Регистр учета ндфл в excel

Как составить налоговый регистр по НДФЛ

Налоговое законодательство регламентирует обязанность работодателей в специальных налоговых регистрах/карточках вести учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• всех доходов, начисленных и выплаченных физлицам;
• предоставленных им налоговых вычетов и сумм, которые уменьшают налогооблагаемую базу;
• налога исчисленного, удержанного и перечисленного с таких доходов.

Законодательно утвержденной формы НДФЛ-ной карточки нет.

Утвержденную форму рекомендуем закрепить в качестве приложения к учетной политике.

При разработке такого отчета за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ, дополнив необходимыми реквизитами и убрав информацию, которая не требуется организации.

Как ведется регистр налогового учета

Вести учет в регистре необходимо отдельно по каждому физлицу, в отношении которого работодателем производятся выплаты и в отношении которого он является налоговым агентом по НДФЛ по:

• трудовым договорам;
• гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг;
• авторским договорам;
• договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если не предусмотрено иное.

Данные отражаются по налогоплательщику за весь календарный год помесячно нарастающим итогом с начала года:

• доходы — отдельно по каждому коду и по каждой дате выплаты;
• вычеты — отдельно по каждому коду.

Отражение доходов и вычетов в регистре производится в рублях и копейках, также как и показатели отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ. Сумма НДФЛ отражается в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы в 50 коп. и более округляются до полного рубля) (п. 6 ст. 52 НК РФ).

Показатели в иностранной валюте отражаются в регистре в рублях по курсу Банка России (п. 5 ст. 210 НК РФ):

• по доходам — на дату их фактического получения;
• по вычетам — на дату фактического осуществления расходов.

Способ ведения НДФЛ-ной карточки законодательно не регламентирован, поэтому допускается ведение как в бумажном, так и в электронном виде.

Сведения из карточки по НДФЛ используются для заполнения расчета 6-НДФЛ. В связи с этим при разработке формы документа сведения бланка аналитического регистра налогового учета по НДФЛ необходимо сгруппировать наглядно и информационно емко в соответствии со структурой формы 6-НДФЛ для правильного учета доходов, вычетов и сумм НДФЛ.

Возможный вариант структуры представлен в таблице.

Раздел сведений, отражаемых в регистре	Перечень отражаемых данных
Налоговый агент	наименование; ИНН/КПП; ОКТМО организации
Налогоплательщик	Ф.И.О. физического лица; ИНН (при наличии); дата рождения; гражданство (с кодом страны); вид, код, серия и номер документа, удостоверяющего личность; статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) на начало года
Доходы	вид и код дохода; сумма дохода: до уменьшения на суммы вычета и НДФЛ; за минусом вычетов, до налогообложения
Предоставленные вычеты	вид и код вычета; размер вычета; реквизиты уведомления, подтверждающего правомерность вычета, код ФНС, которая его выдала
НДФЛ:
исчисленный	сумма налога
удержанный
перечисленный
излишне удержанный
возвращенный налоговым агентом	сумма налога; дата возврата налога
неудержанный	сумма налога
Суммы фиксированных авансовых платежей работников-иностранцев	платеж, на который уменьшается исчисленный налог; реквизиты уведомления, подтверждающего правомерность уменьшения налога на фиксированные авансовые платежи, код ФНС, которая его выдала
Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету в соответствии с п. 3.1 ст. 214 НК РФ	размер налога

Если работодатель не ведет налоговый учет по НДФЛ, то инспекция вправе оштрафовать его за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (ст. 120, 216 НК РФ). Размеры штрафов указаны в таблице.

Размер штрафа	Нарушение
10 000 руб.	Нет регистров за один календарный год
30 000 руб.	Нет регистров более чем за один календарный год
20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.	В результате отсутствия документа произошло занижение налогооблагаемой базы по НДФЛ (п. 3 ст. 120 НК РФ)
От 20 до 40 % от суммы недоимки	Неуплата/неполная уплата налога (ст. 122 НК РФ)
200 руб. за каждый не представленный в установленный срок документ	Непредставление документов по требованию ФНС (пп. 4 п. 3 ст. 24, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ)
Административная ответственность: от 300 до 500 руб. должностных лиц (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Образец регистра налогового учёта НДФЛ

Образец оформления НДФЛ-ной карточки рассмотрим на следующем примере:

В 2022 г. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» ежемесячно начисляло работнику Петрову П.П. (резидент РФ) зарплату в размере 50 000 руб. Выплаты производятся два раза в месяц (22-го числа текущего месяца и 7-го числа следующего месяца).

Выплаты за февраль — в размере 36 842,11 руб., работник брал больничный с 8 по 14 февраля (7 дней); за август — в размере 28 260,87 руб., работник в отпуске с 8 по 21 августа (14 дней).

Дополнительно работнику выплачены следующие доходы:

22.02.2022 — пособие по временной нетрудоспособности в размере 4931,52 руб.;

07.04.2022 — материальная помощь в размере 7000 руб.;

05.08.2022 — отпускные за август в размере 23 422,56 руб.

Работнику предоставляется стандартный вычет на ребенка в размере 1400 руб. Прав на иные стандартные вычеты у сотрудника нет.

Вот каким образом следует заполнять бланки налогового учета по НДФЛ по условиям примера. Показываем только заполненные разделы. Полный вариант документа предлагаем скачать в формате Word.

Нажмите на картинку, чтобы увеличить ее.

