Учет производства продукции
Основная задача любой производственной деятельности — учет производства продукции. Эффективный учет необходим для отслеживания соблюдения плана производства, а также позволяет осуществить расчет сдельной заработной платы в зависимости от объема произведенной продукции работником предприятия. В дополнении к этому реализована возможность учета основных и дополнительных работ производственного цикла. Табель учета производства разработан в среде Microsoft Excel, в виде стандартной книги с макросами формата .xlsm, что избавляет от необходимости установки дополнительного программного обеспечения. Для полноценной работы вам потребуется скачать архив по ссылке ниже, разархивировать с помощью программы WinRar или 7zip, открыть файл и разрешить работу макросов (при наличии предупреждения Excel).
Ссылки для скачивания:
— Скачать макрос учет производства продукции и расчета сдельной заработной платы
Как начать работу с учетом производства продукции в excel:
1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.
2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».
3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».
4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.
Учет производства продукции — настройки построения
Для удобства работы с программой все настройки построения табеля учета производства продукции вынесены на отдельный лист «Настройки». Лист разделен на 2 блока: перечень сотрудников, справочники продукции и работ организации. Перечень сотрудников представляет собой простую таблицу работников организации — табельный номер, фио, должность. Остановимся подробнее на блоке справочников производственного процесса (рисунок ниже).
Справочник продукции состоит из перечня наименования продукции, а также суммы сдельной заработной платы сотрудника за произведенную единицу. В справочнике работ перечислены основные производственные процессы, которые оплачиваются работнику отдельно. Если работа оплачивается по часам, в колонке стоимости укажите стоимость часа, а при ведении табеля указывайте количество затраченных часов. Если работа оплачивается твердой суммой, в колонке стоимости укажите 1, в табеле учета заводите не часы, а конкретные суммы. По аналогии заполняется справочник дополнительных работ, не связанных с основным производственным процессом. Также учет производства продукции включает справочник расходных материалов с указанием стоимости единицы. Данный список является опциональным и при желании может не заполняться.
После того как все данные заведены (для ознакомления с программой можно воспользоваться введенными тестовыми данными) следует приступить непосредственно к построению листа месячного учета производства продукции и расчета сдельной заработной платы. Для этого нажмите кнопку «Создать табель на месяц».
Учет производства продукции — ведение табеля
На рисунке ниже представлен месячный табель учета производства продукции:
Лист учета производства продукции разделен на блоки сотрудников. Каждый блок разбит на дни месяца по строкам, а также содержит несколько областей ввода данных: продукция, расходники, работы, доп работы, и итоговый блок расчета сдельной заработной платы.
Фиксируйте итоги дня в соответствующих областях ввода. Отслеживайте выполнение плановых показателей с помощью итогов по дню, виду продукции или работы, общих месячных показателей. Расчет оставшейся к получению суммы будет произведен автоматически.
Формирование расчетных листов сдельной заработной платы
На рисунке ниже изображен стандартный месячный расчетный лист по сотруднику, который можно сформировать за выбранный период при нажатии на кнопку «Расчетные листы» (лист «Настройки»):
Автоматизированное формирование расчетных листов по итогу месяца обеспечит прозрачность процесса начисления заработной платы работников, а также позволит избежать ошибок при ручных расчетах.
Сводная таблица «Учет производства продукции»
Еще одной полезной фичей табеля учета производства продукции является построение сводной таблицы по всему перечню произведенных наименований за выбранный период (рисунок ниже). Для расчета сводной необходимо использовать кнопку «Сводная таблица» листа настроек.
Таблица дает возможность сравнить количество произведенной продукции в день по сотрудникам, получить итоги по дню, месяцу, году.
Графики производительности по наименованиям
Для визуализации производительности ваших сотрудников можно воспользоваться функцией построения графиков. Графики наглядно отражают темпы производства, отношение объемов производства различных наименований изделий.
Заказать разработку программы или доработку существующей
Спасибо за прочтение данной статьи!
Если Вам понравился мой продукт, но Вы хотели бы донастроить его под Ваше производство или заказать любую другую расчетную программу, проконсультироваться по возможности автоматизации своих бизнес процессов, для связи со мной можно использовать WatsApp +79507094770, сайт excellab.ru или написать мне на почту: goryaninov@bk.ru, профиль вк.
Всегда на связи, рад помочь Вашему бизнесу!
