Расчеты с клиентами excel

Многие пользователи активно применяют Excel для генерирования отчетов, их последующей редакции. Для удобного просмотра информации и получения полного контроля при управлении данными в процессе работы с программой.

Внешний вид рабочей области программы – таблица. А реляционная база данных структурирует информацию в строки и столбцы. Несмотря на то что стандартный пакет MS Office имеет отдельное приложение для создания и ведения баз данных – Microsoft Access, пользователи активно используют Microsoft Excel для этих же целей. Ведь возможности программы позволяют: сортировать; форматировать; фильтровать; редактировать; систематизировать и структурировать информацию.

То есть все то, что необходимо для работы с базами данных. Единственный нюанс: программа Excel — это универсальный аналитический инструмент, который больше подходит для сложных расчетов, вычислений, сортировки и даже для сохранения структурированных данных, но в небольших объемах (не более миллиона записей в одной таблице, у версии 2010-го года выпуска ).

Структура базы данных – таблица Excel

База данных – набор данных, распределенных по строкам и столбцам для удобного поиска, систематизации и редактирования. Как сделать базу данных в Excel?

Вся информация в базе данных содержится в записях и полях.

Запись – строка в базе данных (БД), включающая информацию об одном объекте.

Поле – столбец в БД, содержащий однотипные данные обо всех объектах.

Записи и поля БД соответствуют строкам и столбцам стандартной таблицы Microsoft Excel.

Если Вы умеете делать простые таблицы, то создать БД не составит труда.



Создание базы данных в Excel: пошаговая инструкция

Пошаговое создание базы данных в Excel. Перед нами стоит задача – сформировать клиентскую БД. За несколько лет работы у компании появилось несколько десятков постоянных клиентов. Необходимо отслеживать сроки договоров, направления сотрудничества. Знать контактных лиц, данные для связи и т.п.

Как создать базу данных клиентов в Excel:

1. Вводим названия полей БД (заголовки столбцов).



2. Вводим данные в поля БД. Следим за форматом ячеек. Если числа – то числа во всем столбце. Данные вводятся так же, как и в обычной таблице. Если данные в какой-то ячейке – итог действий со значениями других ячеек, то заносим формулу.



3. Чтобы пользоваться БД, обращаемся к инструментам вкладки «Данные».



4. Присвоим БД имя. Выделяем диапазон с данными – от первой ячейки до последней. Правая кнопка мыши – имя диапазона. Даем любое имя. В примере – БД1. Проверяем, чтобы диапазон был правильным.

Основная работа – внесение информации в БД – выполнена. Чтобы этой информацией было удобно пользоваться, необходимо выделить нужное, отфильтровать, отсортировать данные.

Как вести базу клиентов в Excel

Чтобы упростить поиск данных в базе, упорядочим их. Для этой цели подойдет инструмент «Сортировка».

1. Выделяем тот диапазон, который нужно отсортировать. Для целей нашей выдуманной компании – столбец «Дата заключения договора». Вызываем инструмент «Сортировка».



2. При нажатии система предлагает автоматически расширить выделенный диапазон. Соглашаемся. Если мы отсортируем данные только одного столбца, остальные оставим на месте, то информация станет неправильной. Открывается меню, где мы должны выбрать параметры и значения сортировки.

Данные в таблице распределились по сроку заключения договора.

Теперь менеджер видит, с кем пора перезаключить договор. А с какими компаниями продолжаем сотрудничество.

БД в процессе деятельности фирмы разрастается до невероятных размеров. Найти нужную информацию становится все сложнее. Чтобы отыскать конкретный текст или цифры, можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Одновременным нажатием кнопок Ctrl + F или Shift + F5. Появится окно поиска «Найти и заменить».



2. Функцией «Найти и выделить» («биноклем») в главном меню.

Посредством фильтрации данных программа прячет всю не интересующую пользователя информацию. Данные остаются в таблице, но невидимы. В любой момент их можно восстановить.

В программе Excel чаще всего применяются 2 фильтра:

• Автофильтр;
• фильтр по выделенному диапазону.

Автофильтр предлагает пользователю выбрать параметр фильтрации из готового списка.

1. На вкладке «Данные» нажимаем кнопку «Фильтр».



2. После нажатия в шапке таблицы появляются стрелки вниз. Они сигнализируют о включении «Автофильтра».



3. Чтобы выбрать значение фильтра, щелкаем по стрелке нужного столбца. В раскрывающемся списке появляется все содержимое поля. Если хотим спрятать какие-то элементы, сбрасываем птички напротив их.



4. Жмем «ОК». В примере мы скроем клиентов, с которыми заключали договоры в прошлом и текущем году.



5. Чтобы задать условие для фильтрации поля типа «больше», «меньше», «равно» и т.п. числа, в списке фильтра нужно выбрать команду «Числовые фильтры».



6. Если мы хотим видеть в таблице клиентов, с которыми заключили договор на 3 и более лет, вводим соответствующие значения в меню пользовательского автофильтра.

Готово!

Поэкспериментируем с фильтрацией данных по выделенным ячейкам. Допустим, нам нужно оставить в таблице только те компании, которые работают в Беларуси.

1. Выделяем те данные, информация о которых должна остаться в базе видной. В нашем случае находим в столбце страна – «РБ». Щелкаем по ячейке правой кнопкой мыши.



2. Выполняем последовательно команду: «фильтр – фильтр по значению выделенной ячейки». Готово.

Если в БД содержится финансовая информация, можно найти сумму по разным параметрам:

• сумма (суммировать данные);
• счет (подсчитать число ячеек с числовыми данными);
• среднее значение (подсчитать среднее арифметическое);
• максимальные и минимальные значения в выделенном диапазоне;
• произведение (результат умножения данных);
• стандартное отклонение и дисперсия по выборке.

