Разметка страницы в excel это

Каждый документ Excel перед отправкой на печать рекомендуется открыть в режиме предварительного просмотра – «Разметка страницы». Это позволит избежать ошибок, которые нельзя исправить на бумаге.

Режим разметки страниц документов позволяет не только предвидеть результат печати, но и настроить содержимое документа для оптимального размещения данных на бумаге.

Настройка области печати с помощью разметки страницы

Перейти в разметку страниц можно двумя способами:

1. Перейти на закладку «Вид» и выбрать инструмент «Размета страницы»



2. В нижнем правом углу окна (на строке состояния, справа) щелкнуть на соответствующий переключатель между режимами «Обычный» и «Страничный».

В данном режиме у вас имеется прекрасная возможность управлять шириной столбцов и высотой строк для желаемого размещения данных на странице после печати принтера. Таким образом, можно уменьшить таблицу в Excel, чтобы уместить ее в область печати.



Для этого наводим курсор мышки на границу заголовков строк и столбцов. Как только он изменит свой вид, удерживая левую клавишу мыши, перемещаем его до нужного размера строки или столбца.

Другой способ задать размеры таблицы – это щелкнуть правой кнопкой мышки по заголовку строки или столбца, а потом из контекстного меню выбрать опцию «Ширина столбца» («Высота строки»). И вручную задаем размеры в сантиметрах.

Более того выше над столбцами находится линейка для еще более удобной настройки области печати документа. Например формат А4 имеет размеры: ширина 210 мм, высота 297мм, в книжной ориентации листов (и соответственно 297мм в ширину и 210мм в высоту при альбомной ориентации). Линейки делают настройку еще более удобной.

Внимание! В данном режиме при изменении ширины столбцов подсвечиваются размеры в сантиметрах и пикселях, а не в количестве символов и пикселях как в обычном режиме. Так же и строки, подсвечивается высота в сантиметрах, а не в размере шрифта как в «Обычном».

Режим разметки страниц более удобен при настройке области печати конкретной страницы. Когда документ имеет несколько десятков страниц обязательно нужно использовать «Страничный режим» для настройки и фиксирования границ документа.

На экране огромный рабочий лист Excel состоит из большого количества столбцов и строк. Рабочий лист при печати разбивается на несколько по размеру печатного листа, как правило, А4. Для печати документа Excel необходимо научиться настраивать параметры страницы. Для того чтобы получить качественно распечатанные страницы, следует подготовить рабочие листы к печати, проверить, как располагаются строки и столбцы таблиц, соответствует ли ширина столбцов данным, помещенным в них. Чтобы посмотреть, как документ будет выглядеть в напечатанном виде, нужно воспользоваться предварительным просмотром.

Скачайте учебный файл тут и откройте его.

По окончании этого урока вы сможете:

1. Задать режим «Разметка страницы»
2. Настраивать разметку страницы
3. Делать предварительный просмотр рабочих листов

1. Режим «Разметка страницы»

Шаг 1. Устанавливаем Режим страницы (лента Вид → группа команд Режимы просмотра → команда Режим страницы):

Строго говоря, при работе с таблицей я периодически переключаюсь в Режим страницы, чтобы отследить, как будет выглядеть таблица на листе бумаги.

Если ваш принтер печатает листы другого формата, вы всегда можете поменять размер печатного листа (лента Разметка страницы группа команд Параметры страницы → команда Размер):

При подготовке к печати мы работаем с лентой «Разметка страницы», но, на мой взгляд, лучше работать в специальном диалоговом окне «Параметры страницы».

