Редактирование рабочей книги в ms excel

Книги
– это организационные средства,
предназначенные для эффективного
управления данными. Книги предназначены
для упорядочивания проектов и хранения
всех взаимосвязанных элементов в одном
месте. По умолчанию каждая книга в Excel
содержит три листа. У каждого листа
имеется свой ярлычок в нижней части
окна листа. Чтобы перейти с одного листа
на другой нужно щелкнуть мышью на ярлычке
того листа, который требуется отобразить
в окне, и он активизируется в рабочей
области. Слева от ярлычков расположено
несколько кнопок прокрутки ярлычков,
с помощью которых можно перейти к
невидимым в настоящий момент листам
книги.

Сохранение книги:

Каждая книга
сохраняется на диске в виде отдельного
файла с именем, уникальным в папке, в
которой она находится. Чтобы назначить
книге новое имя файла, используется
команда из меню ФАЙЛ
→ СОХРАНИТЬ КАК.
Изменения, внесенные в существующий
файл книги, сохраняются командой ФАЙЛ
→ СОХРАНИТЬ.

Вид
рабочей книги:

12. Microsoft Excel. Основные встроенные функции (сумм, срзнач, округл, макс, мин), назначение, синтаксис.

СУММ
— Суммирует
все числа в интервале ячеек.

Синтаксис:
СУММ(число1;число2;
…)

Число1,
число2,…    — от 1 до 30 аргументов,
для которых требуется определить итог
или сумму.

СРЗНАЧ
— Возвращает среднее (арифметическое)
своих аргументов.

Синтаксис:
СРЗНАЧ(число1;
число2; …)

Число1, число2,
…    — это от 1 до 30 аргументов,
для которых вычисляется среднее.

ОКРУГЛ
— Округляет число до указанного количества
десятичных разрядов.

Синтаксис:
ОКРУГЛ(число;число_разрядов)

Число    —
округляемое число.

Число_разрядов    —
количество десятичных разрядов, до
которого нужно округлить число.

МАКС
— Возвращает наибольшее значение из
набора значений.

Синтаксис:
МАКС(число1;число2;
…)

Число1, число2,…     —
от 1 до 30 чисел, среди которых требуется
найти наибольшее.

МИН
— Возвращает наименьшее значение в
списке аргументов.

Синтаксис:
МИН(число1;число2;
…)

Число1, число2,…    —
от 1 до 30 чисел, среди которых требуется
найти наименьшее.

13. Microsoft Excel. Назначение и синтаксис функций впр, индекс.

ВПР
— Ищет значение в крайнем левом столбце
таблицы и возвращает значение в той же
строке из указанного столбца таблицы.
Буква «В» в имени функции ВПР означает
«вертикальный».

Синтаксис:
ВПР(искомое_значение;таблица;
номер_столбца;
интервальный_просмотр)

• Искомое_значение   
  — это значение, которое должно быть
  найдено в первом столбце массива.
  Искомое_значение может быть значением,
  ссылкой или текстовой строкой.

• Таблица    —
  таблица с информацией, в которой ищутся
  данные. Можно использовать ссылку на
  интервал или имя интервала, например
  БазаДанных или Список. Значения в первом
  столбце аргумента «таблица»
  могут быть
  текстовыми строками, числами или
  логическими значениями. Текстовые
  строки сравниваются без учета регистра
  букв.

• Номер_столбца   
  — это номер столбца в массиве «таблица»,
  в котором должно быть найдено
  соответствующее значение. Если
  «номер_столбца» равен 1, то возвращается
  значение из первого столбца аргумента
  «таблица»; если «номер_столбца» равен
  2, то возвращается значение из второго
  столбца аргумента «таблица» и так
  далее. Если «номер_столбца» меньше 1,
  то функция ВПР возвращает значение
  ошибки #ЗНАЧ!; если «номер_столбца»
  больше, чем количество столбцов в
  аргументе «таблица», то функция ВПР
  возвращает значение ошибки #ССЫЛ!.

• Интервальный_просмотр   
  — это логическое значение, которое
  определяет, нужно ли, чтобы ВПР искала
  точное или приближенное соответствие.
  Если этот аргумент имеет значение
  ИСТИНА(1) или опущен, то возвращается
  приблизительно соответствующее
  значение; другими словами, если точное
  соответствие не найдено, то возвращается
  наибольшее значение, которое меньше,
  чем искомое_значение. Если этот аргумент
  имеет значение ЛОЖЬ(0), то функция ВПР
  ищет точное соответствие. Если таковое
  не найдено, то возвращается значение
  ошибки #Н/Д.

ИНДЕКС
— Возвращает значение или ссылку на
значение из таблицы или интервала.
Функция ИНДЕКС() имеет две синтаксические
формы: ссылка и массив.
Ссылочная форма всегда возвращает
ссылку; форма массива всегда возвращает
значение или массив значений.

Синтаксис 1:
ИНДЕКС(массив;номер_строки;номер_столбца)
возвращает значение указанной ячейки
или массив значений в аргументе «массив».

