Проверка пунктуации microsoft word

Содержание

• Автоматическая проверка пунктуации
  • Работа с окном “Орфография”
  • Выбор правильных исправлений
  • Завершение проверки
• Ручная проверка пунктуации и правописания
  • Состояние ошибок
  • Поиск исправлений
  • Выбор правильных исправлений
• Небольшая рекомендация от Lumpics
• Вопросы и ответы

В большинстве приложений Office по мере ввода текста выполняется автоматическая проверка правописания, поэтому вы сразу можете увидеть ошибки во время работы. 

Офис отмечает потенциальные орфографические ошибки красной волнистой линией, а потенциальные грамматические ошибки отмечены синей волнистой линией.

Если орфографические или грамматические ошибки не помечаются, автоматическая проверка может быть отключена. Можно включить автоматическую проверку правописания.

Если вы видите орфографическую или грамматическую ошибку и вам нужна помощь, чтобы ее исправить, щелкните подчеркнутое слово или фразу правой кнопкой мыши и выберите один из предложенных вариантов.

Если в приложении Office слово отмечено, как содержащее ошибку, но вы написали его правильно, выберите пункт Добавить в словарь, чтобы в будущем это слово не отмечалось как неправильное. Дополнительные сведения см. в статье Добавление слов в словарь проверки орфографии и их изменение.

Если вы не хотите, чтобы в процессе работы приложение Office помечало возможные ошибки волнистыми линиями, вы можете отключить автоматическую проверку правописания.

1. Откройте параметры проверки правописания:

   • В OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio и Word: в меню Файл выберите пункт Параметры и щелкните Правописание.

   • В InfoPath: на вкладке Главная щелкните стрелку рядом с надписью Орфография и выберите команду Параметры проверки орфографии.

   • В Outlook: в меню Файл щелкните Параметры, выберите Почта и нажмите кнопку Орфография и автозамена.

2. Установите или снимите флажок Проверять орфографию в процессе набора текста. Кроме того, в приложениях с автоматической проверкой грамматики можно установить или снять флажок Отмечать грамматические ошибки в процессе набора текста.

   
   
    

   Примечание: В Word можно включать и отключать средство проверки орфографии только для документа, с которым вы работаете в настоящее время, или для всех новых документов. Выберите значение в списке Исключения, а затем установите или снимите флажки Скрыть орфографические ошибки только в этом документе и Скрыть грамматические ошибки только в этом документе. 

   

Если вы не хотите, чтобы в приложении Office проверялась грамматика (ни при запуске проверки правописания, ни автоматически по мере ввода), эту функцию можно отключить.

1. Откройте параметры проверки правописания:

   • В OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio и Word: в меню Файл выберите пункт Параметры и щелкните Правописание.

   • В InfoPath: на вкладке Главная щелкните стрелку рядом с надписью Орфография и выберите команду Параметры проверки орфографии.

   • В Outlook: в меню Файл щелкните Параметры, выберите Почта и нажмите кнопку Орфография и автозамена.

2. Снимите флажки Автоматически проверять грамматику и Также проверять грамматику.

   

   Примечание: не во всех приложениях Office присутствуют оба эти параметра.

В Word, Outlook, PowerPoint 2013 (или более новой версии) можно принудительно выполнить повторную проверку ранее пропущенных слов и выражений.

1. Откройте документ или элемент, который вы хотите проверить.

2. Откройте вкладку Файл и выберите команды Параметры > Правописание > Повторная проверка. В Outlook нужно выбрать пункты Файл > Параметры > Почта и нажать кнопку Орфография и автозамена.

3. Нажмите кнопку Да, когда появится предупреждение о сбросе параметров проверки орфографии и грамматики.

4. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне, чтобы вернуться к документу, а затем еще раз запустите проверку орфографии и грамматики.

1. 

   1

   Look over your document for red and green underlines. If there is a red squiggly line beneath a word, then that word is misspelled. If there is a green squiggly line beneath a phrase or sentence, it means that the phrase is grammatically or syntactically incorrect. You don’t need to run the Spelling & Grammar tool – these markers should appear of their own accord as you make mistakes. Most versions of Word will auto-correct slightly-misspelled words, but you may need to fix the punctuation yourself.

   • There should be a small picture of a book along the bottom of the page, near the bottom-left corner. If there is a check on it, then there are no errors in the document. If there is a red X, then click on the book. The program will pull up various errors and suggested corrections.

2. 

   2

   Right-click to see suggestions. When you right-click on the red-underlined word or green-underlined phrase, a menu will appear to offer actions and suggestions. You should see a list of suggested «correct alternatives» to your word or phrase. You will also have the option to Ignore or Ignore All.

   • If you wrote «whats», for instance, Word will give you the option to correct the word to «what’s» – along with «what,» «whets,» «whites,» and «wheats.»

