Реферат на тему форматирование ячеек в ms excel

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………..……….……….	3
1.	Столбцы и строки…………………………………………..……….……….	4
2.	Форматирование ячеек……………………………………..……….……….	6
3.	Выравнивание данных в ячейке…………………………..……….………..	7
4.	Центрирование текста по столбцам……………………..……….…………	9
5.	Установка шрифтов и их атрибутов……………………..……….…………	10
6.	Границы и вид ячейки или области ……………………………………….	11
7.	Защита ячеек ……………………………………………….…………………	12
8.	Условное форматирование…………………………………………………	13
9.	Создание и использование стилей форматирования………………………	14
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………	15
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………	16

Введение

Microsoft
Excel (также иногда называется Microsoft Office
Excel)
— программа для работы с электронными
таблицами, созданная корпорацией
Microsoft для Microsoft Windows, Windows
NT
и Mac
OS.
Она предоставляет возможности
экономико-статистических расчетов,
графические инструменты и, за исключением
Excel
2008 под Mac
OS
X,
язык макропрограммирования VBA
(Visual
Basic
для приложений). Microsoft
Excel
входит в состав Microsoft
Office
и на сегодняшний день Excel
является одним из наиболее популярных
приложений в мире.

1.
Столбцы и строки

Стандартная
ширина столбцов не всегда подходит для
столбцов на рабочем листе.

Например,
ширину столбцов необходимо изменять
при следующих условиях:

• ширина
  недостаточна, чтобы показать текст без
  усечения;

• ширина
  недостаточна, чтобы показать цифровую
  информацию (в этом случае ячейку будут
  заполнять символы # # # #);

• ширина
  слишком большая для данной таблицы, и
  ее необходимо сократить.

Если
ширина столбца слишком маленькая, данные
не теряются; они просто не показываются
полностью.

Ширина
столбца и групп столбцов может быть
изменена при использовании команд
Формат,
Столбец.

Форматирование
столбца:

1. Выделите
   столбцы для форматирования.

2. Выберите
   в меню команду Формат, и затем требуемую
   операцию (табл. 1).

Таблица
1. Форматирование столбца

Операция	Описание
Ширина	Определяет новую ширину для выбранных столбцов
Автоподбор ширины	Назначает ширину столбца в соответствии с самой широкой среди выбранных ячеек
Скрыть	Делает столбцы невидимыми
Отобразить	Показывает скрытые ранее столбцы

Продолжение
табл. 2

Стандартная ширина

Определяет стандартную ширину столбцов в текущем рабочем листе. Новые установки применяются ко всем столбцам, чья ширина не была установлена заранее

Изменение
ширины столбцов с помощью мыши:

1. Выделите
   столбцы для изменения ширину.

2. Переместите
   указатель мыши на правую границу одного
   из выбранных столбцов в область
   заголовков столбцов. Указатель мыши
   изменится на двунаправленную стрелку.

3. Перетащите
   правую границу столбца на новое место.
   Ширина колонки будет показана в поле
   всплывающей подсказки в ходе этого
   процесса.

Для
автоподбора ширины столбца щелкните
дважды по правой границе столбца.

Высота
выбранных строк может быть изменена
для того, чтобы обеспечить увеличенное
расстояние между линиями.

Высота
строк, автоматически присваиваемая
Excel, базируется на размере наибольшего
шрифта, находящегося в строке. Автоматически
рассчитанная высота строки приблизительно
на 25 % больше, чем размер шрифта в пунктах
(1/72 дюйма).

Форматирование
строк:

1. Выделите
   необходимые строки.

2. Выберите
   Формат, Строка и требуемые операции
   (табл. 2).

Таблица
2. Форматирование строки

Операция	Описание
Высота	Определяет новую высоту для выбранных строк
Автоподбор высоты	Приводит высоту строк в соответствие с наибольшим шрифтом. Это установка по умолчанию

Продолжение
табл. 2

Скрыть	Скрывает строки
Отобразить	Показывает строки, которые были до этого скрыты

Высоту
строки также можно изменить с помощью
мыши. Перетащите нижнюю границу строки
на новое место. Высота строки будет
показана в поле всплывающей подсказки
в ходе этого процесса.

Для
автоподбора высоты строки щелкните
дважды по нижней границе строки.

2.
Форматирование ячеек

Содержимое
ячеек таблицы может быть отформатировано
для улучшения внешнего вида таблицы на
рабочем листе. Все опции форматирования
ячеек могут быть найдены в окне диалога
команды Ячейки в меню Формат . Кроме
того, некоторые кнопки доступны в панели
инструментов Форматирование для быстрого
применения наиболее общих текстовых и
цифровых форматов.

Рис.
1. Диалоговое окно «Формат ячеек»

Параметры
форматирования диалогового окна Формат
ячеек (Рис. 1.) разделены закладками и
представлены в табл. 3.

Таблица
3. Закладки диалогового окна Формат
ячеек

Закладка	Описание
Число	Числовые форматы, которые могут быть применены к данным в ячейке
Выравнивание	Выравнивание и направление начертания символов в ячейке
Шрифт	Установки для шрифта, размера и начертания символов в ячейке
Граница	Рамки ячеек: их вид и цвет
Вид	Цвета и узоры теневой маски для ячеек
Защита	Ячейки можно заблокировать или скрыть

3.
Форматирование чисел

Данные
в таблицах Excel могут быть представлены
в различных числовых форматах, в
зависимости от того, какие вычисления
требуется произвести (рис.2).

Рис.
2. Закладка Число

В
поле Числовые
форматы
представлен список форматов. Можно
задать нужное число знаков после запятой
и выбрать способ представления
отрицательных чисел в соответствующих
полях.

Существует
разница между тем, что ячейка «реально»
содержит, и способом показа ее содержимого.
Строка формул показывает неформатированное
содержимое, в то время как ячейка
показывает форматированную версию.
Поле Образец
показывает выбранное форматирование.

При
работе с новой таблицей по Умолчанию
установлен цифровой формат Общий ,
который показывает числа без определенного
форматирования (т.е. 145123; 0,37; 31 и т. д.).

Ввод
некоторых символов автоматически
установит нужное форматирование.
Например; ввод 40 р. или 5 % в ячейку
автоматически установит денежный или
процентный формат введенных данных
соответственно.

Форматирование
может также выполняться при введении
значений на рабочий лист.

1. Выделите
   область ячеек для ввода.

2. Нажмите
   кнопку на
   панели Форматирование.

3. Введите
   данные в ячейки. Все последующие
   значения, введенные в ячейки выделенной
   области, будут представлены в денежном
   формате.

3.
Выравнивание данных в ячейке

Для
установки новых значений выравнивания
или изменения значений принятых по
умолчанию могут использоваться опции
закладки Выравнивание
в окне диалога Формат,
Ячейки
(рис. 3).

Изменения
будут применены для всех выбранных
ячеек, областей рабочего листа. По
умолчанию выравнивание текста, введенного
в ячейку, осуществляется по левому краю,
а цифры выравниваются вправо.

Опции
выравниваний по горизонтали и по
вертикали определяют положение текста
в ячейке. Для изменения направления
текста требуется повернуть стрелку со
словом Надпись
в поле Ориентация.

Если
текст в ячейке состоит из нескольких
слов, для удобства чтения задайте опцию
Переносить
по словам.

Рис.
3. Закладка Выравнивание

4.
Центрирование текста по столбцам

Содержимое
ячейки может быть выровнено по столбцам
в выбранной области. Эта возможность
используется для центрирования заголовков
на рабочем листе. В этом случае текст
должен находиться в самой левой ячейке
выделенной области.

1. Введите
   текст заголовка листа.

2. Выделите
   несколько соседних ячеек (по размеру
   таблицы).

3. Нажмите
   кнопку Объединить
   и поместить в центре
   — на
   панели Форматирование.

5.
Установка шрифтов и их атрибутов

Задание
полужирного, курсивного или подчеркнутого
написания. Выделите
фрагмент текста и нажмите одну из клавиш
Ж
(полужирный), К (курсив), Ч (подчеркнутый),
расположенные на панели Стандартная.

Отмена
полужирного, курсивного или подчеркнутого
написания. Выделите фрагмент текста и
нажмите одну из клавиш Ж,
К, Ч,
которая к моменту отмены находится в
нажатом состоянии.

Задание
цвета шрифта.
Выделите фрагмент текста, нажмите
указатель справа от кнопки А на панели
Рисование. В открывшемся меню щелкните
на квадратике нужного цвета. Если штрих
под кнопкой А уже имеет нужный цвет, то
можно щелкнуть на этой кнопке, не открывая
меню красок окна диалога

Смена
типа и размера шрифта. Выделите
фрагмент и воспользуйтесь соответствующими
кнопками панели Форматирование.