Ссылки для скачивания:
— Скачать макрос учет производства продукции и расчета сдельной заработной платы
Здесь можно ознакомиться с другими программами автоматизации, которые представлены на моем сайте:
— Дневной табель учета рабочего времени в excel
— Почасовой табель учета рабочего времени в excel
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен
— Учет доходов и расходов
— Автоматизированное формирование документов
Главное преимущество сдельной оплаты труда — увязка вознаграждения работника с конечным результатом, количеством изготовленной продукции. Для учетных служб «сделка» всегда трудозатратна в части начисления заработной платы, контроля норм времени, правильности указания сдельных расценок мастерами. Упростить начисление сдельной зарплаты и получить удобную базу данных для анализа поможет Excel.
ПОСТРОЕНИЕ УЧЕТНОЙ СРЕДЫ ДЛЯ НАЧИСЛЕНИЯ И КОНТРОЛЯ СДЕЛЬНОЙ ОПЛАТЫ ТРУДА
Рассмотрим поэтапно один из вариантов построения учетной среды для начисления и контроля сдельной оплаты труда.
ЭТАП 1.
Разрабатываем и заполняем справочники Excel-шаблона.
От профессионализма на данном этапе зависит успех всего проекта.
При подготовке справочников важно вспомнить все производственные проблемы, которые были в компании в отношении сдельной оплаты.
Проблемы нужно устранить и учесть при проработке справочников.
Перечень необходимых справочников:
- структурные подразделения (табл. 1) — необходим для начисления сдельной зарплаты в разрезе цехов;
- тарифная сетка (табл. 2) — задействована при расчете сдельных расценок;
- работники (табл. 3);
- нормативы (табл. 4).
Таблица 1. Справочник цехов |
Структурные подразделения |
Цех производства красителей |
Цех прессования кирпича |
Цех упаковки кирпича |
Ремонтно-механический цех |
Таблица 2. Тарифная сетка |
|
Разряд работы |
Часовая тарифная ставка, руб. |
2 |
72 |
3 |
85 |
4 |
100 |
5 |
120 |
В таблице 3 указывают структурное подразделение работника, так как одного рабочего могут привлекать на работы на разных участках.
Важно обозначить табельный номер для исключения ошибок — нередко в одной компании работают однофамильцы или родственники (например, Юдины).
При необходимости добавляют прочие данные в справочник.
С учетом всех факторов справочник получится широким, поэтому включают графу «Ф.И.О. кратко», в которой учитывают все важные факторы.
В представленном примере указали Ф.И.О. и табельный номер. Эту графу будем видеть непосредственно при начислении зарплаты по сдельным рапортам.
Вставим справочник работников выпадающим списком.
Таблица 3. Справочник работников |
|||||||
Ф.И.О. |
Табельный номер |
Дата приема |
Дата увольнения |
Структурное подразделение |
Должность |
Разряд |
Ф.И.О. кратко |
Одинцов Алексей Валерьевич |
733 |
01.02.2015 |
Цех производства красителей |
Фасовщик |
2 |
Одинцов А. В./733 |
|
Юдин Василий Николаевич |
102 |
05.03.2014 |
Цех производства красителей |
Фасовщик |
2 |
Юдин В. Н./102 |
|
Юдин Петр Николаевич |
160 |
10.11.2014 |
Цех производства красителей |
Фасовщик |
2 |
Юдин П. Н./160 |
|
Мороз Николай Иванович |
320 |
30.07.2015 |
Цех производства красителей |
Фасовщик |
2 |
Мороз Н. И./320 |
|
Шеин Юрий Алексеевич |
111 |
01.02.2017 |
Цех производства красителей |
Фасовщик |
2 |
Шеин Ю. А./111 |
|
Артемьев Игорь Васильевич |
531 |
01.02.2018 |
Цех прессования кирпича |
Прессовщик |
3 |
Артемьев И. В./531 |
|
Голубев Роман Петрович |
841 |
05.02.2018 |
Цех прессования кирпича |
Прессовщик |
3 |
Голубев Р. П./841 |
|
Петров Михаил Тимофеевич |
634 |
10.03.2018 |
Цех прессования кирпича |
Прессовщик |
3 |
Петров М. Т./634 |
|
Панов Евгений Викторович |
561 |
21.10.2015 |
Цех прессования кирпича |
Прессовщик |
3 |
Панов Е. В./561 |
|
Рыбаков Егор Дмитриевич |
195 |
05.06.2017 |
Цех прессования кирпича |
Прессовщик |
3 |
Рыбаков Е. Д./195 |
|
Ткачева Ирина Сергеевна |
141 |
14.08.2015 |
Цех упаковки кирпича |
Упаковщик |
3 |
Ткачева И. С./141 |
|
Жердева Анна Михайловна |
134 |
14.06.2017 |
Цех упаковки кирпича |
Упаковщик |
3 |
Жердева А. М./134 |
|
Бойко Виктория Валерьевна |
789 |
25.08.2014 |
Цех упаковки кирпича |
Упаковщик |
3 |
Бойко В. В./789 |
|
Осипова Диана Александровна |
865 |
30.07.2014 |
Цех упаковки кирпича |
Упаковщик |
3 |
Осипова Д. А./865 |
|
Карпова Жанна Викторовна |
852 |
25.06.2017 |
Цех упаковки кирпича |
Упаковщик |
3 |
Карпова Ж. В./852 |
|
Крылов Михаил Борисович |
423 |
24.05.2015 |
Ремонтно-механический цех |
Токарь |
4 |
Крылов М. Б./423 |
|
Красильников Иван Петрович |
562 |
05.03.2016 |
Ремонтно-механический цех |
Токарь |
5 |
Красильников И. П./562 |
|
Князев Игорь Иванович |
691 |
10.09.2014 |
Ремонтно-механический цех |
Фрезеровщик |
4 |
Князев И. И./691 |
|
Харитонов Федор Владимирович |
720 |
12.12.2015 |
Ремонтно-механический цех |
Фрезеровщик |
5 |
Харитонов Ф. В./720 |
Справочник нормативов нужно проработать особенно тщательно. На условном примере рассмотрим начисление сдельной зарплаты для нескольких типов работ:
- фасовка красителя;
- производство кирпича;
- изготовление запчастей вспомогательным производством.
Норму времени вносят в справочник на основании нормировочной карты. В зависимости от разряда работ из тарифной сетки (см. табл. 2) берут часовую тарифную ставку и получают сдельную расценку.
Для карты № 3: работа второго разряда, тариф — 72 руб., сдельная расценка — 7,20 руб. (0,1 ч × 72 руб.) за упаковку одного мешка красителя.
Замечания
- Если в компании повышают тарифные ставки, то сдельные расценки пересчитывают.
- Нормы времени изменяют после новых нормировочных работ.
При необходимости в справочник вносят дополнительные данные: Ф.И.О. нормировщика, дата введения нормы и др.
При начислении заработной платы в качестве списка визуализируем только графу «Норма кратко», поэтому в нее сокращенно вносят все показатели, которые нужно проконтролировать в момент начисления зарплаты. Это вид работ, операция, норма времени, сдельная расценка. Для номера 1: Фасовка красителя до 30 кг/0,2 ч/14,40 руб.
Таблица 4. Справочник нормативов |
||||||||
№ нормировочной карты |
Вид работ/наименование детали/прочие характеристики изготавливаемой продукции |
Операция |
№ операции |
Ед. изм. |
Разряд работы |
Норма времени, ч |
Сдельная расценка, руб. |
Норма кратко |
1 |
Наполнение мешков красителем из бункера с одновременным взвешиванием |
Фасовка |
1 |
1 мешок до 30 кг |
2 |
0,20 |
14,40 |
Фасовка красителя до 30 кг/0,2 ч/14,40 руб. |
2 |
Наполнение мешков красителем из бункера с одновременным взвешиванием |
Фасовка |
1 |
1 мешок от 30 кг |
2 |
0,25 |
18,00 |
Фасовка красителя от 30 кг/0,25 ч/18,00 руб. |
3 |
Упаковка мешков с красителем |
