Проверка орфографии excel горячие клавиши

Когда работаешь много, то неизбежны ошибки. В конце концов не ошибается тот, кто ничего не делает. Исправить ошибки поможет проверка орфографии в Excel.

Скачайте файл тут. Я преднамеренно сделала несколько глупых ошибок, чтобы показать, как работает проверка орфографии в Excel. Откройте файл.

По окончании урока вы сможете:

1. Настроить параметры операции «Проверка орфографии в Excel»
2. Рассказать о командах диалогового окна «Орфография»
3. Проверить орфографию на листе
4. Скорректировать словарь

Шаг 1. Находим команду «Параметры» (Файл → Параметры):

Шаг 2. Отмечаем в диалоговом окне нужные режимы:

Я всегда отмечаю «Русский: требовать точного использования ё». Но в официальных документах «ё» не обязательно и это очень обедняет письменную речь.

Это интересно!

24 декабря 1942 года приказом народного комиссара просвещения РСФСР В.П. Потёмкина было введено обязательное употребление буквы «ё» везде: в школьных учебниках, переписках, газетах. И на картах, разумеется. Между прочим, этот приказ никто никогда не отменял А фамилия французского актёра будет Депардьё, а не Депардье. И правильно произносить фамилию русского поэта на самом деле нужно Фёт, а не Фет.

2. Диалоговое окно «Орфография»

Шаг 1. Запускаем диалоговое окно «Орфография» (лента Рецензирование → группа команд Правописание → команда Орфография):

После выполнения команды может появится окно:

Окно появляется в том случае, если ваш курсор находится в любом месте листа. Отсюда следует очень интересный вывод:

Понять и запомнить!

Можно назначить операцию «Проверка орфографии в Excel» только для выделенного диапазона

Для выделенного диапазона A4:C9 проверка начинается с ячейки A4. Ячейка A3 с ошибочным словом «Касета для СD» выпадает из операции «Проверка орфографии в Excel»

Шаг 2. Изучаем диалоговое окно «Орфография»

1. Пропустить (Ignore Once) – игнорировать ошибку в данном месте.
2. Пропустить все (Ignore Аll) – не воспринимать данное слово как ошибку по всему листу.
3. Добавить в словарь (Add to Dictionary) – добавить слово в словарь программы, чтобы в дальнейшем оно не воспринималось как ошибочное.
4. Заменить (Change) – заменить ошибочное слово на то, которое выбрано в поле Варианты.
5. Заменить все (Change Аll) – заменить ошибочное слово во всех местах по тексту на элемент списка, выбранный из поля Варианты.
6. Автозамена (Autocorrect) – добавление ошибочного слова вместе с правильным словом из поля Варианты в функцию Автозамены для того, чтобы в дальнейшем такая ошибка автоматически исправлялась на правильный вариант.
7. Это не команда, а поле Варианты, в котором вам предлагаются варианты замены ошибочного слова

3. Проверка орфографии в Excel

Шаг 1. Щелкаем по кнопке Заменить (Change) → слово «Наиминование» будет заменено на правильное и найдено следующее неизвестное слово «Касета».

Шаг 2. Щелкаем по кнопке Заменить (Change) → слово «Касета» будет заменено на правильное и найдено следующее неизвестное слово и так далее

Исправляем таким образом ошибки, пока не доберемся до слова «Безбарьерная». Чаще всего я работаю с техническими текстами, а технические термины в словарь не занесены. В результате весь документ подчеркнут красной волнистой чертой. Почему я вспомнила про Word?

4. Внесение слова в словарь

Как видите, проверка орфографии в Excel предлагает нам вариант «Безбарьерная

Шаг 1. Добавляем слово в словарь

А теперь посмотрим на наш словарь.

Шаг 2. Открываем диалоговое окно «Настраиваемые словари» (Файл → Параметры Word → Правописание → Настраиваемые словари):

Шаг 3. Отмечаем словарь «RoamingCustom.dic (по умолчанию)»:

Как видите, в моем словаре довольно приличное количество специальных терминов, которые офисные программы без моего вмешательства в словари отмечали, как ошибки. Но эти слова я добавлялf, работая в других офисных программах.

Понять и запомнить!

Словарь проверки нашей грамотности единый для всех офисных программ! Что не может не радовать!

В диалоговом окне «RoamingCustom.dic (по умолчанию)» вы можете добавлять слова, удалять одно слово или все слова разом. Не пренебрегайте работай со словарём, тем более, что это не обременительно.