Выравнивание
текста по ширине страницы.
Выделите фрагмент или установите
клавиатурный курсор на абзац. Нажмите
одну из клавиш выравнивания панели
Форматирование:

• по
  центру (строки будут центрированы
  относительно средней линии страницы
  с учетом абзаца; рекомендуется для
  центрирования заголовков),

• по
  левому или правому краям страницы
  (текст поджат к заданному краю) или

• по
  ширине (текст равномерно распределяется
  по заданной ширине абзаца; выравнивание
  производится за счет автоматической
  вставки дополнительных пробелов между
  словами; рекомендуемый режим выравнивания
  ).

Для
установки новых значений выравнивания
или изменения значений принятых по
умолчанию могут использоваться опции
закладки Шрифт
в окне диалога Формат,
Ячейки
(рис. 4).

Рис.
4. Закладка Шрифт

6.
Границы и вид ячейки или области

Рамки
могут применяться для ячейки или
выделенной области. Опции рамок могут
быть установлены при использовании
закладки Граница (рис. 5).

Рис.
5. Закладка Граница

Некоторые
из доступных стилей рамок представлены
в поле Тип
линии.

1. Выделите
   ячейки для форматирования.

2. Откройте
   панель диалога Формат, Ячейки и выберите
   закладку Граница.

3. Выберите
   стороны для ячеек, в которых будет
   установлена рамка.

4. Выберите
   Тип и цвет линии.

5. Нажмите
   ОК .

Внешний
вид ячеек может быть улучшен при
заполнении их цветом и/или узором. Цвета
и узоры (включая цвет узора) могут быть
установлены при использовании закладки
Вид
окна диалога Формат,
Ячейки.

Выбранная
заливка и узор показываются в поле
Образец.

7.
Защита ячеек

Защита
полезна в таблицах, содержащих сложные
формулы и заранее заданные константы.
В Excel используется двухуровневая система
защиты. В рабочем листе каждая ячейка
по умолчанию заблокирована, но, если
защита листа выключена, данные можно
вводить во все ячейки.

Закладка
Защита
содержит опции Защищаемая
ячейка и Скрыть формулы.
(рис. 6)

Чтобы
запретить изменение ячеек листа для
сохранения формул или данных, следует
разблокировать ячейки для ввода и
установить защиту листа.

1. Выделите
   и разблокируйте все ячейки, которые
   потребуется изменять после защиты
   листа, сняв опцию Защищаемая ячейка.

2. Скройте
   все формулы, которые не должны быть
   видимы, установив опцию Скрыть формулы.

3. В
   меню Сервис выберите команду Защита,
   а затем команду Защитить лист.

Чтобы
никто другой не смог снять защиту с
листа, введите пароль, но учтите, что
при утере пароля получить доступ к
защищенным элементам листа будет
невозможно.

Рис.
6. Закладка Защита

8.
Условное форматирование

Для
выделения результатов вычисления,
отвечающих определенным условиям,
используются условные форматы. (рис. 7)

Рис.
7. Условное форматирование

Например,
при расчете заработной платы можно
выделить ячейки с суммой, лежащей в
диапазоне от 0 до 1000 рублей, красным
цветом. Если значение ячейки изменилось
и больше не соответствует заданному
условию, Microsoft Excel временно скроет
форматы, выделяющие это свойство.

Задайте
Condition (Условие), при котором к содержимому
ячеек будет применен специальный формат
и определите необходимое форматирование,
кликнув на клавише Format (Формат) . При
необходимости можно добавить еще одно
условие, щелкнув на клавише Add (А также):
условный формат может содержать до трех
условий.

9.
Создание и использование стилей
форматирования

В
Excel предусмотрена возможность сохранения
проделанной работы в виде стиля, который
можно будет повторно использовать
сколько угодно раз. (рис.

Рис.
8. Стиль

Для
создания стиля проделайте следующее:

• Выделите
  ячейку с форматированием, которое Вы
  хотели бы сохранить.

• Из
  меню Format (Формат) выберите пункт Style
  (Стиль). В появившемся диалоговом окне
  задайте имя стиля и укажите те элементы
  форматирования, которые следует
  сохранить.

• Щелкните
  на кнопках Add (Добавить), OK

Заключение

Форматирования
это способ работы с ячейкой таблицы,
для изменения ее внешнего вида. Они
помогают представлять информацию в
таблице удобным и практичным способом.
Условное форматирование действительно
достойно применения в таблицах. Оно
делает отображение данных наглядными
при объединении с возможностью
автоматической проверки данных Excel.
Более того, оно значительно облегчает
пользование таблицей.

Список
использованных источников

1. Информатика:
   Учебник. – 3-е перераб. изд. /Под ред.
   Н.В. Макаровой. – И74 М.: Финансы и
   статистика, 2007 г. – 768 стр.

2. Информатика.
   Базовый курс. 2-е издание /Под ред. С.В.
   Симоновича. – СПб.: Питер, 2007 г. – 640 стр.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ КОМИТЕТА

АДМИНИСТРАЦИИ АЛТАЙСКОГО КРАЯ ПО ОБРАЗОВАНИЮ

КРАЕВОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ НАЧАЛЬНОГО

ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ УЧИЛИЩЕ №8

Письменная экзаменационная работа

Тема: «Табличный процессор Excel . Формат ячеек».

Пояснительная записка

Выполнил учащийся группы

О-61

Климко Вячеслав Александрович

Профессия:

«оператор ЭВМ«

Допущен с оценкой_______

Преподаватель:

Киреев Сергей Юрьевич

Барнаул, 2007 г.

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

КОМИТЕТ АДМИНИСТРАЦИИ АЛТАЙСКОГО КРАЯ

ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

НАЧАЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ УЧИЛИЩЕ №8

УТВЕРЖДАЮ

Зам. директора по УПР

_______________________

«____»____________2007 г.

ЗАДАНИЕ

На письменную экзаменационную работу

Профессия: ОПЕРАТОР ПЭВМ

Выпускник группы О-61 Климко Вячеслав Александрович

Тема задания: Табличный процессор Excel. Формат ячеек

Содержание пояснительной записки:

1. Введение должно быть связано с содержанием основного раздела работы и кратко его представлять. Объем введения не должен превышать одной страницы. Вводная часть должна содержать ответ на вопрос: о чем этот документ?

2. Основная часть:

а. Дать определения основным элементам электронных таблиц (книга, лист, ячейка, диапазон ячеек) и описать приёмы работы с ними (создание, открытие, сохранение, переименование книг и листов; заполнение, редактирование, копирование, перемещение, очистка, удаление ячеек).

b. Описать типы переменных, способы форматирования ячеек.

3. Заключение: Сформулировать выводы и рекомендации «Следует знать».

4. Список литературы.

5. Приложение:

а. Разработать 4 варианта практических заданий для учащихся по созданию таблицы

(содержащей данные различных типов) с применением форматирования ячеек

b. Набрать на дискету текст письменной экзаменационной работы и практических

заданий.

Преподаватель _________ Киреев С. Ю.

Дата выдачи:

Срок исполнения:

Содержание

Введение

1. Книга

1.1 Лист

1.2 Создание

1.3 Открытие

1.4 Сохранение

1.5 Содержимое книги

1.6 Переименование

2. Ячейки

2.1 Диапазон ячеек

2.2 Выделение диапазона с помощью мыши

2.3 Автоматический выбор ячеек

2.4 Копирование

2.5 Редактирование

2.6 Очистка

2.7 Удаление ячейки

3. Формат ячеек

3.1 Числовые форматы

3.2 Денежный формат

3.3 Формат разделитель

3.4 Процентный формат

3.5 Десятичный разряд

3.6 Другие числовые форматы

3.7 Специальные числовые форматы

3.8 Изменение ширины столбцов

3.9 Изменение высоты строк

3.10 Многообразие шрифта

3.11 Выравнивание элементов ячеек

3.12 Отступы содержимого ячеек

3.13 Выравнивание ячеек

3.14 Изменение ориентации

3.15 Наложение узоров

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

В современном мире персональных компьютеров электронных таблиц множество, подобных Excel 2002.

Она является единственным пакетом, которые установлены в большинстве компьютерах.

В состав Microsoft Office входит Microsoft Excel. О нем оформление таблиц может быть разнообразным. Возможности форматирования данных — это способы менять шрифт, начертания, выделять строки, столбцы или отдельные ячейки текста цветом, рамочками и линеечками, закрывать области фоном и цветом. Далее можно использовать новаторские способы создания, редактирования и печати рабочих таблиц, а также построения диаграмм, графиков, вставлять в таблицу картинки и создавать базы данных, преобразования электронных таблиц вWeb — страницы.

Еще Excel является замечательным инструментом для выполнения по формулам и использования множество стандартных функций – это финансовые, математические, логические и статистические, которые находятся в Excel 2002.

