доступные аналитические разрезы, возможности группировки строк и колонок

При формировании отчета пользователь может самостоятельно настроить группировки строк по аналитическим разрезам, аналогичным тем, что используются в отчете «Реестр документов по типам»: организация, подразделение, контрагент (или физ.лицо), договор контрагента, контактное лицо, тип документа, деловая классификация, гриф доступа, ответственное лицо, автор.

Дополнительная информация по использованию отчета

Как и в других отчетах по документам, расшифровкой универсального реестра является документ, зарегистрированный в системе.

Отчет «Универсальный реестр документов» доступен пользователям с наборами прав «Учет документов» или полным набором прав.

Создание списков инструментами Excel дает возможность не только сделать этот процесс максимально быстрым, но и унифицировать написание тех или иных слов и терминов. Последнее непосредственно касается создания так называемых выпадающих списков.

Списки для сортировки и заполнения

Списки для сортировки и заполнения, это те списки, элементы которых располагаются в строгой последовательности, кроме того, они циклически повторяются. Примерами таких списков являются дни недели, месяца года и т.п.

Приложение Excel позволяет не вписывать в ячейки каждый раз следующий день недели. Достаточно один раз вписать в ячейку, например, понедельник и выполнить автоматическое заполнение данными последующих строк или столбцов при помощи мыши. Для этого цепляем мышью уголок ячейки и протягиваем его куда нам нужно.

Изменять параметры такого списка можно в меню списки, которое открывается в основных параметрах Excel. Находим кнопку «Изменить списки» и нажимаем ее. В появившемся окне видны имеющиеся списки, также можно задавать новые. Для этого в окне «Элементы списка» нужно последовательно указать его части и «добавить» в списки. Также можно импортировать списки прямо с листа Excel, предварительно выделив необходимый диапазон.

Создание выпадающих списков

Выпадающие списки дают возможность не только вставлять в ячейку только заранее определенные значения, но и не дают возможности допустить ошибки при написании элементов этого списка. Чтобы в выпадающем окошке появлялся список нужно его предварительно создать. Это можно сделать как на открытом, так и на другом листе книги Excel.

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Чтобы пользоваться выпадающим списком нужно сначала этот список создать. Создаем список на этом же (открытом) листе и проверяем правильность написания его составляющих. Затем выделяем ячейку или несколько ячеек, куда будем вставлять эти данные, открываем окошко «Проверка вводимых значений», которое открывается по прохождении следующего пути: данные/работа с данными/проверка данных.

В этом окне выбираем тип данных — список, в строке источник указываем диапазон ранее созданного списка-источника. Можно ввести этот диапазон с клавиатуры, но легче это сделать, просто выделив его мышью. После нажатия кнопки ОК увидим, возле нашей ячейки показывается стрелочка, при нажатии на которую выпадает наш перечень.

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Использование списка-источника, расположенного на том же активном листе, не совсем удобно, поскольку можно «нечаянно» изменить его содержимое. Поэтому предпочтительнее этот список «спрятать» на другом листе, а доступ к нему заблокировать.

В этом случае, описанным выше способом не обойтись, так как при открытом окне «Проверки…» мы не сможем попасть на другой лист, чтобы выделить или определить диапазон ячеек исходного списка. В этом случае пользуются назначением имени первоначальному списку.

Выполняем это так: создаем список данных на одном листе, затем выделяем его и присваиваем ему имя, кликаем последовательно вкладка формулы/присвоить имя (в разделе определенные имена), в открывшемся окне задаем имя списка. Если, предварительно мы не выделили список, то задаем диапазон его ячеек.

Переходим к выпадающему перечню на другом листе. Выделяем ячейки рабочего поля редактор, в которые будем вставлять элементы списка, открываем окно проверки… . В типе данных указываем список, в источнике ставим знак равенства и имя требуемого списка.

Как скрыть лист с источником списка

Лист с источниками выпадающих списков желательно открывать как можно реже, дабы случайно не внести в него ненужные изменения. Для этого лист можно защитить паролем и скрыть его отображение. Для того, чтобы спрятать лист нужно кликнуть по его ярлычку правой клавишей мыши и в открывшемся перечне команд нажать скрыть.

Таким образом Excel представляет большие возможности по созданию списков, даже по сравнению с текстовым процессором Word Office.

Источник

Формирование и регистрация стандартных документов Word с помощью Excel

Введение

Несколько лет назад мне пришлось сотрудничать с юридическим бюро, специализирующимся на регистрации предприятий. Существенной частью работы юристов было составление учредительных документов. Для регистрации нового предприятия составлялся целый пакет документов: учредительный договор, устав, заявление, протоколы и справки. Пакеты документов несколько отличались разнообразием, в зависимости от организационной структуры (акционерное общество, паевое товарищество), количества участников (один или несколько), формирования уставного капитала (денежные или не денежные взносы). Для формирования документов использовался WinWord под управлением Windows 3.x. Сначала каждый документ сохранялся в виде отдельного файла с замысловатым именем, включающим название фирмы и вид документа, причем все это «утрамбовывалось» в восемь символов — стандарт именования DOS. За год накапливалось несколько тысяч таких файлов. Естественно, найти нужный файл было очень трудно, хотя такая потребность возникала довольно часто — в связи с необходимостью внесения изменений или заимствования.

Чтобы как-то облегчить работу юристов, я предложил им сформировать несколько шаблонов, содержащих целые пакеты документов, разделенных на секции. В шаблонах появились оглавления. В начале шаблонов помещались таблицы, в которых были сведены все закладки (bookmarks), используемые в секциях в качестве перекрестных ссылок. Работа существенно упростилась, но проблемы с поиском файлов остались. Кроме того, ввод данных в пространство между квадратных скобок, задающих поля закладок, и обновление документа требовали определенного навыка и применения разных хитростей вроде «нерасширяемых пробелов».

Второй раз с проблемами формирования юридических документов я столкнулся недавно, при реализации проекта класса Time Billing System — системы учета затрат времени специалистов (юристов), связанных с клиентскими договорами обслуживания. Одной из задач была возможность как генерировать стандартные документы, так и учитывать время работы с ними. На этот раз в моем распоряжении были Microsoft Office и VBA, а документы готовились с помощью Microsoft Word.

В результате этих работ и появились пути решения, предлагаемые вниманию читателя.

Формирование шаблона документа

Задача формирования стандартных документов возникает достаточно часто. Обычно для этой цели используются шаблоны, включающие поля подстановки. Но если документ не может быть представлен в виде бланка с привычными элементами управления, имеющимися на панели инструментов «Формы», задача существенно усложняется.

Рассмотрим решение данной задачи на примере составления упрощенного учредительного договора с переменным числом участников. Допустим, первоначальный шаблон этого документа выглядит как на рис. 1. Для придания примеру большей достоверности пришлось реализовать особенности известной пишущей машинки с отсутствующей литерой «Е».

Переменная информация для данного шаблона выделена на рисунке цветом. Особенность документа в том, что количество участников договора может меняться. Следовательно, при подготовке шаблона не обойтись без полей < IF >.

Первая проблема, возникающая у разработчика, состоит в выборе объектов для хранения переменных значений текста. В качестве основного кандидата обычно рассматривается коллекция Bookmarks (закладки). Именно эти объекты фигурируют в большинстве примеров и в качестве аргументов полей подстановки. Для вставки закладки требуется указать место в документе или использовать выделенный фрагмент текста. Это не всегда удобно, особенно если документ объемный. Разбросанные по всему тексту закладки легко пропустить при визуальном просмотре. А если значение закладки «пусто», ее можно даже ошибочно удалить.

