Расчет остатка отпуска excel

Правильный расчет отпускных волнует бухгалтеров, кадровиков (больше – даты и сроки) и самих работников. С помощью средств Excel некоторые расчетные операции можно автоматизировать. Рассмотрим варианты создания простых программок.

Расчет количества дней отпуска

Составим программку для контроля количества положенных работнику дней отпуска. Государственные праздники не входят в отпускные периоды. Поэтому сначала сделаем таблицу в Excel с государственными праздниками.

Чтобы преобразовать текстовый формат в числовой, используем функцию ДАТАЗНАЧ.

Формула объединяет значения ячеек В3, С3 и результат функции ГОД. Чтобы показать даты праздников в прошлом году, ставим «-1». В будущем году – «+1». Для столбца на 2018 год – «+2».

На 2-м листе сделаем табличку для расчета количества дней, положенных к отпуску.

Это первый блок таблицы. Во втором блоке покажем общий стаж, сколько дней отработано за период и сколько дней отпуска положено работнику. Шапка блока:

Чтобы автоматически устанавливалась текущая дата, используется функция СЕГОДНЯ.

Для расчета общего стажа на текущую дату применяем формулу:

Количество отработанных дней – разница между текущей датой и датой приема (=D$3-C4).

Чтобы найти, сколько дней отпуска наработано на текущую дату, используем следующую формулу:

Размножаем формулы на весь столбец.

Третий блок – найдем расчетный период для количества дней отпуска за первый год. Начало периода – ссылка на ячейку с датой приема на работу. Конец периода находим по формуле: =ДАТАМЕС(G4;12)-1, где G4 – начало расчетного периода.

Четвертый блок – данные по отпускам за период. Количество дней отпуска и начальную дату проставляем вручную. Делаем вспомогательный столбец для расчета конечной даты отпуска с учетом праздников. Формула:

Excel прибавляет к начальной дате отпуска количество дней за минусом 1. Затем проверяет наличие праздничных дат в диапазоне. Если таковые имеются, прибавляет их число к количеству отпускных дней.

Формула для расчета конечной даты отпуска:

Общее число отгулянных дней нашли по формуле: =ЕСЛИ(ИЛИ(I4=»»;J4=»»);0;I4+I5).

По такому же алгоритму формируем данные для второго, третьего и последующих лет работы. В конце таблички можно дать итоговый столбец, где будет рассчитываться количество оставшихся для отпуска дней.



Как рассчитать отпускные за год в Excel

Схема расчета отпускных выглядит так:

1. Найти сумму заработной платы за год, предшествующий отпуску. Сюда входят только те платежи, которые предусмотрены по контракту. Не учитываются разовые премии, оплата больничного листа, материальная помощь и т.п.
2. Рассчитать среднемесячный заработок. Для этого сумму годовой зарплаты делим на 12.
3. Рассчитать средний дневной заработок. Необходимо разделить среднемесячную зарплату на среднее число календарных дней в месяце (29,3).
4. Средний дневной заработок умножить на количество дней отпуска.

Тимохин И.И. идет в отпуск с 01.02.2016 на 14 дней. Ежемесячный оклад согласно контракту – 20 000 рублей. Предусмотрена надбавка в размере 1 500 рублей ежемесячно и премия 20%.

Расчетный период – с 01.02.2015 по 31.01.2016 гг.

Данные о зарплате работника за период, предшествующий отпуску:

Месяц, оклад, надбавка (процент), данные по больничному листу и материальной помощи вносятся вручную (светло голубые ячейки). Количество дополнительных выплат может быть любым (в зависимости от особенностей предприятия).

Таблица данных о зарплате имеет следующие столбцы для расчетов:

Формулы, которые были использованы для введения данных о зарплате:

• количество рабочих дней (В3):
• надбавка (D3): =C3*$D$1
• фактически отработанное время (Е3) :=ЕСЛИ(I3>0;B3-ЧИСТРАБДНИ(G3;H3);B3)
• премия (F3):=ЕСЛИ(B3=E3;C3*20%;(C3/30,5*E3)*20%)
• число дней, когда человек был на больничном (I3)=ЕСЛИ(ИЛИ(G3=»»;H3=»»);»»;(H3-G3)+1)
• итого начислено (L3) : =ЕСЛИ(J3<=0;C3+D3+F3+J3+K3;(C3/30,5*E3)+D3+F3+J3+K3)

На отдельном листе делаем еще одну табличку «Производственный календарь» с праздниками в каждом месяце:

На отдельном листе делаем табличку для расчета отпускных:

Формула для ячейки С2: =зарплата!L3-зарплата!K3-зарплата!J3. В расчет отпускных не входят все дополнительные выплаты. Если они будут в таблице с начислениями, то впоследствии их можно извлечь из конечной цифры.

