Queries in excel 2010

Программа Excel ориентирована на ускоренные расчеты. Зачастую документы здесь состоят из большого ко…

Программа Excel ориентирована на ускоренные расчеты. Зачастую документы здесь состоят из большого количества листов, на которых представлены длинные таблицы с числами, формулами или текстом.

Для удобного нахождения нужных ячеек существует специальный автоматизированный поиск. Ознакомившись с особенностями его использования, можно сократить время работы в документах.

О том, как искать в Экселе слова, фразы или ячейки, подробно написано ниже.

Поиск слов

Документы часто имеют много страниц, тогда встает вопрос о том, как в Еxcel найти слово. Сделать это  иногда становится проблематично. Для упрощения этой задачи существует специальная функция поиска. Чтобы ею воспользоваться, необходимо выполнить следующий алгоритм действий:

• запустить программу Excel;
•  проверить активность таблицы, щелкнув по любой из ячеек;
•  нажать комбинацию клавиш «Ctrl + F»;
•  в строке «Найти» появившегося окна ввести искомое слово;
•  нажать «Найти».

 В результате программа активирует поисковую функцию, а найденные слова в таблице или книге будут подсвечены.

Существует также способ нестрогого поиска, который подходит для ситуаций, когда искомое слово помнится частично. Он предусматривает использование символов-заменителей (джокерные символы). В Excel их всего два:

•  «?» – подразумевает любой отдельно взятый символ;
•  «*» – обозначает любое количество символов.

 Примечательно, при поиске вопросительного знака или знака умножения дополнительно впереди ставится тильда («~»). При поиске тильды, соответственно – две тильды.

 Алгоритм неточного поиска слова:

•  запустить программу;
•  активировать страницу щелчком мыши;
•  зажать комбинацию клавиш «Ctrl + F»;
•  в строке «Найти» появившегося окна ввести искомое слово, используя вместо букв, вызывающих сомнения, джокерные символы;
•  проверить параметр «Ячейка целиком» (он не должен быть отмеченным);
•  нажать «Найти все».

 Все слова, подходящие под параметры поиска, подсветятся, поэтому их легко будет увидеть и проанализировать.

Поиск нескольких слов

Не зная, как найти слово в таблице в Еxcel, следует также воспользоваться функцией раздела «Редактирование» – «Найти и выделить». Далее нужно отталкиваться от искомой фразы:

•  если фраза точная, введите ее и нажмите клавишу «Найти все»;
•  если фраза разбита другими ключами, нужно при написании ее в строке поиска дополнительно проставить между всеми словами «*».

В первом случае поиск выдаст все результаты с точной поисковой фразой, игнорируя другие склонения или разбавленные ее варианты. Во втором случае отыщутся все значения с введенными надписями, даже если между ними присутствуют другие символы.

Поиск ячеек

Ячейки могут содержать в себе формулы или значения, быть объеденными или скрытыми. Эти характеристики изменяют ход поиска интересующих нас ячеек.

Для поиска ячеек с формулами выполняются следующие действия.

1. В открытом документе выделить ячейку или диапазон ячеек (в первом случае поиск идет по всему листу, во втором – в выделенных ячейках).
2. Во вкладке «Главная» выбрать функцию «Найти и выделить».
3. Обозначить команду «Перейти».
4. Выделить клавишу «Выделить».
5. Выбрать «Формулы».
6. Обратить внимание на список пунктов под «Формулами» (возможно, понадобится снятие флажков с некоторых параметров).
7. Нажать клавишу «Ок».

 Для поиска объединенных ячеек потребуется выполнение следующих манипуляций.

1. Перейти во вкладку «Главная».
2. Выбрать функцию «Найти и выделить».
3. Нажать на команду «Найти».
4. Перейти в «Параметры» и выбрать «Формат».
5. Здесь выделить функцию «Выравнивание», поставить отметку «Объединить ячейки».
6. Нажать на «Ок».
7. Нажать на кнопку «Найти все» и проанализировать список ячеек, которые объединены на соответствующем листе.

При нажимании кнопкой мыши на элемент в списке происходит выделение объединенной ячейки на листе. Дополнительно доступна функция «Отменить объединение ячеек».

 Выполнение представленных выше действий приводит к нахождению всех объединенных ячеек на листе и при необходимости отмене данного свойства. Для поиска скрытых ячеек проводятся следующие действия.

1. Выбрать лист, требующий анализа на присутствие скрытых ячеек и их нахождения.
2. Нажать клавиши «F5_гт_ Special».
3. Нажать сочетание клавиш «CTRL + G_гт_ Special».

Можно воспользоваться еще одним способом для поиска скрытых ячеек:

1. Открыть функцию «Редактирование» во вкладке «Главная».
2. Нажать на «Найти».
3. Выбрать команду «Перейти к разделу». Выделить «Специальные».
4. Попав в группу «Выбор», поставить галочку на «Только видимые ячейки».
5. Нажать кнопку «Ок».