Порядок работы с финансовой информацией в БД:

1. Выделить диапазон БД. Переходим на вкладку «Данные» — «Промежуточные итоги».



2. В открывшемся диалоге выбираем параметры вычислений.

Инструменты на вкладке «Данные» позволяют сегментировать БД. Сгруппировать информацию с точки зрения актуальности для целей фирмы. Выделение групп покупателей услуг и товаров поможет маркетинговому продвижению продукта.

Готовые образцы шаблонов для ведения клиентской базы по сегментам.

1. Шаблон для менеджера, позволяющий контролировать результат обзвона клиентов. Скачать шаблон для клиентской базы Excel. Образец:



2. Простейший шаблон.Клиентская база в Excel скачать бесплатно. Образец:

Шаблоны можно подстраивать «под себя», сокращать, расширять и редактировать.

За 2-3 года работы у Вас может накопиться несколько десятков постоянных клиентов и заказчиков, кому нужны Ваши услуги время от времени. Кроме них, накопится огромное количество заказчиков, которые обращались за услугами 1-2 раза, и в идеале с ними необходимо поддерживать контакт и постараться перевести в категорию постоянных клиентов.

Решить эти задачи можно при помощи ведения базы клиентов. Для этого существуют различные CRM, но как правило, они платные. Бесплатный вариант – создать и вести базу клиентов в Excel. Давайте посмотрим, как может формироваться база клиентов в данной программе.

В статье рассмотрим два варианта ведения базы — простой и сложный, с большим числом полей и функций.

База клиентов в Excel (простой вариант)

Специально для фрилансеров мы сделали бесплатную программу для ведения базы клиентов в Excel. В принципе, она универсальна и при небольшой адаптации может использоваться в торговых или сервисных компаниях с небольшим числом клиентов. Ниже будут комментарии, как с ней работать.

Скачать файл для ведения базы клиентов (.xls)

Лист «Мои услуги» – представляет список, в который можно включить до 10 услуг. Услуги из этого списка Вы сможете выбрать при добавлении информации о клиенте в базу данных.

Лист «Клиенты» – база клиентов, с которыми Вы работаете или работали. База включает следующую информацию:

• Порядковый номер клиента. Позволяет понять, насколько велико число Ваших клиентов.
• Имя клиента – можно вводить имя или ФИО, а также название компании
• Телефон
• E-mail
• Что заказывает – поле заполняется путем выбора услуги из выпадающего списка. Если клиент заказывает несколько услуг, можно выбрать из списка основную, а другие указать в комментариях.
• Комментарий – описание клиента в свободной форме, особенности работы с заказчиком.
• Дата первого заказа – дата получения первого заказа. Позволяет понять, насколько долго Вы уже работаете с клиентом.
• Дата последнего заказа – важный параметр, позволяет отследить последнюю продажу клиенту. Например, Вы можете отсортировать клиентов по дате последнего заказа и посмотреть, кто из клиентов давно ничего не заказывал – написать им, напомнить о себе и, возможно, получить новый заказ.

По каждому полю список клиентов можно сортировать. Например, сделать сортировку по типам заказываемых услуг, чтобы понять, кто из клиентов покупает «копирайтинг» и сделать им специальное предложение на написание текстов (если Вы решили сделать таковое).

При желании количество полей в базе клиентов в Excel можно дополнять, но на мой взгляд, слишком перегружать таблицу не стоит.

Как работать с простой базой клиентов в Excel?

• Добавляйте в базу всех новых клиентов, которые оформили реальный заказ (т.е. тех, кто просто позвонил или один раз что-то написал, но не купил – добавлять не нужно);
• Раз в полгода отслеживайте клиентов, которые давно не делали заказы. Напишите им, напомните о себе. Чаще, чем раз в полгода, писать не стоит – иначе Вы рискуете слишком надоесть клиенту. Но это верно только для фрилансеров, в каких-то сферах стоит чаще напоминать о себе
• Если Вы чувствуете спад в количестве заказов, сделайте клиентам специальное предложение. Например, сделайте скидку на копирайтинг и напишите постоянным клиентам, кто заказывает тексты, о снижении цен.
• Используйте столбец с комментариями, чтобы указать особенности каждого клиента, которые помогут Вам эффективно работать с заказчиком. Например, каким-то заказчикам нужно помочь с составлением технического задания – отметьте это в комментариях, чтобы не забыть помочь с ТЗ.

База клиентов в Excel (расширенный вариант)

Скачать шаблон базы данных (расширенный вариант) (.xls)

В расширенном варианте базы у каждого клиента можно указать дополнительные сведения:

• Канал привлечения – источник получения клиента. Список источников можно отредактировать на листе «Каналы привлечения». Допускается указывать до 20 каналов.
• Статус – активный или не активный. По умолчанию ставьте всем клиентам активный статус. Ниже я расскажу, в каких случаях его нужно менять на не активный.

В расширенной базе имеется функция отслеживания клиентов, которым нужно напомнить о своих услугах. Если у активного клиента с момента последнего заказа прошло более 6 месяцев, в столбике «Пора звонить» ячейка станет красной. В примере выше Вы можете увидеть такую ячейку у клиента №1. В этом случае рекомендую написать клиенту и напомнить о себе.

Если Вы получили новый заказ от такого клиента, укажите дату нового заказ в столбике «Дата последнего заказа». Если клиент ничего не ответит, переводите его в не активный статус. По не активным клиентам система не делает напоминаний.

Резюме

Программа Excel позволяет создать еще более сложные и интересные базы клиентов. В наших примерах достаточно простые варианты, но именно из-за простоты они позволяют не тратить много времени на ведение базы клиентов, а с другой – помогают поддерживать отношения с клиентами и получать больше заказов.

