Расчет фонда оплаты труда пример таблица excel

Основное назначение бюджета расходов на персонал — планомерное использование зарплатных средств. Составляя такой бюджет на предстоящий год, экономисты и бухгалтеры анализируют экономические показатели по всем направлениям финансово-экономической деятельности учреждения, проводят инвентаризацию основных средств, дебиторской и кредиторской задолженности, закрывают финансирование за счет выделенных субсидий на выполнение государственного задания, проверяют остатки по всем счетам, составляют план финансово-хозяйственной деятельности на очередной год. Чтобы точно и быстро определить плановые назначения по всем видам расходов, используют программу Excel. В статье рассмотрим, как с помощью этой программы специалисты организации могут планировать фонд заработной платы.

О ПЛАНИРОВАНИИ ФОНДА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

Планирование фонда заработной платы является частью плана финансово-хозяйственной деятельности. Планирование этого фонда позволяет заранее спрогнозировать и оценить предполагаемые расходы организации на трудовые ресурсы. Это особенно актуально там, где доля затрат на оплату труда составляет весомую часть в себестоимости продукции (выполнении работ, оказании услуг).

Расходы на оплату труда относят на себестоимость продукции. Чем больше затраты, тем меньше прибыль. Определение суммы фонда оплаты служит для разработки мероприятий по экономии затрат. Следовательно, у организации появляется возможность увеличить рентабельность производства.

Фонд заработной платы организации — сумма денежных средств, необходимая для оплаты труда персонала за выполнение установленного объема работ. Обычно удельный вес расходов на оплату труда в общей сумме расходов организации составляет 55 %.

К СВЕДЕНИЮ

Выплату заработной платы, отпускных, компенсаций, пособий за первые три дня временной нетрудоспособности и премий за достигнутые результаты в работе планируют по статье 211 КОСГУ.

Планирование фонда оплаты труда осуществляют с использованием метода сбора информации по всем видам начислений, исходя из фактических данных и с учетом изменений на предстоящий год.

Документы, необходимые для планирования фонда оплаты труда:

• штатное расписание;
• Положение об оплате труда;
• коллективный договор;
• Положение о порядке оплаты труда сотрудников, занятых оказанием платных услуг;
• график отпусков.

Каждая организация разрабатывает собственное Положение по оплате труда, в котором предусматривает особенности начисления заработной платы как за счет выделенных субсидий на выполнение государственного задания (КФО 4), так и за счет средств от приносящей доход деятельности (КФО 2).

Положение о премировании имеет законодательную силу, именно оно определяет, как начисляются поощрения и премии работникам.

Замечания

1. Премия — выплата стимулирующего характера, начисляемая за достигнутые результаты в работе. 

2. Премирование — метод стимулирования заинтересованности работников в результатах деятельности организации.

С работником, труд которого оплачивается за счет разных источников финансирования, должен быть соответствующим образом оформлен трудовой договор. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами.

В рамках основного трудового договора должны быть предусмотрены постоянные выплаты за счет разных источников финансирования. В договоре с сотрудниками, которые занимаются выполнением работ и оказанием услуг по предпринимательской деятельности, предусматривается ежемесячная выплата в процентном отношении от доходов, полученных от внебюджетной деятельности за предыдущий месяц.

В государственных учреждениях здравоохранения систему оплаты труда определяют с учетом следующих нормативных правовых актов:

• Постановление Правительства РФ от 05.08.2008 № 583 (в ред. от 10.12.2016) «О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных и казенных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений»;
• Приказ Минздравсоцразвития России от 29.12.2007 № 818 (в ред. от 17.09.2010) «Об утверждении Перечня видов выплат стимулирующего характера в федеральных бюджетных, автономных казенных учреждениях и разъяснения о порядке установления выплат стимулирующего характера в этих учреждениях»;
• Приказ Минздравсоцразвития России от 29.12.2007 № 822 (в ред. от 20.02.2014) «Об утверждении Перечня видов выплат компенсационного характера в федеральных бюджетных, автономных казенных учреждениях и разъяснения о порядке установления выплат компенсационного характера в этих учреждениях».

Системой оплаты труда предусмотрены следующие выплаты:

• базовый должностной оклад;
• компенсационные выплаты;
• стимулирующие выплаты.

Базовый должностной оклад (базовая ставка заработной платы) — должностной оклад работника государственного или муниципального учреждения без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Компенсационные выплаты — доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.

Стимулирующие выплаты — доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты: выплаты за интенсивность и высокие результаты работы, за качество выполняемых работ, за стаж непрерывной работы, выслугу лет, премиальные выплаты по итогам работы (за квартал, полугодие, 9 месяцев, год).

Оплата труда штатным сотрудникам по бюджетной деятельности планируется исходя из базовых должностных окладов, компенсационных и стимулирующих выплат.

