Образец журнала регистрации входящих документов
Скачать журнал регистрации входящих документов
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Штатное расписание
Журнал регистрации входящих документов
Журнал регистрации исходящих документов
Командировочное удостоверение
Ошибки и пожелания
Здесь вы сможете бесплатно скачать бланки журнала регистрации входящих документов. Указанные бланки представлены в PDF, Word doc и Excel форматах.
Выберете нужный вам формат бланка журнала регистрации входящих документов и нажмите скачать:
- Журнал регистрации входящих документов в PDF формате скачать
- Журнал регистрации входящих документов в Word формате скачать
- Журнал регистрации входящих документов в Excel формате скачать
Образец журнала регистрации входящих документов |
 |
Каждая организация оперирует как входящими, так и исходящими документами. Первые поступают на предприятие от клиентов, контрагентов и прочих организаций и учреждений, вторые наоборот, направляются организациями в различные инстанции, организации, учреждения.
Для того чтобы ни один документ не потерялся, их следует регистрировать в специальном журнале. Как правило, отдельно регистрируют входящие, и отдельно исходящие документы. Лицо, ответственное за организацию документооборота на предприятии, выполняет важную функцию по регистрации документации в журнале.
В данной статье предлагаем скачать образец журнала регистрации для входящих документов (excel). Ссылка на скачивание находится внизу статьи.
Регистрационная запись вносится в журнал в момент поступления документа на предприятии. Этим может заниматься отдельный сотрудник, отвечающий за документооборот — делопроизводитель. Это может быть также секретарь или офис-менеджер.
В процессе внесения регистрационной записи в журнал документу присваивается входящий номер, который проставляется на самом документе, а также ставится дата поступления. Если документ зарегистрирован в журнале, то информация о нем не будет утеряна, бумага дойдет до адресата и не будет забыта.
Часто лицо, передающее организации документы, требует, что отметка о присвоении регистрационного входящего номера была проставлена на дубликате документа, данная отметка будет означать, что документ принят и будет рассмотрен.
Скачать другие образцы регистрационных журналов:
- для инструктажа на рабочем месте — образец;
- для приказов по основной деятельности — образец;
- для приказов по личному составу — скачать.
Образец заполнения
Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. Если выбран последний вариант, то лучше сделать для журнала плотную обложку, на который указывают название предприятие и период ведение журнала.
Все листы журнала нумеруют и прошивают.
Каждый лист представляет собой таблицу, в которой могут присутствовать следующие строки:
- дата поступления документа в организацию;
- номер, присваиваемый этому документу (входящий номер);
- лицо, от которого поступил документ;
- дата и номер, указанные непосредственно на поступившем документе;
- его содержание;
- ФИО и должность исполнителя;
- задание и срок исполнения этого задания;
- расписка в получении документа и отметка о направлении в дело.
Регистрации в журнале подлежат абсолютно все поступающие на предприятие документы.
Скачать образец журнала
Журнал регистрации входящих документов образец — скачать.
☰
Журнал учета входящей корреспонденции (приложение к положению о документообороте)
Тематика документа: Журнал
Файл текстовой версии: 3,6 кб
Образец документа:
Приложение N 1 к Положению о документообороте
Журнал учета входящей корреспонденции
Раздел 1 Регистрация входящей корреспонденции
--------------------------------------------------------------------------- ¦ N¦ Время, дата¦От кого ¦ Краткое ¦ Резолюция ¦ Передан ¦По делу¦ ¦ ¦ получения/ ¦поступил¦содержание¦руководства+-----------------+N и ¦ ¦ ¦ дата, время¦документ¦документа,¦ ¦кому¦дата¦подпись¦другие ¦ ¦ ¦регистрации,¦ ¦ объем ¦ ¦ ¦ ¦ ¦отметки¦ ¦ ¦ вх. номер ¦ ¦ (стр.) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+------------+--------+----------+-----------+----+----+-------+-------+ ¦ 1¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ +--+------------+--------+----------+-----------+----+----+-------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+------------+--------+----------+-----------+----+----+-------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +--+------------+--------+----------+-----------+----+----+-------+-------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+------------+--------+----------+-----------+----+----+-------+--------
