Расчет страховых взносов в excel нарастающим итогом

Кто сдает РСВ

Расчет по страховым взносам сдают все, кто производит выплаты физлицам: организации и обособленные подразделения, индивидуальные предприниматели и физлица без статуса ИП, главы крестьянско-фермерских хозяйств. Обязательно сдайте расчет, если у вас есть застрахованные лица:

• сотрудники, оформленные по трудовым договорам;
• сотрудники, оформленные по гражданско-правовым договорам (договор подряда, договор оказания услуг);
• директор организации, даже если с ним не заключен трудовой договор и он является единственным учредителем.

ИП без сотрудников, а также организации и ИП на автоматизированной УСН, могут не сдавать расчет по взносам. Даже нулевой в этом случае не потребуется.

Если работодатель в отчетном квартале не начислял зарплату, то все равно обязан сдать отчет в нулевом формате — титульный лист и раздел 1 с нулевыми показателями и кодом 2 в строке 001. В разделе 3 укажите данные директора и физлиц, в пользу которых не было начислений. Если отчет не сдать, налоговая назначит штраф 1 000 рублей и может заблокировать расчетный счет.

Когда и куда сдавать расчет по страховым взносам

РСВ — квартальный отчет в налоговую инспекцию. Сдавайте расчет не позднее 25 числа месяца, который идет за отчетным периодом. Отчетные периоды по страховым взносам — это квартал, полугодие, девять месяцев и календарный год. Расчет, который мы сдаем, включает показатели с начала года по конец отчетного квартала. То есть РСВ за второй квартал включает данные за полгода, а за третий квартал — данные за 9 месяцев. Сроки сдачи расчета следующие:

• за 1 квартал — 25 апреля 2023;
• за 2 квартал (полугодие) — 25 июля 2023;
• за 3 квартал (9 месяцев) — 25 октября 2023;
• за 4 квартал (2023 год) — 25 января 2024.

В случае, когда день сдачи выпадает на выходной или праздник, срок переносится на следующий ближайший рабочий день. 

Днем сдачи расчета считается день, в который вы передали налоговому инспектору отчет и получили печать о приеме на втором экземпляре. При отправке почтой — день, когда почта приняла пакет и проштамповала его. При отправке по ТКС — день, когда ваш оператор зафиксировал отправку расчета.

Индивидуальные предприниматели и прочие физлица сдают расчеты в налоговую по месту жительства. Организации и обособленные подразделения, которые выплачивают зарплату сотрудникам или исполнителям, отчитываются по месту своего нахождения.

Способы сдачи расчета

Расчет по страховым взносам можно сдать на бумаге «руками» в налоговой или по почте, но только если численность получателей выплат за отчетный период не выше 10 человек. Иначе компании грозит штраф за нарушение формата. 

Если в отчетном периоде численность получателей выплат более 10 человек — сдайте электронный расчет через интернет с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Надо ли сдавать нулевки

Расчет полагается сдавать даже если деятельность в отчетном периоде не велась. Отсутствие деятельности и выплат физлицам, отсутствие движений по счетам — не отменяет обязанности по сдаче расчета. Просто в такой ситуации в налоговую сдается нулевой расчет.

В нем заполняется:

• Титульный лист;
• Раздел 1. В строке 001 указывается код «2». В строках «в том числе за последние три месяца» проставляются нули. Все остальные строки заполняются в стандартном порядке;
• Раздел 3. В подразделе 3.1 указываются данные каждого физлица. Поле 010 остается пустым. В строках подраздела 3.2 раздела 3 проставляются прочерки.

От нулевого отчета освобождены только ИП без сотрудников, которые в отчетном периоде не производили выплат физлицам и не уплачивали страховые взносы, а также организации и ИП на АУСН.

Штрафы за нарушения при сдаче расчета

За нарушение формата сдачи, когда организация с числом сотрудников более 10 человек сдает расчет на бумаге, налоговая назначает штраф 200 рублей.