1. Книга

Рабочая книга — это документ, который открывается, сохраняется, копируется и удаляется. Каждая рабочая книга содержит три листа рабочих таблиц. Эти рабочие листы, которые можно удалять или добавлять по мере необходимости. Чтобы ориентироваться среди них, в Excel предусмотрены ярлыки с именами рабочих листов от Листа 1 (Sheet 1) до Листа 3 (Sheet 3).

Каждый лист рабочей таблицы, Excel предоставляет большое пространство для размещения информации. Но дисплей компьютера позволяет видеть только не большие фрагменты листа рабочей таблицы, поэтому взглянуть на всю информацию не так просто, как кажется.

Для этого показана часть рабочей таблицы после увеличения масштаба до 200%. Чтобы увеличить рабочий лист, таким образом, в окне инструмента Масштаб (Zoom), стандартной панели инструментов нужно выбрать 200% и нажать < Enter>. (Либо выбрать команду Вид ª Масштаб (View ª Zoom) и в появившемся диалоговом окне Масштаб установить переключатель 200%). Единственная проблема, связанная с 200% -ным увеличением — это то, что нельзя увидеть много ячеек одновременно.

КомандаМасштаб имеет пять встроенных коэффициентов изменения масштаба (200%, 100%, 75%, 50%, 25%). Чтобы применить другие процентные соотношения, необходимо использовать другой способ:

Чтобы установить собственный коэффициент масштабирования, надо выделить текстовое поле Масштаб на стандартной панели инструментов, нужно ввести свой коэффициент и нажать < Enter>. Либо открыть диалоговое окно Масштаб, выбрав команду Вид ª Масштаб, надо ввести свой коэффициент масштабирования в текстовое поле Произвольный (Custom) и щелкнуть на кнопке ОК или нажать< Enter>.

1.1 Лист

Каждая рабочая книга содержит три листа рабочих таблиц

Рабочий лист — это не отрывные листы в блокноте, которые можно удалять или добавлять по мере необходимости. Чтобы ориентироваться в Excel предусмотрены ярлыки с именами рабочих листов от Листа1 до Листа3.

Когда листы рабочих таблиц как-то связаны, поэтому их объединили в одну рабочую книгу.

1.2 Создание

Excel автоматически создает в каждой рабочей книги три листа рабочих таблиц. Однако не всегда удается уместить все необходимое на трех листах таблицы.

Excel позволяет вставить дополнительные листы или удалить их. Чтобы добавить в рабочую книгу новый лист, нужно выполнить следующие действия:

1) Надо выделить ярлычок листа, перед которым должен появиться новый лист.

2) Можно выбрать команду Вставка ªЛист ( Insert ª Worksheet). Если вставить лист с помощью команды Вставка ªЛист, Excel добавит новый лист и даст ему стандартное название (Лист4).

3) Надо удостовериться, что на вкладке Общие (General) диалогового окна Вставка выбрана пиктограмма Лист, за тем нужно щелкнуть на кнопке OK, либо нажать клавишу < Enter>.

1.3 Открытие

Запуск Excel с панелей быстрого доступа пакета Microsoft Office — самый простой способ выполнения этой операции. Однако в компьютере должна быть установлена панель быстрого доступа Microsoft Office.

Для запуска Excel 2002 изменю Пуск, нужно выполнить следующие действия:

1. Чтобы открыть меню Пуск системы Windows щелкните на кнопке Пуск, расположенной на панели задач Windows.

2. В верхней части меню Пуск выберите пункт Программы .

3. В появившемся меню выберите пункт Microsoft Excel 2002.

1.4 Сохранение

Для сохранения рабочей книги выберите Файл ¨Сохранить (File ¨ Safe) или Файл ¨Сохранить как (File ¨ Safe As). Выберите диск и папку для размещения файла и замените своим именем (Excel автоматически добавит расширение XLS к имени файла). В дальнейшем для сохранения книги можете воспользоваться кнопкой Сохранить, командой Файл ¨Сохранить или же комбинациями клавиш < CTRL+ S> либо < SHIFT+ F12>.

1.5 Содержимое книги

Рабочая книга — это файл продукт табличного процессора Excel.

Каждая рабочая книга обычно содержит три листа рабочих таблиц — Лист 1 (Cheer 1), Лист 2 и Лист 3 .

На каждом листе 256 столбцов и 65536 строк, если умножить 256 на 65 536, то получится, что на каждом листе рабочей таблицы составляет 16777216 пустых ячеек.

Если это недостаточно, то любая открытая рабочая книга состоит из трех листов рабочих таблиц, каждая из которых содержит 16777216 пустых ячеек. Поэтому при открытии файла Excel, в распоряжении оказывается 50331648 пустых ячеек.

1.6 Переименование

Имена листов таблиц, которые открывает программы Excel на ярлыках рабочей книги (от Листа1 до Листа3), является не очень подходящими. Можно легко переименовать лист рабочей таблицы.

Для переименования ярлыка рабочего листа нужно выполнить следующие действия:

1) Дважды щелкнуть на ярлычке рабочего листа или щелкнуть на нем правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню Переименовать (Rename).

2) При замене текущего имени на ярлычке листа новым именем, а затем нажать клавишу < Enter>.

1.7 Перемещение.

Чтобы переместить листы рабочей книги можно выбрать команду Переместить или скопировать (Move or Copy) из контекстного меню ярлычка рабочего листа. В списке Перед листом (Before Sheet) выбрать лист, перед которым необходимо поместить перемещаемый рабочий лист книги. Чтобы переместить лист, нужно поместить его перед выбранным в списке листом, надо щелкнуть на кнопке OK.

2. Ячейки

В файле Excel хранится книга, состоящая из нескольких связанных Листов, содержащих одну или нескольких Таблиц. Можно одновременно работать с несколькими файлами — обмениваться данными между книгами. Таблица состоит из ячеек, сгруппированных в строки, обозначаемые номерами, и столбцы, имеющие буквенные обозначения. Ячейка обозначается соответствующим именем столбца и номером строки, например F10 — её адрес.

2.1 Диапазон ячеек

Диапазон в Excel называется прямоугольная часть таблицы (или часть строки, столбца, или целиком строка или столбец), задаваемая через двоеточие адресами противоположных по диагонали ячеек прямоугольника, например: В3: Е5. Строка целиком задается своим номером, а столбец — своим именем. Диапазоны используются для вычисления сумм и других сложных выражений.

2.2 Выделение диапазона с помощью мыши

Для выбора диапазона ячеек лучше всего пользоваться мышью. Нужно поместить указатель мыши на первую ячейку и, нажав кнопку мыши, надо перетащить его в нужном направлении.

Чтобы расширить блок по столбцам вправо, надо перетащить указатель вправо. По мере движения будут выделяться соседние ячейки.

Чтобы расширить блок по строкам вниз, надо перетащить указатель вниз.

Чтобы расширить блок вправо вниз одновременно, необходимо перетащить указатель по диагонали по направлению к ячейке, расположенной в правом нижнем углу выделяемого блока.

2.3 Автоматический выбор ячеек

В Excel предусмотрено автовыделение — это действительно быстрый способ выбора всех ячеек блока данных, в котором отсутствуют пустые ячейки. Чтобы воспользоваться автовыделением, надо выполнить следующие действия.

1) Чтобы выбрать первую ячейку блока, нужно щелкнуть на ней.

2) Имеется в виду ячейка, расположенная в левом верхнем углу блока.

Удерживая клавишу < Shift>, дважды щелкнуть кнопкой мыши на правой или нижней границе выбранной ячейки.

3) Дважды щелкнуть на правой границе выбранного блока, если он состоит только из одного столбца таблицы данных.

4) Дважды щелкнуть на нижней границе выбранного блока, если он состоит только из одной строки данных.

2.4 Копирование

Копирование выделенного диапазона с помощью команд Копировать и Вставить выполняется аналогично перемещению диапазона. После выделения копируемый диапазон можно поместить в буфер обмена для последующего использования множество способов.

Можно щелкнуть на кнопке Копировать стандартной панели инструментов, выбрать команду Копировать из контекстного меню ячейки; Меню Правка ªКопировать либо использовать комбинацию клавиш < CTRL+ C>

Для завершения копирования нужно щелкнуть кнопку Вставить из меню Правка или контекстного меню ячейки, либо нажать клавиш < CTRL+ V>

2.5 Редактирование

Для редактирования введенной в ячейку информации нужно дважды щелкнуть на этой ячейки или поместить на нее табличный курсор и нажать < F12>. В результате Excel установит курсор в конец записи этой ячейки. Завершив редактирование, надо щелкнуть на кнопке Ввод в строке формул или нажать клавишу < Tab> или < Enter> .