ПЛАНИРОВАНИЕ И РАСЧЕТ ФОНДА ОПЛАТЫ ТРУДА В ПРОГРАММЕ EXCEL

Рассмотрим, как быстро и точно рассчитать плановые бюджетные средства на заработную плату, на примере медицинского учреждения. Для этого составим таблицу в MS Excel согласно утвержденному штатному расписанию и определим фонд заработной платы на месяц по каждому сотруднику, по структурным подразделениям и в целом по учреждению здравоохранения.

При составлении планового фонда будем учитывать следующее: если работнику присвоена квалификационная категория, его оклад умножается на повышающий коэффициент:

• высшая категория — 15 %;
• первая категория — 12 %;
• вторая категория — 10 %.

Доплата за выслугу (стаж) зависит от количества лет, проработанных в медицинском учреждении:

• от года до 3 лет — 0,05;
• от 3 до 5 лет — 0,1;
• более 5 лет — 0,15.

В учреждении здравоохранения право на надбавку за вредность в размере 5 % имеют следующие структурные подразделения:

1) лаборатория контроля биологических факторов (ЛКБФ);

2) лаборатория контроля химических факторов (ЛКХФ).

Согласно ст. 316 Трудового кодекса РФ для организаций, работающих в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностях, к заработной плате начисляется районный коэффициент. Это своего рода надбавка (компенсация) к зарплате за работу в тяжелых климатических условиях. Так как учреждение находится в регионе Урал, то на все выплаты начисляется районный коэффициент (уральские) в размере 15 %.

В сводной таблице 1 представлен фонд оплаты по бюджету по структурным подразделениям рассматриваемой организации (лист 1 Excel).