Если допущены ошибки в расчете (неверные персональные данные или расхождение показателей) налоговая пришлет уведомление об ошибках с просьбой исправить расчет. Для отправки скорректированного расчета у страхователя есть 5 рабочих дней с даты отправки электронного уведомления или 10 рабочих дней с даты отправки бумажного уведомления. При нарушении этих сроков расчет будет считаться непредставленным, это грозит штрафом 5% от суммы взносов к уплате.

За несдачу расчета в течение 20 рабочих дней после завершения сроков его подачи операции по счетам могут быть приостановлены.

При опоздании со сдачей расчета налоговая будет штрафовать страхователя каждый полный или неполный месяц просрочки на сумму 5% от взносов к уплате. Общая сумма штрафа не может быть меньше 1 000 рублей и больше 30% от суммы взносов к уплате. За несдачу нулевого отчета штраф составит 1 000 рублей.

Новая форма РСВ с отчета за 1 квартал 2023 года

Форма расчета по страховым взносам в 2022 году обновлена приказом ФНС России от 29.09.2022 N ЕД-7-11/878@. Форма имеет номер по КНД — 1151111. Подробная инструкция по заполнению РСВ есть в Приложении № 3 к приказу. Заполнение формы потребует аккуратности и внимания, так как ошибки в расчете могут привести к штрафам и необходимости заново сдавать РСВ.

Основные изменения в расчете сделали его проще и сократии почти на 1/3. Разберем нововведения подробнее:

• Титульный лист. Добавили поле для кода ОГРНИП — заполнять его должны ИП и главы КФХ.
• Раздел 1 сократили. Дело в том, что взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ теперь уплачиваются одной суммой — база у них одна, ставка тоже. Теперь всем этим взносам отводится один блок.
• Появился подраздел 1 раздела 1, который заменит подразделы 1.1, 1.2 и приложение 2, в которых рассчитывали суммы взносов по каждому виду страхования. В подраздел добавились новые строки: теперь из количества получателей выплат нужно выделять тех, выплаты которым не превысили и превысили единую предельную величину базы по взносам (ЕПВБ — 1 917 000 рублей). Также сама база делится на превышающую и не превышающую ЕПВБ.
• Подраздел 2 раздела 1 заменил подразделы 1.3.1 и 1.3.2. Его будут заполнять те, кто начисляет взносы на обязательное пенсионное страхование по доптарифам.
• Приложение 1.1 будет заменено подразделом 3. Оно для страхователей, применяющих тарифы взносов в соответствии со статьей 429 НК РФ, по взносам на дополнительное соцобеспечение членов летных экипажей и отдельных категорий работников угольной промышленности.
• Приложение 1 к разделу 1. Из приложения для IT-организаций и организаций, осуществляющих деятельность в сфере радиоэлектронной промышленности, исключили графу для отражения сумм по итогам 9 месяцев года, предшествующего переходу на пониженный тариф, а также строку для численности работников.
• Приложения 4, 5 и 7 сменят номера на 2, 3 и 4. Их будут заполнять НКО, производители анимационной и аудиовизуальной продукции, а также те, кто платит студотрядникам.
• Раздел 2 для глав КФХ сократился, так как сумма взносов к уплате теперь единая.
• В подразделе 1 раздела 2 можно будет отражать несколько периодов членства в КФХ. Так бывает, если в течение года человек несколько раз входит и выходит из хозяйства.
• В разделе 3 теперь нужно указывать взносы по единому тарифу, а не только на пенсионное страхование.
• Появился раздел 4 для страхователей, которые платят прокурорам, сотрудникам Следственного комитета РФ, судьям федеральных судов, мировым судьям. 

Как заполнять РСВ

Поля в расчете заполняйте слева направо, начиная с первого знакоместа. Показатели денежных сумм указывайте в рублях и копейках. Если заполняете расчет вручную, используйте чернила синего, черного или фиолетового цвета. При отсутствии показателей ставьте в ячейках нули (для сумм) или прочерки (для текста).

Если заполняете расчет на компьютере, используйте заглавные печатные буквы, шрифт Courier New размер шрифта — 16-18, при отсутствии показателей ставить прочерки и нули не нужно.

После заполнения расчета пронумеруйте страницы сквозным образом, вне зависимости от отсутствия заполняемых разделов или их количества. В конце статьи приводим образец заполненного расчета для организации с двумя сотрудниками.

