Рассылки в программе microsoft word

Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.

Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.

Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.

Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.

Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.

Полный цикл формирования рассылки делится разработчиками программы Word на шесть этапов:
Этап 1. Выбор типа документа.
Этап 2. Выбор документа.
Этап 3. Выбор получателей.
Этап 4. Создание письма.
Этап 5. Просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.

Постановка задачи

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

Поздравлять будем при помощи простого, но трогательного сообщения, содержащего имя клиента и название его компании. При чем все надо сделать так, чтобы получатель (не дай бог!) не подумал, что письмо сделано автоматически, а был уверен, что письмо было кропотливо написано ради него вручную.

В конце все созданные сообщения надо:

• либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
• либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
• либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

• Шапка таблицы должна быть простой – одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
• В таблице не должно быть объединенных ячеек.
• В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения “Уважаемый(ая)…” Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества (“а” или “ч”), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT).

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home). Подробнее про такие “умные таблицы” можно почитать тут.

Создаем сообщение в Word и подключаем Excel

Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния  на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние (Start Mail Merge) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard):

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис – Письма и рассылки – Мастер слияния (Tools – Letters and Mailings – Mail Merge).

Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними – с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).

Этап 1. Выбор типа документа.

На этом шаге пользователь должен выбрать тип тех документов, которые он хочет получить на выходе после слияния. Наш вариант – Письма (Letters), если мы хотим на выходе отправить созданные письма на принтер или Электронное сообщение (E-mail), если хотим разослать их по почте.

Этап 2. Выбор документа

На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем – Текущий документ (Current document).

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse), после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings):

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters), которая выведет результаты слияния в отдельный файл:

Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail), то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox)вашего почтового клиента Outlook.

Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл – Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно “застрянут” в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.

Источник:

http://www.planetaexcel.ru/techniques/13/161/

Дополнительно:

http://msk.edu.ua/ivk/Informatika/Books/Word/lab_rab.pdf

Просмотров: 34587

Организация массовых рассылок в Microsoft Word

Подробности

Категория: Главная

Опубликовано 07.06.2013 08:17

Автор: Шитов В.Н.

Просмотров: 17602

Создание извещений о задолженности клиентов

Фирма, например, туристическая (магазин, банк), рассылает своим клиентам напоминания об имеющейся у них задолженности. Прежде всего, создается шаблонный текст напоминания. Для этого используется текстовый редактор Microsoft Word. В качестве данных (ФИО, стоимости и т. д.) для шаблонного документа можно использовать любые данные, так как при слиянии они будут заменяться на реальные данные. Заголовок извещения набран размером шрифта 20 пунктов, остальной текст — 14 пунктов. Сохраните шаблонный документ под именем «Слияние файлов» (Рис. 1).

Рис. 1. Шаблонный документ извещения

Во втором документе создается таблица с исходными данными. Этот документ можно создавать в программах Microsoft Word (Рис. 2), Excel или Access. Кроме всех полей, которые используются в шаблонном извещении, в таблице дополнительно используется Пол человека для обращения к клиенту: к мужчине — «Уважаемый», а к женщине — «Уважаемая». Идентификатор пола (м или ж) должен учитывать регистр: не допускается в одних записях одной и той же таблицы, например, использовать «м» и «ж», а в других — «М» и «Ж». В данном документе должна находиться только таблица и ничего кроме таблицы. Если заголовок столбца состоит более, чем из одного слова, то вместо пробела нужно использовать символ подчерка (_), например, не «Стоимость путевки», а «Стоимость_путевки». Таблица не должна содержать номера и/или названия таблицы. Не допускается текст над и под таблицей. Оформление таблицы границами и ширина столбцов не имеют никакого значения. Сохраните этот документ под именем «Таблица».

Рис. 2. Таблица с персональными данными должников

Распространенной коварной ошибкой среди студентов является ввод пробела после имени идентификатора столбца в таблице. Дело в том, что идентификатор может использоваться в формуле и в ней идентификатор обычно указывают без пробела, но тогда программа просто не найдет столбец с таким именем, так как имена будут разные.