Таблица 1. Сводная таблица фонда оплаты по бюджету по структурным подразделениям (лист 1 Excel), руб.
Подразделение	Должность согласно квалификационной категории	Ф.И.О. сотрудника	Категория	Количество штатных единиц	Тарификационная ставка (оклад)	Надбавка за категорию	Надбавка за вредность (5 %)	Коэффициент за стаж работы	Надбавка за стаж	Всего месячный фонд
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11
Отдел экспертиз питания населения	Завотделом	Пинчук Н. С.	Высшая	1	9360	1404		0,15	1404	12 168
Врач	Попко Г. А.	Первая	1	8220	986		0,15	1233	10 439
Врач	Титова Г. А.	Высшая	1	8220	1233		0,15	1233	10 686
Помощник врача	Кудина Е. В.	Первая	1	6620	794		0,1	662	8076
Помощник врача	Лапин М. А.	Вторая	1	6620	662		0,1	662	7944
Помощник врача	Иванов Н. В.	Без категории	1	6620	0		0,05	331	6951
Итого по отделу	6	45 660	5080			5525	56 265
Отдел экспертиз условий воспитания и обучения	Завотделом	Деркач Л. А.	Высшая	1	9360	1404		0,15	1404	12 168
Врач	Дець Е. А.	Первая	1	8220	986		0,15	1233	10 439
Помощник врача	Шавкун Л. В.	Вторая	1	6620	662		0,10	662	7944
Помощник врача	Горева А. М.	Первая	1	6620	794		0,15	99	8407
Итого			4	30 820	3847			4292	38 959
Отдел экспертиз условий труда	Завотделом	Баркова Л. А.	Высшая	1	9360	1404		0,15	1404	12 168
Врач	Данкер И. А.	Первая	1	8220	986		0,15	1233	10 439
Врач	Мацуев С. В.	Вторая	1	8220	822		0,10	822	9864
Помощник врача	Ошанин Г. Л.	Высшая	1	6620	993		0,15	993	8606
Итого по отделу	4	32 420	4205			4452	41 077
Отдел экспертиз среды обитания и условий проживания	Завотделом	Чирок А. М.	Высшая	1	9360	1404		0,15	1404	12 168
Врач	Титова Е. В.	Первая	1	8220	986		0,15	1233	10 439
Врач	Вирко Д. А.	Вторая	1	8220	822		0,10	822	9864
Помощник врача	Сокол Е. В.	Высшая	1	6620	993		0,15	993	8606
Помощник врача	Словец Т. В.	Первая	1	6620	794		0,15	993	8407
Итого по отделу	5	39 040	5000			5445	49 485
Отдел эпидемиологических экспертиз	Завотделом	Котов С. В.	Высшая	1	9360	1404		0,10	936	11 700
Врач	Птицын Е. А.	Высшая	1	8220	1233		0,15	1233	10 686
Врач	Корф Т. С.	Первая	1	8220	986		0,05	411	9617
Врач	Козлов Ю. А.	Вторая	1	8220	822		0,15	1233	10 275
Помощник врача	Клыш Л. Н.	Высшая	1	6620	993		0,15	993	8606
Помощник врача	Ярош Л. В.	Высшая	1	6620	993		0,15	993	8606
Помощник врача	Гришин А. В.	Высшая	1	6620	993		0,15	993	8606
Помощник врача	Мухина Л. С.	Вторая	1	6620	662		0,15	993	8275
Помощник врача	Рогов Н. Ю.	Вторая	1	6620	662		0,10	662	7944
Помощник врача	Лебеева О. В.	Вторая	1	6620	662		0,05	331	7613
Итого по отделу	10	73 740	9410			8778	91 928
Отдел социальной гигиены	Завотделом	Молох Е. В.	Высшая	1	9360	1404		0,15	1404	12 168
Врач	Кузина Г. В.	Высшая	1	8220	1233		0,15	1233	10 686
Итого			2	17 580	2637			2637	22 854
ЛКХФ	Завотделом	Бридин Е. П.	Высшая	1	9360	1404	468	0,15	1404	12 636
Врач-лаборант	Попова Н. Е.	Высшая	1	8220	1233	411	0,15	1233	11 097
Врач-лаборант	Луговая Л. В.	Высшая	1	8220	1233	411	0,15	1233	11 097
Врач-лаборант	Панова С. В.	Первая	1	8220	986	411	0,15	1233	10 850
Фельдшер-лаборант	Галкина С. Г.	Высшая	1	6620	993	331	0,15	993	8937
Фельдшер-лаборант	Пигина Л. В.	Высшая	1	6620	993	331	0,15	993	8937
Фельдшер-лаборант	Волгина Т. Р.	Высшая	1	6620	993	331	0,15	993	8937
Фельдшер-лаборант	Белова О. К.	Первая	1	6620	794	331	0,10	662	8407
Фельдшер-лаборант	Иванов С. М.	Вторая	1	6620	662	331	0,10	662	8275
Фельдшер-лаборант	Деева Е. В.	Первая	1	6620	794	331	0,10	662	8407
Итого по отделу	10	73 740	10 086	3687		10 068	97 581
ЛКБФ	Завотделом	Щегол Т. Е.	Высшая	1	9360	1404	468	0,15	1404	12 636
Врач-лаборант	Чирков Н. П.	Высшая	1	8220	1233	411	0,15	1233	11 097
Врач-лаборант	Ушаков Н. А.	Высшая	1	8220	1233	411	0,15	1233	11 097
Врач-лаборант	Шишко Е. Е.	Первая	1	8220	986	411	0,10	822	10 439
Врач-лаборант	Нилина И. Г.	Первая	1	8220	986	411	0,10	822	10 439
Врач-лаборант	Лукша Г. И.	Высшая	1	8220	1233	411	0,15	1233	11 097
Фельдшер-лаборант	Кукина Н. А.	Высшая	1	6620	993	331	0,15	993	8937
Фельдшер-лаборант	Друть Л. В.	Высшая	1	6620	993	331	0,15	993	8937
Фельдшер-лаборант	Скирко М. А.	Высшая	1	6620	993	331	0,15	993	8937
Фельдшер-лаборант	Дрокин Е. М.	Первая	1	6620	794	331	0,10	662	8407
Фельдшер-лаборант	Усова С. А.	Вторая	1	6620	662	331	0,10	662	8275
Итого по отделу	11	83 560	11 511	4178		11 050	110 299
Отдел организации деятельности	Главный врач	Мишин Л. Т.	Высшая	1	14 000	2100		0,15	2100	18 200
Зам. главврача	Петров А. В.	Высшая	1	12 080	1812		0,15	1812	15 704
Главный бухгалтер	Коваль А. В.		1	11 080	0		0,15	1662	12 742
Бухгалтер	Климов С. С.		1	8200	0		0,15	1230	9430
Бухгалтер	Егорова Н. А.		1	8200	0		0,10	820	9020
Бухгалтер	Шевчук О. А.		1	8200	0		0,10	820	9020
Бухгалтер	Кучма В. В.		1	8200	0		0,15	1230	9430
Инженер	Красков Е. В.		1	8200	0		0,15	1230	9430
Юрист	Носко Д. Н.		1	8200	0		0,10	820	9020
Кадровик	Рыкова Г. А.		1	7800	0		0,15	1170	897
Итого по отделу	10	94 160	3912			12 894	110 966
Всего по учреждению			62	490 720	55 689	7865		65 141	619 415
Итого с уральским коэффициентом				15 %					712 327

Рассмотрим порядок заполнения сводной табл. 1.

В графе 1 прописываем наименования структурных подразделений, в графе 2 — должности работников согласно квалификационной категории. В зависимости от квалификационной категории в графе 6 проставляем должностные оклады (согласно правовым нормативным актам).

В графе 3 заполняем список в соответствии со штатным расписанием на предстоящий год по структурным подразделениям. Напротив каждой фамилии в графе 4 указываем категорию. От категории, присвоенной работнику, будет зависеть сумма надбавки в графе 7.

Заполняя графу 7, используем формулу: гр. 6 × 0,15 (0,12 или 0,10). В данном случае тарификационный оклад умножаем на повышающий коэффициент, установленный для данной категории. Формула в таблице Excel: =F5*0,15.

Суммы в графе 8 (надбавка за вредность — 5 %) получаются следующим образом: гр. 6 × 5 %. Формула в таблице Excel: =F43*5 %. Важный момент: эта формула применяется только в отношении лабораторий (ЛКХФ и ЛКБФ).