Входят ли отпускные в расчет отпускных? Нет. Оплата предыдущего отпуска в новый расчет не включается.

По закону расчетный период считается в календарных днях. Если человек отработал месяц согласно графику (без выходных, командировок и т.п.), то этот месяц полностью включается в период.

Для подсчета полных месяцев(C19):

А так же сумма отработанных дней в неполных месяцах(C20):

Обратите внимание! Формулы в ячейках C19 и C20 выполняются в массиве для этого после их ввода следует нажимать комбинацию клавиш CTRL+SHIFT+Enter.

Делаем дополнительную табличку:

Формула для расчета количества дней: =29,3*$H$14+29,3/30*$G$6.

Формулы для расчета средней заработной платы и отпускных:

Точно так же рассчитываются отпускные при увольнении в Excel и компенсации за неиспользованный отпуск.

Чтобы рассчитать отпускные по уходу за ребенком в Excel, нужно выполнить следующие операции:

1. Найти средний заработок за два предшествующих отпуску календарных года.
2. Полученную величину разделить на количество календарных дней расчетного периода.
3. Средний дневной заработок умножить на 30,4 и на 40%.

Материалы:

• Скачать расчет среднего заработка для отпускных;
• Скачать пример расчета количества дней отпуска.

Для применения алгоритма подойдут приведенные выше таблицы и формулы.

Как пользоваться калькулятором отпускных дней

Пользоваться калькулятором достаточно просто. Расчет сделан в привычной для многих программе Excel.

Все что нужно для расчета отпуска — это:

1. Указать дату трудоустройства;
2. Отметить свои предыдущие дни отпуска.

Excel автоматически рассчитает количество начисленного и отгуленного отпуска, а также покажет сколько еще положено отпускных дней на текущую дату.

Вы можете просто скачать файл (разобраться в нем не составит труда) или дочитать статью до конца и понять как его сделать самостоятельно.

Как сделать калькулятор самостоятельно

Для начала надо вспомнить дату трудоустройства. Ее можно найти в трудовой книжке или спросить в бухгалтерии.

Далее нам потребуется текущая дата. Чтобы не указывать ее каждый раз при открытии файла, можно воспользоваться формулой =СЕГОДНЯ().

Теперь посчитаем количество отпускных дней с начала трудоустройства. Так как в год нам положено 28 календарных дней, то посчитаем количество отработанных дней поделим на 365. Для этого введем следующую формулу =ОКРУГЛ((C4-C3)/365*28;0). Я дополнительно округлил полученное число до целых.

Дальше самое сложное — это вспомнить сколько дней уже было отгулено. Для этого я сделал «умную» таблицу Журнал отпусков, в которой будем отмечать все наши отпуска. В этой таблице необходимо заполнять начало и конец отпуска. Календарные дни почитаются автоматически по формуле =[@Конец]-[@Начало]+1.

Если в отпуск вошли праздничные дни, то их нужно исключить, так как они не учитываются при расчете отпускных дней. Отметьте их количество в столбце Праздничные дни. Количество отгуленных дней необходимо посчитать по следующей формуле =[@[Календарные дни]]-[@[Праздничные дни]].

Складываем все отгуленные дни. В ячейке C6 используем для этого такую формулу: =СУММ(Журнал[Отгуленные дни]).

Осталось в ячейке C8 вычесть из общего количества начисленного отпуска сумму отгуленного отпуска по формуле =C5-C6. Вот и все, мы посчитали количество оставшегося отпуска на текущую дату. Теперь вы всегда будете знать сколько отпуска вам осталось. При открытие файла, Excel автоматически будет обновлять все данные.

Автор: ©  weros  2011-2022 (fvr@front.ru) 
Версия программы: 3.061 
Актуальная Версия программы: 3.061 от 13.11.2022

 Изменения в данной версии программы 3.061 by Weros © 13.11.2022: 
1. Добавлены дополнительные пояснения по порядку ввода исходных данных на листе «Точный расчет стажа на отпуск».

 Изменения в версии программы 3.06 by Weros © 04.10.2021: 
1. Добавлена подсветка заполненных строк для суммирования периодов в калькуляторе стажа в первой таблице листа «Точный расчет стажа на отпуск».    
2. На втором листе «Основной — 28 к.д.» убрал из  ячейки L5 (графы L, строки 5) текст «к.д.», который при заполнении этой графы мешался неверными подсказками и при их вводе приводил к ошибкам результата.    
3. Наложены ограничения на ввод текста в графе L на листах 2-4. 

 Изменения в версии программы 3.05-Fix by Weros © 03.06.2021: 
1. Исправлены ошибки обработки результата во всех рабочих таблицах (листах) программы 

 Изменения в версии программы 3.05 by Weros © 16.01.2016:
1. Исправлены баги расчета периода (округления до полного месяца) на всех листах (таблицах) для февраля  2.02.2011-29.02.2012 (1-0-28), было 1-1-0; 
и аналогично — для других месяцев со 2-го числа — с 30 днями 0-0-29, с 31 днем — 0-0-30.