Если у Вас есть предложения по доработке шаблонов, представленных в статье, пишите в комментариях.

Дополнительные материалы

Что такое CRM-система?
Обзор бесплатных и платных CRM, помогающих вести проекты и отслеживать важные задачи.

Как планировать рабочее время и вести учет дел в Excel?
Бесплатная программа в Excel, которая поможет вам привести дела в порядок.

Во второй части нашей серии статей о создании Дашборда для сервиса по обслуживанию клиентов мы коснёмся вопроса настройки системы расчетов и формул, которые будут обеспечивать работу файла.

Напомню, что наша серия сотоит из четырех частей:

• дизайн дашборда по обслуживанию клиентов
• система данных и расчетов для дашборда
• визуализация дашборда — добавление спарклайнов и графиков
• макросы и финальные штрихи к дашборду

Данные для дашборда

Мы уже видели, как выглядят данные, которые будут использоваться в дашборде.

Давайте быстро пробежимся, какие данные содержат колонки:

1. Звонок ID: Уникальный идентификатор каждого звонка.
2. Дата/Время: Дата и время полученного звонка.
3. Категория: Категория продукта, которую охватывает полученный звонок.
4. Регион: Местность, актуальная для полученного звонка.
5. Категория клиента: Тип клиента, находящегося на другом конце провода.
6. Длительность: Длительность звонка в секундах.
7. Решен: Отвечает на вопрос, решена ли, полученная по звонку, проблема.
8. Уровень удовлетворенность – оценка решения вопроса от 1 до 5.
9. Дополнительные продажи.
10. Агент: Служащий, принявший звонок.

Расчеты, необходимые в дашборде

Все расчеты, производимые в Excel дашборде, находятся на рабочем листе Расчеты.

По последним подсчетам, в дашборде присутствует более 4000 формул. Если мы попытаемся разобраться во всех них, как раз к Новому году закончим). Поэтому, вместо этого, давайте рассмотрим основные расчеты, которые необходимо сделать и соответствующие им формулы.

Переменные, управляющие дашбордом

Данные и графики, отображенные на дашборде, полностью зависят от переменных (значения, которые мы можем менять).

1. Стартовая дата: Находиться в ячейке R2, от этой даты начинается отчет в 4 недели
2. Категория сравнения: Выбирается из выпадающего списка в дашборде и определяет варианты сравнения – продукты, категория клиента, регионы и агенты.
3. Сравнение опции 1 с опцией 2: Тут мы выбираем два пункта одной категории, которые хотим сравнить.  Например: в категории продуктов хотим сравнить элементы Софт c Ноутбуками и т.д. Фактическое выделение определяется с помощью VBA и задаются с помощью двух именованных диапазонов – valOption1 и valOption2.
4. Тип диаграммы: Вид диаграммы, который мы хотим отобразить.

Основные имена

Прежде чем начать разбираться с расчетами, необходимо понять несколько, заданных нами, имен.

1. Данные: Это таблица с данными, которая содержит все записи колл-центра. Таким образом, если вы напишите Данные[Регион], Excel сошлётся на все 14832 значения регионов со всех звонков, которые мы получили.
2. спскВыбора: Данное имя ссылается на столбец таблицы Данные. Таким образом, если вы выберете в качестве категории сравнения Продукт, имя будет возвращать данные, соответствующие формуле Данные[Продукт].
3. спскДатаЗвонков: Так как мы используем только определенный период времени для расчетов, я создал именованный диапазон, который ссылается на конкретный отрезок дат и времени. Диапазон реализуется с помощью формулы =ЦЕЛОЕ(Данные[Дата/Время]).

Помимо этих 3-х имен, были созданы еще 16 именованных диапазонов для упрощения основных расчетов.

Извлечение данных 4-х недель

На первом этапе расчетов нам необходимо извлечь актуальные данные для 4-х недельного периода, начинающиеся с даты, указанной в ячейке R2 (Дашборд!R2). Для этого я создал таблицу с 16 колонками. Первый столбец содержит дату, следующие 3 столбца – информацию о количестве звонков (Общее количество звонков за день, Количество звонков для выбранной опции сравнения 1 и 2), следующие 3 столбца – время разговора, далее – индекс решения, далее – уровень удовлетворенности и, наконец, последние 3 столбца содержат информацию о дополнительных продажах.

Данная таблица находится в диапазоне Расчеты!B10:Q37.

Столбец с датами заполняется очень просто, в первой ячейке ссылаемся на ячейку R2 листа Дашборд, затем прибавляем по 1 к каждой следующей ячейке.

Для расчета количества звонков для каждой даты можно использовать формулу СУММПРОИЗВ, например, =СУММПРОИЗВ(—(спскДатаЗвонков=выбранная_дата)), где выбранная_дата – это дата с первого столбца.

Количество звонков, приходящиеся на конкретный день для конкретной выбранной опции, рассчитывается по формуле =СУММПРОИЗВ((спскДатаЗвонков=выбранная_дата)*(спскВыбора=выбор)). Здесь, в качестве переменной выбор используется, выбранная пользователем, опция для сравнения.

Для остальных столбцов данные рассчитываются аналогичным образом.

Расчет итогов

После того как мы заимели данные за 4-недельный период, рассчитать итоги не составит труда.

Чтобы рассчитать общее количество звонков за выбранный период, мы воспользовались формулой суммирования: =СУММ(C10:C37), которая суммирует количество звонков за 28 дней. Средняя длительность звонка была посчитана как общая длительность звонков деленное на количество звонков.

Расчет распределения уровня удовлетворенности

Это интересная часть. Чтобы распределить оценки удовлетворенности от 1 до 5, мы воспользовались функцией СУММПРОИЗВ. Итоги расчетов отображены на рисунке ниже.

Немного фантазии потребуется, чтобы разобраться, как рассчитывается распределение.

Имена, используемые в дашборде

Теперь, когда все основные формулы вы увидели, ниже представлен список имен, которые заставляют наш Excel  дашборд работать. Вы уже видели некоторые из них в ключевых формулах, остальные используются для создания диаграмм и финальных штрихов.

Скачать дашборд сервиса по обслуживанию клиентов

Щелните, чтобы скачать книгу с дашбордом, которая поможет лучше изучить формулы и разобраться с работой лучше. Выберите различные элементы из выпадающих списков, изменяйте дату, чтобы понять, как работают формулы.

Что дальше? Создание графиков и спарклайнов

Теперь, когда мы сделали всю основную работу, на следующем шаге мы рассмотрим создание диаграмм и спарклайнов в нашем дашборде. Также изучим использование условного форматирования для отображения светофоров.

Финансы в Excel

Учет денежных потоков

Загрузки Магазин FAQ

Программа предназначена для ведения управленческого финасового учета на малом и среднем предприятии. Имеются отчетные формы для контроля обычной и просроченной дебиторской и кредиторской задолженностях. Рассчитывается информация о плановых поступлениях и платежах денежных средств в будущих периодах.

Введение

Программа реализует основные функции учета отношений с контрагентами: расчет текущей обычной и просроченной задолженности, мультивалютный учет, плановые поступления и платежи денежных средств. При этом управленческий характер учета не подразумевает обязательное наличие первичных документов, номеров счетов, проводок и прочих характеристик бухгалтерских программ.

Исходными данными для формирования отчетов являются три типа таблиц:

• Параметры
• Справочники
• Журналы

Отчеты программы также являются таблицами Excel.

Открытость интерфейса электронных таблиц обеспечивает максимальную гибкость расчетов. Пользователю доступны все функции мощного вычислительного аппарата и интерфейса Excel. Особенности реализации программы предполагают самостоятельную настройку журналов и отчетов под конкретные задачи пользователя.

Изменения в версии 2.6

• Начиная с версии 2.6, не поддерживается старый формат рабочей книги XLS. Файл программы сохранен в формате XLSX/XLSM и работает в Excel, начиная с версии 2007 (2007-2016). Программа в формате XLS доступны только в версии 2.0, и может быть приобретена только по специальному запросу.
• Обновлен внешний вид рабочих книг в соответствии с дизайном последних версий Microsoft Office.
• Загрузка курсов валют использует новый алгоритм и формулы с индексированным поиском. Это существенно повысило производительность больших файлов.
• Выпадающий список для поиска элементов справочников по первым буквам слова. Активизируется по двойному клику на ячейке.
• Выделение красным цветом не найденных в справочниках элементов журналов.

Установка и запуск

В разделе Загрузки доступен для скачивания и установки файл демонстрационной версии:

• setup_demo.exe

При запуске программы установки все приложения Excel должны быть закрыты.

Программа установки автоматически подключает надстройку к версии Excel по умолчанию. Если на компьютере установлено несколько версий Excel, то для остальных может потребоваться активизировать надстройку стандартными средствами интерфейса.

Если на компьютере установелены программы Финансы в Excel более ранних версий, то желательно их деинсталлировать стандартными средствами Windows, либо просто отключить надстройку ExcelFin.AddIn версий 1.55 и ниже.

По умолчанию демонстрационный файл устанавливается в папку в каталог документов текущего пользователя Windows UserМои документыExcelFin (User – имя пользователя). Рабочие файлы могут располагаться на любых дисковых ресурсах.

Запуск программу осуществляется через открытие демонстрационного (или другого рабочего) файла в среде Excel. Для упрощения вызова демонстрационного файла его ярлык сохранен в меню Windows Все программы Финансы в Excel Учет денежных потоков.

После успешного запуска программы откроется Excel-файл программы. При этом в зависимости от параметров по умолчанию может автоматически запуститься загрузка курсов валют с сайта ЦБ РФ.

Общие замечания

Цветовая палитра, используемая для окраски таблиц справочников и журналов, определяет назначение полей и ячеек.

• Темно-серый фон – служебная ячейка с расчетами
• Серый фон – ячейка недоступная для изменений
• Розовый фон – расчетная ячейка с важными данными
• Светло-серый фон – ячейка с выбором из списка
• Белый фон – ячейка, доступная для изменений
• Светло-зеленый фон – ячейка содержит значение, введенное вместо формулы по умолчанию.

В одном из заголовков таблиц может использоваться шрифт с подчеркиванием. Это означает ключевое поле таблицы, то есть ввод новой записи надо осуществлять с ввода значения в это поле. Рекомендуется не нарушать цветовую палитру при добавлении собственных таблиц в программу.

Потенциально ошибочные, не найденные в справочниках элементы журналов, выделяются красным цветом фона (реализовано через условное форматирование Excel).

В одном из заголовков таблиц может использоваться шрифт с подчеркиванием. Это означает ключевое поле таблицы, то есть ввод новой записи надо осуществлять с ввода значения в это поле.

Для большинства элементов журналов со ссылками на справочники выбор реализован двумя интерфейсными средствами:

• Стандратный выпадающий список через интерфейсное средство «Проверка данных» — доступен при переходе на ячейку
• Дополнительный элемент управления «Выпадающий список» с возможностью поиска по первым буквам слова — активизируется при двойном клике на ячейке

Для нормальной работы программы должны быть подключена специальная надстройка «Финансы в Excel» (подключается автоматически программой установки). Основная информация о таблицах и алгоритмах программы хранится на скрытом листе Preset. Кроме этого листа, файл содержит еще несколько скрытых рабочих листов, используемых при формировании отчетов.