Когда вы закончите проверять орфографию, то будет выведено сообщение о том, что проверка орфографии в Excel закончена:

Назначить проверку орфографии можно простым нажатием функциональной клавиши F7.

Теперь вы сможете:

1. Настроить параметры операции «Проверка орфографии в Excel»
2. Рассказать о командах диалогового окна «Орфография»
3. Проверить орфографию на листе
4. Скорректировать словарь

Чтобы проверить орфографию в тексте на листе, на вкладке Рецензирование нажмите кнопку Орфография.

Совет: Кроме того, можно нажать клавишу F7.

Ниже описано, что происходит при вызове функции проверки орфографии.

• Если для проверки орфографии выделена одна ячейка, Excel проверяет весь лист, включая комментарии, колонтитулы и графические элементы.

• Если выделено несколько ячеек, Excel проверяет орфографию только в этих ячейках.

• Чтобы проверить орфографию в строке формул, выделите соответствующие слова.

Примечание: Excel не проверяет орфографию в ячейках, содержащих формулы.

Проверка орфографии при вводе

Функции автозаполнения и автозамены помогают исправлять ошибки непосредственно при вводе текста.

Функция автозаполнения, которая включена по умолчанию, помогает соблюдать точность при вводе, подставляя значения из других ячеек, но не проверяет отдельные слова в ячейке. Автозаполнение может пригодиться при создании формул.

Автозамена исправляет ошибки в тексте формулы, элементе управления листа, текстовом поле и метках диаграммы. Вот как это использовать:

1. Выберите Файл > Параметры.

2. В категории Правописание нажмите кнопку Параметры автозамены и ознакомьтесь с ошибками, которые чаще всего возникают при вводе.

Примечание: Функция автозамены не работает с текстом в диалоговых окнах.

Дополнительные ресурсы

Вы также можете проверить Исследования, Тезаурус и Перевод для получения дополнительной помощи с правописанием и языком.

1. На вкладке Обзор нажмите Правописание или нажмите F7 на клавиатуре.

   Примечание: Диалоговое окно Орфография не откроется, если ошибки правописания не обнаружены или вы пытаетесь добавить слово, которое уже есть в словаре.

2. Выполните любое из описанных ниже действий.

   Задача	Необходимые действия
   Замена слова	В разделе Варианты выберите нужное слово и нажмите кнопку Изменить.
   Изменение каждого экземпляра этого слова в данном документе	В разделе Варианты выберите нужное слово и нажмите кнопку Изменить все.
   Пропуск слова и переход к следующему слову с ошибкой	Нажмите Игнорировать.
   Пропуск каждого экземпляра этого слова в данном документе и переход к следующему слову с ошибкой	Нажмите Пропустить все.

Проверка орфографии при вводе

Вы можете использовать функцию автозамены для исправления опечаток и слов с ошибками. Для получения дополнительной информации см. Добавление, изменение или отключение автоматических исправлений.

Когда дело касается грамматики, работа в Excel может вызвать массу разочарований. В отличие от Microsoft Word, Excel не вносит автоматических грамматических изменений в вашу работу. Когда вы отправляете некачественную работу, это может быть довольно неприятно.

К счастью, есть множество способов исправить ошибки на листах и ​​книгах в Excel. В этой статье мы дадим несколько советов по проверке орфографии и грамматики в Microsoft Excel.

Активация программы проверки грамматики вручную

Вы можете активировать проверку орфографии и грамматики, нажав клавишу F7, находясь на листе Excel. Если на вашем компьютере это не работает, выполните следующие действия, чтобы активировать средство проверки грамматики:

1. Не выходя из файла Excel, выберите вкладку « Обзор ».

2. Щелкните Правописание .

3. Вы увидите диалоговое окно, содержащее первое слово с ошибкой, с параметрами для изменения, игнорирования или добавления его в свой собственный словарь.

4. Устраните орфографическую ошибку, и в диалоговом окне автоматически отобразится следующая ошибка.

Различные варианты проверки грамматики

В зависимости от характера вашего файла и количества данных в нем вы можете выбрать три различных способа проверки грамматики вашей работы. В зависимости от вашей срочности и необходимости вы можете проверить отдельные ячейки и диапазоны, выбранные листы или всю книгу. Вот пошаговое руководство для каждой категории:

1. Проверка отдельных ячеек

1. Выберите нужную ячейку и нажмите сочетание клавиш F7 на клавиатуре, чтобы проверить ее правописание.
2. В диалоговом окне будут отображаться варианты написания. Выберите способ устранения ошибки: исправьте, проигнорируйте или добавив слово в словарь.