Раздел 2 Регистрация входящей электронной почты
-------------------------------------------------------------------------------------------- ¦ N ¦ Время, дата¦Наименование¦Наименование¦ Объем ¦Результат¦ От кого ¦ Адрес ¦ ¦п/п¦ получения/ ¦ или Ф.И.О. ¦ документа ¦информации¦ проверки¦ получен ¦электронной¦ ¦ ¦ дата, время¦ получателя,¦ ¦ в байтах ¦ на ¦ документ, ¦ почты ¦ ¦ ¦регистрации,¦ электронный¦ ¦ ¦ наличие ¦ наименование ¦отправителя¦ ¦ ¦ вх. номер ¦ адрес ¦ ¦ ¦ вирусов ¦подразделения,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Ф.И.О. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ отправителя ¦ ¦ +---+------------+------------+------------+----------+---------+--------------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +---+------------+------------+------------+----------+---------+--------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------+------------+------------+----------+---------+--------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------------+------------+------------+----------+---------+--------------+-----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+------------+------------+------------+----------+---------+--------------+------------
Приложения к документу:
- Журнал учета входящей корреспонденции (приложение к положению о документообороте).rtf (Rich Text Format)
Какие документы есть еще:
- Все документы из раздела «Журнал»
- Рубрикатор всех типовых образцов и бланков документов
Что еще скачать по теме «Журнал»:
- Журнал учета приказов по личному составу (образец заполнения)
- Журнал учета решений о предстоящем исключении недействующего юридического лица из единого государственного реестра юридических лиц
- Журнал учета согласований выдачи удостоверений личности моряка (образец)
- Журнал учета радиоактивных отходов
- Журнал учета результатов ветеринарного надзора товаров, включенных в Единый перечень товаров, подлежащих ветеринарному контролю (надзору), утвержденный Решением Комиссии Таможенного союза от 18 июня 2010 г. N 317
- Важные нюансы при покупке фирмы
- Процесс переписки квартиры на другого человека
- Процесс получения визы в США
- Процесс продажи машины
- Процесс строительства гаража (с бюрократической точки зрения)
- Строительство частного дома в городской черте
- Акт
- Анкета
- Аттестат
- Ведомость
- Возражение
- Выписка
- График
- Декларация
- Доверенность
- Жалоба
- Журнал
- Завещание
- Записка
- Заявка
- Заявление
- Извещение
- Инструкция
- Иск
- Карта
- Карточка
- Квитанция
- Контракт
- Накладная
- Опись
- Отказ
- Перечень
- Письмо
- План
- Положение
- Поручение
- Претензия
- Приказ
- Протокол
- Разрешение
- Расписка
- Распоряжение
- Сведения
- Свидетельство
- Сертификат
- Смета
- Соглашение
- Справка
- Табель
- Требования
- Уведомление
- Устав
- Характеристика
- Ходатайство
Что это
Журнал регистрации входящих документов предусматривает важные аспекты при составлении. Поэтому опытные специалисты рекомендуют скачать образец заполнения. Это поможет избежать распространенных ошибок и сократить время составления.
Как и для чего использовать
Каждая организация должна своевременно фиксировать процесс предоставления и составления различных документов. Можно использовать как электронные форматы, так и стандартные бумажные журналы. Оформление каждого типа предусматривает некоторые нюансы.
При работе над журналом необходимо указывать реквизиты компаний. Прописывается номер документа, краткий текст. Это позволяет быстро ориентироваться в полученной информации. Важно помнить утверждение о неправильной регистрации бумаг, которые еще находятся на стадии подготовки. Опытные делопроизводители знают, что требуется соблюдать гриф о назначении бумаг.
Правильно организованный журнал позволяет правильно и вовремя находить соответствующую информацию. Поэтому перед составлением рекомендуется найти заполненный образец. Такой подход является оптимальным, так как позволяет ознакомиться со структурой и содержанием нужных бумаг.
Если у вас нет СЭД, то регистрацию входящей корреспонденции вы, скорее всего, ведете в таблице MS Excel. Мы покажем вам, как прямо в ней можно осуществлять контроль за исполнением писем, какие колонки лучше ввести, какие функции Excel вам пригодятся для фильтрации сведений и составления отчетности, в т.ч. графической.
Деловое письмо – это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих для коммуникации (передачи официальной информации) между адресатами в деловой деятельности организаций. Зачастую деловые письма составляют основную массу документооборота предприятия.
При помощи деловых писем партнеры договариваются об условиях сделки, принимают решения по вопросам задолженностей между предприятиями и др. От быстроты подготовки ответного письма может зависеть благополучный исход решаемых вопросов или принятие решения о сделке в пользу вашей компании. Потому контроль за подготовкой ответных писем – одна из наиболее важных функций административной работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ), наравне с контролем исполнения иных документов / поручений. Порой для выполнения этой задачи создается даже специальная группа контроля внутри службы ДОУ или выделяется определенный специалист. Имея огромный поток информации, руководитель зачастую не в состоянии контролировать процесс исполнения поставленных перед сотрудниками задач. Поэтому эту функцию он и делегирует определенному подразделению или сотруднику.
Сроки предоставления ответов на письма могут быть:
- закреплены законодательно (например, Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», далее по тексту – ФЗ-59);
- установлены в локальных нормативных актах предприятия (например, в Инструкции по делопроизводству);
- указаны в письме / обращении (например, «Ответ просим направить в срок до 16.01.2017»);
- регламентированы договорными отношениями между контрагентами (например, в организацию поступила претензия от покупателя, а согласно заключенному договору продавец обязан ответить на нее в течение 10 рабочих дней с момента получения);
- указаны в резолюции руководителя.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Порядок рассмотрения обращений граждан по ФЗ-59 должны соблюдать не только государственные органы, органы местного самоуправления (как было первоначально), но и другие организации, осуществляющие публично значимые функции. Кроме того, он распространяется и на обращения объединений граждан, в т.ч. обычных юридических лиц! Такое расширение зоны действия ФЗ-59 произошло давно – еще в мае 2013 года.
Согласно ст. 8 ФЗ-59 «письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления». В соответствии со ст. 10 адресанту должен быть дан «письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов» и ответ «подписывается руководителем… [организации], должностным лицом либо уполномоченным на то лицом». В силу ст. 12 «письменное обращение, поступившее в… [организацию] или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации».
Из этого общего правила есть исключения, например:
- если запрашиваемая информация относится к государственной или иной, охраняемой законом, тайне (для нее в соответствии с ч. 2 ст. 19 ФЗ-59 установлен особый порядок предоставления);
- если обращение касается фактов возможных нарушений законодательства о миграции (срок его рассмотрения сокращается со стандартных 30 до 20 дней в силу ч. 1.1 ст. 12 ФЗ-59);
- если для рассмотрения обращения его получатель запрашивает сведения у другой организации (тогда согласно ч. 2 ст. 12 и ч. 2 ст. 10 ФЗ-59 «проситель» сведений / документов удлиняет срок рассмотрения обращения максимум еще на 30 дней, а «просимый» обязан предоставить их в 15-дневный срок).
Пример 1. Таблица MS Excel для регистрации входящей корреспонденции
Контроль за подготовкой ответных писем может осуществляться по нескольким параметрам:
- контроль по существу вопроса (его обычно выполняет руководитель) и
- контроль сроков исполнения (его обычно делегируют специальному подразделению или сотруднику), он подразделяется на:
- текущий контроль (контроль состояния выполнения дел на текущий момент),
- предупредительный контроль (напоминание исполнителю о необходимости подготовить ответное письмо в установленные сроки) и
- итоговый контроль (проверка готовности делового письма).
Как в MS Excel аккумулировать и фильтровать информацию о входящих письмах
На предприятиях, где нет внедренной системы электронного документооборота (либо не установлен соответствующий модуль), возможен контроль поручений и документов в программе Microsoft Excel. Мы расскажем вам о частном случае данного процесса – как прямо в Журнале регистрации входящей корреспонденции можно вести контроль за подготовкой ответных писем. Мы это делаем в табличной форме, показанной в Примере 1, в MS Excel версии 2007. В ней регистрируем всю входящую корреспонденцию, а те письма, которые поставлены на контроль, помечаем в графе 11 буквой «К». Это позволяет потом фильтровать сведения:
- как по всем зарегистрированным письмам,
- так и только по контролируемым. В этом случае сначала нужно отфильтровать строки, у которых в графе 11 стоит значение «К» (см. Рисунок 5), а потом можно фильтровать и по другим параметрам иных колонок.
Чтобы в таблице было удобно работать, для начала нужно закрепить ее заголовок на экране. Это позволит ему при прокрутке содержимого таблицы вниз оставаться на первоначальном месте. Сделаем это так:
- заголовок у нас состоит из трех строк (в двух вписаны наименования граф, а в третьей – их…