В отличие от предыдущих версий, по умолчанию все таблицы программы не имеют защиты от изменений. Автоматическую установку защиты можно указать на листе Preset. Кроме того, снятие защиты можно производить стандартными средствами интерфейса Excel. При установленной защите доступны для изменения только поля данных, предполагаемых ручной ввод.

Пользователь может свободно работать с интерфейсом Excel, производить дополнительные вычисления, вводить информацию при помощи формул, использовать автофильтр, сортировку, поиск и замену данных. При этом не нарушатся никакие программные механизмы. Подробнее о допусках и ограничениях см. описание надстройки Финансы в Excel.

Содержание

Состав файла описан на начальной странице программы — «Главная».

Как уже отмечалось, программа состоит из таблиц параметров, справочников, журналов и отчетов. Переход к этим объектам можно осуществлять через гиперссылки на странице «Главная». Также можно воспользоваться стандартными способами навигации по листам и ячейкам Excel.

Возврат на страницу с содержанием проще всего осуществляется по нажатию специальной кнопки в заголовке любого рабочего листа программы:

•– возврат на страницу содержания.

Возможности перехода по страницам описаны на служебном листе Preset и в скрытом третьем столбце листа «Главная».

Параметры

Программа содержит несколько общих параметров, управляющих характеристиками работы:

Поля таблицы (все доступны для изменения):

Заголовок	Описание
Организация	название предприятия
Сегодня	текущая дата для программы. По умолчанию хранит формулу =TODAY(). Можно исправить на ручной перевод даты.
Дата нач., Дата кон.	определяют учетный период. Начальные задолженности вводятся на дату, предшествующую Дате начала.
Автозагруз.курсов (1-да, 0-нет)	переключатель режима автоматической загрузки курсов валют с сайта ЦБ РФ при старте программы. Допустимые значения для ввода: «1» или «0» отображаются в графическом виде.
Загрузка курсов нач., Загрузка курсов кон.	определяют период загрузки курсов валют. По умолчанию хранят формулы, привязанные к периоду учета.
Базовая валюта	валюта, используемая в отчетах. Доступно одно из трех значений: руб, eur, usd. При работе с другими валютами курсы можно устанавливать вручную.

Все параметры можно изменять по усмотрению пользователя.

Справочники

Справочники используются для расчетов и облегчают ввод данных в журналы (через выбор из списков). Ввод данных в справочники осуществляется по мере поступления информации. Можно отсортировать информацию в справочниках стандартными средствами Excel.

Расчетные счета

Список точек учета, на которые могут поступать денежные средства от клиентов.

Поля таблицы (все доступны для изменения):

Заголовок	Описание
Наименование	уникальное название точки учета
Валюта счета	валюта точки учета. Доступно одно из трех значений: руб, eur, usd.
Нач.остаток	сумма остатка денежных средств на дату начала учета. В валюте точки учета

Клиенты

Основной справочник клиентов учета. Под клиентами подразумеваются контрагенты, от которых поступают денежные средства.

Поля таблицы (все доступны для изменения):

Заголовок	Описание
Наименование	название
Валюта учета	валюта клиента. Доступно одно из трех значений: руб, eur, usd.
Расчетный счет по умолчанию для клиента	в журнале можно выбрать другой расчетеый счет, отличный от введенного «по умолчанию»
Отсрочка, дн	Норматив в днях для определения просроченной задолженности. При условии работы по предоплате вводится отрицательное значение.

Поставщики

Основной справочник поставщиков. Под поставщиками подразумеваются контрагенты, которым выплачиваются денежные средства. Управленческий характер программы предполагает возможность ведения учета по группе поставщиков, создание виртуальных контрагентов и т.п.

Поля таблицы (все доступны для изменения):

Заголовок	Описание
Наименование	название
Валюта учета	валюта поставщика. Доступно одно из трех значений: руб, eur, usd.
Расчетный счет по умолчанию для поставщика	в журнале можно выбрать другой расчетеый счет, отличный от введенного «по умолчанию»
Отсрочка, дн	Норматив в днях для определения просроченной задолженности. При условии работы по предоплате вводится отрицательное значение.

Курсы валют

Специальный справочник для учета валютных операций, приведения курсов валют к базовой и расчету курсовых разниц.

При наличии доступа в интернет реализована автоматическая загрузка курсов основных валют (евро и доллар США) с официального сайта Центрального банка РФ. Загрузка может осуществляться автоматически при старте программы, либо при нажатии кнопки на листе «Курсы» кнопки в левом верхнем углу √.

При отсутствии доступа в интернет, либо в целях моделирования произвольного изменения курсов валют допускается изменение значений курсов евро и доллара США вручную.

Журналы ввод операций

Расчеты с клиентами

Все операции, связанные с выручкой или поступлением денежных средств от клиентов вводятся в таблицу «Расчеты с клиентами» (лист РасчетыСКлиентами).