Предположим, что в нашем примере на оплату путевки предоставляется 3 рабочих дня. Если в течение этого времени клиент оплачивает путевку, то сумма платежа не обкладывается пени. За каждый просроченный день взимается пени в размере 0,1% от стоимости путевки. Извещения должны быть разосланы только тем клиентам, которые имеют задолженность более 3 дней. Пени взимаются только со срока превышения, то есть первые 3 дня пени не обкладываются.

Шаблонный документ извещения «Слияние файлов» должен быть открыт в Microsoft Word, а документ «Таблица» можно закрыть, хотя если он будет открыт, то это не будет считаться ошибкой (все изменения в документе «Таблица» перед слиянием необходимо сохранить).

В Microsoft Word откройте риббон Рассылки. Нажмите на кнопку Начать слияние. В открывшемся списке команд выберите команду Пошаговый мастер слияния. После этого в правой части рабочего окна программы открывается панель Слияние на шаге 1 Мастера (Рис. 3). Так как мы собираемся отправить извещения клиентам по почте, то оставляем положение переключателя Письма. Нажмите на кнопку Далее.

Рис. 3. Шаг 1 Мастера. Выбор типа документа

На шаге 2 Мастера определяется исходный документ. Так как перед запуском Мастера мы заранее договорились открыть документ «Слияние файлов», который как раз и является текущим документом, то положение переключателя Текущий документ (Рис. 4) не изменяется. Нажмите на кнопку Далее.

Рис. 4. Шаг 2 Мастера. Выбор исходного документа

На третьем шаге Мастера необходимо подсоединить таблицу с получателями извещений (Рис. 5). Так как мы заранее создали таблицу с данными, то положение переключателя Использование списка нужно оставить. Для этого нажмите на кнопку Обзор и выберите документ «Таблица». Если бы мы заранее не подготовили список получателей извещений, то необходимо было бы выбрать положение переключателя Создание списка.

Рис. 5. Шаг 3 Мастера. Выбор получателей

Сразу же после выбора списка получателей открывается окно Получатели слияния (Рис. 6). Мы заранее обговорили, что извещения необходимо разослать только тем клиентам, которые имеют задолженность по оплате более 3 дней. Поэтому нажмите на кнопку Фильтр, чтобы отсечь тех клиентов, срок оплаты которых еще не наступил.

Рис. 6. Фильтрованный список получателей

В столбце Поле выберите поле, по которому необходимо организовать фильтрацию. Таким полем является Просроченный_период. В столбце Оператор необходимо выбрать логическое выражение для анализа данных. В нашем примере это оператор «Больше». В столбце Значение укажите критерий фильтрации. В нашем примере это 3 (то есть 3 дня, необлагаемых пени). Нажмите на кнопку ОК. После этого в окне Получатели слияния (Рис.  6) остаются только клиенты, отвечающие условиям фильтрации. Нажмите на кнопку ОК. После возвращения в Мастер на шаге 3 нажмите на кнопку Далее.

Рис. 7. Выбор условий фильтрации

На четвертом шаге Мастера необходимо добавить к письму строку приветствия, адрес или другие элементы письма. Практически все эти параметры мы в письме создали заранее. Блок адреса или другие элементы письма можно добавить к письму потом: на риббоне Рассылки для этого предусмотрены специальные кнопки. Нажмите на кнопку Далее.

На пятом шаге вместо шаблонных надписей указываются конкретные реальные значения. В шаблонном документе «Слияние файлов» выделите имя клиента в заголовке извещения. Выделять нужно только само слово, но нельзя выделять пробел справа от слова. Поэтому выделять нужно не двойным щелчком мышью по слову с именем клиента, а протащив нажатую мышь по слову. Откройте список Вставить поле слияние на риббоне Рассылки и выберите значение Имя. Имя для первого клиента в извещении берется как имя первого человека в фильтрованном списке получателей извещения. На панели Слияние между кнопками << и >> выведено сообщение об этом: «Получатель: 1». Точно также подсоедините параметры Отчество, Фамилия, Просроченный_период, Стоимость_путевки и Страна_назначения. Попробуйте с помощью кнопок << и >> на панели Слияние проанализировать: изменяются ли эти данные. Если они изменяются, то поля подсоединены правильно. Если данные не изменяются, то поля подсоединены неправильно и их нужно переопределить снова.