Упаковка |
1 |
1 мешок |
2 |
0,10 |
7,20 |
Упаковка мешков с красителем/0,1 ч/7,20 руб. |
4 |
Кирпич 1НФ |
Прессование |
1 |
1 поддон — 336 шт. |
2 |
1,00 |
72,00 |
Пресс Кирпич/1 ч/72,00 руб. |
5 |
Кирпич 1НФ пустотелый |
Прессование |
1 |
1 поддон — 336 шт. |
2 |
1,00 |
72,00 |
Пресс Кирпич пуст./1 ч/72,00 руб. |
6 |
Кирпич 1НФ угловой |
Прессование |
1 |
1 поддон — 336 шт. |
2 |
1,10 |
79,20 |
Пресс Кирпич угл./1,1 ч/79,20 руб. |
7 |
Кирпич 1НФ пустотелый угловой |
Прессование |
1 |
1 поддон — 336 шт. |
2 |
1,10 |
79,20 |
Пресс Кирпич пуст. угл./1,1 ч/79,20 руб. |
8 |
Кирпич 1,4НФ |
Прессование |
1 |
1 поддон — 300 шт. |
2 |
1,30 |
93,60 |
Пресс Кирпич 1,4НФ/1,3 ч/93,60 руб. |
9 |
Кирпич 1НФ фактура «Скала» |
Фактурирование |
2 |
1 поддон — 336 шт. |
3 |
1,70 |
144,50 |
Ф Кирпич Скала/1,7 ч/144,50 руб. |
10 |
Кирпич 1НФ фактура «Мрамор» |
Фактурирование |
2 |
1 поддон — 336 шт. |
3 |
1,50 |
127,50 |
Ф Кирпич Мрамор/1,5 ч/127,50 руб. |
11 |
Кирпич 1,4НФ фактура «Скала» |
Фактурирование |
2 |
1 поддон — 300 шт. |
3 |
1,90 |
161,50 |
Ф Кирпич 1,4НФ Скала/1,9 ч/161,50 руб. |
12 |
Кирпич 1,4НФ фактура «Дикий камень» |
Фактурирование |
2 |
1 поддон — 300 шт. |
3 |
2,00 |
170,00 |
Ф Кирпич 1,4НФ Д Камень/2,0 ч/170,00 руб. |
13 |
Кирпич гладкий (все виды и размеры) |
Упаковка |
3 |
1 поддон |
3 |
0,42 |
35,70 |
Упаковка Кирпич гл./0,42 ч/35,70 руб. |
14 |
Кирпич фактурный (все виды и размеры) |
Упаковка |
3 |
1 поддон |
3 |
0,55 |
46,75 |
Упаковка Ф Кирпич/0,55 ч/46,75 руб. |
15 |
Вал 154.03.002 |
Токарная |
2 |
1 деталь |
4 |
1,20 |
120,00 |
Вал 154.03.002 Ток. № 2/1,2 ч/120,00 руб. |
16 |
Вал 154.03.002 |
Фрезерная |
3 |
1 деталь |
4 |
0,80 |
80,00 |
Вал 154.03.002 Фрез. № 3/0,8 ч/80,00 руб. |
17 |
Вал 154.03.002 |
Токарная |
4 |
1 деталь |
5 |
2,60 |
312,00 |
Вал 154.03.002 Ток. № 4/2,6 ч/312,00 руб. |
18 |
Фланец 154.05.001 |
Токарная |
2 |
1 деталь |
4 |
0,70 |
70,00 |
Фланец 154.05.001 Ток. № 2/0,7 ч/70,00 руб. |
19 |
Фланец 154.05.001 |
Фрезерная |
3 |
1 деталь |
4 |
1,45 |
145,00 |
Фланец 154.05.001 Фрез. № 3/1,45 ч/145,00 руб. |
20 |
Звездочка 154.07.007 |
Токарная |
4 |
1 деталь |
5 |
2,13 |
255,60 |
Звездочка 154.07.007 Ток. № 4/2,13 ч/255,60 руб. |
Этап 2.
Разрабатываем форму ведомости начислений.
Форму ведомости оптимально разрабатывать на основании:
- форм первичных учетных документов, которые поступают в обработку (сменные задания, упаковочные ведомости, сдельные наряды, рапорты и др.);
- обязательных граф для расчета и контроля: норма времени, сдельная расценка и др.;
- дополнительных аналитик, которые используют для выработки мер по стимулированию, повышению производительности. Например, процент выполнения норм, номер заказа, номер бригады, Ф.И.О. мастера цеха, основное или вспомогательное производство.
На основании сменного задания и упаковочной ведомости будет разработана Ведомость начисления сдельной заработной платы.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 8, 2018.
У шаблонов Excel есть множество применений и они помогают нам решить любую задачу, благодаря многочисленным функциям Excel. Поэтому они идеально подходят для расчета заработной платы так как они позволяют включить в расчётные листы все данные, которые нам нужны, чтобы рассчитать валовой оклад и чистый оклад каждого месяца.