2.6 Очистка

Чтобы избавиться только от содержимого ячеек, а не от самих ячеек, необходимо отметить нужный диапазон и нажать клавишу < Delete> либо выбрать команду Правка ª Очистить ª Содержимое (Edit ª Clear ª Contents Del).

2.7 Удаление ячейки

Чтобы удалить блок ячеек, а не только очистить его от содержимого, надо отметить этот блок и выбрать команду Правка ª Удалить (Edit ª Delete) или Удалить из контекстного меню ячейки или из меню. В результате появится диалоговое окно Удаление ячеек. Переключатели в этом окне используются для того, чтобы указать, как должны сдвигаться соседние ячейки для заполнения дыр после удаления.

3. Формат ячеек

С помощью команды Формат ª Ячейки (Format ª Cells) ( или воспользовавшись комбинацией клавиш < Ctrl+1> ) можно с легкостью применить к выбранному диапазону целый набор различных стилей форматирования. После выполнения этой команды диалоговое окно Формат ячеек, которое содержит 6 вкладок:

Число (Number)

Выравнивание (Alignment)

Шрифт (Font)

Рамка (Border)

Вид (Patterns)

Зашита (Protection)

3.1 Числовые форматы

По способу ввода чисел в рабочую таблицу Excel определяет назначенный для них числовой формат.

При вводе в ячейку денежного значения с символом денежной единицы (установленной по умолчанию) и двумя цифрами после десятичной точки Excel присваивает этой ячейки и ее содержимому числовой формат Денежный (Currency). При вводе в ячейку величины в процентах (целого числа с символом процента (%) и без цифр после запятой) Excel присвоит этой ячейке и ее содержимому числовой формат Процентный (Percentage).

При вводе даты в соответствии с одним из встроенных в Excel форматов для ввода дат, например 19.02.99 или 19-фев-99, ячейки и ее содержимому будет присвоен формат Дата (Date) ( он определяет способ записи даты, а также специальное числовое значение, собственно определяющее эту дату).

3.2 Денежный формат

Поскольку данные большинства рабочих таблиц относятся к финансовой сфере, возможно для этого надо использовать формат Денежный чаще других. Применить этот формат легко, поскольку на панели форматирования предусмотрен соответствующий инструмент; он так и называется — Денежный формат. Этот формат добавит знак денежной единицы, разделитель разрядов (запятая, пробел или другие) и два десятичных знака к каждому числовому значению в выделенном блоке ячеек. Если в блоке есть отрицательные значения, в денежном формате они могут быть заключены в круглые скобки и отображены красным цветом на экране цветного монитора.

Для применения денежного формата выбраны только ячейки с итоговыми значениями. Затем, чтобы отформатировать их просто нужно щелкнуть на кнопке Денежный формат, расположенной на панели инструментов форматирования.

3.3 Формат разделитель

Формат С разделителем групп разрядов (Comma Style) является хорошей альтернативной формату Денежный .

В этом формате можно установить, чтобы отображались две цифры после десятичной точки, а отрицательные числа заключались в круглые скобки и отмечались красным цветом. Единственное отличие данного формата от денежного — отсутствия знака денежной единицы. Формат С разделителем групп разрядов идеален для тех таблиц, где и так ясно, что числовые значения выражаются в рублях (значит отпадает необходимость показывать букву р. ( или другой знак денежной единицы) в каждой ячейки). Этот формат часто используется и для представления больших чисел (необязательно имеющих отношение к деньгам).

Формат С разделителем групп разрядов показана после форматирования соответствующих ячеек (кроме ячеек с итоговыми значениями) в данном формате. Чтобы это сделать на отмеченном блоке, надо щелкнуть на инструменте Формат с разделителем, расположенном на панели инструментов форматирования.

В этом формате происходит выравнивание значений. Более того, надо обратить внимание, как числа, представленные в «формате с разделителем», идеально сочетаются с числами в денежном формате. А если присмотреться, можно заметить, что отформатированные значения больше не упираются в правые границы своих ячеек — они слегка сдвинуты влево. Промежуток между последней цифрой и границей ячейки образован для размещения там круглой скобки в случае появления отрицательного значения, чтобы не нарушить выравнивание по десятичной точки.

3.4 Процентный формат

Во многих таблицах содержатся величины в процентах, выражающие, например, процентные скобки, текста роста, инфляции и т.д. Чтобы ввести в ячейку величину в процентах, надо поместить после числа знак процента. Например, чтобы указать процентную ставку в размере 13%, нужно ввести 13%. Excel установит для этой ячейки формат Процентный, одновременно разделит в веденное значение на 100, а затем поместит результат в ячейку (в данном случае — 0,13).

Не все величины в процентах вводятся в рабочую таблицу таким способом. Некоторые из них могут вычисляться по формуле и возвращаться в свои ячейки в виде обычных десятичных чисел. В подобных случаях надо самим назначать процентный формат, чтобы перевести вычисленные десятичные значения в проценты (умножая десятичные значения на 100 и добавляя в конце знак %).

В рабочей таблице есть несколько вычисленных по формулам величин в процентах, которые нужно отформатировать. Рассматриваемые значения показаны после того, как они были представлены в формате Процентный. Чтобы это сделать, просто надо выделить нужные ячейки и щелкнуть на кнопке Процентный формат, расположенный на панели инструментов форматирования.

3.5 Десятичный разряд

Количество десятичных разрядов, заданное в формате Денежный, С разделителем группы разрядов и Процентный, можно увеличить или уменьшить. Для этого необходимо щелкнуть на кнопки Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность панели инструментов Форматирование. Только надо не забыть выбрать соответствующий диапазон ячеек, прежде чем щелкнуть.

После каждого щелчка на кнопке Увеличить разрядность ( на ней изображена направленная влево стрелка и куча нулей) Excel добавляет к установленному формату числа еще один десятичный разряд, где приведены процентные соотношения в диапазоне ячеек. После увеличения десятичных разрядов в процентном формате — не было не одного, а стало два (в формате Процентный нет дробной части числа). Для этого просто надо щелкнуть на кнопке Увеличить разрядность два раза подряд.

3.6 Другие числовые форматы

Кроме описанных форматов, Excel поддерживает массу других. Чтобы воспользоваться ими, нужно выделить диапазон ячеек для форматирования и в контекстном меню ячейки надо выбрать команду Формат ячеек. Можно поступить по-другому — выбрать команду Формат ª Ячейки (или нажать < Ctrl+1> ).

Как только откроется диалоговое окно Формат ячеек, надо перейти на вкладку Число (Number), а затем в списке Числовые форматы (Categories) выбрать нужный формат. Некоторые наборы форматов — например, Дата, Время, Дробный (Fraction) и Дополнительный (Special) — дают возможность выбирать другие форматы в окне списка Тип (type). Денежный, есть свои окна, предоставляющие возможность более точного выбора формата. Если щелкнуть на каком-либо формате в этих окнах списков, то вверху, в области Образец (Preview), Excel продемонстрирует, какое действие окажет этот формат на первое значение текущего диапазона. И когда таким образом найдется нужный формат, просто надо щелкнуть на кнопке ОК или нажать клавишу < Enter>, чтобы применить его к выделенному диапазону.

3.7 Специальные числовые форматы

Excel поддерживает набор числовых форматов под названием Дополнительный. В этом наборе содержится следующие четыре числовых формата, которые могут полезны:

Почтовый индекс (Zip Code). Сохраняет любое количество нулей, стоящих перед числом, что имеет значение для почтовых индексов (но не для арифметических операций), например 00123.

Индекс+4 (Zip Code+4). Автоматически последние четыре цифры от первых пяти и сохраняет любое число стоящих впереди нулей, например 00123-5555.

Номер телефона (Phone Number). Автоматически заключает первые три цифры в круглые скобки и отделяет дефисом последние четыре цифры от трех предыдущих, например (999) 555-1111.

Табличный номер (Social Security Number). Автоматически расставляет дефисы в числе, чтобы разделить его на группы из трех, двух и четырех цифр, например 666-00-9999.

Эти числовые форматы очень удобны при создании баз данных в Excel, в которых часто встречаются почтовые индексы, телефонные номера, а иногда даже номера социального обеспечения.

3.8 Изменение ширины столбцов

Если Excel 2002 автоматически не отрегулирует ширину столбцов, существуют, и другие возможности расширить или сузить столбцы. Проще всего это сделать методом «оптимальной подгонки» с помощью средства Автоподбор ( AutoFit). Суть этого метода заключается в том, что Excel автоматически расширяет или сужает так, чтобы полностью отобразить самый длинный элемент в этом столбце.

Чтобы осуществить оптимальную подгонку, нужно выполнить следующие действия:

1) Установить указатель мыши на рамку столбца (букву над столбцом) по его правой границе, которая затем передвинется.

2) Дважды щелкнуть кнопкой мыши.

Excel расширяет или сужает столбец так, чтобы самый длинный элемент в нем был отображен полностью.

