Расходный ордер бланк скачать word заполненный

Расходный кассовый ордер (РКО) – это один из документов кассовой дисциплины, который оформляется при каждой выдаче наличных денег из кассы. РКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства.

Обратите внимание, в 2023 году продолжает действовать упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).

Расходный кассовый ордер (форма КО-2):

• cкачать бланк в формате word;
• скачать бланк в формате excel.

Как заполнить РКО

Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2023). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

Блок «Дебет»:

В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

• 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
• 71 – расчеты с подотчётными лицами;
• 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).

Далее заполняются данные руководителя организации (должность, подпись и расшифровка подписи) и главного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи).

Примечание: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.

Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.

Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.

Обратите внимание, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления.

Образцы заполнения РКО в 2023 году

Ниже представлены образцы заполнения бланка расходного кассового ордера:

Выдача денег при расчетах с поставщиками и подрядчиками

Скачать образец (.xls)

Выдача денег для оказания материальной помощи сотруднику

Скачать образец (.xls)

Выдача денег для их дальнейшей сдачи в банк

Скачать образец (.xls)

Расходный кассовый ордер – бланк, форма которого официально утверждена на уровне федерального законодательства. Какова структура соответствующего документа, как правильно заполняется бланк расходного кассового ордера и что изменилось в его оформлении в 2021 году, узнайте из нашей статьи.

Как лучше скачать бланк РКО — в Word или другом формате

Бланк расходного кассового ордера может быть представлен в 2 основных форматах — Word и Excel. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.

Word-документы открываются в большем количестве программ — в распространенных операционных системах (Windows, Linux, MacOS), как правило, всегда есть предустановленное ПО, способное работать с файлами соответствующего формата.

С Excel-файлами корректно работает относительно немного решений — Microsoft Excel, Open Office Calc и их аналоги, включая «облачные» виды ПО. Как правило, в современных ОС по умолчанию они не установлены.

Если вы решили скачать бланк расходного кассового ордера в формате Excel, то в вашем распоряжении окажется более универсальный файл. Например, когда он создан в одной версии Microsoft Excel, то без проблем распознается в любых других, а в большинстве случаев также и в сторонних программах. В то время как Word-файлы в силу особенностей их структуры не всегда корректно распознаются в программах, отличающихся от тех, в которых были созданы.

Еще один аргумент за то, чтобы скачать бланк РКО в Excel заключается в удобстве его заполнения на компьютере. Структура файлов данного типа такова, что бухгалтеру труднее ошибиться с заполнением нужных данных на ПК, так как ячейки для ввода информации выделены. При заполнении Word-документа есть вероятность по ошибке затронуть иные элементы форматирования документа, вследствие чего его структура может быть нарушена.

Какой унифицированной форме должен соответствовать бланк РКО

В соответствии с положениями указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У российские организации обязаны использовать в качестве бланка РКО унифицированную форму КО-2 (соответствующую номеру 0310002 по ОКУД). Данная форма утверждена постановлением Госкомстатата РФ от 18.08.1998 № 88.

Подробнее о законодательных требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

С 19.08.2017 действуют новые правила ведения кассовых операций, ознакомиться с которыми вы можете здесь.

Как скачать бланк РКО бесплатно

Скачать расходный кассовый ордер по форме КО-2, то есть полностью соответствующий по своей структуре требованиям законодательства, вы сможете на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать расходный кассовый ордер

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Важно не только скачать РКО актуальной формы в одном из представленных форматов, но и удостовериться, что файл не имеет атрибута «только для чтения» (иначе редактировать на ПК его не получится). Для этого нужно найти его на диске, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать «Свойства» и снять при необходимости галочку напротив соответствующего атрибута.

Скачать расходный кассовый ордер — это еще полдела, возникнет следующая задача — корректно заполнить его. Рассмотрим ключевые моменты данной процедуры.

Нужно ли распечатать бланк расходного кассового ордера КО-2

Заполнение РКО может осуществляться как на компьютере — с последующей распечаткой, так и вручную — с использованием уже распечатанного бланка (п. 4.7 указаний № 3210-У). Также могут быть задействованы автоматизированные решения — в этом случае распечатка РКО необязательна (файлы ордеров сохраняются в памяти соответствующих программ и подписываются с помощью ЭЦП). Правда, в последнем случае организации придется покупать электронные подписи для всех лиц, которые должны ставить подпись на этих документах: руководителю, главбуху, кассиру, а также остальным сотрудникам (в том числе подотчетникам).

Заполненный образец РКО может выглядеть так, вы можете скачать его по ссылке ниже:

Скачать образец РКО

Данный заполненный образец расходного кассового ордера может быть использован как образец для кассира вашей организации.

На что следует обратить особое внимание, заполняя бланк расходного кассового ордера:

• в графе «Код ОКПО» необходимо указать данные, соответствующие тем, что содержатся в реестрах государственной статистики;
• если предприятие не имеет структурных подразделений, то в соответствующей графе формы нужно ставить прочерк;
• в графе «Номер документа» следует фиксировать номер РКО по порядку, как правило, исчисление начинается с 1 января каждого года;
• сумму в табличной части формы можно указывать в рублях и копейках через запятую или дефис (например, 200,75 или 200-75);
• в пункт «Код целевого назначения» данные вносятся, только если организация на практике задействует систему кодов, по которым определяется расход и приход денежных средств;
• в пункте «Сумма», что располагается ниже таблицы, следует указывать сумму денежных средств, выдаваемых по РКО, в рублях — прописью с заглавной буквы первое слово, в копейках — цифрами;
• в графе «Основания» нужно указать содержание хозяйственной операции
• в графе «Приложение» приводятся сведения о документе, который является основанием для проведения кассовой операции (например, это может быть платежная ведомость — при выдаче зарплаты наличными) с указанием номера и даты его составления.

Подробнее о заполнении платежной ведомости читайте в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49».

Если РКО заполняет ИП, не нанимающий кассиров, то в графе «Выдал» должны быть его данные. Если ИП не нанимает бухгалтера, на РКО должна стоять только его подпись как руководителя организации.

Нововведения в порядке оформления РКО 2022 — 2023 годов

К счастью, изменений в порядке заполнения РКО в 2022 — 2023 годах не было. Они были раньше. Так, 19.08.2017 вступило в силу указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-у, которое внесло ряд изменений в порядок заполнения и выдачи расходных кассовых ордеров:

• Кассир вправе составить в конце рабочего дня один РКО на всю сумму, выданную за день из кассы, но при условии, что на выданные деньги есть фискальные документы онлайн-кассы.
• Кассир обязан проверить, есть ли подписи главбуха и бухгалтера или директора на РКО, однако подписи отныне сверяют с образцами, только если документ составили на бумаге.
• Если РКО оформлен в электронном виде, то получатель денег вправе поставить на документе свою электронную подпись.
• Выдать деньги под отчет можно по приказу директора, заявление от подотчетника теперь просить не обязательно. Однако выбранный порядок выдачи средств (по заявлению или приказу) следует закрепить в Положении о расчетах с подотчетными лицами.
• Задолженность сотрудника по полученному ранее авансу больше не является причиной для отказа в новой выдаче подотчетных средств.

Подробнее о всех изменениях в порядке выдачи под отчет читайте здесь.

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте, правильно ли вы оформляете кассовые операции. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

 Итоги

Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче денежных средств из кассы. Правила его заполнения строго регламентированы и регулируются по большей части указанием № 3210-У. В 2023 году заполнять РКО нужно по хорошо всем знакомым правилам.

Меню

---

⇧

С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).

Применяется — с 1 января 1999 года

Утверждена — Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88

Скачать форму расходного кассового ордера (Унифицированная форма N КО-2):

— в MS-Word

— в MS-Excel

Образец заполнения расходного кассового ордера (Унифицированная форма N КО-2) >>>

Материалы по заполнению расходного кассового ордера (Унифицированная форма N КО-2):

— Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88

— «Денежные расчеты» (6-е издание, переработанное и дополненное) (Семенихин В.В.) («ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2020)

— Статья: Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно (Мартынюк Н.А.) («Главная книга», 2014, N 18)

— Статья: Как составлять РКО на сдачу наличных в банк работником (Мартынюк Н.А.) («Главная книга», 2013, N 14)

— Статья: Деньги под отчет: оформляем выдачу (Овчинникова О.С.) («Зарплата», 2010, N 6)

— Статья: Кассовые ордера. Бланки прихода и расхода (Кочкин М.) («Современный предприниматель», 2008, N 4)

—————————————-

Несмотря на последние внесённые Центробанком России изменения в порядок проведения финансовых операций (Указание №3210-У от 01.06.2014 г.), формы двух наиболее часто используемых документов, расходного и приходного кассового ордеров (РКО и ПКО, или КО-1 и КО-2 соответственно) остались без изменений, сохраняя идентичность образцам 1988 года. Оформить их по-прежнему не представляет сложности: достаточно скачать, заполнить и распечатать на принтере бланк приходника или расходника.

Как правильно оформить расходный кассовый ордер и где можно бесплатно загрузить бланки РКО для работы в редакторах Word и Excel, а также пример заполнения документа — смотрите далее.

Что такое расходный кассовый ордер?

Расходный кассовый ордер — это, согласно действующей классификации, первичный документ, оформляемый при выдаче денег из кассы предприятия.

Основаниями для заполнения документа могут быть:

• выдача заработной платы сотрудникам;
• предоставление работнику средств в индивидуальном порядке (командировочные расходы или материальная помощь);
• личное распоряжение руководителя;
• передача денег в подотчёт.

Важно: как следует из Указания Центрального банка России №3210-У, индивидуальные предприниматели с 2014 года освобождаются от обязанности вести кассовую книгу и заполнять приходный и расходный кассовые ордера. При этом они по-прежнему должны вести, от руки или при помощи специализированного программного обеспечения, основную часть финансовой отчётности. В Указании не имеется сведений о возможности несистематического заполнения РКО и ПКО, что даёт налогоплательщику-ИП возможность оформлять документы по мере необходимости; в этом случае, однако, необходимо заранее обеспечить возможность хранения ордеров на протяжении всего установленного законодателем срока.

Расходный кассовый ордер, в отличие от акта инвентаризации кассы, согласно действующим нормам заполняется любым уполномоченным сотрудником:

• «собственным» или приглашённым (сторонним) бухгалтером;
• главным бухгалтером организации;
• другим назначенным лицом;
• при отсутствии отдела бухучёта (например, в случае ИП) — непосредственно руководителем.

На заполненном бланке расходного кассового ордера (форма КО-2), бесплатно скачать который в форматах Word или Excel можно по приведённым ниже ссылкам, обязательно должны содержаться подписи получателя средств, составителя документа (лица из приведённого выше списка) и выдавшего деньги кассира.

Важно: в соответствии с последними изменениями в законодательстве проставление на РКО оттиска печати или штампа организации больше не является обязательным: он может быть заверен при помощи квалифицированной цифровой подписи.

Хотя ничто не мешает должностному лицу заполнить документ от руки (главное при этом — оставить в неприкосновенности форму бланка), значительно логичнее и проще будет воспользоваться достижениями современной вычислительной техники и внести сведения в расходный кассовый ордер прямо на компьютере. Электронное оформление позволит при необходимости вносить коррективы в документ, распечатав уже заключительную, полностью выверенную версию. Кроме того, бланк, оформленный на ПК, выглядит значительно аккуратнее и читается легче.