В графе 9 указываем коэффициенты, положенные за стаж работы, которые зависят от количества лет, проработанных в системе здравоохранения (указаны выше).

Суммы в графе 10 (надбавка за стаж) получаются по формуле: гр. 6 × гр. 9.

Формула в таблице Excel: =F5*I5.

Общую сумму месячного фонда оплаты труда (графа 11) находим следующим образом: гр. 6 + гр. 7 + гр. 8 + гр. 10.

С помощью функции «Автосумма» суммируем полученные значения, заполняем итоги по каждому подразделению и по всей организации.

Итоговую сумму по учреждению в целом умножаем на уральский коэффициент 15 %: итог графы 11 × 1,15. Получаем плановый месячный фонд оплаты в сумме 712 327 руб.

Формула в таблице Excel: =K77*1,15.

В таблице 2 приведен расчет ежегодного отпуска сотрудникам по бюджету.

Представим порядок расчета суммы отпускных на основании среднемесячной заработной платы.

Количество штатных единиц (графа 2) получаем сложением имеющихся данных листа 1 Excel (см. табл. 1). По строкам, в которых указаны врачи, получаем 29 единиц, по помощникам и лаборантам (средний медперсонал) — 25 единиц, по прочему персоналу — 8 единиц.

Графа 3 (общий фонд) получается суммированием по графе 11 листа 1 Excel по категориям сотрудников.

Среднюю зарплату (графа 4) определяем так: гр. 3 / гр. 2. Формула в программе Excel: =C4/B4.

Сумма отпусков:

• основного (графа 6):

гр. 4 × гр. 5; в программе Excel: =D4*E4;

• дополнительного (графа 8):

гр. 4 × гр. 7; в программе Excel: =D4*G4.

Общая сумма отпускных (графа 9):

гр. 6 + гр. 8; в Excel: =F4+H4.

Сумма отпускных с уральским коэффициентом (графа 10):

гр. 9 × 1,15; в Excel: =I4*1,15.

Сумма отпускных с уральским коэффициентом — 1 324 818 руб.

Рассчитаем премию согласно Положению о премировании (табл. 3).

Чтобы рассчитать годовой фонд с уральским коэффициентом, умножаем итог графы 11 табл. 1 на 12. Формула в программе Excel: =Лист1!K78*12.

Сумму премии рассчитываем по формуле: =C3*B4.

В таблице 4 определяем общую годовую сумму фонда оплаты труда путем суммирования в программе Excel:

• годовой ФОТ с уральским коэффициентом: =Лист1!K78*12;
• отпускные: =Лист2!J7;
• премия: =Лист3!C4.

Как видим, с помощью простых формул можно быстро составить годовой плановый фонд оплаты труда за счет бюджетных средств (субсидий).

Сводная таблица планового фонда зарплаты за счет двух источников финансирования

Составим в программе Excel сводную таблицу планового фонда оплаты труда за счет двух источников финансирования — субсидий и предпринимательской деятельности (табл. 5). В таблице наглядно отражается ФОТ:

• по каждому сотруднику;
• по структурным подразделениям;
• по источникам финансирования.