РАЗДЕЛ 4. ОБЩАЯ СУММА НАЛОГА ПО ИТОГАМ НАЛОГОВОГО ПЕРИОДА

Показатели

Общая сумма налога

Передано на взыскание в налоговый орган

По перерасчету за предшествующие налоговые периоды

Сумма налога, не удержанная налоговым агентом

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом

Исчисленный

Удержанный

Перечисленный

Возвращено

Зачтено в счет налоговых обязательств отчетного года

По ставке 13%

Итого

РАЗДЕЛ 5. СВЕДЕНИЯ О ДОХОДАХ, НАЛОГООБЛОЖЕНИЕ КОТОРЫХ ОСУЩЕСТВЛЯЕТСЯ НАЛОГОВЫМИ ОРГАНАМИ

Код дохода

Январь

Февраль

Март

Апрель

Май

Июнь

Июль

Август

Сентябрь

Октябрь

Ноябрь

Декабрь

Итого

РАЗДЕЛ 6. РЕЗУЛЬТАТЫ ПЕРЕРАСЧЕТА НАЛОГА ЗА ПРЕДШЕСТВУЮЩИЕ НАЛОГОВЫЕ ПЕРИОДЫ

Общая сумма доходов, включаемых в налоговую базу

Общая сумма налоговых вычетов, исключаемых из налоговой базы

Общая сумма доходов, включаемых в налоговую базу и уменьшенных на налоговые вычеты

Сумма исчисленного налога

Сумма удержанного налога

Долг по налогу за налоговым агентом перед налогоплатель-щиком

Долг по налогу за налогопла-тельщиком

Сумма налога, переданная на взыскание в налоговый орган

Отражено в налоговой карточке

за

год

Результаты перерасчета налога

за

год

Отражено в налоговой карточке

за

год

Результаты перерасчета налога

за

год

Отражено а налоговой карточке

за

год

Результаты перерасчета налога

за

год

РАЗДЕЛ 7. СВЕДЕНИЯ О ПРЕДСТАВЛЕНИИ СПРАВОК:

а) налоговому органу о доходах: N справки

дата

б) налогоплательщику о доходах: N справки

дата

в) налоговому органу о сумме задолженности, переданной на взыскание:

N справки (письма)

дата

Правильность заполнения налогового регистра проверена:

(дата)

(должность)

(фамилия, имя, отчество)

(подпись)

Для чего нужны налоговые регистры

Регистры налогового учета служат для обобщения сведений, необходимых для расчета тех или иных налогов. Они, во-первых, помогают налоговикам контролировать полноту уплаты налогов налогоплательщиками, а во-вторых, позволяют самим налогоплательщикам проверять правильность осуществляемых ими расчетов по тому или иному виду налогового обязательства и упрощают формирование налоговых отчетов.

ВАЖНО! Несмотря на то, что налоговое законодательство обязывает налогоплательщиков создавать и вести такие регистры, их формы не утверждены законодательно, а потому каждое предприятие (или ИП) обязано самостоятельно разработать структуры применяемых налоговых регистров, при этом очень желательно утвердить их учетной политикой.

Налоговые регистры должны отвечать следующим общим требованиям:

• непрерывное формирование учетных налоговых данных в хронологической последовательности;
• осуществление полного раскрытия порядка формирования налоговой базы;
• простота восприятия информации, отраженной в регистре, и удобство его заполнения;
• ведение в бумажном или электронном виде.

Подробнее о том, как вести налоговые регистры, см. в статье «Ведение аналитических регистров налогового учета (формы)».

Что касается налоговых регистров по НДФЛ, ст. 230 НК РФ устанавливает для них свои специфические критерии. Подобный регистр должен включать:

• информацию, позволяющую однозначно идентифицировать налогоплательщика;
• его статус;
• виды выплачиваемых ему доходов и их суммы;
• виды и суммы предоставленных вычетов;
• суммы, уменьшающие налоговую базу;
• даты выплаты дохода, удержания и уплаты НДФЛ.

О требованиях, предъявляемых к регистрам по НДФЛ, читайте в статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».

Ответственность за формирование налоговых регистров несут сотрудники, которые их составляют и подписывают. Они же отвечают за сохранность этих документов и за обеспечение невозможности доступа к ним посторонних лиц. Вносить исправительные записи в регистр может только ответственный сотрудник. При этом он обязан заверить корректирующую запись своей подписью, проставить дату внесения корректировки и привести соответствующие пояснения.

Пример налогового регистра для 6-НДФЛ см. в типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Что представляет собой бланк 6-НДФЛ

Налоговые агенты обязаны заполнять отчетную форму — 6-НДФЛ. С 2021 года эта форма кардинально обновлена приказом ФНС РФ от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (в этом же документе можно найти и порядок ее заполнения). А с отчетности за 1 квартал 2023 г. произошло очередное обновление благодаря Приказу ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.

При заполнении 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 год воспользуйтесь инструкциями от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демо-доступ бесплатно.  

Скачать бланк 6-НДФЛ актуальной формы можно здесь.

Каковы особенности этого отчета:

• Заполняется 6-НДФЛ не в разрезе данных по каждому налогоплательщику, а по всем налогоплательщикам-физлицам, которым был выплачен доход налоговым агентом, в целом (п. 1 ст. 80 НК РФ).
• Данные по удержанным и выплаченным физлицам доходам фиксируются нарастающим итогом с начала года (п. 1 ст. 230 НК РФ).
• Периодичность сдачи — ежеквартально.
• Основание заполнения формы — данные налогового учета, содержащиеся в регистрах (п. 1 ст. 230 НК РФ).

О том, где и как заполнить данную форму онлайн, читайте в статье «Можно ли заполнить форму 6-НДФЛ онлайн?».

Какие данные необходимы для формирования 6-НДФЛ

Для того чтобы понять, как составить налоговый регистр для формирования данного отчета, рассмотрим, какую информацию содержит бланк 6-НДФЛ, и разберем его состав.

6-НДФЛ включает:

• титульный лист;
• раздел 1 под названием «Данные об обязательствах налогового агента»;
• раздел 2, называемый «Расчет исчисленных, удержанных и перечисленных сумм налога на доходы физических лиц».

Для заполнения титула формы понадобятся:

• Реквизиты налогового агента (его название, ИНН, КПП).
• Реквизиты реорганизованной организации и формы ее реорганизации (для правопреемников).
• Период, за который составляется отчет.
• Код налоговой инспекции, в которую необходимо направить расчет (для организаций — в ФНС по месту их нахождения, для ИП — по месту жительства или по месту осуществления деятельности (для вмененщиков и тех ИП, что работают на патенте)).
• Код ОКТМО в соответствии с Общероссийским классификатором территорий муниципальных образований ОК 033-2013 (приказ Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст). Организации проставляют код той территории, на которой они расположены, а ИП — той, на которой проживают или осуществляют деятельность.