Установить ширину столбцов можно также с помощью диалогового окна. Ширина столбца (Column Width); необходимо ввести количество символов, которое должно поместиться в столбце. Чтобы открыть это диалоговое окно, в контекстном меню столбца надо выбрать команду Ширина столбца (Column Width) либо команду Формат ª Столбец ª Ширина (Format ª Column ª Width).

Чтобы выполнить оптимальную подгонку столбца с помощью меню, надо выбрать команду Формат ª Столбец ª Автоподбор ширины (Format ª Column ª AutoFit Selection). Так же нужно обратить внимание, что с помощью этой команды можно выполнить оптимальную подгонку столбца не по самой длинной записи в столбце, а по записям выбранных ячеек. С помощью оптимальной подгонки можно расширить столбец так, чтобы в нем помещались только заголовки строк, но не как не полное название рабочей таблицы (которое выходит за пределы своего столбца далеко вправо). Чтобы это сделать, надо выделить те ячейки указанного столбца, которые содержат заголовки строк, а затем выполнить командуФормат ª Столбец ª Автоподбор ширины.

Чтобы с помощью меню вернуть выбранным столбцам стандартную ширину (принятую по умолчанию), нужно выбрать команду Формат ª Столбец ª Стандартная ширина (Format ª Column ª Standard Width). Откроется диалоговое окно Ширина столбца, в текстовом поле Ширина столбца в котором можно увидеть значение. Чтобы вернуть всем выбранным столбцам стандартную ширину, надо щелкнуть на кнопке ОК в этом диалоговом окне или просто нажать клавишу < Enter>.

3.9 Изменение высоты строк

Процедура регулировки высоты строки мало, чем отличается от регулировки ширины столбцов; разве что со строками возникает гораздо меньше проблем. Excel автоматически изменяет высоту строк, чтобы приспособиться к изменениям их содержимому (например: выбор более крупного шрифта). В большинстве случаев изменение высоты строк выполняется для того, чтобы увеличить расстояние между заголовком таблицы и ее содержимым или между строкой с заголовками столбцов и самой информацией, не добавляя, пустую строку.

Чтобы увеличить высоту строки, нужно перетащить ее нижнюю границу вниз по обрамлению окна до тех пор, пока она не станет достаточно высокой. Чтобы сузить строку, необходимо проделать обратную операцию, т.е. перетащить нижнюю границу строки вверх. Для выполнения оптимальной подгонки высоты строки надо дважды щелкнуть на нижней границе строки в обрамлении окна.

Как и при изменении ширины столбцов, высоту выбранных строк можно изменять с помощью диалогового окна Высота строки (Row Height). Для открытия этого окна надо выбирать команду Высота строки из контекстного меню строки (открывающегося при щелчке правой кнопки мыши, на, выбранной строки) либо команду Формат ª Строка ª Высота (Format ª Row ª Height). Чтобы задать новую высоту для выбранной строки (или строк), надо ввести соответствующее число (число пунктов) в текстовое поле Высоты строки и щелкнуть на кнопке ОК. Чтобы выполнить оптимальную подгонку конкретной строки, надо выбрать команду Формат ª Строка ª Автоподбор высоты ( Format ª Row ª AutoFit).

3.10 Многообразие шрифта

Когда приступим к созданию новой рабочей таблицы, Excel назначает всем вводимым элементам ячеек единый шрифт одного размера. Этот шрифт варьируется в зависимости от используемого принтера; для лазерного принтера, например HP LaserJet или Apple Laser Writer , Excel использует шрифт Arial размером десять пунктов. Хотя он и хорош для обычных элементов, возможно, может понадобиться нечто более интересное для названия таблицы и заголовков столбцов.

С помощью инструментов панели форматирования можно выполнить большинство необходимых изменений шрифта, включая выбор нового шрифта и его нового размера.

Чтобы выбрать шрифт для выделенного диапазона ячеек, нужно щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка, расположенной ряд с окном Шрифт (Font) на панели инструментов Форматирование, а затем из этого списка, надо выбрать нужный шрифт. Отмечено тем, что Excel 2002 отображает название шрифтов именно теми шрифтами, которые они обозначают (т.е. сразу показывает, как будут выглядеть данные после применения того или иного шрифта, по крайней мере, на экране).

Если надо изменить размер шрифта, нужно щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка, расположенной рядом с окном Размер шрифта (Font Size) на панели инструментов Форматирование, а затем выбрать из этого списка нужный размер.

Также можно установить некоторые атрибуты шрифта: полужирный, курсив, подчеркнутый или зачеркнутый, (на панели инструментов форматирования есть соответствующие кнопки: Полужирный (Bold), Курсив ( Italic) и Подчеркнутый (Underlined), которые служат не только для добавления, но и для удаления соответствующих атрибутов. Для включения одного из этих атрибутов необходимо щелкнуть на нем кнопкой мыши; пиктограмма приобретет более светлый оттенок серого цвета. При повторном щелчке на включенном атрибуте Excel возвращает пиктограмме первоначальный вид).

В большинстве случаев изменяют шрифты с помощью панели инструментов, но иногда удобнее воспользоваться вкладкой Шрифт (Font) из диалогового окна Формат ячеек (открыть окно можно с помощью комбинации клавиш < Ctrl+1> ).

Вкладка Шрифт объединяет «под одной крышей» шрифты, стили шрифтов (такие, как полужирный и курсив), а также цвет шрифта. Изменить несколько атрибутов шрифта одновременно лучше всего с помощью параметров вкладки Шрифт. К тому же, эта вкладка имеет существенное преимущество — окно Образец (Preview), в котором можно увидеть, как будет выглядеть шрифт после внесения изменений.

3.11 Выравнивание элементов ячеек

Уже зная, что тип выравнивания элементов ячейки зависит от типа самих элементов: текстовые данные выравниваются по левому краю, а числа — по правому. Этот стандартный тип выравнивания можно изменить в любой момент.

Панель инструментов Форматирования содержит три инструмента выравнивания: По левому краю (Left ), По центру ( Center ) и По правому краю (Right ). С их помощью можно выровнять содержимое выбранных ячеек так, как удобнее и нужнее. Справа от кнопки По правому краю находится специальный инструмент выравнивания, который называется Объединить и поместить в центре ( Merge and Center ).

Кнопку Объединить и поместить в центре м ожно использовать для центрирования названия рабочей таблицы по всей ширины блока данных в считанные секунды (или еще быстрее, в зависимости от скорости работы компьютера).

Например: название таблицы введено в ячейку А1, поскольку это название длинное, оно вышло за пределы ячейки. Чтобы разместить его по центру относительно всего блока данных, надо выделить диапазон ячеек, а затем щелкнуть на кнопке Объединить и поместить в центре.

3.12 Отступы содержимого ячеек

В Excel 2002 можно увеличить отступ содержимого ячейки (от ее правого края) щелкая на кнопке Увеличить отступ (Increase Indent) ( с изображением стрелки, «подталкивающей» строки текста в право); обычно она располагается на панели форматирования слева от кнопки Границы (Borders). При каждом щелчке на этой кнопке Excel сдвигает содержимое текущей ячейки (или выбранных ячеек) вправо на ширину одного символа стандартного шрифта. Также можно и уменьшить отступ, щелкая на кнопке Уменьшить отступ (Decrease Indent) панели инструментов форматирования; обычно она располагается слева от кнопки Увеличить отступ. Кроме того, увеличить или уменьшить отступ можно с помощью диалогового окна Формат ячеек ( < Ctrl+1>). Для этого необходимо перейти на вкладку Выравнивание, а затем изменить значение поля Отступ (Indent).

3.13 Выравнивание ячеек

Выравнивание по левому и правому краям, а также по центру относится к размещению текстовых данных относительно левой и правой границ ячейки, т.е. по горизонтали. Кроме того, содержимое ячеек можно выравнивать относительно их верхних и нижних границ (т.е. по вертикали). Обычно все элементы выравниваются по нижним границам ячеек. Но можно также выполнить центрирование элемента по вертикали или выровнять его по верхнему краю ячейки.

Чтобы изменить выравнивание по вертикали в выбранных ячейках, надо открыть диалоговое окно Формат ячеек (нажав < Ctrl+1> ), далее перейти на вкладку Выравнивание и в раскрывающемся списке По вертикали (Vertical) надо выбрать По верхнему краю (Top), По центру, По нижнему краю (Bottom) или По высоте (Justify).