Таблица 5. Планирование фонда зарплаты по бюджету и за счет предпринимательской деятельности на месяц, руб.
Ф.И.О. сотрудника	Должность, разряд	Фонд зарплаты по бюджету без уральского коэффициента	Интенсивность плановая по предпринимательской деятельности	Выполнение плана	Итого
1	2	3	4	5	6
Мишин Л. Т.	Главный врач	18 200	40 000	100 %	58 200
Петров А. В.	Зам. главного врача	15 704	34 000		49 704
Коваль А. В.	Главный бухгалтер	12 742	34 000		46 742
Итого: 3 чел.		46 646	108 000		154 646
Бухгалтерия	100 %	0
Климов С. С.	Бухгалтер	9430	16 500		25 930
Егорова Н. А.	Бухгалтер	9020	16 500		25 520
Шевчук О. А.	Бухгалтер	9020	15 400		24 420
Кучма В. В.	Бухгалтер	9430	15 600		25 030
Итого: 4 чел.		36 900	64 000	0	100 900
Отдел организации деятельности	100 %	0
Красков К. В.	Инженер	9430	16 500		25 930
Носко Д. Н.	Юрист	9020	18 000		27 020
Рыкова Г. А.	Кадровик	8970	12 000		20 970
Итого: 3 чел.		27 420	46 500		73 920
Отдел экспертиз питания населения	100 %	0
Пинчук Н. С.	Завотделом/врач	12 168	26 000		38 168
Попко Г. А.	Врач	10 439	20 000		30 439
Титова Г. А.	Врач	10 686	16 000		26 686
Кудина Е. В.	Помощник врача	8076	14 500		22 576
Лапин М. А.	Помощник врача	7944	14 000		21 944
Иванов Н. В.	Помощник врача	6951	12 000		18 951
Итого: 6 чел.		56 265	102 500	0	158 765
Отдел экспертиз условий воспитания и обучения	100 %	0
Деркач Л. А.	Завотделом/врач	12 168	24 500		36 668
Дець Е. А.	Врач	10 439	22 000		32 439
Шавкун Л. В.	Помощник врача	7944	12 500		20 444
Горева А. М.	Помощник врача	8407	12 500		20 907
Итого: 4 чел.		38 959	71 500		110 459
Отдел экспертиз условий труда	100 %	0
Баркова Л. А.	Завотделом/врач	12 168	22 000		34 168
Данкер И. А.	Врач	10 439	18 500		28 939
Мацуев С. В.	Врач	9864	15 300		25 164
Ошанин Г. Л.	Помощник врача	8606	13 200		21 806
Итого: 4 чел.		41 077	69 000	0	110 077
Отдел экспертиз среды обитания и условий проживания	100 %	0
Чирок А. М.	Завотделом/врач	12 168	24 000		36 168
Титова Е. В.	Врач	10 439	17 300		27 739
Вирко Д. А.	Врач	9864	17 300		27 164
Сокол Е. В.	Помощник врача	8606	14 000		22 606
Словец Т. В.	Помощник врача	8407	13 400		21 807
Итого: 5 чел.		49 485	86 000		135 485
Отдел эпидемиологических экспертиз	100 %	0
Котов С. В.	Завотделом/врач	11 700	26 000		37 700
Птицын Е. А.	Врач	10 686	21 500		32 186
Корф Т. С.	Врач	9617	20 000		29 617
Козлов Ю. А.	Врач	10 275	20 000		30 275
Клыш Л. Н.	Помощник врача	8606	16 500		25 106
Ярош Л. В.	Помощник врача	8606	16 500		25 106
Гришин А. В.	Помощник врача	8606	16 500		25 106
Мухина Л. С.	Помощник врача	8275	14 500		22 775
Рогов Н. Ю.	Помощник врача	7944	14 000		21 944
Лебеева О. В.	Помощник врача	7613	13 500		21 113
Итого: 10 чел.		91 928	179 000		270 928
Отдел социальной гигиены	100 %	0
Молох Е. В.	Завотделом/врач	12 168	20 000		32 168
Кузина Г. В.	Врач	10 686	16 000		26 686
Итого: 2 чел.		22 854	36 000		58 854
Лаборатория контроля химических факторов	100 %	0
Бридин Е. П.	Заведующий/врач-лаборант	12 636	26 000		38 636
Попова Н. Е.	Врач-лаборант	11 097	21 000		32 097
Луговая Л. В.	Врач-лаборант	11 097	19 000		30 097
Панова С. В.	Врач-лаборант	10 850	18 000		28 850
Галкина С. Г.	Фельдшер-лаборант	8937	16 000		24 937
Пигина Л. В.	Фельдшер-лаборант	8937	16 000		24 937
Волгина Т. Р.	Фельдшер-лаборант	8937	16 000		24 937
Белова О. К.	Фельдшер-лаборант	8407	15 500		23 907
Иванов С. М.	Фельдшер-лаборант	8275	14 000		22 275
Деева Е. В.	Фельдшер-лаборант	8407	16 500		24 907
Итого: 10 чел.		97 581	178 000	0	275 581
Лаборатория контроля бактериологических факторов	100 %	0
Щегол Т. Е.	Завотделом/врач-бактериолог	12 636	26 000		38 636
Чирков Н. П.	Врач-бактериолог	11 097	22 000		33 097
Ушаков Н. А.	Врач-бактериолог	11 097	20 000		31 097
Шишко Е. Е.	Врач-бактериолог	10 439	18 000		28 439
Нилина И. Г.	Врач-бактериолог	10 439	18 000		28 439
Лукша Г. И.	Врач-бактериолог	11 097	20 000		31 097
Кукина Н. А.	Фельдшер-лаборант	8937	16 000		24 937
Друть Л. В.	Фельдшер-лаборант	8937	16 000		24 937
Скирко М. А.	Фельдшер-лаборант	8937	16 000		24 937
Дрокин Е. М.	Фельдшер-лаборант	8407	14 000		22 407
Усова С. А.	Фельдшер-лаборант	8275	12 000		20 275
Итого: 11 чел.		110 299	198 000	0	308 299
Всего: 62 чел.		619 415	1 138 500		1 757 915
Всего с уральским коэффициентом	712 327	1 309 275		2 021 602

В графу 3 переносим итоговые суммы графы 11 табл. 1; формула в программе Excel: =Лист1!K66.

Графа 4 — проставляем плановую зарплату за интенсивность по предпринимательской деятельности.

Находим общий фонд за счет двух источников финансирования по каждому сотруднику: гр. 6 = гр. 3 + гр. 4.

Всего с уральским коэффициентом:

=C90*1,15;

=D90*1,15;

=F90*1,15.

Отпускные за счет предпринимательской деятельности в программе Excel (табл. 6) определяют по формулам аналогично табл. 2.

Сводная таблица годового фонда оплаты труда

Сформируем сводную таблицу Excel годового фонда оплаты труда по двум источникам финансирования (табл. 7).

