Расчет отработанных часов в excel

MulTEx »

5 Март 2017              35386 просмотров

Данная функция является частью надстройки MulTEx

Функция предназначена для расчета рабочего времени сотрудников. Она определяет количество рабочих часов между указанным интервалом времени. Дополнительно можно указать время перерыва на обед(в минутах). При этом, если необходимо просуммировать общее время сотрудника за неделю, месяц и т.п.(или время работы сотрудников всего отдела) — можно указать диапазон ячеек и функция рассчитает суммарное время рабочих часов.

Вызов команды через стандартный диалог:
Мастер функций—Категория «MulTEx»— РАБ_ЧАС
Вызов с панели MulTEx:
Сумма/Поиск/Функции — Полезности — РАБ_ЧАС
Синтаксис:
=РАБ_ЧАС(A1;B1;60)
=РАБ_ЧАС(B2:I2;B3:I3;B4:I4)
=РАБ_ЧАС(A1;B1;C1)
=РАБ_ЧАС(A1;B1)

ВРЕМЯ_Н(A1) — указывается ссылка на ячейку, в которой записано время начала рабочего дня в формате даты-времени Excel. Читать подробнее про дату и время в Excel — Как Excel воспринимает данные

ВРЕМЯ_К(B1) — указывается ссылка на ячейку, в которой записано время окончания рабочего дня в формате даты-времени Excel.

ОБЕД(60) — Необязательный аргумент. Указывается ссылка на ячейку, диапазон ячеек либо непосредственно число, означающее общее количество минут, отведенных для обеденного перерыва. Если не указан, то рабочими часами будет считаться все время между ВРЕМЯ_Н и ВРЕМЯ_К. Если указано значение, отличное от числового(например, текст «45 мин»), то функция вернет значение ошибки — #ЗНАЧ!(#VALUE!)
Текстовые и ошибочные данные игнорируются. Если любой из аргументов ВРЕМЯ_Н или ВРЕМЯ_К содержит значение ошибки или текстовое значение, то рабочие часы для периода не будут просчитаны.

Пример работы с функцией
В ячейке A1 записано время начало рабочего дня — 9:00, а в ячейке B1 записано время окончания рабочего дня — 18:00. Для расчета количества рабочих часов функцию необходимо записать следующим образом:
=РАБ_ЧАС(A1;B1)
в результате получим число «0,375», что будет равно 9 часам. Чтобы это число отображалось в привычном временном виде(9:00), необходимо выделить ячейку с функцией -правая кнопка мыши —Формат ячеек(Format cell) -вкладка Число(Number) -группа Время(Time). Выбрать там формат «37:30:55». Либо на той же вкладке выбрать группу «(все форматы)» и выбрать формат «[ч]:мм:сс»:

Чтобы исключить из подсчета время, затраченное сотрудником на обед, формулу необходимо записать в таком виде:
=РАБ_ЧАС(A1;B1;60)

Функция так же корректно рассчитает время и для ночных смен. Например, в ячейке A1 записано 21:00, а в ячейке B1 — 9:00. Чтобы рассчитать разницу в часах для таких периодов в Excel стандартно пришлось прибегать к различным трюкам. Функция РАБ_ЧАС не требует каких-либо дополнительных манипуляций — количество рабочих часов будет рассчитываться так же, как и для обычных дневных смен:
=РАБ_ЧАС(A1;B1;60)

Если же необходимо рассчитать не просто количество рабочих часов в день для одного сотрудника, а общее количество рабочих часов для сотрудника за месяц или рабочие часы сотрудников всего отдела — то в функции необходимо будет указать все ячейки начала рабочего дня и все ячейки окончания:
=РАБ_ЧАС(B2:I2;B3:I3;60)

Функция в этом случае рассчитает количество рабочих часов для каждого дня и сложит их в одну сумму

Если для каждого дня или отдельного сотрудника время обеденного перерыва может различаться, то в аргументе ОБЕД необходимо указать ссылку на ячейки, в которых записано время обеда в минутах:

Если среди ячеек встречаются ошибочные или текстовые значения — рабочие часы для периодов, содержащих такие значения не будут рассчитаны. Например, если в таблице выше для 5 декабря вместо «9:00» будет записано «9 часов», то пятое декабря будет пропущено и сумма будет не 64:00, а 56:00. Тоже самое будет, если вместо 9:00 будет значение ошибки (#Н/Д, #ЗНАЧ!, #ИМЯ?, #ЧИСЛО!, #ДЕЛ/0!, #ССЫЛКА!, #ПУСТО!, #N/A, #VALUE!, #NAME?, #NUM!, #DIV/0!, #REF!, #NULL!)