Другой кандидат — коллекция Variables (переменные). Объекты этого типа вообще не видны в тексте документа, что позволяет строить различные шаблоны на одном множестве переменных, не заботясь о возможных потерях. Встроенных средств создания и редактирования этих объектов, к сожалению, не существует, и разработчику документа приходится решать эту проблему дополнительно, путем программирования на VBA диалоговых форм для доступа к переменным.

Следует отметить, что и закладки, и переменные должны отвечать общим правилам именования VBA: имена объектов не должны состоять из цифр, содержать пробелов и специальных символов.

Всех этих недостатков лишена коллекция CustomDocumentProperties (Свойства документа). Так же как и закладки, свойства легко используются в полях. Так же как и переменные, свойства не видны в тексте. Кроме того, существует стандартный инструмент редактирования свойств — это команда: «Файл. Свойства», вкладка «Прочие». В именах свойств допустимы пробелы. Более того, свойству можно присвоить определенный тип: текст, дата, число или булев.

Для того чтобы автоматизировать утомительную процедуру превращения исходного документа в шаблон с вынесением переменных значений в коллекцию свойств, воспользуемся макросом, представленным ниже. Алгоритм его вполне логичен. Пользователь выделяет в исходном тексте фрагмент, который должен стать полем постановки, и запускает макрос. В диалоговом окне уточняется имя создаваемого свойства, а затем все вхождения выделенного текста заменяются полем DOCPROPERTY.

На рис. 2, 3 показаны фрагменты работы этого макроса.

Однако на этом работа над шаблоном не заканчивается. Осталась нерешенной проблема списков переменной длины. В нашем примере это количество участников договора. Здесь придется поработать вручную. Предварительно используем маленькую хитрость. Добавим к списку свойств два элемента. Первое свойство назовем «количество участников», а второе «CR». Свойству CR присвоим значение CHR(13). Это нам пригодится для размещения с новой строки имени каждого участника.

Теперь список, состоящий максимально из трех участников, можно «запрограммировать» следующим образом:

Поскольку свойство CR, вызывающее перевод строки, вставляется только при выполнении необходимого условия, полученный в результате текст не будет иметь ни одного «лишнего» символа. Если значение свойства «количество участников» меньше единицы, символы в тексте вообще не появятся.

С помощью аналогичного приема можно легко сформировать даже места для переменного числа подписей внизу документа. Работа формул для разного количества участников показана на рис. 4, 5.

На этом проектирование шаблона можно считать завешенным — получен полноценный объект, задавая свойства которого можно существенно видоизменять его внешнее представление.

Форма для шаблона

Чтобы получить законченную конструкцию, потребуется разработка формы для ввода переменных значений свойств документа. Для реализации формы воспользуемся рабочей книгой Excel. Форма на листах Excel, по сравнению с экранными формами VBA, обладает целым рядом преимуществ. Во-первых, это простота реализации, позволяющая полностью автоматизировать процесс проектирования, во-вторых — удобство ввода дат и числовых значений, в-третьих — практически неограниченные размеры.

Следует отметить, что в большинстве случаев приходится проектировать две формы. Одна из них предназначена для быстрого ввода исходных данных, а вторая, скрытая от пользователя, выполняет преобразования исходных данных к рабочему формату свойств текстового документа. Примерами необходимости такого преобразования могут служить ввод дат и сумм в виде чисел, а также подстановка их в текстовый документ в виде текстовых выражений. Помимо этого примерами являются разного рода вычисления, выполняемые в промежуточной форме, или формирование сокращенной записи имени и отчества людей. При обычном подходе, использующем экранные формы VBA, все эти преобразования пришлось бы реализовывать в виде программного кода. Гораздо проще применить обычные формулы в ячейках Excel.

Выбрав для формы рабочий лист Excel, можно, не задумываясь о дизайне, изобразить ее в виде таблицы, состоящей из двух колонок. Слева расположить названия параметров, а справа зарезервировать места для значений. Вспомним, что выбор в качестве носителей переменных значений DocumentProperties позволяет использовать имена с пробелами. Это означает, что на долю нашей фантазии относительно того, как заполнить левый столбец формы, практически ничего не остается. Поэтому сгенерируем форму автоматически, записав в левый столбец имена всех свойств из подготовленного ранее шаблона документа.

Теперь можно поработать над форматированием. В случае необходимости придется сделать промежуточную форму, а главное — предусмотреть для пользователя командные кнопки. Первая и самая простая в реализации кнопка — «Печать». Макрос, соответствующий этой кнопке, очевиден. Необходимо создать в Word новый документ на основании заданного шаблона, присвоить свойствам этого документа значения из формы, обновить поля в документе и, наконец, напечатать его. Ниже приведена соответствующая программа.

Следует отметить, что для работы приведенных выше процедур необходимо в Excel VBA-проекте подключить библиотеку Microsoft Word Object Library. Для этого требуется поставить «галочку» против названия библиотеки в окне доступных ссылок (меню «Сервис», команда «Ссылки»).

Регистрация документов

Итак, мы получили конструкцию «форма + документ», часто используемую на практике. Однако эта конструкция достаточно громоздка, поскольку в ней задействованы два приложения. Напомним, что целью разработки является не только формирование, но и регистрация документов — важнейший элемент правильного делопроизводства. Обычно регистрация событий производится в журнале. Проще всего реализовать журнал в виде списка Excel, тем более что для этого имеется подходящая книга.

Сформировать список очень просто. Для строки заголовков нужно скопировать левую колонку формы, которая содержит наименования свойств, и вставить их в строку заголовков списка путем транспонирования. После печати экземпляра документа в «тело» списка достаточно транспонировать правую колонку формы. Полученную конструкцию можно разнообразить макросами SaveToList и ExtractFromList, обеспечивающими обмен информацией между формой и списком. Приводить примеры этих макросов автор считает нецелесообразным.

Несмотря на законченность, построенная система документов далека от идеальной. Критически настроенный пользователь может заметить, что хорошо бы было предусмотреть не только возможность печати стандартного документа, но и его модификацию (при необходимости). И будет прав. Если уж в процессе работы открывается Word, то почему бы не остановиться и не продемонстрировать навыки машинописи. Однако в этом случае вся наша работа с журналом регистрации рушится. Оставив пользователя наедине с Word, мы не только теряем момент регистрации (после печати), но и ставим под сомнение достоверность параметров, использованных при формировании документа. Ведь никто не может гарантировать, что при ручной правке пользователь не изменил до неузнаваемости содержание документа. Картину дополняют возможности Word одновременно открывать и редактировать несколько документов и печатать все подряд.

Вероятно, идеальное решение в условиях такой неопределенности найти невозможно, однако, оговорив некоторые требования к пользователю, можно попытаться решить поставленную задачу. Прежде всего следует четко определить событие, означающее конец работы с документом, за которым следует регистрация. Выбор тут небольшой. Из трех событий, связанных с объектом Word.Document, для наших целей подходит событие Close, тем более что даже при завершении работы Word последовательно закрывает все открытые документы.

Сложнее определить, сумел ли пользователь изменить стандартный документ до неузнаваемости. Будем рассуждать следующим образом. Если пользователь внес в документ существенные изменения, то он, с целью регистрации исходящих документов, обязан сохранить «нестандартную» копию. Если же он этого не сделал, то доказать, что документ, зарегистрированный как стандартный, был модифицирован вручную, невозможно.

Для того чтобы определить факт сохранения документа, воспользуемся особенностью процедуры именования новых документов Word. Каждый, кто работал с Word, знает, что вновь созданный документ получает имя «ДокументN» (в русской редакции), где N — последовательный номер нового документа в текущем сеансе работы. При сохранении документа это имя обязательно изменяется. Даже если пользователь задумает сохранить имя в первоначальном виде «ДокументN», то при записи на диск к этому имени добавится полный путь. Таким образом, факт изменения имени при создании и закрытии документа может использоваться в качестве индикатора сохранения.