Годовой ФОТ с уральским коэффициентом по предпринимательской деятельности в программе Excel определяется по формуле: =Лист5!D91*12.

Формулы расчета остальных показателей табл. 7:

• отпускные: =Лист6!H7;
• премия: =Лист7!C3*2%;
• итого ФОТ: =СУММА (C3:C5).

Выводы

1. Excel является надежным помощником, если требуется составить отчет в электронной форме.

2. В программе Excel можно сформировать таблицу, которая позволит быстро и точно запланировать фонд зарплаты в разрезе окладов и остальных видов выплат, предусмотренных системой оплаты труда в учреждении.

3. Высокая функциональность и простота использования — преимущества MS Excel.

У шаблонов Excel есть множество применений и они помогают нам решить любую задачу, благодаря многочисленным функциям Excel. Поэтому они идеально подходят для расчета заработной платы так как они позволяют включить в расчётные листы все данные, которые нам нужны, чтобы рассчитать валовой оклад и чистый оклад каждого месяца.

Как рассчитать заработную плату в Excel

Шаблон Excel для расчета заработной платы имеющийся в нашем распоряжении представляет собой один из лучших инструментов для ведения значительно более тщательного контроля за заработной платой. Чтобы узнать, как рассчитать заработную плату, нужно сделать следующие шаги:

• Установить выплаты по заработной плате
• Установить выплаты вне заработной платы
• Ввести отчисления работника или взносы, а также налог на прибыль физических лиц, авансы или стоимость полученных продуктов среди прочих

Кроме того, если вы хотите, вы можете использовать калькулятор расчета заработной платы, так что вы ничего не упустите и у вас всё будет под контролем.

Формат заработной платы в Excel бесплатно

Ниже доступен шаблон Excel для бесплатного скачивания с помощью которого можно рассчитать заработную плату, в котором вам только нужно заполнить соответствующие данные для каждого служащего. Определенно, гораздо более простой способ, чтобы погасить выплаты заработной платы без проведения бесконечных расчётов, это с помощью этого расчётного листа, подготовленного для использования.

Шаблон расчёта заработной платы для Excel

Откройте для себя функции этого шаблона Excel для заработной платы и начните организовывать ваши доходы. Научитесь рассчитывать заработную плату благодаря этому бесплатному расчётному листу и вы сможете управлять вашим валовым окладом в значительно более простой форме с помощью этого шаблона Excel.

В 11-м номере журнала мы рассмотрели упрощенный вариант бюджетирования фонда оплаты труда. Он применяется при крайне ограниченных сроках бюджетирования, когда отсутствует в должном объеме необходимая аналитическая информация, а также если расчеты осуществляют неопытные сотрудники.

Сегодня мы предлагаем вам орешек покрепче – детализированный бюджет – подробный и доскональный расчет фонда оплаты труда на следующий год, основанный на графиках работ, штатном расписании, статистических данных и данных перспективных планов развития.

Детализированный метод следует применять, если на составление бюджета дается хотя бы неделя. Связано это с тем, что при численности сотрудников свыше 1 000 человек потребуется достаточно длительное время на проведение необходимых основных и вспомогательных расчетов.

Алгоритм детализированного метода расчета

Описывать данный метод будем поэтапно.

1. Определяем графики работ на следующий год. Если в компании только «пятидневка» – очень хорошо, расчеты минимизируются. А вот если сменные или «скользящие» режимы работы, нужно приготовиться к длительным подсчетам.

В качестве примера сменный график может выглядеть так (см. табл. 1):

По отдельности графики работ нам мало полезны. Для расчетов нам понадобятся итоговые данные помесячно по отработанному времени и сумме ночных часов в каждом месяце.

Их можно представить в виде таблицы, например, как табл. 2:

Таблица для ночных часов может выглядеть вот так (см. табл. 3):

Теперь максимальный плановый фонд рабочего времени у нас есть.

---

Комментарий

Резонно задать вопрос: почему мы в своих расчетах не учли отпуска и больничные? Дело в том, что, отправляясь в отпуск, сотрудник, в сущности, получает ту же сумму денежных средств, что и за время работы (отпускные). Особенно заметно это при применении повременных систем оплаты. Больничные, хотя и оплачиваются за счет средств соответствующих фондов, являются нежелательным для компании фактором, поэтому в наших расчетах будем все же исходить из максимального фонда (т.е. допущения, что все наши сотрудники – добросовестные ударники производства).

---

2. Создаем базу должностей (профессий) для расчета ФОТ.

При этом можно пойти одним из следующих путей:

а) самостоятельно составить сводный список должностей с их количеством по каждому отделу (в произвольной форме). Подобный подход позволяет создавать менее объемные и удобные для прочтения исходные расчетные таблицы. Однако при наличии графиков, отличных от 5-дневных, все равно придется выделять по каждой должности количество сотрудников с разными графиками. При этом механизм подсчета немного усложняется;

б) использовать в качестве основы штатное расписание (штатную расстановку). Подобным способом пользуется автор и, несмотря на трудоемкость обработки данных, рекомендовал бы именно его. Пример (см. табл. 4):

Это будет заготовка для будущего бюджета. Именно она поможет создать детализированный расчет.