3.14 Изменение ориентации

Кроме разбиения текста на отдельные строки, иногда полезно изменить и его ориентацию, надо выделить диапазон ячеек, а затем щелкнуть на самом верхнем делении (12: 00) диаграммы в области Ориентация (Orientation) на вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (так, чтобы слово “Надпись” повернулось вверх, а ниже, в поле редактирования появилось значение 90о ). Если же не охота возиться с делениями диаграммы в диалоговом окне, надо ввести значения углов в этом поле. Нужно обратить внимание, что по-прежнему должен быть установлен флажок Переносить по словам, чтобы текст одновременно поворачивался и разбивался на строки (это позволит избежать появления невероятно длинных и “тонких» столбцов

3.15 Наложение узоров

Некоторые области рабочей таблицы или один из диапазонов данных можно выделить также путем изменения цвета и/или узора ячеек. Если есть только черно-белый принтер, то при выборе цветов лучше ограничиться светло-серым. Что же касается применения узора к блоку ячеек, то, какие бы типы элементов в них ни содержались, нужно пользоваться только очень светлыми узорами с небольшим количеством точек (иначе при распечатке невозможно прочесть).

Чтобы выбрать новый цвет и/или узор для области рабочей таблицы, надо выделить соответствующие ячейки, а затем открыть диалоговое окно Формат ячеек < Ctrl+1> и перейти на вкладку Вид. Чтобы изменить цвет фона выделенных ячеек, надо щелкнуть на нужном цвете палитры Цвет (Color). Чтобы изменить узор фона ячеек, необходимо щелкнуть на раскрывающемся списке Узор (Pattern).

Заключение

Excel — великий организатор любого типа данных, будь они числовыми, текстовыми или какими-нибудь еще. Поскольку в этой программе есть много встроенных вычислительных возможностей, большинство людей обращаются к Excel, когда им нужно создать таблицы для финансовых расчетов. Обычно эти таблицы заполняются формулами для вычисления общего объема продаж, чистого дохода и убытков, процентов прибыли и т.п.

Такой же популярностью пользуются те возможности Excel, которые служат для построения диаграмм и графиков. На основание чисел, введенных в рабочие таблицы для финансовых расчетов, можно построить любые виды диаграмм. Excel позволяет легко и просто превратить скучные черно-белые строки и столбцы чисел в яркие и красные графики и диаграммы. Excel — великий хранитель списков и не менее великий создатель таблиц. Поэтому Excel как нельзя лучше подходит для отслеживания информации о продаваемых товарах, об обслуживаемых клиентах, о служащих, которые контролируются и т.д.

1. Что такое Excel и для чего, он нужен?

2. Что такое книга?

3. Как переименовать книгу?

4. Что такое лист?

5. Что находится на листе?

6. Как переименовать ярлычок?

7. Что такое ячейка и ее работа с ней?

8. Что такое диапазон ячеек?

9. Какие есть способы выделения диапазона?

Список литературы

1. Грег Харвей. Excel 2002 пер. с англ. — М.: Издательский дом “Вильямс”, 2004. — 304с.: ил. — Парал. Тит. англ.

2. Александр Левин “Самоучитель работы на компьютере Microsoft 2000”. Изд. «НОЛИДЖ» 2001. — 668с.

Приложение

Задание 1.

1) Создать таблицу товаров.

2) Дать ей заголовок.

3) Рассчитать стоимость товаров.

4) Отформатировать текст:

а) Дать цвет тексту Изумрудный .

б) Выделить Полужирным курсивом .

в) Все взять в рамку.

5) Дать формат Денежный

6) Создать диаграмму Разрезанная кольцевая .

7) Отформатировать заголовок:

а) Заголовок сделать Курсивом .

б) размер дать 16, выравнивание по центру.

в) Цвет текста Вишневый .

Отформатировать Легенду :

а) Цвет легенды Красный .

9) Дать ей рамку.

10) Сохранить.

№	наименование	Кол-во	цена	стоимость
1	Молоко	1	17	?
2	Хлеб	3	9	?
3	Колбаса	1	100	?
4	Яйца	30	15	?
5	Мясо	4	13	?

Задание 2.

1) Создание таблицы под названием Кондитерские изделия «Ураган».

Наименование товара	Кол-во	Цена за 1 штуку	стоимость
Малиновый пирог	2	60	?
Шоколадный торт	3	100	?
Ванильный кекс	20	5	?
Яблочная шарлотка	25	7	?
Среднее значение
Итого

3) Цвет текста Синий и все взять в рамку.

4) Формат таблицы Финансовый.

5) Создать диаграмму Нормированная гистограмма со столбцами .

6) Цвет текста Легенды дайте Лиловый.

7) Тип линии Курсивная, а цвет линии Бирюзовый .

Размещение Легенды дайте Внизу, посередине.

9) Заголовок таблицы сделать Курсивом и цвет текста Коралловый .

10) Сохраните под названием Ураган .

Содержание

1    Основы работы в программе Excel

1.1     Ввод данных

1.2     Формат ячеек

1.3     Обрамление

1.4     Автоформат, условное
форматирование

1.5     Ввод формул

1.6     Суммирование и другие
функции

1.7     Сортировка

1.8     Работа с листами –
переименование, вставка, удаление, копирование

2    Расширенные возможности Excel

2.1     Графики

2.2     Настройка параметров
страницы

2.3     Перенос в Word и обратно

2.4     Условное форматирование
и Фильтрация

2.5     Структурные таблицы

2.6     Поиск, Замена и
Макросы

2.7     Собственные функции и
Visual Basic

июнь 2004г.

Основы работы в программе Excel

Программа Microsoft Excel
– входит в пакет программ Microsoft Office и предназначена
для создания электронных таблиц, вычислений в них и создания диаграмм. Как и в
программе Microsoft Word в программе Excel можно создавать обычные текстовые документы, бланки, прайс-листы,
проводить сортировку, отбор и группировку данных, анализировать и т.п.

1.1     
Ввод данных

В программе Excel
существует несколько типов данных:

• текстовый
• графический
• числовой

Числовой в свою очередь состоит из

• Числовой (целые числа и числа с дробной
  частью)
• Денежный (после числа указывается
  обозначение валюты)
• Процентный (20% = 0,02 )
• Дата и время

(число дней начиная
от 01.01.1900г – это целая часть, время – дробная часть)

При вводе данных Excel
автоматически пытается распознать тип:

пример текста ;    12;    1.2 или 1,2 ;    
123р. ;  18%;       27/05/04  или 27.05.04;

Для изменения типа значения выделите нужные
ячейки (белым крестиком) и откройте Формат-Ячейки… и откройте закладку Число.
Выберите нужный формат и нажмите кнопку ОК

Программа Excel округляет
числовые данные. Для отображения нужного количества чисел после запятой нажмите
кнопку  —
для увеличения числа цифр после запятой или  — для уменьшения числа цифр после запятой.

Для выравнивания значения по горизонтали служат
кнопки, аналогичные кнопкам программы Word:

Для определения параметров текста (шрифта) –
воспользуйтесь кнопками

·        
Для установки разделителей необходимо:

открыть Пуск-Настройка-Панель
управления  и выбрать Языки и стандарты

на закладке Числа выбрать Разделитель
целой и дробной части    , или  .

на закладке Дата выбрать Разделитель
компонентов даты  . или / или  –

• Для продолжения значений (арифметическая
  прогрессия) используется механизм автопродолжения.
  

Для
продолжения значений необходимо выделить 2 ячейки (компьютер рассчитывает
разность значений), после этого подвести курсор мыши в нижний угол этих ячеек
(курсор становится черным крестиком ) и, удерживая левую кнопку мыши – потянуть
вниз.

Автопродолжение
действует для всех типов данных. При этом числа и даты – увеличиваются (или
уменьшаются), а текст – повторяется!

Так, например, можно быстро создать список
товаров с номером (см. рис. справа)

1.2      Формат ячеек

Для изменения типа значения ячейки
предназначены кнопки:

 — денежный формат,  — процентный,  — числовой.

Для любых выделенных ячеек в главном меню Формат
выберите пункт Ячейки… В открывшемся окне можно полностью настроить все
свойства ячеек:

• тип – число, дата, денежный,
• Выравнивание – по горизонтали и по вертикали;
• Шрифт — размер и цвет текста,
• Границы — обрамление ячеек
• Вид — цвет ячеек…

Это же окно можно вызвать нажатием правой
кнопки мыши и выбором Формат ячеек…

1.3     
Обрамление

Для изменения
обрамления, цвета заливки и цвета текста выделенных ячеек предназначены кнопки:
  

Для более сложного
обрамления необходимо открыть  главное меню Формат, выбрать пункт Ячейки…
на закладке Границы – определить цвет и тип линий обрамления. После
этого выбрать границы – внешние и/или внутренние и нажать кнопку ОК

1.4     
Автоформат, условное форматирование

Для автоматического
оформления таблиц в программе Excel необходимо нажать на
одну из ячеек таблицы и открыть главное меню Формат пункт Автоформат.

В открывшемся окне
выбрать тип оформления таблицы и нажать кнопку ОК

1.5     
Ввод формул

Выполнение расчетов в таблицах Excel осуществляется при помощи формул.