Для оформления раздела 1 нам потребуются:

• информация о периоде удержания налога, соответствующем первому, второму, третьему или четвертому сроку сроку уплаты НДФЛ (п. 6 ст. 226 НК РФ);
• суммы удержанного налога с физлиц к перечислению по конкретному сроку платежа.

Для заполнения раздела 2 нам необходимы:

• размер ставок НДФЛ, по которым исчисляется налог;
• суммы начисленных всем физлицам доходов;
• суммы вычетов по НДФЛ;
• размер налога, исчисленного и удержанного;
• количество физлиц, получивших доход от налогового агента.

Разобравшись с перечнем информации, которая нам понадобится для формирования отчета 6-НДФЛ, перейдем к разработке формы налогового регистра для него.

Лучше понять порядок расчета НДФЛ вам поможет материал «Практические задачи по НДФЛ с решениями».

Пример заполнения отчета по форме 6-НДФЛ за год можно найти тут.

Как составить налоговый регистр для учета НДФЛ

В 2023 году вы можете использовать для формирования расчета 6-НДФЛ тот же регистр, что ранее использовали для справок 2-НДФЛ, имеющий следующую структуру:

Сведения учетного регистра	Комментарии по заполнению
Информация для идентификации налогоплательщика	Приводим перечень данных о работающих сотрудниках: Ф. И. О. сотрудника; полную дату его рождения; информацию об удостоверяющем его личность документе; ИНН физлица; его адрес; гражданство
Перечень доходов	Для каждого вида дохода должно быть предусмотрено свое поле, в которое заносится особый цифровой код, соответствующий виду дохода. Коды берутся из приказа ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387@. По необлагаемым НДФЛ доходам данные отражать необязательно. Облагаемые НДФЛ доходы, имеющие пределы необложения налогом, фиксируются в регистре на общих основаниях, поскольку они могут накапливаться в течение года
Перечень вычетов	Вычеты фиксируются в регистре с приведением соответствующих кодов. Перечень кодов см. в приказе ФНС от 10.09.2015 № MMB-7-11/387@
Суммы доходов	Указываем суммы, начисленные до налогообложения и уменьшения на вычеты
Даты выплаты доходов	В данном поле указывается дата выплаты доходов в соответствии с нормами ст. 223 НК РФ
Статус налогоплательщика	В данном поле указывается, к какому виду лиц относится налогоплательщик исходя из его резидентства в РФ
Дата / период удержания НДФЛ	Указываем день фактического удержания налога
Дата перечисления НДФЛ	Заполняем в соответствии с платежными документами
Реквизиты платежного документа	Указываем номер, дату и сумму платежки на уплату НДФЛ
Сумма НДФЛ	Фиксируем сумму рассчитанного и удержанного налога

Бланк регистра, сформированного в рассмотренной выше структуре, вы можете скачать по ссылке ниже:

Скачать образец

Альтернативный вариант налогового регистра по НДФЛ за 2022 год подготовлен экспертами КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к этой системе, получите его бесплатно на пробной основе.

Составляем налоговый регистр для отчета 6-НДФЛ

Сформированный выше регистр в силу особенностей формы 6-НДФЛ (их мы рассмотрели ранее) использовать для ее заполнения не всегда удобно. А вот составить на его основе «персональный» регистр именно для 6-НДФЛ очень просто.

Представляем вам заполненный образец налогового регистра для формы 6-НДФЛ, актуальной в 2023 году. При необходимости вы его можете скачать:

Скачать образец

РАЗЪЯСНЕНИЯ от КонсультантПлюс: 
Главное при заполнении расчета 6-НДФЛ — аккуратно перенести данные из налоговых регистров по НДФЛ. Поэтому если налоговый учет в порядке, то и заполнить расчет 6-НДФЛ будет несложно …
Как правильно заполнить  расчет, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Напомним, что с 1 января 2023 г. правила удержания и перечисления НДФЛ изменились.

Удержание НДФЛ

Если до конца 2022 года мы удерживали НДФЛ лишь при окончательном расчете, то с 1 января 2023 г. удерживать налог приходится и при выплате аванса, и при выплате зарплаты за вторую половину месяца. Связаны данные новшества с внесением изменений в НК РФ, а именно — отменой нормы из п. 2 ст. 223 НК РФ, т.е. для удержания НДФЛ с аванса теперь действуют общие для всех выплат правила — необходимо удерживать НДФЛ с каждой выплаты доходов в пользу сотрудников. Таким образом, в каждом месяце появилась как минимум одна дополнительная строка, в которой нужно будет отразить удержание НДФЛ с выплаченного аванса, если же зарплата выплачивается более двух раз в месяц, то соответственно и строк будет больше.

Перечисление НДФЛ

Перечислять НДФЛ в бюджет в 2023 году нужно до 28 числа. Месяц будет зависеть от периода, в котором выплачивается доход и соответственно удерживается налог (периоды длятся с 23 числа одного месяца по 22 число следующего месяца). Эта дата — общая для всех бюджетных платежей, которые в совокупности будут формировать единый налоговый платеж. Платежное поручение также будет единым. Но для декабрьско-январских выплат действуют дополнительные платежные даты:

• последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;
• 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.

О том, как изменятся сроки уплаты НДФЛ и сдачи соответствующей отчетности в 2023 году, читайте в этом материале.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили образец регистра по НДФЛ, применяемый в 2023 году. Вы можете скачать его бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Налоговый регистр по НДФЛ

Скачать

Особенности наложения ответственности за несоставление или некорректное составление регистра для 6-НДФЛ

Отсутствие налоговых регистров законодательство РФ рассматривает как грубое нарушение правил учета доходов и расходов, наказываемое штрафом (ст. 120 НК РФ) в размере 10 000–40 000 руб. в зависимости от того, сколько длилось правонарушение и как оно повлияло на размер налоговой базы (письмо ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690). Арбитры в данном случае — на стороне контролеров. Однако не в тех случаях, когда налоговики превышают свои полномочия.