3. Добавляем слева к таблице штатного расписания (табл. 3) колонки по видами выплат, предусмотренным для каждого конкретного сотрудника. Это могут быть оклад (месячная ставка), премия, доплата за ночные, доплата за выслугу, доплата за сменность, доплата за профмастерство и т.д. При этом у каждой доплаты будут свои особенности начисления. Например, доплата за работу в ночное время при повременной оплате труда считается так:

оклад / 164,5 (среднемесячное количество часов
по производственному календарю) × 56 (среднее количество ночных часов) ×
× 20 % (доплата за ночные смены)

После всех описанных преобразований наша «базовая» таблица может принять следующий вид (см. табл. 5):

Ежемесячную премию берем максимально возможную по положению, поскольку некорректно сразу полагать, что сотрудники будут работать плохо и не выполнят план. У кого-то премиальные составляют 100 % от оклада, у кого-то только 40 %. В итоге справа в крайнем столбце получаем среднемесячный доход путем суммирования всех сумм начислений.

4. Добавляем новые штатные единицы, которые планируем ввести в новом году. Для этого вставляем снизу таблицы строки с должностями, а в графе «ФИО» добавляем пометку «Новая». Например, нужно принять еще 5 бухгалтеров и 4 инженеров. Оклады (месячные тарифные ставки) нам известны. Они составляют 570 руб. и 600 руб. соответственно. Премии у новых сотрудников нет, в ночную смену они работать не будут, выслугу они еще не заработали (см. табл. 6).

Расчет детализированного бюджета с помощью таблиц Excel

Далее порядок расчетов попробуем проиллюстрировать на основе электронных таблиц Excel.

На листе 2 файла Excel размещаем данные по рабочему времени по графикам сменности и времени работы в ночные смены. Например, так (см. скриншот 1).

Скриншот 1

Теперь попробуем, используя эти данные, составить бюджет.

При ведении суммированного учета могут быть 2 подхода к расчету оплаты труда при полном отработанном месяце:

1) при отработке всех дней по графику работнику выплачивается полный оклад, а соответственно и все доплаты, начисляемые на него;

2) почасовая оплата труда. Стоимость часа работы определяется делением оклада на среднее количество часов производственного календаря за год, а затем для расчета месячной зарплаты умножается на количество отработанных в месяце часов. Таким образом, зарплата будет зависеть от количества часов в полном отработанном месяце.

В наших расчетах мы будем исходить из второго подхода. Результат расчета может выглядеть как на скриншоте листа «Бюджет» (см. скриншот 2).

Скриншот 2

Как видно, для работников, работающих по основному 5-дневному графику, мы во все месяцы будущего года «перетащили» среднемесячный доход. Он будет неизменным.

Для работников, работающих по графикам сменности, применили более сложный расчет, чтобы рассчитать заработную плату за фактически отработанные часы. Рассмотрим его на примере ячейки Q9, в которую записана следующая формула:

=(I9+J9+K9+L9+N9)*ВПР(P9;Лист2!$B$3:$N$7;ПОИСКПОЗ(Бюджет!$Q$4;Лист2!$B$2:$O$2;0);ЛОЖЬ)/164,5+I9/164,5*ВПР(Бюджет!P9;Лист2!$Q$3:$AC$7;ПОИСКПОЗ(Бюджет!$Q$4;Лист2!$Q$2:$AC$2;0);ЛОЖЬ)*0,2,

где (I9+J9+K9+L9+N9) – оклад и другие элементы начислений (кроме доплаты за ночные часы). Доплаты, премии и бонусы привязаны процентом к окладу, а значит, будут меняться пропорционально количеству отработанных часов;

ВПР(P9;Лист2!$B$3:$N$7;ПОИСКПОЗ(Бюджет!$Q$4;Лист2!$B$2:$O$2;0);ЛОЖЬ) – функция, которая возвращает нам значение часов соответствующего графика с листа 2 в январе (P9 – ссылка на название графика на текущем листе; Лист2!$B$3:$N$7 – ссылка на массив на листе 2 с часами, в котором ищем нужное нам значение по названию графика).

Вложенной функцией ПОИСКПОЗ() задаем номер колонки поиска на листе 2, в которой будем искать. Опишем ее аргументы: Бюджет!$Q$4 – название месяца в шапке таблицы, Лист2!$B$2:$O$2 – верхняя строка с названиями месяцев на листе 2; 0 – ищем точное совпадение названия месяца. Слово «ЛОЖЬ» относится к функции ВПР и показывает, что мы ищем данные в упорядоченном массиве.

Что в итоге делает эта функция? Перемножает все начисления (кроме доплат за ночные) на часы работы по графику и делит на среднемесячную норму часов.