Как заполнить РСВ автоматически

Если вы ведете кадровый учет и начисляете зарплату в бухгалтерской программе или веб-сервисе, то отчет сформируется автоматически. Контур.Бухгалтерия — пример облачного сервиса для ведения бухучета, начисления зарплаты и отправки отчетности. Здесь вы можете отправить РСВ в налоговую прямо из сервиса. Проверка расчета перед отправкой делается автоматически. 

Пример заполнения РСВ организации с двумя сотрудниками

Заполнение титульного листа за различные отчетные (расчетные) периоды практически не различается. Единственное отличие — код отчетного периода. В первом квартале это код «21», во втором квартале — «31», в третьем квартале — «33» а в четвертом квартале — «34». Для реорганизации и ликвидации предусмотрены другие коды.

В поле «Календарный год» укажите, за какой год подготовили расчет. Впишите свои ИНН и КПП, данные налоговой инспекции. В поле «Среднесписочная численность»  укажите число, рассчитанное по правилам, утвержденным указаниями по заполнению формы № П-4, утвержденных приказом Росстата от 30.11.2022 № 872. Далее укажите свой номер телефона и количество страниц в отчете.

В первом разделе указывайте общие показатели по суммам взносов к уплате. В строке 010 впишите коде ОКТМО муниципального образования, на территории которого уплачиваете взносы. Далее укажите КБК по каждому виду страховых взносов и суммы взносов по этим КБК нарастающим итогом с начала года. Дополнительно выделите суммы за три последних месяца.

В строке 001 укажите код применяемого тарифа. Код «20» для субъектов МСП, применяющих пониженные тарифы, код «22» для IT-сферы и прочие, указанные в приложении 5 к Порядку заполнения.

В подразделе 1 содержится расчет облагаемой базы по взносам на пенсионное, медицинское и социальное страхование. По строке 010 укажите общее количество застрахованных лиц, по строке 020 укажите количество лиц, с выплат которым исчислены взносы, а в строках 021 и 022 — тех, выплаты которым не превысили и превысили предельную базу соответственно.

Далее по строкам укажите начисленные выплаты, суммы, исключенные из базы, и расходы, принимаемые к вычету. Базу для расчета взносов  впишите в строку 050. По строкам 051 и 052 укажите базу в размерах, которые не превышают и превышают предельную величину (п. 3–6 ст. 421 НК). По строке 060 укажите исчисленные страховые взносы, а также разделите их на исчисленные с базы превышающей и не превышающей ЕПВБ.

При заполнении РСВ субъектом малого бизнеса применяются пониженные тарифы страховых взносов. Выплаты в пределах МРОТ облагаются по стандартным ставкам, а все сверху по пониженным. Чтобы это учесть, нужно заполнить два подраздела 1.1.

Для стандартной ставки 30 % с выплат в пределах МРОТ с кодом 01.

Для пониженной ставки 15 % с выплат сверх МРОТ — код 20.

Третий раздел заполняйте на каждого работника, который застрахован в системе обязательного пенсионного страхования. Количество разделов 3 должно быть равно числу сотрудников. При этом неважно, были ли в отчетном периоде начисления в отношении этого сотрудника.

Строка 010 заполняется только при аннулировании ранее представленных сведений. В строках 020-110 укажите персональные данные физлица. В графе 130 проставьте код категории застрахованного лица согласно приложению 7. В графе 140 укажите сумму выплат за первый второй и третий месяцы отчетного периода. В графе 150 посчитайте базу для расчета взносов в рамках предельной величины, в графе 160 — выплаты по договорам ГПХ, а в графе 170 — сумму страхвзносов.

При применении пониженных тарифов для МСП этот раздел также следует заполнять в двух экземплярах, применяя разные коды застрахованных лиц — НР и МС.

Сдавайте РСВ с Контур.Бухгалтерией. Формы в сервисе обновляются своевременно, а отчеты формируются автоматически на основе данных о зарплате. Избавьтесь от рутины, легко ведите учет, начисляйте зарплату и сдавайте отчетность с Контур.Бухгалтерией. Первые 5 дней работы в сервисе бесплатны для всех новых пользователей.