Не получится оштрафовать налогоплательщика:

• За использование регистров по НДФЛ, формы которых не утверждены учетной политикой. Однако стоит понимать, что составлять максимально полную учетную политику — в интересах самого налогоплательщика, ведь она является мощным оружием в спорах с налоговыми контролерами по вопросам применения налоговых регистров. Поэтому мы настоятельно рекомендуем вам закрепить форму регистра для 6-НДФЛ в локальном нормативном документе.

ВАЖНО! Налоговые регистры, предусмотренные учетной политикой налогоплательщика, обязательны к составлению. В противном случае штраф по ст. 120 НК РФ будет совершенно обоснован.

• За неполное заполнение регистра. Ситуация выглядит так. Налоговики, найдя незаполненные поля регистра, утвержденного учетной политикой или рекомендованного ФНС, объявляют его недействительным в силу того, что он не обеспечивает полноту и корректность учета. А раз регистр недействителен, то фактически его нет — за это, как мы выяснили, положен штраф. Однако недействительным можно признать только тот налоговый регистр, в котором отсутствуют обязательные реквизиты — для НДФЛ они приведены в ст. 230 НК РФ (мы их перечислили выше). Отсутствие «необязательных» данных в налоговом регистре не может служить для признания его отсутствующим у налогоплательщика.
• За непредставление налогоплательщиком «построчных» налоговых регистров. Речь идет о ситуации, когда ФНС запрашивает налогоплательщика регистр, необходимый для расшифровки той или иной строки отчета. Однако подобное требование контролеров незаконно, поскольку НК РФ не накладывает на налогоплательщиков обязанности построчного ведения налоговых регистров. Важно лишь, чтобы регистр достоверно отражал данные, необходимые для расчета налоговой базы.

Вам также может понадобиться информация об ответственности за неуплату НДФЛ — см. материал «Какая ответственность предусмотрена за неуплату НДФЛ?».

Итоги

Требования к перечню информации, которая должна быть отражена в налоговом регистре для заполнения 6-НДФЛ, перечислены в ст. 230 НК РФ. Привлечь к ответственности налогоплательщика за неведение регистра по НДФЛ можно только в том случае, если в регистре отсутствуют обязательные реквизиты, или в случае несоставления регистра, предусмотренного учетной политикой.

Все нюансы заполнения формы 6-НДФЛ вы найдете в нашей рубрике «Расчет 6-НДФЛ».

Налоговые агенты обязаны вести регистры по налогу на доходы физических лиц. Учетный документ заводят на каждого сотрудника. Локальные бланки налогового учета по НДФЛ каждый агент разрабатывает самостоятельно.

Как составить налоговый регистр по НДФЛ

Ведение регистра по подоходному налогу — прямая обязанность работодателей. Налоговые агенты регистрируют сведения по каждому физлицу, которому выплачивают доход.

Разработайте такую учетную форму по подоходному налогу, которая отвечает условиям:

1. Она проста в заполнении и удобна в использовании. У бухгалтера не возникает путаницы при ее заполнении.
2. Она наглядна. На ее основании легко заполнить расчет 6-НДФЛ и вовремя отследить излишне удержанный НДФЛ.
3. Она учитывает особенности работодателя и его работников. В ней отражаются все обязательные сведения. Информация детализируется и по статусу резидентства сотрудников, и по видам доходов, и по другим показателям.

В налоговом регистре ведут учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

• начисленных и выплаченных доходов;
• налоговых вычетов, сумм уменьшения налогооблагаемой базы;
• исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ.

Количество регистров никак не ограничено — ни в НК РФ, ни в других законах. Если есть необходимость, то ведите отдельную форму регистра по каждому виду дохода. Единая регистрационная форма по всем выплатам тоже не запрещена.

Формальный вид налоговый агент разрабатывает сам. Как и любой регистрационный документ, форму по НДФЛ утверждают в учетной политике, хотя это и необязательно. В регистр включают сведения о:

• налогоплательщике — его ФИО, ИНН, адрес, статус резидентства;
• налоговом агенте — его название, ИНН и КПП, ОКТМО;
• выплаченных доходах — вид и код дохода, сумма выплат до вычетов и с учетом вычетов, дата получения и выплаты доходов;
• вычетах — вид и код вычета, величина, сведения о расходах и уменьшении налогооблагаемой базы по НДФЛ;
• начисленном и удержанном подоходном налоге — его сумма, дата удержания и перечисления в бюджет, реквизиты платежных поручений, подтверждающих оплату;
• доходе с прошлого места работы, если приняли сотрудника не с начала года — для расчета стандартных вычетов.

Некоторые доходы не надо показывать в регистрационных документах (ст. 217, п. 1, 2 ст. 227, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ):

• не облагаемые подоходным налогом, кроме тех, что освобождены от налогообложения в пределах норм;
• выплаченные физлицу за покупку имущества или имущественных прав, физлицо самостоятельно рассчитывает и платит налог по сделкам купли-продажи (кроме покупки, продажи и мены ценных бумаг — п. 2 ст. 226.1 НК РФ);
• доходы ИП и тех, кто занимается частной практикой, предприниматели и частники сами рассчитывают и платят налог.

А вот выплаты с частичным налогообложением необходимо указывать в регистре в полной сумме. Это делают, чтобы отследить необлагаемый лимит и включать часть поступлений в облагаемую базу, если лимит превышен.

По группам расчета 6-НДФЛ

На основании регистрационных документов заполняют расчет 6-НДФЛ. Для корректного заполнения сведения в регистре по подоходному налогу группируют в соответствии со структурой расчета.