Для создания
формулы, которая будет вычисляться для каждой строки таблицы, необходимо в
пустой ячейке ввести знак = после этого нажать на ячейку первого числа
(вместо чисел появляется адрес ячейки!), после этого  ввести на клавиатуре
действие (+,-,*,/) и нажать на вторую ячейку.

После нажатия на клавишу [Enter] или [Tab] в ячейке появится вычисленное
значение.

Формулы, как и
данные, можно продолжать при помощи автопродолжения

Для некоторых вычислений требуется
использовать фиксированную строку или столбец, для этого в формуле используется
знак $. Например для таблицы умножения в ячейке F4 необходимо исправить
формулу на =$B4*F$2, т.е. зафиксировать первый столбец B  и первую строку таблицы 2

Если для всей таблицы используется единая
константа то необходимо фиксировать и столбец и строку, т.е. в формулах использовать
$J$2

Например, в таблице товаров вычислить налог,
значение которого может меняться см. рис.

1.6     
Суммирование и другие функции

Для суммирования по
столбцу или строке достаточно нажать кнопку:

при этом появляется пунктирная рамка,
показывающая ячейки, которые будут просуммированы. Для изменения области
суммирования достаточно выделить нужные ячейки и нажать клавишу [Enter]

            Для вызова других функций нажмите
кнопку ,
расположенную рядом с

При этом появится окно выбора функций.

Все функции разбиты по категориям.

Наиболее полезными являются

«10 недавно использовавшихся» — это те
функции, которые Вы используете

«Математические» — это функция СУММ(), 
ОКРУГЛ(), ЦЕЛОЕ(), SIN(), COS()…

«Статистические» —  это среднее СРЗНАЧ(),
отклонение от среднего СТАНДОТКЛОН()

 «Дата и время» — работа с датами, функции
ТДАТА() – выдают текущую дату или  текущее время в зависимости от формата ячейки.

1.7     
Сортировка

Для сортировка таблицы по одному из столбцов
достаточно нажать на ячейку столбца, по которому Вы хотите сделать сортировку
(Выделять столбец не нужно!)

и нажать кнопку:  — для сортировки по алфавиту (по
возрастинию)

или кнопку:  — для сортировки против алфавита (по убыванию)

см. также п.2.4

1.8     
Работа с листами – переименование, вставка,
удаление, копирование

В отличии от программы Word, в программе Excel существует несколько листов,
обычно они выглядят как закладки внизу экрана Лист1,Лист2, Лист3

Каждый из листов представляет собой плоскость,
размером 256 столбцов и 65 536 строк  Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес
(как на шахматной доске) A1, F3, G8….

            Для изменения формата отображения
– нумерация по строкам и по строчкам необходимо открыть главное меню Сервис
выбрать пункт Параметры закладка Общие включить флажок Стиль
ссылок R1C1. Соответственно для нумерации ячеек в стиле A1, F3, G8 необходимо открыть главное меню Сервис
выбрать пункт Параметры закладка Общие и выключить флажок Стиль
ссылок R1C1.

            Для изменения названия листа
достаточно дважды щелкнуть на закладку, например Лист1, при этом
название «почернеет», после этого введите новое название и нажмите клавишу [Enter]                    

Удаление листа  — Правка –Удалить лист

            Добавление нового листа
осуществляется из главного меню Вставка – Лист

Если Вы хотите сделать новый лист очень
похожий на уже готовый – то можно сделать копию листа.

Для этого перейдите
на готовый лист, с которого Вы хотите сделать копию и откройте главное меню Правка-Переместить/скопировать
лист.

В открывшемся окне включите флажок Создать
копию и нажмите кнопку ОК

2       Расширенные возможности Excel

2.1     
Графики

В программе Excel можно
создавать красивые графики и диаграммы на основе таблиц.

Для этого в таблице необходимо выделить нужные
столбцы (выделить первый столбец, затем, удерживая клавишу [Ctrl] выделить следующий столбец) После этого достаточно нажать кнопку  или главное меню Вставка
– Диаграмма. При этом открывается мастер создания диаграмм, который состоит
из четырех шагов. На первом шаге определяется тип диаграммы: обычно это Гистограмма,
График или Круговая. После выбора типа диаграммы нажмите Далее>>

      

На втором шаге показывает предварительный вид
Вашей диаграммы.

Если на этом
шаге ничего не показывает, значит Вы не сделали выделение нужных столбцов.
Нажмите кнопку  в
конце стоки Диапазон  и сделайте выделение столбцов.

 

На третьем шаге
определяются основные параметры диаграммы: Заголовок, Оси, Линии сетки, Легенда
(подписи при наличии нескольких рядов), подписи данных.

Выберите нужные параметры и нажмите Далее>>
 

На последнем шаге
выберите размещение диаграммы (на отдельном листе или на имеющемся, радом с
таблицей) нажмите Готово

2.2     
Настройка параметров страницы

В отличие от программы Word в программе Excel не видно печатной страницы. Для
того, чтобы увидеть страницу достаточно нажать кнопку  или открыть главное меню Файл-Предварительный
просмотр. В отрывшемся окне можно нажать кнопку Страница для
настройки полей, ориентации страницы и процента отображения таблицы на листе
бумаги.

Для печати больших
таблиц для отображения заголовка таблицы на каждой странице необходимо открыть
главное меню Файл-Параметры страницы и на закладке Лист
установить способ нумерации страниц, а также в строчке сквозные строки
установить диапазон строк шапки таблицы (см. рис)

После этого можно
нажать кнопку Просмотр

2.3     
Перенос в Word и обратно

Готовую таблицу (с
формулами и расчетами) можно перенести в программу Word,
например, в готовый документ вставить информацию о закупке товара.

Для вставки из Excel в Word необходимо сначала выделить ячейки таблицы
в программе Excel (белым крестиком, удерживая левую кнопку
мыши выделить все нужные ячейки), затем выполнить копирование. Для этого
достаточно нажать кнопку

После этого нужно открыть программу Word или готовый документ Word. И в открывшемся окне
программы поместить текстовый курсор (нажать в нужном месте) и нажать кнопку

Также можно
переносить и диаграмму из Excel в программу Word, однако! при вставке диаграммы вставляется весь документ Excel.

Копирование
других элементов осуществляется прямым копированием видимых элементов в буфер
обмена при нажатии на клавишу [Print Screen]
или для копирования активного окна – [Alt]+ [Print
Screen]. После этого можно вставлять это изображение,
нажатием на кнопку или выбором Правка-Вставить. Желательно
предварительно вырезать только нужный элемент, для этого откройте программу Paint:

Пуск-Программы-Стандартные – Paint

Выберите главное меню Правка и пункт
 вствить. После этого нажмите кнопку  и выделите нужный
элемент. Скопируйте его в буфер обмена: Правка – копировать. После этого
можно переходить в программу Excel или Word и вставлять, нажатием на кнопку

2.4      Условное форматирование и Фильтрация

Условное форматирование позволяет
выделить нужные данные другим цветом. Например, все суммы более 10 000р.
оформить красным цветом.

Для этого
необходимо:

• выделить столбец (или нужные ячейки)
• Выбрать главное меню Формат – Условное
  форматирование
• определить условие, например больше   10 000
• Нажать на кнопку Формат… в окне
  Условного форматирования
• Определить цвет, стиль шрифта, на закладке Вид
  — определить цвет фона.
• нажать ОК в этом окне
• Аналогично можно определить еще два условия,
  нажатием на кнопку А также>>
• Окончательно нажать в окне Условного
  форматирования кнопку ОК

Фильтрация очень похожа на Условное
форматирование, однако при выборе по условию нескольких строк — только они
и отображаются при выводе на печать.

Для осуществления
фильтрации данных необходимо открыть главное меню Данные-Фильтр и
выбрать пункт Автофильтр. При этом в заголовке таблицы появляются кнопки
выбора из списка. При выборе можно отобразить только первые 10 (минимальные или
максимальные) по конкретному значению или по условию (например, сумма больше
1000р.).

            Для данных, выбранных при помощи
фильтрации, при нажатии на  появляется специальная функция
ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ()  и суммирование осуществляется только по выбранным
данным!

Фильтрация особенно
полезна для больших таблиц и прайс-листов, когда Вам требуется найти нужный
набор товаров и распечатать полученные данные.

2.5     
Структурные таблицы

Структурные таблицы
встречаются достаточно часто, например, список организаций, а в каждой из них –
фамилия и телефон директора, главного бухгалтера и т.д. Иногда возникает
необходимость просмотра (и печати) только итоговых результатов, а не всех
данных. Для этого также можно использовать структуру таблицы.