Вторая часть формулы:  I9/164,5*ВПР(Бюджет!P9;Лист2!$Q$3:$AC$7;ПОИСКПОЗ(Бюджет!$Q$4;Лист2!$Q$2:$AC$2;0);ЛОЖЬ)*0,2 вычисляет сумму доплат за ночные часы: сначала делит оклад на среднемесячную норму часов, затем умножает на ночные часы по графику и умножает на 0,2 (20 %).

В итоге мы получили максимально возможные месячные начисления по каждому сотруднику. Внизу считаем итог – и вот он наш бюджет ФОТ!

---

Комментарий

Еще раз напомним, все изложенное – иллюстрация самой идеи детализированного метода. Это только вариант того, как можно реализовать составление бюджета. У автора на практике строк гораздо больше, формулы бывают сложнее и изощреннее. Форма реализации метода зависит от уровня подготовки специалиста по работе с Excel.

---

Частные случаи при составлении бюджета ФОТ

1. Допустим, прием новых сотрудников запланирован не на 1-й месяц будущего года, а на 6-й или 7-й (июнь, июль). Тогда просто обнуляем ячейки по строке с вакансиями до июня или июля, оставляя только ту часть, когда сотрудник ориентировочно будет работать.

2. Если планируется индексация зарплаты – опять же самое простое решение: умножить итоговые суммы по месяцам на процент увеличения заработной платы с того месяца, когда она предусмотрена, и «протащить» эти формулы вниз по каждой колонке.

3. В бюджете также можно запланировать сверхурочную работу и работу в выходной день.

---

Комментарий

Когда это необходимо сделать и откуда возьмутся плановые сверхурочные или работа в выходной? При соблюдении всех требований законодательства график сменности по итогам учетного периода (пусть это будет год) должен по сумме часов совпадать с нормой по производственному календарю. Допустим, мы подогнали график под норму. Но непрерывности производственного цикла это не отменило. И мы знаем, что по факту все равно будем привлекать работника к работе в выходной или сверхурочно, причем даже можем по каждому графику посчитать количество таких часов.

---

Для этого создаем таблицу, аналогичную сводной таблице, для часов, отработанных по графику, и ночных часов, и помещаем ее туда же, в расчетный файл Excel (на лист 2).

Допустим, получилось так (см. табл. 7):

Далее можно скопировать на отдельный лист в файле Excel нашу штатную расстановку с окладами, назвать его «Работа в выходной» и рассчитать начисления для выходных и сверхурочных аналогично тому, как было сделано до этого (см. скриншот 3).

Скриншот 3

Как видно, мы использовали тот же принцип, что и в первый раз, только в данном случае за работу в выходные и сверхурочно посчитали двойной оклад (оплату + компенсацию).

Формула, которую использовали в расчетах, показана на скриншоте в ячейке J6:

=ВПР(I6;Лист2!$Q$13:$AC$24;ПОИСКПОЗ(‘Работа в выходной’!$J$2;Лист2!$Q$12:$AC$12;0);ЛОЖЬ)*H6/164,5*2.

Что заключается в этой формуле? Сначала мы ищем значение часов работы в выходной в соответствующем месяце на листе 2. После этого умножаем на оклад, деленный на среднемесячную норму времени, и полученное умножаем на 2 (оплата + компенсация).

Следующий этап: по листу «Работа в выходной» нужно посчитать итоги по каждому подразделению и добавить их к расчетной таблице в лист «Бюджет». Добавляем их снизу отдельной строкой по каждому отделу, помечая, какой вид доплат добавляем.

Примерно это должно выглядеть вот так (см. скриншот 4):

Скриншот 4

Составление сводных отчетов по бюджету

Теперь нам осталось собрать аналитический сводный файл. Для этого можно использовать инструмент Excel «Сводные таблицы» или воспользоваться функцией СУММЕСЛИ или СУММЕСЛИМН. В нашем примере мы применим сводные таблицы (см. скриншоты 5 и 6).

Скриншот 5

Скриншот 6

Приведены как итоговая таблица, так и скриншот всего листа. Возможно, так читателю проще будет понять механизм построения отчета.

Бюджет ФОТ готов. К нему, как и в предыдущем упрощенном методе, остается только добавить 34,9 % – страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах.

Как проверить правильность составления бюджета ФОТ

После окончания подсчетов нужно обязательно сопоставить полученные данные со структурой начислений и доплат за предыдущий год. Для сравнения сначала нужно вычесть из бюджета суммы, предназначенные на прием новых специалистов и на повышение зарплаты, а затем сравнить данные с прошлогодними итогами без этих сумм. Если в нашем бюджете получилось существенное повышение, требуется изучить количество вакантных единиц по году, возможно, за счет них получалась «экономия». Стоит также проанализировать получившуюся сумму за работы в выходной день и сверхурочно. При существенном отклонении допускается немного «срезать» полученную сумму.

Используя приведенный метод, можно составить достаточно точный прогноз денежных выплат по ФОТ на следующий год. Главное – не бояться ошибок и анализировать исполнение бюджета регулярно. Критерий оценки его качества:

– отклонение от факта до ±10 % – план качественный;

– если отклонения превышают этот порог – значит, еще есть над чем работать.