Сформируйте группы:

1. Налоговый агент. Укажите его наименование, ИНН и КПП, ОКТМО.
2. Налогоплательщик. Напишите ФИО физлица, ИНН, дату рождения, гражданство, код, серию и номер паспорта, статус резидента.
3. Доходы. Вид, код и сумма дохода до и после уменьшения на вычеты и НДФЛ.
4. Предоставленные вычеты. Отразите вид, код и сумму вычета, реквизиты уведомления от ИФНС.
5. Подоходный налог. Рассчитайте исчисленный, удержанный, перечисленный, излишне удержанный, возвращенный работодателем, не удержанный НДФЛ.
6. Сумма фиксированных авансовых платежей по работникам-инстранцам. Укажите суммы платежа, на которые уменьшается начисленный налог и реквизиты уведомления с подтверждением права уменьшения НДФЛ на фиксированные авансовые платежи.
7. Сумма налога на прибыль, подлежащая зачету (п. 3.1 ст. 214 НК РФ). Определите сумму, которую надо зачесть.

По форме 1-НДФЛ

Форма 1-НДФЛ уже устарела, но ее части используют как основу для регистра. Некоторые положения в исходном бланке не соответствуют действующему НК РФ, их надо заменить — убрать неактуальные сведения и дополнить новыми.

Удалите из карточки 1-НДФЛ разделы:

• 6 «Общая сумма налога по итогам налогового периода»;
• 7 «Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами» — организация не является агентом по таким доходам и не ведет налоговый учет (п. 1 ст. 230 НК РФ);
• 8 «Результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды»;
• 9 «Сведения о предоставлении справок».

Остальные разделы 1-НДФЛ актуализируйте:

1. В разделе 1 приведите сведения об агенте, только замените ОКАТО на ОКТМО.
2. В разделе 2 укажите сведения о налогоплательщике. Если работник — иностранец или нерезидент, то включите в него таблицу с отражением помесячной информации о статусе резидентства работника. А вот адрес налогоплательщика включать необязательно.
3. В разделе 3 скорректируйте заголовок. К примеру, назовите его «Доходы налогового резидента, предусмотренные пп. 9 п. 2.1 ст. 210 НК РФ (основная налоговая база), и доходы налогового нерезидента (за исключением доходов от долевого участия в организации (дивидендов)), облагаемые по ставкам 13, 15 и 30 %, налоговые вычеты и сумма налога». Дополните новыми строками с датой получения и перечисления дохода, удержания и перечисления налога. Предусмотрите реквизиты платежного документа. Включите имущественные и социальные вычеты. Еще удалите из раздела старые коды стандартных вычетов, они изменились. Есть и другие изменения: внимательно изучите форму 1-НДФЛ и скорректируйте в соответствии с актуальной редакцией НК РФ.
4. В разделе 4 укажите доходы от долевого участия в деятельности организации, которые облагаются по ставкам 13 или 15 %, и сумму налога. Дополните строками для кода, даты получения и выплаты дохода, даты удержания и перечисления НДФЛ и реквизитов платежки. Введите строки для отражения налога по ставкам 13 и 15 % и строку для налога на прибыль, подлежащего зачету.
5. В разделе 5 удалите сведения о доходах в форме призов и выигрышей. Дополните строками для даты получения и перечисления доходных выплат, удержания и перечисления НДФЛ и реквизитов платежки.

И обязательно добавьте в регистр новые разделы:

• «Доходы налогового резидента, предусмотренные п. 2.1 ст. 210 НК РФ (за исключением доходов, указанных в пп. 1, 9 п. 2.1 ст. 210 НК РФ), облагаемые по ставкам 13%, 15%»;
• «Доходы налогового резидента, облагаемые по ставке 13%, предусмотренной п. 1.1 ст. 224 НК РФ».

Как вести регистр по НДФЛ

Регистры ведут как в бумажной, так и в электронной форме. Документ заполняют отдельно по каждому физлицу, для которого организация является налоговым агентом по подоходному налогу. В нем отражаются сведения по налогоплательщику за весь календарный год (пп. 3 п. 3 ст. 24, ст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ).

Учет ведут по доходам, выплаченным:

• по трудовым договорам;
• гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг;
• авторским договорам;
• договорам купли-продажи, мены ценных бумаг (если другой порядок не предусмотрен п. 2 ст. 226.1 НК РФ).

Сведения отражают помесячно — нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ). Доходные поступления отражают отдельно по каждой выплате и каждому коду, вычеты — по каждому коду. Все суммы прописывают в рублях и копейках, как и в расчете 6-НДФЛ.

Если же выплаты работнику произвели в иностранной валюте, то их отражают в регистре в рублях по курсу Центробанка (п. 5 ст. 210 НК РФ):

• доходные показатели — на дату фактического получения денег;
• показатели по расходам — на дату их осуществления (п. 13 ст. 214.1 НК РФ).

Подоходный налог прописывают без копеек: суммы до 50 копеек отбрасываются, а после 50 копеек округляют до полного рубля (п. 6 ст. 52 НК РФ).

Как накажут за отсутствие регистра по НДФЛ

Если не вести налоговый учет по НДФЛ, то вас оштрафуют за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (ст. 120, 216 НК РФ). Штрафы такие:

• 10 000 рублей — если нет регистров по работникам за один календарный год;
• 30 000 рублей — если нет учетных документов по работникам за несколько лет.

А если из-за отсутствия регистра агент занизил налоговую базу по НДФЛ, то к нему применят другое взыскание — штраф в 20 % от суммы неуплаченного подоходного налога, но не меньше 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ). А за неполную уплату или неуплату НДФЛ придется заплатить от 20 до 40 % недоимки (ст. 122 НК РФ).

Когда налоговики запрашивают регистры для проверки, а агент их не предоставляет, организации грозит штраф в 200 рублей за каждый неподанный документ (пп. 4 п. 3 ст. 24, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ). А должностных лиц привлекут к административной ответственности по ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ: их оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей.

Содержание Бланк Изменения с 2018 года Образец заполнения Не отражается Работал неполный год Корректировка Изменения с 2017 года Изменения с 2016 года Регистр налогового учета Кто подает? Куда подавать Сроки и штрафы Вся отчётность Инструкция Реестр сведений о доходах физических лиц

Бланк

2-НДФЛ.XLS бланк скачать (пустой) PDF 551 кб. Новая справка 2-НДФЛ с 2019 года.