Значения могут располагаться как горизонтально(как на картинке выше), так и вертикально:

Вычисление времени в Excel может потребоваться в процессе формирования годовых отчетов, составления таблиц, в которых нужно посчитать рабочее время. Это можно сделать несколькими способами, главное, не перепутать функции во время заполнения ячеек.

Первый способ: сумма времени

Для расчета времени при помощи функции суммирования необходимо, чтобы все ячейки были корректно отформатированы. В противном случае, во время вставки формул результат будет сопровождаться ошибками.

1. Отформатируем весь диапазон заполненных данных. Для этого выделите область, в которой указаны отработанные часы, и вызовите меню форматирования. Чтобы это сделать, после выделения необходимо кликнуть правой кнопкой мыши и перейти в пункт «Формат ячеек».

1. Далее откроется окно форматирования. Во вкладке «Число» выберите «Все форматы», затем найдите в списке обозначение «[ч]:мм:сс», нажмите кнопку «ОК», чтобы все изменения были сохранены.

1. Далее посчитаем количество отработанных часов, для этого снова выделяем весь диапазон ячеек с часами и одну пустую ячейку. Затем во вкладке «Главная» находим символ «Автосумма» и нажимаем его. Чтобы ускорить процесс, сделайте нажатие комбинации клавиш «Alt+=».

1. В последней ячейке получается сумма всех часов. Дальнейшие вычисления можно проводить с учетом полученного результата.

Второй способ: определение часов через временной промежуток

Предположим, нам дано время 11 часов 45 минут, требуется узнать, сколько будет по истечении 2 часов 15 минут. Будем действовать по инструкции, чтобы получить результат.

1. Отформатируем лист, если в нем проводились предыдущие расчеты, выбираем пустое поле и вписываем в двух соседних ячейках наши часы. Затем кликаем на пустую ячейку рядом. В ней будут выполняться все расчеты.

1. Активируем пустую ячейку, переходим в строку формул, где устанавливаем знак «=» без кавычек. Нажимаем на ячейку с показателем часов на данный момент, ставим знак «+», добавляем соседнюю ячейку. Нажимаем кнопку «Enter». В итоге получится время, которое будет после определенного промежутка (в нашем случае по истечении 2 часов 15 минут).

Третий способ: пользуемся встроенными функциями

Для реализации следующего способа определения времени необходимо полностью отформатировать текущий лист. Затем заполните две ячейки временем и временным промежутком, обязательно оставьте пустую ячейку.

1. Активируем пустую ячейку на листе с внесенными числами, затем переходим в строчку формул.

1. Нажимаем на кнопку «Функция», попадаем в окошко, где необходимо «Категорию» сменить на «Полный алфавитный перечень» и отыскать среди всех аргументов значение «Сумм». Затем нажимаем кнопку «ОК».

1. Программа перебрасывает в следующее окошко. В поле «Число 1» нажимаем на ячейку с основным временем, а в поле «Число 2» на ячейку с промежуточным. Подтвердим действия нажатием на кнопку «ОК».

В результате получается число, которое будет по истечении 2-х часов 15 минут. В нашем случае это «14:00».

Если у вас остаются вопросы и непонятки, советуем изучить статью Формулы в Excel, чтобы понять принципы работы формул и легко оперировать ими.

Single simple formula to calculate the hours worked for a day shift or night shift and including lunch and all breaks in the calculation.

This tutorial will show you the simple formula that you can use for this and tell you how you can customize it to work for your situation, where you might have more breaks or fewer breaks for which to account.

(Some times in this tutorial are presented using the 24 hour clock, or military time, but that doesn’t change anything in regard to the formulas or their outcomes.)

Sections:

Magic Formula to Calculate Hours Worked

Simple Hours Worked

Day Shift Hours Worked with Breaks and Lunch

Night Shift Hours Worked with Breaks and Lunch

Notes

Magic Formula to Calculate Hours Worked

=MOD(Time_Out - Time_In,1)*24

Time_Out is when they stopped work for whatever reason.

Time_In is when they started work.

*24 is what changes the time format into a decimal format that is easier to read and can be used in mathematical calculations, such as for wages.

This simple formula is the building block for the rest of the tutorial and works for day and night shifts alike.

Using the MOD function, we are able to seamlessly calculate the number of hours and minutes worked during a day shift, night shift, or over both without the hassel of unmanageably long formulas.

This formula also lets us take breaks and lunch into account; we simply create this formula for each break from work and then subtract that from the total time between the first IN and last OUT of the day.