Начиная с 2023 года страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на медицинское страхование, заменены единым тарифом страховых взносов. На практике это означает, что теперь работодателям нет необходимости исчислять и уплачивать страховые взносы отдельно в каждый фонд. Достаточно единожды рассчитать взнос с выплат сотрудника по трудовому договору или с выплат физического лица по гражданско — правовому договору и сформировать один общий платежный документ на уплату взносов в бюджет в целом по организации. 

Что необходимо учесть, переходя к расчетам

• Нужно проверить базу для исчисления взносов, так как не все выплаты облагаются страховыми взносами. На рисунке ниже можно увидеть перечни с видами выплат, подлежащих и не подлежащих обложению в сервисе. Полный список сумм, которые не облагаются страховыми взносами приведен в ст. 422 НК РФ.

• Согласно п. 1 ст. 421 НК РФ, учет выплат по сотруднику (физическому лицу, выполняющему работы по договору гражданско — правового характера) должен вестись нарастающим итогом с начала календарного года. Т.е. для того, чтобы рассчитать взносы с выплат и вознаграждений, нужно учесть все суммы, начисленные в пользу физического лица, начиная с начала года по месяц расчета включительно.
• С 2023 года понятие предельной величины базы для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством заменено новым понятием единой предельной величины базы. Если до 2023 года, базу для исчисления страховых взносов по физическому лицу, начисленную с начала года, необходимо было сравнивать с предельной величиной, установленной отдельно для Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ, то теперь достаточно сравнить ее только с одной предельной величиной, ежегодно устанавливаемой Правительством РФ. Для сумм, превышающих единую предельную величину, как и ранее, действуют пониженный ставки тарифов страховых взносов.
• При расчете страховых взносов, нужно учесть размеры тарифов, установленные с 2023 года в ст. 425 НК РФ и в ст. 427 НК РФ — для плательщиков, применяющих пониженные тарифы. Новые ставки тарифов, используемых в сервисе, приведены на рисунке ниже. 

Алгоритм расчета

• Сумма начисленная всего: просуммировать все начисления из документов Расчета заработной платы по физическому лицу за период с начала года по месяц (включительно), в котором необходимо исчислить страховые взносы. 

• Сумма необлагаемая всего: просуммировать все выплаты из документов Расчета заработной платы, которые не облагаются страховыми взносами, либо не облагаются в ограниченных размерах, по физическому лицу за период с начала года по месяц (включительно), в котором необходимо исчислить страховые взносы. Особое внимание уделить суммам материальной помощи: если материальная помощь превысила 4 000,00 руб., то в необлагаемую часть принять только 4 000,00 руб. 

 

• База всего (для исчисления страховых взносов) = Сумма начисленная всего — Сумма необлагаемая всего.

• База до предельной величины всего: сравнить сумму полученной Базы всего с размером предельной величины в году, за который осуществляется расчет взносов. В базу до предельной величины включается база, которая эту предельную величину не превысила.

• если База всего превысила предельную величину, то:

        База сверх предельной величины всего = База всего — База до предельной величины всего.

• Страховые взносы до предельной величины всего = База до предельной величины всего * Размер тарифа с базы до предельной величины. 

• Страховые взносы сверх предельной величины всего = База сверх предельной величины всего * Размер тарифа с базы сверх предельной величины. 

• Страховые взносы начислено ранее до предельной величины: просуммировать все суммы начисленные по единому тарифу страховых взносов с базы до превышения из документов Расчета заработной платы по физическому лицу за период с начала года до месяца, в котором необходимо исчислить страховые взносы.

• Страховые взносы начислено ранее сверх предельной величины: просуммировать все суммы начисленные по единому тарифу страховых взносов с базы сверх предела из документов Расчета заработной платы по физическому лицу за период с начала года до месяца, в котором необходимо исчислить страховые взносы.

• Страховые взносы начислено в этом месяце до предельной величины = Страховые взносы до предельной величины всего — Страховые взносы начислено ранее до предельной величины.

• Страховые взносы начислено в этом месяце сверх предельной величины = Страховые взносы сверх предельной величины всего — Страховые взносы начислено ранее сверх предельной величины.