Как рассчитать заработную плату в Excel
Шаблон Excel для расчета заработной платы имеющийся в нашем распоряжении представляет собой один из лучших инструментов для ведения значительно более тщательного контроля за заработной платой. Чтобы узнать, как рассчитать заработную плату, нужно сделать следующие шаги:
- Установить выплаты по заработной плате
- Установить выплаты вне заработной платы
- Ввести отчисления работника или взносы, а также налог на прибыль физических лиц, авансы или стоимость полученных продуктов среди прочих
Кроме того, если вы хотите, вы можете использовать калькулятор расчета заработной платы, так что вы ничего не упустите и у вас всё будет под контролем.
Формат заработной платы в Excel бесплатно
Ниже доступен шаблон Excel для бесплатного скачивания с помощью которого можно рассчитать заработную плату, в котором вам только нужно заполнить соответствующие данные для каждого служащего. Определенно, гораздо более простой способ, чтобы погасить выплаты заработной платы без проведения бесконечных расчётов, это с помощью этого расчётного листа, подготовленного для использования.
Шаблон расчёта заработной платы для Excel
Откройте для себя функции этого шаблона Excel для заработной платы и начните организовывать ваши доходы. Научитесь рассчитывать заработную плату благодаря этому бесплатному расчётному листу и вы сможете управлять вашим валовым окладом в значительно более простой форме с помощью этого шаблона Excel.
Расчет зарплаты в MS Excel
для Windows
Расчет зарплаты — удобная электронная форма расчёта зарплаты в MS Excel, минимальный ручной ввод. Автоматически расчитывает все налоги на зарплату ЕСН, Соц. страх., мед. страх., подоходный налог и т.п. Автоматически считает итоговые суммы за любой отчётный период(от месяца до года включительно)по налогам, начислениям и т.п.
Бесплатная версия программы рассчитана на штат численностью до 4-ех человек. На сайте разработчика можно купить программу для расчета зарплаты для штата численностью до 50, 100 или 150 человек.
ТОП-сегодня раздела «Зарплата и кадры»
Сотрудники предприятия 2.8.3
Программа Сотрудники предприятия предназначена для работников отдела кадров. В ее функции и возможности входят: ведение базы по сотрудникам предприятия…
УкрЗарплата 2019.02.14
УкрЗарплата — простая и удобная программа начисления заработной платы для предприятия и…
ОфисМЕТРИКА 4.0
ОфисМЕТРИКА — удобная программа для учёта рабочего времени сотрудников, собирающая…
Отзывы о программе Расчет зарплаты в MS Excel
Тед про Расчет зарплаты в MS Excel 4.2 [14-07-2020]
В Excel такой расчет з/п можно сделать за 2 минуты +1 минута украсить как вам нравиться. Потом для удобства можно добавить всплывающие списки и пр. За 1-2 часа можно сделать полноценную и многофункциональную программу для расчета з/п с сохранением результата помесячно, печати формы расчета по одному клику и прочее. Данный расчет за деньги — это полный идиотизм. Неужели самому такой-же самый сложно составить?
3 | 22 | Ответить
Макс в ответ Тед про Расчет зарплаты в MS Excel 4.2 [31-03-2022]
какая пароль?
1 | 1 | Ответить
КИВИ про Расчет зарплаты в MS Excel 4.2 [24-07-2015]
У МЕНЯ бывает часто наоборот.
известна сумма на выдачу. надо накрутить НДФЛ что бы поставить начисление всего. например на руки 2000 руб., значит начислить надо 2299. и т.д. так вот ,есть таблица для этого. может кому пригодиться.
Таблица ексель накрутить на сумму к выплате НДФЛ
http://vipfile.ru/51zbyri3g2eb.html
2 | 9 | Ответить
Аришка про Расчет зарплаты в MS Excel 4.2 [08-06-2012]
Не совсем понятно.
2 | 5 | Ответить
6uHTAPb@gmail.com про Расчет зарплаты в MS Excel 4.2 [07-04-2012]
такую программку можно сделать самому, если не вариант, то можно заказать под свои нужды, есть форумы по Excel где всё разжевано, там знающего народа много. взламываются они легко так что пароль бесполезен.
3 | 9 | Ответить
Катя про Расчет зарплаты в MS Excel 4.2 [26-03-2012]
для русских всегда — все через ж…
5 | 5 | Ответить
АЛЕКСАНДРА в ответ Катя про Расчет зарплаты в MS Excel 4.2 [13-01-2020]
ОК
| | Ответить
АЛЕКСАНДРА в ответ Катя про Расчет зарплаты в MS Excel 4.2 [13-01-2020]
2000 х 1387=2988,50 руб
| | Ответить
Small business owners and managers have a few options when it comes to managing payroll. They can hire an accountant to assist, automate certain tasks with payroll software or an online payroll service, or take a DIY approach using a combination of tools and templates.
Payroll templates provide simple solutions for tracking employee information, organizing schedules, calculating payroll costs, and providing detailed earnings statements. This page offers a wide variety of free payroll templates that are fully customizable and easy to use. Choose from spreadsheets and forms for Microsoft Excel and Word, PDF, and Google Sheets.
We’ve also provided free payroll templates in Smartsheet, a work execution platform that empowers you to more efficiently manage your finance operations with real-time collaboration and process automation.
Payroll Management Templates
Payroll Register Template
Download Payroll Register Template
Excel | Smartsheet
This download offers two templates in one: a payroll register template and payroll calculator template. Use the register to track employee information such as salary, pay schedule, vacation hours, exemption status, deductions, and more. You can use the payroll calculator sheet as a pay stub, showing tax withholdings and other deductions, gross and net pay, and an itemized list of hours by type: regular, overtime, holiday, vacation, or sick time.
Dashboard Payroll Template — Excel
Download Dashboard Payroll Template — Excel
Create a payroll report template with a graphical view of data to engage viewers and highlight important data. A dashboard allows you to get a quick overview of payroll metrics, compiling a range of information into a single report. This template offers a mix of graphs and charts for reviewing and managing payroll.
Employee Vacation Tracker Template — Excel
Download Employee Vacation Tracker Template — Excel
Keep track of vacation and sick hours used and accrued with this Excel payroll template. The spreadsheet is separated into sections showing hours per pay period, cumulative hours accrued, and hours currently available. This template provides a simple way to manage vacation and sick leave for each employee.
Payroll Deduction Form Template — Word
Download Payroll Deduction Form Template — Word
This payroll deduction form is designed for authorizing voluntary deductions such as retirement or health care savings. You can edit the fine print to match your policies and legal requirements; employees then provide signatures to authorize the deductions.
Payroll Change Form — Word
Download Payroll Change Form
Word | Smartsheet
Document and authorize payroll changes and reasons for the adjustments with this form. Changes may happen for a number of reasons, from starting new employment to getting a promotion or leaving a job. After completing the appropriate sections and getting required signatures, you can also add comments at the bottom of the form for further explanation.
Payroll Schedule Templates
Employee Attendance Record
Download Employee Attendance Record
Excel | Smartsheet
This color-coded attendance tracker shows hours worked, sick leave, vacation days, and personal time. You can view daily, weekly, and monthly employee attendance at a glance. Keeping track of scheduling and attendance can encourage employee accountability, inform performance reviews, and make planning easier.
Biweekly Payroll Schedule Template (2023-2024)
Download Biweekly Payroll Schedule Template
Excel | PDF | Smartsheet
For easy planning, create a payroll schedule showing all twelve months of the year. You can modify this simple PDF calendar to match biweekly, weekly, or monthly pay periods. The template provides a quick reference guide and can be printed for use as a wall calendar.
Employee Calendar Template — Excel
Download Employee Calendar Template — Excel
This calendar allows you to keep track of schedules, hours worked, pay rates, and income earned for multiple employees. The template shows all seven days of the week in a spreadsheet format, and calculates weekly pay for each employee as well as the total cost for all employees. You can also track the type of shift worked for each day.
Timecard Templates
Weekly Timesheet Template — Google Docs
Use Weekly Timesheet Template
Google Docs | Smartsheet
This basic weekly timesheet breaks down hours by day and type, and also calculates daily and weekly earnings. Save the template to your Google Drive account, and share with team members for easy collaboration. To create a biweekly timesheet, simply copy and paste the template onto the Google spreadsheet.
Monthly Timesheet Template
Download Monthly Timesheet Template
Excel | Smartsheet
This comprehensive timesheet template provides daily, weekly, biweekly, and monthly timecards. The daily timesheet is useful for breaking down client hours and services provided in a single day. The monthly timesheet provides detailed information for each day of the month, including overtime and vacation hours.
Weekly Expense Report Template — Excel
Download Weekly Expense Report Template
Excel | Smartsheet
An expense report is similar to a timesheet in that it documents work hours and costs on a daily basis. You can use this expense report template for business travel, conference attendance, meetings with clients, or other costs accrued. You can quickly subtract advanced payments from the total reimbursement amount.
Payroll Check Templates
Printable Pay Stub Template — PDF
Download Printable Pay Stub Template
PDF | Smartsheet
To use this PDF pay stub template, click on the download link and fill out the form in your browser, then print. You can also download and save the PDF to your computer for repeat use. The template includes sections for employee information, taxes and other deductions, a range of pay types, hours worked, and earnings.
Payroll Statement Template — Excel
Download Payroll Statement Template — Excel
Use this template to provide employees with an earnings statement showing leave hours used and accrued, paid work hours, and an itemized list of current and annual earnings and deductions. This template offers a useful summary for employees who need to show proof of income or want to check vacation accrual, deductions paid, or other relevant information.
Corporate Payroll Check Template — Excel
Download Corporate Payroll Check Template — Excel
Designed for corporate settings, this payroll check template provides traditional pay stub formatting and covers current and year-to-date payroll data. Fields are included for an employee ID number and check number for reference and easy tracking. Itemize hours by type, pay rates, and deductions for a detailed payroll check.
Blank Payroll Check Template — Word
Download Blank Payroll Check Template — Word
This pay stub template offers a contemporary design and ample blank space for an easy-to-read layout. All of the typical check stub fields are included, from pay period and check number to employee info and payment details. This payslip template is a simple option for those who want a Microsoft Word version.
Payroll Accuracy Is Key
Keeping accurate records is a vital aspect of payroll management. This matters not only for a company’s own reference, but also for meeting federal and state requirements. One benefit of using a payroll service is that business owners can let someone else handle the laws and regulations on maintaining records for tax withholdings, and other information that needs to be tracked. Keeping precise records can also protect employers and employees, providing documentation to help prevent legal issues and resolve conflicts. Additionally, accurate data collection makes it easy for employers to provide information on deduction amounts, vacation time accrued, and other items that employees might need.
Why Pay Stubs Still Matter
Many companies offer their employees payment options beyond the traditional paper check. Using direct deposit or providing payroll debit cards can be a smart business decision since they reduce risk and save time. However, whether you use direct deposit, prepaid cards, or another method of payment, it’s still important to provide pay stubs. Also known as a payslip, check stub, or pay advice, a pay stub shows the amount paid to an employee for a given pay period. It may also list deductions, vacation hours used or accrued, hours worked, and other information. Pay stubs provide employees with proof of income and documentation for their personal records. Pay stubs also show that an accurate, on time payment was made. Employers are responsible for providing this proof of payment for each pay period.
Payroll Template Tips
Using templates is a fast and easy way for small businesses to standardize payroll processes. The pre-formatting and automatic calculations can save time, while allowing you to make changes based on your specific needs. Deciding what information to include on your templates may raise questions about your payroll policies, especially if you are starting a new business. For instance, if it’s allowable in your state, do you permit employees to take comp time? Do you have a clear overtime policy? How do employees document travel time or other duties that could be considered “off-the-clock”? It’s imperative to define policies and train staff on the rules and options. As you select templates and begin using them, aim for:
- Accuracy: Once you have adjusted a template to suit your business, double check all the information included to ensure that nothing has been left off. Templates should be easy for you to use and for employees to understand, so keep it simple and only include fields for entering vital information.
- Efficiency: Will the template increase efficiency, saving you time and money, or is it just adding to a paper trail? Be sure to choose payroll templates that support your workflow.
- Customization: Payroll templates are suitable for a range of settings, but may be especially useful to small businesses that don’t require more complex payroll management systems. Even small businesses may vary widely depending on industry, location, and size, so adjusting templates to fit your specific situation will provide finely tuned tools that you can adjust as your business changes over time.
Better Manage Payroll and Finance Operations with Smartsheet
Empower your people to go above and beyond with a flexible platform designed to match the needs of your team — and adapt as those needs change.
The Smartsheet platform makes it easy to plan, capture, manage, and report on work from anywhere, helping your team be more effective and get more done. Report on key metrics and get real-time visibility into work as it happens with roll-up reports, dashboards, and automated workflows built to keep your team connected and informed.
When teams have clarity into the work getting done, there’s no telling how much more they can accomplish in the same amount of time. Try Smartsheet for free, today.