Кроме того, если документ был сохранен, то отпадает необходимость регистрации параметров, использованных для его создания. Достаточно зафиксировать гиперссылку на сохраненный документ. При необходимости документ можно будет воспроизвести, воспользовавшись оригиналом.

Для реализации указанного подхода прежде всего необходимо создать модуль класса WithEvents.

После того как класс создан, можно написать и основную процедуру, запускающую Word и создающую новый документ. Здесь следует обратить внимание на следующее. Прежде всего в проекте используются глобальные переменные, поскольку после открытия Word до наступления события Close никакие процедуры не выполняются. В отличие о процедуры печати экземпляр приложения Word открывается только при необходимости. Если в момент запуска макроса Word уже был открыт, новый документ просто добавляется к его коллекции. Передача параметров и обновление полей выполнятся так же, как и в процедуре печати, однако после этого происходит инициализация нового объекта WordDocWithEvents. При этом используется позднее связывание объектов. Это несколько неудобно при программировании, поскольку интеллектуальная поддержка объектов недоступна. Но зато конструкция при этом работает надежно.

Необходимо отметить еще одно важное обстоятельство. Выбор для передачи параметров коллекции DocumentProperties и внешней по отношению к Word вызывающей среды позволяет на одном множестве переменных построить несколько шаблонов, связанных одинаковым предметным содержанием. Так, для формирования целого пакета учредительных документов предприятия, включающего учредительный договор, устав, заявление и разного рода справки, достаточно единственной пары «форма + список». Естественно, в форме потребуется еще один элемент управления, например ComboBox, для выбора названия используемого шаблона. Примерный вид реальной формы и списка показаны на рис. 6, 7. Обратите внимание на гиперссылки, выделенные синим цветом на рис. 7. Они свидетельствуют о том, что документы были несколько видоизменены по сравнению с шаблоном. Для открытия этих документов в Word достаточно щелкнуть мышью.

Заключение

Представленные выше решения дают ощутимый эффект в работе предприятий, связанных с массовым производством юридических документов. Это прежде всего нотариальные конторы или фирмы, специализирующиеся на регистрации предприятий. Помимо этого в подобных документах даты и суммы обычно изображаются прописью, что легко реализовать в промежуточной форме Excel. Нотариальные документы легко снабдить записями о взимаемой плате, присовокупив соответствующую квитанцию.

Другой пример применения — это создание системы учета договоров предприятия. В этом случае форма может содержать только реквизиты партнеров по договору. А все виды договоров, имеющие различные шаблоны, будут формироваться из одной формы и регистрироваться в едином списке со сквозной нумерацией. В этом случае, конечно, каждый договор будет «дописываться» вручную и сохраняться, зато поиск документов по списку с гиперссылками станет тривиальной задачей.

Хочется предостеречь и от чрезмерного увлечения подобными конструкциями. Несмотря на кажущуюся простоту, настройка системы документов, состоящей из шаблона, формы и списка, реализованных в разных приложениях, — задача, требующая определенной квалификации. Поэтому не следует использовать описанную технологию для формирования платежных поручений, счетов и прочих достаточно примитивных документов. Для этого существуют более простые решения.

Источник

Если у вас нет системы электронного документооборота, то удобнее всего регистрировать документы в Excel. В статье мы рассмотрели не только вопросы создания журналов регистрации в Excel «с нуля», но и то, как работать с их содержимым: быстро найти, что и как можно отфильтровывать и сортировать, как можно изменять журнал в различных рабочих ситуациях, как распечатать в удобном виде, как «закрыть» в конце года. Порой одну и ту же операцию можно выполнить по-разному – мы предложили оптимальные алгоритмы, чтобы вам стало удобнее работать.

Об обязательности регистрации документов однозначно высказываются Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003¹:

Фрагмент документа

«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», п. 3.8

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и физических лиц. Документы регистрируются децентрализованно. Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Итак, все документы организации должны быть учтены. Раньше это делалось в больших толстых тетрадях – книгах регистрации. Кстати, некоторые компании до сих пор пользуются подобным методом. Но большинство все же предпочитает вести электронные регистрационные формы.

На сегодняшний день существует несколько доступных возможностей создания электронных журналов регистрации:

в Microsoft Excel. Пожалуй, это самая простая и доступная программа для подобных целей. Даже пользователь, чей опыт общения с компьютером ограничивается только уроками информатики и бытовыми интернет-нуждами, может без труда создать здесь полноценный журнал регистрации документов;
в Microsoft Access – программа, уже требующая от пользователя подготовки и обучения, но и обладающая более широким функционалом, нежели Excel. Удобна, в частности, возможностью связывать между собой различные журналы и получить в конечном итоге общую базу данных;
с применением «облачных» сервисов, например, Google.Drive. В отличие от обычных «облачных» хранилищ данных, сервис позволяет создать табличный файл с теми же функциями, что и у Excel. Существенным достоинством «облачных» сервисов является возможность настроить доступ к ним пользователей из любой точки мира и с любого устройства. Не менее существенным недостатком – абсолютная зависимость от подключения к Интернету, которое не всегда и не везде идеально.

Таким образом, самой доступной программой для создания журнала регистрации в обычном российском офисе является Microsoft Excel. Далее рассмотрим вопросы создания журналов и работы с ними в версии Microsoft Excel 2010 на примере Журнала регистрации распорядительных документов.

Создадим файл в Excel и назовем его «Журнал регистрации распорядительных документов». Для этого можно использовать круглую кнопку «Office» в верхнем левом углу экрана (на Рисунке 1 отмечена цифрой 1), при нажатии на которую открывается меню, в нем выбираем первую команду – «Создать». Чтобы не потерять результаты своих дальнейших настроек, лучше сразу сохранить созданный файл; для этого подойдут команды «Сохранить» или «Сохранить как» того же меню.

Рисунок 1

Предположим, в нашей условной организации используются 2 вида подобных документов: приказ и распоряжение. Целесообразно регистрировать оба вида документов в одном файле, но в разных таблицах. В нижнем левом углу окна расположены по умолчанию три листа: Лист 1, Лист 2 и Лист 3. На каждом из них можно поместить по журналу учета одного вида документов. Программа позволяет создавать сколько угодно листов в одном файле, добавляя и удаляя их по усмотрению пользователя.

Переименуем листы. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой «мыши» по наименованию листа и выбрать опцию «Переименовать». Здесь же можно выбрать цвет ярлыка, установить пароль для защиты, удалить ненужный лист. В нашем Журнале регистрации распорядительных документов будет 2 листа: для приказов по основной деятельности и для распоряжений (Рисунок 2).

Рисунок 2

Рисунок 3

Определившись с наименованиями граф таблицы, создадим «шапку». Настроить внешний вид граф легко, используя верхнюю панель инструментов. В основном понадобятся группы команд «Шрифт» и «Выравнивание» на вкладке «Главная» (см. Рисунок 3).

Группа команд «Шрифт» знакома любому пользователю программы Word (цифра 1). Напомним их в порядке расположения иконок слева направо:

верхний ряд позволит вам:
- выбирать шрифт,
- его размер,
- одним нажатием увеличивать размер шрифта,
- одним нажатием уменьшать размер шрифта;
нижний ряд поможет назначить:
- полужирное начертание,
- курсив,
- подчеркивание,
- измененить границы выделенных ячеек и
- цвет их фона,
- изменить цвет текста.

Теперь посмотрим на набор команд «Выравнивание» (отмечено цифрой 2):

значения иконок верхнего ряда:
- первые 3 – выравнивание текста по верхнему краю ячейки, по центру или по нижнему краю соответственно,
- расположение текста по диагонали или по вертикали,
- перенос текста (если пользователь не хочет менять ширину ячейки, чтобы уместился текст, можно нажать на эту кнопку, и текст будет выстроен в несколько строк по ширине ячейки);
вторая строка:
- первые 3 иконки знакомы каждому пользователю Word – это выравнивание текста по левому краю ячейки, по центру или по правому краю соответственно;
- следующие 2 иконки – уменьшение или увеличение отступа текста от левого края;
- последняя иконка – объединение ячеек с помещением текста в центре.

Заполним «шапку» нашей таблицы названиями граф. Скорее всего, при этом понадобится увеличить ширину некоторых столбцов. Это нетрудно сделать, наведя курсор на линию между двумя ячейками в самой верхней серой строке, где обычно указаны буквенные обозначения столбцов (реже – цифровые). Появится значок с двумя стрелками, смотрящими в разные стороны. Кликнув «мышью» и перемещая значок в нужном направлении, можно делать столбец уже или шире. Так же можно установить желаемую высоту строки, используя крайний левый столбец с номерами. Мы немного усложним задачу и разделим графы на 2 группы: регистрационные данные о документе и контроль. Отформатируем внешний вид ячеек, используя изученные опции (на Рисунке 5 показана таблица, в которой не только создана «шапка», но уже заполнено…

Источник

Введение

Формирование шаблона документа

Форма для шаблона

Регистрация документов

Заключение

Введение

Несколько лет назад мне пришлось сотрудничать с юридическим бюро, специализирующимся
на регистрации предприятий. Существенной частью работы юристов было составление
учредительных документов. Для регистрации нового предприятия составлялся целый
пакет документов: учредительный договор, устав, заявление, протоколы и справки.
Пакеты документов несколько отличались разнообразием, в зависимости от организационной
структуры (акционерное общество, паевое товарищество), количества участников
(один или несколько), формирования уставного капитала (денежные или не денежные
взносы). Для формирования документов использовался WinWord под управлением Windows
3.x. Сначала каждый документ сохранялся в виде отдельного файла с замысловатым
именем, включающим название фирмы и вид документа, причем все это «утрамбовывалось»
в восемь символов — стандарт именования DOS. За год накапливалось несколько
тысяч таких файлов. Естественно, найти нужный файл было очень трудно, хотя такая
потребность возникала довольно часто — в связи с необходимостью внесения
изменений или заимствования.

Чтобы как-то облегчить работу юристов, я предложил им сформировать несколько
шаблонов, содержащих целые пакеты документов, разделенных на секции. В шаблонах
появились оглавления. В начале шаблонов помещались таблицы, в которых были сведены
все закладки (bookmarks), используемые в секциях в качестве перекрестных ссылок.
Работа существенно упростилась, но проблемы с поиском файлов остались. Кроме
того, ввод данных в пространство между квадратных скобок, задающих поля закладок,
и обновление документа требовали определенного навыка и применения разных хитростей
вроде «нерасширяемых пробелов».

Второй раз с проблемами формирования юридических документов я столкнулся недавно,
при реализации проекта класса Time Billing System — системы учета затрат
времени специалистов (юристов), связанных с клиентскими договорами обслуживания.
Одной из задач была возможность как генерировать стандартные документы, так
и учитывать время работы с ними. На этот раз в моем распоряжении были Microsoft
Office и VBA, а документы готовились с помощью Microsoft Word.

В результате этих работ и появились пути решения, предлагаемые вниманию читателя.

Формирование шаблона документа

Задача формирования стандартных документов возникает достаточно часто. Обычно
для этой цели используются шаблоны, включающие поля подстановки. Но если документ
не может быть представлен в виде бланка с привычными элементами управления,
имеющимися на панели инструментов «Формы», задача существенно усложняется.

Рассмотрим решение данной задачи на примере составления упрощенного учредительного
договора с переменным числом участников. Допустим, первоначальный шаблон этого
документа выглядит как на рис. 1. Для придания примеру
большей достоверности пришлось реализовать особенности известной пишущей машинки
с отсутствующей литерой «Е».

Переменная информация для данного шаблона выделена на рисунке цветом. Особенность
документа в том, что количество участников договора может меняться. Следовательно,
при подготовке шаблона не обойтись без полей { IF }.

Первая проблема, возникающая у разработчика, состоит в выборе объектов для
хранения переменных значений текста. В качестве основного кандидата обычно рассматривается
коллекция Bookmarks (закладки). Именно эти объекты фигурируют в большинстве
примеров и в качестве аргументов полей подстановки. Для вставки закладки требуется
указать место в документе или использовать выделенный фрагмент текста. Это не
всегда удобно, особенно если документ объемный. Разбросанные по всему тексту
закладки легко пропустить при визуальном просмотре. А если значение закладки
«пусто», ее можно даже ошибочно удалить.

Другой кандидат — коллекция Variables (переменные). Объекты этого типа
вообще не видны в тексте документа, что позволяет строить различные шаблоны
на одном множестве переменных, не заботясь о возможных потерях. Встроенных средств
создания и редактирования этих объектов, к сожалению, не существует, и разработчику
документа приходится решать эту проблему дополнительно, путем программирования
на VBA диалоговых форм для доступа к переменным.

Следует отметить, что и закладки, и переменные должны отвечать общим правилам
именования VBA: имена объектов не должны состоять из цифр, содержать пробелов
и специальных символов.

Всех этих недостатков лишена коллекция CustomDocumentProperties (Свойства документа).
Так же как и закладки, свойства легко используются в полях. Так же как и переменные,
свойства не видны в тексте. Кроме того, существует стандартный инструмент редактирования
свойств — это команда: «Файл. Свойства», вкладка «Прочие». В именах свойств
допустимы пробелы. Более того, свойству можно присвоить определенный тип: текст,
дата, число или булев.

Для того чтобы автоматизировать утомительную процедуру превращения исходного
документа в шаблон с вынесением переменных значений в коллекцию свойств, воспользуемся
макросом, представленным ниже. Алгоритм его вполне логичен. Пользователь выделяет
в исходном тексте фрагмент, который должен стать полем постановки, и запускает
макрос. В диалоговом окне уточняется имя создаваемого свойства, а затем все
вхождения выделенного текста заменяются полем DOCPROPERTY.

Sub SetProperties()
Dim strName As String
Dim strVal As String
Dim strFld As String
Dim objDp As DocumentProperties
Dim blnFound As Boolean
Dim objTest As Object
Dim intAns As Integer
strName = Trim(Selection.Text)
strVal = strName
strName = InputBox(“Value = “ & strVal & Chr(13) & Chr(13)        _
& “Enter Name, Please.”, “Set Property”, strName)
If strName <> Empty Then
blnFound = False
For Each objTest In ActiveDocument.CustomDocumentProperties
If objTest.Name = strName Then blnFound = True
Next
If blnFound Then
intAns = MsgBox(“Name Already Exist”, vbCritical)
Exit Sub
End If
Set objDp = ActiveDocument.CustomDocumentProperties
objDp.Add Name:=strName, LinkToContent:=False, _
Type:=msoPropertyTypeString, Value:=strVal
strFld = “DOCPROPERTY “ & “””” & strName & “”””
With ActiveDocument.Content.Find
.ClearFormatting
Do While .Execute(FindText:=strVal, Forward:=True, _
Format:=True) = True
With .Parent
.Select
intAns = MsgBox(“Replace “ & “””” & Selection _
& “””” & Chr(13) & “ With “ _
& strFld, vbYesNo + vbQuestion)
If intAns = vbYes Then
Selection.Fields.Add Range:=Selection.Range, _
Type:=wdFieldEmpty, Text:= _
strFld, PreserveFormatting:=False
End If
.StartOf Unit:=wdWord, Extend:=wdMove
.Move Unit:=wdWord, Count:=1
End With
Loop
End With
Else
Exit Sub
End If
End Sub

На рис. 2, 3 показаны фрагменты работы этого макроса.

Однако на этом работа над шаблоном не заканчивается. Осталась нерешенной проблема
списков переменной длины. В нашем примере это количество участников договора.
Здесь придется поработать вручную. Предварительно используем маленькую хитрость.
Добавим к списку свойств два элемента. Первое свойство назовем «количество участников»,
а второе «CR». Свойству CR присвоим значение CHR(13). Это нам пригодится для
размещения с новой строки имени каждого участника.

Теперь список, состоящий максимально из трех участников, можно «запрограммировать»
следующим образом:

{ IF { DOCPROPERTY “количество участников” } > “0” _
“{ DOCPROPERTY “участник 1” }{ DOCPROPERTY “CR” }” } _
{ IF { DOCPROPERTY “количество участников” } > “1” _
“{ DOCPROPERTY “участник 2” }{ DOCPROPERTY “CR” }” } _
{ IF { DOCPROPERTY “количество участников” } > “2” _
“{ DOCPROPERTY “участник 3” }{ DOCPROPERTY “CR” }” }

Поскольку свойство CR, вызывающее перевод строки, вставляется только при выполнении
необходимого условия, полученный в результате текст не будет иметь ни одного
«лишнего» символа. Если значение свойства «количество участников» меньше единицы,
символы в тексте вообще не появятся.

С помощью аналогичного приема можно легко сформировать даже места для переменного
числа подписей внизу документа. Работа формул для разного количества участников
показана на рис. 4, 5.

На этом проектирование шаблона можно считать завешенным — получен полноценный
объект, задавая свойства которого можно существенно видоизменять его внешнее
представление.

Форма для шаблона

Чтобы получить законченную конструкцию, потребуется разработка формы для ввода
переменных значений свойств документа. Для реализации формы воспользуемся рабочей
книгой Excel. Форма на листах Excel, по сравнению с экранными формами VBA, обладает
целым рядом преимуществ. Во-первых, это простота реализации, позволяющая полностью
автоматизировать процесс проектирования, во-вторых — удобство ввода дат
и числовых значений, в-третьих — практически неограниченные размеры.

Следует отметить, что в большинстве случаев приходится проектировать две формы.
Одна из них предназначена для быстрого ввода исходных данных, а вторая, скрытая
от пользователя, выполняет преобразования исходных данных к рабочему формату
свойств текстового документа. Примерами необходимости такого преобразования
могут служить ввод дат и сумм в виде чисел, а также подстановка их в текстовый
документ в виде текстовых выражений. Помимо этого примерами являются разного
рода вычисления, выполняемые в промежуточной форме, или формирование сокращенной
записи имени и отчества людей. При обычном подходе, использующем экранные формы
VBA, все эти преобразования пришлось бы реализовывать в виде программного кода.
Гораздо проще применить обычные формулы в ячейках Excel.

Выбрав для формы рабочий лист Excel, можно, не задумываясь о дизайне, изобразить
ее в виде таблицы, состоящей из двух колонок. Слева расположить названия параметров,
а справа зарезервировать места для значений. Вспомним, что выбор в качестве
носителей переменных значений DocumentProperties позволяет использовать имена
с пробелами. Это означает, что на долю нашей фантазии относительно того, как
заполнить левый столбец формы, практически ничего не остается. Поэтому сгенерируем
форму автоматически, записав в левый столбец имена всех свойств из подготовленного
ранее шаблона документа.

Public Sub GetPropertiesFromWord(strPath As String)
Dim objWord As New Word.Application
Dim objWordDoc As Word.Document
Dim strName As String
Dim strVal As String
Dim objProp As Object
ActiveCell.Select
With objWord
.Visible = True
.WindowState = wdWindowStateMaximize
Set objWordDoc = .Documents.Open(strPath)
End With
For Each objProp In objWordDoc.CustomDocumentProperties
If objProp.Type = msoPropertyTypeString Then
strName = objProp.Name
strVal = objProp.Value
Selection.Range(“A1”).Value = strName
Selection.Range(“B1”).Value = strVal
Selection.Range(“A2”).Select
End If
Next
objWordDoc.Application.Quit
End Sub

Теперь можно поработать над форматированием. В случае необходимости придется
сделать промежуточную форму, а главное — предусмотреть для пользователя
командные кнопки. Первая и самая простая в реализации кнопка — «Печать».
Макрос, соответствующий этой кнопке, очевиден. Необходимо создать в Word новый
документ на основании заданного шаблона, присвоить свойствам этого документа
значения из формы, обновить поля в документе и, наконец, напечатать его. Ниже
приведена соответствующая программа.

Public Sub PrintWordDocument(strPath As String, blnNew As Boolean)
Dim objWord As New Word.Application
Dim objWordDoc As Word.Document
Dim strName As String
Dim strVal As String
Dim varVal As Variant
Dim objTbl As Range
Dim objCell As Range
Dim strInput As String
Dim intCopies As Integer
intCopies = 1
strInput = InputBox(“Enter Number Of Copies, Please.”, _
“Printing”, intCopies)
If strInput <> Empty Then
intCopies = Val(strInput)
If intCopies < 1 Then intCopies = 1
Else
Exit Sub
End If
With objWord
.Visible = True
.WindowState = wdWindowStateMaximize
If blnNew Then
Set objWordDoc = .Documents.Add(Template:= _
strPath, NewTemplate:=False)
Else
Set objWordDoc = .Documents.Open(strPath)
End If
End With
Set objTbl = ActiveCell.CurrentRegion
objTbl.Offset(0, 0).Resize(objTbl.Rows.Count, 1).Select
For Each objCell In Selection
strName = objCell.Value
varVal = objCell.Offset(0, 1).Value
strVal = varVal
objWordDoc.CustomDocumentProperties(strName).Value = strVal
Next
objWordDoc.Fields.Update
objWordDoc.PrintOut Background:=False, Copies:=intCopies
objWordDoc.Close wdDoNotSaveChanges
objWord.Quit
End Sub

Следует отметить, что для работы приведенных выше процедур необходимо в Excel
VBA-проекте подключить библиотеку Microsoft Word Object Library. Для этого требуется
поставить «галочку» против названия библиотеки в окне доступных ссылок (меню
«Сервис», команда «Ссылки»).

Регистрация документов

Итак, мы получили конструкцию «форма + документ», часто используемую на практике.
Однако эта конструкция достаточно громоздка, поскольку в ней задействованы два
приложения. Напомним, что целью разработки является не только формирование,
но и регистрация документов — важнейший элемент правильного делопроизводства.
Обычно регистрация событий производится в журнале. Проще всего реализовать журнал
в виде списка Excel, тем более что для этого имеется подходящая книга.

Сформировать список очень просто. Для строки заголовков нужно скопировать левую
колонку формы, которая содержит наименования свойств, и вставить их в строку
заголовков списка путем транспонирования. После печати экземпляра документа
в «тело» списка достаточно транспонировать правую колонку формы. Полученную
конструкцию можно разнообразить макросами SaveToList и ExtractFromList, обеспечивающими
обмен информацией между формой и списком. Приводить примеры этих макросов автор
считает нецелесообразным.