2. Проверка диапазона ячеек

Чтобы проверить орфографию в нескольких ячейках на одном листе:

1. Выберите ячейки, в которых вы хотите проверить правописание, например, D3: D10 .

2. Активируйте проверку орфографии, нажав F7 или выбрав Обзор > Орфография .

3. Устраните орфографические ошибки, изменив их, добавив в свой собственный словарь или игнорируя их.

3. Проверка орфографии на выбранных листах

Вы можете проверить орфографию на определенных листах, выбрав их на нижней вкладке.

1. Нажмите клавишу Ctrl на клавиатуре, одновременно нажимая на листы, которые вы хотите проверить.

2. Активируйте проверку орфографии, нажав клавишу F7 на клавиатуре.

3. Появится диалоговое окно. Устраните отображаемую орфографическую ошибку. Затем в поле будет последовательно отображаться следующая ошибка, пока не будет исправлен весь диапазон рабочих листов.

4. Проверка орфографии всей книги

При работе со всей книгой вы можете облегчить свою работу, проверяя орфографию вместе.

1. Выберите любой рабочий лист в своей книге и щелкните его правой кнопкой мыши, чтобы отобразить всплывающее меню.

2. Щелкните Выбрать все рабочие листы.

3. Нажмите клавишу F7 на клавиатуре, появится диалоговое окно проверки орфографии.

4. Исправляйте орфографические ошибки по мере их отображения, пока не дойдете до последнего исправления.

Проверка грамматики с помощью макросов VBA

Если вы предпочитаете более автоматизированный метод, вам следует использовать макросы проверки орфографии VBA. Эти макросы представляют собой строки кода в Microsoft Excel, которые позволяют определять и заменять слова с ошибками.

Макросы VBA особенно полезны, поскольку они используют визуальные цвета для выделения слов с ошибками, что делает их более выраженными и легко обнаруживаемыми. Чтобы использовать макрос VBA, вам необходимо создать макрос VBA в редакторе Excel :

1. Откройте предполагаемый файл Excel.

2. Нажмите клавиши Alt + F11 . Откроется окно редактора Excel VBA .

3. Щелкните Вставить > Модуль .

4. Вставьте этот код в редактор модуля :

 Sub ColorMispelledCells()
 For Each cl In ActiveSheet.UsedRange
 If Not Application.CheckSpelling(Word:=cl.Text) Then _
 cl.Interior.ColorIndex = 12
 Next cl
 End Sub

5. Нажмите клавишу F5 на клавиатуре, чтобы запустить макрос.

6. Все слова с ошибками на листе теперь должны быть выделены, как показано на изображении ниже.

Исправление при вводе

Лучший способ сэкономить время в Excel – исправлять ошибки на ходу. Таким образом, вы не будете тратить дополнительное время на исправление орфографических ошибок, накопленных за всю рабочую нагрузку. Чтобы исправить ошибки при вводе, вы можете использовать функции автозамены и автозаполнения в Excel.

Функция автозаполнения часто используется по умолчанию в большинстве программ Excel. Он поддерживает вашу точность при вводе совпадающих записей в разных ячейках ваших листов.

Автозамена, с другой стороны, исправляет ошибки по мере их возникновения. Однако вам нужно будет активировать его заранее. Вот как вы можете его активировать.

1. Щелкните Файл > Параметры .

2. Откроется окно параметров Excel. Щелкните категорию проверки > Параметры автозамены > проверьте типичные ошибки.

3. Щелкните ОК .

Добавление слов в собственный словарь

При вводе иностранных слов, которых нет в словаре, например, названия компании или собственного имени человека, Excel помечает их как неправильные. Чтобы избежать этого в будущем, вам следует добавить слово в свой собственный словарь.

1. Щелкните Файл > Параметры > Проверка .

2. Щелкните Пользовательские словари.

3. Выберите свой собственный словарь или создайте новый собственный словарь.

Когда ваш собственный словарь будет готов, вы можете добавлять в него слова, нажимая кнопку « Добавить в словарь» в любое время, когда Excel помечает правильное слово как неправильное. Обратите внимание, что Excel будет игнорировать ошибку, пока слово все еще находится в вашем пользовательском словаре.

Проверка грамматики разных языков

Вы также можете проверять грамматику текста и записей на других языках, отличных от вашего системного языка по умолчанию. Сделать это:

1. Щелкните Файл > Параметры .