Основные возможности программы: 
1. Позволяет рассчитать количество календарных дней отпуска на конкретную дату точно (при помощи Листа 1) или упрощенно при использовании Листов: 2-го (Основной — 28 к.д.), 3-го (Доп.отпуск-к.д.), 4-го (Основной +Доп.Отпуска), как при увольнении (для компенсации или удержания), так и для учета остатков отпусков при составлении графика отпусков на новый год. 

2. Позволяет выбрать способ введения данных: 28/12 или 2,33 

3. При использовании Листа 1 (Точный расчет стажа на отпуск) позволяет: 
— определить даты периода работы (рабочего года); 
— автоматически сформировать таблицу периодов, не включаемых в стаж на отпуск (для проверки); 
— определить остатки неиспользованного отпуска (автоматически) с привязкой к рабочим годам. 

Применение: 
Первый лист (Точный расчет стажа на отпуск) 
Дает возможность ввода размера (в календарных днях) установленного ежегодного отпуска в рабочем году. 

^{Рис. 1}

При использовании Листа 1 (Точный расчет стажа на отпуск): 
Исходные данные: 
— начальные и конечные даты периодов, включаемых в стаж на отпуск (ст. 121 ТК РФ); 
— установленная продолжительность ежегодного отпуска; 
— количество дней использованных отпусков. 

Дополнительные возможности программы:

• Автономный калькулятор (Рис. 2) (отдельный расчет продолжительности) периода(дов), не включаемого(мых) в стаж (в календарных днях и в годах-месяцах-днях) — вычисляет сама программа по исходным данным включаемых периодов, ранее введенных последовательно в таблицу выше (Рис. 1).

^{Рис. 2}

• Определение дат периода работы (рабочего года) и остатков неиспользованного отпуска (Рис. 3)

^{Рис. 3}

• Вспомогательный инструментарий ( 8 таблиц на первом листе «Точный Расчет») для практикующих сдвиг периода (Рис. 4):

• Табл. 0. Ручной калькулятор невключаемых периодов
• Табл. 1-2. Сдвиг по периоду в календарных днях (от даты вперед и назад)
• Табл. 3-4. Сдвиг по периоду в годах-месяцах-днях (от даты вперед и назад)
• Табл. 5. Поиск конечной даты периода (если известны начальная дата и продолжительность периода в годах-месяцах-днях)
• Табл. 6. Поиск начальной даты периода (если известны конечная дата и продолжительность периода в годах-месяцах-днях)
• Табл. 7. Сдвиг по периоду в годах-месяцах-днях (Иногда считает правильно)

^{Рис. 4}

• Раздел Личной карточки работника для ручной записи данных и необходимых пометок и пояснений (Рис. 5) :

^{Рис. 5}

Использовании Листов 2 — 4 программы :

Если периоды, дающие право на основной и дополнительный отпуск не совпадают, каждый отпуск может рассчитываться по отдельности, используя свой стаж и свою продолжительность. 

При использовании Листов: 2-го (Основной — 28 к.д.), 3-го (Доп.отпуск-к.д.), 4-го (Основной +Доп.Отпуска): 

Позволяет выбрать метод расчета: официальный ([28 к.д. за год или др. {n/12}]/12 мес. за полный м-ц по Правилам…) или «справедливый», не предусмотренный действующим законодательством (0,083 к.д. или др.{n/(365-n)} отпуска за 1 к.д. периода. 

Применение: 
Второй лист (Основной — 28 к.д.) 
Применяется для расчетов компенсации за неиспользованный (основной ежегодный оплачиваемый в 28 календарных дней) отпуск при увольнении. 

Применение: 
Третий лист (Доп.отпуск- к.д.) 
Применяется для расчетов по дополнительному отпуску, когда периоды, дающие право на основной и дополнительный отпуск не совпадают. 
Каждый отпуск может рассчитываться по отдельности, используя свой стаж и свою продолжительность. 

Применение: 
Четвертый лист (Основной +Доп. Отпуска) 
Применяется для расчетов по основному и дополнительному отпускам, когда периоды, дающие право на них совпадают. 
Или в противном случае — каждый отпуск может рассчитываться по отдельности, используя свой стаж и свою продолжительность. 

На других листах программы (НПА, Справка) имеется: 
История версий программы, Справка с инструкцией, ограничениями и нормативным обоснованием. 
Извлечения из нормативно-правовых актов, дающих правовое обоснование алгоритма программы. 

Первые версии   программы  (по v. 2.01_500 от 21.11.2007 включительно) были опубликованы и распространялись бесплатно на форуме сайта www.kadrovik.ru до 30.06.2010. Позже данная тема удалена администрацией сайта, да и сам сайт прекратил свое существование.