• Массив   
  — это диапазон ячеек или массив констант.

• Если массив содержит
  только одну строку или один столбец,
  то соответствующий аргумент номер_строки
  или номер_столбца не является обязательным.

• Если массив занимает
  больше, чем одну строку и больше, чем
  один столбец, а задан только один
  аргумент номер_строки или номер_столбца,
  то функция ИНДЕКС возвращает массив
  из целой строки или целого столбца
  аргумента массив.

• Номер_строки   
  — это номер строки в массиве, из которой
  нужно возвращать значение. Если
  номер_строки опущен, то аргумент
  номер_столбца нужно задавать обязательно.

• Номер_столбца   
  — это номер столбца в массиве, из
  которого нужно возвращать значение.
  Если номер_столбца опущен, то аргумент
  номер_строки нужно задавать обязательно.

Синтаксис
2: ИНДЕКС(ссылка;номер_строки;номер_столбца;номер_области)
возвращает ссылку на указанные ячейки
или ячейки в аргументе «ссылка».

• Ссылка    —
  это ссылка на один или несколько
  интервалов ячеек.

• Если в качестве
  аргумента ссылка используется несмежный
  диапазон, то аргумент ссылка нужно
  заключить в дополнительные скобки.

• Если каждая область
  в ссылке содержит только одну строку
  или один столбец, то аргумент номер_строки
  или номер_столбца, соответственно,
  является необязательным. Например,
  для одиночной строки следует использовать
  форму ИНДЕКС(ссылка;номер_столбца).

• Номер_строки    —
  это номер строки в аргументе ссылка,
  на которую возвращается ссылка.

• Номер_столбца    —
  это номер столбца в аргументе ссылка,
  на который возвращается ссылка.

• Номер_области    —
  интервал ссылки, из которого требуется
  возвращать пересечение номер_строки
  и номер_столбца. Первая введенная или
  выделенная область имеет номер 1, вторая
  2 и так далее. Если номер_области опущен,
  то функция ИНДЕКС использует область
  номер 1.

• Например,
  если аргумент ссылка описывает ячейки
  (A1:B4;D1:E4;G1:H4), то номер_области 1 соответствует
  интервалу A1:B4, номер_области 2 соответствует
  интервалу D1:E4 и номер_области 3
  соответствует интервалу G1:H4.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

A collection of worksheets is referred to as a workbook (spreadsheets). Workbooks are your Excel files. You’ll need to create a new workbook every time you start a new project in Excel. There are various ways to begin working with an Excel workbook. You can either start from scratch or use a pre-designed template to create a new workbook or access an existing one.

Creating a new Workbook

Follow these steps to create a new Blank workbook, giving a name to it & saving it:

Step 1: Click on the Microsoft Office button on the top-left corner.

Step 2: Then click on New.

Step 3: A dialog box for New Workbook will pop up. Click on blank Document & then on Create tab.

A new blank workbook is created & it appears on your screen.

Note: MS Excel automatically opens a new Workbook for you when you open Excel in your system.

Inserting Text in Excel

In Excel, you can see multiple rows & columns, each rectangular box in a row or any column is called a Cell. A cell address on a worksheet can be determined by combining a column letter and a row number. Using these addresses, we can refer to any cell (in Excel formulas) in the worksheet.

As you click on any of the cells, you can see its address in the name box(Left most side below the home tab).

Step 1: Select a cell in which you want to insert text.

Step 2: Insert your data by typing something from the keyboard (In that selected cell)

Whatever text you enter, the same text appears in the formula bar too (for that cell)

Edit/Delete Cell Contents

Step 1. Select the cell to change or delete the text.

Step 2. To erase text and make a correction, press the Backspace key on your keyboard.

Or, To erase the whole contents of a cell, press the Delete key.

Or, The formula bar also allows you to alter and erase text. Simply select the cell and then position your cursor in the formula bar.

Navigation In Excel

Step 1. Go to the right of the selected cell, press the Tab key.

Step 2. To move to the left of the selected cell, hold down Shift and then Tab.

Step 3. To traverse the worksheet, use the Page Up and Page Down keys(with Shift in Laptops).

Step 4. Use the arrow keys to navigate.

Saving The Workbook

Step 1. Click the Microsoft Office button on the left.

Step 2. Save or Save As are the options, choose one.

• Save As – lets you give the spreadsheet a name and save it in a specific location. If you want to save the file for the first time, or if you want to save it under a new name, select Save As.
• If the file has already been named, just choose Save/press Ctrl + S to save your work.

Using Formulas In Excel

You can use predefined Excel formulas by just typing: “=Formula_Name(Arguments)”. When you type the first few characters of any formula, excel provides a drop-down list of formulas matching that sequence of characters.

Example: To get an average of numbers present in the column B from row 2 to row 6, you can use the formula:

= AVERAGE(B2:B6)

Here B2:B6 defines the range of the numbers on which you want to do average.

You can see the formula in the formula tab near the name box.