2. В диалоговом окне «Параметры Excel» нажмите « Языки» > « Добавить дополнительные языки редактирования» .

3. Выберите язык в раскрывающемся меню, затем выберите « Добавить» .

4. Щелкните ОК .

Тезаурус

Тезаурус Excel – бесценный инструмент, если вы хотите найти синонимы в программе Excel. Вы можете использовать его, чтобы оживить скучные цепочки повторяющихся данных. Чтобы использовать тезаурус:

1. Щелкните слово, синоним которого вы хотите найти.

2. Щелкните Обзор > Тезаурус .

3. Выберите наиболее подходящее слово и нажмите « Вставить» .

Функция тезауруса полезна для улучшения грамматики на вашем листе.

Перевести

Функция перевода важна при работе с записями данных на разных языках. Иногда Excel может пометить слово как неправильно написанное, хотя в прямом смысле слова оно написано на иностранном языке. Чтобы перевести иностранное слово:

1. Щелкните слово, которое хотите перевести.

2. Выберите Обзор > Перевести .

3. Выберите Исходный язык и Целевой язык в появившемся меню.

4. Затем выберите Вставить .

Исследовать

Вы, вероятно, встретили новое слово или два, работая в Excel. Кнопка «Исследование» позволяет использовать доступные онлайн-ресурсы для получения дополнительной информации по любому вопросу.

Этот инструмент может быть очень полезным, если вы не знаете, что означает слово. Чтобы найти слово:

1. Щелкните Обзор > Исследование .

2. На появившейся панели « Искать» введите слово, которое вы хотите найти.

3. Выберите предпочтительные онлайн-ссылки.

4. Выберите « Начать поиск» .

Что делать, если проверка орфографии в Excel не работает

Возможно, вам не удалось активировать программу проверки орфографии, потому что ваш файл Excel защищен паролем. В этом случае вам нужно будет либо отменить эту защиту, либо проверить орфографию с помощью макроса.

Другая причина, по которой ваша проверка орфографии может не работать, – это если вы выбрали одну ячейку в режиме редактирования. В этом случае средство проверки орфографии будет проверять только выбранную ячейку, а не весь рабочий лист. Чтобы решить эту проблему, щелкните вкладку рабочего листа перед запуском проверки орфографии.

Также обратите внимание, что средства проверки орфографии и грамматики Excel не работают с ячейками, содержащими формулы. Для ячеек с формулами вам нужно будет щелкнуть конкретную ячейку, а затем исправить ее в строке формул.

Наконец, ваша проверка орфографии может не работать, если вы не активировали пользовательский словарь Microsoft. Есть много способов настроить словарь и убедиться, что он лучше всего работает во всех ваших программах Microsoft.

Вычитка стала проще

Вычитывать файлы Excel вручную никогда не было так просто. К счастью, вы можете создавать собственные ярлыки, которые помогут автоматизировать целые процессы, сделав их более простыми и управляемыми.

Сочетание всех методов, описанных в этой статье, обеспечит безупречную работу без каких-либо следов грубых грамматических ошибок. Итак, теперь вы можете попрощаться с некачественными рабочими листами!

На чтение 5 мин Опубликовано 13.01.2021

Те, кто работал в текстовом редакторе MS Word, видели, как при неправильном написании слов или допущении опечатки появляется нижнее подчеркивание красного цвета. К сожалению, в приложении MS Excel такого функционала очень не хватает. Понятно, что всевозможные сокращения, аббревиатуры и другие написания слов в измененном виде могут ввести программу в заблуждение, и она автоматически выдаст неверные результаты. Несмотря на это, такая функция присутствует, и ею можно воспользоваться.

Содержание

1. Устанавливаем русский язык по умолчанию
2. Что нужно для включения орфографии в Excel
3. Запуск автоматической проверки орфографии
4. Заключение

Устанавливаем русский язык по умолчанию

Автозамена опечаток и неправильно написанных слов включена по умолчанию, но в программе присутствуют проблемы другого порядка. Когда производится проверка документов в автоматическом режиме, в 9 из 10 случаях, программа реагирует на неправильно написанные английские термины. Почему так происходит и как это исправить попробуем разобраться дальше:

1. В верхней части панели, нажмите кнопку «Файл» и перейдите по ссылке «Параметры».

1. В списке слева выберите «Язык».
2. Следующее окно настройки языковых параметров имеет два пункта настроек. В первом «Выбор языков редактирования» можно увидеть, что по умолчанию установлен русский язык.