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Клиент	Клиент из справочника. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Список	Да (начало ввода)
Код заказа	Произвольный код заказа.	Да	Нет
Товар	Наименование товара.	Список	Нет
Объем / количество	Количество товара в натуральных единицах измерения.	Да	Нет
ЕИ	Единица измерения товара.	Нет	Вычисляемое
Дата начисл.	Дата начисления по заказу (операции). Либо дата, предшествующая началу учетного периода при вводе начальной задолженности.	Да	Нет
Сумма начисл.	Сумма начисления по заказу (операции). Либо сумманачальной задолженности.	Да	Нет
Валюта	Валюта начисления. Равна валюте клиента.	Нет	Вычисляемое
Дата оплаты, план	Дата планового поступления денежных средств от клиента	Да (поверх формулы)	Нет
Дата оплаты, факт	Дата фактического поступления денежных средств от клиента	Да	Нет
Р.с.оплаты	Точка учета поступлений денежных средств. По умолчанию берется из справочника клиентов. Может быть изменена.	Список (поверх формулы)	Вычисляемое (по умолчанию)
Сумма оплаты, факт	Сумма фактической оплаты по закакзу (операции).	Да	Нет
Валюта	Валюта поступлений денежных средств. Равна валюте точки учета.	Нет	Вычисляемое
Комментарий	Произвольный комментарий к операции.	Да	Нет
Просроч., дн	Количество дней просрочки оплаты по заказу (операции).	Нет	Вычисляемое

Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.

В зависимости от типа вводимой операции заполняются те или иные столбцы. Например:

• Ввод начальной задолженности — Новая запись: Клиент, Дата начисл. (равна дате начала учета минус один день), Сумма оплаты факт (вводится сумма начальной задолженности), Комментарий.
• Отгрузка товара — Новая запись: Клиент, Кода заказа, Товар, Количество, Дата начисл., Сумма начисл., Дата оплаты план (если не соответствует условиям оплаты по клиенту), Комментарий.
• Оплата по имеющемуся заказу — Существующая запись: Клиент, Дата оплаты факт, Р.с. оплаты (если не равен расчетному счету по умолчанию), Сумма оплаты факт, Комментарий.
• Оплата без заказа — Новая запись: Клиент, Дата оплаты факт, Р.с. оплаты (если не равен расчетному счету по умолчанию), Сумма оплаты факт, Комментарий.

Жирным шрифтом выделены обязательные для заполнения поля. 

 Для удаления записи достаточно очистить поле Клиент стандартными средствами Excel. Допустимо удаление строк целиком, если не установлена защита листа.

Если недостаточно строк в Журнале, то вставьте новые пустые строки целиком стандартными средствами Excel.

Различные варианты заполнения журналов представлены в файле с демонстрационными данными.

Расчеты с поставщиками

Все операции, связанные с затратами или платежами денежных средств поставщикам вводятся в таблицу «Расчеты с поставщиками» (лист РасчетыСПост).

Поля таблицы:

Заголовок	Описание	Доступность ввода	Обязательность
Поставщик	Поставщик из справочника. Обязательно начинайте ввод новых данных с этого поля.	Список	Да (начало ввода)
Код заказа	Произвольный код заказа.	Да	Нет
Товар	Наименование товара.	Список	Нет
Объем / количество	Количество товара в натуральных единицах измерения.	Да	Нет
ЕИ	Единица измерения товара.	Нет	Вычисляемое
Дата начисл.	Дата начисления по заказу (операции). Либо дата, предшествующая началу учетного периода при вводе начальной задолженности.	Да	Нет
Сумма начисл.	Сумма затрат по заказу (операции). Либо сумманачальной задолженности.	Да	Нет
Валюта	Валюта начисления. Равна валюте поставщика.	Нет	Вычисляемое
Дата платежа, план	Дата планового платежа	Да (поверх формулы)	Нет
Дата платежа, факт	Дата фактического платежа поставщику	Да	Нет
Р.с. платежа	Точка списания денежных средств. По умолчанию берется из справочника поставщиков. Может быть изменена.	Список (поверх формулы)	Вычисляемое (по умолчанию)
Сумма платежа, факт	Сумма фактического платежа по закакзу (операции).	Да	Нет
Валюта	Валюта платежа. Равна валюте точки учета.	Нет	Вычисляемое
Комментарий	Произвольный комментарий к операции.	Да	Нет
Просроч., дн	Количество дней просрочки оплаты по заказу (операции).	Нет	Вычисляемое

Кроме описанных полей, таблица содержит несколько специальных служебных столбцов.

В зависимости от типа вводимой операции заполняются те или иные столбцы. Например:

• Ввод начальной задолженности — Новая запись: Поставщик, Дата начисл. (равна дате начала учета минус один день), Сумма платежа факт (вводится сумма начальной задолженности), Комментарий.
• Отгрузка товара — Новая запись: Поставщик, Кода заказа, Товар, Количество, Дата начисл., Сумма начисл., Дата платежа план (если не соответствует условиям оплаты по поставщику), Комментарий.
• Оплата по имеющемуся заказу — Существующая запись: Поставщик, Дата платежа факт, Р.с. платежа (если не равен расчетному счету по умолчанию), Сумма платежа факт, Комментарий.
• Оплата без заказа — Новая запись: Поставщик, Дата платежа факт, Р.с. платежа (если не равен расчетному счету по умолчанию), Сумма платежа факт, Комментарий.

Жирным шрифтом выделены обязательные для заполнения поля. 

 Для удаления записи достаточно очистить поле Клиент стандартными средствами Excel. Допустимо удаление строк целиком, если не установлена защита листа.

Если недостаточно строк в Журнале, то вставьте новые пустые строки целиком стандартными средствами Excel.

Различные варианты заполнения журналов представлены в файле с демонстрационными данными.

Отчеты

Баланс клиента

Отчет отображает полную информацию о финансовых операциях по выбранному клиенту — лист БалансКлиента.

Для обновления отчета необходимо выбрать клиента из списка, либо нажать кнопку в верхнем левом углу рабочего листа  √.

Поля таблицы (все недоступны для изменения):

Заголовок	Описание
Дата	Дата операции начисления и/или поступления денежных средств
Выручка	Сумма начисления.
Поступление	Сумма фактического поступления денежных средств.
Поступл.план	Сумма планового поступления денежных средств.
Р.с.	Расчетный счет поступления денежных средств.
ДЗ	Дебиторская задолженность клиента на конец даты операции. Отрицательное значение предполагает наличие авансов.
Просроч.ДЗ	Просроченная относительно параметров клиента дебиторская задолженность клиента на конец даты операции.
Заказ	Код заказа в операции.
Товар	Наименование товара в операции.
Объем / Количество	Количество товара в натуральных единицах измерения.
ЕИ	Единица измерения товара
Комментарий	Комментарий к операции.

Все денежные показатели выводятся в валюте учета клиента.

Баланс поставщика*

Отчет отображает полную информацию о финансовых операциях по выбранному поставщику — лист БалансПост.

Для обновления отчета необходимо выбрать контрагента из списка, либо нажать кнопку в верхнем левом углу рабочего листа √.

Поля таблицы (все недоступны для изменения):

Заголовок	Описание
Дата	Дата операции начисления и/или поступления денежных средств
Затраты	Сумма начисления.
Платежи	Сумма фактического платежа.
Поступл.план	Сумма планового платежа денежных средств.
Р.с.	Расчетный счет платежа.
КЗ	Кредиторская задолженность поставщику на конец даты операции. Отрицательное значение предполагает наличие авансов.
Просроч.КЗ, руб	Просроченная относительно параметров поставщика кредиторская задолженность на конец даты операции.
Заказ	Код заказа в операции.
Товар	Наименование товара в операции.
Объем / Количество	Количество товара в натуральных единицах измерения.
ЕИ	Единица измерения товара
Комментарий	Комментарий к операции.

Все денежные показатели выводятся в валюте учета поставщика.

Движение по расчетному счету (точке учета)*

Отчет отображает фактическое движение денежных средств за период по выбранной точке учета — лист БалансРС.

Для обновления отчета необходимо выбрать точку учета из списка, либо нажать кнопку в верхнем левом углу рабочего листа √.

Поля таблицы (все недоступны для изменения):

Заголовок	Описание
Дата	Дата операции начисления и/или поступления денежных средств
Контрагент	Контрагент операции (клиент или поставщик).
Поступление	Сумма фактического прихода (поступления).
Платеж	Сумма фактического расхода (платежа)
Остаток	Остаток на расчетном счету.
Заказ	Код заказа в операции.
Товар	Наименование товара в операции.
Объем / Количество	Количество товара в натуральных единицах измерения.
ЕИ	Единица измерения товара
Комментарий	Комментарий к операции.

Все денежные показатели выводятся в валюте точки учета.

Дебиторская задолженность

Отчет отображает сводную информацию о расчетах со всеми клиентами за период — лист ДЗ.

Для обновления отчета необходимо изменить дату окончания отчетного периода, либо нажать кнопку обновления √.

Поля таблицы (данные не предназначены для изменения):

Заголовок	Описание
Клиент	Наименование клиента (по порядку расположения в справочнике).
ДЗ на начало	Дебиторская задолженность на начало отчетного периода.
Начисление за период	Начисления в отчетном периоде.
Поступление за период	Поступления денежных средств в отчетном периоде.
Курс.разница за период	Курсовая разница для клиентов, учетная валюта которых, отличается от базовой валюты.
ДЗ на конец	Дебиторская задолженность на конец отчетного периода.
Просроч.ДЗ	Просроченная дебиторская задолженность на конец отчетного периода.

Все денежные показатели выводятся в базовой валюте расчета.

Кредиторская задолженность*

Отчет отображает сводную информацию о расчетах со всеми поставщиками за период — лист КЗ.

Для обновления отчета необходимо изменить дату окончания отчетного периода, либо нажать кнопку в верхнем левом углу рабочего листа √.

Поля таблицы (данные не предназначены для изменения):

Заголовок	Описание
Клиент	Наименование клиента (по порядку расположения в справочнике).
КЗ на начало	Кредиторская задолженность на начало отчетного периода.
Начисление за период	Начисления в отчетном периоде.
Платежи за период	Платежи денежных средств в отчетном периоде.
Курс.разница за период	Курсовая разница для контрагентов, учетная валюта которых, отличается от базовой валюты.
КЗ на конец	Кредиторская задолженность на конец отчетного периода.
Просроч.КЗ	Просроченная кредиторская задолженность на конец отчетного периода.

Все денежные показатели выводятся в базовой валюте расчета.

Отчет о движении денежных средств*

Отчет отображает фактическое движение и плановое движение денежных средств по всем точкам учета. Выводятся фактические данные за предыдущую неделю и плановые на следующую — лист ДДС.

Для обновления отчета необходимонажать кнопку в левом верхнем углу рабочего листа √.

* В демонстрационной версии программы обновление данного отчета не поддерживается.

---

Загрузки Магазин FAQ

Как подготовить данные для сводной таблицы Excel?

Как составить и проанализировать отчеты о прибыльности клиентов, об объемах продаж клиентам, в разрезе ассортимента продукции?

Поговорим о том, как оперативно подготовить отчеты о самых выгодных клиентах, используя Excel. Это решение поможет оперативно найти среди клиентов лидеров по объемам продаж и прибыли. Навыки программирования не потребуются, затраты времени минимальны. Отчеты сформируем «сводными таблицами».

В первую очередь важно идентифицировать клиентов-лидеров. Результаты анализа пригодятся для формирования кредитной, ценовой, ассортиментной и маркетинговой политики, принятия обоснованных управленческих решений.

К сведению

Сводные таблицы — это интерактивный инструмент оперативной группировки, изучения и представления больших объемов данных. Их используют для подробного анализа числовых данных, а также для получения ответов на разнообразные вопросы, связанные с ними.