Важно: ещё одним поводом задуматься о преимуществах компьютерного заполнения расходного кассового ордера является содержащийся в пункте 4.7 вышеназванного Указа прямой запрет на внесение в готовый образец изменений и исправлений. Кассовый документ должен быть заполнен единожды и далее оставаться в «нетронутом» виде — следовательно, чтобы не тратить средства на расходные материалы для принтера, лучше предварительно заполнить все графы бланка на ПК.

Согласно пункту 6.1 Указания Центробанка перед выдачей денежных средств кассир обязан:

1. Удостовериться, что расходный кассовый ордер заверен подписью ответственного лица: сотрудника бухгалтерии, главного бухгалтера или руководителя отдела (предприятия).
2. Сличить суммы, указанные цифрами и прописью: они должны полностью совпадать. При обнаружении даже минимальной разницы кассиру следует отказать в проведении операции до исправления проблемы и предоставления получателем скорректированного документа.
3. Попросить получателя предоставить подходящий для идентификации личности документ (обычно паспорт или загранпаспорт; при получении денег третьим лицом оно должно предъявить нотариально заверенную доверенность) и внести его данные (серию, номер, место и дату выдачи паспорта, опционально — код подразделения и другие сведения) в соответствующее поле.
4. Передать документ для подписи получателю средств, после чего расписаться в нижней графе бланка.

Лицо, которому выдаются деньги (в подотчёт или на невозвратной основе), должно до того, как поставить свою подпись, пересчитать наличные и удостовериться в соответствии их сумме, заявленной в расходном кассовом ордере.

Важно: по РКО можно получить только наличные и только в кассе предприятия. Для перевода средств на расчётный счёт получателя используются другие формы, не имеющие отношения к КО-2.

Особенности заполнения РКО

Заполнение расходного кассового ордера не представляет сложности; оформителю следует придерживаться простой схемы:

1. В шапку РКО вписываются следующие данные:
   • наименование организации (полное по документам и, если есть, краткое официальное);
   • название структурного подразделения (если его нет, в графе следует проставить прочерк — от руки или в виде последовательности дефисов или тире на компьютере);
   • присвоенный компании код ОКПО (можно посмотреть в соответствующих документах или воспользоваться онлайн-поиском, попутно проверив собственную налоговую задолженность по ИНН);
   • порядковый номер расходного кассового ордера (используется сквозная нумерация);
   • дата заполнения бланка в официально принятом формате (день, месяц, год).
2. Следующий раздел, сводная таблица, состоит из граф:
   • «Дебет», в подграфе которой «корреспондирующий счёт» обязательно вносится соответствующая последовательность цифр, а столбцы «код структурного подразделения» и «код аналитического учёта» могут (при отсутствии таковых) оставаться незаполненными — тогда в них требуется проставить прочерки;
   • «Кредит» — ещё один счёт в соответствии с общим планом предприятия;
   • «Сумма» — как несложно угадать, здесь необходимо проставить цифрами выдаваемую на руки сумму в рублях и копейках (к примеру, «15000 руб. 50 коп.»);
   • «Код целевого назначения» — указывается в соответствии с планом организации; при отсутствии кода предназначенное для него поле должно быть заполнено прочерком.
3. Третья часть бланка расходного кассового ордера — информация о получателе средств:
   • в поле «Выдать» полностью приводятся его фамилия, имя и отчество, а также другие национальные дополнения к имени (в соответствии с паспортом);
   • в поле «Основание» нужно указать назначение операции (например, «Материальная помощь» или «Приобретение канцтоваров»);
   • в поле «Сумма» — словесное обозначение указанной ранее суммы в рублях и цифровое в копейках (в данном примере — «Пятнадцать тысяч руб. 50 коп.»);
   • в поле «Приложение» — наименование, номер и дату оформления документа, на основании которого производится операция (это могут быть приказ, заявление, распоряжение и так далее).
4. Четвёртая часть — должности и подписи ответственных лиц:
   • руководителя (директора);
   • составителя (главного бухгалтера, бухгалтера).

Важно: если бланк РКО оформляется одним лицом (обычно ИП), вместо двух разнесённых полей можно оставить одно — с указанием должности, подписью и расшифровкой подписи составителя.

1. Пятая часть — данные получателя (должна быть заполнена им); она включает следующую информацию:
   • в поле «Получил» — сумму (в рублях — прописью, в копейках — цифрами, как было указано выше);
   • в соответствующих местах — дату получения денег, личную подпись сотрудника и, по желанию, её расшифровку (фамилию и инициалы).
2. Шестая часть бланка — персональные данные сотрудника на основании предъявленного им документа: для паспорта это серия, номер, дата и место выдачи и дополнительные сведения (например, код подразделения).
3. Заключительная (седьмая часть документа) должна содержать подпись кассира и её расшифровку.

Расходный кассовый документ должен храниться, в соответствии с установленными правилами, в течение пяти лет с момента подписания всеми сторонами. В зависимости от возможностей организации бланки РКО могут быть переданы на хранение в архив или находиться до уничтожения в помещении с подходящими условиями — к примеру, в отдельной комнате.

Расходник — бланк (скачать)

Бесплатно скачать образец расходного кассового документа можно по приведённым ниже ссылкам. Электронные бланки полностью готовы к работе и легко открываются в любом текстовом редакторе или программе для обработки электронных таблиц.

В Word

• Скачать бланк расходника .trf

Скачать бланк РКО (форма КО-2) для заполнения в MS Word или другом текстовом редакторе можно по ссылке выше.

В Excel

• Скачать бланк расходника .xls

Скачать бланк расходника для работы в MS Excel или аналогичном ПО можно по ссылке выше.

Образец заполнения расходного кассового ордера

• Скачать образец заполнения расходного кассового ордера .docx

Перед заполнением документа не помешает ознакомиться с эталонным примером; скачать образец готового расходного кассового ордера можно по ссылке выше.

Подводим итоги

Расходный кассовый ордер может быть оформлен от руки или на компьютере, бухгалтером, главным бухгалтером или руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). Структура бланка строго регламентирована и подразумевает обязательное указание суммы выдачи и личных данных получателя, а также наличие подписей оформителя, кассира и получателя. Проставлять печати и штампы теперь необязательно: вместо них может быть использована квалифицированная электронно-цифровая подпись.

Бесплатно скачать бланки РКО для работы с ними в программах MS Word и Excel или в аналогичных редакторах можно по приведённым выше ссылкам; электронные «заготовки» полностью соответствуют действующему законодательству и готовы к работе.

Зачем нужен расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер относится к документам первичного учета кассовых операций. По нему оформляется выдача наличных денежных средств из кассы. Кассовый ордер — это расчетный регистр, он формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается руководителем бюджетной организации, главным бухгалтером, кассиром и лицом, получающим денежные средства. Печать в этом случае не является обязательной и используется только при наличии в организации.

Расходный кассовый ордер не должен содержать исправлений, иначе он признается недействительным. Если ошибка допущена, кассовый ордер необходимо сделать заново в правильном варианте.

Обязанность применения формы КО-2 определяется Указаниями Банка России № 3210-У от 11.03.2014. Для организаций государственного сектора такое требование закреплено Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н. Ведение бизнеса также подразумевает формирование кассового ордера для взаимного расчета подотчетного лица и кассира компании.

Какой бланк использовать

В соответствии с Постановлением от 18.08.1998 № 88 расходный кассовый ордер должен быть унифицированного вида — форма по ОКУД 0310002. Можно распечатать бланк расходно-кассового ордера и заполнить от руки, а можно использовать текстовый редактор.