Шаг 2. Это окно вызывается любой из кнопок групп «Параметры страницы», «Вписать» или «Параметры листа»:

В диалоговом окне 4 вкладки:

1. Страница
2. Поля
3. Колонтитулы
4. Лист

В зависимости от того, какую вы нажмете кнопку группы, диалоговое окно «Параметры страницы» будет открываться в соответствующей вкладке за исключением вкладки «Колонтитулы». Эта команда находится на ленте Вставка группа команд Текст:

Шаг 3. Чтобы вам не пришлось переключаться с ленты на ленту, создайте команду «Параметры страницы» на Панели быстрого доступа. Как это делать я рассказывала в статьях «Урок 18. Панель быстрого доступа» и «Урок 19. Команды на Панели быстрого доступа». Всё это применимо и к Excel:

1. Кнопка выпадающего меню на Панели быстрого доступа
2. Команда «Другие команды…»
3. «Все команды» из выпадающего меню
4. Команда «Параметры страницы» (легко ищется по алфавиту)
5. Команда «Добавить» и ОК

Здесь обратите внимание, что списке всех команд есть две команды с одним именем. Вторая команда дополняется кнопкой выпадающего меню. Если вы добавите эту команду на Панель быстрого доступа, то вы сможете с её помощью вызвать команды с ленты Разметка страницы группа → Параметры страницы.

2. Разметка страницы

Каждый лист документа согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 должен иметь поля не менее:

• 20 мм ‒ левое;
• 10 мм ‒ правое;
• 20 мм ‒ верхнее;
• 20 мм ‒ нижнее.

Мы немного увеличим размер полей.

Шаг 1. Открываем диалоговое окно «Параметры страницы» (поскольку кнопка вызова у нас теперь на Панели быстрого доступа, то неважной какая лента открыта) → вторая вкладка Поля → устанавливаем левое поле – 3 см, правое поле – 1 см, верхнее поле – 2 см, нижнее поле – 3 см:

Почему начали со второй вкладки?

Шаг 2. Вторая вкладка Страница → играем с масштабом. Для этой таблицы я установила масштаб – 105%. То есть таблица увеличилась в размерах:

Оптимально: установить сначала поля будущего печатного листа, а уж потом смотреть, есть ли смысл масштабировать таблицу. Но, если вы устанавливаете альбомную ориентацию страницы, то вначале работаем с вкладкой «Страница, а потом устанавливаем поля на вкладке «Поля».

3. Предварительный просмотр

Шаг 1. Для предварительного просмотра рабочего листа сделайте нажимаем команду «Просмотр» в диалоговом окне «Параметры страницы»:

1. Количество копий печатаемого документа
2. Выбор принтера (у меня на работе их несколько)
3. Выбор ориентации (лента «Разметка страницы → группа команд Параметры страницы»)
4. Выбор размера (лента Вид → группа команд Режимы просмотра книги»)
5. Назначение полей (лента «Разметка страницы → группа команд Параметры страницы»)
6. Выбор масштаба (лента «Разметка страницы → группа команд Вписать»)

Искренне не советую заниматься такими делами перед самой печатью.

Если у вас не открыто диалоговое окно «Параметры страницы», то в режим предварительного просмотра можно войти по команде Файл → Печать.

Теперь вы сможете:

1. Задать режим «Разметка страницы»
2. Настраивать разметку страницы
3. Делать предварительный просмотр рабочих листов

Многие команды, используемые в Excel для подготовки книги к печати и экспорту, можно найти на вкладке Разметка страницы. Эти команды позволяют управлять отображением данных при печати, включая ориентацию страницы и размеры полей. Сегодня мы подробно рассмотрим все о разметке страницы в Excel.

Включаем режим разметки

Прежде чем вносить изменения в разметку, можно посмотреть книгу в режиме «Разметка страницы», чтобы наглядно представить, как будет выглядеть результат. Для перехода к режиму разметки, находим и нажимаем команду «Разметка страницы» в правом нижнем углу книги.

Ориентация страницы

Excel располагает двумя вариантами ориентации страницы: Альбомная и Книжная. При альбомной ориентации, страница располагается горизонтально, а при книжной – вертикально. Книжный вариант полезно применять для листов с большим количеством строк, а альбомный лучше использовать для листов с большим количеством столбцов. Изменить ориентацию страницы в Excel можно с помощью нескольких шагов:

1. Открываем вкладку «Разметка страницы» на «Ленте».

2. Выбераем команду «Ориентация», а затем из раскрывающегося меню выбераем вариант «Книжная» или «Альбомная». Ориентация страницы будет изменена.