Несмотря на законченность, построенная система документов далека от идеальной.
Критически настроенный пользователь может заметить, что хорошо бы было предусмотреть
не только возможность печати стандартного документа, но и его модификацию (при
необходимости). И будет прав. Если уж в процессе работы открывается Word, то
почему бы не остановиться и не продемонстрировать навыки машинописи. Однако
в этом случае вся наша работа с журналом регистрации рушится. Оставив пользователя
наедине с Word, мы не только теряем момент регистрации (после печати), но и
ставим под сомнение достоверность параметров, использованных при формировании
документа. Ведь никто не может гарантировать, что при ручной правке пользователь
не изменил до неузнаваемости содержание документа. Картину дополняют возможности
Word одновременно открывать и редактировать несколько документов и печатать
все подряд.

Вероятно, идеальное решение в условиях такой неопределенности найти невозможно,
однако, оговорив некоторые требования к пользователю, можно попытаться решить
поставленную задачу. Прежде всего следует четко определить событие, означающее
конец работы с документом, за которым следует регистрация. Выбор тут небольшой.
Из трех событий, связанных с объектом Word.Document, для наших целей подходит
событие Close, тем более что даже при завершении работы Word последовательно
закрывает все открытые документы.

Сложнее определить, сумел ли пользователь изменить стандартный документ до
неузнаваемости. Будем рассуждать следующим образом. Если пользователь внес в
документ существенные изменения, то он, с целью регистрации исходящих документов,
обязан сохранить «нестандартную» копию. Если же он этого не сделал, то доказать,
что документ, зарегистрированный как стандартный, был модифицирован вручную,
невозможно.

Для того чтобы определить факт сохранения документа, воспользуемся особенностью
процедуры именования новых документов Word. Каждый, кто работал с Word, знает,
что вновь созданный документ получает имя «ДокументN» (в русской редакции),
где N — последовательный номер нового документа в текущем сеансе работы.
При сохранении документа это имя обязательно изменяется. Даже если пользователь
задумает сохранить имя в первоначальном виде «ДокументN», то при записи на диск
к этому имени добавится полный путь. Таким образом, факт изменения имени при
создании и закрытии документа может использоваться в качестве индикатора сохранения.

Кроме того, если документ был сохранен, то отпадает необходимость регистрации
параметров, использованных для его создания. Достаточно зафиксировать гиперссылку
на сохраненный документ. При необходимости документ можно будет воспроизвести,
воспользовавшись оригиналом.

Для реализации указанного подхода прежде всего необходимо создать модуль класса
WithEvents.

‘ Класс WordDocWithEvents
Public WithEvents wdDoc As Word.Document
Private Sub wdDoc_Close()
gstrDocNewName = gobjWordDocWithEv.wdDoc.FullName
Set gobjWordDocWithEv = Nothing ‘ Освобождаем ссылку на документ.
If gstrDocNewName <> gstrDocOldName Then FixCloseName
End Sub

После того как класс создан, можно написать и основную процедуру, запускающую
Word и создающую новый документ. Здесь следует обратить внимание на следующее.
Прежде всего в проекте используются глобальные переменные, поскольку после открытия
Word до наступления события Close никакие процедуры не выполняются. В отличие
о процедуры печати экземпляр приложения Word открывается только при необходимости.
Если в момент запуска макроса Word уже был открыт, новый документ просто добавляется
к его коллекции. Передача параметров и обновление полей выполнятся так же, как
и в процедуре печати, однако после этого происходит инициализация нового объекта
WordDocWithEvents. При этом используется позднее связывание объектов. Это несколько
неудобно при программировании, поскольку интеллектуальная поддержка объектов
недоступна. Но зато конструкция при этом работает надежно.

Option Explicit
Public gobjWord As Object ‘ Переменная для сохранения _
ссылки на Microsoft Word.
Public gobjWordDocWithEv As Object ‘ Переменная для сохранения _
ссылки на Microsoft Word _
Document With Events.
Public gblnWordWasNotRunning As Boolean ‘ Флаг для выхода из _
приложения.
Public gstrDocOldName As String ‘ Имя документа при открытии
Public gstrDocNewName As String ‘ Имя документа при закрытии
Public Sub CreateWord(strPath As String, blnNew As Boolean)
Dim objWordDoc As Word.Document
Dim strName As String
Dim strVal As String
Dim varVal As Variant
Dim objTbl As Range
Dim objCell As Range
‘ Проверка, выполняется ли Microsoft Word.
On Error Resume Next ‘ Отложенный перехват ошибок.
‘ Функция GetObject, вызванная без указания первого аргумента,
‘ возвращает ссылку на экземпляр приложения. Если это приложение
‘ не запущено, возвращается ошибка.
Set gobjWord = GetObject(, “Word.Application”)
gblnWordWasNotRunning = (Err.Number <> 0)
Err.Clear ‘ Очищаем объект Err на случай ошибки.
If gblnWordWasNotRunning Then Set gobjWord = New Word.Application
With gobjWord
.Visible = True
.WindowState = wdWindowStateMaximize
If blnNew Then
Set objWordDoc = .Documents.Add(Template:= _
strPath, NewTemplate:=False)
Else
Set objWordDoc = .Documents.Open(strPath)
End If
gstrDocOldName = objWordDoc.FullName
objWordDoc.Application.Activate
End With
Set objTbl = ActiveCell.CurrentRegion
objTbl.Offset(0, 0).Resize(objTbl.Rows.Count, 1).Select
For Each objCell In Selection
strName = objCell.Value
varVal = objCell.Offset(0, 1).Value
strVal = varVal
objWordDoc.CustomDocumentProperties(strName).Value = strVal
Next
objWordDoc.Fields.Update
ActiveCell.Select
Set gobjWordDocWithEv = New WordDocWithEvents
Set gobjWordDocWithEv.wdDoc = objWordDoc
End Sub

Необходимо отметить еще одно важное обстоятельство. Выбор для передачи параметров
коллекции DocumentProperties и внешней по отношению к Word вызывающей среды
позволяет на одном множестве переменных построить несколько шаблонов, связанных
одинаковым предметным содержанием. Так, для формирования целого пакета учредительных
документов предприятия, включающего учредительный договор, устав, заявление
и разного рода справки, достаточно единственной пары «форма + список». Естественно,
в форме потребуется еще один элемент управления, например ComboBox, для выбора
названия используемого шаблона. Примерный вид реальной формы и списка показаны
на рис. 6, 7. Обратите внимание на гиперссылки, выделенные
синим цветом на рис. 7. Они свидетельствуют о том, что документы были несколько
видоизменены по сравнению с шаблоном. Для открытия этих документов в Word достаточно
щелкнуть мышью.

Заключение

Представленные выше решения дают ощутимый эффект в работе предприятий, связанных
с массовым производством юридических документов. Это прежде всего нотариальные
конторы или фирмы, специализирующиеся на регистрации предприятий. Помимо этого
в подобных документах даты и суммы обычно изображаются прописью, что легко реализовать
в промежуточной форме Excel. Нотариальные документы легко снабдить записями
о взимаемой плате, присовокупив соответствующую квитанцию.

Другой пример применения — это создание системы учета договоров предприятия.
В этом случае форма может содержать только реквизиты партнеров по договору.
А все виды договоров, имеющие различные шаблоны, будут формироваться из одной
формы и регистрироваться в едином списке со сквозной нумерацией. В этом случае,
конечно, каждый договор будет «дописываться» вручную и сохраняться, зато поиск
документов по списку с гиперссылками станет тривиальной задачей.

Хочется предостеречь и от чрезмерного увлечения подобными конструкциями. Несмотря
на кажущуюся простоту, настройка системы документов, состоящей из шаблона, формы
и списка, реализованных в разных приложениях, — задача, требующая определенной
квалификации. Поэтому не следует использовать описанную технологию для формирования
платежных поручений, счетов и прочих достаточно примитивных документов. Для
этого существуют более простые решения.