В результате проделанных действий видимые ячейку выделятся, при этом границы столбцов и строк, которые граничат со скрытыми ячейками или столбцами, предстанут с белыми границами.

 Если интересующая ячейка обозначена условным форматом, ее несложно найти и применить для копирования, удаления или редактирования непосредственно условного формата. Если речь идет о ячейке с определенным условным форматом, тогда на помощь придет функция «Выделить группу ячеек».

Чтобы найти ячейки, для которых применено условное форматирование:

• нажать на ячейку, не предусматривающую условное форматирование;
• выбрать функцию «Редактирование» во вкладке «Главная»;
• нажать на кнопку «Найти и выделить»;
• выделить категорию «Условное форматирование».

Чтобы найти ячейки, для которых применено одинаковое условное форматирование:

• выбрать ячейку, предусматривающую условное форматирование, требующую поиска;
• выбрать группу «Редактирование» во вкладке «Главная»;
• нажать на кнопку «Найти и выделить»;
• выбрать категорию «Выделить группу ячеек»;
• установить свойство «Условные форматы»;
• напоследок нужно зайти в группу «Проверка данных» и установить аналогичный пункт.

Поиск через фильтр

Чтобы узнать, как в Еxcel найти слово при использовании фильтра, потребуется изучить следующий алгоритм действий:

• выделить заполненную ячейку;
• во вкладке «Главная» выбрать функцию «Сортировка»;
• нажать на кнопку «Фильтр»;
• открыть выпадающее меню;
• ввести искомый запрос;
• нажать кнопку «Ок».

В результате в столбце выделятся только ячейки с искомым значением. Для сбрасывания результатов поиска в выпадающем списке необходимо нажать на «Выделить все». Для отключения фильтра потребуется еще раз нажать на его значок в функции «Сортировка». Примечательно, данный способ не даст результатов, если неизвестен ряд с искомым значением.

Источник: https://FreeSoft.ru/blog/kak-iskat-v-excel-poisk-slov-i-yacheek-v-tablitsakh

Как создать базу данных в Excel?

      Добрый день!

     Темой этой статьи, как вы поняли, станет создание собственной базы данных. Для тех, кто по опытнее, слова база данных сразу вызовет ассоциацию с MS Access, 1C, Oracle, SQL, СУБД FoxPro и другие, с которыми могла свести судьба и работа.

Сразу соглашусь с вами, что это очень хорошие, мощные и достойные базы данных, которые позволяют обрабатывать преогромнейшие массивы данных, но такие удовольствия и стоят соответственно совсем не копейки.

В случае если ваш бизнес маленький вам всё равно нужно упорядочить, отсортировать и автоматизировать свои данные что позволит улучшить анализ и принимаемые решения, что зачастую являются главными условиями выживаемости в экономических реалиях.

Также небольшие базы данных можно создавать и для своих нужд или структурирования информации, например, база данных книг (которые у вас есть или прочитали или хотите прочитать), ведения личного финансового учёта и прочее.

       Как видите условия применения базы данных ограничено только вашей фантазией, ну а навыкам создания своей собственной базы данных я вас научу.

     Если вас интересует вопрос, почему именно в MS Excel я решил создавать базу данных, то думаю, что это не секрет что это самая распространённая и доступная программа из тех, что имеется у вас на компьютере, да и с этой задачей сможет справиться, на 5 с плюсом.

Так как инструментов у нее предостаточно, это и формулы, и возможность создания интерфейса с использованием VBA, и формирование дашбордов, и инструменты для связывания диаграмм и ячеек, инструменты которые могут производить поиск и создание обновляемых динамических отчётов.

      Небольшое отступления, чтобы определить, что же такое база данных, ее терминология:

• База данных – это обыкновенная двумерная таблица в Excel, которая была создана при соблюдении определенных правил;
• Поле (или столбик) – содержит в себе информацию об определенном признаке или значении для записей, во всей базе данных (определяется в шапке базы данных);
• Запись (или строка) – состоит из нескольких или множества признаков, или значений, которые могут охарактеризовать только один объект вашей базы данных;
• Расширяемая база данных – это созданная таблица, куда постоянно производится добавление новых данных или записей (строк) вашей информации. Неизменными остаются всегда количество полей и название.

      Всё вышенаписанное является очень важным, так как незнание механизмов работы приведет к ошибке, поэтому это нужно знать и помнить!

     А теперь рассмотрим ряд очень важных правил, которыми следует руководиться при создании таблицы для базы данных в Excel, это позволит вам в будущем облегчить работу при попытках извлечения информации из вашей базы! Они не трудны, так что запоминайте!