Подготавливаем данные для сводной таблицы Excel

Почему именно сводные таблицы Excel? Это продиктовано двумя важными факторами:

1) учет продаж ведут в специализированных базах данных, набор собственных отчетов в которых ограничен, а для создания дополнительных нужны услуги программиста. Одновременно большинство современных учетных систем позволяют рядовым пользователям экспортировать данные в Excel;

2) сведения о продажах в нужных аналитиках ведут в Excel.

Чтобы воспользоваться инструментом Excel «Сводные таблицы», важно корректно подготовить таблицу-источник.

Требования к таблице-источнику:

• все столбцы таблицы должны иметь уникальные заголовки;

• названия столбцов («шапка») должны помещаться в одну строку, многоуровневые «шапки» недопустимы;

• в каждом столбце данные одного типа — только текст, только суммы и т. д.;

• внутри таблицы не должно быть полностью пустых строк и столбцов;

• не должно быть объединенных ячеек;

• таблицу следует преобразовать в «умную»:

вкладка Главная → Стили → Форматировать как таблицу.

Дополнительное требование — в таблице-источнике нужно сформировать данные в разрезе аналитик, которые:

• во-первых, необходимы для того, чтобы построить отчеты в соответствии со спецификой компании и требованиями руководства. Как правило, это данные по клиентам, видам и линейке продукции, торговым маркам, регионам, порядку расчетов и т. д.;

• во-вторых, это достоверные, полные, актуальные данные.

К сведению

Порядок расположения столбцов в таблице значения не имеет. Перечень граф в таблице-источнике определяется учетной политикой и спецификой компании.

В таблице 1 представлены данные о продажах условной компании-производителя обуви, сумок и прочей кожгалантерейной продукции. Как видим, при ее составлении соблюдены все требования, которые мы перечислили.

И теперь нам нужно определить, кто из клиентов наиболее выгодный для компании: ООО «Крокус» (строка 212), которое закупило сапоги женские на сумму 128 216 руб., или ООО «Стэп» (строка 214), которое закупило туфли женские на сумму 143 152 руб.

Чтобы ответить на этот вопрос, необходимо просуммировать отгрузочные накладные (счета на оплату) согласно аналитикам и сравнить результаты. Оптимально с поставленной задачей справится сводная таблица.

Составляем отчеты о прибыльности клиентов

На этом этапе мы с помощью сводных таблиц определяем клиентов-лидеров,  приносящих компании максимум валовой прибыли.

Отчеты в сводных таблицах предназначены:

• для систематизации анализа больших объемов данных;

• подведения промежуточных итогов и вычисления количественно-стоимостных данных, обобщения данных по категориям и подкатегориям, создания пользовательских вычислений и формул;

• развертывания и свертывания уровней представления данных для получения точных сведений о результатах, детализация итоговых данных по интересующим критериям;

• перемещения строк в столбцы или столбцов в строки;

• фильтрации, сортировки, группировки и условного форматирования наиболее важных и часто используемых подмножеств данных для привлечения внимания руководства к нужным показателям;

• формирования кратких наглядных отчетов.

Отчет в виде сводной таблицы часто используют, если нужно проанализировать связанные итоги, особенно в тех случаях, когда нужно сложить длинный перечень показателей (например, перечень сделок (см. табл. 1)), а объединенные данные или промежуточные итоги позволят взглянуть на данные с различных точек зрения или сравнить значения для схожих данных.

Вернемся к нашей задаче — определить клиентов, которые приносят компании максимальную выгоду. Воспользуемся критерием валовой прибыли и создадим еще одну таблицу (табл. 2):

вкладка Вставка → Таблицы → Сводная таблица → На новый лист.

Список полей сводной табл. 2 (см. также рис. 1):

• названия строк — Клиент. Поля, перенесенные в эту область, размещаются в левой части сводной таблицы и представляют собой уникальные значения.

• названия столбцов — Линейка продукции. Область подходит для тех полей, по которым требуется видеть разбивку показателей;

• значения — Валовая прибыль. По полям, которые перенесены в эту область, выполняются все расчеты исходных данных;

• фильтр отчета. Эта область является необязательной и находится в верхней части сводной таблицы. Помещение полей в область фильтра отчета позволяет фильтровать данные в таблице. Мы применять фильтр не будем.

Рис. 1. Список полей сводной таблицы

Чтобы визуализировать наиболее выгодных клиентов, но при этом обойтись без дополнительных диаграмм, в табл. 2 применим условное форматирование двух видов (рис. 2):

1) вкладка Главная → Стили → Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Больше — задано условие «Форматировать ячейки, которые БОЛЬШЕ 500 000 руб.» и в нашем примере выбрана зеленая заливка и темно-зеленый текст (см. табл. 2). При необходимости экономист может задать другой нужный ему критерий визуализации;

2) вкладка Главная → Стили → Условное форматирование → Гистограммы (красные).

Такие виды условного форматирования будем применять и для других отчетов.

Рис. 2. Визуализация наиболее выгодных клиентов

Далее определим процентный вклад клиентов в прибыль (табл. 3).

Список полей сводной табл. 3:

• названия строк — Клиент;

• значения — валовая прибыль.

В таблице 3 применены дополнительные вычисления:

вкладка Параметры → Дополнительные вычисления → % от суммы по столбцу.

Мы рекомендуем

Если у вас есть статистика показателей за аналогичный период прошлого года или предшествующий отчетный период, сравните эти показатели и отследите динамику: изменилась ли тройка лидеров, кто сдвинулся вниз по списку и почему — увеличилось количество клиентов и объемы продаж или произошли структурные изменения постоянной группы клиентов. По результатам этого анализа можно будет принимать соответствующие управленческие решения.