Everything in this tutorial will be an extension of this formula, basically just adding it again for each IN/OUT section.

Let’s start with a simple example in the next section and work our way up to the full example.

Simple Hours Worked

Note: the easiest way to perform this calculation is also the least useful in the real-world and so I won’t cover it beyond this next sentence. With simple times, you can subtract the OUT time from the IN time to get the result, such as =B1-A1 where A1 has the IN time and B1 has the OUT time. This formula breaks-down very quickly in the real world though, so it won’t be covered here; however, I felt it was important to mention it in this note.

=MOD(C2-B2,1)

C2 is the time work stoped. OUT

B2 is the time work started. IN

This returns a time like this:

Get Hours from the Time

The current format is still a time format and is not very useful for calculating how much to pay someone, among other considerations, so let’s change the time to hours.

=MOD(C2-B2,1)*24

*24 was added to the end of the formula, which multiplies the time by 24. This effectively converts the time into a decimal form.

Now:

8 hours and 30 minutes becomes 8.5

8 hours and 45 minutes becomes 8.75

Etc.

Result:

Problem: Weird Format for the Time

If you get a weird time result when you multiply the time by 24, make sure to change the formatting of the cell to General.

If the format is still set to a time or date format, it will not display correctly.

Hint: Ctrl + Shift + ~ will quickly change all selected cells to the General format.

Wage Calculation

Now that you have hours and decimals for the time someone worked, you can easily use this number to calculation wages or sum hours worked per week or month or year, etc.

Day Shift Hours Worked with Breaks and Lunch

We use one MOD function for each IN/OUT segment and subtract the breaks from the total time worked.

=(MOD(G12-B12,1)-MOD(D12-C12,1)-MOD(F12-E12,1))*24

MOD(G12-B12,1) calculates the total time that was worked, using the first time IN and last time OUT.

-MOD(D12-C12,1) calculates the time of the first break. Notice the minus sign in front of this MOD; that is because we are subtracting this break from the total time worked in the day.

-MOD(F12-E12,1) calculates the time of the second break. Notice the minus sign in front of this MOD; that is because we are subtracting this break from the total time worked in the day.

*24 this is put on at the end in order to convert the time format into an hour decimal format that is easy to view and use in calculations such as how much to pay someone. It converts something from 8:30 into 8.5 or 8:45 into 8.75, etc.

() remember to enclose all of the MOD functions together within a set of parentheses before multiplying by 24 or the result will be incorrect.

Result:

This is the basic formula.

Add or remove as many MOD() chunks as you need in order to account for all of the breaks that someone can take during the day.

Funky Formatting

If the result doesn’t look right, make sure to set the result cell’s formatting to General. You can do this from the Home tab or use the keyboard shortcut Ctrl + Shift + ~.

Night Shift Hours Worked with Breaks and Lunch

This heavenly formula is exactly the same as the one for the day shift! 

We use one MOD function for each IN/OUT segment and subtract the breaks from the total time worked.

=(MOD(G13-B13,1)-MOD(D13-C13,1)-MOD(F13-E13,1))*24

Cell references have been updated, from the day formula; in Excel I literally just copied the formula down one cell, so the only change was the automatically updating relative cell references.

MOD(G13-B13,1) calculates the total time that was worked, using the first time IN and last time OUT.

-MOD(D13-C13,1) calculates the time of the first break. Notice the minus sign in front of this MOD; that is because we are subtracting this break from the total time worked.

-MOD(F13-E13,1) calculates the time of the second break. Notice the minus sign in front of this MOD; that is because we are subtracting this break from the total time worked.

*24 this is put on at the end in order to convert the time format into an hour decimal format that is easy to view and use in calculations such as how much to pay someone. It converts something from 8:30 into 8.5 or 8:45 into 8.75, etc.

() remember to enclose all of the MOD functions together within a set of parentheses before multiplying by 24 or the result will be incorrect.

Result:

This is the basic formula.

Add or remove as many MOD() chunks as you need in order to account for all of the breaks that someone can take.

Funky Formatting

If the result doesn’t look right, make sure to set the result cell’s formatting to General. You can do this from the Home tab or use the keyboard shortcut Ctrl + Shift + ~.

Notes

There are many different ways to calculate time and hours worked in Excel, but, every single way, when used in the real world, is going to be more complicated and confusing than using the MOD function method exhibited in this tutorial. With the MOD function, everything is simple and logical and easy-to-follow. As such, I didn’t spend time showing you other methods because, in reality, you shouldn’t use any other method for the vast majority of situations.

Use the MOD function, keep the code modular, build on it as needed with required logic, and it will all work out, just give it time!