Если же по каким-то причинам вам предпочтителен английский (США) для работы с документами, то необходимо произвести замену, активировав строку с языковым предпочтением и нажать по загоревшейся кнопке «По умолчанию».

1. Далее спускаемся к пункту «Выбор языков интерфейса и справки». Здесь по умолчанию, как можно увидеть, для интерфейса установлен язык Microsoft Windows, а для справки язык интерфейса.

1. Необходимо произвести замену на русский. Сделать можно одним из следующих способов: кликнуть по строке «русский» и снизу нажать на кнопку «По умолчанию», либо нажать на активную кнопку со стрелочкой вниз.
2. Остается только согласиться, кликнув на «ОК». Появится окно с рекомендацией перезагрузить программу, чтобы изменения вступили в силу. Соглашаемся и перезагружаем в ручном режиме.

После перезапуска программа должна в автоматическом режиме сделать русский язык основным.

Что нужно для включения орфографии в Excel

На этом настройка не закончена, и нужно выполнить еще несколько действий:

• Во вновь запущенном приложении вновь перейдите в «Файл» и откройте «Параметры».
• Далее нас интересует инструмент «Правописание». Активируем открытие окна нажатием по строке ЛКМ.
• Находим строку «Параметры автозамены…» и кликаем по ней ЛКМ.

• Переходим в открывшееся окно, где нужно активировать графу «Автозамена» (как правило она активируется вместе с открытием окна).
• В рубрике «Показать кнопки возможностей автозамены» находим включенный функционал. Здесь для удобства работы с таблицами рекомендуется отключить несколько функций, например «Делать первые буквы предложений прописными» и «Писать названия дней с прописной буквы».

Пояснение от специалиста! Так как русский язык не предусматривает написание дней недели с заглавной буквы, то в данной строке можно снять галочку. Также стоит отметить, что делать первые буквы предложения прописными не имеет смысла, так как работа с таблицами предполагает постоянные сокращения. Если оставить галочку на данном пункте, то после каждой точки в сокращенном слове программа будет реагировать и исправлять неправильно написанное слово.

Спускаемся ниже и видим, что в данном окне интерфейса также присутствует список автозамены слов. В левой части предложены варианты неправильно написанных слов, а в правой варианты их исправления. Разумеется, этот список нельзя назвать полным, но все-таки основные слова с ошибками в данном перечне присутствуют.

В верхней части присутствуют поля вписывания слов для поиска. Для примера напишем «машына». Программа автоматически в левом поле предложит слово для автозамены. В нашем случае это «машина». Возможно и такое, что слова в предложенном словаре не окажется. Тогда нужно будет ввести правильное написание вручную и внизу кликнуть по кнопке «Добавить». На этом настройки закончены, и можно переходить к запуску автоматической проверки правописания в Excel.

Запуск автоматической проверки орфографии

После составления таблицы и записи всей требуемой информации возникает необходимость в проверке орфографии текста. Для этого нужно выполнить следующий перечень действий:

• Если нужно проверить только часть текста, то выделите ту, которая нуждается в проверке. В противном случае выделять текст нет необходимости.
• Вверху программы отыщите инструмент «Рецензирование».
• Далее в пункте «Правописание» найдите кнопку «Орфография» и кликните по ней ЛКМ.

• Откроется окно, где будет предложено продолжить проверку орфографии с начала листа. Нажмите кнопку «Да».
• После того, как инструмент найдет слово с ошибкой, высветится диалоговое окно со словом, в котором, по мнению программы, была допущена ошибка.

• В пункте «Варианты» выберите правильное слово и нажмите «Заменить», если такое слово одно в тексте, или «Заменить все», если есть вероятность, что выбранное слово встречается несколько раз.

Примечание от специалиста! Также обратите внимание на другие пункты, расположившиеся справа. Если есть уверенность, что слово написано правильно, то нужно выбрать «Пропустить» или «Пропустить все». Также при уверенности, что слово с ошибкой, можно запустить «Автозамена». В таком случае программа автоматически поменяет все слова самостоятельно. Есть еще один пункт «Добавить в словарь». Он необходим для самостоятельного добавления слов, которые возможно вы часто пишите с опечаткой.

Заключение

Каким бы знатоком русского языка вы не являлись, никогда нельзя быть до конца уверенным в правильности написанного текста. Человеческий фактор предполагает допущение ошибок различного рода. Специально для такого случая программа MS Excel предлагает инструмент проверки орфографии, запустив который можно исправить неправильно написанные слова.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение: