Документ по форме Т-61 заполняется при увольнении сотрудника. В него входит несколько разделов, основным из которых является тот, что включает в себя информацию о зарплате и прочих расчетных средствах, причитающихся работнику при расторжении трудового договора.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк записки-расчёта при увольнении по форме Т-61 .xlsСкачать образец записки-расчёта при увольнении по форме Т-61 .xls
Кто заполняет форму Т-61
Функции по заполнению записки-расчета по форме Т-61 возлагаются сразу на двух специалистов: кадровика и бухгалтера. Сотрудник кадрового отдела должен заполнить графы, расположенные в первой части бланка и касающиеся основных сведений об увольняющемся: Бухгалтер оформляет те пункты, которые относятся к финансовой составляющей данного документа.
Основания для заполнения записки-расчета Т-61
Документы, на которые опираются специалисты, заполняющие форму Т-61 – это трудовой договор, а также расчетные и платежные документы, содержащие всю информацию по заработной плате работника, а также по всем надбавкам, премиям и прочим выплатам.
Часть 1. Информация о работнике
- Первая часть записки-расчета по форме Т-61 заполняется кадровиком и включает в себя информацию о компании, в которой работал сотрудник, с ее полным наименованием и обязательным указанием организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО). Здесь же нужно проставить дату составления и номер документа по внутреннему документообороту.
- Далее нужно вписать сведения, касающиеся лично работника, то есть его ФИО, должность, структурное подразделение или отдел в котором он работал, а также табельный номер, присвоенный ему при устройстве на работу.
- Затем следует внести в бланк дату прекращения трудового договора и основание, по которому был уволен сотрудник (эти данные должны соответствовать приказу руководителя организации, а также записи в трудовой книжке работника).
- Последняя часть в данном разделе касается отпускных периодов, а именно количества дней оставшегося неиспользованного отпуска и, если был факт использования отпуска «авансом», фиксация количества «лишних» отпускных дней. Во втором случае сумма, выплаченная сотруднику за ранее предоставленный «авансом» отпуск, вычитается из окончательных расчетов.
- В качестве завершения на данном этапе нужно поставить в этой части дату заполнения документа и подпись кадрового специалиста.
Часть 2. Расчет оплаты отпуска
Этот раздел заполняет сотрудник отдела бухгалтерии.
Чтобы подсчитать компенсацию по неизрасходованным отпускным дням, необходимо внести нужную информацию во все колонки этого раздела по нижеприведенному алгоритму.
Далее идёт номер столбца цифрой и описание к нему.
- — сюда вписывается год (необходим для вычисления среднемесячной зарплаты работника);
- — здесь указываются месяцы (до даты увольнения);
- — тут нужно написать доход работника за каждый из учтенных месяцев;
- — количество дней (по календарю) в периоде, взятом за расчетный;
- — оформляется только при часовой оплате труда работника;
- — здесь указывается подсчитанный размер среднедневной оплаты труда;
- — количество отпускных дней, которые были взяты авансом;
- — неизрасходованные отпускные дни;
- — конечная денежная сумма, причитающаяся к выплате сотруднику за указанное количество неиспользованных дней отпуска. Расчет производится следующим образом: (из данных столбца 8 нужно вычесть данные столбца 7) умножить полученный результат на данные из столбца 6.
- — размер начисляемой и выплачиваемой сотруднику з/п;
- — размер начисленных отпускных (из столбца 9);
- — прочие начисления, полагающиеся сотруднику (премии и т.п.);
- — итоговая сумма по всем начислениям;
- — размер подоходного налога, удерживаемого с итоговых начислений;
- — прочие виды удержаний;
- — общий размер удержаний с начисленной сотруднику конечной суммы расчетных выплат;
- — здесь вписываются все долги, оставшиеся у предприятия перед увольняющимся;
- — сюда вписывается задолженность сотрудника перед компанией;
- — итоговый размер суммы, который будет выдан работнику при увольнении. Формула расчета проста: столбец 13 минус столбец 16 плюс столбец 17 и столбец 18.