КомпьютерПресс 10’2000

Источник

Здравствуйте, друзья сайта itswat.ru. Людям определённых профессий приходится работать с большим количеством всевозможных документов – внутренних, входящих, исходящих и других. В крупных организациях, где число документов гигантское, система их учёта чётко отлажена. Для создания электронных реестров используются профессиональные программы, лицензия на которые стоит прилично. Но что делать небольшой, только родившейся и ещё не раскрученной компании, или скромному предпринимателю? Документов не слишком много, но они есть и все очень важные. Их потеря может выйти боком, а платить ежемесячно за профессиональное ПО – лишние и пока неуместные траты. Мой ответ – используйте Excel и с помощью нескольких функций систематизируйте и учитывайте свои «важные бумажки». Итак, тема данного материала — как создать реестр документов в Excel. Дело не сложное, но муторное и с множеством нюансов, поэтому расскажу пошагово с картинками.

Содержание

1. Что можно поместить в реестр?
2. Пошаговая инструкция
2.1. Папка
2.2. Название
2.3. Документ

Что можно поместить в реестр?

Реестр в Excel можно создать для чего угодно, например, для договоров с партнёрами, клиентами или подрядчиками. Ниже вы можете увидеть картинку – шаблон таблицы с заголовками столбцов, отражающими данные, которые необходимо учесть.

Вы можете сделать также реестр платежей. Тоже прикреплю фото примера, может, кому-нибудь пригодится.

Я же буду создавать реестр текстовых документов, содержащих описания товаров, которые я когда-то составлял по просьбе одной бизнесвумен, по чистой случайности, завалявшиеся на моём ноутбуке. Делаю я это не по необходимости, а для того, чтобы наглядно продемонстрировать вам весь процесс. Это и будет пошаговая инструкция. Уяснив принципы, вы легко сможете адаптировать её под себя, изменив шапку таблицы и выбрав только те действия, которые понадобятся именно вам. Я использую Excel 2007, но версия не принципиальна. Вы можете работать в Excel 2010 или более поздних годов выпуска, ничего не потеряете, так как во всех редакциях используемые мной функции также присутствуют, а разделы меню и команды находятся там же, где и раньше.

Пошаговая инструкция

Друзья, вот план того, что нам предстоит сделать для создания удобного и функционального реестра документов:

Создаём новый документ, задаём ему имя и сохраняем как «Книга с поддержкой макросов».

Выделяем примерную область значений, выбираем раздел «Вставка», элемент «Таблица», подтверждаем наличие заголовков.

Заполняем названия заголовков. В моём случае это «Номер», «Заказчик», «Папка», «Название», «Документ» и «Директория».

Приступаем к заполнению столбцов.
Столбец «Номер» заполняется просто. Необходимо ввести в первую строку значение 1, а во вторую – 2, выделить обе заполненные ячейки, зацепиться за маленький чёрный квадратик в правом нижнем углу выделенной области и протащить его вниз на нужное количество строк. В нижних ячейках автоматически проставятся значения от 1 до …(зависит от нас).

Столбец «Заказчик» можно заполнить вручную или способом, описанным для столбца «Название» при условии, что имена заказчиков – это по совместительству названия папок в общей директории.

В столбце «Папка» я хочу видеть адрес папки, в которой располагается конкретный документ и при этом сделать его ссылкой, при нажатии на которую Excel будет перебрасывать меня в эту папку. Для этого я воспользуюсь функцией «ГИПЕРССЫЛКА». Подробнее опишу ниже.
В столбце «Название» мне нужно отобразить имена документов, но вводить их все вручную очень долго. В Excel существует небольшая хитрость, позволяющая в разы ускорить процесс и автоматически заполнить ячейки названиями всех документов, находящихся в указанной папке. Это возможно благодаря функции «Файлы», ищите алгоритм чуть ниже.
Столбец «Документ» будет содержать рабочую ссылку на нужный файл, нажатие на которую спровоцирует его открытие. Как это сделать, ищите чуть ниже.
Столбец «Директория» — это всё тот же адрес папки, но без гиперссылки. Он нужен для того, чтобы заполнить предыдущие столбцы.

Папка

Чтобы получить активный адрес папки, где расположен нужный документ, воспользуемся функцией «Гиперссылка»:

Ставим курсор в первую ячейку соответствующего столбца.
Копируем адрес нужной папки.

Вставляем его сразу в «Директорию», он пригодится в дальнейшем.

Нажимаем в строке значений на fx и находим нужную функцию или вписываем вручную =ГИПЕРССЫЛКА(«адрес папки»).

Ещё один способ, на мой взгляд, самый удобный – щёлкаем в нужной ячейке ПКМ (правой кнопкой мыши), в меню выбираем команду «Гиперссылка», в открывшемся мастере отыскиваем нужную папку и подтверждаем действие.

Так придётся делать для каждого документа, но если учесть, что большое количество их расположено в одной и той же папке, то процесс не должен отнять много времени. Для последующих документов, являющихся соседями первого по директории, адрес можно просто скопировать.

Название

С названием немного сложнее:

Добавляем к адресу, помещённому нами в «Директорию» ещё один обратный слеш и звёздочку, то есть *.

Выбираем раздел меню «Формулы», функцию «Диспетчер имён».

А в её мастере команду «Создать».

Задаём имя, в моём случае это будет «Название».

В строке «Диапазон» пишем =ФАЙЛЫ( и щёлкаем курсором по соответствующей ячейке в столбце «Директория», закрываем скобку).

Нажимаем ОК и «Закрыть».
Ставим курсор в первую ячейку столбца.
Вписываем туда формулу =ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1), где Название – это имя, заданное нами на четвёртом шаге данного алгоритма, а -1 обозначает, что данная ячейка стоит второй в столбце.
Нажимаем «Энтер» и видим, что в столбце появились имена всех файлов, расположенных в указанной папке.

Таким методом можно поместить в реестр названия не всех файлов, а выборочно в зависимости от формата. Для этого предварительно в адресе папке, указываемом в столбце «Директория», после звёздочки следует написать расширение файла, например, *docx, xls или jpeg. Это актуально, когда в одной папке находятся вперемешку файлы разных форматов – таблицы, картинки, текстовые документы и любые другие.

Если что-то вам по моим картинкам и описанию не понятно, то посмотрите следующую подробную инструкцию в формате видео.

Документ

Друзья, столбец «Документ» содержит то же название, но являющееся ссылкой. Чтобы этого добиться, следует проделать все те же действия, что и в предыдущем алгоритме до шага 8. Мы их опустим, так как повторно делать одно и то же не нужно. Теперь немного усложняем формулу. Она примет вид =ГИПЕРССЫЛКА(ИНДЕКС(Название;СТРОКА()-1)). После её размещения и ввода строки заполнятся теми же названиями, но являющими собой активные ссылки.

Вот, кажется, и всё. Старался описать алгоритм наиболее подробно. Меня ещё недавно спросили, как создать реестр сведений о доходах физических лиц, то есть формировать справки 2-НДФЛ и вести их учёт в программе «Налогоплательщик ЮЛ». Тема, в общем, та же, но программа другая, поэтому я решил посвятить ей отдельный материал. До скорых встреч.

Ведение реестра документов

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Создание печатной формы

Договор о материальной ответственности

Заполнение печатной формы

Аргументы функции «ВПР»

В мастере функций набраны аргументы для формулы в ячейке «L4», которая после ввода примет следующий вид: =ВПР('Печать ДМО'!G1;'Реестр ДМО'!A2:J102;2;ЛОЖЬ)

Пример реестра документов представлен ниже:

Универсальный реестр документов

Реквизиты отчета, обязательные для заполнения

Для формирования отчета необходимо указать:

Период формирования реестра. Ограничивает собственную дату документов (может отличаться от даты регистрации). При открытии формы отчета устанавливается период «по умолчанию», равный текущему месяцу.
Организацию, для которой формируется реестр документов. По умолчанию значение реквизита соответствует основной организации, которая указана в персональных настройках пользователя.

