Реестр платежей на оплату образец excel бесплатно скачать

Оплаты в excel. Реестр учета платежей в excel

Деятельность любой организации неразрывно связана с входящим и исходящим денежными потоками. Своевременное исполнение финансовых обязательств по оплате счетов непосредственно влияет на уровень доверия и имидж организации на рынке товаров и услуг. Контроль расходов необходим для эффективного управления бизнесом, сокращения издержек, расчета баланса организации. Автоматизированный реестр платежей позволяет без труда завести оплаты в excel и создать учет как постоянных статей расходов (ежемесячных), так и переменных (разовых). Ведение умного учета оплат в excel позволит значительно снизить вероятность пользовательских ошибок ввода данных, а также позволит более тщательно контролировать дату исполнения платежа. Далее будут подробно описаны основные функции и возможности автоматизированного реестра платежей в excel.

Ссылки для скачивания:

— Скачать реестр платежей в excel — оплаты в excel

Как начать работу с файлом оплаты в excel

1. Разархивируйте скачанный архив с реестром платежей с помощью 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.

Как завести оплаты в excel и заполнить справочники реестра платежей

Первую настройку макроса оплаты в excel необходимо начать с заполнения справочников, на основании которых будут формироваться дальнейшие варианты полей выбора. Таким образом, остановимся подробнее на редактировании листа «Справочники».

В первой колонке необходимо, по возможности, указать все основные статьи оплат, которые совершает организация в процессе ведения своей деятельности. Далее идет справочник контрагентов, с которыми осуществляется взаимодействие. В столбце «Плательщик» указываем наименование юр. лица (или юр. лиц), от которого будут совершаться платежи. В колонке «Тип платежа» вводим любую внутреннюю классификацию оплат (для примера платежи разделены на обязательные и необязательные). «Платим» — столбец окончательного решения по платежу (по умолчанию стоит 0 или 1). «Статус платежа» может быть заполнен в соответствии с внутренними процессами согласования и проведения выплат в организации. Справочники могут быть отредактированы в дальнейшем, при появлении новых данных.

Важно! Не удаляйте значение Все из второй строки каждой колонки справочника!

Далее переходим к заполнению повторяющихся (ежемесячных, ежеквартальных и т.д.) платежей. Основа, которая является постоянной и переходит из одного периода в другой.

Вносим сумму, выбираем контрагента из выпадающего списка (редактирование на листе Справочник). Таким же образом выбираем юр. лицо плательщика, тип платежа, вводим наименование товара или услуги. Указываем предельный срок оплаты. Дата выбирается с помощью встроенного календаря, вызов которого происходит по нажатию на ячейке правой кнопкой мыши. Заполняем номер счета и номер договора. Осуществляем выбор статьи расхода из выпадающего списка (также редактируется в справочнике). В завершении вводим через календарь дату выставления счета (если известна к моменту заполнения). В верхней части таблицы для наглядности показаны суммы оплат с помощью стандартных формул excel. Итоги считаются по первым двум введенным плательщикам.

Когда оплаты введены в excel, справочники инициализированы, можно переходить на лист «Планирование» для построения автоматизированного реестра платежей на месяц.

В левую часть листа автоматически подтягиваются статьи оплат из справочника реестра платежей в excel. Здесь можно указать плановые месячные значения по каждому из пунктов. Выбираем год и месяц целевого учета, указываем масштаб листа реестра, нажимаем кнопку «Создать реестр на месяц».

Работа с реестром платежей в excel

В результате работы макроса создается месячный лист реестра платежей, в который переносятся все постоянные оплаты с листа «Ежемесячные платежи».

Для того чтобы добавить в реестр очередную оплату необходимо воспользоваться кнопкой «Добавить платеж». Новая строка появится сразу под заголовком таблицы.

Функция «Сводка за день» соберет для вас в отдельном отчете все платежи за указанное число, которое совпадает с датой в колонке «Дата оплаты». Напомню, что для заполнения дат необходимо использовать встроенный календарь, который вызывается кликом по правой кнопке мыши на соответствующей ячейке ввода даты.

«Сводка по статьям» создаст сводный лист в разрезе статей оплат. Сравнит полученные данные с плановыми показателями с листа «Планирование». И покажет отклонение от текущего плана.

В левом верхнем углу таблицы реализован блок фильтров, который позволяет сгруппировать нужные данные для упрощения поиска информации по оплатам. По умолчанию при создании в фильтре указано значение «Все». Выбранная комбинация параметров отражается в колонке «Фильтр», которая принимает значение Истина или Ложь. Формулы в данном столбце ручному редактированию не подлежат!

Заказать разработку программы или доработку реестра платежей в excel

Благодарю Вас за ознакомление с данной инструкцией!

Если мой продукт вам оказался полезен, но Вы хотели бы доработать функционал или донастроить его под логику ведения учета Вашей компании, или заказать любую иную расчетную программу/макрос, проконсультироваться по возможности автоматизации процессов своего бизнеса, связаться со мной можно через WatsApp +79507094770, сайт excellab.ru или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru

Ссылки для скачивания:

— Скачать реестр платежей в excel — оплаты в excel

Предлагаю Вашему вниманию другие полезные программы по учету и автоматизации, разработанные мной и описанные в следующих статьях:

— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Учет доходов и расходов
— Автоматизированное формирование документов
— Учет выдачи инструментов
— Учет производства. Расчет сдельной заработной платы

Чтобы осуществлять все выплаты в отведенный для них срок и выполнять финансовые обязательства, готовится платежный календарь. В этом документе собираются и группируются сведения обо всех поступлениях и расходах предприятия или банка. Применение платежного календаря упрощает контроль движения денежных средств. В конце статьи можно бесплатно скачать образец в Exсel и ознакомиться с особенностями оформления в 1С.

Зачем ведется финансовый календарь

Платежный календарь оформляется для планирования движения средств банка или компании на протяжении определенного промежутка времени – от нескольких рабочих дней до месяца. Он позволяет своевременно осуществлять выплаты и предотвращать отрицательное значение баланса.

Ведения календаря в Exсel или в 1С нужно для выполнения ряда бюджетных задач:

• планирование приходов и расходов в связи с конкретной операцией;
• синхронизация затрат и поступлений для увеличения доходов предприятия или банка;
• определение очередности платежей в соответствии с тем, как они скажутся на результате работы;
• поддержка платежеспособности предприятия в ближайшее время;
• включение планирования финансов в общую систему управления компанией.

Благодаря ведению календаря в 1С или Excel удается планировать изменения финансовых показателей. Автоматизация упрощает формирование системы управления денежными потоками банка или фирмы. Если ситуация меняется, при грамотно составленном календаре платежей легче найти оптимальное решение. Когда бюджет предприятия хорошо организован, увеличивается его надежность.

Какие сведения нужны для составления

Как показывает пример в конце статьи, в графике будут отражены все доходы и расходы предприятия или банка, как в наличной, так и в безналичной форме. Он состоит из двух основных разделов. В первом отражаются все планируемые перечисления, во втором указываются поступления денежных средств.

Чтобы подготовить платежный календарь, потребуется выполнить следующие действия.

1. Определить временной промежуток планирования средств. Обычно график составляется краткосрочный (как пример, месяц, 2 недели, 10 дней). Зависит от того, как часто совершаются финансовые операции. Максимально удобным считается платежный календарь на один месяц, разбитый на промежутки по 10 дней.
2. Расчет объемов реализованных товаров, работ, услуг. Здесь учитывается объем производства и движения остатков в рассматриваемом периоде.
3. Приблизительное вычисление доходов, которые могут быть получены.
4. Расчет денежных затрат.
5. Вычисление разницы между ожидаемыми доходами и расходами, которая также называется денежным сальдо.
6. Получение результата. На основании рассмотренных данных можно делать вывод о балансе средств предприятия.

Денежное сальдо, которое определяется при планировании, по размеру сравнивается со страховым запасом. Так называют минимальный объем средств, который хранится на расчетном счете предприятия. Если в сравнении обнаруживается переизбыток, это показатель платежеспособности и развития. Когда ожидаемые расходы превышают доходы в сумме со страховым запасом, это указывает, что компания не в силах их осуществить. Такой факт может говорить об ухудшении финансового положения.

Чтобы выровнять ситуацию, можно предпринять следующее:

• определить менее важные расходы и перенести их на следующий период;
• повысить темп реализации продукции или услуг;
• попробовать найти новые источники финансирования.

Как видно, платежный календарь помогает контролировать движения средств и поддерживать платежеспособность компании.

Важно! Платежный календарь не имеет жестких рамок. Он напоминает скорее пример движения средств, который корректируется по ходу периода.

Особенности платежного календаря в Excel

Разработать финансовый график для небольшого предприятия можно в Excel (пример ниже). Программа подойдет, если:

• в системе, которая используется для бухгалтерского учета, отсутствует функционал для ведения платежного календаря;
• в день нужно обрабатывать не более 30 платежных документов;
• в работе будут участвовать не более трех уполномоченных сотрудников.

В Excel можно дополнительно подключить двусторонний обмен данными с платежной подсистемой, которую включает программа 1С. Такая автоматизация позволит одновременно планировать бюджет и устанавливать лимиты платежей, которые будут отражаться в календаре.

Система Exсel имеет и ряд недостатков в сравнении с 1С, которые нужно принимать во внимание. Как пример, в Excel не установлен контроль ссылочной целостности. Чтобы предотвратить нежелательное удаление содержимого ячеек ставят защиту. Также использование Excel затруднительно при большом количестве пользователей. Не вместит он и обширную базу данных банка, поэтому рекомендован только для небольших предприятий.

Преимущества ведения финансового графика в 1С

Платежный календарь, подготовленный в 1С, представляет собой детализированный пример движения финансовых потоков банка или фирмы. Используя этот функционал, проще подбирать решения по управлению движением денежных средств. Как пример, автоматизация графика через 1С имеет следующие преимущества:

• представляет сведения упорядочено и наглядно;
• помогает составить прогноз движения средств и, таким образом, предотвратить кассовый разрыв;
• интерактивное представление;
• настраиваемый уровень детализации платежей;
• доступность сведений о неснижаемом остатке.

​

Важно! Автоматизация и настройка платежного календаря позволяет получить четкий прогноз финансовых потоков без кассовых разрывов.

Как учетная система вводится на предприятии

Платежный календарь вводится в несколько этапов.

1. Подготовка плановых данных. Эта процедура всегда проводится на начальной стадии. При оценке возможности оплат используются именно плановые данные.
2. Подготовка списка аналитик. При выборе конкретных аналитик (как пример, источник денежных средств, контрагент, договор, проект) следует руководствоваться соображениями целесообразности. Если перечень получится слишком большим, работать с ним будет трудоемко. При определении нужно уяснить задачи, которых учетная система должна достичь, и подобрать минимально необходимый список аналитик.
3. Формирование инструментов для проведения оплаты и получения денежных средств.
4. Разработка взаимодействия работников предприятия, что в итоге сказывается на общей дисциплине.
5. Документальное закрепление функционирования системы платежного календаря. Прописываются обязанности сотрудников и очередность их действий.

Платежный календарь – важный инструмент для прогнозирования движения денежных средств и предотвращения кассовых разрывов. Далее можно бесплатно скачать пример в Excel.

Скачать пример платежного календаря в excel

Post Views: 8 379

Деньги – универсальный и, как следствие этой универсальности, ценнейший ресурс любого бизнеса. Задача управления деньгами всегда находится в фокусе предпринимателя (собственника и/или руководителя).

Одним из инструментов управления денежными потоками бизнеса является платежный календарь. Он обеспечивает руководителю организации прозрачность денежных потоков, подсвечивает источники доходов и расходов во времени. Читатель грамотно и объективно составленного платежного календаря всегда увидит надвигающийся кассовый разрыв и сможет своевременно среагировать и не допустить его возникновение.

Давайте разберемся в нюансах этой формы управленческого учета на примере платежного календаря в Excel вместе.

Что такое платежный календарь и какие проблемы он решает

Платежный календарь показывает момент осуществления расходов и получения доходов. Период отображения операций в платежном календаре зависит от вашего бизнеса и определяется циклом продаж: день, неделя, месяц. Планирование в платежном календаре может быть краткосрочным,оперативным или долгосрочным – стратегическим. Какой-то строгой формы не существует, поэтому календарь можно создавать как для бизнеса в целом, так и для отдельных проектов. Излишняя детализация не всегда эффективна.

У платежного календаря две основных взаимодополняющие задачи:

1. Управление кредиторской и дебиторской задолженностью: дает представление руководителю об объеме будущих потоков денежных средств (доходов и расходов), где они возникают (в каких проектах, по каким контрагентам) и датах совершения платежей.

Компания производит расчеты ежедневно с разными контрагентами.При отгрузке продукции или оказании услуги оплата не всегда приходит сразу, поэтому важно контролировать оборачиваемость своей дебиторки и требовать расчет согласно условиям договора. Анализ потоков денежных средств позволяет оценить финансовые возможности компании и понять, есть ли возможность предоставить покупателю скидки или рассрочки платежей.

Так же вы сразу увидите, есть ли возможность обратиться к вашему поставщику с просьбой перенести срок оплаты поставленных товаров и услуг на более поздний срок — в таблице оплат поставщикам вы будете видеть точную сумму платежей и их возможные сроки.
Рост кредиторской задолженности должен регулироваться.

1. Предупреждение надвигающихся кассовых разрывов – ситуации, при которой у организации не будет в распоряжении свободных денег для осуществления обязательных платежей: дает возможность, предпринять действия для его недопущения.

С помощью платежного календаря предприниматель может оптимизировать текущие денежные потоки, привлечь дополнительные средства или найти их внутри компании. Например, если одному из проектов не хватает денег, а на другом появился некоторый излишек, вы можете направить средства туда, где в них есть острая необходимость.

Рис. 1 Таблица “График платежей”

Этапы создания платежного календаря

При составлении платежного календаря опираются на методы финансового планирования и прогнозирования:

• экономический анализ помогает предсказать возможные сценарии развития событий;
• нормативный метод устанавливает лимиты на пользование средствами и размеры резервных фондов.

Первый шаг при планировании – сбор информации о предполагаемых затратах и сроках платежей со всех центров финансовой ответственности компании.

Второй – распределение данных в графике по затратам, проектам, статьям бюджета и плательщикам. Тут же необходимо проверить соответствует ли заявленная информация бюджету предприятия, ее возможные сроки оплат и экономическую обоснованность.

Третий шаг – рассчитываем остаток средств на начало и на конец периода.

Уже только эти простые шаги дадут вам представление о будущем финансовом состоянии бизнеса и подсветят кассовые разрывы.

Инструменты для составления платежного календаря

Платежный календарь удобнее всего составлять в специализированных сервисах управленческого учета, таких как «Управленка». Так вы получите максимальную гибкость настройки и автоматизацию процесса составления.

Рис. 2 Образец платежного календаря в сервисе управленческого учета «Управленка»

По мере зрелости процесса планирования в вашей компании вы однажды обнаружите, что платежный календарь не требует особых усилий для его составления, формируется естественным образом и является одним из ваших основных инструментов для оперативного планирования.

Но если в бизнесе операций немного, и вы хотите попробовать сделать все своими руками, то можно начать с имеющихся под рукой инструментов — таких как Excel.

Для составления платежного календаря в Excel не требуется специальное программное обеспечение и дополнительное обучение сотрудников. Все, что вам потребуется, – это усидчивость для кропотливого сбора информации о будущих расходах и поступлениях и минимальные навыки в Excel.

Таблица График платежей в Excel может содержать следующие данные:

• остаток средств на начало периода,
• предполагаемые поступления,
• статья дохода,
• наименование контрагента,
• дата поступления,
• название проекта,
• сумма платежа,
• предполагаемая дата оплаты,
• наименование поставщика,
• колонка для замечаний и комментариев,
• остаток средств на конец периода.

Временной промежуток выбирается на ваше усмотрение. Таблица График платежей в Excel даст представление о движении денежных средств бизнеса.

Рис. 3 Таблица График платежей

Удобнее всего составлять платежный календарь на двух листах.

Лист 1 — непосредственно платежный календарь (Рис. 3):

• В верхней части таблицы располагают информацию об остатках на начало периода и предполагаемых поступлениях.
• Внизу остается остаток средств на конец текущего периода.
• В столбцах проставляются даты платежей.
• Сбоку указываются все остальные параметры: название контрагента, проекта, статья дохода или расхода.
• Комментарии к платежам можно вынести в “Примечание”.

На Листе 2 будет таблица графика оплат поставщикам. Учет оплат в эксель формируется аналогично предыдущей таблице, но в него заносится только расходная часть.

• На отдельных листах допускается ведение налогового календаря, с указанием всех выплат по налогам, реестра выплаты заработной платы и реестра погашения кредитных обязательств.
• При этом информация со всех листов аккумулируется в Листе 1 “Платежный календарь”, чтобы наглядно видеть платежеспособность бизнеса во времени.

Платежный календарь в Excel наиболее востребован при краткосрочном оперативном планировании. Обычно за период берется один квартал или календарный месяц, а информация о платежах и поступлениях разбивается на дни. Для того чтобы избежать просрочек в первую очередь вносим в таблицу информацию о налогах, процентах, платежах по кредиту и прочих обязательных выплат. Потом постепенно заполняем таблицу данными, полученными от руководителей центров финансовой ответственности.

Работа с платежным календарем требует внимательности и сосредоточенности. Искаженная информация в платежном календаре может привести к неверным управленческим решениям.

Преимущества и недостатки платежного календаря в Excel

Главные преимущества платежного календаря – простота использования и отсутствие необходимости установки дополнительных программных средств.

Но и недостатки тоже имеются:

• все обновления нужно ежедневно вносить вручную;
• процесс трудоемкий, потребуется занять чье-то время – ваше или выделенного сотрудника;
• для поиска ошибки в документе, потребуется значительное время;
• форматы формирования отчета заранее ограничены определенным набором данных.

Вряд ли кто-то сейчас сомневается в необходимости планирования денежных потоков бизнеса.

Любой даже самый простой по форме план платежей благоприятно влияет на деятельность компании:

• закладывает цельную систему работы компании
• направляет сотрудников в сторону выполнения поставленных целей
• помогает избежать ограничения ресурсов в неподходящий момент

Правильно проработанный платежный календарь – это механизм формирования внутренних ресурсов организации и комфортных источников финансирования. Он является удобным инструментов и стандартом для принятия управленческих решений и оперативного планирования.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Новая Excel-таблица
«Реестр договоров»
Контроль выполнения, контроль оплат

версия 1.0 от 7 декабря 2022

Если есть большое количество договоров, находящихся на различной стадии выполнения, сложно контролировать их все. Ситуация усложняется, если договоры с отсрочкой платежа и оплате частями. Трудно держать в голове сроки каких платежей подходят, а какие уже просрочены.

В подобной ситуации вам поможет моя таблица.

Меня зовут Владимир Прохоров (ИП Прохоров В.В., ОГРНИП 311645410900040), я занимаюсь экономическими расчетами более 20 лет. С 1992 по 2008 год работал программистом и начальником отдела IT в банках и коммерческих организациях. Имею большой опыт в разработке программного обеспечения для банковских систем и бухгалтерии. С 2008 года разрабатываю Excel-таблицы экономическиой и управленческой тематики.
Со мной можно связаться по почте v_v_prokhorov@mail.ru (v_v_prokhorov@mail.ru), по телефону +7 927 055 9473, ВКонтакте vk.com/vvprokhorov

Таблица предназначена для ведение реестра (списка) договоров, контроля хода выполнения договоров, контроля оплаты.
Таблица работает следующим образом — вводим данные договора и периодичность платежей, таблица рассчитывает даты платежей и добавляет их в общий список платежей.
По мере поступления оплат вводим их в таблицу.

По графику плановых платежей и введенным данным о фактической оплате таблица рассчитывает суммарные показатели фактической оплаты, задолженности и просроченной задолженности на текущую дату:

• По всем договорам в разбивке по степени выполнения
• По всем договорам в разбивке по продуктам
• По месяцам по всем продуктам суммарно за 24 месяца
• По месяцам по продукту выборочно за 24 месяца
• В разбивке по продуктам по месяцу выборочно

Кроме того, для каждого договора можно задать до 10 этапов выполнения, например: Замер, Изготовление, Установка, Полная оплата.
Выполнение этапа отмечается проставлением 1 в соответствующей ячейке. Таблица считает количество выполненных этапов и процент выполнения.
Ход выполнения отображается цветом фона ячеек в столбце [Выполнение].
Предусмотрено 4 градации цвета: белый, желтый, светло-зеленый, зеленый (100% выполнение).
При необходимости количество этапов можно увеличить.

Посмотрите демо-версию https://finances-analysis.ru/download/reestr-demo.zip

На приведенных ниже рисунках показаны скриншоты (образы экрана) всех рабочих листов таблицы. Не показаны 2 листа с пояснениями.

Лист «Настройки РСТ» — Список продуктов (работ, услуг), Список видов оплаты, Периодичность оплаты.

Здесь и далее значения вводятся в ячейки с голубым фоном.

Значения ячеек обведенных синей рамкой попадают в выпадающие списки. Далее, при вводе договоров надо просто выбирать из выпадающих списков, см. рисунок ниже.

При необходимости строки можно добавить.

Лист «Новый» — Ввод нового договора.

Лист «Договоры» — Список договоров.

Лист «Платежи» — Список плановых платежей по договорам.

С помощью фильтра можно выбрать определенные платежи, например по клиенту:

Посмотрите демо-версию https://finances-analysis.ru/download/reestr-demo.zip

Лист «Сумм РСТ» — Суммарные показатели.

По всем договорам в разбивке по степени выполнения

По всем договорам в разбивке по продуктам

По месяцам по всем продуктам суммарно за 24 месяца

По месяцам по продукту выборочно за 24 месяца

В разбивке по продуктам по месяцу выборочно

Я гарантирую:

• Доставка в течение от нескольких минут до нескольких часов после прихода платежа. Сроки прохождения платежа для различных способов оплаты см. ниже.
• Все таблицы заполнены данными, которые служат примером и помогают понять логику работы.
• Таблицы снабжены подробными пояснениями по заполнению и работе.
• Отвечаю на любые вопросы по работе с таблицами. Конечно, предполагается что вы знакомы с предметной областью и имеете базовые навыки работы с Excel.

При выходе новой версии:

• Стоимость обновления зависит от того, насколько увеличивается функциональность новой версии таблицы.
• Сообщения о новых версиях получают только подписчики рассылки. Форма подписки внизу страницы.

Таблица работает в Excel для Windows (2007, 2010, 2013, 2016, 365). В ОpenOffice не работает.Сейчас я переделываю таблицы для работы под Mac. Чтобы получать сообщения о выходе новых версий подпишитесь на рассылку внизу страницы.

Владимир Прохоров, 7 декабря 2022

Посмотрите полный список таблиц

Финансовый анализ. Главная страница

© 2008-2023 ИП Прохоров В.В. ОГРНИП 311645410900040