   Advertisement

3. 

   3

   Choose the right fix. Click on the suggestion that seems right, and the program will automatically replace the misspelled word with its correct counterpart. Again – if you aren’t sure, run a web search to find the right spelling for the disputed word.

4. 

   4

   Try to learn the correct punctuation. Notice which words you consistently misspell. Try to learn from your mistakes so that you make fewer of them. Set the intention of practicing your spelling, and try to catch yourself when you slip up. If you’re having especial trouble, consider using flashcards or a flashcard app to train yourself in proper punctuation use.^[1]
   

Advertisement

1. 

   1

   Navigate to the Grammar Settings dialog box. In Word, click the «File» tab, then «Options.» From there, click «Proofing.» Select «Settings» from the list below «When correcting spelling and grammar in Word.»^[2]
   Once here, you can tell Spell-Check to look out for several common punctuation errors: omitting a comma before the last item in a list, writing punctuation outside of quotation marks, and leaving too many or too few spaces between sentences.

2. 

   2

   Check for a comma before the last list item. This is often called the Oxford Comma, and you may or may not want it in your lists. In the Grammar Settings menu, under «Comma required before last list item,» select one of the following settings:

   • Don’t Check: Choose «Don’t Check» if you don’t want the grammar-checker to flag any sentences based on commas.
   • Never: The grammar-checker will flag sentences that have a comma before the last item in a list. E.g. While walking through the jungle, I saw a lion, a tiger, and a toucan.
   • Always: Word will notify you about sentences that are missing the final comma. E.g.: While walking through the jungle, I saw a lion, a tiger and a toucan.

3. 

   3

   Look out for punctuation outside of quotes. Under «Punctuation required with quotes,» choose one of the following:

   • Don’t Check: Word will not flag any phrases based on quote-and-punctuation interaction.
   • Inside: Word will flag phrases inside quotation marks when a corresponding comma is outside those quotation marks. This sentence would be flagged: George called the actress a «diva», but he secretly admired her panache.
   • Outside: Word will flag phrases inside quotation marks where the corresponding comma is also inside the quotation marks. This sentence would be considered incorrect: George called the actress a «diva,» but he secretly admired her panache.

4. 

   4

   Check for spaces between sentences. Word can flag sentences that have too many or two few spaces after them. Choose one of these options:

   • Don’t Check: Choose «don’t check» if you don’t want the grammar checker to flag any phrases for their spacing.
   • 1 (space): Word will flag any sentences with more than one space between them and the following sentence.
   • 2 (spaces): The grammar-checker will flag sentences that have either a single space or more than two spaces after the period.^[3]
     

Advertisement

1. 

   1

   Open the Word document that you want to check. Make sure that you’re checking the most recent version of the document. If you want to check punctuation for the whole thing, proceed to the «Spelling & Grammar» tab to open up an easy spell-check tool. If you want to check punctuation for a specific section of the text, simply highlight that text before you use the spell-check tool.

2. 

   2

   Navigate to «Spelling & Grammar». First, click on the Review tab at the top of the Word window (between Mailings and View). You’ll be presented with a list of various editing options. Click «Spelling & Grammar» – the button should appear in the top-left corner of the screen, just below «File». Click on it and it will run, checking the spelling and grammar of the whole document. If there are any punctuation mistakes, this tool will generate a pop-up box with options for corrections.

   • If you’re using a Windows computer, you may also simply press the F7 key shortcut while in Word to start a spell-check.
   • All words that are not spelled correctly will show up in red. The proper nouns that the program doesn’t recognize will render in blue, and the grammatical mistakes will appear green.

3. 

   3

   Review the correction suggestions for each word. For each grammatical mistake, the pop-up box will give you several suggestions for the You’ll also have the option to «Ignore», «Ignore All», or «Add to Dictionary». Understand what each of these options means:

   • Ignore will signal to the program that there is nothing wrong with this particular instance of this word, but it won’t stop the spell-check algorithm from picking up that word the next time that it appears.
   • Ignore All will signal to the program that all instances of this specific spelling are correct, as long as they appear within this document. Any red and green squiggly underlines will disappear, which may make it easier to read and review your document.
   • Add to Dictionary will permanently enter this spelling into Word’s library of «known» words. You should be able to write the word (with this exact spelling) in any future document without it being flagged again.

4. 

   4

   Choose the right fix for each punctuation error. You’ll be prompted with several options for each flagged word, so be sure to pick the right one. Click the suggested word, then click Change. If you misspelled the word in multiple places, click Change All to fix them all at once.

   • If you aren’t sure which suggestion is correct, run a web search for the word and try to discern how people usually spell it. Sophisticated search engines will even pull your search results from the correctly-spelled version of the word.

5. 

   5

   Click the «OK» to finish the check, when prompted. When there are no other punctuation mistakes to run through, you’ll be prompted to confirm that the spelling and grammar check is complete. Once you click this button, you’re free to save the document or keep working. You can always run another spell-check if another punctuation issue comes up!

Advertisement

Advertisement

• Try simply pressing the F7 key to begin a spell-check.

1. 

   1

   Поищите в документе красные и зеленые линии. Если слово подчеркнуто красной линией, то оно написано с ошибками. Если фраза или предложение подчеркнуто зеленой линией, то фраза или предложение составлено не правильно. Вам не нужно запускать проверку правописания, чтобы отобразить такие линии подчеркивания — они появляются автоматически при обнаружении ошибки. В большинстве версий Word правописание слов будет исправляться автоматически, но ошибки в пунктуации нужно исправлять вручную.

   • В нижнем левом углу окна Word есть значок в виде книги. Если на значке отображается галочка, то в документе ошибок нет. Если на значке отображается красный крестик, щелкните по значку. Программа отобразит ошибки и варианты их исправления.

2. 

   2

   После того как вы щелкнете правой кнопкой мыши по слову, подчеркнутому красной линией, или по фразе (предложению), подчеркнутой зеленой линией, откроется меню с вариантами исправлений или действий. Вы увидите список предлагаемых правильных (с точки зрения системы) слов (для замены подчеркнутого слова или фразы). Но вы всегда можете нажать «Игнорировать» или «Игнорировать все».

   • Например, если вы написали слово «ключ» как «клач», щелкнув по нему, вы увидите предлагаемые варианты замены: «клич», «ключ», «калач», «клав».

3. 

   3

   Выберите правильное исправление. Щелкните по одному из предложенных слов, и программа автоматически заменит им слово, написанное с ошибкой. Если вы не уверены, какой из предложенных вариантов является правильным, поищите правописание слова в интернете.

4. 

   4

   Обратите внимание, в каких словах вы постоянно допускаете ошибки. Постарайтесь запомнить правильное написание таких слов, чтобы делать меньше ошибок. Старайтесь писать правильно; если у вас это не очень получается, заведите карточки (или установите аналогичное приложение) и учитесь правильному написанию слов.^[1]
   

   Реклама

1. 

   1

   Откройте документ Word. Убедитесь, что вы проверяете последнюю версию документа. Если вы хотите проверить пунктуацию во всем документе, перейдите на вкладку «Рецензирование» и нажмите «Правописание». Если вы хотите проверить пунктуацию в определенной части документа, просто выделите нужный текст, а затем нажмите «Правописание».

2. 

   2

   Перейдите на вкладку «Рецензирование» (она расположена между вкладками «Рассылки» и «Вид»). Нажмите «Правописание»; эта кнопка расположена в левом верхнем углу экрана. Нажав на кнопку, вы запустите процесс проверки правописания. При нахождении любой ошибки откроется окно с вариантами ее исправления.

   • В Windows просто нажмите F7, чтобы начать проверку правописания.
   • Любое слово, написанное с ошибками, будет подчеркнуто красной линией. Имена собственные, которые не известны программе, будут подчеркнуты синей линией, а грамматические ошибки — зеленой.

3. 

   3

   При нахождении любой ошибки откроется окно с вариантами ее исправления. В этом окне вы увидите кнопки «Пропустить», «Пропустить все», «Добавить в словарь».

   • Нажав «Пропустить», вы укажете программе, что в данном слове ошибок нет, но в этом случае при повторном нахождении этого слова программа опять выделит его как написанное с ошибками.
   • Нажав «Пропустить все», вы укажете программе, что все такие слова в этом документе написаны правильно. В этом случае любые подчеркивания этого слова исчезнут, что облегчит вам просмотр документа.
   • Нажав «Добавить в словарь», вы добавите слово в словарь программы Word. В этом случае данное слово больше никогда не будет подчеркиваться.

4. 

   4

   Выберите правильное исправление для каждой ошибки. Для каждого подчеркнутого слова вам будет предложено несколько вариантов его исправления, поэтому убедитесь, что вы выбрали правильный вариант. Щелкните по предложенному слову и нажмите «Изменить». Если вы неправильно написали данное слово сразу в нескольких местах текста, нажмите «Изменить все».

   • Если вы не уверены, какой из предложенных вариантов является правильным, поищите правописание слова в интернете. Хорошие поисковые системы моментально отобразят правильное правописание введенного слова.

5. 

   5

   Когда в документе больше не останется ошибок, вам будет предложено подтвердить, что проверка правописания завершена. Для этого нажмите «OK». Теперь вы можете продолжить вводить текст документа или сохранить документ. Вы всегда можете запустить процесс проверки правописания, если появятся новые ошибки.

   Реклама

Советы

• Просто нажмите F7, чтобы запустить проверку правописания.

Реклама