Часть 3. Расчет причитающихся сотруднику выплат
Здесь также все нужно заполнять поэтапно с учетом всех сведений из платежных и расчетных документов. В графы с 10 по 19 вносятся данные по расчету суммы, которую должны выплатить сотруднику.
Внимание! Вносить окончательную сумму выплат, полагающихся сотруднику при увольнении, нужно в конце формы Т-61 обязательно как в числовом виде, так и прописью. Сюда же нужно вписывать данные платежной ведомости, служащей обоснованием выдачи наличных средств из кассы организации.
После оформления последнего раздела бухгалтер, заполнивший документ, должен в обязательном порядке поставить под ним свою подпись с расшифровкой и дату заполнения.
После всей вышеописанной процедуры оформления записки-расчета Т-61 в трудовую книжку работника обязательно нужно внести соответствующую запись о расторжении трудового договора. Для грамотного ведения кадрового учета необходимую отметку нужно поставить и в личную карточку уволившегося сотрудника.
Правильный расчет отпускных волнует бухгалтеров, кадровиков (больше – даты и сроки) и самих работников. С помощью средств Excel некоторые расчетные операции можно автоматизировать. Рассмотрим варианты создания простых программок.
Расчет количества дней отпуска
Составим программку для контроля количества положенных работнику дней отпуска. Государственные праздники не входят в отпускные периоды. Поэтому сначала сделаем таблицу в Excel с государственными праздниками.
Чтобы преобразовать текстовый формат в числовой, используем функцию ДАТАЗНАЧ.
Формула объединяет значения ячеек В3, С3 и результат функции ГОД. Чтобы показать даты праздников в прошлом году, ставим «-1». В будущем году – «+1». Для столбца на 2018 год – «+2».
На 2-м листе сделаем табличку для расчета количества дней, положенных к отпуску.
Это первый блок таблицы. Во втором блоке покажем общий стаж, сколько дней отработано за период и сколько дней отпуска положено работнику. Шапка блока:
Чтобы автоматически устанавливалась текущая дата, используется функция СЕГОДНЯ.
Для расчета общего стажа на текущую дату применяем формулу:
Количество отработанных дней – разница между текущей датой и датой приема (=D$3-C4).
Чтобы найти, сколько дней отпуска наработано на текущую дату, используем следующую формулу:
Размножаем формулы на весь столбец.
Третий блок – найдем расчетный период для количества дней отпуска за первый год. Начало периода – ссылка на ячейку с датой приема на работу. Конец периода находим по формуле: =ДАТАМЕС(G4;12)-1, где G4 – начало расчетного периода.
Четвертый блок – данные по отпускам за период. Количество дней отпуска и начальную дату проставляем вручную. Делаем вспомогательный столбец для расчета конечной даты отпуска с учетом праздников. Формула:
Excel прибавляет к начальной дате отпуска количество дней за минусом 1. Затем проверяет наличие праздничных дат в диапазоне. Если таковые имеются, прибавляет их число к количеству отпускных дней.
Формула для расчета конечной даты отпуска:
Общее число отгулянных дней нашли по формуле: =ЕСЛИ(ИЛИ(I4=»»;J4=»»);0;I4+I5).
По такому же алгоритму формируем данные для второго, третьего и последующих лет работы. В конце таблички можно дать итоговый столбец, где будет рассчитываться количество оставшихся для отпуска дней.
Как рассчитать отпускные за год в Excel
Схема расчета отпускных выглядит так:
- Найти сумму заработной платы за год, предшествующий отпуску. Сюда входят только те платежи, которые предусмотрены по контракту. Не учитываются разовые премии, оплата больничного листа, материальная помощь и т.п.
- Рассчитать среднемесячный заработок. Для этого сумму годовой зарплаты делим на 12.
- Рассчитать средний дневной заработок. Необходимо разделить среднемесячную зарплату на среднее число календарных дней в месяце (29,3).
- Средний дневной заработок умножить на количество дней отпуска.
Тимохин И.И. идет в отпуск с 01.02.2016 на 14 дней. Ежемесячный оклад согласно контракту – 20 000 рублей. Предусмотрена надбавка в размере 1 500 рублей ежемесячно и премия 20%.