Переходим к обращению к клиенту по полу. В шаблонном извещении выделите 2 последние буквы в слове «Уважаемый». На риббоне Рассылки нажмите на кнопку Правила. Выберите команду IF…THEN…ELSE. После этого открывается окно Вставка поля IF (Рис. 8). В списке Поле выберите значение Пол. В списке Оператор выберите логическое выражение Равно. В поле Значение укажите идентификатор мужчины: «м». В многострочном поле Вставить следующий текст введите значение «ый». В многострочном поле В противном случае вставить следующий текст введите значение «ая». Нажмите на кнопку ОК. После этого размер шрифта в двух последних буквах слова «Уважаемый» изменится: выделите эти буквы и снова выберите размер шрифта 20 пунктов.

Рис. 8. Выбор правила обращения

Попробуйте с помощью кнопок << и >> на панели Слияние проанализировать: изменяется ли окончание слова Уважаемый(ая) в зависимости от пола клиента.

Для расчета суммы пени перейдите на риббон Разработчик. Если такого риббона нет (в версии 2007 года его нужно подключать вручную, а в версии 2010 этот риббон присутствует изначально), то нажмите на кнопку Кнопка «Office» (в верхнем левом углу рабочего окна) и в открывшемся меню на кнопку Параметры Word. На вкладке Основные установите флажок в опцию Показывать вкладку «Разработчик» на ленте. Риббон это и есть «лента». На риббоне Разработчик нажмите на кнопку Инструменты из предыдущих версий. Выберите значение Поле. Учитывая, что таких полей здесь 2, на рисунке (Рис. 9) белая стрелка показывает на нужное поле.

Рис. 9. Выбор элемента Поле

По вставленному в документ «Слияние файлов» полю щелкните правой клавишей мыши и из открывшегося контекстного меню выполните команду Свойства. После этого открывается окно Параметры текстового поля (Рис. 10). В списке Тип выберите значение Вычисление. В поле Выражение после этого появится символ «=». В данном поле необходимо указать формулу для расчета пени:

=(Стоимость_путевки*0,1%)*(Просроченный_период-3)

Из просроченного периода вычитаются 3 дня, которые предоставлялись для оплаты и не облагаются пени.

При создании формул в текстовом поле делается самое большое число ошибок: вместо символа подчерка (_) вводится символ пробела, указываются неточные имена столбцов, после имени или перед именем столбца вводят пробел. Такие, казалось бы, мелкие неточности гарантированно обеспечат ошибку в формуле.

Из списка Формат числа выберите значение # ##0,00, если число необходимо выводить с двумя разрядами после запятой.

Из поля Закладка необходимо запомнить или скопировать имя закладки в буферную память (Ctrl + C или Shift + Delete). Обратите внимание: идентификатор указан без пробелов, то есть имя закладки представляет собой одно слово. Изменять имя закладки не обязательно. Нажмите на кнопку ОК. Если формула написана правильно, то вместо шаблонного значения должно появиться реальное значение. Если формула создана неверно, то будет выведено сообщение «Неопределенная закладка» или значение «0,00».

Рис. 10. Заполнение параметров текстового поля

Для создания в извещении поля Итого к оплате добавьте еще одно текстовое поле. Определите параметры Тип (Вычисление), Формат числа (# ##0,00). Формула для расчета должна иметь такой вид:

=ТекстовоеПоле1+Стоимость_путевки

Имя закладки «ТекстовоеПоле1» должно совпадать с именем закладки из поля для расчета пени, иначе будет выдано сообщение «Неопределенная закладка».

Попробуйте с помощью кнопок << и >> на панели Слияние проанализировать: действительно ли изменяются параметры у всех выбранных клиентов. Если это действительно так, то на панели Слияние нажмите на кнопку Далее.