     Правила создания базы данных в Excel

1. Обязательно! Без исключений! Первая строка в вашей базе данных должна содержать название заголовков полей (столбцов);
2. Каждая запись (строка) базы данных обязана содержать ячейку с заполненными данными (никаких пустых строк);
3. Любое объединение диапазонов ячеек запрещено на всей таблице базы данных;
4. Каждое поле (столбик) должно, обязательно, содержать в себе только один определенный тип данных, это либо текстовые значения, либо числовые или значения времени;
5. Пространство возле вашей базы данных обязательно должно быть пустым;
6. Всему диапазону вашей базы данных необходимо присвоить имя;
7. Укажите, что диапазон вашей базы данных является списком;
8. Рекомендовано создание и ведение базы данных на отдельном листе.

     Следующим шагом для создания качественной базы данных, это правильно сформулированное техническое задание, то есть чёткое понимание, что должна уметь делать таблица для выполнения вашего задания, а именно:

• сохранять в таблицах разнообразнейшую информацию по разным видам данных: по товарам, сделкам, контрагентам с обязательной перевязкой данных в этих столбцах;
• содержать в себе удобные формы, с помощью которых вводятся данные (использовать возможности выпадающих списков и тому подобное);
• разработать возможность автоматического заполнения нужными данными свои печатные формы (при необходимости создавать или формировать платёжки, акты, счета);
• формировать нужные отчёты для отслеживания бизнес процессов или подбор статистических данных, которые нужны вам и которые имеются в вашей базе данных.

       Вы можете использовать не все критерии, так как функции баз данных, могут розниться в зависимости от поставленных задач, но, тем не менее, со всеми этими задачами Excel может справиться достаточно легко, но при условии, что вы приложите немного усилий. Теперь будем пробовать создать свою базу данных.

       Я думаю, что на просторах достаточно много примеров создания клиентских баз данных, продажных и складских вы без труда себе найдете массу примеров, которые в той или иной степени вас удовлетворят. Да вообще такие базы желательно писать индивидуально под конкретную задачу или предприятие.

Поэтому я хочу создать базу данных книг, тех, которые были прочитаны или будут прочитаны.

Лично мне это актуально, хочу знать, сколько я прочитал, а также выбрать книгу, которую хочу прочитать, следить за сериями книг, которые не оконченные, а дочитать очень хочу и вот на таком примере и рассмотрим создание нашей базы данных.

      Для начала работы я создаю макет моей базы данных, так как это основа  при выполнении таких задач. Моим целям достаточно 4 страницы Excel, в которых я и буду размещать, и обрабатывать данные:

• Страница №1 будет содержать весь набор данных для формы ввода данных, а точнее для формирования данных выпадающего списка, что создаст удобство в использовании, унифицирует данные и застрахует меня от большинства ошибок;
• Страница №2 будет служить мне формой ввода данных в мою базу данных, это позволит мне быстро и почти в автоматическом режиме с помощью макроса добавлять новые записи мне в базу данных;
• Страница №3 будет хранить собственно базу данных, никаких активных работ я здесь не буду делать, чтобы не повредить ее целостности;
• Страница №4 это будет структурированный результат на основе сводной таблицы, которая будет удобно и в нужной форме отбирать записи с базы данных и предоставлять их мне.

      После создания макета будем создавать базу наших данных для удобства работы с нашей формой ввода. Все данные мы будем использовать в форме, поэтому максимально продумайте, какие пункты будут вам нужны и создайте по ним варианты нужных ответов. Для моих целей достаточно такой базы:

        Следующим шагом станет создание формы ввода для нашей базы данных. В ней я перечислил все те данные, которые мне нужно внести в мою базу. Порядковый номер записи уже стоит, так как он определяется формулой: =СЧЁТЗ(Библиотека!B3:B9949)+1 которая считает записи и выводит номер следующей. В ячейки выделенные синим цветом я буду вводить данные вручную, а в белых ячейках я создам выпадающий список, это позволит мне водить одинаковые значения и избавится от несовпадения данных и ошибок.       Введенные данные будут формировать строку A16:L16, которую с помощью макроса, прикреплённого к кнопке, буду переносить в свою библиотеку. Создаю кнопку запуска макроса, на вкладке «Разработчик» в блоке «Элементы управления» нажимаем пиктограмму «Вставить» и в выпадающем меню выбираем элемент «Кнопка», рисуем ее на нашем поле, где будет удобно ее использовать и подписываем ее.        Теперь вызываем редактор VBA для написания выполняемого макроса по внесению записи в базу данных:        Создаем для нашей кнопки отдельный обыкновенный модуль, выбрав пункт «Insert», потом «Module»:        Вставляем в модуль наш макрос «Add_Books»:

Sub Add_Books()
Worksheets(«Форма ввода»).Range(«A16:L16»).Copy ‘копируем строчку с данными из формы
n = Worksheets(«Библиотека»).Range(«B10000»).End(xlUp).

Row ‘определяем номер последней строки в табл. Библиотека
Worksheets(«Библиотека»).Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues ‘вставляем в следующую пустую строку
Worksheets(«Форма ввода»).Range(«C3:C13»).

ClearContents ‘очищаем форму
End Sub

Sub Add_Books()    Worksheets(«Форма ввода»).Range(«A16:L16»).Copy                             ‘копируем строчку с данными из формы    n = Worksheets(«Библиотека»).Range(«B10000»).End(xlUp).Row                  ‘определяем номер последней строки в табл. Библиотека    Worksheets(«Библиотека»).Cells(n + 1, 1).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues  ‘вставляем в следующую пустую строку    Worksheets(«Форма ввода»).Range(«C3:C13»).ClearContents                     ‘очищаем формуEnd Sub

        Вызываю ПКМ контекстное меню кнопки и выбираю пункт «Назначить макрос…» и в диалоговом окне макрос «Add_Books» прикрепляем к нашей кнопке. Вот теперь наши данные будут добавляться в «Библиотеку» автоматически.

       Теперь при добавлении записей через форму ввода, с помощью макроса, я получаю базу данных моей библиотеки.       На основе моей базы я могу теперь создать сводную таблицу, которую уже можно оформить как душа того пожелает, в зависимости от пожеланий и приоритетности данных. Кстати, чтобы не мучатся выбором, возможно, создать не одну, а несколько сводных таблиц. В моем случае будет удобен такое отображение данных:        Ну, вот я вам рассказал не только как создать базу данных в Excel в зависимости от ваших целей и задач, но и то, что это такое. Рассмотрели универсальные правила создания работающей базы, которые позволит создать базу для любых решений.

     А на этом у меня всё! Я очень надеюсь, что всё о создании кредитного калькулятора в Excel вам понятно. Буду очень благодарен за оставленные комментарии, так как это показатель читаемости и вдохновляет на написание новых статей! Делитесь с друзьями, прочитанным и ставьте лайк!

     Не забудьте поблагодарить автора!

Кто хочет разбогатеть в течение дня, будет повешен в течение года. Леонардо да Винчи

Статья помогла? Поделись ссылкой с друзьями, твитни или лайкни!

Источник: http://topexcel.ru/kak-sozdat-bazu-dannyx-v-excel/

Запросы в Excel. Часть 2

Продолжим рассматривать, как обращаться за данными из одного документа Excel к другому при помощи запросов из редактора Excel. То, о чем начали говорить в  предыдущей статье — Запросы в Excel. Часть 1. Я не буду сейчас останавливаться абсолютно на всех опциях этого инструмена, рассмотрим только самое основное на примере таблицы из той же 1-й части.

Итак, напомню, у нас есть таблица Кадры, которая содержится в файле Excel Сотрудники, к которому мы и будем обращаться. Обращаться откуда? Правильно, из другого файла Excel, в который и будет переноситься информация. Для начала разберемся, каким образом можно перекачать из файла в файл информацию в принципе, а потом будем смотреть, как этим процессом управлять.

Итак, создаем некий файл Сотрудники. Заходим в него и обращаемся к команде Из других источников—Из Microsft Query которая расположена в группе команд Получение данных на закладке Данные ленты меню.

Как видно, Excel просто создан для того, чтобы обращаться за данными из различных баз данных (Access, Oracle) и прочих структурированных источников. Это закономерно, ведь так удобнее переносить для обработки большие массивы данных, которые уже хранятся в базах данных.

При активации команды для нас открывается окно Выбор источника данных, в котором на вкладке Базы данных выбираем пункт Excel Files. Посмотрите, чтобы внизу была установлена галочка Использовать мастер запросов.

После нажатия на кнопку Ok, на следующем шаге, в окне Выбор книги вас попросят выбрать имя таблицы Excel (указав к ней путь), к которой мы подключаемся — это Кадры. Она отобразится в этом же окне, в поле Имя базы данных. Ну, я же говорил об их родстве! ????

Нажатие кнопки Ok запускает мастер запросов Microsft Query и отображает окно Создание запроса, выбор столбцов, где в левой панели видим перечень заголовков столбцов, принадлежащих выбранной таблице (в виде выпадающего списка). Да, как видно, панелей две с кнопками по центру. При помощи этих кнопок слева на право выбираютсятся те столбцы, данные из которых следует перенести и отобразить в нашем файле. Хоть все сразу, хоть по отдельности.

Для иллюстрации выберем такие столбцы:

• Фамилия
• Имя
• Отчество
• Должность
• Отдел

Это будет как бы краткий список сотрудников для каких-то учетов. Вот какой вид будет иметь наше окно с выбранными столбцами:

После этого нажимаем на кнопку Далее. Вот следующий шаг мастера мы пока пропустим и вернемся к нему в следующей статье, там есть о чем рассказать отдельно.

 После открывается порядок сортировки извлекаемых данных. Да, инструмент позволяет сразу выстроить данные таким образом, чтобы их было удобно воспринимать.

Поэтому я тут указал, что в первую очередь выполнить сортировку по Отделам, а после — по Фамилии и Отчеству.

И на последнем шаге указываем, что данные следует вернуть в редактор Excel (детальнее инструмент Microsoft Query тоже позже разберем). Дальше как бы закономерный вопрос системы — нужно указать, в какое место таблицы будем размещать наши данные, указав, как обычно, ячейку левого верхнего угла таблицы.

Подчеркну ещё один момент, чтобы не говорили: «Оооой, это ж такооой головняк, каждый раз отакое творииить…». Увы, есть такие люди с такими заявлениями.

Если данные в исходной (большой) таблице как-то изменились, добавились новые строки или удалились какие-то, а может в строках произошли правки (поменяли данные о сходивших в отпуск), то достаточно на нашей таблице-выборки выполнить щелчок правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Обновить. При этом данные будут считаны повторно и все изменения будут применены к нашей выборке. Данные актуальны!

Источник: http://machula.ru/zaprosyi-v-excel-chast-2/

Как создать форму запроса на выполнение проекта с помощью Excel — Трюки и приемы в Microsoft Excel

Сейчас мы выполним несколько сравнительно легких операций по созданию документа, представляющего собой Project Request Form (Форма запроса на выполнение проекта), и обеспечим к нему доступ остальных участников проекта и заинтересованных сторон (этот документ, а также все остальные формы, которые вам встретятся в наших материалах, представлены внизу каждой статьи). Разумеется, вы можете модифицировать эту форму по собственному усмотрению.

Если вы начинаете работу «с чистого листа», откройте Excel и создайте требуемый документ с помощью полей шаблона, показанного ранее. Создав этот документ, вы можете сохранить его на SharePoint. Однако в этом случае вам нет необходимости сохранять всю электронную таблицу — достаточно сохранить лишь определенный диапазон ячеек. Это требуется для того, чтобы минимизировать объем данных про новые фильмы онлайн 2012 года, совместно используемых на SharePoint.

Выделите все ячейки этой формы, щелкните правой кнопкой мыши в любом месте выделенного диапазона и, как показано на рис. 3.3, в появившемся контекстном меню выберите команду Name a Range (Имя диапазона).

В результате ваших действий на экране появится диалоговое окно New Name (Создание имени), которое показано на рис. 1. В данном случае выделенному диапазону ячеек мы присвоили имя
ProjectRequestForm (см. рис. 2).

Обратите внимание: в поле Name (Имя) диалогового окна New Name (Создание имени) не допускается использование пробелов или специальных символов.

Рис. 1. Присвоение познания диапазону

Из раскрывающегося списка Scope (Область) следует выбрать область (рабочей книги), в которой будет храниться имя указанного вами диапазона ячеек — Workbook (Рабочая книга), Sheet 1 (Лист 1), Sheet 2 (Лист 2) или Sheet 3 (Лист 3). (По умолчанию в каждой новой рабочей книге Excel автоматически создает три рабочих листа. Если в вашей рабочей книге больше рабочих листов, то их имена будут отображены в раскрывающемся списке Scope (Область).)

Рис. 2. Диалоговое окно New Name

Если всписке Scope (Область) выбран элемент Workbook (Рабочая книга), то указанное вами имя диапазона ячеек появится в диалоговом окне Go То (Переход), независимо от того, какой рабочий лист активизирован в данный момент.

Если же в списке Scope выбрано название только какого-то одного рабочего листа, то в диалоговом окне Go То (горячая клавиша F5) будут перечислены лишь те именованные диапазоны, которые находятся в пределах данного рабочего листа.

Предположим, что в раскрывающемся списке Scope (Область) вы выбрали элемент Sheet 1 (Лист 1). Затем активизировали другой рабочий лист и нажали клавишу F5, чтобы открыть диалоговое окно Go То (Переход). В этом случае в списке диалогового окна Go То имя указанного вами диапазона ячеек будет отсутствовать.

В поле Comment (Примечание) вводят замечания относительно выделенного диапазона ячеек. В поле Refers То (Диапазон) отображен фактический адрес выделенного диапазона ячеек, которому вы присваиваете имя.

В данном случае выделенный диапазон находится на рабочем листе Sheet 1 и занимает ячейки с A1 по В24. Символ $ означает, что ссылка из любого другого места рабочей книги на данный диапазон ячеек всегда будет абсолютной.

Иными словами, ссылка на ячейки не изменится, оставаясь всегда одной и той же: начиная со столбца А, ячейка 1 и заканчивая столбцом В, ячейка 24.

Теперь вам необходимо опубликовать свою работу. Существует множество способов сохранения документа в Excel, однако в пашем случае документ необходимо опубликовать на сайте SharePoint (или MOSS), чтобы этим документом могли воспользоваться другие участники проекта и заинтересованные стороны.

Скачать пример ~ Скачали раз

Источник: http://excelexpert.ru/kak-sozdat-formu-zaprosa-na-vypolnenie-proekta-s-pomoshhyu-excel

Excel. Получение информации с веб-страницы

Если требуется регулярно обращаться к обновляемым данным с веб-страницы, создайте веб-запрос. На рис. 1 представлен сайт https://news.yandex.ru, показывающий курс доллара. [1]

Рис. 1. Использование диалогового окна Создание веб-запроса для указания данных, которые следует импортировать; чтобы увеличить изображение кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите Открыть картинку в новой вкладке

Скачать заметку в формате Word или pdf, примеры в формате Excel

Термин «веб-запрос» немного неточен, так как с его помощью можно получать данные не только из Сети.

Можно также выполнять веб-запрос к HTML-файлу, расположенному на локальном компьютере, или к файлу, хранящемуся на сетевом сервере либо на веб-сервере в Интернете. Чтобы получить информацию с веб-сервера, необходимо подключиться к Интернету.

Когда данные получены, соединение с Интернетом для работы с ними больше не нужно (конечно, если вы не собираетесь обновлять эти данные).

Создать веб-запрос, обеспечивающий получение информации, которую позже можно будет обновить одним щелчком мыши, можно следующим образом.

1. Выполните команду Данные –> Получение внешних данных –> Из Интернета, чтобы открыть диалоговое окно Создание веб-запроса.
2. В поле Адрес введите URL сайта и нажмите Пуск. В нашем примере (рис. 1) изображена веб-страница, расположенная по адресу https://news.yandex.ru/quotes/1.html. Обратите внимание: в диалоговом окне Создание веб-запроса открывается браузер (Internet Explorer). В нем вы можете щелкать на ссылках и переходить по сайту, пока не найдете интересующие вас данные. Когда веб-страница отображается в окне Создание веб-запроса, вы видите один или несколько желтых квадратов со стрелками, соответствующих таблицам, находящимся на странице. Еще один такой же квадрат будет соответствовать странице целиком.
3. Если щелкнуть на желтом квадрате со стрелкой, он превращается в зеленый флажок, указывающий, что данные этой таблицы будут импортированы. К сожалению, таблицу с курсами валют нельзя выделить, поэтому единственный выход — импортировать страницу целиком.
4. Нажмите Параметры, чтобы выбрать формат импорта данных и иные настройки.
5. Нажмите кнопку Импорт, чтобы отобразить диалоговое окно Импорт данных. Укажите местоположение для импортированной информации. Это может быть, как ячейка на актуальном листе, так и новый лист. Нажмите Свойства, если хотите изменить настройки импорта по умолчанию.
6. Нажмите Ok, и Excel импортирует данные.

Результат импорта (рис. 2) не совсем то, чего мы хотели. Нас интересовала только таблица валют, а веб-запрос вернул страницу целиком. По умолчанию импортированные данные являются веб-запросом. Чтобы обновить информацию, щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке в импортированном диапазоне и в контекстном меню выполните команду Обновить.

Рис. 2. Информация, полученная с помощью веб-запроса

Если вы не собираетесь создавать обновляемый запрос, укажите это в шаге 5 приведенного выше порядка действий. В диалоговом окне Импорт данных нажмите кнопку Свойства и снимите флажок Сохранить определение запроса.

Встроенная в Excel возможность работы с веб-запросами позволяет находить в HTML-документе таблицы (обозначаемые HTML-тегом

Как понятно из данного примера, Excel не распознает такие таблицы и не показывает желтого квадрата со стрелкой, поэтому получить таблицу вы не сможете — вам может потребоваться получить целый документ, а потом удалить (или скрыть) все данные, кроме интересующей вас таблицы. 

Еще один способ отобразить данные с веб-страницы на рабочем листе напрямую открыть URL в Excel, воспользовавшись командой Файл –> Открыть. Просто введите URL полностью в поле Имя файла и нажмите Открыть (рис. 2). Результаты могут различаться в зависимости от макета веб-страницы. Как правило, итог удовлетворительный.

Иногда вы получаете немного лишней информации. Обратите внимание: такие данные не обновляются. Если информация на веб-странице изменится, нужно будет закрыть книгу и снова воспользоваться командой Файл –> Открыть. Мне не удалось этого сделать.

Excel сначала писал, что открывает страницу в режиме защищенного просмотра, долго работал, а потом выдал, что книга повреждена, и открыть ее нельзя((

[1] По материалам книги Джон Уокенбах. Excel 2013. Трюки и советы. – СПб.: Питер, 2014. – С. 194–196.

Источник: http://baguzin.ru/wp/excel-poluchenie-informatsii-s-veb-stranitsy/

Импорт данных в Excel из Интернета

В Excel есть множество встроенных инструментов для импорта данных из самых разных внешних источников. Есть среди них, разумеется, и инструмент для выгрузки информации из Интернета.

Все инструменты для импорта данных расположены на ленте на вкладке «Данные».

Инструменты импорта данных на ленте

В новых версиях Excel по умолчанию встроена надстройка Power Query, которая и занимается импортом всех данных из внешних источников (пример показывали тут).

В более ранних версиях использовался специальный мастер импорта (пример был тут).