Расчетный период – с 01.02.2015 по 31.01.2016 гг.
Данные о зарплате работника за период, предшествующий отпуску:
Месяц, оклад, надбавка (процент), данные по больничному листу и материальной помощи вносятся вручную (светло голубые ячейки). Количество дополнительных выплат может быть любым (в зависимости от особенностей предприятия).
Таблица данных о зарплате имеет следующие столбцы для расчетов:
Формулы, которые были использованы для введения данных о зарплате:
- количество рабочих дней (В3):
- надбавка (D3): =C3*$D$1
- фактически отработанное время (Е3) :=ЕСЛИ(I3>0;B3-ЧИСТРАБДНИ(G3;H3);B3)
- премия (F3):=ЕСЛИ(B3=E3;C3*20%;(C3/30,5*E3)*20%)
- число дней, когда человек был на больничном (I3)=ЕСЛИ(ИЛИ(G3=»»;H3=»»);»»;(H3-G3)+1)
- итого начислено (L3) : =ЕСЛИ(J3<=0;C3+D3+F3+J3+K3;(C3/30,5*E3)+D3+F3+J3+K3)
На отдельном листе делаем еще одну табличку «Производственный календарь» с праздниками в каждом месяце:
На отдельном листе делаем табличку для расчета отпускных:
Формула для ячейки С2: =зарплата!L3-зарплата!K3-зарплата!J3. В расчет отпускных не входят все дополнительные выплаты. Если они будут в таблице с начислениями, то впоследствии их можно извлечь из конечной цифры.
Входят ли отпускные в расчет отпускных? Нет. Оплата предыдущего отпуска в новый расчет не включается.
По закону расчетный период считается в календарных днях. Если человек отработал месяц согласно графику (без выходных, командировок и т.п.), то этот месяц полностью включается в период.
Для подсчета полных месяцев(C19):
А так же сумма отработанных дней в неполных месяцах(C20):
Обратите внимание! Формулы в ячейках C19 и C20 выполняются в массиве для этого после их ввода следует нажимать комбинацию клавиш CTRL+SHIFT+Enter.
Делаем дополнительную табличку:
Формула для расчета количества дней: =29,3*$H$14+29,3/30*$G$6.
Формулы для расчета средней заработной платы и отпускных:
Точно так же рассчитываются отпускные при увольнении в Excel и компенсации за неиспользованный отпуск.
Чтобы рассчитать отпускные по уходу за ребенком в Excel, нужно выполнить следующие операции:
- Найти средний заработок за два предшествующих отпуску календарных года.
- Полученную величину разделить на количество календарных дней расчетного периода.
- Средний дневной заработок умножить на 30,4 и на 40%.
Материалы:
- Скачать расчет среднего заработка для отпускных;
- Скачать пример расчета количества дней отпуска.
Для применения алгоритма подойдут приведенные выше таблицы и формулы.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Унифицированная форма N Т-61
См. данную форму в MS-Excel.
Утверждена
Постановлением
Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
┌───────┐
│ Код │
├───────┤
Форма по ОКУД │0301052│
├───────┤
________________________________________________ по ОКПО │ │
наименование организации ┌───────┼───────┤
Трудовой договор │ номер │ │
├───────┼───────┤
│ дата │ │
└───────┴───────┘
┌─────────┬───────────┐
│ Номер │ Дата │
│документа│составления│
├─────────┼───────────┤
ЗАПИСКА-РАСЧЕТ └─────────┴───────────┘
при прекращении (расторжении)
трудового договора с работником (увольнении)
┌───────────────┐
│Табельный номер│
├───────────────┤
│ │
─────────────────────────────────────────────────┴───────────────┘
фамилия, имя, отчество
__________________________________________________________________
структурное подразделение
__________________________________________________________________
должность (специальность, профессия), разряд,
класс (категория) квалификации
Трудовой договор прекращен (работник уволен) ненужное зачеркнуть
«__» ______________ 20__ г. ______________________________________
основание прекращения (расторжения)
__________________________________________________________________
трудового договора (увольнения)
приказом (распоряжением) от «__» ___________ 20__ года N _________
Использованы авансом
——————————————- дней отпуска за период
Не использованы
работы с «__» ___________ ____ г.