На последнем шаге Мастера нажмите на кнопку Печать. Выберите диапазон печати (для примера выберите Все). Нажмите на кнопку ОК. В окне Печать откройте список принтеров и выберите имя виртуального принтера Microsoft XPS Document Writer. Нажмите на кнопку ОК. После этого укажите имя файла в формате XPS и папку, в которой необходимо сохранить данный файл с извещениями. Формат XPS является одним из стандартов передачи данных и такой файл можно распечатать на любом реальном принтере. Откройте двойным щелчком созданный файл XPS и просмотрите извещения каждому клиенту.

Мы создавали почтовые извещения: такие извещения становятся все менее и менее популярными, но позволяют изучить технологию создания массовых рассылок.

Создание блока адреса

Перед созданием блока адреса для рассылки извещений необходимо создать базу с адресами. Для этого на риббоне Рассылки нажмите на кнопку Выбрать получателей. В открывшемся списке команд выполните команду Ввести новый список. После этого в открывшемся окне Новый список адресов (Рис. 11) необходимо заполнить предлагаемую таблицу. Но перед этим необходимо определить перечень столбцов в этой таблице. Для этого нажмите на кнопку Настройка столбцов.

Рис. 11. Создание списка получателей с адресами

В открывшемся окне Настройка списка адресов (Рис. 12) выделите и удалите ненужные столбцы, переименуйте столбцы, если это необходимо, добавьте новые. Например, в России принято называть человека по отчеству, поэтому этот столбец нужно ввести. Для этого выделите столбец, под которым должен находиться этот новый столбец и нажмите на кнопку Добавить. Введите название нового столбца и нажмите на кнопку ОК. Для суффикса обращения к человеку нужно знать пол человека. Для этого в перечень параметров адреса желательно вставить столбец Пол. Если столбцы находятся неправильно, то выделите их и нажимайте на кнопки Вверх или Вниз для изменения порядка следования столбцов. После определения всех столбцов нажмите на кнопку ОК для возврата в окно Новый список адресов (Рис. 11).

Рис. 12. Настройка списка адресов

Мигающий курсор приглашает ввести первую запись адреса. Для создания следующих записей нажимайте на кнопку Создать запись. После создания всех адресов нажмите на кнопку ОК, после чего предлагается сохранить изменения. Укажите имя файла. По умолчанию предлагается сохранять файл по следующему пути:

C:UsersИмя_пользователяDocumentsМои источники данных

В последующих сеансах редактирования или использования сохраненного списка адресов необходимо выполнить следующее: перейти на риббон Рассылки. Нажмите на кнопку Выбрать получателей. В открывшемся списке команд выполните команду Использовать существующий список. Откройте папку с сохраненным файлом (C:UsersИмя_пользователяDocumentsМои источники данных) и выберите нужный список пользователей.

Для создания шаблонного конверта нажмите на кнопку Конверты. В поле Обратный адрес укажите свой обратный адрес, то есть адрес отправителя. Обратный адрес добавляется всего один раз. Нажмите на кнопку Добавить. После этого страница изменит свой размер с А4 на размеры конверта. Обратный адрес находится в верхней левой части конверта. Адрес получателя располагается в нижней средней части конверта, поэтому поместите курсор в эту часть конверта. Для создания блока адреса на конверте нажмите на кнопку Блок адреса. После этого в окне Вставка блока адреса определите, нужно ли в блоке адреса указывать имя, отчество и фамилию получателя, место его работы и как указывать страну и нужно ли ее указывать вообще. Кроме этого предлагается использовать правила заполнения адреса. Например, в России адрес начинается со страны, потом идет область, город и т. д. Имя получателя находится на последнем месте, а во многих зарубежных странах адрес начинается с имени человека и заканчивается страной.

Кнопка Подбор полей позволит исключить ненужные параметры адреса или, наоборот, добавить некоторые дополнительные параметры.

После подбора параметров адреса нажмите на кнопку ОК для возвращения в рабочее окно приложения Word. На конверте находится шаблонный текст «Блок_адреса». Для просмотра реального адреса нажмите на кнопку Просмотр результатов и с помощью кнопок прокрутки проверьте, изменяются ли адресные данные из списка адресов.