Для создания
структуры необходимо выделить те строки, которые Вы хотите не отображать и
после этого открыть главное меню Данные – Группа и структура выбрать Группировать…
после этого слева от нумерации строк появится значок свертки  В результате можно
просматривать (и распечатать) только итоговые данные. (см. рис.)

2.6     
Поиск, Замена и Макросы

В большом документе
Excel можно осуществлять поиск информации. Для этого
откройте главное меню Правка – Найти или нажмите кнопку

Для замены в
документе одного выражения на другое – воспользуйтесь функцией замены. Откройте
главное меню Правка – Заменить введите исходную фразу и фразу для
замены. Нажмите кнопку Заменить или Заменить все

Если Вы часто делаете какую-то
последовательность операций, то можно облегчить себе этот труд – записав эту
последовательность как Макрос и вызывать ее одним нажатием!

Для этого откройте
главное меню Сервис – Макрос… – Начать запись…

после этого
выберите комбинацию клавиш для запуска макроса, например, [Ctrl+Ф]

сделайте всю
последовательность действий и остановите запись макроса нажатием на кнопку ÿ

2.7     
Собственные функции и Visual Basic

Некоторые функции отсутствуют в программе Excel, и это не беда. Любую, даже очень сложную функцию, Вы можете сделать
сами! Для этого предназначен Редактор Visual Basic.

Откройте главное меню Сервис – Макрос — 
Редактор Visual Basic…

Для каждого листа документа Excel Вы можете создать свою функцию и использовать ее.

В
некоторых случаях удобнее сделать макрос, а затем его редактировать!

Function НазваниеФункции(перем1 as integer; перем2
as string) as string

<действия>

End Function

Для того, чтобы при следующем включении все
функции и макросы работали — откройте главное меню Сервис – Макрос — 
Безопасность   — установите уровень – Средний.

Форматирование ячеек – это одно из основных отличий Excel от калькулятора. Форматированный текст и ячейки могут привлечь внимание к определенным частям электронной таблицы, сделав их визуально более заметными и более легкими для понимания. В Excel существует много инструментов для форматирования ячейки. Наиболее часто используемые команды форматирования находятся на ленте.

ВЫРАВНИВАНИЕ ТЕКСТА

По умолчанию любой текст, введенный на рабочий лист Excel, выравнивается по левому нижнему краю ячейки, а числа по правому нижнему краю. Изменение выравнивания текста позволяет выбрать, каким образом будет отображаться содержимое в ячейке, что позволит улучшить восприятие текста. Существует 6 разных выравниваний:

1. Выровнять по левому краю: содержимое выравнивается по левому краю.

2. Выровнять по центру: содержимое ячейки выравнивается по центру.

3. Выровнять по правому краю: содержимое выравнивается по правой границе ячейки.

4. Выровнять по верхнему краю: содержимое выравнивает по верхнему краю.

5. Выровнять по середине: содержимое выравнивается по середине.

6. Выровнять по нижнему краю: содержимое выравнивается по нижней границе ячейки.

НАСТРОЙКА ШРИФТА

Excel располагает большим набором инструментов по настройке шрифта. Можно свободно увеличивать и уменьшать размер шрифта, изменять цвет, гарнитуру и начертание. Настройка шрифта способна улучшить вид и восприятие книги таким образом, чтобы привлечь внимание к определенным разделам и облегчить чтение и понимание содержимого книги.

ИЗМЕНЕНИЕ ШРИФТА

Excel располагает множеством шрифтов, которые можно использовать для оформления текста. Чтобы изменить шрифт нужно:

1. Выделить нужные ячейки.

2. Кликнуть по стрелке выпадающего меню команды «шрифт» на вкладке «Главная». Появится выпадающее меню.

3. Навести курсор мыши на разные шрифты. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться шрифт текста. Выбрать нужный шрифт.

ИЗМЕНЕНИЕ РАЗМЕРА ШРИФТА

Чтобы изменить размер шрифта нужно:

1. Выделить нужные ячейки.

2. Кликнуть по стрелке выпадающего меню команды «размер шрифта» на вкладке «Главная». Появится выпадающее меню.

3. Навести курсор мыши на разные размеры шрифта. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться размером шрифта. Выбрать нужный размер шрифта.

ИЗМЕНЕНИЕ ЦВЕТА ШРИФТА

Чтобы изменить цвет шрифта нужно:

1. Выделить нужные ячейки.

2. Кликнуть на стрелке выпадающего меню рядом с командой «Цвет текста» на вкладке «Главная». Появится меню «Цвет текста».

3. Навести курсор мыши на разные цвета. На листе будет интерактивно меняться цвет текста выделенных ячеек. Выбрать нужный цвет.

ЧИСЛОВОЕ ФОРМАТИРОВАНИЕ

Microsoft Excel позволяет применять к числам множество самых различных числовых форматов. Используя форматирование, можно изменять внешний вид чисел без изменения самих значений.

Применение числового форматирования

Чтобы применить числовое форматирование в excel нужно:

1. Выделить ячейки, к которым требуется применить числовой формат.

2. На вкладке «Главная» нажать на стрелку рядом с полем «Числовой формат». Появится выпадающее меню.

3. Выбрать нужный формат.

4. Числовое форматирование в выбранных ячейках изменится. Для некоторых форматов можно использовать команды Увеличить или Уменьшить разрядность, чтобы изменить количество выводимых десятичных знаков.

Обзор числовых форматов

1. Общий – это формат любой ячейки по умолчанию. Когда ввести в ячейку число, Excel предложит наиболее подходящий по его мнению формат числа. Например, если ввести «1-7», то в ячейке отобразится число в формате Краткий формат даты, «1/7/2017».

2. Числовой форматирует числа в вид с десятичными разрядами. Например, если ввести в ячейку «6», то в ячейке отобразится число «6.00».

3. Денежный форматирует числа в вид с отображением символа валюты.

4. Финансовый форматирует числа в вид сходный с «Денежным форматом», но дополнительно выравнивает символы валют и десятичные разряды в столбцах. Этот формат сделает легче чтение длинных финансовых списков.

5. Краткий формат даты форматирует числа в вид M/Д/ГГГГ. Например, запись Август 8, 2017 будет представлена как «8/8/2017».

6. Длинный формат даты форматирует числа в вид День недели, Месяц ДД, ГГГГ. Например, «Понедельник, Август 01, 2017».

7. Время форматирует числа в вид ЧЧ/MM/СС и подпись AM или PM. Например, «10:25:00 AM».

8. Процентный форматирует числа в вид с десятичными разрядами и знаком процента. Например, если ввести в ячейку «0.45», то в ней отобразится «45.00%».

9. Дробный форматирует числа в вид дробей с косой чертой. Например, если ввести в ячейку «1/7», то в ячейке отобразится «1/7». Если ввести в ячейку с форматом Общий «1/7», то в ячейке отобразится «7-Jan».

10. Экспоненциальный форматирует числа в экспоненциальную запись. Например, если ввеcти в ячейку «140000», то в ячейке отобразится «1.40E+05». По умолчанию Excel будет использовать экспоненциальный формат для ячейки, если в нее записано очень большое целое число.

11. Текстовый форматирует числа как текст, то есть в ячейке все будет отображено именно так, как это ввести. Excel по умолчанию использует этот формат для ячеек, содержащих и числа и текст.

ДРУГИЕ ЧИСЛОВЫЕ ФОРМАТЫ

Можно без труда настроить любой формат в разделе «Другие числовые форматы». Excel подскажет какой лучше выбрать числовой формат для разных нужд.

Добавление границ в ячейки

Границы ячеек позволяют создать четкие и определенные границы разделов листа Excel. Чтобы добавить границы нужно:

1. Выделите ячейки, к которым необходимо добавить границы.

2. На вкладке «Главная» нажать на стрелку рядом с командой «Границы». Появится выпадающее меню с различными типами границ. Выбрать необходимый тип.

Также можно рисовать и стирать границы, изменять вид линий и их цвет с помощью инструментов из раздела «Нарисовать границы» в нижней части раскрывающегося меню.

Добавление цвета заливки

Чтобы добавить цвет заливки в лист Excel нужно:

1. Выделить ячейки, к которым необходимо добавить заливку.

2. На вкладке «Главная» нажать на стрелку рядом с командой «Цвет заливки». Появится меню с цветовой палитрой.

3. Выбрать необходимый цвет заливки. При наведении курсора на различные варианты цвета можно увидеть, как меняется фон выделенных ячеек.

СТИЛИ ЯЧЕЕК В EXCEL

Можно воспользоваться готовыми стилями ячеек. Применение стилей в Excel — это быстрый способ добавить профессиональное форматирование любым областям книги. Чтобы применить готовые стили ячеек нужно:

1. Выделить ячейки, которые необходимо изменить.

2. На вкладке «Главная» нажать команду «Стили ячеек», а затем в раскрывающемся меню выбрать подходящий стиль.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #