Образец журнала учета доверенностей
Журнал регистрации доверенностей — это реестр, в котором отмечают на чьё имя и для каких действий выдан документ.
Обязательно ли вести реестр выданных доверительных документов
Для получения товаров, подписи заявлений и договоров и представления интересов юрлица полномочия подтверждают письменно. При большом количестве выдаваемых полномочий необходима их регистрация, чтобы присвоить порядковый номер и отразить выдачу в реестре.
Регистрацию ведут электронно в виде реестра или вносят записи в книгу.
Ведение учета необходимо для упорядочения документооборота и подтверждения выдачи. Реестр удобен для оперативного поиска нужного документа по его номеру.
Для учета формы М-2 отдельный регистр не используют: отрывные части формы сшивают — они образуют единый документ, не требующий отдельного учета. М-2 применяют для получения товарно-материальных ценностей.
Закон не обязывает организацию его вести и не закрепляет правила ведения книги доверенностей — эти вопросы регулирует учетная политика предприятия.
Ранее применяли форму учета М-3, утв. Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241. В 1997 году она отменена Постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а. Закон не запрещает её использовать, просто она упразднена для обязательного применения.
В положение об учетной политике вносят правила и форму ведения учета документов и порядок заполнения регистров. В локальном акте утверждают образец реестра доверенностей или указывают сведения, обязательные для внесения в него. При отсутствии локального регулирования руководствуются общепринятыми правилами в организации.
При принятии решения по вопросу, нужно ли вести журнал выдачи доверенностей в 2022 году, руководствуйтесь учетной политикой, обычаями делопроизводства и объемом документации: если документ выдают редко — реестр нецелесообразен.
Обычно регистр ведет бухгалтерия. Допустимо иметь отдельные книги для разных отделов: бухгалтерия, юр. отдел, технический отдел и пр.
Образец
При ведении реестра в физическом формате руководствуйтесь правилами документооборота:
- на титульном листе укажите наименование организации, дату начала ведения и ФИО ответственного лица;
- после заполнения реквизитов документа оставьте колонку для подписи представителя о получении документа;
- если сотрудник не воспользовался полномочиями — делают отметку в соответствующей графе;
- страницы книги нумеруют и прошивают, скрепляют печатью.
Титульный лист оформляют в свободной форме:
Книга учета ООО «_____________________»
Начата: «____» ___________ 20___ г.
Ответственный за ведение: ______________________.
Пример заполнения:
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Челозерцева Александра
Юрист по корпоративным вопросам.
В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности «юриспруденция». Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Шаблоны и формы
Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей
Журнал учета выдачи доверенностей — это регистр, в котором производится регистрация выданных в учреждении доверенностей.
Для чего нужен
Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 необходим для учета выданных доверительных документов и для подтверждения факта их получения. Например, работа с товарно-материальными ценностями или же определенными документами у контролирующих органов всегда требует выдать сотруднику соответствующий документ.
Если руководитель организации самостоятельно получает ценности или документацию, то «доверку» на них выписывать не нужно!
Для упорядочивания документации и систематизации учетных данных все выданные доверительные регистры должны вноситься в специальный журнал учета доверенностей (скачать в excel 2020 года образец вы сможете в конце статьи).
О том, как правильно подготовить доверительную документацию, читайте в специальном материале: «Составляем доверенность на получение материальных ценностей».
Обязательно ли заводить
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.
Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.
Срок хранения регистра — не менее 5 лет.
На какой срок выписывать
Срок действия такого документа не может превышать 3 лет. Большинство доверительных бумаг выписывается на период от 10 до 15 дней. В том случае, если периодичность действия не прописана, то такой срок распространяется на один календарный год.
Какой бланк использовать
Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.
Скачать
Как правильно заполнить
Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:
- На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
- В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:
- номер по порядку;
- дата выдачи;
- дата, до которой действует документ;
- должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
- название контрагента;
- основание — номер договора или счета;
- подпись работника;
- результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).
Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.
Заполненный образец книги
Скачать
Об авторе статьи
Задорожнева Александра
Бухгалтер
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
Вместе с эти материалом часто ищут:
Журнал учета личных дел — это документ, который фиксирует перечень имеющихся у работодателя личных дел работников. В статье приведен журнал регистрации личных дел работников (образец), скачать который можно бесплатно.
14 сентября 2019
В журнале регистрации счетов-фактур отражают все выданные и поступившие расчетные документы. Некоторые организации ежеквартально представляют журнал контролерам.
13 апреля 2022
В отчете ДСВ-3 в ПФР показывают, сколько работодатель перечислил дополнительных страховых взносов. Форму направляют в Пенсионный фонд каждый квартал.
8 января 2023
Приказ на отпуск без сохранения заработной платы — это документ, которым работодатель утверждает отгулы работника. Право на такой отдых дано трудовым законодательством.
16 октября 2019
Журнал регистрации выданных доверенностей служит для поддержания порядка в выданных документах. При его планомерном и правильном ведении сотрудник предельно быстро может найти и описать любую доверенность, которая выдавалась организацией. В ситуациях, когда требуются оперативная реакция либо веские доказательства, такая способность будет как нельзя кстати.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала регистрации выданных доверенностей .docСкачать образец журнала регистрации выданных доверенностей .doc
Интересно, что доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 можно не регистрировать в журнале. Дело в том, что такая доверенность имеет специальный отрывной корешок. И из этих корешков в организации может быть сформирован целый документ наподобие журнала. Для регистрации всех же иных форм доверенностей журнал регистрации будет подходить лучше всего.
Составные части документа
Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:
- Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена. Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.
- Дата выдачи.
- Срок действия выданной бумаги. Когда функционал доверенности исчерпан, ее необходимо будет отозвать.
- На кого выдана.
- Название поставщика.
- Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
- Подпись того, кто получил доверенность.
- Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).
Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование. Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет. Упоминание всех этих данных является необходимым минимумом при оформлении подобного рода документации.
Законодательная база
В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла. Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации. Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании.
Форма журнала является приложением к Инструкции Минфина СССР №17 от 14 января 1967 года. Тогда он являлся одним из этапов документального подтверждения получения товарно-материальных ценностей.
Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала. Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года.
Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал. Теперь тонкости его использования каждая организация вправе постигать и улучшать самостоятельно.
Главное, чтобы это применение было зафиксировано в учетной политике и об этом был издан приказ руководителя.
Виды регистрируемых доверенностей
Что касается того, какого рода доверенности могут регистрироваться, то в этом вопросе у компании появляется место для маневра. Доверенности могут иметь как юридический характер, так и сугубо касающийся товарно-материальных ценностей.
В основном они нужны представителям транспортных компаний для перевозки товара и получения накладных от получателя груза (или наоборот).
Отзыв доверенности
Принципиально важным моментом в движении доверенностей в организации является их отзыв. Если доверенность не утратила свою силу, ею можно воспользоваться. Даже если на момент совершения определенного доверенностью действия работник уже уволен.
Таким образом, обиженный сотрудник может «забыть» о том, что он больше не работает в организации и от ее имени подписать невыгодный контракт. Такие судебные прецеденты не так редки. Однако по закону обязательного отзыва доверенности нет.
Кем заполняется
Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных. Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче.
Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.
Образец журнала регистрации выданных доверенностей
Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.
Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась.
Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.
Однако за полное игнорирование журнала регистрации выданных доверенностей (следовательно, и отсутствие какой бы то ни было системы в выдаче и учете этих важных документов) руководитель организации вправе привлечь ответственное лицо к «управленческой» ответственности. Таким образом, это является внутренним делом той или иной компании.
Журнал учета доверенностей — это специальный документ книжного формата, в котором фиксируются все доверенности (кроме формы М-2), выданные работникам для получения товарно-материальных ценностей от имени организации. Для чего нужен учет данных документов, кто его ведет и какие к нему предъявляются требования, мы расскажем в нашей статье.
Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 — это элемент системы документооборота предприятия (в настоящее время форма утратила свою силу на основании Постановления Госкомстата от 30.10.1997 N 71а, но закон не запрещает продолжать ей пользоваться). В нем регистрируются все доверительные документы, за исключением тех, что оформляются по форме М-2 (данные о выдаче и получении фиксируют в корешке).
Форма эта была утверждена Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 и с тех пор не менялась вплоть до 30.10.1997, т.е. пока ее не отменили. Только раньше бухгалтеры использовали книжный формат (обычно на 96 листов) и заполняли все графы от руки.
Сегодня образец журнала выдачи доверенностей существует в электронном формате. Его можно продолжать продлевать, насколько нужно (журнал учета доверенностей скачать в Excel 2022 можно в нашей статье). Соответствующий функционал присутствует и в программных средствах автоматизации бухучета. При необходимости из 1С или подобного софта регистр можно выгрузить и распечатать.
Кто и как использует
Ответственна за этот документ бухгалтерия. Заполнять его при необходимости могут несколько человек. Как только работнику доверяют получение ценностей, соответствующий документ выдается под расписку.
Обязательно назначается ответственный за сохранность регистра. Подписывает его главный бухгалтер по завершении отчетного периода. Хранится книга на протяжении пяти лет.
Обычно в конце месяца осуществляется сверка. Сопоставляют количество ТМЦ, выданных со склада, и доверенностей на их получение. При большом количестве операций это оптимальный способ контроля.
Образец журнала регистрации доверенностей
Форма М-3 представляет собой таблицу. Она включает 8 столбцов:
Скачать
- Номер выданного документа. Имеется в виду не номер по порядку, а регистрационный номер.
- Дата выдачи.
- Срок действия. Если его не указать, то, согласно статье 186 ГК РФ, он составит один год.
- Фамилия и должность сотрудника, которого уполномочили получить ТМЦ. Если сам сотрудник за получение расписаться не может, право подписи передается его доверителю. Это необходимо отразить в четвертой графе.
- Наименование поставщика.
- Номер и дата договора или счета.
- Подпись получателя.
- Отметка о выполнении поручения (заносится номер и дата накладной).
Если сотрудник полномочиями не воспользовался, в восьмой графе делается пометка об этом.
Формы М-2 в книгу учета не заносятся. Сведения о выдаче и получении ТМЦ проставляют непосредственно на документе. Для этого отведен специальный корешок.
Обязательно ли вести
Образец журнала учета доверенностей найти легко. Бухгалтер получит и форму для заполнения, и рекомендации по его ведению. Но так ли это необходимо? Есть случаи, когда от него можно и отказаться:
- Организация использует только формы М-2, не предполагающие фиксации.
- Небольшие компании, где получение ТМЦ происходит не так часто или за него ответственен один сотрудник.
- Ведение этой формы отсутствует в учетной политике предприятия.
Образец журнала доверенностей лишь помогает систематизировать последние. Это облегчает документооборот. Но законодательного требования об обязательном ведении М-3 нет.
Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.
- Счета на оплату
- Счета-фактуры
- Накладные
- Путевые листы
- Доверенности
- Акты выполненных работ
- Акты приемки, инвентаризации
- Коммерческие предложения
- Кассовые ордеры
Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Журнал учета выданных доверенностей применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки в их получении. При использовании доверенностей по форме М-2 журнал не ведётся.
Форма журнала утверждена Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 г. № 241.
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно
«Класс365» — онлайн программа для всех:
- 50 актуальных бланков документов
- Торговый и Складской учёт
- CRM-система для работы с клиентами
- Банк и Касса
- Интеграция с интернет-магазинами
- Встроенная почта и отправка SMS
Бесплатно для одного пользователя
Как правильно заполнить журнал выданных доверенностей
Журнал учета выданных доверенностей хранится у сотрудника организации, который отвечает за регистрацию доверенностей. Журнал имеет следующие графы:
- номер доверенности,
- дата выдачи,
- срок действия,
- должность и ФИО лица, которому выдана доверенность,
- наименование поставщика, у которого получают товары,
- номер и дата наряда, счёта или извещения,
- расписка лица, получившего доверенность,
- отметка о выполнении поручения по доверенности (указывается накладная по которой получены товары у поставщика).
Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную
Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.
Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:
- Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
- Печатать документы с изображением подписи и печати
- Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
- Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
- Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
- Рассылать документы по email прямо из системы
С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.