Константин ВЕСЕЛКОВ

Источник: Журнал «Бухгалтер и Компьютер» №2 2004г

Рассмотрим ситуации , при которых возникает потребность в индивидуальной рассылке. Например, руководство
компании “Ваши друзья” решило, что пора уделять своим клиентам повышенное внимание.
Одним из шагов этой культурной программы стали индивидуальные поздравления,
скажем, с днём рождения, и их соответствующая рассылка. Макет такого поздравления
— файл “Образец поздравления.doc” — уже разработан (рис. 1). Для окончательного
формирования поздравлений в текст каждого письма нужно добавить именное обращение
(например, “Уважаемая Лариса Ивановна!” и т. п.).

Как решить такую задачу? Первое, что приходит в голову, — просто взять и отредактировать
вручную нужное число строк, страниц. Но этот способ хорош, если нужно разослать
письмо по трём–пяти адресам. А если, например, их больше сотни? Кроме того,
при большом числе адресатов полезно задаться вопросом: а сколько всего времени
нужно потратить на эту работу (с учётом проведения повторных рассылок и возможности
ошибок в макете)? И вообще, как контролировать сам факт включения конкретного
клиента в рассылку, ведь в нашем случае текст письма не содержит даже фамилии
адресата.

Вот тут и появляются мысли о необходимости автоматизировать эту рутинную работу
при минимальных затратах. Оказывается, возможность сделать всё нам необходимое
без привлечения программистов уже давно (по крайней мере начиная с MS Word
6.0) встроена в MS Office, но, что удивительно, знают о ней далеко не многие,
в том числе даже опытные пользователи. Называется эта возможность “слияние
документов”. В статье данная функция иллюстрируется на примере применения MS
Office 2000.

Сразу оговоримся, что подготовка рассылки с использованием слияния также требует
выполнения определённого объёма работ (в основном — по подготовке данных),
но при этом выгодно отличается от “ручного” редактирования файла следующим:

» можно достаточно точно определить временн€ые затраты на
подготовку рассылки;
» замена или исправление макета документа не приводит к
катастрофической потере времени;
» список рассылки существует в виде отдельного документа,
что значительно упрощает контроль за её осуществлением;
» сформированный список рассылки может использоваться многократно
(например, для регулярного поздравления адресатов со всеми праздниками; для
регулярной рассылки счетов и т. д.).

Как работает режим слияния документов

Для получения итогового документа требуется список рассылки, а также основной
документ слияния, играющий роль шаблона.

Список рассылки может храниться в виде таблицы Word, таблицы HTML, текста
либо таблицы данных СУБД — MS Access, dBase, FoxPro или любой другой СУБД,
для доступа к которой на вашем компьютере есть драйвер ODBC (Open Database
Connectivity — открытый интерфейс доступа к базам данных; драйвер ODBC — модуль,
который применяет функции ODBC, позволяющие прикладной программе взаимодействовать
с СУБД). Мы рассмотрим хранение списка рассылки не в СУБД, а в файле MS Excel.
Такой вариант, на наш взгляд, оптимален, потому что, во-первых, не требует
от пользователя специальных знаний теории хранения данных и, во-вторых, потому
что MS Excel сам по себе обладает большим набором удобных средств обработки
и визуального представления данных (таких, например, как фильтрация или сортировка).
Однако при выборе среды для хранения данных нужно также помнить и об определённых
ограничениях, имеющихся в MS Excel. В частности, один лист Excel (сразу определимся
с терминами: книга MS Excel — это файл, используемый для обработки и хранения
данных; в свою очередь книга состоит из нескольких листов) не может содержать
более 65 536 строк, так что если поздравительный список ваших знакомых (клиентов,
избирателей) превышает это число и его не удаётся логически разделить на более
мелкие фрагменты, то для хранения такого объёма данных необходимо будет использовать
уже какую-либо СУБД.

Основной документ слияния создаётся в MS Word. В его текст включаются поля,
соответствующие столбцам из списка рассылки (“поля слияния”).