2-НДФЛ.XLS бланк скачать (пустой) Excel 40 кб. Новая справка 2-НДФЛ для 2017-2018 года.

2-НДФЛ.XLS бланк скачать (образец заполнения) Excel 40 кб. Новая справка 2-НДФЛ для 2017-2018 года.

2-НДФЛ.XLS бланк скачать (пустой) Excel 40 кб. Новая справка 2-НДФЛ для 2015-2016 года.

Изменения с 2018 года

Появилась новая форма для отчетности 2017 года. Наконец из формы убрали адрес физического лица.

Для сотрудников у которых менее 25 человек: С 2018 года невозможно будет сдавать 2-НДФЛ на дискетах, флешках, CD-DVD-дисках и других электронных носителях. Проект приказа тут. У тех у кого 25 и более человек обязаны отчитываться через интернет.

Образец заполнения

Внимание с 2018 года применяется новая форма!

Форма: 2-НДФЛ.XLS образец заполнения (за 2015-2017 год надо применять эту форму). Образец с вычетом на ребенка(1400 рублей)

Все суммовые показатели в образце 2-НДФЛ отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм налога. Суммы налога исчисляются и отражаются в полных рублях. Сумма дохода в справке 2-НДФЛ указывается в рублях и копейках. Платежи НДФЛ округляются до целых рублей.

Образец заполнения 2-НДФЛ для 2017 отчетного года(новая), подаётся в 2017 году.

Скачать: справка 2-НДФЛ.XLS бланк заполнения для 2017 года с вычетом на ребенка(1400 рублей)

В поле «признак» — проставляется цифра 1 — если Справка представляется в соответствии с пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса РФ (при обычной сдаче 2-НДФЛ), и цифра 2 — если Справка представляется в соответствии с пунктом 5 статьи 226 Кодекса(При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога) Такой отчет подается до 1 марта (п. 5 ст. 226 НК РФ). При этом отчитываться по тому же доходу второй раз, но с признаком «1» всё равно нужно (письма от 01.12.2014 № 03-04-06/61283).

В поле 1.3 «Код ОКАТО» с 2014 года нужно указывать ОКТМО.

В пункте 2.3 «Статус налогоплательщика» указывается код статуса налогоплательщика. Если налогоплательщик является налоговым резидентом РФ, указывается цифра 1, если налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ, указывается цифра 2, если налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ, но признается в качестве высококвалифицированного специалиста в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в РФ», то указывается цифра3, цифра 4 присваивается переселенцам, которые живут за рубежом, 5 — беженцам-нерезидентам, 6 — иностранцам на патенте. Эти правила также распространяются и на граждан ЕАЭС, несмотря не то что они всегда платят НДФЛ по ставке 13%.

Если вы в январе пересчитали зарплату за декабрь то отчет нужно заполнять с учетом перерасчета (письмо от 27 января 2017 г. № БС-4-11/1373).

как посчитать пункт 5.2?

Это сумма, с которой был удержан НДФЛ. Т.е. доход(72 000) минус налоговые вычеты(16 800).

Если не было имущественного налогового вычета?

Если не было имущественного налогового вычета то пункты 4.2, 4.3 и 4.4 заполнять не нужно.

В графе «4.1. Суммы предоставления налогоплательщику налоговых вычетов» указываются суммы по данным вычетам за год

Каким месяцем показать больничный?

Больничный становится доходом работника в день выплаты (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Его нужно показать тем месяцем в котором он выплачен.

Отличия от 6-НДФЛ

Удержанный за год налог в 2-НДФЛ и 6-НДФЛ будет отличаться (в расчете и справках обязательно только должны совпадать доходы, исчисленный и неудержанный налог — письмо ФНС от 10 марта 2016 г. № БС-4-11/385). В 2-НДФЛ за 2016 год организация должна показать НДФЛ, удержанный с зарплаты за январь-декабрь 2016 года, даже в в случае выдаче заработной платы за декабрь 2016 года в 2017 году. А в 6-НДФЛ отразит налог, удержанный до 31 декабря 2016 года. Соответственно, налог с декабрьской зарплаты компания покажет в расчете 6-НДФЛ за 1 квартал 2017 года — отсюда расхождения.

Коды вычета 2 НДФЛ:
103 — стандартный налоговый вычет(400 р до 2012 года, с 2012 года этот вычет отменили)(до 2017 г.)
104 — стандартный налоговый вычет(инвалид с детства, либо инвалидом I или II группы)(500 р)(до 2017 г.)
105 — стандартный налоговый вычет(ветеран ВОВ)(3000 р)(до 2017 г.)
108 — налоговый вычет на каждого ребенка(1000 р до 2012 года)(до 2017 г.)
114 — налоговый вычет на первого ребенка(1400 р)(до 2017 г.)
115 — налоговый вычет на второго ребенка(1400 р)(до 2017 г.)
116 — налоговый вычет на третьего и посл. ребенка(3000 р)(до 2017 г.)

Новые коды детских вычетов(с 2017 года и нужно использовать для отчетности 2016 года)

126 — На первого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет родителю, супруге (супругу) родителя, усыновителю, на обеспечении которых находится ребенок(с 2017 г.)

127 — На второго ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет родителю, супруге (супругу) родителя, усыновителю, на обеспечении которых находится ребенок(с 2017 г.)

128 — На третьего и каждого последующего ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет родителю, супруге (супругу) родителя, усыновителю, на обеспечении которых находится ребенок(с 2017 г.)

129 — На ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, являющегося инвалидом I или II группы родителю, супруге (супругу) родителя, усыновителю, на обеспечении которых находится ребенок(с 2017 г.)

130 — На первого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет опекуну, попечителю, приемному родителю, супруге (супругу) приемного родителя, на обеспечении которых находится ребенок(с 2017 г.)

131 — На второго ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет опекуну, попечителю, приемному родителю, супруге (супругу) приемного родителя, на обеспечении которых находится ребенок(с 2017 г.)

132 — На третьего и каждого последующего ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет опекуну, попечителю, приемному родителю, супруге (супругу) приемного родителя, на обеспечении которых находится ребенок(с 2017 г.)

133 — На ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, являющегося инвалидом I или II группы опекуну, попечителю, приемному родителю, супруге (супругу) приемного родителя, на обеспечении которых находится ребенок(с 2017 г.)

134 — В двойном размере на первого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет единственному родителю, усыновителю(с 2017 г.)

135 — В двойном размере на первого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет единственному опекуну, попечителю, приемному родителю(с 2017 г.)

136 — В двойном размере на второго ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет единственному родителю, усыновителю(с 2017 г.)

137 — В двойном размере на второго ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет единственному опекуну, попечителю, приемному родителю(с 2017 г.)

138 — В двойном размере на третьего и каждого последующего ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет единственному родителю, усыновителю(с 2017 г.)

139 — В двойном размере на третьего ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет единственному опекуну, попечителю, приемному родителю(с 2017 г.)

140 — В двойном размере на ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, являющегося инвалидом I или II группы единственному родителю, усыновителю(с 2017 г.)

141 — В двойном размере на ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, являющегося инвалидом I или II группы единственному опекуну, попечителю, приемному родителю(с 2017 г.)

142 — В двойном размере на первого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет одному из родителей по их выбору на основании заявления об отказе одного из родителей от получения налогового вычета(с 2017 г.)

143 — В двойном размере на первого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет одному из приемных родителей по их выбору на основании заявления об отказе одного из приемных родителей от получения налогового вычета(с 2017 г.)

144 — В двойном размере на второго ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет одному из родителей по их выбору на основании заявления об отказе одного из родителей от получения налогового вычета(с 2017 г.)

145 — В двойном размере на второго ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет одному из приемных родителей по их выбору на основании заявления об отказе одного из приемных родителей от получения налогового вычета(с 2017 г.)

146 — В двойном размере на третьего и каждого последующего ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет одному из родителей по их выбору на основании заявления об отказе одного из родителей от получения налогового вычета(с 2017 г.)

147 — В двойном размере на третьего ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет одному из приемных родителей по их выбору на основании заявления об отказе одного из приемных родителей от получения налогового вычета(с 2017 г.)

148 — В двойном размере на ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, являющегося инвалидом I или II группы, одному из родителей по их выбору на основании заявления об отказе одного из родителей от получения налогового вычет(с 2017 г.)

149 — В двойном размере на ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, являющегося инвалидом I или II группы, одному из приемных родителей по их выбору на основании заявления об отказе одного из приемных родителей от получения налогового вычета(с 2017 г.)

Показать/скрыть: Все коды видов вычетов налогоплательщика

Вычет на детей действует до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала налогового периода (нового года) превысил лимит 350 000 рублей.

Коды дохода 2 НДФЛ(другие):
1010 — Дивиденды(кстати, выплаты дивидендов отражают по тем же правилам в разделах 3 и 5, но их налоговую базу нельзя уменьшать на вычеты)
2000 — Вознаграждение, получаемое налогоплательщиком за выполнение трудовых или иных обязанностей
2002 — если премия связана с производственными результатами и является частью оплаты труда(с 2017 г.)
2003 – для премий и других вознаграждений, которые компания платит за счет чистой прибыли(с 2017 г.)
2010 — Выплаты по договорам гражданско-правового характера
2012 — Суммы отпускных выплат
2013 — Сумма компенсации за неиспользованный отпуск(с ноября 2017 года)
2300 — Пособия по временной нетрудоспособности
4800 — предусмотрен для иных выплат(которых нет в инструкции) — например компенсации за неиспользованный отпуск, доплата к отпуску или дополнительным декретным за счет компании.
Штрафов за ошибку в коде законодательство не предусматривает.

Показать/скрыть: Все Другие Коды видов доходов налогоплательщика

Форма: 2-НДФЛ.XLS образец заполнения (за 2015-2017 год надо применять эту форму). Образец с вычетом на ребенка(1400 рублей)

Можно ли сделать 2 ндфл за 2 года? Нет. Эта справка делается за один год. Вам нужно сформировать две справки.

Не отражается

В справке 2-НДФЛ отражаются только доходы облагаемые налогом НДФЛ. Пособие по беременности и родам и пособие по уходу за ребенком в ней не отражаются.

Работал неполный год

Тогда прописываются только те месяцы, в которых человек работал

Если зарплата начислена в декабре 2015 года, а налог НДФЛ уплачен в следующем 2016 году, то возможны два варианта: если налог уплачен до 1 апреля 2016, то его нужно включить в справку 2015 года; если позже то в справку 2016 года.

Сформировать и отправить 2-НДФЛ(и другую отчетность) через интернет в любое время можно с помощью онлайн-сервиса от 333 р./месяц(30 дней бесплатно).

Если отпуск начался в одном месяце, а закончился в другом, то всю сумму отпускных нужно отразить в том месяце, когда начался отпуск.

Адрес работника должен быть верным и корректно заполнен иначе компанию могут оштрафовать на 500 рублей(письмо ФНС России от 1 ноября 2016 г. № БС-4-11/20817.)

Корректировка

Корректирующую (в т.ч. обнуляющую) 2-НДФЛ необходимо предоставлять только на тех работников по которым были ошибки. Её необходимо подавать вместе с уточненкой.

Если сменились паспортные данные? Если вы подали справку 2-НДФЛ и у работника сменились паспортные данные то подавать уточненку не нужно. Если такие данные сменились до подачи 2-НДФЛ то необходимо подавать уточненку (письмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@).