ФОРМАТИРОВАНИЕ ПОЛЕЙ

Поле — это пространство между содержимым и краем печатного листа. По умолчанию размеры полей в каждой рабочей книге Excel равны предустановленному значению «Обычные«. Иногда может понадобиться настроить размеры полей таким образом, чтобы данные располагались как можно более комфортно. Excel включает в себя несколько предустановленных вариантов размеров полей. Чтобы подстроить поля «под себя» нужно выполнить пару шагов:

1. Откроем вкладку «Разметка страницы» и выбераем команду «Поля».

2. В выпадающем меню выбераем подходящий вариант размеров полей. Размеры полей будут изменены в соответствии с выбранным вариантом.

По умолчанию Excel предлагает 3 варианта полей, но также мы можем сами настроить поля и делается это очень просто:

1. Во вкладке «Разметка страницы» нажимаем команду «Поля», а затем из выпадающего меню выбераем пункт «Настраиваемые поля».

2. Появится диалоговое окно «Параметры страницы». Вводим требуемые значения для каждого поля, затем нажимаем OK.

ПЕЧАТЬ ЗАГОЛОВКОВ

Если в таблице имеются заголовки, очень важно, чтобы при печати эти заголовки выводились на каждой странице. Читать распечатанную книгу Excel будет очень неудобно, если заголовки окажутся только на первой странице. Команда Печатать заголовки позволяет выбирать определенные строки или столбцы и печатать их на каждом листе. Давайте разберем как же это сделать:

1. Откроем вкладку «Разметка страницы» и выберем команду «Печатать заголовки».

2. В появившемся диалоговом окне «Параметры страницы» можно выбрать строки или столбцы, которые необходимо печатать на каждом листе.

3. Нажимаем кнопку «Свернуть диалоговое окно», которая находится справа от поля «Сквозные строки».

4. Курсор превратится в небольшую черную стрелку, а диалоговое окно «Параметры страницы» свернется. Выделяем строку, которую необходимо печатать на каждом листе. В нашем примере мы выбрали строку 1.

5. Строка 1 появится в поле «Сквозные строки». Еще раз нажимаем кнопку «Свернуть диалоговое окно».

6. В развернувшемся диалоговом окне «Параметры страницы» нажимаем OK. Строка 1 будет добавлена на каждом печатном листе.

ВСТАВКА РАЗРЫВОВ СТРАНИЦ

Если нужно распечатать определенные фрагменты рабочей книги на отдельных листах, необходимо вставить разрывы страниц. В Excel существует два типа разрывов страниц: вертикальные и горизонтальные. Вертикальные разрывы разделяют по столбцам, а горизонтальные по строкам. Давайте попробуем вставить горизонтальный разрыв страницы:

1. Переходим в страничный режим просмотра книги. Для этого находим и выбераем в правом нижнем углу книги команду «Страничный».

2. Далее выделяем строку, выше которой мы хотим вставить разрыв. Например, если нужно вставить разрыв между строками 28 и 29, выделяем строку 29.

3. Откроем вкладку «Разметка страницы» и из выпадающего меню команды «Разрывы» выберите пункт «Вставить разрыв страницы». Появится разрыв страницы, отмеченный темно-синей линией.

ВСТАВКА КОЛОНТИТУЛОВ

Книгу можно сделать более интересной и профессиональной, вставив в нее верхние и нижние колонтитулы. Верхний колонтитул располагается в верхней части страницы, а нижний колонтитул внизу страницы. Колонтитулы содержат такую информацию, как номер страницы, дата, название книги или названия разделов. Разберем на примере, как это сделать:

1. Переходим в режим «Разметка страницы», нажав команду в нижней части окна Excel. Как раньше было уже показано.

2. Выбераем верхний или нижний колонтитул, который необходимо изменить. В нашем примере мы изменим нижний колонтитул.

3. На Ленте появится вкладка «Конструктор». На ней можно получить доступ к командам Excel, которые позволят автоматически вставлять элементы колонтитулов, такие как номера страниц, дата или название рабочей книги. Для примера вставим номер страницы.

4. Номера страницы будут добавлены в нижний колонтитул.

На этом наш урок окончен. Я постарался охватить много возможностей «Разметки страницы в Excel» думаю все просто и понятно. Если есть вопросы пишите комментарии, и я постараюсь на них ответить.