Если Вы привыкли именно к нему, то включить его в новой версии Excel можно пройдя по пути «Файл»-«Параметры»-«Данные» и поставив галочку на пункте «Из интернета (прежних версий)»

Включение старого мастера в новой версии

Как Вы уже догадались, для импорта данных из мировой паутины нужно найти команду «Из интернета», после чего перед вами откроется окно старого мастера импорта или новое окно Power Query. Разберем оба способа.

Старый мастер импорта данных из интернета

Если у Вас Excel 2013 или более старый, то этот мастер откроется по умолчанию при выборе команды «Из интернета» на вкладке «Данные». Если у Вас Excel 2016, то после того, как Вы включили старый мастер в настройках, как показано выше, он будет доступен по следующему пути: «Данные»-«Получить данные»-«Устаревшие мастеры»-«Из интернета (прежних версий)».

Старый мастер в Excel 2016

После запуска откроется окно «Создание веб-запроса». Оно похоже на стандартное окно браузера. В адресную строку вверху нужно ввести URL страницы, с которой необходимо выгрузить данные.

После того, как страница будет загружена, все данные, которые Excel может импортировать, будут помечены небольшой желтой стрелкой. Кликните по ней и нажмите кнопку «Импорт» в правом нижнем углу.

Если на странице нет желтых стрелок или они расположены не там, где нужно, то данным способом выгрузить данные в Excel не получится.

Пример таблицы, которую можно импортировать

До нажатия кнопки импорт, можете задать некоторые настройки, кликнув на кнопке «Параметры» в правом верхнем углу. Наиболее полезной здесь является настройка «Отключить распознавание дат». Она позволяет избежать частой ошибки, вызванной особенностями региональных настроек системы, когда число в формате «2.15» выгружается в Excel как «фев.15».

Настройки веб-запроса

После нажатия кнопки «Импорт» программа спросит у Вас, куда именно нужно выгрузить данные. После указания листа и диапазона, таблица из интернета будет выгружена в файл Excel. При этом, будет создан именованный диапазон, содержащий выгруженные ячейки.

Выгруженные данные

После выгрузки с данными можно работать так же, как и с обычной информацией на листе (применять формулы, изменять, удалять, строить графики, сводные таблицы и т.д.).

Если поставить курсор в любую ячейку выгруженной таблицы и кликнуть правой кнопкой мыши, то в контекстном меню будет доступна команда «Обновить», по нажатию которой произойдет обновление источника данных (повторная выгрузка информации из интернета на лист). Там же (в контекстном меню) есть команда «Свойства диапазона данных…». Вызвав ее можно задать, например, настройки обновления или изменить имя диапазона.

Свойства импортированных данных

На данный момент, этот способ импорта данных несколько устарел. Всё тяжелее найти сайты и страницы с «желтыми стрелочками». Поэтому рекомендуем обновить Excel и прибегнуть к использованию второго способа импорта данных.

2. Импорт данных с помощью Power Query

После нажатия кнопки «Из интернета» в Excel 2016 Вы увидите не окно «Создание веб-запроса», а маленькое окошко, в котором нужно будет указать адрес страницы.

Указание адреса

После нажатия кнопки «ОК» нужно подождать, пока Power Query подключится к источнику. Когда это произойдет, Вы увидите окно «Навигатор». В левой части будет представлен список всех таблиц, которые программа смогла распознать на странице сайта.

После клика на любой из них в правой части окна появится предпросмотр данных (будут отображены те, которые Power Query выгрузит на лист при выборе данной таблицы).

Если в правой части переключить вкладку вверху с «Представление таблицы» на «Веб-представление», то можно увидеть, как выглядит выбранная Вами таблица на странице сайта (и понять, это ли вы хотите выгрузить).

Предпросмотр данных

Если результат предпросмотра Вас устраивает, жмите кнопку «Загрузить». Если нет, то можно нажать кнопку «Правка». Тогда Вы попадете в окно редактора Power Query. Здесь можно настроить обработку данных после получения их из Интернета и перед выгрузкой на лист. Например, удалить лишние столбцы, изменить заголовки или поменять регистр текста.

Окно редактора запросов Power Query

После того, как данные примут нужный вид, нажмите кнопку «Закрыть и загрузить» на вкладке «Главная» в редакторе запросов.

Данные будут выгружены на новый лист. Обратите внимание, что импортированная таблица будет автоматически преобразована в «умную таблицу», а в списке запросов («Данные» — «Запросы и подключения») появится новый запрос.

Выгруженные данные

Обновить его можно кликнув правой кнопкой мыши и выбрав команду «Обновить», либо нажав на иконку в правом верхнем углу рядом с названием запроса. Там же (в контекстном меню по правой кнопке мыши) есть команда «Свойства», с помощью которой можно, например, настроить автообновление запроса.