Download the workbook for this tutorial to view these examples in Excel.

Скачать пример рабочей книги

Загрузите образец книги

В этом руководстве будет показано, как рассчитать отработанное время в Excel и Google Таблицах.

Расчет часов с помощью простой формулы

Мы можем рассчитать отработанные часы, вычтя время окончания из времени начала. Информация должна быть введена в Excel в правильном формате времени, чтобы формула работала.

Формула D3-C3 даст нам процент отработанного дня, исходя из 24 часов в сутки. Чтобы получить отработанный час, нам нужно умножить это значение на 24.

Дата и время хранятся в Excel в виде чисел. Если бы мы изменили формат столбцов времени начала и окончания на приведенном выше рисунке на общий числовой формат, мы получили бы числовые эквиваленты показанного времени.

Расчет сверхурочных

Мы можем использовать те же формулы для расчета сверхурочных.

В приведенном выше примере стандартное время составляет 8 часов.

Следующая формула вычисляет нормальное время, отработанное в день.

Если сотрудник проработал более 8 часов, формула вернет максимум 8 часов.

Чтобы рассчитать сверхурочную работу, мы можем получить остаток отработанного времени, используя следующую формулу:

MOD Функция

Если время окончания раньше времени начала, это может быть связано с работой ночной смены. Чтобы решить проблему формулы, возвращающей отрицательное число, мы используем функцию МОД.

Как и в случае с простой формулой, нам нужно умножить значение, вычисленное функцией MOD, на 24, чтобы получить количество отработанных часов.

Расчет рабочего времени в недельном расписании

Мы можем использовать функции ЕСЛИ, СУММ и МАКС для расчета отработанных часов за неделю с разбивкой по обычному времени и сверхурочным часам.

Рассчитать сверхурочные

Сверхурочная работа рассчитывается, если человек работает более 40 часов в неделю.

Первая часть первого диапазона функции СУММ является абсолютной, а вторая часть — нет. Когда вы копируете эту формулу в нижнюю часть таблицы, вы заметите, что функция СУММ суммирует все отработанные часы в столбце E. По мере увеличения диапазона СУММ увеличивается количество отработанных часов. Однажды СУММ превышает 40 часов, сверхурочные часы помещаются в столбец Сверхурочные как увеличивающаяся сумма.

Рассчитать обычные часы

Обычные часы рассчитываются на основе общего количества часов и сверхурочной работы.

Мы используем функцию MAX, чтобы не получить отрицательные часы, когда сотрудник работал сверхурочно, как если бы результат был отрицательным, тогда функция MAX вернет ноль.

Расчет рабочего времени в недельном расписании по проектам

Продвигая вышеприведенный расчет еще на один шаг, мы можем разделить часы, отработанные в проекте, над которыми работал сотрудник, с помощью функции СУММЕСЛИ.

Функция СУММЕСЛИ суммирует Обычные часы в столбце F в соответствии с критериями, выбранными в столбце H — в случае приведенной выше формулы она будет искать проект ABC и суммировать Обычные часы для этого проекта.

Все приведенные выше примеры Excel работают в Google Таблицах одинаково.

Вы поможете развитию сайта, поделившись страницей с друзьями

При планировании рабочего времени сотрудников предприятия оперируют такими понятиями, как «календарное время», «табельное», «максимально возможное», «явочное», «фактическое».

Баланс рабочего времени – это таблица, в которой отражено распределение календарных дней /часов, их использование работниками фирмы. С помощью документа контролируются временные потери рабочих часов, определяется численный состав. Данный учет можно вести в Excel как показано ниже на примере.

Составляющие баланса рабочего времени

Данный анализ содержит ожидаемые показатели и фактическое использование рабочего времени. Единицы измерения – человеко-дни / человеко-часы.

Элементы анализа:

• календарный фонд = количеству дней в году;
• номинальный (табельный) = все дни минус выходные и праздники;
• максимально возможный = номинальный минус дни отпуска;
• явочный = максимально возможный минус неявки;
• фактический = явочный минус простои.

Такой отчет составляется ежемесячно для каждого структурного подразделения. Впоследствии плановое время сравнивается с фактическим временем. Показатели анализируются в абсолютных величинах и в коэффициентах:

• факт. время /макс. возможное;
• неявки /табельное или макс. возможное;
• явочн. /макс. возможное.

Таким образом, основная задача баланса:

1. Повышение эффективности использования фонда рабочего времени.
2. Определение плановой численности специалистов.



Расчет баланса рабочего времени

Допустим, предприятие уже существует. Есть штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени за прошлые периоды. Необходимо рассчитать:

• номинальный фонд рабочих часов;
• часы, приходящиеся на отпуск;
• максимально возможный фонд;
• явочный плановый фонд.