Программа  поддерживается разработчиком. 
Ответы на возникающие вопросы по ее использованию ищем в Справке  программы. Если не находим ответа, задаем вопросы — готов ответить.

Предложения по совершенствованию и критические замечания приветствуются. 

При использовании Обратной связи, пожалуйста, указывайте номер по порядку или название программы, которая Вас заинтересовала.

Марина, Москва29.06.2021

Получила огромное удовольствие от работы и общения с Сергеем!
Сергей – профессионал высочайшего класса.
Наша Компания обращалась к Сергею уже несколько раз с разными задачами, и каждый раз наши заявки были выполнены самым лучшим образом.
Сергей очень внимательно выслушивает Заказчика, вникает в задачу и  четко, и оперативно реагирует.
Мало того, что учитывает все пожелания Заказчика, но еще и предлагает оптимальные решения поставленных задач.

В итоге мы получили несколько таблиц, совершенно разных по содержанию и функционалу.
И каждая из них устраивает нас на 200%!
От себя лично еще добавлю – реально легко и с удовольствием теперь вношу все данные и веду необходимые отчеты.

Сергей, спасибо Вам огромное за Вашу работу!
Обязательно будет обращаться еще )))).
Вам – удачи, развития и процветания бизнесу!
А всем читающим – искренне рекомендую обращаться к Сергею.

Алексей, Нижний Новгород20.09.2020

Добрый вечер! Начну с главного. В нашей «сложной» жизни с её многозадачностью и ответственностью, ценю простоту и самостоятельность выполнения поставленных задач. Сайт Excel-help попал в самую точку, с выполнением моей задачи.
Просто, доступно, надёжно.
Спасибо! Всем рекомендую.

Екатерина, Санкт-Петербург24.08.2020

Добрый день!
Я обратилась в Excel-help уже потеряв надежду на помощь. До них 4 специалиста не смогли помочь в казалось бы не очень уж и сложном задании. Ребята помогли и очень оперативно, не смотря на разницу во времени между нами, всегда были на связи. Все грамотно, четко и без лишней воды. Цена и качество полностью соответствуют. Рекомендую.

Статья для тех, кто еще не использует системы учёта отпускных/отгулов сотрудников.

До того как мы наняли менеджера по персоналу и начали использовать 1С, я вел учёт нерабочих дней команды именно в такой таблице.

Давайте поговорим про таблицу детальнее. Она кстати рассчитана до конца 2021 года!

Зачем она нужна?

Теперь разберем основные вкладки таблицы и их детали.

Вкладка «Меню».

В этой вкладке есть выжимка по всем сотрудникам — я сразу вижу кол-во оставшихся дней у каждого.

Колонки «Позиция» и «ФИО» — для идентификации сотрудника.
Колонка «Дата старта» — это дата трудоустройства. Нужна для того, чтобы считать кол-во доступных дней отпуска.
Остальные колонки не нуждаются в объяснении — использовано/осталось.

Все данные в эту таблицу тянутся из других вкладок, где и происходит основная настройка каждого сотрудника.

Вкладка «ФИО сотрудника»

Для каждого сотрудника создается отдельная вкладка(см. вкладки на след. скрине).

На этой вкладке есть 2 основных блока:

Несколько особенностей списка месяцев/дней:

Как пользоваться?

После заполнения всей этой информации, формулы в таблице всё делают за тебя — они сами посчитают остатки дней и выведут результат.

После внесения всей информации, можно результат посмотреть в блоке сводной информации(см. скрин ниже).

В этом блоке сразу видно сколько было использовано Day-off и сколько отпускных.

Если остатки дошли до нуля, то ты аргументированно сможешь отказать в отпуске/дейоффе или договориться про отработку. Если сотрудник все равно уйдет в отпуск/дейофф, то значение в таблице будет с минусом.

Как добавить нового сотрудника?

Для добавления нового сотрудника необходимо выполнить несколько простых шагов:

Как изменить кол-во месяцев, после которых доступен отпуск сотруднику(6 месяцев)?

В ячейке «J10» у каждого сотрудника есть формула, в которой необходимо изменить один параметр.

Формула выглядит так: «=IF(DATEDIF(J5; TODAY(); «M») < 6;0;(DATEDIF(J5; TODAY(); «M»)*2)-J9)»

Выделил в формуле жирным «6», которую необходимо заменить на подходящее тебе кол-во месяцев.

Эту таблицу можно дорабатывать еще много, она несовершенна. Мою задачу она выполняла на 100%!

Ссылку на таблицу можно найти в моем Telegram канале. Ты сможешь ее скопировать себе и сразу начать работать.

Пишите в комментариях свои способы отслеживания выходных дней ⬇