При проведении слияния для каждой строки из списка рассылки поочерёдно выполняются
следующие действия:

» поля макета заполняются значениями из очередной строки;
» заполненный макет добавляется в конец результирующего
документа.

На рис. 2 изображён пример списка рассылки в формате книги MS Excel. Нужно
заметить, что подготовка списка рассылки — это, как правило, наиболее трудоёмкая
операция. Информацию о клиентах нужно выверить, очистить от “мусора”, грамотно
разделить по столбцам. При разделении на столбцы следует помнить, что поле
слияния в макете документа соответствует столбцу в списке. В примере на рис.
2 столбцы “Компания”, “Фамилия_И_О”, “Индекс”, “Страна_Город” и “Адрес” будут
использоваться для решения другой задачи — надпечатки почтовых конвертов, в
которые будет вкладываться именное поздравление.

Советы по формированию списка в MS Excel

В MS Excel используется большое количество различных логических правил и умолчаний,
зачастую скрытых от пользователя. Поэтому, чтобы формируемый вами список был
пригоден для проведения процедуры слияния, рекомендуется соблюдать ряд правил,
которые мы приводим ниже.

1. Левый верхний угол списка данных должен размещаться в левом верхнем углу
(в ячейке A1) листа.

2. Названия столбцов данных размещаются в первой строке листа. Формат ячеек
в первой строке нужно установить в “Текстовый” (меню Формат ® Ячейки…). В
названиях столбцов не рекомендуется использовать пробелы, запятые, кавычки.

3. Для форматирования списка нельзя использовать полностью (по всем позициям)
пустые строки или полностью пустые столбцы. Пустая строка или столбец воспринимаются
Excel как конец списка!

4. Если суть данных такова, что в них могут содержаться пустые значения, нужно
присвоить списку имя. Для этого необходимо выделить соответствующий диапазон,
содержащий данные списка, через пункт меню Вставка ® Имя ® Присвоить… открыть
диалог присвоения имени и ввести имя диапазона, используя латиницу (например,
Database). Рекомендуем присваивать имя диапазону столбцов, иначе при добавлении
в список новых строк придётся каждый раз изменять границы диапазона.

5. На том листе, где размещён список рассылки (рис. 2, лист “База данных”),
не следует размещать другие данные.

6. Для всех ячеек списка целесообразно установить текстовый формат (если это
невозможно, то по крайней мере — один и тот же формат ячеек внутри каждого
столбца данных).

7. Текстовые данные не должны содержать непарные (незакрытые) кавычки.

8. Текстовые данные не должны содержать пробелы перед началом текстовой строки.

В ходе преобразования уже имеющихся данных в формат списка, пригодный для
проведения слияния, наверняка придётся использовать функции текстовой обработки
строк. Так, некоторые столбцы могут содержать вычисляемые при помощи формул
значения, поэтому перед проведением слияния рекомендуем заменить в таких столбцах
формулы на сами значения. Для этого нужно выделить заменяемый (содержащий формулы)
диапазон, скопировать его (Ctrl+Ins или пункт меню Правка ® Копировать) и вставить
на прежнее место, используя пункт меню Правка ® Специальная вставка… В диалоге
Специальная вставка, который откроется при выборе этого пункта меню, нужно
выбрать вариант Значения.

Формирование основного документа слияния

Продолжим разбор примера. Рассмотрим шаги по формированию основного документа
слияния с использованием готового макета поздравления.

Шаг 1. Преобразование обычного файла в основной документ слияния. Откроем
файл, содержащий макет поздравления (файл “Шаблон поздравления.doc”). Используя
пункт меню Сервис ® Слияние… откроем диалог слияния и нажмём кнопку Создать.
В выпадающем меню выберем Документы на бланке… После этого на экране возникнет
ещё один диалог, в котором нужно нажать кнопку Активное окно (при создании
макета документа “с нуля” нужно нажать кнопку Создать основной документ). Закроем
диалог слияния и посмотрим на изменение управляющего интерфейса Word. Обратим
внимание на то, что в панели инструментов появилась новая панель (Слияние).
Вернёмся к диалогу слияния (пункт меню Сервис ® Слияние… или кнопка в
панели инструментов).