Изменения с 2017 года

Новые коды (приказ от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820@)

2013 Сумма компенсации за неиспользованный отпуск

2014 Сумма выплаты в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру в части, превышающей в целом трехкратный размер среднего месячного заработка (шестикратный – в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях)

2301 Суммы штрафов и неустойки, выплачиваемые организацией на основании решения суда за несоблюдение в добровольном порядке удовлетворения требований потребителей в соответствии с Законом РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей»

2611 Сумма списанного безнадежного долга с баланса организации

3021 Сумма дохода в виде процента (купона) по обращающимся облигациям российских организаций, номинированным в рублях

Изменения с 2016 года

По НДФЛ придется ежеквартально отчитываться с 2016 года, по новой форме 6-НДФЛ, однако 2-НДФЛ не отменят.

Справка о невозможности удержания НДФЛ теперь должна быть представлена до 1 марта (до 2016 года было до 1 февраля).

НДФЛ с отпускных и больничных надо перечислять не позднее конца месяца, в котором они были выплачены (ранее было в тот же день).

Если в вашей организации (ИП) больше 25 работников(ранее было 10 до 2016 года), то вы обязаны отчитываться только через интернет в электронной форме.

Регистр налогового учета

С 2011 года 1-НДФЛ.XLS не заполняется. Заменен налоговым регистром НДФЛ

Регистр налогового учета НДФЛ (36 кб. EXCEL) заполняется раз в год на каждого работника.

Кто подает?

ИП и организации производящие выплаты наемным работникам по трудовым договорам и работникам по гражданско-правовым договорам.

Куда подавать

ИП по месту регистрации ИП. Кроме некоторых случаев при ЕНВД, когда работники закреплены за налоговой по месту ведения деятельности.

Организации по местонахождению головного офиса. Филиалы и обособленные подразделения подают по месту их нахождения.

Сроки и штрафы

Декларация 2НДФЛ годовая. До 1 апреля.

Если налог не удалось удержать с физ.лица то нужно отчитаться до 1 марта.

При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек(с 2016 года 25 человек) налоговые агенты могут представлять такие сведения на бумажных носителях. Электронно можно с помощью этого сайта.

Платежи НДФЛ 13% от зарплаты сотрудников необходимо перечислять ежемесячно до 15 числа следующего месяца.

Штраф за 2-НДФЛ не в срок — 200 рублей за каждую справку (НК статья 126 п.1).

С 2016 года вводят новый штраф 500 рублей за каждый документ для налоговых агентов предоставивших недостоверные данные. Однако, если ошибка была обнаружена и исправлена(подана уточненка) до решения о штрафе, то данный штраф ИФНС применять не вправе.

Если нет ошибки в ИНН, то штрафовать за неверный адрес или паспортные данные ИФНС не вправе (решение ФНС России от 22 декабря 2016 г. № СА-4-9/24731)(ФНС в решении по жалобе от 22 декабря 2016 г. № СА-4-9/2473).

Налоговая вправе оштрафовать организацию за ошибки в 2-НДФЛ(по статье 126.1 НК РФ на 500 руб.), даже если срок подачи этой отчетности еще не закончился(письмо Минфина от 30 июня 2016 г. № 03-04-06/38424). Поэтому безопаснее подавать уточненку как можно быстрее, если обнаружили ошибку.

Вся отчетность

Куда подавать	Какая отчетность	Срок подачи
с 2017 года
ИФНС	Сведения СРЕДНЕСПИСОЧНОЙ численности работников	Раз в год, в налоговую до 20 января. При новом открытии организации подается на следующий месяц.
ИФНС	Единый социальный страховой сбор(ЕССС) (кроме взносов ФСС на травматизм)	Ежеквартально не позднее 30-го числа следующего месяца: I кв. — 2 мая 2017 года; II кв. — 31 июля 2017 года; III кв. — 30 октября 2017 года; IV кв. — 30 января 2018 года
ИФНС	6-НДФЛ (кроме взносов ФСС на травматизм)	Ежеквартально не позднее 30-го числа следующего месяца: За 2016 год — по 1 апреля 2017 года За 3 месяца 2017 года — по 2 мая 2017 года За 6 месяцев 2017 года — по 31 июля 2017 года За 3 месяца 2017 года — по 30 октября 2017 года За 2017 год — по 2 апреля 2018 года
ИФНС	2-НДФЛ (кроме взносов ФСС на травматизм)	Справка о невозможности удержания НДФЛ теперь должна быть представлена до 1 марта. Обычная 2-НДФЛ до 1 апреля.
ПФР	СЗВ-М	Ежемесячно, в течение 15 дней после окончания месяца
ПФР	Отчет о страховом стаже СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1	Ежегодно, не позднее 1 марта следующего года (до 1 марта 2018 года)
ПФР	СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР	Нужны, чтобы досдать или уточнить старые сведения
ФСС	(ФСС НС и ПЗ) Расчет по взносам на травматизм	Ежеквартально: на бумаге ‒ не позднее 20-го числа следующего месяца, электронно ‒ не позднее 25-го числа следующего месяца
за 2016 год
ПФР	РСВ-1	Не позже 15 февраля 2017 года бумажный, до 20 февраля – электронный расчет
ФСС	4-ФСС	До 20 января 2017 года – бумажный, до 25 января – электронный отчет

Инструкция

Показать/скрыть: Официальная инструкция по заполнению 2-НДФЛ декларации

Реестр сведений о доходах физических лиц

Реестр сведений о доходах физических лиц. Этот документ также необходимо подать в налоговую вместе с 2-НДФЛ.

Поле ИТОГО нужно оставить пустым, этот ляп остался от прошлой формы.

ПРОТОКОЛ ПРИЕМА СВЕДЕНИЙ О ДОХОДАХ ФИЗИЧЕСКИХ ЛИЦ ЗА 20__ ГОД НА БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЯХ. Его иногда требуют налоговые. Хотя этот документ они должны сами у себя делать.

С помощью этого онлайн-сервиса можно формировать платежки, 2-НДФЛ, 4-ФСС, РСВ-1 и подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 350 р/месяц). 30 дней бесплатно. При первой оплате(по этой ссылке) три месяца в подарок.