«Шапка» учебного баланса выглядит следующим образом:

1. Табельные значения берутся из графика работ конкретного специалиста. Например, в декабре 2015 г 31 календарный день. Отнимаем праздники – получаем 28. Сорокачасовая рабочая неделя, пятидневка – 20 рабочих дней или 160 рабочих часов.
2. Количество «отпускных» дней берется из графика отпусков. Если у работника на анализируемый период запланирован отпуск, то для расчета максимально количества рабочих часов из табельных значений отнимаются плановые отпуска.
3. Плановый отпуск сопоставляется с рабочими днями по графику. В таблице отражаются дни и часы, приходящиеся на рабочие смены.
4. Чтобы рассчитать явочное время, необходимо спрогнозировать неявочные дни. Максимально точно это сделать невозможно. Поэтому возьмем средний процент неявок за предыдущий квартал. Полученное значение вычтем из максимально возможного фонда. Результат – плановый явочный фонд.

Сделаем прогноз количества рабочих часов на условный месяц.

В столбце «Максимально возможное время» расчет производится автоматически. Вводим формулу: = F4 – H4 (табельные значения минус плановый отпуск). Для дней и часов соответственно.

Для расчета не явочных часов нужны средние показатели неявок. Удобнее всего, если учет времени тоже ведется в Excel. Ежемесячно подсчитываются «явки» и «неявки» по каждому сотруднику.

Тогда при составлении баланса на новый период можно в графу «Явочное время» ввести формулу со ссылкой на «Учет раб.вр.» за предыдущие 3 месяца.

Например, такую: =J4-((‘Учет раб.вр. Март’!B3+’Учет раб.вр. Апрель’!B3+’Учет раб.вр. Май’!B3)/3). Или с использованием функции СРЗНАЧ: =K4-(СРЗНАЧ(‘Учет раб.вр. Март’!C3;’Учет раб.вр. Апрель’!C3;’Учет раб.вр. Май’!C3)).

По такому же алгоритму заполняются данные по всем сотрудникам и подразделениями. Формулы копируются на весь столбец.

Впоследствии на основе баланса можно составлять аналитическую таблицу для сравнения плановых и фактических показателей.

Баланс времени одного среднесписочного рабочего

На одного человека составляют балансы, как правило, на промышленных предприятиях.

Этапы составления:

1. Определение количества рабочих дней. От числа календарных дней отнимаются праздники и выходные, неявки на работу по уважительным причинам, простои (если они заняли целый день).
2. Расчет продолжительности трудового дня. От номинальной продолжительности отнимаются установленные законодательством временных потерь (для кормящих матерей, для работающих в тяжелых условиях и т.д.).
3. Расчет эффективного фонда времени одного среднесписочного рабочего.

Внесем показатели и известные величины в таблицу Excel:

Все остальные числовые значения по показателям найдем с помощью формул:

1. Нерабочие дни (строка 2): праздничные + выходные (=C4+C5).
2. Номинальный фонд (строка 3): календарные дни – нерабочие (=C2-C3).
3. Неявочные дни (строка 4): сумма всех дней, пропущенных по уважительным и неуважительным причинам (=СУММ(C9:C15)).
4. Явочные дни (строка 5): номинальный фонд– неявки (=C6-C7).
5. Временные потери (строка 7): сумма всех «сокращений» трудового дня, связанных с праздниками и льготными условиями труда (=СУММ(C20:C24)).
6. Средняя продолжительность рабочего дня (строка 8): среднеарифметическая величина, взвешенная с учетом установленной государством продолжительности рабочей смены. Формула: =(C17*(C17*C16)+5*C18)/((C17*C16)+C18)).

Разделим по «математическим» действиям:

1. Сначала найдем бюджет рабочего времени: продолжительность смены * явочные дни.
2. При пятидневной рабочей неделе в числителе: установленная продолжительность смены * бюджет раб. час + 5 * временные потери.
3. В знаменателе: сумма бюджета и потерь.

Полезный фонд (строка 9): бюджет рабочего времени (продолжительность раб. дня * явочный фонд) – временные потери. Формула: =(C17*C16)-C18.

Результат расчетов:

Фактический и нормативный балансы рабочего времени

Расширяем таблицу с нормативным балансом – добавляем столбец с фактически использованным рабочим временем за период и с отклонениями.

Скачать баланс рабочего времени
Скачать табель учета рабочего времени

Вносим фактические значения. Отклонения находим с помощью формул. Анализ готов.