Шаг 2. Получение данных. В диалоге Слияние нажмём кнопку Получить данные и
в выпадающем меню выберем пункт Открыть источник данных (рис. 3).

В диалоге открытия источника данных выберем тип файла, в котором содержится
список (в нашем примере — “Книги MS Excel (*.xls)”) и сам файл (у нас — файл
“Поздравления.xls”). После этого на экране появится диалог выбора диапазона
в книге Excel. Если в книге Excel только один лист, а на листе — только один
список, то в диалоге нужно выбрать пункт “Весь лист”. Если список был ранее
обозначен именем (например, Database) — нужно выбрать это имя.

Закроем диалог слияния. Теперь в панели инструментов стала доступна кнопка
Добавить поле слияния. Если её нажать, то в выпадающем списке будут отображаться
поля слияния, соответствующие столбцам данных из списка (сравните со списком
на рис. 2).

Шаг 3. Вставка полей слияния в основной документ. Для вставки поля слияния
в основной документ нужно подвести курсор к позиции, в которой требуется его
разместить, и выбрать нужное поле кнопкой Добавить поле слияния (рис. 4). Выбрать
шрифт для отображения поля можно обычным способом.

В нашем примере нужно поместить поле Обращение между рисунком и строкой “Поздравляем
Вас с днём рождения” и установить для поля тот же шрифт, что и для текста поздравления.

Подготовка основного документа слияния завершена. После сохранения документа
его можно закрыть. При повторном открытии связь с источником данных устанавливается
автоматически, а в панели инструментов отображается панель “Слияние”. Обратите
внимание, что в основном документе сохраняется информация о каталоге, в котором
должен размещаться файл источника данных. Если этот файл был удалён или перемещён,
при открытии документа появится сообщение об ошибке.

Выполнение процедуры слияния

Шаг 4. Входная проверка. Перед формированием итогового документа полезно посмотреть
на то, как он будет выглядеть. После выполнения шага 2 в панели инструментов
стали активными кнопки навигации (рис. 5), позволяющие вам, перемещаясь между
строками списка, просматривать внешний вид соответствующих страниц итогового
документа.

Кнопка используется
для переключения между режимами отображения названий полей/значений полей.

Нужно проверить внешний вид итогового документа для строк списка, в которых
содержатся самые длинные и самые короткие строки. Кроме того, следует проверить
соответствие общего количества страниц в итоговом массиве документов общему
количеству строк в списке. Обратите внимание, что, если длина поля в основном
документе не совпадает с длиной соответствующей строки в списке, в итоговом
документе страницы могутсбиваться (и тогда там могут возникать дополнительные,
“сбойные” страницы). Способ разрешения таких проблем — использование более
мелкого шрифта для отображения поля в Word, либо изменение внешнего вида основного
документа, либо изменение длины конкретного текстового значения в списке.

Шаг 5. Объединение. Для запуска процедуры слияния нажмём кнопку Объединить…
(она доступна через панель инструментов и через диалог слияния). На экране
возникнет диалог управления слиянием (рис. 6).

Через диалог можно отобрать диапазон строк списка, который будет выведен в
результирующий документ, а также выбрать назначение слияния: в новый документ,
напрямую на принтер, напрямую в электронную почту. При помощи кнопки Отбор
записей можно ввести логические правила для отбора строк из списка. Выберем
Новый документ и нажмём кнопку Объединить.

Происходит автоматическое формирование итогового документа. Название документа
по умолчанию выбирается также автоматически, с учётом числа попыток объединения
(“Формы1”, “Формы2”, “Формы3” и т. д.).

Шаг 6. Выходной контроль. Завершив формирование документа, его нужно переименовать
и сохранить. Рекомендуем повторить действия шага 4.

И вот итоговый документ с поздравлениями сформирован. Последнее, что осталось
сделать, — распечатать его, вложить в конверты и разослать адресатам. При этом
подготовка файла для надпечатки конвертов проводится аналогичным способом.