Особенный тариф

Тариф, применяемый плательщиками страховых взносов, признаваемых субъектами малого или среднего предпринимательства (тариф «20») имеет свои особенности расчета взносов. Выделенную из документов Расчета заработной платы: базу всего, базу до предельной величины и базу сверх предельной величины, необходимо разделить на базу, состоящую из сумм не превышающих минимального размера оплаты труда (МРОТ), установленного ст. 1 Федерального закона от 19.06.2000 № 82 — ФЗ и базу, превышающую МРОТ, применив к ним соответствующие размеры тарифов страховых взносов. В остальном, к тарифу применим алгоритм расчета, приведенный выше.

Пример

ООО «Сириус» осуществляет деятельность в области информационных технологий и применяет в 2023 году льготный тариф страховых взносов для IT — компаний (тариф «06»). Заварихин А.П. является ведущим разработчиком компании. По трудовому договору ему установлен оклад в размере 150 000,00 руб. Кроме того, по условиям договора Заварихину А.П. положена ежеквартальная премия в размере оклада. Бухгалтеру ООО «Сириус» необходимо рассчитать суммы начисленные по единому страховому тарифу с выплат Заварихину А.П. в мае 2023г. 

За период с января 2023 года по май 2023 года Заварихину А.П. начислено:

• Январь 2023г.: оклад — 150 000,00 руб., премия за 4 квартал 2022 года — 150 000,00 руб., итого — 300 000,00 руб.
• Февраль 2023г.: оклад — 150 000,00 руб.
• Март 2023г.: оклад — 150 000,00 руб., материальная помощь — 25 000,00 руб., итого — 175 000,00 руб. 
• Апрель 2023г.: за отработанное время (по окладу) — 75 000,00 руб., больничные за счет работодателя 9 800,00 руб., премия за 1 квартал 2023 года — 150 000,00 руб., итого -234 800,00 руб.
• Май 2023г.: оклад — 150 000,00 руб.

Таким образом, Сумма начисленная всего за период январь — май 2023 года составила: 1 009 800,00 руб.

Сумма необлагаемая всего составила: в марте 2023 г. — 4 000,00 руб. из общей суммы материальной помощи в размере 25 000,00 руб., в апреле 2023 г. — 9 800,00 руб. больничные за счет работодателя, итого 13 800,00 руб.

База всего = 1 009 800,00 руб. — 13 800,00 руб. = 996 000,00 руб.

Единая предельная величина базы в 2023 году, установленная Постановлением Правительства РФ от 25.11.2022г. № 2143, составляет 1 917 000,00 руб.

База всего, начисленная по сотруднику за период с января 2023г. по май 2023г., в размере 996 000,00 руб. не превысила единой предельной величины. Значит она же и является Базой до предельной величины всего.

Размер тарифа с базы до единой предельной величины для плательщиков страховых взносов, применяющих тариф «06», составляет 7,6%.

Тогда  Страховые взносы до предельной величины всего за период с января по май 2023г.г. по Заварихину А.П., составили:

996 000,00 руб. * 7,6% = 75 696,00 руб.

За период с января 2023 года по апрель 2023 года с выплат Заварихину А.П. были начислены страховые взносы:

• Январь 2023г.: 22 800,00 руб.
• Февраль 2023г.: 11 400,00 руб.
• Март 2023г.: 12 996,00 руб. 
• Апрель 2023г.: 17 100,00 руб.

Итого Страховых взносов начислено ранее до предельной величины (с января по апрель 2023 года): 64 296,00 руб.

Следовательно в апреле 2023 года бухгалтер ООО «Сириус» должен начислить:

 Страховых взносов начислено в этом месяце до предельной величины = 75 696,00 руб. — 64 296,00 руб. = 11 400,00 руб.

Расчет по страховым взносам в ИФНС

Достаточно часто причиной отказа в приеме Расчета по страховым взносам, ФНС указывает расхождение между суммами текущего расчета и расчетов за предыдущие отчетные периоды.

Использование вышеприведенного алгоритма, основанного на принципах расчетов нарастающим итогом с начала года, позволит избежать подобных формулировок в отказе.