Свойства запроса

• В отличие от старого мастера импорта, Power Query имеет ряд преимуществ:
• 1) Может работать с гораздо большим числом сайтов и страниц;
• 2) Может осуществлять промежуточную обработку данных перед тем, как они будут выгружены на лист;
• 3) Выгружает данные из Интернета гораздо быстрее;
• 4) Автоматически создает «Умную таблицу».
• Учитывая всё вышесказанное, настоятельно рекомендуем Вам пользоваться новыми версиями Excel в целом и Power Query в частности (в Excel 2016 он встроен по умолчанию, в Excel 2010 и 2013 может быть установлен как бесплатная надстройка).
• Ваши вопросы по статье можете задавать через нашего бота обратной связи в Telegram: @ExEvFeedbackBot

Источник: https://zen.yandex.ru/media/id/59affb7afd96b11e8eadd771/59f052e279885e817b721ef4

Инструмент Сведения в Excel 2010

Инструмент Сведения позволяет просмотреть и изменить важные свойства документа, тем самым подготовив его для совместной работы, помещения в архив или для отправки по электронной почте. Инструмент предоставляет доступ к нескольким командам, которые будут более подробно рассмотрены далее в тексте книги, а здесь мы только кратко опишем их назначение.

Свойства

Правая часть окна Сведения. Каждый документ, помимо собственно содержимого, несет в себе еще множество информации о том, кто его создал, какова его тема, к какой категории его можно отнести.

Кроме того, в документ включаются ключевые слова, характеризующие содержание документа, примечания и т.д. Вся эта информация помогает автоматизированным системам документооборота или пользователям размещать, сортировать и искать нужные документы.

По этой причине я советую вам не лениться и заполнять соответствующие поля. Чем разумнее вы их заполните, тем легче будет работать с документом.

Подготовить к общему доступу

Инспектор документов — эта команда открывает окно инспектора документов. Некоторые персональные сведения и сведения о вашем компьютере вставляются в документ автоматически, незаметно для вас.

Например, имя пользователя, под которым вы создавали документ, содержится в документе независимо от того, заполняли вы поля свойств или нет. Если вы осуществляли печать документа или даже предварительный просмотр, то в документ встраивается полный путь к локальному или сетевому принтеру.

Если вы вставляли в документ иллюстрации, то путь к ним также хранится в документе. Если вы отправляете документ в рассылку большому числу разных людей, вам может не понравиться, что такие сведения становятся доступными без вашего ведома.

Инспектор документов обеспечивает поиск скрытых данных в документе, предъявляет их вам и позволяет удалить
их из книги Excel.

Проверка специальных возможностей — позволяет оценить, насколько удобно будет пользоваться данным документам пользователям с ограниченными возможностями.

Проверка совместимости — команда проверяет, можно ли данный документ без внесения в него изменений открыть в более ранних версиях Excel.

Защитить книгу

Данный инструмент позволяет наложить ограничения на возможность изменять и редактировать содержимое и структуру книги.

Зашифровать паролем — документ шифруется так, что увидеть его содержимое можно только после ввода пароля. Шифруя книгу паролем, будьте очень внимательны к текущим регистру букв и раскладке клавиатуры, иначе вы рискуете сами лишиться доступа к собственной книге.

Ограничить разрешения для пользователей — эта команда обычно доступна только для автора документа и пользователей корпоративной сети или Интернета. Она использует сервер управления правами пользователей.

Это может быть бесплатный сервер Microsoft или корпоративный сервер.

Каждый раз, когда пользователь пытается открыть документ, на сервер отправляется запрос, и он возвращает свойства данного пользователя, в частности информацию о том, что в открываемом документе он может видеть, а что должно быть от него скрыто.

При попытке выполнить эту команду, вам будет предложено пройти процедуру регистрации на сервере Microsoft. Если вам интересно посмотреть, как работают ограничения, пройдите эту процедуру, зарегистрируйте несколько пользователей с разными правами и протестируйте эту команду.

Добавить цифровую подпись — эта команда добавляет к документу невидимый код, заменяющий обычную подпись. Внимательно прочтите то, что вам напишет мастер создания подписи.

Если вы создадите личную подпись, то с ее помощью только вы лично и только на этом компьютере сможете удостовериться, что ваш документ не подменили.

Если вы хотите создать подпись, которую будут «узнавать» внешние организации, вам придется воспользоваться услугами специальных сетевых служб.

• Пометить как окончательный — после выполнения этой команды в документ будет невозможно внести изменения.
• Защитить текущий лист — при помощи этого инструмента можно указать, какие элементы листа могут быть изменены другими пользователями, а какие являются защищенными и изменены быть не могут.
• Защитить структуру книги — запрещает менять структуру книги (добавлять или удалять листы).

Версии

Позволяет просмотреть и восстановить черновые версии несохраненных файлов или удалить черновые версии, надобность в которых отпала.

Источник: http://Excel2010.ru/instrument-svedeniya-excel-2010.html

Adblock
detector

). Однако веб-дизайнеры для отображения табличной информации все чаще пользуются каскадными таблицами стилей (CSS).