Доступные аналитические разрезы, возможности группировки строк и колонок

Дополнительная информация по использованию отчета

Списки для сортировки и заполнения

Создание выпадающих списков

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Как скрыть лист с источником списка

Источник

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Журнал регистрации корреспонденции — входящей и исходящей — есть в любой организации. Но не все хорошо понимают его важность для документооборота. Между тем документальная фиксация всех поступающих писем и обращений жизненно необходима.

Регистрация входящих и исходящих писем:

служит подтверждением отправки и получения писем, обращений, жалоб и заявок;
помогает руководителю контролировать своевременность отправки и предоставления ему корреспонденции;
помогает быстрее ориентироваться в архиве за предыдущие месяцы, быстрее находить документы за предыдущие месяцы;
запись краткого содержания в специальной графе помогает восстановить письмо в случае утраты;
может стать доказательством отправки заявления или обращения в контролирующие органы для предъявления претензии о несвоевременном ответе;
помогает в судебных разбирательствах.

Таким образом, зарегистрировать письмо важно по нескольким причинам. Журнал учета не предполагает единую унифицированную форму, хотя рекомендуется придерживаться правил оформления, представленных в следующих разделах. В некоторых канцелярских магазинах можно найти готовые многостраничные журналы — это отличный вариант для тех, кто ведёт записи на бумаге.

Срок хранения журналов входящей и исходящей корреспонденции составляет 5 лет. Однако, если возможности архива позволяют, следует хранить их бессрочно.

Перед сдачей в архив на журналах ставят штамп с печатью организации и указанием количества листов.

Журналы регистрации входящих и исходящих документов можно вести в привычном бумажном виде или вносить данные в таблицу Excel

Образец Журнала регистрации входящей корреспонденции

Журнал регистрации входящей корреспонденции включает следующие графы:

Несмотря на кажущуюся объёмность журнала, внесение данных по одному наименованию редко занимает больше 2 минут.

Скачать образец журнала входящей корреспонденции: Журнал регистрации входящих документов

Бланк Журнала исходящих документов

Исходящую корреспонденцию, то есть документы, которые пишет и отправляет организация в ответ на поступившие обращения или по собственной инициативе, тоже нужно регистрировать в отдельном журнале. Дата регистрации и дата отправки должны совпадать (могут отличаться максимум на 1-2 дня, если речь идёт о несрочных данных).

Структура журнала исходящей корреспонденции очень похожа на содержание журнала для входящей корреспонденции:

Порядковый номер.
Дата.
Номер.
Адресат.
Тема и краткое содержание. Как и в предыдущем случае, рекомендуется законспектировать смысл письма, а не ограничиваться заголовком.
Исполнитель. Здесь указывают не только визирующего документ директора, но и «внутреннего» исполнителя.
Количество оригинальных экземпляров.
Способ отправки. Необязательный раздел, который, однако, может быть полезен при анализе качества разных способов доставки документов (почта, курьер, личная доставка).

Скачать образец реестра исходящих документов: Журнал регистрации исходящих документов

Образец реестра договоров по 44-ФЗ в 2023 году

Дополнительно отражаются все изменения, этапы исполнения или расторжение. В процессе исполнения в программе надо фиксировать сведения о поставке товара и его оплате, информацию о наступлении гарантийного случая, о начислении неустойки и т.д.

Мнение эксперта

Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами

Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!

Задать вопрос эксперту

В руководстве пользователя по работе с Единой информационной системой разъясняется, где посмотреть реестр исполненных контрактов по 44-ФЗ в разделе Контракты и договоры ЕИС представлены оба реестра и по 44-ФЗ, и по 223-ФЗ. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!

После подписания документам присваивают номер, который позволяет идентифицировать сделку. Унифицированного бланка для реестра контрактов нет. Заказчики разрабатывают собственную форму, учитывая особенности организации.

10 мощных шаблонов управления проектами Excel для отслеживания — gadgetshelp,com

одновременное ведение бумажного и электронного журналов — поможет в случае потери данных восстановить их по физическому дубликату (проще говоря, переписать заново из бумажного в электронный вид);
хранить файл не на компьютере, а в облачном хранилище в интернете, например в Google Docs (даже если на конкретном устройстве произойдёт сбой, данные не исчезнут, а будут доступны с других компьютеров).

Для этого формируется специальная таблица, которая состоит из четырёх колонок. Так же, в опись вносится указание на оригинал или копию и обозначается дата, когда документ был сдан или принят.

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Обратите внимание, что таблицы могут содержать дополнительные уточняющие данные. Так, например, наш Прайс содержит дополнительно информацию о категории (товарной группе, упаковке, весу и т.п.) каждого товара, а таблица Клиенты — город и регион (адрес, ИНН, банковские реквизиты и т.п.) каждого из них.

Таблица Продажи будет использоваться нами впоследствии для занесения в нее совершенных сделок.

Мнение эксперта

Витальева Анжела, консультант по работе с офисными программами

Со всеми вопросами обращайтесь ко мне!

Задать вопрос эксперту

Данная закладка позволяет пользователю отражать или не отражать поля Комментарии , Заголовок и Подписи в выводимой на печать форме. Если же вам нужны дополнительные объяснения, обращайтесь ко мне!

После выполнения команды «Найти» в реестре «Кассовые документы» становится активной команда «Отменить поиск». Применение этой команды отменяет условия выбора данных из реестра «Кассовые документы» (Рис. 15)

Реестр документов

хранить в таблицах информацию по товарам (прайс), совершенным сделкам и клиентам и связывать эти таблицы между собой
иметь удобные формы ввода данных (с выпадающими списками и т.п.)
автоматически заполнять этими данными какие-то печатные бланки (платежки, счета и т.д.)
выдавать необходимые вам отчеты для контроля всего бизнес-процесса с точки зрения руководителя

Еще одной типовой задачей любой БД является автоматическое заполнение различных печатных бланков и форм (накладные, счета, акты и т.п.). Про один из способов это сделать, я уже как-то писал. Здесь же реализуем, для примера, заполнение формы по номеру счета:

Источник

Ведение реестра документов

Пример реестра документов в «Умной таблице» Excel

Создание печатной формы

Договор о материальной ответственности

Заполнение печатной формы

Аргументы функции «ВПР»

Источник

Как сделать реестр документов в excel?

Ведение реестра документов

Создание печатной формы

Заполнение печатной формы

Списки для сортировки и заполнения

Создание выпадающих списков

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Как скрыть лист с источником списка

Формирование и регистрация стандартных документов Word с помощью Excel

Введение

Формирование шаблона документа

Форма для шаблона

Регистрация документов

Заключение

Введение

Формирование шаблона документа

Форма для шаблона

Регистрация документов

Заключение

Что можно поместить в реестр?

Пошаговая инструкция

Папка

Название

Документ

Читайте также:

Ведение реестра документов

Создание печатной формы

Заполнение печатной формы

Списки для сортировки и заполнения

Создание выпадающих списков

Создание выпадающего списка с источником на этом же листе

Создание выпадающего списка с источником на другом листе

Как скрыть лист с источником списка

Образец Журнала регистрации входящей и исходящей корреспонденции

Образец Журнала регистрации входящей корреспонденции

Бланк Журнала исходящих документов

10 мощных шаблонов управления проектами Excel для отслеживания — gadgetshelp,com

Шаг 1. Исходные данные в виде таблиц

Реестр документов

Ведение реестра документов

Создание печатной формы

Заполнение печатной формы