Скачать

Как выписать расходный кассовый ордер

Нельзя просто скачать бесплатно бланк расходно-кассового ордера 2020 года и заполнить его. Для этого должно быть законное основание. Для расходования наличных денег, за исключением заработной платы, и выдачи кассового ордера таким основанием может быть:

• приказ руководителя о выделении средств для нужд организации;
• заявление сотрудника о выдаче подотчет денежных средств;
• выдача наличных на командировочные расходы;
• выдача денег на материальную помощь сотруднику.

Расходный кассовый ордер станет основанием для выдачи наличности из кассы. Получив расходный кассовый ордер, кассир проверяет правильность заполнения (п. 6.1 Указания):

• наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя);
• соответствие сумм, написанных цифрами и прописью, а также соответствие подтверждающим документам.

Перед выдачей наличных денег кассир должен запросить у получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним он вписывает в соответствующие графы реквизиты паспорта или другого документа. Затем передает денежные средства получателю. Тот должен их пересчитать и расписаться в расходном кассовом ордере.

Как заполнить РКО

Кассовый ордер заполняют сотрудники бюджетной организации, имеющие отношение к выдаче денежных средств. В интернете есть сайты, которые предлагают заполнить онлайн расходный кассовый ордер, а затем скачать или распечатать его. Мы на примере разберем, как правильно заполнить его самостоятельно.

Шаг 1. Заполняем шапку

В строке «Организация» прописывается полное наименование организации, а графа «Структурное подразделение» — название подразделения, которое выдало РКО. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк.

ОКПО заполняется по данным, присвоенным органом статистики.

Номер документа указывается строго по порядку в течение календарного года.

В строке «Дата» указывается дата выдачи из кассы.

Шаг 2. Заполняем разделы «Дебет» и «Кредит»

Эти строки расходного кассового ордера заполняются по утвержденному плану счетов учета.

В строке «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются, ставится прочерк.

Шаг 3. Вносим информацию о том, кому и зачем выданы деньги

Строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги.

Строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, на нужды организации и т. п.

В строке «Сумма» прописывается сумма прописью.

В строке «Приложение» вписываются сведения, которые послужили основанием для выдачи денег из кассы.

Шаг 4. Заполняем раздел с личными данными сотрудника, которому выданы деньги

Строка «Получил» заполняется собственноручно получателем. Он прописывает сумму прописью, ставит дату и подпись в получении. Ниже требуется указать данные документа, который предъявлен для удостоверения личности.

В последней строке кассир или другой ответственный работник ставит свою подпись и расшифровку.

Шаг 5. Подпись руководителя

РКО подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

Готовый образец заполнения расходного кассового ордера 2020 года выглядит так:

Особенности заполнения

РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы.

РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО. К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего.

Порядок оформления документа таков. По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств. Дата его составления — последний день выдачи зарплаты. В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата.

Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре. В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях.

Как вести учет и сколько хранить

Регистрация и учет расходного кассового ордера ведется в журнале регистрации по форме КО-3, а также в кассовых книгах (КО-4). В журнал вписываются порядковые номера РКО. Это нужно сделать после того, как на них поставит подпись главный бухгалтер или директор. Журнал должен храниться в бухгалтерии предприятия либо у директора.

Журнал КО-3 (форма по ОКУД 0310003) представляет собой обложку, в которой заполняются регистрационные данные учреждения и вкладной лист. Во вкладном листе формируются две таблицы: в левой отражаются сведения по ПКО, в правой — по РКО.

Приходные и расходные КО хранятся в течение 5 лет по правилам, установленным руководителем организации.

Образец журнала регистрации РКО по форме КО-3

Ответственность за нарушение ведения кассовых операций

РКО является первичным документом, а значит, требует корректного заполнения. Если регистр заполнен неправильно или не заполнен вообще, то на учреждение могут выписать штраф в размере 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Основание — неправильный учет доходов и расходов налогоплательщика в течение одного налогового периода.

Если налогоплательщик не предоставляет в составе отчетности ИФНС подтверждающие затраты РКО, то инспектор вправе отказать в признании таких расходов для целей налогообложения.