Here in the cell : B8 we wrote : =AVERAGE(B2:B6), so we get average as = (1+2+3+4+5)/5 = 15/5 = 3.

So, in this way you can easily create a workbook, work on it, navigate through it & save it.

Рабочая книга располагается в рабочей области окна табличного процессора.

Рабочий лист является основным элементом рабочей книги и предназначен для ввода, редактирования, хранения данных, выполнения вычислений. Основной структурной единицей рабочего листа является ячейка.

Рабочие листы могут быть двух типов:

• рабочий лист с данными электронной таблицы (по умолчанию имеют имена Лист1–Лист3);
• лист диаграммы с графическим представлением данных электронной таблицы (по умолчанию называются Диаграмма1, Диаграмма2 и т.д.).

Рабочий лист разбит на строки (нумеруются арабскими цифрами) и столбцы (именуются латинскими буквами).
Максимально допустимое число листов в одной книге – 255.

Количество листов в рабочей книге можно изменить в меню Параметры кнопки Office на вкладке Основные в группе При создании новых книг.

Ярлыки всех рабочих листов в книге отображается в нижнем левом углу окна над строкой состояния.

Операции с рабочими листами

Для добавления нового рабочего лист можно воспользоваться контекстным меню ярлыка любого рабочего листа, в котором нужно выбрать пункт Вставить.

С помощью контекстного меню можно также переименовать, переместить или скопировать рабочий лист, изменить цвет ярлычка листа, скрыть лист, выделить все листы и удалить лист.

При удалении листа рабочей книги стоит обратить внимание, что в случае, если на листе содержатся какие-либо данные, программа выдаст дополнительный запрос подтверждения его удаления.

Программа не позволит удалить все листы рабочей книги (должен остаться хотя бы один).
Выделение листов происходит аналогично выделению любых объектов электронной таблицы. Для выделения:

• одного листа нужно щелкнуть по ярлыку листа;
• нескольких смежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Shift, щелкнуть по ярлыку последнего листа;
• нескольких несмежных листов – щелкнуть по ярлыку первого листа и, при нажатой клавише Ctrl, отмечать мышкой ярлыки нужных листов.

Можно защитить лист от несанкционированного доступа или изменения. Для этого в диалоговом окне Защита листа нужно выбрать нужный вариант защиты, который применяется только к текущему листу.

Перед защитой листа нужно выделить ячейки, которые необходимо оставить незаблокированными.

Режим скрытия формул

На рабочем листе можно включить режим скрытия формул в ячейках. При использовании такого режима при выделении ячеек в строке формул не будут отображаться формулы, которые в них содержатся. Для включения режима скрытия формул нужно:

1. Выделить ячейки, формулы в которых нужно скрыть.
2. Из контекстного меню открыть вкладку Защита диалогового окна Формат Ячеек и установить флажок Скрыть формулы.

Групповое редактирование и форматирование

Для одновременного выполнения редактирования или форматирования нескольких рабочих листов их нужно сгруппировать. Для группировки листов их нужно выделить, после чего все действия, которые будут выполняться на одном листе, автоматически будут применяться к аналогичным ячейкам остальных листов, которые включены в группу. Отмена группировки выполняется с помощью команды Разгруппировать листы.

Создание колонтитулов

Колонтитул состоит их трех полей: левого, центрального и правого, которые заполняются и оформляются независимо друг от друга. Поля колонтитула можно увидеть при наведении стрелки мыши.

Для добавления колонтитула нужно щелкнуть в левом, центральном или правом поле верхнего или нижнего колонтитула, после чего автоматически откроется дополнительная вкладка Конструктор инструмента Работа с колонтитулами.

В колонтитулы можно добавлять текст прямо с клавиатуры.

С помощью кнопок группы Элементы колонтитулов в поля колонтитула можно вставить информацию, которая автоматически обновляется:

• номер страницы;
• число страниц – вставляет общее количество страниц для печати;
• текущая дата – вставляет автоматически обновляющуюся дату при печати;
• текущее время;
• путь к файлу – отображает весь путь (диск, папки) к файлу, причем описание автоматически изменится, если файл будет перемещен в другую папку или переименован;
• имя файла – отображает имя файла и автоматически изменяет его при переименовании;
• имя листа.

При вставке сама информация не отображается, а отображается символ & (амперсант) с названием типа информации в квадратных скобках (например, &[Файл]).

С помощью кнопки Рисунок можно вставлять в колонтитулы рисунки из графических файлов.

Для изменения некоторых параметров шрифта колонтитула нужно:

1. Выделить текст всего поля колонтитула или нужной части.
2. Установить параметры шрифта с помощью элементов группы Шрифт на вкладке Главная или всплывающей мини-панели инструментов.

Можно установить особый колонтитул для первой страницы (в таком случае на первой странице он не будет отображаться) и разные колонтитулы для четных и нечетных страниц. Для этого нужно установить соответствующие флажки в группе Параметры.

Выйти из режима редактирования колонтитулов можно щелкнув на любой ячейке листа или нажав Esc.