по «__» ___________ ____ г.
Работник кадровой службы _________ _______ _______________________
должность личная расшифровка подписи
подпись
«__» __________ 20__ г.
Оборотная сторона формы N Т-61
Унифицированная форма Т-61 используется только в одном случае — при увольнении работника. В статье мы расскажем, для чего нужна эта форма, как правильно ее заполнить и где скачать нужный бланк.
Сотрудник увольняется: производим окончательный расчет
Рассмотрим пример. Сотрудник ООО «Атмосфера» Семенов П. Н. устроился менеджером в отдел продаж 15.01.2020. В сентябре ему предложили более высокооплачиваемую работу, и 15 сентября текущего года он уволился.
Бухгалтерия произвела расчеты в связи с его увольнением: начислила зарплату за отработанные в сентябре дни и компенсацию за неиспользованный отпуск.
Для отражения начисления зарплаты в компании используют унифицированную форму Т-49 «Расчетно-платежная ведомость».
О форме Т-49 читайте в материале «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49».
А для расчета компенсации за неиспользованный отпуск следует применить форму Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Если же работник использовал отпуск авансом, то в этой форме будет сделан расчет суммы излишне выплаченных отпускных.
Как удержать у работника сумму за использованный авансом отпуск и когда это сделать нельзя, вы можете узнать в КонсультантПлюс:
Если у вас нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
В заполнении формы Т-61 принимает участие инспектор кадровой службы, который укажет на лицевой стороне бланка данные о сотруднике (Ф. И. О., должность), реквизиты приказа об увольнении и сделает отметку о том, что сотрудник не использовал весь свой отпуск (либо его часть) или брал отпуск авансом.
Заполняем расчетную часть формы Т-61
Расчетная часть формы Т-61 заполняется в бухгалтерии. При этом правила расчета компенсации за неиспользованный (или использованный авансом) отпуск действуют те же, что и для расчета обычных отпускных.
Т. е. для нашего примера в форму Т-61 в качестве расчетного периода попадут месяцы с января по август и заработок за эти месяцы.
ВАЖНО! При расчете компенсации учитываются не все выплаты, производимые в адрес работника работодателем. Полный список учитываемых в расчете доходов приведен в п. 2 положения «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. А те выплаты, которые учитывать не нужно, содержит п. 5 постановления № 922.
На основании внесенных в форму Т-61 исходных данных в ней же осуществляется расчет:
- среднего дневного заработка;
- суммы компенсации, причитающейся за дни неиспользованного отпуска или подлежащей удержанию из выплат работнику;
- итоговой суммы, полагающейся к уплате работнику с учетом начисленной ему за последний месяц работы зарплаты и налога на доходы, удерживаемого с произведенных при увольнении начислений.
И здесь же делается отметка о выплате этой итоговой суммы с расшифровкой ее величины и указанием реквизитов расходного документа.
Подробнее о нюансах расчета компенсации читайте в статье «Расчет компенсации за неиспользованный отпуск по ТК РФ».
Скачать бланк формы Т-61 можно на нашем сайте.
Скачать бланк формы Т-61
Заполненный образец формы также можно посмотреть и скачать на нашем сайте.
Скачать образец формы Т-61
Итоги
Увольняя работника, нужно рассчитаться с ним за отработанное время и неиспользованный отпуск. Расчет по неиспользованному отпуску оформляется в виде записки-расчета по унифицированной форме Т-61. В этом же документе делается расчет излишне выплаченных отпускных, если отпуск брался авансом.
Перейти к содержимому
08.01.2022
Унифицированная форма № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Является унифицированной формой первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда).
Начало действия постановления: 03.04.2004.
Скачать бланк: Записка-расчет при прекращении трудового договора (увольнении) № Т-61 в excel
Согласно информации Минфина РФ № ПЗ-10/2012 с 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Инструкции / рекомендации по заполнению форм (Выдержка из Пост. Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1):
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)(форма N Т-61)
Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.
При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.